企业文档集中管理范文

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我国的档案学科发展在几十年几代人的共同努力下，初步构建了档案学的框架体系和分支学科，这无疑是令人骄傲的丰硕成果。但总的来讲，它仍是一门年轻的学科，还有许多空白和不足。随着社会经济、文化大环境的发展变化与挑战，档案工作的实际需要，档案学科建设与理论研究将呈现不断深化、不断细化的特征。如在原“档案管理学”的基础上，将分化出档案分类学、档案鉴定学、档案统计学、档案利用学等许多分支学科。同时，在档案管理学、 科技档案管理学之外，又分化出企业档案管理、人事档案管理、司法档案管理、 会计档案管理、 金融档案管理等分支学科。在许多档案理论与实践的结合点上，将会有许多更加深入的研究和理论的突破，如档案馆藏结构的优化研究、档案工作的宏观调控管理研究、档案工作社会化服务的研究和档案利用与公布的法学研究，等等。当然，分支学科的细化、创建不应是“人为制造”，而应该遵循客观事物的自然发展规律，应运而生。反对“为学科而学科”，甚至动辄冠之以“×××学”，而没有该学科独立学科内容和体系，相反，一些理论经过不断实践、不断深化，越来越成熟，越来越丰富和系统，即便不称为“×××学”，也应该是档案学的一个分支。

2 吸收创新特征

档案部门目前正面临着市场经济、信息社会，特别是知识经济的大潮与挑战，以及高新技术的应用与渗透，我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面就有许多不相适应之处。档案学研究作为科技知识的体现，作为活跃的生产力因素，自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段，充实与强化档案学科自身的内涵，如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果，解决档案学科的自身建设，解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如，引进先进的科技理论与手段，解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题;解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题;解决电子文件的收集、管理与利用问题;解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题;同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。

3 大中型企业档案管理存在的问题

3.1 企业内部结构变化阻碍了企业档案管理的发展。近些年，随着现代企业制度的建立，国企内部管理结构和管理方式发生了根本性的变化，绝大多数的档案部门已经不再独立存在。另外，企业内部各成员自身情况不同，档案管理环境不同，导致各成员企业的档案管理各自为政。此外，产权变动使企业档案管理陷入真空状态。但是我国国有企业间的重组其实都没有发生产权变动。随着企业的改制，很多企业的档案管理机构被撤销或者被降格，导致档案工作无人管理的局面形成。

3.2 企业没有健全的档案管理体系。目前有很多国有企业将档案管理机构进行合并，导致档案管理职能被削弱和淡化，给档案管理工作增加了难度。档案管理人员也没有采取特殊的安全保护，致使档案管理工作极不规范，具有很强的随意性和变动性。

3.3 档案管理规章制度执行力差。造成这些现象的主要原因有：没有将档案工作纳入业务部门职责范围内;在日常活动中形成的大量档案都是分散保存，从而使管理成本大大增加;档案管理的手段不够先进;档案管理手段的发展远远落后于新形势的发展需要，造成一些企业利用档案管理薄弱，进行一些违规经营，例如，披露假信息，存在抽单、埋单、原始资料不全、非正常交易、涂改等现象。

3.4 企业档案信息化程度低。信息化是档案管理上水平、增效益的重要途径，也是档案发挥作用的最快捷的方式方法。但是，大部分大中型企业不重视档案管理信息化建设，表现在资金投入少、信息化人才缺乏等，直接影响着档案信息为企业服务的能力和水平。

3.5 企业档案管理部门工作效率不高，人员责任心不强，整体素质不高等，也是影响企业档案管理水平的因素之一。一些大中型企业档案管理部门，不重视档案管理者素质的提高，不重视档案干部的教育培训工作，思想陈旧，工作方法不适应企业发展的需要，工作效率低下，责任心和履职能力不强，甚至碌碌无为，不求上进，收集、整理、编研等工作流于形式，停留在口头和纸面上，等等。

由此可见，对于企业档案管理来讲，规范企业经营行为的有效手段就是维护档案的严肃性。从根本上防范化解企业经营风险的前提就是提高企业内部控制水平。企业内控水平好坏直接体现在企业档案管理的好坏中。加强档案管理，可以促进企业建立风险事前防范、事中控制、事后监督的机制，也就是说，企业的内控管理水平可以从一个企业的档案管理水平中反映出来。

4 企业档案管理的对策研究

4.1 提高档案管理意识。档案部门必须重宣传、重造势，在积极探索改制企业档案处置工作的同时，加大宣传工作力度，通过新闻媒体，强势宣传推介档案规范管理工作，引起领导的关注，赢得社会各界的大力支持和监督，为档案工作的顺利推进创造良好的氛围。

4.2 开发和完善企业档案信息资源。档案部门要综合地开展档案信息资源的扩充，并积极为咨询、论证工作提供可靠依据。国企的档案人员要确定档案工作为企业发展服务的内容与方法，提高对信息资源的认识，同时企业高层领导要从战略高度重视信息资源之开发与运用，加强信息资源管理，提高企业综合竞争力。国企的档案部门要对企业档案进行整理编研工作，开拓“以档养档，有偿服务”的新路子，要注重培养、任用具有经营头脑和创新思维，有超强专业技术能力、良好信息素养和应变能力的复合型高级档案管理人才。

4.3 控制档案流失。组建档案资产评估机构，不仅要把档案资产作为企业有形资产和无形资产价值评估中的原始凭证，更要包括对档案资产自身价值的评估，从而使企业和国家的权益不受影响，杜绝国有资产的流失。行政主管部门应加大监控力度，对档案管理的监控主要从以下几个方面进行：要明确监管范围，摆正档案监管工作的位置;建立完善的监控制度，提高档案管理效率;对档案管理进行监控要随着社会的发展而进行调整。

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1. 当前国内外贸面临的风险

目前外贸企业中的几种风险：

1.1应收外汇账款风险

应收外汇账款风险从本质上讲也是客户信用风险的一种，但由于应收账款在外贸企业资产中所占比例大，影响深，因此，单独作为一种风险进行分析。近年来，随着国际市场由卖方市场转向买方市场，涉足国际市场时间较短的我国外贸企业为了开拓海外市场不得不更多的给予买方或者销售商较高的信用等级，应收账款的金额一般较大，占用企业资金数量庞大，加上缺少对国外客户或者经销商进行资信调查的习惯，在缺乏对对方深入了解的情况下赊销巨额货款很容易导致大量呆坏账，甚至被人故意诈骗。

1.2汇率风险

汇率风险是由于汇率波动导致企业以外币进行结算的债权减少或者债务增加，从而给企业带来损失的可能性。外贸企业主要从事商品进出口、劳务输出、债权债务结算等业务，外币是主要的结算货币，自2005 年以来我国开始采用浮动汇率制，汇率风险成为影响我国国际收支平衡和企业经济收益的重要因素

1.3结算风险

在可供选择的信用证结算（L/C）、汇付（T/T）、托收（D/P、D/A）、赊销（O/A）、国际保理等结算方式中，应该选择何种结算方式需要对每种结算方式的风险、客户的资信情况进行考虑，避免因决策失误导致的损失。例如信用证交易作为目前使用最广泛的交易方式，其特有的“单证严格一致”即可以减少风险，又可能被人利用提单与信用证不符而拒不付款。

2. 外贸企业内部控制与风险管理的相互关系

根据《COSO 内部控制整合框架》的定义，内部控制是董事会、管理层和其他人员保证财务报告的真实性、经营的效率以及合法性等目标实现的过程。该框架将内部控制分为五个主要环节，即控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控。2004 年，COSO 了《企业风险管理框架》，将企业风险管理定义为“一个受企业董事会、管理层和其他员工的影响，包括内部控制及其在战略和整个公司的应用，旨在为实现经营的效率和效果、财务报告的可靠性以及法规的遵循提供合理保证。”风险管理的构成要素包括：内部环境、目标、事项识别、风险评估、风险应对、控制活动、信息与沟通、监控。

从内部控制与风险管理的发展来看，风险管理是内部控制的自然延伸， 风险管理框架是在内部控制框架的基础上建立起来的，因此，内部控制与风险管理之间存在着密切的内部联系，二者都致力于保证企业经营的合法性、合规性，保证企业会计信息的可靠性，提高企业的运行效率，尽管如此，在实际应用过程中内部控制与风险管理仍存在较大的差异。

