档案管理基本理论范文

导语：想要提升您的写作水平，创作出令人难忘的文章？我们精心为您整理的5篇档案管理基本理论范例，将为您的写作提供有力的支持和灵感！

篇1

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）17-0006-02

高校档案是高等学校发展的历史性记录，高校档案管理既是高校管理工作的重要组成部分，也是社会档案管理的不可或缺的要素。为此，教育部和国家档案总局共同制定了《高等学校档案管理办法》，使得这项政治性和机密性很强的工作有了操作的规范和行动的指南。高校档案管理人员要深刻领会《高等学校档案管理办法》的出发点，适应知识经济时代的客观要求，实行人本化管理，将管理理念和管理方式从以“物”为中心的静态管理向以“人”为中心的动态管理转变，确立人在管理过程中的主导地位与服务核心。

一、高校档案人本化管理的内涵与特征

人本化管理是20世纪80年代以来风靡全球的一种新型管理模式。高校档案的人本化管理主要体现在树立和强化以人为本的档案管理理念，强调一切以“人”为中心，维护“人”的利益，满足“人”的需求。其客观属性主要包括两个方面：第一是在档案馆（室）内部以管理人员为本，一切依靠管理人员，树立管理人员的“主人”意识。第二是在外部以档案查询应用的服务对象（师生或社会相关部门及个体）为本，树立“以服务对象为本”的服务理念。其内涵是在档案馆（室）内部管理建立一整套完善的动力、压力、约束等管理机制，根据人的需求规律，尊重人的情感，激发人的热情，追求人的发展，实现人的价值，在档案的收集编目、调阅查询、系统管理等技术性、学术性、专业性较强的工作中广泛征求一线档案管理人员的意见和建议，充分发挥一线档案管理人员在档案管理工作中的积极性和创造性。将档案馆（室）队伍建成一个气氛和谐、装备现代、管理科学、良性循环和持续高效的团队集体，最大限度地发挥档案馆（室）信息资料、设备、资金的作用，更好地为教师的教学、科研、大学生成长成才及社会相关部门服务。在对档案使用对象的服务过程中，坚持以人为本，以服务对象为中心，尊重、方便档案使用者，满足档案使用者的需求，体现人文关怀，实现组织效益最大化。从特征上看，高校档案人本化管理突破了传统的档案管理机制，注入了更多的情感因素，满足了人的爱、尊重与自我实现等需要，为档案管理人员创造了各种有形和无形的条件和环境，为他们的自我实现和自我超越创造了空间。同时拉近了档案使用者与档案馆（室）的距离，密切了二者的关系，以人性化的服务与管理实现了“内部”与“外部”的同步激活。

二、在高校档案管理中实施人本化管理的具体措施

1.营造良好的档案工作环境，引导档案管理人员主动发挥自己的潜能。传统的高校档案管理集中表现为物本管理，把主要的视点放在了档案本身，忽视了人的因素。现代管理理念秉承人本主义思想，把人作为一种充满活力的战略投资资源，管理的核心自然落实到了人的身上。新时期高校档案管理应该将“以人为中心”贯穿于管理活动的始终，明确一线档案管理人员是档案管理的主体，设法营造良好的档案工作环境，在精神和物质两个方面构建留住人、影响人、激励人的大气候，创设和谐、民主的人际关系，根据个性特点、特长和潜质进行人力资源的最佳配置，及时处理好档案管理中出现的问题，积极提倡档案管理人员对档案馆（室）的各项工作提出合理化建议，使档案管理人员真正感觉到学校档案管理事业的发展与自身的利益和发展密切相关，进而引导档案管理人员主动发挥自己的潜能，以主人翁的姿态参与档案的有效管理。

2.建立公平、公正的人事管理机制，形成档案管理人员的内在追求导向。要开创高校档案事业的新局面，离不开档案管理人员才能的发挥，而公正、公平的人事管理机制是档案管理人员努力工作的有效动力。首先要建立一套科学、合理、便于操作的管理制度，将档案管理纳入制度化、规范化的轨道。其次要做好人才与岗位的科学配置，实行岗位管理，根据谁主管，谁负责；谁经办，谁负责的原则，形成目标明确、责任权利对应的岗位责任制，认可并落实档案管理人员的各项权利。第三要引进竞争机制，创新用人制度、分配制度、奖励制度，改变档案部门长期存在的“大锅饭”现象。客观、公正地评价考核每个人的工作，并与晋升职务、职称严格挂钩。第四要强化监督机制，坚持“依法治档”，及时消除不良影响。第五要为档案管理人员创造尽可能多的学习、培训和进修机会，拓宽他们的发展空间，力争用机制引导管理人员正确的内在追求。

