煤矿企业档案管理范文

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）05-00-01

企业档案管理作为企业的一项重要基础工作，其作用的大小、价值的体现和地位的高低，是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而不断提高的。当前的新形势下，煤矿档案管理工作如何在改革发展中更好地发挥其应有的价值和作用、如何为煤矿企业的生产建设提供有效服务，是当前煤矿企业档案管理者需要不断积极探索的重要课题。

一、思考一：煤矿企业档案管理中存在的问题

二十世纪九十年代，由于煤炭价格曾经跌入谷底，煤炭大量滞销，领导层把精力集中到了大力寻找煤炭的销路上，放在了想方设法提高经济效益上，此时的档案管理基本上陷入一个无人管理的状态上，这给以后煤矿企业的档案管理带来不便。档案管理的机制和体系很落后，并且档案人员由于无法及时掌握企业改制中，煤矿企业所发生的产权变动情况，无法对改制过程中形成的档案资料进行跟踪、收集和整理，造成了大量重要档案资料的流失。尤其是煤矿企业在改制之后，大量煤矿企业选择上市，但在上市过程中上级机关的批文的原文，有一些是相关工作人员自己带回的，却因为不能及时进行收集，造成散失。另外，管理手段不够高效和先进，管理人员不够专业化等因素也在不同程度上影响和制约了煤矿企业档案管理的质量。

二、思考二：煤炭企业档案管理工作的地位

任何单位的任何一项工作只有单位重视了、领导重视了，工作才能顺利开展。以做好安全生产、经营管理，取得经济效益为目的的煤炭企业往往会忽视档案工作。对档案工作人员来说，他们应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视，以优质的服务吸引干部职工的注意，来提高本部门在企业中的地位。 地位来自：（1）档案管理人员首先要爱岗敬业，为领导、各级管理人员、工程技术人员提供准确、真实、可靠的信息，为领导的决策，工程技术人员的科技攻关提供方便。档案工作人员自己怀着满腔热情的去工作，忠于职守，在领导和同事心目中树立了良好的形象，部门的地位也会逐渐提升。（2）档案工作人员要积极做好宣传，使领导及干部职工增强档案意识。要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些档案工作对单位长远发展的影响，诱导和启发领导重视档案工作。

三、思考三：煤矿企业档案管理的信息化

信息时代，云计算、传感网、物联网、智慧地球，泛在计算等新概念、新思想和新技术的提出与发展，社会信息化建设热潮的到来，利用软件进行档案信息化管理已成为不可阻挡的发展潮流在。自20世纪九十年代开始，档案部门已开始着手开发或者购买相关的软件进行档案的整理、利用等工作，改变了传统的档案管理模式，使得档案部门的工作效率大大提高。

国家在2001年6月颁布的《档案管理软件功能要求暂行规定》中指出“档案管理软件，是指各机关、团体、事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。

档案管理软件是指档案管理的计算机程序及其相关文档。档案管理软件的计算机程序，是指为了科学有序地管理档案，根据档案管理的自身特点和程序，由计算机可执行的代码化指令序列，或者可以被自动转换代码化指令序列的符号化指令序列或者符号化语句序列；相关文档，是指用来描述程序的内容、组成、设计、功能、规格及使用方法的文字资料和图表。

根据我国档案管理信息化的发展历程，我国的档案管理软件的发展可分为三个阶段：（1）单机版档案管理软件阶段（90年代初）。此时期的档案管理软件运行平台单一、功能比较简单，并且此时期的档案管理软件多为档案部门根据自己的需要自行开发，通用性比较差。（2）网络版档案管理软件阶段（90年代中后期）。此时期商业开发的档案管理软件占据了主流市场，并且软件的功能增多，适用性增强。出现了大量的专门从事档案管理软件研发的公司，如津科、世纪科仪、珠海泰坦、量子伟业等。（3）电子文件管理系统阶段（21世纪初至今）。为了适应电子文件管理的需要，此时期的管理软件选择具有跨平台性的开发工具进行开发，采用多种技术集成，并具有强大的自定义功能。

