采购管理的问题范文

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篇1

关键词：

整车企业；汽车零部件和生产材料；采购管理；问题优化策略

汽车生产企业的采购管理是企业日常生产运营的重要的组成，对企业的生产成本控制和经济效益具有决定性的作用。随着市场经济的发展，对各类商用车、专用车的需求日益增大，整车生产企业产销也日益扩增，汽车原材料和零部件的采购任务也越来越繁重。整车原材料和零部件的采购，可以决定企业的日常生产运营是否能有组织正常运转，销售订单是否能按时保质完工，直接影响到企业生产成本和企业盈利。如何在现有制度下寻找整车企业采购管理的最优策略，是我们需要分析和研究的问题。

一、整车企业采购管理中存在的问题

整车企业汽车生产装配，一般需要向拥有国家规定的汽车准入资质的供应商，购买大批汽车零部件或总成、金属材料、燃油、油漆、化工、生产辅料等多种生产物料，具有采购类型多、采购品种多、数量任务多、供应商多、资金量多等特点。在整个汽车供应链体系中，涉及供应商类型多、数量多、企业经营状况复杂，供给链条长，整车及配套的上下游企业，需要进行有效配合和高效协同，才能完成整个供应链体系的采购过程。因此在整车企业采购体系协同运行中，经常会出现各种各项问题。

1.采购过程和采购监控问题

传统企业的生产成本80%以上，来自于其采购的材料成本，整车生产企业由于其采购资金额巨大，各生产企业对此“花费”的监管更为严格。汽车零部件采购的各种层次和类型一般需要高级管理部门或高级公司的批准。企业高管或上级控股公司，甚至会关注正在执行的采购具体情况，比如发动机、变速箱等采购计划、到货、合同、付款等采购具体细节。此外，每次采买过程都不是一个部门或业务单元的事情，而是多部门多业务单元配合共同完成的问题。只有采购整个流程和执行过程，开放性、透明性加强，得到各部门的有效监控和跟踪，才能获得信任和认可。而企业销售订单和采购过程，都有一定的时间约束，假如购买商品全过程，从供应商选择、采购合同、进出货组织、财务结算等过程、类型多、审批繁琐、耗时长，那么就会影响整车企业零部件和生产原料的采购执行和进度，进而影响企业销售订单的完工和交期。因此，为了提高采购效率，我们必须优化采购流程和采购执行过程；通过信息化等现代科技工具，跟踪完善采购监控，做到“监而不繁”。

2.采购计划和采购协同问题

整车企业生产组织和产品的复杂性，决定了其购买的产品从有形商品到无形服务都有，涉及的企业也是各种各样的都有。受国内外物资市场供应情况，生产企业产能经营等现状的影响，有的物资采购周期比其他的要长，虽然公司对采购计划有一定的安排，但各采购业务部门应该根据市场和供应商具体情况，制定不同的采购策略和采购计划，通过有效稳定的采购计划，组织调度整个供应链体系中关联供应商的协同运作。特别是各供应商、各采购部门中负责的采购业务人员素质也有一定的差异，因此需要企业根据自身的特点和现状，结合市场供求情况，采取不同的组合策略来保障整个采购协同的有效执行。

3.供应商体系建立完善管控问题

有的企业不建立供应商数据库，有的企业数据库不完善，数据不完整。这通常会使整车企业的供应商寻源，花费更多的时间；供应商准入，花费更长周期，降低采购效率。如果在采购执行前，对配套厂商没有详细的研究和沟通，没有有效及时评估，没有进行有效合理的选择，会因为配合企业技术能力、生产组织能力、运输结算等问题，增加采购成本，影响采购物资的到货交付，物资资金的流转，将会给双方企业后期合作带来巨大风险。此外，对一些一次性采购的物资，采购部门也应建立有效监管机制，否则因配套零部件的质量问题引起的整车交付、售后故障，以及后续三包、维保服务等问题，如何有效跟踪和解决。

二、对整车企业采购管理的建议

1.借助信息技术，建立企业现代采购体系

借助信息技术，是现代采购发展方向，汽车企业需要建立在内部和外部的信息共享平台,以实现采购信息的实时、反馈、调度和共享,通过搭建有效的信息系统，确保业务流、信息流，及时顺畅和准确的传递，是采购执行可有效开展，采购协同得以实现，进而减少供应链的扭曲,以及信息滞后带来的成本。在外部供应链企业可以通过B2B平台或私人电子采购商务平台开发,聚集一批行业供应商，可以为供应商寻源，采购执行等，节省购买时间,增加交易的透明度,减少“暗箱”操作，提高采购效率,降低交易成本,优化采购和供应链管理。企业可以建立基于协同采购的电子信息平台,通过横向纵向联合和集成，形成战略联盟，并通过产品技术开发协同、零部件和原材料集中采购、物流共建等各类合作方式，共享有限的资源,从而达到采购物流供应链的整合,降低供应链整体的运营成本,提高盈利能力,同时可以充分利用社会资源，带动上下游产业链上的供应商共同发展，实现共赢。另一方方面，企业可以通过采购或供应链信息平台的建设和应用，减少甚至避免信息失真，以提高企业采购生产经营活动中，对各种信息的实时监管和评价。

2.完善供应商管理

加强供应商的关系管理，强调供应商的早期参与，并在供应链的指导下加强战略供应商关系管理。采购活动不能局限在某一领域，要从整个供应链的角度考虑提高整个供应链的竞争力。在供应链思想的指导下，根据市场和企业现状，兼顾未来发展，建立供应商考评体系，对供应商进行分类管理，与供应商建立战略型、合作型、交易型等合作关系，通过双方的合作，实现整个供应链成本降低的目的。从共赢的角度来看，我们可以改进流程，降低运营成本。在与战略供应商保持良好稳定的关系的条件下，双方有一个共同的目标，就是缩短产品开发周期，降低成本。通过减少供应商的数量来控制供应商管理的成本，在保障产能供给充沛前提下，科增加对单个供应商的采购量，以增加对供应商的依赖。整车厂加强与供应商的技术交流，强调供应商早期参与产品设计，建立采购活动双向选择模型；其次，供应商可以提前及时掌握更准确的需求信息以及变更，提前降低供应商和整车厂日常储备库存，加快双方存货和资金周转，减少损失。

3.采购策略：全球化与本地化采购兼顾

对于我国的汽车企业来说，要加强中国的汽车工业，打造世界级的供应链，一定要寻找世界级的供应商。网络和新技术推广应用，使得各种信息资源共享，全球采购在线面对面交易成为可能。企业的全球采购标准是:高质量、高技术、低价格、直接生产流水线。值得注意的是，自2001年以来，70%的全球汽车公司都来中国购买。因此，中国在全球采购供给中占有非常重要的地位。对于国内企业的采购实践，在产品的性价比、质量、服务等在综合条件都一样的情况下，可优先考虑国内本地企业，并大力扩大本地化的比重。本地化采购，可以缩短交货周期，满足频繁的小批量交货，具有运输物流、成本、税收优惠等优势，便于与供应商无缝对接，建立长期共赢的合作关系。实施采购全球化和本土化是国内汽车制造商打破“区域经济”循环的一个重要前提，可规避因地方保护主义造成的区域资源分配不合理。

4.采购方式多样化：集中采购、功能采购、定向采购、系统化采购

企业可通过采购组织重组，使采购业务组织架构平稳，以提高采购相关的决策效率和信息透明度。另一方面，建立集团采购部门负责整合各子公司分散的资源，进行集中采购，获得主动性，降低采购成本、物流成本、管理成本，提高可重复使用资源的利用率，获得企业集团的规模经济效益。在具体的采购过程中，采购人员可以考虑物料在车辆结构中的作用，或者对汽车生产和销售的影响程度，以及其它影响因素，对采购物资进行分类，可以从单一部件采购转向系统功能采购，或者专业定向性采购，从而提高采购效率，减少后期库存，降低交易成本和采购成本，节约资金，进而简化和优化采购物流执行过程。

三、结束语

中国有潜力成为世界上最大的汽车市场，中国整车企业要有自信成为世界汽车市场签订的供给和消费者，从而获得巨大的市场经济利益。因此必须在中国形成强大的汽车产业供应链，必须从整车供应链基础建设开始，借助现代网络技术、信息技术、物流技术，逐步建立和完善供应链交易管控体系，规范上下游各类供应商的采购交易活动，使国内汽车和零部件企业，通过科学合理方式参与全球市场竞争，带动国内本地汽车产业健康持续发展，实现全球企业共赢。

参考文献：

[1]应莺.基于房地产供应链的战略采购研究[J].科技信息(学术研究),2008(24).

[2]邓永国.企业物资采购风险研究[J].中国物流与采,2008(12).

