学生学籍档案管理范文

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一、初高中生学籍档案管理的重要性

随着信息技术的发展，各种信息档案内容逐步走向电子化，这也促进档案信息管理技术的发展与规范化，对于人事档案的管理也应该更加规范严谨。学生的学籍档案，作为每个人的第一本人事档案，更需要引起我们的重视。

1.学籍档案记录着学生的重要学习经历

每个学生的学籍档案，都由经过多年管理经验提炼成的表格、文本等信息组成，记录学生由入学开始，在校期间的成绩、表现、奖惩情况等直到学生毕业。是学生在校学习的重要证明，对学生今后的发展也有重要影响。

2.学籍档案对学生的继续深造有着重要影响

在学生升学时的一项重要内容就是学籍档案的移交。尤其是学生在校期间的奖惩情况，会在这时起到较为明显的影响作用。随着家庭经济实力的增强，越来越多的家长选择把孩子送出国门，孩子在国内的学籍档案也是必要的递交材料之一。因此，规范严格的对学生的学籍档案进行管理显得更为重要。

3.学籍档案是学生社会档案中的第一页

学籍档案从建立之日起就一直跟随着学生的人迁。我们常常错误地认为，只有大学的学籍档案才会作为人事档案的第一页，随着报到证被打入人才市场进行管理。其实，在这份档案中也包含着我们之前的学籍档案。

二、初高中生学籍档案管理的特点

义务教育初级阶段的小学，学生的学籍档案结构较为简单，主要包含学生手册与学生每学期的身体健康表格。随着学生步入初高中，学生的学习任务和学习活动更加丰富，因此学生的学籍档案管理也更为重要。

1.学生的学籍开始固定

在小学阶段，学生的学籍管理还不是特别严格，学生一旦转学之后，学生的部分学籍档案是可以重新来填写编制的。从学生步入中学开始，学籍档案就开始固定，不会因为学生变更学校而发生改变。

2.学生档案内容开始丰富起来

前面我们提到小学时候的学籍档案主要记录学生的学习成绩和身体健康表格。从中学开始，学生参加比赛的奖励、参加校级以上的评优的奖励、校级以上的参赛成绩、校内校外的违纪行为等都会记录到学生的学籍档案中去。

3.学生的学籍档案不再保留在学生手中

从中学开始，学生基本只有两次接触自己学籍档案的机会。第一次是入学阶段，老师将空白的档案分发给学生，填写自己的基本个人信息。第二次就是在毕业阶段，老师将已经填完的档案分发给学生，对个别的信息内容进行补充和检查。不再像小学阶段一样每个学期都会看到自己的各种档案信息。也是从这时开始，学生对于档案的概念开始模糊化。

三、初高中生学籍档案管理的有效方案

现在对于学生学籍档案的管理还存在很多问题。我们应该着重注意，从而总结出较为完善、有效的管理方案。

1.管理人员要专业有责任心

学籍档案对于学生来说，是重要的个人简史，对于这部分内容的规范管理需要有专业知识和责任心的人才可以胜任。现在的学籍管理人员，大多缺乏档案管理学习背景，而且由于对于学生学籍管理工作的重视程度不够。因此，我们要在管理人员上做出重要的变革。

2.档案管理内容透明化

随着信息技术的发展，个人的档案信息已经基本完成电子化、透明化。对于学生的学籍管理，大多出于安全考虑采取统一管理的模式，但是对于档案的内容可以进行一定程度的公示。例如，我们在保存纸质档案的基础上，将重要的奖罚内容录入到电子版本的学生学籍档案中供学生自由查阅，方便学生了解自己的学习状况和综合表现，以便更好地在下一阶段的学习中对自己有所突破。

最后，在个人档案的基础上，制定班级档案划分班级成员档案时间表。目前，我们对于学生学籍档案的管理模式为一人为归类单位，然后再根据时间记录学生的个人档案信息。在这个基础上，我们再以班级为单位，针对班级成员以时间作为归类单位，将某个时间段内发生档案变动的学生编入表格中，与班级学生档案放在一起进行保存。这样可以丰富个人档案的查阅途径，也能更好地了解班级内学生的综合发展情况。

学生的学籍档案，是学生学习生涯的重要记录，对于这部分内容的管理和维护需要老师付出更多的耐心和责任心。老师要结合学校和学生特点，灵动地对学生的学籍档案进行有机管理，保证学生的学籍档案安全、完整、真实。

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【关键词】

高校学生；档案；管理；策仪

就学生学籍档案而言，其中包括了学生的总成绩、学籍卡片、学生名册、学生变更资料、奖励材料以及毕业生材料等等，它是衡量学生在校期间总体表现和日常学习情况的一个重要数据。当学生的学籍档案被收集整理好之后，需要经过归档到最终的保存。可是，在这一系列繁杂的过程中，由于学籍档案种类较多，且形式多变，所以在整体的转递、保管和利用过程中时常出现各种各样的问题，所以，我国高校必须加倍重视学籍档案管理工作，确保学籍档案管理工作的整体质量。

一、学籍档案所具有的作用

（一）学籍档案具有凭证作用

正如之前所说，高校学生学籍档案可以真实有效的反映出一个学生在校期间学习的基本情况、社会实践以及体现他们德、智、体美等多方面，学籍档案自身同样具备真实性、可靠性以及准确性等特点，它可以客观的反映出高校学生整体思想素质以及品德表现。除此之外，站在物迹特点的角度上讲，学籍档案还将学生的成长情况等资料记录在内，是学生将来就业、升学或者留学的根本凭证。

（二）学籍档案具有参考作用

除了上述内容之外，学籍档案还详细记录了学生的转学情况、退学情况、升学情况以及品行的优劣等等，为学校以及将来的用人单位提供了学生更加详细的个人资料，方便学校或今后的用人单位更加全面、细致的了解每一位在校学生的整体情况，为学生综合素质等各方面提供参考。学籍档案同时也是社会选拔、培养、教育、上任人才的一个重要依据。

（三）学籍档案具有评估作用

一个学校的办学理念是否能适应社会需求，是否能够帮助社会培养出更多优秀的人才，早已成为一种衡量高校办学水平的重要指标。而学籍档案则有学生就业方面、招生方面的内容，可以切实有效的反映出该学校生源的多少、各门专业受欢迎程度以及毕业生的就业倾向等等。对于学籍考核以及管理而言，则可以真实有效的反映出一个学校的教育质量以及教学水平，是评估教学、专业的一项重要内容，同时通过这些评估也可以直接看出一所学校的好坏。

（四）学籍档案具有人才信息库的作用

对于学校而言，其最终目的还是为了向社会输送更多优秀人才，而众多的学籍档案则可以组成一个强大的学生资料数据信息库，这种数据库可以有效的为将来用人单位提供学生的各种数据以及基本信息，方便用人单位选拔适合本单位的人才，与此同时，学籍档案可以有效地发挥出人才信息库的作用。

二、当今我国学籍档案现存的缺陷

（一）正是因为学籍档案的特点，决定了管理方面的困难

对于学籍档案工作而言，其自身具备很多特点，例如：首先，学生接受的教育形式相对复杂，其中有学历教育，但同样也存在非学历教育。而单从学历教育上讲，又分成了脱产学习以及业余学习等等。非学历教育则指的是成人教育、证书教育以及单科教育等。其次，学籍档案的收集、转递以及归档等过程复杂，所花时间也相对较长。正是因为学籍档案的种类较多，且归档难度较大，所在管理上难免出现困难。

（二）学籍档案管理渠道较多

现如今，我国很多高校在学籍档案管理这一块都有多种渠道，例如教务处只负责学籍的变更以及成绩变更；学生处只负责学生的奖惩情况；学生在日常学习生活中所参与的活动以及重大事件都是由辅导员负责，正是由于这样的原因，致使学籍档案在收集和整理过程中造成了极大不便。

（三）高校领导以及管理人员对学籍档案管理工作不够重视

就从我国来看，现在还有少数部分的校领导以及档案管理者对学籍档案工作不够重视，因为对于学籍档案而言，其发挥的作用通常都是隐性的、潜在的，很少涉及到经济利益，因此并没有得到校领导或管理人员的重视。

三、提高学籍档案策仪

（一）让学籍档案受到足够重视

对于学籍档案管理人员而言，尤其是教学管理部门以及党政部门等，要切实提高学籍档案工作的认知度，加强学籍档案管理工作，使高校学籍档案发挥出自身应有的作用。

（二）不断对学籍档案进行规范化管理

要想切实做好学籍档案管理工作，那么就应当加强学籍档案的管理制度，使其逐渐走向规范化。要对在校每一位学生的学习成绩以及学籍进行“文档一体化”管理。根据规律统一编订学生的学号，严格遵循学号唯一性原则，杜绝重号情况发生。在此基础上，根据高等教育统一招生录取名单，对刚如学的新生进行一一核对，确保资料与个人准确无误。除此之外，还应当使学籍异动管理逐渐规范化，对每一位学生实行严格的考勤制度，确保不会有“在籍不在学”的情况发生。最后，要根据教育部颁发的电子注册文件中的各项要求，对满足毕业要求的毕业生进行毕业证书电子注册号。