从我国外贸企业的内部控制与风险管理的现状看，企业内部控制着重于由财务部门、内部审计部门实施的各种会计控制、审计活动，真正意义上的全面内部控制并没有得以推行；企业风险管理则侧重于对某项决策的相关风险与收益进行比较，从而决定是否采取该项决策， 致力于企业整体风险控制的体系尚未建立。外贸企业相对于一般企业而言所面临的风险更大， 影响因素更多，风险管理的要求更高，在国际经济环境不断变化的环境下，建立一个内部控制与风险管理相互交叉、融合的统一体系对于外贸企业的健康发展而言至关重要。

3. 构建内部控制与风险管理相互融合的管理体系

3.1完善企业的控制环境

3.1.1继续完善和加强外贸企业的内部控制和风险管理制度建设无论内部控制抑或是风险控制都离不开科学的制度，外贸企业应在我国相关法律、法规以及企业章程的指导下，不断理顺公司的治理结构，完善公司的决策机制，提高企业经营决策水平。明确部门与职位的职责权限，建立科学的制衡机制，为内部控制活动的实施提供广阔的空间，通过完善内部控制制度建设和组织建设，充分发挥内部控制在企业风险管理中的作用，强化对各项风险管理活动的控制。外贸企业应建立内部控制委员会与风险管理委员会，在董事会内设置专门负责内部控制与风险管理工作的董事，使内部控制与风险管理工作获得更大的支持和权力来推行各项管理制度和控制措施。企业各职能部门负责人应出席内部控制和风险管理会议，及时传达和反馈本部门的内部控制与风险管理任务和存在的问题，解决问题，促进内部控制与风险管理在基层的开展与深入。

3.1.2规范企业业务流程

要加强对企业经营活动的控制，从而规避、减小各种风险，必须建立起一个规范的业务处理流程，包括企业部门之间的协作以及与供应商、客户的交易等环节。外贸企业必须熟悉WTO 以及客户所在国的法律法规，才能认真设计、重构业务流程，确立风险敏感的关键环节和步骤，作为内部控制的关键环节和重点内容。企业业务流程重构必须坚持与企业内部控制相结合，以控制、降低风险为目标的原则，集中企业的人力物力，优化企业的资金流、信息流和实物流，严格按照岗位职责和交易流程进行，促进企业的健康持续发展。

3.2建立和完善企业的风险控制体系

企业风险控制体系的建立和完善包括以下几个方面的内容：

3.2.1风险识别

风险识别是对外贸企业的经济业务活动中可能存在的风险进行分析，其主要任务是确定风险是否存在。风险识别是企业风险管理活动的第一步，必须坚持全面分析、综合考察的原则，通过多种方法的综合应用来正确识别。例如，外贸企业可以对企业的整个业务流程进行分析， 对不同的阶段和环节逐步进行调查，寻找可能存在的风险；还可以根据以往风险管理的经验来设置相应的财务指标，通过企业财务状况的分析来发现潜在的风险。

3.2.2风险评估

外贸企业的风险评估是对在风险识别阶段发现的风险进行评估，包括该风险发生的概率以及其可能导致的损失。风险评估要坚持定性分析与定量分析相结合的原则， 既要分析风险的性质，也要确定风险的危害等级，从而确定风险处理的先后顺序；既要分析特定风险又要考察由此可能引发的其他风险。例如，对第一次交易的客户进行信用风险评估时要注意全面获取客户的基本资料，尤其是有关的信用信息，建立并不断完善客户的信用档案。在客户交易方式发生突然改变或者订单出现异常时，如果客户要求增加信用额度，可能是客户出现了财务危机而不是为了扩大销售规模，订单对产品质量、运输时限以及价格等限制出现明显宽松时应调查是否是由于新市场开拓或者市场需求增加导致，否则应引起企业的重视，要分析导致这种变化的原因，必要时应聘请专业资信调查部门进行调查。最后，客户的信用状况不断变化，因此这种风险评估也必须保持联系性。

3.2.3风险应对

风险应对措施主要包括预防、降低、留存和分担等。风险预防又成为风险规避，主要通过提起采取措施来避免风险的发生。我们前面提到的客户咨询调查就属于对客户信用风险的预防。风险降低是指将风险控制在可以接受的水平上，这类风险一般无法彻底消除或者要彻底消除的成本大于收益，因此选择降低到一定水平内。例如，外贸企业为了降低法律风险，会聘请专门的涉外律师进行协助。风险留存又成为风险承担，是指企业对可能存在的风险不采取行动，主要用于可以接受的风险或者不可控的风险。风险分担是指外贸企业通过保险、再保险、结盟、合资或者签订合同来与其他机构共担风险，例如外贸企业的套期保值交易就是一种有效的风险分担工具。

3.3加强部门之间信息传递与沟通

企业的内部控制活动和风险管理活动都是为了提供更真实、可靠的信息，企业利用这些信息来做出决策。同时，企业要完善其内部控制与风险管理工作，也需要有关内部控制与风险管理系统运行的信息， 这些信息来自于内部控制与风险管理的各个环节，具体来讲，在企业生产经营的每个环节都可能存在具有价值的信息，这些信息依靠于企业各部门日常的观察与反馈。对于外贸企业而言，由于更大的风险来自国外，因此，其风险管理与内控的重点也要放在国外业务上，但外贸企业的决策者和风险管理部门多在国内，因此，建立一个高效运转的信息系统，对于加强外贸企业内部各部门、外贸企业与客户、银行以及政府相关部门的沟通，加快信息的收集、整理、反馈等具有重要意义。

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一、 目前我国机械企业档案管理中存在的问题

1、 档案的管理工作与企业的经济发展状况不同步

随着我国的社会主义市场经济的发展以及我国的市场经济体制的逐渐建立和完善，现代化的机械企业都投入到了市场经济的竞争模式中，企业在发展中如果想要在激烈的市场竞争中立足，并且想要取得一定的进步，就必须根据市场的变化，不断的提高自我的管理水平和模式。所以，对于机械企业来讲，改变自身传统的管理机制是应对现代化的市场竞争的一个重要的策略。在企业的改制的过程中，由于很多的机械企业其档案的管理的意识还是传承了传统的档案管理的模式，对企业的档案管理的意识还相对比较薄弱。所以很多的企业在这个过程中对于利用、收集以及对档案进行归类都存在比较大的问题，很多的机械企业的档案管理工作随着企业的制度不断的改革，而变得不受重视，甚至很多的时候还出现了很多的其他部门人员兼职管理的情况。

2、 企业的档案管理工作缺乏正确的企业档案主体认识

在很多的机械企业的档案管理的认知水平上存在着一定的误差，很多的档案管理企业错误的将传统的人事档案管理当做企业的档案管理的全部，也就是可以说现在的很多的企业的档案管理工作者对于其工作的范围还没有一个很明确的界定。或者是很多的人虽然认识到了档案的管理工作不仅仅是传统的人事档案的管理工作，但是实际的工作中还是以人事档案的管理工作作为重点。因此，企业的很多的珍贵的资料就在这样的过程中流失掉了。所以，对于企业档案管理的主体上的认识需要我们对于企业的档案管理的工作进行全方位的改革，改变传统的档案管理的意识，只有这样才能进一步促进企业的发展。

3、 企业的档案管理部门人员的素质问题

档案管理工作是一项相对比较专业的工作，也是一项比较系统化的工作。所以，管理人员要想做好这个工作就必须要举杯一定的档案管理的理论知识背景。并且还要对企业的本身的生产经营的相关情况以及企业所设计的领域的很多专业的工程技术知识有一定的了解，只有这样才能收集到有效的档案信息资源，才能在工作岗位上应付自如。因此，可以说企业的档案管理的工作，尤其是针对机械企业的档案管理工作，不仅仅需要一定的档案管理的相关理论背景，还需要对机械领域的很多知识要有一定的涉及。并且在实际的工作中要能够进行一定的实际操作。但是，现在很多企业的档案管理工作中，由于企业本身的财力问题或者是企业的机构设置的问题，很多的档案管理人员都是由企业的行政或者是财务管理人员兼职管理，从客观上这是对企业档案管理工作不够重视所知，从主观上分析的话，这样的企业的档案管理工作对于企业的发展是毫无益处的。

4、 企业的档案管理工作对于自身的责任和义务没有很好的认识

现在的机械企业的档案管理工作，主要任务就是根据现有的企业的运营状况，收集相关的运营信息，使得企业的行政管理上有比较科学可靠的信息基础。所以，机械企业对档案工作的要求极其的广泛。但是，目前我国的很多的企业在档案管理工作的进行中，仍旧停留在传统的收集以及管理的层面，对于企业的档案不能够根据企业本身的运营状况进行一定的分类以及统计和编制的工作，这就造成了档案的使用以及编制的过程的困难，使得企业不能够根据企业的档案信息中获得相关的信息和决策依据。这样的循环又使得企业的档案管理工作在企业的运行过程中显得毫无作用，所起到的作用也是可有可无。

