电子档案管理的优势范文

导语：想要提升您的写作水平，创作出令人难忘的文章？我们精心为您整理的5篇电子档案管理的优势范例，将为您的写作提供有力的支持和灵感！

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目前存储媒介为刻录光盘，但在实际操作过程中遇到了诸多问题：1．视频文件越来越多，借阅光盘只能给一位老师使用，其他老师就无法使用。2．光盘查阅困难，光盘堆叠在一起，很难迅速查阅到需要的。3．光盘借阅至归还存在问题，归还不及时，导致光盘丢失，再次刻盘耗费时间。4．光盘存储容量小，普通单张光盘容量为4．7G，针对目前高清视频，动则5－6G，单张光盘不能容纳一个视频。5．电子档案现已越来越多被幼儿园所应用，但经常会出现误传、误删等现象，权限管理不清。针对以上问题，在遵循电子文件光盘刻录的前提下，对我园教师电子档案存储和借阅方式上应用“云盘”和“享存”软件进行管理，更好地服务教师查阅幼儿园电子档案。

一、云盘使用

云端存储编辑其实是网络硬盘，只要有网络，学校、教师可以随时随地地存放电子类文件。云盘相对于机械硬盘或者移动硬盘来说更加得方便，教师不用再将机械硬盘等设备带在身上，却可以通过无线互联网络随时随地地从云端来获取自己存储起来的信息。（一）使用优势：1．存储空间大，现普通DVD光盘单张存储容量为4．7G，百度云盘有2T空间，相当于435张光盘，腾讯微云有10T空间，相当于2178张光盘，而且存储空间会不断扩大，满足视频文件需要大空间的存储要求。2．将视频文件按时间顺序上传至云空间，可以按具体文件夹名称检索，也可按类型分类检索。3．创建分享，便于需要查阅老师自行下载查阅，无需借阅手续，减少中间烦琐过程。步骤如下：（二）使用的不足：1．借阅教师收到分享链接，下载查看时需要有网络支持，下载时间依网速而定，需要一定时间才能查看。2．存储介质为云技术，而基于web的应用长时间以来就被认为具有潜在的安全风险。这就是说云托管的数据可能会产生少量的数据丢失，这是由于特殊情况引起的。

二、文档管理软件享存应用

（一）幼儿园的文件应该统一存储到幼儿园的服务器里面，让老师们可以共享资源。（二）共享过程中目录有权限管理，实现权限管理。①谁是该目录的文档管理员目录的文档管理员，可以进行分权管理。比如，我们创建“业务部”这个目录，我们指定x为业务部文档管理员，则x可以在“业务部”目录下建立自己的分目录，并设置相关权限②谁可以在该目录内－上传文件③谁可以在该目录内－下载文件④谁可以在该目录内－浏览文件文件可以看，但拿不到实体文件。浏览文件支持Office、PDF、AutoCAD⑤谁可以在该目录内－修改文件想要修改或者删减文件需要有修改的权限，但是具有上传权限的人不一定拥有修改的权限。（文件资源收集到幼儿园的服务器之后，上传的人不能对文件进行删除和修改，以免有人恶意地进行破坏，做好防范措施。）（三）查询查询的时候实行多条件模糊组合，支持多条件组合模糊查询。总而言之，幼儿园电子档案管理需要在新的计算机技术上不断发展，在操作应用中选择适合本园的媒介，并让电子档案更好地服务于本园教师，在此基础上更好地优化电子档案管理工作。

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中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

Abstract: enterprise archives management is a part of enterprise management, we must adapt to the needs of the development of modern enterprises and the newperiod, establish new idea, establish the new system, the implementation of the new management system. Archives management system of modern enterprise itself, should make the enterprise archives management work to the needs of enterprises, foreign enterprises meet thedemand of market competition, to meet the enterprisesystem innovation, technological innovation and corporate culture demand.

