科技档案管理学范文

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考虑到现代医学学科门类繁多、交叉领域广泛，因此医学科研的课题也是按照各专业门类来进行分配的。如在临床医学研究中，可以细分为内科、外科、妇科、儿科等不同的科目；而在基础医学研究中，又可以根据研究对象的不同分为生化、病理、药理等专业。而医学科研活动都是在相应的专业科目内进行的，很多时候这种科目分类还可能进一步细化。这就造成医学科研内容的专业性很强，相应的医学科技档案的专业性也较强。

（二）医学科技档案专题突出，系列化强

医学研究方式不同于其他学科，其一般都是突出地以一个特定的专题作为研究对象。而且在对该专题进行研究时，着重从不同侧面、不同层次展开系列化、完整性的研究。这就使得相应的医学科技档案具有专题性强、重点突出的特点。同时，对研究对象的多层次完整化研究，需要形成一套完整的、成套化的科技文件资料。这些档案资料层次分明但又联系紧密，可以作为一个系列进行利用。

（三）医学科技档案的学科综合性强且项目协作多

医学科学研究范围非常广泛，其跨学科、跨专业现象非常普遍。作为一门综合性很强的学科，医学研究本身就包含了众多的专业门类。同时在新形势下，大量的新兴科学技术和专业不断涌现，各学科的研究前沿领域正在不断发生交叉融合，医学研究也不例外。现代医学为了进一步发展，需要更多地利用别的学科领域的有利条件，加强彼此的协同合作。特别是现在许多医学科研课题的综合性非常强，需要汇集多个学科的知识进行研究攻关。这些反映到医学科技档案，也使其具有学科综合性强且项目协作多的特点。

（四）医学科技档案载体形式多样且数量庞大

医学研究由于其独特的研究方法和研究对象，造成研究结果的记录和保存方式多种多样。例如，医学研究可以通过保存对象的标本或其组织切片来直接记录研究结果。同时，又可以利用各种音视频资料、化验单及仪器检测结果来间接保存。因此，医学科技档案资料的形式多样，记录医学科研成果的载体也非常丰富。

（五）医学科技档案具有保密性

医学档案资料与医学科研成果密切相关。作为医学档案记录的主要对象，医学科研成果往往包含了研究人员的心血和付出。这些成果具有知识产权，在一定时间和范围内必然要受到法律的保护。因此，对于记录了具有特殊价值的医学报告、临床资料及相关的文献等档案资料，需要根据国家保密法为其设置相应的保密等级，确保这些医学科技档案在充分发挥其使用价值的前提下，具有一定的保密及限制保护措施。医学科研档案管理的主要工作是对有关医学研究的资料、成果等进行收集、系统分类和编研，其基本原则一方面是要确保医学科技档案的完整性、系统性和安全性，另一方面要最大程度地开发好、利用好医学档案的价值，为医学事业的发展、社会的进步以及人类的健康提供帮助。

二、以用户需求为最终目的的医学科技档案管理方式的建立

为此，依据本部门的工作状况，并结合笔者多年的科技档案工作经验，理解相关文献，对以用户为最终目的的医学科技档案管理方式的建议和探索提出了几点建议。

（一）提高档案意识

有意识才会有自觉的行为，才会有目的的行动。首先，我们需要提高相关工作人员的档案意识，不仅需要重视档案的保存和管理，更需要对医学科技档案的利用价值有明确的认识。档案管理部门要更新服务模式，努力开发医学科技档案资源，并建立相应的平台（如数据库和网站等），为档案利用者提供更好的服务。此外，档案室还应积极主动地向外界宣传馆藏信息，让更多的人了解可利用的档案资源，以广泛吸引潜在的档案利用者，使档案的利用价值发挥到最大化。

（二）完善管理体制

所有的行为必须要有规范，而管理体制就是这些规范的保证。要提高医学科技档案的利用效率，就必须要提高档案管理水平。健全的管理体制，是医学科技档案管理水平和利用效率的有力保证。立足于档案利用者的实际需求，建立健全档案服务机制，丰富档案利用服务手段和方法，为各类人群提供多样和个性化的服务。我国各档案室为人们提供的服务主要有档案信息查询、借阅以及信息加工等，相对比较单一，也不够简便。将信息技术应用于档案利用服务中，可以使得档案信息的查询和利用更加方便，也更符合当代人们获取信息的习惯，可以有效地吸引更多的科研人员、医务工作人员等用户人群，提高档案的利用效率和服务质量。