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采购管理作为连锁超市经营管理各环节中的核心环节，其所带来的利润占据着连锁超市利润的核心。近些年，我国连锁超市在结合中国国情及借鉴国外同行先进的采购经验的基础上，取得迅猛的发展，但在发展的同时仍存在着一些问题，在采购环节的协调、品类管理的不足、采购信息的落后等，这些因素不但增加了连锁超市的成本，同时也制约了连锁超市的发展。

一、连锁超市电子采购管理存在的问题

1.总部集中采购和区域采购没有充分团结协作

在国内大部分连锁超市当中，总部因没能很好的把握好权力的下放和集中，导致总部和区域的采购难以充分协调一致。总部采购在某种程度上能利用其声誉及影响实现大批量采购，从而实现超市的规模经济效应，利用集中采购能有效实现统一核算，统一配送，统一陈列，发挥出连锁经营的所有优势。而区域采购，实际上是总部权力下放给分店，采取弹性的营销策略，使分店能根据自己所需的情况来实施采购，具有很强的灵活性，有利于分店效益的实现。但从目前连锁超市的发展来看，总部电子采购并没能发挥出规模采购优势，而区域因采购权力的限制，没能充分的挖掘当地供应商资源。特别是在经营效益较差的地区，区域采购在与供应商的谈判过程中，往往处于劣势地位，很难获得优势资源。特别是随着消费者需求的改变及其他竞争对手竞争策略的改变，在新商品的增加、新品的进货和变价等环节受制于总部，区域很难迅速灵活的做出反应。我国区域比较广阔，消费者的需求量和消费观念都是存在着很大的差异，由此，总部集中采购与区域采购的团结协作尤为重要。

2.营运和采购部门没有达成团队合作

在连锁超市的运营过程中，采购部门的工作没有配合上公司的运营进度，从而造成了缺货及补货效率低下、商品质量等问题，这些问题的出现，不仅造成了公司的损失，还不利于公司的长远发展，连锁超市与供应商关系紧张。有调查数据显示，我国连锁超市的平均缺货率远高于国外同行的平均水平，高达9.9%，每年因此所导致的损失高达几百亿人民币。商品的质量得不到保证，对顾客造成损失事件经常有发生，直接导致顾客满意度下降。在组织结构设计过程中，往往出现采购部门的职位设置不合理，各岗位职责界限不清，导致采购员的权力使用不当或过度等现象。其次，多采购员缺少合理的绩效考核与激励体制，采购部内部经常发生人员腐败，造成采购人员的频繁流动，不利于培养优秀的采购人员或采购管理员。尽管国内连锁超市开始使用计算机进行对采购的管理，但是管理的层次只是属于比较浅的层面，而采购部门信息技术的利用程度还是远远低于国外同行，造成国内采购决策较落后国外同行，因此采购效率很低。这些问题的出现都是营运和采购部门没有达成团队合作的结果。

3.品类管理方面存在的问题

因连锁超市自身的认识和运作能力、信息系统建立与使用、与供应商的合作等方面的原因，目前国内许多连锁超市在推行品类管理过程中，存在着一些问题，具体表现为：首先，品类管理没能有效实施。目前，与国外同行相比，国内连锁超市的营运和管理水平显然不在一个档次上，加上品类管理的实施难以得到品类领队的支持，造成企业品类管理工作的困难。虽然目前一些连锁超市开展了有关品类管理的培训，但这种培训大都流于形式，很难根据超市自身的状况有针对性的付诸实施。其次，品类管理不按流程操作。品类管理有着相对比较固定的操作流程，而国内连锁超市缺乏相应的品类管理操作流程规章制度的约束，出现不同的人采用不同的方式，从而导致品类管理的失效，反而对连锁超市造成了一些不好的影响。品类管理所需要的技术和技巧虽是相对的简单，但是国内超市受限于管理水平、管理制度，难以做到业务流程的重组。最后，信息工具及技术的利用率低，难以对品类管理提供技术支持。国内连锁超市的经营决策多依赖于经验，普遍缺乏针对顾客消费进行研究的技术和工具，导致顾客需求与经营决策的脱节。

二、连锁超市电子采购改进的措施

1.加强采购培训和管理

在连锁超市实施电子采购的过程中，要对采购人员不断的加强采购的培训和管理，这不仅能提高员工的素质和工作效率，还能提高公司的采购工作质量，从而提高公司的利润，有利于公司的长远发展。对于采购人员的培训，其中包括基本概念指南（包括超市的商品类型、系统及采购程序、零售数学、零售财务、细分类、部门清单、条形码等内容）、采购技巧（包括超市的市场营销策略、有效谈判、采购工作主要内容清单、终止与供应商的合作）、供应商送货指南、人员发展计划、采购部门职位的培训与发展等。对连锁超市电子采购人员进行完善、系统的培训，能有效地提高采购人员的业务素质和工作能力，为公司的发展奠定了坚实的基础。

2.有效分配总部和当地采购双方的权利和责任

有效的分配总部和当地的采购工作不仅能提高采购的工作质量，还能减少采购成本，在连锁超市的运行过程中，不但能避免营运和采购部门之间的所发生的问题，还能推动连锁超市的运营。总部的采购工作一般都是对于非食品类商品的电子采购，便于更好地实现统一陈列、一起配送、合并核算，更好地发挥连锁超市的明显优势。每家连锁超市都很看重对非食品的采购，由于现在零售商的激烈竞争，在现实中，连锁超市一般都是通过价格敏感性的商品，采取低价策略来吸引消费者和稳定客流，由此造成了连锁超市利润越来越低的局面，因此，总部进行非食品类商品的电子采购工作显得尤为重要，这样有利于连锁超市的利润最大化。由于普通食品类商品的地区性差异较大，可以由区域负责当地的普通食品类商品的电子采购工作，各地方的消费习惯及它的风俗文化都是不同的，形成了各地方的消费习惯、风俗文化都有着明显差异，饮食方面也存在着差异，特别是一些地方的特色食品，是当地人民生活中不可或缺的。因此，对此类商品应更好的发挥区域采购的优势。所以连锁超市电子采购的工作应进行总部和地方的有效结合，对于普通食品类商品应采用当地的采购方法进行采购，区域性采购不仅能满足当地的消费群体的需求，还能减少采购成本。

3.完善品类管理

目前，国内连锁超市所进行的品类管理工作，一般都是依赖于采购员去执行，但采购员日常工作比较繁琐，而且没有品类管理所需的数据分析能力。如何继续完善对于商品品类的管理工作，还要进一步的加强，这不仅是采购人员的工作，更是连锁超市必须完善的工作，对于继续完善商品品类管理的工作可以通过以下几点来进行。

首先，加大对品类的分类。结合零售业自身的特点，按照重要性和采购风险可将商品分为关键商品、瓶颈商品、重要商品、常规商品四类。根据商品的分类可以采用不同的采购策略，重要商品一方面市场需求量大，供应商资源充足，另一方面该种商品本身价值高，库存成本高。因此，可以考虑与供应商建立VMI 等战略关系，既能实现采购优势，又能尽可能的减少总库存量。关键商品市场需求量大，本身价值较高，对超市的经营影响重大，但对供应商选择的余地很小。因此，应考虑与供应商建立一种长期稳定的战略伙伴关系，实现双赢。常规商品日常需求量不大，商品价值不高，资源充足，但此类商品所占品类繁多。对于这类商品，应采用经济批量等优化方法来保证商品供应和降低成本。瓶颈商品需求量较少，商品价值可能不太高（当然也有价值较贵的），但资源稀缺，获取这种商品有一定难度。同时，该商品可能会随着节假日的变化产生较大的需求波动，企业需要采用较大批量订购策略和较高的安全库存来保证供应，于与仅有的供应商建立稳定的合作关系。

其次，加大信息管理水平。我国内连锁超市的信息化建设和商品信息管理还处于发展阶段，国内连锁超市企业必须重视商品信息系统的建设、应用和升级。信息管理技术的提升，能给连锁超市、采购人员带来很大的帮助，可以简化数据分析工作，可以密切跟踪连锁超市的商品信息与供应商的供货状态，实现高效率的品类管理的工作，同时也有利于采购人员简化电子采购工作，提高工作效率，因此连锁超市有必要加大对信息系统的投入。如沃尔玛连锁超市开发的HOST系统，可以用来查询商品的名称、商品条形码、商品销售状态、商品价格变更信息和供应商的名称、供应商合作关系、供应商地址相关信息，大大提高了采购效率，节约了采购成本。

三、总结

采购管理作为连锁超市经营过程中的核心环节，完全可通过提高采购管理水平，来增加采购环节的收益，获得比销售商品更快更轻松的利润。文章通过分析连锁超市在采购管理中遇到的问题，提出了解决策略，对连锁超市采购管理具有一定的价值的参考。

参考文献：

[1]王云.连锁超市采购架构设置及采购策略的系统分析[J].学术论坛，2009，11：197-199.

[2]秦博.供应链管理环境下的采购分析[J].探索与研究，2010，15-16.

[3]赵道致，贾金英.连锁超市采购策略与采购成本研究[J].内蒙古农业大学学报，2007，6-7.

[4]闫洪林.基于供应链模式下的采购管理策略[J].经济师，2010，1-2.

篇3

一是采购的商品成本偏高。政府采购一般选择一些较高信誉的厂家和较高质量的商品，有的甚至大超出采购单位的实际需要。再者，对于分散、零星、紧急的商品采购以及一些人为的因素，也使采购商品的成本偏高。

二是政府采购管理成本偏高。政府采购不同于一般的采购业务，要求采购人员不仅仅在招投标、合同、商业洽谈等知识的掌握，还要求对市场调查分析、法律、工程、机电设备等知识有足够的了解。而我国的政府采购人员目前主要来自财政部门，由于他们知识结构的局限性，相当的政府采购活动委托社会中介机构，从而增加了采购成本。

三是政府采购信息不通畅，缩小了采购渠道。我国大部分地区政府采购项目未公开信息，或只是在较小的区域内信息，以及信息的媒体选择不科学，使政府采购信息沟通不畅，增加了供应商了解政府采购信息的困难。也使对供应商的选择局限在很小的范围，极易形成垄断。不利于通过竞争机制节约政府采购资金，违背了实行政府采购的初衷，同时也影响了采购项目的质量和增加了成本。

二、政府采购内控制度未有效运行

目前，我国政府采购预算与部门预算脱节，编制笼统、粗糙，公用支出项目未细化到政府采购目标，财政部门很难把握政府采购资金额度。而一些政府采购程序繁锁复杂，导致整个政府采购效率低下，特别是采购资金的申请、批复、拨付环节的时间周期长，影响了采购项目的执行效率。另外，财政部门重分配、轻管理，缺乏使用过程中的监督机制，忽视了采购项目的使用效益，浪费了资金。

三、政府采购规模较小，范围较窄

目前，政府采购的范围主要集中在交通工具、办公设备、医疗设备等项目，而对于一些较大的工程、节能环保、会议、培训等项目较少纳入政府采购的范围，采购项目单一，使政府采购节约财政资金的作用难以充分的发挥。

四、个别单位化整为零，逃避政府采购。

当前仍有一些单位以种种借口对于列入政府采购目录的项目，在年初不编制预算，而在采购时把超出政府采购目录中规定数量、金额标准的部分，分次采购，化整为零、化批次为单项从而规避政府采购。

现代政府管理的核心问题是提高绩效，节约财政资金，而由于上述原因存在，使政府采购成本得不到有效控制。加强政府采购管理、促进政府采购健康发展成为当前亟待解决的问题，针对上述问题，笔者提出以下几点的建议：

