档案的现代化管理范文

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1 档案管理现代化的定义

档案管理现代化是指以系统论等现代管理科学为指导，使用现代管理方法和手段，采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用计算机将档案进行输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等；利用缩微照相技术和对纸质载体的重要档案进行缩微复制等。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了效率。档案管理现代化是科技发展的必然结果，是社会发展和档案工作发展的必然。

2 档案管理现代化进程中的问题

2.1 档案标准化程度低

进行现代化档案管理，档案工作标准化是必要条件之一，是档案管理现代化的一个重要组成部分。我国档案管理标准化工作是从20世纪80年代开始的，国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件，使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性，我国档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于历史的原因，档案管理走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个单位根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低、数据不完整，致使大多数档案无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，档案的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。标准化程度低影响了档案管理现代化发展进程，造成大量低水平的重复建设，令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。

2.2 缺乏高级管理专业人员

现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平，较高的文化素质和现代管理技术，精通档案业务，能科学地制定政策和档案事业的发展规划，有较强的组织协调能力和决策能力，在学术理论研究上有很高的造诣。目前档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理人员群体中学历层次偏低，缺乏掌握现代化技术的高级管理人才，特别是既懂档案管理和现代化科学技术，又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高，直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理配置，档案管理人员个体素质偏低，档案群体结构失衡不仅已成为制约档案事业发展的一个重要因素，而且也在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。

2.3 档案管理投入不足

经费不足是影响档案管理走向现代化的最大障碍，而经费投入取决于领导对现代化档案管理地位和作用的认识程度。由于档案意识普遍较低，导致资金投入严重不足，无力购买现代化的设备，尤其是基层单位，存在着档案室建设简陋，基础条件差，安全措施没落实，大部分档案室建设不标准、不规范。档案室自动化建设、数字化建设更成为奢求，投入不足已经成为档案现代化发展的瓶颈。

3 实现档案管理现代化的对策

3.1 加强标准化建设

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现，遵循标准，推进标准。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。

3.2 实现管理现代化

增强档案管理现代化意识，管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识，就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中，档案管理工作人员要树立科学实践观，依靠先进的科技手段，前沿的管理方法，切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念，实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法，使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。

3.3 加快复合型人才培养

实现档案管理现代化，不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识，还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质，大力加强档案管理队伍建设，从选拔优秀档案管理人才为起点，把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。还要加强继续教育培训，采用多种形式、实施全方位的培训，优化档案现代化管理人员的知识结构，培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。在档案管理现代化的进程中，档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训，加快档案管理现代化的步伐，促进档案事业的健康迅速发展。

3.4 强化管理意识，加大投入力度

首先要关心和支持档案管理现代化工作，投入大量资金和精力配置设备，培养人才，把档案现代化管理纳入单位的工作计划，作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。其次，各级领导，尤其是主管档案工作的领导，应定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，帮助解决工作中实际存在的困难和问题，从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。最后，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算。

参考文献

[1]李喜梅.浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭，2007（5）.

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（一）档案管理的现代化是以现代管理科学为指导，应用现代化的管理方法和手段，充分采取先进技术和设备，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理工作逐步实现系统化，定量化，信息化，智力化。

（二）档案现代化管理系统的工作流程如下：1、档案数据的收集，2、档案数据的前处理；3、档案数据的录入；4、档案数据的存储管理；5、档案数据的加工处理；6、档案检索；7、档案信息的输出。

二、档案管理的现代化要求

（一）先进的技术设备推进了档案管理工作的现代化。一定水平的设备、技术，是现代化的物化表现，是现代化程度最直接、最集中的体现。实施现代化管理要作好规划，使档案管理在各个环节都采用现代化设备和技术。在档案设备配置现代化的衡量标准上，要坚持设备、技术的先进性、适用性、配套性，这样才能真正发挥现代化设备、技术的效用。

（二）档案信息化是档案管理工作现代化的价值体现档案自身的文化价值社会价值经济价值也才能得以体现。否则档案深藏在库房里，不为人知，档案的价值也就无法体现。档案信息化需要开发大量的数字化的档案信息资源，将馆（室）藏档案数字化。信息时代作为信息系统的重要组成部分的档案信息的数字化成为档案发展的趋势，它让人们以更方便快捷的方式获取所需的信息。档案信息已成为重要的战略资源，档案信息化的建设是当前和今后一个时期各级档案部门和一个重点工作，实现信息资源共享，发挥档案信息的规模优势和综合实力，提高档案的利用率，打破时空界限。

（三）档案管理的现代化对档案的入档时间提出更高要求。档案的社会化需要将越来越多的档案资料能尽快尽早纳入档案管理，形成社会信息的档案化，实现档案信息为公众服务的零时差，推动社会经济文化发展。

三、加快数据准备，促进档案现代化管理迈向新台阶

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

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二、现代化建设在档案管理中的应用

1.确保通过基础设施建设有效利用档案资源。文件管理基础结构包括两大类软件和硬件。软件设施基于计算机网络，具有操作系统的现代管理应用软件、数据管理系统、信息安全系统等提供科学和标准化的管理模型;后者主要是更新和替换文件管理所需的工具和设备，也因此降低了劳动力成本，与现代社会保持同步。硬件设施的核心是计算机及其网络结构，包括数据输入和存储设备，如扫描仪和移动硬盘。通过构建软硬件基础设施，可以减少文件管理实际操作中遇到的障碍。最重要的是确保以通用的标准化形式收集、组织和存储档案资源，并且它能被有效和广泛地使用以实现最大价值。2.通过信息资源建设提高档案管理的存在价值。文件管理的存在价值是一个庞大而丰富的信息资源数据库，所有管理工作都基于此。例如以传统形式对管理单元的档案资源和人工记录进行数字化转换，以网络数据形式收集、接受和管理它们，并依靠计算机技术对这些数字信息进行全面组织、编辑和分类，从而建立完整的信息资源数据库[2]。3.通过建立标准规范防范档案管理的安全风险。由于文件管理工作的所有设备载体都得到了适当的安排，因此通过网络有效地保护核心信息资源，营造一个高度连接的环境。从风险管理和控制的角度来看，唯一可能给文件管理工作带来安全风险的只是人为错误和制度缺陷。例如，科学合理的管理系统使他们能够以程序化的方式完成档案管理，从而有效地减少人为错误;标准规范的建立是一系列制度规范，包括管理规范，业务规范和技术规范[3]，以确保档案管理的快速有序发展。因此，又降低了由于系统缺陷导致的管理失败等风险因素。

