档案应急管理范文

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对档案采取安全管理工作，首先需要对工作人员的进出进行严格的管理和控制。因为档案管理科室是档案管理部门中最为重要的地方，相关的工作人员必须要根据制定的严格制度进出。科室的制度主要包括这样几个内容：非档案管理科室工作人员严禁出入档案管理科室，如果遇到紧急情况必须要进入科室就需要做好详尽的登记记录；在档案管理室内禁止出现明火，做好消防安全保护工作；下班后要对档案管理室进行严密的巡视和关闭窗门等，保护整个档案管理室的安全性。

二、做好档案管理室内温度和湿度的控制工作

现阶段我国档案资料多数仍然为纸质资料，这就对档案管理室内的温度和湿度提出严格的要求，必须要将其控制在良好的室内温度和湿度中，这样才能延长档案资料使用寿命。档案管理室内一般设置有控制室内温度和湿度的设备，要及时对其进行查看，确保室内的温度和湿度保证在一定的范围之内。根据相关部门制定的规则，档案管理室内的温度一般要控制在十四摄氏度到二十四摄氏度之间，相对湿度则保持在45%-60%之间。一旦在检查过程中，出现任何温度和湿度异常的情况，要立刻采取及时有效的措施加以调整和制止，从而使得温度和湿度恢复到正常的状况。

同时，还有一些相对于高档的档案管理室选择利用恒温的机器设备来确保档案管理室内温度和湿度，从而不断延长档案的使用寿命。

三、档案管理室内的“八防”措施

许多档案管理科是在对档案进行管理和保护过程中，从八个方面加以注意和保护，这八个方面被称之为档案管理的“八防”措施。

（一）防火消防措施。档案资料一般为纸质资料，所以防火工作是保护档案安全的重中之重。这就要相关的工作人员一定要经常性的检查档案管理室内的电路，避免因为线路老化导致引发的火灾。同时，要在档案管理室内设置专门的火灾预防制度，并且在档案管理室内安放大量灭火设备和灭火器材等。

（二）防水措施。档案库房应该建立在十燥的环境下，尽量设置在办公区的高层，远离低地势；库房内不设供水管道；档案管理工作人员尽量不要在库房内喝水，以防损坏档案

（三）防潮措施。档案库房管理工作人员应该严格控制档案库房的温度和湿度，避免档案潮湿现象的出现，保障档案库房的通风性良好，常对库房进行防潮处理，确保档案库房干燥通风。

（四）防霉措施。档案发霉现象在档案库房中经常出现，其原因是在档案库房内密集阴暗环境的影响下，微生物极易发生霉变。因此档案库房要及时清理档案库房内的各种垃圾和灰尘；经常对库房进行通风，保障档案库房的十燥；对档案库房进行空气净化，保障档案库房内空气清新；进行一些防霉处理；确保档案库房内的温度和湿度在合理的范围内。

（五）防虫措施。首先在档案库房的选址时，最好远离潮湿阴暗的环境，远离易产生虫害的厨房、货仓等地；其次，在进行档案入库前，要对库房进行防虫害预处理，在角落内放置驱虫药物，做好预防措施；最后，一旦发现虫害现象，要及时处理，对受害的档案也要进行处理，尽最大可能的减少损失。

（六）防光措施。光的直接照射对档案具有破坏性，尤其是紫外线，会导致纸质变脆，寿命降低。档案库房应尽量建设在没有窗户的房屋内，减少光照。

（七）防尘措施。灰尘会对档案造成隐形的破坏与污染，在档案管理工作中，档案管理人员不可忽视灰尘对档案的破坏作用。档案管理工作人员应该经常对档案进行清理，保持其清洁度；尽量采取一些行之有效的空气净化措施；减少人员的出入，避免带来更多的灰尘。

（八）防盗措施。档案库房应该安装防盗报警系统，设立安全预警机制；档案管理工作人员进出库房要及时锁好门窗并确保门窗的牢固性，发现安全隐患，及时上报，及时解决

四、定期检查、清点档案

档案人员在进行档案管理工作时应该遵循相关工作制度和规范定期对库房内的档案进行检查和清点工作。尤其是在进行档案迁移或更换库房的工作时，一定要认真、细致地做好库房的检查、清点工作，确保库房内档案无问题。

五、档案应急管理

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档案工作是企事业发展中的重点工作之一，从某个角度来讲，档案工作是对资源信息的一种整合，在档案工作长期进行的过程中，经常会受到内部因素或外部因素的影响，而造成突发事件的发生，如果没有科学有效的应急预案的话，带来的损失不堪设想。因此，档案工作突发事件的应急预案编制也倍受关注，应急预案的编制主要遵循防患于未然的原则，并且将档案突发事件预防工作作为整个编制工作的重点，这样才能切实有效地做好档案工作的突发事件应急预案编制工作。另外，档案工作突发事件应急预案编制应不断地完善管理机制、规范防范的手段、强化预案管理的流程，并不断地建立健全的档案工作安全预防机制，从而做到防范于未然，进而有效地提高档案工作人员对自然灾害、重点突发事故的处理能力，确保档案工作的可靠性、安全性。

（二）重视对档案资源的保管

众所周知，档案工作突发事件应急预案的编制，主要是为了保障档案资源的可靠性、安全性，从最根本的角度分析，档案资源应属于一种不可再生资源，一旦档案资源出现损失的话，很难甚至无法对其进行修复。因此，在档案工作突发事件应急预案编制的过程中，应以档案资源的保管作为编制的基本原则，不断地提高档案资源的安全性和可靠性。另外，从企事业发展的角度上来分析，档案资源的损失是与财产损失并存的。因此，对档案工作编制突发事件的应急预案管理，也成为当前企事业单位重点工作之一，必须要做好重大事故以及自然灾害发生的重点预防工作，尽最大限度保护档案资源的安全，将档案资源损失控制到最低。

二、档案管理突发事件应急预案编制的要点

（一）科学合理布局，构建完整的应急预案体系

档案是一个企业在发展过程中的各项信息的汇总，如，业务信息、人员信息等，一旦档案工作出现突发事件，可能会造成部分档案的损失，甚至会毁灭性的损失。因此，必须做好档案突发事件的应急预案编制，并应结合企业的实际发展情况，科学合理的布局，以此来构建完整的应急预案体系，具体要点如下。

1.合理完善档案工作突发事件应急预案的内容体系。

通过对大量档案工作突发事件的调查分析，尤其是档案工作突发事件的情况不同，应对其进行分类、分级。也就是说，在编制档案工作突发事件应急预案的过程中，需要从不同层次、不同级别完善应急预案。另外，在完善应急预案的过程中，应详细阐明应急预案体系的框架结构以及应急的基本流程。同时，要完善一些专项预案，主要指的就是有针对性的应急预案。例如，针对自然灾害引发的火灾、地震灾害、水灾等，根据不同的灾害特点来制定合理的应急预案体系，一旦灾害发生应在第一时间启动应急预案，从而提高对灾害事故处理的有效性。

2.完善应急预案的管理体系。

通过上一部分分析了解到，在制定应急预案的过程中，会根据突发事件的特点制定不同的应急预案，最终形成完整的应急预案体系。然而，由于档案工作突发事件应急预案的多元化特征，因此，必须做好应急预案的管理，完善其管理体系。如，开展纵向到底、横向到边、外延到点的管理方式，将对档案工作突发事件的应急预案管理落实到各个部门，确保应急预案的完善性、适用性、科学性，这样才能避免或降低档案工作突发事件灾害带来的损失。

（二）统筹规划，完善档案工作突发事件应急预案机构

首先，相关企事业单位应成立档案工作突发事件的应急预案编制机构。档案工作突发事件应急预案的编制是一项极为繁琐的工作，为了确保应急预案编制的有效性，应成立专门的应急预案编制机构来执行这项任务，并且，对小组成员进行各自分工，将责任落实到个人，对应急预案进行风险评估、规划等。同时，对档案工作突发事件的应急预案做好相应的审核，确保应急预案的合理性、有效性。其次，应加强对档案工作突发事件应急预案编制人员的配备，应急预案是企事业单位发展的关键，尤其是关乎到档案工作的应急预案编制，必须重视起来，为了提升应急预案编制的有效性，需要将各个岗位人员落实到位，将工作人员的效能充分地发挥出来，这样才能有效地提高应急预案实施的有效性，而且，人员作为应急预案编制的核心，应将自身的正能量充分地发挥出来，进一步提高档案工作突发事件应急预案实施的有效性。最后，应建立合理的档案工作突发事件应急预案工作绩效考核机制。主要是对应急预案编制工作进行绩效考核，要结合实际的工作情况、应急预案的预定期限等方面因素进行考核，绩效考核的目的主要是为了提升档案工作突发事件应急预案编制的有效性。

