市政工程档案管理范文

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中图分类号：TU99文献标识码： A

一、市政档案管理的内涵

随着城市面貌改造速度不断加快及相关基础设施逐渐完善，城市规划起到的作用变得愈加突出，然而不管是建造一个新的城市，还是在旧城的基础上做出相应的改动，又或者其他与城市建设具有紧密联系的工程建设和规划，都需要充分发挥市政工程档案的作用，为城市规划和建设提供重要的参考依据。可见，市政档案管理在促进城市建设方面起着至关重要的作用。市政档案管理工作的好坏对整个城市的运行、发展以及延续具有直接性的影响。由于市政工程中隐蔽工程占据的比重比较大，大部分设施不能从表面看见，为了防止施工中出现新旧管线相撞、挖断电缆以及挖坏下水道等问题，市政档案管理人员应切实做好自己的本职工作，为市政工程建设提供可靠的信息依据，从而实现提高市政工程建设水平的目的。

二、市政档案在城市建设和发展中的地位和作用

市政档案涉及了城市规划、城市建筑、城市勘测、市政公用工程、城市园林绿化工程、城市环保工程、人防军事工程等众多专业，是一门涉及面广、门类齐全、综合性很强的专业档案。概括起来，主要有以下四个方面:

(1)市政档案是城市规划、建设、管理的重要依据。城市规划是城市发展的前提。要制定一个科学的、符合实际的并具有前瞻性的城市规划，必须依靠那些真实记载着该城市在建设过程中形成的档案资料，以此为基础，进行创新拓展。例如，城市建设中旧城区的改造、新城区的开发、基础设施的改建、扩建等，如果缺乏充分足够的市政档案资料作为参考，一切从零开始的话，其工作难度之大，是不可想象的。因此，掌握系统、完整、可靠的市政档案资料，是制定城市规划的前提条件，是进行城市建设和管理，乃至今后发展的重要依据。比如: 对于隐蔽工程以及地下管线工程来说，档案管理的作用就显得非常明显。一个完整的地下管线档案，如果按部就班的进行收集，其成本也就是人工费以及整理图纸费用。但是，如果在后面再次需要进行施工时就需要再去探明或开挖，那花费的费用就比较多了。由于在长期的施工中，因为对地下管线档案的归档不是很重视，就需要进行进行地下管线管网普查时，一座面积超过一百平方公里的城市，政府至少要投入几千万元资金。

(2)市政档案是市民生活、工作有序运行的重要保障。依照科学发展观的要求，城市建设发展是确保人们正常的生活以及工作的基础，城市的居民离不了水、电、暖的正常供应，同样也离不开住房以及交通等设施，确保这些基础设施的档案完整以及准确，是保证市民正常生活工作的重要环节。

(3)市政档案是提高城市防灾抗灾减灾救灾能力的重要资料。城建档案作为城市规划和基础建设的不可再生的历史纪录，对城市在预防和抵御自然灾害方面有着十分重要的作用。一个城市一旦遭受自然灾害破坏，市政档案就会立刻显示它的特殊功能。

(4)市政档案是城市科学研究的基础性资料。城市科学是以城市的建设和发展为对象的一门科学，它从不同角度对城市进行观察、分析、研究，以掌握城市的发展规律。作为综合反映城市规划、建设和管理过程的市政档案，必然成为城市科学研究的重要资料来源之一。

三、加强市政档案管理的相关措施

(一)建立健全档案管理机制，提高档案管理水平

加强管理的重要前提是要拥有良好的体制与机制，体制与机制在提高管理水平方面发挥着极其重要的作用。一个项目是由于参与项目的所有人员经过不断地努力实现的，市政工程建设也不例外，整个项目中档案管理工作的文件收集、整理、审核、归档以及移交等诸多环节的工作都需要工程建设中的很多单位共同配合才能够实现，如建设单位、监理单位、设计单位、采购单位以及施工单位等，文档管理中缺少任何一个环节的工作都会影响文档的完整性。因此，在市政工程档案管理工作中，为了提高档案的管理水平需要使档案管理的各个部门和单位对自身的职责有一个明确的认识和了解，并且能够在工作中相互配合，使档案管理的机制和体制得到不断完善，从而实现提高档案管理水平的目的。为此，可以设立一个专职的档案管理人员负责对每个工程项目管理部的工作，管理人员的具体工作是将该项档案工作认真落实到位，这样就使工程项目管理部门接手工程档案的编制工作，使同时管理档案的工作与建设工程项目成为了可能，在这种管理模式下获得的档案资料也是非常准确的。可见，项目管理部档案工作检查和督促等工作主要由档案室工作人员负责，档案管理的工作由一级变成了两级，大大提高了档案的管理效率。

