医疗设备档案范文

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建立和完善医疗设备档案的最终目的是为了更好地为临床服务。医疗设备先进是医院保证临床，教学，科研，护理，药物等的重要手段，医院必须有能够满足先进的医疗设备的功能性业务的需求，医院应坚持医疗设备的集中统一管理的原则，反映适用于改造处置项目的全过程的全面设备管理和设备，保证了设备档案准确，完整的系统和安全性。本文从医疗设备档案管理，医疗设备档案管理的意义和如何做医疗设备档案管理3个方面，略作陈述。

1医疗设备档案的基本内容

医疗设备档案是指在立项申购项目，验收，运行，管理，维护，所有的活动，如文字，图画，照片等各种具有保存价值载体的参考材料。医疗设备档案管理的基本内容[1]有以下3个方面。

1.1建立并不断完善管理组织 成立由主管副院长直接领导的设备档案管理小组，实行医院、科室、操作人员3级管理网络。设备部门应当确定负责人的设备档案工作，兼职档案员，并配备明确的目标和工作的管理责任，负责设备的文件材料的收集，积累，整理，存档和备案工作交接。医院设备档案管理工作应作为医院目标管理责任制的一部分，加强管理。医疗设备档案的基本内容一般包括购买设备档案，并形成了设备运行中形成的两部分档案的过程。

1.2设备置购过程中形成的档案

1.2.1设备的相关文件 申购单，显示表（记录），购销合同，协议，发票复印件（保存原来的财务文件） ，装箱单，运输单据，安装，调试，验收报告，设备运行的程序，全套随机技术资料等。

1.2.2有关记录购买记录设备 邀请谈判，投标书，协议，合同，价格，产品性能，技术参数，售后服务，联系信息，日期和交货地点，付款公开招标条款，违约的责任，等等。按发票，机械和电子设备，提单，商检证，检验检疫证，随机所有技术资料，仪器设备安装验收报告等进口证书通过相关证书复印件购买。

1.2.3通过外贸进口的设备，还应包括设备进口证明、海关免税证明、报关单、质量保证书、发票、疫检报告等。

1.3设备运行过程中形成的档案 在形成档案，包括拆包，安装及调试记录，检验记录，检验报告，维修记录，动态性能良好记录，医疗设备拆解报废处理的情况下，经济效益分析和成本会计报告，使用和管的工艺设备操作测量测试记录，使用率和完好率统计分析。医疗设备计量检定证书和合格证等应注意动态更新文件内容，将设备运行过程中形成的档案及时加入，档案文件目录中的内容及时更新。

2医疗设备档案管理的意义[2]

医疗设备档案管理是设备管理的基础，医疗设备档案管理是好还是坏，直接影响到医院的医疗质量，技术水平，管理水平的医院评审工作的指标之一，是医院现代化建设和必要的发展工作之一。因此，在医院医疗管理建立医疗设备档案和管理具有重要意义。

2.1全面的档案管理是采购医疗设备的基础。可以为临床更好服务，并为决策者提供相关依据。及时正确选购医疗设备不仅有利于患者病情的有效治疗，同时避免了购买设备的盲目性，提高医院的经济效益。

2.2医疗设备档案管理是了解设备运行状况和效益分析的依据为基础，了解设备运行状态，有利于医院决策者的分析往往能学会去医院医疗设备的技术档次的产品性能，技术参数和运行状态，通过成本的设备在成本会计，和选择到设备配置的诊断，治疗和辅助类数目及类别。

2.3正确使用档案管理流程，使相关文件发挥应有的作用，使管理者以减少错误，更好的心态，并有很好的医疗设备。提高医疗设备的有效利用率，节省资金和减少闲置，降低医疗设备的故障概率和低的状态，必须建立和完善医疗设备档案，并通过科学有效的管理支持。这是一项重要的基础工作，管理工作的好坏，对使用设备和医院的经济利益有直接影响。

3如何做医疗设备的档案管理[3]

3.1建立健全的医疗设备管理体制 建立和完善医疗设备管理系统是完善的医疗设备管理系统设备档案管理工作的前提。为了行使设备档案管理，医院将安排成立了相应的机构，依照有关法律，法规，建立适合本单位档案管理目标，管理程序等。设备档案管理，认真落实规则而在做法上有明确的责任分工，互相衔接。设备采购流程和设备运行的文件集合，在及时整理的过程，以确保信息的准确性，完整性，系统性，又具有完善的设备档案保持秘密。管理人动提交过户登记手续，以确保做到手续完备，文件传输前和比赛后。贮存时进行全面档案检查，定期对破损归档的资料应及时进行修理，并确保该文件保存的最佳状态，为未来医院在医疗，科研和教学中打下了良好的基础。

3.2加强医疗设备管理的质量和责任管理人员的素质和责任心，提高医疗设备档案的级别起着至关重要的作用。档案管理的宣传教育，鼓励他们充分发挥设备档案的重要性，促使他们积极主动的心态，不断收集信息，探索新的管理方法，促进了医疗设备档案管理的规范化。不断提高档案管理人员的自身素质，为档案管理质量的提高和继续教育正式纳入计划和要求，经过专业培训，知识更新，学习新方法，不断更新知识结构，并具备一定的计算机实际运营能力。要充分发挥档案的价值，促进，提高档案管理水平，为医院的发展各项工作提供高效，优质，快捷的服务。

3.3加快智能医疗设备档案管理 现在已经进入了信息化时代，医疗设备档案的管理也应跟上时代的步伐。更多信息和各种医疗设备档案是一项繁重的任务，工作量大，要求工作人员再次仔细做精心收藏。在医疗设备档案的收集方面的传统方法具有效率低的缺点，不容易保存，也可能造成数据丢失，也有缺点，如不方便查找。为医疗设备档案管理改革创造了机会。使用电脑设备档案管理，采用相应的智能管理系统，便于医院管理者更完整、更准确的进入和搜查数据的基础上，不仅效率高，而且方便修改和保存。图像数据，如核磁共振（MRI）是由复杂的和具体的图像信息，其原有的和真正的应该是不容置疑的。在MRI图像数据，如数据库管理，可以大大减少存储仓库，并方便检索。计算机统计效率，使管理人员能掌握整个设备的运行动态，及时报告，以提供医院管理的科学分析，提供强大的数据对设备的使用，维护支持，提供医疗设备效率分析，它提供了强大的基础数据基础对设备的科学管理。这是现代档案管理的趋势，值得探讨。

总之，医院设备文件是在医院档案的目标系统的主要类别之一，档案管理人员应努力保证设备文件内在质量的稳定性防止档案部门和个人随机短线操作。要主动，积极，周到的服务，确保有效证件齐全，充分发挥档案在设备管理工作的重要性，充分发了各种技能的医院设备，促进了医院的发展。为了更好地为医疗设备的功能充分发挥，提高医疗设备和服务的使用效益。

参考文献：

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Medical Equipment Archives Management

SUN Juan

（The Fifth People’s Hospital of Jinan，Medical Equipment Department，Jinan Shandong 250022，China）

【Abstract】Hospitals with higher science and technology department， in the medical practice； Has a large number of advanced medical equipment， these devices in disease diagnosis， treatment and scientific research work plays an irreplaceable role. Management of medical equipment archives is an important content of hospital management， the stand or fall of its management level directly affects the hospital medical quality， technical level and social and economic benefits， so how to strengthen the management of equipment files， maximize equipment in the role of medical treatment， scientific research is extremely important.

