档案分类与管理范文

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当家庭之舟开始在生活的海洋中远航之时，真实记录和反映家庭生活历史与家庭文化的家庭档案也就相伴而生。本文就家庭档案管理具有重要的意义和整理保管谈谈粗浅看法。

一、家庭档案管理的作用和意义

1、家庭档案是社会档案财富的组成部份

作为社会“细胞”的家庭，它所形成的档案，不仅较全地记载了一个家庭的社会实践和家庭事务活动情况，而且也较真实地反映了整个社会局部地区的历史面貌。这种微观档案，是研究本地区的历史状况，制定本地区的社会经济发展规划、编写地方史志等难得的素材。乡镇企业家、私营企业主以及广大社会个体的家庭档案，可以作为研究、对比城乡经济发展状况、社会风貌的典型资料。

2、家庭档案是处理纠纷的重要依据

俗话说“清官难断家务事”。原因之一就是因为在家庭纠纷中，当事者多为“口说空话”，拿不出白纸黑字的真凭实据来。譬如，在现实生活中，兄弟分家多年后又为家庭财产分配问题发生纠纷，有的口角不止，有的引讼。假如我们重视了家庭档案的建设，兄弟分别把分家时的财产分配清单保存下来，那就不致于会发生上述纠纷了，即使发生了纠纷，也不会使“清官”再为难了。

3、家庭档案是家庭日常生活的助手

随着社会生产和科学技术的飞速发展，人们的生活水平不断提高，各种电器已经普及各个家庭，成为大家生活的伴侣。为了日后正确使用和维护这些家电，就需要把有关的图纸、使用说明书、保修单等归档保存起来，否则，一旦出现什么故障会给家庭生活带来许多不便，以致造成一定的损失。

4、休闲文化的一个重要组成部份

利用家史、自传、回忆录和家庭过去与现在的变化情况，可以对家庭成员，尤其是对子女进行教育。节假日或其他空余时间，浏览一下家庭中的日记、作品、影集，也能陶冶情操，得到一种精神上的放松与休闲。家庭档案真实地记录了长辈们在家庭事务和社会实践活动中的一些经历，即使他们与世长辞了，晚辈们还可以看到他们的照片和手迹，听到他们的声音，真可谓“音容宛在”。

二、家庭档案的分类整理与保管

（一）家庭档案的收集

1、财产档案――理财、投资的好助手。包括家庭收入、支出账目，存单、股票等各类投资交易证卡，有价证券、工资条、水电费支出记录、保险凭据、借条、合同契约、贵重物品清单和发票等。

2、证件档案――一旦遗失麻烦多。包括房产证、土地证、出生证、学生证、毕业证、学位证、工作证、结婚证、身份证、户口簿、借书证、职称资格证书、聘书、独生子女证和技术资格等级证书等。

3、说明书档案――使用、维修不用愁。包括各种家用电器、车辆、防盗门、家具的说明书、保修卡、维修单、电路图和维修地点、联系电话等。

4、音像档案――逝去的点滴成为永久的记忆。包括家庭成员各个时期的照片，结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的录音（录像）带、光盘、软盘等。

5、保健档案――创造幸福生活的基础。包括婴儿出生、保健材料：家庭成员病历、诊断书、医疗保健卡、B超、x光、cT等检查结果及片子，心脑电图、化验单、体检表、血型报告、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外伤害记录及医院处方、饮食禁忌等。

6、交友联谊档案――亲情友谊连结的纽带。包括亲朋好友的住址、电话号码，老师、同事、同学名录、来往书信、贺卡、明信片等。

7、个人履历档案――记录下人生道路的坚实步伐。包括家庭成员的生日、结婚纪念日及入学、入团、入党、应聘、升职、乔迁的日期，自传、简历、日记，奖状、奖牌、奖章，各种考试的成绩单。

8、荣誉档案――熠熠如生、催人奋进。包括各种荣誉证书、获奖证明、奖状、奖牌、奖章、奖杯等。

9、珍藏品档案――陶冶情操、修身养性的载体。包括家庭成员个人爱好、收藏，如：书法、书画作品、学术论文、专著、在各类报刊发表的文章及作品，名人好友题字题词；古玩、家谱、票证等物品；邮票及封片等邮品，各类艺术品收藏，书报刊物收藏等等。