（三）加强档案室基础建设

无论是保存、管理还是利用，基础建设都很关键。加强档案室基础建设也是提高医学科技档案利用效率的有力措施。各档案管理部门应采用多种手段强化基础建设，为档案利用者提供更便利的条件。本文认为应该从以下几个方面加强档案室基础建设。

1．优化档案室环境

安静、整洁的环境可以让医学档案利用者更专注地研究档案中的资料和信息，而宽敞明亮的场所也使档案室可以同时为更多的用户提供服务。在合适的地方为用户们提供打印、复印等服务也可以为有需要的档案利用者提供便利。

2．增加馆藏资源储量

随着医学科技的不断发展，一些医疗实践中产生的医学科技档案资源已经远远不能满足一些科研人员的需求。各档案室应注重资源共享，引进代表国内先进水平的重要档案资料供研究者使用。

3．充分利用现有科技，提高档案利用效率

档案资源数字化、信息化是未来医学科技档案发展的必然趋势。将信息技术应用到档案管理中可以显著缩短档案利用者查询相关信息的时间，获取资源也变得更为简便。通过建立专门的档案资源网，人们可以通过网络远程检索和利用档案室内的资源，而不用到档案室，省去了不少麻烦。档案利用效率得到了提高。

4．对档案进行科学合理的分类

科学分类可以使用户的检索更加准确快速。档案室应充分了解各个档案的内容，并从多角度对其进行分类。对于医学科技档案，应根据专业、学科的差别对其进行详尽的分类，并以此为基础，建立功能全面的检索系统。通过这种方式，档案利用者可以对各类档案有初步了解，并根据自身需求，准确定位需要查询的档案资源，避免了无谓的时间浪费。

（四）调整档案编研体系

提高医学科技档案的利用效率还需要重视档案的编研工作。信息时代的快节奏对于医学科技档案的编研提出了新要求。档案管理者需要充分发掘医学档案的潜在利用价值，并根据当时的医学研究发展情况，适时提出相关编研课题。在此基础上，通过挖掘各类档案信息资源，编研出一系列具有高利用价值的成果。这些编研成果应具备高度的实用性，可以对医学科研和医疗实践进行指导。

（五）重视人才培养

信息时代的到来带来了知识大爆炸，现代科技的发展深刻影响到人类社会的方方面面，知识型管理人才是强化医学科技档案管理水平，提高档案利用效率的重要基础。随着档案信息化的进程不断加快，新形势下的档案管理人员需要及时了解和掌握新技术的发展状态，不断扩充自己的知识面，全面提升自身素质，才能应对快速变化的档案管理局面，提高医学科技档案的管理水平。医学科技档案包含的信息量丰富，只有熟练掌握了信息技术和计算机网络技术，才能更好地建立和利用医学科技档案数据库和检索系统，帮助科研人员迅速准确地搜索到其需要的信息，提高档案利用效率。

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档案是全部活动的真实记录，它体现各机关单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理是机关管理工作的重要环节，对机关效益产生重要影响，是机关提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。

一、档案管理科学化的必要性及紧迫性(一)档案管理是机关单位管理的基础环节档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成管理上的被动，引起机关内部管理混乱。由于人员流动，把档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关键人员离职或跳槽，轻则使管理层面断裂，工作无法延续；重则导致机关机密、独有知识产权和信息流失，造成无法挽回的损失。档案有其独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的技术或机密。占有这些资料就是占有机关的技术或机密。因此，机关单位做好档案管理工作，可以有效避免因技术、知识产权的流失而影响机关单位的生存与发展。

(二)档案是机关单位信用管理的重要保证档案是公认的构成信用信息的核心资源。首先，完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口，反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容。其次，在社会信用体系建设中，信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。国家已经提出要加快建立企业、中介机构和个人的信用档案，使有不良记录者付出代价，名誉扫地，直至绳之以法。可见档案纳入社会信用系统是必不可少的因素。