二、 解决机械企业档案管理问题的策略

1、 建立科学合理的档案管理系统，服务于企业的发展

企业的档案管理系统对于企业来讲，有很重要的作用，企业的很多的决策的做出以及很多的统计资料的制定，都是需要企业的档案管理部门做出一定的统计和依据的。所以，企业需要根据企业现有的运行状况，对企业的档案管理工作进行科学合理的整合。首先就是要重视企业的档案工作。尤其是对于传统的机械企业来讲，很多的企业在对企业内部的档案管理的过程中，仅仅停留在传统的对企业的人事档案的管理工作上，这是对企业的档案管理工作不够了解不够重视的表现。其次就是企业的档案管理工作的具体标准和规范的问题，要制定严格的工作标准和规范，对工作的具体过程进行严格的控制，让企业的档案工作人员明白自己的职责所在，这样才能更好的完成自己的使命。

2、 建立网络档案管理系统

随着计算机技术的不断发展，网络技术已经成为了现代化的企业在企业管理中的一个必备的工具。信息化技术在公司的公里中有很多的有点，但是，对于档案管理来讲，信息化的工作方式对于档案的收集和档案的管理工作是一个很大的进步。近年来，随着数字化以及网络化已经成为档案管理的一个主要的旋律，很多的企业也建立了比较完善的档案信息化管理系统。企业的档案管理工作在前文中我们看出来很大的程度上就是资料的整编问题还有资料的利用问题。计算机网络技术的使用能够使得这样的问题充分的得到解决，尤其是将档案管理的资料库与企业的财务管理系统以及人事管理系统和企业的生产销售系统相互接通，使得企业的内部的管理都在同样的信息化平台上运行。不仅仅有利于企业的管理，还使得企业能够最快速的查阅先关的资料，并且能够在企业的信息化运行平台上直接对资料进行处理和比较，使得企业最快速的完成最合理的决策。

3、 提高企业档案管理的质量

在现在的很多企业中，由于对档案管理工作的不重视，所以很多的企业将档案管理工作作为一项兼职。这是由于传统的企业档案管理工作对企业的运营状况来讲是没有决定性的意义的。所以，只有在现代化的管理模式下，提高档案管理的质量，这样就可以对企业决策以及企业的具体情况的统计有一个比较直观的信息资源的储备。要想提高档案管理的质量，首先就要提高工作人员的专业性。前文中我们也提出，档案管理工作需要工作人员有很强的管理知识和与企业发展相关的机械知识和背景。这就要求我们在档案管理工作人员的选择中要充分的考虑到工作人员的能力以及背景问题。其次就是要对工作进行严格的考核与评价，避免档案管理工作成为企业的一个闲职的现象，充分的保证企业的档案管理工作的质量。

参考文献：

[1]陈晓晔，谈如何做好企业的档案管理[J]，广东档案，2009，(02)

[2]石永霞，浅析企业档案管理[J]，供电企业管理，2008，(03)

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现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

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文书档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件，又称管理性档案。文书档案管理，是档案管理工作的重要组成部分，是各个机关、团体和企业、事业单位档案工作的主要内容之一。企业文书档案管理水平的高低直接关系和影响到企业文书档案资料的质量与完整性，只有树立企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化，才能切实发挥文书档案的作用，真正实现其应有的价值。

一、我国企业文书档案管理现状

1、对企业档案管理工作认识不充分

就目前我国的发展状况而言，在文书档案的管理方面还存在着许多问题，在开展文书档案管理工作的时候必须要先具备一个清醒的认识。文书档案的管理虽然不能给企业带来直接效益，但从长远意义上来讲，对企业的可持续发展具有重要作用。很多企业没有明确这一点，忽视企业的文书档案管理工作的重要性，极大的制约了企业管理制度的有效实施，也阻碍了企业的发展。第一，企业领导者在这方面不够重视，总是要求企业效益的最大化，只追求短期的短暂效益，忽视企业的长远发展，对企业文书档案管理工作投入不够，认为是一个没有多大用处的职位，简单的以为就是保存好文件就是该工作的内容，没有制定正规的制度来规范和约束，也没有对该工作的管理有过长远计划。第二，企业员工在这方面也不够重视，员工也是单纯的认为企业文书管理这一工作是个冷门，工作没有技术含量，也没有绩效可言，工作不上心、没有积极性，大多都是采取敷衍的态度，工作质量低、工作效率低，还很容易出现管理失误。这种消极的工作状态，不利于企业的成长，也影响着自身的发展。

2、文书、档案链接混乱

文书档案管理工作中，文书和档案是两个不同的工作项目，他们相互连接又相互区别，在一定程度上相互影响。文书工作是完成档案工作的必要条件，所有的档案工作都是以文书工作的顺利完成为基础的。也正是因为这个原因，他们互相又制约影响着，所以两个工作的链接顺利是两个工作能够有效完成的重要保障，具有重大意义。但是，就目前中国企业文书管理工作现状而言，在文书工作和档案管理工作中还存在着许多问题，文书和档案的衔接不当是这些问题中最主要的部分，由于文书工作的不准确、不规范，经常导致档案管理工作混乱，影响文书管理工作的正常运行，同时也降低了文书档案管理工作的效率，对档案的质量也会造成影响。

3、员工质量不高

由于我国对文书档案管理工作一直都不够重视，所以聘请的相关人员也大都缺乏专业的档案管理知识，在入职前很多也都没有经过专业的工作培训，在档案管理、档案分类的认识上都比较模糊，操作也不够熟练，缺乏个人专业素养，工作质量和工作效率得不到保障。而且自开展现代化建设以来，随着科技的不断进步，社会的不断发展，信息化的不断普及，要求企业掌握的有效信息也越来越多，这就决定了企业文书档案的管理工作也将朝着信息化的方向迈进，这就要求文书档案的管理者在具备专业的文书档案管理知识、数量的工作技巧以外，还要懂得对计算机的运用。

二、提高文案管理水平的方法

企业领导对企业文书档案管理水平的重视程度，对企业文书档案管理水平的高低有直接的影响。只有在企业领导在意识到企业文书档案管理工作的重要性的情况下，对其加以重视，提高其管理水平，才能使企业文书档案管理有效的进行。只有企业领导高度重视和充分理解文书档案管理工作，提高文书档案管理工作应有的地位，不断提高各部门和员工对档案工作的认识，为档案管理部门配备懂专业综合素质好的人员，不断加大对档案设施的资金、技术等的投入和档案管理人员培训力度，切实提高档案管理人员工作的积极性和主动性，加强各部门与档案管理部门的沟通与协调，才能有助于文书档案管理水平的提高和文书档案管理工作的顺利开展。

1、加强部门间协作

文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源于各部门。因此，处理好与各部门的关系，不断完善档案的结构与质量，是档案部门的一项重要工作。档案员必须做到“三勤”（嘴勤，即经常主动了解业务部门又开展了什么新的工作；脚勤，即要经常到业务部门走动走动，以获取有关信息；脑勤，则要常常根据本单位的工作实际，思考档案如何围绕单位的中心工作，如何做好收集利用服务工作）。加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集信息渠道的通畅。要着重收集能够揭示一个单位的历史、现状和未来发展，为开展实际工作和科学研究服务，具有证据和情报价值的信息资料，切实发挥档案部门在双文明建设中的参谋依据作用。

2、认真理顺文书工作与文书档案管理工作

文书工作与文书档案管理工作是密不可分的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。做好文书工作是做好档案管理工作的先决条件，文书工作的好坏直接关系到文书档案管理的水平。因此，文书人员必须要有较强的档案意识，虚心接受档案管理人员的指导和监督，认真遵守相关的法律、法规，在实际工作中通过认真执行完善的立卷归档制度，确保文件收集完整、及时和准确，通过科学分类、划分组合，使文件材料形成有机的联系。档案管理部门应严格执行档案归档管理制度，密切关注文件资料的收集、整理工作，按时接收档案，对新接收的文书档案资料一定要严格按照规定认真核对，对不符合规定的文件，一律按照要求返回文书重新整理，严格把好文书档案质量关，严格按照档案保管期限表对档案的价值进行鉴定，同时，对文书档案的利用工作，一定要按照规定认真履行档案查、借阅审批手续，对未按时归还的档案要及时催还，对归还的档案要及时归位，并认真做好档案的保护和统计工作。

