财务档案管理规范范文

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摘 要 现如今，我国经济水平明显提升，财务档案的规范化管理对于经济项目或经济活动有较为重要的影响。随着社会进步发展，财务档案的管理工作也发生了很多新的变化，在形式、内容上都有革新。但是，在这一过程中有凸显了很多问题，限制着事企业单位的经济活动。本文就提高财务档案的规范化管理提出一些建议，希望能借此促进企业、事业单位的发展。

关键词 财务档案 管理 规范化

一、财务档案概述

财务记录是指记账凭证、财务报表、账簿等信息的统称，它反映了单位的经营状况和经济交易情况。财务档案能够真实地反映企业的运行轨迹，是单位从事社会生产活动的重要记录。各事企业单位财务档案的管理，不仅能对国民经济作出客观的数据反映，而且也能对国家拟定相关的财政政策予以一定的价值参考。所以，财务档案的规范化管理在当前经济活动中越来越重要。

二、财务档案管理工作实行规范化的必要性

无论对事业单位还是企业单位来讲，档案都是其曰常运行过程中各种信息的重要积累，是其发展过程中各种信息的重要来源。对于一个事业单位而言，财务档案更是一种无形的资产，为事业单位各种决策的制定以及经营活动的顺利开展，在信息上提供着重要的保障性作用，关乎到事业单位未来的发展。为此，财务档案管理工作必须朝着更加标准化、规范化的方向发展，以提升其使用和查找的便捷性，并充分发挥其财务信息的收集和整理功能，使财务档案在事业单位发展过程中所起到的作用得到充分发挥。

三、财务档案管理存在的问题

（一）财务档案管理制度问题

伴着我国经济的进步，企事业单位财务档案管理存在一些问题，因此，我国企业和企业管理体制存在诸多问题。在主观管理层面，使法律和制度管理不加以重视。财务档案管理制度不完善，单位内部的档案存放、借阅没有设专人进行统一管理，缺少档案借阅制度。另外，文件管理下的计算机软件、系统安全、维护等几部分的专业问题，管理员无需培训和直接上岗，是当下信息安全的最大隐患。

（二）财务档案管理人员能力问题

财务档案的管理工作，受到管理工作人员的限制影响是比较大幅度的。一些企业单位不重视财务档案的管理工作，对财务档案的管理工作缺少专业认知，所以，很多的企业的财务档案管理工作基本都是会计工作人员担任。要实现财务档案管理的规范化管理是不可能的，有必要浪费大量的时间，不能充分发挥财务档案在获取财务档案中的重要作用。财务档案管理的执行另一方面也体现在入档不及时，可能存在财务信息泄露，制约企业或事业单位经济活动的进展。

（三）财务档案管理安全系数问题

在企业或事业单位的经济活动中，财务档案的记录和规范管理有很大的影响作用。所以要注意保密原则。企业和事业单位要注意，财务档案要只读。通过层层审批可以接入，但在现实中，很多企事业单位为了躲避困扰，或人为因素的存在，以及财务记录管理薄弱，许多员工可以访问档案，致使其存在严重的安全风险。

四、促进财务档案管理工作规范化的相关策略

通过以上的讨论和分析得出，可以看出我国的许多企事业单位在财务档案的管理工作上仍有欠缺。在工作方面，财务档案的管理过程中还存在一些较大的问题。还有许多突出的问题。企业的经济活动较好地进行，单位的财务档案的管理是较为重要的，可以从以下几方面来入手：

（一）提升对财务档案管理的认识及意识

要做好事业单位的财务管理，需要不断地相关人员对财务管理工作的认识，从而从根本上树立有效进行财务管理的工作意识。财务档案的管理人员要对财务档案管理工作的必要性和紧迫性有一个清晰的认识，对自身的管理意识不断予以加强，在对相关的财务档案管理工作做好的基础上还要对其进行有效的监督工作，从而在内心深处形成具有主人翁地位的意识形态，为做好财务档案管理工作的尽职调查，鉴定和严格检查要认真做好财务档案工作，充分回到财务档案管理部门的监督协调职能。与此同时，相关的领导应该对财务档案的管理工作做出高度的关注，让领导层对财务档案管理工作在整个单位实现可持续发展当中的重要作用有一个深刻的认识，还要让其深刻的体会到财务档案管理在整个决策科学化当中所产生的积极影响进行充分认识，从整体上不断提升单位的财务档案管理意识和认识，从而为有效的推动财务档案管理工作的有效开展奠定坚实的基础，为财务档案管理工作的顺利开展创造完备的环境条件。

