企业文档集中管理范文

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我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下，初步构建了档案学的框架体系和分支学科，这无疑是令人骄傲的丰硕成果。但总的来讲，它仍是一门年轻的学科，还有许多空白和不足。随着社会经济、文化大环境的发展变化与挑战，档案工作的实际需要，档案学科建设与理论研究将呈现不断深化、不断细化的特征。如在原“档案管理学”的基础上，将分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学、档案利用学等许多分支学科。同时，在档案管理学、 科技档案管理学之外，又分化出企业档案管理、人事档案管理、司法档案管理、 会计档案管理、 金融档案管理等分支学科。在许多档案理论与实践的结合点上，将会有许多更加深入的研究和理论的突破，如档案馆藏结构的优化研究、档案工作的宏观调控管理研究、档案工作社会化服务的研究和档案利用与公布的法学研究，等等。当然，分支学科的细化、创建不应是“人为制造”，而应该遵循客观事物的自然发展规律，应运而生。反对“为学科而学科”，甚至动辄冠之以“×××学”，而没有该学科独立学科内容和体系，相反，一些理论经过不断实践、不断深化，越来越成熟，越来越丰富和系统，即便不称为“×××学”，也应该是档案学的一个分支。

2 吸收创新特征

档案部门目前正面临着市场经济、信息社会，特别是知识经济的大潮与挑战，以及高新技术的应用与渗透，我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面就有许多不相适应之处。档案学研究作为科技知识的体现，作为活跃的生产力因素，自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段，充实与强化档案学科自身的内涵，如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果，解决档案学科的自身建设，解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如，引进先进的科技理论与手段，解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题;解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题;解决电子文件的收集、管理与利用问题;解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题;同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。

3 大中型企业档案管理存在的问题

3.1 企业内部结构变化阻碍了企业档案管理的发展。近些年，随着现代企业制度的建立，国企内部管理结构和管理方式发生了根本性的变化，绝大多数的档案部门已经不再独立存在。另外，企业内部各成员自身情况不同，档案管理环境不同，导致各成员企业的档案管理各自为政。此外，产权变动使企业档案管理陷入真空状态。但是我国国有企业间的重组其实都没有发生产权变动。随着企业的改制，很多企业的档案管理机构被撤销或者被降格，导致档案工作无人管理的局面形成。

3.2 企业没有健全的档案管理体系。目前有很多国有企业将档案管理机构进行合并，导致档案管理职能被削弱和淡化，给档案管理工作增加了难度。档案管理人员也没有采取特殊的安全保护，致使档案管理工作极不规范，具有很强的随意性和变动性。

3.3 档案管理规章制度执行力差。造成这些现象的主要原因有：没有将档案工作纳入业务部门职责范围内;在日常活动中形成的大量档案都是分散保存，从而使管理成本大大增加;档案管理的手段不够先进;档案管理手段的发展远远落后于新形势的发展需要，造成一些企业利用档案管理薄弱，进行一些违规经营，例如，披露假信息，存在抽单、埋单、原始资料不全、非正常交易、涂改等现象。

3.4 企业档案信息化程度低。信息化是档案管理上水平、增效益的重要途径，也是档案发挥作用的最快捷的方式方法。但是，大部分大中型企业不重视档案管理信息化建设，表现在资金投入少、信息化人才缺乏等，直接影响着档案信息为企业服务的能力和水平。

3.5 企业档案管理部门工作效率不高，人员责任心不强，整体素质不高等，也是影响企业档案管理水平的因素之一。一些大中型企业档案管理部门，不重视档案管理者素质的提高，不重视档案干部的教育培训工作，思想陈旧，工作方法不适应企业发展的需要，工作效率低下，责任心和履职能力不强，甚至碌碌无为，不求上进，收集、整理、编研等工作流于形式，停留在口头和纸面上，等等。

