国家档案管理范文

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一、高职档案管理工作的制约因素

1.认识不足，重视程度不够

档案工作从主观理念上不被重视，决策上没有给予足够支持。高职档案工作是一项基础性的管理与服务工作，大多停留在维持档案日常的简单管理上。学院对档案信息化管理意识不强，宣传力度不大，广大教职工参与意愿淡漠，档案资料收集与利用往往得不到认可和理解，同时也缺少对档案工作的检查和指导。

2.基础薄弱，制度不够完善

学院重视校园基础设施、专业设计、教学科研和教师队伍建设的投入，档案信息网络系统和档案数字化设备的资金投入很少，馆藏结构单一化，行业特色不突出。缺少标准的档案管理软件，文件资料进行调整和编目摆脱不了初级的手工作业的方式，导致教育教学工作中产生的大量的电子文件难以系统化归档处理。在检索时，档案管理人员也是通过人工翻阅查找所需资料，费时费力，工作效率底下。国家已经出台了档案管理的政策和法律法规，高职档案管理没有全面进入法制管理和科学管理的轨道，档案管理制度有待进一步完善。

3.人才缺乏业务相对落后

高职档案工作人员配备不合理，专职档案员视为文件整理员的角色，档案管理知识尚且不够，严重缺乏档案管理及档案信息化建设的基本知识和技能，总体素质不高。急需懂专业知识又能掌握现代化信息技术的专门人才，学院对档案工作人员的继续教育培训跟不上。

二、高职档案管理工作创新策略

信息技术的迅猛发展对高职档案工作提出了高标准和新要求。不断创新档案管理工作模式，才能适应和服务高职学院高素质技能型人才培养目标，满足经济社会发展需要。

1.强化创新意识转变工作观念

以档案资源的开发利用程度和服务效果为中心工作环节，坚持“以人为本，服务至上”，拓展档案工作思路，根据档案利用者的需求心理，采取有针对性的、积极的、超前的、有预见性的服务。提高档案管理工作的地位和作用，深入挖掘高职档案的文化价值，开辟高职档案管理发展的新途径。

2.加强制度建设提高标准化水平

档案工作的基本原则是“集中统一管理”。依据国家档案管理法规制定适合学校贯彻执行的档案管理制度，创新档案管理机制，制定《档案工作制度》《档案管理办法》《电子文件归档与管理规范》等档案立卷归档制度、档案安全保密制度、档案利用管理制度。引进竞争激励机制，明确工作职责，实现档案规范化管理。

3.创新技术手段精细档案管理

电子档案将将逐步取代传统意义上的档案，档案也由单一的纸质载体变为磁带、磁盘、胶片、光盘等多种形式。档案馆应加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。从研究解决档案现代化管理与办公自动化的衔接问题入手，加强档案管理软件开发，运用网络、数码等先进技术和手段，使档案管理手段由旧变新、由慢变快，提高档案工作效率和服务质量。

4.提升业务素质打造专业团队

高职院校档案工作者应该爱岗敬业，忠于职守，用现代管理的新技术、新理论武装自己，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。鼓励各种继续教育课程的学习，定期请专家或专业档案管理人员对兼职档案员进行业务培训，提升档案人员专业素质，适时地编纂、出版各类档案史料、文件汇编和画册，增强档案人员运用专业理论解决实际问题的能力，认真地收集整理、检查核对、鉴别归档、转递移交，确保档案的真实和完整。促进高职院校档案文化建设的发展，同时也实现高职院校档案服务于学院中心工作的追求。

随着数字化校园建设的逐渐深入，档案价值越来越被重视和借鉴，围绕教育改革需要，树立档案服务创新意识，作为国家示范性骨干高职院校，更新观念，全面推进高校档案信息化建设，实现高校档案工作的跨越式发展任重而道远。

参考文献：

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随着数码时代的到来，数码相机得到普及和广泛应用。数码照片特有的成像快、处理快、传输快、查阅快和成本低、存储久等特点，使其大有取代传统胶片型照片的趋势，成为照片技术发展的主流。如何对数码照片进行收集、整理、归档和保管，是基层档案工作者面临的新课题。

目前，国家尚未出台相关的标准和技术规范，现行的国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）仅是适用于银盐感光材料照片档案，也就是传统胶片型照片档案的收集、整理和保管工作。尽管目前数码照片档案管理问题已经引起各级档案管理部门的重视，一些省、市和单位出台了在本地、本部门试行的数码照片管理规范，但存在标准不统一、内容不完整、操作性不强等问题，数码照片管理从总体上来说，仍处于一种无“法”可依、无“章”可循的状况。笔者认为，对《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）进行修订迫在眉睫，使该标准既适用于传统胶片型照片的档案管理，又适用于数码照片的档案管理，提高档案管理的标准化、规范化水平。建议对《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）从以下几方面进行修订：

一、在“1 范围”条目中，去掉“银盐感光材料”这一界定，使得《照片档案管理规范》的应用范围涵盖数码照片。

二、由于数码照片是一种电子文件，应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）要求，建议在“2 规范性引用文件”条目中，增加“GB/T 18894 电子文件归档与管理规范”。

三、在“3 术语和定义”中增加数码照片的定义：“数码照片electronic photograph 是用数码相机、扫描仪等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。”

四、由于数码照片依赖计算机系统进行阅读、处理，一方面，其数据信息很容易被修改，数码照片档案管理必须保证照片的原始性、真实性。另一方面，必须符合电子文件的规范要求。建议在“4.2 收集要求”中，增加以下条目内容：“对存在真伪疑义或修改处理的照片应采取必要措施进行鉴定，确保照片的原始性、真实性”；“数码照片以JPEG、TIFF为通用格式，用数码相机直接拍摄的数码照片，其光学精度至少在300万像素以上；用扫描仪对纸质照片扫描形成的数码照片，其扫描光学分辨率一般应在600dpi以上，数码照片迁移、格式转换、归档过程中，应保持原有精度和不丢失图像交换信息”。将“4.2.6 对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片”修改为“对无底片的照片应按照标准扫描或制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片；对永久或长期保存的照片，归档时，应同时制作纸质照片，按双套制要求保存”。

五、为满足纸质照片和数码照片编号的需要，在“5.4 照片的整理”中，“照片的编号”应采用以下格式：“全宗号―门类―年度―保管期限代码―册号（盘号）―张号”。门类是用来区分纸质照片和数码照片的代码，分别用“ZP”、“SP”表示。册号（盘号）是在某一全宗某一保管期限内纸质照片册或存储数码照片光盘的排列从“1”开始的顺序号。需要增加“数码照片文件的命名”、“数码照片的存储及说明”条目，内容如下：“数码照片文件命名规则为‘门类―年度―保管期限代码―张号’，张号用五位阿拉伯

数字表示，位数不足的在前面补‘0’。如‘SP20091

00003.jpg’，其中，第1～2位表示门类，第3～6位表示归档年度，第7位表示保管期限，第8～12位表示张号。”“数码照片应采用只读光盘作为保存载体，一个归档年度的数码照片应存储在一张或多张光盘中，几个归档年度的数码照片一般不允许存储在一张光盘中。刻制光盘时，应选择‘一次性写入’方式，刻制一式三套，套别分别为‘A’、‘B’、‘C’，其中，‘A’表示封存，‘B’表示利用，‘C’表示异地保存。光盘背面应注明全宗号、门类（类目）、年度、盘号，格式为：‘全宗号―门类―年度―保管期限―盘号’。书写时，应使用光盘专用书写材料，不得直接在光盘上粘贴任何标记。每张光盘的根目录下应有说明文件、著录文件、数码照片子目录。说明文件文件名‘README.TXT’，文件内容应包括全宗号、门类、年度、保管期限、盘号、全宗名称、形成时间、件数、套别、制作人、审核人、制作时间等信息。著录文件文件名‘DESCRIPT.XML’，文件内容：数码照片光盘内目录的电子版本。该文件应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统自动生成。文件格式‘XML文件’。数码照片子目录目录名‘DATA’，目录内容：存放经过整理后的数码照片。光盘封面正面应打印或使用符合档案要求的书写材料填写上述说明文件的内容。”

六、在“5.5 照片档案目录的编制”中的“目录种类”，增加“文件目录”内容和条目：“数码照片文件目录应逐张照片编制，使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管理。数码照片文件目录项目包括全宗号、门类、年度、保管期限、光盘号、张号、题名、拍摄者、拍摄时间、备注。”

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二、课题制管理与项目档案管理内容的变化

为集中科研优势，保障国家科技计划项目的创新与成功，2002年，国家科技计划项目全面实行课题负责制，根据任务内容，鼓励跨部门、跨学科选择课题组成员，组成临时的研发团队，研发任务完成后，团队即解散。研发团队成为了项目档案管理的主体单位，项目负责人同时作为项目档案管理的责任人，承担项目档案管理的相关职责。

实现项目――课题管理模式后，档案管理变为以项目为牵引，收集的档案需体现项目管理的全过程，项目档案不再是简单的科技档案，而是围绕一个科研项目形成的全套科技文件的总称，体现从申请立项到成果验收全过程文件。包括了科技管理部门在管理过程形成的管理档案，以及主持、承担单位在研发过程中现成的管理档案和科研档案，这些档案包括了传统意义上的文书档案、财务档案和科技档案（基建档案、设备档案、研发档案等）。项目档案所涉及的过程和类别改变了传统的文书档案、财务档案、研发档案、基建档案、设备档案的分类设置模式，打破了学科间的界限。对于国家科技计划项目档案管理，国家目前无相关的档案管理规定，对于从事档案工作的管理人员而言，项目档案管理包括了行政和业务两个的层面的融合管理，是对传统档案管理模式的变革和挑战。