（三）当学籍档案被录入进计算机之后，要做好应有的安全防范工作

现如今，随着信息化时代的到来，计算机已经成为了我们日常办公中必不可少的一项重要设备。当学籍档案管理工作逐渐实现自动化过程中，我们一定要严加重视学籍档案保密工作。当学籍档案入网之后，一定要对利用者进行权限设置，因为学籍档案一档被录入进电脑之后，将不存在笔迹、字迹特征等特点，如果被篡改将很难查证。所以学籍档案管理者要对档案使用者进行权利限制，从根本上确保学籍档案的安全性。

参考文献：

[1]崔杰.浅谈高校学生学籍档案管理的问题及对策[J].黑龙江史志，2012，159-160

[2]陈海鸿.普通高校学生学籍档案管理策议[J].学理论，2013，206-208

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贵州省毕节地区卫生学校是国家级重点中等专业学校，又是贵阳医学院、贵阳中医学院、遵义医学院、贵州省广播电视大学的教学点。在校各专业学生8000余人，开设有护理、社区医学、药剂、助产士、影像技术、医学检验、康复技术、高级护理等多个专业。我校不仅学生多、专业多、班次多，而且层次各异，可见学生学籍档案种类繁多，形式多样，档案中的每个数据都要求准确无误，因此，重视学生学籍档案管理，切实抓好和不断提高学籍档案质量显得十分必要。

中等专业卫生学校培养的是治病救人的白衣天使，学生在校期间的政治表现、理论考试、临床实习成绩等都与用人单位的选择、聘用息息相关，更关系到千家万户的就医安全和身体健康。我校目前建立的学生学籍档案主要包括：学生报名登记表、录取通知书、户籍证明、学籍卡、体检表、新生电子注册花名册、学期注册登记表、成绩记录单、学籍变动登记表、学生奖惩情况登记表、学年鉴定表、实习鉴定表、毕业生登记表、毕业生电子注册花名册、颁发毕业证书花名册、档案传递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等等。学生学籍档案管理是学生管理的重要组成部分，包括档案资料的收集、分类、整理、保管、使用、移交等环节，如果在实际管理过程中某一个环节一旦出了问题，就会造成严重的后果。现将学籍档案管理中容易出现的问题及其建议分述如下：

一、学生学籍档案管理中容易出现的问题

1.新生入学是收集建立档案的开始，学生基本资料的真实性、可靠性、完整性是这一阶段管理的核心内容。录取通知书、户籍证明、身份证上的相关资料不吻合，都会直接影响学生毕业证书的签发以及毕业后的资格考试、注册等等。例如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。在具体工作中，必须做到内容翔实可信，不能有半点差错；其次是字体不工整、字迹不清晰而不易辨认，不按规定的笔墨填写而不便于永久性保存等。

2.立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。容易存在的问题主要是档案管理人员对档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，途中收集的材料中有缺项、漏项，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。

3.档案转递的特点是环节多、人员杂，容易丢失档案造成错投、误投及“死档”等情况。学生学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人任课教师班主任教务科学生科就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作。

4.档案的保管利用：档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。档案有其本质属性,也就是原始记录性,原始记录就是原件,也就是原稿，一切非原始以外的记录，不是原稿，也就不是档案了；所以完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度，避免出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。

二、完善学生学籍档案工作的管理建议

1.增强档案意识，加强《档案法》宣传；认真执行档案法，依法治档，依法护档；增强各职能科室、教师、教辅人员及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是学校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，学习有关电子计算机等先进的科学技术，用多方面的现代化科学知识武装自己，不断提高档案管理的现代化水平，逐步加强档案的规范化管理。

2.建立健全收集与补充制度：明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。

3.加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校及学生本人造成不可挽回的损失。所以要不断强化学校专职档案员的职业道德。

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前言

国家加大对高职教育投人力度，大量涌现高等职业院校，其大多数高职院校都是由中专由一家或者是多家学校合并升格而成的，升格以后的高职院校进行优化对教育资源配置，大幅度提升了办学质量与办学效益，为国家、社会对技能型人才的需求做出了有力的贡献，但是相应也存在着一定的问题在高职院校，因此对学生学籍档案管理是件非常的重要事情，高职院校要深入分析学籍管理工作，不断完善并提出相应的解决对策。

1 高职院校学生学籍档案的构成

学生在读书期间详细全面的记录即为学籍档案，其具体内容分为：学生读书院校记录、受到的处分、获得的表扬，可直接反映出学生在校时的个人思想道德及品质、生活状态、专业研究、学习状态、社会实践等等。由八个方面组成的高职院校学生学籍档案，具体如下：

第一为学生考学的入学信息，包括每年到校报道生的花名册、学生入学登记表、考试档案、入学体检表等记录。第二为学生在校期间的每学年所修课程的考试成绩、学分，必修、选修课程的数量，是否存在重修课程。第三为在校期间学生受到的处分记录和所获得的奖励。第四为学生是否如期毕业、肄业、结业等信息，学历证书的发放记录、相关学位证书等。第五为在校期间学生的政治表现、思想品质记录。第六为学生是否就业，如果学生已就业，就要留存派遣证的存根联。第七关于变更记录学生的学籍信息，包括转学、复学、休学、退学专业变更等记录。第八为所有关于学生个人的存档信息，具有典型的存档价值信息。以上就是关于高职院校学生学籍档案八个方面的具体内容，学籍档案的保存方式具体为：电子档案、纸质档案。其中纸质档案为：凡是打印的文本、手写纸质材料，电子档案主要保存在学生所读高职院校的学籍信息管理系统中。

2 所存在的问题于高职院校学生学籍档案管理工作中

2.1 不规范的学生学籍档案管理工作

有些高职院校是是由直接升格、中专合并而成，原本学校与晋升为高职院校相比的不一样的办学规模、管理方式等，这也导致了高职院校学生学籍档案缺乏规范性，传统的档案管理模式不适应与现存的高职院校学生学籍档案管理工作。时代在发展进步，相应的改变了传统的档案管理模式。部分高职院校的管理还处于起步阶段，还在摸索当中的校园工作，不够全面建立的部门，不完善的制定的职能规范，由于传统的学籍档案管理模式易造成学籍档案的缺失、失真，缺乏独立性的学生学籍档案管理工作，这和教务处、档案馆、学生处等有着密切的关系，不同部门间相互作用，管理中出现不少问题，很容易造成管理混乱、管理职能不清、管理漏洞等现象。

2.2 不规范的学生学籍档案的整理工作

学籍档案工作中主要环节之一是学生学籍档案的整理工作，具体指进行收集后的分类、处理学生学籍档案等工作，根据档案分类法对学生在校期间的原始资料信息进行处理，做好档案的分类、排列、组卷等工作。因为较大的学生学籍档案的整理工作量，其较高的工作的有序性、规范性，因此，学生学籍档案管理工作也成了高职院校相P的考评工作重点，建立的基本原则要以评促建，学籍档案工作的规范有序能够提高。但仍存在着许多不足在现阶段学生学籍档案的整理工作中，比如：学籍档案分类编排不统一，档案作出不同的编排是按照学生入学年份、毕业年份，档案按照学生的学籍卡组卷缺乏一致的装订标准，作出不同的装订形式是根据根据一个班级 、多个班级，这样造成了薄厚不一的学籍卡组卷，不便于及时查找，也缺少了美观性。相关辅导员对学生在毕业前期的学籍档案进行保管与填写，不少辅导员缺乏一定的档案意识，分别使用铅笔、圆珠笔在填写档案时，不规范的部分栏目填写，造成了档案内容缺少标准性、正确性。

2.3 不到位对于电子档案的认识

高职院校的学籍档案管理工作信息化、电子化程度不足，由于受到传统思维管理模式的影响，按照以往手写的形式对部分高职院校的学生学籍信息进行录入、查询，电子档案的功能性仅停留在查阅上，没有妥善的保存部分电子档案，电子档案信息丢失现象容易出现，学生学籍档案保存方式应该采用纸质与电子档案，或者是以电子档案、纸质档案为主。假如对学生学籍档案只以一种形式保存，当档案信息丢失或不全时，对学生和学校而言，将会造成难以补偿的重大损失。