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中图分类号：G271 文献标识码：A

原标题：高校档案应急管理体系研究

收录日期：2013年5月30日

突发事件是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急处置措施以应对的事件。高校档案作为学校的历史记忆宝库，一旦遭受突发事件的危害，后果不堪设想。加强突发事件下的高校档案管理成为亟待解决的课题。

一、突发事件对高校档案应急管理提出挑战

1、风险意识缺乏。存在必然会有风险，不管这种风险是来自于自然的还是人为的。即使是严格按国家标准建立起来的档案馆，同样会面临各种各样意想不到的风险，历史上那些直到今天仍被学术界推崇的档案建筑与保管措施并不能保证大部分档案的消亡就是明证。近年来，档案在突发事件中频遭损失的情况，暴露出风险意识缺乏的问题。这也是高校档案部门应当借鉴和警惕的。针对自然突发事件，既有的档案保护技术和防护措施相对较为成熟，也积累了较为丰富的经验。近年来人为突发事件在高校有日趋增长之势，需要格外引起重视。

2、应对能力不足。突发事件下的档案应急管理包括预案编制、预测预警、信息报送、应急处理、信息、恢复抢救、调查评估等一系列环节，牵涉到组织架构、资源配置、配套支持等。这决定了高校档案应急管理不能局限于某一环节、某一领域，而必须从更高的层面来进行一种顶层设计，构建起包括应急体制、机制、预案等各方面内容，涵盖了档案危机预防、处置和恢复等全过程的档案应急管理体系。从现实情况来看，这方面还存在许多薄弱环节，缺乏足够的资源支持，缺乏有效的整体应对能力。加之危机管理框架下的档案管理研究是一个新兴领域，理论研究尚待深化，实践性有待检验。这些都势必对高校档案应急管理构成严峻挑战。

3、重要难题来自于分级机制不完备。突发事件应急处置的特点和基于成本效益的分析，都要求档案应急管理必须保重点、保核心。这就需要有相应的档案安全分级机制来支撑。正如档案价值鉴定是档案工作中最困难的一环，现实中这方面也同样是弱项。高校档案机构一方面在存放档案时考虑到将重要、珍贵档案集中存放的并不多，另一方面也缺乏针对档案安全管理状况的风险等级评估。这就有可能导致在面对突发事件时，难以在有限的时间集中资源重点应对，最终贻误时机，出现“玉石俱焚”的后果。

二、高校档案应急管理应对策略

1、树立档案风险防范意识。强烈的风险意识是应对突发事件所必须具备的意识。由于产生和诱发的因素很多，突发事件很难做到及时预知预报，它更多的是建立在对既往事件和知识经验的积累和推断分析上。当准备投入很大但并未发生或造成后果不像预想的那么严重时，就可能造成浪费，这也是导致很多人对此掉以轻心的原因。高校档案部门相对内向封闭，似乎发生几率不大，但若无准备，也许不经意间它就悄然袭来，猝不及防下造成的损失可能更大。正是基于强烈的风险意识，国际档案学界就档案机构应对突发事件已达成一个共识：最好的救灾措施就是预防灾害，预防比灾后恢复更富有成效。强烈的风险意识有助于我们将着力点放在预防为主，防患于未然。

2、建立高校档案应急体制。根据2007年颁布的《突发事件应对法》，我国已建立统一领导、综合协调、分类管理、分级负责、属地管理为主的应急管理体制。相应地，我们可以在学校应急管理的整体框架下分三个层面组建有关的档案应急组织。指挥层面，学校整体应急机构可视作档案应急管理的指挥机构；管理层面，可成立突发事件档案应急管理领导小组，组长建议由分管档案工作校领导担任，设有学校档案工作委员会的则由委员会主任担任，组员由档案部门及相关职能部处负责人组成；操作层面，档案机构内部成立由档案业务骨干及有关专家组成的应急小分队。对于某些档案突发事件，还要根据有关规定向上级应急管理机构上报处置。据此，通过分级处理、分级响应，形成一个自上而下和充分协调的档案应急管理组织指挥体系。

3、制定高校档案应急预案。预案是高校档案应急管理的核心和关键。国外的各类档案机构包括国家档案馆、地方档案馆、大学档案馆，大多制定了相应的防灾计划或应急处置方案。我国许多高校也制定了有整体的或专项的突发事件应急预案。相对而言，高校档案应急预案的制定起步晚，更待完善。

4、完善高校档案应急机制。高校档案应急机制包括档案危机预警机制、应急资源调配与调动机制、档案危机化解机制。本着预防为主的原则，档案危机预警机制居于首位。档案危机预警机制，主要是通过制定档案部门应急预案，加强档案安全预警和信息报告制度，采取适当的预防措施，避免突发事件发生，减少档案损失后果。对重要、珍贵档案，特别要注意进行多重备份或适当集中保管，提高其安全等级和系数，从而以最有限的资源来实施最有效的保护。

5、加强高校档案应急管理相关研究。高校档案应急管理作为一个新情况、新问题，其中有很多方面需要去研究。诸如如何判定风险，怎样防范应对风险，要建设什么样的应急管理体系，如何评估应急管理的成效，怎样通过高校档案应急管理来推动高校档案管理方式和理念创新等。这就要求我们加强相关的研究，并及时做好相关研究成果的推广，力求不论是档案管理理论的成果，还是其他领域应急管理研究的实际进展，都能尽最大可能整合到高校档案应急管理预案中，从而尽可能为应对突发事件提供理论支持和现实指导。

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引青济秦工程是在1989年秦皇岛市遇到了35年一遇的严重干旱，全市面临断水危机的情况下，经市委、市政府决策应急兴建的。引青济秦工程的建设解除了1990年秦皇岛市的断水危机，同时也为淡水资源十分匮乏、地表水又不丰富的秦皇岛市的发展提供了一个稳定可靠的水源和完整的输水系统。引青济秦工程档案包括从工程项目提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程中形成的文字、表格、声像、图纸等各种载体材料，现有档案资料758卷。加强引青济秦工程档案管理和利用是保证工程安全运行，充分发挥工程效益的重要条件。引青济秦工程档案为工程维修、管理、改建、扩建等工作提供了重要依据，保证了工程的安全运行。特别是随着城市建设步伐的加快，与引青相交叉的工程日益增多，引青济秦工程档案为交叉工程施工提供了参考依据，同时也保证了引青工程免遭破坏。

2引青济秦工程档案发挥的重要作用

2.1引青济秦工程档案为工程维修、管理、改建、扩建提供重要依据

引青济秦工程担负着60%以上的城市供水任务，特别是担负着暑期北戴河的供水任务。截至2010年，自供水以来，累计向城市供水11.56亿m3，农业供水11.07亿m3。引青工程不仅保证了全市工业、交通、能源和旅游业发展的需要，而且从根本上改善了秦皇岛市的投资环境，为近年来落户秦皇岛的大型企业提供了用水保证，为秦皇岛市经济发展增添了活力。引青工程对秦皇岛市生态环境产生了积极的影响：水源的丰富避免了海水的倒灌和地面污水的侵入；改善和恢复了市区内河道、海口的生态平衡。引青工程对秦皇岛市社会稳定、经济发展和城市建设起到了支撑和保障作用，取得了显著经济效益、社会效益和生态效益，是支撑秦皇岛市经济社会发展的生命线。因此，为保证引青工程的安全运行，充分发挥并提高其工程效益，延长工程的使用寿命，必须认真做好工程设计、施工、养护维修等工作，而工程档案是做好这些工作的必要条件。随着工程运行年限的增加，引青工程的老化与安全隐患问题也随之增加，必须依据工程档案对工程隐患进行详细调查、分析，然后根据具体情况决定对其采取修补或加固的方法与措施。近年来，引青济秦工程又相继完成了洋河水库除险加固工程、东线扩建一期、东线扩建二期、东西线对接、西线改造等工程，总投资3～4亿元，使引青工程功能进一步完善，供水保证进一步提高。通过查找档案，掌握了准确可靠的资料，设计出最佳施工方案，节省施工资金及时间。