三、国家科技计划项目档案管理面临的问题

（一）主体多元化使项目档案管理过程复杂化。采用跨行业、跨单位组成大型的科研团队后，项目的承担单位由一家变为多家，项目管理及实施主体进一步多元化、复杂化。项目形成档案的主体多元化，包括了各级管理部门、主持单位、合作单位、协作单位等多种职能、多种性质的单位。由于国家现行科技档案管理模式对各主体之间的归档责任没有明确规定，加上单位之间的竞争、知识产权保护等多种复杂的关系，项目档案管理过程更进一步复杂化。

（二）科技项目档案管理规范建设滞后。随着国家大量科研计划项目的开展，科技部先后出台了一些列的管理规范，这些管理规范主要从科技行政部门的角度对项目管理过程提出要求，重点是科技项目的立项和验收管理，对项目档案的管理仅提出了要求但无相关的规范，国家科技计划项目管理依然按原来的科技档案管理模式进行。相比众多的科研项目管理规范而言，我国现行国家级科技档案管理标准仅5个：《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《科学技术研究课题档案管理规范》、《国家高技术研究发展计划（863）文档材料管理办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》。这些规范多是二、三十年前的标准，已不能满足各种类别的国家科技计划项目档案管理的需求。在国家行业标准未及时制定的情况下，基层管理部门急需制定单位科研计划项目档案管理相关的规章制度。

（三）传统科技档案管理的模式的融合与变革。由于我国目前尚无统一的项目档案管理模式，1998年前，国家科技计划项目档案是科技档案的一部分。各管理主体在各自科技行业主管部门的业务主导下进行，形成了专业性、种类和类别多样性、成套型和现实性等特点，这些特点的形成是科技档案作为科技、生产活动的记录和产物密不可分的。

传统的科技档案管理工作分为档案事业（行政）管理和档案业务管理两个部分，档案事业（行政）管理又称为档案宏观管理，承担这部分工作的是档案行政管理部门和各级专业主管部门。档案业务管理又称为档案微观管理，是以科技档案为对象的科技档案管理工作，承担这部分工作的是基层科技管理机构和科技专业档案馆，基本工作内容是科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等项业务工作。

对于科研单位而言，科技档案业务管理活动通常是单位科技管理部门和档案管理部门共同参与管理下完成，文件的形成阶段主要受控于科技管理部门，档案管理部门负责制定相关的归档管理制度，形成的“科技文件”通过一定的归档制度收集、整理，鉴定后移交到档案管理部门即形成“科技档案”。事实上，受传统管理模式的影响，在科研课题按项目管理模式实施后，课题组成员成为项目管理的主体，管理人员（科技、档案）通常难以进入课题组，在项目实施（即形成档案）的过程中，科技管理部门主要负责项目的管理、实施、考评等一些列重要过程，重点是课题计划、进度、经费的管理，而档案管理部门无任何实质上的管理“权力”，难以发挥管科研课题管理（即科技文件形成）过程中的宏观管理功能，无法掌控“科技文件”的形成及流向，成为被动接收、埋头整理、提供利用的“服务部门”。被动收集的科技档案势必存在不系统、不齐全完整、质量不尽人如意等诸多问题。在科研课题项目管理模式下，宏观管理职能和微观管理职能没能在课题组、科技管理部门、档案管理部门之间有效融合，难以发挥科技档案管理职能，保障科研项目档案的齐套性与完整性。

四、新形势下国家科技计划项目档案管理应对措施

流体物理研究所是中国工程物理研究院下属研究所，成立于1958年，现有研究人员830余人，主要从事核武器和高新技术武器的研制。成立之初，研制任务主要由国家下达，随着我国科技体制改革的不断深入和我所科研实力的逐渐增强，我所科研任务逐渐多元化，除主体任务外，每年承担了各种类型国家科技计划项目数十个。随着国家科技计划项目课题负责制的实施，主持跨单位合作的项目越来越多，如何做好这些项目档案的管理，是基层科技档案管理部门面临的重要挑战。根据近几年国家科技计划项目管理的经验，笔者认为适应课题管理模式的变化，可以从调整科技文件归档范围、完善归档制度、明确归档职责、适时分段收集控制归档几个方面采取相应的管理措施保障项目档案收集齐全和完整。

（一）打破传统档案分类，调整文件归档范围。对于合作研制的国家科研计划课题，除要求编制上报国家的资料及传统科研技术档案外，其他合作单位、协助单位在项目实施过程中产生的不同归属范围的档案也应纳入主持单位档案管理工作范畴，主要包括以下内容：

（1）科技管理部门在立项、验收过程中产生的各种任务书、委托合同、项目验收确认书、经费预算书、项目审计文件等，主持单位在项目管理过程中形成的招投标采购文件、管理合同、各种审批文件等传统归属于文书档案和财务档案的文件。（2）建设单位在建设实验室过程中形成的设计文件、施工文件、竣工图、监理文件（下转第206页上接第239页）、验收文件等归属基建档案的文件。（3）承担单位在研发过接程中研制或采购试验装备形成的各种采购论证方案、安装、调试总结、使用说明书、产品质量证明文件等归属设备档案的文件。（4）试验任务单位在项目完成过程中形成的各种研究试验原始记录数据、各种技术采集的电子数据等科研档案、课题鉴定验收过程中形成的成果鉴定档案等。

（二）完善项目档案管理制度建设。基于科技计划项目的复杂性及其快速发展，而国家或行业层面档案管理相关标准和制度相对滞后，基础档案管理部门及时制定相应的规章制度，将项目各阶段产生的文件纳入归档范围，在课题实施之前明确提出档案管理要求是管理好项目档案的重要手段。通过近年的实施，这些归档管理制度在档案收集管理过程中充分发挥了事前控制的效果，对项目档案的收集管理起到了良好的促进作用。

（三）明确的档案收集职责并分段控制归档。明确采用课题组或者科研团队模式管理下的档案收集归档责任，包括明确科研团队与单位职能管理部门之间，各级行政管理部门与主持单位、合作单位、协作单位之间责任的划分与落实问题。

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1．“统治行政”阶段：资产阶级政权以集权方式独占公共权力，政府作为单一治理主体总揽所有的公共事务，社会公众没有机会参与其中，国家统治职能强大，公共服务职能微弱，公众——特别是平民和工人——的基本权益甚至受到严重的侵蚀，社会治理的公共性极大缺失。

2．“管理行政”阶段：政府依然掌控社会治理权，但开始响应社会公众的权益诉求，民众有机会参与公共事务。但总体上看，公众的力量薄弱，社会公众的政治、经济权益虽然得到一定程度的落实，但是依然处于受压制和受管制的状态，社会治理的公共性只得到部分体现，民治、民享的局面远没有形成。

3．“公共行政”阶段：政府改变独揽社会公共事务的做法，遵循“小政府大社会”的宗旨，弱化政府职能，将许多公共事务——特别是社会公共事务交给社会与市场来解决，政府与非政府主体形成多元共治的局面，公众能有效主张和维护自身权益。可以说在这个时期，公共管理的公共性在社会公共事务领域得到了较好的构建。公共管理公共性的构建是与社会公众自主意识和能力的加强，以及政府权责的让渡密切相关。当然，这个过程充斥着国家政府与社会公众之间的权益博弈，即使到了今天，西方国家也并没有在所有的公共事务领域实现充分的公共性，在国家公共事务和政府公共事务领域，公共性的缺失比较严重。今年6月的“棱镜门”事件，美国政府通过网络公司的中央服务器秘密提取包括个人数据在内的大宗数据来对社会实施监控，实际上就是国家利益对公民权益的侵夺，可见公共性在所有公共事务领域的充分实现是十分困难的事情。

二、作为公共管理系统构成的国家档案馆

（一）作为公共管理机构的国家档案馆

国家档案馆是政府为了履行公共档案管理职能而设置的专业性机构，其“集中管理政府档案”、“依照法律授权、代表政府从事公共档案管理活动”，是社会治理系统的组成部分。它既是辅助国家统治和政府治理活动的重要工具，又是能够对公众的档案利用需求提供服务的公共服务机构，其职能涵盖了公共管理所有的三大领域：国家公共事务领域、政府公共事务领域和社会公共事务领域。社会治理的任何变革都会传导到国家档案馆，引起相应的变化。我们看到，公共性的演化总是会引发国家档案馆机构及其功能设置的变动。例如：改革开放以后，我国国家档案馆开始突出社会利用服务的功能建设，这实际上是政府加强管理、开始响应公众权益在档案管理领域出现的反应。进入21世纪以来，服务型政府的建设成为新世纪的主题，国家档案馆也随之进行了改变，其功能在2003年拓展为“两个基地，两个中心”，2009年再拓展到“两个基地，三个中心”，这种拓展“是把国家档案馆放在‘公共服务’这个更为广阔的平台上来思考”。欧美国家档案馆的变革历程同样能让我们看到来自公共性演化的作用。需要注意的是，公共管理三大领域的公共性构建并不一致，一般而言，社会公共事务领域由于与公众利益密切相关，公共性的构建较为容易，而国家和政府的公共事务领域由于远离公众日常生活，公共性构建较难。因此可以看到，当社会公共事务领域已经表现出高度的开放性，积极推动公众参与治理，而国家和政府公共领域却依然对公众紧闭。由于国家档案馆的职能涵盖所有公共事务领域，因此就会出现两种迥异的运行理念同时作用于档案馆，从而产生内部运行的矛盾冲突。很多时候，这种矛盾的根源是国家政府与社会公众之间的权利冲突。公共档案保密与公开的矛盾就是一个典型表现。对欧洲档案利用的研究表明，“19世纪末20世纪初，政府通过引进档案利用限制的禁令或法规，以法律手段来阻碍甚至限制不断增长的档案利用”，“即便是民主国家的档案馆，一直到第二次世界大战结束，常常还是为政府利益而非公民利益而服务”。因此，公共性构建产生的矛盾冲突也会在国家档案馆中表现出来。

