企业文档集中管理范文
发布时间：2023-10-18 10:13:59
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篇1
笔者通过分析发现，当前在企业档案管理中缺少完善的档案管理制度，同时在信息化大背景下，企业档案管理工作信息化程度还相对较低，管理人员水平也相对有限，由此可见，企业要想提高档案管理工作的效率，就应该从以上几方面不足入手，结合企业文化以及企业发展方向，找出更有效的企业档案管理对策。
一、企业档案管理中存在的问题
（一）企业档案管理信息化程度低
随着社会的发展，当前互联网技术信息技术都得到了广泛的使用，社会逐渐处于信息化时代背景下，然而笔者通过对企业档案管理工作的分析发现，大部分企业在进行档案管理时仍采取人工与纸质管理相结合方式，管理信息化程度相对较低[1]。一方面，纸制管理方式不利于档案的储存，有些档案由于时间过长出现了字迹不清的现象，甚至还存在部分档案由于工作人员的失误而丢失的情况，当档案没有备份时，无法有效使用该档案内容；另一方面，信息化程度低的档案管理工作降低了档案调取效率，不利于企业面向现代化发展。
（二）缺少完善的企业档案管理制度
任何一项工作要想高效率的完成，都需要明确、规范的管理制度，档案管理工作也不例外，但是大部分企业缺少对档案管理工作的正确认识，导致其在开展企业档案管理工作中，缺少完善的档案管理制度，大部分工作人员在开展管理时，多按照自身管理经验开展工作，但是由于管理人员之间管理水平不同，对档案内容应属的类别也存在着不同的理解，导致企业档案管理人员在工作过程中缺少可以遵守的制度，这样不仅会降低他们的工作效率，还会使档案没有明确的类别，不利于后期使用者的调取。
（三）企业档案管理人员工作水平较低
除上述问题外，由于当前企业缺少对档案管理工作的重视，导致当前企业档案管理人员大部分为兼职人员或是没有相关经验、理论知识的其他工作人员，除此以外，在档案管理工作开展过程中，企业也缺少对档案管理人员的培训，造成大部分企业档案管理人员出现工作水平低，无法有效开展档案管理工作的问题，不利于企业储存、调用相关档案。这也是企业档案管理工作正面临的一个严峻问题。
二、企业档案管理中问题的解决对策
（一）借助计算机技术，实现档案管理信息化
随着计算机、互联网等相关技术的快速发展，企业要想实现高效率的档案管理工作，就应该积极引入计算机技术，在实现档案管理信息化的同时，使档案能够实现电子版的储存与调用，这样不仅能够提高档案使用的有效性，也能够为企业相关决策作出更有力的支持[2]。企业在引入计算机技术时，还可以积极引入一些档案管理软件，并邀请相关人员为企业档案管理人员讲解相关的使用方法，使档案管理人员能够快速完成档案录入、输出工作。同时，为了避免档案出现丢失的问题，在使用计算机技术时，企业档案管理人员还应该积极借助云端、U盘、网盘等手段，做好电子档案备份工作，真正实现档案管理的信息化。
（二）结合档案管理现状，建立完善的管理制度
由于企业在运行过程中需要利用到以往储存的档案，因此大部分企业在发展过程中也意识到了档案管理工作的重要性，为了提高档案管理效率，使档案能够为企业发展贡献力量，企业就应该结合当前档案管理状态，建立完善的档案管理制度。
在档案管理制度中，应该重点包含以下几方面内容：一是档案的所属类别，只有明确划分档案所属类别，才能够提高后期调取、使用的效率，基于此，企业就应该根据当前企业档案中所包含的内容，详细划分档案的类别；二是档案管理工作的要求及具体细则，使每一位档案管理人员，不仅能够根据自身的经验，而且能够在档案管理制度的支持下，更顺利的完成档案管理工作，避免在管理过程中出现失误、丢失档案的问题。
（三）加强人员培训，提高企业档案管理人员水平
档案管理人员在企业档案管理中发挥了重要的作用，由于当前档案管理人员水平还相对较低，因此为了提高企业档案管理的有效性，还应该邀请档案管理行业中管理能力高、口碑好的工作人员，为本企业档案管理人员进行专业的培训，使档案管理人员不仅能够意识到当前自己在工作中存在的不足，而且能够学习到正确的档案管理方法[3]。这就要求培训人员应该重点为档案管理人员讲授以下几方面内容：一是档案管理原则；二是档案管理方法；三是档案管理目的。通过为档案管理人员详细讲授以上几方面内容，使档案管理人员能够在信息化档案管理技术的支持下，开展更有效的档案管理工作。
三、总结
总而言之，要想提高企业档案管理有效性，相关工作人员就应该积极借助计算机技术，实现档案管理信息化，并建立完善的档案管理制度，为管理人员做好培训工作，从而保证企业在拥有高水平档案管理人员的基础上，使档案为企业决策提供有力支持，从而提高企业的市场竞争力，促进企业长远发展。
参考文献：
篇2
1. 当前国内外贸面临的风险
目前外贸企业中的几种风险：
1.1应收外汇账款风险
应收外汇账款风险从本质上讲也是客户信用风险的一种，但由于应收账款在外贸企业资产中所占比例大，影响深，因此，单独作为一种风险进行分析。近年来，随着国际市场由卖方市场转向买方市场，涉足国际市场时间较短的我国外贸企业为了开拓海外市场不得不更多的给予买方或者销售商较高的信用等级，应收账款的金额一般较大，占用企业资金数量庞大，加上缺少对国外客户或者经销商进行资信调查的习惯，在缺乏对对方深入了解的情况下赊销巨额货款很容易导致大量呆坏账，甚至被人故意诈骗。
1.2汇率风险
汇率风险是由于汇率波动导致企业以外币进行结算的债权减少或者债务增加，从而给企业带来损失的可能性。外贸企业主要从事商品进出口、劳务输出、债权债务结算等业务，外币是主要的结算货币，自2005 年以来我国开始采用浮动汇率制，汇率风险成为影响我国国际收支平衡和企业经济收益的重要因素
1.3结算风险
在可供选择的信用证结算（L/C）、汇付（T/T）、托收（D/P、D/A）、赊销（O/A）、国际保理等结算方式中，应该选择何种结算方式需要对每种结算方式的风险、客户的资信情况进行考虑，避免因决策失误导致的损失。例如信用证交易作为目前使用最广泛的交易方式，其特有的“单证严格一致”即可以减少风险，又可能被人利用提单与信用证不符而拒不付款。
2. 外贸企业内部控制与风险管理的相互关系
根据《COSO 内部控制整合框架》的定义，内部控制是董事会、管理层和其他人员保证财务报告的真实性、经营的效率以及合法性等目标实现的过程。该框架将内部控制分为五个主要环节，即控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控。2004 年，COSO 了《企业风险管理框架》，将企业风险管理定义为“一个受企业董事会、管理层和其他员工的影响，包括内部控制及其在战略和整个公司的应用，旨在为实现经营的效率和效果、财务报告的可靠性以及法规的遵循提供合理保证。”风险管理的构成要素包括：内部环境、目标、事项识别、风险评估、风险应对、控制活动、信息与沟通、监控。
从内部控制与风险管理的发展来看，风险管理是内部控制的自然延伸， 风险管理框架是在内部控制框架的基础上建立起来的，因此，内部控制与风险管理之间存在着密切的内部联系，二者都致力于保证企业经营的合法性、合规性，保证企业会计信息的可靠性，提高企业的运行效率，尽管如此，在实际应用过程中内部控制与风险管理仍存在较大的差异。
从我国外贸企业的内部控制与风险管理的现状看，企业内部控制着重于由财务部门、内部审计部门实施的各种会计控制、审计活动，真正意义上的全面内部控制并没有得以推行；企业风险管理则侧重于对某项决策的相关风险与收益进行比较，从而决定是否采取该项决策， 致力于企业整体风险控制的体系尚未建立。外贸企业相对于一般企业而言所面临的风险更大， 影响因素更多，风险管理的要求更高，在国际经济环境不断变化的环境下，建立一个内部控制与风险管理相互交叉、融合的统一体系对于外贸企业的健康发展而言至关重要。
3. 构建内部控制与风险管理相互融合的管理体系
3.1完善企业的控制环境
3.1.1继续完善和加强外贸企业的内部控制和风险管理制度建设无论内部控制抑或是风险控制都离不开科学的制度，外贸企业应在我国相关法律、法规以及企业章程的指导下，不断理顺公司的治理结构，完善公司的决策机制，提高企业经营决策水平。明确部门与职位的职责权限，建立科学的制衡机制，为内部控制活动的实施提供广阔的空间，通过完善内部控制制度建设和组织建设，充分发挥内部控制在企业风险管理中的作用，强化对各项风险管理活动的控制。外贸企业应建立内部控制委员会与风险管理委员会，在董事会内设置专门负责内部控制与风险管理工作的董事，使内部控制与风险管理工作获得更大的支持和权力来推行各项管理制度和控制措施。企业各职能部门负责人应出席内部控制和风险管理会议，及时传达和反馈本部门的内部控制与风险管理任务和存在的问题，解决问题，促进内部控制与风险管理在基层的开展与深入。
