医院的档案管理范文

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医院档案管理是指为了实现医院工作中的查考工作，将医院中各项文件，以文字、图像、声音等多种形式，作为历史记录保存起来。其中，晋升档案管理工作是医院众多工作项目中的一项，但是却是举足轻重的一些。顺利高效地实现晋升档案管理，将会为医院建设和发展提供最基础的动力。研究新时期医院的晋升档案管理工作，不仅能为医院管理实际提供有利的指导和借鉴，而且对于现在医疗和教学以及科学研究领域都有很大的帮助。

2　医院晋升档案管理中的障碍分析

2.1档案管理效率低下，落后于医院的整体发展水平

当前，大多数医院虽然拥有较健全的档案管理制度，但是档案管理的效率却不如人意，尤其是在档案收集和归档方面比较缓慢和滞后。总体来讲，晋升档案管理工作中对于现代科研技术的研究和应用还有待深入，与现代医院的整体发展水平相比，医院档案管理水平的提升空间仍旧很大。首先，医院档案管理人员在汇编档案材料的过程中，对于专题资料的汇编基本上依赖于原有的院内信息，对于院外信息却知之甚少，远未达到形势发展要求。其次，大部分档案管理人员对于档案管理工作缺少主动性，缺少主动积累、主动服务和超前服务的档案管理意识，只是医院的档案管理公众始终处于补编和急编的状态。档案管理缺乏主动性，档案编研和材料的搜集自然也就相对滞后。这一以来，现有的档案材料也许就不能及时、完全地反映出信息状况，大大降低了医院档案资料的利用率。另外，目前，大多数医院的档案材料没有完整的检索工具。手工查阅不仅费力而且费时，这个给档案检索和查找工作带来了很多困难，档案材料不能及时发挥其作为信息资源的功能。

2.2档案管理意识淡薄，相关规则制度落实不到位

档案管理意识淡薄的问题在每个医院都有不同程度的存在。首先，档案管理人员在搜集档案材料时不能对相关材料及时归档，由于缺乏档案管理意识，一些重要的档案资料得不到重视，随意存放。这势必会影响到档案资料的系统和完整，使得归档资料失去连续性。其次，现在医疗卫生行业是一个竞争较为激烈的行业，医院的大部分医疗人才是通过招聘方式从人力资源开发中心聘用来的。这部分人的人事档案通常是通过人事来管理的，虽然比较方便，但是当设计到调入调出等人事调动问题时，因为没有第三方审查监管，人事档案在交接和转递过程中，很容易丢失或损坏。再次，在众多的医院档案中，科技档案的受重视程度较低。现在大多数医院都有自己的重点建设学科，这些学科在建设过程中会研究出许多有价值的成果并以资料的形式呈现出来。比如项目计划、项目报告、学术论文、实验数据、信息统计等等。但是在现实的科研工作中，医院档案管理部门较少能对学科建设成果进行跟踪性纪实性的收集和积累。当这些学科建设人才退休或外调时，大部分科研成果往往会被带走，这不仅使得大量有价值的医疗信息资源被浪费，而且也不利于医院的医疗技术和研究工作的创新发展。

2.3档案管理方式落后，档案信息管理系统亟待完善

随着科学技术的发展，计算机在信息收集和处理方面的作用越来越强大。在医院档案管理工作中合理利用计算机技术，来完成档案收集、传递和开发，有利于实现档案信息化管理。但是由于某些原因现代医院档案管理信息化程度还不是很高。虽然大部分档案管理者认识到，计算机是实现档案现代化管理最重要、最基本的手段，而且有不少医院也开始尝试着使用计算机来建立电子档案。但是相应的软件支持还不到位。因为档案管理者较少能参与到在档案管理软件的设计与开发过程中，软件开发者不了解档案管理的专业要求，无法将专业性要求现在在软件中，所以管理软件的快捷、方便、高效的优点还没得到充分的展现。不仅如此，有些档案管理软件由于设计不合理，使得信息输入比较困难，信息归类也缺少严谨性，经常会出现搜索结果错误等问题，这不仅影响了电子信息的正常利用，而且也不能体现现代信息系统的技术功能和管理作用。