为了满足社会需求的多样性，档案管理软件开发公司研发出了多种不同性能的档案管理软件：如量子伟业公司研发的综合档案馆管理系统、企业文档管理系统、流媒体管理系统。深圳伟图的城建档案管理软件以及其他的人事档案管理系统软件、水力档案管理系统软件、电力档案信息管理系统等。总之，那些更能贴近档案工作现实的档案管理软件，是今后应用的关键。

四、思考四：煤矿企业档案管理人员的素质和专业能力

档案管理工作的质量好坏与档案管理人员的能力和素质直接相关，这不仅是一项服务性的工作，还是一项专业性和技术性很强的工作，对档案管理人员有较高要求。档案管理工作日益现代化，这就需要大量的专业人才，这些人才需要具备档案管理、计算机应用等各方面的能力。相关部门要定期举行对档案管理人员的培训，加强档案管理队伍的信息化建设。同时，由于档案管理信息化之后所形成的电子档案是数字化的，所以档案管理人员在具备档案管理基本知识的同时，还要对计算机应用的相关知识、数字化技术、现代网络技术、现代管理技术有所掌握。对于档案管理人员来说，这将是新的挑战。加强对档案管理人员的新技术、新设备、新方法的培训，普及相应的知识和技术，促使档案管理人员提高掌握和运用现代化档案管理技术的能力是十分必要的。

总之，利用档案，煤炭企业的管理人员可通过现有的资料，及时对过去的煤矿情况包括历史状况及数据进行相关综合分析，这样才能对企业在煤矿方面的未来发展做出正确及科学的判断与指导。同时，对历史及现在的档案进行整理，使企业管理人员能掌握过去，了解现在，预测未来，对企业战略发展具有巨大的促进意义。

参考文献：

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关键词:档案管理;经营决策;地位和作用

Key words: archives management;operation decisions;status and role

中图分类号:G27 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)18-0160-01

0引言

煤炭企业在各项活动中形成的档案,是企业一切重要活动的历史记载,是生产经营、管理决策和维护企业合法权益及健康的重要凭证。在二十一世纪这个知识时代,档案工作对于权益持续、协调、健康,发展,从传统管理方式走向科学管理规道具有十分重要的意义。

1档案工作是企业管理重要基础工作

煤炭企业档案是本企业活动最直接、最可靠、最原始、最具有历史连续性的记载,企业档案工作是企业管理重要组成部分。在企业加快改革和科技飞速发展的今天,档案的重要作用日益鲜明地显示出来。

首先,档案是预测未来的基础。

现代企业管理的核心是决策,决策的前提是预测,而科学的预测必须建立在庞大、完整、可靠的信息基础上。

预测是有效地运用已有的科学知识,对过去的历史情况与数据进行综合的分析,结合现实的客观条件和主观条件,对企业未来的发展作出科学的判断。

预测过程是过去现在未来全过程,而这一过程的基础是来自企业各业务部门的各项活动中积累形成档案。因此,历史和现实的档案信息,可以预测企业活动未来发展和变化。

如果离开了这些档案信息,就会对企业的经营管理情况一无所知,企业领导者就无法作出重大决策。这就足以说明:煤炭企业档案是一种信息资源,是企业领导指挥决策的重要依据,对企业生产经营举足轻重的作用。

其次,档案是企业现代化管理的基础。

企业要提高现代化管理水平,实行全面质量管理,需要档案部门提供的各种信息数据,以便对企业的活动进行数理分析。管理好比一座大厦,档案管理犹如大厦地基中的基石,如果基石不牢,就难以立足于激烈竞争的市场。要搞好企业现代化管理,就必须将企业档案工作例如企业发展的总体规划,并制定出企业档案工作发展规划和规章制度。