【Key words】Medical equipment；Archives；Management

1 医院设备档案的主要内容

医疗设备档案的归档内容主要由三大部分组成：设备的随机文件、设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。一卷完整的医疗设备档案主要包括：设备购置申请、论证报告、批文、招标公告、投标邀请书、开标记录、招标报告表、中标公示、中标通知书、合同、开箱、安装、调试、验收、维修记录及随机文件（说明书、合格证、保修单、操作手册、维修手册、系统手册）以及设备移交、转让、报废等资料。享受国家免税政策的进口设备，除了具备上述材料外，还应包括机电设备进口证明、海关免税证明、报关单、外贸合同、质量保证书、商检报告等。从设备档案的形成过程涉及到设备从立项申请到最终报废，其时间周期长，中间环节多，参与人员杂，因此，设备档案的管理是一项既耗时又耗力且工作量相当大的工作。

2 建立医疗设备档案的意义

首先，建立医疗设备档案，能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据，为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益等。而建立医疗设备档案，就能为此工作提供证据和参考。

其次，建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备在运转和使用过程中，由于热力、化学原素的作用，一些零部件会磨损、腐蚀和松动，将会影响设备的精度、性能和工作效率，这就必须维护和检修，要维护和检修，设备档案是必备的条件，它能为设备的使用和维修、保养提供依据。

第三，利用设备保修期和维修期的区别，避免不必要的支出。

3 医疗设备档案的科学管理的原则

医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位，要求我们高度重视医疗设备的科学管理，使之实现制度化、规范化。

医疗设备档案管理必须坚持“集中统一管理”的原则，这样才能保证其完整性和利用效率。因为医疗设备档案其特殊性：一是，档案材料多，归档时间长，如一台大型医疗设备，从论证、购置到安装将会形成大量材料，并且还有以后的使用和维修直至报废，有一个很长的周期。二是，多种多样，设备有国产的、进口的，档案材料势必牵涉到多种文字，如中文、英文、日文等；其载体有纸张、照片、录音带、录像带等。三是，档案使用牵涉多个科室，特别是设备的构造图表、操作和维修说明书等一类材料，使用很频繁。因此，如不集中统一管理，很容易造成文件的破损和丢失，破坏档案的完整性，影响档案的利用价值。

4 如何加强医疗设备的档案管理

4.1 建立完善的管理网络

设备档案的管理必须坚持集中统一的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全设备档案工作必须纳入医院设备管理工作中，与设备计划管理、设备采购、使用等工作紧密结合，保证设备文件的完整、准确、系统。建立、完善管理网络广泛深入地宣传《档案法》，强化各级管理人员依法治档的意识。我院成立由分管院长直接领导的档案管理网络小组，实行医院、科室、操作人员三级管理网络，定期召开有关人员会议，明确工作目标，修订和完善医院档案管理制度。将设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分，纳入院部对科室的目标考核，及时与有关人员的考评、职称晋级、年终评优挂钩。明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时，做好日常设备记录；每次使用后，要将使用情况认真做好记录；每半年将整理好的记录上报给设备科负责人，经核查后交档案室存档，在全院形成一个有效的管理网络。

4.2 确定医疗设备档案的归档范围

我们根据医疗设备档案的管理要求，结合医院实际，明确了医疗设备档案的归档内容由两个部分组成：设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作，再移交医院档案室 。同时将有关材料复印下发有关使用科室，让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求，使之配合档案部门，做好资料的归档工作。

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《机关档案工作条例》（第三条）规定：“各机关在工作活动中形成的全部档案均由本机关档案部门集中统一管理”。同时又规定：“企业、事业单位的档案工作应参照本条例执行，其中科学技术档案工作应按《科学技术档案工作条例》办理”。这就是集中统一管理档案的基本原则。医疗设备档案的管理无疑要执行这个原则。但是，如何正确理解集中统一管理原则是有不同意见的。这些不同意见分岐源自不同的工作范围，概括起来主要有两种：一是医疗设备管理部门认为，医疗设备档案资料放在自已手中使用方便，集中到档案室管理使用起来不方便，不集中比集中管理好；二是档案管理部门认为，医疗设备档案是医院的宝贵财富，应该实行集中管理，只有这样，才有利于医疗设备档案的完整与安全。因此在做法上，采取不分医疗设备在医疗工作中的作用大小，价值高低，强调高度集中管理。通过上述分析，不难看出，第一种意见是造成医疗设备档案资料分散的主要原因，使得医疗档案分散在医院办公室、器械管理科、设备使用科（室）三个部门中。这个不争的事实，违背一个立档单位全部档案应“集中统一管理”的原则。

二、医疗设备档案集中保管的目的，是为了更好地提供利用

搞好医院档案工作是为了更好地为医疗事业服务，而集中统一管理是前提。这是实践证明了的真理。因为，在实践中，我们不断总结经验，逐步完善管理制度，使集中统一管理意识得到很大提升，促进了医疗机构（或企业、事业单位）各种门类档案的集中统一管理。但是，有些医疗设备使用年限长，较易产生故障，修理频率较高；有些医疗设备购买时间短，使用者远不熟悉操作要领。凡遇上这两种情况，都需原始设备档案作为依据。面对集中与分散的各自需求，笔者认为，我们要对那些利用率高，使用时间长的设备档案进行复制，将复制件留存使用科（室）保管，这样对原件起到很好的保护作用；有些医疗设备由于生产年代早，设计又较新一代产品落后，但购进新的设备又需花费大量经费，为了保证工作的顺利开展，需要对一些旧设备进行改进。对此项工作，要求工作人员对改进部分做详细的记录，在工作完成后，将改进记录及时交医院综合档案室保存。

三、保证医疗设备档案集中统一管理的有效措施

如何保管好医院的医疗设备档案，使之不受到损毁，是档案工作的重要任务。本着为医疗工作服务，对国家财富负责的原则，可采取以下措施：

1. 加强宣传，提高群体档案意识。这是做好档案工作的基础。特别要对医院中层领导进行档案法规教育，并将宣传教育内容传达给所在科室的医务工作人员，并坚持宣传教育工作常抓不懈。要对现有的医疗设备进行清查，将保存在科室及个人手中的设备资料限期交医院综合档案室保管。对已遗失的设备资料要设法补齐，一并移交。

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医疗设备档案是医疗使用单位在申购过程与运行过程形成的查阅报备资料，包括申购单、论证报告表、政府采购计划报批表、医疗仪器生产许可证、购销合同、协议书、发票复印件（原件保存在财务档案中）、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备安装使用说明、维修手册及其他随机技术资料等。

首先，建立医疗设备档案，能为院领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据，为同类设备的更新换代提供参考。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的经济和社会效益等。而建立医疗设备档案，就能为此方面工作提供参考。

其次，建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备在运转和使用过程中，由于一些零部件的磨损、腐蚀和松动，将会影响设备的精度、性能和工作效率，这就必须维护和检修，要维护和检修，设备档案是必备的条件，它能为设备的使用和维修、保养提供依据。从而缩短停机时间，减少维修费用，降低医疗设备对人体的伤害，减少设备事故隐患的发生率。

再次，利用设备保修期和维修期的区别，避免不必要的支出。我院2011年6月，从上海某医疗器械公司采购一批恒温箱，运行一直很好。但在2015年7月，有两个恒温箱内部出现用电线路短路问题，与生产厂家取得了联系，让其进行维修，但他们回复说，已过了保修期，上门修可以，但必须支付维修费用。我们从档案室调出设备的购销合同，保修期为5年，此时，生产厂家哑口无言，答应免费维修，如修不好将免费更换新品。

二、医疗设备档案管理现存在的问题

（一）医疗设备档案信息量少。医疗设备档案主要包括购买合同、发票、使用手册、供货评价等材料，信息量相对较小，在工作中的实用性不高，难以全面地评价和衡量设备的效能，因此，医疗设备档案在利用时，只能提供比较浅显的医疗设备信息，不能综合地提供全面信息。

（二）医疗设备档案管理比较分散。医院对设备的管理上没有行成一套综合的管理体制，各个部门各自为战。如：诊室负责购买申请、业务部门负责申报、办公室负责联系、档案室负责档案材料归档；医疗设备档案的管理分散，易造成档案材料的损坏，并且易破?牡蛋傅耐暾?性。

（三）医疗设备档案管理方法落后。目前医疗设备档案的管理工作仅限于对纸质材料的建立和归档上。还没有完全地形成电子信息档案，档案室的电脑仅限于局部的打印档案目录，无法全面地对设备信息进行查询、检索、筛选、排序、分类、汇总等，信息化水平比较低，只能靠人工工作，造成人力资源的浪费。

三、建立医疗设备档案的几点思考

医疗设备档案的建立工作，主要由医疗设备科、医疗仪器使用科、档案室等部门共同验收该仪器设备，档案室人员参与部门设备开箱验收，将随机设备资料收集并经过整理后，再提供或将设备技术操作说明书复印件借出借用，设备安装、调试阶段，应抓住这一时机随时收集资料，做好设备使用运转记录，了解各阶段、各部门设备形成的规律，根据归档范围，有目的地进行收集，通过分类收集，将收集来的资料逐一进行分类、整理，将散失的材料收集齐全，以备后用。报废设备，应有严格的报废申请书，经有关部门鉴定后方能作报废处理工作。