3.1.2规范企业业务流程
要加强对企业经营活动的控制，从而规避、减小各种风险，必须建立起一个规范的业务处理流程，包括企业部门之间的协作以及与供应商、客户的交易等环节。外贸企业必须熟悉WTO 以及客户所在国的法律法规，才能认真设计、重构业务流程，确立风险敏感的关键环节和步骤，作为内部控制的关键环节和重点内容。企业业务流程重构必须坚持与企业内部控制相结合，以控制、降低风险为目标的原则，集中企业的人力物力，优化企业的资金流、信息流和实物流，严格按照岗位职责和交易流程进行，促进企业的健康持续发展。
3.2建立和完善企业的风险控制体系
企业风险控制体系的建立和完善包括以下几个方面的内容：
3.2.1风险识别
风险识别是对外贸企业的经济业务活动中可能存在的风险进行分析，其主要任务是确定风险是否存在。风险识别是企业风险管理活动的第一步，必须坚持全面分析、综合考察的原则，通过多种方法的综合应用来正确识别。例如，外贸企业可以对企业的整个业务流程进行分析， 对不同的阶段和环节逐步进行调查，寻找可能存在的风险；还可以根据以往风险管理的经验来设置相应的财务指标，通过企业财务状况的分析来发现潜在的风险。
3.2.2风险评估
外贸企业的风险评估是对在风险识别阶段发现的风险进行评估，包括该风险发生的概率以及其可能导致的损失。风险评估要坚持定性分析与定量分析相结合的原则， 既要分析风险的性质，也要确定风险的危害等级，从而确定风险处理的先后顺序；既要分析特定风险又要考察由此可能引发的其他风险。例如，对第一次交易的客户进行信用风险评估时要注意全面获取客户的基本资料，尤其是有关的信用信息，建立并不断完善客户的信用档案。在客户交易方式发生突然改变或者订单出现异常时，如果客户要求增加信用额度，可能是客户出现了财务危机而不是为了扩大销售规模，订单对产品质量、运输时限以及价格等限制出现明显宽松时应调查是否是由于新市场开拓或者市场需求增加导致，否则应引起企业的重视，要分析导致这种变化的原因，必要时应聘请专业资信调查部门进行调查。最后，客户的信用状况不断变化，因此这种风险评估也必须保持联系性。
3.2.3风险应对
风险应对措施主要包括预防、降低、留存和分担等。风险预防又成为风险规避，主要通过提起采取措施来避免风险的发生。我们前面提到的客户咨询调查就属于对客户信用风险的预防。风险降低是指将风险控制在可以接受的水平上，这类风险一般无法彻底消除或者要彻底消除的成本大于收益，因此选择降低到一定水平内。例如，外贸企业为了降低法律风险，会聘请专门的涉外律师进行协助。风险留存又成为风险承担，是指企业对可能存在的风险不采取行动，主要用于可以接受的风险或者不可控的风险。风险分担是指外贸企业通过保险、再保险、结盟、合资或者签订合同来与其他机构共担风险，例如外贸企业的套期保值交易就是一种有效的风险分担工具。
3.3加强部门之间信息传递与沟通
企业的内部控制活动和风险管理活动都是为了提供更真实、可靠的信息，企业利用这些信息来做出决策。同时，企业要完善其内部控制与风险管理工作，也需要有关内部控制与风险管理系统运行的信息， 这些信息来自于内部控制与风险管理的各个环节，具体来讲，在企业生产经营的每个环节都可能存在具有价值的信息，这些信息依靠于企业各部门日常的观察与反馈。对于外贸企业而言，由于更大的风险来自国外，因此，其风险管理与内控的重点也要放在国外业务上，但外贸企业的决策者和风险管理部门多在国内，因此，建立一个高效运转的信息系统，对于加强外贸企业内部各部门、外贸企业与客户、银行以及政府相关部门的沟通，加快信息的收集、整理、反馈等具有重要意义。
篇3
一、 目前我国机械企业档案管理中存在的问题
1、 档案的管理工作与企业的经济发展状况不同步
随着我国的社会主义市场经济的发展以及我国的市场经济体制的逐渐建立和完善，现代化的机械企业都投入到了市场经济的竞争模式中，企业在发展中如果想要在激烈的市场竞争中立足，并且想要取得一定的进步，就必须根据市场的变化，不断的提高自我的管理水平和模式。所以，对于机械企业来讲，改变自身传统的管理机制是应对现代化的市场竞争的一个重要的策略。在企业的改制的过程中，由于很多的机械企业其档案的管理的意识还是传承了传统的档案管理的模式，对企业的档案管理的意识还相对比较薄弱。所以很多的企业在这个过程中对于利用、收集以及对档案进行归类都存在比较大的问题，很多的机械企业的档案管理工作随着企业的制度不断的改革，而变得不受重视，甚至很多的时候还出现了很多的其他部门人员兼职管理的情况。
2、 企业的档案管理工作缺乏正确的企业档案主体认识
在很多的机械企业的档案管理的认知水平上存在着一定的误差，很多的档案管理企业错误的将传统的人事档案管理当做企业的档案管理的全部，也就是可以说现在的很多的企业的档案管理工作者对于其工作的范围还没有一个很明确的界定。或者是很多的人虽然认识到了档案的管理工作不仅仅是传统的人事档案的管理工作，但是实际的工作中还是以人事档案的管理工作作为重点。因此，企业的很多的珍贵的资料就在这样的过程中流失掉了。所以，对于企业档案管理的主体上的认识需要我们对于企业的档案管理的工作进行全方位的改革，改变传统的档案管理的意识，只有这样才能进一步促进企业的发展。
3、 企业的档案管理部门人员的素质问题
档案管理工作是一项相对比较专业的工作，也是一项比较系统化的工作。所以，管理人员要想做好这个工作就必须要举杯一定的档案管理的理论知识背景。并且还要对企业的本身的生产经营的相关情况以及企业所设计的领域的很多专业的工程技术知识有一定的了解，只有这样才能收集到有效的档案信息资源，才能在工作岗位上应付自如。因此，可以说企业的档案管理的工作，尤其是针对机械企业的档案管理工作，不仅仅需要一定的档案管理的相关理论背景，还需要对机械领域的很多知识要有一定的涉及。并且在实际的工作中要能够进行一定的实际操作。但是，现在很多企业的档案管理工作中，由于企业本身的财力问题或者是企业的机构设置的问题，很多的档案管理人员都是由企业的行政或者是财务管理人员兼职管理，从客观上这是对企业档案管理工作不够重视所知，从主观上分析的话，这样的企业的档案管理工作对于企业的发展是毫无益处的。
4、 企业的档案管理工作对于自身的责任和义务没有很好的认识
现在的机械企业的档案管理工作，主要任务就是根据现有的企业的运营状况，收集相关的运营信息，使得企业的行政管理上有比较科学可靠的信息基础。所以，机械企业对档案工作的要求极其的广泛。但是，目前我国的很多的企业在档案管理工作的进行中，仍旧停留在传统的收集以及管理的层面，对于企业的档案不能够根据企业本身的运营状况进行一定的分类以及统计和编制的工作，这就造成了档案的使用以及编制的过程的困难，使得企业不能够根据企业的档案信息中获得相关的信息和决策依据。这样的循环又使得企业的档案管理工作在企业的运行过程中显得毫无作用，所起到的作用也是可有可无。
二、 解决机械企业档案管理问题的策略
1、 建立科学合理的档案管理系统，服务于企业的发展
企业的档案管理系统对于企业来讲，有很重要的作用，企业的很多的决策的做出以及很多的统计资料的制定，都是需要企业的档案管理部门做出一定的统计和依据的。所以，企业需要根据企业现有的运行状况，对企业的档案管理工作进行科学合理的整合。首先就是要重视企业的档案工作。尤其是对于传统的机械企业来讲，很多的企业在对企业内部的档案管理的过程中，仅仅停留在传统的对企业的人事档案的管理工作上，这是对企业的档案管理工作不够了解不够重视的表现。其次就是企业的档案管理工作的具体标准和规范的问题，要制定严格的工作标准和规范，对工作的具体过程进行严格的控制，让企业的档案工作人员明白自己的职责所在，这样才能更好的完成自己的使命。
2、 建立网络档案管理系统
随着计算机技术的不断发展，网络技术已经成为了现代化的企业在企业管理中的一个必备的工具。信息化技术在公司的公里中有很多的有点，但是，对于档案管理来讲，信息化的工作方式对于档案的收集和档案的管理工作是一个很大的进步。近年来，随着数字化以及网络化已经成为档案管理的一个主要的旋律，很多的企业也建立了比较完善的档案信息化管理系统。企业的档案管理工作在前文中我们看出来很大的程度上就是资料的整编问题还有资料的利用问题。计算机网络技术的使用能够使得这样的问题充分的得到解决，尤其是将档案管理的资料库与企业的财务管理系统以及人事管理系统和企业的生产销售系统相互接通，使得企业的内部的管理都在同样的信息化平台上运行。不仅仅有利于企业的管理，还使得企业能够最快速的查阅先关的资料，并且能够在企业的信息化运行平台上直接对资料进行处理和比较，使得企业最快速的完成最合理的决策。