一是从管理制度上控制。健立健全政府采购各项管理制度，完善政府采购程序，加强对各个环节的控制，优化政府采购预算，缩短申请、审批、拨付时间。优化内部岗位设置，建立高效的运转机制。坚持政府采购公开制度，创新采购方式，使政府采购从机制上提高工作效率，降低采购成本。

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一、目前医院物资采购管理的现状

（一）物资采购目标

医院物资采购目标明确，主要包括两大目标：管理目标，从需求计划、采购计划、存储计划、供货及时、采购成本合理、质量可靠等方面管理，最终保证医院工作正常运营；财务目标，从核算规范，计价真实、准确、完整，采购资金占用合理，资金及时到位，付款控制严格方面加以管理。

（二）制度管理

制度管理一般是以管理制度的形式实行，即由医院及各部门根据国家及主管部门规定，制定一系列规章制度，各个部门按各自制定的规章制度执行。

（三）流程管理

药品采购流程（表一）

[采购、保管人员制定采购计划科主任审核网上采购或书面订货

1、与计划相符库管人员验收办理入库科主任审核

2、与计划不符申请替代科主任审核进入采购程序

3、中药饮片制定采购计划科主任审核进入采购程序库管人员验收办理入库科主任审核＼&]

卫生材料、低值易耗品、其他物资采购流程（表二）

二、医院物资采购存在的问题

（一）未设立独立的物资采购部门

现在，我国医院物资采购的过程其实是由各科室相同完成的，主要是物资材料供应科（包含库房）、设备科、药剂科等。比如说，医院的药剂科，药品的采购是需要药品每月计划表、供应商交谈、药品出入库表格、药品款项支付以及药品每月盘点等项目，主要是由同一个科室的药剂科来进行。但是，这种现象是极其容易产生不合理的药品库存占用量比较大的漏洞资金或者是非正常的药品消耗。

（二）未设立招标采购委员会和监督委员会

因为物资材料供应科、设备科、药剂科各自来完成物资采购的，那么也就是说医院还没有一套完善的招标采购程序以及监督程序，因此，医院没有对计划审批、采购方式、办理入库、付款审批等环节作出明确的规定。严重影响了医院的经济效益。

（三）物资采购程序不规范

医院的科室比较多，因此，医院内物品用途不相同、物资品种多且价格差距比较大，还有很多贵重、分量多的物资没有被政府采购部门纳入范围内，又加之物资采购程序不规范等现象，导致了医院物资不能正常得到供应，还容易出现的现象发生。

三、管理的建议

为了保证物资采购的顺利进行，医院应该建立内部控制制度，因为只有这样才能充分的保证医院资金的充分使用与管理，同时也是医院内部采购部门以及各岗位人员重要的行为导向。财政部于2012年11月正式了《行政事业单位内部控制规范（试行）》的通知，要求行政事业单位从2014年1月1日起施行，各单位要以内控规范为指导制定本单位财务会计内部控制制度。

设立独立的物资采购部门。采购职能是医院所共有的职能，因此，在医院物资采购这一环节，医患要有一个明确的计划、库房和财务付款以及其他部门。为了规范医院物资采购的行为以及实现医院物资让医院采购部门统一采购，需要建立物资采购部门，将每一个分散的科室进行采购权限的集中的行为。

对招标工作进行加强管理。医院内部应该建立一套完善的采购制度以及招标委员会制度。在招标采购文件中要明确职权、明确职责，明确招标委员会的主要成员，并对采购进行监督管理。物资采购应该运用公开招标的方式进行，采购管理模式可采用“内+外+内”，指整个物资采购管理全过程划分为事前、事中、事后三个阶段。其核心是外部机构招标前，物资价格是物资采购环节中的重要部门，因此，院内组织相关人员应该对价格进行摸底；院外组织相关人员在招标的过程中应该将汇总表家作为物资的参考价格，也可以作为物资最高价格的限制；外部招标机构招标后，医院内的组织人员对中标的单位进行商谈，最后对成交的价格进行敲定。进行多家、多轮洽谈竞争的方法，并遵循相同档次，价位低廉者单位优先以及尊重意见和建议的不确定性因素来确定为医院的供货单位，此方式是竞争性谈判方式的物资采购。

建立完善物资管理制度和岗位责任制。明确岗位职责、权限，明确控制医院计划编制、审批、获得、验收入库、资金付款、仓储保管、领用与处置环节，确保请购与审批、招标文件准备与复核、合同签订与验收、验收与保管等不相容职务相分离。对合理设置岗位，加强制约和监督，确保采购全过程得到有效控制。

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然而，因为在管理的精力投入、管理制度、工作人员自身认识与素质等多方面问题上欠缺考虑，导致各高校在采购管理工作中问题层出。高校器材采购方面存在哪些弊端，如何解决这些难题，笔者将从以下内容中进行论述。

1. 高校采购管理中存在的问题

结合当前高校采购工作现状，笔者将高校采购管理中的弊端总结如下：

（1） 器材数目统计不全面，设备闲置现象严重。学校进行统一设备采购前都会对于需要采购的设备种类、数目进行统计，并理应在充分核对与论证之后确定具体需要采购的器材数目，制定最合理采购计划，以此保证资金的合理使用，杜绝浪费。然而在实际的工作中，对于已有可用设备的数目统计缺少明确规定，在采购计划上又常会出现“宁多勿缺”的工作作风。加之校方会从精简工作人员的角度出发，缩减设备监管人员，导致在实验室存放的设备使用率低等，都导致购买设备过多、器材闲置甚至是浪费现象的出现，造成了采购环节中的资金浪费。

（2） 领导关注较少，校商合作少，可选择机会少。领导上对于采购工作的要求与关注都比较少，认为采购人员只要能够在尽可能小花费的情况下多购置所需设备，完成采购所需任务即可。平时在学校的品牌宣传上缺少关注，导致学校在设备供应商中的名气较低，在进行采购招标时能够与之合作的商家较少，学校可选择机会少。如以一来学校采购地位被动，商家主动，则购置的设备在价格与质量上都不尽人意，给学校变相造成损失。

（3） 采购人员多为兼职，缺少专业水平。因为校方实验器材的管理工作一向是由实验室管理人员或后勤保障处负责，在需要进行设备采购时才会临时组建采购小组负责统一的设备采购。临时采购小组的成员多为学校后勤部工作人员，也或有实验室管理人员，他们在招标程序、设备用途、市场分析、谈判技能等方面存在很大的不足，往往会出现买方权益得不到保障、所购设备与采购需求不符、设备质量与售后服务欠缺以及花费过高等多种问题。

（4） 采购人员职业操守欠缺，采购款项流失。采购人员的个人操守是采购环节中一个需要重要考虑的问题，少数素质欠缺的采购人员会与设备供货商暗中合作，通过收取贿赂暗中串标，或是通过私自提高供货价格、以次充好等手段，从学校的采购资金中谋取个人利益，违反公平采购秩序，甚至是出现犯罪行为。在采购活动中，学校没有严格的规章制度来束缚采购人员的工作行为，也常常会导致采购人员钻空子，中饱私囊现象的发生。

2. 如何提高采购管理工作的对策

针对上述采购管理中出现的诸多问题，现给出以下应对策略：

（1） 采购前做好充分的统计工作，确定所需设备具体数目。首先需要通过采购申请人组建评价团对现有设备作出可用性能评价，确定所需购置设备数目，避免购置过多造成财物浪费；其次通过对专业课程的教学内容进行分析，确定必须设备，排除不必要设备的采购计划；再次可以定期组建专家团到其他同类同水平高校中参观学习，总结他人采购成效，结合自身需求制定最佳采购计划；最后，对于购置设备量过多导致学校缺少库房存放问题，应该在解决存放场所问题之后再进行设备的论证与采购工作，以免设备闲置。

（2） 加大招标宣传力度，搜集掌握供应商信息。广告宣传是吸引更多供应商前来投标的重要途径，学校不仅要沿用以往传统的网站、报纸招标等方式来向广大供应商发出招标需求，还可以向以往有合作基础的供应商主动发出邀请，前来竞标。学校可以建立自己的供应商信息库，也可以与其他高校合作，将各高校搜集到的以及有过合作往来的供应商信息进行整理，对其物品质量、价格、售后服务、商家信誉等信息进行综合的评价与排名，方便各高校采购工作的进行。

（3） 对采购人员进行专业技能培训。虽然采购小组多为临时组建，然而在工作中，采购小组成员也大多是来自实验室管理部分以及后勤保障部门。平时不会进行人员的重新调整，因此可认为采购人员身份为固定的，采购工作为固定指派工作。那么对采购小组人员进行采购专业技能培训，将能够为高校节省出不必要的资金花费，也能够为学校购置到质量高、服务好、实用性强的教学设备。培训可以采取授课与市场观摩结合的方式进行，主要对采购人员关于采购的相关政策规定进行教习，让其能够在以后的采购工作中按政策办事，不违法，还能够利用政策保护己方权益。其次是邀请专业课程的教师对其进行课程目标进行教习，让其明确该专业课程教学目标，以便明确所购置的设备需要具备何种功能，完成教师教学任务。再其次是对于采购人员进行信息获取能力培训，主要是对于学校建立的供应商信息进行整理与搜集，挑选出最佳合作对象。最后要对采购人员的谈判技巧进行培训，谈判能力强的采购人员能够在价格上寻找漏洞，为学校直接节省下大量的花销。

（4） 树立法律意识，严肃监督体系。首先是要对采购工作人员的法律意识进行加强，让其了解到违反规定操作的严重后果，做到防微杜渐。学校要建立自己的监督管理体系，将采购工作制度化，奖惩分明，规范采购人员行为。 一经发现有人违规操作，违反法律，轻者进行教育并限制其职称评定与岗位提升权利，重者直接解雇并移交司法部门处理。在开展采购活动时，学校在组建采购小组之外还要组建监督小组，考虑到人力资源问题，可由后勤部门、财务处以及供应商信息管理系统工作人员进行联合监督。并且还可以将监督工作交由社会大众，采取采购透明化方式，信息公开，避免暗箱操作的发生。