3 加强高职院校学生学籍档案管理工作的对策

3.1 提高对学生学籍档案管理工作的重视性

高职院校学生学籍档案对每位学生都是很重要的，对学生所有的读书生涯的信息进行记录，所以，要充分认识到学籍档案的重要性对于高职院校的学生和教职工来说，特别是学生学籍档案管理掌管的工作者，第一要在其投入工作岗位时，进行严格考核其档案思想与专业技能，定期对相关的人员进行培训档案职业道德素养、专业知识。学籍档案管理激励机制与考核制度要建立完善好，学校各个部门要配合和支持学生学籍档案管理工作，确保顺利开展学生学籍档案管理工作，学生学籍档案保存工作的通畅性要不断加强，不能出现掉以轻心、敷衍、相互推卸责任的情况。

3.2 制定学生学籍档案的基本规范

学生学籍档案使用表格要统一，规定建立不同表格的统一样式按照高职院校档案管理进行，督促学校有关部门及人员要注重规范性在书写学生学籍档案时，具体包括学生的基本信息、社会实践意见、考试考核成绩、表扬及处分内容、等信息的填写，都要求统一书写标准，并且信息要求具有客观性和真实性，规范书写格式、字迹、用笔等，书写统一使用碳素墨水钢笔或黑色签字笔，不能使用圆珠笔或铅笔，使其工整的字迹，档案信息不得任意修改，这是对填写档案内容的统一标准，从而确保学籍档案内容的准确性、可用性、真实性。

3.3 电子档案建设力度要加大

科技不断进步，各行各业广泛的应用互联网技术，信息技术越来越得以重视，高职院校学籍档案管理工作也是如此，这也是符合了未来发展的必然与趋势要求。采用科学技术在当前高职院校学籍档案管理工作中，以往的学籍档案录入、查阅方式得以转变，对学院各部门信息化档案管理工作要加强认识，在实际电子档案建设中，档案管理系统和学院相关部门学籍管理系统交流工作要做好，电子档案平台要构建完善，提升档案管理工作质量与效率。并且在加强加强建设电子化学籍档案管理期间，还要重视纸质档案予，使其电子档案、纸质档案同存同用、相互补充，高职院校学籍档案管理工作得以大力发展。

结语

作为高职院校管理工作的重要组成部分的学生学籍档案管理工作，对于学校与学生都是具有特别重要的意义，由于高职院校受学院发展的影响，也就目前还仍存在不少问题于学生学籍档案管理工作中，不够完善的管理相应的规范。再加上繁多的学生学籍档案管理工作内容，且要求比较细致的工作内容，所以对于存在不少问题于学生学籍档案管理工作中，就必须对其进行深入研究、分析，并为此提出可实性的解决措施。每位学生的切身利益和学籍档案密切相关，不管是晋升还是工作的选择都是会涉及到学籍档案信息，因此为了负责好对每一位高职院校学生，高职院校的学生、档案管理人员以及院领导，都要充分重视应对学籍档案的管理工作，学籍档案的管理与服务水平要不断提升，确保每位学生学籍档案信息的准确性和真实性。

参考文献：

[1]宋阳.中高职学生学籍档案管理初探[J].中国科教创新导刊.2009（17）.

[2]蓝静红.试论高校学籍档案管理工作的问题与建议[J].湖北广播电视大学学报.2012（05）.

[3]刘雪梅.浅议高职院校学生档案管理工作存在的问题及对策[J].滨州职业学院学报.2015（Z1）.

[4]宋华.基于“企业预备队（役）”的应用型本科人才的培养[J].山海经，2015，（12）.

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高职教育以培养高素质技能型人才为己任。构建现代职业教育体系的切入点是实现中高职衔接，尤其是在招生与考试制度、课程与教材体系、专业教学标准、教育教学过程、人才培养模式、教师培养培训、不同层次交际间合作、教育质量评价体系、行业指导和企业参与体系、实训条件技术水平等方面实现紧密衔接。显然，对于大批升格或合并的高职院校来说，学生管理工作和学生学籍管理必须服务于高职教育的人才培养目标。以人才培养目标为视角，创新学生学籍管理机制成为新的课题。

1 高职学生学籍档案管理的特征

1.1 应用性 从人才培养模式、目标和任务去看，高职院校主要培养一线中急需的技能型、应用型人才，这必然决定了高职院校学生档案，除了主要记载普通高校学生在校期间的学习生活情况、成绩材料，以及党、团材料之外，更加重要的是学生专业技能档案、艺术素养档案、综合素质考核档案等集中反映的应用性为主的档案特征。

1.2 多样性 延安高职院校的生源主要由三类学生构成：即三年制普高生、五年一贯制高职生、“ 3+2”转入学生。而且，高职院校出于多种考虑，纷纷从省外生源市场争夺优质生源，使得学生的来源地更加丰富。生源地区的多样性和差异性决定了高职院校档案的多样性。

1.3 周期性 高职院校学生档案除了随高考招生而来又随着学生毕业就业而走的学生档案的特征之外，又因其学制短、流动性强、稳定性差，使得周期性的特点更为突出。

2 学生学籍档案管理的重要性

2.1 学籍档案的利用是整个档案利用工作的关键 档案工作的灵魂是提供利用。主要为学生就业、参军、考级考证、入党、资助等提供学历证明或在校情况。学籍档案管理工作就显得尤为重要。某种意义上讲，高职教育就是就业教育，学籍档案及其利用对学生就业及创业攸关重要。

2.2 学籍档案工作是验证高职教育人才培养目标和教育质量和水平的关键 高职教育是以培养一线所需的高素质高技能人才为目标任务，学生学籍档案记载着在校期间学院教学、教育过程。高职教育必须走产学研结合，以服务区域经济，凸显产业特色的办学路子，工学结合、校企合作成为主要的教学模式；凸显综合素质，凸显技能锻造的过程教育和过程记载。因此，学籍档案工作记载教学教育过程，验证着教学质量和教育水平，成为重要的考核评估依据。

2.3 学籍档案工作是为高职院校毕业生就业搞好服务的关键 学籍档案就如人际交往的一张“名片”，名片效应往往产生事半功倍的效果。随着科技信息化水平的提高，用人单位对人才档案需求趣向电子化发展。要求更高，毕业生要实现自己的价值，就要经受社会的考验和挑选。学籍档案记载的所有内容，是用人单位必须考察的材料。提供的材料越充实，得到的保障就越有利。

3 服务人才培养目标的高职学生学籍档案管理的举措

针对学生档案管理的特征及重要性，采取“五化”对策，即强化领导力量和责任意识管理、档案人员要专业化、档案材料要规范化、传递档案要制度化、管理逐步现代化，以期有助于高职人才培养和教育目标的实现。

3.1 人才培养目标引领，强化领导指导作用 学生档案是全面反映院校培养教育学子，提高其综合素质的第一手资料，是校方举荐毕业生升学就业的权威性材料，也是学生走出校门，参与社会工作的重要依据。诚然，没有坚强的具体领导，就没有持久的强有力的工作措施。院校领导与全体教职工都要强化学生档案意识，自觉支持做好、做精学生档案工作。首先，院校要把学生档案管理工作纳入议事日程，纳入职能部门的目标管理，把学生档案建设当作院校一项重大的基础性工作常抓不懈。在布置、检查、总结学生管理工作的同时，要布置、检查、总结学生档案工作。其次，“业精于勤而贵于专”，要在学工部编配懂业务、会管理的负责人专门分工管理档案队伍管理和档案建设工作，非常必要和重要。第三，要认真落实当前档案管理中专职人员、经费、设备等几个急需解决的问题，做到人员落实，目标落实，责任落实，经费到位，设备到位。

3.2 档案管理人员要专业化 任何事业的振兴，关键在于人才；没有专业人才，就没有专业化创新，更不会创造出专业化成果。档案员落实到位，可采取送出去、请进来的办法。对学生管理部门的有关人员和档案员进行专业培训，学习基本知识，掌握档案管理与现代化建设的内容和手段，取得档案员资格证书后方可上岗。对专职档案员，要列入保密人员系列，要严格制度，明确职责，实行目标管理，诚心实意为生服务，在实践中不断提高管理水平。通过培训组建起一支觉悟高、作风硬、业务精，比较稳定的档案队伍。

3.3 档案材料整理规范化 在档案专业队伍组建的同时，院校学工部要依据学生档案收集整理之总体工作量，作出详细计划安排，集中力量，统一时间，统一目标，统一要求，对现存学生档案进行一次彻底的收集整理。应由学工部协调各系部领导具体负责，以专职档案员为中心，配合班主任、辅导员严格按照档案管理中的有关规定，限期高质量、高水平地完成学生档案重新收集整理，彻底改变学生档案“散、乱、差”局面，为今后档案管理的现代化奠定基础。具体设想是：档案材料要完整（涵高中材料）；事实要真实；评定要公正；纸张要统一；书写要规范；字迹要工整。除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。特别是学生所参与的各种社会实践材料，学生优秀模范材料，处分材料和等级证书、资格证书、竞技获奖证书、发明创造证书等复印件，建议应全部列入收集归档范围。学年度班主任、辅导员鉴定要根据学生实际，尽量能真实地反映出各个学生的正能量和德、智、能、绩特点。档案材料整理基本结束后，要按时序装入正规档案袋，填写封面目录，做到内外名称一致，顺序一致。一定要经校方组织专门人员认真验收、认同，最后交由专职档案员，按照档案管理有关规定，统一管理。从此，按年度阶段性收集整理，妥善保管和传递利用等。