（二）作为权益保障制度安排的国家档案馆

国家档案馆不仅仅是机构，而且还是一种制度安排。制度安排既包括“规章制度的确立”，还包括“组织内部结构和组织要素关系的确立”，因此，“组织是制度安排的集合”，其规定的是关系、规则和规范。但正如美国社会学家塔尔科特•帕森斯指出的那样：“一个组织的价值系统是通过组织与不同功能背景中的各种主要制度模式相联系而得以合法化”。也就是说，制度安排的作用在于从根本上将一种“价值系统”给予“合法化”，对于国家档案馆来说，这种价值系统是围绕公共利益的一种设定，因此，国家档案馆作为一种制度安排，是维护公共利益的一种合法化的方式。但是，在不同行政管理阶段的不同时期，对公共利益的内涵有不同的解读，从“统治行政”到“管理行政”、再到“服务行政”的过程，是公众权益从被排斥于公共利益性之外，到被包含，再到被强化的过程。国家档案馆制度安排的发展走向正好反映了公众权利从被排斥到逐渐得到尊重的公共性演化进程。以美国为例，来自20世纪70年代美国经济发展理事会的一项研究认为，都市政府在档案管理领域将会采取更加集权的方式。很显然，在当时看来，对政府权利的保障是档案馆高于一切的价值取向，集权管理实质就是对公众权利的排斥和弱化。但是到了21世纪，美国公众的档案权利较之于30年前得到了很大的加强和丰富，比如档案文化权利的提出并落实，为此美国国家档案馆改变了以前的集权封闭的管理理念，为了满足公众文化生活需要，开放管理系统，引导公众参与档案文化项目的合作共建。而且，目前欧美许多国家明确了国家档案馆对公众权益的重要使命，为此，构建了体现公众利益的绩效考核指标体系，其考核结果与国家对档案馆的投入直接挂钩。在这种价值理念的作用之下，国家档案馆不但从经营管理的很多方面深化了与公众的利益交流，而且还通过与诸如媒体、企业等的合作来提升自身的管理能力。可见，对公共利益的不同解读会影响国家档案馆作为一种制度安排对关系、规则和规范的构建。

三、国家档案馆的公共性

（一）国家档案馆公共性的涵义

从上述分析可知，社会治理的变革会给国家档案馆带来深刻的影响，而且公共性演化的深入将会推动国家档案馆治理公共性的系统构建。因此，不能仅仅着眼于公有、公用的特性来理解国家档案馆的公共性，国家档案馆的公共性更应该是档案馆治理对公共管理的管理价值的公共性、管理主体的公共性、管理手段的公共性、管理对象及目标公共性的落实。其具体表现有：

1．遵循表达公众意志、维护公众权利的价值理念

公众的权利包括公众对公共档案的共享权和对档案馆的共治权两个方面。前者指的是馆藏档案最大限度地对公众开放，后者指的是公众参与国家档案馆的治理。其中，共治权的提出是公共管理的民主民治思想在国家档案馆治理中的落实，它体现了公众共创利益、实现社会价值的一种需要。而政府出于追求社会效益的需要，也希望通过公众参与共治来提升档案馆的运行能力，因此，公众对国家档案馆的共治权是档案馆治理的发展趋势。

2．以社会公共事务为其主要服务领域

社会公共事务与公众的利益更密切，公众的许多直接利益集中于此，因此，社会公众事务领域自然成为公众权利表达的主要领域。由于公众的群体规模庞大，权利类型和需求表现多样，因此与面向政府的服务相比，国家档案馆面向公众的服务具有更高的难度和复杂度，这也决定了国家档案馆需要在服务公众的过程中投入更多。

3．形成多元共同治理的格局

在“统治行政”和“管理行政”时期，国家档案馆采取政府单一主体的管理模式是合理的，但是到了“公共行政”时期，政府的力量已经不能满足公众对国家档案馆越来越高的要求，而社会力量已经有能力而且有愿望投入到国家档案馆的建设中，这时，采取政府与社会力量对国家档案馆的合作共建是必然趋势。目前，欧美许多国家档案馆的实践已经形成多样化的合作共建方式，其中以项目合作开发最为常见，而最为深刻的表现为国家档案馆治理中政府与有关社会力量在决策和管理等领域的权力分享。

4．构建民主透明的监督机制

公众的有效监督是维护公众权益免受来自政府权力侵害的重要方式。作为国家举办的事业，国家档案馆的运行以政府权力为后盾，即使在多元共同治理的背景下，政府权力也始终处于主导地位；而公众监督的短缺会出现不合理的集权专权和自行裁定等政府权力“异化”现象，从而损害公众利益。因此，公众监督对国家档案馆的运行十分必要。有效的监督依赖一套健全的社会监督机制，以制度化为基础，以法的形式规定，其中不仅要规定公众监督的方式方法，而且还需要规定监督的目标任务和标准规则等内容。

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前言：近年来，随着土地开发和利用率的提高以及城市化进程的加快，加强国土资源档案管理工作就显得非常重要了。在这种背景下，我们更要针对国土资源档案管理工作中存在的问题，采取相应的对策，促进国土资源档案管理。

1 国土资源档案管理的意义

（1）征地和处理纠纷的依据。对建设用地开展管理活动时，不管是征用土地、个人申请建房、还是土地登记等工作所形成的建房登记，都将这些内容详细记录到档案当中，从而确认使用权和所有权。这些资料是使用土地，维护使用者合法权益的凭证，有利于妥善解决纠纷，避免出现违法占地情况，维护社会的和谐与稳定。

（2）进行土地科学规划利用的基础。国土档案也是十分重要的技术资源，新时期在对土地资源进行研究、规划、利用的过程中，也离不开以此为依据。只有这样，才能对土地资源的规划、利用进行综合全面考虑，促进土地资源利用水平提高。

2 国土资源档案管理的不足

（1）管理制度不健全。管理规章制度不完善导致日常管理工作缺乏相应的制度依据，难以有效规范档案管理的日常工作。没有建立相应的管理责任制，对相关部门和个人的职责和权限不明确，实际工作中存在推诿现象，影响档案管理工作效率。还有一些单位开展国土档案管理工作时，存在不规范现象，对档案资料没有及时进行归档、编号、分类，档案存在任意堆放现象，制约管理水平提高。

（2）管理人员素质不高。忽视档案管理队伍建设工作，一些工作人员年龄大，工作方式陈旧，缺乏创新思维与创新能力。进行国土档案管理时，仍然沿用传统管理方式，责任心不强，没有严格遵守规章制度开展国土档案管理。另外对管理人员的管理及培训工作不足，影响他们综合技能提升，对开展档案管理也带来不利影响。

（3）现代信息技术应用不够。管理人员的信息化和数字化意识不强，忽视充分利用现代信息技术开展国土档案管理的重要性。档案的数字化、信息化水平不足，影响管理水平提高。

3 国土资源档案管理的对策

（1）完善国土档案管理制度。根据实际工作需要，建立完善的国土档案管理制度，推动管理工作的制度化和规范化，促进管理水平提高。建立完善的管理责任制，明确工作人员岗位职责，将具体责任细化至每个工作人员，让他们严格遵守相关规范要求，有效开展国土档案日常管理工作。完善奖惩激励机制，更好发挥对工作人员的激励作用，调动他们工作的积极性，对档案管理工作做得不足的个人应采取惩罚措施。建立国土档案管理的安全管理和安全巡视制度，将安全责任落实到每个人，定期对档案进行安全巡视和检查。完善应急预案，做好消防设备等各项设施的配置工作，针对可能发生的火灾、地震等地质灾害，制定完善的应急预案。并做好应急处理工作，以尽量减少甚至避免这些灾害所带来的损失。

（2）提高国土档案管理人员素质。重视管理队伍建设工作，引进和吸收专业技能高，责任心强的工作人员参与国土档案管理工作，为提高档案管理水平准备高素质的人才队伍。要加强对管理人员的技能培训工作，通过理论学习、现场授课、讲座、进修、交流学习等形式，促进他们综合技能提升。档案管理人员也要加强自身学习，能熟练应用计算机开展管理工作，严格遵循管理流程和管理制度，处理日常管理各项工作，提高国土档案管理工作水平。

（3）重视现代信息技术的应用。推动国土档案管理的信息化、数字化进程，将档案资料录入信息化管理系统当中，将纸质的档案文字、图片资料，视频、音频等转换为数字化的新型档案资料。这样既能减少存储空间，还能够提高档案存储年份，保障档案信息安全。要加快推进国土档案资料数字化管理模式，鼓励管理部门采用电子化档案存储形式，对档案资料进行编号，从而提高档案存储和利用效率。

