档案管理基本理论范文
发布时间：2023-11-13 11:33:07
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中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）17-0006-02
高校档案是高等学校发展的历史性记录，高校档案管理既是高校管理工作的重要组成部分，也是社会档案管理的不可或缺的要素。为此，教育部和国家档案总局共同制定了《高等学校档案管理办法》，使得这项政治性和机密性很强的工作有了操作的规范和行动的指南。高校档案管理人员要深刻领会《高等学校档案管理办法》的出发点，适应知识经济时代的客观要求，实行人本化管理，将管理理念和管理方式从以“物”为中心的静态管理向以“人”为中心的动态管理转变，确立人在管理过程中的主导地位与服务核心。
一、高校档案人本化管理的内涵与特征
人本化管理是20世纪80年代以来风靡全球的一种新型管理模式。高校档案的人本化管理主要体现在树立和强化以人为本的档案管理理念，强调一切以“人”为中心，维护“人”的利益，满足“人”的需求。其客观属性主要包括两个方面：第一是在档案馆（室）内部以管理人员为本，一切依靠管理人员，树立管理人员的“主人”意识。第二是在外部以档案查询应用的服务对象（师生或社会相关部门及个体）为本，树立“以服务对象为本”的服务理念。其内涵是在档案馆（室）内部管理建立一整套完善的动力、压力、约束等管理机制，根据人的需求规律，尊重人的情感，激发人的热情，追求人的发展，实现人的价值，在档案的收集编目、调阅查询、系统管理等技术性、学术性、专业性较强的工作中广泛征求一线档案管理人员的意见和建议，充分发挥一线档案管理人员在档案管理工作中的积极性和创造性。将档案馆（室）队伍建成一个气氛和谐、装备现代、管理科学、良性循环和持续高效的团队集体，最大限度地发挥档案馆（室）信息资料、设备、资金的作用，更好地为教师的教学、科研、大学生成长成才及社会相关部门服务。在对档案使用对象的服务过程中，坚持以人为本，以服务对象为中心，尊重、方便档案使用者，满足档案使用者的需求，体现人文关怀，实现组织效益最大化。从特征上看，高校档案人本化管理突破了传统的档案管理机制，注入了更多的情感因素，满足了人的爱、尊重与自我实现等需要，为档案管理人员创造了各种有形和无形的条件和环境，为他们的自我实现和自我超越创造了空间。同时拉近了档案使用者与档案馆（室）的距离，密切了二者的关系，以人性化的服务与管理实现了“内部”与“外部”的同步激活。
二、在高校档案管理中实施人本化管理的具体措施
1.营造良好的档案工作环境，引导档案管理人员主动发挥自己的潜能。传统的高校档案管理集中表现为物本管理，把主要的视点放在了档案本身，忽视了人的因素。现代管理理念秉承人本主义思想，把人作为一种充满活力的战略投资资源，管理的核心自然落实到了人的身上。新时期高校档案管理应该将“以人为中心”贯穿于管理活动的始终，明确一线档案管理人员是档案管理的主体，设法营造良好的档案工作环境，在精神和物质两个方面构建留住人、影响人、激励人的大气候，创设和谐、民主的人际关系，根据个性特点、特长和潜质进行人力资源的最佳配置，及时处理好档案管理中出现的问题，积极提倡档案管理人员对档案馆（室）的各项工作提出合理化建议，使档案管理人员真正感觉到学校档案管理事业的发展与自身的利益和发展密切相关，进而引导档案管理人员主动发挥自己的潜能，以主人翁的姿态参与档案的有效管理。
2.建立公平、公正的人事管理机制，形成档案管理人员的内在追求导向。要开创高校档案事业的新局面，离不开档案管理人员才能的发挥，而公正、公平的人事管理机制是档案管理人员努力工作的有效动力。首先要建立一套科学、合理、便于操作的管理制度，将档案管理纳入制度化、规范化的轨道。其次要做好人才与岗位的科学配置，实行岗位管理，根据谁主管，谁负责；谁经办，谁负责的原则，形成目标明确、责任权利对应的岗位责任制，认可并落实档案管理人员的各项权利。第三要引进竞争机制，创新用人制度、分配制度、奖励制度，改变档案部门长期存在的“大锅饭”现象。客观、公正地评价考核每个人的工作，并与晋升职务、职称严格挂钩。第四要强化监督机制，坚持“依法治档”，及时消除不良影响。第五要为档案管理人员创造尽可能多的学习、培训和进修机会，拓宽他们的发展空间，力争用机制引导管理人员正确的内在追求。
3.充分利用现代信息技术，提升高校档案管理人性化水平。随着社会信息化程度的提高，档案载体呈现出多样化的趋势，电子文件已成为档案载体的重要成员，这就要求高校档案管理必须与时俱进。为有利于档案的管理、保存，方便档案使用者的查询、阅览等需求，我们应该充分利用现代信息技术，积极开发、运用适合于高校档案信息综合管理的软件，建设高校档案电子信息管理系统，建立起资源数据库。利用软件对高校档案的收集整理、鉴定保管、统计检索、编研利用等业务环节实施计算机有效管理，实现档案工作自动化，档案管理工作信息化，计算机检索系统实用化。
4.把档案服务对象作为管理的着眼点，实现和优化档案管理的服务功能。高校档案管理工作应以档案使用者为本，离开了档案服务对象，档案管理就成了无源之水、无本之木。因此，档案管理人员首先要转变服务理念，树立“用户之上、服务第一”的管理意识，随时倾听档案服务对象的反馈意见，征求并尊重档案服务对象的潜在需求，及时整改服务中的不足。其次要提高服务素质，熟悉馆藏，提升业务水平和服务品质。在实行微笑服务的同时，开展“为人找档案”、“为档案找人”、“使档案物尽其用”等人性化服务。
高校档案管理的人本化实现了从以“物”为中心的静态管理向以“人”为中心的动态管理的转变，为开创高校档案管理工作新局面提供了有力的保障。应该说：人本化管理确立了人在管理过程中的主导地位，有效激发了高校档案管理的活力，对于实现高校档案馆（室）的总体管理目标，更好地为档案使用者和社会服务具有不可或缺的推动作用。
参考文献：
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一、会计循环与档案管理流程
通常情况下，企业以一年作为一个会计周期，以日常交易为基础，以记帐凭证为依据，对财物的进出进行分类登记，全面连续系统地记录各项交易。因此，会计信息处理是一个周而复始、循环往复的过程，这个过程叫做会计循环。它通常包括以下几个环节：
(一)开设帐户：根据企业历史交易情况开设总分类帐户，设置会计科目。
(二)会计分录：根据会计凭证在分录簿中序时记录交易项目，并编制科目汇总表。
(三)过帐：将分录簿记录的内容过到相应的总分类帐户中。
(四)试算平衡：即编制试算平衡表，检验分类帐户中各项借方余额与贷方余额是否相等。
(五)编制财务报表：通过编制财务报表说明本会计年度内会计主体的财务状况、经营成果和现金流动。
会计循环的具体图示