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国有企业相对于其它一些企业来说必然具备着一定的特殊性,这些特殊性的存在导致国有企业在采购管理中面临着更多的困难,进而导致了当前我国国有企业采购管理中存在着很多的问题影响着采购管理的质量,其中主要表现在统一性、规范性和考核等三个方面。

1.1统一性差

虽然我国国有企业都具备自身的管理制度,其中对于采购管理来说也具备相关的管理制度和管理办法,但是这些制度具体来说都指向了具体的采购操作层次,在一些较高层次的统一性管理上还存在着一些欠缺,其中具体表现在两个方面:(1)对于国有企业来说一般都是一些较为大型的集团企业,其涉及到了很多的分公司,对于这些子公司之间的采购统一性的规定并不是十分完善,没有做好相应的协调工作,进而影响了国有企业采购管理的质量;(2)另外一方面则是在分公司或者子公司内部各个部门之间也存在着协调性不足的问题,尤其是在生产部和采购部之间存在着交流不畅等问题影响着采购的合理性,进而导致了采购工作可能出现一些失误影响着企业的采购管理。

1.2规范性差

针对现有的我国国有企业的采购管理制度来说因为其制定和实施的经验较少,所以其中仍然存在着很多的问题,尤其是在规范性上还需要我们进一步的完善,其中最为明显的一个问题就是当前我国国有企业采购管理中对于相关采购过程的具体操作规定不够详尽,而仅仅是对于采购办法进行了泛泛规定,这就导致了具体采购人员在采购过程中面临着更多的问题和困难,导致我国国有企业在采购管理的执行中出现一些问题,此外,在当前国有企业信息化规范管理中也存在着一些问题影响着采购管理的效果,不仅不能够很好地利用信息化的优势,还对于我国国有企业采购管理的效果产生较大影响。

1.3考核办法问题

当前我国国有企业在采购管理中存在的另一份问题就是考核过程没有一个统一的标准,大多数国有企业当前对于采购人员进行考核都是采用领导决定制度,一切都是由领导对于采购人员进行评价考核,决定采购人员的工作质量,这在很大程度上来看是不合理的,甚至会因为对于领导缺少必要的监督导致出现现象,进而影响考核的公平性,最终影响到国有企业采购人员的工作积极性,导致采购管理质量低下,所以说,考核办法问题也是当前困扰国有企业采购管理质量的一个主要问题。

2.提高国有企业采购管理水平的对策

针对当前我国国有企业采购管理现状,我们必须进行详尽的分析,然后制定出对应的政策,采取有效的办法来提高我国国有企业采购管理的质量,促进国有企业的健康发展,具体来说,我们可以采取的措施有以下几点。

2.1加强监督。一般说来,国有企业进行采购都是事先制定好相应的采购计划,然后再按照相应的采购计划进行实施,在这一过程中要想切实保障采购的有效性和质量,我们就必须加强整个环节的监督工作,不仅仅要在采购计划的制定过程中加强对于计划制定的监督和控制,确保采购计划的合理性,避免采购过程中的浪费,还应该加强在具体采购过程中对于具体采购人员的监督,对于采购计划中的物品数量、种类等进行详细监管,避免采购人员的失误,加强采购质量。

2.2审查申报价格。在我国国有企业采购管理中最为主要的就是针对采购价格进行管理和控制,所以我们也必须加强对于采购物品申报价格的审查力度,尤其是针对当前瞬息万变的市场环境来说,更应该加强对于市场中采购物品的报价审查力度,确保申报价格的合理性,减少国有企业的损失,具体来说,可以针对市场具体状况进行详细的调查,了解采购物品的具体价格,然后汇总成采购物资审价表以供采购监察部门进行监督和管理。

2.3审查采购合同。合同的签订是国有企业采购过程中必不可少的一部分,所以,为了确保国有企业采购管理的质量,我们应该加强对于采购合同的监管和审查,加强对于采购合同的管理和审查能够有效地避免一些问题的出现,并且能够明确采购资金的去向,确保国有企业的采购工作能够有据可查,进而提高了采购管理的质量和水平。

2.4检查采购物资质量。国有企业的采购管理针对整个的采购过程进行管理和监督,所以,我们还应该加强对于具体采购物资质量的监督和审查,确保采购物资的可用性。具体来说,加强采购物资质量的审查不仅仅能够有效地避免国有企业的一些不必要的损失,减少因为物资质量问题产生的浪费现象,还能够有效的对于整个的采购过程进行监督,避免采购人员在采购过程中出现一些失误,甚至是的现象。

2.5审查采购票据。对于国有企业采购行为的管理应该重点加强对于资金的审查和监管,这是一个核心内容,对于资金的审查不仅仅表现在对于物资报价的审查上,更应该加强对于采购过程中所有票据的审查,这些票据因为内容过于繁杂,所以一般较难进行管理,具体所来,我们需要审查的票据主要包括检验报告单、运费单据、入库单以及购货发票等,只有把这些所有的票据都进行详细的审查才能够真正的确保国有企业采购资金的有效利用,进而做好采购管理工作。

2.6审查会计信息。对于采购管理中相关资金的审查还应该包括对于会计信息的相关审查,会计师是国有企业采购过程中必不可少的一员,也是和采购资金联系最为紧密的一员,加强对于会计信息的审核就能够在很大程度上确保采购资金的有效性,不仅如此,加强对于会计信息的审查还能够有效规范整个国有企业的资金运转,避免一些相关人员的违规行为出现,保障采购过程总资金使用的合法性。

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中图分类号： F406 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2012）06-0029-04

随着我国社会主义市场制度不断地健全，全球经济化水平加快，煤化工企业竞争压力也开始增加。这样的经济背景下，不只是为煤化工企业发展带来巨大的竞争力，还为其进入国际化发展提供了机会。为此，在这样的情况，美化工企业作为一个跨学科、跨专业的相互结合的技术密集型的行业，其经营管理过程需要各种机械、电子、化工等多个方面的设备产品，在煤化工企业数据处理、开发建设方面需要一些高、精的生产设备，这些设备光依靠国内制造企业满足是不足的，还需要引进国外先进的设备、机械以及化工等机器。而进口设备采购管理则主要是运用各种采购方式来获取国外的资源、服务，从而依靠国际贸易规则，对采购活动进行有效的管理的过程。对于煤化工企业来说，进口设备的合理采购管理，有助于提升煤化工竞争力。因此，合理、科学、有效的实行煤化工进口设备的采购管理已成为其发展的关键性问题。

一、采购管理定义及重要性

（一）采购管理的概念

采购是企业为了实现经营目标，在现实市场环境下，根据企业的经营能力，运用恰当的方式和策略，通过付出相应的费用而向外界获得材料和服务的行为，是企业产品增值过程的起点。采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。

（二）采购管理的重要性

1．采购管理是生产正常进行的基本保障。保证生产是采购管理的一个基本任务，也成为对整个企业运营具有决定性作用的重要职能。采购部门也不再只是一种单纯的行政性供应中心，而是企业真正的利润中心之一。

2．采购管理是企业竞争能力的重要方面。采购管理的目标就是想法设法加快物料和信息的流通，充分发挥供应商的作用，缩短交货周期、增加送货频率。由于采购过程都有一个比较长的周期，需要接触外部供应商，不确定因素较多，对需求变化的应变能力和响应速度相对较为迟缓，如果采购管理在效率上跟不上，很可能形成供应需求的薄弱环节，影响企业在市场上的竞争力。

3．采购管理是企业质量管理的起点。企业进行加工生产，采购物料的质量是一个基本的保证，采购管理供货质量上起到决定性作用。如果采购管理跟不上，采购物料的质量不能保证，就好像盖楼房根基不稳固、建大桥偷工减料一样，这样的企业无法在市场上生存。

4．采购管理是降低企业经营成本的重要方面。在生产制造加工型企业，原材料成本占的比重最大，因此，降低采购费用是提高企业利润率的一项重要措施。采购管理的目标就是降低采购成本，减小开支，用较少的库存保证生产活动不间断地均衡运行。如果不能行之有效的进行采购管理，额外增加了采购金额，就是增加了企业的生产成本，必然降低了企业的利润。采购管理水平的高低直接影响产品的质量和成本，对企业至关重要。

二、煤化工企业进口设备采购现状分析

（一）煤化工企业进出口设备采购特点

煤化工企业进出口设备采购共以下方面特点：一是投资金额大。煤化工企业所需要的设备有的需要几百万，有的甚至几千万元，比如说煤化工企业的一台型压缩机组就会高达五千万元。二是集中度高，投资取向明显。煤化工企业一般都是以化工生产为单位的单位。三是煤化工企业的进口设备技术含量高，构造复杂。

往往一台化工设备的机器涵盖多种系统、功能，并且还具有许多庞大的配送的系统、技术以及机械。四是煤化工企业具有通用和专业设备共同交织在一起，比如说专用的化工机械设备以及通用的机械设备，像汽车、计算机等。五是对于煤化工进口设备的采购往往都是集中在年初、年末，为此企业的采购主管以及工作人员对采购计划下达比较紧。

（二）煤化工企业进口设备采购设备流程

煤化工企业进口设备采购业务审批流程上存在繁琐的领导审核，整个流程大约有6到7个人需要签字审核。因为我国多数的煤化工企业进口使用了较为方便的ERP系统，所以节省了人力来回跑签单的时间，但另一方面因为没有员工直接的催促，煤化工企业进口企业领导很可能不会第一时间审核相关单据。实际上过于复杂的审核流程大大降低了采购效率。现阶段，我国多数煤化工企业进口设备采购流程如下：

图1 煤化工企业进口设备采购一般流程（自上而下）

从图1可以看出，审批流程的复杂不仅仅在于审核人数，更在于审核次数。预算审批完毕后进入采购实施阶段，并需要进行询价采购。在供应商的选择上，由设备服务采购员自主选择至少三家机械设备单位。在收到三家设备单位的报价后再上报采购部领导审批。在这个过程中，对供应商的选择是没有专人进行监管的，如果发生“围标”、“串标”的行为，是无法被发现的。