(三)档案是机关文化建设的活力源泉机关文化是从机关的历史积淀中提炼出来，反映在完整系统的机关档案之中。档案是文化事业的象征，是文化发展的真实记录，是文化存储的主要形式。机关单位文化建设应立足于本机关单位的历史和现状，有自身特色，不能脱离本历史，搞一种毫无本特色的“泛文化”。综观机关档案，可以深刻理解本单位特点及历史发展规律。

二、当前事业单位档案管理工作存在的问题(一)档案管理重视程度低各单位往往重视财务重视人事重视组织等方面的管理，却很少重视档案管理，殊不知档案管理也是机关单位管理的重要一环。许多机关单位忽视档案管理工作，忽视档案材料是单位的重要信息资源库。档案部门更是作为“冷部门”，极易成为精简或兼并对象，甚至撤销专门档案机构，只设置兼职档案人员。这些人员岗位不固定，档案业务知识偏低，待遇较低，再加之档案机构在单位组织体系中地位低，直接影响档案工作的发展。

(二)档案管理模式落后

目前的机关档案管理虽有一定规模但内部管理与机关单位发展脱节，档案分散保管在各职能部门，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室，虽各部门都保存档案，但他们之间互相封闭，整体上处于零散无序状态。大部分档案管理者又未经过正规培训，不懂档案整理，很多档案实行简单“信袋式”管理，影响档案的查阅利用。

(三)档案管理科学化水平低

随着信息化的发展，办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，使档案形成方式发生很大变化。这些档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同，当前档案传统的工作模式和技术水平已不能适应。因为文件从起草、修改到印发都通过计算机运行，它具有便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏。因此要运用现代化管理手段来解决电子文件中原始信息的长期保存问题任重而道远。

三、档案管理科学化的若干对策

档案管理科学化要求档案管理要与时俱进，构建科学档案管理机制，夯实完善档案管理，以档案管理科学化促进机关管理高效化。档案管理科学化工作是一项系统工程，主要包括两方面：(一)国家政府政策层面1.积极完善和宣传档案法律法规档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。各地政府应利用档案行政执法检查及设立《档案法》宣传月，通过电视台、报纸等媒体，并通过张贴标语、召开档案工作座谈会等形式，大力宣传档案法律法规，坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使更多单位认识到建立健全档案的重要意义，增强机关单位做好档案工作的自觉性。

2.积极塑造典型，发挥以点带面功效精心选择一些规模大、作风好、有一定档案管理基础的单位作为试点，进行重点指导、培养，树立典型，以点带面，全面提升档案管理水平。采取先学会管理的单位带动后建档的单位，以老手带动新手，先推出部分示范单位，使其成为“领头羊”，让后来者有榜样可学习，有先例可借鉴。

3.积极开展业务培训和指导

档案行政管理部门要采取切实措施：一是举办培训班，讲授档案工作的基本业务知识，提高档案人员的业务素质，使其更快更好地独立开展档案工作。二是深入机关单位，现场指导和培训。要利用执法检查等时机，深入到各机关单位现场指导。政府部门有必要主动服务，帮助制定合适档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案，给专兼职档案人员上培训课，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。

4.积极提供档案中介服务

通过档案社会化服务的形式对档案进行代保管、托管、等，档案中介服务能满足这一需求。以档案中介为依托，开展档案整理、寄存、代管业务。遵循市场需求，各地档案部门可以设立“咨询服务中心”，为那些人手不足、保管条件较差的机关单位提供档案整理、代管、寄存等服务，为其提供规范的科学化的档案管理，既节约管理成本，又能促进档案管理科学化。

(二)机关单位自身层面

1.强化档案意识，牢固效用观念在档案工作建设中，首先要提高档案意识，确立档案实用效益观念后，才会用心去收集、整理、保管、利用好这些档案资料，做好档案管理工作。各机关单位应认真学习《档案法》、《〈档案法〉实施办法》及所属地档案条例，提高对档案工作重要性的认识，自觉接受档案部门的业务指导与监督，主动抓好档案工作。