2档案是企业的宝贵财富,档案部门是企业信息管理中心

企业档案是企业宝贵财富的一个重要组成部分,它既是企业人事现实活动的重要财富又是企业历史发展过程的直接见证,具有长远的利用价值。企业要发展,就要管好企业档案这笔财富。企业档案部门为企业的生存和发展服务,是企业档案工作的出发点和最终目的。企业档案工作者要搞好企业档案的收集、整理和各种信息的加工处理。供领导决策及业务部门和其他部门参考,使档案工作渗透到企业生产和经营的各个环节。使档案部门真正能够成为企业信息管理中心。

3做好企业档案工作,是维护企业合法权益的关键

实践证明,在企业改制和科学技术飞速发展的今天,档案作用的发挥已成为提高企业经济效益和维护企业合法权益的重要途径。

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煤矿企业档案真实地记录和反映着煤矿企业历史发展状态，记录着煤矿建设和生产过程中形成的各种文字材料和数据。做好、管理好并且用好煤矿档案资料，对煤矿的生产建设和未来发展有着不可替代的作用。

（一）档案管理是煤矿企业发展的基础。煤矿企业档案是煤矿生产建设中最重要的组成部分，是煤矿经济效益、技术革新的资源宝库。以往大多数矿业企业只重视眼前利益而忽略对档案的建设，蒙受的损失都历历在目。因为煤矿持续的发展需要不断革新技术和扩大生?a，其中生产设备，矿产品种、质量以及工程质量设计等，都需要查阅以往资料作为参照，从而创造出更好的经济效益和体现更高的社会价值。

（二）档案管理是煤矿企业发展的依据。煤矿企业的发展离不开档案管理。煤矿企业在创立、发展过程中，适时制定的一系列规划纲要，日常生产事务以及企业升级更新等宝贵数据，对今后煤矿企业的可持续发展提供依据。煤炭是我国的主要能源，煤矿档案是煤矿企业全体的经验和智慧结晶，是矿井发展中的一笔重要的文化财富。若缺乏档案记录和管理，或者管理不到位，可能会阻碍企业的健康有序发展，使得企业发展走很多弯路，影响着企业的决策制定，人事及科技发展和后来管理者对企业变革的深入了解。

另外，档案对煤矿企业的现代化发展也起着至关重要的作用，随着我国现代化进程的日益加快，煤矿企业迎来了至关重要的转型瓶颈，无论是从生产设备，还是管理模式上，都需要在科学的层面上真实地反映企业信息数据，凸显企业的现代化优越性。档案在其中可谓发挥基石作用，只有基石牢靠，企业才能抵御市场洪水猛兽般的竞争，才能顺利完成既定指标、制定出全面的规划制度，在市场上立于不败之地。

二、当前煤矿档案管理现状分析

（一）档案管理方面，除了缺乏现代化管理人才，企业领导也缺乏对档案管理的重视，没有很好地将档案管理作为企业永久发挥效用的机制来抓。随着电子信息技术的快速发展，我国各行各业都在逐步转变传统的管理模式，开发和应用电子信息技术档案管理可以加快档案的系统性和可视程度。而这一运用并非档案管理者凭借热情就能胜任，更需要企业领导足够重视，建立有效机制监督和逐步完善企业档案的变革。

（二）现代市场经济的发展日益多元化，相关煤矿企业档案在管理上还存在漏洞。管理过程中，由于相关工作人员缺乏安全意识问题，使得档案信息在网络化过程中存在很大的安全隐患。目前各个煤矿企业都有自己的档案管理部门，但档案人员的工作比较繁杂，缺乏专业性。

（三）档案资料收集得不够齐全。煤矿档案有其专业属性，涉及到矿井、地面等多个方面，使得煤矿档案呈现多样性和复杂性，收集档案资料难度大，质量低，记录书写没有严格的格式范例和统一的形式。有些资料受限于工作实际而不能及时上交，造成档案缺失，影响着档案的使用价值。