(二)保证市政档案的规范化和标准化

建立标准化的市政档案是提高市政档案管理水平的重要前提，也是国家对市政档案提出的标准要求，还是促进城市可持续发展的重要条件。可见，保证市政档案的标准化在市政建设过程中占据着十分重要的地位。为了使市政档案的作用得到最大限度地发挥，市政档案管理人员在对档案收集、整理以及立卷归档验收、移交等各个工作环节过程中应严格按照GB/T50328-2001《建设工程文件档案管理规范》中的具体规定和要求执行，以确保市政档案的管理能够变得更加标准化，提高市政档案的管理水平，为提高市政工程建设提供可靠的保障。

(三)保证市政档案的延续性

随着城市发展速度的不断加快，市政工程建设为了适应城市发展的速度，需要在原有发展的基础上做出快速的更新与转变，而市政档案在市政建设过程中发挥着极其重要的作用，这就对市政档案的质量及管理水平提出了较高的要求，需要不断提高档案管理人员的业务技能和素质水平，为市政工程建设水平的提高提供可靠的信息依据。市政档案在管理过程中需要从城市发展的实际情况出发作出相应的改变和创新，如城市的点、线以及面等方面发生了较大的变化，市政档案管理人员也要在此基础上有所创新，确保档案的延续性，以便市政工程建设人员能够在实际工作过程中有的放矢，从而实现提高市政建设水平的目的。

(四)实现市政档案管理自动化

在经济发展速度不断加快及科学技术发展日新月异的今天，办公条件有了很大的改善和提高，在市政档案管理工作中应充分利用现代信息技术及计算机技术，使档案管理工作变得更加自动化、规范化，提高档案人员的工作效率和水平。如可以将重要的文件信息、纸张上的文字信息输入到计算机管理系统中，使地下管网监测网络得以建立，这种做法不仅能够大大降低纸质档案的经济成本，还能够快速地查找到城市中不同地点、不同时间地下管网存在的诸多问题，以便采取及时有效的措施使问题得到有效的解决，为城市人们正常的生活秩序提供可靠的保障。因此，需要实现市政档案管理的自动化，减少纸质档案的数量，降低经济成本的投入，从而实现提高档案管理人员工作效率及促进市政建设的目的。

结语

随着当前城市的不断发展，市政档案管理工作在城市建设中起着非常重要的作用，因此，我们就需要不断的加强档案管理工作，坚持走科学化发展道路，践行科学发展观。同时也需要加强人员的培训工作，以建立适合我国实际情况的管理制度，保证档案管理工作的快速发展，逐步实现我国市政档案的现代化管理。

参考文献

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市政工程档案管理工作往往需要具备专业性与系统性，为此这就需要档案管理专职岗位人员能够具备专业内的管理知识、服务体系流程、以及现代化信息产业技术等，并将它们能够熟练运用到实践中去。也就是说，市政工程档案虽然能够提供给作业人员与业内人士便利的信息资源，但是其工作涉及到的各项繁琐因素也较多，这就需要现代化作业管理手段的实践运用才能进一步提高管理成效。即现代市政工程档案管理应当结合信息技术产业的相关实践处理技能进行高效管理，如对档案信息的组织化管理、规范化管理、以及系统化管理等，充分发挥计算机的检索功能等，即使得数据库资源能够充分利用。

1 市政工程档案管理的重要价值与指导意义

市政工程档案内容涉及到市政工程基础服务设施的城市规划问题、工程作业范畴内的管理手段、处理经验等，完善的市政工程档案能为城市规划系统正常运作提供重要物质保障，有效控制不必要的勘测设计及资源浪费和闲置，进而控制投入成本，创造出使用价值与社会效益。