三、档案管理现代化进程中存在的问题

1.档案管理现代化意识不高。基层文件管理单位的许多老员工一直使用传统的方法来工作。他们在日常工作中有丰富的经验，工作非常熟练。他们认为传统的管理方法已经非常先进，不需要改进。对于高科技的使用，他们缺乏相关的意识和能力。而且，对于文件管理单元，文件管理人员没有相应的培训，这使得他们对文件管理的现代化知识了解甚少，所以文件管理的现代化还没有落实到位。2.档案管理标准化程度不高。在实际管理过程中，管理系统复杂，但管理方法却非常松散。同时，由于历史原因，不同的文件管理单元基本上负责文件管理，不同文件管理单元的管理级别也大不相同。而且，文件管理单元之间的管理软件标准还不一致，这使得文件管理的标准化程度不高。存储的数据并不完美和准确，最重要的一点是数据资源无法真正共享。这对于实现文件管理的现代化非常不利，阻碍了文件管理水平的提高。3.档案管理现代化人才缺失。从实际情况来看，许多企事业单位的档案管理人员对现代管理基础知识掌握不够，对现代设备操作技术的掌握不够。此外，当前的文件管理人员非常灵活，其中许多人作为兼职员工进行管理，还有一些文件管理人员年龄偏大。4.档案管理工作落实不到位。档案管理工作可以充分反映一个地区的历史发展过程，为区域经济提供前提和基础。在这个阶段，中国许多地方的文件管理领域的收集文件种类太多，但专业文件的构建非常稀缺。例如，政治档案太多，科研档案太少。电子文件（如图片和视频）的集合被忽略。在这种情况下，管理单元的档案将存在诸如类别不完整、单一资源和信息存储太少等问题。

四、促进档案管理现代化的举措

1.提升档案管理的现代化意识。档案管理的现代化主要体现在数据库的建设上。组织档案资源并将其输入数据库是一项非常困难的任务，这不仅是因为档案资源的数量很大和复杂性很高，而且也是没有科学合理的方法。因此，有必要根据原始文件管理进行层次分类：对于具有单个内容和低使用价值的文件，请提交案例文件，对于相同内容，记录组合级别;对于涉及重要或大型复杂内容的文件卷，将实施文档级描述。通过这种方式，可以减少一些不必要的描述，提高数据库构建的速度，并节省大量的财务、人力和物力[4]。2.加大对现代人才的培养和引进力度，提高管理者的素质。建立完善的人才引进机制。在现代档案管理工作中，人是最重要的因素，管理人员的素质决定了档案管理工作的水平。充分运用各种现代科学知识和技术进行档案管理。加强对现有管理人员的培训，努力提高整体素质。通过各种培训方法，档案工作者可以不断吸收和消化各种有用和相关的知识，并获得更多有用的现代管理知识和技能。努力培养具有现代管理水平的综合性、高水平的档案管理人才。

五、实行档案管理现代化的意义

1.大幅提高档案管理的工作效率。在现代化的帮助下，档案资源以信息和数据的形式存在，并通过网络进行数据共享、数据检索、数据查询等，实现了信息资源的多次利用[6]。此外，由于计算机等现代设备的便利性和速度，文件管理减少了人工参与。由于其强大的可记录性和可追溯性，文件管理工作提高了容错率。2.信息资源的开发利用更为顺畅。文件管理的对象是信息资源，通过开发和利用信息资源，实现自身价值。通过现代手段，信息资源的存在已经从传统的文字和图表转变为电子数据，实现了内容的丰富和存储空间的扩展。因此，信息资源的开发和利用速度因其兼容性和易操作性而加速。3.显著提升档案管理的服务质量。文件管理的最终目标是为各行各业提供信息资源，现代化为实现这一目标提供了极大的便利。比如：现代化建设下的文件管理是以数据库的形式存储各种信息资源，这允许快速调用和引用数据，而不受时间和空间的限制，以便于使用和二次开发。

参考文献

[1]杨丽娜.建设工程档案管理与工程质量的关系及管理要点[J].企业改革与管理，2016（21）：20+23.

[2]朱峰.关于档案管理现代化若干问题研究与思考[J].黑龙江史志，2013（17）.

[3]吴后琼.实现档案管理现代化的对策探讨[J].学理论，2011（4）.

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1、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化安全管理的进程。

2、在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3、标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。

二、档案信息电子化安全管理的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化安全管理是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化安全管理的益处

所谓档案信息电子化安全管理，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题―选材―编辑―出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化安全管理，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3、档案信息电子化安全管理，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4、档案信息电子化安全管理，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

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档案管理现代化是社会现代化的重要组成部分。如果从过程的角度理解，档案管理现代化是档案部门主动连接新科学技术的挑战，为促进社会现代化而进行的变革传统档案归展现代档案管理的过程。关于它的内涵，笔者认为，现阶段档案管理现代化的内涵应包括：档案管理观念现代化、档案管理发展水平现代化、档案管理装备现代化、档案管理人员现代化等五个方面。2、档案管理现代化的本质

笔者认为，档案管理现代化是让档案管理从传统迈向现代，而与现代社会同步。但由于现代社会的特征是自由化、民主化、多元化、人体化、科技化、本土化、国际化与未来化，因此，档案管理现代化当以这些特征作为努力方向。（1）档案管理现代化既是硬件建设工作，同时又是软件建设工作；（2）它是一个整体工作而不是局部的工作，应进行整体规划；（3）它是长期持久的工作，不可能一蹴而就；（4）它是具有前瞻性的工作，而不是让档案管理跟在会社会之后亦步亦趋，现代化与未来化是相结合的；（5）它固然要探讨社会发展的实际状况，也要进行价值判断，选择其中有价值的成分来确立努力的目标。（6）它不是单纯以国外社会发展作为衡量指标，也要考虑国内社会发展状况来判定档案管理发展的取向。可见，档案管理现代化是一个改革、创新、发展的过程，也是一个系统工程；既是长期的，又是动态的，在本质上表现为对社会的顺应和超越。