2.构建科学化档案管理机制

只要符合国家档案法规，实行集中统一管理原则，有利于档案工作开展，就可以一切从实际出发。建立档案管理机制，关键要保证档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用上，体现在是否满足时展、社会发展的需要，是否有利于档案管理可持续发展，没必要追求设施大而全。如果档案没有保存齐全完整，不能提供各项活动服务，档案室再豪华，设施再完备也是毫无用处，缺少价值。

3.科学利用信息化手段

在机关单位信息化建设中，档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。档案部门要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”整理方法，两者编为一致的档号和著录信息，利于查阅和管理，并做好数据备份工作。有条件的单位，逐步推进数字档案馆(室)建设，把分散于不同载体，不同地理位置的信息以数字化形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。

总之，档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强档案的科学管理工作，是档案部门面临的共同新课题。各有关部门尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强机关单位档案管理工作，以档案管理科学化促进机关管理的高效化。

参考文献：

[1]张雪艳.档案管理科学化探究[J].兰台世界,2007(6):24.

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中图分类号：F204 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）03-0349-02

21世纪是科学技术迅速发展的时代，各种科学技术的衍生与发展引发了一系列全球性的科技革命，并在包含科技馆在内的各行各业迅猛、广泛、深入的展开。利用科学技术开展科普工作已经成为现代化科技馆建设的重要标志，实现科技馆科普档案管理的科学化发展成为建设新型科技馆的重要途径。利用现代科学技术将科普展厅及其资源做数字化、虚拟化处理，打破时空限制，汇聚、分享、研讨优质科普档案资源，为社会公众提供更加优质高效的科普档案资源服务，引起全社会广泛关注的同时，带动社会公众参与到科学传播之中，全面提升社会公众的科学素养，进一步优化完善科技馆科普档案的管理与发展。

一、 科学技术内涵及作用

科学技术是利用客观事物间的关系及其发展规律，最终实现高效、低耗、高产、便捷等特定目的的手段和方法。科学技术主要涵盖的基本内容有：科学知识、思想、方法、精神四方面。科学技术是人类文明和先进生产力的标志，为人类文明和社会生产力发展提供了更加广阔的发展空间，科学技术的发展与普及，为文化、信息资源的传播提供了全新的方式，为精神文明建设构建了新型的传播载体，极大地丰富了社会公众的生产生活，成为推动社会发展进步的重要力量。科学技术作为一种社会活动，产生于社会实践又影响着社会生活。近年来社会快速的进步发展表明，科学技术是社会经济发展的重要因素和强大杠杆。

科学技术以其强大的影响力，推动着其对档案管理工作的发展，重点体现在科学技术创造工具，档案管理中融入科学技术，创造了档案管理的载体工具、管理、保管工具以及信息工具，继而对档案管理工作的模式、地位和社会关系产生较大影响。

二、 科技馆核心任务

科技馆是践行科教兴国战略的重要基地，是创新性、现代化的科教事业，是社会经济、政治、文化、科学技术发展到一定程度的产物，是科研成果的展示场所。科技馆的主要功能就是向社会展示现代科技发展水平和科技成就，向社会公众传递科学信息、传播科学知识，促进公众科学文化素养的不断提升。

科技馆向公众展现着科学技术的发展历程，演示着各种科学技术，带领公众参与并体验活跃的科学过程。科技馆以向广大公众展示科学技术的相关知识、原理、应用及其发展历程为核心。在科技馆展品展示中如何吸引更多的公众，如何实现最佳的科技宣传效果，达到科技馆的最大价值与作用成为当前科技馆管理的重要任务，除了开展形式多样的科学教育活动、开展科普培训、科普试验等传统形式外，充分利用科学技术、数字化科技馆等多种形式，将成为未来科技馆的主流方向。

科技馆最具生命力的展览内容就是科学性，科技馆的科技展览凝结了最新科技成果，科技馆应积极开发公众对新科技、新产品的期待，为科学技术的未来发展探明方向，带动科学技术的进步与创新。科技展项、科技展品都在极力展示着数字化及科学技术、信息技术内涵，同时也推动着科技馆档案工作的可持续发展。

