高校学籍档案管理范文
发布时间：2023-10-11 15:58:37
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篇1
学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。
一、学籍档案管理中存在的问题
1.收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆等。
2.立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。
3.档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。
4.档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。
二、完善学籍档案管理工作的建议
1.增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2. 制定统一标准并树立全局观念。高校学籍档案管理必须制定统一标准，包括基础标准、技术标准、程序标准。标准的实施意义就在于统一，要切实改变各自为政、各行其是的局面，主管部门应加强协调，统一要求，在制定各类表格的形式、纸张大小时要考虑到归档整理、装订、裱糊等问题；要树立整体观念，服从大局，用标准去统一行动，用标准去规范管理工作。特别要抓好学生毕业前学籍档案材料的收集、检查和审核工作，严把质量关，确保档案材料真实完整、齐全规范。
3. 健全管理制度。严谨、科学、完善、配套的学籍档案工作规章制度，是协调、有序、正常地开展学籍档案管理的可靠保证。职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循，有据可依，照章办事。同时，各级领导应该把执行制度作为加强制度建设的重点来抓，使学籍档案工作规章制度与其他管理制度一样真正得到贯彻执行。
4. 改进档案管理手段以提高工作效率。随着教育事业的迅猛发展，各院校改革力度加大，教学上推行规范化、科学化的管理制度，对学籍档案管理工作提出了更高要求。过去靠人工整理、归档的档案管理方法，已不适应形势发展的需要。为了使教学工作与建档工作同步发展，进一步强化与完善学籍档案管理工作，学籍档案管理人员要在不断提高政治思想水平的前提下，掌握先进的科学技术，熟练使用计算机并努力充实业务能力，包括听、说、写、计算和具体操作能力及处理各种事务的能力。目前，不少高校的教务处建立计算机房，引进复印机、打字机、扫描仪等现代化设备，使学籍档案管理的工作效率大大提高，为毕业生资格审查、学位评审提供了翔实的档案材料，从而有效地发挥了学籍档案在教学管理中的重要作用。
5.加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风。
篇2
现如今，很多高校的学籍档案管理工作普遍存在场地面积不足、办公设备陈旧、缺少专业管理人员和缺乏专项业务经费的情况，之所以会出现上诉情况，跟领导对档案管理工作不够重视有着直接关系。高校学籍档案所反映出的价值是具有一定隐性和潜在性的，往往容易被校领导所忽视。想要加强对学籍档案的管理是需要进行资金投入的，却无法收到“立竿见影”的效果，这使得高校领导望而怯步，更多的选择把资金投入到校园的硬件建设当中去。校领导对“硬实力”过于重视，却忽视了“软实力”才是高校发展建设当中的重中之重。
（二）管理人员队伍建设不完整
由于高校对学籍档案管理工作认识的不足，以至于其被错误的放在高校建设的从属地位，各院校也没有聘请专业的档案管理人员来进行学籍档案的管理工作，很多档案管理工作都是校内的行政业务人员来兼管的，然而由于校内行政工作繁重，这使得档案管理工作人员的流动性非常大，而在职人员也缺乏档案管理的专业水平和理论素养，以至于出现了档案管理队伍整体业务水平低、工作积极性差、档案管理观念陈旧等情况，常常无法按照档案信息管理工作的要求来进行学生学籍档案管理的收集、整理、和分类归档工作，使得学生学籍档案的流失量增大，学生档案材料残缺不齐。不仅影响了高校学籍档案的利用效率，更严重阻碍了高校学籍档案事业的发展。
（三）档案管理工作缺乏规范性
因为高校对档案管理工作的错误认识及重视度不够，使得高校学籍档案管理工作缺乏一套详细的、统一的、可以用来约束档案管理工作的规章制度，这是致使高校学籍档案管理在收集核对、归档整理、信息使用传递过程中出现问题的重要原因。不仅如此，由于缺少规范的管理制度，使得管理人员职责划分不清，对已出现问题的责任相互推诿、工作协作性差，以至于高校学籍档案在客观上缺乏严谨性。
二、加强学籍档案管理的对策
（一）加强档案宣传，引起领导重视
学籍档案的管理工作是高校管理工作中重要的组成部分，学籍档案质量的好坏直接影响到学校的管理水平。加强领导对学籍档案管理工作的重视，是提高学校档案管理工作的关键所在，因此高校各级党政管理以及教学管理部门，都必须充分的认识到学籍档案管理工作的重要性，增强档案管理意识。档案管理部门和管理人员，要从过去“默默无闻”的被动工作状态中走出来，通过校园网络媒体、专题讲座、宣传手册、报告专刊等多种途径来宣传和普及学籍档案的基础知识，加强校领导、教师、学生以及校工作人员对学籍档案社会效益及综合效益重要性的认识，以确保学生能够提供真实准确的档案信息、档案管理人员能够认真细致的对档案进行收集管理，校领导能够严谨负责的加强信息档案管理建设。
（二）加强档案管理队伍的素质建设
想要提高学籍档案管理工作的管理水平，一支严谨、团结、稳定的管理队伍是必不可少的。学校应该经常组织开展档案管理的业务培训和学术交流活动，积极地为档案管理人员创造出能够提高专业能力和业务水平的平台，使档案管理人员的业务水平、工作效率以及对现代化管理设备的操作水平得到全面的提升。与此同时，更要重视档案管理人员的职业道德建设，增强管理人员的责任感和事业心，真正树立起现代化档案管理工作人员全新的职业形象。另外，档案管理队伍的稳定性，对于档案管理工作也是非常重要的，高校应设立恰当的考核制度和奖励机制，充分调动起档案管理工作人员工作的积极性，全面促进档案各管理工作与学校各项工作协调发展，更好的为学生就业提供便利条件。
（三）建立完善的规范档案管理制度
篇3
笔者根据高校院系的实际情况,就研究生学籍档案管理工作中存在的问题进行分析,探讨对应措施,以形成更具规范与便利的档案管理模式。
一、学籍档案管理是院系研究生管理的重要内容
研究生学籍档案管理是对学生从入学到毕业的整个培养教育过程的质量考核管理，它包括学生的入学与注册、成绩、纪律与考勤、奖励与处分、转专业与转学、休学与复学、退学、毕业与就业等材料。它记录了研究生在校期间品行、能力、学业等方面的表现，是人事档案的一个重要组成部分，对其继续深造或走入工作岗位关系极大。因此，学籍档案管理是高校学生在校管理内容的核心内容之一,与学生利益包括其离校后的利益密切相关，受到学生的密切关注。做好学籍管理工作，提高学籍管理现代化水平，是研究生管理工作的重要内容。
随着高校招生数的扩大、办学形式的多样化、因公（私）出国（境）的学生数增加、就业渠道多样化形势的发展，越来越多的用人单位或部门重视利用学籍档案来了解毕业生的情况。一方面，毕业生个人在找工作或出国深造时需向聘用单位或国外高校提供其自身的学籍材料；另一方面，用人单位或其他部门为了辨别所招人员的个人信息真伪而需要确认档案。因此，学籍档案利用率不断上升的趋势给学籍档案管理工作提出了新的要求和挑战。
二、加强和改进研究生学籍档案管理工作的思考
目前，在院系层面上一些院系从各自不同的生源情况以及培养方案出发进行不同的管理，但有的没有形成规范的学籍档案管理制度。由于研究生学籍档案与其他的档案有所不同，研究生入学至毕业有三到四年甚至更长时间，学籍档案形成时间跨度大，包括在学期间培养过程的重要材料，没有规范的管理制度，会出现归档不全的问题；又由于研究生教学分散在各院系，院系在立卷整理过程中，容易出现档案质量参差不齐的情况。
在一些高校中，院系研究生学籍档案管理，主要有以下问题：
1.研究生入学前档案资料分散
每年报考研究生的学生，被通知调档审查一般是5月份与7月份，拿到毕业证书两次寄档过程，容易疏忽造成学生档案丢失或在交接过程中的脱节。又由于考生所在单位有的没有及时将档案寄往学生将就读学校，或者将档案寄到了非直接负责的档案管理部门。这样就使得一些学生在不同阶段的档案，存放在不同的学校，造成学生档案不完整，不能统一进行规范管理。