3、档案管理现代化与社会现代化的关系

现代化本身是一个发展的概念，是一个动态的赶超先进的过程。美国学者瓦尔马认为：“现代化就是带着方向性的变革过程。”档案管理现代化不一种孤立的现象，它是社会主义现代化逐步实现的档案管理系统和档案管理制度的全面进步，是通过培养人，最终为实现社会主义现代化服务。档案管理现代化和社会现代化是相互依赖、互为条件的。一方面，没有社会主要构成要素（如政治、经济、文化、教育、科技等）的现代化，档案管理现代化是不可能的；另一方面，档案管理现代化又是社会现代化的基础，是社会现代化的重要组成部分。

二、为什么要实现档案管理现代化

1、档案管理现代化是社会发展的必然选择

我们要在本世纪初实现党和政府提出的基本实现现代化的宏伟目标，关键是要全面提高档案干部队伍的整体素质，实施科教兴档，加大人才资源的开发，促使档案管理现代化与我国社会主义现代化建设事业协调同步发展。

2、档案管理现代化是自身发展的必然趋向

随着我国经济快速、协调、健康发展，综合国力迅速增加，档案事业也得到了迅速发展。近二十年来，各级各类档案馆和基层综合档案室通过开展目标管理认定活动，提高档案工作的整体水平，一个以档案科教为先导，以档案科研、教育创新为动力，以人才建设为基础，以现代化管理为手段，以档案馆管理现代化为突破口，以提高质量、提高效率为重点，推动档案事业发展的思想已达成了共识，同时随着档案干部队伍素质的不断提高，观念的不断更新，经费的不断投入，条件的不断改善，对档案事业自身的发展提出了更高的要求。

三、如何实现档案管理现代化

1、必须更新档案管理观念

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中图分类号：G271文献标识码： A

一、档案管理现代化的含义

档案管理现代化是以系统论等现代管理科学为指导, 运用现代管理方法和手段, 采用先进的管理技术与设备, 充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性,对档案管理的传统方式进行改革, 加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理。例如: 利用计算机将档案进行输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等, 同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能, 可进行档案的鉴定工作, 利用缩微照相技术和对纸质载体的重要档案进行缩微复制等。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点, 能及时、大量地提供档案信息, 提高了效率。电子文件作为新型的信息载体出现在档案领域, 将逐步替代传统的纸质档案载体已经成为一种必然趋势。

档案管理现代化是科技发展的必然结果, 是社会发展和档案工作发展的必然, 自从1946 年美国制成第一台电子计算机以来, 经历了电子管、晶体管、集成电路、大规模集成电路等, 时至21 世纪, 电子计算机已经全面走向档案管理事业, 相关系统软件数量和品种众多, 都使利用电子计算机进行档案管理成为可能。档案管理实现计算机管理, 已经成为档案管理现代化的重要途径和手段, 具有速度快、系统性强、效率高、保存时间长、资源共享、便于检索和利用等优越性。档案现代化是一个动态的概念, 是变化发展的, 与动态的管理需求相适应、相统一。

二、档案管理现代化进程中的不足点

(1) 档案标准化程度低

进行现代化档案管理, 档案工作标准化是必要条件之一, 是档案管理现代化的一个重要组成部分。我国档案管理标准化工作是从20 世纪80 年代开始的, 国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件, 使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性, 我国档案管理体系亦比较复杂, 分散管理是其突出特点。由于历史的原因, 档案管理走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个单位根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备, 机型五花八门, 水平参差不齐。目前研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准, 功能单

一、标准化水平低、数据不完整, 致使大多数档案无主题标引, 共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准, 档案的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去,势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。标准化程度低影响了档案管理现代化发展进程, 造成大量低水平的重复建设, 令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。

(2) 缺乏高级管理专业人员

现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平, 较高的文化素质和现代管理技术, 精通档案业务, 能科学地制定政策和档案事业的发展规划, 有较强的组织协调能力和决策能力, 在学术理论研究上有很高的造诣。目前档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理人员群体中学历层次偏低, 缺乏掌握现代化技术的高级管理人才, 特别是既懂档案管理和现代化科学技术, 又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高, 直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广, 无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理配置, 档案管理人员个体素质偏低, 档案群体结构失衡不仅已成为制约档案事业发展的一个重要因素, 而且也在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。

(3) 档案管理投入不足

经费不足是影响档案管理走向现代化的最大障碍,而经费投入取决于领导对现代化档案管理地位和作用的认识程度。由于档案意识普遍较低, 导致资金投入严重不足, 无力购买现代化的设备, 尤其是基层单位, 存在着档案室建设简陋, 基础条件差, 安全措施没落实, 大部分档案室建设不标准、不规范。档案室自动化建设、数字化建设更成为奢求, 投入不足已经成为档案现代化发展的瓶颈。

三、实现档案管理现代化的建议

(1) 加强标准化建设

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代, 档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范, 如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等, 都需要通过制定和建立各类档案管理标准, 形成档案管理标准体系, 只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现, 遵循标准, 推进标准。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性, 管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力, 不但涉及数据格式, 还将涉及运行环境等诸多因素,本身就包含不止一项的复杂课题, 更应统一领导, 集中力量, 锲而不舍, 不断推进。

(2) 实现管理现代化

增强档案管理现代化意识, 管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识, 就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中, 档案管理工作人员要树立科学实践观, 依靠先进的科技手段, 前沿的管理方法, 切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念, 实现主动式服务、开放式服务。引进现代管理的理论和方法, 使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进。