2.2为领导决策，科学研究提供科学依据

当水旱灾害出现的时候，档案中的有关数据（如水库容量、目前水位与蓄水情况等）就是领导决策必不可少的依据。引青济秦工程的历年水质监测资料记录了引青工程城市供水水质、引青工程水源地洋河水库水质、以及水库上游西洋河流域薯粉加工污水排放期的水质情况，这些数据对于开展洋河水库富营养化治理工作，保护好秦皇岛市的重要水源地，控制和治理水污染，保障城市供水水质具有重要意义。

2.3引青济秦工程档案为交叉工程的决策、设计起到重要凭证和依据作用

随着秦皇岛市经济建设的发展，与引青管线相交叉工程日益增多，例如秦抚快速路、津秦客运专线等工程、商住房开发等，真实、完整、可靠的工程档案是签订交叉工程保护协议的依据，能够保证引青管线不受破坏，又能为交叉工程项目的规划建设提供参考。

3加强引青济秦工程档案管理工作的措施

3.1着力做好档案管理的制度化、规范化建设

为规范档案资料的管理，要建立健全按《档案员岗位责任制》、《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》等规章制度，明确岗位职责及相应的归档流程。坚持档案工作与整个工程建设同步进行、同步管理，确保工程档案的真实性、完整性、准确性、安全性。要树立全员档案意识，集体参与，使档案的收集工作保质保量，做到完整、准确、系统。另外，实行档案人员走进现场，及时监督指导工程档案的收集、整理、归档工作，这样既改变了档案管理工作的附属地位，又提高了档案工作的效率，使收集归档工作顺利进行。

3.2着力提高档案管理的信息化、网络化建设

档案管理的信息化就是将现代计算机技术、通讯技术、网络技术充分运用于档案信息资源的形成、收集、整理、保存、管理和开发利用等活动中，以实现档案的最大经济价值和社会价值。一是积极推进档案数据库建设和多媒体数据库建设，通过对纸质、录音、录像、照片或其他类型载体档案的数字化工作，使档案资料更加便于研究和利用，提高档案检索、内容查询功能的实用性、快捷性、多样性，实现档案信息数字化、存储海量化；二是建立统一的档案管理平台和网络系统，实现档案系统内部的连接与地区网的连接，形成高效管理和开发利用档案信息资源的网络管理系统，达到档案管理自动化、信息传递网络化。

3.3着力提高档案管理人员的综合素质

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0引言

房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表及照片等文件材料。随着我国经济的迅猛发展，近些年，房地产行业崛起，房地产增量的同时也带来了房地产档案管理难度的增加。而数字化技术的到来为管理部门提供了解决难题的方案，不仅将档案管理的传统方式进行了革新，与手工处理相比较，数字化技术大大提高了处理效率。另外，智能化是数字化技术的显著特征，大量的数据文档通过数字化技术的处理，效率有明显的提高，并且在网络应用的基础上还能够使数据资源进行分享和交流，管理效果十分明显。因此，运用数字化技术进行房地产档案管理是社会发展的必然趋势，也是房地产发展的必然需求。

1房地产档案管理数字化的内涵及数字化运用的注意事项

目前，房地产档案管理数字化主要通过大量地运用现代电子计算机技术以及现代化的摄影扫描技术完成，在此过程中将大量的纸质数据转化为数字化信息，通过电子计算机的形式加以保存，建立相应的电子信息库，进一步方便相关数据的整理，加强数据的管理，提升相关档案的使用效率，增强在档案管理方面的安全性能。在当下的房地产档案数字化管理中，档案一般被划分为三类，通常以档案原件、扫描件和数据档案的形式表现出来，数据档案是档案数字化的最终结果。在数据化档案的管理当中，必须按照一定的原则对相关数据档案开展管理，这些原则中最为重要的就是安全性。虽然现代化网络技术给人们带来了便捷，但是在网络环境中倘若没有较好的保护措施，相关信息的安全性很难得到保障。为了保证相关信息的安全性，房地产企业应当做好充分的准备，从细节入手认真仔细地做好每个环节的安全工作，安装相应的防木马软件，聘请专业的技术人才充当顾问，使档案的安全性得到充分的保障。

2房地产档案管理的特点

2.1专业性和项目性

专业性和项目性是房地产档案管理最为突出的特点。所谓专业性，意思是房地产档案的专业性比较强，这是由房地产档案的产生基础而决定的，其档案资料一般是管理活动中的真实资料。项目性指的是房地产建设与管理过程分为许多项目，根据不同项目建立档案资料，管理也就相应根据项目而区分。

2.2分散性和集中性

房地产档案管理的另一个特点是分散性和集中性。鉴于房地产项目的开发过程中，不同项目有着不同的工作内容和流程，所以项目资料的整理就比较分散，档案也就需要采取分散的管理方式。从另外一个角度看，即使项目不同区分不同，但是从整体项目角度出发，是需要集中管理才能实现整个项目的管理目标的。因此，房地产档案管理要把分散管理与集中管理结合起来，才能实现档案管理的最终目的和效果。

3数字化技术在房地产档案管理中的应用

3.1在档案检索和查询中的应用

数字化技术对房地产档案管理的贡献很大，比较突出的一点是能够实现快速的档案检索和查询。传统的手工检索和查询需要确定位置和顺序后再进行查询，而在数字化技术基础上的检索和查询，只需要输入检索内容，数据库就可以省略传统方式的繁琐步骤，快速获得结果，检索十分快捷方便。除此之外，运用数字化技术时，检索和查询不会受时间和空间的影响，能够随时进行，充分利用了档案的价值。

3.2在系统权限设置方面的应用

在房地产档案的管理中，要确保数据信息的真实和完整，就在安全方面设置权限。档案管理中，通过应用数字化技术，将各环节划分开，并进行权限设置，这样一来，房地产档案管理不仅清晰了许多，安全程度也增强了不少，档案安全管理效果也非常显著。

3.3在档案统计工作中的应用

随着房地产行业的发展，信息量越来越大，需要以更先进的技术和形式来满足工作需要。因此，要应用数字化技术，实现房地产档案的科学分类和合理编制，这对于档案的统计效率和管理效果有着重要的意义，有效消除了人工处理的弊端。另外，纸质形式的档案保存受到条件限制，一旦保存不当就会造成档案资料的破坏，例如发生火灾的情况，会使档案统计工作无法进行下去，而数字化技术则避免了这些问题的困扰，通过将资料数字化存档，能够确保信息更加完整，统计效率和质量更加高效。总之，档案统计工作，离不来数字化技术的应用。

3.4在档案分析中的应用

所谓档案分析，是指通过对档案的整理和分析形成有价值的信息，提供给人们所用，使其进行必要的活动。以数字化技术为基础的分析，过程迅速，结果准确，与传统分析手法相比，分析所用的时间较短，而且分析得出的结果精确且符合需求，使档案的价值得到了积极的发挥。因此，在房地产档案管理中，采取信息技术手段不断进行档案分析，通过组合运用档案数据，不仅能够提高档案利用效率，在一定程度上对于其他工作的开展也能够起到积极的辅助作用。

4加强房地产档案管理数字化的策略和方法

首先，在房地产档案管理数字化发展的趋势下，仅仅做好数据信息的管理是不够的，还要在整体制度的管理上下手，寻找更适合的策略和方法。相关部门应借助数字化的信息手段，对管理制度进行深化。在人才建设方面，需要引进更多的专业性强的信息化人才，以满足时展的要求。在具体的档案管理工作中，根据实际情况和具体应用情况进行合理的划分，制订科学的档案管理方案，从一定程度上确保档案的安全系数，降低档案信息被破坏的风险，面对不安全的信息管理环境，建立应急预案，当管理系统遭到损坏时，能够及时有效地进行应急处理，最大程度降低房地产档案的损失。其次，在数字化的档案管理方面，要从多方面完善具体规章制度，尤其在数字化系统的具体应用中，通过高效的管理制度，创造一个房地产档案管理的良好基础。档案管理运行环境包括人员操作的制约，也包括外界条件的影响。这些方面的忽略都有可能给数据化档案管理工作带来障碍。总之，运行环境的管控是一个复杂而系统的过程，只有通过对操作进行规范、对应用系统的软硬件进行合理配置、明确相关监督和责任主体，才能确保数字化技术的应用效果，体现房地产档案的真正价值。最后，虽然数字化技术下的房地产档案管理工作有诸多方面的优势和突出效果，但由于信息原件是数据化档案管理的前提和基础，所以，对档案资料原件的管理和保护也不能懈怠。可以建立设备设施完善的档案室，指派专人进行保护。在房地产档案资料的运用中，严禁随意篡改，从而确保原始档案的真实性。实施原件保护措施，不仅能够在前期预防数字化技术应用过程中房地产档案数据信息出错，还能够在后期针对已出现的错误及时追踪到原件进行查询和修改。