2.学籍档案管理制度不完善
许多高校对研究生学籍管理制度还不够完善，档案意识不强，要求不严。存在档案材料不齐全，价值不高的问题。研究生缺乏学籍注册意识的现象较为普遍。造成学籍注册、学籍异动记载不全等现象；有的对学生受到处分和取消处分，从休学到复学等等都缺乏登记，使学籍管理难以发挥制约、监督和服务的作用，甚至无法给研究生培养、教学提供科学的、可靠的信息。
3.学籍档案管理模式和手段落后
目前，多数高校学籍档案管理的信息化程度较高，已实现系统化。但也有一些学校院系研究生学籍管理，从档案材料收集、整理、鉴别、编排、装订到保管和利用基本上依靠传统的手工操作，保管技术简陋单一，与科学化、信息化的要求差距甚大，难以适应研究生教育和培养的需要。有的院系虽自主研发或购买了校内学生日常教务及管理系统，但仅能满足日常管理的需要。特别是数据库类型不能兼容，难以保证学籍信息的实效性和准确性，给学生查询和核对造成极大不便。
三、加强与改进学籍档案管理工作的举措
研究生学籍档案，是研究生在学校期间学习情况的综合反映，是个人起步的人事档案资料，我们应该从人事干部档案管理的高度来认识和看待研究生的学籍档案管理。加强和改进研究生学籍档案管理工作，规范与完善研究生学籍档案管理制度，应受到每一位学籍管理工作人员的重视。针对目前高校存在的问题，提出从新生入学报到、网上信息的录入、课堂教学管理、档案资料的归档和加强研究生学籍管理工作的领导的举措。
1.及时了解和掌握研究生新生信息
要求新生根据录取通知书内的相关信息提前寄给院系，内容：提供个人相关的基本信息、照片、学费、保险等。报到后及时录入个人信息卡。院系在一个月内做完对每位新生个人信息的审核确认，在二个月内学生完成体检和个人学习计划制订。这些资料是研究生的原始资料，必须列入个人档案。
2.实行档案网络化管理
随着档案信息逐渐走向数字化和网络化，要加强培养熟悉档案业务和计算机管理的专业人才，改革档案工作程序，加速网络化进程。为方便教师及时了解学生以及学生了解自己的成绩情况、网上选课、课程安排等，必须加强研究生个人信息、个人培养计划的网上录入管理及学生考试成绩教师网上录入的信息化管理工作。同时，要不断增加经费投入，改善档案管理设施和条件，使档案工作向规范化、科学化方向发展。
3.完善研究生个人档案资料的归档
研究生个人档案中，包含有研究生入学前资料、党团材料、毕业生登记表、毕业生体检表、报到证白联、学位申请书、研究生信息表、学年小结表、研究生阶段成绩单、奖励材料、处罚材料等。这些资料需要系统整理，分类组卷，仔细抄写，力求规范，存档备查。
研究生学籍档案属于机要类材料，归档后查阅、转寄都必须严格按照管理办法执行。研究生成绩、毕业答辩材料等重要资料归档应一式两份，一份交由学校档案馆长久保存，另一份入研究生个人档案，以保证研究生学习阶段资料的完整。一旦学生的学籍异动申请生效，学籍管理部门应在作好相关数据的信息化记录的同时，以书面的形式及时告知相关学院，建立起学籍管理部门、相关学院、个人档案三方存留的管理机制。
4.增强档案意识，加强对研究生学籍档案工作的领导
研究生学籍档案工作涉及学院各部门，光靠档案人员负责是远远不够的，必须依靠院系领导的重视和全体教师的共同认识和努力。因此，加强领导，增强全员档案意识是搞好研究生学籍档案工作的重要保证。档案工作要列入学院的年度计划，由明确的岗位目标责任制，规范考核办法。档案人员在提高自身素质和服务质量上下功夫，以提高档案工作的整体水平。
四、结语
研究生的学籍档案管理是一个较为系统和复杂的过程管理，必须增强档案意识，加强领导，树立以学生为中心的理念，以科学的信息化手段改进学籍管理方式，进一步完善研究生的学籍档案管理工作，实现学籍档案管理的规范化和系统化。
参考文献：
篇4
科学发展观的第一要务是发展，核心是以人为本。实现伟大的“中国梦”靠的是人。因此，高校学籍管理工作要以人为核心，始终树立以人为本的学籍管理理念，注重突出学生主体性地位，通过学籍管理激励学生努力学习，充分发掘自身潜能，让学生的个性得到充分的发展。
以人为本的学籍管理就是要求学校突出学生为主体的管理理念。在管理中充分考虑学生的个性，学生间的差异，包括学习、兴趣、价值取向等等的差异进行管理。那么，怎样才能在学籍管理上做到以人为本呢？首先要做好高校学籍管理的有关宣传，让学生普遍理解和熟悉国家及学校有关学籍管理的规定，使学生知道学校里应该做什么，不应该做什么，做好了会怎样，违规后结果如何，使学生心中有数。其次，要根据学生的具体情况区别对待，因材施教，让学生的个性特征得到充分发挥，使学生学到他想学到的东西，实现自我成长和自我教育的目标。再次正确对待和评价学生的自我价值观，在学籍管理中充分体现出来，最后，充分发挥学籍管理的效益，给社会用人单位对学生的全面了解和择用。
二、完善学籍管理制度，提高管理水平
完善的管理制度是搞好高校学籍管理的基础和保证。只有符合当前高校发展并兼顾学籍管理方方面面的完整的管理制度，才能确保高校学籍管理工作的正常开展。目前高校学籍管理制度普遍存在制度的陈旧或缺位，很多制度仍是十几年前颁布的，这些制度远不能适应现代高校的办学模式和办学层次。
因此，除国家和教育主管部门及时出台相关的学籍管理政策外，高校要根据自身实际情况制定规范合理的学籍管理实施细则，在管理层面上正确确定各具体管理部门的职能，区分各管理层次的权利与义务，特别注重学生的权利与义务。如在办理学生专业转换、学籍异动、休学、复学、选教选课、实习见习、考查考核、违规处理以及毕业鉴定等方面制定相应严谨而规范且具可操作性的制度，不流于形式。
同时打破以往以学校教务处为主的管理制度，建立以学院为主的二级学籍管理体制，使二级学院有权对学生学籍进行直接管理，这样对学生的个性发展和教学质量的提高更有保证。学籍管理只有建立在严格科学的基础上，并有严谨完善的制度做保证，高校才能培养出有能力的、有个性的适应现代社会需要的多元人才。
三、更新管理手段，提高学籍管理质量
落后的管理手段是科学管理的瓶颈，而管理手段的现代化是实现高效、公正、准确的学籍管理的基本条件，随着高校的迅猛发展以及管理的要求更加科学、细化，各种资料信息急极增加，任务更加繁重。许多高校现有的学籍管理手段和方法远不能满足现代高校管理的需要，迫切要求学校建立适合本校实际、可操作性强的学籍管理平台以及一套较完整的学籍管理信息资料档案，实现学校资源共享。通过这些平台和信息资料档案，达到快捷查询，方便录入和修改数据功能。及时了解学生的学习，操作等方面情况，掌握学生学籍和教学质量的动态情况，实现学生从入学到毕业的全程化管理，以及对教学方法、教学内容的及时调整，从而提高教学质量和教学水平，培养出更多更好的人才。
四、提升学籍管理人员整体素质
学籍管理质量的好坏直接影响着高校的管理水平，影响着学校教学工作的正常运转和教学质量的提高，而学籍管理的主体和执行者是学籍管理队伍，因此，学籍管理队伍的整体素质至关重要。目前，各高校普遍存在学籍管理人员不足，学历结构不合理，专业知识欠缺，管理手段落后等问题。因此，建立一支具备现代科学技术和业务知识的学籍管理队伍尤为重要。第一，高校领导要充分认识学籍管理的重要性，投入适当的人力物力，更新管理手段，引入一些专业管理人才，充实学籍管理队伍。第二，提高现有管理人才素质，通过送出学习和参加培训，掌握相关学籍管理的理论和专业知识，提高他们的学历层次和管理水平，从而提高学籍管理队伍的整体水平。第三，建立行之有效的人才激励机制，把物质奖励与成就奖励，精神奖励结合起来，对那些在学籍管理中做出贡献的人员给予表扬和奖励。
篇5
【关键词】
高校学生；档案；管理；策仪
就学生学籍档案而言，其中包括了学生的总成绩、学籍卡片、学生名册、学生变更资料、奖励材料以及毕业生材料等等，它是衡量学生在校期间总体表现和日常学习情况的一个重要数据。当学生的学籍档案被收集整理好之后，需要经过归档到最终的保存。可是，在这一系列繁杂的过程中，由于学籍档案种类较多，且形式多变，所以在整体的转递、保管和利用过程中时常出现各种各样的问题，所以，我国高校必须加倍重视学籍档案管理工作，确保学籍档案管理工作的整体质量。
一、学籍档案所具有的作用
（一）学籍档案具有凭证作用
正如之前所说，高校学生学籍档案可以真实有效的反映出一个学生在校期间学习的基本情况、社会实践以及体现他们德、智、体美等多方面，学籍档案自身同样具备真实性、可靠性以及准确性等特点，它可以客观的反映出高校学生整体思想素质以及品德表现。除此之外，站在物迹特点的角度上讲，学籍档案还将学生的成长情况等资料记录在内，是学生将来就业、升学或者留学的根本凭证。