由此可见，对于企业档案管理来讲，规范企业经营行为的有效手段就是维护档案的严肃性。从根本上防范化解企业经营风险的前提就是提高企业内部控制水平。企业内控水平好坏直接体现在企业档案管理的好坏中。加强档案管理，可以促进企业建立风险事前防范、事中控制、事后监督的机制，也就是说，企业的内控管理水平可以从一个企业的档案管理水平中反映出来。

4 企业档案管理的对策研究

4.1 提高档案管理意识。档案部门必须重宣传、重造势，在积极探索改制企业档案处置工作的同时，加大宣传工作力度，通过新闻媒体，强势宣传推介档案规范管理工作，引起领导的关注，赢得社会各界的大力支持和监督，为档案工作的顺利推进创造良好的氛围。

4.2 开发和完善企业档案信息资源。档案部门要综合地开展档案信息资源的扩充，并积极为咨询、论证工作提供可靠依据。国企的档案人员要确定档案工作为企业发展服务的内容与方法，提高对信息资源的认识，同时企业高层领导要从战略高度重视信息资源之开发与运用，加强信息资源管理，提高企业综合竞争力。国企的档案部门要对企业档案进行整理编研工作，开拓“以档养档，有偿服务”的新路子，要注重培养、任用具有经营头脑和创新思维，有超强专业技术能力、良好信息素养和应变能力的复合型高级档案管理人才。

4.3 控制档案流失。组建档案资产评估机构，不仅要把档案资产作为企业有形资产和无形资产价值评估中的原始凭证，更要包括对档案资产自身价值的评估，从而使企业和国家的权益不受影响，杜绝国有资产的流失。行政主管部门应加大监控力度，对档案管理的监控主要从以下几个方面进行：要明确监管范围，摆正档案监管工作的位置;建立完善的监控制度，提高档案管理效率;对档案管理进行监控要随着社会的发展而进行调整。

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1. 当前国内外贸面临的风险

目前外贸企业中的几种风险：

1.1应收外汇账款风险

应收外汇账款风险从本质上讲也是客户信用风险的一种，但由于应收账款在外贸企业资产中所占比例大，影响深，因此，单独作为一种风险进行分析。近年来，随着国际市场由卖方市场转向买方市场，涉足国际市场时间较短的我国外贸企业为了开拓海外市场不得不更多的给予买方或者销售商较高的信用等级，应收账款的金额一般较大，占用企业资金数量庞大，加上缺少对国外客户或者经销商进行资信调查的习惯，在缺乏对对方深入了解的情况下赊销巨额货款很容易导致大量呆坏账，甚至被人故意诈骗。

1.2汇率风险

汇率风险是由于汇率波动导致企业以外币进行结算的债权减少或者债务增加，从而给企业带来损失的可能性。外贸企业主要从事商品进出口、劳务输出、债权债务结算等业务，外币是主要的结算货币，自2005 年以来我国开始采用浮动汇率制，汇率风险成为影响我国国际收支平衡和企业经济收益的重要因素

1.3结算风险

在可供选择的信用证结算（L/C）、汇付（T/T）、托收（D/P、D/A）、赊销（O/A）、国际保理等结算方式中，应该选择何种结算方式需要对每种结算方式的风险、客户的资信情况进行考虑，避免因决策失误导致的损失。例如信用证交易作为目前使用最广泛的交易方式，其特有的“单证严格一致”即可以减少风险，又可能被人利用提单与信用证不符而拒不付款。

2. 外贸企业内部控制与风险管理的相互关系

根据《COSO 内部控制整合框架》的定义，内部控制是董事会、管理层和其他人员保证财务报告的真实性、经营的效率以及合法性等目标实现的过程。该框架将内部控制分为五个主要环节，即控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控。2004 年，COSO 了《企业风险管理框架》，将企业风险管理定义为“一个受企业董事会、管理层和其他员工的影响，包括内部控制及其在战略和整个公司的应用，旨在为实现经营的效率和效果、财务报告的可靠性以及法规的遵循提供合理保证。”风险管理的构成要素包括：内部环境、目标、事项识别、风险评估、风险应对、控制活动、信息与沟通、监控。