3.4 档案利用传递要制度化 经验教训我们，档案传递千万不能马虎。稍有不慎，就会酿成难以弥补的损失或困难。凡需调出、转入的学生档案，必须严格按照保密制度规定的程序进行。如填写传递单-填写转档登记-严密包封-通过机要传递-检查收存回执-回执来退的应在一月之内及时催查。一定要注意接收单位是否具备文件规定的“县（处）级以上的组织人事部门或县级（含县级）以上人才交流服务中心”等具有管理档案资格的机构。若用人单位不具备保管条件的，应送所在地的人事部门所属的人才交流服务中心保管。这样，可有效避免档案传递中档案丢失现象的发生。在前面所述中，重新收集建档中，对毕业生档案中能够体现其德、智、能、绩的综合材料，如学生成绩表、毕业生登记表、毕业生实习鉴定等最基础性的材料，可搞一式两份，其中一份存档，另一份存放于学生的学籍档案中。便于个别学生档案丢失后，作为重新建档的依据。同时也可有效地避免或杜绝个人利用重新建档之机，做假材料、开假证明，涂改材料等事件的发生。

3.5 管理手段现代化 任何事业如逆水行舟，不进则退。当前已进入信息现代化时代，随着职教事业的迅猛发展，信息技术革命也为院校学生档案建设手段现代化提供了可靠保证。面对学生档案数量增大，项目增多，质量要求趋高，流动方向多样化、流动速度加快，存放时间变短，就业方式多元化，投寄单位众多等特点，原有的学生档案建设与管理手段显然已不适应巨变的形势。加快推进院校学生档案建设与管理手段的现代化，确实成为时代之要求，改革创新之必须。院校应舍得投资，与时俱进，充分利用现有之人才、设施，抢抓机遇，创新工作，以生为本，追求卓越，逐步实现学生档案管理现代化。

总之，学生档案管理工作是院校管理工作的重要组成部分，是一项十分繁琐、量大面宽的基础性工作。“始于至诚、终于至善”。通过强化指导、责任问究，组建专业队伍，专业培训，重视收集整理，传递建制，手段现代化等科学开创工作，紧贴高职人才培养目标，切实发挥学生学籍档案的重要作用。

参考文献：

[1]李霞.高职院校学生学籍档案管理若干思考[J].岳阳职业技术学院学报，2010年5月：122-123.

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1实现电子学籍档案的核对功能

学生在入学之后都会给新生进行学籍注册。以前，学生的学籍信息都是经过人工手写的，信息在誊录的过程中容易出现错误。实现电子学籍档案的核对功能是学校信息化管理的一种途径。现在，学生在校园网上登录自己的学号信息进行查看，便可核对自己的学籍注册信息。这样可以保证每个学生注册信息的正确，能够保障学生的权益，减少老师的校对工作量。实现电子学籍档案的核对功能，是未来几年学校的学籍档案管理需要加强的工作。学生入学时注册的信息数据不是一成不变的。随着家庭、户籍、父母单位的变动、电话的更改等多方面的变动，学生的学籍信息也应该做到及时地调整更改。为了能够及时掌握学校学生信息的变动情况，学校的学籍管理应该实行期报制度:即各学校学籍管理部门要将前一阶段学生变动情况生成数据库信息，每学年的第一学期和第二学期的开学前，将学生的学籍信息重新核对检查，并将新的注册信息报送到教育局相关的部门，进行必要的数据更新和维护。不但方便了学生信息的查询，也方便了学校对学生信息的及时了解。

2学校要建立健全信息化管理制度

学校的管理需做到依法管理，才能有序地实现学籍信息的准确性和真实性。在某些管理制度不健全的学校，会出现冒名顶替他人学籍信息的状况，这会对被顶替的学生产生不公正的影响，甚至影响到他人今后的升学问题。在学生学籍档案的信息化管理中，学校应该坚持依法管理，规范管理。可制定相关的制度来“有法可依”，有些学校已经制定了《信息采集录入制度》《学生信息查询制度》《协调与保障制度》等。学校应该让专门的人来负责学籍管理的相关工作，建立健全学生学籍电子档案的相关制度，对学生的学籍档案应该妥善保存甚至备份，不得擅自填写、更改和公开学生的个人学籍信息。学校也不能随意调整学籍管理人员。如果由于特殊情况确实需要调整工作人员，也应该上报教育局的相关部门。学籍管理要制定相关的制度，并且要严格依法实施。这是对学校的要求，也是对学生和家长的要求。在学生办理转学、复学、升学等手续时，家长应该按照学校的正常程序办理学籍档案的转移。学校建立健全的信息化管理制度能够保证学生学籍信息的安全性;能够推进学校学籍管理工作的高效运转;能够减少或避免学生学籍信息的遗漏等。

3设置专门的档案信息管理人员

电子学籍档案的信息化管理是一项实践性极强的工作。每个同学的档案都需要进行信息化管理，这是一项复杂的工程。所以，需要多人才可以完成。学校通过设置专门的学籍档案信息管理人员，分工明确，各司其职，共同完成相关的档案管理工作。学籍档案的信息管理人员要经过培训，熟悉计算机电子技术，保证高效率地完成工作任务。要根据任务分配将学籍档案的信息管理分配到相关岗位，具体的岗位负责不同的具体事务。针对学生的就学状况，学籍管理人员应及时地做好审核、转档、交接等相关工作。现阶段，中学生的学习往往随着家庭的变动而变动。父母的工作一旦变动，学生就可能会出现转学的状况。关于学生的学籍档案问题，在学生开学的时候，学校的相关人员应该给学生作相关的介绍。而在很多学校，这种学籍知识应该让学生有所了解，以免在转学、休学、复学的情况下不知所以。专门的学籍档案信息管理人员在工作时应该做到以下几点:信息的管理人员要有责任心，学籍的录入、整理和归档是一项复杂的工作，管理人员应该认真、仔细、切不可马虎;信息管理人员在经过相关的培训之后，能熟练操作计算机，保证工作的质量;信息管理人员要对所有学生的学籍档案进行分类，按照年级和学号进行标注，以便于查阅，必要时要备份信息;信息管理人员要对学校的学籍信息管理系统进行经常的维护。

4结语

教育是国家大计，是关乎国家人才培养的最关键手段。学校的教学管理和信息化管理必须得到重视。学生的学籍管理制度在目前的中学中还并不是十分健全，针对信息化管理这一块，学校和教育的相关部门还有很多工作要做。

作者:甘露 单位:重庆市酉阳第二中学校

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随着毕业就业人数的增加，市场对人才的需求，突显档案利用价值的重要性、真实性。档案的利用价值是满足社会需求的有用性。毕业生学籍档案的利用价值简要归纳如下：

首先，凭证价值。毕业生学籍档案从形成规律来看，它是毕业生在校期间综合表现的历史记载，是毕业生整体素质的客观反映。其次，参考价值。用人单位依据档案的全部原始记录材料，掌握毕业生全貌，评判毕业生优劣，选拔优秀人才，实现用好人才。再次，社会价值。从本校档案利用登记表看，毕业生学籍档案服务于学生就业、企业招聘、职务晋升、职称晋级、各类报考、出国留学、医疗保险、社会保险、各类公证等诸多社会活动，满足学校、师生、社会的利用需求。

二、毕业生学籍档案管理主要存在的问题

1、档案材料缺乏规范。以最近2013年归档的30个本科学院85个专业9198名学生的学籍档案资料来看，主要存在以下问题，对学籍档案不够重视，书写内容错误、不全，书写字迹不清、随意涂改，签字漏签，未粘贴照片，鉴定评语不实，奖惩没有记载，公章加盖错误，材料不齐全不完整等等。

2、方法与手段缺乏创新。如在办理出国（英文）成绩档案的过程中，利用者要求时间紧，同一时期内要求办理的人员较多，工作量较大，现有能力无法满足所有利用者意愿，因此努力提高档案开发利用手段和水平，是摆在档案馆工作人员面前的一个重要课题。