（4）加大相应的资金投入。主要是在基础设施建设中，加大资金投入。例如购置微机、扫描机、计算机、空调、除湿机、防盗监控设备等。建立优质的库房和借阅场所，完善各项基础设施建设，为更好开展档案管理创造良好条件。另外还要适当提高档案管理人员待遇，推动绩效考核，完善奖惩制度。以激发他们的工作热情，让他们为国土档案管理做出更大贡献。

（5）提高开发利用效率和服务质量。在进行档案管理工作的同时，也要重视对档案资料的开发和利用，让档案更好为国土管理部门、为公共决策服务。要增强共享意识，提高服务水平和服务质量，了解和掌握社会对国土档案资料的需要，把握市场需求信息，拓展服务范围，提高服务质量。实现国土档案的标准化管理，完善管理标准体系，提高国土档案管理的规范化、标准化水平。管理人员要提高服务意识，增强资料的查阅速度，推动服务质量提高。

4 加强国土资源数字化发展的管理

开展国土资源的数字化管理，我们首先考虑到的就是推进国土资源按数字化管理的硬件设施。比如开展档案数字化管理必须用到的电脑，扫面议以及图像处理技术，我们中国有句古话“大军未动，粮草先行”，我们所说的电脑，扫面议以及图像处理技术就是开展国土资源档案数字化管理的粮草，只有具备了这些硬件，我们才能真正的开展档案管理的数字化。

（1）组建一支具有数字化管理意识的国土资源档案管理团队。刚刚我们说到的购买电脑，扫面议以及图片处理技术属于档案数字化管理的硬件，那么一支高效的有数字化管理意识的团队就是软件。结合现在国家土地管理资源局的现状来说，现在就职的人员一般没有较强的数字化管理意识，他们一般是建国之后的第二批国企工作人员，他们现在还是比较适应传统的纸质档案管理方式，但是如果要开展档案管理的数字化就必须将这场变革进行的彻底有效，所以，国家就应该着力培养一批具有数字化管理意识的高效工作团队。

组建这支工作团队应该从几个方面着手：①对于新招聘的人员要提高门槛，因为我过每年有大批的应届毕业生，其中也不乏有很多具有高精尖技术的科技人才，档案局应该着手引进这样一批人才，并进行系统的培养，使其能够很快的适应档案局的工作；②对原单位的工作人员进行大力的培养，鉴于现单位的工作人员的特殊性，培训的首要工作就是要转变员工的思想，培养员工的数字化管理理念，转变工作观念，普及高新技术的应用。

（2）加速档案管理的数字化管理步伐，对现有的档案进行合理的分类。

开展国土资源的档案管理首先要做的就是对现有的档案进行合理的分类，这一项工作是一项长期的工作，是一项持久的工作。然后通过电脑、扫描仪等设施进行档案数据库的建立。

在对档案进行分类的时候，要根据年限，分类号，档案号进行系统的研究和分类，保证档案分类的有序性，另外在档案整理的过程中应该对档案的可用性进行整理，针对已经丢失的档案要想办法弥补。从而有效的保证国土资源档案的完整性。

（3）加快国土资源档案管理的标准化建设。

国土资源档案管理既然要进行数字化管理的更新变革，我们不得不提的就是国土资源档案数字化管理的标准化建设，只有将这种工作尽力标准化的流程，我们才能保证档案的数字化归档的有序性以及完整性。因为国土资源档案的管理涉及到的不仅仅是单一部门的工作，而是需要多个部门的团结合作，通过国土资源档案管理的标准化，我们就可以有效的协调各个部门之间的工作，保证部门之间工作的协调性。另外在档案数字化管理的过程中要严格要求，因为档案的数字化转变是一项非常严谨的工作，所以操作人员要严格的对待每一组数字。

5 结语

综上所述，在新时代背景下，国土资源肯定会得到充分利用。国土资源档案管理工作也会随着国土资源使用量的增加而有所增加，我们只有很好地完成档案管理工作，才能为社会的发展做出应有的贡献。

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）04-0331-01

国土档案是记录国家土地资源的重要文件，在国土档案中，对于国土面积的规划，城市和农村的国土使用情况，国土面积的所有权问题和国土面积将来的规划方案都有详细地记录，在今后的国家规划和经济建设中有着重要的使用价值，随着我国经济的不断发展，国土的使用情况也发生这较大的变化，因此，在今后的工作中要做好国土资源档案管理工作，以便更好的为经济建设服务。

一、加强国土资源档案管理对于经济建设的意义

随着市场经济的不断发展，房地产事业和农村农业经济的不断进步，国家的土地资源的利用和使用权问题不断的发生变化，为了适应当前社会的经济建设需要，必须要加强国土资源档案管理，发挥其管理功能。

1、从宏观角度看，国土资源档案记录的是我国的国土使用历史，对于城乡建设、经济建设的土地使用情况都进行了详细的概括，在土地的所有权上也有具体的记录。在以往的经济建设中，不仅能够摸索到土地资源的建设规律，还能参考以往的建设经验规划后期的建设工作，由于国土资源记录详细，在后期的经济建设中，相关工作人员能够根据真实可靠的数据进行科学的规划，更好的发展经济特区和主体经济的建设，为农村和城市的土地优化利用提供基础数据的支持。

2、从微观角度看，我国的城市和农村的土地使用方面正在发生这变化，人们的生活水平提高后，对住房有了更高的要求，政府在旧城区和农村的房屋拆迁和重建中也列入了日后的经济建设规划中，较多的房屋拆迁就涉及到了住房使用地的变更，住房面积的变更以及住房产权人的变更，甚至会引起土地使用纠纷的现象，国土资源档案要对复杂的使用情况进行具体的记录，便于日后的房屋产权转让和政府的日后经济管理。因此，从居民使用国土资源的小方面看，也时刻关系着国家的经济建设问题，对于保持社会稳定，保证经济建设的稳定有着重要的意义。

二、我国国土档案管理中存在的问题

虽然从整体上来说，我国国土档案管理是比较完善的，但是仍然存在一定的问题，特别是在一些经济欠发达地区，由于管理机制不合理以及硬件设施不完善，影响了国土档案管理的效果。

1、对国土档案管理工作认识不足，相关档案管理人员地位不高

较多的社会工作人员对于国土资源的档案管理工作没有深刻的认识，较多人认为是闲置的工作，只是对国家的国土使用文件进行归档和看管工作，因而，在不同的社会工作形式中形成了地位不高的现象，一些社会偏见，造成了工作人员的不积极和怠慢问题，而实际的国土资源档案管理十分复杂，特别是近年来国家经济的不断发展，无论是在农村还是在城市，居住环境的改造，生产厂区的建设工作都在不断的进行，由于人口的众多，档案资料的收集和管理工作也就更加的复杂，较多工作人员若没有细心和专业的工作态度，很难完成档案资料的准确性归档，对于后期的土地建设工作也会造成影响。

2、有的领导对档案管理不重视，档案收集程序不全

有的领导比较重视土地交易业务，但是对土地档案管理不重视。他们对档案的重要性没有清晰的认识，认为土地交易的文书档案不一定需要归档。这就对档案的正常收集程序造成影响，出现文书无法归档，有的档案文件无法找到的情况。

3、有的档案管理人员的职业素质不高，档案管理能力不强

由于人们认为档案管理是一个比较轻松的工作，对档案管理人员的工作要求不高，在招聘档案管理人员时筛选不严，导致部分档案管理人员专业知识不足、工作不够细心；再加上领导不注重对档案管理人员进行培训，使其职业素质难以得到提升，影响其工作能力与效果。

三、加强国土档案管理的方法

1、加大对国土档案信息系统建设，实现国土档案的信息化、规范化、科学化管理

（1）充分利用现代信息化技术，建立完善的国土档案信息管理平台，提高档案管理的效率。随着现代信息技术的发展，原有的档案管理方法已经不能满足现代经的发展要求。因此要利用好现有的现代信息技术，对档案进行电子管理，搭建一个系统性的档案管理信息平台，既便于档案信息的查找管理，又能提高档案信息统计效率。

（2）档案管理实行立卷制度，实现档案的规范化管理。首先在档案立卷时，必须进行“三查三看”：一是查看材料齐全与否，是否符合规范；二是看档案内有没有金属物品，装订是否合格；三是查看档案分类是否正确，并对档案的目录、页号等进行检查。然后在档案交接的过程中要对档案进行仔细核对，交接双方签字验收。

（3）建立国土档案管理长效机制，对档案进行科学管理。以往在国土档案管理的过程中，由于人员变动或是其他因素，导致档案管理比较混乱。因此需要建立一个长效档案管理机制，实现档案管理的有序进行，提高档案管理的水平。

2、加强国土档案管理队伍建设，提高档案管理工作人员的素质

（1）加强对档案管理人员的筛选，强化档案管理人员的工作职责。在对档案管理人员进行筛选时，要从多方面进行考核，筛选一批政治思想过硬、工作细心、态度端正、业务能力强的工作人员。在完成筛选后，要保持各个岗位工作人员的稳定性，不随意更换档案管理人员，明确档案管理人员的工作职责，提高其工作责任心。

（2）加强档案管理人员的培训，提高档案管理人员的工作能力。由于传统的工作模式忽视了对档案管理人员的培训，使档案管理人员的工作能力以及理论素养无法及时跟上时代变化。因此一方面要加强对档案管理人员的培训，比如说集中学习、专家讲课来提高档案管理人员的工作能力；另一方面员工要注意自我学习培训，提高自身的工作能力。