3、做好文书档案的基础工作、监督指导与沟通协调工作

文书档案管理人员应立足于本岗位，树立服务意识，认真做好文书档案的收集、鉴定、保管、利用、统计等文书档案管理的基础性工作，切实发挥档案部门的参谋作用。由于企业文书档案中的许多有价值的档案往往来源于重要的业务部门。因此，文书档案管理人员应积极与各相关部门和人员及时沟通，定期对各业务部门的兼职档案员进行档案法律法规和相关业务知识培训，认真指导和监督各部门的档案收集工作，保障档案收集渠道的畅通，切实发挥档案部门的作用。

4、实现文书档案管理数字化

目前，在部分企业，计算机作为一种高效地处理庞大信息的现代先进工具被引入了文书档案的管理。通过该技术的应用大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间、提高了效率。

结束语

在文书档案的工作开展过程中，要把握企业的发展方向，明确档案的主题，让档案发挥出为企业发展战略服务的作用，尝试从不同角度考虑档案管理工作，使档案更好地为全局服务。总之，只有在不断完善企业管理机制的基础上，做好企业文书档案管理这一基础性的工作，才能为企业的发展做出更大的贡献。

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一电算化会计档案的特点

会计电算化就是以电子计算机为主的当代电子枝术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工记账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。其特点如下：

1、载体的变化。根据《会计档案管理办法》规定，采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案。这就使得电算化会计档案拥有了双重的载体，即传统意义上的会计档案与包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据等形式在内的电子会计档案。

2、电子会计档案载体性质的特点。电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存受到载体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素影响。

3、电算化会计档案在工作中的特点。在传统的手工操作条件下，在工作中具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及有关的附属资料。实行会计电算化以后，财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后，才能借助计算机进行会计核算处理。这些程序文件、数据结构文件以及各种代码既是电算化会计运行的前提条件，又是保证电算化会计正常运转的查询资料，所以，必须作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。

4、电算化会计工作对工作人员素质的要求。电算化会计档案管理要求从事人员不仅要熟悉计算机操作和维护知识，同时，对个人安全操作使用提出了新的需要。

二、当前企业电算化会计档案管理中存在的问题

1、会计档案载体的双重性。企业领导和财会人对会计电算档案的组成内容不甚了解，一些企业只将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响了会计档案的完整性。

2、电算化会计档案性质延伸的问题。有的企业没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用；没有按照国家档案局规定的库房管理标准，建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。

3、管理制度不完善。没有完善的管理制度和工作人员的职责，会计档案的人为破坏和自然损坏现象可能会发生。

4、缺乏必要的计算机维护、网络安全人才。一般单位只注意到对会计人员的培训，忽视对计算机和网络的维护。

三、改善电算化会计档案管理的方法

1、完善硬件设施。提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，作为纸质会计档案的输出工具；选用功能符合本单位实际业务的电算会计软件，强化系统安全防护功能，如对联网电脑进行定期的补丁维护，避免会计档案泄密或被人为修改。

2、完善电算化会计档案管理制度。一是建立电算化会计档案归档制度。会计电算化工作开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应作为会计档案保管。会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并备份。二是建立电算化会计档案的保管制度。选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放。做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作。按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。三是建立严格的借阅制度。查阅会计档案，要严格办理借阅手续。四是建立定期备份制度。

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一、电力企业档案管理的重要性

电力企业档案管理是电力企业管理工作的基础和重要环节,对电力企业经济发展具有重要影响,是电力企业赢得市场竞争主动权的有力保证。电力企业档案是电力企业生产经营活动的原始记录,它涉及范围广、门类多、信息量大,对生产经营起着至关重要的作用,是电力企业成长发展历程的真实写照,具有广泛的科技资源和特有的知识信息,是电力企业不可估量的宝贵财富。因此,面对目前电力企业档案管理现状,档案部门要以科学创新的理念,抓住机遇,加快企业档案管理信息化步伐,建立适应社会主义市场经济的管理体制,不断拓展企业档案工作新领域,为促进电力企业经济发展提供强有力的信息保障。

二、电力企业档案管理中存在的问题

(一)企业档案管理工作得不到企业高层应有的重视

很多电力企业高层领导对档案管理缺乏足够的认识,他们认为相对于档案管理这样的文字工作而言,市场的占有率、产品质量和售后服务的提升更为重要,这使档案工作得不到应有的重视。也因为这个原因,一些电力企业对档案管理工作投入不足,资金投入相对较少,档案管理手段落后,档案室设施不全,保管条件落后。管理水平较低,没有健全的档案材料收集机制,造成档案材料内容不完整,数量不齐全,无法为企业提供高质量、高效能的服务,规章制度、目标管理更无从谈起。

(二)档案管理缺乏专业人员和专业部门负责

部分电力企业档案管理人员不懂档案管理,以为档案管理只是简单的收集、分类,人员的专业素质不高、责任心不强;有的电力企业没有设立独立的档案室,有的电力企业甚至用库房兼作档案室。许多企业档案资料的归档和保管不统一,致使一些该保存的资料没有得到保存。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定,大量没有保存价值或没有长久保存价值的资料也被长期保管,这严重增加了经营成本。有的电力企业档案管理极不规范,随意性强。例如,存在随意涂改现象,越往基层越乱;存在任意抽取档案资料案例的现象。

(三)档案管理的理论研究和业务指导滞后

电力企业档案管理工作是新形势下摆在电力企业管理部门面前的新课题,亟需加强这方面理论研究和政策指导,特别是关于电力企业档案的产权特征和法律地位问题,电力企业档案在档案资源建设中的地位和作用问题,电力企业在产权变更后档案的流向以及对国家、社会有保存价值的档案鉴定问题,都需要档案行政管理部门在实践中探索和完善民营企业档案管理模式,出台相关的政策,指导民营企业档案工作稳步发展。

(四)档案管理中存在安全隐患问题

电力企业档案管理工作中存在以下一些常见的安全隐患问题:

档案库房不符合安全防护的要求。有的企业档案库房使用玻璃门、玻璃窗,只在门窗上贴一层挡光纸;有的企业档案库房设置在潮湿的角落里,因湿度过大库房弥漫着刺鼻的霉味;有的企业把财会档案放在阳台上,没有防护设施,档案长期遭受日晒,覆盖了厚厚的灰尘。

档案库房设计布局不合理。有的企业打更室与档案库房相连通,误认为这样做有利于夜间看管档案,意识不到内在隐患;有的企业档案馆在经历多次搬迁之后,现租借某宾馆作为档案库房,面积狭小,档案密密麻麻地堆积在一起,窗外未加设防护栏,室内又未配备灭火设施,一旦发生盗窃或火灾,后果不堪设想。

(五)电力企业档案管理信息化建设滞后

1、个别企业领导对档案信息化建设认识不够,未把档案信息化建设纳入企业信息化整体规划,致使档案信息化建设缺乏必要的资金投入。

2、企业档案信息化相关制度、标准不健全,开展过程中缺乏具体可行的措施和依据。

3、数字化硬件设备使用效率低。有的企业虽配备了档案数字化设施,但数据录入量有限。

4、对档案信息资源的开发利用不足。有的企业档案数字化下了很大功夫,但是没有对数字化资源进行开发利用;还有的企业档案虽已实现了计算机检索、利用,但仅限于档案室内部使用,不能实现整个企业信息资源的网络共享。

5、企业档案部门缺乏高素质、复合型的档案信息化人才,在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。

三、做好电力企业档案工作的对策

电力企业出现上述问题是带有普遍性的,对经常出现的这些问题如不及时解决,就谈不上档案的规范管理。档案作为企业资源,其利用价值就会被浪费,影响企业的进一步发展。解决这些问题应采取如下措施:

(一)争取领导重视

电力企业的档案管理人员一般都想把档案工作搞上去,但实际工作中却往往事与愿违。究其原因是档案管理人员缺少领导支持,工作不好开展。

1、企业应有一名副厂级领导分管档案管理工作,这样对中层各部门使用档案的管理上就有了力度。

2、列入考核项目。一般企业对中层各部门都有月度或季度考核,这些考核往往都与各部门的经济利益挂钩。企业在考核内容里加上有关档案管理的条款,会引起中层领导的重视。

3、档案室的管理人员是档案管理的具体执行人,仅靠上层、中层领导去要求、强调,还是做不好档案管理工作,很多具体细致的工作都需要档案管理人员具体操作。企业的档案室一般都归厂部办公室主管,办公室也是工厂的一个中层部门,也要接受厂部的考核。那么,办公室就要将考核项目进行分解,落实到办公室所属的各个岗位,这样,档案管理人员的工作就有了压力,同时,也有了动力,各项具体工作就可以落到实处。