5结语

数字化技术应用于房地产档案管理中，无论是对于档案管理还是房地产建设管理都起到了积极的作用，提高了档案管理工作的效率和质量。未来，数字化技术在房地产档案管理中的应用将会更加普遍，但同时也充满挑战。因此，相关管理部门应积极积累和探索应用经验，将更加科学合理的应用成果充分引进到房地产档案管理中来，采取有效的管控措施，强化数据化档案管理的风险控制，最大程度地预防和处理安全事故，确保房地产档案的安全性，促进房地产行业的发展。

主要参考文献

［1］谢靖.浅议房管档案的信息化建设［J］.上海房地,2016(11).

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“6S管理法”起源于日本，被誉为现代企业管理的经典之作，包括整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全六要素（日语罗马拼音均以“S”开头，故简称“6S”）。“6S”管理主要是榱颂岣咝率、保证质量，使工作环境整洁有序、预防为主、保证安全，本职上就是一种执行力、强调纪律性的工作文化，能为其他管理活动提供优质的管理平台。

现阶段，档案管理需要与时俱进，党政机关引入现代工厂通行的“6S管理法”，传统融入现代，二者辩证统一，具有高度契合性，注入新的理念，实现有机融合，必将极大地促进档案管理工作的规范化、制度化、科学化。

二、党政机关档案管理的意义及存在问题

党政机关档案管理的重要意义，一是在于前文所述的“对于一个单位、一个区域或一项工作具有重要影响”，尤其是在当前机关工作千头万绪、涉及面广、工作量大、政策性强的背景下，随着档案工作越来越被重视，档案管理的规范化、制度化、科学化也愈发显得重要。二是在于各类资源的信息储备，通过对档案的规范化管理，从而为今后工作留下重要的历史依据，为领导决策提供丰富、准确、详实的参考。三是通过档案的科学性、规范性管理，将碎片式的历史信息、文字资料、重要文件梳理归纳于一体，加以标准化、制度化，能够衡量出一个单位各项工作的管理水平，提升自身形象。但传统意义上的档案管理，往往存在很多问题和不足。

（一）数量庞杂，分类不清。对于一个单位或一个系统而言，因其工作千枝万节，档案管理往往会形成海纳百川之势，可谓上面千条线、下面一根针。如果仍沿用过去的管理方法，将大批量的档案简单划分后装箱存档，会对今后的调阅、查询造成巨大的负担，严重影响工作效率。因此，如何做到让档案的梳理、分类、归档更加科学化，如何更好地运用信息化手段，如何合理有效保存具有留存价值的实体档案（如纪念章、奖杯、锦旗等），是今后需要认真考虑并加以解决的问题。

（二）制度缺失，流程不畅。这是档案管理工作中存在的最大弊端，大多数单位的档案工作，因其重视程度、工作力度等问题，只是形式上、程序化的简单堆积、随意摆放，究其原因是没有对档案形成严格成型的制度，没有统一的标准，加之接收、归档、移交、借阅、保密、销毁等流程不明确，很容易造成工作疏漏或遗失，给一个单位造成工作被动。

（三）人才不足、环境滞后。一方面，档案管理是一项专业性较强的工作，需要长期工作才能做到对档案了如指掌、分类把握。但很多单位没有专业的队伍、专业的人才、固定的岗位、固定的场所，且人员的流动性较强，长此以往便难以保障档案管理的标准化和延续性。同时，基础条件投入不足，且很少有单位会严格按照《档案馆建筑设计规范》执行，面积过小，环境脏乱，安全隐患较多，缺乏硬件等等，都严重制约了档案管理水平。

三、“6S管理法”在现代档案管理中的应用

（一）整理――有留有弃、腾出空间，营造清爽氛围。整理的过程实际上就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁，是档案管理中最重要也是难度最大的工作。因此，首先要进一步明确档案室的归档范围，重新清点和归纳所有现存的各类资料，除归档范围之内的必需要件（要物）外，其余无用的、积压的、暂存的档案一律消除掉，以此最大程度地腾出空间、用活空间，打造清新舒爽、整洁干净的环境。

（二）整顿――科学布局、标识管理，严格定位归档。首先要积极向上级大力争取空间、硬件等方面的工作支持，保证足量的工作投入；其次要执行标识化管理，将所有文件及物品按照“五定”原则，即：定类、定点、定位、定册、定柜后上架摆放和保管，同时按照“三级”原则，即：以上级、平级、下级为来源做好归档工作。第三要在条件允许的情况下实行信息化管理，收纳文件随时录入电子化检索系统。通过以上标识化管理、定位化摆放、信息化记录，将有利于档案工作效率的提高。

（三）清扫――清除垃圾、美化环境，务求干净靓丽。无论是工作场所还是库房专柜，干净整洁的环境既有益快乐工作也有益于工作开展。一是全面清理打扫。档案室实施整体大扫除，重点对档案存放地点的各边角和隐藏处进行定点清理。二是制定清扫标准，作为长期固定规范张贴在显著位置。三要保障设备运行。鉴于档案管理工作随机性强、工作量大等因素，每日要随时查看计算机、打印机、扫描仪、文件柜等设备是否正常运行，尤其是电子化存档文件更要慎之又慎，避免数据遗失给档案工作带来的巨大损失。

（四）清洁――建章立制、贯彻到底，保持最佳状态。在严格落实整理、整顿、清扫的基础上，制定严格的工作制度和程序标准，并一以贯之地执行下去，使每个环节都有据可依、有章可循、有序推进。通过一系列规章制度的落实，让标识和档案码更加明确、物品摆放井井有条、各类文件卷宗整齐划一，从而更加便于档案的管理、查询和借阅，使档案工作能够始终维持良好运转的状态。

（五）安全――高度重视、消除隐患，确保万无一失。档案管理留存着大量的历史文件和工作记录，信息的安全性至关重要。因此，要牢固树立“档案工作是家事、档案管理无小事”的思想，务求实现“三个零”目标，即：登记录入零差错、设备运行零故障、物品安全零风险。作为档案管理员，尤其要严格对照《档案馆建筑设计规范》，确保档案保管场所达到耐久、耐火、抗震标准，认真排查防潮与防水、防日光及紫外线照射、防尘与防污染、防蛀、防鼠与防盗等隐患，保证档案文件的文本安全和信息安全。

（六）素养――养成习惯、明确流程，提高管理水平。档案管理既是精细作业，也是系统工程，因此档案管理员要更加注重从两方面提升综合素质和业务水平。一方面要坚持习惯养成，强化精细意识和工作执行力，并将过往形成的好习惯、好作风、好制度落实好、传承好，形成人人依规办事、工作简洁明了的氛围；另一方面要明确工作流程，结合工作岗位实际，重新梳理和细化档案管理的接收、分类、立卷、归档、交接、整理、统计、借阅、保密、鉴定销毁等流程，以严格的“过程控制”，保证档案管理工作的顺利开展。

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随着国家的综合实力的提高，我国各个方面都在快速发展，各方面都有日新月异的变化，尤其是科学技术方面更是跻身于世界前列。21世纪是信息化的网络时代，网络已经渗透到人们生活的各个层面。计算机行业是各行各业的领头军，计算机技术的发展也促进了其它行业的快速发展，尤其是在档案管理方面，有了计算机加入，使档案管理更加的方便、快捷。对于公安机关来说，机关内的档案非常重要，不仅重要，而且数据量非常大，这也加大了公安管理人员的管理难度。传统的档案储存方式过于繁琐，易丢失，运用计算机管理就很好的解决了数据大、整理繁琐等传统管理方法所解决不了的问题。公安机关的档案管理使用计算机技术，使数据和案例的整理更加的简便，查询也更加的方便，提高了公安机关人员的工作效率，也使国家机关的管理体制更加健全，更加的合理有序，促进公安机关档案的可持续发展。但是，这种好的管理方法还没实现完全普及，有些地区仍使用传统的档案管理方法。所以本文通过阐述传统档案管理的弊端，以及对计算机技术在公安机关档案管理中的应用的优势介绍，让人们再次了解到计算机技术对档案管理的重要意义。