3、档案管理系统有待升级。目前我校南大之星档案网络管理系统的档案目录数据主要靠逐条手工录入，随着人数的急剧增长，已经不能满足现代管理的需要，有待加强学习，普遍采用数据导入功能，可以将EXCEL等格式文件与管理系统相衔接，自由导入导出表格，避免手工录入信息的耗时和错误，提高工作效率。

三、毕业生学籍档案管理的相应对策

1、培养档案意识，注重法规学习。首先，培养学生档案意识，使学生了解档案的重要性，知道哪些档案可以在档案馆查询利用；提高教师档案意识，提高归档质量，促进档案管理工作。其次，学习有关档案法规与文件。学习领会《档案法》、《普通高等学校学生管理规定》《普通高等学校档案管理办法》、《黑龙江大学档案管理办法》等法规和文件，明确档案工作流程，从档案收集归档到查询利用，做到依法治档，遵循规范化、制度化、科学化要求，使档案工作纳入法治化轨道，实现有章可循、有据可依。

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学生档案是高校档案的一部分，然而一些高校仅对学校的教学档案管理工作较为重视，却忽略了学生档案的重要性。还有些学校认为“学生档案是跟着学生走的，学生毕业了就与学校无关了”，所以没必要对学生档案进行过多的管理，在学校议事日程中对于学生档案管理工作也很少提。不但不将学生档案管理工作的优劣作为档案管理部门业绩评比的标准，也不对学生档案管理工作进行必要的检查监督和指导，更是缺乏领导的重视，没有相关的制度建设，管理体制也不完善，一些学校甚至没有专职的学生档案管理人员。

（二）学生档案管理手段落后，程序不够规范。

虽然如今已是信息化数字化时代，档案管理方面也有了改善，无论是档案管理的内容还是服务方式及手法都比以往有了突飞猛进的变化，但是一些高校的档案管理人员已经习惯了老旧的手工操作方法来进行档案管理和文书的分类，虽然操作熟练，但远不及现代化办公手段的速度。由于一些高校建立时间不长，一些管理工作还没有步入正轨，还没有科学规范的管理制度，相应的档案管理方法也落后，程序也不规范。

（三）学生档案数量庞大，深度开发利不到位。

一些学校尽管已经提出了建设信息化档案馆，但是落到实际上就不尽人意，学校各个部门的档案信息资源没能有效的整合，也没有做到深加工、细致化档案信息，更别说从学校的档案信息资源中提炼出有结论性并且有规律的数据资料，所以这些档案资源就无法对教学管理、教学改革、领导决策服务。如今一些用人单位需要学生提供档案来办理相关手续，但是由于档案具有保密性，严重制约了用人单位工作的开展，让档案管理者也是无奈。

（四）学生档案管理经费投入不足，发展缓慢。

如今高校不断扩大招生规模，学生增加了，学生档案管理工作也随之增加，然而学校在学生档案管理方面投入的经费并不够，这让学生档案管理工作很是被动，不能与其他部门建立统一的管理平台，使学生档案管理工作无法顺利的开展。档案信息化建设的人才缺乏也是高校档案管理工作的困难之一，制约着高校档案信息化进展的脚步。高校档案工作不像经济领域一样能产生立竿见影的社会与经济效益，所以理解与支持档案工作的人较少。这些客观与人为因素严重影响了高校档案实现数字化管理的进程。

（五）毕业生档案传递方式原始，管理落后。

随着高校毕业生就业制度改革，毕业生实行双向选择，自主择业。毕业生生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任，毕业生的档案在两年择业期内由人才市场、人才交流中心或毕业学校待管，待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。这样就导致毕业生学籍档案转递环节复杂，导致一些学生档案丢失。严重影响了学生的就业前景。

二、高校学生档案管理工作的改善对策

（一）重视学籍档案管理，提高人员素质。

加强高校领导以及教职人员的档案意识，将学生档案管理工作当成学校的一项基础工作。学校要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位。选拔“业务精、素质高、觉悟高”的人员充实到档案管理队伍中，积极加强档案管理人员的档案业务培训，建立档案工作网络，充分利用计算机辅助档案管理，建立学生档案信息数据库，进而全面提高档案管理水平和服务水平，使学校学生档案工作跟上办公自动化的步伐，为学校教学。科研和其他工作服务。

（二）完善学籍档案内容，提高档案质量。

只有收集好学生的各类资料，才能确保学生档案材料的完整性，也能更全面更直接的反应出学生在校期间的能力。学生档案资料收集能否齐全完整，一方面，定期对档案资料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化档案管理，根据学生学习生活特点，增设“信用档案”、“心理健康材料”内容，充分反映学生个性化发展特征。注意收集反映学生成长进步的材料。包括学生的个人作品、荣誉证书、资格证书等方面，充分反映学生多方面的潜能。

（三）充分开发学籍档案信息资源，提高服务利用价值。

学生档案信息资源的开发与利用，我们应坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。努力开发档案的教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。要加强档案的开发利用，实现信息共享，就必须加强档案基础管理。档案员在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫的同时，着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全的检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供，满足学生档案利用工作的需要。同时适应社会需求的变化。寻求更为有效的服务新途径，以提高学生档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥学生档案的作用。

（四）严格毕业生档案的转递工作，确保安全完整。

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中图分类号：G647.24　文献标识码：A

文章编号：1673－2111(2008)10－072－03

作者：宗青，湖南财经高等专科学校讲师；湖南，长沙，410079

学籍档案，对于即将走向社会的毕业生来说是极为重要的“信誉卡”，原因在于他记载着大学生成长经历，思想品德、学习成绩、个人特长及身理心理健康状态等信息。是反映学生综合素质的重要依据。准确齐全、完整规范的学籍档案，既是大学生在校学习期间德、智、体、美等方面的真实写照，又为学生毕业时用人单位招聘人才提供重要依据，而且在毕业生将来步入社会上岗后的定岗、定职、晋级、出国深造等方面发挥重要凭证作用。所以规范高校学籍档案、建全管理制度是前提。

一、学籍档案的特点

学籍档案作为教学档案管理工作的重要组成部分，是学校对学生在校期间进行管理、考核时直接形成具有保存价值的历史记录，它的形成与其它档案的形成有着很大的区别。

(一)、学籍档案形成的周期性

学生在校的活动形成了学生档案，学生档案的形成周期与其它档案的形成有许多不同之处。例如：文书档案整理规定跨年度的文件，除年度计划、总结等文件外，原则上不允许组在一个案卷中；科技档案的整理要求以一个项目、课题等为对象，组成若干案卷，卷内文件形成时间不受年度约束；教学档案整理则要求，以一个学年度为单位进行归档。而学生学籍档案作为教学档案的组成部分，其形成周期又有自身特点，每个毕业生的学籍形成周期是从学生入校起至毕业为止四年的连续记录，因此学籍档案形成是有它自身的周期性。

(二)、学籍档案内容的广泛性

学籍档案的内容与其他档案有很大的差异，它不但反映了学生的个人情况，而且反映了院(系)常规教学和管理情况，其涉及面是广泛的，涉及内容是多样的，具有广泛性。例如：文书档案中多项内容不允许组在一个案卷中，而学籍档案的内容包括学生在校四年各门课程的学业成绩、奖惩情况、学籍变动情况、毕业资格审核、个人基本情况以及家庭基本情况等。

(三)、学籍档案电子文件与纸质文件的共存性

院(系)学籍档案的管理通常采取纸质档案与电子档案共同管理的形式，也就是采用双轨制。双轨制管理的好处在于能够从大量原始文件中快速地调阅所需的内容，大大提高了学籍工作的管理效率，检索速度和查准率。

二、目前高校学籍档案管理的状况

学籍档案作为学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占比率较多的一部分，它真实的记录了每一位学生在学校的成长历程。然而，不少高校的学籍档案管理手段还相当滞后，很难适应当前形势发展的需要。主要表现在以下几个方面：

(一)、原始学籍档案的信息数据不完整，整理不规范。

学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任老师负责填写、保管，个别班主任的档案记录不规范，有的使用圆珠笔、铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；有的未按要求填写，经常出现缺栏、少目现象，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；同时，由于信息登记不完整，提供资料欠准确：容易造成同名同姓学生的档案混乱；给毕业生办理档案时引起麻烦。还有的高校原有学籍档案的检索工具仅仅是手工抄写制作的案卷目录，且由于学籍档案数量太多，有的没有制作相应的全目录，因此，一旦查阅档案者记不清楚确切的毕业届次、班级时，仅靠记忆检索，就犹如大海捞针，花费了大量时间也不一定能找到，大大影响了档案的查全率、查准率、给查阅者和档案员带了一定困难。

(二)、档案材料内容空泛，不能真实反映学生综合素质。

集中体现在毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺泛个性特点。由于毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而他的社会活动能力，组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。而这些内容恰恰可以从某种程度上反映学生的综合能力和素质，也正是用人单位所需要了解的重要情况。