（二）加大对管理人员的培训力度

单位领导要高度重视财务档案管理人员的培训，制定培训方案，提高档案管理水平。管理者的专业素质和能力是决定档案管理质量的关键因素。培训方式主要有聘请专家指导管理活动，参照优秀企业的管理模式以及按照上级领导的指示整理档案等。财务档案文献的内容较为丰富，涉及面较大，特别是大型企业单位，档案明细更多，资料量更大，若缺少有效的管理方式，则不利于单位的长期发展。财务档案管理专家拥有丰富的经验和科学的管理方法，能够对管理工作提出建设性的意见，同时有助于转变档案管理人员的思想观念，及时采纳新的元素进行管理。加强对外交流与合作，通过参观模范单位的财务档案管理模式，并结合单位的具体情况，创造性地吸收管理理念，有助于企业改变档案管理面貌。领导者能够从整体的角度，制定适合自身发展的档案管理思路。因此，管理人员在进行变革管理方式时，应征询上级领导的意见，根据其指示进行具体的整理工作。此外，培活动不仅要重视提升财务档案管理人员的专业素质，而且还要培养他们的责任心，增强道德修养，提高工作积极性。财务档案管理人员必须严格律己，认真负责。

（三）建立完善的财务档案管理机构

完善的财务档案管理机构，是实现财务档案的规范化管理，提高企业的财务管理的一项有效途径。由于缺乏完善的财务档案管理机构，因此总体来讲财务档案管理的效率相对较低，无法实现财务档案中资源的全面利用和数据的反映。有的企业在进行财务档案的管理的过程中，建立健全财务档案管理机构，根据企业管理的实际需要。例如，如果企业的财务档案管理工作量比较巨大，企业需要对财务档案的管理人员进行合理的分配，不同的人员负责不同的部分，一些工作人员负责整理，一些工作人员负责归档等。除此之外，考虑到档案管理环境的特殊性。财务档案不同于一般的档案，涉及内容的机密性比较强，为了做到财务档案的安全、有序的管理，必须为其营造良好的发展环境。

五、结语

当前，我国不断深化经济改革发展，经济水平有了较大的提升，跻身世界发展强国行列，在我国事业单位层级无论在具体的规模上还是在其特点和所处的社会环境上都发生了巨大的变化，对于传统的财务档案管理来说已经不能适应现阶段的档案管理需要，所呈现出的新的工作形式和内容又为当前的事业单位财务档案管理工作提出了更为高大的要求。所以为了事业和单位企业发展，有效开展单位财务档案管理，应该充分的树立财务档案的管理工作的观念加强，并进行不断提升财务档案管理的素质，健全现有的财务档案管理机制，对传统的档案管理方式进行不断更新和转变，从而促进事业单位的财务档案管理工作向规范化方向迈进。

参考文献：

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财务档案管理对于企事业单位的发展具有非常重要的信息提供的作用。现代是属于信息化的时代，一切信息的整合利用都有助于企事业单位的发展。财务档案可以完整、长久的保存下来，可以为以后的工作所需，也可以帮助企事业单位规范化发展。

一、财务档案管理存在的问题

在企事业单位中，很多管理阶层都忽略了对财务档案的管理，管理意识薄弱，无法正确的认识财务档案管理的重要性。每个企事业单位的财务信息都是很繁琐，信息量很大的，因此，保存起来是一项工作任务很重的工作，但是，由于每个单位负责管理财务的人员有限，加上财务档案的整理归类是一项繁琐的工作，因此，工作人员会忽视。造成对档案管理的意识较为薄弱，对档案对于企事业单位发展的重要性认识不足，导致有些档案可能被损坏或丢失。

其次，企事业单位的财务管理人员的个人专业水平以及自身修养不高。由于财务档案管理与会计共组相联系，因此，多数企事业单位的财务档案管理工作是由一些会计来负责的，会计缺乏专业知识，自身的业务水平也不高，对于档案的管理较为模糊，并不能够做到归类整理，只是大概范围的整理。这样容易导致对财务档案资料查找不方便，资料整理容易分类错乱。