1 我国公安档案现状

从计算机引入我国以来，电脑行业就快速发展，计算机已经成为各个行业中不可缺少的设备之一，自然国家机关更不例外。公安机关的档案是指公安机关在履行国家法律赋予公安机关的职责活动中直接形成的具有保存价值的公安专用文件材料。它主要包括公安文学档案、公安声像档案、公安会计档案、公安人事档案等。简单地来说，就是指一些警员的资料、犯罪分子的案例、犯罪证物和公安人员办事的费用记录等。公安档案管理工作不仅是公安工作中的重要组成部分，也是国家档案工作的重要组成部分。档案的井然有序，才能使它在打击犯罪、保护人们和维护社会稳定中发挥重要的作用。所以，加强档案管理是目前公安机关的紧迫任务之一。

2 我国公安机关档案管理的现状

在信息化的今天，计算机加入到机关的档案管理中是必然的趋势。我国虽然在一些发达地区实现了在公安机关的档案管理中使用计算机技术，但仍有一些地区没有使用这一新技术，而仍使用传统的管理方法。传统的档案管理方法主要是以人为本，使机关人员的工作负担加重，有耗费时间长，人力耗费大、工作效率低等特点。即便有这些劣势，但这些地区的人员仍不想使用计算机管理档案的方式，不愿意学习新的计算机技术，可见他们对于信息化档案管理的认识不够，仍固守传统的简单整理文件的模式，认为用计算机管理档案过于麻烦，对新的管理方式有抵触心理。计算机管理机关档案，所有的数据都需要人工录入，并且要按照材料的分类归档保管，档案信息的输入、检索、利用等工作都必须按照规定的流程进行，刚开始会比较的繁琐，这也使一些工作人员不愿意使用这种新的档案管理方法，看不到这种方法的好处，对于管理方法的变革不够重视。其次，有些机关人员对于这种新的档案管理方式不熟悉、不了解，甚至对于这种新的系统不会使用，认为现学这种信息化管理方式，太过困难，认为传统的模式也比较方便，这也是信息化档案管理模式全面推行的阻力之一。造成了我国现在公安机关档案管理的现状是：国家想要推行新的信息化的管理方式，但某些地方人员更依赖于传统的档案管理方式，这就造成了矛盾。但不可否认的是，信息化的档案管理方式更适合现代化社会的发展，在信息量如此大的社会，数字化的管理方式使信息查找起来更加的方便快捷。

3 计算机技术在公安机关档案管理中的作用

在地大物博的中国，资料数据非常庞大，所以对档案科学化管理是非常重要的，但现在，一些公安机关人员渐渐的弱视了档案管理的重要性。公安机关的档案繁琐而且数据量庞大，传统的档案管理容易引发很多问题。如资料的丢失，传统的纸质版的保存不能很好长久地储存资料，容易造成资料的丢失；资料的损毁，简单地文件整理，然后放入档案室，对于长时间的储存文件来说，极容易被损坏，造成不可挽回的损失；查找案例的繁琐，在警察办案中很重要的就是对于案件的深入了解，对于嫌疑犯的了解，那么这时就需要对以往的案例进行查找和利用，而传统的档案管理方式使案例的查找变得更加困难。而信息化的档案管理就很好的解决了这些问题，计算机技术在档案信息管理中的兴起已成为了一个必然的趋势。

计算机技术在档案管理应用方面与传统的方式相比有很多不同之处，已成为机关档案信息管理方面的必要保障。首先，信息化的管理很好的解决了传统管理方式中资料易丢失、易损毁等问题，只要简单地录入数据，根据文件的类别进行归档、备份，那么档案一般就不会丢失；其次，对于公安机关的档案管理信息来说，最重要的是对于信息的查找与利用，在计算机系统中输入数据之后，按年代或地区等方式进行分类放置，查找时，只要在搜索栏搜索想要的数据就可以了，节约了传统管理方法中一一查找的时间，提高了工作效率；扩展了资源共享范围，传统的档案管理受到有限的信息传送技术的影响，无法进一步对资源范围进行拓展，而计算机管理方式就可以很快的进行信息传送，扩展资源共享的范围与区域；使档案信息更加组织化、系统化，更好地维护了历史的真实面貌；实现了公安档案管理同现代技术的有机结合，使公安档案管理更加适应网络现代化的发展，使档案管理工作走上良性发展的道路。

4 计算机技术在公安档案管理中运用的意义

随着计算机技术的飞速发展，公安档案管理工作的重要性进一步加强，人们对于档案管理的认识也逐渐的加强。在档案管理中使用计算机技术，使档案信息更加的组织化、系统化，更好地重现历史的真实面貌。科学规范的公安档案管理，是民生建设的重要组成部分，是衡量一个单位管理水平的重要尺度。

参考文献

[1]胡海敏.浅析计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].网络安全技术与应用，2015（04）：49-51.

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Abstract: With the development of information and technology, the computer has been widely applied to the engineering field. Archives information construction is an irresistible trend, electronic files has many characteristics better than paper files, thus the formation of a large number of electronic documents has become an important object of the file management, especially in the electronic document archiving, preservation, management, output and other work has become an important part of the normal operation of the construction units.Keywords:

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

前言

随着信息技术迅猛发展,计算机被广泛应用到各个领域,包括工程建设领域。这样以来,工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程建设单位正常运营的重要环节。所以,全方位做好工程建设中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此,笔者主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨

一、电子档案

电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。

二、电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。

2、通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

3、直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

三、加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。

1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力

在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。

2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求

随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

四、做好电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。

1、建立档案利用制度，整合各类档案资源

要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失

电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整

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2农村经济经营管理档案工作存在的问题

由于现实种种原因，农村经营管理档案工作还处于混乱状态，农经工作资料还有不重视、甚至少数人不当回事的现象。

2.1对农经工作档案的重视程度不够

长期以来，相当一部分人员、尤其是一部分老农经人员有不重视农经工作档案资料的惯性心理。甚至有部分农扣部门的领导、干部对档案工作的认识存在误区，一个认识误区是：认为这些资料‘我’要用的，如果‘你’拿去存档了，‘我’要用就不方便，用起来去查档案好麻烦的！认为档案就是保管着就行，自己是领导、是干部就放在自己柜子里，要用时拿出来用一下，过后又自己锁着。要么随便整理一下就可以了，自己认为不要丢失，不要泄密就行了。这种想法和做法使得应该及时存档的资料长久的滞留在其身边，本应存档的资料长时间未入档。另一个认识误区是：对于当年本应该移交存档的材料抱着敷衍的态度，也就是只移交一部分材料，使存档资料收集不齐全。这种现象导致档案管理工作质量下降，即影响了档案管理工作也无形的有影响了工作人员的工作积极性。

2.2档案管理人员专业技能不高

农经工作的档案管理人员往往是兼职的，没有专业的档案管理知识，对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案意识有些淡薄。加之自身本职工作事情多，他们（她们）日常的工作往往比档案工作显得更重要，档案工作就是兼着干的，对档案工作的管理显得精力上投入不足，这样就影响了档案管理的质量。管理人员在思想意识上提不起来，档案管理这项工作自身的重视程度就不够。极个别的档案管理人员对日常事务中的资料，只是放人档案盒子里，没有按年度及时整理归类、归档、并装订，这种容易造成遗失情况的现象似乎还未引起重视，同样是严重影响档案管理质量。

2.3档案管理硬件设施差

对农经档案管理必备的硬件设施差，现实工作中农经档案室要么兼用要么偏狭窄空间小。因硬件设施差或设备不配套，时间长了就会引起档案材料霉变、甚至虫蛀，影响档案的美观整洁及完整，影响保管质量。