3、 提高企业档案管理的质量
在现在的很多企业中，由于对档案管理工作的不重视，所以很多的企业将档案管理工作作为一项兼职。这是由于传统的企业档案管理工作对企业的运营状况来讲是没有决定性的意义的。所以，只有在现代化的管理模式下，提高档案管理的质量，这样就可以对企业决策以及企业的具体情况的统计有一个比较直观的信息资源的储备。要想提高档案管理的质量，首先就要提高工作人员的专业性。前文中我们也提出，档案管理工作需要工作人员有很强的管理知识和与企业发展相关的机械知识和背景。这就要求我们在档案管理工作人员的选择中要充分的考虑到工作人员的能力以及背景问题。其次就是要对工作进行严格的考核与评价，避免档案管理工作成为企业的一个闲职的现象，充分的保证企业的档案管理工作的质量。
参考文献：
[1]陈晓晔，谈如何做好企业的档案管理[J]，广东档案，2009，(02)
[2]石永霞，浅析企业档案管理[J]，供电企业管理，2008，(03)
篇4
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
篇5
文书档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件，又称管理性档案。文书档案管理，是档案管理工作的重要组成部分，是各个机关、团体和企业、事业单位档案工作的主要内容之一。企业文书档案管理水平的高低直接关系和影响到企业文书档案资料的质量与完整性，只有树立企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化，才能切实发挥文书档案的作用，真正实现其应有的价值。
一、我国企业文书档案管理现状
1、对企业档案管理工作认识不充分
就目前我国的发展状况而言，在文书档案的管理方面还存在着许多问题，在开展文书档案管理工作的时候必须要先具备一个清醒的认识。文书档案的管理虽然不能给企业带来直接效益，但从长远意义上来讲，对企业的可持续发展具有重要作用。很多企业没有明确这一点，忽视企业的文书档案管理工作的重要性，极大的制约了企业管理制度的有效实施，也阻碍了企业的发展。第一，企业领导者在这方面不够重视，总是要求企业效益的最大化，只追求短期的短暂效益，忽视企业的长远发展，对企业文书档案管理工作投入不够，认为是一个没有多大用处的职位，简单的以为就是保存好文件就是该工作的内容，没有制定正规的制度来规范和约束，也没有对该工作的管理有过长远计划。第二，企业员工在这方面也不够重视，员工也是单纯的认为企业文书管理这一工作是个冷门，工作没有技术含量，也没有绩效可言，工作不上心、没有积极性，大多都是采取敷衍的态度，工作质量低、工作效率低，还很容易出现管理失误。这种消极的工作状态，不利于企业的成长，也影响着自身的发展。
2、文书、档案链接混乱
文书档案管理工作中，文书和档案是两个不同的工作项目，他们相互连接又相互区别，在一定程度上相互影响。文书工作是完成档案工作的必要条件，所有的档案工作都是以文书工作的顺利完成为基础的。也正是因为这个原因，他们互相又制约影响着，所以两个工作的链接顺利是两个工作能够有效完成的重要保障，具有重大意义。但是，就目前中国企业文书管理工作现状而言，在文书工作和档案管理工作中还存在着许多问题，文书和档案的衔接不当是这些问题中最主要的部分，由于文书工作的不准确、不规范，经常导致档案管理工作混乱，影响文书管理工作的正常运行，同时也降低了文书档案管理工作的效率，对档案的质量也会造成影响。
3、员工质量不高
由于我国对文书档案管理工作一直都不够重视，所以聘请的相关人员也大都缺乏专业的档案管理知识，在入职前很多也都没有经过专业的工作培训，在档案管理、档案分类的认识上都比较模糊，操作也不够熟练，缺乏个人专业素养，工作质量和工作效率得不到保障。而且自开展现代化建设以来，随着科技的不断进步，社会的不断发展，信息化的不断普及，要求企业掌握的有效信息也越来越多，这就决定了企业文书档案的管理工作也将朝着信息化的方向迈进，这就要求文书档案的管理者在具备专业的文书档案管理知识、数量的工作技巧以外，还要懂得对计算机的运用。
二、提高文案管理水平的方法
企业领导对企业文书档案管理水平的重视程度，对企业文书档案管理水平的高低有直接的影响。只有在企业领导在意识到企业文书档案管理工作的重要性的情况下，对其加以重视，提高其管理水平，才能使企业文书档案管理有效的进行。只有企业领导高度重视和充分理解文书档案管理工作，提高文书档案管理工作应有的地位，不断提高各部门和员工对档案工作的认识，为档案管理部门配备懂专业综合素质好的人员，不断加大对档案设施的资金、技术等的投入和档案管理人员培训力度，切实提高档案管理人员工作的积极性和主动性，加强各部门与档案管理部门的沟通与协调，才能有助于文书档案管理水平的提高和文书档案管理工作的顺利开展。
1、加强部门间协作
文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源于各部门。因此，处理好与各部门的关系，不断完善档案的结构与质量，是档案部门的一项重要工作。档案员必须做到“三勤”（嘴勤，即经常主动了解业务部门又开展了什么新的工作；脚勤，即要经常到业务部门走动走动，以获取有关信息；脑勤，则要常常根据本单位的工作实际，思考档案如何围绕单位的中心工作，如何做好收集利用服务工作）。加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集信息渠道的通畅。要着重收集能够揭示一个单位的历史、现状和未来发展，为开展实际工作和科学研究服务，具有证据和情报价值的信息资料，切实发挥档案部门在双文明建设中的参谋依据作用。
2、认真理顺文书工作与文书档案管理工作
文书工作与文书档案管理工作是密不可分的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。做好文书工作是做好档案管理工作的先决条件，文书工作的好坏直接关系到文书档案管理的水平。因此，文书人员必须要有较强的档案意识，虚心接受档案管理人员的指导和监督，认真遵守相关的法律、法规，在实际工作中通过认真执行完善的立卷归档制度，确保文件收集完整、及时和准确，通过科学分类、划分组合，使文件材料形成有机的联系。档案管理部门应严格执行档案归档管理制度，密切关注文件资料的收集、整理工作，按时接收档案，对新接收的文书档案资料一定要严格按照规定认真核对，对不符合规定的文件，一律按照要求返回文书重新整理，严格把好文书档案质量关，严格按照档案保管期限表对档案的价值进行鉴定，同时，对文书档案的利用工作，一定要按照规定认真履行档案查、借阅审批手续，对未按时归还的档案要及时催还，对归还的档案要及时归位，并认真做好档案的保护和统计工作。
3、做好文书档案的基础工作、监督指导与沟通协调工作
文书档案管理人员应立足于本岗位，树立服务意识，认真做好文书档案的收集、鉴定、保管、利用、统计等文书档案管理的基础性工作，切实发挥档案部门的参谋作用。由于企业文书档案中的许多有价值的档案往往来源于重要的业务部门。因此，文书档案管理人员应积极与各相关部门和人员及时沟通，定期对各业务部门的兼职档案员进行档案法律法规和相关业务知识培训，认真指导和监督各部门的档案收集工作，保障档案收集渠道的畅通，切实发挥档案部门的作用。
4、实现文书档案管理数字化
目前，在部分企业，计算机作为一种高效地处理庞大信息的现代先进工具被引入了文书档案的管理。通过该技术的应用大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间、提高了效率。
结束语
在文书档案的工作开展过程中，要把握企业的发展方向，明确档案的主题，让档案发挥出为企业发展战略服务的作用，尝试从不同角度考虑档案管理工作，使档案更好地为全局服务。总之，只有在不断完善企业管理机制的基础上，做好企业文书档案管理这一基础性的工作，才能为企业的发展做出更大的贡献。
篇6
一电算化会计档案的特点
会计电算化就是以电子计算机为主的当代电子枝术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工记账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。其特点如下：
1、载体的变化。根据《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案。这就使得电算化会计档案拥有了双重的载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。