（三）煤化工企业进口设备采购设备问题

由于种种历史的原因和以往体制的原因，煤化工企业进口设备采购管理问题比较多，如一是观念陈腐，对采购的认识有误区。一般煤化工企业进口设备采购管理层认为采购就是买东西，对采购环节严防死守，对价格的要求非常高，对采购的技术性和应有的地位缺乏认识。采购的工作经常会遭受企业内部各个部门的质疑和不解。企业采购人员的组成多由领导的关系人员组成，设置多重职位监督管理采购权限，上级领导经常越权指挥。二是采购违纪违法现象屡有发生。煤化工企业采购管理人员同时又是采购监督人员，他们既承担者管理监督职能，又直接越权参与采购业务。这种操作模式，缺乏互相制约的机制，难以充分体现“公开、公正、公平，阳光采购”的采购原则。虽然煤化工企业采购管理制度规范严格，仍然是流于形式，致使采购的监督管理存在重大隐患和缺位，这样不利于采购业务中有关环节的相互制约和监督，容易诱发腐败。煤化工企业各个层面上常常将采购项目化整为零、串标围标，严重损害国家利益。

除了以上以外，煤化工企业进口设备的采购管理还存在以下几个方面：一是对于进口设备的采购过分地比较供货源的价格，影响了其与供应商之间的和谐关系；二是煤化工企业进口设备采购业务审批流程不合理，往往造成企业采购不流畅。三是煤化工企业进口设备采购管理制度不合理，其制度执行不好。

三、改进煤化工企业进口设备采购的对策

针对煤化工企业进口设备采购管理中存在的以上问题，我认为，要提高煤化工企业进口设备采购工作的效率，增加员采购工工作的积极性，杜绝违法乱纪现象的发生，采购管理工作需要从以下四个方面着手：

（一）提高对采购管理的正确认识

要想改变煤化工企业进口设备采购认识的误区，就需要对采购管理重新认识。让煤化工企业所有的管理者都从战略上重视进口设备采购管理，把进口设备采购策略和合作伙伴的选择、评估作为企业整体战略的一部分。煤化工企业把精力更多的投入到经营上面，将煤化工企业进口设备采购变为战略采购，主要通过与供应商建立起战略合作伙伴关系，供应商的资源为我所用，来提升企业的经济增加值和核心竞争力。另外，对于员工的观念问题，首先企业高层领导要统一观念，然后通过开展培训统一员工对企业采购管理的认识，转变员工的观念，从意识上重视采购管理，让煤化工企业进口设备采购管理方式决定深入人心，减少了实施的阻力。让煤化工企业进口设备所有的工作员工认为：采购不仅仅是买东西，也是企业经营的一个核心环节，与生产管理、营销管理并称企业管理的三大核心功能。并煤化工企业进口设备采用管理工作应从宏观层面审视采购内部控制管理工作，并纳入重要的企业议事日程。

（二）优化采购业务审批流程

针对于多数煤化工企业采用了现代化的ERP系统以及针对其进口设备采购的物料品种多的特点，煤化工企业优化采购业务审批流程中采购物资由企业物资保管员利用ERP系统下订单，最大程度实现信息共享，从而提升企业对采购成本的控制和管理能力，提高采购所在供应链的运行效率和效能。采购员进行统计整理，形成采购任务，针对既定的进口设备购任务进行采购的策划和计划，再由采购员向供应商下正式订单，若是没有长期合作的供应商，则设计采购招标书，招标公告并要求各个供应商投标，实施招标采购。为此，煤化工企业进口设备采购业务审批流程优化，如下图：

图2 煤化工企业进口设备采购业务审批流程优化

（三）控制采购成本

煤化工企业生产经营中的成本控制也是关键的一环。经营效益的好坏与生产成本能否有效控制密切相关。若采购成本高，生产成本必然也高，反之亦然。因此，煤化工企业进口设备采购成本控制是企业增效的最佳途径。为此，如何控制进口设备采购成本成为进口设备采购各级管理人员重要工作，工程可以通过供应商会议、质量小组等方式组织实施供应商改进，提高供应商质量，改善供应水平，控制、减少所有与采购相关的成本，包括直接采购成本和间接采购成本。直接采购成本的控制与降低，可采取提高采购工作效率、定期谈判、优化供应商、实施本地化、与供应商共同开展改进项目等多种途径。间接采购成本控制与降低包括缩短供应周期、增加送货频次、减少进口设备库存、实施来料免检、循环使用进口设备包装、合理利用相关的政府有利政策、避免汇率风险等。

（四）建立完善的采购管理制度

煤化工企业进口设备采购建立完善的采购管理制度，既是满足提高进口设备采购管理水平的需要。也是完善现代企业制度的需要，同时更是全面提升企业经营管理水平的需要。建立完善的内部管理制度体系，通过内部管理制度来规范和管理采购程序和标准，并开展定期的评价和维护，必将为进口设备采购管理水平的提高、确保资金的安全完整、有效抵御和控制经营风险、实现经营管理目标等几个方面提供有力的保障。强化内部管理制度的建立是进一步强化公司内部经营管理、全面提升管理水平的客观要求；建立完善的内部控制制度，能够使企业的经营活动全过程均处于受控状态，确保采购业务工作有章可循，有法可依，促进进口设备采购工作的规范运转。

煤化工企业要制定完善的采购管理制度，首先要以《中华人民共和国政府采购法》、《广东省政府采购工作规范》和相关采购办法为采购管理制度的指导规范；根据企业相关情况，上要承接进口设备仓库、设备部、后勤等需求部门相关管理制度，下要结合财务部相关管理制度；结合自身特点，规定以采购金额的多少作为区别实施采购方式的标准，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购和定点采购等六种采购方式。详细说明采购流程、报销流程，阐述清楚企业对于采购的重视程度、违反采购制度需要承担的责任和后果，让进口设备采购部的每一名员工都能够熟悉采购管理制度，熟练依照采购管理制度办事。

（五）监控采购管理制度的有效执行

在建立了完善的煤化工企业进口设备采购内部控制管理制度和严密合理的采购程序的基础上，是否能够有效执行就是关键。一是可以通过拓宽监督管理渠道，来保证内部控制管理工作的实施，企业纪检监察、审计等监督管理部门要切实发挥监督的职能作用，定期对采购项目进行审查；对采购业务要由事后监督向事前、事中的监督进行转变，并要充分发挥职工群众监督的作用，督促和约束采购部门的工作效率和工作质量，促进内部控制管理的有效运行。另外，还可以通过制定内部控制管理考核及其责任追究制度来强化执行力，明确相关部门及员工在内部控制管理工作中应承担的责任，加大员工内部控制管理制度执行情况的考核力度，对工作责任心不强、敷衍了事、完成不力，以致造成后果的人员进行责任追究，并视情节轻重予以通报、警告处分或给予必要的处罚来增强了各级管理人员的内部控制管理意识，以此来提升煤化工企业进口设备采购管理人员的业务水平和对内部控制管理制度的履行意识。

参考文献

[1] 钱芝网．采购管理实务[M]．北京：中国计划经济出版社，2008．

[2] 丰景春．项目采购管理与评估[M]．郑州：黄河水利出版社，2003．

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企业在生产经营过程中，由于没有制定合理的物资采购计划，往往会造成对物资的浪费，进而影响到企业生产经营的成本，同时因为没有计划的使用，也会对生产的效率造成影响，只有开展物资采购计划，才能大大降低采购过程中的盲目性，提高资源利用的有效性，为企业争取更大的利润，提高企业的竞争力。

物资采购的计划的制定，涉及到企业生产经营的方方面面，它是通过对企业各个生产部门往年生产经营所需物资资源数据的汇总整合，并结合当年企业生产经营目标和企业当前库存情况，来制定的物资采购计划。该计划的制定不仅需要真实记录往年的物资使用情况，还需要物资采购部门和物资使用部分相互配合，物资采购部门严格执行采购计划，物资使用部门按需使用物资，并及时反馈物资使用情况，根据物资使用时效，以供采购部门及时补充和调整物资的分配，提高物资使用的效率，从而大大减少企业的生产经营成本。

当然物资采购计划制定有很多的问题亟待解决，下面本文即对物资采购计划管理过程中出现的一些问题进行总结，并提出处理这些不足的建议。

一、企业物资采购管理工作存在的问题

（一）物资采购计划缺少准确性

物资采购计划根据多个方面来制定，包括每年各个部门物资真实使用情况的数据统计，已有库存资源的数据统计，企业资金的流动情况等等。

1、每年各个部门物资使用真实情况的统计不实

有些企业对于物资管理，往往没有制定一套完整的企业管理流程，造成的问题是对于资源的需求都是没有计划性的，有需要就申请，这些物资有没有真的落实到实处也无从查证，所以第一个往年的物资使用数据是否贴合生产经营的实际需要不能确定；第二个随着企业的快速发展，生产经营的规模在不断扩大，对于物资的需求也在增加，如何根据往年的不能保证真实的物资使用数据来制定本年的物资采购计划就成为一个重要的问题。

2、对于物资的储存管理没有系统性

物资供应的几个环节中，物资的储存是其中重要的一块，如何做好购买的物资进行储存管理，是充分利用物资资源的一个重要部分，但是现在的企业在物资储存管理这块没有重视，认为有地方存放，有人照看就行，没有对物资的使用情况时时进行清点和统计，没有入库和出库的流程管理，造成的结果是某些物资的库存信息匮乏，使得一些物资的堆积时间长久，超过物资的使用合格期，只能废弃。库存的物资信息如果不能准确的记录，制定的采购计划就不能充分利用已有资源。

（二）物资使用反馈机制缺失

物资采购计划主要是针对生产部门的具体情况而定，但是各个部门在使用物资后，没有及时登记使用情况或者物资使用过程中的问题，造成制定物资采购计划的部门不能根据实际情况及时调整采购数量，或者及时更换有质量问题供应厂家，给企业后续的生产经营造成很多的麻烦也不利于企业控制生产成本和质量。

