档案文献管理范文

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客观上，长期以来我国档案文献遗产保护十分重视保护技术的开发，形成了以技术研发为主导的基本特征，却忽视了如何组织实施技术的研究。当代文献遗产保护及其研究工作也暴露出一些缺陷，诸如对文献遗产的结构与分布研究不够、对保护基础工作的重视不够、部门各自为政、部门间保护工作失衡、专指性保护法律缺位、专门性教育匱乏、技术研究项目重复、科研机构设置不合理等。这些方面都或多或少地影响到档案文献遗产保护技术推进的成效。如何科学地认识档案文献保护技术推进过程中组织管理的地位和作用，并在实践过程中通过组织管理的优化使得档案文献遗产保护技术推进的成效最大化，这是一个需要深入研究的问题。

1.对组织管理在档案文献遗产保护技术推进中作用的正确理解

“组织”含有多种含义：是社会实体；有明确的目标；有精心设计的结构和协调的活动系统；与外部环境相联系。管理是存在于社会中的一种目标责任活动过程，它以人为中心，以决策为基础，通过计划、组织、领导、控制等手段协调组织活动中的各项关系和工作，以期达到预期的目标。可见，组织与管理的含义是不同的。组织管理，相对于档案文献保护的技术层面而言，是影响技术推进的各种因素的总称，是档案文献遗产技术性保护以外的各种因素的统称。以档案文献遗产保护标准为例，不论是国际标准还是国家标准、行业标准，它们本身并不是技术，但直接影响档案文献遗产保护技术的实施，故将其归纳到组织管理层面。

《保护世界文化与自然遗产公约》第4条规定，遗产保护需要各国竭尽全力，最大限度地利用本国资源，必要时利用所能获得的国际援助和合作，特别是财政、艺术、科学及技术方面的援助和合作。这体现了联合国教科文组织保护遗产的总体思路和基本框架是技术层面与组织管理层面的有机结合。国家文物局单霁翔局长指出，要用十七大精神推动当前的文物保护工作，一是要积极结合文化遗产保护实际开展调査研究，着力思考研究各项工作面临的新情况新矛盾，以科学发展观为指导，研讨新思路新举措，力争取得一批富有成效的调研成果。二是要抓住文物保护法修订颁布五周年的时机，大力开展宣传贯彻文物保护法活动。三是要推进第三次全国文物普査工作。目前各地都积极启动普查工作，但是工作进度还不平衡。调査研究是推动文物保护工作的基础，而法律宣传、组织以及人财物的保障，都是文物保护技术房面之外的部分，归属于文物保护的组织管理层面。

可见，保护遗产并非只是“技术“一枝独秀，需要百花齐放，多方合作。在档案文献遗产保护过程中，技术的应用是硬性的，技术应用过程中的组织管理是软性的。只有硬性和软性的有机结合，即技术的应用及其组织管理紧密结合起来，档案文献遗产保护技术推进才会产生成效。也就是说，在档案文献遗产保护技术推进的过程中，技术性保护的优先使用具有必然性，而树立以技术为主、多方兼顾的基本思想，才能取得档案文献遗产保护技术推进成效的最大化。

2.组织管理在档案文献遗产保护技术推进中的作用从定量的方面进行研究

为了定量分析组织管理各个因素在档案文献遗产保护技术推进中的作用，有必要对影响档案文献遗产保护的因素进行剖析。

因素是构成事物本质的成分，决定事物成败的原因或条件。在档案文献保护漫长的发展历程中，必然存在各种复杂的因素影响着档案文献遗产保护的成效。按照视角的不同，这些影响因素既有社会方面的，也有机构方面和个人方面的；既有行政管理方面的，也有业务工作方面的；还可以分为人、财、物方面的，物质的、能量的和信息的，国内和国外的，保护系统内部的和外部的等。对这些因素进行深入分析，有助于全面地考察与档案文献遗产保护技术推进相关的各种因素，从中发现组织管理所起的作用。

一般认为，影响保护档案文献成效的因素可以分为外因和内因两个方面。内因方面，与之相关的因素包括管理机构、业务机构、科研机构、教育机构、保护法律法规建设、保护物质条件与经费投人等。内因是事物变化发展的内在根据，事物存在的基础，是一事物区别于他事物的内在本质，是事物运动的源泉和动力，它规定着事物运动和发展的基本趋势，直关档案文献保护的效果。外因方面，档案文献保护系统与外界有着密切的相互联系。相互联系的实质是系统各要素之间以及系统与环境之间发生着广泛的物质、能量和信息交换。这些外界因素不仅包括宗教、政治体制、经济实力和技术条件等社会环境因素，也包含人为因素，毕竟不同的人具有不同的遗产保护意识和行为。因此，社会保护意识的强弱、

相关法律法规是否健全、遗产保护信息传播通畅与否、经费保障是否得力等都直接决定着档案文献遗产保护的发展步伐，影响着档案文献遗产保护的未来。由此可见，不少因素直接或间接地影响和制约着档案文献遗产保护的水平和速度。其中，组织管理方面的因素是不可忽视的重要方面。因此，在实施档案文献遗产保护技术过程中，需要加强组织管理方面的工作。

3.组织管理与档案文献遗产保护技术推进之间的定量关系

用层次分析法进行过量化研究。层次分析法由美国著名运筹学家萨蒂创建，是对问题所涉及的因素进行分类，然后构成一个各因素之间相互连接的层次结构图。因此，对于因素的分析与判断是层次分析法的重要步骤之一，也是其基本要求和逻辑起点。

在实际应用方面，层次分析法是"在对复杂的决策问题的本质、影响因素及其内在关系等进行深人分析的基础上，利用较少的定量信息使决策的思维过程数学化，从而为多目标、多准则或无结构特性的复杂决策问题提供简便的决策方法。正是由于能够将复杂问题中各种因素通过划分成相互联系的有序层次并使之条理化，它不仅在旅游资源评价方面有突出的应用，而且被广泛地应用于经济管理规划、能源开发利用与资源分析、城市产业规划、人才预测、交通运输、水资源分析利用等多个方面。应用层次分析法时，需要将各种有关因素分为目标、准则和措施三个层次。其中，目标是档案文献遗产保护希望达到的目的；准则是衡量目标能否实现的标准；措施是实行目标的方案、方法、手段等。

参考文献

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1.长期保护策略。制订我国濒危档案文献遗产的长期保护策略。提出我国濒危档案文献遗产保护的管理规章、管理机制、管理模式等；注重濒危档案文献遗产的整理与保管的前瞻性、科学性、系统性，制订濒危档案文献遗产保护体系的基本框架及发展战略，针对不同类型的档案载体材料采用不同的保护模式与方法，对损坏程度和稀缺情况不同的档案文献遗产采取不同的保护计划，还可采用数字化的手段进行抢救与保护。