(3) 加快复合型人才培养

实现档案管理现代化, 不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识, 还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质, 大力加强档案管理队伍建设, 从选拔优秀档案管理人才为起点, 把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。还要加强继续教育培训, 采用多种形式、实施全方位的培训, 优化档案现代化管理人员的知识结构, 培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。在档案管理现代化的进程中, 档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质, 还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训, 加快档案管理现代化的步伐,促进档案事业的健康迅速发展。

(4) 强化管理意识, 加大投入力度

①关心和支持档案管理现代化工作, 投入大量资金和精力配置设备, 培养人才, 把档案现代化管理纳入单位的工作计划, 作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。②各级领导, 尤其是主管档案工作的领导, 应定期听取档案工作汇报, 了解档案工作现状, 帮助解决工作中实际存在的困难和问题, 从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。③领导要重视和加强档案管理工作的交流与合作, 发挥各自优势, 弥补档案现代化管理上的差异,从而提高档案的现代化管工作。④档案工作经费做到年初有预算安排, 特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障,要有专项预算。⑤各单位要按标准、按要求建设好规范化的综合档案室, 购置必备的档案柜, 搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施, 有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备, 进一步提高档案管理信息化水平, 确保档案利用安全, 保证档案资料不丢失、不损坏, 又保证档案信息不失密、不泄密。

[参考文献]

[1] 李喜梅. 浅谈档案管理现代化[ J] . 中州煤炭, 2007 .

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）09-00-01

现代信息技术的高速发展，带着我们迈进了一个全新的网络化时代。只有充分利用现代信息技术的成果，让医学档案工作从传统人工管理模式向电子化管理新模式转变，才能强化和提高档案收集、整理、保管和利用等各环节的手段及效率，跟上社会信息电子化发展的步伐，为经济社会各项工作提供优质、高效、便捷的服务。

一、医学档案管理的基本现状

1.部分医院仍旧以基本的医疗服务为主要服务内容，在日常的工作中忽视了医学档案管理中的重要作用。与此同时，由于对医学档案管理重要性的认识还不够深刻，从而导致其对医学档案资源的开发和利用程度不高。

2.医学档案管理方式不尽合理，档案不能得到有效统一的科学化管理。目前，一些医院的人事档案、病历档案分别由不同的部门管理，这样一来，就很容易导致信息存储很难达到一致。久而久之，随着档案数量的日益增多，不仅扩大了档案存放的空间，也同时加大了管理人员的工作时间，降低了工作效率，从而导致不能保证所有的档案都受到完整的保护。

3.医学档案管理硬件设施投入不够。据调查，目前很多医院的经费投入重点都在医疗器械、大型设备方面，在医学档案管理方面的投入很少甚至没有。这样以来，使已经进入新时期的医学档案管理工作依旧停留在手工操作阶段，计算机技术的使用仅局限于单项管理，多数单位没有联网，信息资源不能共享，从而无法实现医学档案信息的交叉检索和查阅。

4.医学档案管理的机制不够健全，管理太过分散。目前大多数医疗机构都是将各类档案放在一个普通的档案室中，然而，医疗、病理档案理应由相关部门分开管理。如缺乏专业的人员做统一的管理，仅仅凭管理人员的工作经验进行操作，很容易导致一些需要管理的档案没有被纳人到管理的范围内，从而使很多信息严重缺失。

二、医学档案管理现代化势在必行

1.信息化社会的飞速发展客观要求医学档案管理工作必须尽快实现现代化。信息的快速流动改变了人们的生活方式，处在高效接受环境里的人们对包括档案信息在内的信息的需求量越来越大。在此背景下，传统的档案管理模式及信息传播渠道其实早已与时代脱节。

2.医学档案管理现代化是提升信息管理和利用水平的根本途径。现在各行各业都在讲可持续发展，尽管事关医学的可持续发展的因素很多，但实现医学档案管理的现代化也是其实现可持续发展的迫切需要。只有详实全面地掌握相关档案材料，才能更好地促进医学事业的蓬勃健康发展。

三、加快医学档案管理现代化的建议

1.解放思想是档案管理信息化目标顺利实现的前提。信息化技术及思想能否成功地运用到医学档案管理工作中来，关键在于医院高层是否大力支持，各部门是否积极参与。如果没有一位远见卓识的领导重视这方面的工作，档案管理的信息化到最后只能是一句空话，很难得到实质性推进。

2.医学档案现代化管理目标的实现，人才永远是保证。医院方面，一定要制定医学档案现代化管理的中长期规划，要尽最大努力争取得到政府单位和有关部门对此项工作的支持，在加大资金投入的基础上，尽可能吸引、培养一批医学档案管理专业型人才，逐步使医学档案的管理水平迈上新台阶，进一步创造更大更客观的实际效益。

3.良好的基础设施是实现档案管理信息化的重要条件。要真正加快档案信息化建设，就要舍得投入，配置与档案管理现代化工作实际相匹配的软、硬件。其中，电脑是医学现代化管理手段不可缺少的工具之一。用电脑储存整个医院各个流水线上的业务，不仅方便及时查找、阅读，还能节省时间、人力、物力和财力，更重要的是大大提高了工作效率。

4.工作人员意识的创新是实现档案管理信息化的重要因素。在具体工作过程中，需要不断想办法提高档案管理者素质。另外，实现医学档案的现代化管理，还需要加大宣传力度，充分调动广大干部和有关工作人员的积极性，得到他们的充分支持和参与，尤其是领导干部更要积极主动一些。

5.从长远的角度来看，医学档案的信息化管理需要走标准化路线，这也是信息管理最终需要走向规范化的必然要求。简单而言，现代化的医学档案管理一定要符合档案管理的各项标准及规范要求，不能杂乱无章。

6.医学档案的现代化管理还需要有章可循。这就要求相关工作人员在档案管理的各个环节、各个步骤中，都要做到条理清晰、目的明确，以制度规范和明确统一的操作流程保证档案信息的准确和完整。

参考文献：

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地理信息系统 （Geographic Information System）