最后，财务档案管理不规范，设施不完善。企事业单位对于财务档案管理没有形成一个专门的管理机构，由专门的档案管理人员有序的管理，而是对财务档案管理者方面工作处理的较为随意，对财务档案管理没有形成专业管理人员装订、整理、归类、查询。目前，企事业单位的财务管理属于整理的属于会计管理，归类的属于其他办公室人员管理，查询的可能是另一个部门的，这样就容易形成分散化、不规范化，在查找的时候较为麻烦。财务管理设施的不完善，财务管理的不规范化，以及无专门机构，造成财务档案管理工作的整体质量和效果都大大降低。

二、规范财务档案管理的方法简析

（一）提高对财务档案管理的认识

企事业单位想要很好的提高对财务档案管理的水平，首先需要提高单位管理阶层对财务档案管理的重视性，提高他们对档案管理的认识，了解其对单位发展的重要作用。管理阶层人员应该积极完善单位对财务档案的网络管理，这样可以有效方便的寻找有用信息。除了建立规范的管理网络，管理层还应该制定规范、有效的规章制度，将财务管理工作纳入单位重要工作环节，明确分配好每一个档案管理工作人员的职责，从而提高财务档案管理的有效性。

（二）提高财务档案管理人员的自身素质和修养

企事业单位的财务档案管理的工作人员一般都是非专业的管理人员，提高管理层对财务档案管理的认识是提高档案管理水平的第一步，其次还需要提高管理人员的自身素质和修养。企事业单位在招聘一些档案管理人员时，需要考虑其专业知识水平、自身素质修养，档案管理人员在不断丰富自身专业素质的同时，还得不断提高自身修养，提高自身工作能力，能够更好的管理好财务档案。单位还应该定期的对这些档案管理工作人员进行多途径的培训，采取多形式的方式对管理人员进行专业知识上的提升，提高管理人员的实际工作水平和自身能力，提高他们对自身工作的保密管理，端正工作作风和工作态度。

（三）设置专业机构，管理财务档案

企事业单位设置专门的管理机构，让专业管理人士对财务档案进行管理。对专业的财务档案机构制定有效的规章制度，使得档案管理能够更加规范化，将对财务档案管理纳入部门的工作考核中，实行目标制，通过将对财务档案管理的成果与自身的总体工作成果相结合，用这种方式来实行奖罚制，利用这种奖惩机制来提高管理人员的工作积极性，促进管理人员不断的提高自我工作水平，提升自我修养，规范财务档案管理机构的有效性发展。提高财务档案管理的工作的积极性。

（四）建立专门的库房，保管好档案信息

财务档案信息对于企事业单位的发展具有决定性的影响，在企事业单位的发展过程中也是必不可少的有效利用资源。由于每个企事业单位的财务管理档案都非常的珍贵和重要性，因此，单位应该建立专门的库房，保管好档案信息，以便档案遗漏、缺失、损坏等问题出现。企事业单位的财务档案信息是永久性可利用资源，是单位发展的重要信息资源，因此，在保管方面要做到防潮、防湿、防盗、防霉等等方面的问题，并且对库房的管理采取严格的规章制度，规范化管理，不可让别人随意进出。保证财务档案管理的完好保存，可以做到档案资料随时为其使用外单位所利用。

（五）加强财务档案信息化处理

现当代属于信息化社会，互联网快速发展，信息管理开始依附于互联网。企事业单位的财务档案信息较多，数据较为混乱，分类不同，寻找起来相对麻烦。因此，财务档案管理应该利用互联网，将财务档案信息化处理，这样可以便于管理人员对财务档案的有效归类和管理，节省时间，节约人力资源。便于加快财务档案管理的数据库建设，形成专业化建设，形成资源共享，网络之间相互传递，服务更加便捷化。

三、结语

随着时代的发展，国家和企事业单位的经济开始快速发展，经济的发展为企事业单位带来了更多的机遇，也带来了更大的挑战。优化财务档案管理的管理方式，大力培养专业知识丰富，自身工作能力较高的专业档案管理人员，提高整体财务档案管理水平，有助于提高企事业单位及其他个本门的有效发展。尽快实行财务档案信息传递的网络化，使用的便捷化，以及服务的更加现代化。