与会计循环类似，高校教学挡案的收集整理、归档、统计、分析等工作环节也是一个连续的动态管理过程，前后继起，环环相扣。与此同时，对教学档案的交接流转也必须如会计帐簿作帐一样，清楚记录档案的来龙去脉，以避免遗失现象的发生。但和会计循环不同的是，它通常以一个学期为管理周期。因此，我们有必要根据教学常规工作先编制目录索引，建立目录与数字代码之间的对应关系，同时记录每个目录项下资料的存放，交接和流转情况。然后开设总分类目录，根据总分类目录，设置文件盒。依据内容需要，建立统一的格式。格式一般包括总目录代码、分类目录代码、材料项目名称和盒编号四部分组成，按顺序依次排列。最后根据要求将收集的教学文件分类归档，以实行标准化的集成管理模式。其具体操作图示
二、会计科目与档案目录
会计科目是对会计对象的具体内容进行分类核算的标志或项目。会计对象包含资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等要素。为了对会计对象的具体内容进行会计核算和监督，就需要根据其各自不同的特点，分门别类地确定项目。由于会计要素反映的经济内容有很大不同，在经营管理中当然也会有不同的要求，在会计核算中不仅要按照各会计要素的不同特点，还应该根据经济管理的要求进行分类别、分项目的核算。
(一)目录设置必须结合教学主体的特点。即根据教学主体的需要，本着全面反映教学活动的全过程及结果的目的来确定应该设置哪些档案目录。
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一、权变管理理论简介
权变管理理论的形成始于上世纪七十年代，由美国一些管理学家共同提出。权变管理理论的核心是由内部子系统相互之间尝试互动联系的关系组成，它必须涉及这些关系组成与所能影响管理效果的环境因素。权变管理理论强调在管理中要依据内部组织和外部环境之间不断变化和适应的情况和实施管理工作所处的不同现实条件因地制宜采取最为合理有效的管理方法。美国尼布拉加斯大学教授卢桑斯则认为权变管理理论的主要特征在于不管是何种工作条件都需要将管理理论与工作实践活动相互结合。实际上，权变管理理论也是一套十分有效的管理理念，权变管理理论在针对档案管理理论主要体现两方面内容，即对档案管理工作的认识和分析两个过程。而我国在档案管理工作中的文件档案管理分为“八个要素”和“两个方面”，这是一个直接的信息交流与外面的和开放的系统关系。“八个要素”本质上是一个内容文件的管理，“两个方面”即指企业在对“单位管理”和“信息内容”两方面的开发和应用，实际也是一种具有实体管理效果的手段。同时，也可以解释为“二元化”的现象，即基本的文件管理方法，与实体管理和内容信息的开发利用进行了不同理论性质的两种基本方式：前者由历史上的第一次，后者则是以各种各样的方法在同一时间应用用逻辑的方法。
另外，针对档案管理基本理论，其管理内容则主要是为了讨论档案管理性质和基本操作方法，基本操作方法是一种具有历史主义色彩的过程，自始至终都作为档案管理工作的灵魂所在。也就是说，档案的形成是对社会组织和企业生产活动的原始记录，它以保存文件的形式形成记录并保存历史本色。因此，本文所讲的档案管理所要求的记录文本应该具有格式多样性和需求多样化，一切都应该以逻辑主义方法为主，同时辅以历史主义。
二、权变管理理论在档案管理中的应用及意义
（一）实践应用
1.权变管理理论的合理应用。
不同历史时期的档案资料应分类保存于不同的档案科室，而我们在需要提取需要的档案资料时就必然会将以往的存档资料进行重组和检索，如果其中的某些文件资料丢失或者是损坏，再无法保证档案资料的完整性。实际上，就目前我国档案管理工作的体制显然已经不能够适应现代化建设工作的需求程度，长期不做改善将于这些档案资料信息的开发和利用极为不利。只有对档案管理系统所管理的各种文件档案进行专项的应急处理，才能确保档案资料的完整性。根据应急管理系统的概念，档案室作为职能部门可以从企业的综合档案管理部门中独立出来，配置专业管理人员进行更为系统的管理工作，以便提高企业对档案管理工作的水平。
2.权变管理理论在外部环境中的动态应用。
档案管理呈现电子化、信息网络化将成为未来工作的主要方式。国家档案馆早年就了一系列有关档案管理信息的实施方案，特别指出了在对档案管理工作一定要适应国家对于大中企业所提出的档案信息化管理要求。首先，应该将信息网络化建设逐层深入到国家建设信息网络的大布局内，以档案管理网络化作为基础，以档案信息化作为建设核心，以此拓展信息化档案的科学利用和合理开发成为了首要目标，最终从档案管理信息网络化、电子化两个方面提升管理水平，为促进档案管理工作健康持续发展提供保障。我们应该知道，实现以上目标必然需要有关档案管理人员广泛应用权变管理理论来拓宽工作思路，并即时相应外部因素，然后融合权变理论到具体的档案管理工作当中，以满足对档案管理在企业生产运行当中的实际需求。
（二）实践意义
1.为档案管理工作提供了更为灵活多变的应用及操作平台。
文档资料管理是现代档案管理工作的一项重要组成，它可以记载每一项人为活动或重大事件的演变过程和处理结果，并且人为地可从不同角度主观或客观地反映出不同时期的历史过程及经验总结。同时，不同环境下，每一项管理工作中合理使用文件的宝贵财富。信息资源的有效、系统的管理，可以大大提高领导科学决策水平和现代化管理水平的建设。一般来说，一个档案室的档案文件应用主要管理人员记录、会计记录和其他资料。根据档案管理的基本理论，档案管理是一种直接的信息交流与外部系统的关系，不断和该系统的外部环境形成交流联系。
2.解决档案管理中出现的问题需采用权变管理思想。
如何改善管理技术水平和管理环境是关键点，文件档案的管理工作往往容易被忽略，近些年来由于企业在长期发展过程中逐渐认识到了档案管理工作的重要性，依此档案管理工作也成为了整个企业管理的重要组成部分，但是仍然存在不小的差距，尤其是在管理的方法和执行措施两个方面。本文就这两方面内容在此不作累述。
在对文件档案进行分类管理和开发利用过程中，文件分散性较大，档案管理缺乏系统性。各级别单位的管理制度和管理人员自身的实际能力都有所不同，可谓良莠不齐导致档案管理工作体系的不完善。如申请材料分散于各个部门或个人手中，无法实现统一归纳，借阅制度不健全导致档案管理制度缺乏必要的考核和监督秩序，一定程度上也阻碍了企业档案管理工作的执行力度。再有档案管理所囊括的资料载体鱼龙混杂，相关的业务部门限于职权范围无法统一管理也是一方面问题。
3.优秀文化的培育需要实现档案管理。文化既是一种精神，也是经营企业的一个重要目标表现。文化是由企业几代人在不同实践中逐步总结形成的。一代又一代人的精神文化在档案管理中应该有真实的历史记录，对于企业精神文化的传承和积淀起着极为重要的作用。在继承这种精神文化的过程中，只有通过对真实和完整的档案记录，才能够代代相传和积累沉淀，从而形成一个丰富多彩的文化体系。在积累的过程中，需要档案管理人员对档案进行系统的整理和归纳，不断扩大档案的种类和外延，为培育企业优秀文化提供丰富的素材。
三、结束语