（3）对档案管理人员进行思想教育，提高其团结合作的精神、严于律己的精神，严格遵守档案管理的保密纪律规定，不泄露任何档案内容。

结语：随着经济发展，加强对国土档案的管理已经变得越来越重要，而且国土档案管理是一个长期细致的基础性工作，为了更好的服务于经济建设，我们必须加强国土档案的管理。要加大对国土档案信息系统建设，实现国土档案的信息化、规范化、科学化管理，提高档案信息的利用率，打造一个思想坚定、业务素质过硬的档案管理队伍，为我国经济建设作出更大的贡献。

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0 绪言

由于科研档案是科研工作者在进行科学研究过程中记录整理的，因此需要对其进行有效的归档与管理的规范。我国科学技术委员会与档案局在1987年就颁布了《科研技术研究档案管理工作暂行规定》，这一规定的出台，对我国高校科研档案管理工作进行了科学有效的规范。随着我国高等事业的不断发展，高等院校成为我国科学研究工作的主阵地。然而我们可以看到我国高校科研档案管理工作中依然存在着一些不容忽视的问题，需要我们不断完善。

1 高校科研档案的重要性

首先，高校科研档案是院校开展科学研究的基础。由于我国高校科研档案记录了院校科研人员对科学技术的研究成果与研究过程的原始资料，是最客观可靠的情报资源。所有科学技术进步都是继承前人基础上的创新与借鉴，而高等院校进行科研活动也是这样，我们能够通过高效科研档案去了解过去国内外对某项科学研究的情况，进而实现创新与发展，所以高校的科研档案是保障科研工作的基础。

其次，高校科研档案是院校提升教学质量的保证。我国高校新时期的重要任务就是培养出德才兼备的高素质人才，然而作为专业课教师，不但要自身及时去掌握专业领域的最新动向，还需要不断更新专业课教材，可以通过院校的科研工作档案，将一些新技术补充到教学内容中，传授给高校学生，进而提升教学质量。

最后，高校科研档案是院校检验科研工作、考核科研工作的重要依据。由于高校科研档案客观地记录了专业教师、科研部门在院校科研过程，用文字、图像等形式保存了资料。而一所院校进行的科研工作效果如何，可以从科研经费、科研技术人员投入、成果等方面进行体现，而所有的因素可以从高校科研档案中寻找到，进而可以做出科学客观的评价。并且，高校科研档案也是院校科学研究人员付出辛苦劳动的成果，对教师等教职工职称评定、绩效考核等方面起到了重要参考作用。

2 现阶段高校科研管理工作存在的问题

第一，部分高校的科研档案收集不够完整。许多院校的科研管理人员缺乏对于高校科研档案的重视，对日常的档案资料积累工作只是走个形式，认为是档案部门的工作，与自己无关，这导致高校许多科研档案管理工作出现困境，落实工作不到位，资源缺失损坏等状况频繁发生，这在一定程度上让部分科研工作人员的心理上受到伤害。

第二，高校科研人员缺乏档案意识，由于个人原因影响到高校科研档案管理的及时性与完整性。一些人员认为将科研档案与其放到档案部门不如自己拿着方便，于是一些人员就借着核心技术资料保密的原因作为借口，在科研工作结束之后不愿将档案上交。而高校科研工作本身就具有潜在的内部竞争性质，一些科研工作人员由于为了自身利益、知识产权等原因考虑，将科研工作中一些资料私自保存起来，没有上交到高校的档案管理部门，这导致应当共享的科研资料难以及时归档，导致部分高校的科研工作中的数据资料难以完整地被保存，进而影响到高校科研档案归档工作的及时性与完整性。

第三，高校科研档案工作宣传力度较小。我国部分高校的档案部门并不能对高校各职能管理部门与科研机构进行培训，并且没有开展针对档案工作的学术报告与其他相应的宣传工作，这导致高校科研人员对于档案管理工作的意识不强，缺乏相应的管理能力。管理人员对于应当及时归档的科研工作档案并不清楚，而归档的材料也不够完整。

3 加强我国高校科研档案管理途径思考

第一，在高校建立起科学的档案管理制度，提高高校科研人员的档案管理责任意识。由于科研档案是高校进行科研工作的整体过程的客观反映，是介于课题、研究成果与专业之间的综合反映形式，因此形成了高校科研档案的特点：专业性、整体性与时期性。而为了规范高校科研档案管理工作，就需要遵循国务院颁布的《科研档案工作条例》所规定的要求，尽量避免科研档案丢失在外的现象出现。高校要提高相关人员的责任意识，增强科研档案的法制意识，将管理科研档案作为自己的本职工作。

第二，保证科研档案的完整性与系统性。随着高校新的科研机制运行下，高校部分科研项目都增加了研究周期，并且有许多人员加入，这对于原有材料的完整性与系统性造成了阻碍作用，经常会出现核心技术文件缺失、电子文件缺失等现象，会给科研档案利用带来阻碍的作用，对高校的教研工作的可持续发展难以起到作用。

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这些新建的综合档案馆是如何来构建自己的档案利用服务中心？其中存在哪些经验教训？即将准备建设的综合档案馆在档案利用服务中心的建设上，到底应该遵循什么样的理念，具体包含哪些内容呢？基于这些问题，笔者进行了较为深入的研究。

一、现代档案馆档案利用服务中心建设的定位和内涵

笔者认为，要解决上述问题，首先要从理论上认识清楚，综合档案馆作为一个文化服务机构，在现有的社会环境下，其档案利用服务中心应该如何来设计，才能够更好的实现该功能。结合文献研究的结果，笔者认为，作为公共文化机构，综合档案馆的档案利用服务中心应该是开放、安全、舒适、多功能和智能化，充分体现了档案馆的文化气息，彻底改变传统档案馆在社会公众心目中严肃呆板的形象。具体来说，包括如下三个方面：一是档案馆整体环境建设。包括档案馆馆址选择、与城市规划相适应的布局、整体环境绿化、内部建筑的布局和艺术造型等。二是档案馆档案利用服务空间的设计。包括根据社会不同类型用户（包括潜在和现实用户）的需要，设置不同用途的功能房间。基于人性化需求和办公、学习需求，配置必要的辅助设施，充分体现档案利用服务中心的舒适性、休闲性和便利性。三是不能够简单地把综合档案馆档案利用服务中心的功能局限在建筑和周围设施上面，还应该包括综合档案馆提供的资源和服务，以及提供的一些文化活动和娱乐项目。

二、目前我国综合档案馆档案利用服务中心建设中存在问题分析

笔者走访了几个老式综合档案馆，也调研了几个具有典型意义的新建设的省市和区县综合档案馆。老式综合档案馆距离档案利用服务中心建设目标相距比较远，但新建设的综合档案馆的档案利用服务中心也有美中不足之处，综合来看，这些问题主要表现在以下三个方面：

（一）作为公共档案馆，有的建筑本身的公共性凸显不足。主要体现在两个方面：一是交通不够便利；二是建筑本身没有档案文化特色，有的新建档案馆就像一个偌大的空荡荡的办公楼，缺乏公共文化机构的美观大气和文化内涵。

（二）在档案利用服务中心的功能设计上，有的新建综合档案馆只是把查档窗口和查档阅览区区分开，分别设在两个房间，并增大使用面积，而对于档案利用服务中心的休闲功能和文化交流功能则基本没有考虑，在配套设施的提供上，也不够人性化。

（三）部分综合档案馆把档案利用服务中心等同于一座豪华的大厅，没有提供相匹配的不同类型用户需求的资源和服务。这就是为什么有些省市和区县档案馆本身建设的五光十色，但仍然门可罗雀。利用者来到综合档案馆，不仅仅为了欣赏这座建筑，而是为了来这里查阅信息和享受文化休闲。如果没有需求的信息和相应的文化服务，利用者很快就会选择离开。

三、档案利用服务中心建设解决对策

依据现代档案馆档案利用服务中心建设的定位和内涵，结合现存的一些问题，笔者提出采用综合治理的办法来解决该问题，同时注意建设的实效性，避免人财物的浪费。

（一）利用者在进入档案利用服务中心之前首先接触的是档案馆整个建筑，她留给利用者的第一印象如何，也会对利用者的利用需求产生影响。因此，综合档案馆整体建筑本身是否充分彰显公共性，就是一个先导条件。

所谓公共性，一是指交通便利，包括停车方便。二是建筑外围本身就充分折射着一种开放和公共的精神，外围环境一定是开阔和养眼的，给人一种放松和舒适的感觉，而不是一种要进入某个办公机构那种紧张和压迫的感觉。三是建筑进入通道便利（包括对残障人士），视觉宽敞美观，环境标引清晰准确。

例如国家图书馆新馆，建筑本身就像一本厚厚的书，具有典型的文化象征意义；临近地铁、公交车站，交通便利，并设有残障人士入口。图书馆附近种有大片绿植，门口设有存包处，楼下设有停车场，楼旁设有自行车存放处。建筑对面有超市、吉野家、北京银行等设施。整个外围环境非常开阔，步入大厅，映入眼帘的是宽敞明亮的阅览环境，能够让利用者心情立刻放松和安静下来，对国图的亲近之感也会油然而生。

（二）既然是作为公共文化服务机构，它的档案利用服务中心就要充分彰显安全、舒适和便利的理念，包括对利用者的基本生理需求和办公、学习需求的充分考虑和实现。国际档案建筑学者米歇尔?迪香在其著作《档案馆建筑与设备》第八节“向公众开放区”中，指出开放区的建设包括三个方面内容[1]：