（二）学籍档案具有参考作用
除了上述内容之外，学籍档案还详细记录了学生的转学情况、退学情况、升学情况以及品行的优劣等等，为学校以及将来的用人单位提供了学生更加详细的个人资料，方便学校或今后的用人单位更加全面、细致的了解每一位在校学生的整体情况，为学生综合素质等各方面提供参考。学籍档案同时也是社会选拔、培养、教育、上任人才的一个重要依据。
（三）学籍档案具有评估作用
一个学校的办学理念是否能适应社会需求，是否能够帮助社会培养出更多优秀的人才，早已成为一种衡量高校办学水平的重要指标。而学籍档案则有学生就业方面、招生方面的内容，可以切实有效的反映出该学校生源的多少、各门专业受欢迎程度以及毕业生的就业倾向等等。对于学籍考核以及管理而言，则可以真实有效的反映出一个学校的教育质量以及教学水平，是评估教学、专业的一项重要内容，同时通过这些评估也可以直接看出一所学校的好坏。
（四）学籍档案具有人才信息库的作用
对于学校而言，其最终目的还是为了向社会输送更多优秀人才，而众多的学籍档案则可以组成一个强大的学生资料数据信息库，这种数据库可以有效的为将来用人单位提供学生的各种数据以及基本信息，方便用人单位选拔适合本单位的人才，与此同时，学籍档案可以有效地发挥出人才信息库的作用。
二、当今我国学籍档案现存的缺陷
（一）正是因为学籍档案的特点，决定了管理方面的困难
对于学籍档案工作而言，其自身具备很多特点，例如：首先，学生接受的教育形式相对复杂，其中有学历教育，但同样也存在非学历教育。而单从学历教育上讲，又分成了脱产学习以及业余学习等等。非学历教育则指的是成人教育、证书教育以及单科教育等。其次，学籍档案的收集、转递以及归档等过程复杂，所花时间也相对较长。正是因为学籍档案的种类较多，且归档难度较大，所在管理上难免出现困难。
（二）学籍档案管理渠道较多
现如今，我国很多高校在学籍档案管理这一块都有多种渠道，例如教务处只负责学籍的变更以及成绩变更；学生处只负责学生的奖惩情况；学生在日常学习生活中所参与的活动以及重大事件都是由辅导员负责，正是由于这样的原因，致使学籍档案在收集和整理过程中造成了极大不便。
（三）高校领导以及管理人员对学籍档案管理工作不够重视
就从我国来看，现在还有少数部分的校领导以及档案管理者对学籍档案工作不够重视，因为对于学籍档案而言，其发挥的作用通常都是隐性的、潜在的，很少涉及到经济利益，因此并没有得到校领导或管理人员的重视。
三、提高学籍档案策仪
（一）让学籍档案受到足够重视
对于学籍档案管理人员而言，尤其是教学管理部门以及党政部门等，要切实提高学籍档案工作的认知度，加强学籍档案管理工作，使高校学籍档案发挥出自身应有的作用。
（二）不断对学籍档案进行规范化管理
要想切实做好学籍档案管理工作，那么就应当加强学籍档案的管理制度，使其逐渐走向规范化。要对在校每一位学生的学习成绩以及学籍进行“文档一体化”管理。根据规律统一编订学生的学号，严格遵循学号唯一性原则，杜绝重号情况发生。在此基础上，根据高等教育统一招生录取名单，对刚如学的新生进行一一核对，确保资料与个人准确无误。除此之外，还应当使学籍异动管理逐渐规范化，对每一位学生实行严格的考勤制度，确保不会有“在籍不在学”的情况发生。最后，要根据教育部颁发的电子注册文件中的各项要求，对满足毕业要求的毕业生进行毕业证书电子注册号。
（三）当学籍档案被录入进计算机之后，要做好应有的安全防范工作
现如今，随着信息化时代的到来，计算机已经成为了我们日常办公中必不可少的一项重要设备。当学籍档案管理工作逐渐实现自动化过程中，我们一定要严加重视学籍档案保密工作。当学籍档案入网之后，一定要对利用者进行权限设置，因为学籍档案一档被录入进电脑之后，将不存在笔迹、字迹特征等特点，如果被篡改将很难查证。所以学籍档案管理者要对档案使用者进行权利限制，从根本上确保学籍档案的安全性。
参考文献：
[1]崔杰.浅谈高校学生学籍档案管理的问题及对策[J].黑龙江史志，2012，159-160
[2]陈海鸿.普通高校学生学籍档案管理策议[J].学理论，2013，206-208
篇6
一、高校学籍档案管理工作中存在的问题
（一）高校领导的重视度不够，管理较为分散
虽然学籍档案在高校档案中占据着十分重要的地位，但是还有很多高校的领导没有认识到学籍档案管理的重要性，将全部的注意力放在教学、学生管理等方面，忽略学籍档案管理，这就导致该方面的管理较为分散。由于领导不注重学籍档案管理，所以在日常工作中也不会为教职工强调学籍档案管理的重要性，教职工以及档案管理者学籍档案管理的意识低下，这对于学籍档案管理工作的更好开展带来了阻碍。同时，档案办公设备老旧不能及时更新，无法为档案管理部门配备足够的经费等，都不利于学籍档案管理效率的提升。
（二）缺乏科学健全的学籍档案管理制度
近年来，虽然我国政府根据时代的发展变化出台了一系列高校学生管理方面的规章和制度，为高校更好地开展学籍档案管理提供了参考，但是学籍档案的实际管理中仍然存在很多问题。比如学籍档案材料涉及到招生就业处、学生处、组织部以及各个教学院系等，如何对这些部门的学籍档案管理工作进行统一，不同部门所产生的学生信息如何归档等都没有进行清晰化规定，这就导致学籍档案管理不完善，没有严格规范的制度来约束，造成材料缺失、毁损等。同时，很多高校自身也没有根据实际发展情况制定健全的学籍档案管理制度，无法对该方面的工作进行约束，如此势必会导致档案管理者对学籍档案管理的重要性认识不足，无法提升学籍档案管理的效果。
（三）信息化水平较低
高校学籍档案管理属于一项系统化、复杂化的工作，涉及到学生生活以及学习的方方面面，是对学生整个大学生涯情况的综合反映，所以学籍档案管理者的工作量通常都比较大。而当前还有很多高校没有积极引入信息化技术，在开展学籍档案管理的时候还是采用传统的手工方式，如此势必会导致学籍档案管理者面临着沉重的工作压力，而且还容易导致错误的存在，不利于学习档案管理水平的提升。还有一些高校虽然引入了信息化技术，但是系统并没有随着高校的发展而及时更新，较为落后老化，缺乏有效性，导致档案管理面临着重重困难。学籍档案管理工作并不仅仅是档案管理部门单方面的工作，其需要其它各个部门的有效配合，而很多高校学籍档案管理部门并没有与财务部门、学生处等实现联合网络化办公，这也会导致学籍档案管理面临较大困难。
（四）档案管理者综合技能有待提升
学籍档案管理工作具有较强的程序性和专业性，并不是每个人都能够胜任的，这就要求高校要做好学籍档案管理人才队伍的构建，确保管理者队伍结构较为科学，并做好分工。但是纵观当前我国高校发现，很多高校领导都不注重学籍档案管理人员的引入工作，仅仅是随机分配一些人员来开展该方面的工作，并且不注重对档案管理者进行培训，导致他们的综合素质欠佳。再加之档案管理工作任务繁重，所以很难形成稳定的专业队伍，影响了学籍档案管理工作的良好开展。
二、解决高校学籍档案管理工作问题的对策
（一）提升重视度，优化管理
高校领导应当认识到学籍档案管理的重要性，明确学籍档案的地位，要将该方面的工作纳入到重要议事日程中，将各类活动与学籍档案工作协同部署，并将其列入各级领导班子的重要管理内容中，定期开展该方面的考核，不断提升各个管理层对学籍档案的重视度。还要对各个级别管理者的思想进行统一，推动学籍档案管理工作有规划、有组织、有纪律地开展，形成齐抓共管的良好局面。同时，还要鼓励各个级别领导或者院系负责人与档案管理工作室联系，定期将自身的档案信息输送到档案室，促进学籍档案更加完整、全面。另外，为了推动学籍档案更加全面，还可以补充一些学生学习过程中的资料，比如外语四、六级成绩单、学生实践记录、实习综合评定意见以及毕业答辩信息等。如此能够使档案资料更加清晰全面地呈现学生的状况，为用人单位录用人才提供参考依据。
（二）构建科学化的学籍档案管理制度
一方面我国政府应当出台更为详细化的高校学籍档案管理规章制度，为高校更好地开展学籍档案管理提供强有力的参考和借鉴。另一方面高校自身也应当结合国家该方面的规范、综合自身院校的实际情况制定出学籍档案管理的运行模块、工作程序和实施细则，推动学籍档案管理更加高效，不断提升管理的针对性。要从制度上入手对学籍档案管理工作进行把关，全面提升管理质量，制定整理、归档以及移交等各个方面的制度。同时，要认识到不同学生的学习能力以及学习目的不同，存在多元化的现象，应当实施超前性和弹性化的学籍档案管理制度，通过科学化的学籍管理，更好地推动学生发挥自身的个性潜力，激发学生的创造性、积极性和主动性，促进学生综合素质的全面提升。