权变管理理论在档案管理中的应用具有诸多贡献。首先，可认真总结和继承的遗产管理理论，对他们的思想统一管理理论的新途径；其次提出的“万能”的挑战，强调动态管理，即不同的具体情况，采取不同的管理方法；第三，企业管理的出发点并不是一件简单的事情，但社会系统作为一个整体；第四，加强管理理论指导管理实践的有效性，管理理论与管理实践之间的桥梁。而我们也应该正视权变理论自身存在的局限性。第一，只有两维模型来描述多而复杂的管理实践，解决管理问题，尤其是被忽视的决定性因素，而不是人的动态变量的权变理论的基础，从而制约和管理理论的创新发展；第二，在反对和一般情况，具体的和一般的反对。强调特殊性，否认普遍性；只强调个性，否定共同。它是滑入实证立场必然；第三排除分析与科学方法论的概念，缺乏统一的概念，缺乏有机联系，以便和管理科学的实践和缺乏相应的标准理论。在实际应用权变理论中，应该对这两方面的内容多加注意。
参考文献：
[1]周三多；管理学[M]；北京：高等教育出版社；2000.
[2]王健群；试探“权变管理理论”在师专图书馆管理中的应用[J]；情报杂志；1998，（11）.
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一、前言
图书档案管理需要花费大量的人力物力，所以为了成本问题，会将档案管理全部转向专门提供档案管理的公司还负责完成。
二、图书档案管理人员素质存在的问题
1.管理理念落后
现在很多的图书档案管理人员的管理理念落后，在我国目前的教育、阅读等方面的不断发展来看管理政策和管理者的管理理念思想都并不是非常的与时俱进，而且管理者的管理制度也不是很完善但却在图书档案管理的管理模式涉及较多方向，同时在一些地区的政府对地区的图书档案管理也没有统一的管理标准来指导工作，所造成图书管理人员在图书档案管理方面没有很好的依托和指导，导致一些图书档案管理人员的工作效率不高且质量不好。
2.内部问题
对于图书档案管理来说，它的内部的控制档案管理还是存在缺陷和不足，面对现在的国情发展，图书档案和资料是很多变的，所以我们就需要内部进行灵活的控制档案管理。但是根据我们的调查显示：大多数的图书档案管理人员对这一方面的知识和灵活应用性十分的缺乏，如果对自己的管理水平和知识都控制不好的话就很难做好档案管理更不要说发展起来，这样会造成一些图书资源的短缺等情况。我们现在应该做的就是根据实际情况来适当的改变图书档案的管理，使得他们能够有效的控制图书资源。
三、如何提高管理人员的素质
1.根据市场需求来管理人员的知识和素质
根据我们的调查发现中国的市场图书供应从短缺状态变成了过剩状态，市场对图书的需求和要求越来越多样化，这样同时也造成了图书档案管理的困难度加大，要想有好的管理制度首先就要对图书档案管理人员进行好的管理理念培训，才能提高图书档案管理人员的素质。并且通过图书管理策略来取得的好的成绩并得到持久的效果，所以有一个好的图书档案管理策略是要与时俱进的是要跟着市场需求走的，从这些市场对图书需求的趋势和实践中使得更多的认识，更加明白到了提高图书档案管理人员素质的重要性。
2.提高管理者的管理理念是提高素质的重要部分
完善相关图书档案管理制度和改变图书档案管理人员的管理理念，好的管理制度是保证图书档案的发展的关键，是图书管理的发展和管理遵循的行为准则。所以要不断的提高管理人员的管理理念要与时俱进，同时可以通过加强内部档案监督控制，在如今市场图书的不断发展中，各色图书的不断扩大中，图书的市场竞争也在悄然发生着变化，这样的变化使得图书档案管理受到了很大的刺激或冲击。图书管理要求全面实施教育政策，促进素质教育，时代的要求，为了实现这一目标，图书档案管理人员必须树立高德。应立足于法律，奉献，热爱工作，严谨的学术，团结协作，诚实的工作，良好的道德品质。图书档案管理人员要不断提高自身的意识和能力，提高自己的职业道德，与时俱进，言行，提高自身的职业道德，促进图书档案管理质量的提高。
3.对图书档案管理人员进行有效的素质和能力培养
对图书档案管理人员进行系统文件培训，学习图书档案管理基础知识和图书信息管理，基础知识是管理者必须具备的质量和文化素质，掌握现代信息技术的基本技能，图书信息管理和信息服务的实用人才。数字时代档案学的基本理论和方法是对档案学的补充。此外，档案管理与电子政务建设密切相关。通过利用信息管理来完成资源优势，要求通过图书档案管理、图书信息管理和现代信息技术系统的教育和培训，掌握基本理论、基本知识和方法，掌握一定的现代信息技术技能，并可用于实践档案管理、信息化管理、网站建设和数字档案馆建设；掌握一定的现代信息技术技能，并能熟练应用于档案管理、政府信息管理、政务网络工作站开发和数字档案建设。
4.提高政治素质
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一、档案管理传统理论面临的机遇
在知识经济快速发展的今天，人们对档案资料的需求呈现出全方位、多元化、高效率的趋势，档案馆目前的单一馆藏结构、有限馆藏内容很难满足人们的这种需求。挑战与机遇并存，困难与发展同在；现代信息社会对档案管理传统理论的严峻挑战，同时也意味着档案管理传统理论面临着绝佳的更新和发展机遇。
1、社会环境的巨大变化。当前我国社会安定团结、经济稳步快速发展、民主政治建设稳步推进，全社会正在坚持以人为本，全面、协调、可持续发展的科学发展观，推动物质文明、政治文明和精神文明的和谐发展，努力构建社会主义和谐社会。这就为档案管理理论的更新与发展提供了较好的社会大环境。
2、国际交流与合作不断开展。档案管理传统理论所面临的严峻挑战具有全局性、广泛性和全球性的特点，这必然会增强世界范围内的广大档案界人士发展更新档案管理理论的紧迫感，促进他们不断进行创新性思考与探索，不断加强区域之间、国家之间、学科之间、行业之间的交流与合作，从而有效推动档案管理传统理论的革新。
3、档案科学研究工作日益深入。现代档案学教育层次多种多样，同时为了适应时代和实践需要，现代档案学教育往往注重培养和造就掌握现代信本文由收集整理息技术、具有广博管理知识的档案专业人才，这些人才较少受到传统观念与思想等条条框框的束缚，思想活跃，必然能促进档案学理论的发展与进步。
4、现代信息机数飞速发展。运用现代信息技术的档案管理实践必然会逐步积累起许多成功的经验或者失败的教训，通过对经验和教训的概况总结、抽象升华，必然会形成适应新的信息技术、新的网络环境的行之有效的现代档案管理的新理论。
二、档案管理理论对档案数据库建设的影响
1、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用。
从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。
在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想，比如按照保管期限、密级等进行划分。
历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。
2、全宗原则及其理论发展。
对档案数据库建设发挥指导作用档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。