是由电子计算机网络系统所支撑的，对地理环境信息进行采集、存储、检索、分析和显示的综合性技术系统。地理信息系统技术为房产档案管理打开了一个崭新的管理视角，它不是单纯意义上计算机技术和测绘技术在房产管理中的运用，而是以GIS技术为基础构建房产信息化管理，并在房产档案的管理中加以灵活运用。 建立“以图查房，以图管档”的新型管理模式，将房屋测绘数据、楼盘信息与现有的房产档案信息数据进行一一对应。实现房产业务数据、房屋档案数据与房地产平面图之间相互关联的“图档一体化”管理，使房产登记管理及房产档案管理转为以图形管理为核心的模式。房产档案管理由原来的单一管理模式，转化为三维一体的综合管理方式，为不动产统一登记提供了新的思路。

实际工作中，房屋的交易与变更比较频繁，业务数据系统和档案信息系统要保证及时、同步的更新。如果相关的房屋信息没有及时更新，造成房屋基本信息不准确，会影响房屋的下一次交易。特别是拆除的房屋，如果信息与档案的脱节，导致审核人员无法确定该房屋的真实状态，就要进行实地查看，不仅给工作带来不必要的麻烦，还会降低案卷查全率。应用房产GIS数据整合，通过对房屋定位、楼盘表关联查询，可以很快地调出房屋的权属信息和自然状况，把每个房屋的坐标、权利属性、自然属性关联在一起，形成完整、准确、全面的房屋基本信息。

由于房产GIS技术将房屋图形系统、楼盘表数据与档案数据进行整合，只要房屋发生变更，系统就会将这三块数据同时更新，实现各业务模块信息数据的无缝对接，形成统一的信息管理模式，实物档案也能及时修改。就操作上看，在一个系统中可查询房屋的备案、登记、抵押、查封等各类信息和房屋交易状态，减少工作环节，提高效率，更有利于疑难问题的解决。引入GIS技术，还有利于各种档案信息的统计查询，为拆迁、住房保障等工作提供强大的基础数据。

二、建立三维虚拟档案库房管理系统设想

利用计算机技术，建立三维虚拟档案库房管理系统，实现数字档案和实物档案的一一对应管理，发挥数字档案与档案原件相互补充、有效管理的优势。南京市房产档案馆已存有房产档案超百万卷，有两个库房且不在同一个地方，近几年随着房地产市场的发展，房产档案的利用率不断增加，如何提高档案调阅的效率、更高效更便捷的找到档案是目前工作的一个重点。

南京市房产档案馆现有中央门和华侨路两个库房，中央门库房主要存放2004年以后分户立卷的档案，有100多万卷，华侨路库房主要存放2004年以前按幢立卷的档案和已拆除房屋的档案，也有几十万卷。存放档案的量之大，档案利用率之高，让库房管理工作变得越来越重要，同时有效改善库房管理工作模式、提高效率是亟待解决的问题。工作人员经常为找一份档案跑两个库房，既费时又费力。如果建立三维虚拟档案库房管理系统，在电脑虚拟库房内点击打开任意档案架，即可动态显示档案。系统会自动进行检测，提供导航图标（即索引），显示此档案所在的具置，引导工作人员打开档案柜，方便快捷地找到相应的查询内容，提取档案。并导入电子档案数据，提供显示和打印的服务功能，做到对实物档案和电子档案和综合、全面利用，可以大大提高工作效率。

三、房产档案数字化运用的新设想

实现档案数字化管理的基础上，可以利用业务数据与档案数据之间的关联，依托GIS开发房产档案的多样化查询。

1.各项房屋基本信息的查询

工作人员在GIS电子地图上指到某一幢房屋，就可获取该幢房屋的面积、层次、结构、建筑年代等基本信息，也可查到该幢房屋的户数、产权人和共有情况等产权基本信息。反之，也可以根据产权人的姓名、房屋坐落和房产证号等查询到对应的电子地图上某房屋的具置和周围配套设施等。

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A.加强制度建设，筑牢档案管理基础

制度化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，《中华人民共和国档案法》应运而生，经过二十多年的发展，为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。与此同时，各单位要建立健全档案管理规章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有这样，档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效。

B.积极探索实现档案的现代化管理

现代化档案工作从本质上看是一项管理工作。不仅要管理档案，也要管理档案机构。管理档案人员只有运用科学的思想、方法对档案工作进行组织管理，才能达到档案工作的目标。现在我国常见的管理包括：经验管理，以个人或别人成功的经验和教训为依据进行管理；行政管理，以法律、法令、计划、条例、会议为依据进行管理；科学管理，以管理科学理论为指导，采用现代科学方法和手段进行管理。上述三种管理有着内在联系，经验管理、行政管理过程中应加强科学管理方法的运用。

加强管理思想的现代化。档案工作人员、尤其是组织领导者应根据社会发展和档案工作的实践，从思想上认识档案管理现代化的重大意义，抛弃传统管理中不科学、不合理的因素，代之以科学的组织管理思想。

注意管理方法的科学化。积极采用现代管理方法的优秀成果，改变单纯的以行政手段进行管理的做法。在管理方法中把经济方法、行政方法、法律方法、社会心理方法、政治教育方法等有机结合起来。

强化组织机制，提高组织管理效率。应根据档案工作实际，按照科学的组织理论对档案组织的体制、设置原则、内部机构、人员编制、运转程序、决策过程进行有效管理，通过必要的措施和手段保证组织机构的效率，充分发挥档案的社会效益和经济效益。

进一步加强档案组织工作的标准化。通过制定档案工作的组织标准、业务规范标准，更好地、科学地开展档案工作，指导档案工作顺利开展。在档案工作现代化进程中，现代化的设备、现代化的技术方法都需要具备现代化思想的人去掌握运用。就中国目前的状况，很快在档案工作技术装备上全面现代化仍是比较困难的，而且即使装备现代化了，以目前档案干部队伍的知识素质也不能充分发挥其作用。国内一些档案部门的现代化装备没有充分发挥作用，甚至处于闲置状况，其关键是人员素质的问题。所以，建设一支具有较高知识素质的档案干部队伍是档案工作现代化的基本保证。

C.档案利用是档案管理的最终目的

档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享。就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。