（三）加强信息化建设
信息化已经成为了当前时展的重要趋势，各行各业都逐渐开始向信息化方向迈进，高校学籍档案管理部门也应当积极引入信息化设备，并做好软件的购买，推动学籍档案管理更加科学，跟随时代的步伐。通过信息化建设，能够促进高校学籍档案管理效率的全面提升，增强档案的完整性，并且还能够减轻档案管理者的工作压力，所以做好信息化建设尤为重要。第一，高校应当结合自身学籍档案管理的现实情况进行计算机设备以及扫描仪等信息化设备的引入，同时，还要引入与日常学籍档案管理工作相符合的软件系统，做好管理模块的设定，推动档案管理者利用信息化系统更好地开展档案管理工作。第二，要定期对档案管理系统进行更新和维护，确保系统能够正常运行，为档案管理工作的顺利开展奠定基础。第三，可以构建档案管理信息库，将高校各个院系以及部门的档案存放在信息库中，以便于相关人员进行档案信息的运用，推动档案管理更加高效。信息库中可以存放学生在校期间的表现、学习成绩、实践情况等各个方面的内容，更为完整、全面地反映学生的情况。
（四）不断提升学籍档案管理者的综合素质
学籍档案管理者的综合素质高低直接影响了学籍档案管理的效果，因此对其加强综合素质培养，构建专业化的学籍档案管理者队伍尤为重要。第一，高校应当做好学籍档案管理者聘用把关，从源头上加强管理，避免选用综合素质低的人员开展档案管理工作。要对应聘人员进行综合考核，选择综合技能高的人员。第二，要定期对现有的学籍档案管理人员进行培训。高校学籍档案管理工作涉及到计算机学、管理学以及统计学等各个方面的知识，管理者应当具有较高的专业化技能，所以高校该方面的负责人应当对其进行教育和培训，积极灌输有关知识和技能，提升学籍档案管理的有效性。比如，可以聘请经验丰富的学籍档案管理者到校为本校的学籍档案管理者培训管理技能、传授管理经验等。还可以聘请计算机专家到校为档案管理者传授计算机技能等，促进档案管理人员更好地运用计算机开展学籍档案管理工作。第三，要做好工作分配，合理确定工作职责，并根据具体的工作量进行人员配备，避免为档案管理人员安排过多的工作、打消其工作的积极性。还要定期对学籍档案管理者进行考核，选择工作优秀的人员，并对其进行奖励和表扬，积极调动其它工作者的工作积极性。
三、结束语
高校学籍档案管理工作是一项细致化、复杂化的工作，要想提升学籍档案管理的质量和效率，必须要提升该项工作的重视度，制定健全的管理制度，并且还要加强信息化建设，提升学籍档案管理者的综合技能。虽然当前随着社会的快速发展，我国高校领导对学籍档案管理工作的重视度在不断提升，但是总体来看，该方面的工作仍然不是十分顺利，学籍档案管理面临着一些问题，只有对这些问题进行科学化解决，才能够推动学籍档案管理走向更加规范的方向。
【参考文献】
[1]梁亮.分析高校学籍管理工作中存在的问题及对策——以民办高校为例[J].智库时代,2018(39):88+91.
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随着我国高等教育大众化进度的加速和高校教育体制改革的不断深化，高校在校学生人数在不断增长，办学规模在不断扩大，办学档次在不断提升，高校学籍档案管理作为高校教学管理、学生管理和档案管理的重要组成部分，如何加强和完善，使其制度化、规范化，科学化，是当前高校学籍档案管理工作面临的新问题和新挑战。
1.学籍档案管理工作的内涵
学籍档案管理工作是以学籍为中心所开展的档案管理工作，贯穿在学生入学到毕业的整个期间，是对学生的入学资格、在校学习情况及毕业资格的审核与管理；是对学生在校期间直接形成的不同载体的学籍档案材料收集、整理、录入、立卷归档。学籍档案是保存利用价值的历史记录，具有原始性、真实性、信息准确性、可靠性等特点，具有重要的参考价值和凭证作用，它是学生在校期间全过程形成和积累真实地反映，有利于学校、个人及社会了解学生、掌握相关信息。同时也反映了学校各机关、系的教学、科学实验和管理情况，为学校人才培养、接受上级各类评估检查提供了可靠的材料。主要包括：1.学生学籍信息档案的管理，如：新生录取名册、新生入学登记表、学生名册、学籍管理卡片及新生电子注册、学生学年注册、学历电子注册等。2.学生学籍异动处理和考核违纪处理的管理，如：学籍变更材料(休学、保留学籍、复学、转专业、退学、开除等)。3.学生在校期间成绩的管理，如：学生成绩单、外语四、六级统考成绩、计算机等级考试成绩、职业技能鉴定考试成绩等。4.学生毕业信息档案的管理，如：学历电子图像信息采集、毕业资格审核、毕业生登记表、毕业证号、证书发放及补办毕业证明书等。5.学籍管理制度的建设及校风、学风建设活动等，如：各种奖惩、奖学金、助学金、心理健康教育、社会实践、党团组织等材料。
2.学籍档案管理工作中存在的问题
2.1学籍档案管理人员队伍建设问题。多数高校各系由兼职档案人员负责文件资料的收集、整理工作，由于兼职档案人员工作杂，任务重，没有经过专业岗位培训 , 档案意识不强，仅靠自身学习、实践摸索，没有过硬的专业能力和管理素质，因而在对学生档案处理和评价时，兼职档案管理人员自身也认为档案管理并不是很重要，使档案管理工作的开展受到一定的影响。
2.2档案信息储存分散、各部门缺乏沟通。由于部分高校招生就业处掌握着新生录取的基础信息，系拥有学生成绩的原始记录，学生处记录学生奖励、处分等信息，形成多头管理，使得档案管理的整体性发挥有限。这些部门缺乏有效的沟通协调机制，信息管理缺乏统一的规划和部署，而且各自的管理制度和标准也不统一，造成学籍管理就难以准确快速地建立学籍信息库，使学生的信息资源不能共享。另外，学生的许多档案材料都来源于各部门，由于各部门对档案工作重视程度上的不同，致使学籍档案材料不能及时地按照档案工作的要求进行收集、分类、整理、归档，导致学生信息材料不完全，档案内容单一，并且对档案资料真实度核审以及监管难度加大。
2.3学籍档案管理手段落后。当前很多高校学籍档案管理方式大部分以手工为主，工作量大，效率低，重复劳动多，准确性不高。计算机管理也仅限于学生基本信息及简单的检索查询，档案信息资源涵盖不全，没有真正对档案信息进行深加工，不能从根本上改变档案利用低等问题。此种管理手段已满足不了学籍档案管理现代化发展的需要。
2.4学籍档案管理制度宣传力度不够。学籍档案管理是针对每个取得学籍的学生进行的各方面管理，可以说关系到每个学生的切身利益。因为宣传制度的工作力度不够，可能导致许多在校学生对学籍档案管理制度的不重视或一知半解，甚至一些管理人员和教师也认识不够，给学籍档案管理带来了一些不必要的麻烦，例如：新生学籍信息学生本人确认和班主任（辅导员）核查的随意，导致到学生毕业前进行毕业基本信息校对时才发现信息不准确，才开始办理修改信息的佐证材料，给办理毕业手续带来麻烦。
3.切实加强和完善学籍档案管理工作
3.1健全规章管理制度，严格执行学籍档案管理制度
学籍档案管理关系到学生切身利益，建立健全学籍档案管理制度，是开展学籍档案管理的可靠保证。高校学籍档案涉及面广，因此必须严格制定各项工作程序，细化工作流程，各相关部门应加强协调，做好建档、归档、查阅、利用各个环节的衔接工作；要建立健全收集整理、检查审核、归档转交、保管保密与管理职责等各项规章制度，克服各行其是。如果学籍档案管理制度不健全，移交手续不严格，各部门之间的工作衔接不好，就会导致学籍档案材料的遗失，不齐全不完整。所以，严格执行学籍档案管理制度不仅要“有规可循，有规必循”，而且要做到“循规必严，违规必究”，有利于实现学籍档案管理工作的制度化。
3.2加强学籍档案管理人员队伍建设
高校学籍档案管理是一项政策性和业务性很强的工作，学籍档案管理人员素质的高低、能力的大小，直接影响着学籍档案的准确性，而各系兼职档案人员其档案业务水平将直接影响到档案收集的质量。因此，为了避免造成工作上的脱节和混乱，学校要定期举办各系兼职档案人员培训班，加强理论学习，熟悉学籍管理工作的整个流程，遵照档案立卷归档的原则，从档案材料形成的源头抓起，规范学籍信息采集途径，确立明确、标准的指标和项目，信息流通代码要一致，做到信息共享，为做好电子学籍档案铺平道路，避免更多的重复劳动。指导他们明确归档范围，实施动态管理，努力做到即收即归。充分调动他们的积极性，使其在工作中更主动、更自如，有利于实现学籍档案基础业务工作的规范化。
3.3互动式档案管理体系的建立
《中华人民共和国档案法》确定了档案工作的基本原则是“统一领导，分级管理”，加强各部门及人员之间的协调与配合，做到资源共享，是做好学籍档案管理工作的基本保证。学院各职能部门应加强学生在校期间的资料收集、归类归档、鉴别核对、转递送交等各项管理工作，建立统一的信息资源库，使学籍管理信息能够准确、及时，最终实现资源共享。