首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的
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是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。
其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性——原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。
3、电子文件管理理论。
为档案数据库的未来发展提供营养电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。
电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用，需要电子文件管理理论提供支持。
与传统档案进行事后管理不同，现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析，将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要，实时收集需要进行前期控制的数据元素，为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。
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1.1 文件生命周期理论的基本内容
二十世纪，美国档案学者菲利普?布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”理?。文件生命周期理论是研究文件从最初的形成到最终的销毁或者永久保存的整个运动过程、研究文件的属性和管理者主体行为之间关系的一种理论。文件生命周期理论是对“文件――档案”运动过程以及运动规律和客观描述，是实现文件管理的高效化，指导档案工作全过程的基本理论。文件生命周期理论的基本内容主要可以概括为以下三点：一是文件从形成到销毁或永久保存，是一个完整的系统运动过程；二是根据文件价值形态的变化，文件的运动过程可以具体划分为不同阶段；三是文件运动的每个阶段都以其特殊的价值形态，与文件的服务对象、保管场地和文件管理形式之间存在内在的密切联系。
1.2 文件生命周期理论的重要意义
文件生命周期理论是在文件数量急剧增长的专业背景下产生的，文件生命周期理论的形成标志着现代档案学的发展成熟。当达国家的档案学者十分重视文件生命周期理论的研究，并将其作为现代档案学的基本理论之一，档案人员在进行现行文件管理的具体工作当中以文件生命周期理论作为重要依据，其重要意义主要体现在以下三个方面：一是准确、完整的解释了文件运动的整体性和内在的关联性；二是体现了文件运动的阶段性变化；三是揭示了文件运动过程不同阶段之间的相互作用和相互影响。
1.3 文件生命周期理论在电子文件时代的指导价值
文件生命周期理论可作为电子文件管理全过程的理论基础，通过对电子文件进行前段控制。文件生命周期理论在电子文件时代的指导价值在于：可以保证电子文件的真是可靠，可以实现电子文件的归档完整，可以满足电子文件安全利用的需要。
2 电子文件对档案工作的影响
2.1 对档案归档工作的影响
电子文件是由拟稿者直接在磁盘上进行编写和修改的，保存之后便可实现共享，消除了传统纸质文件与档案之间的明显界限。由于电子文件的全过程是在计算机上完成的，因此归档工作也必须以磁盘或者光盘的形式进行操作，归档的范围不仅仅局限于文件本身，还包括该文件的读取软件乃至于整个的操作系统。
2.2 对档案分类的影响
电子文件中的文件信息和文件载体是可以分离的，因此对档案的分类也不同于传统纸质文件的实体分类，实体分类中的单线排列方式显然不适用于电子文件的概念式分类整理需要。在文件生命周期理论的指导下，新时期电子文件在形式、特征和内容上都发生了巨大的变化，电子文件通过计算机系统进行快速、高效的分类排序，并可以通过互联网实现数据资源共享。
2.3 对档案价值鉴定的影响
根据文件生命周期理论，电子文件的档案价值在于文件的自身价值和文件的可读性，原有的价值鉴定方法和鉴定内容、鉴定标准均发生了变化，分析范围也扩大到了电子文件的读取软件和操作系统。由于用户需求的不断增加，电子文件中的信息和数据也必须不断进行修改、完善和补充，因此确定电子文件的固定保管期限是十分困难的，且我国在电子文件价值方面尚无相关法律法规，因此电子文件档案价值的鉴定也无定论。
2.4 对档案学理论研究内容的影响
档案学的研究对象决定了档案学理论的研究内容，以往的档案学理论研究对象为传统的纸质档案。随着信息化时代的到来，电子文件逐渐取代纸质文件，档案学理论的研究对象发生了变化，以往的档案学理论和研究模式也将随之发生变化，原有的档案管理思想和档案管理原则也应与时俱进，以文件生命周期理论作为依据，不断进行调整、补充和完善。
3 文件生命周期理论指导下档案工作应采取的对策
3.1 做好电子文件归档的技术处理工作
电子文件的迅速发展为归档的技术处理工作带来了机遇与挑战，其特殊性要求档案工作者必须熟悉电子文件的工作领域，以文件生命周期理论作为指导，正确操作电子文件的接收、处理、存储等工作环节。档案工作者要通过技术处理，将归档后的电子文件修改成为“只读”文件，以此作为电子文件档案的识别和保护手段，维持电子文件的原始结构，确保电子文件档案的真实可靠。
3.2 解决好电子文件的保存问题
由于电子文件以磁带、磁盘和光盘等作为载体，不同于传统纸质文件的容易磨损，因此从理论上讲是可以长期保存的。但是电子文件的储存介质如果保存不当也可能受到外界磁场的影响，或直接受到灰尘、水份的侵害。因此，对于需要长期保存的电子文件必须将其载体密封在塑料保护层当中，并进行定期复制，以防发生信息损毁。
3.3 实行档案管理立体化发展战略
传统的纸质档案在管理过程中呈现直线状态，即将档案的全部信息展示在一个平面上。随着电子文件数量的不断增长，在原有的档案管理平面结构基础上，又新增了档案信息载体的内容，形成了三维式管理结构，这种立体化的发展战略更适合新时期文件生命周期理论下对于电子文件档案的管理要求。
3.4 提高档案工作人员能力素质
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当今城市建设中,排水设施建设是城市建设的必不可缺一部份。而档案是工程项目的重要组成部分,更是工程建设的凭证性和基础性文件材料,是一个主体单位永久保存的法律性原始凭证。只有规范档案管理,明确归档范围,保证档案的齐全、完整,才能为主体工程管理打下良好的基础。在当前城市化进程迅猛发展的今天,城市建设的不断向城市周边扩展，促动着城市排水设施投资规模不断扩大、排水设施建设项目持续猛增,另一方面排水设施建设项目涵盖的工程类型也越来越多，相应者，排水建设设施设备不断更新、增添，那么设施设备如何规范、高效建立档案，并高效管理发挥作用，已成为我们值得思考的话题。