1.1 市政工程档案是城市规划编制的重要依据

城市规划问题是市政工程作业系统中的重要组成部分，而市政工程档案确是城市规划相关问题的主要参考依据。也就是说，市政工程档案对城市规划编制的指导意义与价值极大，只有依据工程档案才能实现市政规划的合理部署与调整；另外，城市市政新项目的规划与旧城改造问题都需要了解城市原貌的基础情况。如，公路交通、地下官网施工、市政给排水工程、供暖供热、以及包括抗洪救灾等问题。由此可知，市政工程档案管理工作的质量决定了城市总体规划的数据信息的真实程度，即城市规划编制的质量与真实可靠程度。

1.2 利于健全市政工程质量保证体系

我国《城市建设档案管理规定》中明确指出，工程档案质量不合格，将无法进行项目竣工交验。另外，《建设工程质量管理条例》也明确了相关规定，要求建立完善、健全的工程项目档案，否则会根据档案内容完善程度做出惩治举措，即给予一定程度的处罚。此外，现代市政工程档案管理必须要结合现行相关法规条例做出具体的档案管理改进举措，才能为市政工程建设提供技术支持，保证市政工程项目的整体质量与安全功能，逐步完善市政工程的质量保证体系的各项建设内容。

1.3 为市政工程施工技术管理提供依据

市政工程项目档案中记录着城市规划系统中的基本情况，城市规划局或相关单位可对基础设施工程进行具体分析，编制并建立出符合工程项目作业、管理所需的项目方案。如，公路交通板块的技术档案能够为路桥、公路建设提供决策依据，从而能够结合其工程特点确立出投资规划与具体施工工艺等。特别是地下管网及周边建筑作业的质量控制点，都与工程技术档案的存在密切联系。并且，在这些市政项目参建之际直至完工之后的各项技术资料、凭证等还能作为后续城市规划项目的主要参考依据，进而实现了市政工程基础设施建设的持续化与长远化发展。

2 强化市政工程档案管理的实行对策

现代城市规划的工程建设与工程技术档案管理关系密切相关。市政工程技术档案是现代工程建设的技术基础，是最原始工程技术形态的体现，所以档案管理效率的提高，势必会为工程实践建设阶段提供技术保证，保证各项施工技术文件与工程实践建设的高度统一。

2.1 制定标准化市政工程档案

市政建设各单位及各级部门应执行《城市建设档案管理规定》，加强市政工程档案的收集、整理、归档工作，以此确保档案入馆的及时性、准确性、完整性。市政工程档案标准化才能实现其规范化管理。建立统一标准化市政工程档案是城市管理的要求，实现城市可持续发展的必备条件。市政工程档案应该严格遵守《建设工程文件档案整理规范》的要求，从档案的收集整理到入卷、归档验收、移交达到档案的标准化管理。

2.2 强化市政工程的自动化特性

当前产业化经济提升十分迅猛，城市化建设发展水准也不断提高，尤其是随着国家中央文件及相关地方政策的全面贯彻，现代市政工程建设标准也愈发面向严格化、规范化势头发展，产生大量的高质量市政工程项目。为此，市政工程档案也必须顺应形势发展需求，同步当前形势需求做出内容更新与突破。尤其是随着现代档案管理由过去纸质管理走向了现代自动化集成方式的管理模式。即市政工程档案管理文件由纸质文件、文字性数据过渡转向了更为先进的计算机数据库形态管理，使得各级城市政工程实现了网络化实时监控管理，从而一旦城市规划建设中的市政工程出现建设缺陷或管理漏洞时，能够有针对性的找出症结所在。为此，各级地方城市市政工程档案管理部门应当对档案管理建立出健全的审核检查机制，从而才能确保工程档案的价值与其完整可靠程度，为工程建设施工提供准确技术数据。而审核建设机制的目的是为了能够对档案进行重点调审，从而不断完善市政工程档案数据的技术性参数与相关专业化理论等。