2.专业法规。我国缺乏明确专指的档案文献遗产保护法律法规，与之相关的法律包含在现有的《中国人民共和国档案法》中。虽然国家档案局和各地方档案局也了一些档案文献遗产的保护管理办法或条例，但是这对于全国不同地域的档案文献遗产的全方位保护来说还远远不够。在当今建设民主政治、法制社会的时代，法律法规的欠缺，会给档案文献遗产保护造成法律上的空缺或空泛，缺少执法的依据。各地区档案馆应根据国家档案法和相关遗产保护法等上位法健全和完善档案文献遗产保护的系统管理规章，对所有档案文献遗产的界定、分类、分级、保护措施、经费来源和利用原则、保护人员资格、责任、应急措施、抢救办法等等制订具体的标准或做出明确规定，把濒危档案文献遗产保护和抢救工作结合实际进一步细化，为濒危档案文献遗产的保护提供强有力的组织保障， 做对它的保护法制化，使之真正纳入法制轨道。

3.保护政策与标准化。在政策导向上，国家和地方政府应适当考虑向档案文献遗产保护领域倾斜，鼓励科技工作者积极参与濒危档案文献遗产保护科技研究和实践。同时，加强标准化建设，促进濒危档案文献遗产保护的科学化、规范化管理。研究濒危档案文献遗产保护标准体系的总体构成，研究各标准项目的适用范围、主要内容及与相关标准的科学关系，将先进的共用关键保护技术和普遍认可的保护材料转化为技术标准；重点开展濒危档案文献遗产保存环境标准、档案馆功能设施标准等通用标准研究；进行不同类型濒危档案文献遗产抢救与保护规范以及技术标准研究，推进濒危档案文献遗产保护技术的发展及成果推广，推进濒危档案文献遗产保护标准体制、管理体制、运行机制的调整与完善。

二、 管理的微观层面

加强对濒危档案文献遗产的管理，根据档案馆自身特点对其实施特殊的管理方法，可以从一定程度上有效地提高濒危档案文献遗产保护效率，达到预防性保护效果。

1.为信息濒危的档案文献遗产提供特殊保管形式。通过提供特殊的保管形式，使得濒危档案文献遗产对诸多影响因素具备更强的抵御能力，延缓其老化的速度，预防损坏的发生。而特殊保管形式的提供可依靠微气候法实现。“微气候法是指为价值重要、较为珍贵的文化遗产营造一个小环境，通过加强对其周围微气候的控制，达到重点预防的目的。”2001 年由国家档案局召开的全国档案局馆长工作会议提出：“各级国家档案馆，尤其是副省级市以上档案馆可以尝试建立‘档案特藏室’，将特别珍贵、重要档案集中保管，采用先进的设施、设备，对重点档案实施特殊保管和提供利用。”档案特藏室的建立是加强全国重点档案抢救工作，改善重点档案保管条件，保护我国档案文献遗产的重要举措。档案特藏室的建立和微气候法的理念正好契合，即对最珍贵、急需保护的档案文献遗产提供特殊的管理方式和更加严格的环境控制，减缓其损坏的速度。建立特藏室的心问题是如何选择特藏档案，而正如第二章中论述的大多数信息濒危的档案文献遗产均较为珍贵，具有较好的文化和研究价值，因此，可将信息濒危档案文献遗产放入特藏室中进行保护。

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1人事档案管理的现状

人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的，其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。

1.1人事档案管理制度相对落后随着人事制度的

不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。2000年，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事，但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案)，他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。

1.2人事档案管理方式和手段相对落后人事档案

管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。

2医院人事档案管理的设想

随着医院规模的不断扩大，分院和经济实体增加，人事制度改革和人员模式改变，给医院带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。

2.1增强对人事档案管理目的和意义的认识医院

人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。

2.2加强和完善人事档案管理制度实行人事档案的社会化管理制度，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。

2.3加强干部人事档案管理，有效利用人才资源

干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。

2.3.1建立卫生技术人员业务档案建立卫生技术

人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结;参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告，学术论文(分级)，专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料:“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料;参加专业学术会议的证书、证明;优秀医务工作者的材料、证书和奖状;专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。

2.3.2实行人事，促进人事档案的社会化开放式

管理人事是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物，是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此，人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制的改革与深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。自1999年起，我院开始逐步实行大中专毕业生人事，将人事档案托管给人才服务中心，促进了人才流动，促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。在线

2.3.3建立以人力资源信息为基础的医院信息管理

系统建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化川的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到一方收集，多方共享。以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人事信息系统，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益，如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。

2.4提高档案管理人员的素质新形式下要提高档

案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设，充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩，为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。

2，5加强人事档案管理的现代化手段图增加资金

投人，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。

人事档案管理作为人事管理的一部分，我们也相应制定了人事档案管理平衡计分卡。通过愿景规划和战略目标的设定，使我们认识到自身工作的价值及业绩。总之，平衡计分卡通过指标分解让职工参与管理指标的设立，让员工都了解医院的战略规划，认识到自身工作对医院战略及整体业绩的作用，从而提升医院的整体管理水平，增加医院的经济效益和社会效益。

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中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）07-0-01

一、前言

文书档案管理工作是各企业、公司档案工作的核心内容，文书处理整体工作质量对档案管理服务发挥着重要影响作用。优质的档案管理工作则离不开公文科学、有效处理的完善支持。因此，作为通信精英企业的铁通公司，只有秉承系统、科学、规范原则，优化文书处理，开展现代化档案管理，才能真正提升实践工作水平，令优质的档案工作有针对性地令铁通辽宁分公司在铁通公司的持续发展中作出相辅相成的重要贡献。

二、提升文书处理规范性，优化档案管理

良好的文书处理需要依据规范程序开展各项工作，针对辽宁分公司经营规模庞大、业务丰富广泛、涉及较多现代化、网络信息技术的现实特征，文书处理工作更应依据科学规律，统筹安排工作流程，推进各个工作环节的良好衔接、文件档案在公司内部的顺畅流转、共享传递，进而综合应用于细化管理。辽宁公司应由文书工作具体形式进行处理流程的科学设计，确保各类档案文件的高效处理，有效利用，提升工作效率，规范工作秩序。文书处理具体流程包括内部发文、编撰、收文、日常档案管理等流程。其中收文与发文处理又划分出更周密的处理程序，并体现了各个工作环节的紧密联系、互相渗透、有效制约与环环相扣。不同分公司对具体的档案管理、文书处理环节则会呈现不同做法，而基本的处理环节却不应随意的增减或省略，应遵循客观规律、流程安排进行规范处理，只有这样才能优化档案管理。确保文书档案的合理快速运转，并在公司内部营造良好的工作环境与畅通的工作秩序。