Keywords: file management of enterprises technology innovation of enterprise culture

在知识经济时代，档案信息化技术管理作为一种知识管理先进的模式，在社会发展中具有越来越重要的作用。如今现代的信息化技术为档案管理的发展提供了强大的技术支持。档案管理信息化不仅可以改善档案管理繁杂的工作，也可以冲破以往档案管理的局限性，实现档案管理透明化，做到部分档案资料信息共享，从而提高企业整体的工作效率。企业档案管理工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。现代化企业档案管理制度的本身，应使企业档案管理工作紧贴企业的需求，对外满足企业市场竞争的需求，对内满足企业制度创新、技术创新和企业文化的需求。

档案管理应用信息化技术的优点：与纸质的档案载体相比，档案电子文件载体材料的寿命要长得多。档案电子文件的形式也更多样化，除文字、图片以外还有录音、影像、三维动画等多媒体文件。有了这种新形式的电子档案的加入，会将我们的企业档案记录的更加完整。电子载体，例如VCD、DVD光碟、硬盘等。这些电子载体的普遍特点是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，具有很强的稳定性。一般在监理单位的工程档案都只停留在一张纸上，如果想看查阅其监理单位或某个工程的单位业绩、工程奖项，只能靠翻阅这些纸质档案或一些实物奖状等资料，可如果我们加入多媒体影像的文件档案后，档案管理人员就可在电脑上检索出想要查阅的资料了。

档案管理应用信息化技术需要注意的问题：要保证档案管理系统的网络安全性。电子化档案信息通过计算机网络系统向社会公众提供高效快捷的档案信息服务，需要采用一套完整的安全措施，保证网络系统安全性，防止病毒的入侵。档案信息在传输的过程中，要确保重要信息不漏泄或被篡改。采用严格的身份证和权限管理，信息传输加密，安装防病毒系统、备份与恢复系统等安全措施。

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在经济飞速发展的今天，先进的网络技术已经逐步渗透到社会的各个领域，高校档案管理是学校管理的重要组成部分，体现着学校的管理水平。当今时代，信息技术快速推进，部分高效档案管理也走上了科技化管理的道路，发挥出其独特的优势，使档案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。

一、电子档案的定义及其特点

所谓电子档案是指人们利用电子计算机及网络进行档案管理，用数码的形式通过磁带、磁盘、光盘或硬盘等载体，应用电子计算机系统进行读取、处理，并通过网络技术传输文件、储存资料，实现资源共享的档案管理系统。其具有如下特点：

1、电子档案管理的优势

首先，电子档案管理具有高效、快捷的档案整理速度。电子档案管理是通过信息技术来完成，减少了纸质档案整理过程中繁琐的程序，同时完成了档案资料的收集、汇总、浏览、统计、储存等各个环节的工作，大大提高了档案管理的速度，降低了劳动量，在管理效率上发挥出了明显的优势；其次，电子档案管理高效地实现了资源共享。电子档案管理充分运用信息技术，形成档案管理体系，更加方便、快捷地进行档案资料的翻阅、搜索，通过网络进行快速传输，实现了资源共享；再次，电子档案管理的储存量大，信息稳定。电子档案管理用数码的形式通过磁带、磁盘、光盘或移动硬盘等载体，储存档案资料，传输文件，受客观环境的影响小，信息稳定、信息量大、储存时间长。

2、电子档案管理的缺陷

首先，电子档案管理完全依赖于科技，电子档案的处理、汇总、存储等管理程序必须依靠电子管理系统完成，借助于计算机操作系统才能实现，可能因为计算机硬件更新或计算机的不兼容性等原因，在信息传输、处理过程中遇到操作性困难，所以，电子档案管理系统必须及时进行新系统转换或更新，甚至根据需要保留原来的旧管理系统，才能保证档案信息的完整性和永久性；其次，电子档案保存的安全性也有待考虑。纸质档案制定中出错影响面较小，电子档案管理过程中若病毒侵入导致系统出现故障，被盗取或恶意破坏，影响面则较大，并且网络传输过程中也存在被修改或盗用的风险。电子档案管理应用统一的系统程序，不具备手写档案材料的特点，不易于真伪的鉴别，造成档案信息被侵害却无从发现。高校档案资料是在教育教学、教育科研、教育管理过程中积累的真实资料，是不可再生的信息资源，见证了高校发展的历史，具有重要的社会价值，安全性不容忽视。

二、电子档案对高校档案管理的影响

1、档案管理程序的转变

纸质材料是传统档案工作的主要对象，然而普及计算机应用之后，电子档案就取代了过去的纸质档案，信息归档之后，一切档案信息的读取、修改都要由档案管理员通过计算机程序来完成。改变了以往纸质档案管理过程中一贯遵循的档案收集与整理、文件立卷与归档等流程、方法和思路，取消了一年归档一次的管理程序。电子档案则具有及时性，可根据需要进行适当修改、补充、保存，当然，也体现出电子档案管理对计算机的依赖性。