3.充分利用现代信息技术，提升高校档案管理人性化水平。随着社会信息化程度的提高，档案载体呈现出多样化的趋势，电子文件已成为档案载体的重要成员，这就要求高校档案管理必须与时俱进。为有利于档案的管理、保存，方便档案使用者的查询、阅览等需求，我们应该充分利用现代信息技术，积极开发、运用适合于高校档案信息综合管理的软件，建设高校档案电子信息管理系统，建立起资源数据库。利用软件对高校档案的收集整理、鉴定保管、统计检索、编研利用等业务环节实施计算机有效管理，实现档案工作自动化，档案管理工作信息化，计算机检索系统实用化。

4.把档案服务对象作为管理的着眼点，实现和优化档案管理的服务功能。高校档案管理工作应以档案使用者为本，离开了档案服务对象，档案管理就成了无源之水、无本之木。因此，档案管理人员首先要转变服务理念，树立“用户之上、服务第一”的管理意识，随时倾听档案服务对象的反馈意见，征求并尊重档案服务对象的潜在需求，及时整改服务中的不足。其次要提高服务素质，熟悉馆藏，提升业务水平和服务品质。在实行微笑服务的同时，开展“为人找档案”、“为档案找人”、“使档案物尽其用”等人性化服务。

高校档案管理的人本化实现了从以“物”为中心的静态管理向以“人”为中心的动态管理的转变，为开创高校档案管理工作新局面提供了有力的保障。应该说：人本化管理确立了人在管理过程中的主导地位，有效激发了高校档案管理的活力，对于实现高校档案馆（室）的总体管理目标，更好地为档案使用者和社会服务具有不可或缺的推动作用。

参考文献：

篇2

一、会计循环与档案管理流程

通常情况下，企业以一年作为一个会计周期，以日常交易为基础，以记帐凭证为依据，对财物的进出进行分类登记，全面连续系统地记录各项交易。因此，会计信息处理是一个周而复始、循环往复的过程，这个过程叫做会计循环。它通常包括以下几个环节：

(一)开设帐户：根据企业历史交易情况开设总分类帐户，设置会计科目。

(二)会计分录：根据会计凭证在分录簿中序时记录交易项目，并编制科目汇总表。

(三)过帐：将分录簿记录的内容过到相应的总分类帐户中。

(四)试算平衡：即编制试算平衡表，检验分类帐户中各项借方余额与贷方余额是否相等。

(五)编制财务报表：通过编制财务报表说明本会计年度内会计主体的财务状况、经营成果和现金流动。

会计循环的具体图示

与会计循环类似，高校教学挡案的收集整理、归档、统计、分析等工作环节也是一个连续的动态管理过程，前后继起，环环相扣。与此同时，对教学档案的交接流转也必须如会计帐簿作帐一样，清楚记录档案的来龙去脉，以避免遗失现象的发生。但和会计循环不同的是，它通常以一个学期为管理周期。因此，我们有必要根据教学常规工作先编制目录索引，建立目录与数字代码之间的对应关系，同时记录每个目录项下资料的存放，交接和流转情况。然后开设总分类目录，根据总分类目录，设置文件盒。依据内容需要，建立统一的格式。格式一般包括总目录代码、分类目录代码、材料项目名称和盒编号四部分组成，按顺序依次排列。最后根据要求将收集的教学文件分类归档，以实行标准化的集成管理模式。其具体操作图示

二、会计科目与档案目录

会计科目是对会计对象的具体内容进行分类核算的标志或项目。会计对象包含资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等要素。为了对会计对象的具体内容进行会计核算和监督，就需要根据其各自不同的特点，分门别类地确定项目。由于会计要素反映的经济内容有很大不同，在经营管理中当然也会有不同的要求，在会计核算中不仅要按照各会计要素的不同特点，还应该根据经济管理的要求进行分类别、分项目的核算。