三、科学制发公文，优化文书处理

公文是档案形成的基础，其制发科学性对于自身质量与整体档案水平均产生了至关重要的影响。因此制发实践应秉承科学标准原则，摒弃注重公文内容、忽视制发形式的不良意识。应科学依据我国公文格式相关要求，针对行文目标、发文权限、行文关系，合理选择公文类别，体现文种应用的合理时效性。其具体内容应包括发文机构、秘密级别、文号、签发方、具体题目、主送方、内容、印章、抄送机构、时间以及附件等。同时应注重的原稿公文的有效整理与科学收集，令其良好的映射文件形成公文的具体流程，并做好原始凭证归档保存。工作人员对于经过几次修改的文稿均应全面收纳，良好保存。对于字号的编制，应依据文件形式进行统筹编制，不应出现某某字或第的字样，同时不应编制字号虚位。对于主题词内涵的解析应体现准确规范性，即应依据词表规定进行选择，对于特殊应用的自拟词则应用三角符号进行清晰标识。为体现公文制发的良好时效性，应按行文公司负责人具体的签发时期进行编制。作为正文内容的有效补充并提供一定参考依据，公文附件也不可缺少，不应将其随意略去。应位于正文后进行附件题目及顺序的标注，体现公文制发完整有效性，进而为优质的文书处理打下良好的基础。

四、人性化实施归档立卷，契合现代化档案管理目标

现代化档案管理目标要求，对于相似公文不应重复归档立卷，同时应实施有序化的组合归档管理，这样才能体现档案信息的广泛利用价值、令其发挥优质应用效果，体现立卷管理的规范整体性，便于工作人员的个性化检索应用。因此，辽宁分公司在开展归档立卷工作中，应基于自身发展需求，面对庞大丰富的档案信息、文件、资料科学把握以我为核心的实践工作原则，有效区别各类资料与文件，注重内容、核心价值与具体形式的有效划分，进而明确核准各类高度相似的资料与文件。同时应确保卷宗处理的一致完整性，应依据铁通公司发展特征、经营业务类别、经济发展形势明确主次，树立人性化管理目标，将不应归档文件合理筛除，并注重预防价值化文档信息的不良丢失，进而科学实现现代化档案管理目标。

五、引入现代化文书档案管理手段，提升工作效率

为显著提升工作效率，应科学引入现代化文书档案管理手段，借助网络系统平台、计算机、信息化管理技术，创建文书档案优质管理体系，实现前文后档单次录入、广泛应用的科学目标。应借助计算机系统、自动化管控手段，一体化开展文书处理、档案管理工作，利用往来平台，实现文件档案的快速、稳定传输。同时可将档案文书之中具有一定联系、性质同样的工作做一体化连接，实现数据共享与高效转储。再者，可引入多媒体实践技术，采用图文并茂、声像具备的手段令档案文书工作灵活开放，实现自动化的信息整理、文档分类、档案立卷、文书鉴定、规范录入、细化标引、综合统计与快速打印，进而令工作人员可由机械化的操作管理中脱离出来，有精力从事更高技术含量的文书档案工作，发挥核心服务价值。

六、结语

总之，基于文书处理、档案管理科学重要性，互相作用影响特征，我们只有依据铁通公司经营业务特征，开展规范性文书处理、科学制发公文、实施人性化归档立卷、引入现代化档案管理手段，才能优化文书档案管理实践效果，提升工作水平，令优质的档案信息管理、文书处理为促进铁通公司的持续健康发展提供优质保障。

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一、前言

作为一项实际要求较高的实践性工作，地下管线档案管理问题的特殊性不言而喻。该项课题的研究，将会更好地提升对地下管线档案管理问题的分析与掌控力度，从而通过合理化的措施与途径，进一步优化该项工作的最终整体效果。

二、地下管线档案管理现状及存在问题分析

（一）建设单位对地下管线档案重视程度不够。建设单位对地下的管线建设重视程度不够：一是不注重自身建设项目管线档案的形成归档移交，往往是形成时间严重滞后，影响后续工程的利用。二是不注重对地下管线档案的利用，往往因为不了解原有管线的位置而造成管线的损坏。三是建设单位不完全按照设计图纸施工，并缺乏后期监管，导致管线设计图与实际管线的位置不符，现状与规划不符，无法利用。

（二）权属单位众多协调困难。由于各个地下管线权属单位几乎都为行业垄断单位，独享各自单位的信息资源，对管线信息封闭管理，各自封锁测绘数据信息，加之没有有效的管理机制制约，很难实现管线数据的共享，使得“拉链马路”现象频繁发生。

（三）标准不统一缺乏监督。地下管线的权属单位在建设和测量中均采用自己的标准，没有建立统一标准，造成管线数据无法统一使用。同时，地下管线施工缺乏第三方监督管理，使施工要求难以得到保障。

（四）数据更新不及时。地下管线档案资料管理必须是一个动态的管理过程，而目前由于各单位普遍采用人工方式进行管理，一些管线权属单位没有设置专门的管线档案管理人员，导致管线数据的更新困难。

三、提升地下管线档案管理的有效对策探讨

（一）组织领导进一步强化

政府可以指定建设或规划管理部门成立城市地下管线档案工作领导小组，建立档案管理网络体系，明确工作职责，加强考核，建立健全档案工作各项规章制度，建立切合实际的地下管线档案工作管理体制和工作程序。做好各地下管线的产权单位、参建单位的组织、协调、管理工作，实施有效控制，相互配合，保证各地下管线档案统一管理工作有序推进。

（二）法制建设的进一步完善

依据国家有关档案的专门法律，制定部门规章，完善管理制度，规范备案程序。约束所有管线权属单位，以法律手段规范市政基础设施工程建设的行政行为，使城市规划、建设和管理部门在城市地下管线工程的整个建设过程中依法管理，部门协调，各尽其责。也使各专业管线权属单位依法、依规建设，履行其应承担的社会责任和义务，为地下管线工程档案管理提供良好的法律环境。

（三）管理措施不断加强

一是做好宣传和培训工作，各级建设、规划行政管理部门要以对历史负责、对子孙后代负责的态度，认真履行管理职责，采取各种有效措施。加强档案管理。收集、管理、开发和利用好城市地下管线工程档案信息资源，对实现地下管网的科学管理，避免各种管线事故的发生，确保各项建设的健康、快速、持续发展和社会的和谐稳定。二是加强组织与协调工作，实现地下管线工程档案的科学管理。城市地下管线工程档案信息管理涉及面广、业务量大，各地建设、规划行政管理部门要把地下管线工程档案管理工作列入议事日程，加强组织领导，建立综合动态管理协调机制，要结合当地实际，由政府或建设行政主管部门委托城建档案管理部门组织协调各专业管线管理单位、产权单位、建设单位、勘察测量单位资料利用单位等，各部门要密切合作，积极配合。三是加大检查与监督力度。各地城建档案管理机构要依法认真履行职责，认真贯彻执行城市地下管线工程档案管理工作的有关法律、法规、规章、技术标准、技术规范等规程，检查、指导全市的地下管线工程档案工作，协助市建设、规划行政主管部门依法查处地下管线工程档案工作的违法行为，城建档案管理部门依法做好地下管线工程档案的统一验收和保管工作。