3完善农经档案管理工作的对策

3.1健全农经工作档案管理制度

上级部门应对农村经济经营管理的档案管理工作建立对应的档案制度。体现如下的要求：

3.1.1　合理、科学。为适应新需要，建立档案管理制度要符合农村经营管理工作实际和档案管理工作实际。

3.1.2　简明、实用。建立的档案管理制度具有适应农经工作的操作性，分类方便实用、简便易行、可操作性要强，以更好的发挥档案管理的作用。

3.1.3　制度要有约束性。领导对档案工作的重视程度直接影响着档案工作制度的顺利执行，而档案管理人员是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。

3.1.4　制度要体现严肃性。农经档案管理工作好坏体现了农经档案管理制度的执行情况，农经档案工作制度在执行的过程中，应该有上级部门的检查和业务指导，应提供交流平台。如果平普拉塔的、抱着不思进取的思想还以老套路管理农经档案，那再有完善的制度也只会是空壳。

3.2加强农经档案化采用信息化管理

探索新的管理模式，使农经档案工作更科学、更实用。信息化是当今社会发展的一大趋势，应尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高农经档案工作的效率和水平。

3.3提高档案管理人员素质

要加强农经档案工作队伍建设。一是让兼职的档案管理人员接受专业知识培训，进一步熟悉档案管理工作的各个环节和基本要求，真正掌握科学管理档案的原则和方法，这样既提高工作效率又提高工作质量，同时也提升了服务；二是上级部门应创造条件使档案管理人员相互间有交流空间，有切磋工作经验、进行有效沟通的平台。三是领导要注意对农经档案管理人员作正确引导，在工作上应体现关心、理解、支持，以充分发挥档案管理人员的积极性和创造性，不能听之任之、放任自流、不管不问；四是农经档案管理人员应选择政治思想可靠、作风正派、责任心强的人员，要注重自身政治水平的提高；五是通过参加培训的方式或自学方式提高农经档案管理工作水平、规范档案管理工作、提高服务质量。

3.4强化服务意识，提高管理水平

农经档案管理人员要树立正确的服务性观念。要端正服务态度，吃得苦、耐得气，树立创新意识，提高服务质量。使农经档案资料充分地为农村工作服务，这也是农经档案管理工作者义不容辞的责任。

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以前的机关档案管理是以档案室为主，纸质记录为辅，用纸作为载体，记录、收集、管理档案，纸有易燃、易霉和保存时间短等缺点，非常不利于档案的管理[1]。随着网络的普及，老式的机关档案管理模式在某些方面也逐渐被网络所替代。研究网络环境对机关档案管理的影响对于机关单位来说有着重要的现实意义。

1 网络环境对机关档案的产生的积极影响

1.1 档案的形成过程发生了变化

以前传统的机关档案产生的过程，主要是通过人工以纸质文件记录、整理的方式来完成的，这个档案产生过程相对缓慢，要靠大量的人力和物力支持，如果在记录过程中出现错误，非常不易于修改。而利用网络办公，实行对机关档案的管理，完美的解决了这了这些问题，打字记录的方式远远比写字记录饿方式快，电脑文档记录只占电脑内存而不消耗其他资源，一旦出现错误也可以随时进行更改。

1.2 档案的载体形式发生了变化

传统的纸质载体一方面不利于档案长久的保存和查找，另一方面也容易造成资源浪费。机关档案实行网络化管理，以更为便捷的记录方式、快速的传输速度开始取代传统纸质办公模式。而且在网络环境中，有着更为立体化的内容，比如说影像和图片，可以在档案中插入图片或者影像，可以更为完整的展示需要传达的内容，使得枯燥的内容变的更加丰富、生动。而且电子档的档案保存的时间更为长久，查找起来更为方便，省时又省力。电子档的档案在传输中也不是纸质文件能够比拟的，电子档的档案传输速度迅速且不易丢失，在机关单位局域网内就能完成办公。电子档档案的备份也比纸质的简单许多，有个U盘就可以了，或者直接上传到网盘中。电子档的档案还可以进行加密处理，这也是纸质文件所不能做到的。

1.3 档案管理的模式发生了变化

机关单位采用网络管理档案的模式取代旧的纸质档案管理模式，实现了档案现代化管理，是档案管理模式的创新与进步。而传统的档案管理模式要求档案管理人员只需要负责档案整理、归档、保存以及查阅等简单的工作就可以了[2]。

2 网络环境下机关档案管理存在的问题

2.1 档案管理人员计算机水平不达标

计算机现在已经是机关现代化办公的必需品，但是毕竟进入机关单位的时间较短，一些年龄稍大点的档案管理人员对计算机的运用并不是十分的熟练，因而在操作方便就会存在各式各样的问题，比如不知道excel如何计算公式、如何插入表格等，这些问题特别容易造成档案资料的错误。

2.2 档案管理人员对电子档案管理方面存在问题

档案管理人员对电子档案管理和保护意识不强，是目前很多机关单位在电子档案管理方面所存在的问题，严重点说这就是“通病”。再加上电子档案归属范围不够明确细致，机关单位内部存在着交叉作业的情况，某些机密电子档案也没有设置密码，档案管理人员没有树立正确的管理理念，对档案的保护意识方面较为薄弱，缺乏应有的责任心和职业素养，由于体制改革所致现在的机关单位都是所谓的“合同工”，这就更加降低了档案管理人员的管理效果，更别提有效保护机关单位档案，以上原因都会致使档案管理的难度加大。

2.3 硬件、软件设备不统一

现阶段在国内办公网络化方面的硬件设备和软件设备还没有一个具体标准，机关单位在此的选择上空间很大，所以就造成了硬件、软件方面的差异化、造成有些文件格式打不开的情况。

2.4 领导对机关档案管理工作不重视

有些领导对机关档案管理重视程度不够，对关于电子档案的法律法规政策也相对的缺乏了解，造成这些的主要原因就是：负责电子档案管理的工作人员更替频繁，由于体制改革等问题使得现在很多档案管理人员都是所谓的“合同工”，在职人员的频繁变化，使得电子档案保管人员成了可有可无的职位，有些机关单位甚至就没有设立档案保管员这个职位；电子档案也不是时时刻刻都需要用得上，不能引起领导的重视；某些观念老旧，思想还停留在传统档案管理时期。

3 网络环境下机关档案管理的几点建议

3.1 提高机关档案管理人员的计算机水平

机关单位应组织档案管理人员在计算机方面的学习，提高档案管理人员的相关知识储备，尤其是办公软件的正确操作与使用，这关系到档案管理工作是否有效的进行。在网络信息化飞速发展的今天，机关单位档案管理人员是档案的管理者，更是信息的收集、归纳和供给者。身为新时代的档案管理工作者，需要不断的学习丰富的网络知识和计算机运用知识来更新知识结构和先进理念，以做到提高档案管理的水平和网络化管理。

3.2 提升档案管理人员的正确管理理念

提高档案管理在机关单位管理中的地位，以加强档案管理人员的工作积极性，并建立档案分类管理制度，做到各部门各司其职，机密文件加密码并且不互通。对机关档案的管理人员进行管理和爱岗敬业培训，树立正确的管理理念，培养责任心和对档案的保护意识，提高档案管理人员的综合素养。

3.3 统一各机关部门使用的办公操作系统

在硬件方面，标准配置的标准要统一，符合日常机关档案管理的需求；在软件方面，机关单位要做到操作系统的优化工作，统一的档案读取软件和统一的软件格式，确保档案在互通过程中的顺利读取，避免的因读取软件不同或者格式不同引起档案打不开的情况发生。

3.4 提高领导对机关档案管理工作的重视程度

首先，设立专门的电子档案管理职位是必须的，做到“术业有专攻”，专门的人才放到专门的职位，懂得多才能做的好，出了成绩才能引起领导对机关档案管理工作的重视；其次，建立健全员工离职、入职和交接制度，做到机关档案的无缝衔接，让领导不再有“需要档案时，却无档案可查”的感觉[3]；再次，机关档案管理人员应该主动出击，多向领导汇报实时的工作情况，提出合理化建议，提升机关档案部门的重要性；相关领导也应该重视和学习机关单位现代化的网络办公、现代化的电子档案管理。

4 网络环境影响之下机关档案管理工作的发展趋势分析

4.1 手工书写，再录入计算机

收工书写主要是指机关单位安排专人从事文书的起草工作，然后将资料交给档案管理人员，由之录入到计算机里，以此作为机关单位的正式文件并加以储存，手稿也作为辅助材料储存。

4.2 直接键盘录入计算机

直接键盘录入计算机就是直接用计算机起草文件并进行修改，完成以后直接保存即可，此种方法方便、省事、便于修改。

4.3 数码影像设备记录生成

数码影像设备主要是用来记录机关单位的重要会议和重要活动，以图片、音频或者视频的形式当作档案储存起来，方便日后查找。

5 结语

总之，机关单位的档案管理工作是日常工作中必不可少的一方面，网络化、无纸化办公的推广与发展对机关单位档案管理工作具有十分重大的意义，机关档案保管人员也应在现代化网络环境之下，全面做好档案管理工作。

参考文献

[1]邵景霞.网络环境下高校档案信息安全问题研究[J].天中学刊.2012.27（2）.