（三）缺少专业的物资采购人才

知识经济，人才即是企业的未来，每一个岗位都需要有专门的人才来履行该岗位的职责，企业在选择物资采购部门的人员时，优先考虑具备专业的管理知识，熟知各个部门实际工作及所需资源和统计好库存情况，对于物资采购的计划有深入了解，杜绝和造成资源采购计划严重不符合实际，确保减少企业不必要的生产成本。

二、企业采购计划管理的建议

考虑到物资采购计划管理的重要性，企业相关部门首先要从思想予以高度的重视，并采取相应的措施加强管理，以保证物资供应的正常，为企业生产经营提供保障。

（一）真实统计分析各部门物资使用情况

制定企业的物资使用管理制度，任何部门和个人的物资供应，必须写申请书，对某一个时间段内的生产所需物资的数量进行分析，根据以往几年生产活动的规律，而不是根据以往几年领用物资的登记数据，切实有效的提出需求，物资管理部门需要有专业知识的人进行审批核准；

减少临时申请的次数，必须规定所有领取物资的部门，按批准的申请领用，在这一个时间段内做好使用的计划，不能没有限制的使用物资，造成最后物资的缺失影响生产作业，任何超出申请书计划的，都需要各个部门自行解决。

（二）正确选择管理系统

针对物资使用过程中信息反馈不及时，库存物资信息统计不准确等的问题，这些都是管理的问题，随着科学技术的发展，计算机信息化管理越来越受到企业的欢迎，很多企业都使用上了有效的管理系统，用来对物资的采购、使用进行全过程的监控管理。从西方引进了ERP 系统即是这样一种管理系统，它能对物资采购的计划进行管理。ERP 系统是在物资资源计划基础上发展起来的，是一种新型集成化信息管理系统。该系统的核心思想是供应链管理，且在供应链范围内实现了对资源的优化配置具有重要的现实意义。

（三）注重对采购人员的管理

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中图分类号：F274 文献标志码：A 文章编号：1673-8500（2013）10-0121-01

对企业来说，物资采购是一项很重要的工作，企业物资采购管理和企业运营成本息息相关，加强企业物资采购管理需要充分掌握第一手资料，确保合理的库存结构，强化采购人员素质，加强采购数字化管理，明确企业设备运行状况，做好物资采购成本控制，加强企业物资采购监督。所以，如何发挥降低采购成本，提高采购效率，在企业经营管理工作中的重要作用，本文针对企业管理中资产采购存在的主要问题和完善提出了以下几个措施进行管理。

一、企业采购面临的风险

企业物资采购一般包含计划制定、供应商选择、价格竞标、验收付款、保管配送等环节，是一个完整的流程，又有着具体的制度作为保障，但在实际的操作过程中，往往存在着不少的问题。一是采购计划不合理。企业采购计划往往是由物资的实际需要者进行报送，由采购部门进行计划的汇总，造成计划编制的不科学；二是竞标机制不透明；三是验收付款不严格。在物资验收的过程中，采购部门人员对相关参数了解不透彻：四是保管配送不科学，在物资保管、配送等环节，实效性、准确性差。 因此，提高采购的质量，通过合格的来源合理的价格获得符合设计要求的物项和服务。

企业物资采购外因型风险，采购合同欺诈风险。一些企业则采取化整为零的方法规避公开招标，使得企业招标存在暗箱操作、收受回扣等违法违纪行为。操作过程中存在随意性，增加了采购费用提高了采购成本，影响了经济效益。另一方面因一味追求过低的采购成本，这样就会使产品的质量过差，生产过程受到影响，产出劣质商品，降低企业信誉和产品竞争力的同时直接降低商品的销售量，同时也将严重影响企业在消费者心中的形象，

二、应对风险采取的措施

针对物资采购工作的流程和企业的生产实际，要提高一线人员的参与程度，从计划的制定，到供应商的确定，到产品的使用管理，都要加强一线人员与采购部门的联系，提高物资采购的准确性和实用性：要严格遵循独立性原则，避免物资采购部门的工作受到企业内部人员的干扰和影响，避免人为因素的不利影响，实现采购工作的顺利进行：要建立完善的奖惩和考评制度，激励员工工作的积极性，促进其业务素质和采购绩效的提高，加速企业采购工作向现代化、专业化的方向发展；要加强监督，用完善的监督机制，克服物资采购过程中可能出现的各类问题，确保采购工作的高质量。同时要加大对相关人员的监督管理，提高采购效率，而且在一定程度上减少了采购过程中的人为干扰因素，提高了监督管理的力度，确保采购的效率和质量。 提高经济效益具有重要的意义。为了实现高效廉价质优的采购目标，进一步适应市场经济条件下水泥行业日益激烈的竞争环境，建立统一集中有序的采购市场，完善物资采购机制，形成批量优势，降低采购成本，规范采购行为，维护企业利益，确保供应质量，提高经济效益。

1.与合格供应商建立战略合作伙伴关系，签订长期供货协议。物资采购合同作为施工企业生产过程中重要的一环，其管理活动中需要各方共同努力，相互协调，规范操作，共同监督，确保采购工作制度化、规范化和标准化。签订特约供货协议，实行双赢的战略合作关系。这些都需要在具体的实施过程中采取针对性的措施，加强协调、监控，以降低采购风险。

2.合同的签订原则。选择好的采购方式，制定采购预算，加强与供应商关系的管理，以满足生产经营的需要。加强交易后成本控制对完善企业采购成本控制，能够使企业采购部门的职能得到充分的发挥，不断改进未来的采购管理工作。

3.加强培训，采购员除了具备较高的道德素养外，还要有较高的业务素质，要真正做到降低成本，保证物资质量，防止采购腐败的发生。因此，要注重在企业一线人员的选拔，要提高采购人员业务能力。采购人员应熟悉业务，具有能满足工作要求的业务素质。

4.强化采购人员素质。物资采购管理的重要环节之一是控制采购，控制采购的重要环节便是提高采购人员的综合素质。现阶段，很多企业的采购人员对生产技术缺乏详细的了解，基本都是管理出生，个人素质显得比较单一，这种情况下，采购人员去和影响进行采购价格和质量的谈判则会处于容易吃亏的被动地位。所以，要将企业的物资采购管理做到更好，采购人员必须深入了解自己要采购物品的特性和用途，了解每一样采购物资的相关技术，方能在和物资供应商的谈判中处于主动地位，从而做出对企业最优的物资采购选择。基于此，企业应该加强对物资采购人员的生产技术培训，加强采购部门和技术部门的练习，甚至可以考虑在生产空闲的时候让物资采购人员在生产线上实践。

5.质量有保证，采购是有选择的购买活动，降低企业采购成本的前提下提高采购质量更是成为采购管理工作的重中之重。企业要对供应商进行资信调查，从而使采购材料的质量事前得到控制。健全的物资采购管理制度是采购工作良好运行的强有力的保障，只有将采购管理工作做到位，做到实，这样才能确保物资采购工作的高质量。因此，必须加强企业物质采购工作的监督与管理，切实提高工作质量，确保采购工作的高效高质量完成。

三、结束语

内部控制无小事，公司各级管理人员一定要关注日常工作细节，并根据工作中的一些细节问题去更新、完善公司的内部控制管理规定，从而最大限度的减少损失的发生，维护公司资产的安全。采购物质管理是一项繁杂琐碎的工作，只有做好了这项工作，才可以提高企业在同行业内的强劲竞争力，因此，正确理解采购和采购管理的重要性。运用科学的理论、方法和手段，合理有效地组织、指挥、核算、监督和调节物资的流通，才能够有效降低采购成本、提升采购效率，增强对激烈市场竞争的应变能力。

参考文献

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中图分类号：f271 文献标识码：a

1我国连锁企业采购管理中存在的主要问题

1.1连锁企业内部采购管理体系效率低下

一是采用传统落后的购销合一的管理模式，不仅加大了连锁门店的进货成本，而且使整个企业失去了抵御市场变化的能力；二是采用直线职能制等组织管理形式，信息传递缓慢，不能进行及时灵活的管理运作转换；三是注重传统经营过程管理，传统采购只是对企业内部资源进行统计归类，未将经营过程与环境变化有机联系，缺乏柔性和对市场需求快速反应的能力，使企业经营活动陷入被动运作之中。四是零售管理方式缺乏创新，企业缺乏用户服务、市场响应、供应链管理方面的激励评价标准与机制，无法从根本上激发员工的积极性。

1.2采购的质量和成本不能满足供应链优化的需求

目前零售企业将采购成本降低的战略仅仅体现在采购商品的价格上，而未涉及采购部门组织结构的科学设定，商品引进的准确规划、品类管理、陈列管理以及基于此的补货、配送和库存管理，没有有效参与供应商的产品设计和质量控制过程，不能及时反馈信息和提供教育培训支持等，都使得供应商的行动和整个供应链进程无法保持同步。

1.3零售企业在信息化运作管理方面还非常欠缺

目前很多零售企业在信息化方面还局限在收银、财务处理方面，信息系统不健全，数据处理技术落后，信息技术应用的深入性和切合度还远远不够，没有充分利用edi、eos、rfid 等it 技术实现与供应商的信息共享，同时通过erp、mrp、品类管理等信息技术的运用提升企业的运营水平，因此，高效率的营销渠道亟待开发，新型顾客关系有待建立。

1.4采购商与供应商间未建立战略性合作伙伴关系

在传统采购模式下，供应与需求之间的关系是短时性合作，无法解决全局性、战略性的供应链问题。由于缺乏供需双方库存数据的共享，增加了反复询价和谈判带来的成本，导致了需求信息的失真和需求变化带来的风险。

2 提高我国连锁企业采购管理水平的对策

2.1现代连锁企业采购管理理念

企业采购管理理念决定了其采购的形式与方法，积极转变自身经营管理理念是连锁企业提升采购管理水平的前提和基础。连锁企业应积极转变观念，从主观认识上重视采购管理，在此基础上不断提高采购执行能力，根据自身企业的特点和优点尽快建立起一支专业、高效的采购团队，学习国外连锁企业采购的先进理念及技术。