从内部控制与风险管理的发展来看，风险管理是内部控制的自然延伸， 风险管理框架是在内部控制框架的基础上建立起来的，因此，内部控制与风险管理之间存在着密切的内部联系，二者都致力于保证企业经营的合法性、合规性，保证企业会计信息的可靠性，提高企业的运行效率，尽管如此，在实际应用过程中内部控制与风险管理仍存在较大的差异。

从我国外贸企业的内部控制与风险管理的现状看，企业内部控制着重于由财务部门、内部审计部门实施的各种会计控制、审计活动，真正意义上的全面内部控制并没有得以推行；企业风险管理则侧重于对某项决策的相关风险与收益进行比较，从而决定是否采取该项决策， 致力于企业整体风险控制的体系尚未建立。外贸企业相对于一般企业而言所面临的风险更大， 影响因素更多，风险管理的要求更高，在国际经济环境不断变化的环境下，建立一个内部控制与风险管理相互交叉、融合的统一体系对于外贸企业的健康发展而言至关重要。

3. 构建内部控制与风险管理相互融合的管理体系

3.1完善企业的控制环境

3.1.1继续完善和加强外贸企业的内部控制和风险管理制度建设无论内部控制抑或是风险控制都离不开科学的制度，外贸企业应在我国相关法律、法规以及企业章程的指导下，不断理顺公司的治理结构，完善公司的决策机制，提高企业经营决策水平。明确部门与职位的职责权限，建立科学的制衡机制，为内部控制活动的实施提供广阔的空间，通过完善内部控制制度建设和组织建设，充分发挥内部控制在企业风险管理中的作用，强化对各项风险管理活动的控制。外贸企业应建立内部控制委员会与风险管理委员会，在董事会内设置专门负责内部控制与风险管理工作的董事，使内部控制与风险管理工作获得更大的支持和权力来推行各项管理制度和控制措施。企业各职能部门负责人应出席内部控制和风险管理会议，及时传达和反馈本部门的内部控制与风险管理任务和存在的问题，解决问题，促进内部控制与风险管理在基层的开展与深入。

3.1.2规范企业业务流程

要加强对企业经营活动的控制，从而规避、减小各种风险，必须建立起一个规范的业务处理流程，包括企业部门之间的协作以及与供应商、客户的交易等环节。外贸企业必须熟悉WTO 以及客户所在国的法律法规，才能认真设计、重构业务流程，确立风险敏感的关键环节和步骤，作为内部控制的关键环节和重点内容。企业业务流程重构必须坚持与企业内部控制相结合，以控制、降低风险为目标的原则，集中企业的人力物力，优化企业的资金流、信息流和实物流，严格按照岗位职责和交易流程进行，促进企业的健康持续发展。

3.2建立和完善企业的风险控制体系

企业风险控制体系的建立和完善包括以下几个方面的内容：

3.2.1风险识别

风险识别是对外贸企业的经济业务活动中可能存在的风险进行分析，其主要任务是确定风险是否存在。风险识别是企业风险管理活动的第一步，必须坚持全面分析、综合考察的原则，通过多种方法的综合应用来正确识别。例如，外贸企业可以对企业的整个业务流程进行分析， 对不同的阶段和环节逐步进行调查，寻找可能存在的风险；还可以根据以往风险管理的经验来设置相应的财务指标，通过企业财务状况的分析来发现潜在的风险。