(二)提高档案管理人员意识

在文件、图纸、资料等转化为档案工作者的活劳动和物化劳动过程中,企业进行了大量人力、物力的投资。但是在企业产权改革中,有些地方对档案资产的管理流于形式,存在着管理不善,使档案资产的开发利用效益没有充分发挥出来。没有认识到档案作为有形资产和无形资产的原始凭证和记录,其本身就是企业资产的组成部分。

档案部门必须重宣传、重造势,在积极探索改制企业档案处置工作的同时,加大宣传工作力度,通过新闻媒体,强势宣传推介档案规范管理工作,引起领导的极大关注,赢得社会各界的大力支持和监督,为档案工作的顺利推进创设良好的氛围。

(三)进一步加强档案信息化建设

计算机和信息技术的快速发展,已经对电力档案管理工作产生了划时代的巨大影响,我们要借助现代信息技术,引进先进的管理理念,对档案管理中不适应的一些方法和手段进行改革。企业领导要充分认识到企业档案信息化的重要意义,根据需要和可能将其纳入企业信息化建设规划,坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则,做到统筹规划,统一安排。档案行政管理部门要加强对企业档案信息化建设的引导,采取分类指导的措施,正确处理循序渐进与整体提升的关系。对于经济效益好、现代化管理水平高的企业,要全面开展档案信息化建设,包括建立健全电子文件的相关管理制度;实现对电子文件、电子档案的全程管理;开展对非电子档案的数字化工作;深入研究档案信息资源的开发利用,建立网络服务系统,实现资源共享。对于经济效益不好的企业可以采取分步实施、逐步推进的方式开展企业档案信息化工作。务求企业档案信息化建设行之有效,真正服务于企业发展。

(四)加强培训,提高档案管理人员专业素质

电力企业档案工作要发展,必须加强档案人员的业务培训,重视档案人才的教育和培养,激发和调动档案人员的自觉性、积极性,提高档案人员的工作能力。培训的方式因地因人而异,可以现场培训,将培训和实际操作相结合,使档案人员较快地掌握档案工作基本要领。在日益发展的新形势下,要想做好电力企业档案管理工作,必须建立一支有专业知识,有文化素质,政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍,定期培训则是建立高素质档案工作人员队伍的重要途径。通过培训使档案专业人员更加适应信息技术和档案事业的发展,采取积极措施抓好知识更新、引进、消化,适应信息技术的成果,拥有更广博的知识,能用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。只有这些相应人才素质的拥有,才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力,从而更为有效的实施档案管理现代化工作,为企业服务。

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随着电力体制改革和企业结构的不断调整，电力的生产和经营正在逐步迈向一个全新的发展阶段。相应的档案的利用价值也逐渐被凸现出来。因此，如何高效的管理和利用宝贵的档案资源，使之更好地为电力工业服务，已经成为电力档案工作的核心任务。

1 电力企业档案管理的重要性

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。而档案的管理又是电力企业管理工作中的重要环节，它直接关系到电力企业能否赢得市场竞争的主动权。所谓的电力企业档案就也就是电力企业生产经营活动的最原始记录。它不仅真实的反应了电力企业的发展历程，而且还涵盖了大量的科技资源和知识信息，进而推动电力企业经济的快速发展。这就要求电力部门以科技创新为理论基础，抓住机遇，加快建设和完善电力企业的档案管理工作，使其更好地适应社会主义市场经济的管理体制，保证电力企业经济的快速发展。

2 我国目前电力企业档案管理中存在的主要问题

2.1 对档案的重视程度不够

长期以来，相当一部分人员对电力档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和市场占有率、产品的质量、售后服务比起来简直是微不足道。对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想表现出一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作所产生的直接后果就是无法为企业提供高质量、高效能的服务。

2.2 档案专业人员业务素质不高

档案人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总和。概括地说就是从事档案工作必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。很多电力企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。

2.3 档案管理制度不健全

档案管理业务方便不够规范。目前，在电力企业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是组卷混乱现象比较严重。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。

2.4 电力企业的档案管理的信息化建设滞后

信息化是档案管理工作的最终发展方向，也是提高档案管理工作的有效途径。但是从目前的情况来看，档案管理工作的信息化程度还是相对滞后的。其滞后性主要体现在两点，一是管理档案的计算机配置相当落后，软件、硬件设备都亟待更新。二是电力工作人员不能在工程现场调阅档案图纸。

2.5 企业档案编研工作薄弱

有为才能有位。档案工作的地位，档案工作广为重视，从某种程度而言，是靠档案的服务价值来确立。但不少企业的档案工作纯粹停留在收与管的层面，一方面由于素质的不到位，另一方面编研意识的缺乏，造成档案的编研工作难以进行，档案无以得到很好的利用。这是导致档案工作在有的企业没有地位，可有可无的最主要的原因。

3 强化电力企业档案管理的措施

3.1 争取电力企业领导的重视，提高档案管理的认识

要充分认识档案工作对企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务？。其实，电力企业中的档案管理人员是想把档案工作搞好的，但在实际工作的开展中，往往事与愿违，达不到预期的效果。因此，我们要想将电力企业的档案管理工作做好，这就需要企业领导的高度重视，让他们能真正的意识到档案管理的重要性，进而大力支持我们的档管案理工作。

3.2 严格规范电力企业的档案管理制度

电力企业档案的整理应该按照相应的法规及原则进行，不宜盲目。比较常见的法规有：《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《基本建设档案资料管理暂行规定》、《归档文件整理规则》、《建设项目（工程）档案验收办法》、《火电企业档案分类表（6―9大类）（修订本）》等。

3.3 提高档案管理人员的业务素质

在新形势下，要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须建立一支有理想、有道德、有知识、有素质的档案管理人才队伍。要对他们进行定期的教育培训，不断地激发和调动档案工作人员的积极性和自觉性，提高其工作能力。还可以通过加强业务研究，来积极探索新的档案管理方法，以便适应新形势下电力企业档案管理工作的需要。

3.4 进一步加强档案的信息化建设

随着计算机和信息技术的迅速发展，我国电力档案管理的信息化程度也在不断加强。比如在文书档案管理方面：应用信息电子技术一是办公效率会大幅提高，二是文件和文字信息得到充分交流与共享，三是电子文件保存较稳定，四是提高了文件传递的速度和安全性 。因此，为了使电力企业的档案管理信息化更好地发展，我们还是要尽量争取企业领导的支持，使他们能够充分认识到企业档案管理信息化的重大意义，进而支持将档案管理信息化纳入企业整体信息化之中。

3.5 积极搞好开发利用，为企业各项工作服务

如何利用好企业档案，开发企业档案信息资源，是企业档案管理的目的；是摆在企业档案管理人员面前的一项艰巨任务。为此，企业档案管理人员就要围绕企业的发展，编写多种检索工具，掌握市场信息，开发新产品、新技术，变被动服务为主动服务。

参考文献：

[1]张尚瀛.档案工作理论与实践[M].华艺出版社，2006.