（四）监督体系的有效保障

在城市建设高速发展的今天，城市地下空间的变化越来越大，地下管线错综复杂，点多、面广、线长，因此，城市地下管线工程档案的管理是一项长期而复杂工作，要建立长效机制，健全机构，明确职责。同时需要有管理措施和办法，规范程序，科学管理。为确保实现动态管理、信息共享，要有以下监督体系的有效保障。一是领导重视。各级领导是城市地下管线建设的指挥员，要加强领导责任，切实履行工作职责。二是部门配合。政府及政府所属的规划、建设和管理的各职能部门是城市地下管线规划、建设和管理的主体，地下管线施工、监理、产权单位和城建档案管理部门要加强组织与协调，建立综合动态管理机制，实现地下管线工程档案的科学管理。三是社会监督。城市地下管线工程档案的管理要引取全社会的关注、支持，广大人民群众要提高认识，加强舆论监督和法制教育，加大政策、法规的宣传力度，理解城市建设――地下管线――工程档案――信息资源与可持续发展战略的关系，不断增强城市发展竞争力。

四、结束语

综上所述，加强对地下管线档案管理问题与对策的研究分析，对于其良好管理效果的取得有着十分重要的意义，因此在今后的地下管线档案管理实践中，应该加强对其关键环节与重点要素的重视程度，并注重其具体实施策略的科学性。

参考文献

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2以建筑档案为例，其所存在的问题

2．1优秀近现代建筑档案在管理上不完善

我国建筑的档案管理一般都由省市的档案馆进行分类管理，但不同的部门也可以按照房屋建筑的不同而采用不同的保管机制。除此之外，对资料的收集整理也有着不一样的要求，而因此带来的房屋认证困难则成为建筑商首要解决的问题。

2．2优秀近现代建筑档案的不完整

由于实际环境因素影响，很多档案资料都不甚完整，从而导致更多的实际建筑与其历史遗留资料不符，无法真正反映出该时代下的环境特点。由于资料的不准确性，还会给研究人员带来一定的麻烦，即在建筑上，无法探究其结构、历史背景、用途，甚至在保存上都会带来一定的影响。除此之外，还有很多建筑人们在外观上对其肆意更改、扩建，使原有的建筑环境遭到破坏，从而无法真正展现其建筑本身的风貌特征3］。

2．3优秀近现代建筑所建立的档案无法及时存档

及时对所建立的档案进行储存，不论对建筑行业或其他行业而言有着积极的作用。由于资料所保存的年限都比较长，因此，在资料保存上一定要对其进行防护处理。就建筑行业而言，我国的大部分建筑已经对其进行修缮处理，但对建筑资料而言，人们还缺乏系统的认识。因此，很多建筑资料无法及时的得到更好地保护，从而造成破损或遗失，使其在经济和文化上造成不可弥补的损失。由此可见，保存资料的完好，无论对未来社会发展建设或历史文化而言都具有至关重要的作用。

3优秀近现代档案建立的作用

优秀近现代档案可以承载当地文化的风土地貌，同时在历史沿革、时代背景和文化艺术探究方面，都具有一定的指导性意义。(1)档案的建立对优秀近现代化发展而言具有保护的作用。档案与社会发展状况紧密相连，是客观记录史实发展的事实，同时也是历史与现代文化沟通的桥梁。利用相关建筑档案可以对相应建筑进行技术鉴定，模拟维护，并对建筑本身加以保存。根据技术资料，不但可以在时间上减少维护工期，还可以在经济上减少资源浪费，提高效率，最重要的是，它可以为我国未来经济建筑建设提供宝贵的经验资料。(2)在建立档案的过程中，在一定程度上其还具有防灾的作用。通过记录资料，可以很好的对当地情况有一定的了解，同时，还可以通过资料整理，对原有的设施进行加固处理。在制定改善方案的过程中，还需要参考原始数据记录，来根据其组织特点进行维护，并加以施工。由此可见，构件档案还对现代化建设的管理工作有着至关重要的作用［4］。(3)对我国未来经济社会发展具有一定的借鉴作用。优秀近现代档案本身就对我国的经济型社会起到一定的保护作用。不仅如此，档案还具有实用性和循环使用的特点，可以体现出自身的活力价值。优秀的近现代档案具有良好的设计方案和设计理念，加之相应的工艺建设，将这些资料进行整理、储存，对我国现代化建设有着宝贵的借鉴价值。

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二、以制度建设促进社会保险业务档案的设施建设

成都市根据《规定》的要求，结合社会保险业务档案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年来加大了对社会保险业务档案设备设施的投入，为业务档案的安全管理提供了良好的条件。在档案用房配置上，市社保局业务档案库房250余平方米，做到了档案库房、档案查阅室和办公室三分开。大多数县（市、区）社保经办机构档案库房也达到了40平方米/万卷的标准，能够容纳近期应接收的社会保险业务档案。其中，龙泉驿区人社局建立了档案管理中心，集中统一管理社会保险业务档案，中心建筑面积达400余平方米，除做到“三室分开”外，还设置了档案整理等业务用房。在档案设备设施配置上，各社保经办机构均配备了符合国家要求的档案柜（架）和档案装具，并按照档案安全管理的“九防”要求，配备了温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防盗门窗等设备设施；配备了计算机、打印机、刻录机、复印机、扫描仪等现代化办公设备。这些设备和设施，从物质上确保了社会保险业务档案的安全保管和有效利用。

三、以制度建设促进社会保险业务档案的业务建设

为提升社会保险业务档案管理的专业化水平，成都市本着对历史负责，为现实服务的宗旨，按照《规定》和四川省人社厅、四川省档案局对社会保险业务档案工作规范化建设的有关要求，市人社局和市档案局联合印发了《成都市〈社会保险业务档案管理规定（试行）〉实施细则》，要求市、县两级社保经办机构通过建立社会保险业务档案收集、整理、保管、保密、统计、鉴定、销毁、移交等制度，加强社会保险业务档案管理业务建设工作。在收集方面，该《实施细则》要求各社保经办机构定期对各种门类、载体档案和相关资料进行收集，确保各种业务档案材料归档及时、完整。在整理方面，按照《实施细则》的要求，全市统一制定了社会保险业务档案分类整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通过市、县两级档案行政管理部门加强督促指导，严把业务档案整理质量关。在保管方面，《实施细则》要求全市各社保经办机构对各门类、载体业务档案材料进行集中统一管理，除了按照保管期限、年度、类别排列外，还要做到业务档案存放位置的指引标识清楚。同时，各社保经办机构档案管理人员还须定期对业务档案的保管情况进行检查，确保档案的规范、安全管理。