当今，国内信息化、电子化技术已在各行各业普及起来，国内现行的城市排水设施档案管理信息化、电子化等方面问题日益突出，已成为档案管理工作发展中迫切需要解决的问题。城市排水设施档案科学建设要依靠现代化的科学手段支持档案管理工作，档案信息的科技含量将大大增加，档案检索方式将更加便捷而有效。档案信息资源将被大力开发，以满足城市规划建设的需求，为城市建设提供服务的领域更为广阔、效率更高。
在现行的排水设施建设过程中,除了传统的纸质文件外,还会产生大量的照片、电子文件等,这些特殊的文件材料反映了城市建设的过程,城市建设档案来源分散、内容繁杂、数量庞大,给做好收集工作带来很大的困难。如何解决这些繁重的收集、归档文件成为实现城市排水设施档案管理的首要问题，已成为目前我国档案管理工作所面临的共同课题，也是二十一世纪档案管理工作发展的方向。深入强化城市排水设施档案科学化建设，将城市排水设施档案管理纳入现代化管理轨道，加快实现档案由传统的手工管理模式向现代化、信息化管理模式的转变。结合城市排水设施管理特点，利用计算机存储相关图纸和文字资料，通过网络实现档案信息共享，能及时、准确、完整地提供城市排水设施档案管理信息，将为城市规划建设辅助决策提供便捷、高效依据。可见，如何实现城市排水设施档案信息化、科学化管理是城市建设中有关水资源环境管理科学较快发展中亟待解决的问题。
首先，需要明确城市建设排水设施档案管理的主体，确保掌握到一手档案资料真实、专业、完整。收集整理材料的阶段性,要求排水设施施工部门先出图再施工,用高效、简约的方式向维修排水设施部门提供准确、完整的档案资料。这就需要前期充分掌握排水设施档案形成的自然规律, 必须认真核实、登记,造册立卷,保证做到案卷质量的完整、准确，并认真地分析和研究文件材料,抓好第一手文件资料的收集工作。
其次，逐步实现档案建设的规范化、系统化、信息化。现行的排水设施建设过程中,除了传统的纸质文件外,还会产生许多照片、电子文件等,这些特殊的文件材料也反映了城市规划的过程,是工程项目档案不可缺少的组成部分,在收集时按照国家相关规范进行系统化整理和编目,科学分类,合理组卷,不能疏忽遗漏，把握归档文件的系统性，逐步形成电子档案信息化管理。
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一、档案工作现代化的必要性
随着全球经济一体化的到来，我国的市场经济也逐渐的融入到其中，因此如今的市场竞争压力越来越大。而档案管理无论是政府还是企业都是十分需要的，所以加强档案管理不但有利于企业的运作，还能促进社会主义市场经济的发展。目前，由于社会主义现代化思想的提出，对于档案工作的改革是势在必行的，这不但是社会经济的需要，也是人类社会进步的需要。因此，实现档案工作的现代化是建设社会主义现代化经济中，必须要经历的过程。只有做好了这一点，我国的市场经济才可以得到很好的发展。
在传统的档案管理中，对于档案不能快速、准确、完整的保存和管理，一直是档案管理中存在的最大的问题。所以我们只有通过不断的改革，采用现代好电子信息的管理手段，才能很好的解决我们以前无法解决的问题，而且实现档案现代化管理符合当前我国国情，有利于我国社会经济的发展。
二、档案管理工作现代化的主要内容
现代化的档案管理工作是一项创新性、知识性很高的工作，而且它在不同的时期，有着不同内容，而这些内容是根据当时的社会环境而论，而且需要人们在长期的理论和实践中去探求，把档案里面的资源信息化，再通过不同的方法表现出来。目前，由于电子化信息时代已经到来，在档案信息的管理上和以前的档案管理又存在着许多不同的地方，其主要的不同点就是核心内容。
1. 档案工作技术现代化
档案的管理技术是指，把档案中的资源信息化，通过记录、储存、整理、加工等方法进行管理。而且随着电子信息时代的到来，计算机网络技术已经广泛的应用在我们的生活中，因此随着时代的变化，档案工作技术也发生了一定的变化，人们开始把档案中的信息应用当前先进的计算机软件中，实现档案工作的现代化，让人们可以享受到资源共享的真正意义，而且在真正意义上实现了档案的自动化管理模式。
2. 档案工作组织与管理现代化
档案事业的建设和档案工作的组织与管理，经系统论、信息论、控制论等现代化的科学理论为指导，运用管理科学的原理，遵循档案工作的客观规律，研究和处理工作的各种问题，可以做到管理方法科学化、管理机构高效化，管理工作现代化，档案工作标准化，使档案管理与组织工作更趋于完善。档案管理手段包括理论手段和技术手段，即档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段、技术成果，管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之一。首先是档案现代管理方法和理论的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，形成行之有效的档案科学管理理论，这些理论与档案工作实际相结合，不断地指导档案管理实践，在实践中加以总结和发展，最终形成档案管理现代化的理论体系。其次是先进的技术手段应用。要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中，实现档案管理的专业化、自动化。
3. 档案干部知识化
由于设备的现代化和管理的科学化，需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的档案专业干部队伍。他们不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神，还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能，能够进行技术操作和管理，在档案专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识，这样才能适应档案工作现代化的需要。
4. 档案资源信息化
在信息时代，信息化已成为各行各业现代化的与主导，以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息和系统加工和计算机网络和传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开开利用，实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的核心内容，其主要包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案作息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。档案管理现代化的出路在于信息化，可以预见，在未来20年，档案资源信息建设作为档案管理现代化的核心内容，将不断推动档案管理现代化的发展。