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Key words: construction enterprise; human resources; development; utilization

中图分类号：D412.62 文献标识码：A文章编号：

对于现阶段施工企业的人才管理工作而言，虽然在短时期内取得了一定的成绩，但是存在着的一些问题对企业人才管理工作的快速发展仍然造成了一定的影响，人力资源的培训与开发工作便是其中之一。施工企业由于其本身所具有的流动性强、工作条件较为辛苦、生产结构复杂性高等特点，一旦对员工的培训与开发工作没有及时跟上，势必将会成为制约企业快速发展的瓶颈，因此对于施工企业人力资源的培训与开发工作必须引起足够的重视。

一、人力资源管理简介

人力资源管理就是围绕组织的战略和目标，对组织的人力资源进行规划和管理，承担对人力资源的招、用、留和激励等各个环节的管理任务，保证组织及时得到需要的人力资源，努力对人力资源进行最佳的配置和最好的激励，并做好未来发展所需人才的储备和开发。人力资源管理的内容包括:人力资源战略的制定、工作分析、人力资源规划、招聘和选拔、职业生涯管理、培训与开发、绩效管理、薪酬管理、劳动关系管理和社会保障。人力资源管理服务组织的战略和目标，强调人才是组织的核心创造力，突出对人才的招、用、留、激励，重视人才的发现、发掘、储备。

二、当今企业人力资源管理存在现状及问题

当今企业人力资源管理存在现状及问题主要表现在如下几个方面：

（1）人力资源规划缺少整体性考虑，人力资源没有长远规划，素质偏低，专业技术人员后继乏人。众所周知,国有企业的战略人力资源管理一直以来注重人事事务性管理工作,很少与公司整体战略积极配合。战略人力资源规划仅仅是依据现有企业员工队伍,然后粗略估计出未来员工人数。这种做法根本无法起到为实现战略目标合理规划和配置人力资源规模、能力的作用,可以说企业的人力资源管理规划仅仅是国有石油企业整体规划的附属物。

（2）企业人力资源的流失。由于企业的地理区位差异，行业特性等因素的影响，势必出现新酬水平高低的不同。在市场经济迅猛发展的今天，合理的逐利性是人的本性，这是事物发展的必然规律。企业所出现的人才流失现象也就理所当然了。退一步讲，即使不是被高额的报酬所诱惑出现人才外流，也不免被一种更好的企业发展愿景、工作环境、生活环境、人文环境、企业文化氛围等所吸引。

（3）员工教育与培训。一些企业领导认为员工教育是一般性教育，对组织贡献不大，属于长期目标，对目前的工作没有帮助，因此视之为一种负担；另一些企业口头上重视员工教育和智力开发，却舍不得投资：还有一些企业担心员工接受更高的教育和培训后会不安心本职工作等等。因此，使得员工教育和培训存在着大量的短期行为。

（4）员工薪酬福利。工资关系不合理，企业的员工收入地位相对下降。不少最佳年龄段的技术人员工资明显偏低，“脑体倒挂”现象非常严重。工资收入进一步下降，非工资性收入上升。补贴收入日益增多，保险、福利收入较工资收入以更快的速率增长。

三、人力资源的培训和开发

在人力资源管理中，人力资源的培训和开发是非常重要的环节。顾名思义，所谓培训和开发就是对人的培训和对人才的培养。对于组织的战略和目标来说，人力资源的培训和开发是同一管理过程的相互交融，有机统一的两个方面。培训既能兼顾到现时的工作计划和工作目标，又能从组织的长远发展为组织发现、发掘、培养所需的各种技术型和管理型的人才，特别是为组织的可持续性和创新性发展提供人才储备。因此，从培训者的角度讲应该把培训看作:

1)培训是对生产过程和管理过程有计划、有组织的、有针对性的组织行为;

2)培训是组织等同于资金投入、设备投入等的一项重要投入;

3)培训是为了继承企业的光荣传统和传播企业文化，增强企业的向心力和凝聚力而进行的;

4)培训是企业发展的人才储备库。

另一方面，从接受培训的人员来讲，应该把培训看作是:

1)培训是对新技术，新方法，新思路的系统学习和领悟;

2)培训是对企业的核心价值观和企业文化的系统理解和接受;

3)培训是增进团队成员相互沟通，加强合作的重要机会;

4)培训是自我激励，自我展示，自我提高的重要机会。

四、施工企业人力资源培训与开发现状

目前，随着现代企业制度的建立，我国施工企业的各项管理制度正在逐步建立和完善当中，可以说人力资源管理的框架已经建立起来，但对于人力资源管理的实践还处于摸索过程中，许多管理方式和管理行为还处于传统的组织人事的管理模式。传统的组织人事一体化管理将人看作是单位或机构实现经济或其他指标的必需要素，将人员与机器、设备、材料等等同等地看作是机构的管理成本组成，即人及工具，都是为了工资和福利而干活的，若失去了这些原始动力，人只有惰性。在这样的管理前提下，人与组织的目标很难达到统一。因此，组织人事管理的实质就是对人的控制和使用，而不会充分考虑人作为资源所具有的开发价值。虽然各类企业也进行不同形式的改制和尝试，但是总的来说效果没有达到比较理想的状态。尤其是对于一些外包和分包单位人员的管理更是显得力不从心。由此可见，现时施工企业人力资源管理的出发点和突破点可以选择从人力资源管理的内容之一的人力资源的培训和开发入手，承上启下，循序渐进，逐步建立和完善一整套的人力资源管理制度。

五、施工企业人力资源培训与开发体系的建立

施工企业由于其产品生产的流动性，生产过程的单一性，产品形式的多样性，施工过程的复杂性和不可预见性。因此，必须根据这一特点来建立有针对性的培训和开发体系。培训的实施和培训效果取决于一系列的过程，一个完整的培训项目标从培训需求分析开始，经过拟定培训计划，制定培训方案，实施培训，以及效果评估和跟踪反馈，最后若有必要再进行新的培训过程，形成人力资源培训和开发的良性循环。

1)培训需求分析:在项目准备期，根据项目本身的特点和技术要求，从项目部，具体工作和人力需求三个方面进行。

首先确定项目部的目标和绩效考核要求，对项目部组成人员进行客观评价，从而确定组织层面的培训需求。

其次，从项目本身对技术的要求和自身企业的满足程度进行分析，确定是否存在新方法，新工艺，新设备等的培训需求;最后是人力需求分析，包括两方面的内容:a.知识和技能的需求;b.心态和心理的需求。一次成功的培训往往取决于培训需求分析的准确程度。

2)培训方案的制定:根据培训计划制定详细的培训方案。培训方案:一方面要确定培训的时间、地点和参训人员;另一方面要确定培训教师。培训方案的制定是完成整个培训工作的关键一步。制定者一定要根据培训需求和参训人员的实际情况来制定。培训方案的优化可以达到事半功倍的效果。比如技术培训、管理培训可以与激励培训和企业文化认知等结合起来进行，这就需要对培训教师进行综合性的评选，起到一举两得的效果。

3)实施培训:首先要发出培训通知，包括参加培训人员名单，培训的目的、时间、地点、要求，培训的项目、内容、教师，培训所需相关部门的人员和教学仪器；其次协调好培训所需的场所以及机器、设备、工具；最后也是很重要的要将培训资料准备好，提前发放到参加培训人员的手中。在培训过程中还要进行全程跟踪和反馈，将培训中发现的问题和出现的情况及时记录，适时进行讨论和研究，结合培训的需求着手解决。

4)培训效果评估和跟踪反馈:如前所述，培训是看作组织的一项投资，因此培训效果当然是企业最为关注的。培训效果的评估也就成为培训成败的直接反映。就像任何一种评估一样，培训效果评估也包括三个方面的检查:培训目标是否达成;接受培训者是否满意;培训过程是否按需求完成。当然对于施工企业来说，培训效果的评估是一个动态的过程，反映在施工过程的各个环节当中，也就是说效果评估和跟踪反馈同时进行，这就需要施工企业建立评估、反馈和再培训的机制。

六、结语

人力资源的培训与开发作为人力资源管理的一个重要内容，是实现施工企业由传统组织人事管理到现代人力资源管理过渡的重要环节。因此人力资源培训和开发是当前企业提高核心竞争力和创新能力的重要措施，也是企业战略和目标实现的人才保障。

参考文献：

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一、档案管理科学化的重要性

1档案管理的科学化，是企业管理的中重要的一环。但在一些单位，容易忽视档案管理的重要性，对档案材料的管理杂乱无序，从而对企业管理决策产生不良的影响。如有的档案仅保存在个人或各个部门，当有人员调动或离职，就容易造成档案信息的断裂；有的档案管理不规范，档案信息没有及时更新，甚至对机密档案没有严格的管理措施，造成信息泄密和信息流失。

2档案管理是企业核心资源的管理，完善的档案管理，反映出一个企业科学管理的水平，是企业核心资源可追溯的重要保证，也是企业重要决策来原的主要依据。可以说，档案管理就是对企业重要信息的科学管理。

3档案管理是企业历史信息的管理，档案管理做为企业的一项基本工作，是对企业生产、经营、技术等信息的真实记录，也是企业发展历史的积淀，是企业文化的延伸。做为一项基本工作，建立一套适合本企业业务特点、体现公司规范化的档案管理体系，也是企业信息化的管理的前提。