四、以制度建设促进社会保险业务档案的利用服务

为方便群众查阅利用社会保险业务档案，成都市市、县两级社保经办机构按照《规定》的要求，修订完善了社会保险业务档案查阅利用制度。目前，全市社保经办机构已全部使用统一的文档一体化管理系统对社会保险业务档案进行管理，都建立了业务档案目录数据库，编制了规范的业务档案检索工具，实现了快速、准确查阅业务档案的目的。成都市人社局还开通了社会保险业务网上经办系统，参保单位和个人不仅可以在网上办理参保登记、信息变更、网银缴费等业务，还可以查询社保信息、历年缴费标准、业务办理情况等。

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由于医疗信息化建设逐渐推进，我国的城镇居民医疗保险档案已经初步的完成信息化。然而，在信息化的过程中却出现一个问题，即我国没有形成规范化的信息化档案格式，不同的省、市，甚至不同的医院都依自己的需要建立信息化档案。不规范的信息化档案建立的方式给未来整合信息化档案资源带来很多问题。比如如果两份格式不同的医疗保险档案资料要整合在一起，就有可能会出现丢失数据的问题。

1.2操作化尚未实现

相关的部门领导有时对档案管理的认知出现问题。他们认为要做好档案管理就只需要被动的收集和整理资料，这些工作不需要有很大的技术性，于是他们将不能胜任第一线的工作人员调到档案管理办公室让他们继续发挥余热。然而随着经济的发展和社会节奏的加快，人们对档案管理的质量要求越来越高，人们要求档案管理人员能够主动了解如何才能做好档案管理工作、如何才能收集到更多档案资料、如何才能使档案被更有效的利用。以医疗保险档案信息化建设来说，人们要求医疗保险档案的工作人员要熟悉网络，以信息化的思路看待医疗保险档案建设的问题；要求他们熟悉计算机操作，能够准确的录入档案资料；能够从医疗保险档案的数据中提炼出更多的有用信息等。

1.3共享化尚未进行

医疗保险档案资料是带有隐私性质的档案资料，在未经持有人允许的情况下，接触档案的人不能泄露医疗保险档案的资料。然而随着我国信息化建设的推进，信息安全的不足也成为人们忧虑的问题。如果不能给予医疗保险档案共享平台一个安全的保障，那么医疗保险档案共享化就难以持续。

2做好医疗保险档案信息化建设的对策

2.1完善信息化档案的标准

要让医疗保险档案信息化实现，就要在全国的范围内统一一个科学的医疗保险档案建立标准备，它必须要能准确的记录持有人的姓名、性别、年龄、身份证号、参保的方式等等一系列信息，这些信息使用的字段必须是标准的、录入的格式必须是统一的、使用的标签必须是科学的。如果不能做好这一系列的基础建设工作，那么医疗保险信息化建设的根基会非常薄弱。要确保这个环节能够顺利进行，我国相关的部门要统一建设意见，督促执行过程、严格审核结果。

2.2培养现代化管理的人才

医疗保险档案建设能不能顺利进行，与执行该建设的一线工作人员的素质有很大的关系，为了让医疗保险档案信息化建设能顺利的推进，相关部门的领导必须抛弃陈旧的观念，用现代化信档案管理的方式看待医疗保险档案建设的工作。为了确保一线工作人员的素质，相关部门的管理人要从招聘、培训、考核这三个方面确保人才的素质。即人力资源管理部门要招聘具有现代化管理经验、具有较大发展潜力的档案人员；录取适当的人选以后，人力资源部门要定期为工作人员培训，让他们能拥有现代化的管理意识和管理手段；人力资源部门要拟订合理的指标考核工作人员的成绩，让他们的成绩与经济收入挂勾。

2.3做好安全化平台的建设

虽然信息化和共享化即意味着要做好档案安全工作会比较困难，可是利用先进的科学技术，依然能够提高医疗保险档案的保密性。比如医疗保险档案建设部门要使用先进的网络技术杜绝有人入侵信息档案建设的平台；要求医疗保险档案持有人牢记调阅医疗保险档案的密码，并用多重验证的方式确保其机密性。

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文章编号：1006-0278（2015）05-044-01

乡镇档案管理工作是乡镇党委政府人员的基础性工作，记录了乡镇各个时期发展的历史进程，反映了乡镇的发展而貌，是推动社会主义新农村建设的驱动力，是广大人民群众维护自身权益的重要手段。做好乡镇档案管理工作意义深远，不论是对新农村的物质文化、精神文明建设还是在规范乡镇管理方而都发挥着重要作用。然而现阶段的乡镇管理工作中存在着诸多问题，怎样做好乡镇档案管理工作，促进新农村的社会主义建设是目前乡镇档案管理人员迫切需要解决的问题。

一、乡镇档案管理工作中存在的问题

（一）组织领导不到位

参与乡镇档案管理的工作人员很多，实际上做事的人却少之又少。很多乡镇领导对自己负责的档案管理工作并没有充分发挥岗位职能作用，工作仅仅流于形式，并没有进行具体的工作管理，完全不重视档案管理工作。不仅是某些乡镇领导不重视档案管理的工作，在整个乡镇工作中档案管理都没有占据一席之地，在乡镇决策、工作部署中，档案管理工作往往都被忽视。还有个别的乡镇档案管理部门没有建立健全责权分明的奖惩机制。档案管理分工不明确，负责各项档案管理工作的人员对其工作的内容没有清晰的认识，工作起来却是事倍功半，费时费力。档案工作的考核制度不完善，做好做坏、做多做少结果都不变，导致档案管理人员工作缺乏积极性，档案管理工作质量不高。

（二）档案管理不规范

乡镇档案管理不规范体现在很多方而，其一，很多乡镇企业及相关单位存在各自为政的现象，对于档案管理没有统一的管理标准，造成了档案的分批、分散情况。其二，工作人员对文件资料归档不全，丢失很多有价值的重要资料。其二，一些乡镇及相关单位对文档、文件、材料没有进行区分管理，给后期档案查找带来难度。其四，档案信息资源缺乏准确性，利用价值不高。很多乡镇档案提供的资源仍然停留在基层阶段，利用范围不广，利用形式单一，利用率低，缺乏经验和成果。最后，乡镇档案保管条件差。由于历年来档案部门的工作都没有计划到国民经济中，造成了乡镇的财力不足，划分到档案管理部门的经费很少，乡镇档案管理部门资金短缺，无法完善档案室的建设，导致很多档案不能完整的保存。