3　促进医院档案管理工作的有效措施

3.1强化医疗工作者的档案管理意识

档案管理工作不不仅仅是档案管理人员的事，更关系到医院的整体建设，因此需要医院全体工作者的关注和支持。作为医院管理工作者更从全局出发，努力强化和提高医疗工作者的档案管理意识。在实际工作中可以，采用学习、宣传等多种方式和渠道来广泛宣传与档案管理工作相关的法律法规和规则制度，从根本上转变全院职工的思想观念，强化他们的档案意识。首先，要让医院档案工作者认识到档案管理工作的重要性。档案管理工作虽然是一项比较致、繁琐的工作，但却关系着医院整体事业的建设和发展。档案工作者不应将管理档案视为一项可有可无的工作，而要充分认识到档案工作的重要性，从而自己增强管理档案的使命感和责任感。其次，医院各级领导要认识到自己在档案管理中的责任。做好档案管理工作，实现档案管理晋级，既是每位领导的政绩，也是每位领导的责任。在医院工作评价中，尤其要将档案管理工作的成败作为考察领导干部的重要目标，要让他们从根本是认识到自己在档案管理中的责任，自觉将档案管理工作与其他工作同步发展。再次，要引导全院干部职工积极配合医院的档案管理工作。从根本上来说，能否收集到完备的医院档案，这些医院档案能够得到充分合理的利用，在很大程度上取决于全院干部职工配合程度。实现晋升档案管理，提高医院档案管理收集、立卷到开发的水平离不开广大职工的支持与配合。

3.2提高医院档案管理的质量和标准

加强对医院档案的规范管理，实现档案管理晋升高一级，最重要的就是要提高医院档案管理的质量和标准。就当前医院档案管理的现状和水平来看，可以从以下几个方面入手，来提高医院档案管理的质量和标准。一是，认真贯彻落实档案归档制度，要确保收集档案资料的完整性和系统系。对于那些归档不及时的档案材料要及时查办，并做好相应的催办工作。为了实现档案归档的完整，要重点避免个人分散保存资料的现象。二是，要遵守档案资料的编排规律和形成规律。资料编排不仅要整齐有序，而且要保证档案材料之间的自然联系，使文件个体与整体之间具有连续性、系统性、科学性。三是，归档前要严格把好质量关，要严格规范档案材料的文字和字迹要求，要做到立规范卷、编排准确、分类科学。四是要科学建立档案目录的项目编号和检索系统。在这方面除了建立案卷目录、专题目录、计算机等检索体系外，还应不断研究和完善计算机、光盘等高科技工具的检索水平。五是，要逐步建立电子档案系统，实现档案材料的信息化管理。档案管理人员要学会通过多种渠道丰富自己的档案管理经验，要学会利用计算机来搜集档案信息，尽快实现为档案管理的现代化。

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3.3提高档案管理人员的业务能力和治档水平

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一、医院人事档案管理工作中出现问题的具体表现

（一）医院的领导层对人事档案管理的重要性认识不到位，档案利用率低

医院作为一个特殊的行业，很多单位把绝大部分的时间和精力投入到临床一线管理中去，而人事档案管理工作看起来并不能给医院带来直接的利益，并未认识到人事档案管理工作的重要性。在这种认识的指导下，必然会带来一系列问题，如基础设施不到位、没有设置专门的档案室、没有专门的档案管理人员。大部分的档案管理工作重“保密”而轻“使用”，往往关注的是人事关系变动之时档案的转移和保管工作，档案的利用率较低。

（二）档案收集工作力度不够，档案内容简单粗糙

在实际的工作中，医院人事部门人员主要精力集中在人员工资、考核、培训、合同管理等上面，收集归档工作被动、不及时，在对归档进行统计的时候，收集制度还有待完善，这就造成了归档信息不全面、制度执行能力不强，人事进档材料管理不科学、具体的人事管理数据不精准、对于变更的人事消息不能够及时地进行反映、人事信息内容不够完善、档案卷本在处理过程中过于杂乱、档案材料在查找的时候费时费力。上述问题在无专门人事档案管理人员的医院尤为突出。这种状况使得档案不能全面准确地反映员工的真实面貌，可能仅仅记录一些技术人员考核档案、学历、职称等基本信息，很难为选贤任能提供有效的参考，影响人员的流动，不利于推进人事制度的改革。