[2]陆颖蕊网络环境下档案管理系统技术研究[J].黑龙江档案2014.

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引言

网络化社会的日益发展带动社会的进步，机关档案管理工作的信息量巨大，应用网络化信息档案管理可以有效地提升档案案例工作速度，确保档案管理工作的异地实时性。加强机关档案管理工作的长效发展，改变传统档案工作的工作模式，这对于机关档案工作的发展是具有良好意义的。通过分析机关单位档案管理工作的具体内容，依照档案工作进行合理的分析，研究互联网发展下档案工作可能面临1的各种压力和问题，采用有效的办法改变网络1档案管理工作，提升档案工作的重要意义。

一、机关网络档案工作的需求意义

网络的发展影响机关档案工作的发展，档案工作逐步趋于市场化、信息化、数字化。分析机关档案工作的基本需求状态，对档案工作进行分析和研究，确定机关档案工作需求的意义，加深机关网络档案工作的发展。

1.档案工作的多元发展。

机关档案工作主要以纸质材料处理为主，纸质材料存在保存难度问题，在档案保存和管理过程中，可能造成档案的损坏或遗失。档案管理的资料是当事相关内容有效管理的基本资料，一旦丢失无法再进行弥补。随着网络时代的快速稳定发展，电脑、电子产品的使用频率增加，直接影响电子载体的变化。存储标准的改变，减低了纸质档案的使用量，提高了直观存储的实时性，这有利于直观的信息存储和选择，方便综合信息的有效操作和优势化处理。

2.档案的信息利用。

档案信息的利用是依照档案资料进行分析，当出现诸多不利因素的时候，需要根据时间、信息量进行区分，需要占用大量的空间和时间，档案管理已经逐步发展为计算机网络承载的档案管理系统。利用电子档案信息资源的综合管理，集成电子档案的共享优势模式，节约档案人员的有效利用时间，对档案内容进行网络平台的云存储和云共享。

3.共享便利。

机关档案的资料纷繁复杂，不同的部门具有不同的资料。纸质材料使用的时候，需要根据档案资料进行区分，不同的材料之间缺乏有效的共享和沟通，随着网络时代的发展，档案资料可以利用网路云存储平台进行资源共享。机关单位监理统一的电子网络数据平台管理室，利用网络终端系统，将计算机整合起来，根据不同部门的档案资料进行分类存储，文字纸质资料转化为电子资料，音频资源、视频资源利用介质存储起来，通过各个部门的综合利用，在数据档案查阅过程中实现对资料的共享，确保档案资料的有效分配和控制，最大限度的形成信息资料的合理利用。

二、机关档案网路管理的方案

网络档案管理需要新思想和新技术，利用网络资源改变现有的工作标准，从档案管理的各个方面出发，逐步提高企业档案管理的综合管理效率。

1.提升网络化档案管理意识。

网络化技术深入现代社会生活中，加强机关档案管理水平，对档案管理的基本标准水平进行分析，依照机关领导管理标准，认识电子网络化档案管理的重要意义。机关档案管理工作需要不断发展和提高，根据现代化档案管理水品，对网络管理内的相关知识、日常工作进行分析，加强机关档案管理工作的综合网络整合。制定合理的档案人才发展管理，对档案管理给工作标准进行分析，打破常规观念，对日常工作的相关步骤、信息内容进行合理的分析，切实的提升机关档案管理的综合工作效率，实现对网络化服务质量的快速稳定发展。

2.创新网络档案的服务工作。

机关档案需要根据网络化管理发展应用特点，利用网络化服务标准，对档案管理人员进行分析。机关档案管理部门可以建立有效的网络化管理网页，以网络网站平台管理为基础，开展网络化的服务发展利用范围，加强档案信息的资源数据建设和发展，制定合理的信息化网络数据分析平台，提高电子档案文化的传递和发展，实现对网络档案的合理模式控制。在网络平台上，根据电子文件数据，对网络建立合理的实时管理标准，对数据文件进行有效的管理，对机关信息进行有效的分析，集中管理部门的电子文件数据处理过程，对网络信息文件进行有效的搜集管理。根据档案信息系统，对网络内容进行获取，加强网络电子档案的保密管理工作，处理好档案信息数据的使用标准。

3.提高档案人员的素质培养。

根据档案管理标准进行信息档案分析，对管理人员的综合素质能力进行作用分析，从主观上提高档案工作人员的专项素质能力。加强档案人员网络化技术知识的培养，制定爱岗敬业的制度管理标准，逐步提高机关档案人员的综合知识结构和技术水平，有效的完善档案人才的招聘管理，对机关档案的数据分析、设计、开发进行综合分析，做好网络机关事业单位的综合档案人员管理。

结语

综上所述，机关档案的管理工作是一种极其重要的工作，网络化机关工作是重要的档案工作的发展。依照档案管理工作标准，对工作内容进行分析，不断创新发展机关档案管理工作内容，切实完善机关事业单位档案管理综合水平。

参考文献：

[1]任海臣.对如何创新机关档案管理工作的若干思考[J].读书文摘,2015(22).

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医院档案内容主要包括医护人员的人事档案和病人的病历档案、科技档案以及各种文书档案，是医院管理工作中的重要组成部分，对于医院来讲，档案管理是一项非常重要的工作。如何充分利用医院档案，使其发挥最大价值，需要人们不断探索。随着信息技术逐渐深入到各个领域，医院的档案管理工作也受到了信息技术的影响。

1计算机在医院档案管理中的应用现状

计算机技术在医院档案管理工作中的应用，提高了医院档案工作的的现代化水平，推进了医院信息资源的共享，但是计算机在其中的应用还处于起步阶段，不可避免会存在诸多因素，导致计算机在医院档案管理中停滞不前。

1.1意识方面

在医院档案工作中，上级领导及医院的医护人员对档案管理认识不到位，缺乏重视度，甚至有的医院会认为档案管理工作不能直接为医院带来经济效益，没有充分认识到档案管理的重要性。

1.2制度方面

随着医院规模不断扩大，由于对档案管理制度没有及时进行补充和修改，导致那些重要的文件和资料未整理归档，另外，已经归档的文件出现缺项漏项等现象，并且还停留在手工管理制度上，就会存在检索困难等问题。

1.3管理方面

医院的档案管理，无论从软件还是硬件方面，甚至在管理方式上，都存在许多不足，那些有价值的文字、证书等资料都仅保存一份，一旦这些资料丢失或者损毁，就会导致无法预估的损失。甚至有些文件和资料的重要数据因输入量过大，会增加工作负担，导致未能及时保存。

2计算机技术在医院档案管理中可能存在的问题

随着信息技术的发展，计算机技术犯罪充斥着各个领域，虽然医院档案管理中电脑犯罪还没有具体的报道，但计算机犯罪的手段复杂多变，很难说在以后不会出现类似的信息化犯罪。随着各个领域在安全意识方面的加强，医院档案管理保密工作也要随之加强。要保证医院档案管理中的信息安全，就要提高文件资料的保密性，加强对计算机的安全管理。目前，医院档案管理都是计算机管理和纸质档案管理，档案信息检索和提取比较缓慢，但安全系数高，计算机管理虽然能快速检索所需要的档案，但在安全性上不及纸质档案管理。因此，应将纸质档案和计算机管理进行有机统一。