三、 数字科技馆的特点

数字科技馆是科普资源的数字化共享平台，借助现代化的信息、网络、通信技术，以网络为平台开展科技教育，通过先进的互联网技术，向受众传递图、文、声、像等信息，从而更好地为社会提供科普档案资源服务。数字科技馆是以网络技术为核心的资源管理系统，以数字化科技为依托，创建以数字化档案资源为中心的资源体系，社会公众可以利用电脑手机等通过网络进入数字图书馆，浏览查询自己所需的科普知识，增强社会公众的科学素养，同时也会使公众获取除实体科技馆之外的科普档案信息，这种信息可高度共享，并且更新速度快、更新性能好。其特征及作用如下：

（一） 科普资源实现数字化。借助先进的数字化与多媒体技术，深入浅出地对科学知识进行分析展现，达成资源的共享与有效利用。数字科技馆形式多样，内容丰富，充满知识性、科学性、创新性与互动性。以“做科学”为指导，利用多种互动模式，不同的表现形式，展现大型实地科普场馆更多的内容，更佳的效果。因此，数字科技馆是对传统形式的科技馆最大的改革创新及有效的补充完善。

（二） 信息传输实现网络化。科学技术的发展推动了互联网传输系统的发展，互联网协议与网络传输协议共同构成了一个遍及全球的传输结构，在网络的推动下，信息化的发展不断深入，现代科技馆档案展出方式出现质的变化，并为社会公众提供了更为优质、便捷的科学沟通交流与科普服务平台。

（三） 数据资源实现共享化。科学技术使信息传播拥有了更广泛的覆盖面，不受时空、环境限制，任意随意选择所需要的内容，相较于实体科技馆，这种科技馆可以为公众提供更自由的浏览方式。将实体科技馆的服务延伸为超越时间、空间的现代化信息服务，体验不受限制、自由自在、简洁便利的信息资源优势。

四、 科技馆中的科普档案管理

档案是科技馆的核心，档案工作是科技馆的重要工程，档案是将科普活动中的图、文、像、实物模型等进行收集，并做好系统处理与归档。科技馆中建立并完善科普档案是科学展览、培训实践活动的有力保障和坚实后盾，是引领领导决策的重要参谋，是科学研究和科学展品设计的重要指南，是科技馆开创新局面的必要部分。

科学展览与展品是发挥科技馆科学展教功能的关键性载体，是建设科技馆的软件基础与灵魂所在，科学展品的更新与换代是保证科技馆持续健康发展的重要和必备因素。科技馆中的科普展品档案可保存信息，记载历史、启发后人，是科普工作的基础性内容。公众从科普档案中可充分了解到不同时期科技馆所进行的不同的科普活动内容，及科学技术的发展进步状况，行使科普活动功能，使科普档案真正地成为公众获取科学知识的基本途径，成为科普宣传的新方向、新形式。

五、科学技术在科普档案管理中的作用

科普档案作为科技馆的基本要素，涉及科技馆的构成，推动科技馆的未来发展，是科技馆发展进步的重要内容。第一，熟悉掌握科技馆的档案资源信息，了解其特点，能满足工作发展的需求；第二，利用科普档案资源，尤其是科普展品档案可为科技馆领导制定计划，作出决策，发展科普事业，开展科研活动给予充分且有力的新的支持。

但是需要正视的是，科技的快速发展，信息化进程的随之不断加快，多数单位遗留、积累大量音视频资料，图片和文件资料，以及科普资料，对这些资料的分类、整理、归档往往较为繁琐，而传统形式的档案管理系统中的检索、提取、归纳能力不强，不利于科普档案管理工作的正常开展，科普档案管理面临新型挑战。