（三）人事档案管理力量弱、水平低、手段落后

目前在医院从事人事档案管理的人员大多没有专业的档案管理的知识能力，所以就不具备先进的管理意识，意识不到人事档案管理的重要性，在工作中对档案管理工作中的信息收集、归档、整合、更新等一系列的工作流程并不十分熟悉，主要的工作方法还是依靠着多年的整理经验。并且由于医院的特殊性，很多管理人员身兼数职，没有精力对人事档案进行严密、精准的分门别类，在使用人员适应后，也不能够及时将所调阅的信息资料放回到原来的位置，这样就导致了人事档案内容缺少了一定的真实性和准确性。

二、就医院人事档案管理工作中出现问题提出相应的策略

（一）提高对医院人事档案管理的认识

医院的人事档案是记录医院人才信息的主要依据，也是医院能够对现有的或者过去的人才信息进行整合、管理的主要来源，人事档案能够充分反映医院在某一时间段内工作人员的个人信息、工作详情、奖惩情况、历史背景及等重要的个人总结，能够有效地帮助医院领导完成知人善任的人事安排工作。

（二）建立医院人事档案管理制度

医院人事档案的管理是医院进行人事管理中重要的一个环节，能够有效帮助医院内部的人事部门进行内部的人事管理。所以，针对医院的人事档案管理建立起一套服务与管理的制度是非常必要的。在这样的制度指导下，能够充分发挥医院人力资源的利用率，让医院内部的人事工作井然有序地遵循着制度的流程进行运作。确保人事档案的真实性、准确性和严肃性。充分发挥人事档案在医院中的作用。

（三）加强档案管理团队综合素质的提升

医院的人事档案管理的工作，既注重服务性又注重保密性，是一项政策性和业务性都较强的工作。我院现有1700多人，档案工作量大，人事部门专门设立了专职管理人员，建立医院人事接收档登记簿、借阅档案登记簿，在借阅材料时必须确保明确借阅人员的信息，保证归档材料能够及时得到整理和核对。提高档案管理人员的职业素质、加强档案人员责任感，加强学习，提高鉴别能力，对收集的材料要认真核实，对已经无误的材料做到心中有数，在排列的过程中要做到有序、及时、定期检查。对档案信息内的质量问题一定要一丝不苟，保证档案的真实、可靠与完整。

（四）加快信息化建设的步伐

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长期以来，由于过分强调档案工作的保密性，形成了医院档案工作半封闭的工作环境，致使许多医院档案工作人员存在着档案管理观念陈旧、服务意识弱化、创新意识淡薄等问题，档案工作比较多地停留在建档、管档和查询的传统服务和被动服务上，忽视了档案资源的主动开发利用，忽视了开放式服务、个性化服务和特色服务，导致档案资源的开发与利用程度较低。要实现医院档案工作的服务创新，必须打破原有的思维方式，转变坐等用户上门的被动服务观念，树立主动服务观念。要了解医院内部各专业以及社会各领域对医院档案工作的需求，有针对性地开展用户研究和预测分析，寻找和发现医院档案工作服务医院发展、服务社会发展的切入点，为用户提供真实可靠、便于查阅、具有说服力的信息资料。其次，应转变传统的"关起门来做事"的封闭意识，树立开放的服务观念，加强与院内各专业的联系，将档案工作自觉地融入到医院的各项工作中。同时，要根据工作职能的新变化、服务范围的拓展和服务对象的新要求，创新工作思路，采取多种服务手段，为医院内部各单位提供更加丰富、便捷的服务。

2 加强管理

医院档案工作要实现服务创新，必须坚持依法管理，加强制度建设。一是完善档案收集制度。明确各单位档案收集工作的责任，并加强监督和检查，确保全院各单位形成的档案材料及时、完整地移交到档案部门。二是完善业务指导制度。定期对各类档案的收集整理工作进行专业指导和培训，保证归档材料整理的规范性和案卷质量的优质率。三是完善档案保管制度。建立档案库房管理责任制，由专人负责对所存档案的保管情况定期进行检查清点，对保管设施进行定期检查维护，使各类档案能够处于最佳保管状态，以便随时提供有效利用。四是完善档案借阅与使用权限制度。根据各类档案的具体管理要求，一方面注意正确处理好档案开放利用与档案安全保密的关系，另一方面要努力简化利用手续，为用户提供方便、快捷的服务。五是加强现代化管理基础设施建设。医院应加大投入，为档案部门及时配备计算机、扫描仪、照相机、光盘刻录机等必要的现代化设备，并购置或积极研制档案管理软件。六是加速档案数字化进程。在做好馆藏档案数字化和现行电子文件的归档管理的基础上，加强各类档案数据库的建设，逐步形成门类齐全的、可供多个用户共享的全文数据库和多媒体数据库。七是做好档案安全保障体系建设。要严格界定档案的密级，正确运用好计算机加密功能，对档案使用权限进行系统准确的分类加密，确保档案信息在使用过程中的安全和保密。