三、档案工作现代化的作用
利用计算机检索档案，将极大地提高档案的查找速度，有效提高查全率，节约利用者查阅档案的时间，提高服务质量。
利用计算机和现代通讯设备，将使档案信息的处理传递的时间大大缩短，档案馆将从保管史料的基地，发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心。缩微技术与计算机的广泛运用，将给档案的保管带来极大的方便，档案的体积大为缩小，以计算机输出缩微胶卷（片）的形式提供档案材料，能确保档案原件不受损坏，使之"延年益寿"，留传给子孙后代。
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档案数据库是以档案的本体管理为基础，兼顾数据库设计和应用发展的需要，将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。在长期实践中，数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法，在稻萑哂喽取⒐芾硇率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。事实上，档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件，是档案信息化不可或缺的基础工作之一。
在建设结构合理、格式规范、便于共享的档案数据库的过程中，仅仅依靠数据库理论是不能胜任的，数据库管理系统（DBMS）本质上就是管理所用的工具和平台，其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障，也是我们平常所说的业务支撑。
一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用
从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。” “这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”正因为如此，“说得笼统一点，档案管理理论上的所有能称得上‘重大’的分歧和争论，大都围绕着分类方法展开。”
由是，笔者将档案分类作为影响档案数据库建设的基础理论，该理论直接影响着档案数据库建设的方向。在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想，比如按照保管期限、密级等进行划分。历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。逻辑主义分类思想有助于从某一具体特征进行划分，便于对档案进行多角度的灵活定位；历史主义则强调了档案来源属性这个根本特征，有助于完整理解档案内容，这也是档案数据库区别于其他文献数据库的关键要素。事实上，在档案管理的过程中这两种分类思想都是需要的，彼此是不可取代的。
一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。
二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用
档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。
首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。
其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性――原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。
第三，依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。按照这种思路进行档案数据库建设在多数情况下能够保证数据库的建设者、管理者、拥有者、维护者是统一的，数据库建设各方的利益是一致的，有助于保证档案数据库建设的动力、资金以及作用的发挥。
1、全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库。
虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴，同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体，其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系，设置专门机构，提供专门的库房和设备，虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系，但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。在档案信息管理范畴，由于不同门类档案的管理差异，同一全宗内不同类别的档案也多采取分别管理的措施，比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求，采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。
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现代档案管理，是运用现代管理模式与先进的信息管理技术，变革原有的管理方法，以提高档案工作的效益和质量，更好地开发档案信息资源为社会服务的过程。广义上理解，现代档案管理包括了与档案管理理论与实践相关的管理理念、管理模式、管理方法、管理技术等多个方面。档案管理工作在电子政府中承担着管理、整合以电子文件为核心的相关信息资源，规划和开发重要政务信息资源，积极推进公共服务，实现资源共享的神圣使命，是政府信息资源管理的重要组成部分。
2 电子政务环境对档案管理的巨大影响
2.1 理论层面
2.1.1 促进档案部门树立开放式服务理念
电子政务是一个政府部门运用信息网络技术，向公众、企事业单位以及其他政府机构提供信息和服务的过程，其管理和服务是在一个开放的平台上进行的。电子政务的核心思想之一就是使得政务更加公开化、透明化，政府的职能要从管理型转向服务型。电子政务的开放模式，有助于档案部门树立一种开放的全新的档案利用服务意识，为档案利用服务开拓一个新的发展空间。在电子政务环境下的档案利用服务，就要求档案部门转变观念，改变“坐堂式”的、“你要我供”的被动提供利用方式，树立开放式主动利用服务理念，更大程度地向社会大众开放档案，变传统的主要服务于行政部门向服务于公众转变。开放式的档案服务理念意识，顺应电子政务建设与发展的需要，可以使档案走向社会、走进大众的生活，满意社会各方面对档案利用的需要。这就要求档案部门以开放的理念,谋划利用服务工作,借助计算机网络技术构建档案信息服务利用模式。