(一)目录设置必须结合教学主体的特点。即根据教学主体的需要，本着全面反映教学活动的全过程及结果的目的来确定应该设置哪些档案目录。

篇3

一、权变管理理论简介

权变管理理论的形成始于上世纪七十年代，由美国一些管理学家共同提出。权变管理理论的核心是由内部子系统相互之间尝试互动联系的关系组成，它必须涉及这些关系组成与所能影响管理效果的环境因素。权变管理理论强调在管理中要依据内部组织和外部环境之间不断变化和适应的情况和实施管理工作所处的不同现实条件因地制宜采取最为合理有效的管理方法。美国尼布拉加斯大学教授卢桑斯则认为权变管理理论的主要特征在于不管是何种工作条件都需要将管理理论与工作实践活动相互结合。实际上，权变管理理论也是一套十分有效的管理理念，权变管理理论在针对档案管理理论主要体现两方面内容，即对档案管理工作的认识和分析两个过程。而我国在档案管理工作中的文件档案管理分为“八个要素”和“两个方面”，这是一个直接的信息交流与外面的和开放的系统关系。“八个要素”本质上是一个内容文件的管理，“两个方面”即指企业在对“单位管理”和“信息内容”两方面的开发和应用，实际也是一种具有实体管理效果的手段。同时，也可以解释为“二元化”的现象，即基本的文件管理方法，与实体管理和内容信息的开发利用进行了不同理论性质的两种基本方式：前者由历史上的第一次，后者则是以各种各样的方法在同一时间应用用逻辑的方法。

另外，针对档案管理基本理论，其管理内容则主要是为了讨论档案管理性质和基本操作方法，基本操作方法是一种具有历史主义色彩的过程，自始至终都作为档案管理工作的灵魂所在。也就是说，档案的形成是对社会组织和企业生产活动的原始记录，它以保存文件的形式形成记录并保存历史本色。因此，本文所讲的档案管理所要求的记录文本应该具有格式多样性和需求多样化，一切都应该以逻辑主义方法为主，同时辅以历史主义。

二、权变管理理论在档案管理中的应用及意义

（一）实践应用

1.权变管理理论的合理应用。

不同历史时期的档案资料应分类保存于不同的档案科室，而我们在需要提取需要的档案资料时就必然会将以往的存档资料进行重组和检索，如果其中的某些文件资料丢失或者是损坏，再无法保证档案资料的完整性。实际上，就目前我国档案管理工作的体制显然已经不能够适应现代化建设工作的需求程度，长期不做改善将于这些档案资料信息的开发和利用极为不利。只有对档案管理系统所管理的各种文件档案进行专项的应急处理，才能确保档案资料的完整性。根据应急管理系统的概念，档案室作为职能部门可以从企业的综合档案管理部门中独立出来，配置专业管理人员进行更为系统的管理工作，以便提高企业对档案管理工作的水平。

2.权变管理理论在外部环境中的动态应用。

档案管理呈现电子化、信息网络化将成为未来工作的主要方式。国家档案馆早年就了一系列有关档案管理信息的实施方案，特别指出了在对档案管理工作一定要适应国家对于大中企业所提出的档案信息化管理要求。首先，应该将信息网络化建设逐层深入到国家建设信息网络的大布局内，以档案管理网络化作为基础，以档案信息化作为建设核心，以此拓展信息化档案的科学利用和合理开发成为了首要目标，最终从档案管理信息网络化、电子化两个方面提升管理水平，为促进档案管理工作健康持续发展提供保障。我们应该知道，实现以上目标必然需要有关档案管理人员广泛应用权变管理理论来拓宽工作思路，并即时相应外部因素，然后融合权变理论到具体的档案管理工作当中，以满足对档案管理在企业生产运行当中的实际需求。

（二）实践意义

1.为档案管理工作提供了更为灵活多变的应用及操作平台。

文档资料管理是现代档案管理工作的一项重要组成，它可以记载每一项人为活动或重大事件的演变过程和处理结果，并且人为地可从不同角度主观或客观地反映出不同时期的历史过程及经验总结。同时，不同环境下，每一项管理工作中合理使用文件的宝贵财富。信息资源的有效、系统的管理，可以大大提高领导科学决策水平和现代化管理水平的建设。一般来说，一个档案室的档案文件应用主要管理人员记录、会计记录和其他资料。根据档案管理的基本理论，档案管理是一种直接的信息交流与外部系统的关系，不断和该系统的外部环境形成交流联系。