2.2加强对供应商的管理

一方面，企业应根据自身需要及产品特点来选择合适的供应商，在选择供应商时应对其相关经营情况进行详细地调查了解，包括经营资质、产品渠道、品类、质量等，建立相关的供应商管理档案，进行分类管理，定期收集、更新供应商的资料； 另一方面，要加强对供应商的考核与评价，根据供应商的合作行为记录及产品销售情况等，对其进行综合考核与评价，促使供应商不断规范企业行为； 再者，引入合理的供应商激励机制，促使供应商不断提升自身专业化水平。

2.3加大零售企业信息化的投入，在供应链上架起信息化的桥梁

（1）实施电子采购，提高采购效率。电子采购作为一种先进的采购方式能为企业制定一套规范的采购流程，使采购项目在网络开放性的特点下形成最有效的竞争，一个完全统一的在线供应链系统使企业与不同层次的供应商交换意见，从而实现供应链采购。电子采购的模式主要有两大类：一是基于edi 的电子采购模式。二是基于internet 的电子采购模式。

（2）实施erp 系统，提高客户服务水平。erp 系统覆盖了企业的计划、采购、生产、库存、销售、成本核算、售后服务等方方面面，消除了信息传递过程中出现的信息失真和信息漏斗现象。

2.4建立采购方与供应方合作信任的机制

一是以合作共赢的供应链模式代替原来的交易关系。零售企业应从整个供应链角度出发，主动将供应商纳入发展目标和战略规划中，通过供应商的支撑和推动降

低供应链的运行费用。二是建立合作型供应商关系。供应商早期参与研发从降低研发成本的角度来看，可以缩短产品开发周期，有效降低研发成本；从采购的自由度和产品规格调整的成本方面来看，可大大提高新产品的概念、设计、备产、生产研发的有效性。三是信息共享和无缝联接。信息技术架起了合作伙伴之间相互沟通的桥梁，是实现协同运作的关键，合作企业能快速准确地了解其他群体及个体的需求，有效提升合作双方的运转效能。

2.5 实施jit 采购，提高供应链的柔性和敏捷性

jit 采购也叫准时采购，它的基本思想是在恰当的时间和恰当的地点，以恰当的数量，恰当的质量提供恰当的物品，持续改进和消除采购过程中不必要的库存和浪费现象。借助供应链管理的优势，向零缺陷、零库存、零交货等目标发展，减少了不增值的活动，提高了供应链的柔性和敏捷性。

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（1）学校宣传力度不足，供应商选择少

当前大部分高校对设备的采购招标还没有完全进入市场化阶段，在招标的过程中，由于宣传力度不足，来参加竞标的商家相对较少，这样就使得学校在设备的购买方面处于别动地位，没有更多的选择与比较的机会，从而使得购置的设备无论是质量上还是服务上都不能得到更好的保障。更有甚者，在学校的招标会上竟然都没有商家来竞标，使得学校不得不推迟或者取消招标，这样不仅造成了人力、物力的浪费，更使得学校的科研、教学因为设备的缺乏而无法正常的进行，严重影响了学校正常的运行秩序。

（2）高校采购人员整体素质不高，结构不合理

高校物资采购是一项面向市场、涉及范围广、专业化水平要求高的工作，因此对采购人员的素质有较高的要求。但是当前大部分学校其采购人员都来自后勤和其他管理岗位，他们的学历不高，与采购相关的业务培训有很少，这样就会严重影响我国高校设备采购的质量。比如在采购的过程中，采购人员由于专业知识的缺乏制定了不合理的采购方案，出具了不规范的标书；在设备的验收阶段，由于受到专业水平的限制而验收了不合规格的设备等等。

（3）数据处理功能低

目前管理人员大多使用传统的Excel工具来进行数据的录入、汇总及统计，但是随着数据的不断增多，Excel工具表现出关联性差，不易于查询、更新、维护等缺陷，使数据的统计、共享、对比、检索、输出等有一定困难，使计划制订、领导决策等具有一定难度。信息化采购覆盖范围窄，没有实现所有类型设备的信息化采购。

二、改善高校物资采购管理水平的策略

1.加强采购队伍建设

要做好高校设备采购工作，必须要有一支素质过硬、专业技术强的队伍。设备采购管理部门的工作人员是属于教学辅助部门，为教学和科研活动提供技术保障的技术人员，除了具备专业方面的知识，如计算机、机械、光电、材料等学科，掌握相关仪器设备的使用和功能用途外，由于岗位的特殊性，更需要在廉洁自律等方面提升个人的道德修养水平。购队伍素质。培训主要包括：思想道德教育，廉洁自律，警钟长鸣，无私奉献，爱岗敬业；专业知识学习，掌握最新设备动向，性能、参数、指标；定期学习采购方面相关的法律法规；锻炼个人的商务能力，培养沟通和谈判能力。如果学校想要在设备采购管理工作中作出出色的成绩，必须在岗位中配置具有多类专业技能的“全才”。

2.加强采购立项管理

在采购大型设备的过程中，首先应该开展设备采购立项审核工作，这是设备采购的基础。各个院系要加强联系，通过讨论商榷，制定统一的采购计划。在制定大型设备采购计划时，可以跨年度、跨院系分类立项，从而提高采购部门的工作效率，提高设备的使用率。形成整体规模，力争批量采购在采购过程中，学校采购部门可以不受院系的限制，通过整合，力争做到批量采购。例如，对于通用设备如计算机、打印机、投影仪等，学校采购部门可以把购置设备计划中包含的通用设备分类打包合并成1一2个项目，进行统一批量购买，这样会节省一定的资金和效率，也会提高资源的利用率。

3.构建高校采购流程管理系统，用流程改善的视角去审视高校采购的一些问题

比如针对某些关键流程对症下药，可以迅速见效。ERP（企业资源计划）是将一个企业的很多不同部门所使用的信息统一在一个整体的计算机系统当中，这使得企业内部的不同部门不再使用不同的数据库来管理信息，而是依赖于同一个数据库来管理信息。企业内部不同部门的员工获得相同的信息的结果就能够减少错误的发生、改进速度和效率；而协作产品商务（couabo-rative product commerce，CPC）是一种以产品或服务为中心，以企业间协作为手段，以Internet为基础平台的面向产品全生命周期的全新的电子商务模式。它通过CPC平台将企业内的应用与数据集成在一起，并通过统一的界面提供给授权的企业内外用户透明访问。

篇12

Abstract: the construction cost of materials is the main part of engineering project cost is the most impossible to ignore part of the cost control. Procurement management is not only a precondition for enterprise production, and reduce the cost, profit, promote enterprise's core competitiveness of the important means. Only is possible improve the purchasing management, low engineering cost, good quality, high efficiency. Aiming at problems existing in the construction enterprises procurement problems are analyzed, and corresponding management countermeasures are put forward.

Key words: construction enterprise; Material procurement; Procurement plan

中图分类号：C29文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)

前言

建筑企业采购活动与施工经营活动密切相关，为了降低采购风险、实现建筑企业的经营目标，必须对建筑企业采购活动和过程进行必要的计划、组织和控制，这就是采购管理。在考虑风险、资金占用、适度规模、及时性和成本等因素的条件下，通过实施科学的采购管理，可以合理选择采购方式、采购品种、采购批量、采购频率和采购地点，可以以有限的资金保证生产经营的需要，为建筑企业降低成本、加速资金周转和提高建筑质量作出积极的贡献。

一、建筑企业采购存在的问题分析

（一）对建筑材料采购缺乏统一规划

采购部一名经理管理众多采购人员。而每一名采购跟单要负责一个以上工地的材料供应。常常会出现订单重复，多订货，忘记下订单，材料供应不足等现象。每一名采购跟单负责至少一个以上工程项目的采购。项目采购期与采购量不是每个项目均等。有的项目采购周期短，有的项目采购量特别大，品种特别多，这就造成采购跟单闲忙不均，一个项目忙起来的时候， 经常忽略了其他项目的工 作。

（二）验收把关不严

材料在点收入库时，验收人员应清点数量是否与发货单相符，检验质量是否符合合同规定的标准，核对规格型号及计量单位是否符合规定的要求，并向供货商索取有关技术证书、产品合格证。对残次等不合格材料或因施工方案变更不需用的材料应及时通知供货商，按规定办理退货手续。而实际上，现场验收人员或者因渎职，或者因收取供货方的好处而怠于查验，致使材料数量不够或质量不符合规定要求，甚至在材料运往施工现场的过程中，将其倒卖。

（三）采购人员综合素质不高

物资采购工作不单纯是拿钱买物，而是一项系统工程。采购工作的好坏直接影响到企业整个业务活动的进程和质量。要搞好采购供应工作人是关键。由于采购工作没有固定规则可循，加上采购行为稽查困难，使得采购工作是“良心工作”。各企业在选用采购人员时，只重视思想品德素质考察、或只重视学历水平的要求，而忽略了对采购人员专业知识、业务能力的培养，使得采购人员综合素质不高。

二、建筑企业采购管理对策

（一）建立“三员分开”和“三员见面”的岗位责任制

所谓“三员分开”即负责采购的采购人员、负责仓储管理的管理人员（简称仓管员）和负责材料核算的会计人员（以下简称会计员）三个岗位要分开，业务上不应相互混淆，以利于相互牵制，相互监督。所谓“三员见面” 是指采购员采购完材料后应与仓管员见面，将采购清单交与仓管员点收，仓管员在与合同及采购清单核对无误后才能办理入库手续；采购员在办理完入库手续后凭保管人员开具的点收单及购货发票（包括运费发票）等到会计员处报销，会计员须审核其单据的数量、金额并须与购货合同协议等要求核对，经审核无误后方给予冲帐报销；月末，会计员还须与仓管员对帐，不仅要审核点收单、领料单及材料收支台帐等，做到与自己核算的材料帐面相符，而且应实地盘存库存材料，做到实际数与帐面数相符。