一是舒适和安全方面以及照明、取暖、空调、通讯、防噪音等方面的要求；出于保护档案实体和信息安全考虑，档案库房区和档案利用服务区要分开，利用者一般情况下是不能够进入到库房区的。另一方面，这种分区的设置还要便于工作人员调阅档案。

二是根据不同类型用户的不同利用需求，设置相应的功能区间，包括接待厅和咨询室、阅览区、展览和文化教育活动区、开会和讨论区，以及提供阅读设备等相关设施。例如上海市档案馆新馆，五层是档案文件资料查阅服务中心，设有利用接待处、档案阅览大厅、专题阅览室和咨询服务室，六层为电子阅览厅，七层为多媒体视听室和学生课堂，八层为档案工作者之家和多功能厅，九层为会议室，十层为报告厅和观光平台。例如上海市档案馆新馆的对外开放环境就提供了开展档案展览教育、社会课堂、咨询利用、市场服务、学术交流、文化休闲等工作的基础。

三是在不同功能区间和整个开放区间，提供满足人的基本生理需求和工作学习休闲需求的相关设施。包括在每个开放楼层设置洗手间、饮水间，至少要在开放区间内设有安静温馨、绿化很好的休闲和休息区、餐饮区、上网冲浪区、书店等，配置公共休息室、咖啡厅、电话间和衣帽间等相关设施。例如国家图书馆新馆，提供随处可用的互联网，在一层设有咖啡厅、研讨室、报告厅、少儿图书馆，在二层设有咨询台、办证处以及多台自助办证机、休息大厅、热水供应处，以及ATM自动取款机。在每个楼层设有卫生间、饮水机（包括纸杯）。每个阅览室里面设有多排书桌和座椅，桌下有插座；每隔10米，有一组休息沙发；有自动刷卡复印机，有专用检索计算机和公共计算机。尤其是办证等待区，设有舒适沙发，配以柔和的灯光，外围是信息检索区和数字浏览区，包括浏览政府公开信息、老照片、公益讲座信息、电子化书籍、报纸等。那么，是否每个综合档案馆都要建成像国家图书馆那么大的新馆，这也不现实也没有必要。一方面，取决于档案馆的经济实力和馆藏、利用人群数量，避免建成一味追求豪华的一座开放空城。另一方面，在具体建设上，要高瞻远瞩，避免短期效益，把综合性档案馆的档案利用服务中心建成一个大面积的查档中心，换汤不换药。

（三）对于利用者来说，公共文化机构的档案利用服务中心，不仅仅包括建筑本身和相应辅助设备，还包括其提供的资源和服务。建筑只是一个物理存在，只有与先进理念、丰富资源和周到便捷服务结合在一起，才是一个有生命的存在，才能给利用者带来真正的效益，才能真正走进利用者的心里，最终获得利用者的认可和接纳。

1.能够提供丰富多样化的资源

作为面向社会的公共文化服务机构，拥有的档案信息资源必须是覆盖和满足整个社会的需求。因此，国家档案局长杨冬权提出，建设覆盖人民群众的信息资源体系。要达到这个目标，一方面，扩大开放范围，合理解密降密。另一方面，通过多种途径包括借助社交媒体调整和完善馆藏结构，使得馆藏资源的主体不再仅仅是政府职能机构的文书档案，还包括反映社会公众切身利益和提供民族身份感的档案。例如国家图书馆新馆四层的数字共享空间，科研区提供涉及各个学科、领域和专题的数据库，包括外文数据库。非科研区提供包括政府已公开信息、老照片、公益讲座信息、电子书籍，以及各种主题的视频音频休闲，并且设有为盲人、残疾人提供上网服务的区域。

2.主动提供周到便捷的服务

作为公共文化机构，不仅要提供利用者所需要的档案信息，还要以合适和便利的方式来提供。为了体现综合档案馆的休闲性，首先，档案馆开放时间要贴近公众的休闲时间。从我国的国情来看，可以实行节假日开放制度及“周六服务”日，周末开放阅览室和展览厅，逐步改变综合档案馆呆板的作息制度，还给公众在节假日利用档案的权利。其次，提供交互式网络查询系统和即时通讯工具等现代社交媒体，使得用户能够顺利完成自助式查找服务，同时主动帮助用户解决利用过程中存在问题。

3.倾力打造文化休闲氛围

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[中图分类号]F274 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2013）26-0074-02

随着社会的发展，企业市场竞争日趋激烈，科技在现代大型国有企业中的管理应用越来越多，档案作为原始材料的记录、归档、保存，随着日处理信息量的与日俱增，产生了大量以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为新型载体并辅以文字说明对历史进行记录的声像档案。这些声像档案是本单位发展历程中重要事件的记录与反映，具有很强的保存和参考利用价值。因此，声像档案管理是当代企业管理的重要组成部分，对企业的成长、发展有重要的影响。

1 国有企业声像档案管理存在的问题

1.1 声像设备与企业规模不符

在一些大型国有企业中，虽然企业规模很大，但不同程度的出现从事声像档案管理的设备缺乏、陈旧老化、性能不匹配、质量不过关、利用不合理等显现。造成很多声像资料现场无法记录或是有设备而无法正常工作，失去许多宝贵资料保存的机会。有的虽然当场保存下来，等到进行声像归档的时候，发现质量出现重大问题，无法有效存档。有的设备则因为质量不达标，声像保存不合理，保存期期间，发生质量变化，使得内容没到更换设备，进行二次存档的时候，设备就报废了。还有一些企业，超越现实，为了凸显企业的实力，或是为了金钱利益，购买了许多先进的设备，放在家里当展览品或是充当企业的固定自产，而在企业的声像档案管理过程中却没有发挥真实作用。所以当前国有企业中声像档案产生部门声像设备质量参差不齐。

1.2 声像设备与工作人员素质不搭配

就目前的情况来看，多数企业的档案管理工作没有专业的队伍建设，声像档案管理的人员更是稀缺。这种稀缺大多走向两个极端。第一种情况是，声像档案管理队伍建设人员庞大，但是真正懂声像处理的人很少，许多都是企业领导们安插的与企业或是领导层有利益关系的人或是某个部门领导相关亲戚朋友的人，综合素质不高，所以，虽然有很多企业，档案管理的人员很多，但是面对企业中许多设备却不能有效的利用。有的设备使用人员连电子声像产品的基本知识都不具备，不明确手中的设备如何使用，更别说灵活运用，发挥产品的最佳性能了。每当有任务的时候，无法让设备发挥处于最佳工作状态，造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。第二种情况是，企业的上层领导档案管理意识淡薄，企业就没有档案管理这一岗位，让办公室或是其他部门的人员兼职档案管理，这就更别提企业关于声像档案管理的情况了。更谈不上专业人才队伍建设。作为一个兼职人员，如何能具备高素质的声像档案管理知识呢。第三种情况是，企业人也有，设备也有，但是设备老化，跟不上更新，企业领导不愿意把钱花费在企业档案管理上，导致企业的声像管理工作一直落后于时代的发展。

1.3 管理制度不健全，没有集中统一管理

根据对一些大型国有企业的调查和部分员工们的反馈，多数企业针对档案管理没有制定成型的文件，声像档案管理较为混乱，在声像资料管理方面更是没有统一的声像档案管理制度和标准以及归档要求，缺少必要的管理；有的企业虽然建立了一定的管理制度，因缺乏有效的保障措施，很难落到实处，导致声像档案难以及时完整的归档；有的科室工作人员不去收取，从来不知道主动送达档案室；有的科室好则一年一次移交档案室，且移交内容不够全面。部分企业由于没有健全的管理制度，企业对管理人员的素质、保管条件等都没有具体的说明和要求，导致工作人员工作怠慢，档案库房的保管环境无人过问，许多声像档案资料因为归档不及时或是管理不严格部分珍贵声像档案流落民间，收集归档困难；部分因为保存环境恶化，无人过问，造成设备质量改变，声像内容质量被破坏，缩短其保管寿命，有的甚至内容损坏丢失，无法挽回。

1.4 工作人员声像档案管理意识滞后

在国有企业里，受公有财产和私有财产观念和思维的影响，有的企业集体没有声像档案管理的观念，许多东西该归档不归档，导致一些企业珍贵声像档案流落民间，收集归档困难。部分档案虽然已收集，但因为重视程度不高，工作不认真或是保护不到位，档案人物、事件很难加以考究或根本无法考究；有的企业虽然领导重视，但从事档案管理人员的管理意识严重滞后于现代企业发展的管理需求，缺乏全局观念，更没有保密意识，根本就没有主动去收集、收藏档案的意识。非档案管理部门的人，许多工作人员为了自己的工作需要，将部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存，随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全不完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。有的企业因为工作人员知识欠缺，许多人对档案的范畴模糊不清，有人以为只有上级来文、红头文件才是档案，而对于在日常公务活动中的内容、声像内容等不是档案收集的范围之内。严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