2.解决档案管理中出现的问题需采用权变管理思想。

如何改善管理技术水平和管理环境是关键点，文件档案的管理工作往往容易被忽略，近些年来由于企业在长期发展过程中逐渐认识到了档案管理工作的重要性，依此档案管理工作也成为了整个企业管理的重要组成部分，但是仍然存在不小的差距，尤其是在管理的方法和执行措施两个方面。本文就这两方面内容在此不作累述。

在对文件档案进行分类管理和开发利用过程中，文件分散性较大，档案管理缺乏系统性。各级别单位的管理制度和管理人员自身的实际能力都有所不同，可谓良莠不齐导致档案管理工作体系的不完善。如申请材料分散于各个部门或个人手中，无法实现统一归纳，借阅制度不健全导致档案管理制度缺乏必要的考核和监督秩序，一定程度上也阻碍了企业档案管理工作的执行力度。再有档案管理所囊括的资料载体鱼龙混杂，相关的业务部门限于职权范围无法统一管理也是一方面问题。

3.优秀文化的培育需要实现档案管理。文化既是一种精神，也是经营企业的一个重要目标表现。文化是由企业几代人在不同实践中逐步总结形成的。一代又一代人的精神文化在档案管理中应该有真实的历史记录，对于企业精神文化的传承和积淀起着极为重要的作用。在继承这种精神文化的过程中，只有通过对真实和完整的档案记录，才能够代代相传和积累沉淀，从而形成一个丰富多彩的文化体系。在积累的过程中，需要档案管理人员对档案进行系统的整理和归纳，不断扩大档案的种类和外延，为培育企业优秀文化提供丰富的素材。

三、结束语

权变管理理论在档案管理中的应用具有诸多贡献。首先，可认真总结和继承的遗产管理理论，对他们的思想统一管理理论的新途径；其次提出的“万能”的挑战，强调动态管理，即不同的具体情况，采取不同的管理方法；第三，企业管理的出发点并不是一件简单的事情，但社会系统作为一个整体；第四，加强管理理论指导管理实践的有效性，管理理论与管理实践之间的桥梁。而我们也应该正视权变理论自身存在的局限性。第一，只有两维模型来描述多而复杂的管理实践，解决管理问题，尤其是被忽视的决定性因素，而不是人的动态变量的权变理论的基础，从而制约和管理理论的创新发展；第二，在反对和一般情况，具体的和一般的反对。强调特殊性，否认普遍性；只强调个性，否定共同。它是滑入实证立场必然；第三排除分析与科学方法论的概念，缺乏统一的概念，缺乏有机联系，以便和管理科学的实践和缺乏相应的标准理论。在实际应用权变理论中，应该对这两方面的内容多加注意。

参考文献：

[1]周三多；管理学[M]；北京：高等教育出版社；2000.

[2]王健群；试探“权变管理理论”在师专图书馆管理中的应用[J]；情报杂志；1998，（11）.

篇4

一、前言

图书档案管理需要花费大量的人力物力，所以为了成本问题，会将档案管理全部转向专门提供档案管理的公司还负责完成。

二、图书档案管理人员素质存在的问题

1.管理理念落后

现在很多的图书档案管理人员的管理理念落后，在我国目前的教育、阅读等方面的不断发展来看管理政策和管理者的管理理念思想都并不是非常的与时俱进，而且管理者的管理制度也不是很完善但却在图书档案管理的管理模式涉及较多方向，同时在一些地区的政府对地区的图书档案管理也没有统一的管理标准来指导工作，所造成图书管理人员在图书档案管理方面没有很好的依托和指导，导致一些图书档案管理人员的工作效率不高且质量不好。

2.内部问题

对于图书档案管理来说，它的内部的控制档案管理还是存在缺陷和不足，面对现在的国情发展，图书档案和资料是很多变的，所以我们就需要内部进行灵活的控制档案管理。但是根据我们的调查显示：大多数的图书档案管理人员对这一方面的知识和灵活应用性十分的缺乏，如果对自己的管理水平和知识都控制不好的话就很难做好档案管理更不要说发展起来，这样会造成一些图书资源的短缺等情况。我们现在应该做的就是根据实际情况来适当的改变图书档案的管理，使得他们能够有效的控制图书资源。

三、如何提高管理人员的素质

1.根据市场需求来管理人员的知识和素质

根据我们的调查发现中国的市场图书供应从短缺状态变成了过剩状态，市场对图书的需求和要求越来越多样化，这样同时也造成了图书档案管理的困难度加大，要想有好的管理制度首先就要对图书档案管理人员进行好的管理理念培训，才能提高图书档案管理人员的素质。并且通过图书管理策略来取得的好的成绩并得到持久的效果，所以有一个好的图书档案管理策略是要与时俱进的是要跟着市场需求走的，从这些市场对图书需求的趋势和实践中使得更多的认识，更加明白到了提高图书档案管理人员素质的重要性。