2.3 加强市政工程档案管理从业人员的业务素质

首先，应对市政工程档案管理员加强科学管理意识的培养，使其具备高度的工作责任感，良好的职业道德，拥有较好的档案管理的知识和管理技能。因此，档案管理员应进行档案专业知识的学习，优化知识结构，提高综合能力，做好市政工程档案的管理工作。其次，强化档案管理工作流程的执行管理能力。在信息产业技术高速发展的知识经济时代背景下，档案管理工作的信息数据高度自动化应用模式也加速形成，如技术文件的形成、运作、以及转换等都需求一定的专业技能知识去处理，从而才能实现市政工程档案的数字化与网络化管理。因此，综合型档案管理能力是档案管理员所必须具备的能力。再次，利用信息技术整理市政工程档案。利用计算机等信息技术手段整理档案，能够提高工作效率，减少人员负担；利用计算机模拟人工立卷，并按类别将内容打印出来，成为检索工具的替代物，提高文件归档工作效率。最后，档案管理从业人员应当继续实行二次教育，即本着从实际工作角度出发的工作心态，树立起务实工作责任意识，按照不同职责分工，以多种渠道或方式进行二次教育。其主要目的是为了提高自身行业工作经验与各项体系专业知识，从而才能更好地投入到市政工程档案管理工作中。

3 结语：

总体来说，为了提高市政工程项目建设的执行效率与质量，在市政档案管理上面就必须做足准备工作。尤其是加强档案管理流程的开发与应用，实行效率化与标准化的管理集成模式，以此才能为市政工程建设提供技术保证与决策支持，促进城市化进程建设工作实现持续化发展。

参考文献：

[1]李勤. 市政工程档案管理中的常见问题与对策[J]. 上海档案, 2007,(08) .

[2]曾文芳. 市政工程档案管理工作的研究[J]. 芜湖职业技术学院学报, 2009,(04) .

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市政工程档案管理就是将市政工程中的前期准备阶段、施工阶段及后期运行阶段的资料进行全面的整理，做好建档保管工作，以应对突发事件和为以后的市政建设提高参考依据[1]。市政工程档案管理有利于市政工程的管理、维修和养护，有利于合理规划市政工程，有利于及时解决突发问题，对市政工程建设和城市发展拥有积极的意义。

1 城市政府工程档案管理的要求

1 . 1 市政工程资料的收集和整理

市政工程档案工作的基础是对市政工程建设全程的资料进行收集和整体，便于存档管理。市政工程的档案收集包括三方面。一是施工前的资料收集：建设用地、征地文件、现场的测绘和设计、招标文件、承包合同及开工文件等；二是工程施工中的治疗收集：施工技术和环节、水-电-暖气的设计和安装、内部结构和外部工程施工的文件等；三是验收环节的资料收集：对于市政工程竣工的总结报告、验收报告、质量保修书及验收记录等资料[2]。

1 . 2 市政工程资料的归档管理

市政工程档案的归档管理是将收集到的市政工程建设资料进行整理，按照文件的先后顺序进行归档，严格按照国家工程建设资料归档的程序和方法进行，保证工程资料的完整性、客观性和真实性。市政工程资料的归档要按照主件前、附件后，文字资料前、图纸资料后的顺序进行归档，分清档案的前后顺序，给同一门类的文件进行标号，方便以后的查阅。

1.3 市政工程档案的验收

市政工程档案的验收是对工程建设中所有的相关性文件进行检查，检查文件的完整性、准确性，包括检查前期工程准备阶段、施工阶段和竣工阶段的资料。市政工程档案的验收方法主要有两种方式，一是预验收和阶段验收相结合；二是工程验收同步于档案验收[3]。

1.4 市政工程资料的保管

工程档案资料的保管是档案管理的最终环节，对于档案存放要设立专门的档案室，并且要配备专门的档案管理员对其进行整理、保护工作。其一档案库有防虫、防潮、防水、防火等防御能力，保证档案的安全和完善；其二要保证档案库的湿度和温度，做好通风工作，保持档案库市政工程资料的完整性。此外，要定期对市政工程档案进行清点和核对。

2 城市建设中市政工程档案的效应

2 . 1 有利于市政工程的管理、维修和养护

市政工程建设后是要为人民服务的，所以，要投入到现实的使用中，在使用的过程中往往会出现各种问题，需要对市政工程进行管理和维修，这就需要翻阅市政工程档案，查找市政工程建设的资料，从而保证市政工程的长久使用。另外，为了延长市政工程的使用寿命，可以对市政工程进行必要的养护，以此来保证市政工程更加便民、利民。