四、加强医疗设备档案管理的具体几点措施

加强医疗设备档案管理是一个复杂的系统工程，它涉及计算机、网络安全、数据信息处理、信息和规范等。因此，要加大资金的投入力度，保障档案管理所必须的软、硬件配套设施，建立标准化、规范化档案管理体系，满足医院文档和业务流程管理的需要。医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位，要求我们高度重视医疗设备的科学管理，使之实现制度化、规范化。

（一）要明确应当归入档案管理范围。对于“三级”以上医院，我院规定凡在2000元以上各种进口和国产的精密、贵重、稀缺仪器设备，都必须建立设备档案。我们根据医疗设备档案管理要求，结合医院实际，明确了医疗设备档案的归档内容由两个部分组成：医疗设备申购过程中形成的管理性文件和医疗设备运行过程中积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作，再移交医院档案室。同时将有关资料复印下发有关使用科室，让使用科室的操作者建立使用过程中的档案。

（二）严格医疗设备档案的查、借阅制度。由于医疗设备具有动态性，在日常工作中医疗设备的查阅是比较频繁的，就需要严格查、借阅制度。借阅应履行相应的登记和签字手续。借阅人员对医疗设备档案应妥善保管，不准随意勾划或拆散。设备档案的原件一律不外借，如因特殊需要必须外借使用时，应经设备科领导同意，办理借阅手续，借出的档案材料，借阅人要妥善保管，不得毁坏和遗失，如期归还，如有损坏、遗失，由借阅人员负责。

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【关键词】  设备管理　重要性　档案管理

医院作为救死扶伤的地方，医疗设备在此过程中作为起到相当重要的作用，是不断提高医学科学技术水平的基本条件，此时医院设备管理显得非常重要。档案管理作为设备管理的基础环节，却常被各医院设备管理领导者所忽视，其管理水平的好坏，将直接影响到医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益，首先应认识到档案管理的重要性，并将工作落实到实处，发挥其应有的作用［1］。现就把我院设备管理这方面的工作和大家做一次交流，以达到相互促进的目的。

    1首先认识建立设备档案的重要性医疗设备档案包括：设备出厂随机相关资料、证件、设备运行过程中产生的相关文字资料（如：运行记录、维修保养记录、计量设备的相关合格证）等。如何管好用好医院医疗设备，提高设备的使用率，减少设备的故障率，则必须建立较全面的设备技术档案，并辅之有效的管理。让其贯穿整个设备管理工作，在设备采购、使用、保养维修及管理等工作中充分利用。如通过查看设备档案资料，根据其维修记录，对经常出现故障的设备进行预防性维修，利用维修记录中老的故障现象及维修经过可缩短设备维修的时间及有效安排维修过程，从而，减少了维修费用，缩短维修工时，有效提高设备的利用率。必须利用好这些档案资料，主动、及时地为各设备使用科室服务、为领导决策提供相关依据，此时，设备档案显得尤为重要。

    2其次建立完善的制度利用办公会将相关文件分发给所有科室，强化各级管理人员的制度意识，使之配合设备管理工作的进行。我院成立由院长直接领导的设备管理工作，实行院部、科室、操作人员三级管理网络。利用制定的监督检查机制定期或不定期对科室进行账卡物及相关内容的检查，将检查结果纳入科室每月的综合质量考核，上报院办公室及拟报整改措施，与科室的奖金、评先进、评优挂钩。我院设备档案信息实行计算机辅助管理，设备档案由专人专柜负责日常收集全院设备资料，将全院每一台设备逐一编号登记在册且张贴标签，每半年对全院设备进行一次清查，对万元以上设备每月进行使用效率分析，将收集到信息录入电脑，以便日后查阅，在全院形成一个有效的管理网络。

    3设备档案收集工作贯穿于设备申购到设备报废如参与设备采购申请，可为采购部提供相关参数，参与设备的安装与验收工作，索取相关证件及收集设备资料及时建立档案（如：说明书、随机光盘、图纸等）相关手续齐全后方可验收，科室如需要资料可提供相关复印件，并履行借阅手续。监督制定新装设备使用流程及制度，大型设备分管到人，并将信息录入电脑。

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[中图分类号] R-05 [文献标识码] C [文章编号] 1674-4721（2012）06（a）-0156-02

医疗设备计量检测与医疗安全和质量息息相关，随着科学技术的发展，社会的进步，人们的生活质量进一步提高，对医疗安全和质量要求也随之提高，因此，如何做好医疗设备计量管理成为至关重要的问题。而计量技术档案是计量技术机构在检测工作实践中形成的系列资料，它是开展计量检测工作全过程的真实记录。医疗设备计量技术档案的建立与管理，有着极其重要的作用，是计量管理的重要组成部分[1]。

1 医疗设备计量技术档案的特点和发展趋势

档案的本质属性是原始性和历史性，在计量检测工作中形成的大量文件资料，是检测机构质量体系管理、运行及质量体系有效性、规范性、真实性的反映和记载，它不仅是检测机构规范化管理的基础资料，也是日常工作及机构考核的重要凭据[2]。医疗设备计量技术档案为医院现代化管理提供了可靠的依据，使医院管理在现代医学模式转变中，由单纯经验型、粗放型向科学型、集约型转变，促进了医疗技术水平和医疗服务质量的不断提高，增加了社会效益与经济效益，提高了医院的竞争实力。医疗设备计量检测有其特殊性，它的计量准确性直接影响到病患的检查、治疗、康复等方面，而记录、保存相关的计量检测报告、数据等技术档案则是必须的、重要的工作，是开展计量检测量值溯源等工作的必要依据。充分利用开发科技档案，有利于医学科研成果的开发、推广和应用。医疗设备计量技术档案作为医疗技术档案领域的重要分支之一，医疗设备技术档案的科学发展对提高医疗质量和科研水平都产生重要影响。

2 医疗设备计量技术档案的重要性

医疗设备计量技术档案特点主要有以下几点：（1）真实性。医疗设备计量技术档案主要内容有计量标准检测合格证书、计量标准技术报告、计量标准操作流程、开展检定校准工作的原始记录等，它真实反映医疗设备计量检测的过程及结果。（2）实用性。医疗设备计量技术档案是经过收集、分类、鉴定等科学方法形成的，具有内在联系的有价值的文件体系，以确保相关人员能够进行查阅和参考。（3）保密性。对某些有特殊价值的医疗技术档案要根据国家保密法确定其保密等级，并正确处理好利用和保密关系。（4）专业性。医疗设备计量技术档案是在医院医疗设备计量检测工作中形成的，而医学专业发展迅速，相关的计量检测技术也相应的提高，要求从事医疗设备技术档案管理的工作者有较高的专业技术知识[3]。科技档案、资源档案的可利用价值是保存档案的前提条件，也是档案的生命之源。合理利用科技档案信息并最大限度地发挥它在科研管理中的作用，对提高医疗质量和科研水平都 将产生重要影响。

3医疗设备计量技术档案的建立和管理

3.1前期准备工作的资料档案

医疗设备计量检测技术档案须有专人专管，明确分工制度和工作流程，掌握一定计量管理和档案管理的相关知识，熟悉相关法规文件[4]。在医疗设备计量管理中，经常会遇到的问题是既要不影响正常的诊疗工作，又要进行计量检测，设备正在运行或操作中以确保日常诊疗工作，配合计量检测问题、医务人员人力资源分配问题等，必须做好前期准备工作，包括计量检测相关的法规文件、通知、日程表等安排。

完整的前期准备工作的归档资料主要包括：计量工作的工作依据、审批文件、通知、日程表、地点安排、人力资料分配及计量检测方式等，将以上资料分类、按时间顺序进行归档。

3.2医疗设备计量检测的资料收集

技术档案的信息收集是做好技术档案归档的基础。由于计量标准档案就涉及报、标准器及配套设备的论证、采购、验收使用维护、量值溯源以及考核评审批准、中间运行核查、能力验证、到期复查、设备更新、更换、报停及封存的审核批准等过程。在这些过程中涉及到具体的技术人员、采购人员、管理人员、审核评审人员、论证人员，因此，它既是一项细致而长期的工作，也是一项综合性、全局性的工作。制定计量检测数据表格，对计量检测过程结果数据进行登记、收集，动态记录相关医疗设备的设备计量检测情况。表格填写清晰、具体到每项数据及检测结果。医疗设备计量检测范围登记：如监护仪、流量计、分光光度计等。医疗设备计量检测的数量登记。医疗设备计量检测相关的原始数据及检测历史情况登记。医疗设备计量检测的统计对比报告、证书保存[5]。