(三)、档案使用效率低，转递较为混乱。

一方面虽然绝大部分高校学生档案室配有计算机，但没有一套完善的管理系统，毕业生材料没有全部输入进去，其作用难以真正发挥。另一方面，目前高校毕业生档案基本上是落实具体单位之后才能将档案转递出去，在这些转递过程中，难免会造成档案遗失现象

(三)利用现代化技术进行开发利用的程度很有限。主要表现在国家实施电子注册制度之前相关的学籍档案管理，属非公开上网范围，但实际操作起来有诸多的困难：

其一，1994年《分类法》颁布之前，高校档案管理没有统一标准，涉及学籍档案管理材料的管理潜在着不规范的可能；由于历年的招生与录取名册、学生学籍表、成绩表等的填写以手写体居多，多年来经手的人众多，书写难以规范，其中涉及的数据繁复，表格规格多样，要对这些材料进行电脑管理并非一蹴而就。

其二，纸质与磁性介质材料的收集脱节。办公自动化的条件下，教学部门定期对在校学生成绩进行计算机著录，待学生毕业后形成一份完整的纸质材料移交给档案部门，由于受到技术维护、保密措施、病毒预防等因素的制约，历时几年后与纸质材料相匹配的磁性载体其完整性、安全性难以保障，故不同载体要达到同步、完整收集有一定的难度，这在客观上影响了档案部门现代化管理的进程。

三、网络招生对学籍档案的影响

目前高校远程网上录取或局域网录取，与传统的招生录取方式相比，考生电子档案建立以及被网上录取考生的纸质档案的管理方面存在较多混乱，表现在以下方面：

一是考生电子档案所反映的内容不够清晰有效，有的指标表达的含义对高校老师而言还存在理解上的困难。

二是电子档案中的“考生评估”一栏填写的内容不真实，有的省份填写认真，有的省份则只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。

三是被录取考生纸质档案建档、寄发存放混乱。过去，开学后全部学生档案都能到齐，便于对考生进行复查。实行网上招生后，纸质档案寄发变成多途径，有的是考生自己带到学校，有的是由招生办寄发，有的省份仅送一张录取学生电子档案光盘到高校了事，给高校学生学籍的档案管理带来了很多不利的因素。

四、规范学籍档案管理的对策与措施

高校学籍档案管理工作是一项繁、杂、重的工作，随着办学规模的扩大、专业设置和学生人数的增加，原来的学籍管理体系已不能适应高校发展的要求。因此， 运用先进的信息传播技术建立一套完整的、规范的学生学籍信息资料管理系统，以便快捷地录入、统计、查询、检索学生的各类信息，及时了解学生的学习情况，使不同校区、系部的分级管理达到资源共享，协同管理，实现管理信息化、规范化和科学化。笔者认为学籍档案的管理机制应根据高教改革的发展趋势和高校学籍档案管理的需要，对学籍档案的管理可从以下几个方面考虑予以规范：

(一)、加强对学籍档案的基本管理。

1、增强档案意识，健全规章制度。增强全员档案意识是搞好高校学籍档案工作的重要保证。可采取编制《档案法学习材料》组织全校师生学习，进行档案法知识竞赛，在简报上开辟档案知识栏，以定期介绍档案小知识等手段提高全员档案意识，同时健全档案管理制度，使档案工作有明确的岗位目标责任制。

2、抓好各个环节，规范档案管理。从学生一进校起就要把新生的各类表格、卡片进行统一保管。笔、字、项目、页码、组卷、装订、检查、转递等都必须统一规范。

3、采取计算机检索，提高利用率。学校档案室应购置专业的档案管理软件将学籍档案的案卷级、文件级条目全部录入计算机，借助计算机查阅学籍档案，以提高档案利用的查准率和查全率。并可采取以下构想：

(1)网络版学籍管理系统的构想。根据当前高校学籍档案信息管理的发展趋势，以及本校跨校区延伸管理和二级学院分级管理的实际情况，可建立网络版学籍管理系统的构想。它由学籍信息管理、成绩信息管理、教研室成绩报送、信息查询等几部分组成。该系统从学生入学、在校期间到毕业发证等全过程实现“一条龙”学籍档案信息化管理。

(2)学籍信息管理模块的构想。学籍信息管理模块不但可以批量录入数据，而且可以从招生库等其他数据库导入相关学生资料，按不同校区、系所、专业、学制编班编学号，建立全校学生的基本信息数据库。可以根据不同条件快捷地查询各年级、各专业的学生情况，并进行学生休学、复学、留级、退学等学籍异动管理。学生基本信息库里的资料可以和国家教委的“普通高等学校学籍学历管理系统”的相关数据进行导入、导出处理。

(3)成绩管理模块的构想。成绩管理模块把过去的成绩库、补考成绩库、重修成绩库等合并成网络版的成绩库，库里有学号、姓名、分院、系所、培养层次、班级、专业等字段，可供查询学业成绩用。在满足不同的条件下，可以统计不同年级、不同专业的学业成绩、年级排名，各种数据报表的统计、制作、打印等。

(4)成绩报送。各科考试完毕，相关教研室登陆校园网上的“学生综合信息管理系统”，录入学生成绩并进行试题分析、打印学生成绩频数图及成绩册，同时将考试成绩从网上“提交”给学籍管理科，学籍管理科审核后，再将成绩“提交”到学校学生总成绩库，有关人员即时可在校园网各终端机上查阅学生的考试成绩。

(5)学籍信息资料查询。各终端用户，如不同校区，二级学院、教研室及相关人员可以根据操作权限在校园网上查询在校学生人数、学生的个人资料和各科成绩；学生可以通过校园网查阅并校对自己的学籍资料，查询各科学业成绩；学生的在学成绩单、学生证、考试证和学籍卡等可以打印出来；二级学院、政治辅导员可在校园网上查阅学生的补考、重修人数、考试成绩、平均成绩、打印学生成绩册等。学籍信息管理系统的应用，可以避免数据录入过程的人为误差，减少重复劳动，提高工作效率。同时，它与其他的教学管理系统实现资源共享，实现教学管理规范化、信息化和科学化。

(二)加强网上招生档案的管理。

1、制定相关规定，明确考生档案管理的政策要求。招生办必须在每次考生建立电子档案的同时，建立纸质档案；被录取的考生档案中，应包括电子档案和纸质档案；被录取考生的纸质档案一律由招生办归中管理。

2、保证考生档案填写内容的真实性与档案内容的完整性。考生纸质档案归档项目要统一规范，全日制、函授生、自考生层次教育的档案都应归入纸质档案，内容包括毕业生登记表、考试成绩登记表、学生评估表、奖惩情况等，对已参加工作考取大学的考生档案还应包括其中工作期间的档案材料。

3、各招办应承担学生纸质档案寄发职责，确保考生档案的安全性与及时性。为保证数据的完整和防止篡改，档案部门对档案要定期备份。

4、各校应尽快建立纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式。要确保考生纸质档案能及时准确到位，没有到位的考生纸质档案要及时向考生所在招生办催交；为便于今后查阅，必须对考生电子档案信息刻录成光盘。

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( 二) 管理效率低下，手段落后。当前学生档案管理模式上存在的问题必然导致学生档案的管理落后于形势的发展，同时也限制了学生档案工作的标准化、科学化、现代化的进程。大多数高校的学生档案管理还是原始手工操作管理模式，没有一套完整的学生档案计算机管理软件。随着学生数量的增加，流动数量加快，就业方式多元化，档案投递单位复杂化等，导致原来的学生档案管理手段越来越不能适应发展需要。由于没有建立相应的学生档案数据库，导致学生档案的核实、转递、查询等工作的效率十分低下。

( 三) 档案管理不能联系实际。学生档案有两个重要作用。一是学生档案是推荐就业的重要凭证，是用人单位了解学生状况，决定录用与否的重要决策依据。尤其是对一些报考国家公务员、政府机关、事业单位的毕业生来说，档案政审更是笔试、面试之后必不可少的一个重要步骤。现行高校的学生档案管理严重脱离学生学习生活与就业。有很多学生直到毕业都不知道档案在哪里，更不知道如何利用和发挥档案的作用和价值，毕业走上工作岗位多年还不知道档案的去向。同时，学生档案是在校期间进行学生管理工作的重要依据。学生档案记录了学生入学前以及在校期间思想政治、学生生活、知识技能、行为和规范、家庭经济状况等方面的息，是学校领导、教师、辅导员对学生进行针对性考察的重要依据。因此，在新形势下迫切要求对学生档案工作进行创新，做到以人为本，注重实效，使学生档案管理落实到实处，真正做到为学生、为管理学生工作服务。