2、电子会计档案载体性质的特点。电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素影响。
3、电算化会计档案在工作中的特点。在传统的手工操作条件下，在工作中具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及有关的附属资料。实行会计电算化以后，财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后，才能借助计算机进行会计核算处理。这些程序文件、数据结构文件以及各种代码既是电算化会计运行的前提条件，又是保证电算化会计正常运转的查询资料，所以，必须作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。
4、电算化会计工作对工作人员素质的要求。电算化会计档案管理要求从事人员不仅要熟悉计算机操作和维护知识，同时，对个人安全操作使用提出了新的需要。
二、当前企业电算化会计档案管理中存在的问题
1、会计档案载体的双重性。企业领导和财会人对会计电算档案的组成内容不甚了解，一些企业只将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响了会计档案的完整性。
2、电算化会计档案性质延伸的问题。有的企业没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用；没有按照国家档案局规定的库房管理标准，建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。
3、管理制度不完善。没有完善的管理制度和工作人员的职责，会计档案的人为破坏和自然损坏现象可能会发生。
4、缺乏必要的计算机维护、网络安全人才。一般单位只注意到对会计人员的培训，忽视对计算机和网络的维护。
三、改善电算化会计档案管理的方法
1、完善硬件设施。提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，作为纸质会计档案的输出工具；选用功能符合本单位实际业务的电算会计软件，强化系统安全防护功能，如对联网电脑进行定期的补丁维护，避免会计档案泄密或被人为修改。
2、完善电算化会计档案管理制度。一是建立电算化会计档案归档制度。会计电算化工作开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应作为会计档案保管。会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并备份。二是建立电算化会计档案的保管制度。选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放。做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作。按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。三是建立严格的借阅制度。查阅会计档案，要严格办理借阅手续。四是建立定期备份制度。
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一、企业内配置人力资源管理部门的作用
1.企业人力资源管理制度有利于保证生产经营活动顺利进行
企业人力资源管理制度通过对劳动力的选择、培训、组织、责任、待遇等方面的规范，能够合理组织劳动力，不断协调劳动力之间、劳动力与生产资料以及劳动力与劳动对象之间的关系，以充分利用现有的生产资料和劳动力资源，使它们在生产经营活动过程中最大限度地发挥作用，并在空间上和时间上使劳动力、生产资料及劳动对象形成最优组合，从而保证生产经营活动有条不紊地进行。
2.企业人力资源管理制度有利于调动劳动者的积极性
企业管理中的人是有思想、有尊严、有感情的，这就决定了企业人力资源管理必须要以人为本，并千方百计地创造一个适合他们的劳动环境，使他们安于工作、乐于工作、主动工作、忠于工作，能够积极主动地把个人劳动潜力和全部智慧贡献出来，以为企业创造出更有效地生产经营成果。
3.企业人力资源管理制度有利于实现企业管理的现代化
实现企业管理的现代化，不仅要实现生产经营技术设备的现代化，更重要的是实现人才管理的现代化。个企业只有拥有一流的人才，才会行一流的计划、一流的组织以及一流的领导，才能充分、有效地掌握和应用一流的现代化技术，从而创造出——流的产品。
4.有利于减少劳动耗费，提高经济效益
经济效益进行经济活动中所耗费的与所得到的比较。减少劳动耗费的过程，就是提高企业经济效益的过程。企业人力资源管理制度可以合理组织、调配劳动力，确保劳动力、生产资料及劳动对象之间的正确结合，从而达到促使企业 以最小的劳动消耗，取得最大的经济成果的目的
二、企业人力资源管理中存在的问题
1.缺乏人力资源战略规划
我国许多企业在面对日益复杂、快速变化的经济形势时，往往更看重短期的经济效益，而忽视企业长期发展战略的设计，人力资源管理部门通常只能被动地去满足企业提出的人力资源需求，而不能根据企业总体发展战略和发展实际对未来一段时期内的人力资源需求进行适当的预测，提前做好准备，难以为企业的发展提供及时、高效的服务，往往给企业带来严重损失。
2.人力资源投资不足，培训机制不健全
我国许多中小企业管理者尚未真正认识到人员培训是人力资源开发的重要手段，往往把培训资金仅作为企业的成本而非长远投资，用于员工培训的经费很少，少数中小企业就根本没有培训经费。
3.忽视建立和健全有效的激励机制
许多企业不能按照科学的理论分析工具来分析员工的不同需求，更无法设计出针对不同需求员工的不同激励措施，单一地以增加报酬激励员工的工作激情，忽视非物质的激励方式（如理想激励、目标激励、榜样激励、培训激励和自我实现激励等），忽视良好的企业组织环境的培育，使得企业缺乏凝聚力，员工缺乏归属感，在一定程度上影响到员工的士气和忠诚度
三、解决的对策
1.需要管理者必须要会转换思想，引导企业职工建立职业规划的的理念
目前的企业的产业结构都在大幅度上升，经济的活动空间会大大的拓展，这会给企业的各类人才施展空间的才能，因此，要转变变观念、突破体制、建立机制，增强中国企业的忧患意识，更加激发起企业员工的使命感和紧迫感。
2.建立健全的有效激励机制
激励对一个组织的生存和发展有着非常重要的作用，而激励机制的建立和完善对现代企业的发展更为重要。面对着激烈的国内外经济竞争和我国现代企业本身固有的劳动者积极性不高、生产率低下等情况。现代企业要想在激烈的竞争中立于不败之地并保持着对人才恒久的吸引力，一个有效可行的激励机制的建立显得格外关键。
2.1为每个员工设定具体而适当的目标，对完成目标的员工进行奖励。有数据证明，为员工设定一个明确的工作目标，通常会使员工创造出更高绩效。目标会使员工产生压力，从而激励他们更加努力工作。另外，对完成既定目标的员工进行奖励，以强化他的进步行为。
2.2确定“以人为本”的激励机制。人力资源作为企业最重要的资源，在激励人才过程中，企业应把“以人为本”的理念落实到各项具体工作中，切实体现出对员工保持不变的尊重，才能赢得员工对企业的忠诚。
3.建立健全的培训机制
加强员工培训力度代表一个企业重视员工培训和开发工作的程度， 决定了其未来竞争的潜力。
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随着电力体制改革和企业结构的不断调整，电力的生产和经营正在逐步迈向一个全新的发展阶段。相应的档案的利用价值也逐渐被凸现出来。因此，如何高效的管理和利用宝贵的档案资源，使之更好地为电力工业服务，已经成为电力档案工作的核心任务。
1 电力企业档案管理的重要性
档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。而档案的管理又是电力企业管理工作中的重要环节，它直接关系到电力企业能否赢得市场竞争的主动权。所谓的电力企业档案就也就是电力企业生产经营活动的最原始记录。它不仅真实的反应了电力企业的发展历程，而且还涵盖了大量的科技资源和知识信息，进而推动电力企业经济的快速发展。这就要求电力部门以科技创新为理论基础，抓住机遇，加快建设和完善电力企业的档案管理工作，使其更好地适应社会主义市场经济的管理体制，保证电力企业经济的快速发展。