二、乡镇企业档案管理工作存在的主要问题

1企业领导的档案意识淡薄，对档案工作重视不够。多数乡镇企业的领导对档案管理工作认识不足，没有领导分管档案工作，或者“分而不管”，档案工作无人负责，无人管理，不能及时传达、贯彻、落实《档案法》及档案事业管理机关的指示、规定。有的单位连档案部门召开的会议都无人参加，有的即使派人参加了也是应付差事，会后音信皆无，领导的眼里只盯住经济效益，很少过问档案工作，甚至在会议上根本设有谈过关于档案管理工作，更何况管理目标、计划。

2档案管理的方式方法落后。一些基层企业，档案归档后，工作人员大多仍采取手工归档方式，对其进行整理编目。造成工作人员工作量大，工作效率低。档案利用者到档案室查阅档案的时候，检索速度慢、查准率低，频繁使用还会造成资料损坏。一些大型企业，虽然档案部门配置了现代化管理设备，实现了计算机管理，但从档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面看，其实不少企业是将计算机管理系统功能目标和运行机制确立在本档案室内部案卷级和文件级的目录编制、统计与检索等基础性管理上，系统功能结构设计单一，缺乏综合处理技术能力。

3档案管理科学化水平较低。随着信息技术的迅速发展，档案文件的形式也发生较大的变化。在办公自动化的过程中，电子文档、图片、音像资料等成为档案原始记录资料也越来越多的出现。而因档案管理人员计算机操作技能不足，极易造成电子档案损坏、丢失、泄密、病毒感染等事件出现，如何运用现代技术进行科学化档案管理，提高档案资料的完整性、安全性，对档案管理工作者来讲任重而道远。

三、乡镇企业档案管理工作的对策

1做好思想发动工作。要使乡镇企业有关人员，认清档案工作的重要性和执行档案法规的严肃性。据了解，在有些地方，乡镇企业的经营者，只知道手头上拿的是文件或资料，不知道什么是档案，什么是《档案法》，更不知道《乡镇企业档案管理办法》了。因此，对于类似这些乡镇企业，不仅思想发动工作的任务相当艰巨，而且还要从头开始，从档案工作的“启蒙教育”做起。

2完善企业档案管理制度，增加档案工作人员报备、考核制度。在民营企业，企业兼职档案人员更换较为频繁，建立兼职人员更换的报备制度有利于稳定档案人员队伍，也有利于集团档案管理员对所属企业新任的兼职档案员进行及时的上岗培训。民营企业档案管理工作的优劣主要通过内部的考核来评价。因此，企业应将档案管理工作纳入档案分管领导、企业档案管理员、部门档案负责人及兼职档案员的考核，并制定考核标准。对于所属企业的档案考核应纳人所属企业负责人、企业档案管理员的考核。值得注意的是，所属企业档案工作的考核和集团本部各职能部门档案工作的考核应由集团企业档案管理员负责。因为集团企业档案管理员通过日常的指导，最了解其他部门或所属企业兼职档案员的工作情况，能更公正地考核其业绩，有利于推进企业档案工作。

3抓好档案人员的专业培训。不断提高档案工作人员的专业素质，采取措施，减少档案人员流动。有关部门要定期举办档案人员培训班，提高档案人员专业水平，让档案人员参与评定职称。搞好企业档案评比，调动档案工作人员的积极性、提高业务管理水平和工作能力，使档案工作顺利进行。为企业各部门和社会服务。

4加大档案行政执法指导监督的力度。乡镇企业档案管理.仅仅依靠行政监督手段是不够的，必须运用法律、宏观管理和指导等各种形式，使企业的档案管理从分散到集中，从无序到有序，才能真正达到监管的目的。为此，各级档案行政管理部门依照《档案法》和《档案法实施办法》授权，根据本地区乡镇企业的特点，制定出监督管理的具体细则；对乡镇企业档案工作实施登记管理，定期检查，实行全程监督和检查，依法对乡镇企业违反《档案法》悄况进行查处；在监管中，要调查研究.摸清底数，确定重点监管范围和对象，不要胡子眉毛一把抓；切实转变工作作风，增强服务意识，积极提供业务上、技术上的支持和帮助，切实为企业档案管理排优解难。

总之，乡镇企业档案管理工作是一项艰巨的任务，有的地方或企业还仅仅是个开头，如何调动企业自身的积极性，使企业能自觉地重视本企业的档案建设，还是一个值得我们继续努力的问题。

参考文献：

[1]赵晓勇.关于企业档案管理创新的探讨[J].中国高新技术企业，2010.

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.111

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-02

0 引 言

在我国新形势下，随着“十三五”的到来，我国经济体制改革不断深化，网络技术也不断发展。档案管理为科技企业的发展提供了大量的数据，对企业的发展起着重要的推进作用，但科技企业在档案管理上，仍存在着不足之处急需改进。

1 科技企I档案管理问题

企业中的文秘工作与档案管理有着千丝万缕的联系，甚至档案管理工作，直接由文秘负责，而文秘作为企业中重要的文字材料管理人员，工作中更是离不开现代化的手段，尤其是科技企业的档案管理。文秘工作与档案管理工作间的衔接，是现代文秘工作中不能回避的重要一环，所以科技企业档案管理的现代化，离不开文秘人员的努力与付出。笔者作为一名有着二十多年教育经历的文秘工作者，对档案文字材料的编辑能力与收集整理能力，有着突出的优势，本文结合现代化档案管理手段，利用自身的文字编辑与理解能力，指出科技企业档案管理过程中存在的相关问题，并提出解决措施，以推进档案管理工作稳步、高效进行。

1.1 科技企业档案管理不科学、不合理

科技企业传统档案管理方式既不合理，也不科学。传统档案管理工作没有应用先进科学的技术设备，也就无法应用现代化扫描仪和大容量的移动硬盘进行存储，没有应用远程数据处理技术和智能检索技术，只是依靠人工的方式管理档案，既不规范也容易出现差错。

1.2 科技档案管理重点不明确

以往科技档案管理的核心内容都是技术资料。但在经济大潮中，我国的各项经济管理体制逐渐与世界接轨，所以我国目前的首要任务是提高现代化管理水平。因此，科技企业档案管理工作作为文秘工作人员工作的重点部分，其核心内容应以围绕经济发展为主，以经济建设为核心开展档案的管理工作。所以科技企业档案管理与文秘工作的重心，均要与企业管理体制相一致，以促进企业发展为中心，以提高企业效率、促进企业改善工作方法为主要目的，且应主动参与到企业的管理活动中去。

1.3 传统管理手段比较落后

我国传统管理档案主要使用人工方式，既浪费了大量的人力、物力，又不能提升管理效率。传统的人工手段管理档案过程中，需要手工记录档案的所有登记、分类、检索等信息，往往理顺一个档案就需要花费很多时间，这不但浪费了很多人力、物力，还浪费了大量宝贵的工作时间。而现代档案管理以信息化、数字化管理手段为主，随着信息技术的发展、云计算技术在企业档案管理中的应用，档案管理在企业经营活动中发挥的作用越来越大，随着网络贸易的兴起，虚拟档案的出现也给企业档案管理带来了巨大的挑战。

1.4 企业涉外档案管理形式单一

随着改革开放与企业经济全球化发展的步伐不断加快，涉外企业科技档案的数量与结构发生了巨大的变化，国内企业走向国际市场，参与到国际市场竞争中，我国企业传统涉外档案管理单一的形式已经跟不上国际档案管理发展的步伐，以往对涉外档案的管理只是单纯的保管、整理和人工记录，手段及形式非常固定和简单。

2 科技企业档案管理创新思考

科技管理的变革，首先需要提高认识，大胆创新，使档案管理工作实现现代化，用科技手段进行档案的管理与使用。在信息技术不断发展的前提下，档案管理也充满了现代化的气息，运用现代先进技术设备，通过扫描仪、大容量移动硬盘存储、网络远程数据信息处理、智能检索等技术，对档案信息进行科学化、规范化、系统化的管理，是科技档案管理的现代化形式。而档案信息的处理包括对档案文字、数据、表格等各种信息，通过多媒体手段进行档案系统建设，体现了档案管理的现代化。

2.1 培养高质素人才，提升档案管理水平

人才是企业发展的动力，也是企业第一生产力，人才是科学的载体，所以企业间的竞争，集中反映在科学技术的竞争上，而科学技术的竞争，实际是以人为依托，因此人才的竞争对企业文秘人员提出了更高的要求。随着电子档案国际化的发展，涉外档案、外文档案、专业技术档案的数量与内容明显增多，科技企业档案的管理更需要一批综合素质高、综合能力强、即具备外语能力又懂计算机知识还能熟悉企业档案管理的知识复杂型人才。