2 国有企业加强声像档案管理工作的措施

2.1 增强意识，提高重视

声像档案管理工作，不是某一个人或是某一个部门的事情，而是企业全体员工，从上到下所有人的共同事情，只有所有人都提高了声像档案对企业发展重要性的认识，才能在全厂有效地维护好声像档案管理工作。第一，领导层必须认识到声像档案的归档对企业稳定成长和延续发展的重要性，并在员工中普及这种意识，重视档案管理部门的重要性，吸纳专业人员，配备有效的声像设备，定期培训，加强声像档案管理队伍建设。在企业内部制定有效的文件，约束全体员工遵守声像档案管理的各项条例；第二，作为档案管理人员来讲，要认识到自身部门的工作，对企业未来发展产生的作用和影响，提高工作热情，主动做好各种声像资料的收藏、归档；第三，全体工作人员要增强档案管理重要性认识，自觉遵守规定，主动配合档案部门的工作，在各个活动中，收集、记录声像档案资料，及时送到档案室存档。

2.2 保持声像档案管理工作与企业发展同步进行

声像档案管理只有与企业同步协调发展，才能发挥声像档案的价值。设备要与时代主流相吻合，要与工作人员的水平相适应，要充分发挥声像档案管理工作者的价值，要把设备、人员与企业的日常公共活动有效的搭配在一起，要使资料处理、收集、保管的人紧密配合。声像档案管理是为企业发展的服务性保障工作，企业的领导不能漠视不管或是让声像档案管理部门消极成长，也不要以公谋私，企业需要配备什么性质的设备、人员，就建设什么样的部门，要随着企业市场化发展的需求变化而变化。也不能没有设备等着获取第二手资料，这不利于企业信息存档。另外也并不需要摆阔，非要用进口的。只要企业的档案管理部门和领导们客观地保持声像档案管理工作与企业的整体发展同步进行，就能使与企业相关的资料得到有效的保存，对企业的发展历史轨迹有一个很好的记录。

2.3 制定办法，狠抓制度落实，加强管理

要改变声像档案管理混乱的现状，提高大家的重视，防止资料丢失或是归档不及时，必须制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。第一建立相应的管理制度，强化规范管理，对与企业相关的各类声像材料，从收集、归档到移交档案室统一管理，从借阅到归还或是信息查询等必须制定一套严格的管理制度，使每一份声像档案按分类有序存放，防止分散流失或是设备破坏，杜绝相关东西归为己有。对公司制定的制度，要制定有效的配套措施进行惩罚，狠抓落实，让有关法规和制度落到实处，确保声像档案归档质量。第二加强监督，相互促进，不同国有企业，有一定的差异性，每个企业可以根据企业的特点建立相应的监督体制，让每一个人都不能怠慢，让每一个人都有约束，没有特权就没有个人空间。

2.4 强化保护措施，建设安全的保护环境

声像档案一般都是保存企业发展成长过程中不同时间段的人物和事迹，保存时间比较长，经历的自然或是人为的环境比较复杂。要长时间完好无损地保证质量，必须具备恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等良好的保存环境。受企业自身的能力和条件的约束，目前国有企业中声像档案保存条件能达到上述要求的几乎没有，今后相当长的一段时间内也很难达到。结合实际，采取有效措施，力求妥善保管是当务之急。当前声像档案可采取独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；并格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

2.5 加强措施，疏通渠道，完善声像档案

档案是一个企业成长轨迹的生动记录，声像档案更是给人一种直观的现场景象，声像档案的记录的完善性是每一个档案管理人员的心愿。企业档案人员应详细了解本企业的发展历史，认真整理存档资料，并采取积极措施对企业发展过程中丢失的声像资料进行寻找、收集，通过宣传，号召民间捐赠、义务收集、争取企业资金支持有偿收集等多种渠道和方式来收集珍贵声像档案资料及相关的人物、事件说明材料，完善声像档案因各种原因造成的损失。

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移交档案的关键是确保档案的实体整理质量与数字化加工质量。各有关中央和国家机关高度重视、精心组织、周密部署、扎实工作，在确保两个质量的基础上，使档案移交工作稳步有序进行。

档案实体整理方面的主要做法

一是建立工作机制，制定工作计划。各有关单位普遍建立了移交档案工作领导小组，由机关分管领导、办公室和档案部门主要负责人组成。同时还成立了移交档案鉴定小组，为组织开展移交工作提供了重要组织保证。各单位按照《中央、国家机关向中央档案馆移交档案时间安排》，从实际出发，制定了详细的整理工作计划，对各项移交工作数量和质量进行了全面的定量和定性分析，认真研讨力量摆布、人员投入和时间安排，准确测算工作进程和预见可能发生的情况，制定并逐步修改完善了本单位的移交档案工作计划，确保档案整理按期开展和档案整理质量。

二是紧扣质量标准，严控档案质量。各单位认真学习《关于移交进馆档案质量检查办法》及《移交档案质量检查内容和评分标准》，真正做到吃透标准，领会精神实质。对各项标准条目要求真正明了哪些实多、哪些虚少，哪些难做、哪些易行，哪些需量化、哪些要细化，哪些有普遍性、哪些有特殊性，哪些是过去规定、哪些是当前要求，哪些可以变通灵活、哪些要严格一律，以保证移交工作高标准、严要求、优质量。在具体整理过程中，做到多重质保，层层把关。从各项工作要求到细化具体做法，从一般检查到重点把关，都把“以质量第一、对历史负责”的要求贯穿始终。发现一般问题随时改，发现普遍问题统一改，切实把层层检查、全程监控贯穿到移交工作的各个方面、各个环节。

三是争取有力指导，提高工作效率。各单位普遍建立和加强了与中央档案馆国家档案局档案业务部门的联系，主动与有关业务指导人员共商档案整理事宜，对一些单位因特殊历史原因出现的特殊情况，双方认真研究，共同提出合理的解决方案，使档案的整理质量既符合进馆要求，又遵循了各单位的实际情况，避免了大规模整理后的返工现象，提高了工作效率，确保了档案整理质量。比如，在各机关整理会议记录、会议纪要的文件材料时，以前的文件标题就是第几次会议记录、第几期会议纪要，这类题名的档案进馆后，查询起来非常困难。各单位根据档案馆业务人员的指导，对所有的会议记录、纪要都按文件内容拟写题名，虽然难度大、耗时长，但能确保档案检索的准确性，为档案利用提供方便。

移交电子加工数据存在的问题

在中央和国家机关已移交档案的70个单位中，有54个单位将数字加工数据与纸质档案一并移交，其中20个单位的电子加工数据可读、可用，属于可整理数据范畴；其他34个单位的电子加工数据或多或少存在一些问题，属于无法整理数据的范畴，具体问题表现在：电子加工数据存在于独立检索盘，数据无法导出上载中央档案馆系统使用；电子加工数据只有图像，没有目录；簿册式打印目录文本文件为非数据库格式，无法使用；数据库格式不统一，需转换成统一格式；目录数据库字段项不规范；图像数据库格式不统一；图像数据文件夹及文件名不规范；图像与目录对应关系不准确。这些具体问题的存在，反映出，一是档案数字化缺乏标准化的规范体系；二是片面追求原文数字化而忽视了档案目录库共享；三是有些档案数据扫描不够完整而影响到对档案信息的全面管理与开发；四是对档案数字化加工的关键技术问题、数字加工中的档案信息安全和保密技术问题、数字化档案信息如何应用于本单位的办公自动化系统等问题研究不够，管理错位。

为做好档案数字化工作，2008年11月3日，国家档案局在中国科学院召开了中央和国家机关档案整理与数字化现场会，通过现场学习、现场参观、现场咨询、现场答疑，全面了解中科院将档案整理与数字化项目引入项目管理的理念。中科院将档案整理与数字化项目引入项目管理，遵守数字化工作流程，严格把关各道工作程序，使移交进馆的档案不仅实体整理符合标准，而且档案数字化电子数据也符合可读、可用的要求。

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[3] 贾素娜. 加拿大国家图书档案馆与加拿大国家图书档案馆法[J].贵图学刊，2009（1）：70-71.69.

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国家重点档案抢救与保护经费实质上是一种转移支付资金，根本目的在于解决目前大多数档案馆资金不足的困难，并且通过有条件的转移支付带动地方资金的投入。根据《国家重点档案抢救和保护补助费管理办法》，地方各级国家档案馆保存的国家重点档案的抢救和保护工作所需经费以地方各级财政投入为主，中央财政适当补助。而在实际工作中，截至2008年年底，中央财政用于国家重点档案抢救的补助费达4个亿，地方财政用于匹配的经费也与此大体相当。③

作为一种有条件的转移支付，国家重点档案抢救与保护费在从中央财政向地方转移支付时，既规定了地方政府必须提供配套资金，又指定了这笔资金的用途，地方政府只有满足这两个条件，才可以获得这笔中央资金。江苏省要求中央、省和档案馆所在地财政的投入比例为1：2：3，但相当部分的地方财政在申报时承诺的配套经费往往最终不到位，其中以苏北和苏中居多。可是，本身获地方财政支持较大的富裕地区，由于地方配套的投入而获得了更多的资金。而相对不发达地区，则因配套的不到位失去了一次借助有条件转移支付而改善的机会。这种马太效应会加剧区域档案工作发展的不平衡。

如果完全根据是否及时的资金配套决定下期中央和省级财政的投入，对那些经济不发达地区的档案部门而言，的确有不公平处，毕竟他们最缺少又最需要资金，而不配套又不是他们能完全左右的。因此，除了档案部门需要与财政部门沟通外，还需中央和省级财政部门严肃纪律，严格资金的使用与配套，必要时追究相关人员的责任。