2.档案管理现代化的条件

实现档案工作的现代化是一个长期而复杂的任务，需要大量的人力、物力、财力，而且要有充分的科学论证和准备工作，必须有比较扎实的基础、各方面成熟的条件和恰当的时机。我国档案工作现代化的条件可以从我国国情和档案工作的实践情况两个方面加以认识。

A.档案工作科学化、现代化所面临的国情

实现档案工作的科学化、现代化，必须从我国的实际出发，充分认识我国的国情。我国的政治、经济发展状况，科学、技术、教育、文化发达程度，人口素质等各方面都对档案工作的现代化起着制约作用。我国科学技术研究工作具有较高水平，但应用研究仍然比较薄弱，档案工作的现代化需要国家提供大量应用性能好且价格适中的现代化设备及其应用软件。由于目前各方面条件的限制，我国计算机普及率从全国看还较低，这也制约着档案工作中计算机技术的普遍采用。先进的科学技术转变成实用技术的周期较长，也对档案工作的现代化有很大的限制。建国以来，国家培养了大批科技干部、管理干部，为我国社会主义现代化建设奠定了必要的人才基础。但是，与发达国家相比，我国管理人才和科技人才还很缺乏。教育事业仍然比较落后，国民整体科技文化素质还比较低，不仅远远落后于发达国家，而且与一些发展中国家相比也有差距。这对档案干部队伍的知识化、管理科学化也产生了影响。整个社会条件对于档案工作的现代化是有利的，从发展趋势上看更是如此，加快档案工作现代化要用好用足党和国家的政策及社会条件中有利的一面，同时也要实事求是，正视不利的一面，有计划、有步骤地推进档案工作的现代化。

B.档案工作发展状况为现代化提供的条件分析

第一，档案工作已经发展成为一项国家规模的科学文化事业，档案馆已经形成网络，档案室工作也有较快发展，档案教育、科研等都已有相当规模，档案工作现代化已成为档案事业发展的迫切需要。

第二，档案工作的现代化早已列入档案事业的发展规划。围绕档案工作的现代化，国家制定了相当数量的规章制度、标准、规范，并投入了一定资金开展有关问题的研究，取得了显著成效。

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档案管理现代化就是实现档案的数字化和网络化管理。就是利用现代化的各种先进技术来对档案资源进行收集、整理、加工、存储和分析。同时利用网络技术和计算机技术来加快推动档案管理工作网络化的实现，利用网络将各档案管理单位之间有效的联系起来，实现档案资源的共享，从而使档案更好的为社会服务。

（二）档案管理现代化的内容

首先，现代化的管理思想。在档案管理工作中，需要利用现代化的管理思想，及时对传统思维观念进行转变，及时对现代化档案管理理念进行更新，做到与时俱进，从而在档案管理工作中利用现代化管理方法和思想来加快推动档案事业的健康发展，强化对现代化档案管理的深入认识，使其更好的为社会发展提供服务。

其次，现代化的管理人才。在实现档案管理现代化的工作中，现代化的管理人才具有不可或缺性，也是实现档案管理现代化的重要保证。作为现代化的档案管理人才，不仅需要扎实的掌握现代化的档案专业知识，还要对各种现代化的技术和管理技能进行熟悉掌握。因为在科技快速发展的今天，单一的技能已无法适应社会发展的需求，所以档案管理部门需要加快引进和培养现代化新型档案管理人才。

再次，现代化的管理方法。在档案现代化管理工作中，现代化管理方法是档案管理现代化的重要组成部分部分，需要通过建立健全档案规章制度，利用现代化的管理理念和方法来实现对档案的现代化管理。

最后，现代化的管理手段。现代化管理手段是档案现代化管理得以实现的重要标志，需要在档案管理工作中，通过熟练的对现代化管理设备和软件进行使用，从而提高档案管理的现代化水平，加快推进档案管理现代化的实现。

二、实现档案管理现代化的有效措施

（一）加快对档案管理观念的更新

档案管理现代化的实现，需要现代化的管理观念，只有在现代化的管理意识下，才能从传统的管理理念束缚下脱离开来，加快推进档案管理的现代化进程。所以对于档案管理人员来讲，在现代化建设过程中，需要加快思想观念的转变，解放思想，大胆创新，不断对自身的现代化意识进行强化，从而在档案工作中不断进行创新和探索。

（二）建立健全集中统一的档案管理机制

集中统一管理机制是实现现代化管理的的重要标志，档案管理只有朝着这个方向努力，才能真正实现现代化的管理。我国目前的档案管理机制普遍处于比较分散的状态，使用起来很不方便，也不便于统一管理，要从根本上解决这一难题，就必须建立健全一个集中统一的管理机制，制定出科学、合理、高效的管理制度，以制度化的管理来保证档案管理技术的规范化与标准化，以及档案管理各种软件、硬件的选择与使用，把原来分散、无序的档案管理集中起来，统一纳入到现代化的档案管理系统中，使档案资源能够得到集中利用和共享。

（三）加强数据库的建设

数据库的建设是档案管理现代化的基础工作，也是实现档案管理现代化的根本。由于档案资源的数量不仅多而且复杂，要把档案资源进行归类、整理并输入到数据库系统中，没有一套科学、合理的方法，是非常耗时耗力的，会严重影响到档案管理的现代化进程。因此，必须要在原档案管理的基础上，进行分门别类的分级著录：对于内容单一、使用价值比较低的卷宗实行案卷著录；对于涉及内容相同的则实行组合级著录；对于涉及到重要或庞大、复杂内容的卷宗，则实行文件级著录。减少一些不必要的著录环节，提高了数据库建设的速度。

（四）加大现代化人才的培养和引进

（1）建立完善的人才引进机制

在现代化的档案管理工作中，管理人员的素质决定了档案管理工作的水平，通过建立完善的人才机制，加强对现代化管理人才的引进，使管理人员的素质不断提高，把各种现代化的科学知识与技术充分运用到档案管理工作中。