在高校学籍档案管理中，要充分利用现代办公技术，实现档案管理的现代化。学籍档案的内容和数量不断增加，如果仍沿用传统的手工方式去处理管理档案已远远不能适应现代化的需要。利用计算机网络技术，实现学籍档案的电子化、网络化管理，将纸质档案材料信息化，以档案管理部门为主，实现学生、班主任（辅导员）、档案部门管理人员等多方信息增补和修正，提高档案管理工作的效率。
当然，在档案管理的信息化建设过程中，学籍档案的检索、统计和查阅与现代通信技术相结合，可以实现远程传递档案信息，但保密问题也不容忽视，鉴于档案的多功能性，各种信息和数据都需要得到妥善的保护，只有确保档案资源的安全性，才能真正发挥档案管理信息化的优势，有利于实现学籍档案管理工作的科学化。
4.加强学籍档案管理宣传
学院可以在新生入学教育时组织班主任（辅导员）及学生进行《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校档案管理办法》的专场教育，并通过宣传栏、网上查询等途径让师生了解学籍档案管理制度 、“高校学生获得学籍及毕业证书政策告知”、“应征入伍大学生学籍管理办法”及其他有关的法规政策等，只有让每位师生都了解，才能切实配合做好相应的学籍档案管理工作，有利于实现学籍档案管理工作的基础化。
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随着毕业就业人数的增加，市场对人才的需求，突显档案利用价值的重要性、真实性。档案的利用价值是满足社会需求的有用性。毕业生学籍档案的利用价值简要归纳如下：
首先，凭证价值。毕业生学籍档案从形成规律来看，它是毕业生在校期间综合表现的历史记载，是毕业生整体素质的客观反映。其次，参考价值。用人单位依据档案的全部原始记录材料，掌握毕业生全貌，评判毕业生优劣，选拔优秀人才，实现用好人才。再次，社会价值。从本校档案利用登记表看，毕业生学籍档案服务于学生就业、企业招聘、职务晋升、职称晋级、各类报考、出国留学、医疗保险、社会保险、各类公证等诸多社会活动，满足学校、师生、社会的利用需求。
二、毕业生学籍档案管理主要存在的问题
1、档案材料缺乏规范。以最近2013年归档的30个本科学院85个专业9198名学生的学籍档案资料来看，主要存在以下问题，对学籍档案不够重视，书写内容错误、不全，书写字迹不清、随意涂改，签字漏签，未粘贴照片，鉴定评语不实，奖惩没有记载，公章加盖错误，材料不齐全不完整等等。
2、方法与手段缺乏创新。如在办理出国（英文）成绩档案的过程中，利用者要求时间紧，同一时期内要求办理的人员较多，工作量较大，现有能力无法满足所有利用者意愿，因此努力提高档案开发利用手段和水平，是摆在档案馆工作人员面前的一个重要课题。
3、档案管理系统有待升级。目前我校南大之星档案网络管理系统的档案目录数据主要靠逐条手工录入，随着人数的急剧增长，已经不能满足现代管理的需要，有待加强学习，普遍采用数据导入功能，可以将EXCEL等格式文件与管理系统相衔接，自由导入导出表格，避免手工录入信息的耗时和错误，提高工作效率。
三、毕业生学籍档案管理的相应对策
1、培养档案意识，注重法规学习。首先，培养学生档案意识，使学生了解档案的重要性，知道哪些档案可以在档案馆查询利用；提高教师档案意识，提高归档质量，促进档案管理工作。其次，学习有关档案法规与文件。学习领会《档案法》、《普通高等学校学生管理规定》《普通高等学校档案管理办法》、《黑龙江大学档案管理办法》等法规和文件，明确档案工作流程，从档案收集归档到查询利用，做到依法治档，遵循规范化、制度化、科学化要求，使档案工作纳入法治化轨道，实现有章可循、有据可依。
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随着高校扩招以及校企合作的扩大，传统的人工档案管理突显出太多的弊端。使用计算机、网络、服务器等现代信息技术对学籍内容进行管理，不仅能够将学生的各项档案信息转化成数据，建立起资源档案库，还能方便校方统计和调用。
学籍档案内容管理是一个内涵丰富的概念，其内容包括多种形式，对于学籍档案而言，主要包括元数据与数据的关系。内容管理的具体实施是在管理目标的要求下，进行内容建模、元数据提取、设定元数据信息、设定管理内容之间的关系。以学生体检表为例，其元数据主要包括学生姓名、学号、入学时间、专业、班级，数据主要有体检项目、体检结果等，建模后的体检元数据与数据的关系如表1所示。另外，复杂的元数据可能具有层次结构，可以通过多个相互关联的表实现。由此可见，表1进行档案元数据的存放，图1进行关系型数据库系统的管理，通过资源服务器进行内容的存储，并通过应用服务器向外提供服务。
通过学籍档案管理系统还可以实现在线学籍管理系统的有机整合。具体做法是通过在现有的在线学籍管理系统中添加动态学籍档案生成模块(可以采用图片、文档等多种形式，其中PDF格式是目前比较常用的选择)，然后利用从关系数据库中提取的元数据直接生成电子档案和元数据信息，再经由内容管理系统的应用程序编程接口，在元数据服务器和资源服务器中进行存储。这一系统的整合大大节约了人力、物力，提高了自动化处理效率。
2 载体管理
我国高校学籍档案一般包括纸质材料、电子文档及其他各类特殊载体材料，按照规定应保持各类材料质地优良、无破损、声像清晰和干净整洁。在现实中，往往由于入学教育的缺失、学籍管理手段的落后以及学籍管理决策功能不足等原因，导致高校学籍档案管理中存在不少问题，如轻视学籍管理、随意更改学籍信息等，在一定程度上影响了学生管理和学校的教学秩序。传统的纸质档案目前仍在大规模应用，如录取表、学籍卡、成绩表、毕业生审批登记表等，这些档案资料在经多次查阅、复印后会出现不同程度的磨损，甚至损坏。电子文件是随着计算机技术的发展而产生的新质文件，通过编码和解码进行数字形式的信息呈现，其生成、存储、读取的载体是计算机和各种硬盘、光盘、磁盘，并能通过网络进行异地传输，具有高度共享性，不受时间和地点的限制。只要保存技术到位，不易产生损毁，并能无限复制。可见，虽然纸质档案目前仍有存在的必要性，但电子档案是今后档案管理的主要发展方向。
在制作电子档案管理时应当注意以下问题：(1)将纸质档案文件转换成电子文件时，必须与纸质等文件之间建立起准确、可靠的标识关系;(2)采取严格的加密认证等措施，切实保证电子文件不被非正常使用和改动;(3)做好备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留;(4)收集用文字处理技术形成的电子文件时应注明文件存储格式和属性;(5)收集图形、视频电子文件时，应注意其压缩算法和相关软件。
此外，还要注意电子档案保存的有效性：(1)每年对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记;(2)按时进行抽样机读检验;(3)进行设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;(4)每隔四年，对磁性载体上的电子档案进行一次转存。
3 使用管理
在信息化社会中，信息服务越来越普遍，传统的档案服务方式应不断改革和发展。高校档案管理人员应将过去那种档案查询的服务模式转变为档案信息的开发利用模式。学籍档案的应用者可以按照系统用户分为学籍档案申请者和学籍档案使用者，其中申请者主要是指学生本人，使用者指的是接受申请的单位。通过现代信息使用管理技术，可以分别进行使用，既方便申请者查阅和申请调取某些档案信息，也能方便校方进行查阅、统计和管理。
档案管理者的工作重心应转移到引导用户检索上来。首先，将档案信息设置索引编号，进行重新归档。其次，对用户进行检索培训和引导。值得一提的是，目前二维码的应用是非常广泛的，在学籍管理系统中也可以进行开发利用，虽然在高校系统中二维码还属于一个新领域，但相信不久的将来将会有广泛应用。例如毕业生的身份识别模块，它是特别针对需要获取学籍档案的毕业生而设计的。由于学号是一一对应的，是学生的唯一标识，因此管理系统可以将学号作为索引检索学籍档案数据库，学生所输入的提示信息如果与数据库中的信息完全一致，则能生成一个属于该学生的唯一二维码，这个二维码保存了该毕业生的所有个人信息，还能连接到该生的入学名册、成绩单、毕业证、学位证等的验证界面上。要进一步推广二维码的使用范围，首先需要提高档案管理者和利用者对二维码的认可度，还要加强档案门户网站的建设。