（三）档案管理工作人员业务素质不高

乡镇档案管理工作人员不比城市的档案管理工作人员，他们的文化素质和业务素质偏弱，乡镇档案管理工作人员在知识结构上也存在着不合理现象，这些问题都制约了乡镇档案管理工作的发展。大部分乡镇档案管理工作人员对档案管理工作没有深刻的认知，甚至最基本的档案分类和归档工作都做不到位，没有充分的发挥其岗位职能。还有某些乡镇受人员制约，档案管理员由其它岗位的工作人员兼职管理，工作没有针对性，人员调动频繁，影响了乡镇档案管理工作人员工作的稳定性。

二、解决乡镇档案管理问题的有效对策

（一）加强对乡镇档案管理工作的领导

档案法中有明确的规定，各阶层的人民政府都应加强对档案管理工作的领导，把档案管理工作列入国民经济和社会发展的一部分，乡镇人民政府要做好领导作用，重视档案管理工作，派遣专业人员负责乡镇的档案管理，运用行政手段贯彻落实档案法内容。同时增强目标管理机制，建立健全奖励机制，明确区分责权关系，将责任落实到人，划分乡镇档案管理工作人员的责任，对档案管理工作人员在工作中的表现进行奖惩。建立健全各种规章制度，给乡镇的档案管理工作提供依据，使其有章可循。

（二）规范乡镇档案管理工作

乡镇档案管理的规范工作可以从二个方而着手来提高档案管理质量。

1.广泛宣传在新农村建设过程中档案管理工作的重要性，让人们深刻意识到档案管理工作对社会主义新农村建设的推动作用，让广大人民群众达成共识，通过多种手段宣传乡镇档案管理在社会经济中的作用，给广大群众带来实惠，普及档案管理知识，激发人们的积极性，引导人们重视乡镇档案管理工作。

2.乡镇档案学术理论研究部门应该有计划、有针对性的开展相关的档案管理理论实践活动，定期召开动员大会，扩大乡镇档案管理工作在社会中的影响力，促进乡镇档案管理工作的顺利展开。

3.深入实际，在实践中总结档案管理工作经验，在此基础上进行开拓创新，探索出适合乡镇档案管理工作发展的方向。

（三）提高档案管理工作人员的综合素质

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中图分类号：G275.2文献标识码：A文章编号：

引言：

文书档案管理作为电力企业MIS系统的重要组成部分，在企业信息化建设中起着很关键的作用。随着企业办公自动化系统的启用，文书档案日益成为企业文件的主导形式，这就对档案管理提出了新的要求，即如何利用计算机及网络技术收集、积累、整理、形成档案，开发档案信息资源，提高档案管理的效率，更好的为企业服务。目前电力企业的文书档案管理电子化已经得到一定的发展，但管理上还不够规范。为此，需要在进一步实现文书档案管理现代化的同时，加强管理的规范化工作。

1.信息社会对电力企业文书档案管理发展提出了新的要求

20世纪末美国面对日益激烈的全球竞争形势提出了”信息高速公路’‘建设的战略此战略主要是为了提高网络的传输速率和宽带。该战略的施行收到了良好的社会经济效益使美国的管理成本大幅度的降低、竞争力大大增强。同时许多国家纷纷效仿美国制定了相类似的信息发展工程,出现了一种争先利用先进科学、技术来改善企业经营管理的局面。可见.信息技术的开发和进步对社会经济发展具有重要的作用信息化这个概念已经渗透到社会经济的各个领域信息化建设已经成为了社会的基础设施建设。信息化意味着我们有加强一切有用信息的开发和管理的必要使信息的服务带动作用得到有效发挥。

电力企业是知识型、技术型高度密集的企业是关系国家能源安全和国民经济命脉的国有重要骨干企业。信息化的发展趋势促进了有用信息的开发利用,要求企业文书档案管理和信息化建设紧密结合。电力企业档案是在企业的经济活动中产生的.是企业经济活动的真实反映对企业的现状和发展规律研究、日常经营管理和战略决策等都有重要的价值。信息社会对电力企业文书档案管理发展提出了新的要求。如何有效的发挥文书档案的作用为企业服务为社会信息管理、建设服务成为摆在信息开发和管理者面前的重要问题。当前加快信息自动化系统建设,实现文书档案工作各个环节的计算机化是实现文书档案工作现代化、提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。

2.实现信息化管理的原则

计算机管理在各个领域的普及使企业文书档案实现信息化管理成为现实。计算机与网络进入企业文书档案管理领域，一方面，使档案信息的处理速度大大提高、档案资源的服务范围扩大、档案资源开发利用变得更加方便，另一方面，也使我们看到传统的档案管理模式必须进行改革，才能适应当前的信息化潮流。目前，电力企业已经将计算机引入了文书档案的管理，通过应用该技术大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间，提高了效率。一个成功的企业文书档案计算机管理模式，要能够处理文书与档案部门内部各方面的工作信息，对信息加以区别和处理，并为企业提供准确的信息利用。

2.1利用快捷

企业文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息，为企业提供安全、及时、准确、全面的信息，提高工作效率。

2.2方便实用

当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性，而不被淘汰。 要简化程序，使用方便，符合企业文书档案的应用要求，符合档案系统规范。 使用成熟的商品化软件，与办公自动化软件能够有效地接口，不能形成信息孤岛。

2.3确保信息安全

文书档案信息内容有一定的保密要求，因此，必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾，规定用户权限，文件须经加密处理。 单位档案的网络可以组成一个单独的局域网与企业网连接，但必须与国际互联网维持物理断开形式，从而维护信息的安全。

3.电力企业文书档案现代化管理的方法

电力企业文书档案工作现代化管理就是应用现代科学技术特别是以电子计算机技术为杨合的信息处理技术.采用科学的文书档案管理体制和管理方法,开发档案信息资源提供高质量、高效率的档案服务,其中人是最重要的因素。

3.1切实提高电力企业文书档案管理发展意识

电力企业文书档案工作者及分管领导必须树立起档案管理及档案保存的重要意识。一是要改变档案工作长期无声无息的收集整理局面.面向电力企业文书档案和科技档案管理工作.要积极参与.并应用相关档案的电子计算机管理办法和要求加强管理.’提高电子计算机管理水平为文书档案工作的开展创造良好的企业环境,为电力企业的发展提供服务;二是要提高档案工作人员的工作积极性把管理档案工作的作用充分发挥出来.千方百计扩大服务领域只有这样才能打开电力企业文书档案工作的新局面带动电力企业档案事业的全面发展.