三、煤矿档案管理工作革新

档案管理工作是随着企业的发展而有序进行。我国的煤矿企业由以往的粗放式开采逐步进步为精细化生产，档案管理者也要逐步适应煤矿企业发展的需求，从思想上加深认识，围绕煤矿生产主旨，完成对煤矿档案的科学化管理。

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煤矿企业人事档案工作是管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，人事档案工作如何与时俱进，充分发挥为经济社会服务的职能，已成为我们必须努力解决好的一个重大课题。

1 煤矿企业人事档案管理中存在的主要问题

人事档案管理工作在长期的实践中，积累了丰富的经验，形成了一定的管理模式。但旧的煤矿企业人事档案管理模式与市场经济体制环境下煤矿企业发展对人才管理的需求不相适应的种种弊端已显露出来。主要有以下几个方面：

1.1人事档案管理模式单一

目前，我国煤矿企业人事档案管理大都采用干部人事档案管理模式进行，这种管理模式适合本单位内部人事档案来源比较单一，仅限于本机构人员，同时这种模式也方便查找和利用，涉及面比较窄，也很有利于人事档案的保密工作。煤矿企业人事档案还是要坚持统一由人事部门管理，以及煤矿企业人事档案工作也必须由煤矿企业各级组织、人事部门根据自己的管理权限负责某一级的人事档案的管理方式已经没有办法再适应煤矿企业职工的这种多样性的特点了。

1.2人事档案管理体制不全面

随着市场经济体制的建立，人们的思想观念发生了重大改变，煤矿企业在招聘使用员工的时候，更多地看重个人的能力，煤矿企业对员工的约束主要是靠合同、协议，而不是人事档案。员工如履行了合同、协议，即可自由流动，选择更适合自己的岗位。用工制度的变化以及人才之间激烈的竞争，出现了许多员工为求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路的情况，而旧单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况，于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、“档案克隆”、“虚假档案”的情况。加之煤矿企业人才流动较快，使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其服务功能，因而也难以适应这类型煤矿企业灵活的用人机制需要。

1.3人事档案管理内容不够齐全

现代煤矿企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”，人事档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来，要能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。煤矿企业是以最大限度激发员工创造力，达到最佳的经济效益作为目标，这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别，所以煤矿企业的人事档案除目前的基本内容以外，还应结合煤矿企业自身管理需求充实一些内容。同时，通过调整煤矿企业人事档案的内容构成，才能形成具有煤矿企业自身特色的人事档案管理体系，而不是仅仅照搬干部人事档案管理体系。

1.4档案管理人员素质低下

由于受传统观念的影响，对档案管理的认识不足，重视程度不够。专职档案管理人员被裁减，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾。还有的档案人员更换频繁，因业务素质不高，难以胜任档案工作。随着当前煤矿企业规模不断扩大，员工数量不断增多，档案数量也与日俱增，档案管理难度增大，有关的管理措施未跟上。

1.5档案运用中的价值不高

由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视煤矿企业内部的实绩考核，轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离，这些原因都不同程度地造成了煤矿企业人事档案利用率的降低。

2 加强人事档案管理中的解决措施

2.1建立科学、合理的人事档案管理制度

在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。

2.2建立科学的人事档案系统管理

人事档案的内容大同小异，它们之间虽存在着许多共性，但不同类别的人员由于他们的工作性质、社会责任、职业特点、素质要求、任用方式、考核内容、社会评价、报酬待遇等方面的不同，在人事档案内容上也必然存在着较大的差异。国家公务员的档案体现了政治要求，专业技术人员的档案侧重于服务社会、创新技术的业绩记载，中介组织人员的档案体现其诚信和非官方人员的特色。在同一个人的人事档案中也是有差别的，如有的内容可以进入公共信息体系，有的则只能处于高度的保密状态。根据这一情况，我们可以在信息化和市场化的基础上分类管理人事档案。根据不同类别的人员设计不同的管理制度，对档案的功能进行重新定位，增加反映个人个性特点和专业能力的资料，使人事档案更加贴近社会和用人单位的需求，提高人事档案的利用效率，提高人事档案的价值。