（2）加强对现有管理人员的培训，努力提高其综合素质？

要通过各种培训方法，使档案人员能够不断吸收、消化各种有用的知识，掌握到更多有用的现代化管理知识和技能，努力培养出具有现代化管理水平的综合型、高层次的档案管理人才。

（五）强化档案管理的服务职能，不断拓宽服务范围

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［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1009－5349（2010）11－0063－01

档案是在国家机关、社会团体及个人社会活动中形成的，是记录历史真实状况的重要资料。档案可以是文字、图表、声像以及电子文档等不同形式的历史记录。档案管理是一门社会科学，对社会发展经济建设具有十分重要的意义。因此，如何搞好档案的现代化管理是当前一个迫切需要解决的问题。

一、解放思想，更新观念，适应社会总体发展

（一）彻底地从封闭半封闭的思想意识中转变到适应世界的总体发展观念

档案管理要从思想意识上更加开放，思路放宽，提高整个社会的档案意识，逐步与世界整体发展相适应。通过得到社会的支持和关注，得到社会各界的认可，才有利于档案工作的开展，有利于档案质量提高。促进档案管理现代化，只有提高档案工作的现代化程度，才能与世界经济贸易的各种现代化的档案管理相衔接。因此，现代化的档案管理与世界经济贸易密不可分。要提高整个社会的档案意识，包括机构体系建设和档案工作者队伍建设非常重要。首先要在机构体制上创新，改变以往的思维方式和工作运行机制。档案工作者要树立起社会意识、世界意识、责任意识，从长期封闭半封闭的工作环境中彻底解放出来。虽然普遍具有勤勤恳恳、任劳任怨、默默奉献的敬业精神，但有相当一些人墨守陈规，观念老化，思想保守，与社会接触少，更谈不上了解世界经济贸易。他们先进的现代化管理手段不会应用，致使社会协调能力和社会活动能力较弱。因此要改变档案工作默默无闻的封闭局面，要开阔视野，破除传统的用人机制，提高工作人员的素质；调动档案管理人员积极性，激发档案管理人员的创造性，把档案管理的作用充分发掘出来；想千方设百计扩大服务范围，拓展服务领域，扩大对外档案工作资源范围。只有这样才能开创档案管理工作的新思路、新局面，推动档案管理事业的健康发展。

（二）要不断强化培训意识

加强档案管理工作基础知识教育，通过各种理论培训、档案专业知识教育、世界贸易组织及相关知识的培训，培养一支坚强过硬的档案队伍，让优秀人才充实到领导岗位和其他重要岗位上，使这些人才不仅具有较高的政治理论水平和业务素质，而且还具备相当的世界经济知识，以及较强的开拓意识、创新精神。只有这样才能提高档案工作者的社会责任、全局观念，更好地为档案管理工作服务。

二、档案管理现代化离不开融入世界经济贸易，离不开现代化

发展离不开经济投入。实现档案管理的现代化同样需要资金、人才、机制等注入。没有资金、设备，应想尽办法，根据现在的条件和可能，配备先进设备；如果没有资金投入，不能创造条件，不注重培养管理人才，档案管理事业就不能健康发展。因此，要积极培训，不断选拔高素质的专业人才充实档案管理队伍，把现代化档案管理工作纳入单位工作计划，列入本单位的考核内容进行考核，机制不活的话可以改变现有的工作模式和运行办法，各级领导尤其是主管档案工作的领导要经常过问此项工作，实行例会制度、督促检查制度以及培训制度。各个基层单位要经常研究档案管理工作的重大事项、重大动向、重要问题，听取档案管理工作人员工作汇报，了解本单位档案管理工作状况，提出新要求，下达新任务；不断指导本单位档案管理部门依法开展管理工作，帮助本单位档案管理部门解决工作中实际存在的困难和问题；还要有宏观指导总体战略、总体思路，实现档案管理发展战略上的创新，具体工作环节当中管理内涵和技术手段的创新。做好档案现代化管理，对促进我国在国际经济贸易中的融合与发展都有着长远和现实的意义。

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一、档案管理现代化的相关概述

（一）档案管理现代化的具体内容

档案管理现代化主要包括以下几个方面的内容：第一，管理思想要及时更新，实现管理思想的现代化。只有及时转变并更新观念，加强对档案管理现代化的重视，对该项工作进行全面认识，才能在档案管理工作中使用科学的管理方法和思想，最终达到事半功倍的效果；第二，管理方法的现代化。管理方法是实现档案管理工作的重要途径，可以通过健全相关的规章制度来实现档案管理方法的现代化；第三，管理手段的现代化，该内容主要是指在档案管理工作中应当充分利用现代化设备来进行档案管理工作，要重视对先进的现代化档案管理软件和硬件设施进行投资，从而提高档案管理工作的质量和效率，实现现代化和信息化；第四，管理人才的现代化。只有具备现代化管理人才，使其掌握现代化管理思想、知识和方法，才能保证档案管理现代化的顺利实现。

（二）档案管理现代化的特点

档案管理现代化主要有两个特点：一方面，网络化，即进行档案管理工作时主要运用计算机和互联网技术，不仅能够及时和用户进行沟通与联系，而且能够实现各个单位之间的横向交流，有利于信息的及时共享；另一方面，数字化。档案管理的现代化主要是通过各种先进技术对档案等相关资料进行数字化的保存、加工和处理，从而实现档案管理工作的高效性。

二、档案管理工作的现状

（一）档案管理工作人员的观念没有及时转变

当前在具体的档案管理工作中，很多工作人员的观念没有及时转变和更新，尤其是年龄比较大的工作人员，很难接受现代化管理方法和理念，依然固步自封，采用传统的档案管理方式，导致档案管理工作的效率非常低。

（二）档案管理的方法和技术相对落后

当前的档案管理工作中，很多工作人员对计算机不够熟悉，加上没有经过培训和学习，在使用过程中困难重重，这样越难越不愿意学，在工作中依然采用传统的管理方法和技术，导致现代化档案管理技术没有得到充分的应用，影响着档案管理工作的现代化。