基于目前的学籍档案管理系统，以学生申请网上下载成绩单为例，学生调取成绩单的程序如下：(1)学生本人登陆学校网站，通过验证个人信息(用户名和密码)，进入学籍档案管理系统，填写下载成绩单的申请表; (2 )验证通过后，网络服务器向元数据库服务器申请访问令牌(包括档案地址和时间有效期等信息);(3)元数据服务器将访问令牌传递给网络服务器;(4)网络服务器按照申请者填写的信息将内容访问令牌分发给档案使用者;(5)档案使用者向资源服务器索取成绩单;(6)资源服务器将成绩单返回给档案使用者。
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高校学籍档案是指高校在招生录取、教学活动、学籍管理、学位授予、毕业生就业等过程中形成的对国家、社会、学校有保存价值的文字、图像、声像等原始记录，它是以人为记录对象的档案。［1］它是学生从入学到毕业整个培养过程发展状况的真实记录和反映。由于近年来高校招生规模的扩大，分配、教学改革的不断深入，因此学籍档案管理是一个重要的研究课题。
一、学籍档案管理的重要性
学籍档案材料包括新生录取名册、新生入学登记表、学生成绩单、学生学籍登记表、学生入团入党材料、毕业生登记表等。存以为用是档案管理永恒不变的任务。它不但能为已经毕业的学生提供在校期间的历史资料，同时也能为社会提供辨别文凭真假的凭证，而且对整个教育教学、科研工作和学生管理有着重要的参考价值。
1.满足学生需求。
（1）继续深造需查档案。随着就业压力的增大，越来越多的学生在毕业后选择继续深造或者出国留学，在申请报名或者复试时，相关单位一般要求必须出示原就读学校盖章的录取底册、大学成绩单、毕业证明和学位证明等相关资料，尤其是学生办理出国留学手续时要求更为严格，有些国外学校不仅要求提供原始档案复印件，而且要求提供学生在校期间的品行鉴定表、任课教师推荐信等资料，这就大大增加了学籍档案的利用率。
（2）补办毕业证明需查档案。有些学生因保管不慎将个人毕业证丢失，补办毕业证明时需由学校出具学历学位证明等相关材料才可到相应部门挂失后补办。
2.满足社会需求。
一方面，学籍档案能够全面准确地反映学生的政治素质、专业素质和身体素质，可以为用人单位提供查询服务，以满足社会选择人才的需要，也是发现人才和识别人才的重要途径，为毕业生自我推荐、自主择业创造了条件。另一方面，学籍档案能够真实地反映出学生的毕结业情况及获得学位情况，学籍管理档案保存有每一位毕业生的学籍材料，并按规定作了最原始的记录。辨别学历、学位真假的最好办法是到相关高等学校核查学生学籍管理档案，就能判定真伪。
3.满足学校需求。
学籍管理档案详细记录了高校教学管理中的各个方面，这些记录可以为教学管理提供可靠信息。完善的学籍档案可以提供准确的数据和资料，从而反映出每学年学校教学水平的高低及管理的好坏，进而及时发现问题以采取对策，改进工作，提高教学质量，学校还可以根据社会对人才的需求程度，形成符合实际的科学决策，制订出切合社会需求的教育教学方案。
二、学籍档案管理存在的问题
高校学籍档案信息资源已成为服务社会最为频繁的查阅利用信息。但是，学籍档案因其原始真实性、周期系统性、多样复杂性，构成了一个庞大的“数据库”，在实际工作中，学籍档案管理存在的问题也逐渐暴露出来。
1.学籍档案材料收集繁琐。
目前，高校对学籍材料管理，往往是教务处负责学习成绩、学籍变动、毕结业及获得学位情况的记载；学生处负责学生在校期间思想政治表现、奖惩情况及结业情况；而学生的毕业实习、毕业论文情况则由论文指导教师负责。形成多头管理，给档案材料的收集带来很大麻烦。
2.学籍档案填写不规范、纸张不统一。
学籍档案中的表格大部分由学生自己填写，其中有的学生书写潦草，甚至有的学生在填写姓名时使用简化字；而且有学生在丢失学校发放的表格后，借用其他同学的空白表格复印，复印在A4、B5纸上情况都有，造成纸张标准不统一。
3.学籍档案内容欠完整、欠准确，缺乏必要的审核。
学籍档案的完整组档一般在毕业生离校前几天，由毕业生将填写好的各种表格交回教学管理部门，教学管理部门再根据毕业审核结果组织填写学业情况并加盖公章，同时要将收集填写好的一部分材料（如学位存根、学籍登记表、成绩单等）移交学生工作部门，由学生工作部门负责组建学生个人档案。另一部分材料由教学管理部门移交学校档案馆。时间之紧迫致使教学管理部门没有时间来检查学生的表格填写是否完整、正确，造成了学籍档案内容欠完整、欠准确。
4.学籍电子档案的组建周期长。
在学籍档案材料移交档案馆前，教学管理部门要将本届毕业生的档案信息手工录入学籍电子档案系统，但是教学管理人员不是专职档案管理员，他们需要在日常工作中下抽时间录入学籍电子档案，导致学籍电子档案的组建周期长。
三、加强学籍档案管理的措施
鉴于高校学籍档案所发挥的重要作用，针对上述问题，我们高校应切实加强和完善学籍档案管理工作。对此，我结合自己的工作思考了以下四个方面。
1.制订周密的收集方案。
一份完整的学籍档案需要对学生的入学注册、考勤与纪律、学习成绩、专业变动、休学与退学、奖励与处分、毕业与结业等方面做完整的记录，数据来源涉及招生、教务、学工等几个部门。因此，需要制定周密的收集计划，根据学籍档案的形成规律，采用多种方式收集，在收集学籍档案以前就要主动收集相关基础资料，并应主动加强与相关部门的联系，各部门之间积极配合就能保证学籍档案材料及时收集到位。
2.加强档案知识宣传，提高全员的认识。
学籍档案管理工作是学校建设的重要组成部分，如果中间的任意一个环节出现失误，都会影响学籍档案的完整性和真实性，档案信息无论对个人还是集体来说都是很重要的历史信息资源。我们应在学生填写学籍档案材料前，从书写、纸张、内容等方面进行严格要求，通过多种形式，宣传档案的重要性及档案与他们学习和生活的紧密关系，培养学生的档案意识。同时，我们特别要强化学校各职能部门的档案意识，也应在业余时间学习档案管理的常规知识，因为只有真正从思想上认识到档案的重要性，才能确保学籍档案的准确性与完整性。
3.对学籍档案材料进行检查审核。
由于数据来自不同部门，质量、格式难免参差不齐，因此，需要从原始材料的收集整理做起，在收集时各部门之间进行分工，明确工作职责，务必进行检查，发现问题及时纠正，确保归档材料的准确性和真实性。
4.解决学籍电子档案管理系统与学籍信息管理系统兼容性问题。
为适应新形势的要求，各高校运用先进的信息技术，建立一套完整的、规范的学生学籍信息管理系统，该系统主要包括学生基本信息模块、成绩管理模块、学籍异动信息管理模块等。这些信息都是学籍电子档案所需要的，但是我国大部分高校档案馆使用的学籍电子档案管理系统还是基于半手工录入，造成时间上、人力上的大量需求。如果学籍电子档案系统能与学籍信息管理系统兼容，能够直接对数据进行归档，不仅能降低在人力、时间上的需求，而且能保证学籍电子档案的完整性、准确性。
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高校学籍档案是指学生在校学习期间成绩、思想表现、评价等一系列真实记录，档案通常由学校教务处或者学生处保管，学生毕业后由所在单位人事部门或者人才交流中心保管。内容主要包括学生报名注册登记表、个人基本情况表、学习的课程、考试成绩以及学籍异动情况记录等。学籍档案会作为各级教育行政主管部门以及学校检查、审核毕业资格的重要依据。俗语说得好：自己的历史自己写！正是学籍档案最真实的写照。对于做好高校学生学籍档案管理工作，我主要有以下几个方面体会：
一、健全学籍档案管理制度
战国·邹·孟轲《孟子·离娄上》：“离娄之明，公输子之巧，不以规矩，不成方圆。“没有规矩不能成方圆”是句俗语，常强调做任何事都要有一定的规矩、规则、做法、否则无法成功。但普遍高校各系院都没有完整的建立学籍档案管理制度，有的是制定的标准有所不同，缺乏专业的学籍档案的管理标准和规范。这就导致人员以及部门之间在收集整理数据时相互推诿，特别是出现问题时，更是相互指责。因此健全学籍档案管理制度、划分责权就显得非常重要。
二、必要的专业档案管理岗前培训
高校的学籍档案管理人员大多数人员都身兼数职，普遍缺乏档案管理的专业知识，管理水平较低，仅靠自身的实践学习难以迅速达到目前学籍档案管理标准，对上岗之前管理人员进行专业的扎实的培训是非常有必要的，如今计算机被广泛应用到学籍管理中，计算机新技术掌握就显得非常重要。因此对学籍档案管理人员进行专业的培训是非常有必要的。
三、管理工作人员应提高对学籍档案管理的认识