二、关于资金的监督管理问题

目前财政在国家重点档案抢救与保护经费支出管理方面职能弱化，特别表现在支出监督弱化。在日常工作中，普遍重视资金的拨付，而对支出的监督无论事前、事中还是事后都重视不够，监督往往流于形式，且缺乏应有的力度。有必要对此加强改进。这项工作固然需要财政部门与档案部门联合进行，但鉴于国家重点档案抢救与保护工作的专业性和复杂性，似以档案部门为主更宜。

首先，事前要对各地的经费申报进行认真的核实。

事前监督内容应该包括两方面。一方面是数量的审核。由于各档案部门理解上的问题，待抢救的档案数量申报―直是个问题。有的地方出于怕被有关部门批评何以历尽数年尚有档案需要抢救的担心故意少报，而有些单位则为多拿补助而夸大数量。这些都极不可取。另一方面，在这些申报的档案中，还需甄别哪些确实需要抢救，濒危程度如何。在此基础上需要对上报的抢救与保护方案进行分类的指导，找到一个最合理的方案。这个监督其实是一种事前的行政指导，有相当的技术含量。

事前监督必须以实地为宜。各个档案馆档案存放条件不一、气候条件不同、档案现状更是大相径庭，各地的抢救与保护方案应该是因地制宜的。现在有许多人士认为目前国家重点档案抢救与保护中出现的问题，一个重要的原因主要是由于没有相应的标准引起的。这种观点是有道理的。但标准固然很重要，事实上我们国家对一些档案抢救的主要形式如修裱、数字化、档案库房建设都有相应的国家标准，只是没有针对国家重点档案抢救与保护进行专门的合成。关键还是在于标准的执行。由于档案的抢救与保护是一项非常精细化和专业化的工作，各地特别是基层档案馆专门人才匮乏，导致执行力很差，再加上一些单位急功近利，这才是问题的关键。

因此事前监督对基层档案馆帮助更多，能够借助上级档案部门的技术力量，进行抢救与保护方案的可行性分析，也有助于各个档案馆最终形成个性化的解决方案。

其次是事中和事后监督。

事中监督主要是防止抢救与保护过程不按预算执行或随意改变支出用途等方面的问题，同时也对抢救和保护的过程进行跟踪和分析，确保国家重点档案的安全。事后监督主要是对国家重点档案抢救与保护的绩效建立评价体系。

三、关于资金的使用效率问题

国家重点档案抢救与保护资金的使用效率，是指通过优化各种档案抢救与保护工作的环节与组合，将有限的资金进行最优的配置，从而达到最佳社会效益。

提高资金的使用效率，―方面是资源的节约，另一方面也是减少国家重点档案不必要的损害的需要。

在同一个档案馆中，可能涉及档案修裱、档案数字化、档案编目、更换装具等诸多环节，而且这些环节的职能还分散在各个职能科室。如果没有认真的论证和策划，各自为政，造成每个环节都对档案原件进行一番处理，几个回合下来，本来就脆弱不堪的档案很有可能遭受新的破坏。这不是个别档案馆的现象。因此有必要对国家重点档案抢救的环节进行重组，在一段时间内集中进行。档案的重新编目、换装具、修裱、数字化等等都是可以通过类似流水线作业一条路完成的，而且通过集体办公可以起到互相审核质量、相互监督避免档案损坏的作用。

同时还要高度重视国家重点档案抢救与保护的关系问题。国家重点档案抢救和保护必须并重，把抢救和保护工作结合起来。如果不重视保护工作，已经抢救的档案，重新放进不符合档案馆建筑规范、温湿度控制条件不够的库房，档案的霉变、虫蛀、纸张脆化等情况还会发生。目前政策的导向是鼓励副省级以上档案馆建立特藏库，用于珍贵档案的存放或展示。

现在问题的关键在于一些尚未建设合格库房或处于拆迁临时过渡状态的档案馆，主要是基层档案馆。在非常时期更需要将馆藏国家重点档案用特藏库的形式加以保护。如江苏省启东市档案馆，原有库房拆迁，新库房还在筹建之中，他们在临时租借处辟出两间房屋，根据安全保管的要求，有针对性地进行适当改造、添置必要设备，使馆藏民国档案得以妥善保管。

就一个区域而言，应该在上级档案行政部门的指导下，建立区域性的档案抢救中心。由于档案修裱是一项技术要求较高的工作，各地普遍缺乏人才；同时各个档案馆需要抢救的数量不一，一些档案馆的档案数量较少，没有添置修裱、数字化设备的必要。区域性档案抢救中心可以解决部分档案馆人才和设备不足的问题，也，能提高档案抢救的质量，值得提倡。广东省在粤北的肇庆市、粤东的阳江市和粤东的梅州市建立了3个区域性档案修裱抢救中心，运作良好。

四、关于资金的产出问题

国家重点档案抢救与保护经费作为一项代表社会共同利益和长远利益的社会公益事业支出，除了必须把它用好，进而延长国家重点档案的寿命，保护珍贵历史记忆外，还需要考虑到通过抢救和保护，为社会公众提供更好质量的档案公共产品，即充分满足社会公众的档案知情权。

为保护国家重点档案，档案馆逐步用复制件替代原件提供利用，这是从长远和根本的角度确保公众知情权的举措。但是，在具体的操作上，应该尽量避免使用上的不便和档案信息的缺失。

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二、我国档案管理工作存在的问题

（一）档案管理工作存在的问题

我们国家实行的档案管理制度存在着一些不合理的地方。在我们国家有很多的部门，大家各司其职，都在自己的岗位上努力工作，但因为部门的多样化，使得我国的社会保障制度，形成了分散型的制度。养老的归一个部门管，发福利的归另一个部门管，发保险还有自己相应的政府部门去负责，这样如此多的管理机构，对于公民来说只有一个人，当公民使用自己的档案去办理相关事务的时候，各种问题和矛盾就会浮出水面。例如：因为我国的管理机构分化的过于细致，导致我们在了解一个公民档案管理情况时就需要跑多个地方，许多部门，这样不仅会给政府部门增加工作量，也会给许多公民，带来许多麻烦，并需要付出许多时间。另一方面，由于档案管理工作过于分散，也会给国家对人才管理造成一定的影响，例如，一些下岗职工就会在就业问题中引发问题，这是由于工人或职工下岗以后，国家为了保障他们最基本的生活标准，就会按照国家规定，对每一个下岗职工，每人发放一笔保障金，使他们在生活上得到基本的保证，以免出现问题。但是，也会有一些职工下岗后，他们凭借自己多年的经验，经过努力奋斗，他们又可以重新回到工作岗位上。这时候问题就出现了，下岗的职工又有了工作，也就是说他们又有能力可以保障自己的生活，那么国家通过认证调查以后，就应该停止继续对这些职工发放生活保证金。可是，就是因为这种分散性的档案管理工作，没有办法及时的反映他们的这种情况，因此也没有解决这方面的问题，这就使再就业的职工们，依然可以拿着国家的保证金，邮政的另一份工作的薪酬，这样，就会使国家财力受到损失，造成资源的浪费;另一方面，真正需要的人又会因此被耽搁，这样就会影响他人利益，也会使民众的利益，不能得到保障，这就会影响社会的和谐稳定。

（二）档案管理制度的不完善

因为我们国家实行社会保障制度的时间较短，因此，当前的社会保障体系还不完善，由于制度的不完善，就会导致一些行政主管部门对社保档案的忽略，就会使一部分档案管理工作人员得不到重视，使档案管理者没有信心，没有足够的意识到档案管理工作的重要性。再就是由于档案管理工作量大，尽管管理人员的工作环节得到改变，但是，虽然在计算机的调节下得到变化，但档案管理工作仍然显得很繁琐。因此档案管理人员依然会感觉到枯燥，乏味，而且工作任务也很烦累。又因为在档案管理工作上，国家没有给出一定的评判标准和绩效，档案管理机构又过于细化，因此，尽管档案管理工作者会对工作要求严格，但由于行政部门的不重视，使档案管理工作无法更好地为社会稳定作出较大的贡献。

（三）利用现代的计算机技术

现在，我们已经进入网络时代，计算机的使用，使得档案管理工作可以更好地保存和存储。但是，即使计算机，互联网已经达到普及的阶段，但档案管理依然存在着很多问题。形成的原因很简单，依然是政府机构的分散性。因为各个政府机构都有自己的组织和行为准则，行为规范，彼此间很少有能资源共享的系统。分散的部门间互又缺乏信任，这就使彼此间的系统筑起堡垒，难以使得资源智能交换或共享利用。

（四）对档案管理统一管理

由于没有对档案管理进行统一的管理，对档案管理也没有给出固定的要求。国家在档案管理的这一方面出现了严重的缺乏管理。我们国家曾在1992年制定过《企业职工档案管理规定》。随着时代的发展和社会的变迁，国家的制度中的条款已经不再适合现代档案管理工作了，因此，在地方的一些机构中，他们自己制定了一些档案管理的标准，这就使档案的管理工作更加混乱，增加了档案管理工作的难度。

三、加强档案管理的对策和建议

（一）制定统一国家档案管理标准

应该制定统一国家档案管理标准，要由国家出面制定统一的标准，把一些没有必要存在的机构及时撤销，节约资源，让资源可以高效的利用。同时，也应该引进国家的法律法规，使档案管理的各个层级可以有序工作，减少出现混乱情况，让档案管理工作可以标准化，规范化。同时，也应该自觉的接受政府、民众和舆论的监督，使档案管理的工作更加科学化，透明化。促进社会的和谐稳定。

（二）积极宣传档案知识