二、加强高校学生档案管理创新的途径

( 一) 强化学生档案管理的基础性工作，做到学生档案管理的“三化”。即规范化、精细化、动态化。规范化就是以统一的办法和标准对学生档案进行管理; 精细化就是在规范化的前提下精益求精和创新，完善档案管理; 动态化就是对学生档案进行及时更新，随时能够体现学生现实的表现情况。具体措施如下: 设置专门存放学生档案的档案室。建立学生档案柜标签，按年级、专业、班级顺序存放学生档案，便于识别及统一管理。建立学生档案管理台帐。按照档案袋的目录内容，以班级为单位学号为顺序制作每一个班级的档案台帐。台帐最初是在新生入学时同新生档案一起建立。档案袋中含有的所有材料，在台帐中显示备注出来并标注分数。建立学生档案借阅登记表，在校期间若需查阅、复印、摘抄和拍摄学生档案，必须履行登记手续和批准手续。未经系部负责人签字批准不得私自查阅、借阅档案。学生档案一般不外借。如因用人单位政审、应征入伍等情况必须借出使用时，应在 “档案借阅登记表”上说明理由，并经借阅单位负责人批准，严格履行登记手续后借出，并按期归还 ( 借阅期限不超过一周) 。借阅期间不得私自转借他人或由他人归还，不得擅自处理档案材料，如有丢失由借阅单位负责。建立毕业生档案转递交接表，使档案保管责任人明确，确保学生档案的安全。

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【关键词】

大学生档案；重要性；管理工作；建议

引言

很多大学毕业生将学生档案寄回原籍后搁置不理，等到若干年后需要用到档案的时候会遇到很多的问题，例如已经参加工作的学生考取的国家公务员岗位需要工龄限制，而存放档案的区级人才市场不能提供相关证明；国企干部职员需要用人事档案申报职称、转正定级，但是档案所在的区级人才市场不能提供相关证明；毕业后选择以考研或留学的方式出国深造需要用到学生档案。另外，诸如养老保险的办理、人事调动、社会福利的确定等公共福利也都与大学生档案息息相关。由于大学生刚刚踏入社会并不能很好地理解档案的价值，做出“弃档”或“自行保管”等行为，最终使个人档案变为“死档”，最终使各项社会公共福利无法得到保障。大学生档案的不正确存放和保管，既是学生对档案重视意识的缺失，也是大学生档案管理人员职责的缺失。

1.高校大学生档案管理的重要性

大学生档案是大学生在大学期间的所有奖惩、荣誉等综合信息的真实记录，是学生档案的一部分。大学生档案包括了学生从小学至大学的学籍卡；学生的大学毕业生登记表；学生各个时期的国家级、省级、院校级奖惩证明；学生各个时期的体检卡；学生的初、高考以及大学每学年及综合成绩单；学生党、团身份的全部证明材料等。目前，除了国企及一些企事业单位，很多高校毕业生的就业单位没有提供学生档案的存放和管理系统，学校也只能暂时存放两年的时间，那些没有接受单位的大学生档案一般会被派送回原档案存放单位，即大一时将档案寄至大学的原籍单位，大部分原籍单位与学生户籍所在地一致，为户籍所在的市区级人才市场。大学生档案是大学生在大学的生涯中一切经历的翔实记录，也是企业人事部门考核应届毕业生的重要参考依据。高校的大学生档案一般不经过个人，是在学生毕业之际由学校代为转出，学生档案转出后如果没有具有资格的单位接收，大学生档案就会面临着丢失、“死档”等问题，这对于大学生就业及其就业单位人才的考核、选拔任用产生很大影响，尤其是国家人事单位及公务员考核十分注重大学生档案。大学生档案的重要性使得大学生档案的管理工作不容马虎。但是现今大学生档案的管理与大学生档案的重要性不相适应。大学生档案的管理工作还有待完善。

2.高校大学生档案管理工作存在的问题

2.1某些高校没有专门的大学生档案管理部门

目前部分高校将大学生档案分配到学生所在的各个学院自行保管，没有统一的大学生档案管理部门，从而给大学生档案的安全性带来很多隐患。由于没有专门的负责人员，大学生档案随便存储，学生随意翻看，使得大学生档案的重要性和严重性缺失，也不利于学生档案的完整存储，容易发生档案丢失、档案确实材料、档案受潮破损等管理失责问题。

2.2档案室的大学生档案管理技术落后

面对高校每年上千万的注册新生，档案室的档案管理技术显得尤为重要。档案管理人员一般是高校教务人员，档案管理工作主要是新生档案的归档、档案查询、档案的调离。档案的归类采取传统的编号、索引、查询。档案的管理技术水平较为落后。尤其是对于纸质材料的大学生档案，每次调档、查看档案等行为要重复打开档案再密封存档，对档案袋及档案内容的破坏不可避免。

2.3大学生档案的安全性有待提高

学生毕业时大学生档案一般由学校代为转发，由于邮寄存在着受潮、丢失、破损等风险，另外部分高校将已经考取研究生、考取公务员、就业单位接收档案的学生个人档案直接交由学生代转，大学生档案的安全性难以得到保障。

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中图分类号：G720　文献标志码：A　文章编号：1009-4156(2012)04-044-02

高等教育“精英化”向“大众化”趋势发展体现了我国国民教育水平在逐步提高，高校成人教育作为高等教育中的重要部分，是与自学考试、网络教育、广播电视大学等办学类型并驾齐驱的继续教育途径，我国大部分高校都设置了函授、业余或脱产形式的成人教育的本、专科，为在职人员的继续教育提供了更多的选择和可能，也积极有效地推进了我国高等教育大众化的进程。

一、高等学校成人教育学生档案的特点

成人教育学生档案管理作为学生事务管理的重要组成部分，反映着学生在接受教育期间各个方面的表现，包括课程学习、成绩考核、行为表现、奖惩和发展等内容。近年来，随着教育事业的不断发展，高校成人教育呈现出办学形式多样化的趋势，这种多样性趋势以及成人教育学习方式的特殊性，决定了高校成人教育管理的多样性和复杂性。

首先，由于成人教育的生源涉及面广泛以及成人教育办学形式、办学点的多样化，导致成人教育学生档案材料复杂多样，给学生档案的管理带来加大难度。其次，高校成人教育学生档案管理较为分散，有的存放在成人教育学院、继续教育学院或成教处，有的存放在各教学单位或办学站点，缺乏统一的归档管理。最后，由于学生档案的积累具有可变动性的特点，包括学习地点、学籍等方面的变动也会给学生档案的管理带来影响。学籍档案是学生在校期间的历史见证，是学籍管理的重要依据，具有重要的参考保存价值，是学生学习情况所形成的学业成绩、操行评语、学历、学位证明书等全面发展情况的客观具体的历史真实记录，是原始性和凭证性的重要依据。目前，学生档案在专升本、攻读研究生、出国深造等方面都具有较高的查阅率和利用率，而且近年来，用人单位对学历的审验愈来愈严格，所以学生档案也成为用人单位鉴定各类证书真伪的依据之一。

二、高校成人教育学生档案管理存在的问题

(一)对档案管理缺乏重视，制度不健全

由于历史原因，一些高校对于成人教育定位的继续教育和高层次岗位培训认识不够，对成教学生档案工作缺乏足够的重视，这在很大程度上制约了档案工作者收集、整理和利用成人教育学生档案的积极性和主动性。同时，缺乏规范化的管理制度，也导致了不少疏漏。虽然2008年由教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》，对高校档案进行了详细的分类，也对档案的归档、整理和利用指明了方向，但其中并没有对档案管理过程中的具体处理流程、格式规范进行详细的描述，因此，一些高校的成教学生档案管理工作有较大的随意性。比如，个别主管领导没有把学生档案管理工作列入办学议事日程，没有统一的档案格式，管理人员也认为档案不会长期存放在学校而是随着学生毕业就转走，因而不需要认真整理，还有的学生自己在填写档案时不认真，不仔细，不关心档案去向等个人档案意识淡薄现象时有发生。

(二)机构设置不全，管理人员缺乏专业素质

高校成教学生档案管理队伍普遍比较薄弱。大多高校的教学院系并没有设置专门的档案管理岗位，负责档案管理工作的人员，往往要兼顾行政、教务、考务等繁杂的工作，而且大多未受过专门的档案管理培训，缺乏档案业务知识和利用信息化技术建设档案的技能，无法很好地掌握对档案工作的分类、归档、整理等工作，给档案管理带来困难。而兼职人员的日常事务性工作量大，也无法投入较多时间和精力来完成档案管理工作，降低了档案的质量，如文件材料缺失、不全等。此外，一些主管部门的监督力度也有待加强，不少成教学生的档案放置在不同的档案管理处或教学站点，有的学生对于档案的态度比较随意，不认真填写个人基本情况或者弄虚作假，档案材料“想交就交，不想交就不交”，少数主管部门尚未对学生档案材料进行督促检查及审核就直接归档。