2.3 加强人事档案管理工作的正规化

人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化，又包括管理理念的现代化、科学化。管理手段的科学化、现代化，最终是要在煤矿企业中建立一个以煤矿企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统，实现人事档案的计算机管理。

2.4提高人事档案管理人员的素质

人才是煤矿企业前进、发展的动力，对于档案管理部门来说亦是同样的道理。在知识经济时代，在现代化程度不断提高的今天，引进高素质的档案人才是煤矿企业档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时，煤矿企业也应注重对现有档案人员的培训，使其适应新形势下的新要求，从而全面提高煤矿企业档案管理人员的素质。

2.5加强人力资源机构管理

培养人的重要途径是人事档案信息的提供，所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，增强服务意识，积极主动地为煤矿企业人力资源管理提供信息服务。人事档案管理服务于人力资源管理，促进煤矿企业人力资源管理，是煤矿企业知识管理的基础。

2.6建立网络化人事档案管理模式

档案管理要与时俱进，就要实现数字化、网络化的管理开放式的人才信息服务网络则为人事档案现代化管理构建了坚实的实用平台。这样，既可以提高效率，也可以降低社会管理的成本。

3 结束语

总之，人事档案管理工作是煤矿企业中不可或缺的管理工作之一，其改革已经提上了日程，在这一改变过程中，改变旧有模式，建立新型管理系统，借助现代化的技术与观念，全面开发信息资源，充分有效地利用人事档案的价值，从而促进人事档案管理工作不断走上法制化、科学化、规范化的轨道。■

参考文献

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煤炭企业作为国家的重工业企业，推动着国民经济的发展以及国家的基础建设，同时想要做好煤炭企业的发展工作，就需要档案部门做好基础信息输送工作，保证档案信息得到良好的开发利用。如今国家和人们都对煤矿安全生产问题更为重视，也为煤矿的安全投入了越来越多的资金来完善其设备等，这样使煤矿档案工作内容更加多样化，也为煤矿档案管理提出了更高的要求和标准。

1煤矿档案的特点

煤矿档案是对煤矿的生产和管理工作做的一个详细记载，是围绕煤矿开采的一系列生产过程形成的，与一般的文档档案相比具有以下特点：

1.1多样性。由于煤矿生产的过程十分复杂，拥有众多井上、井下的部门，所以煤矿档案更具有综合性。从煤矿开采、地质测量、采煤、维修、地面运输、销售等一系列过程，还要包括井上的各行政管理部门，煤矿的发展越来越壮大，档案的数量也随之增加。

1.2广泛性。煤矿档案是对生产活动的各个环节以及地面管理工作的详细记载，包括位于井下的生产一线的各种工作活动，以及地面上的各种生产活动和管理部门的管理工作等都会被记载下来；同时还包含着上级部门下达的指令，制定的规定、条例以及进行的检查和验收等，还包括从外单位进购的设备等的产品信息。

1.3技术资料利用较为频繁。煤矿企业的生产安全是煤矿生产的重点，所以要经常进行相应的安全管理工作，比如经常对巷道进行支护，监护地下煤层的开采过程，定期维护和检修机械设备，对上级下达的安全生产章程、标准等经常学习和查阅，这些都要频繁地用到档案中的技术资料和图纸。

2档案管理中存在问题

2.1档案管理制度不够完善。近年来我国出台了《档案法》等一系列档案法规，这也推动了煤矿的档案法规制度建设，但是目前煤矿档案管理中还有许多问题，管理制度不够健全，尤其是没有有效的机制来制约基层档案管理。井下的各生产部门忙于生产工作忽视了档案管理工作的重要性，没有及时对档案进行归档，没有一个规范的部门立卷制度遵循，更没有安排专人去做文件的收集和归档工作，以至于到了每年立卷的时候要临时安排人员突击制作，造成了资料的混乱和遗失等。