10、旅游档案――开阔视野、愉悦身心。旅游景点门票、导游图、旅行线路图、宾馆介绍、登程返程车票机票、游览日记等。

三、家庭档案的整理与保管

1、家庭档案的整理

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近几年结合“两基”工作验收督查，就云南省部分地区中小学档案管理工作进行了调查研究中发现的一些问题，综合起来主要表现在以下几个方面：

1、教师档案意识不强，领导重视程度不够

长期以来，在中小学教育过程中还是认识不到档案管理在学校建设中的重要性和必要性，使得学校档案管理严重滞后于其它各项工作，学校领导大多对学生档案不够重视，总认为学生档案在学校工作中无足轻重，学生只要学习上出类拔萃，分数令人满意就行。所以必然就会出现学生档案工作没安排、没要求的纰漏。而广大教师档案意识也较为淡薄，误认为资料收集、归档是档案管理人员的事，往往把它排斥在个人工作之外，忽视学生档案管理对学校工作的促进作用，对学生的学籍管理和基本情况，也只仅限于自己任教期间，一旦自己换岗或离开，就统统丢弃，有时学校想找点班级资料都成问题，查找不到也询问不到，而领导对此做法也只是睁只眼闭只眼。

2、档案人员业务水平不高，档案管理分工不明

一般中小学的档案管理人员是教师兼职或临时配备的，没有经过专业的档案知识培训，对档案材料的分类、归档、整理、保管、利用等业务不了解，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是被动的将材料放入档案盒，有的资料干脆就随便堆放在一边，没有及时整理归档，临到用时才慌慌忙忙胡乱翻找，而且把学校行政内务、上级下发文件文案、教师集体或个人档案、学生类别档案统统归于一处，毫无头绪，根本就谈不上什么档案的规范化管理。

3、档案资料收集不完整，利用率较低

由于受多种因素制约，大多数学校只重视学生的考分和社会效应，对档案管理方面的认识不足，学校领导班子大多也只是注重抓眼前教学工作而忽略了对学校长远发展有利的档案管理工作，造成学校档案信息资源开发不足，档案利用率不高的局面。中小学校在档案资料收集管理上普遍存在的主要问题有：一是档案资料收集不全，学生档案资料杂乱无章，尤其对优秀课堂教学、课题研究成果等有保存价值的材料没有归档；磁盘、光盘、照片、实物贫乏。二是档案室只负责把自认为有用的材料加以整理保存而忽略其他，从而造成找资料、调信息难度较大。有时想找点学生的成长记录或获奖资料，还得到处打电话、捎口信让学生从家里带来（而有的学生已经毕业）。三是缺少必要的监管机制，造成资料收集不及时、随意归档、缺失散失等现象，甚至有些学校因工作人员工作调动，使之原本残缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶凉”。这些问题直接影响了学校档案管理的系统性、完整性、连续性和规范性，使得档案的价值大打折扣，根本就谈不上有效利用。

二、增强时代感，改进中小学校档案管理工作的思考

1、加强领导，增强档案意识

领导重视是做好档案管理工作的重要保证，学校领导要把档案管理纳入学校发展和管理的重要内容来抓。学校档案管理工作是教育部门的一项长期任务。中小学校要将其作为一项重要工作列入议事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使这项工作成为全体教职工的自觉行动，而且还要大力宣传学校档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使之成为中小学校常规管理与建设的一项重要任务。

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1 企业合同档案的概念及特征

企业的合同档案是企业活动中的重要分支，是重要的凭证，详细记载了企业的经济活动内容，也是企业履行合同的权利和义务的全部资料，是企业预算、评估和审计不可或缺的内容。合同档案与企业的市场经济活动密切相关，可以分为不同的种类，如：

企业经营合同、企业技术合同、企业劳动合同、企业销售合同、企业工程合同等，在企业的合同档案分类中，可以呈现出更为直观和简单的特征，这些合同档案都具有其共性和个性，有一般档案共同的价值和职能，而合同档案还有其个性，这主要表现在以下几个方面：

①法律性特征。企业的合同档案不同于一般的档案，它的内容载体为合同，而合同是具有法律效应的资料，在《合同法》的背景之下，具有相应的法律效力，合同档案自然也具有法律效应，这与合同档案的合同签订、合同变更、合同终止相适应，体现出企业的合同档案的法律性特征。