(三)管理模式陈旧，效率低下

高校成教学生的档案普遍和其他资料随意放在几个柜子里，容易丢失、磨损。还有某些档案材料缺乏说服力，比如内容不齐全，需加盖公章的材料没有盖章，不按档案管理中规定要求去做等。随着信息化的步伐加快，提高办事效率，各行各业都开始运用网络，但是部分高校成人教育的学生档案管理方式仍停留在单纯的纸质层面，缺乏电子化、信息化，不仅查阅和利用的效率有待提高，而且对信息资源也缺乏有效的发掘利用，难以形成服务功能的多元化以及档案管理者和信息需求者之间的良好互动。

三、改进高校成人教育学生档案管理工作的几点思考

(一)积极宣传，提高师生的档案管理意识

由于成人教育的学生主要来源于在职工作人员，具有分布广、信息传达周期长的特殊性，而且学生档案材料的管理也需要校内外各个管理部门和人员的协作配合，所以，我们一方面可以利用手机、网络等信息工具，多渠道多角度地加强宣传力度，使大家对学生档案工作有足够的重视程度，另一方面也可以定期对涉及档案管理工作的人员进行业务培训，从上而下增强档案管理意识。

有了充分的重视，才能更好地促进学生档案管理的业务建设和队伍建设，才能保证各个工作环节对档案材料的形成过程严格把关，才能维护档案材料的真实性、可靠性、完整性和全面性，使档案材料的收集、归档工作能顺利进行。

(二)使用现代化管理手段，完善档案管理模式

现代化的管理手段指的是在设备基础、应用软件、管理资源等方面合理地搭建档案管理平台，以实现档案信息资源与信息技术的整合与利用为目的，从传统单一的档案管理模式向现代科技的管理模式转变，主要是通过先进的信息技术，利用丰富多彩的图像、多媒体及网络等方式对档案管理工作进行完善。随着科学发展观的提出，“以人为本，实现可持续发展”成为信息化、现代化的基本要求，要实现现代化的档案管理，就应该强调“服务于人”，以服务为宗旨、以利用为目的。目前的管理视角开始逐步从知识管理向信息管理化模式转变，档案管理工作也有了新的方向，承载信息开始由静态向动态转变。为了避免单一性的档案管理模式，高校应该加强创新，通过档案管理信息化的过程，调动管理人员参与工作的热情，激发他们的积极性和主动性，并利用信息化的管理工具，为学生、为社会提供灵活多样且兼具针对性的档案服务。现代化的管理手段能够快速有效地完成成人教育档案的统计、查阅、检索以及远距离传递档案信息等工作，有助于提高全体成人教育教职工在档案管理的质量和效率，使其迈入一个新的阶段。这样，一方面可以促进管理工作更好地适应当前经济发展多元化以及新技术改革创新的潮流；另一方面也有效地提升了管理服务的素质乃至管理人员的素质，达到既服务于人又服务于己的良好效果。

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）03-0341-01

前言

大学生档案作为大学生各项重要信息的事物载体，是用人单位聘任的基础条件，同时也是高校毕业生落实、职称申请以及社保参保等方面的重要依据，与大学生今后的发展有着直接的联系。但是从大学生档案管理的实际情况来看，国内多数大学的大学生档案管理都存在一定的问题，管理人员工作意识淡薄、缺乏专业的管理知识都是其中较为突出的问题，为了促进大学生档案管理工作更加完善，档案管理的措施就应该必须得到改变。

一 大学校园人才服务中心大学生档案管理工作的现状

大学生档案对于高校在校生和毕业生来说都非常的重要，从中可获取大学生的各项信息，以及各个信息之间的联系。因此，大学生档案根据大学生毕业与否可分为学籍档案和人事档案。相比于学籍档案，人事档案涵盖的内容更加的广泛，不仅包含了大学生在校期间的各种信息，也包含了大学生的就业证明书和就业协议信息等一下方面的重要内容。尽管大学生档案管理具有十分重要的意义，但是国内部分高校的档案管理却频繁出现漏洞，管理现状较差，其主要表现为以下几点：

（一）档案管理人员的管理意识较为淡薄

现阶段，我国法律对大学生档案管理还存在制度上的漏洞，并没有形成一个完整的制度体系。多数大学生档案管理人员缺乏严谨的档案管理工作态度，往往采取随意的工作方式来进行管理，致使档案管理漏洞频繁出现。若大学生档案中存在这些漏洞或漏洞过度，将会拉低大学生档案的参考价值，使用人单位在查询档案时会出现与实际不符的现象，对毕业生今后的就业造成一定的影响。

（二）大学生档案管理工作水平低下

据相关统计报告显示，国内大学生档案管理人员均缺乏专业的管理技能和实践经验，这就导致大学生档案管理水平低下。特别是在我国一些经济不是非常发达的地方，高校的大学生档案管理方式还停留在传统的管理层次上，传统的管理方式不便于档案的管理和档案的查询。此外，当毕业生在逐年逐年增多时，传统的管理方式自然满足不了相应的档案需求，信息不能及时的更新，从而导致管理质量较低。由于前期档案收集和管理工作的不到位，很多人才服务中心的大学生档案资料都不齐全，多数档案仅仅有学生的学习成绩和最基本的信息，信息内容的包含度较低。

（三）大学生档案管理人员的工作素质不高

人才服务中心顾名思义，其工作方式就是以“服务”为主，大学生档案管理工作是一项长期的、系统的工作，为大学生个人和用人单位提供相应的档案服务。因此，大学生档案管理工作不仅要有专业的知识技能和一定的经验，还应该有一定的服务意识和良好的服务态度。但是现实和理想的差距总是很大，在国内一些经济较为落后的地区，高校人才服务中心就比较缺乏高素质、高能力和高觉悟的管理人才，不能清楚分清入档的材料，那种材料应该盖那种类型的章，这些问题都是影响大学生档案管理质量的重要因素。若不能做好大学生档案管理工作，那么势必会影响到大学生今后的发展。

二 大学生档案管理工作未来的发展趋势

（一）大学生档案管理制度化

随着我国特色社会主义建设步伐的加快，国内各项工作必将走向规范化和制度化。大学生档案管理作为我国档案体系中的重要组成部分，也应该对此建立相应的规章制度。在现有的档案管理基础之上，针对管理工作的特点和问题创建与之相对应的制度，并落实到管理人员的头上，督促他们严格遵守《中华人民共和国档案法》中的各项规定。只有让完善的管理制度形成实际的约束范围，档案管理工作的质量才能得到提高。此外，档案管理人员的管理意识也将得到增强，大学生档案管理工作将变得更加科学合理，从根本意义上促进大学生档案管理工作向着现代化、规范化、制度化和素质化的方向发展，非常利于大学生档案管理工作的发展。

（二）现代化技术的融入

随着我国科学技术高速的发展和普及，信息技术将出现在各行各业当中。高校毕业生的数量在逐渐递增，传统的档案管理方式早已不能满足现在的毕业需求了。因此，为了提高人才服务中心档案管理人员的工作效率，就必须在管理工作中融入信息化技术。目前，国内一些经济水平较高地区的高校已经开始运用信息化的档案管理技术了，彻底抛弃了传统的手抄式档案管理方式，档案管理质量得到了质的飞跃。笔者根据现有的信息化普及速度，预计在不久的将来，全国高校都能够实现档案管理信息化，毕业生的档案资料通过网络就能够查询。解决了传统档案查询过程中的各项难题，不仅提高了档案信息的使用率，还保障了大学生档案管理的效率性。

（三）管理人员专业化

为了满足中国特色社会主义建设和发展，人才服务中心的大学生档案管理工作需要一批专业的档案管理型人才，并由这些人才组建一支专业的管理队伍。在政治思想和工作觉悟上，这些管理人才应该具备充分的责任心，意识到档案管理工作的重要性，同时还应该具备热情的服务理念，能够在工作时积极热情，帮助毕业生和用人单位解决一些分内的问题，此外， 由于档案信息具有一定的保密性，管理人员还一定要守口如瓶，不能随意泄露大学生的档案信息。在管理技能方面，这些管理人才还应该具备专业的管理知识，熟练掌握和使用各项管理技能。

三 结束语

总而言之，大学生档案管理工作对于高校学生来说非常的重要。在国内经济逐渐全球化的今天，大学生档案管理人员必须认识到档案管理的重要性，增强自身的服务意识和管理质量，及时掌握多方面的管理技术，并不断的实践让其提高。

参考文献

[1] 邓永红.浅谈大学生档案管理现状和发展趋势研究[J].办公室业务，2013，17：99+101.

[2] 陈海鸿.学校档案管理的现状、发展趋势及对策[J].林区教学，2010，10：124-125.