3.3 医疗设备计量技术档案的整理、建立电子数据源

审阅技术资料完整性，是否有前期、计量检测过程、结果等完整的相关资料；审阅技术资料是否填写清晰、详细、签字的有效性等；技术资料的分类、时间顺序排列整理；整理台账数据，录入相关计量检测管理软件，生成各类汇总报表。

3.4 医疗设备计量技术档案的组合、装订、归档

准备相关专业的档案装订工具，将技术资料组合装订成册、归档，汇编目录或粘贴标签，按年度汇编存放。

3.5 医疗设备计量技术电子档案。

将归档的所有资料扫描，方便查阅，为进一步实现无纸化档案管理作准备。

3.6 医疗设备计量技术档案的保存。

档案的保存要注意防虫、防潮、防火，有专门的档案存放地点，专人专管。

3.7 医疗设备计量技术档案的借阅、查阅管理。

医疗设备计量技术档案必须有专用的借阅、查阅登记本，确保借阅查阅情况的可追溯性。

综上所述，医疗设备计量检测是医院的医疗质量和安全的必要手段，而医疗设备计量技术档案的建立与管理，则是医院医疗设备计量检测的一个重要依据。它真实、完整并科学地记载了医疗设备计量的历史过程，对医院医疗设备计量检测发展有至关重要的作用。如何让医疗设备计量技术档案充分发挥其作用，成为现代医疗设备技术管理的重要问题，只有不断总结汲取教训，并不断掌握和学习新的技术档案管理知识，才能让医疗设备计量技术档案更好的为临床服务，从而为提高医院整体的管理水平作出必要的贡献。

[参考文献]

[1] 孟庆勇. 技术档案管理的重要性分析[J]. 临床合理用药，2011，6（7）：140.

[2] 王英秀. 浅谈医疗技术档案管理[J]. 中国新技术新产品，2011，12（14）： 245.

[3] 畅秋菊. 从机构考核谈计量技术档案管理[J]. 中国计量，2011，10（9）：46-47.

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【Abstract】The important symbol of the modernization of hospital equipment is the most basic element of medical， scientific research， teaching and research， which is the basic condition to improve the level of medical science and technology. The development of some disciplines depends on the development of the equipment， which plays a decisive role. Therefore， good equipment management has become an important symbol of hospital management， and the management of equipment is the basis of the management of equipment.

【Key words】Equipment management； Importance； File management

引 言

医院作为救死扶伤的地方，医疗设备在此过程中作为起到相当重要的作用，是不断提高医学科学技术水平的基本条件，此时医院设备管理显得非常重要。档案管理作为设备管理的基础环节，却常被各医院设备管理领导者所忽视，其管理水平的好坏，将直接影响到医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益，首先应认识到档案管理的重要性，并将工作落实到实处，发挥其应有的作用[1]。现就把我院设备管理这方面的工作和大家做一次交流，以达到相互促进的目的。

1.首先认识建立设备档案的重要性医疗设备档案包括：设备出厂随机相关资料、证件、设备运行过程中产生的相关文字资料（如：运行记录、维修保养记录、计量设备的相关合格证）等。如何管好用好医院医疗设备，提高设备的使用率，减少设备的故障率，则必须建立较全面的设备技术档案，并辅之有效的管理。让其贯穿整个设备管理工作，在设备采购、使用、保养维修及管理等工作中充分利用。如通过查看设备档案资料，根据其维修记录，对经常出现故障的设备进行预防性维修，利用维修记录中老的故障现象及维修经过可缩短设备维修的时间及有效安排维修过程，从而，减少了维修费用，缩短维修工时，有效提高设备的利用率。必须利用好这些档案资料，主动、及时地为各设备使用科室服务、为领导决策提供相关依据，此时，设备档案显得尤为重要。

2.其次建立完善的制度利用办公会将相关文件分发给所有科室，强化各级管理人员的制度意识，使之配合设备管理工作的进行。我院成立由院长直接领导的设备管理工作，实行院部、科室、操作人员三级管理网络。利用制定的监督检查机制定期或不定期对科室进行账卡物及相关内容的检查，将检查结果纳入科室每月的综合质量考核，上报院办公室及拟报整改措施，与科室的奖金、评先进、评优挂钩。我院设备档案信息实行计算机辅助管理，设备档案由专人专柜负责日常收集全院设备资料，将全院每一台设备逐一编号登记在册且张贴标签，每半年对全院设备进行一次清查，对万元以上设备每月进行使用效率分析，将收集到信息录入电脑，以便日后查阅，在全院形成一个有效的管理网络。

3.设备档案收集工作贯穿于设备申购到设备报废如参与设备采购申请，可为采购部提供相关参数，参与设备的安装与验收工作，索取相关证件及收集设备资料及时建立档案（如：说明书、随机光盘、图纸等）相关手续齐全后方可验收，科室如需要资料可提供相关复印件，并履行借阅手续。监督制定新装设备使用流程及制度，大型设备分管到人，并将信息录入电脑。

结 语

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一、当前医院医疗设备档案管理的现状分析

现阶段，国内各大医院在医疗设备档案管理过程中“重设备而轻档案”的思想普遍存在。因此，在医疗设备档案管理工作中大量问题浮现，主要有两方面的问题：一、医疗设备档案管理的专业设施落后，档案管理中材料的收集与归档的范围不明确，且没有专业的医疗设备档案管理队伍；二、医院医疗设备档案管理制度不够健全，对医疗设备档案材料的收集、审核不及时，记录不完整，档案材料缺失现象严重，在整个档案管理过程中，管理混乱现象严重。

二、当前医院医疗设备档案管理的难点分析

（一）医疗设备档案管理不受重视，管理意识薄弱

医疗服务是医院日常工作的重心，因此，多数医务人员都将注意力放在医疗服务与提高医疗技术上，而对于医疗设备的档案管理重视程度不够，医疗设备档案管理的意识较为薄弱，主要表现管理人员在收集档案材料时就抱着应付的心态，只重视文书档案与病理档案的收集；此外，医疗设备档案管理是一个动态档案管理的过程，在医疗设备档案管理中，对于前期设备验收与设备说明书的材料收集较为齐全，然而在后期设备的运用、维修等动态情况的材料收集较缺乏。

（二）医疗设备档案管理人员前期参与少，管理难度大

医疗设备档案的管理主要分三个阶段：前期的设备购置、使用过程中的设备维护以及后期的设备报损与转让，是一个贯穿始终的系统过程。若医疗设备管理部门在制作设备购置计划时，档案管理人员没有参与其中，档案部门没有在制定计划时参与前期档案管理，致使整个管理过程严重脱节，增加了设备档案管理的难度。

（三）设备档案归档中材料收集缺乏完整性

1、收集周期长。由于医疗设备档案材料收集的周期比较长，需要从医疗设备的购置到完全报废的整个环节中进行设备档案材料的收集整合，一旦其中任一环节出现问题，就难以保证医疗设备档案材料收集的完整性。

2、使用过程中，操作者流动性比较大，容易造成医疗设备的使用说明书、线路图纸等材料的破损、丢失，造成医院不必要经济损失。医疗设备的操作人员流动性比较大，设备档案使用涉及多个科室、操作人员多，特别是设备的性能介绍、使用说明书、线路图纸、故障维修记录等材料，使用频率高，造成医院经济不必要的损失。如：2008年，我院彩色B超机发生故障，无法正常使用。供应商对设备进行了详细的检测，发现零件损坏需要更换，维修费高达几万元。医院提出了质疑，但无法提供有力证据，只能支付相关的维修费。

3、设备种类多，使用人员多。医疗设备种类繁多，涉及病房护理设备、手术设备、放射治疗设备、核医学治疗设备、理化设备、透析治疗设备等多种不同功用的设备类型，设备使用人员多不胜数，使医疗设备的档案管理更是难上加难。

三、加强医院医疗设备档案管理的对策

（一）转变医疗设备管理观念，提高重视程度

医院要加强对医疗设备档案管理的宣传工作，强化医疗设备档案管理意识，引起对设备档案管理的高度重视，将设备档案管理中的前期静态管理与后期动态管理有效地结合起来，定期召开医疗设备工作会议，定期向医务人员报告医疗设备档案材料的动态收集情况，真实反映医疗设备的使用情况。