3 提高业务水平

目前，医院档案馆馆藏资源普遍存在着党政管理文件多、历史事件和专家学者人物材料少，医疗设备材料多、医疗科研成果材料少的情况，提供档案利用的服务内容主要集中在医院行政管理资料查询等方面，而以学术研究、人物研究、经济建设、编史修志、宣传教育为目的的服务内容少。医院档案部门应拓宽工作思路，有效挖掘医疗和科研成果档案、专利项目档案、专家学者档案、历史人物和历史事件档案中的宝贵信息资源，拓展服务内容，为档案用户提供更加丰富的服务项目。目前，医院档案利用的主要群体集中在医院内部的行政管理人员、医疗、护理人员，医院专家、研究人员和院外人员利用医院档案的需求很少，形成这一现象的主要原因是医院档案部门缺乏对医院档案馆藏档案资源和服务内容的宣传。因而，医院档案部门应增强宣传意识，通过设立网站、公布档案开放信息、组织档案专题讲座、举办档案展览和发表档案学术论文等多种形式，做好档案宣传工作，激发潜在的档案利用需求，扩大档案利用服务范围。

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【中图分类号】R-1【文献标识码】B【文章编号】1671-8801（2013）02-0273-02

医院档案是医院的宝贵财富，加强对这一信息资源的管理，对医院现代建设尤其重要。医院档案是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动资料。医院如何适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化管理，就必须在调查医院档案管理的基础上，了解医院档案管理工作的现状和存在问题，简析其原因，并分析研究对策才能更好地做好新时期医院档案管理工作。现就医院档案管理的现状与对策谈一下笔者的粗浅看法：

1医院档案管理工作的现状

1.1档案管理制度不健全，档案收集效率不高。

1.2对医院档案内容界定不清，管理范围不明。

1.3档案意识不强，档案利用率较低。

1.4档案管理分散，不利于档案的完整和安全。

1.5档案管理人员业务水平不高。

1.6档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高。

有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案事业的发展。近年来，科学技术不断进步，但运用计算机及网络技术管理档案的却较少，一些档案工作还停留在手工手机、检索，信息量小，不利于档案的收集，利用和开发。

2加强医院档案管理工作的对策

2.1加强学习《档案法》，提高依法归档的自觉性。大力宣传档案工作，使医院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。此外，医院管理干部及医院、教研人员的档案法制观念淡薄，甚至相当一部分人不知道《档案法》的基础精神，缺乏依法归档的自觉性，因而学习、宣传《档案法》非常重要。

2.2档案只能集中统一管理，不能分散管理。运用行政手段和法律手段对档案进行统一管理，这是建立统一的、科学的档案工作制度，推行档案工作标准化管理的基础。实行档案统一管理，才能对综合性医院档案进行规范化管理，真正地、充分地发挥其凭证和利用作用。

2.3建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度。促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

2.4加强培训、结合实践，提高档案管理人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。

2.5加大投入，提高配备，实现档案的现代化管理。加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容；另一方面要引用计算机管理，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。

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档案是指可真实反映历史面貌及既往事实的原始文献，是人们用于历史还原的重要参考依据，因此对档案进行长期、有效保存及管理现实意义重大。医院档案管理是医院日常工作之一，对医院内部具有重要价值的文件、图表、图片、影像资料等进行整合即医院档案。本文主要通过对我院医院档案管理工作的开展进行分析，创新档案管理运行机制，以全面提高我院档案管理水平。