3.2.2风险评估

外贸企业的风险评估是对在风险识别阶段发现的风险进行评估，包括该风险发生的概率以及其可能导致的损失。风险评估要坚持定性分析与定量分析相结合的原则， 既要分析风险的性质，也要确定风险的危害等级，从而确定风险处理的先后顺序；既要分析特定风险又要考察由此可能引发的其他风险。例如，对第一次交易的客户进行信用风险评估时要注意全面获取客户的基本资料，尤其是有关的信用信息，建立并不断完善客户的信用档案。在客户交易方式发生突然改变或者订单出现异常时，如果客户要求增加信用额度，可能是客户出现了财务危机而不是为了扩大销售规模，订单对产品质量、运输时限以及价格等限制出现明显宽松时应调查是否是由于新市场开拓或者市场需求增加导致，否则应引起企业的重视，要分析导致这种变化的原因，必要时应聘请专业资信调查部门进行调查。最后，客户的信用状况不断变化，因此这种风险评估也必须保持联系性。

3.2.3风险应对

风险应对措施主要包括预防、降低、留存和分担等。风险预防又成为风险规避，主要通过提起采取措施来避免风险的发生。我们前面提到的客户咨询调查就属于对客户信用风险的预防。风险降低是指将风险控制在可以接受的水平上，这类风险一般无法彻底消除或者要彻底消除的成本大于收益，因此选择降低到一定水平内。例如，外贸企业为了降低法律风险，会聘请专门的涉外律师进行协助。风险留存又成为风险承担，是指企业对可能存在的风险不采取行动，主要用于可以接受的风险或者不可控的风险。风险分担是指外贸企业通过保险、再保险、结盟、合资或者签订合同来与其他机构共担风险，例如外贸企业的套期保值交易就是一种有效的风险分担工具。

3.3加强部门之间信息传递与沟通

企业的内部控制活动和风险管理活动都是为了提供更真实、可靠的信息，企业利用这些信息来做出决策。同时，企业要完善其内部控制与风险管理工作，也需要有关内部控制与风险管理系统运行的信息， 这些信息来自于内部控制与风险管理的各个环节，具体来讲，在企业生产经营的每个环节都可能存在具有价值的信息，这些信息依靠于企业各部门日常的观察与反馈。对于外贸企业而言，由于更大的风险来自国外，因此，其风险管理与内控的重点也要放在国外业务上，但外贸企业的决策者和风险管理部门多在国内，因此，建立一个高效运转的信息系统，对于加强外贸企业内部各部门、外贸企业与客户、银行以及政府相关部门的沟通，加快信息的收集、整理、反馈等具有重要意义。

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一、 目前我国机械企业档案管理中存在的问题

1、 档案的管理工作与企业的经济发展状况不同步

随着我国的社会主义市场经济的发展以及我国的市场经济体制的逐渐建立和完善，现代化的机械企业都投入到了市场经济的竞争模式中，企业在发展中如果想要在激烈的市场竞争中立足，并且想要取得一定的进步，就必须根据市场的变化，不断的提高自我的管理水平和模式。所以，对于机械企业来讲，改变自身传统的管理机制是应对现代化的市场竞争的一个重要的策略。在企业的改制的过程中，由于很多的机械企业其档案的管理的意识还是传承了传统的档案管理的模式，对企业的档案管理的意识还相对比较薄弱。所以很多的企业在这个过程中对于利用、收集以及对档案进行归类都存在比较大的问题，很多的机械企业的档案管理工作随着企业的制度不断的改革，而变得不受重视，甚至很多的时候还出现了很多的其他部门人员兼职管理的情况。

2、 企业的档案管理工作缺乏正确的企业档案主体认识

在很多的机械企业的档案管理的认知水平上存在着一定的误差，很多的档案管理企业错误的将传统的人事档案管理当做企业的档案管理的全部，也就是可以说现在的很多的企业的档案管理工作者对于其工作的范围还没有一个很明确的界定。或者是很多的人虽然认识到了档案的管理工作不仅仅是传统的人事档案的管理工作，但是实际的工作中还是以人事档案的管理工作作为重点。因此，企业的很多的珍贵的资料就在这样的过程中流失掉了。所以，对于企业档案管理的主体上的认识需要我们对于企业的档案管理的工作进行全方位的改革，改变传统的档案管理的意识，只有这样才能进一步促进企业的发展。