3.2加大电力企业文书档案现代化管理的软硬件投入

制约电力文书档案和科技档案现代化管理的因素有很多如资金、人才等,但起主要决定因素的是分管领导者的现代化意识管理水平。一是应投入较大的精}力关心和支持这一事业没有资金,应想方设法创造条件投入资金;没有设备,应千方百计配备先进设备;没有管理人才.应积极培养、选拔高素质的专业人才把档案现代化管理纳入电力.建设、电力供应、电力管理工作计划,列入本单位重要达标的内容进行考核。二是各基层单位领导尤其是分管档案工作的领导要经常过问此项工作.定期听取档案工作汇报.了解档案工作现状指导档案部门依法开展工作,帮助解决工作中实际存在的困难和问题。三是要有宏观指导的总体思路.实现微观动作上管理内涵和技术手段的创新。

3.3建设高素质的电力文书档案工作者队伍

电力企业文书档案管理现代化对档案管理人员的素质提出了新的要求,档案管理人员应具有现代意识和服务思想,应掌握现代知识和技能。档案人才是知识,管理人才。当前文书档案现代化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用即档案计算机管理。电子计算机以其高速运,算与极强的数据处理能力给电力档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。文书档案管理工作者必须掌握现代化信息技术熟练和运用电子计算机以及现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用、立卷归档和维护.胜任计算机时代的文书档案管理工作。电力企业应强化训练,对档案专(兼)职工作者分层次进行基础知识培训及档案专业知识培训,培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案管理生力军培养和选拔优秀人才,使他们不仅具有较高的业务素质,而且具有较强的开拓创新意识。只有这样才能在实践中建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的文书档案管一理队伍进而全面提高电力企业档案工作的服务意识和管理水平。

3.4加快电力文书档案管理的现代化进程

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

引言 档案是社会发展的记载器，记录着社会发展的各种信息，尤其文书档案更是记载着各单位的发展历史，反映了以往单位所遇到的问题处理手段，单位建设进展，领导决策等等。随着文书档案管理模式的更新变化，采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，以提高文书档案管理水平，保证文书档案信息的有效性和准确性，从而适应社会发展的需求，这是文书档案管理工作的进一步科学化体现。随着科学技术的进步发展，本文提出文档一体化、基于计算机的文书档案处理等建议，以提高文书档案的科学化管理，并针对当前发展新形势，提出对文书档案管理工作的要求，并提出档案管理现代化呈现出的新发展趋向，具有较有价值的参考意义。

一、应用信息电子化的文书档案管理的优点

1.办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2.文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3.电子文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

4.提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题

1.电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

 其次，网络化的发展，电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。

2.对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

三、几点应对方法

文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。

1.信息化系统内、外网隔离

在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2提出档案管理工作的要求

2.1 要有高尚的职业道德修养

文书档案工作由于其工作特点以及环境的因素，决定了从事该项工作的人员缺乏活力，一般都是长时间枯燥乏味地工作，正因为这样，往往职员从事该项工作时间不长，缺乏一种积极；另外，由于文书档案工作毕竟是较沉闷，职员记录信息时由于麻痹较容易出现错误，从而导致了以后所用信息的错误性，影响文书档案信息的质量效果。因此，文书档案工作的性质决定档案工作者应要有高尚的职业道德修养，应耐得住寂寞、甘于清苦，从而确保文书档案的准确性。

2.2 拥有专业知识，提高档案管理水平

鉴于文书档案工作对服务对象的重要性，以及其较强的专业性，决定了文书档案工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能。其次，要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到体现，采用先进的管理技术进行档案管理的深化，如计算机在档案管理中的二次开发等，以适应档案现代化管理的需求。

2.3 做好文书档案管理的基础工作

文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”，应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。

四、结束语

文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注意维护系统信息的安全。

参考文献：

[1]徐莉：浅谈文书档案的计算机管理[J]．平顶山师专学报，2001，5

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社保机制巧妙地利用杠杆经济原理对社会资金的流向和分布起着调节和平衡的作用，对国民经济整体发展也有着深远的影响。社保档案管理作为社保工作的重中之重，在实践中依然面临诸多问题，本文以当前社会保险档案管理的问题及出路为题，具有一定的参考价值和意义。

一、社会保险档案管理问题分析

当今时代，社会保险经济体制发展迅猛，更加全面化、多方位地服务于人们的日常生活和工作中。社保资金收入以及社保业务管理始终是社保工作的核心，但由于对社保档案管理工作的重要性缺乏客观的认知，导致社保管理工作出现了一些问题，主要表现在以下几个方面：首先，许多社保管理机构的资金和技术支持在档案管理方面相对薄弱，机械、片面地认为社保工作应以资金收入为中心，档案的管理工作只是社保工作的一个微不足道的环节，甚至认为社保档案管理工作的好坏对社保整体经济形态也构不成任何威胁。其次，社会保险机构的领导以及管理层对社保档案管理人员的工作素养及能力、水平不够重视，社保档案管理人员缺少必要的外出学习培训或学术交流的机会，在职业认识层面停滞不前，档案管理水平无法进一步提高。再次，档案管理是社保工作机制的一个有机组成部分，但有些社保部门缺乏对其信息资源的深度开发和有效利用，导致在社保工作的其他环节无法形成正确的信息反馈和帮助，从而使社保整体工作效率降低。社保档案管理工作的重要性不容忽视，本文以社会保险档案管理为研究对象，就其现状和面临的主要问题进行浅析，致力于当前社保档案管理状况的有效改善。

二、有效的社保档案管理策略分析

（一）不断增强社保档案管理重要性认识。意识的强化和观念的改变是行动实践强有力的保障和前提。提高社保档案管理工作水平离不开对档案管理人员意识的强化，更离不开相关管理层及领导的重视和倾向性扶持。更新陈旧观念，可以在社保机构作一些必要的宣传工作，营造积极向上、认真对待档案信息管理工作的氛围，培养管理人员的自主强化意识。另外，社保档案管理工作应该从制度、管理、后勤保障、资金供给等多方面落实与配合，刚性的制度是一双无形的“大手”，能够对管理人员的工作形成良好的激励和督促，形成一种隐性的底线原则和思维观念；管理层面对档案管理工作的注重应该从管理机制入手，细化到每个管理细节，在档案管理理念方面摒弃不切实际的管理条例，形成与时俱进的工作观念和意识；后勤福利以及部门必要资金保障能够对社保档案管理意识的增强形成正向刺激，对档案管理观念的创新形成有效“牵引”。

（二）多渠道培养优秀社保档案管理人员。档案管理人员是社保档案管理工作的主体，也是提高社保档案管理工作质量的关键所在。培养大量优秀的社保档案管理人员可以有以下几种途径：其一，定期组织社保机构的人员参加“社保档案管理例会”，普及社保档案管理的重要性及相关的工作技巧和经验，促进年轻员工与经验丰富的老员工之间的交流和沟通，共同分享工作心得，加强社保团队凝聚力。其二，尽可能为社会保险经办机构的员工提供外出学习的机会，吸收和接纳新的档案管理理念，学习和掌握新的档案管理方法，在原有的工作认知基础上进一步提高自身的工作素养和认知水平。其三，通过普招的形式为社保档案管理队伍招贤纳士，在人才资源方面形成有效竞争，激励和督导现有员工的工作态度，使新、老员工在档案管理实践工作中相互配合、相互协作、相互学习。