②凭证性特征。企业的合同档案是市场经济的产物，在激烈的市场竞争之中，必然会产生较多的经济纠纷，而合同是当事人履行合同义务和实施权利的凭证，也是处理经济纠纷的处理凭证，因而，合同档案显现出较为明显的凭证性特征。

③规范性特征。企业的合同签订、变更和终结是在《合同法》的范围之内有效，可以这样认为，企业合同档案不仅具有法律性的特征，而且还有合同档案所特有的规范性的特征，在法律范畴之内，企业合同档案必须包括当事人的姓名、合同数量、价款，并且还有规定的格式，如果没有依照合同的格式条款，则难以展现出合同全部的法律效力，会使企业合同不完善或不规范，这样，就在无形中使当事人的合法权益受到威胁。

2 企业合同档案管理的分类优化措施

企业的合同档案管理要克服分散、无序的缺点和问题，要正视合同档案管理的混淆、分散化的状态，实施优化的分类管理措施，减少合同档案分类管理的难度，有效地查找、利用、统计和管理合同档案。

2.1 强化企业合同档案管理机制

在企业的合同档案管理制度之中，积极健全和完善合同档案机制，要对合同档案的相关工作如：收集、整理、编目、上架等，进行制度化的完善和优化，这样，在制度完善的前提下，才能充分发挥出企业的合同档案管理效能，从安全的角度上来看，强化企业的合同档案管理机制，还可以确保企业的商业机密，减少企业的风险，从而促进企业健康、有效的可持续发展。

2.2 要加强合同之间的联系，做好合同档案的分类整理

在企业的合同档案管理中，要增强合同档案之间的联系，要使合同档案的分类整理工作更为顺畅，并且在对企业合同档案收集整理工作中，注重合同文件之间的联系，单立类目、分类组卷，实现科学的保管和管理。同时，企业要指定独立的部门负责合同档案的管理事宜，避免合同档案管理中的分散化和无序化状态。

2.3 实施合同档案的统一编号，利用分类管理

在对企业的合同档案分类管理中，要将不同的合同文件进行统一的编号，这个工作要依照一定的规则实施，具体如：将年度内的合同文件分为不同的类别如：物资类、工程类等，再加以不同的符号加以区分，确定好不同的类别号，然后再依照时间的顺序或者科目的不同编制小的编号，这样，就可以较好地实现对企业合同档案的保管、统计和利用。

2.4 注重附属材料的收集和整理，确保合同档案的完好 与齐全

在对企业的合同档案管理进行分类优化的过程中，主管单位要负责合同的齐全和完整，要注重对合同档案的附属关联材料的收集和整理，并且对于这些相关文件资料要加以不定期的督促和检查，从而确保合同档案在移交之前的齐全和完整性。

2.5 注重企业合同档案管理材料的变化情况

在企业的合同档案管理分类优化过程中，规定在每年的一定时间要进行合同档案的移交，主管部门要移交上一年度的所有合同文件资料，这个工作相当繁琐和细致，还存在一些合同档案的变化情况，诸如：合同签订后还会有合同的变更、合同解除、合同作废等问题，这些相关的合同文件变化情况都要进行及时的把握，由于这些合同文件资料的不确定性，不能一次性地终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这样就会使合同档案分类管理更为全面和系统化。

3 优化企业合同档案管理分类的方法

3.1 集分式归类原则为核心的合同档案分类管理

企业的合同档案分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。对于文书档案的分类整理，包括企业的行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，以此为核心，进行合同档案分类管理，要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强对合同档案分类管理的有效性。

3.2 集分式分类表

我国企业的有名合同主要涵盖了九种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这九种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范而科学的集分式分类表，并且要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。

3.3 分类表的使用方法

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关键词档案 大流水分类 实践

一、档案分类概述

（一）档案分类的基本要求、标准

全宗内档案的分类要根据每一个立档单位档案的形成规律，选择适合的分类方法，合理设置类目，准确归类。所设置类别的总和要覆盖全部档案，既不能出现无实际档案的“虚类”，也不允许存在未纳入任何类别的“多余”档案。分类标准的选用是档案分类的关键步骤，要根据档案的数量、内容、分类层次、实际工作需要、档案管理的原基础等进行具体分析、比较，选择恰当的分类标准。