一、综合性医院档案管理运行机制现存问题分析

（一） 管理体系落后。通过对综合性医院当前档案管理体系进行分析，发现其体系设计未从战略层面进行考虑，不具有全局意识，长远眼光及战略意识，造成当前档案管理运行机制落后，不能实施动态化管理，其连续性较差，不能为有效开展医院档案管理提供前提保障。档案管理机制落后，且缺乏监督管理制度及检查考核办法，造成部分科室档案材料不能及时转交，降低档案收集效率。

（二） 档案管理运行机制不完善。医院档案管理虽制定出台了相关管理制度，但是在实施过程中缺乏高效管理流程及相应管理运行机制，导致管理流程模糊，很难为提高医院医疗工作水平提供服务。医院档案管理过程中不能持续对服务流程及动态管理的实现进行持续改进，导致档案管理中存在的问题不能及时有效解决，降低工作效率，对医院内部整体工作的开展及管理水平提高均产生了影响。

（三） 档案管理信息技术开发利用率低。医院方面在档案管理工作中投入的资金及精力均受控，不能确保档案管理硬件设备的完善，导致医院档案管理工作中对信息技术的应用效果不佳，不能有效地将以往档案管理与信息管理相结合，在一定程度上对医院档案的开发利用程度造成制约，对档案工作效率的提高造成影响，无法提高档案服务能力，降低了医院档案可利用水平。

二、 综合性医院档案管理运行机制建构措施

（一）建立并完善新型档案管理运行机制。1. 提高档案管理基础工作管理力度。新型档案管理运行机制的建构可将基层管理工作人员自身价值进行有效发挥，通过对各种资源的有效整合，将医院各科室内兼职档案管理工作的人员均列入科室日常档案管理工作监管范围，确保档案材料的及时有效收集及整理。通过医院各部门档案管理人员对档案的整理及区分，资料送至档案室后可发挥其最大优势，按照分层级管理方式进行可确保档案收集工作的顺利开展，确保档案管理规划化及标准化，提高档案管理工作效率。2.加强档案开发利用。通过对档案开发工作的加强将传统信息管理平台与信息化管理平台相结合，通过提高医院档案利用率对医院档案管理工作的有效开展及档案合理化应用进行统一管理及提高。档案管理工作的重点即档案的开发利用，新型档案管理运行机制注重对信息进行反馈，通过对档案资源价值的最大限度利用，实现医院档案价值最大化，为医院创造社会及经济效益，确保医院健康、稳步、可持续发展。3.着重加强档案管理人才培养。医院应针对档案管理部门工作人员以及各科室兼职档案管理负责人员定期开展档案管理专业培训，通过知识讲解，使其提升档案管理业务水平，掌握档案管理技巧，充分发挥自身优势确保医院各科室档案材料的合理化管理，减少医院档案管理部门工作人员压力，为医院培养档案管理人才，通过对各科室档案管理优势的利用，确保档案资料应用的有效性。

（二）新型档案管理运行机制相关措施构建。通过加强医院档案管理制度的建构，推动运行机制的有效开展，为医院档案管理工作创造积极向上、注重人才培养应用、服务能力好的工作氛围。通过对工作手段进行创新，加强并明确各个部门档案管理的职责，设立相关奖惩制度，帮助医院档案管理运行机制的运营，确保医院档案管理工作顺利有序开展。

对医院档案管理体系进行有效整合，通过建立相关保障制度，对档案管理工作的实施进行规范，增添档案管理人性化气息，使医院档案管理更全面，管理与服务工作共同开展，加强档案开发利用，发挥档案自身最大效用。

医院推动新型档案管理运行机制过程中需着重人才培养，通过培养应用档案管理人才，对医院档案管理工作推动进行调整，借助信息技术操作确保档案管理工作分工明确、更具先进性，可对医院实时档案信息进行收录，使医院档案管理人员掌握全方面现代科学技术及管理手段，将医院档案管理推向新的发展方向。

三、结语

随着医疗事业的发展，医院档案管理内容更丰富、技术更先进、分工更专业，也对档案管理人员专业能力提出了更高的要求，只有通过自身不断学习提高，有效实施档案管理运行机制才能确保医院各项档案理工作有序开展。

【参考文献】

[1]郑玲玲，潘慧.新医改下如何提高医院档案管理有效性[J]. 办公室业务，2014（19）：91-92.

[2]李玉红.浅析综合性医院档案管理运行机制[J].中国卫生标准管理，2015（01）：11-12.