2.1.2 档案管理基础理论受到的冲击
档案管理基础理论在电子政务环境下受到了多方面的挑战。其一，由于电子政务是在线服务，在一定意义上它已失去了空间和时间的限制。这样形成的文件由谁归档、按什么原则归档就成了一个简单而又难以解决的问题。实质上，这是对档案管理的基本理论“来源原则”的重大挑战；其二，电子政务强烈地要求传统的政府组织机构和工作程序进行彻底的改造，以适应其先进的技术要求。这也必然使长期以来作为我国档案工作依据的“全宗理论”发生变化。
2.2 实践层面
2.2.1 档案管理工作重心的转移
电子政务环境下，档案管理的基本矛盾不仅限于档案管理水平的有限性与档案利用需求的多样性之间的矛盾，而更多地表现为档案信息供给能力与多变的档案信息需求之间的矛盾，是档案管理机构数字化档案信息的收集能力、服务能力和用户需求水平之间的矛盾。基本矛盾的改变使档案管理工作的重心向数字化档案信息的收集能力和服务能力上转移，以满足千变万化的用户需求。
2.2.2 档案管理业务流程急需重组
电子政务环境下，档案的存在方式不再是纸质的，而是数字化的。数字化档案信息具有可随机存取、检索，可快速远程传递等优势，这种区别不仅改变了档案信息载体的表现形式和信息的组织方式，还决定了档案管理工作各个业务流程中所采取的方法。如档案收集工作，电子政务环境下，一旦文件形成后被确认为有保存价值，系统就会对其进行自动归档，通过网络传递的形式使其处于档案管理部门的全面监控之下。因此，传统的收集工作“解决档案分散性与档案要求集中利用之间的矛盾”在电子政务环境下，几乎可以忽略不计了。
3 电子政务环境下的档案管理策略
3.1 管理目标———信息资源共享
电子政务信息资源主要包括两大部分：其一是电子政府为维持系统正常运转而存储的大量有价值信息，即传统的政务档案信息。这部分信息经过档案管理部门的鉴定，将作为档案馆的数字化馆藏而成为档案信息资源的重要组成部分，纳入数字档案馆的信息资源建设中，由政府部门提供设备和资金，利用档案部门的人力与智力资源优势，进行信息资源的联合开发，从而形成优势互补、资源共建共享的信息化建设机制。其二是电子政务系统在进行政务处理工作中产生的以电子文件为代表的政务信息，这类信息将成为今后档案信息资源的主体，是未来的主流信息源。
3.2 管理策略———前端控制
电子政府的“整个服务过程变成了一个信息过程，用户的服务要求和政府对这一要求提供的服务都以信息的形式传输，这成为电子政府的一个最显著特征。”因此，电子政府服务过程的实质是信息服务，现行文件和档案信息的开放是其信息服务内容之一。由于电子的整体性、连续性和现实性，档案管理要在电子政务的整个服务过程中发挥作用，就不能停留在传统的后端被动服务阶段，而必须采用积极的“前端控制”策略。
“前端控制”策略，就是要求档案部门积极主动地提前介入相关信息资源的收集、整理、利用等工作，并使自身工作与电子政务系统的发展同步。总之，电子政务环境下档案管理的“前端控制”策略是“系统原理的要求，是背景保留的要求，是即时归档的要求、是长期利用的需要，是信息安全的需要。”
3.3 管理保障———信息安全与标准规范
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传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。
二、建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案
要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。
在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
三、在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法
由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。
四、提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化
首先，档案管理者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。
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档案，作为个人经历的信息载体，在当今社会已越来越受到人们的重视。而大学是个人档案形成的最重要时期之一，高校学生档案记载着大学生在校期间学习、表现、能力等信息，是反映学生在校期间学习状况、日常表现、思想动态等情况的最重要资料，是学生综合素质的体现，是大学生毕业之后用人单位审核的重要参考和组织选拔、任用、考核的重要依据。因此，在新形势下，提高高校学生档案管理的水平，促进学生档案管理的现代化发展，实现高效、便捷的管理模式，对于高校教育体制改革和就业制度改革来说都有着十分重要的意义。
一、基础设施建设存在的问题
目前我国高校学生档案管理的基本现状目前，我国大部分高校学生档案管理基本上处在传统、原始、手工操作且以纸质档案为主的管理模式中。 电子档案归档及档案数字化在一些高校还是空白，在有些高校也只是刚刚起步。具体表现为：
（一）学生档案管理方式落后，电子化进程缓慢。随着我国高等教育向大众化教育的转型，高校扩招导致学生人数骤增，给高校学生档案管理工作带来了很大的难度。高校学生档案具有归档内容多、量大、存放周期短、流动快的特点。目前很多高校还停留在原有落后的手工纸质操作管理模式， 难以适应现代化高等教育迅猛发展的需要， 要想解决这些问题单靠简单地增加工作人员是不现实的，必须借助现代化的工具管理学生档案，才能使学生档案管理规范化、科学化、系统化。
（二）专业人员匮乏，档案的现代化信息管理技术有待提高。面对校园网络建设和信息社会的飞速发展，高校学生档案队伍中还需要一批现代化信息管理技术方面的人才。但目前高校学生档案管理人员的素质能达到上述要求的还为数不多，学生档案管理人员多为兼职，兼职学生档案管理人员由于接受专门的学生档案管理的培训较少，他们一般缺乏档案管理的基本理论与技能、现代化管理的技术与方法、档案管理的政策法规和业务规范等全面的档案管理知识，进而难以实现学生档案的科学化管理。档案管理只是满足于装进袋子，锁进柜子，只停留在你查我调的单一阶段。这种传统的工作方式耗时长、工作量大、工作效率低下、管理成本极高，不适应学生档案管理便捷的要求。随着高校学生数量的增长，这就要求学生档案管理工作实现现代化、网络化、数字化。但目前电子化的进程只是在一些重点高校启动使用，大部分高校电子化进程进展还很缓慢。
二、学生档案信息化管理的对策
针对目前高校在学生档案信息化管理中存在的问题，我们可以一一的对其进行解决，以满足学生档案信息化时代的管理需要。