（二）建立健全医疗设备档案管理制度

医疗设备档案管理制度的建立要有质量保证，如医疗设备档案管理的预立制度、收集与归档制度、审核制度、借阅制度与销毁制度等，从医疗设备的采购、运行、维修保养的整个过程中，都要建立相应的设备档案管理制度，并突出大型设备与重点设备的档案管理制度，并做好明确的分工，指定专人跟踪设备的使用情况，并做好记录，这样就建立了一个医疗设备档案管理网络，使管理工作做到有章可循。

（三）实行集中统一管理，保证医疗设备档案材料的完整性

1、实行集中统一管理。设立专门科室，负责医疗设备的采购、维护等工作。在医院的医疗设备档案管理中，可以成立仪器设备档案管理小组，建立过硬的领导集体，例如以医院的医学工程科为核心，实施集中统一管理；此外还可以成立专门的科室，专门负责仪器设备采购与维护，并且将仪器设备档案管理工作纳入医院对科室的考核，直接与相关管理人员的考评以及年终评优挂钩，成为医院目标责任管理的一部分。

2、建立健全归档制度。健全归档制度首先要明确设备档案的管理范围。结合医院医疗设备档案管理实际要求，对设备申购过程中形成的各类文件以及设备运行到报废过程中累积的文件均要建立档案进行档案管理。此外，还要将相关档案材料复制下发到各科室，使各科室的设备操作人员档案归档的要求与内容，各科室要全力配合医院的资料归档工作。并对档案资料采取定期与不定期的收交、整理、归档。

3、加强科室与科室之间沟通。医疗设备的档案管理涉及医院的各个科室，因此加强各科室间的沟通非常必要。各科室间加强沟通，是内部沟通与外部沟通的有效统一。在各科室内部，加强仪器设备使用人员与档案管理人员之间的交流，对设备的运行情况要及时了解；科室之间，特别是器械科要加强与其他科室如财务科、医务科、信息科以及设备部等加强仪器设备管理知识的交流，以及设备的维护使用情况等的信息交流，不仅可以使档案材料的收集更加齐全、完备，保证档案收集与归档无积存现象，还可以提高设备档案的利用率，从而为提高医院医疗质量服务。

医疗设备技术发展日新月异，医院设备管理人员有义务医疗设备的发展动态，积极主动地参与到仪器设备档案的管理工作中来。设备档案归档完整，不仅可以延长设备使用寿命，而且减少了医院因设备档案的管理不当而造成的经济损失。

参考文献

[1].医疗设备档案管理在服务医患中的积极作用分析[J].医学信息（上旬刊），2011，（04）：2222-2223.

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文章编号：16723198（2015）13007801

医疗设备档案是指在医疗设备申请、论证、购置、到货、验收、安装、使用、质量控制、计量、维修、养护直至报废各个环节所形成的具有保存备查价值的各类技术资料及证明文件。随着医疗新技术的不断发展，医院引进的设备数量逐步增长，精密度愈发提高，医院对于设备的档案管理工作也日益重视。

1医疗设备档案管理的重要性

医疗设备档案能够为强化资产管理、开展设备养护、临床应用风险评估以及追溯监督采购行为提供准确、详实和可靠的依据。医疗设备档案具有涉及环节众多、资料文件复杂多样及归档时间较长等特点。一台医疗设备，从论证、购置到安装、使用直至维修、报废，具有相当长一个周期，涉及众多职能部门和使用科室，将会形成大量的文件和证明材料。医疗设备档案能为医院提供详尽而准确的设备信息资料，有助于领导合理配置医疗设备，使现有的设备效能充分发挥，避免医疗设备闲置浪费，也避免盲目重复引进同样的医疗设备。医疗设备的全生命周期管理是近年来设备管理部门提出的全面管理新理念，这也是体现医院精细化管理的重要部分。

2新建医院医疗设备档案管理面临的问题

某院是在优质医疗资源下沉、市校合作的基础上的新建三甲医院。其引进的设备均是参考省内一流三甲医院的标准配置的优质资源。医院临床医学工程部是医疗设备管理职能部门，在医院筹建阶段一直在不断探索和实践医疗设备的全生命周期管理，以期为医院资源的合理利用，设备的合理引进发挥更大的作用。新建医院设备档案管理主要面临以下问题。

2.1人员短缺

新建三甲医院开业必备的医疗设备就有大大小小上千余种，涉及金额上亿。这些医疗设备从立项审批到组织考察、资金落实、立项招标到安装、验收等过程中产生了一系列的重要文件，具有非常重要的保存价值。然而在医院筹建期间，采购职能科室基本没有专职的档案管理人员来负责档案的收集管理工作，所有的资料只有由采购员兼职管理。由于筹建期间采购任务重，时间紧迫，采购项目是接连进行。采购员几乎是分身乏术，无暇进行精细化、完善化的管理。

2.2管理缺少规范和制度

新建医院万事待兴，既没有专门的档案管理部门，也没有专职的档案管理人员，医院更没有针对医疗设备档案管理制定专门的规章制度，对于医疗设备档案的管理只是停留在建档、收纳这一表层，没有更为深入的管理。

2.3技术手段落后于需求

医院筹建期间，信息化系统的建设远远落后于需求。尽管新建医院都标称是数字化医院，但信息化建设一般是优先完成保证临床需求的HIS和PACS等系统，而涉及固定资产管理的OA系统或者HRP系统，则是延后进行。因此，档案管理人员只能靠手工登记已采购的设备相关的档案信息。尤其是设备的验收、何时开始保修、何时进行PM修护等信息都只有工程师的手工单，查阅起来非常麻烦，并且容易遗漏和丢失。

3如何加强新建医院医疗设备档案管理

根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等法规和JIC标准、等级医院评审要求，新建医院要在既定时间内通过相关的评审，必须从开始就提高管理层对设备档案管理的重视，加强医疗设备档案管理工作。

3.1建立完善的制度

首先要从管理层面，根据各级监管部门的规定，制定符合规范的医院医疗设备档案管理制度。明确需要归档范围，一般而言对于价值1千元以上的设备都需要有申购审批材料、招标资料和采购合同及供应商的三证、安装验收报告及PM维护记录等。对于单价10万以上的医疗设备要做到一机一档。做到医疗设备档案资料的收集与设备立项、招标、安装、验收、维护维修、调拨、捐赠、报废同步。

实行医院、设备科、使用科室操作人员的三级管理。使用科室必须要做好日常维护保养记录，每半年将整理好的记录上报设备科。设备科核查并整理完善后移交综合档案室归入档案，形成一个有效管理流程。

3.2信息系统管理

医疗设备档案资料文件复杂多样，收集整理过程涉及环节众多，加之归档时间较长，完全依赖人工进行

管理容易出现人为疏漏而造成重要档案资料遗失，导

致资料完整性难于查验、资料检索困难，不利于调阅使用等情形，利用信息系统是医疗设备档案管理的信息化是解决上述问题的有效方案。目前已有成熟的软件开发公司在进行医疗设备的固定资产管理信息系统开发，可以借助其开发经验并根据医院实际需求，进行医疗设备档案的动态实时管理，有效提高资源的利用率。

3.3提高管理人员的意识和素质

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1档案管理原则

医疗设备档案是医疗设备购置、验收、使用、处置等环节中重要的资料存档，对设备使用情况具有可追溯性，对同类设备的购置和使用具有指导意义，对医学装备管理具有重要作用。根据《档案法》等相关法规，档案管理的原则包括以下几方面：①档案完整，资料真实可信，具有可追溯性；②各层级条理清晰，便于档案查询，对重要信息有适当的备份，保证档案具有较好的使用效率；③由专人负责档案管理，档案收集和使用有明确工作流程和记录。

2设备档案内容

2.1购置档案

医疗设备购置档案是指设备申请及购置过程中的全部公文资料，设备购置一般采用公开招标或院内议价两种方式。公开招标方式产生的购置档案主要包括委托协议、招标文件、政府采购合同等资料；院内采购方式产生的购置档案主要为采购合同等。此外，还需医院医学工程处形成包括设备购置申请（由需求科室提交）、大型设备专家论证、设备资质证明等相关资料（由设备生产商或供应商提供），一同并入设备购置档案留存。