2 . 2 有利于合理规划市政工程

一个地方或城市的市政工程建设是方方面面的，需要进行合理的规划，保证城市的和谐和可持续发展[4]。因此，对市政工程进行规划时，需要对之前建设的市政工程进行全面的了解，就需要调阅之前市政工程的档案资料，以便做到科学规划，避免市政工程建设的盲目性。

2 . 3 有利于及时解决突发问题

市政工程档案是对城市各项市政工程建设资料的详细记载，可以提供市政工程建设的所有文档资料和图纸资料。市政工程在投入使用的过程中，一旦出现突发问题，要及时对其进行维修和恢复建设，避免造成严重的后果。因此，应对市政工程突发问题最有效的方法就是全面掌握整个市政工程的建设情况，从中找出市政工程的设计施工原理和施工方式等，寻找应用突发问题的方法，从而推动市政工程的良性运转。

3 新时期市政工程档案管理信息化创新路径

3 . 1 转变市政工程档案管理的理念

随着网络技术和计算机技术的发展，我国已经进入信息化时代，新时期市政工程档案管理要走信息化发展的道路，因此，要转变市政工程档案管理的理念。市政工程档案管理信息化，首先，要转变观念，建立市政工程档案信息化管理平台，构建管理体系；其次，简化市政工程档案管理的操作流程，但要严格把关市政工程档案的审批和验收，保证工程档案的准确性；再次，加大对市政工程档案管理的监管力度，不断完善档案管理的制度和法律法规[5]。

3 . 2 改进市政工程档案信息化管理模式

市政工程档案信息化管理要借鉴发达国家的管理经验和管理模式，创新市政工程档案管理的方式和技术，全面加快信息化市政工程档案管理的建设，从而提高市政工程档案管理的标准化，使其符合新时期社会发展的需要。另外，改进市政工程档案信息化管理可以有效提高档案管理的效率，完善档案管理制度。

3 . 3 增强市政档案信息化管理的安全意识

网络时代的到来既提高了社会的工作效率，同时也增加了信息的安全风险，因此，增强市政工程档案信息化管理的安全尤为重要。市政档案管理部门可以通过完善信息化管理的档案制度，建立数据库防护系统，应用专业的杀毒软件等方式提高市政工程档案的安全性。另外，还可以通过提高档案管理人员的安全意识，对所有市政工程档案进行备份，做到安全信息化管理。

3 . 4 提高市政工程档案人员的专业水平

市政工程档案的直接参与者是档案的管理人员，他们需要对市政工程档案进行全面的梳理和验收，市政工程档案人员的专业能力和水平关系到市政工程档案的报告工作。因此，一要通过档案管理知识的培训来提高档案工作人员的知识水平；二要通过计算机技术的培训来提高档案工作人员的能力和工作效率；三可以通过专业的计算机人才来保证市政工程档案的安全性[6]。

4 结语

随着经济的发展和社会的进步，新时期市政工程档案管理要符合社会发展的需求。因此，市政工程档案管理信息化创新路径包括转变市政工程档案管理的理念、改进市政工程档案信息化管理模式、增强市政档案信息化管理的安全意识和提高市政工程档案人员的专业水平，从而推动市政工程的建设。

参考文献：

[1] 谢颖.市政工程档案管理措施分析[J].办公室业务，2013，12（23）：104.

[2] 张学美.论新时期市政档案管理信息化探讨[J].门窗，2014，6（6）：280-281.

[3] 王怀珠.市政工程档案信息化建设探析[J].科技创新导报，2010，36（36）：106-107.

[4] 殷志敏.关于市政工程档案管理问题的探讨[J].东方企业文化，2015（2）：45-46.

[5] 张传虎.市政工程档案管理 措施研究[J].科技与企业，2011，6（6）：79-80.

[6] 褚君君.浅谈市政工程档案管理工作的几点思考[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2013，4（4）：42.