2 我国目前电力企业档案管理中存在的主要问题
2.1 对档案的重视程度不够
长期以来，相当一部分人员对电力档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和市场占有率、产品的质量、售后服务比起来简直是微不足道。对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想表现出一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作所产生的直接后果就是无法为企业提供高质量、高效能的服务。
2.2 档案专业人员业务素质不高
档案人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总和。概括地说就是从事档案工作必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。很多电力企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。
2.3 档案管理制度不健全
档案管理业务方便不够规范。目前，在电力企业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是组卷混乱现象比较严重。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。
2.4 电力企业的档案管理的信息化建设滞后
信息化是档案管理工作的最终发展方向，也是提高档案管理工作的有效途径。但是从目前的情况来看，档案管理工作的信息化程度还是相对滞后的。其滞后性主要体现在两点，一是管理档案的计算机配置相当落后，软件、硬件设备都亟待更新。二是电力工作人员不能在工程现场调阅档案图纸。
2.5 企业档案编研工作薄弱
有为才能有位。档案工作的地位，档案工作广为重视，从某种程度而言，是靠档案的服务价值来确立。但不少企业的档案工作纯粹停留在收与管的层面，一方面由于素质的不到位，另一方面编研意识的缺乏，造成档案的编研工作难以进行，档案无以得到很好的利用。这是导致档案工作在有的企业没有地位，可有可无的最主要的原因。
3 强化电力企业档案管理的措施
3.1 争取电力企业领导的重视，提高档案管理的认识
要充分认识档案工作对企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务？。其实，电力企业中的档案管理人员是想把档案工作搞好的，但在实际工作的开展中，往往事与愿违，达不到预期的效果。因此，我们要想将电力企业的档案管理工作做好，这就需要企业领导的高度重视，让他们能真正的意识到档案管理的重要性，进而大力支持我们的档管案理工作。
3.2 严格规范电力企业的档案管理制度
电力企业档案的整理应该按照相应的法规及原则进行，不宜盲目。比较常见的法规有：《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《基本建设档案资料管理暂行规定》、《归档文件整理规则》、《建设项目（工程）档案验收办法》、《火电企业档案分类表（6―9大类）（修订本）》等。
3.3 提高档案管理人员的业务素质
在新形势下，要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须建立一支有理想、有道德、有知识、有素质的档案管理人才队伍。要对他们进行定期的教育培训，不断地激发和调动档案工作人员的积极性和自觉性，提高其工作能力。还可以通过加强业务研究，来积极探索新的档案管理方法，以便适应新形势下电力企业档案管理工作的需要。
3.4 进一步加强档案的信息化建设
随着计算机和信息技术的迅速发展，我国电力档案管理的信息化程度也在不断加强。比如在文书档案管理方面：应用信息电子技术一是办公效率会大幅提高，二是文件和文字信息得到充分交流与共享，三是电子文件保存较稳定，四是提高了文件传递的速度和安全性 。因此，为了使电力企业的档案管理信息化更好地发展，我们还是要尽量争取企业领导的支持，使他们能够充分认识到企业档案管理信息化的重大意义，进而支持将档案管理信息化纳入企业整体信息化之中。
3.5 积极搞好开发利用，为企业各项工作服务
如何利用好企业档案，开发企业档案信息资源，是企业档案管理的目的；是摆在企业档案管理人员面前的一项艰巨任务。为此，企业档案管理人员就要围绕企业的发展，编写多种检索工具，掌握市场信息，开发新产品、新技术，变被动服务为主动服务。
参考文献：
[1]张尚瀛.档案工作理论与实践[M].华艺出版社，2006.
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Key words: construction enterprise; human resources; development; utilization
中图分类号：D412.62 文献标识码：A文章编号：
对于现阶段施工企业的人才管理工作而言，虽然在短时期内取得了一定的成绩，但是存在着的一些问题对企业人才管理工作的快速发展仍然造成了一定的影响，人力资源的培训与开发工作便是其中之一。施工企业由于其本身所具有的流动性强、工作条件较为辛苦、生产结构复杂性高等特点，一旦对员工的培训与开发工作没有及时跟上，势必将会成为制约企业快速发展的瓶颈，因此对于施工企业人力资源的培训与开发工作必须引起足够的重视。
一、人力资源管理简介
人力资源管理就是围绕组织的战略和目标，对组织的人力资源进行规划和管理，承担对人力资源的招、用、留和激励等各个环节的管理任务，保证组织及时得到需要的人力资源，努力对人力资源进行最佳的配置和最好的激励，并做好未来发展所需人才的储备和开发。人力资源管理的内容包括:人力资源战略的制定、工作分析、人力资源规划、招聘和选拔、职业生涯管理、培训与开发、绩效管理、薪酬管理、劳动关系管理和社会保障。人力资源管理服务组织的战略和目标，强调人才是组织的核心创造力，突出对人才的招、用、留、激励，重视人才的发现、发掘、储备。
二、当今企业人力资源管理存在现状及问题
当今企业人力资源管理存在现状及问题主要表现在如下几个方面：
（1）人力资源规划缺少整体性考虑，人力资源没有长远规划，素质偏低，专业技术人员后继乏人。众所周知,国有企业的战略人力资源管理一直以来注重人事事务性管理工作,很少与公司整体战略积极配合。战略人力资源规划仅仅是依据现有企业员工队伍,然后粗略估计出未来员工人数。这种做法根本无法起到为实现战略目标合理规划和配置人力资源规模、能力的作用,可以说企业的人力资源管理规划仅仅是国有石油企业整体规划的附属物。
（2）企业人力资源的流失。由于企业的地理区位差异，行业特性等因素的影响，势必出现新酬水平高低的不同。在市场经济迅猛发展的今天，合理的逐利性是人的本性，这是事物发展的必然规律。企业所出现的人才流失现象也就理所当然了。退一步讲，即使不是被高额的报酬所诱惑出现人才外流，也不免被一种更好的企业发展愿景、工作环境、生活环境、人文环境、企业文化氛围等所吸引。
（3）员工教育与培训。一些企业领导认为员工教育是一般性教育，对组织贡献不大，属于长期目标，对目前的工作没有帮助，因此视之为一种负担；另一些企业口头上重视员工教育和智力开发，却舍不得投资：还有一些企业担心员工接受更高的教育和培训后会不安心本职工作等等。因此，使得员工教育和培训存在着大量的短期行为。
（4）员工薪酬福利。工资关系不合理，企业的员工收入地位相对下降。不少最佳年龄段的技术人员工资明显偏低，“脑体倒挂”现象非常严重。工资收入进一步下降，非工资性收入上升。补贴收入日益增多，保险、福利收入较工资收入以更快的速率增长。
三、人力资源的培训和开发
在人力资源管理中，人力资源的培训和开发是非常重要的环节。顾名思义，所谓培训和开发就是对人的培训和对人才的培养。对于组织的战略和目标来说，人力资源的培训和开发是同一管理过程的相互交融，有机统一的两个方面。培训既能兼顾到现时的工作计划和工作目标，又能从组织的长远发展为组织发现、发掘、培养所需的各种技术型和管理型的人才，特别是为组织的可持续性和创新性发展提供人才储备。因此，从培训者的角度讲应该把培训看作:
1)培训是对生产过程和管理过程有计划、有组织的、有针对性的组织行为;
2)培训是组织等同于资金投入、设备投入等的一项重要投入;
3)培训是为了继承企业的光荣传统和传播企业文化，增强企业的向心力和凝聚力而进行的;
4)培训是企业发展的人才储备库。
另一方面，从接受培训的人员来讲，应该把培训看作是:
1)培训是对新技术，新方法，新思路的系统学习和领悟;
2)培训是对企业的核心价值观和企业文化的系统理解和接受;
3)培训是增进团队成员相互沟通，加强合作的重要机会;
4)培训是自我激励，自我展示，自我提高的重要机会。
四、施工企业人力资源培训与开发现状
目前，随着现代企业制度的建立，我国施工企业的各项管理制度正在逐步建立和完善当中，可以说人力资源管理的框架已经建立起来，但对于人力资源管理的实践还处于摸索过程中，许多管理方式和管理行为还处于传统的组织人事的管理模式。传统的组织人事一体化管理将人看作是单位或机构实现经济或其他指标的必需要素，将人员与机器、设备、材料等等同等地看作是机构的管理成本组成，即人及工具，都是为了工资和福利而干活的，若失去了这些原始动力，人只有惰性。在这样的管理前提下，人与组织的目标很难达到统一。因此，组织人事管理的实质就是对人的控制和使用，而不会充分考虑人作为资源所具有的开发价值。虽然各类企业也进行不同形式的改制和尝试，但是总的来说效果没有达到比较理想的状态。尤其是对于一些外包和分包单位人员的管理更是显得力不从心。由此可见，现时施工企业人力资源管理的出发点和突破点可以选择从人力资源管理的内容之一的人力资源的培训和开发入手，承上启下，循序渐进，逐步建立和完善一整套的人力资源管理制度。
五、施工企业人力资源培训与开发体系的建立
施工企业由于其产品生产的流动性，生产过程的单一性，产品形式的多样性，施工过程的复杂性和不可预见性。因此，必须根据这一特点来建立有针对性的培训和开发体系。培训的实施和培训效果取决于一系列的过程，一个完整的培训项目标从培训需求分析开始，经过拟定培训计划，制定培训方案，实施培训，以及效果评估和跟踪反馈，最后若有必要再进行新的培训过程，形成人力资源培训和开发的良性循环。
1)培训需求分析:在项目准备期，根据项目本身的特点和技术要求，从项目部，具体工作和人力需求三个方面进行。
首先确定项目部的目标和绩效考核要求，对项目部组成人员进行客观评价，从而确定组织层面的培训需求。
其次，从项目本身对技术的要求和自身企业的满足程度进行分析，确定是否存在新方法，新工艺，新设备等的培训需求;最后是人力需求分析，包括两方面的内容:a.知识和技能的需求;b.心态和心理的需求。一次成功的培训往往取决于培训需求分析的准确程度。
2)培训方案的制定:根据培训计划制定详细的培训方案。培训方案:一方面要确定培训的时间、地点和参训人员;另一方面要确定培训教师。培训方案的制定是完成整个培训工作的关键一步。制定者一定要根据培训需求和参训人员的实际情况来制定。培训方案的优化可以达到事半功倍的效果。比如技术培训、管理培训可以与激励培训和企业文化认知等结合起来进行，这就需要对培训教师进行综合性的评选，起到一举两得的效果。
3)实施培训:首先要发出培训通知，包括参加培训人员名单，培训的目的、时间、地点、要求，培训的项目、内容、教师，培训所需相关部门的人员和教学仪器；其次协调好培训所需的场所以及机器、设备、工具；最后也是很重要的要将培训资料准备好，提前发放到参加培训人员的手中。在培训过程中还要进行全程跟踪和反馈，将培训中发现的问题和出现的情况及时记录，适时进行讨论和研究，结合培训的需求着手解决。
4)培训效果评估和跟踪反馈:如前所述，培训是看作组织的一项投资，因此培训效果当然是企业最为关注的。培训效果的评估也就成为培训成败的直接反映。就像任何一种评估一样，培训效果评估也包括三个方面的检查:培训目标是否达成;接受培训者是否满意;培训过程是否按需求完成。当然对于施工企业来说，培训效果的评估是一个动态的过程，反映在施工过程的各个环节当中，也就是说效果评估和跟踪反馈同时进行，这就需要施工企业建立评估、反馈和再培训的机制。
六、结语
人力资源的培训与开发作为人力资源管理的一个重要内容，是实现施工企业由传统组织人事管理到现代人力资源管理过渡的重要环节。因此人力资源培训和开发是当前企业提高核心竞争力和创新能力的重要措施，也是企业战略和目标实现的人才保障。
参考文献：
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近年来,民营企业在生产经营活动中尤其在财务会计活动中的诚信问题日渐突出,作为记录和反映市场主体经济业务的重要证据和史料的会计档案也出现了严重诚信危机。某些民企管理者出于损公利己的目的,而置《会计法》、《档案法》于不顾,任意伪造财务报表、篡改会计记录及伪造或变造票据、凭证,导致会计档案信息的严重虚假,损害了国家利益,也制约了民企自身的健康发展。
■一、当前民营企业会计档案管理中存在的问题
1、基础工作混乱
这是个体私营企业会计档案出现诚信危机的源头。一些应当建立会计档案的业户不建档或资料混乱,不按《会计法》、《档案法》、《会计档案管理办法》等的规定进行立卷、归档和管理;一些业户在“档外设档”,采取真资料内部归档,而以虚假会计资料形成伪档案应付调查,建立两套档案,分别管理,分别存放,因工商和税务机关无搜查权利,因而可以瞒天过海;对基础性的会计档案资料如企业原始凭证、会计记帐凭证等不按规定的要求填写,填制不符合规范,通过夸大和缩小的方式达到隐匿事实的目的,并且不能按要求把有关账簿完整归档,而全凭自己的利益需要,会计档案管理制度形同虚设;生产经营和经济业务活动缺乏必要的原始会计记录、计量、确认等基础性工作制度,使会计档案信息源建设缺乏可信的基础。
2、档案资料不符合会计规范
表现有:转帐凭证后面不附据以说明转帐理由的原始凭证,无根据肆意进行转帐和调帐现象严重;记帐时不记摘要或记录模糊不清;借贷方发生额在双方互相以红兰字进行串位,使得累计发生额严重脱离业务发生的实际数额,给利用档案资料进行分析者带来极大不便;帐、表、物互不相符,尤其是往来帐目因挂帐或列帐不符的情况更严重;不及时处理应处理的款项而长期无原则挂帐;混淆长期投资与应收款项的区别,其管理与核算极为混乱和随意,等等。
3、业主短期利益思想严重
相当一部分个体私营业主出于短期行为和对经济利益的不当追求,为了近期、局部的利益,指使、强令会计人员在会计档案资料上弄虚作假,会计人员作为个体私营业主的雇员,不得不奉命造成假档案,作假会计资料,使会计档案信息严重失真;有些会计人员受个人利益驱使,放弃职守,或知情不举,甚至为业主的违法违纪行为出谋划策,与业主串通作弊。
■二、加强民营企业会计档案管理所要解决的问题
1、法律与自律问题
民营企业经营管理活动的特殊性尤其是财务会计活动的特殊性,决定了建立民企会计档案应从法律与自律两方面着手。我国目前已有《会计法》、《档案法》、《会计档案管理条例》等一些可对民营企业会计档案的建立和管理起指导作用的法律、法规,但并没有形成具体针对民营企业特点的规章或制度。由于我国当前处于经济体制转轨期,法律机制的不完善,势必妨碍企业在对密切关系自身根本经济利益的会计档案资料管理上自律机制的形成或有效运行。故应在尽快构建有针对性的法制体系的同时,由作为民企管理者的工商行政管理部门和作为会计档案管理者的财政部门颁发自律准则,逐步让民营企业为了切身利益而规范自己的会计资料建档行为,建立起政府监管与民营企业自律监管相结合的会计档案监管体系。
2、真实与信用问题
真实性是档案的生命所在,会计档案尤其如此。但目前由于民企经营机制的不完善和部分民企管理者素质不高,导致民企经营管理活动中会计信息失真问题极其严重,相当一部分企业自设三套帐,即面向工商一套,面向税务一套,自留一套,这必然造成企业会计档案的信用危机,背信者得益,守信者吃亏。为此,国家工商、财政和档案部门必须建立起民营企业会计档案信用评估体系,运用科学方法,对民营企业经营者的个人财务信用、财会人员的能力素质、对内对外会计记录等各方面做出全方位的评估和预测,从而确定民营企业会计档案资料信息的信用级别。工商部门应定期对民营企业各类会计档案资料进行信用等级评估并做出具体明确的会计信用调查评估报告,根据报告进行量分评级。调查报告经审核后,也必须归档备案。
3、服务机制问题
一方面,民营企业内的会计档案管理机构要定期向工商、税务部门及其他国家有关的利益方提供本企业财务会计行为信用报告,为做好对民营企业运行监控和制定政策、做出决策、改善经营、加强管理提供依据;另一方面,应用户的要求,编制财务会计信用报告,为用户是否与其发生经济关系提供参考。此外,可利用会计档案提高企业的经济效益,因为其无形的监督作用,可促使民营企业尤其是一些小型的家族式民企摒弃传统、落后的财务管理方式,充分利用现代化的财务管理方式,降低交易成本,提高经济效益。
4、管理体制问题