3、 企业的档案管理部门人员的素质问题

档案管理工作是一项相对比较专业的工作，也是一项比较系统化的工作。所以，管理人员要想做好这个工作就必须要举杯一定的档案管理的理论知识背景。并且还要对企业的本身的生产经营的相关情况以及企业所设计的领域的很多专业的工程技术知识有一定的了解，只有这样才能收集到有效的档案信息资源，才能在工作岗位上应付自如。因此，可以说企业的档案管理的工作，尤其是针对机械企业的档案管理工作，不仅仅需要一定的档案管理的相关理论背景，还需要对机械领域的很多知识要有一定的涉及。并且在实际的工作中要能够进行一定的实际操作。但是，现在很多企业的档案管理工作中，由于企业本身的财力问题或者是企业的机构设置的问题，很多的档案管理人员都是由企业的行政或者是财务管理人员兼职管理，从客观上这是对企业档案管理工作不够重视所知，从主观上分析的话，这样的企业的档案管理工作对于企业的发展是毫无益处的。

4、 企业的档案管理工作对于自身的责任和义务没有很好的认识

现在的机械企业的档案管理工作，主要任务就是根据现有的企业的运营状况，收集相关的运营信息，使得企业的行政管理上有比较科学可靠的信息基础。所以，机械企业对档案工作的要求极其的广泛。但是，目前我国的很多的企业在档案管理工作的进行中，仍旧停留在传统的收集以及管理的层面，对于企业的档案不能够根据企业本身的运营状况进行一定的分类以及统计和编制的工作，这就造成了档案的使用以及编制的过程的困难，使得企业不能够根据企业的档案信息中获得相关的信息和决策依据。这样的循环又使得企业的档案管理工作在企业的运行过程中显得毫无作用，所起到的作用也是可有可无。

二、 解决机械企业档案管理问题的策略

1、 建立科学合理的档案管理系统，服务于企业的发展

企业的档案管理系统对于企业来讲，有很重要的作用，企业的很多的决策的做出以及很多的统计资料的制定，都是需要企业的档案管理部门做出一定的统计和依据的。所以，企业需要根据企业现有的运行状况，对企业的档案管理工作进行科学合理的整合。首先就是要重视企业的档案工作。尤其是对于传统的机械企业来讲，很多的企业在对企业内部的档案管理的过程中，仅仅停留在传统的对企业的人事档案的管理工作上，这是对企业的档案管理工作不够了解不够重视的表现。其次就是企业的档案管理工作的具体标准和规范的问题，要制定严格的工作标准和规范，对工作的具体过程进行严格的控制，让企业的档案工作人员明白自己的职责所在，这样才能更好的完成自己的使命。

2、 建立网络档案管理系统

随着计算机技术的不断发展，网络技术已经成为了现代化的企业在企业管理中的一个必备的工具。信息化技术在公司的公里中有很多的有点，但是，对于档案管理来讲，信息化的工作方式对于档案的收集和档案的管理工作是一个很大的进步。近年来，随着数字化以及网络化已经成为档案管理的一个主要的旋律，很多的企业也建立了比较完善的档案信息化管理系统。企业的档案管理工作在前文中我们看出来很大的程度上就是资料的整编问题还有资料的利用问题。计算机网络技术的使用能够使得这样的问题充分的得到解决，尤其是将档案管理的资料库与企业的财务管理系统以及人事管理系统和企业的生产销售系统相互接通，使得企业的内部的管理都在同样的信息化平台上运行。不仅仅有利于企业的管理，还使得企业能够最快速的查阅先关的资料，并且能够在企业的信息化运行平台上直接对资料进行处理和比较，使得企业最快速的完成最合理的决策。