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一、工程资料缺失不完整现象严重，档案遭遇先天不足的问题

市政工程基本都是政府投资工程，由于急于上马，常常没有完成报建手续就开工建设;有的是边开工边报建;有的是先开工后报建部分代建单位直到工程完工也不去补全报建手续，显然工程资料就要遭遇先天不足;而市政工程又关系民生，工程完工后不管档案资料齐全与否，项目还是都要投入使用的，工程资料欠账，档案不符合规范就常常不了了之。

二、部分建设单位对档案工作重视程度不够，不履行其职责的问题

有部分建设单位对城建档案不够重视，主要体现在：第一，无视《中华人民共和国建筑法》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《建设工程文件归档整理规范》等相关法规，不履行其组织、监督、检查和汇总勘察、设计、施工、监理等单位在工程建设过程中的文件形成、收集以及立卷归档工作的职责;第二，在工程档案归档阶段，也不组织勘察、设计、监理、施工等单位汇总收集工程竣工资料移交城建档案馆;第三，施工单位到城建档案馆办理竣工档案归档时，建设单位还不积极配合移交项目工程的前期文件材料，甚至找种种理由或者想各种办法，推诿本该由其负责移交的工程建设竣工档案，导致项目建设工程资料归档不完整。

三、档案的收集整理工作责任不明确，施工中工程文件管理不规范问题

市政项目工程参建单位多，形成的档案数量多、种类也多。例如一条道路的建设会分成几期，每期又分成若干个标段，不同的标段由不同的施工单位承建，每个施工单位形成各自施工的技术资料。根据《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》第二章，管理与职责规定，市政基础设施工程施工技术文件由施工单位负责编制，但实际运作中档案的管理工作仍然是薄弱环节，既没有明确领导责任，也没有硬性规定和严厉制度作为保障，建档工作没有责任到人，档案收集整理不按步骤实施，通常是到了工程竣工验收阶段，既将零乱的文件资料拿出来开始建档，档案的质量自然大打折扣，要真实反映工程情况就非常被动。有时出现工程延期，文件资料霉变、褪色、虫住，档案资料原由混乱，记忆不清，（把A标工程资料放入B标工程里），应归档的材料不齐全（散存在个人或已丢失）等问题。

四、部分管线建设单位拒绝向城建档案馆移交管线工程资料的问题

城建档案馆接收和馆藏的市政基础建设工程竣工资料，只有附属于道路建设的管线工程，对单独报建的电力、通讯、燃气、自来水、有线电视等管线工程，则没有齐全、系统、完整的数据，建设单位不但没有履行其作为业主应该组织、监督、检查、汇总和移交有关工程各方施工资料到城建档案馆的职能，而且一直是用各种理由自己留存竣工资料，对于这类不移交工程竣工档案的明显违法行为，地方执法力度又不够严厉;这样的事实存在至今，导致挖断管线停水、停电的事情时有发生。

五、资料员更换频繁项目工程资料缺乏专职管理，档案有失完整真实性问题

市政工程相关单位，尤其是施工单位，普遍缺乏固定的档案资料员。工程开工之初，随便指派一名员工或在外面找人兼职担任档案资料管理，这样的人大部分没有经过档案专业培训，即缺乏档案理论知识，也不具备一定的档案专业水平，由于他们身兼多项工作或者纯属兼职，所以没有足够的时间在工地从事资料收集工作，再遇上施工项目漏测漏验的情况，资料员闭门造车编写档案数据的情况必然存在，而数据资料的盖章、审查、签字不严格情况自然普遍，造假的数据资料往往可以蒙混过关，造成了档案与施工过程不同步，档案不真实，不准确、质量不高的现象。还有一种现象就是，档案管理工作前期投入不足，工程后期才开始档案资料的收集整理工作，从而造成档案的复印件较多，原件很少。特种载体档案严重缺失，甚至有些工程的竣工验收根本就没有把档案的专项验收例如其中。

综上所述，尽管城建档案馆做了大量的工作，还有那么多法律法规保驾护航，但是多年来，部分市政基础建设单位不移交工程竣工档案的违法行为并未得到应有的追究与惩罚，特别是管线建设部门，这不仅亵渎了法律的尊严，还助长了这种违法行为的长期存在，导致城建档案馆馆藏数据不完整，给政府决策以及社会发展带来诸多不便。规范工程资料管理，保证工程实体质量，体现工程资料为工程质量验收的重要组成部分，依据国家和地方现行的有关法律、法规、解决市政工程档案接收工作中存在的主要问题。