基于此形势，需要科技馆工作者利用现代化科学技术，借助各类高科技软件，简化档案的收集、处理、保存、整理、存档工作，利用数字化系统中的网络技术建立电子档案。由于电子档案强大的信息检索、保存、管理优势，可更加方便、快捷地进行科普档案的管理，便于查找和修改。另外，在网络的推广普及下，以科学知识为背景的虚拟科技馆应运而生，现如今俨然已成为社会公众获取相关档案资源的快捷方式，系统全面的检索系统，图文并茂、生动形象的阅览方式，使公众在获取科学知识的同时，可以在虚拟的数字科技馆中尽情遨游，成为探索科学奥秘的主体，使科普档案真正融入广大公众生活之中，优化档案管理发展实质，提高档案管理服务水平。

例如，借助计算机互联网技术衍生发展的数字科技馆，相较于实体科技馆数字化科技化档案管理利用现代通信技术、网络技术，使用户通过互联网强大的信息传递技术展现图文声像相结合的档案信息，用户可以更加清晰的了解科普档案中的各种信息。数字科技馆以其高度互补性和独特优势，以高起点、高质量、高水平、高效率的现代化管理实现智能化、网络化、数字化的管理目标，推动科普档案可持续发展。

科学技术的发展进步，优化了科普档案的存储技术，简化了管理过程，拓展了用户对科普档案资料的搜索阅读途径，利用光盘存储功能，借助数据交换技术，突破了传统档案阅读利用的单一化束缚。当前，国家上很多高水平的科技馆科普档案均运用现代化的科学技术完成档案的收集、保存、管理与利用，最大化的实现了科普档案的价值，充分发挥了其社会服务功能，科学技术的进步与完善为科技馆科普档案的管理提供了一个更加灵活、智能、便捷的平台，使科技馆走上了一条科技化与特色化相融合的现代档案管理之路，为科技馆科普档案管理的持续发展打下了坚实的基础。

结语

科学技术的发展进步，推动社会经济建设的同时，给予了各行各业更加新颖的管理建设方式，在科技馆建设管理中成为新型的科普管理模式，融先进的科学知识与方法，运用多媒体、网络、虚拟技术将科普档案管理变得更加快捷、高效，从内容到形式得到全方位的创新。利用先进的科学技术，优化科普档案管理建设，为社会公众提供称心舒心的服务场所，在科普教育中充分发挥管理价值和功能，实现科普档案管理的先进化、科学化、规范化建设，推动科技馆事业永续发展。

参考文献

[1]祖爱香.科学技术在科技馆科普档案管理中的作用[J]. 科学之友，2012（13）

[2]于冬艳，周子艺.科技馆展品档案的管理与开发[J]. 兰台世界，2014（14）

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技校教学工作的展开本身具有周期性，有正常教学期和假期，学制一般是二到三年，在教学期间需要制定一系列教学计划，包括制定教学目标、安排教学进度、学生学籍管理、教师教案存储、实践活动安排、学习结果审核等所有工作都需归档保存，每个学期，每届学生都需要进行有层次的分类，方便使用时查询。

(二)教学档案具有系统性。

技校从注册开始一步步发展起来，教学规模越来越大，所招收的学生和教师的数量也越来越多，档案数量越来越多，档案管理工作也越来越繁重，不管是制定专业课还是实践课的教学计划、教学目标，还是学习效果检验的工作都是一个逐步完善、循环渐进的过程，从前到后的资料具有连续性的，是一个整体工程。

(三)教学档案具有通用性。

同类型的技校之间的档案虽然教学课程和教学目标可能有所不同，但是教学活动、教学方式还是有一定的共性，一般来说技校的学习时间都是二到三年，前期比较注重理论知识，后期注重实践能力的培养。技校的招生在同一地区或是相近地区展开，教学课程更是具有相似性，对技校教学实践进行记录的档案全面反映了技校的教学过程，体现了其中的优势与不足，同类型的技校可以通过相互比较和学习，更好地改进本校的教学实践。

二、技校教学档案管理的现状

近几年技校发展状况良好，学生和教师数量逐年增多，技校中的教学档案也日益增多，教学档案的存储和维护对技校的管理工作也造成了巨大的挑战，随着信息技术的发展，全国技校档案管理主要呈现以下几个特点:

(一)技校管理教学档案的工作量大。

由于技校的独特工作性质，传统专业不断改进，新型专业不断增加，学生人数逐年增多，管理难度越来越大，管理方式不断更新，专业课程种类和数量也在增加，每年的教学档案都需要进行筛选、不断更新、变动频繁，极大地增加了工作量。