2.2验收档案

医疗设备技术档案是指设备到货验收的相关资料，主要包括验收时设备配备的操作手册等相关资料、备用零部件及初始测试部件、设备验收报告、设备厂家提供的培训记录、预维护方案等。其中，为了保证设备到货准确无误、设备功能正常，验收现场应有科室负责人、医工处负责人及供应商三方人员在场，设备验收报告中应包含三方人员签字。科室自行保存所需的必要说明书及零部件，需在设备验收报告中明确标明，其余随设备一同到货的资料全部交由医学工程处登记并建立验收档案，由专人负责建档登记保管。同时，随同验收的医工处相关人员在验收完成时也需进行登记，该登记以设备验收时间顺序为依据，记录设备到货日期、到货情况、培训情况、安装科室及相关设备信息，用于设备快速查询及到货情况核对等。

2.3维修维护档案

据国外统计，不合格设备中约10%会导致严重伤害，33%会导致伤害，其他会导致轻微或潜在伤害。因此，发达国家的医院已经把医疗设备的质量检测列为医疗质量管理体系的重要内容，要求医院相关部门严格执行设备质量标准和质量控制体系，保证设备正常运行，最大程度消灭或降低由于设备故障带来的医疗事故。维修档案包括：

（1）送修登记。指设备由于故障送到医学工程处进行维修，由送修人员进行的送修和取回的记录，为保障设备流转记录的可追溯。

（2）维修记录。其主要包括：①维修人员对设备进行维修后，登记设备的故障缘由以及维修情况；②设备维修后进行质量控制检测时的检测数据。登记内容包括送修日期、送修科室、送修设备及附件、故障缘由、送修人等信息。医学工程处人员在自行维修或返厂维修后，对设备进行质量检测，在保证设备达到质量控制标准后联系科室取回设备，并在取回时完善送修记录，确定设备及附件完好齐全的情况下取回临床使用。维护记录卡是设备进行日常巡检后的相关记录，巡检工作由医工处人员去临床科室进行外观检查，主要巡视设备是否能够正常工作、外观是否完好等基础内容，与医护人员进行沟通，了解设备的使用情况，纠正不正当的操作，及时排除疑难问题，并作相关记录。记录内容包括本次维护日期、维护人、下次维护日期，并制作成卡片形式固定在设备机身上，以便查询和下次维护。当维护记录卡记录已满时，更替新的卡片并将已有卡片交由医工处相关负责人员进行统一管理。不同设备的维护周期有所不同，除颤仪、输注泵、监护仪等生命支持设备维护周期为每3个月1次，大型影像设备维护周期为半年或1年1次。

3档案管理的模式

医疗设备档案管理主要体现在收集、保管和利用3个环节。首先要依据相关法规，联系工作实际情况，制定和完善档案管理的规章制度。我院在医院档案管理办法的基础上建立和完善了医疗设备档案管理办法，并严格执行。在实行医院、医学工程处、使用科室的三级管理基础上，加强各环节管理，明确设备档案的收集归档范围，规范建立设备各项档案，注重收集设备风险评估和预防性维护的原始记录，使医疗设备档案管理更加规范化和科学化。其次，应充分利用档案的扩展律和时效律，挖掘和利用医疗设备档案资源的价值。例如，根据设备的购置档案结合维修维护档案，编写设备经济效益分析报告，为医疗设备购置前期论证、规划设备升级换代等工作提供有力的基础数据；或根据设备的验收档案结合维修维护档案为设备的临床使用和维修维护工作的开展提供指导。档案管理有多种模式，目前医院中比较常见的是以下两种。

3.1档案分类管理模式

分类管理是根据档案类别不同进行档案分类，我院采用该类管理模式，档案内容主要分为购置档案、验收档案、维修档案和其他4个类别。

（1）购置档案以购置项目为保管单位，依设备采购时间和资金来源为位置索引存放。资金来源以英文字母表示，如Z代表政府采购、Y代表院内采购等。购置档案案卷编号由采购时间、资金来源和案卷顺序组成，例如S-13-Z-1表示2013年政府采购项目1号卷案。卷脊信息还包括：项目名称、设备名称、卷内文件。每案卷购置档案中可能包含多台设备的采购信息。

（2）验收档案以设备验收批次为保管单位，依设备类别和立卷顺序分别为一级位置索引和二级位置索引分类顺序存放。设备类别以英文字母表示，如A代表心电类、D代表超声类等。验收档案案卷编号由设备类别、档案在该类别中的序号和档案的卷号组成。例如S-D-17-1表示超声类别中17号卷案的第1卷。卷脊信息还包括案卷题名、生产商、产地、编制日期等信息。详细的卷案目录、卷内目录和卷内文件的档案编号登记均为档案调用效率提供了保障。

（3）维修档案根据设备的种类和维修维护的模式分为：①小型设备的送修记录采取统一登记，其预防性维护记录和质量控制记录采取分类登记，且均实现了电子化管理，以便查询和统计；②保修设备，包括核磁共振、CT、X线血管造影机等，其维修记录和预防性维护记录由服务商的专业技术人员出具，以独立设备为保管单位，依设备采购时间和种类为位置索引存放，便于核对设备维修详情和年度维护进度，能够对公司的设备预防性维护工作起到监督和敦促的重要作用。

（4）其他档案是相对独立的记录档案，包括设备计量合格证、设备巡检记录卡、不良事件上报记录等。档案分类管理要求档案人员在档案利用时，能根据利用需求，快速定位档案类别，定位档案卷案，提取档案信息。

3.2档案集中管理模式

档案集中管理是以设备主体为保管单位，依立卷时间为位置索引，即每台设备建立一卷档案，每卷档案包含设备的全部信息。从科室提交设备申请开始为设备立卷，档案中包含设备购置申请论证、购置合同等资料、设备验收资料、设备维修维护记录、售后服务记录等档案信息，随着设备使用，信息不断增加，直到该设备报废时，设备档案停止更新。已报废设备的档案应根据医院自身情况及相关档案管理规则，保存一定年限，为后期设备信息查询及设备更新换代提供依据。目前，首都儿科研究所、北京大学人民医院等医院采用该管理模式。

4讨论

档案分类管理的方法比较便于同类或同期档案的集中管理，有利于设备之间相同或相近信息的横向比较。不论是以项目类别划分的购置档案，还是以类别划分的技术档案，都能够在查找特定档案的同时对比同期或同类其他档案内容，使得管理人员对于档案内容具有感知，便于档案的整体管理。在档案编目过程中，分类管理的方法能够便于档案分开管理，有助于档案存储和相关统计工作；在档案调用过程中，该方法能够缩小被调用档案所在区域的范围，有效提高档案查询和调用的效率。该方法实施过程中也有许多弊端。例如，由于档案内容缺乏一定的连贯性，因此如果需要单一设备的所有档案，就需分别查找多个区域才能将全部内容拼接在一起；每一部分档案都需要独立的空间存储，在设备量较大而存储区域有限的情况下，该方法容易导致存放混乱，容易出现人为错误的现象等。档案集中管理的方便比较便于单个设备全生命周期的管理，有利于单个设备使用过程中的纵向比较。由于每件档案中包含一台设备的各类档案，在查找特定档案时能够获取该设备有关的全部信息，同时在存放过程中能够节约空间，方便存放。由于所有档案的统一管理，使得管理人员能够较容易检查设备档案是否全面，并针对不齐全的档案作出相关处理。在档案编目过程中，档案集中管理的方法能够便于档案整体管理，有助于统计设备使用过程中的连续性问题；在档案调用过程中，该方法能够快速查询与特定设备有关的全部信息，保证设备信息的完整性。该方法的不足之处在于，档案的建立依赖于单个设备的到货时间，因此档案建立顺序受时间影响较大；又由于设备资料常有无法一次性到齐的情况，导致设备技术档案容易延迟建档或出现多次弥补的情况，致使档案的时间排序标准不统一，给管理工作带来诸多不便；设备在使用过程中维修维护记录在不断更新，造成技术档案被频繁修改，加大了人工工作量，间接提高了档案管理成本等。

5展望

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二、发展医疗设备档案信息化的必要性

时代在逐渐进步，信息化开始广泛涉及各个行业，因此，医疗设备行业也应该逐渐走向信息化。医院的医疗设备产生过各种类型的医疗设备档案，但是后期在使用过程中，维护记录的数量相当庞大。采用人工记账的方式对设备的采购、出入库、替换等进行记录，导致工作量过多，效率低下，无法在使用过程中提供动态数据，不方便统计数据，因此导致管理工作受到局限。医院规模的逐渐扩大，导致设备的数量、类型、模式也不断增加，医院必须采用信息化管理才能适应当前的发展。当前医院管理中，已开始广泛应用各种自动化管理工具，逐渐促使医疗设备管理革新。从计算机存储设备管理到医疗设备档案归档设备的修理和维护的动态管理，归档及档案查阅正逐步实现网络化、自动化、智能化。医疗设备档案信息化管理具有显著的优势。例如：资料查阅较为迅速、工作效率高、资料能进行电子备份，减少自然灾害发生时所带来的影响。