2.提高管理者的管理理念是提高素质的重要部分

完善相关图书档案管理制度和改变图书档案管理人员的管理理念，好的管理制度是保证图书档案的发展的关键，是图书管理的发展和管理遵循的行为准则。所以要不断的提高管理人员的管理理念要与时俱进，同时可以通过加强内部档案监督控制，在如今市场图书的不断发展中，各色图书的不断扩大中，图书的市场竞争也在悄然发生着变化，这样的变化使得图书档案管理受到了很大的刺激或冲击。图书管理要求全面实施教育政策，促进素质教育，时代的要求，为了实现这一目标，图书档案管理人员必须树立高德。应立足于法律，奉献，热爱工作，严谨的学术，团结协作，诚实的工作，良好的道德品质。图书档案管理人员要不断提高自身的意识和能力，提高自己的职业道德，与时俱进，言行，提高自身的职业道德，促进图书档案管理质量的提高。

3.对图书档案管理人员进行有效的素质和能力培养

对图书档案管理人员进行系统文件培训，学习图书档案管理基础知识和图书信息管理，基础知识是管理者必须具备的质量和文化素质，掌握现代信息技术的基本技能，图书信息管理和信息服务的实用人才。数字时代档案学的基本理论和方法是对档案学的补充。此外，档案管理与电子政务建设密切相关。通过利用信息管理来完成资源优势，要求通过图书档案管理、图书信息管理和现代信息技术系统的教育和培训，掌握基本理论、基本知识和方法，掌握一定的现代信息技术技能，并可用于实践档案管理、信息化管理、网站建设和数字档案馆建设；掌握一定的现代信息技术技能，并能熟练应用于档案管理、政府信息管理、政务网络工作站开发和数字档案建设。

4.提高政治素质

篇5

一、档案管理传统理论面临的机遇

在知识经济快速发展的今天，人们对档案资料的需求呈现出全方位、多元化、高效率的趋势，档案馆目前的单一馆藏结构、有限馆藏内容很难满足人们的这种需求。挑战与机遇并存，困难与发展同在；现代信息社会对档案管理传统理论的严峻挑战，同时也意味着档案管理传统理论面临着绝佳的更新和发展机遇。

1、社会环境的巨大变化。当前我国社会安定团结、经济稳步快速发展、民主政治建设稳步推进，全社会正在坚持以人为本，全面、协调、可持续发展的科学发展观，推动物质文明、政治文明和精神文明的和谐发展，努力构建社会主义和谐社会。这就为档案管理理论的更新与发展提供了较好的社会大环境。

2、国际交流与合作不断开展。档案管理传统理论所面临的严峻挑战具有全局性、广泛性和全球性的特点，这必然会增强世界范围内的广大档案界人士发展更新档案管理理论的紧迫感，促进他们不断进行创新性思考与探索，不断加强区域之间、国家之间、学科之间、行业之间的交流与合作，从而有效推动档案管理传统理论的革新。

3、档案科学研究工作日益深入。现代档案学教育层次多种多样，同时为了适应时代和实践需要，现代档案学教育往往注重培养和造就掌握现代信本文由收集整理息技术、具有广博管理知识的档案专业人才，这些人才较少受到传统观念与思想等条条框框的束缚，思想活跃，必然能促进档案学理论的发展与进步。

4、现代信息机数飞速发展。运用现代信息技术的档案管理实践必然会逐步积累起许多成功的经验或者失败的教训，通过对经验和教训的概况总结、抽象升华，必然会形成适应新的信息技术、新的网络环境的行之有效的现代档案管理的新理论。

二、档案管理理论对档案数据库建设的影响

1、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用。

从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。

在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想，比如按照保管期限、密级等进行划分。

历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。

2、全宗原则及其理论发展。

对档案数据库建设发挥指导作用档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。

首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的

 

转贴于

是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。

其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性——原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。

3、电子文件管理理论。

为档案数据库的未来发展提供营养电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。

电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用，需要电子文件管理理论提供支持。

与传统档案进行事后管理不同，现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析，将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要，实时收集需要进行前期控制的数据元素，为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。