2.2档案收集不够系统和齐全。一方面煤矿的档案收集和管理是没有安排专人来进行的，另一方面档案都是煤矿部门的技术工作人员在生产工作现场，一边工作一边形成了相关的数据和图纸等，企业没有给这些人员培训专业的档案管理知识，所以这些技术人员并不明白档案管理的相关知识以及要求，影响了档案管理标准的执行，更严重的影响了煤矿档案的规范程度和标准程度，并且由于没有专人管理，频繁换人的情况导致档案会有遗失，收集不够系统和完整。

2.3基层人员对于档案的认知不足。由于每个部门都会比较频繁的使用煤矿技术资料，所以对于这种每年度形成的技术资料，很多部门都不愿意进行归档，觉得将资料放在自己部门使用更为方便。同时资料管理人员往往是兼职并且经常调换，所以对档案管理工作不够重视，给每年的归档立卷工作带来了很大困难，也给煤矿档案管理带来了诸多不便。

2.4对档案管理工作的安全化和法治化意识不够。安全性方面主要有某些档案管理人员没有什么保密意识，对纸质档案的保管不够严密，而档案信息网络的安全性也存在很大隐患；法制方面主要是一些领导干部或者专业技术人员的自觉性和档案意识不足，不能按照档案法规来执行，例如使用铅笔等进行文件的起草和签发等；或是一些领导在文档移交等方面不能符合规定操作等。

3加强煤矿档案管理的对策

3.1进一步规范和健全煤矿档案管理制度。煤矿企业的档案管理具有自己的特殊性，所以在制定、完善煤矿档案管理的各种规章制度时要充分的考虑到各部门的实际情况，同时确定个部门进行档案管理工作的人员，让他们明确自己的职责范围，通过专业的档案管理培训，一方面让档案管理人员树立起强烈的责任感，更好地调动他们的工作积极性，另一方面增加他们档案管理的专业性。通过彻底贯彻执行档案管理制度，来对煤矿档案工作进行规范，让其真正走入制度化的前进道路，形成良好的运行机制。

3.2提高全员的档案意识，建立档案管理新理念。目前对于煤矿企业的档案管理工作来说，首先要制定出一套合理的归档范围，要符合煤矿档案管理工作的特点，至少保证在全矿范围内可以统一执行并且具有较强操作性，管理人员要提高对档案管理工作的重视程度，定期展开研讨会进行档案工作的讨论，档案部门应该多向基层职工宣传相关的档案工作的政策法规，普及档案管理以及保护煤矿档案的重要性，尤其是针对那些生成档案的技术管理人员更要加强对其的宣传力度，让他们从思想上进行改变，明白档案的重要性。

3.3改进煤矿档案的管理水平和管理技术。档案管理工作是一项专业性较强并且需要需要细致和耐心的工作，而煤矿档案相比起普通的文档档案来说，包含的信息更为复杂多样，所以对档案人员的业务能力和管理技术上有更高的要求和标准。所以煤矿企业应该重视业务培训工作，创造更多的机会来增加档案人员尤其是其他部门监制的档案人员的业务素质，同时采取激励措施等多种方法让档案管理人员树立起强烈的责任感和使命感。

结束语：总之从事档案管理的人员应该多抓住各种培训和教育机会，积极地对自身的档案专业知识进行完善，掌握档案法规标准，通过对自身工作水平和工作能力的提升来更好地满足煤矿档案管理的要求。同时结合煤矿档案管理的特征采取相应的措施，真正将煤矿档案信息资源进行开发和利用，解决煤矿档案管理中存在的问题，做好煤矿档案管理工作。

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