三、医疗设备信息化管理化的实施

（一）传统医疗设备档案管理中存在的问题。1.医院管理医疗设备档案时具有不一样的规范，汇集及清理的过程中有可能会出现档案归档的时间太长，并且内容不全的问题。2.医院管理医疗设备的队伍及设施不完善，人员文化水平及专业素质较差。花了高价钱购买医疗设备，却并没有重视后期对医疗设备的维护，导致这个环节被忽略。（二）加强医疗设备档案管理信息化建设的措施。根据医疗设备档案管理的特点及其具有的独特地位，这就要求必须对医疗设备的科学管理高度重视，就要加强领导的信息化意识，加大医疗设备档案建立的经费，使其达到科学化、标准化、信息化的管理水平。信息管理工作，运用科学合理的软件系统，加强档案管理人员对专业的学习和素质的培养，强调数据库建设的意义：1.保障信息输入的完整性，能够有助于后期维护的进行。2.保障信息输入的准确性，能够使之后的维修具有重要意义。3.要具备日常更新的想法，档案管理人员要依据设备的保养、出入库、替换等情况，时常更新，只有这样才能和真正的临床部门达到资源共享。对数据库的使用及维护重点关注必须要完成以下几点：1.在“数据查询”模块中，只要录入编号、名称、使用部门及价格等信息，就可以查询有关设备的信息。2.在“数据模板”模板中，采取多种种类统计的方法迅速将相关符合条件的设备数量和金额进行统计。如：“十万元以上设备统计”或者“放射科使用设备”“某时间段购置设备”等等的统计，并且也会根据财务会计准则，对设备折旧进行计算。3.在“数据修改”模块中，可以在科室之中的调换以及设备信息等进行修改。4.在“数据输入”模块中，就可以报表的形式对比查询的数据及统计结果等并打印出来。5.在“数据维护”模块中，能对一系列的信息进行备份，并对软件进行升级，维护。

四、总结

综上所述可以看出，随着医院信息化管理逐渐发展，医疗设备的信息化建设将会全面实施，会逐渐表现出其在医院信息化管理中的重要地位，其管理水平对于医院的治疗、科技水平及利益等，也会造成显著的影响，因此，必须完善对医疗设备档案信息化管理的建设，这是医疗设备发挥优势的关键，还能增强医院业务。不仅如此，管理医疗设备档案的员工必须加强服务理念，用以保证档案资料的实用性、完整性，确保充分发挥医院医疗设备的功能使用，恢复医疗设备投资所带来的收益，逐渐稳步迅速发展医院的工作。

作者:杨凯 单位:山东省泰安市中医医院

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〔中图分类号〕TH789〔文献标识码〕B〔文章编号〕1002－2376(2016)08－0065－02

随着近年来医疗技术的不断发展，为了提高医疗服务的质量和诊治水平，许多大、中型医疗机构纷纷投入大量的资金购入新型的尖端医疗仪器、设备［1］，而高压氧作为多种脑类疾病的必要治疗手段，其治疗设备也被越来越多的医院引进并投入到治疗当中。由于高压氧设备规模较大、技术较为复杂，其在医院固定资产中占有一定的比例，因此对于其是否能够做到有效的管理，不仅关系到医院的服务质量，同时也直接关系到患者的生命安全。而科学的应用和管理设备档案，是实现医疗设备价值最大化的重要条件和基础。医疗设备档案包括两部分，第一部分是申购过程中形成的档案和设备使用过程中形成的档案［2］，而设备的使用维修记录档案是第二部分档案的重要组成，对其实施数字化管理有着重要的意义。

1维修记录管理的目的和意义

1.1维修记录管理目的

医疗设备的维修管理是医疗设备管理的重要组成部分，而设备维修记录则是管理的一部分，医疗设备维修管理的目的是为了合理、有效地应用维修记录。设备维修记录的管理是医院规范化管理的需要，也是日常为了帮助维修人员在日常维修中快速排除故障、提示维修人员容易出现故障的位置和部分。

1.2维修记录管理意义

设备维修记录档案是设备在保养和检修时必备的记录，可为高压氧设备的使用、维修、保养提供可靠的依据，提高管理人员的工作效率。通过对维修记录的管理，还可客观的对高压氧设备的稳定性、可维修价值、维修费用、完好率等问题进行评价［3］。建立高压氧设备维修档案，可使医院的相关职能部门通过设备、仪器的维修记录和当前使用情况来决定对其进行维修保养的时间以及最佳的维修方案，既可节约工时又可节约维护资金。

1.3维修记录分类

对于维修记录通常分为以下几类:(1)定期保养记录:对于高压氧科精密度较高、结构较为复杂的仪器或设备，根据设备的既往维修记录、类别以及基本情况所制定的保养计划，不管设备的适宜状况如何，均需严格按照计划进行常规保养。(2)正常维修记录:高压氧科设备出现故障时所进行的维修，通常需停机进行，维修费用较高，时间较长，部分维修需更换配件，管理上处于被动状态。(3)快速维修记录:在不影响高压氧设备的正常使用前提下所进行的维修，其可通过采取临时措施或者借助替他的辅助设备进行维修，但在设备允许停机下，还要进行根本性的检修工作。(4)改造维修记录:对高压氧设备经常发生故障的部位或配件进行结构改造，减少其维修工作量，从根本上提高其工作效果，降低维修和保养的费用。

2目前管理不足之处

目前医院医疗设备的管理软件主要包括医疗设备管理系统和医疗设备维修管理系统，医疗设备保养记录等，其中医疗设备管理系统主要是对高压氧相关设备采购信息的记录，通常在设备新购入时建立，在其报废时进行注销，而财务科固定资产管理人员有修改记录的权限，其他相关人员有阅读资料的权限，但都无法查阅其维修记录;而医疗设备维修管理系统时对整个维修流程的管理，从保修一直到对维修人员绩效评价的整个过程进行记录，其通常由维修工程师自行记录。但由于医院通常采用电话报修，而又无法安排专人进行保修电话的记录工作以及合理安排检修人员，只能鼓励工程师主动进行维修工作，而此时由于维修记录由工程记录，其为了绩效考核成绩，容易出现弄虚作假的情况。同时高压氧科设备大多为大型医疗设备，其维修保养记录本作为原始记录，通常随机器保存，使得其维修记录较难被调阅和利用。

3数字化管理的定义

数字化就是利用计算机技术，将模拟信号转换为数字信号处理的全过程。随着近年来数字化技术的不断发展与普及应用，医疗机构目前已经广泛引入数字化管理，而档案数字化也应运而生。“医疗设备档案数字化”是指将传统的以纸张等为载体形式的医疗设备档案，利用计算机将其内容等多种形式的模拟信息输入到专业的管理系统当中，并将其转换位0和1组成的二进制编码，形成计算机专用的数字形式的档案数据，并通过信息处理手段对其进行储存、管理。同时还可以利于计算机对这些信息进行进一步的加工处理，建立专门的医疗设备档案信息库，并可在需要使用这些信息的时候，将其还原成文字、图像、数值、视频等从而实现档案信息资源的网络共享。通过数字化管理平台，拥有各级权限的人员能够及时、全面地了解各项维修信息，并在局域网覆盖的前提下，实施数字化、网络化的信息管理。

4数字化管理实施方法

为实现维修记录的高效利用和数字化管理，需由维修工作管理人员在每次高压氧舱设备维修结束后，认真填写维修记录，保证维修记录的准确、及时和全面。

4.1以设备管理软件为基础

目前我院院内网络化平台已建设完成，已实现医疗设备信息的数字化管理，设备管理软件已在使用中。其由程序管理人员负责信息的统计管理、使用人员权限的认证以及软件结构的管理，由财务管理人员负责软件内容的维护。软件内容可供普通使用人进行查阅，其按照医院－科室－设备－资料的顺序，逐级设立子菜单［4］。