3、 提高企业档案管理的质量

在现在的很多企业中，由于对档案管理工作的不重视，所以很多的企业将档案管理工作作为一项兼职。这是由于传统的企业档案管理工作对企业的运营状况来讲是没有决定性的意义的。所以，只有在现代化的管理模式下，提高档案管理的质量，这样就可以对企业决策以及企业的具体情况的统计有一个比较直观的信息资源的储备。要想提高档案管理的质量，首先就要提高工作人员的专业性。前文中我们也提出，档案管理工作需要工作人员有很强的管理知识和与企业发展相关的机械知识和背景。这就要求我们在档案管理工作人员的选择中要充分的考虑到工作人员的能力以及背景问题。其次就是要对工作进行严格的考核与评价，避免档案管理工作成为企业的一个闲职的现象，充分的保证企业的档案管理工作的质量。

参考文献：

[1]陈晓晔，谈如何做好企业的档案管理[J]，广东档案，2009，(02)

[2]石永霞，浅析企业档案管理[J]，供电企业管理，2008，(03)

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现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

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文书档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件，又称管理性档案。文书档案管理，是档案管理工作的重要组成部分，是各个机关、团体和企业、事业单位档案工作的主要内容之一。企业文书档案管理水平的高低直接关系和影响到企业文书档案资料的质量与完整性，只有树立企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化，才能切实发挥文书档案的作用，真正实现其应有的价值。

一、我国企业文书档案管理现状

1、对企业档案管理工作认识不充分

就目前我国的发展状况而言，在文书档案的管理方面还存在着许多问题，在开展文书档案管理工作的时候必须要先具备一个清醒的认识。文书档案的管理虽然不能给企业带来直接效益，但从长远意义上来讲，对企业的可持续发展具有重要作用。很多企业没有明确这一点，忽视企业的文书档案管理工作的重要性，极大的制约了企业管理制度的有效实施，也阻碍了企业的发展。第一，企业领导者在这方面不够重视，总是要求企业效益的最大化，只追求短期的短暂效益，忽视企业的长远发展，对企业文书档案管理工作投入不够，认为是一个没有多大用处的职位，简单的以为就是保存好文件就是该工作的内容，没有制定正规的制度来规范和约束，也没有对该工作的管理有过长远计划。第二，企业员工在这方面也不够重视，员工也是单纯的认为企业文书管理这一工作是个冷门，工作没有技术含量，也没有绩效可言，工作不上心、没有积极性，大多都是采取敷衍的态度，工作质量低、工作效率低，还很容易出现管理失误。这种消极的工作状态，不利于企业的成长，也影响着自身的发展。

2、文书、档案链接混乱

文书档案管理工作中，文书和档案是两个不同的工作项目，他们相互连接又相互区别，在一定程度上相互影响。文书工作是完成档案工作的必要条件，所有的档案工作都是以文书工作的顺利完成为基础的。也正是因为这个原因，他们互相又制约影响着，所以两个工作的链接顺利是两个工作能够有效完成的重要保障，具有重大意义。但是，就目前中国企业文书管理工作现状而言，在文书工作和档案管理工作中还存在着许多问题，文书和档案的衔接不当是这些问题中最主要的部分，由于文书工作的不准确、不规范，经常导致档案管理工作混乱，影响文书管理工作的正常运行，同时也降低了文书档案管理工作的效率，对档案的质量也会造成影响。

3、员工质量不高

由于我国对文书档案管理工作一直都不够重视，所以聘请的相关人员也大都缺乏专业的档案管理知识，在入职前很多也都没有经过专业的工作培训，在档案管理、档案分类的认识上都比较模糊，操作也不够熟练，缺乏个人专业素养，工作质量和工作效率得不到保障。而且自开展现代化建设以来，随着科技的不断进步，社会的不断发展，信息化的不断普及，要求企业掌握的有效信息也越来越多，这就决定了企业文书档案的管理工作也将朝着信息化的方向迈进，这就要求文书档案的管理者在具备专业的文书档案管理知识、数量的工作技巧以外，还要懂得对计算机的运用。