（二）传统分类

传统的档案分类一般将档案逐级划分为几级类目，存在一级、二级、三级、四级或更多层级，档案流水号小，在纸质版目录中查找信息快。有时，为体现档案的保管期限，还在分类号中增加永久和长期的代码，此种分类可以在档案分类号（档号）中直观地反映出本年度的收档数量，以及永久保管期限档案的数量等信息。

（三）大流水分类

在信息化条件下，可以充分借助计算机信息技术，对档案分类予以简化，只分一级类目即文书档案、建设项目档案等，或分到二级类目后不再往下细分。这种分类以计算机软硬件技术为基本平台，流水号明显偏大，档案管理者与使用者不能从直观的档号中得到太多信息。可以通过归档年份检索出当年归档的档案数量并形成目录，从而快速查看年度收档情况，也可通过多条件检索，找出具体某一年永久保管档案的全部档案目录信息，完成传统分类中三级、四级下档案分类中可以获得的相关信息。

二、大流水分类的实践及优点

尽管档案大流水分类不违背档案分类的基本要求和标准，但它却与传统的档案分类差别较大，在实践中并不多见。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分类方式和某档案管理软件，应用已达10年，馆藏突破了10万卷（件），并于2013年11月顺利通过了国家档案局的专项验收，档案大流水分类由此得到了国家权威部门的首肯。对比传统的分类方案，大流水分类方案有下列优点。

（一）可用较少的人员完成大量繁琐的工作

档案管理人员从库房整理中解放出来，仅用传统分类模式下1/5左右的人员就可完成同规模的档案管理工作；同时，可快速检索，为一人多岗、精兵简政的新型管理机制提供支撑。比如设备试压记录的原件（包括实体及程序）就是在网络管理平台中产生，并未走纸质版审批流程，这既能保证档案的全面、及时、高质量地应归尽归，又能帮助技术人员直观、方便、快捷、全面地获取信息，并且在其管理范围扩大时，也可以在一级类目内查找到所需信息，不会在档案检索时产生跨类检索的麻烦。

（二）可用较小的库房面积，保管更多的档案

档案是逐渐积累而不断增加的，与其相适应的档案存储空间就要求越来越大。在传统档案分类方式下，要求档案室在建设之初就要预留足够的空间，投资较大。随着档案的积累，档案库房会出现空间不足的问题，档案人员即使不停地通过倒架来调整预留空间，也无法满足归档的需求。采用分类大流水后可杜绝倒架工作，最大限度地利用档案空间，同时也满足多部门同时归档，或同部门归档多个装置的技术档案的要求，保证随时可完成归档工作。

（三）可应用先进的档案管理软件支撑档案管理工作

大流水分类为中油档案管理系统的应用提供了条件，而中油档案管理软件的应用，又弥补了大流水不利于查找等方面的不足。中油档案管理系统的推行使用，使中油档案管理水平整体大幅提高，经过几年的运行，在档案检索及各部门间工作分工明确等优势体现得非常明显，特别是通过系统可以制定各种报表及分类检查目录，并打印出相关企业档案目录则是以往档案管理软件无法做到的，为档案查找提供了方便。

三、大流水分类的不足及应对措施

（一）影响档案的连续性，破坏档案的内在联系

档案按事件收集或按项目归档，有一定的内在连续性，而大流水分类尽管做到了随时归档，但却分类不细，导致档案的连续性较差，破坏了部分档案的内存联系。

（二）档案检索对计算机的依赖较大

使用计算机管理系统与大流水分类后，档案室的馆藏档案只有通过计算机系统检索出档案号后方可查找利用，如果有朝一日网络故障，则将无法正常工作。

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从宏观上来讲，城建档案整理工作从流程上来讲大致可划分为分类、组卷、排列、编目这几个大的方面，而这个流程当中，分类工作不仅是整个过程的重要环节，也是工作中的重中之重，这个环节对城建档案保管与利用工作的质量和效率有着决定性的影响。所以说，分类工作是城建档案整理过程中的一步重要环节。建设部最近颁布的《城市建设档案分类大纲》规定，各地城建档案馆在制定本馆分类方案时，大类和属类的设置须遵照《城市建设档案分类大纲》，小类可根据各地实际情况和实际需要设置，但是现阶段规划局的档案分类及管理工作都面临着量大、工作方式落后的问题，因此，在工作的过程当中，应在遵循这一基本原则的同时对分类工作进行创新性的管理，具体可从以下几个方面进行努力：