迄今为止,民营企业会计档案还没有专门的管理制度和方法,民营企业管理档案时,只是参照行政事业单位或国有企业的管理标准,往往是各家有各家的管理体制,各自为政,没有一定的管理系统,缺乏统一、规范的管理模式。为此,需要探讨建立符合民营企业实际的健全的会计档案管理机构,机构的设置要有利于开展档案工作;同时,要建立健全会计档案管理的制度,将制度和规定纳入企业岗位责任制和考核办法之中。从民营企业整体角度来看,除财会部门自身之外,民企领导层、经营管理部门等也都或多或少地会形成一些会计资料或与会计工作有关的资料,资料形成分散,往往会影响档案的收集。这就需要一方面提高有关部门和有关人员的档案管理意识,使之积极主动地归档,配合会计档案管理部门的工作;另一方面要建立会计资料的传递、登记制度,实现动态管理,一旦发现遗失,必须及时查找和补救,以确保会计档案资料的完整性。
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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.111
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-02
0 引 言
在我国新形势下，随着“十三五”的到来，我国经济体制改革不断深化，网络技术也不断发展。档案管理为科技企业的发展提供了大量的数据，对企业的发展起着重要的推进作用，但科技企业在档案管理上，仍存在着不足之处急需改进。
1 科技企I档案管理问题
企业中的文秘工作与档案管理有着千丝万缕的联系，甚至档案管理工作，直接由文秘负责，而文秘作为企业中重要的文字材料管理人员，工作中更是离不开现代化的手段，尤其是科技企业的档案管理。文秘工作与档案管理工作间的衔接，是现代文秘工作中不能回避的重要一环，所以科技企业档案管理的现代化，离不开文秘人员的努力与付出。笔者作为一名有着二十多年教育经历的文秘工作者，对档案文字材料的编辑能力与收集整理能力，有着突出的优势，本文结合现代化档案管理手段，利用自身的文字编辑与理解能力，指出科技企业档案管理过程中存在的相关问题，并提出解决措施，以推进档案管理工作稳步、高效进行。
1.1 科技企业档案管理不科学、不合理
科技企业传统档案管理方式既不合理，也不科学。传统档案管理工作没有应用先进科学的技术设备，也就无法应用现代化扫描仪和大容量的移动硬盘进行存储，没有应用远程数据处理技术和智能检索技术，只是依靠人工的方式管理档案，既不规范也容易出现差错。
1.2 科技档案管理重点不明确
以往科技档案管理的核心内容都是技术资料。但在经济大潮中，我国的各项经济管理体制逐渐与世界接轨，所以我国目前的首要任务是提高现代化管理水平。因此，科技企业档案管理工作作为文秘工作人员工作的重点部分，其核心内容应以围绕经济发展为主，以经济建设为核心开展档案的管理工作。所以科技企业档案管理与文秘工作的重心，均要与企业管理体制相一致，以促进企业发展为中心，以提高企业效率、促进企业改善工作方法为主要目的，且应主动参与到企业的管理活动中去。
1.3 传统管理手段比较落后
我国传统管理档案主要使用人工方式，既浪费了大量的人力、物力，又不能提升管理效率。传统的人工手段管理档案过程中，需要手工记录档案的所有登记、分类、检索等信息，往往理顺一个档案就需要花费很多时间，这不但浪费了很多人力、物力，还浪费了大量宝贵的工作时间。而现代档案管理以信息化、数字化管理手段为主，随着信息技术的发展、云计算技术在企业档案管理中的应用，档案管理在企业经营活动中发挥的作用越来越大，随着网络贸易的兴起，虚拟档案的出现也给企业档案管理带来了巨大的挑战。
1.4 企业涉外档案管理形式单一
随着改革开放与企业经济全球化发展的步伐不断加快，涉外企业科技档案的数量与结构发生了巨大的变化，国内企业走向国际市场，参与到国际市场竞争中，我国企业传统涉外档案管理单一的形式已经跟不上国际档案管理发展的步伐，以往对涉外档案的管理只是单纯的保管、整理和人工记录，手段及形式非常固定和简单。
2 科技企业档案管理创新思考
科技管理的变革，首先需要提高认识，大胆创新，使档案管理工作实现现代化，用科技手段进行档案的管理与使用。在信息技术不断发展的前提下，档案管理也充满了现代化的气息，运用现代先进技术设备，通过扫描仪、大容量移动硬盘存储、网络远程数据信息处理、智能检索等技术，对档案信息进行科学化、规范化、系统化的管理，是科技档案管理的现代化形式。而档案信息的处理包括对档案文字、数据、表格等各种信息，通过多媒体手段进行档案系统建设，体现了档案管理的现代化。
2.1 培养高质素人才，提升档案管理水平
人才是企业发展的动力，也是企业第一生产力，人才是科学的载体，所以企业间的竞争，集中反映在科学技术的竞争上，而科学技术的竞争，实际是以人为依托，因此人才的竞争对企业文秘人员提出了更高的要求。随着电子档案国际化的发展，涉外档案、外文档案、专业技术档案的数量与内容明显增多，科技企业档案的管理更需要一批综合素质高、综合能力强、即具备外语能力又懂计算机知识还能熟悉企业档案管理的知识复杂型人才。
因此，科技企业要加强教育培训，提高文秘人员的综合素质，转变文秘人员的管理理念，解放思想，面对网络信息技术飞速发展的社会，令其要不断学习，提高其知识能力，改变知识结构，创新科技企业档案管理的手段，增强法律意识，努力提高外语能力，以适应瞬息万变的市场经济的发展。提高文秘人员的档案管理能力与综合素质，有效促进档案管理工作的进一步完善与提高。
2.2 采用现代化管理手段实现档案的科学管理
科技企业档案管理的现代化创新是科技企业档案管理工作的必然趋势，开展科技体系现代化管理，针对档案管理目前的新情况、新问题，运用现代化技术设备，对各种类别的档案进行分析，根据特点及规律，探索电子环境下档案的安全管理技术及分类管理技术，完善档案类别与分级管理系统。对科技档案采用多种手段，对档案材料进行收集、整理、鉴定、开发和利用，运用电子信息技术，探讨新的档案管理方法，尤其在涉外档案的管理上，要保证归档电子文件的完整性与安全性。
为了快速适应新形势的要求，科技企业要运用现代化技术，完善档案材料的管理与装备，而科技企业可以从软件与硬件两方面进行完善。在硬件方面主要是科技企业档案管理部门要加大人力、物力、财力的投入，完善激励机制，提高文秘人员的工作积极性，同时加强档案现代化建设与管理，为实现档案资源共享创造条件。
3 结 语
科技企业档案管理对企业的发展作用不容忽视，随着我国经济的发展、国际经济的不断变化，我国科技企业的经济体制也发生了较大的变化。为了促进其适应市场经济的发展，促进科技企业档案管理的现代化进程，充分发挥档案资源的优势，对科技企业档案管理创新进行研究具有重要意义。
主要参考文献
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第一，安全性问题。
档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子档案通常以磁盘、光盘为载体，这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低于传统纸质档案。传输安全性也就是网络安全性，网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定。
第二，传统的纸质档案处理问题。
在多年的管理过程中形成各类纸质档案是最原始、最直接、最真实、最权威的记录和依据，是弥足珍贵的资源。然而电子档案的产生并非是纸质档案的消亡之日。不可能全面抛弃传统档案的运行方式，因此绝对不可忽视传统档案工作的统筹安排，需要尽快实现纸质档案的数字化。使电子档案和纸质档案尽快接轨。
第三，办公自动化在电子档案管理中的应用。
在新的办公模式下，办公自动化慢慢站主导地位，每天处理的公文数量急剧增加，虽然电子文件有逐渐替代纸质文件的趋势，但在现阶段，文件的归档依然应以纸质文件为主。由于设计和开发人员手段不统一，使得电子档案系统和办公自动化系统不能无缝结合，电子文件归档相对滞后，即使归档后文件的准确性也无法保证。
二、电子档案管理的措施
第一，加强电子档案的保管。
电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响，电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备。使用一次性写入光盘较好，比磁盘、磁带、硬盘等有更好的稳定性，又只有只读性。保持良好的温度和湿度，并能满足避光、防尘、防虫、以及防机械磨损和强烈震动等条件。
第二，做好电子档案数据备份恢复工作。