（一）从思想根源着手，提高高校学生档案管理者的认识。人的认识的提高，是实现档案信息化管理的前提条件。档案信息化管理，从某种意义上说，是一种先进理念对传统理念的代替。要提高学生档案管理信息化的认识，增强技术能力，改变与学生档案信息自动化处理和管理不相适应的传统工作手段与方法，要提高学生档案管理部门和学生档案管理人员（尤其是档案部门领导）在新形势下对学生档案管理信息化的认识，尽量对学生档案管理信息化进行足够的资金投入。实现学生档案管理信息化，要解决思想认识问题。一方面要正确认识学生档案工作在当今高校档案管理工作中的地位和作用，明确其服务方向；另一方面，要正确认识采用现代技术设备的重要性与艰巨性。务必使档案管理人员对学生档案管理产生科学性的认识。在此基础上加强档案管理知识的学习和普及，从理论上提高个人水平，理论升华运用到实践当中去。
（二）不断提高档案管理人员的技术水平，加强学生档案管理的网络互联技术。仅仅依靠传统档案管理技术实现信息时代下的学生档案的管理工作显然是不合时宜的。因此，学生档案管理部门一方面要引进计算机人才，另一方面要加快在学生档案管理人员中的计算机知识培训，尽快使计算机文化成为每个档案管理工作者必须具备的基本职业技能。不仅要提高档案管理人员的技术水平，加强计算机人才的引进。还要逐步在管理人员的专业水平不断提高的基础上，加强学生档案管理的网络交互性。真正实现学生档案的共享。应该充分利用校园网，使学生工作管理的各个部门之间形成一个有机整体，不再通过传统的方式进行档案交流，这样可以使学生档案的收集、存储、检索、传输、变得更加快捷、完整，而且还可以提高学生工作管理部门对学生档案管理工作的效率。
（三）完善数据库建设，加快实现学生档案信息化步伐。完善学生档案数据库建设，加强文件目录数据库建设，形成全宗目录数据库，进而建立学生档案专门目录的数据库；学生档案的数字化工作必须要建设全文信息数据库，利用数据库技术，通过对学生档案信息基础数据库进行整合，同时应根据各高校学生档案管理的特色与实际情况，使学生档案信息数据库资源不断完善。逐步提高其服务能力。另外，所有的数据库应用都是从应用程序内部产生的。相应地，几乎所有的用户与数据库之间的交互都是通过应用程序间接发生的。因此，必须完善学生档案数据库建设，只有这样才能使学生档案管理应用程序有完善的数据依据。
高校学生档案管理信息化对高校学生档案今后的发展起到了积极的作用。因此，应把高校学生档案信息化发展作为高校信息化发展的重要组成部分，高校学生档案信息化成为高校各学生管理行政部门收集、存储、检索、、传输档案信息最全、最好的载体。
参考文献：
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电子档案的特性，使档案信息的检索查询和提供利用更加方便快速，使档案信息资源共享，更大限度地满足社会对档案信息利用的要求。档案信息数字化主要包括四个方面的内容：档案目录数字化、档案编研成果数字化、档案全文数字化、档案实体图片化，其中档案全文数字化是档案数字化的核心问题。
一、档案管理信息化的必然性
（一）信息化建设的必然要求
档案来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，把档案信息转化为生产力。总之，档案是开展各项工作的依据和必要条件，充分有效地利用档案，可以取得明显的经济效益和社会效益。
（二）档案工作发展的必然趋势
随着现代科学、生产和社会管理活动的发展，档案数量剧增，另一方面，随着现代科学技术的发展，现代信息处理技术也日臻完善与成熟。应用现代科学信息技术成果，有效地改善档案保管条件，研究和发展档案保护技术，也已成为档案部门的共识和一致行动。
（三）解决突出问题的必然出路
在档案工作发展过程中，面临着许多实际问题：档案数量剧增；新型信息介质和记录方式的出现；如何有效保护档案；如何适应社会需求发生的变化。而传统的手工管理手段和方法无法解决新兴的问题。因此，档案管理信息化成为解决档案工作发展中突出问题的必然出路。
（四）提高整体水平，推进全面建设
1、提高贮存、收藏能力。缩微、光盘等技术应用，将极大地提高存贮密度，减少存贮空间。日益增多的档案的存储和管理有了有效的解决途径，进而增强了档案部门的收藏能力，使其存贮的信息量增大，真正成为社会存贮信息的基地。
2、提高信息处理能力。档案管理信息化的核心和主要内容是电子计算机的应用。电子计算机具有高效率的信息处理功能，可以用来组卷、编目、分类、鉴定，进行各种统计分析等，大大提高档案信息处理能力。提高工作效率和服务水平。
3、提高档案信息资源开发利用能力。应用计算机技术进行档案编目、检索、借阅管理是最成功和主要方面。其速度快、准确性高，提供多种检索途径，可以大批量提供利用，能满足系统或专题利用的需要。可多次重复利用，联网检索，实现档案信息共享。运用现代信息处理技术手段来开发档案信息资源，极大地提高了开发能力和效率，进而提高档案信息的利用率。
二、如何有效实现档案管理信息化
（一）转变传统模式，把实体管理变为信息管理
现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用信息化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案
信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务。
（二）建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案
要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。
（三）档案管理的原则、理论与方法
由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、原则和方法等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题等问题。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题。档案管理部门及相关人员都需要做出理性与科学的思考和研究。
（四）提高专业素质，实现档案管理的科学化
档案管理者必须具备多元化知识背景才能适应要求，信息化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：第一，档案管理者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现信息化具有直接作用。第二，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。第三，从档案管理信息化发展趋势看，档案工作者必须具备掌握档案管理信息化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。
（五）提高信息安全素质，实现档案管理的安全化