(二)技校教学档案信息化程度较低。

传统的档案管理方式依然是采用纸质材料分类存储，这种方式容易毁坏，保存难度大，整理查找不方便快捷，消耗大量的人力物力。信息技术已经走进校园，运用到多媒体教学等多个领域，同样信息技术也应该运用到档案管理中，进行有效的分类、整理、查找、储存，在档案管理和运用方面发挥新科技的优势。

(三)技校教学档案管理的标准化程度不高。

一是大多数技校没有严格的档案管理模式和统一的制度要求，档案分散不集中，搜集和保存不完整，没有明确的责任人，材料有可能由于各方面的原因遗失，也可能发生人为的损坏，没有成熟的管理计划，不利于档案管理工作的进行。二是多个技校之间缺乏互动合作，往往只是注重设立符合自身发展状况的档案管理制度和规范，适用于本校工作需要时查找利用，完全没有考虑到同类型学校之间的彼此借鉴，导致同区域各技校的档案管理工作存在较大的差异，甚至少数技校之间的档案管理制度完全相悖，这就造成技校之间无法互通学习，不利于管理工作的改革，管理技术发展缓慢。

(四)技校电子档案缺乏完整性。

有相当一部分技校已经采用了电子档案管理模式，但是由于相关技术的限制，也由于实施时间的短暂，各方面的配合还不是很完善，管理人员运用信息技术管理档案的技能不够成熟，很多技校虽然采用了信息技术管理教学档案，但是运用的程度极低，只是停留在表层，单纯运用查找、检索等基本功能，很多技校最后部分资料存档的都依然是纸质材料，由于纸质材料的损坏和遗失，都会导致教学档案不完整。技术运用不够成熟，安全等级不够，可能造成电子资料被盗，学生信息泄露等问题。各技校在教学档案的管理工作中都存在或多或少的问题，增强电子档案的运用技能有望解决这些问题。

三、技校运用电子档案的好处

(一)电子档案提高管理和运用资料的效率。

电子信息技术拥有强大的信息处理能力，可以大幅度提高技校管理教学档案的效率。技校的招生规模逐年增加，需要管理的教学档案的数量增多，同时管理难度也增大，传统的档案管理模式需要大量的工作人员进行统计和分类，费时费力，在查找提取时也十分困难，容易出现错误，效率不高，无法配合发展迅速的教学水平。为了解决这些问题，教学档案的管理应该引入信息化技术，提高处理档案的工作效率。

(二)电子档案方便技校之间资源共享。

电子档案存储、传输、下载方便快捷，可以实现各个技校之间教学档案相互交流学习。纸质的档案存储时间有限，查询繁琐，相互调阅工作量大，程序复杂，对比困难，可能会造成文件丢失，利用率较低，但是电子档案不存在这类问题，通过电子文档处理系统，可以方便快捷地查找和筛选，快速准确找到需要的资料，也方便学校之间进行资料传输，时间短、准确性高，整体提升了档案的利用率。

(三)电子档案存储条件低。

与纸质档案相比，电子档案更容易保存。纸质档案的存储形式受环境因素的影响大，保存环境不合理可能造成教学档案的损坏，修复难度较大，而且大量的纸质文件需要的存储空间大，也造成资源浪费。

(四)电子档案能提高文档的安全性和时效性。

电子档案可以设计相应的读取密码等安全措施，保正文件只有相关人员能够进行查询，存储和传输速度快，运用及时。

四、电子教学档案存在的风险

档案保护的安全等级不够，由于电子档案是在网络上进行传输和储存，互联网载体也有保存寿命，会受到硬盘、使用不规范等问题的干扰，使文档损坏，影响数据的读取和使用，除此之外，最严重的是电子档案的安全等级不够，存在被无关人员盗取利用的风险，使学生身份资料以及一些教学内部资料流失。

五、解决电子教学档案风险的对策

(一)保护存储载体。

电子档案进行分级储存，及时进行备份，规范使用方式，采用统一的读写规范，避免损坏文件;同时加大电子档案的保护力度，采用较高的防护系统，建立电子档案科学的管理方法、严格的管理技术，加强档案在各个环节的安全性、保密性。