参考文献：

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高校档案管理作为高校内部反映经济业务最为重要的参考资料，同时也是保存高校历史发展以及记录高校实际经济情况的重要证据，是整个高校档案重要的组成部分之一。对于高校而言，其档案的全面性、真实性以及准确性直接左右这高校教育事业前进的步伐，随着二十一世纪我国经济社会的逐步发展，高校的财务档案管理工作也逐渐成为了高校档案管理中的一大重点。如何才能完善高校财务管理，并且有效提高相应的管理效率，是目前所有高校面临的一大重点问题。

一、高校财务方面档案管理工作的具体内容

我国财务管理的会计档案主要包括了以下几大常规类别：a、会计凭证类；b、会计账薄类；c、财务报告类；d、其他类；e、电算方面会计档案；同时还包括了一些非常规类档案，分别是：a、在每年都会做出一份数据库的备份资料；b、在进行财务管理软件（系统）升级时所留下的老数据库备份资料；c、由财会系统管理员做出的系统管理维护方面的记录信息；d、其他被存档的相关数据资料以及有关数据信息。

二、就目前财务档案管理中所出现的问题分析

（1）对于财务档案管理方面的意思还有待加强

前文中曾经提及财务管理工作的具体意义就在于为现实服务，为历史记录，但是由于目前高校财务管理相关的工作人员数量较少，同时所需要负责的任务量相当繁重，当进行财务档案有关资料的手机或是整理时，常常得不到应有的重视，高校对于财务管理工作重要性的认识还极为低下，工作意识还有很大的上升空间，所以导致一部分的档案被无故损毁或是缺失。

（2）财务档案管理方面的工作人员业务水平较低，达不到具体工作要求

就目前而言，各高校基本上没有财务档案管理工作的专业性人才，基本上是由会计人员进行兼任，他们没有受过档案相关的业务知识培训，同时在经验上，也有极大的缺乏，这些根本原因导致他们在进行财务档案管理工作时对于档案相关工作标准以及要求不清楚，更不懂得档案有关的操作规程，经过整理得出的档案案卷整体质量低下、分类不具备科学性以及不具备复查的意义。这样不但使得财务档案在以后的寻找中极为不方便，同时也使得这些资料在以后可能会随其他资料而被无故处理。

（3）财务档案相关机构设置不够严谨，不具备基本的规范性

所谓的财务档案方面的管理机构，其意义在于：是对整个档案管理工作的有效保证，同时也是法律最基本的需求。但是，就目前高校市场而言，许多学校在实际工作中并没有对此机构进行详细有效地设置，在对于类似工作的同时，仍然是由其他部门的人员兼任处理。由于财务档案管理工作中的不具体，机构设置方面的不规范，使得财务档案方面的管理工作受到极大地影响。

三、相应的解决办法概述

（1）对高校进行档案管理方面的教育，使其认识档案管理的基本性质以及重要性

对于财务档案相关的领导阶层而言，必须使其提高对财务档案的认识，并且对财务档案管理的有关工作提高重视程度，积极着手与建立完善、健全的财务档案管理系统。同时必须依照本高校的实际规模对高校档案管理机构进行一定详细的设置。并且制定出详细有效地管理目标，明确各部分间的具体责任内容，处理好档案管理工作的大事小事。

（2）提高相应的管理人员综合素质

对高校财务档案管理相关工作人员而言，其必须具备一定的素质涵养以及工作能力，同时还必须具备一定程度的法律意识以及法律认识。在对于相关工作人员的选择上，必须选择综合素质突出、个人工作能力极强的人员来进行相关的档案管理工作。对已有工作人员，进行一定的财务档案管理方面的教育培训，提升工作水平，增强他们的档案管理保密意识以及责任意识。

（3）必须设立针对性较强的财务档案方面的管理机构

如果拥有了高素质以及高能力的管理人员之后，就必须建立一套具备一定规范性以及针对性的财务档案方面的管理机构，合理实施管理目标责任制，并且将相关的管理标准归纳到对工作人员的年度考核标准之中。通过一系列的赏善罚恶的奖惩措施来提高工作人员的积极性。