学籍档案管理工作人员应该高度重视这项档案管理工作，必须要及时学习新的档案管理知识更新档案管理的新观念，提倡改革学籍档案管理模式，在新形势下充分重视计算机技术在档案管理中的应用，主动增强各部门之间的沟通合作。此外，领导也应对学籍档案保存形成规范性的意识，有效的管理机制、人员培养及激励机制等相关体系，激发学籍档案管理人员工作积极性。还应利用各种渠道以及各种途径大力宣传高校学籍档案工作的重要性，广泛提高高校学籍档案的意识。
四、及时做好学籍档案管理人员流动时的档案交接工作
随着岗位聘任或者自身的发展，档案管理工作者也会出现人员流动，并且人员流动情况比较复杂。如果没有及时做好档案管理的交接工作，这样就很容易导致学籍档案出现偏差或者信息不完整、不准确，有的甚至导致档案信息丢失。所以及时做好学籍档案管理人员流动时的档案交接工作显得尤为重要。要想做好这项工作，必须要有领导牵头做好档案交接工作，工作人员写好交接清单，交接人、接收人以及监收人当场清点数量，核对清楚后交接人、接收人以及监收人应在交接清单上签字，交接清单一式两份双方各执一份。这样及时的做好学籍档案的交接工作，就能确保不因人员岗位的流动变化而影响学生的学籍档案丢失缺档。
五、遵循学籍档案的真实性、精准性以及完整性
学生的学籍档案的形成需要一个漫长的过程。内容必须真实，不能造假。例如：学生的成绩单，成绩就绝对不能随意去更改，确实因为某种原因造化成绩错误而需要修改成绩的，一定要履行成绩变更手续，要让出现错误成绩的科任老师在成绩变更表中说明出错的原因并且附带上原始的成绩册证明成绩的真实性，并且签上他的名字。管理工作者绝对不能私自更改学籍档案里面的任何东西。真实性是第一要素。
精准性，管理学籍需要准确，更深层次的来说需要的是精准，不能出一点错，所谓差之毫厘谬以千里！例如新生的报到注册工作.根据教育部出台的文件，要求各高校必须严格按照国家招生规定对录取的新生进行学籍电子注册，即当年录取结束后，教育部在网上公布各大高校经省招办录取的新生名单，高校组织新生上网核对名单，网上有的学生进行注册取得学籍，网上没有的要及时与学生来源省级招办复核更正。这就需要学籍档案管理的工作人员核对清楚学生人数，必须做到精准无误，否则待学生毕业后数据错误将会直接导致学生发不了毕业证书。由此给学生以及学校带来一系列不良的后果。
完整性，高校学生的学籍档案主要包括下面几个内容：学生报名注册登记表、注册学习专业、学习的课程、考试的成绩记录表以及学籍异动的情况等。学籍档案作为学校以及各部门查询、检查、以及学生毕业资格审核的标准。毕业生毕业后，在其学籍档案内放入毕业生的报到证，师范的学生取得教师资格证的放入审批成功后的教师资格申请表。毕业生进入单位后学籍档案转变为人事档案。因此学生的学籍档案管理必须要完成，每一个学生一袋，必须完整。
随着社会的进步，高校学籍档案管理工作在社会中的地位显得越来越重要，高校的学籍档案管理工作是一项涉及学生切身利益的工作，学生的就业、提干、学历的认证等都离不开学籍档案。对于管理档案的工作人员来说合理的运用现代管理技术、遵循档案管理的规律，健全高校学籍档案管理制度，管理人员拥有更专业的档案管理知识。真实、准确、完整的收集整理好学生的学籍档案资料才能使学籍档案管理工作适应学校教学发展以及社会发展的需要。
参考文献
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高校学籍管理工作直接对学校的教学质量、社会名誉等有所影响。因此，为了可以适应时代的发展，完善人才培养制度，高校一定要加强对学生的学籍档案管理。但在目前，高校学籍档案在管理、利用等都存在一些急需要改善的地方。
一、高校学籍档案特点
1.信息量庞大。伴随我们国家教育教学的不断优化、改革，以经多种教育形成的推广。各大高校在扩招的同时也在扩大自己学校的专业内容、种类、科目，而且越来越复杂。这些情况也决定了学籍档案向着庞大、多元的形势发展。一般来说，学生的学籍档案包括了静态及动态信息。静态信息：学生基本信息（名字、出生日、住址、联系电话、家属联系电话、学号、录取成绩及录取号、专业等等）；动态信息：所学的科目信息、考试成绩（包括正考以及补考的内容）、平时作业、论文、毕业资格审核等等。
2.准确、真实性。学籍档案记录了学生从入学开始一直到毕业的各种信息。这种记录一定是可以真实反映学生在高校学习、生活阶段的各项真实的内容。如在学校的基本情况、学业完成度、学生在校得奖或受罚的记录等等。这些资料是在有关学籍管理规定中所形成的，根据有关要求整理而得，因此所有的档案都必须是真实且准确的。
3.周期采编及动态扩充特点。在学校，每个学年的开始、结束等，都是学生综合素质变化的真实记录的一个重要阶段，同时也是学籍管理方面文件材料形成最多的一个阶段，这样就决定了学籍档案其文件材料的形成是具有周期性的。同时，一整套赛事的学籍档案是基于对学生基本素质发展的记录、收集、整理，通常是以阶段为单位进行开展的，有的内容每学期一记，有的则是一学年一记，如遇特殊情况，还要随时记录。
二、高校学籍档案管理现存问题
1.要求不统一，制度不明确。无论是何种工作都要有制度方面的制约，有的高校只是简单给档案馆拟定了一些管理规定，而对管理人员未提出明确需求，而这样不单让工作人员无法意识到学籍档案管理的重要性，同时对学籍档案管理工作不尽职。有的高校本科生学籍档案一般都存放在学生工作办公室、团支等等，因为从事有关管理工作人员具有比较大的流动性，且缺少档案管理的专业知识，未能统一管理，制度不完善，存在责任不明确、安全性弱、保密性不强等情况。再加上学籍档案数量比较多、存放的空间有限，无法做到好的管理。很多都是学生干部来对档案内容进行更新、管理等，档案管理无法做到安全、保密、完整。
2.档案管理过于复杂。档案管理复杂是因为当前高校本身的教育方式所决定的。很多高校不单单有学历教育，同时也存在着非学历教育。例如全日制教育、成人教育、远程教育、单科教育、大专教育等等。不同的教育系统都有自己的档案管理，而且管理方式也不统一，这样就在某种程度上决定了档案管理的复杂性，也正因为这种复杂性，在管理方面不具有条理性，让管理的难度加大，也是当前极需要改善的一个问题。
3.信息化落后，管理手段陈旧。高校学籍管理仍以分部门而治的多个系统管理的方式，未有统一信息管理的平台，每一个部门均有自己的一整套信息的系统，增加了工作量不说，也让信息无法达到共享的状态，重要劳动多、准确性过低等等都是管理手段陈旧的表现。虽然当前教育部已向各大高校推动了无纸化的办公、网络教学等现代化手段，但是真正把电脑、网络教学等现代化手段，但真正把电脑以及网络运用在档案管理中的仍是少数，多数的高校还是采用手工录入、查询的方式，再加上检索工具落后，在查找学籍档案时存在很多问题。
三、解决高校学籍档案管理现存问题的解决方法
1.构建服务观，规范管理。在不断加剧竞争的今天，无论对对哪一个领域而言，都是人才间的意识，而在这一种人才竞争中，高校学籍档案管理发挥着极为重要的价值、作用，直接关系着学生毕业后的就业。因此，高校的领导、各部门、教师、学生等都要重视学籍的档案管理，要自觉更新、完善档案。由于学籍档案管理所涉及的内容极多，在收集整理时具有一定难度，因此构建起规范的管理制度是做好学籍管理工作的前提，同时对这些制度不断加以修订。拟定一整套完整的收集、保管、和、安全保护等系列的规章制度。同时，伴随高校本身发展的需求和学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作需要在新管理方式下，以学校的中心工作开展，如招生、就业、专业设置等等，构建起以服务为主观念，进一步加大服务功能。
2.开展灵活多元的管理方式。学籍管理方式一定是针对不同专业学生开展的，具有可靠且灵活的管理方式，开展分专业、分层次多元管理。当前，很多高校均是执行学分制，学生可根据自己本身情况来选择学习的方式，在这一期间内，学生可在本系跨年级选课，或是在全校范围内跨专业选题，这样为学籍管理带来挑战，要让这部分的学籍管理得到最大限度拓展，需要跟踪并了解他们选课以及成绩的考核情况，要因人而宜分别登记、注册。
3.以信息技术为手段，构建网络化学籍管理。伴随计算机技术、网络技术的不断发展，学籍档案管理也一步一步实现了信息化。之前以保密及单纯为主管理方式也无法实现当前社会需求。高校学籍档管理一定要与时代同步，改革不适应现代化管理要求方法，把计算机技术加入学籍档案管理工作中。高校可构建起先进的教学管理系统、将选课、学籍等管理集中，通过计算机网络系统构建管理平台，实现资料共享。