二、提高文案管理水平的方法

企业领导对企业文书档案管理水平的重视程度，对企业文书档案管理水平的高低有直接的影响。只有在企业领导在意识到企业文书档案管理工作的重要性的情况下，对其加以重视，提高其管理水平，才能使企业文书档案管理有效的进行。只有企业领导高度重视和充分理解文书档案管理工作，提高文书档案管理工作应有的地位，不断提高各部门和员工对档案工作的认识，为档案管理部门配备懂专业综合素质好的人员，不断加大对档案设施的资金、技术等的投入和档案管理人员培训力度，切实提高档案管理人员工作的积极性和主动性，加强各部门与档案管理部门的沟通与协调，才能有助于文书档案管理水平的提高和文书档案管理工作的顺利开展。

1、加强部门间协作

文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源于各部门。因此，处理好与各部门的关系，不断完善档案的结构与质量，是档案部门的一项重要工作。档案员必须做到“三勤”（嘴勤，即经常主动了解业务部门又开展了什么新的工作；脚勤，即要经常到业务部门走动走动，以获取有关信息；脑勤，则要常常根据本单位的工作实际，思考档案如何围绕单位的中心工作，如何做好收集利用服务工作）。加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集信息渠道的通畅。要着重收集能够揭示一个单位的历史、现状和未来发展，为开展实际工作和科学研究服务，具有证据和情报价值的信息资料，切实发挥档案部门在双文明建设中的参谋依据作用。

2、认真理顺文书工作与文书档案管理工作

文书工作与文书档案管理工作是密不可分的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。做好文书工作是做好档案管理工作的先决条件，文书工作的好坏直接关系到文书档案管理的水平。因此，文书人员必须要有较强的档案意识，虚心接受档案管理人员的指导和监督，认真遵守相关的法律、法规，在实际工作中通过认真执行完善的立卷归档制度，确保文件收集完整、及时和准确，通过科学分类、划分组合，使文件材料形成有机的联系。档案管理部门应严格执行档案归档管理制度，密切关注文件资料的收集、整理工作，按时接收档案，对新接收的文书档案资料一定要严格按照规定认真核对，对不符合规定的文件，一律按照要求返回文书重新整理，严格把好文书档案质量关，严格按照档案保管期限表对档案的价值进行鉴定，同时，对文书档案的利用工作，一定要按照规定认真履行档案查、借阅审批手续，对未按时归还的档案要及时催还，对归还的档案要及时归位，并认真做好档案的保护和统计工作。

3、做好文书档案的基础工作、监督指导与沟通协调工作

文书档案管理人员应立足于本岗位，树立服务意识，认真做好文书档案的收集、鉴定、保管、利用、统计等文书档案管理的基础性工作，切实发挥档案部门的参谋作用。由于企业文书档案中的许多有价值的档案往往来源于重要的业务部门。因此，文书档案管理人员应积极与各相关部门和人员及时沟通，定期对各业务部门的兼职档案员进行档案法律法规和相关业务知识培训，认真指导和监督各部门的档案收集工作，保障档案收集渠道的畅通，切实发挥档案部门的作用。

4、实现文书档案管理数字化

目前，在部分企业，计算机作为一种高效地处理庞大信息的现代先进工具被引入了文书档案的管理。通过该技术的应用大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间、提高了效率。

结束语

在文书档案的工作开展过程中，要把握企业的发展方向，明确档案的主题，让档案发挥出为企业发展战略服务的作用，尝试从不同角度考虑档案管理工作，使档案更好地为全局服务。总之，只有在不断完善企业管理机制的基础上，做好企业文书档案管理这一基础性的工作，才能为企业的发展做出更大的贡献。