2、电子档案分类方式的转变

电子档案实现了档案信息与载体的分离，所以，档案的分类方式也由原来的实体分类转化为程序分类，改变了过去那种属性排列式的手工操作档案管理流程。电子档案管理则通过计算机程序进行高效分类、整合、汇总、统计，减少了实体分类中繁重的工作程序，提高了高校档案管理工作的效率。

3、电子档案管理内容与形式的转变

档案首先要体现其原始性，是原始记录，档案内容要真实，档案来源要可靠，是由档案人亲笔书写或亲笔签名，这也是档案区别于其它信息资料的主要依据，具有法律效应。电子档案管理则在计算机应用程序上进行，方便、快捷，但在一定程度上却失去了档案的原始记录性，电子档案依据系统处理的最后一个文本，没有原始稿，所以，档案的凭证作用很难确定，电子档案的真实性有待考究，这也成为高校档案管理的一个新的课题。

三、高校电子档案管理策略

1、重视高校电子档案存储设备的检测

电子档案在网络传输中具有一定的风险性，所以，要保证电子档案存储设备的安全检测，培训专职电子档案技术检测员，做到定期对档案管理程序进行检测、更新与维修，对系统网络进行安全检测与维护，对那些重要档案要定期进行复制、更新、备份、保密储存，防止档案信息的丢失，以保证电子档案的安全性。

2、做好高校电子档案原始性保护

高校电子档案管理是高校教育管理与发展的重要部分，必须做好电子档案信息技术处理工作，以保证电子档案信息的原始性。新型档案资料归档后，档案管理员要及时进行接收、整理、储存等工作，运用信息技术处理，将电子档案资料设为只读文件，表明此档案资料不可修改，以保证电子档案信息的原始性与可靠性。

3、加强高校电子档案管理员的技术指导

要想做好高校电子档案管理工作，必须对档案管理员进行技术指导，优化档案管理员的知识结构，通过各种培训方式保证档案管理员的知识更新，提高档案管理员的信息技术水平，以适应高校电子档案管理的发展。同时，还要重视提高档案管理员的职业道德水平和安全操作能力，使档案管理员明确责任，具备熟练的电子档案系统操作技能和较高的职业素质，推进高校电子档案管理的现代化进程。

四、小结

随着时代的发展，电子档案管理在高校档案管理中发挥着越来越重要的作用，我们应敢于创新，充分认识电子档案管理的发展优势，正确认识并克服电子档案管理的缺陷，优化管理方式，提高高校档案管理水平。

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针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。

当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。

2电子档案在管理中可能遇到的问题

2.1对电子档案管理的认识不足

虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。

2.2电子档案自身的管理问题

电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。

2.3档案管理人员的管理水平问题

新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。

3加强档案室电子档案管理的措施建议

3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度

档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。

3.2档案室电子档案管理的技术措施

3.2.1电子档案硬件管理及保管

电子档案易受温度、磁场等多方因素影响，存贮内容具有不稳定性，同时文件本身易受电脑病毒攻击破坏，因此除了要在档案室设置专门的保管区域，还行配备安全性较高的电脑设备，因此需要结合档案室的实际情况，对档案管理软件进行科学的选择，既要保证稳定性，还要保证兼容性，例如，使用一次性写入光盘，具有较高的稳定性和只读性。保管时注意控制温度、湿度、做好防尘、防虫、防震等工作。

3.2.2做好数据备份恢复工作

数据备份恢复主要是针对电子档案特点，利用技术手段来保障档案信息安全的策略。在进行备份时，可以通过双备份制来同时实现封存与借阅。考虑到网络安全问题，需建立数据备份和恢复系统，保障档案室的各项关键信息在出现意外时可以对信息进行恢复。

3.2.3加强档案室网络安全管理

首先，要為档案室安装杀毒软件，建立防火墙，通过这些基本的安全措施保障档案室网络安全，避免电子档案受到攻击；其次，可以通过验证用户信息等手段对网站进行多层加密，对档案的访问或阅读设置权限，积极采用密匙管理，保证档案的真实性和原始性；最后，做好文件的安全监控工作，在推进纸质档案数字化的过程中，基于安全性考虑，采用双轨制归档法，发挥电子档案优势的同时不忽视纸质档案的作用。

3.3加强档案管理人才队伍的建设，提升档案管理人员的综合素质

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档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。

2 我国目前档案管理的现状及不足

虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。

上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。

3 提高档案管理水平的途径

首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。