四、结语。总之，学籍档案是学校档案信息资源一种非常重要的形式，同时更是学校的财富。高校只有加强的学籍档案管理并重视其开发、利用，才可更好为教学及高校发展服务。虽然就目前而言，高校学籍档案管理仍存在一些问题。但我们只要找到这些问题的核心所在，就一定可以提升高校学籍管理的效率。
参考文献：
[1]李玲.浅谈学籍管理信息化的现状[J].南昌教育学院学报，2010
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学籍档案作为衡量教学管理水平和质量的主要信息资源有三方面作用:一是可以为教学管理部门对教学环节进行有效的协调控制提供信息,为学校领导对学校的发展预测、决策等提供可行的信息依据;二是为提高教学质量、教学改革、教育评估和教学评价提供真实的原始资料;三是可以为社会和用人单位选拔、录用、聘任和晋升以及确认学历证书的真假、学历证书的遗失补办、学生出国留学等提供重要的参考、借鉴及服务。
我国高等教育从1999年开始扩大招生规模,2002年又进一步放宽了对普通高校招生的年龄限制。高等教育逐步从精英教育阶段进入大众化阶段,并呈现出多样化、综合化、国际化、信息化的发展趋势。高校学籍管理必须紧跟时代的发展,彻底摒弃陈旧落后的人工管理方式,将科学、先进、高效的信息管理引进管理领域。以我校为例,其办学规模已由1999年在校生2784人发展到2009年的7500人左右,十年间学生人数增长了2.7倍,学籍档案管理也经历了从人工管理、单机版学生管理信息系统到网络化的教学管理信息系统三个发展阶段。目前的学生学籍管理系统依托校园网络形成一套完整的学生学籍电子档案信息,可以十分便捷地统计、查询、检索学籍的各类信息,及时了解学生的学习状况和教学质量的动态情况,并可及时进行调控。
二、学籍档案管理现代化进程中存在的问题
1.学籍管理制度还不够健全
为维护学校正常的教育教学秩序和生活秩序,保障学生身心健康,促进学生德、智、体、美全面发展,依据教育部《普通高等学校学生管理规定》以及其他有关法律、法规,各高校制定了适用本校的学籍管理制度,但由于目前国内多数高校的学分制处于学年学分制向完全学分制的过渡期,相应的管理制度也表现出许多不符合学生个性发展需要的情况。如学生选课问题。学分制实施后很多高校学生在选择选修课时,由于开设课程先限制了名额,使有的热门课程很短时间内被选满,学生只好随便选一些并不感兴趣的课程,从而降低了学生学习的主动性和积极性;又如学生重修问题。大多高校专业课以学年为期,使学生的重修必须隔一个学期跟下一年级一起学习;再如学生休学年限问题。学生休学规定以一学年为期,如果学生想休学一学期后复学,将导致学生无法跟班学习。
2.学籍档案材料不完整,管理方式落后
近十年来,全国高校招生人数由1998年的200万人飙升至2008年招生人数的近1300万人,快速扩招使各高校学生数量急剧增加,学生信息量也翻倍增长,有部分高校的学籍档案管理却并没有太大的变化,管理方式的落后大大增加了学籍档案管理人员工作量,也造成学籍档案材料不齐全、不完善的现象。如学生在填写学籍卡时不能按要求填写完整,有的单亲家庭学生不愿意填写离异的父(母)亲,使信息栏空置或填写“已故”;有的学生不使用规定的黑色碳素笔填写或者填写字体模糊不清随意涂改;有的辅导员填写学生操行、奖惩时掺杂人情因素和水分,不够客观公正,致使学籍档案不能准确完整地反映真实情况,内容真实性、完整性及档案的保存价值大打折扣。
3.学籍管理制度的宣传力度不够
高校学籍管理制度为学生的学习和生活等方面指明了方向和目标,有人认为学生了解学校有关管理规定是很自然的事,每位学生入学后发一本《学生手册》自已看就行,管理部门很少定期组织学生进行学习和讨论。使得学生总是到教学主管部门询问关于学籍方面的问题,如休学、转专业、重修、免修、缓考如何办理,有些学生因对管理制度一知半解,直到因违反相关规定受到处分时才后悔莫及。
三、实现学籍档案现代化管理的对策
实现高校学籍档案管理制度化、归档规范化、管理现代化是高校学籍档案工作的奋斗目标。笔者基于自己的工作经验提出几点对策。
1.完善学籍管理制度,加大制度的宣传力度
第一,高校应建立健全学籍管理机制,实行由主管校长负责、教学主管部门监管,设置专职学籍管理工作岗位和人员,各院系及学生工作处、招生就业部门配备兼职学籍管理人员。制订学籍管理工作流程,严格管理,维护学籍档案的真实性和完整性,推进学籍档案管理规范化。
第二,依据教育部《普通高等学校学生管理规定》、《普通高等学校档案管理办法》和相关政策法规,结合本校实际情况建立和完善各项规章制度,如学籍管理规定、注册制度、休(复)学制度、转专业、转学制度、学籍管理人员岗位职责等,同时根据学籍档案形成的规律制定包括学籍档案从产生、收集归档到查询、利用、安全保密等一系列规章制度,做到有章可循、有法可依。在制定相关制度时还必须立足于“以生为本”的管理理念,进一步完善选课制度,适度放宽选修课人数限制,提高学生学习兴趣,促进学生个性发展。改变重修、休学以一学年为期的限定,根据学生学习能力,准许学习能力强的学生以一学期为期限休学,鼓励学生自学与老师的指导相结合,努力解决重修、休学后学生完成课程学习困难的问题。
第三,加大对学籍管理制度的宣传,如对休(复)学、转专业、重修、免修等相关规定程序使用清晰易懂的流程图来表示,使学生一目了然;充分利用校园广播台、校园网、宣传栏、座谈、竞赛等形式定期宣传,把替考、作弊、旷课等违纪行为制止在萌芽时期,真正做到以教育为目的,使学生沿着人才培养的正确轨道成长。
2.改进学籍与学籍档案管理手段,提高管理质量
随着高校招生规模的扩大,使得学籍管理工作任务越来越重,靠手工操作效率太低,容易出错。信息化管理是提高学籍档案管理水平的关键,它可以大大提高工作效率和信息的准确性,实现资源共享,可使教学管理数据统计可靠、准确,可使情况反馈及时、信息搜索客观,全面增强管理工作的科学性和有效性,便于各级领导和部门掌握情况,进行必要的协调控制,为学校发展预测、决策提供信息依据。
提高高校学籍档案管理质量,首先要实现学籍档案的规范化管理,如学籍档案信息采集要求完整、准确、真实;档案的分类要科学;文件材料的归档要及时。我校自2007年底引进并启动网络化现代化教学管理系统以来,教学管理及学籍管理得到了全方位的改善:首先,规范学生学籍信息的采集。在招生信息的基础上加以补充,经学生本人确认、学籍管理部门审核后统一打印学籍卡,减少了学籍卡因填写字迹潦草、模糊、涂改、专业班级简称及学号等信息不规范的现象,学生基本信息的形成为取得学籍的学生提供了学籍注册情况的查询渠道。其次,学籍异动处理及时。对学籍异动学生进行实时更新,使任课教师或相关部门及时了解学生异动情况,使学生信息准确。第三,方便了教学质量评价与学生成绩查询。学生成绩在任课教师完成课程教学计划时经考核后,登录校园网录入并打印成绩总表,成绩提交后任课教师没有取消更改成绩的权限,保证了成绩管理的准确性和严肃性。学生成绩查询必须在对任课教师进行教学评价后才能查询成绩。第四,实现了教学计划管理、智能排课、选课管理、教材管理的信息化,同时对英语应用能力及大学生四、六级英语等级考试报名、毕业资格审查等发挥重要作用。该系统在不断使用中加以完善,提高了我校教学与学籍档案信息化管理水平,提高了教学管理质量。
3.提高学籍与学籍档案管理工作水平
学籍与学籍档案管理工作水平提高的关键是建立相对稳定的高素质学籍档案管理工作队伍。由于学籍档案管理工作具有连续性及滞后性的特征,要求学籍档案管理人员必须相对稳定,一份完整的学籍档案需要3~4年才能最终形成,没有一支稳定的队伍就很难做到有始有终。同时学籍档案管理工作是一项政策性、技术性都很强的工作,这些都要求学籍档案管理人员应具有较高的政治素质,具有为教学工作和学生服务的思想,尽职尽责;具备较强的法律意识,做到知法、学法、守法,维护学籍的真实性;具有较强的业务能力,必须熟悉整个学籍管理流程,解决日常工作中的实际问题;具有较高的计算机应用水平,掌握现代化管理技术,利用先进的信息传播技术在计算机上建立一套完整的学生学籍信息档案。
总之,高校学籍档案管理是在学籍管理过程中对学生各方面的情况的真实记载和反映,是教学管理中的一个重要内容。有效利用信息技术和网络技术实现学籍与学籍档案管理,尤其是借助校园互联网来实现学生学籍管理信息化,是促使学籍与学籍档案管理逐步科学化、规范化、现代化的必然途径。
参考文献:
[1]解颖娴.高校学籍档案管理存在问题与解决对策[J].宿州教育学院学报,2008(1).