3计算机技术在医院档案管理中的应用

3.1利用计算机管理技术，强化病历服务机制

患者病历主要包括门诊病历和住院病历，就是医生在患者诊疗过程中，形成的文字、影像等资料。病历档案是医院档案的重要成分之一，不仅是患者病情变化和诊疗过程的重要证明，更代表了一个医院的管理水平、服务质量和医疗技术水平。加强病历档案管理，就必修摒弃原有的分散、封闭的管理思想，逐渐把学术化、信息化、科学化、规范化的管理理念深入到档案管理工作中，让纸质病历向电子、多媒体病历转变。加大档案管理的设施投入，逐步普及信息化档案管理，开发利用现有资源构建资源库，加强网络技术应用，及时更新信息动态，避免档案管理的盲目性。

3.2创新医院科技档案管理，提高科研水平

如何利用计算机在科技档案管理中的作用，实现信息化管理，提高医疗质量和科研水平，成为档案管理中的重要难题。由于科技档案记载了大量的科研项目、开题报告、合同资料以及实验资料等，是课题申报和科研成果鉴定并不断推广应用的重要凭证。但是医院累计多年的资料，纸质资料占用了大量的存储空间，并且这些信息可能出现重复的课题或研究项目，查找起来比较困难，既费时又费力。所以，只有充分利用计算机技术在档案管理中的作用，研究出一个合理的档案管理系统，才能提高科研工作的效率，为科研提供完整的资料依据，进而促进医院的医疗服务质量和科研水平的提高。

3.3加强人事档案管理，合理利用人才资源

医院的人事档案，真实地记载了每个医护人员的工作经历、能力和学历等，其发展规模和速度，直接影响到医院的管理水平和发展规模，因此，人事档案是人事工作中不可或缺的依据，也是人员考核的重要凭证。利用计算机实现人事档案的信息化管理，全面、系统以及准确地记录医院档案信息，为医院人员职位晋升、考核等提供真实客观的依据，保证人事管理的公平性、公正性，真正发挥人才的作用。

4结语

通过对计算机技术在医院档案管理工作中的应用分析，得出对档案进行信息化管理，已经成为许多医院进行现代化管理工作中的重要目标。医院要不断加强计算机技术应用，健全和完善档案管理制度，利用计算机技术建立一套完善的档案管理系统，进一步开发档案信息资源，满足医疗、科研等方面的需要，不断实现档案信息共享，充分发挥档案管理工作在医院发展中的作用，提高医院的医疗服务质量和科研水平，使医院获得更大的经济效益和社会效益。

主要参考文献

［1］李刚仲.计算机技术的运用在医院档案管理中的应用分析［J］.中国医药指南,2012(30).

篇13

1.计算机技术对档案管理的重要性

1.1计算机技术有利于档案管理的收集，存储以及检索和保护等各方面作用的实现。在档案管理中，通过计算机技术可以实现扫描或者手工录入的方式将传统的档案管理信息转换为能够被计算机所识别的，并且能够自动处理信息的管理模式，并方便快捷的将档案信息压缩输入到计算机中，刻录成光盘实现存储。计算机技术在档案管理中的运用主要是以电子文件的图形和图像模式为主，因此，可以通过计算机的自动检测和编目功能来实现对档案的管理工作。总之，通过计算机的扫描和光盘存储，既节省了空间，同时又容易保存，并且对于提高档案管理的工作效率，实现自动化管理具有非常重要的意义。

1.2计算机技术有利于实现档案管理信息的系统化管理。在档案管理中，传统的档案管理对于数量庞大，种类繁多的档案信息，往往很难提高对档案信息的管理效率，而计算机技术在档案管理中则能够通过对档案管理信息的接受和检索，实现高效率的信息管理；同时利用数据库管理系统的相关软件快速的实现接受、登记以及分类的处理等职能的实现。相对于传统的档案管理而言，计算机在文字处理，表格处理以及声像等各个方面具有得天独厚的优势，因此，通过计算机建立应用计算机系统，实现档案管理的自动化检索，充分发挥入库排架等作用，通过多角度的综合分析，为科学的管理和决策服务，充分实现系统化管理。

1.3计算机技术为档案管理系统提供充分的技术依据。随着计算机技术和信息技术的不断发展，计算机技术被广泛的应用到档案管理中，为实现档案管理的数字化提供了充分的技术依据。首先，分布式计算机体系的成功实现，为实现档案管理的集成化管理和集成服务提供了机会和支持；其次，数字化设备的迅猛发展，为档案管理提供了先进的管理设施和服务；另外，计算机技术实现了办公自动化以及诸如客户关系管理和企业资源计划管理等业务和信息管理的统一。

2. 计算机技术在档案管理的应用中存在的问题

从近年来计算机技术在档案管理中的应用现状分析来看，尽管很多档案馆一直致力于现代化的档案管理建设，同时也非常重视计算机技术对档案管理的作用。但是在实际的投入和使用中，由于各个方面的原因，还是存在着一些问题。

2.1充分了解计算机技术在实现现代化档案管理中的必备条件

计算机技术应用到档案管理中，必须做好充足的准备，确保数据的准确性，保证计算机的原始档案数据及信息的完整和准确。它要求具备量大基本条件。第一个条件就是必须具备完整的硬件设施，它主要包括：计算机设备、计算机档案管理软件以及其他相关软件等等；另一个条件就是必须具备完整的计算机管理软件设施。计算机技术实现数字化、信息化的档案管理，科学的管理是基础，另外做好档案数据库的工作，也是充分实现现代化档案管理不可忽视的一个方面。

2.2计算机技术应用与档案管理中存在的问题

首先，从现实生活中的档案管理分析来看，很多档案馆都把计算机当做是一种被动的辅助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。传统的手工档案模式往往是以档案信息为核心，其工作对象不是现有的档案信息，往往都是一些文件形式的纸质材料。在具体的档案管理中，计算机这一有利的工具并没有得到充分的发挥，尤其是在档案数据库管理上面。因此，计算机在档案管理中的角色扮演仍然处在辅助的状态，其功能并不能得到最大化的发挥。

其次，档案管理中引入计算机技术，通过计算机技术建立数据库之后，导致原有的数据库规模变小，标准化程度降低，而且在通过计算机建立数据库的过程中，大部分都是低水平的重复建设，而且其服务范围狭窄，严重影响着档案信息数据库的利用率和效率。

另外，在通过计算机技术建立现代化的档案管理的过程中，还存在着档案管理人员素质有待提高的问题。一方面，应用计算机技术实现了档案管理的现代化，但是一向熟悉与传统档案管理操作的档案管理人员却很难在短时间内满足现代化管理的业务要求；另一方面，作为档案管理人员，在利用计算机技术建立现代化档案管理的过程中，相关人员不能仅仅满足于一般的计算机操作，必须深刻的认识计算机的重要作用，还要熟练掌握自动化和网络化技术，这也是对新时期下的档案管理人员提出的新的要求。

3. 完善计算机技术在档案管理中的应用对策

  针对前面提到的关于计算机技术在档案管理中存在的一些问题，要想充分实现计算机技术在档案管理中的应用，必须做好以下几个方面的工作。

3.1充分重视计算机在档案管理中的作用。首先，档案馆以及相关的档案管理人员必须充分认识到计算机在档案管理中的意义和价值，形成使用计算机进行管理的意识；其次，重视计算机技术的投入和使用从财力、物力、人力以及配置等各方面实现网络化管理，加大计算机硬件设备和软件设备的投入，营造现代化档案管理的环境和氛围。

3.2注重人才的培养，重视对相关人员的培训。一方面，重视这方面的专业人才的培养，招聘一些在计算机操作和应用方面具有专业水平的人员，提高应用计算机的使用效率；另一方面，重视对员工的培训，加大培训力度，首先，通过培训努力转变档案管理人员的观念，塑造全新的观念，形成新型的服务价值观，以便更好的指导自身的工作；其次，重视对相关人员操作能力的培训，让他们充分的掌握计算机的操作能力，能够熟练的运用计算机来解决日常管理中的管理问题，并能够熟练掌握处理日常问题的办法。

3.3重视创新，提升管理。现代化的档案管理更需要创新，计算机技术的应用也依赖于创新，一方面，档案管理人员在现代化的档案管理工作中，不仅要具备基本的业务知识，还要具备创新的思维，实现创造性的工作，使计算机技术在档案管理中得到更有效的发挥；另一方面，运用计算机技术管理档案，必须制定一套有效的、规范的工作制度，采用现代化的、科学的标 准建立一个完整的管理系统，保证整个档案管理的有序进行，这也要求档案管理人员必须不断的努力学习新知识、掌握新技术，综合提高自身的工作能力。

4. 结束语