（4）建立专门的资料保管库房

对于财务档案的存储，必须按照国家有关规定建立专门的库房进行储存工作，如果某些高校不具备单独兴建库房的能力，那么也必须将库房与办公室、阅览室有效的区分开来。同时加强对档案管理相关的硬件设施，进行库房建设的同时，必须保证建成后具备一定的防范措施：防火、防盗、防尘、防霉等具体防范内容。并且制定出相关的库房管理政策，禁止与相关管理工作无关的人进入其中，有效的保证库房内档案的安全，同时对财务档案可能受到的自然损害进行防范，以保证资料的完整性。

（5）建立一定完整的信息化管理系统

随着时展，必须将信息化与与财务档案方面的管理工作有机的结合在一起，必须将财务档案方面的管理工作重心逐渐向信息化靠拢，建立一套具备一定独立性以及精确程度的信息管理系统。实现财务档案相关信息有网可查、有网可存，这样即方便了对于档案的归类、储存，同时对于日后的查找也带来的极大程度的方便性。

四、小结

总而言之，为了顺应二十一世纪高速发展的市场经济，各高校必须对自身财务档案管理工作进行一定程度的强化，对相应的管理办法、手段进行一定的优化，努力培养出一批具有高素质、高能力的财务管理人才，提升本校整体的财务档案方面的管理水平，增强相关的忧患意识，对财务档案的潜在左右以及具体内容进行充分的发挥，使其可以更好的为高校服务。

参考文献：

[1] 刘迎春.完善高校财务档案管理的几点设想[J].广西民族学院学报（哲学社会科学版），2004，26（z2）：128-128，146.

[2] 刘淑杰.如何加强财务档案管理信息化建设的几点思考[J].管理观察，2010，（18）：252.

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一、统一格式。按照县档案局档案创省一级的要求，统一业务档案封面格式、卷内目录格式。并用规范的牛皮纸打印档案封面。

二、统一内容。卷宗封面内容统一由年度、单位名称、收费项目、许可证号码、承办人姓名、办证日期、保管期限、案卷号八项内容组成；卷内内容统一由办证文件依据、单位组织机构代码证、法人证书或身份证、其他补充资料（含执业资质）、申请表、《收费许可证》正、副本复印件六项内容组成。

三、统一程序。审批发证程序分四个阶段：第一初审，由经办人对申领单位填写的《收费许可证》申请表和提供的文件材料的合法性、真实性、完整性进行初审登记；第二复审，由收费股负责人对经办人移交的初审文件材料是否准确齐备、初审意见是否正确进行复审，并签名；第三审核签发，由分管局长对移送的通过复审的文件材料进行全面审核，对符合条件的进行签发，并加盖物价局公章；第四印制发证。

四、统一编号。对办理远价费证类的《收费许可证》将严格按照省物价局规定的编号方法统一编号；对医疗机构统一编号办理远价费备证类《收费许可证》；对短期培训的机构或单位统一编号办理临时《收费许可证》。

实行“四个标准化”。县物价局为达到发放的《收费许可证》既有严肃性、权威性又美观大方的目的，实行了“四个标准化”运作。

一、标准化的收费文件为依据。申领单位必须提供合法有效的收费文件依据，或是国家法律法规，或是国务院、省政府文件，或是省物价部门下发的文件，或是省授权市、县物价部门印发的文件。除此之外，任何材料不得作为办证的文件依据。

二、标准化的证件为办证要件。申领单位必须提供组织机构代码证、法人资格证书和权威机构批准的执业资质证。

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财务专项资金档案管理的重要意义主要体现于四个方面：一是响应了国家法律的号召，严格贯彻执行《档案法》、《会计档案管理办法》及《会计法》等，这对国家相关单位提升依法治档水平具有重要意义;二是有效的提升了事业单位工作效率，在经济新形势下，单位资金管理逐渐呈现出复杂化、多维化的特征，且网络经济的渗透使得传统简明化的档案管理办法逐渐在子系统与细节处理方面呈现出一系列问题;三是益于单位管理者更准确、快速的做出决策，清晰、如实的归档可以使得管理者快速获得决策的一手资料，更益于财务计划制定、预算编制、财务问题提炼、纠正等;四是档案管理的细分化、信息化、严格化更便于各部门工作人员快捷的查找历史资料，获取有效信息。因此，无论从国家政策层面，还是单位内部利益层面，档案管理均具有深远意义。