因此，科技企业要加强教育培训，提高文秘人员的综合素质，转变文秘人员的管理理念，解放思想，面对网络信息技术飞速发展的社会，令其要不断学习，提高其知识能力，改变知识结构，创新科技企业档案管理的手段，增强法律意识，努力提高外语能力，以适应瞬息万变的市场经济的发展。提高文秘人员的档案管理能力与综合素质，有效促进档案管理工作的进一步完善与提高。

2.2 采用现代化管理手段实现档案的科学管理

科技企业档案管理的现代化创新是科技企业档案管理工作的必然趋势，开展科技体系现代化管理，针对档案管理目前的新情况、新问题，运用现代化技术设备，对各种类别的档案进行分析，根据特点及规律，探索电子环境下档案的安全管理技术及分类管理技术，完善档案类别与分级管理系统。对科技档案采用多种手段，对档案材料进行收集、整理、鉴定、开发和利用，运用电子信息技术，探讨新的档案管理方法，尤其在涉外档案的管理上，要保证归档电子文件的完整性与安全性。

为了快速适应新形势的要求，科技企业要运用现代化技术，完善档案材料的管理与装备，而科技企业可以从软件与硬件两方面进行完善。在硬件方面主要是科技企业档案管理部门要加大人力、物力、财力的投入，完善激励机制，提高文秘人员的工作积极性，同时加强档案现代化建设与管理，为实现档案资源共享创造条件。

3 结 语

科技企业档案管理对企业的发展作用不容忽视，随着我国经济的发展、国际经济的不断变化，我国科技企业的经济体制也发生了较大的变化。为了促进其适应市场经济的发展，促进科技企业档案管理的现代化进程，充分发挥档案资源的优势，对科技企业档案管理创新进行研究具有重要意义。

主要参考文献

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第一，安全性问题。

档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子档案通常以磁盘、光盘为载体，这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低于传统纸质档案。传输安全性也就是网络安全性，网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定。

第二，传统的纸质档案处理问题。

在多年的管理过程中形成各类纸质档案是最原始、最直接、最真实、最权威的记录和依据，是弥足珍贵的资源。然而电子档案的产生并非是纸质档案的消亡之日。不可能全面抛弃传统档案的运行方式，因此绝对不可忽视传统档案工作的统筹安排，需要尽快实现纸质档案的数字化。使电子档案和纸质档案尽快接轨。

第三，办公自动化在电子档案管理中的应用。

在新的办公模式下，办公自动化慢慢站主导地位，每天处理的公文数量急剧增加，虽然电子文件有逐渐替代纸质文件的趋势，但在现阶段，文件的归档依然应以纸质文件为主。由于设计和开发人员手段不统一，使得电子档案系统和办公自动化系统不能无缝结合，电子文件归档相对滞后，即使归档后文件的准确性也无法保证。

二、电子档案管理的措施

第一，加强电子档案的保管。

电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响，电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备。使用一次性写入光盘较好，比磁盘、磁带、硬盘等有更好的稳定性，又只有只读性。保持良好的温度和湿度，并能满足避光、防尘、防虫、以及防机械磨损和强烈震动等条件。

第二，做好电子档案数据备份恢复工作。

备份技术是一种安全策略，是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段。备份对象主要为文书、照片音频、视频等电子档案和传统档案数字化后的文件，最好实行双备份制，一份封存，一份提供借阅。针对网络的不安全性，要建立数据备份和恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复。

第三，要加强网络的安全管理。

通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权限。安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。积极采用密匙管理、数字式签名等先进技术手段，保证电子档案管理网络的正常运行。同部门、不同人员的查阅权限，并对所利用的电子档案进行全程监控并自动记录，防止电子档案被篡改而造成不可挽回的损失。

第四，对文件进行安全监控。

在一般电脑系统中，文件内容若有任何改变，电脑并不会加以记录，因此更改文件的动作会不留痕迹，这使得事件发生后，追查毫无线索。因此有不要让电脑详细记录在存取电子文件时候留下的所有异动记录。

第五，处理好档案管理的投入问题。

电子档案的应运而生是现代化的标准，然后现代化的办公就要求有现代化的设备，档案工作要适应新的形式、满足计算机网络办公条件下的信息接受、处理、存储和利用，就必须又相应的现代化的设备投入。与传统档案管理相比，现代环境下的档案工作的自觉投入超出以前一倍以上甚至几倍。

第六，提高档案工作人员综合素质和创新能力。

随着档案信息进程推进和现代档案事业的发展，对档案工作人员的要求也越来越高，电子档案在操作过程中存在很大随意性，难免出现一些失误，所以要树立档案工作者的风险意识，提高政治素质、职业道德水平，强化保密意识、加强对密码、口令、机房安全管理及应用软件、数据库管理的维护工作，系统掌握现代管理知识和档案专业知识，努力优化知识结构，以适应信息时代档案工作的需要。同时电子档案管理作为档案事业发展进程中的新生事物，注定了它的发展要“摸着石头过河”。因此只有档案工作人员勇于探索、敢于创新，才能探索出一条新时期电子档案管理工作发展的新路子，取得新的成果。

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中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

一、企业档案管理中存在的问题

1、档案管理制度方面

俗话说：无规矩不成方圆。没有合理的规章制度就没有一定的章法可言，档案管理制度不健全就容易导致管理工作的混乱。在实际工作中，很多企业领导不注重档案管理制度建设，

没有形成一个科学合理的、符合企业实际的档案管理制度，档案管理工作仅仅停留在整理和保存的初级阶段，更不用说充分利用了。

2、档案管理人员方面

首先，档案管理人员存在思想误区。很多企业档案管理人员包括领导都存在着误区，认为企业档案管理工作只是单纯的整理资料和保管资料，甚至觉得这项工作可有可无，这种轻视档案管理工作的思想必然使得在日常工作中形成懈怠懒散的状态。

其次，档案管理人员的素质不高。企业大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理等都不太了解，并且具体到企业中，很多的档案管理人员都是身兼数职，对档案工作投入的较少，影响了档案管理水平。从总体来看，档案管理人员整体的素质不高，不能很好地适应社会发展的需要，尤其是进入21 世纪以来，档案管理工作也进入了信息化的发展阶段，企业比较缺乏进行档案信息深层次研究和开发的专业化人才。

3、档案管理方法方面

企业档案管理水平不高，管理手段落后。目前，我国大多数企业的档案管理仍然是手工劳作，这显然与信息时代的要求不符。手工整理档案，不仅需要付出大量的劳动量，而且速度慢，

精确度差，检索速度也提不上去。随着计算机网络的进一步发展，很多企业也先后引进了先进的计算机设备进行档案管理，但是从档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面看，其实不少企业是将计算机管理系统的功能确立在一些基础性管理工作上，而没有实现档案管理的综合性处理。

4、企业对档案的重视程度不足导致档案资源利用率低

企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，对企业各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的社会效益和经济效益。但是，当前企业只讲经济效益，只重视结果而忽略投入情况较为普遍，档案工作长期以来也是重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此企业员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

二、加强企业档案管理的对策

1、提高对企业档案管理工作重要性的认识

要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确做好档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。解放思想，与时俱进，进一步加强和改进企业档案工作，努力采用现代化科技手段，不断提高服务质量，努力建设法规制度完备、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代化企业档案管理体系。

2、规范企业档案管理机制，强化工作责任

建立科学的企业档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核，同步发展。

3、实现企业档案管理现代化

（1）掌握现代化管理技能，提高综合素质 以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。企业档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

2、利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。

4、发挥专职档案人员的创新主体作用

（1）专职档案人员应当重视观念更新。专职档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，专职档案人员有必要进行相应的凋整和重新定位，要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，从根本上转变观念，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。档案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是档案工作者的优良传统。档案工作者一方面要耐得住清苦，继续踏踏实实工作；另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。

2、专职档案人员应当练就过硬的业务技能。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，许多新型载体的档案和全新的管理手段方式的出现，给专职档案人员提出了更高的要求。为此，专职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破

传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。

3、专职档案人员应当拓宽视野、丰富知识。当今社会和经济生活处于快速发展时期，知识更新呈“爆炸”式发展，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。作为档案工作主体的专职档案人员，如果知识贫乏、老化、单一面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，工作中更谈不上有所改进和创新。因此，创造积极向上的学习氛围非常重要。专职档案人员要把学习作为生活中的第一需要，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。

【参考文献】

[1]甄学云.试谈企业档案管理与信息化建设［J］．泸天化科技，2009.