二、具体对策如下：

1.严肃管理制度，将报建手续完善移交工程竣工资料与工程结算相结合。

针对报建手续不完备的问题，一是有关行政管理部门必须严格按照国家法律法规执行，加强监管，工程务必满足相关条件才能进行项目报批。二是将完善报建手续与工程结算紧密相连，财政部门在结算前要核对工程报建手续是否完善(由城建档案管理部门出具档案存档证明)，发现有报建未完善及不向档案管理部门移交工程资料的，应停止进行该工程的结算工作，直至建设单位补办相关手续后才恢复受理该工程结算工作。

2.做好做大宣传工作、提高档案管理意识。

城建档案管理部门应积极行动起来，走向社会，走进相关单位，定期举办座谈会、咨询会，培训班、通过相关媒体，宣传国家、地方性法律法规及档案专业规范，扩大城建档案的社会影响，转变人们的思想观念，形成城建档案是城市建设活动的真实记录，是城市建设的历史，它既有政治的价值，更有经济和科技价值的共识。懂档案，重视档案，促进市政基础设施工程前期文件的齐全完整。宣传档案工作成绩突出的单位和个人，激励更多的档案人认认真真做好手中这项平凡而重要的工作，通过评先倡优的方式，促使建设工程档案的整体水平有一个明显的提升。

3.严格执行处罚措施，严肃法律，让违法单位付出违法代价。

依照相关规定，建设单位在工程竣工验收后三个月内，向当地城建档案馆移交一套符合要求的工程竣工档案，对于未移交档案的行为，也明确了相应的处罚措施。事实上，能做到有法可依，有法必依，执法必严，违法必究，这种不移交档案的行为就一定能得到有效遏止，对不办理规划报建、逾期不进行竣工测量、不办理规划验收、不按规定报送工程档案的行为，规划管理部门马上暂停受理违规单位所有建设工程的报建审批业务，同时，城管执法部门按照有关规定对上述违法行为进行处罚，让违法的建设单位付出违法成本，并为其违法行为付出代价。

4.实行工程档案资料员上岗证制度、备案制度、相对固定的制度。

针对档案资料员群体不稳定的问题，建议采用档案资料员上岗证制度、备案制度、相对固定的制度。上岗证制度指新档案资料员必须参加由城建档案馆举办的培训班，并在考试合格后取得《上岗证》。备案制度是指取得《上岗证》的档案资料员名单必须在建设行政主管部门备案。相对固定制度是指凡是进行工程建设的建设单位、监理单位以及施工单位，必须在申报《施工许可证》时确定一名或以一名以上已经在建设行政主管部门备案的档案资料员担任该工程的档案资料员，并要反映在《施工许可证》上。在工程竣工验收之前，原则上不能更换档案资料员，若有更换资料员的情况，需向建设行政主管部门申请。

三、结束语

通过以上几项制度，可以保障档案资料员上岗前得到一定的培训，具备一定的档案理论知识以及素质，防止出现资料员频繁更换的情况，保证了工程档案管理的质量。

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（一）建档意识薄弱，档案利用价值低。

“重建设、轻档案”的思想在以往的市政工程建设过程中广泛存在，档案意识薄弱，没有认识到市政工程档案是项目建设和管理的重要依据，缺乏历史责任感。市政档案既是市政工程的履历表，又是市政工程的“健康档案”。科学分析市政设施现状，才能制定出科学合理的管理责任制。没有准确的市政档案就不能实现城市的可持续发展。

（二）档案管理制度不健全，归档质量差。

市政工程档案管理机制不完善，各单位之间缺乏配合与沟通，没有形成有效的管理网络，档案材料的齐全完整得不到保证，直接影响了工程档案的收集归档工作。市政工程档案管理工作虽已经制定了诸多规章制度，但执行不力的现象比比皆是，档案资料流向网络不健全，空有制度，管理无力。

（三）档案工作人员业务水平良莠不齐，档案管理缺陷多。

有些档案工作人员由于没有接受过档案专业知识、专业技能的培训，业务水平良莠不齐，这些人员对市政档案工作的分类、整理、归档、保管、利用、销毁等未能很好地掌握，甚至出现了案卷质量低下、无法查考利用等问题。这些现象直接导致市政工程档案不能真实地反映现状和不能发挥应有的依据作用，给日后的维护和利用带来困难。档案管理存在较多缺陷，影响了档案的利用价值。