备份技术是一种安全策略，是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段。备份对象主要为文书、照片音频、视频等电子档案和传统档案数字化后的文件，最好实行双备份制，一份封存，一份提供借阅。针对网络的不安全性，要建立数据备份和恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复。
第三，要加强网络的安全管理。
通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权限。安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。积极采用密匙管理、数字式签名等先进技术手段，保证电子档案管理网络的正常运行。同部门、不同人员的查阅权限，并对所利用的电子档案进行全程监控并自动记录，防止电子档案被篡改而造成不可挽回的损失。
第四，对文件进行安全监控。
在一般电脑系统中，文件内容若有任何改变，电脑并不会加以记录，因此更改文件的动作会不留痕迹，这使得事件发生后，追查毫无线索。因此有不要让电脑详细记录在存取电子文件时候留下的所有异动记录。
第五，处理好档案管理的投入问题。
电子档案的应运而生是现代化的标准，然后现代化的办公就要求有现代化的设备，档案工作要适应新的形式、满足计算机网络办公条件下的信息接受、处理、存储和利用，就必须又相应的现代化的设备投入。与传统档案管理相比，现代环境下的档案工作的自觉投入超出以前一倍以上甚至几倍。
第六，提高档案工作人员综合素质和创新能力。
随着档案信息进程推进和现代档案事业的发展，对档案工作人员的要求也越来越高，电子档案在操作过程中存在很大随意性，难免出现一些失误，所以要树立档案工作者的风险意识，提高政治素质、职业道德水平，强化保密意识、加强对密码、口令、机房安全管理及应用软件、数据库管理的维护工作，系统掌握现代管理知识和档案专业知识，努力优化知识结构，以适应信息时代档案工作的需要。同时电子档案管理作为档案事业发展进程中的新生事物，注定了它的发展要“摸着石头过河”。因此只有档案工作人员勇于探索、敢于创新，才能探索出一条新时期电子档案管理工作发展的新路子，取得新的成果。
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中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
一、企业档案管理中存在的问题
1、档案管理制度方面
俗话说：无规矩不成方圆。没有合理的规章制度就没有一定的章法可言，档案管理制度不健全就容易导致管理工作的混乱。在实际工作中，很多企业领导不注重档案管理制度建设，
没有形成一个科学合理的、符合企业实际的档案管理制度，档案管理工作仅仅停留在整理和保存的初级阶段，更不用说充分利用了。
2、档案管理人员方面
首先，档案管理人员存在思想误区。很多企业档案管理人员包括领导都存在着误区，认为企业档案管理工作只是单纯的整理资料和保管资料，甚至觉得这项工作可有可无，这种轻视档案管理工作的思想必然使得在日常工作中形成懈怠懒散的状态。
其次，档案管理人员的素质不高。企业大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理等都不太了解，并且具体到企业中，很多的档案管理人员都是身兼数职，对档案工作投入的较少，影响了档案管理水平。从总体来看，档案管理人员整体的素质不高，不能很好地适应社会发展的需要，尤其是进入21 世纪以来，档案管理工作也进入了信息化的发展阶段，企业比较缺乏进行档案信息深层次研究和开发的专业化人才。
3、档案管理方法方面
企业档案管理水平不高，管理手段落后。目前，我国大多数企业的档案管理仍然是手工劳作，这显然与信息时代的要求不符。手工整理档案，不仅需要付出大量的劳动量，而且速度慢，
精确度差，检索速度也提不上去。随着计算机网络的进一步发展，很多企业也先后引进了先进的计算机设备进行档案管理，但是从档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面看，其实不少企业是将计算机管理系统的功能确立在一些基础性管理工作上，而没有实现档案管理的综合性处理。
4、企业对档案的重视程度不足导致档案资源利用率低
企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，对企业各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的社会效益和经济效益。但是，当前企业只讲经济效益，只重视结果而忽略投入情况较为普遍，档案工作长期以来也是重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此企业员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
二、加强企业档案管理的对策
1、提高对企业档案管理工作重要性的认识
要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确做好档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。解放思想，与时俱进，进一步加强和改进企业档案工作，努力采用现代化科技手段，不断提高服务质量，努力建设法规制度完备、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代化企业档案管理体系。
2、规范企业档案管理机制，强化工作责任
建立科学的企业档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核，同步发展。
3、实现企业档案管理现代化
（1）掌握现代化管理技能，提高综合素质 以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。企业档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。
2、利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。
4、发挥专职档案人员的创新主体作用
（1）专职档案人员应当重视观念更新。专职档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，专职档案人员有必要进行相应的凋整和重新定位，要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，从根本上转变观念，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。档案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是档案工作者的优良传统。档案工作者一方面要耐得住清苦，继续踏踏实实工作；另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。
2、专职档案人员应当练就过硬的业务技能。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，许多新型载体的档案和全新的管理手段方式的出现，给专职档案人员提出了更高的要求。为此，专职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破
传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。
3、专职档案人员应当拓宽视野、丰富知识。当今社会和经济生活处于快速发展时期，知识更新呈“爆炸”式发展，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。作为档案工作主体的专职档案人员，如果知识贫乏、老化、单一面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，工作中更谈不上有所改进和创新。因此，创造积极向上的学习氛围非常重要。专职档案人员要把学习作为生活中的第一需要，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。
【参考文献】
[1]甄学云.试谈企业档案管理与信息化建设［J］．泸天化科技，2009.