（三）统一社保档案管理制度地域差异性。社保机构广泛分布于全国各地，由于地域差异以及人文管理观念的差别，各区域的社保档案管理在各方面都存在很大的差别，这些差异性对于社保一体化管理模式以及社保档案信息的互通产生了消极的影响。相关调查表明，A地的社保档案管理机制如果与B地的有所不同，则其档案信息的存储以及相关信息的索引方式也会不同，同一档案信息的查找或确认在时间和效率方面都会大打折扣。互联网技术风靡的全球，社保档案信息管理也应在统筹和规划中发展，在工作的各个环节和细节方面都应落实统一化、规范化、科学化、制度化以及一致性的要求。社保档案信息的管理不仅仅拘泥于记载和录入的格局内，而应与各区域、各经济体制的社保管理机构形成有机配合，从而为社保管理的其他环节提供更加严谨、详尽的数据分析和说明。

三、结语

众所周知，社会保险与每个公民、每个家庭的生活都密切相关，社会保险体制的不断发展和完善将受益于更多的人民群众。社会保险档案管理工作作为一项基础性工作任务，在保险行业的长期发展中发挥的作用是不可估量的。我们应该正视当下社保档案管理工作中存在的问题和不足，并坚持不懈地进行探索和革新，助力于未来社保机制的良性循环和健康发展。

作者:程力 单位:吉林省社会保险事业管理局

参考文献：

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近年来，社会养老保险业务的档案管理已经进行了多方面的改善。之所以对社会养老保险业务档案管理不断地进行完善，是因为最终的目的是要避免养老保险业务档案的不真实、不完整和不安全性。社会养老保险业务档案管理是提高养老保险保障的一种重要手段，通过为参保个人及社会有关方面提供优质高效服务来促进社会养老保险业务的发展。有数据资料表明，在档案服务工作趋于信息化、网络化的今天，必须要对社会养老保险档案管理工作进行改革，才能适应当今时代的需要。因此，在新形势下，为了不阻碍社会养老保险业务档案管理工作适应社会保险事业的发展，必然要对社会养老保险档案管理工作提出更高的要求。目前，社会养老保险业务档案管理主要存在以下几点问题：一是缺少规范化的档案管理制度；二是信息化档案管理水平较低；三是档案管理人员管理素质有待进一步提高。

二、提高社会养老保险业务档案管理工作的对策

（一）完善和规范档案管理制度

社会养老保险档案的保管要做到制度建立、专人负责、安全存放和交接衔接。社保经办机构和企业应建立社会养老保险档案管理制度，明确管理人员分工和职责，对档案建立、维护、交接等环节进行制度化管理。档案纸质材料应当排列整齐有序，储存在专门的场所，重要材料应复印备份，档案电子数据应当有比较强的网络安全性，必须做到异地备份，数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护。这里特别要强调交接环节一定要尤其重视，严防脱节，否则会给后续工作带来无法预计的困难。

（二）对社会养老保险档案进行科学分类和有序整理

1.科学分类档案分类不仅是档案文件整理中的一个工作程序，更重要的是在整个归档文件整理工作中具有主导的作用。没有合理的分类，归档文件收集整理工作就无法开展下去。归档文件只有赋予鲜明的特征，才能加以区别和联系，便于保管和利用。所以，确定养老保险档案的分类标准，实现科学分类，是档案归集、整理和保管的基础，同时又指导着其他各项工作的有序展开。2.平时归档平时归档是立卷人员依照档案分类与范围。将已经办理完毕的文件材料，随时归入临时卷夹（卷盒）内，这就是平时归档。平时归档要“随办随归”，不得积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。3.有序整理档案的整理，应按各类档案的归档范围，由各职能部门负责收集整理。归档文件材料的排列，要按照各类文件材料归档的范围、发生时间、重要程序分门别类地收集和整理，依次进行排列。档案在整理后，要去掉金属物，对破损的应按裱糊技术要求进行托裱。4.合理编号整卷装订的案卷其全部卷内文件要编统一的顺序页号。并以“件”为单位在文件材料的首面加盖归档章。5.编制目录归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、所在页号（或件号）以及备注等项目。件号即文件材料的排列顺序号；责任者是指制发文件材料的组织或个人；文号即发文的字号；题名即文件材料的标题；日期即文件材料的形成时间；页数即填写一件文件材料的总页数；备注即需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出和销毁等。6.标准化装订按照国家最新的档案管理办法，文书类档案可以不装订，可按件和保管期限直接装盒。而会计类和养老保险业务类档案必须装订成册。装订材料，必须选用经档案行政部门认可，符合档案保护要求的安全材质。装订档案，一律采用案卷左侧装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。7.填写卷面案卷封面项目包括：全宗名称、案卷标题、起始时间、保管期限、件、页数和归档号。案卷封面项目的填写，要求内容完整、概括准确、字迹整洁、一目了然。8.档案装盒不同类别、不同年度、不同保管期限的归档文件材料不能放入同一档案盒。档案盒的厚度与归档文件材料的厚度相适应，避免归档文件材料弯曲受损。9.定期移交按照有关规定，凡在工作中形成的在归档范围内的文件材料，均由相关责任部门进行整理、立卷、装订，并定期移交档案部门归档。各职能部门应在次年初向档案管理部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。应归档的文件材料要齐全完整。10.规范排列案卷移交档案室后，管理档案人员要将一个年度、一个类别的案卷进行系统化的排列，使卷与卷之间保持一定联系，固定顺序，便于查找利用。

三、实现社会养老保险信息化、网络化

社会养老保险档案要实现数字化、网络化管理。要充分利用计算机数据库管理功能和网络平台，建立养老保险档案管理信息系统，实现档案管理的数字化和网络化。这是我国社会保障体系建设、社会保障信息化建设和提高社保经办机构管理服务水平的必然要求，也是现代化社会养老保险档案管理的发展方向。档案管理的数字化和网络化不仅有存储量大、检索方便、数据传递快速便捷等优点，而且在实现资源共享、提高统筹层次方面也有现实意义。

四、结语

综上所述，在新形势下，社会养老保险业务档案管理工作仍然是需要关注的一个领域。针对社会养老保险业务档案管理中不适应当前时代需求的问题，要通过完善和规范档案管理制度、提高信息化档案管理水平以及提升档案管理人员素质等途径进行改革，才能确保社会养老保险业务档案管理工作的有效性。

作者:刘志忠 单位:承德县社会保险事业管理局