1 关于分类层次的问题

在分类的层次方面，分类可以是多层次的，也可以是单层次的。多层次方面，例如大类、属类、小类等；单层次方面，例如大类下面不再设下位类而直接统率案件，当然，这要根据同一类别的档案数量多少来决定。在分类的过程中，为了实现档案档案的保管和利用的便利性，首先应该对规划管理档案的内容和数量的整体状况进行了解，以此来判断其是否有必要记性层次地分类，如D2和D3可以不必伸展下位类，对C类档案中的总体规划C2类，档案数量较少且专项规划就是综合总体规划的配套方案，建国至50年代仅形成几十卷，所以C2也可以不必设小类。

2 关于信息分类和实体分类的问题

档案整理工作中的分类实质上属于实体分类，其工作方式就是对具体的文件材料实现分类和组卷的目的。具体的来讲，实体分类其主要目的在于对于档案的实体保管，所以说，这方面，实体分类不适合有太多的层次。而信息分类则不

同于试题分类，它不受限于档案实体的局限，信息重组的部分只涉及只对隐含其中的同类信息。信息分类的目的主要是为了便于信息的检索，在这个方面，规划局可以根据实际需求建立多种检索体系，通过计算机管理模式不断伸展和细化实现信息的分类。根据以往的经验，笔者认为，实体分类一般两级便可满足需求，而信息分类则不受限制，因为信息分类的类目越是详细就越能体现其精准性的特点，当然，着对档案分类人员的素质要求也会相应的提高。

3 关于档案的保管

从目前的管理方式来看，规划管理档案还是按照属类分类流水的方式来进行排架的，这对库房就提出了空间上的要求，涉及到库房空间预留的问题。我们都知道，属类设置的越详细，预留的空间就越多，这样，倒架的风险也会大大提升。要先解决这个问题，最好的办法就是减少属类的类目，或者改变传统的库房管理模式，进行创新。否则，无法准确掌握库房的预留空间，使频繁的倒架将再所难免。这个时候，在档案进行分类管理的过程中，引入计算机就显得非常有必要了，之所以这么说是因为在计算机管理的前提条件下，可以实现直接进行文件级检索的效果，无需再经过案卷这个级别。可以将档案工作人员从档案组卷的烦琐工作中解放出来，工作效率也可以得到很大的提升。此外，在规划管理档案的管理中由于属同一类档案中的几个部分可以按小卷立卷，立为3或4个小卷，虽然它们不合并在一起，但在计算机中却建立了虚拟的关联，保持了各小卷之间的有机联系，这是“简化整理。深化检索”的创新尝试，对于提高整理工作质量和效率具有重要意义。再次，在规划管理档案档号的编制方面，档案管理工作还应该能够做到以下几个方面：首先，应该坚持简练的原则，以此来减少工作量和工作中的差错率。其次，还应该坚持稳定性的原则。近几年来，规划局的各业务部门的业务环节和处室职能经历了多次变化，而规划档案的的类目并没有与时俱进，这就造成了相应的滞后性，但是档号的设置不会因机构设置的变动而变动，它是相ξ榷ǖ模并且与建设部《城建档案分类大纲》始终保持着一致，所以规划局的档案整理工作可以秉承这个原则在工作中进行方法的创新。而要想实现这个目的，其必须要具备强化档案信息资源建设为主，基础业务为辅的意识，处理好档案基础业务建设和档案信息资源建设投人的比例，加大对档案信息资源建设的投入，以适应电子信息时代的特点和需要。投入要本着部门匹配，比例适当的原则，合理划分工作量份额，安排好整理工作与档案信息库建设的工作。此外，在加强档案信息资源建设和利用的同时，有必要再对立卷改革进行深化，简化整理，深化检索。在档案计算机管理使信息检索达到全面、迅速的时候，可以适当削减“案卷”的概念。

可以说，创新是一个民族进步的灵魂，更是一个国家兴旺发达的不竭动力。科学的决策是提高效率的关键。建立数字城建档案馆，服务于城市规划管理建设，城市规划管理档案的整理工作将直接影响城市规划管理水平，在今后的过程中，我们一定要坚持以结果为导向创新档案管理方式，这样才能使规划局能够更好的服务于城市建设。

参考文献

[1]谢志玲.城市规划档案管理的发展创新初探[J].河南建材，2011，01：169-170.