（二）制定合理的材料采购计划

项目采购计划是项目采购经理根据项目计划要求，为实现项目目标对项目采购工作的目标任务、采购原则、采购程序、物流方式等总体构思而形成的书面文件。在采购管理中，计划是一种最基本的职能，为实现预定的采购目标，而对未来采购工作进行统筹安排。一个项目材料采购如果没有计划，将会使所有工作失去目标，进度、费用、质量管理就无从谈起。因此要搞好项目采购管理必定要制定计划。采购管理的计划主要有材料采购计划、采购进度计划、采购业务计划、质量计划。具体应做到对采购进行分类，明确采购计划的审批程序并予以实施；做好采购计划的审批把关；建立采购计划考核机制，针对出现的问题追究责任人的责任；对采购计划的管理不断总结经验，为以后制定计划作参考。计划是采购各项工作的指导，也是其他工作实施时间安排的依据，编制一份好计划可有效控制采购费用、提高资金利率。

（三）严格控制材料采购价格

对于大宗物料既要控制其质量、数量，也要控制其采购价格，因为大宗物料使用数量多，虽然有时价格变动的相对比例不高，但由于基数大，其价格变动对项目的成本影响很大。比如一个1000万元的施工项目，根据经验来看，一般钢材量为600吨（根据项目的不同略有差异），如果能将钢材价格下压100元，项目就能降低成本60000元，水泥、商品混凝土也同样如此。所以，必须在价格谈判时采取措施严格控制其价格。

1、加强物料价格信息管理，将日常的价格信息建立物料价格库，便于指导实际的物料采购。

2、加强采购定价管理，对于大宗物料来说采用公开招标采购是防止暗箱操作的有效方法。对大宗物料由公司集中采购，是改变过去那种采购批量小、单价高的较好方式。

3、应建立、健全购销比价制度，对物料现金采购与赊销采购进行技术经济分析，采取合理的采购方式，不能一味追求采购价格的最低而不考虑资金的周转与利用，但也不能一味追求赊销而不考虑物料的采购价格，我们必须对此进行详细的分析，根据其经济效益采用合理的采购方式。

（四）实现采购信息化建设

加强信息化建设步伐，完善物资采购供应信息化管理系统。尽快实现物资供应计算机系统联网运转，实现资源共享，所有业务流程在网上完成。使领导随时可以通过计算机网络调阅和查询相关物资信息和分析报表，了解物资动态，做出科学决策。使大量手工条件下难以做到的对库存、消耗、出入库等各类数据的动态查询、统计、分析成为现实，为合理调剂余缺，减少重复储备提供方便快捷的条件，同时也增加对采购过程与结果的监督手段。

（五）实现全过程的审计

采购全过程的审计是指从计划、审批询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。审计重点是对计划制订、签订合同，质量验收和结账付款四个关键控制点的审计监督，以防止舞弊行为。全方位的审计是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下，把审计监督贯穿于采购活动的全过程，是确保采购规范和控制质量风险的第二道防线。科学规范的采购机制，不仅可以降低建筑企业的物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。

（六）建立采购团队

由于采购绩效对一个企业的生存与发展有着至关重要的作用,因而采购部门的地位在企业中得到了提升。随着采购的 日益复杂化 ,仅依靠采购人员来完成采购工作及与采购相关的工作 ,显然已不能满足新时期对采购的要求。企业内每个部门的员工对本部门业务能够熟练 的把握,如果 由来 自不同部门的人员来对重要采购决策做出决定 ,显然要比单一的采购人员做出决策更适宜。在现代企业运作当中各部门的职能界线正在变得模糊各部门的员工越来越多地交织在一起 ,但这并不意味着各部门职责不清 ,而是要充分发挥团队的力量去把企业内的每一件重要的事尽可能地做得最好。这不仅要求其它部门的人员参与到采购活动中对采购人员施加影响,采购人员同时也要活跃在其它部门的活动中,比如对供应商的品质监管,参与到新产品的开发活动中去等等。

结束语

对于建筑企业来说，采购活动是一项很重要的行为和活动，采购过程中的任何一个环节出现偏差，都会影响到采购预期目标的实现。

为了更好地实现建筑企业的采购目标，企业应该建立“三员分开”和“三员见面”的岗位责任制，规范采购业务流程和采购人员行为，建立采购团队，制定合理的材料采购计划，实现采购信息化建设和全过程的审计，最终降低工程的造价成本。

参考文献

[1]刘建兵.建筑材料集中采购管理模式研究与实现[J].山西建筑，2012（1）.

篇13

[摘要]在我们的日常采购活动中，采购档案管理是一个非常关键性的步骤，它作为采购活动的记录方式，从客观的角度为我们的管理提供依据，具有很高的实证性，也比较利于当前开展的反腐倡廉。所以从严格意义上来说，采购档案管理是对我们的采购活动进行评估、监督、处理投诉等等活动的基础，在企业管理这占据不小的份额，必须得到我们的重视。

[

关键词 ]采购档案；管理；对策

1、采购档案管理的重要性

当前我国许多企业的采购档案管理制度是非常不完善的，这无疑对企业的长期稳定发展形成很大的不利。采购档案作为记录采购过程的书面材料，是客观的，具有非常高的实际意义，对于企业后期采购活动的开展、效果的评估、突发事件的处理等等都具有积极作用，所以在企业生产过程中是非常重要的一个环节。

2、采购档案管理中存在的问题

2.1专业人员缺乏，管理质量差

从我国企业采购档案管理的现状来看，结果是触目惊心的，大多数企业没有给予一定的重视，在采购档案管理上问题多发，其中最重要的一个方面就是在人才的配备上。许多企业认为采购档案管理是可有可无的，所以从意识上就忽略了，人员往往是没有经验和相关资质的人员，缺乏必要的专业性，甚至许多企业的采购档案管理人员还肩负着其他职责，没有形成专人专职，这无疑导致档案管理的质量非常差。

2.2档案收集周期长，影响归档完整性

从我国当前档案管理的现状来看，很多采购中心在工作过程中往往没有严格按照相关规定，采购资料的填写和收集存在着很严重的问题，所以完整性得不到保证。实际生活中有这样的问题，采购中心不能出具验收证明或者是在合同签订方面出现问题等等，都可能影响采购档案的存档。当前我国的投诉机制存在着较大问题，进行投诉的周期和程序比较长，如果是越部门投诉往往因为上级领导的时间原因而被搁置，这就导致档案的收集周期被拉长，档案的完整性受到严重影响。

2.3档案管理与使用脱节

众所周知，档案是为我们的生产生活服务的，必须对档案进行良好的应用才能发挥它的作用，才能体现出档案的效应。我国许多企业的档案往往是为企业提供一些具有专业水平的技术参数或者是企业近期的生产经营状况，也包括一些企业的政策方针、文化特色等等，这些可以在制作标书或者是进行评分的过程中提供良好的理论依据。对于供应商来说，原始性的证明材料是资质相关的一些资料，可以在投标、中标过程中提供依据。从我国当前档案管理的现状来看，档案的使用效率非常低，这在很大程度上是资源的浪费。

2.4档案管理缺乏保密性

档案管理工作最怕出现的就是泄密问题，这也是许多企业档案管理经常出现的问题，在实际的生活中出现过一个采购中心在评标过程中因为泄密而被投诉，在社会上引起了很大的议论。由此看来，如果保密性不好的话就往往成为采购的致命要素，我国许多采购中心没有认识到档案管理保密性的重要性，机构岗位出现不合理的现象，人才方面也做的差强人意，从而导致档案管理问题频发，对于企业长期发展是非常不利的。

2.5档案室软硬件设备严重滞后

因为意识上没有对档案管理工作重视，许多企业甚至没有专门的档案室，往往只是将相关资料堆积到一个房间，没有专门的人对此进行负责管理，这对于企业的长期发展是非常不利的。还有一些采购中心的档案室是空间很小的房间，没有把档案进行分门别类的放置，更不要说将这些资料转换为电子文档。由此看来，我国很多采购中心的档案馆建设还是需要不断加强的。

3、做好采购档案管理工作的有效途径和方法

3.1对采购文件进行科学细致的分类立卷

采购人在开展采购项目活动时，会出现各种原始资料，这也就是我们所说的采购文件。根据中国的相关法律规定，采购文件具体包含如下几个：采购人采购时的相关记录、招投标文件、财政部门审批后的计划表及采购预算、评标报告、评分表、答疑函等。对采购文件进行正确分门别类，理应符合文件的特有情况，可以根据采购的先后顺序和程序进行，确保文件的连贯性，结合相应的价值和利用规律有步骤的开展，从而尽可能的保证档案资料的齐全，提升保管质量。

3.2加强对采购文件的科学有效管理

要想把采购档案工作做到实处，必须强化如下几个方面，第一是加大监督力度，形成专人管理。根据分级管理的相关要求，各个部门应该做好采构档案工作，对指导、检查和监督进行有效管控，在整理和保管文件方面设置专人负责。同时，应该加大培训力度，明确保存档案的场所。第二是合理采集保存采购文件。当采购项目完成时，采购机构应该安排专人负责整理、收集采购文件，并妥善进行保存，切记不能累计到年底来一起安排，不然，容易引发采购资料的遗失，造成档案的残缺。第三要做好采购文件的保密工作，执行统一的档案管理制度，确保采购文件的最大安全性，避免采购文件出现丢失、篡改和损害等。对于投标商进行投标的投标文件而言，由于牵扯到商业秘密，如果没有获得他们的认同，不允许进行公开。第四要加快采购档案管理网络化、电子化的发展步伐。

3.3采购机构要自觉接受监督管理部门的检查

在《采购法》七十六条中，明确表示如果采购机构、采购人违背法律，私自破坏、隐藏理应存档的文件，或者是对其进行修改和变更，要处于采购管理部门的罚款金额为2万到10万元。并处分相关的直接负责人和相应的主管人员。如果有犯罪行为的，应该进行刑事问责。监督管理部门理应正确看待此类问题，并在考核中所有体现，如同检查采购执行问题，采用相应的检查评价，并严格处置相应的违规情况。

3.4不断提高专职档案管理人员的业务水平

采购机构应该加大培训力度，提升专职档案管理人员工作能力，特别要培养相应的责任意识，清楚知晓自己工作内容，进而全面弄清楚应该具备的相关知识，掌握操作技能，营造爱岗敬业的氛围。

参考文献