（三）档案管理人员的整体素质尚待提高

档案管理人员的整体素质对档案管理工作的现代化影响重大，然而，在具体的档案管理工作中档案管理人员的整体素质并不是很高，有些档案管理人员的服务意识不高，对工作不够热情，有些工作人员对新技术和方法不认可，对现代管理知识、技术和理念没有进行自主学习，对单位组织的培训不够重视，只是应付了事，这样就阻碍着档案管理的现代化进程。

三、实现档案管理现代化的具体措施

（一）及时更新管理观念

为了实现档案管理的现代化，今后档案管理工作人员应当改变传统观念，不能墨守陈规，要树立科学的现代化管理理念，增强创新意识，并且树立服务意识，自觉主动地做好档案资料的收集和整理等工作，同时要树立全局意识，要以全面地眼光看题，对重大事项、重大活动等档案资料要归类清楚，从而更好地满足工作需求。

（二）实现档案管理方法的科学化合管理技术的现代化

根据当前档案管理工作中出现的档案管理方法和技术相对落后的现状，今后应当根据不同的工作群体采取切实可行的科学方法，充分利用经济、管理和行政等各方面的知识理论进行档案的管理，在正确的理论指导下采取争取的管理方法，从而提高档案管理工作的效率；另一方面，为了提高档案管理技术的现代化，应当充分利用计算机水平来进行相关文件的登记、归档和传阅等工作，这样能够实现档案原文的有效存储，在使用过程中有利于快速进行查找。同时，对档案管理可以采取立体化管理的方式，用计算机技术对档案管理进行多项、动态并且关联的形式，从而有效突破查阅一个专题或者主题就得一一查询现状，最终实现档案管理工作的现代化。

（三）实现管理人员素质的现代化

作为档案管理工作的主体，档案管理人员的素质起着关键性作用，因此要注重实现管理人员素质的现代化。随着计算机等现代化设备的广泛应用，档案管理方法和技术的不断改善，为了更好地应对各项挑战，档案管理人员应当利用空余时间多学习相关知识，不同知识结构和年龄结构的人员应当及时交流，从而各显其能，发挥各自的优势，扬长避短，使档案管理工作能够达到最优的状态。此外，还要注重对管理人员进行培训，并且建立公平健全的绩效考核机制，鼓励员工进行学习，从而不断提高自身的素质，实现档案管理的现代化。

参考文献：

[1]吴新丽.浅谈如何实现我国档案管理信息现代化[J].商业文化（下半月），2012（11）：331.

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中图分类号：G271 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）0014(C)-0310-01

随着科学技术的迅猛发展，计算机、网络等新技术、新手段在社会生活的各个领域被广泛应用，也为档案工作的开展带来了新的机遇和挑战。随着形势的不断发展，传统的手工档案管理方式越来越不能适应时展的要求。尤其是传统的手工档案管理方式劳动量大、强度高，查询速度慢，工作效率低，严重影响着档案的开发利用，不利于档案事业的长远发展，同时，由于原有的纸质档案保护年代久远，加上原有档案的载体材料质量较差，保护手段相对落后，保存环境也并不十分规范，有些档案已经出现了严重问题，如果不及时采取有效的措施进行保护就会影响到档案管理工作共享性较差，不能形成同一档案资源大家共同查阅的便利条件，某一份档案一旦被某一利用者查阅，同一时段内就会被这一个人独占，其他人就不可能同享这份档案资源，这就迫切需要采用现代化管理手段来提高档案管理质量和利用效率。 档案工作只有不断适应时展的新要求，逐步实现档案管理工作的现代化、规范化、程序化，才能充分发挥好档案的重要作用和意义，为社会主义现代化建设做出积极贡献。扎实有效地推动档案管理工作的现代化进程。

一、要加强档案专业技术人员的培养，造就一批掌握现代化科学技术的优秀档案管理人才

要切实适应科学技术发展的新要求，在原有工作基础上积极主动地创造条件，造就一支政治立场坚定、综合素质高、业务素质强、精通新技术的专业素质人才。不仅要想方设法地引进年轻而又有文化的档案管理人才，还应高度重视现有人才的培训提高，使档案管理工作者都能掌握现代化的科学管理方法，成为档案管理工作现代化的中坚力量，为档案管理工作现代化的顺利开展奠定坚实的人才基础。社会主义现代化带来了电子档案资源的大量产生，这也就要求档案管理工作者必须通晓电子档案资源的特点、性质和工作原理，把握好电子档案资源自身发展的客观规律，积极开发好电子档案信息资源，极大提高档案管理工作效率。因此要加速档案管理工作者自身专业知识的更新，使之尽快掌握现代技术、现代业务。同时，要大力加强对档案管理工作者的责任意识教育，增强他们做好档案管理工作的责任感和主体意识，使之以更加饱满的激情和专业技能有效地做好档案管理工作，推动档案管理工作的现代化进程。如果档案管理工作者没有强烈的进取精神和责任意识，使自己成为适应时代要求的复合型人才，档案管理工作的现代化也就无从谈起。

二、要实行档案管理工作的标准化

标准化是对档案管理工作的技术方法、管理手段和基础设备等实行统一规范化管理的有效方式。只有实现了档案管理工作的标准化才能实现档案管理工作的现代化，可以说，实现档案管理工作的标准化是实现档案管理工作现代化的前提条件。档案管理工作的标准化存在于档案管理工作的一切业务活动中，是档案管理工作不断发展的必然产物。档案管理工作要严格执行国家关于各类档案的标准化要求，不断适应现代科学技术发展的需要，切实加强档案的收集、整理、保管等基础性工作。同时，要实现档案管理工作现代化，还应加强档案室（馆）的硬件设施建设。档案室（馆）的建设要高起点、高标准、严要求，确保符合国家标准化规范要求，不能因为档案室（馆）的建设问题而影响到档案管理工作的进展，影响到档案管理工作现代化的顺利进行。要确保必要的硬件设施投入，把现代化的管理手段应用到档案安全保管、温湿度控制等方面，以适应电子档案管理迅猛发展的需要，为实现档案的数字化、现代化管理奠定坚实的物质基础。