4.2录入管理模块

设备维修记录录入模块可用来提供仪器或者设备维修信息的入口归档管理，其设有用户名和密码，以防止无关人员进入模块进行操作。在软件操作系统的设备界面上，选中其中高压氧舱设备名称，单击鼠标右键，弹出维修记录录入界面，由作为维修档案管理人员的维修工程师进行档案的修改。维修档案的内容主要包括:设备的名称和型号、故障日期和原因、维修日期和维修人员、维修费用、登记人等项目。设备名称与型号为自动确认，系统默认登录人员为登记人，其他项目需手工输入，输入完毕保存即可。当录入信息不能一次完全填写完毕时，可分步进行填写。如刚刚接受到设备维修信息时，只需填写当时的日期，在设备进行维修后，可再次进入相应页面填写有关信息［5］，当所有信息填写全部填写完毕时确认完成，其即可作为一条有用信息归档。如在维修过程中有需要更换的配件，则应在相应的文本框内填写所更换的配件信息;若所需维修更换的配件需返厂或外出维修，则需注明。

4.3科室验收模块管理

此模块用于科室的负责人确认高压氧舱设备的维修信息。此模块也需要用户名和密码，在操作界面中找到相应的科室名称进入，此时该界面将列出对应科室的所有未经审核的高压氧舱已维修仪器或设备的新信息。点击以验收的设备或机器所对应的名称进入进行审核，若对信息无任何疑问，点击确认按钮，表示审核通过。如对该维修记录的信息有疑问，可将疑问或意见写入意见文本框，表示有所疑问，并点击信息发送确认按钮，表示该维修记录审核未通过。维修部门可通过进行信息查询模块对于未通过的维修记录进行查询，并根据科室所提疑问或建议，进行相应的处理，然后再次提交，科室再次进行审核。直至审核通过;

4.4查询模块管理

此功能模块为所有进入权限的人员提供高压氧舱维修信息的多样检索方式。如维修部分负责人员可通过此模块查询为通过深刻的仪器或设备的维修记录;科室负责人可通过此模块查询本科室维修中的设备或仪器的维修进度;医院负责人员可利用设备管理号、科室名称等在系统中查看相应科室的设备或仪器维修资料，全方位地掌控医院工作。无论使用哪种查询方法，只要在界面的下拉框中输入所需查询的设备或仪器管理号或科室名称，点击“确认”按钮，即查找到所需信息。或者通过模糊查询下的输入栏输入所要查询的科室名称拼音缩写或者是其中部分字母，也可查询到相关信息，这种检查方法即方便快捷，又提高了查询速度和准确度。

4.5信息修改模块管理

如果在输入高压氧舱维修记录的过程中出现错误未及时进行更正或者设备或仪器出现报废等情况时［6］，需要应用信息修改模块进行维修记录的修改。通过在界面上输入设备管理号，即可找到所需要修改的设备或仪器的维修记录，以供用户进行信息变更。

4.6统计与打印模块管理

维修记录统计报表时为相关部门了解情况、决定政策、指导管理工作、制定和审查仪器、设备购置计划提供了重要的依据。统计和打印都是档案管理工作中经常所需的，数字化系统平台不仅具有输出打印功能，其还有这较强的统计功能，其可对不同的仪器或设备的维修选项进行组合统计，为维修部门掌握科室设备现况、日常维修工作量、人员调整、经费使用情况、制定年度计划等提供了重要的参考依据［7］，也为医院新设备的采购提供重要的参考数据。可对各类高压氧设备的购置做出客观评价，包括设备可靠性、灵敏度、精确度、零件耐用、使用安全等方面。

5常见问题及对策

维修记录的数字化管理可对维修管理、设备评估和医疗决策进行有效的持续性改进，同时还可优化技术管理，提高医疗管理水平，促进管理效益［8］。高压氧舱医疗设备档案维修记录的数字化管理在实际应用中，还有着一定的应用难点，如维修档案输入不及时、不准确或不全面等情况，因此在管理过程中，可将其作为工作考核指标计入绩效考核中，以提高数字化管理的应用效果。

6持续性改进措施

高压氧医疗设备维修档案的数字化管理，能够对以下工作进行持续改进:①维修管理的改进:包括对维修工程师的工作评价，各种维修数据的综合统计、维修内容的有效评价;②设备评估的改进:包括对高压氧设备故障频率、可维修性以及维修成本的评价;③医院决策的改进:其可在确认设备使用率的前提下，对比和评估高压氧设备的稳定性和维护成本;④可促成“技术优化管理，管理提高效益”的目的。

7结语

运用数字化管理高压氧舱医疗设备的维修记录档案，有利于提高医疗设备的利用率，确保临床治疗效果，保证医疗服务水平，减少不良事件和医疗纠纷的发生。

［参考文献］

［1］李艳.医疗设备维修档案管理工作刍议［J］.黑龙江档案，2012，25(2):123.

［2］曹家多.大型医疗设备维修记录档案管理工作初探［J］.新西部，2007，6(12):56.

［3］祁增凌，余元龙，钟珊珊.医疗设备档案维修记录的数字化管理［J］.医疗卫生装备，2012，33(2):136－137.

［4］童斌.医疗设备维修管理的几点问题与对策［J］.医疗卫生装备，2010，31(1):91－92..

［5］陈陵.医疗设备维修档案的计算机管理系统［J］.医疗装备，2003，16(7):7－10.

［6］祁增凌，余元龙，钟珊珊.医疗设备档案维修记录的数字化管理［J］.医疗卫生装备，2012，33(2):136－137.

篇13

医疗设备管理的内容包括了设备运动全过程的管理,而设备运动的过程存在两种运动形态:一种是设备的物质运动形态,包括设备的选购、验收、建档、安装、调试、使用、维修等;二是设备的价值运动形态,包括设备的资金来源、经费预算、财务管理、经济效益等。对设备物质运动形态的管理叫设备的技术管理,对设备价值运动形态管理叫设备经济管理。

在实际工作中这两种管理交替穿行,相互制约,相互促进,且需通过医院设备主管部门的采购、供应、管理、维修等四方面工作协调完成。实际上医疗设备管理工作就是为医院的医疗、科研、教学、预防工作提供最恰当的技术装备,使之处于良好的工作状态,产生应有的社会效益和经济效益。完善的设备技术档案是搞好医疗设备管理工作的重要保障。医疗设备档案必须详细记录设备的各种技术指标和性能以及运转情况及质量状况,便于查询使用,为更好地使用管理设备提供第一手资料。

完整的医疗设备档案对于全面了解设备的性能,特别是使用和维护该设备具有重要意义。医疗设备档案的建立对于各项制度的落实起到监督和促进作用。使用者按档案记载的操作规程操作,一旦违反操作规程造成事故,便于追究责任,从而督促使用人员加强责任心,实施规范化操作。

医疗设备档案管理是对有关资料的采集、整理、统计、分析及保存的过程，是医疗卫生单位管理工作中不可忽视的一部分,搞好医疗设备档案管理对加速医疗卫生单位医疗设备建设与发展具有积极作用。

二、档案管理系统的内容

购买资料:如购买审批文件、可行性论证报告、招标文件、商检证明、订货合同书、进口许可证、海关报关单、安装调试验收报告、装箱清单、合格证、发票复印件等。技术资料:如设备样本、使用说明、操作手册、维修线路图等。

管理资料:如设备登记表、维修登记表、技术状况鉴定、设备流动证、检修、保养记录和报废表及声像图片资料。报废设备审批手续及技术人员鉴定记录等。

三、档案管理业务

医疗设备档案是国家档案的一个组成部分,是提高医院工作效率、医疗质量和技术水平的重要保证。规范妥善地保管资料,可最大限度地利用档案资料,为设备使用、维修、维护及更新换代提供可靠数据，最大限度发挥档案资料在设备管理中的作用,同时也为临床诊断提供可靠依据。

四、规范档案管理的措施

收集有关医疗设备发展现状、产品动态的信息。随着医疗技术飞速发展,高科技新型诊查治疗仪器日益增多,设备更新周期日益缩短,这就要求医疗设备管理人员必须及时了解,收集国内外有关医疗设备的发展现状和产品动态,并对收集到的资料进行整理存档便于阅读,为计划引进设备及设备的维护提供相关资料。

全面、系统、规范地为每一个仪器设备建立档案。为了保证档案的完整性,必须充分利用多渠道获取各种资料,无论是一般性资料还是技术性资料。资料的获取要涵盖设备引进的全过程,包括引进前的论证考察阶段、定货谈判阶段、开箱验收阶段及设备使用阶段。当把每一件仪器设备的所有资料收集齐全后,应立即进行整理编排,归为一卷,然后根据设备的分类情况,建立相应的编码检索。所有资料均要集中保存并定期整理、统计、分析。