（四）档案资料移交不及时，归档困难。

对于一般工程档案的移交已经有了一套行之有效的、完备的行政程序来制约。但由于参建的单位众多，难免会出现拖延现象。再加上市政工程中有很多是领导直接下达的工程任务，工程报建与验收手续在领导的指示下，往往可以一简再简，市政工程档案往往存在着验收归验收，移交却成了老大难的问题。因此给市政档案管理部门收集该类工程档案造成了一定的困难。

（五）档案信息载体结构单一，归档工程浩大。

目前我市的档案管理方式参差不齐，有的还是手工作业，重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，极大地限制了档案的处理速度。由于档案信息载体结构单一，使得档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用。查阅档案管理方式较落后，案卷调动频繁，造成的磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低。

（六）硬件设施不达标，安全有缺陷。

有些市政工程队不具备保管档案的通风、防潮、防霉、防虫蛀、防盗、防火等基本要求。档案保管设备不齐全，一些档案保管橱柜是很早以前购置的，个别部门仍用木制箱、橱等，很不规范，严重地影响档案保管的安全性。

二、提高市政工程档案管理水平的措施。

针对市政档案管理中存在上述问题，笔者认为，在加快城市建设之余，更应该注重加强市政档案管理工作。从建设之初就积极建档，可以及时发现并随时解决城市日常运转中出现的故障，可以准确判断市政设施的利用价值，科学管理市政设施，减少勘测设计及试验费用，节约建设资金，提高社会效益和经济效益，为创造良好的投资环境服务。要解决当前存在的问题，可以从以下几方面着手：

（一）加强领导，强化建档意识。

为了尽快改变目前市政档案管理工作中存在的问题，市政工程领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中的实际问题，促使市政档案工作跟上城市建设的步伐。明确一位项目主管领导主抓项目档案工作，使整套工程档案在建设全过程都处于受控状态中，确保项目档案的完整与齐全。

市政工程档案部门或兼管人员应加强《中华人民共和国档案法》等档案法律法规的宣传，使所有工作人员都认识到市政档案的价值，从而进一步提高市政工程工作者的档案意识，并树立主动服务意识，认真收集并保存好第一手资料，为市政做好详实的历史记录，积极开发利用档案资源，为市政各项工作提供更加便捷的服务。

（二）健全制度，加强档案管理。

市政档案部门要建立健全档案工作的规章制度和岗位责任制。根据实际情况，围绕收集、管理、利用三个基本环节，按照各类档案的分类、归档要求和管理办法，制定如《市政工程档案管理制度》《市政工程档案归档范围及保管期限表》等规范性制度，以统一指导市政工程档案工作。年终要认真总结本年度档案利用情况，找出不足并及时加以改进。按上级档案管理部门的要求，建立综合档案室，集中统一管理各种门类和载体的档案。

（三） 配备人员，提高业务素质。

要搞好市政档案工作，必须配备专、兼职的档案管理人员，加强档案管理队伍的思想建设和业务建设。多选拔年轻、懂计算机且热爱档案事业的人员担任专职档案管理员，适当减少兼职档案员的其他工作，让他有更多精力钻研档案业务，提高档案管理的业务水平。还要有计划地对档案管理人员进行职业道德教育和岗位培训，坚持持证上岗，为市政档案管理打下扎实的基础。年终更要奖励那些爱岗敬业、无私奉献的档案管理人员，以激励其自觉提高业务水平。

（四）及时收集，建立标准化档案。

运用行政监督手段，确保市政工程档案及时归档。运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点工程档案的编制质量，将档案的收集整理工作列入合同的有关条款，并将档案工作质量与经济挂钩，确保竣工档案的形成质量。把工程档案的质量视同工程质量的一部分。参建单位应及时做好工程档案的审理鉴定工作。并按《建设工程文件档案整理规范》的要求，从收集整理到入卷、归档验收、移交严格把关，达到档案的标准化。

（五）电子归档，提高管理水平。

随着办公条件的提高。档案管理工作更应该走上自动化，把原有文件、图纸、文字性的纸张编入计算机管理体系，提高档案的服务质量。市政档案部门要按照国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》中的规定，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库的安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证电子文件的真实、完整、有效。

（六）添置设施，保证档案质量。