(二)建立标准操作体系。

规范档案管理工作人员的使用方式，使专业人员掌握现代知识和技能，严格按照各项流程进行，为保证使用寿命使用多种媒介进行存储，限制工作人员职权，防止对档案进行无意删减。

(三)网络使用。

充分发挥网络技术的优势，使档案真正实现数字化，建立学校档案数据库，做到信息同步接受、同步归档，保证电子档案与数字信息完整归档，保证信息资源传递和信息查询的有效性，以便实现检索自动化。

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医院基建档案是医院基本建设档案的简称，主要是指医院在各个基础建设阶段所涉及的各种文本、图像、表格、图纸、材料、摄影、录音等资料按照一定科学、合理的管理手段和布局形成的有体系的、有规模的档案，其涉及到医院基本建设的阶段包括立项、设计、筹划、修正的总起设计阶段，在报项报批、审批、修改、招标、投标、勘察的施工准备阶段，在签订委托合同、施工组织成立、正式施工、成立监理组织、施工监理、竣工、成立验收小组、验收、投产的施工及竣工阶段。随着信息化时代的到来，档案管理也进入了全新的时代，档案的建成、整理、保存、展示、利用、修整的过程已经不再仰赖于实物和载体，而更加注重信息和数据的运用，但这也对专业知识提出了更高的要求，对科学化的程度与合理化的标准均产生了较大的影响。总起来看，对于医院基建档案科学化管理的问题应当从以下两个层面展开：第一，当前医院基建档案科学化管理的意义；第二，当前医院基建档案科学化管理的几点措施。

一、医院基建档案科学化管理的意义

对于医院而言，基建档案具有三重意义：第一，基础意义，像其他档案所起到的作用一样，基建档案首先起到的是对于客观事实忠实地予以记录的作用，是对于当时发生的客观事实的佐证，故其起到了证据的基础作用；第二，建设意义，医院基建档案所记录的内容是医院进行基础建设时的方方面面，如果医院进行基础设施的增减或者进行扩建，基建档案则是进行此类建设的基础，否则工程建设便无法正常展开；第三，文化意义，医院基建档案在一定程度上代表了人们对于医院从设计到施工到落成的全过程的记忆。因此，对于医院基建档案管理科学化的意义应当有以下三个：

（一）专门性作用。保存医院基建档案，发挥其原本作用。医院常常面临着基建档案灭失的情况，从而难以在扩建、装修、转型过程中很好地与原本基本建设相一致。对于纪检档案的科学化管理，有利于该档案的保存，并且科学化管理主要指向一套完整并且详细的基建档案，加以储存和科学化管理，有利于其原本作用的完全发挥。

（二）综合性作用。提升医院综合化建设的水平。医院基建档案的科学化管理是手段的创新，在面临员工不注重保存档案、随意丢弃或者恣意破坏、仅仅注重提取而不注重放回的背景下，实现管理手段的科学化能够培养医院的员工意识和员工素养，实现对人的提升作用；另外，医院综合化建设并不仅仅指医院功能的提升、医院基础建设的完善以及医院服务水平的提高，而且指医院形成了一个在功能上综合化、具有相当自给自足性的整体，因此纪检档案的科学化管理是其中的重要一环。

（三）生态性作用。实现医院档案科学化管理的整体生态圈建设。基建档案应该与其他n案相辅相成、互相作用才能形成医院档案整体的生态意义上的和谐，在所有种属的医院档案管理中，医院基建档案远不如其他受到重视的程度高，这一方面与其本身发挥作用的时间线较长（医院建设后很长一段时间才会重新修整），另一方面也与医院基建档案发挥直接作用较少而发挥间接作用较多有关。因此，实现科学化管理，按照发挥作用的先后以及大小，在某一方面有需要之时对于某个档案进行提取和利用之时便将该档案提取出，并且在单一档案无法起到相应的证明、激感的作用时实现档案的相互促进，进而进一步建设起生态圈。

二、医院基建档案科学化管理的措施