二、事业单位财务专项资金档案管理现状

(一)档案管理传统化

互联网经济下，档案管理也需要实现网络化。但目前许多事业单位尚未实现档案管理现代化模式，未能与数字化信息技术相接轨。这种传统化主要表现为系统信息化和财务人员信息化两方面：一是档案管理方式过于陈旧，个别单位仍然沿用上世纪90年代的手工记账、整理、归档方式，且仍采用纸质档案形式，这样既不安全，又占用库存成本，部分单位虽然采用微机操作，但缺少输出设备;二是档案管理人员老化，信息技术要求单位人员必须具有现代网络技术操作能力，而当前的事业单位档案管理通常是准退休人员，这在一定程度上导致单位难以实现财务人员信息化。

(二)监管片面化

监管是单位防范档案管理风险最直接、有效的手段之一。但事业单位当下呈现出三方面不足：一是监管设备落后，在大数据智能时代仍然采用手工签字的事后监管方式，显然已经落后于部分违规手段;二是违规代价小，公款私存现象近几年虽然加大了惩罚力度，但仍局限于任中监管，未延伸至任后;三是监管主体只是财务部门或审计部门，难以形成监管的长效化、常态化，甚至财务部门或审计部门作后，监管不能起到任何作用。

(三)专项资金使用不规范

事业单位中有两种专项资金使用不规范现象：一是白条抵库现象，这就使得财务账面金额大于实际库存现金，在一定程度上导致账实不符，难以入档，尤其此类现象发生在跨会计年度期间，档案管理更加复杂;二是公款私存现象，主要表现为专款挪为私用和专款挪为其他项目用，这直接导致会计档案账证、账实、账账均不一致，甚至出现跨项目入账，使得档案管理难度呈现几何级增加。

三、规范和加强事业单位财务专项资金的档案管理策略

(一)搭建与维护信息管理平台

信息系统平台搭建主要着手于财务人员信息化和业务处理信息化两方面。首先，单位必须招聘年轻财务人员，实现新老交替，强化财务人员网络意识、法律意识、责任意识;部门领导必须重视档案交接、保存、销毁环节，严格把控管理信息系统登录权限，同时必须保障电子账簿与纸质账簿双管齐下，这益于保障档案安全;定期培训单位老员工，加大继续教育力度，强化档案管理服务能力和信息应用能力，专业上鼓励老员工带新员工，信息系统操作上鼓励新员工带老员工。其次，单位必须加大信息技术投入，加快实现单位内部各部门间的信息共享、线上信息传递、实时获取信息，增强电子档案、电子账簿在部门内部的传递、使用频率;强化内部信息技术风险防范意识，组织开展部门信息科技治理、信息科技风险管理、信息安全、信息系统开发以及测试和维护、信息科技运行、信息科技外包等方面内部控制，建立健全风险状况的防范机制。

(二)创新监管机制

档案管理的规范与强化需要借助监管机制的创新，这主要体现于三种机制创新：一是科技监管机制创新，积极拓展和提高计算机在档案管理监管领域的应用和使用层次，搭建业务数据平台，实现会计、稽核信息系统与档案管理信息系统之间的数据传输与对接，促进各类业务数据的共享与监测，加快监管信息系统建设，完善业务分类监管模型，通过数据+模型分析的数据化监管模式，查找线索、确定重点、精确范围，实现实时监控、动态监控。

二是联动监管机制创新，实施重大项目联动监管机制，在部门间充分实现横向、纵向的协调配合，共享监督成果，一方面建立检查联动机制，强化档案管理、会计、审计等各部门间的沟通交流，有效整合各自资源优势，共同参与项目检查，形成监督合力;另一方面建立监管与业务部门间检查成果的相互反馈机制，实现有效的互补。

三是违规机制创新，以经济审计为切入点，推进监督全覆盖。积极稳步推进经济责任审计工作，使经济责任审计从离任审计向任中审计，从事后监督向事中、事前监督的转变，实现审计监督的常态化、长效化，促进部门领导主动作为、有效作为。一方面单位必须建章立制，夯实基础，另一方面要把握重点，有的放矢。以档案流程设计为主线，突出重点机构，以风险为导向，突出重要环节，对不同部门归档时间、准确性、分类有效性配以相应的评价标准，强化违规机制的目的性和针对性。

(三)建立健全档案管理及其相关工作领域制度