档案管理的重要意义范文

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篇1

近年来尤其是三个号令以后我们人口和妇幼院在院领导的亲自带领下逐步从以前档案工作的不被重视到现在院领导及全院职工的高度重视体现了档案工作在业务工作中的重程度。下面就本人结合实际谈谈我院分别做了以下几方面工作：

一、在院领导的亲自带领下，全站职工挤时间认真学习国家档案局出台的8号令、9号令、10号令。在以往以医疗保健为主的妇幼保健院档案工作长期不受重视，自国家三个号令之后，院领导开始认识到档案工作的重要性，自己的工作做起来也顺利多了。具体细则到以下内容：

1、加强档案管理制度化，领导带头，分工明确，责任到人

近几年我院领导非常重视档案工作，院领导亲自带头，专门成立了以院领导主持的档案管理领导组，具体制定了《档案管理制度》、《档案室工作人员岗位责任制》、《档案资料查阅制度》、《归档范围及保管期限表》、《安全与消防制度》等一系列管理制度。责任到人，分工明确。以妇幼保健院副院长兼职档案室主任，专职档案员具体负责，各科室相互配合，积极完成各自的工作任务。

2、转变观念加强对档案管理工作从认识到系统学习和对档案管理人员整体素质的提高

从自身来讲，从2000年领导让我接手档案管理工作的不情愿到现在对档案工作的非常敬业，特别是自国家8号令、9号令、10号令之后，院领导更是认识到档案工作的重要性和必要性。为确保上述三令档案工作更好的贯彻实施，单位多次派专职档案管理员外出学习，现场取经，参加省市各级业务学习培训班，回来后再对各科室兼职人员进行培训学习，并对工作中表现好的进行表彰和奖励，极大的调动了职工的工作积极性。

二、认真贯彻执行国家档案局实施的8号令

1、自8号令施行起，在站领导的亲自带领下分别开展了对本站档案进行归档范围和保管期限等工作的规范化、科学化管理。

（1）对站内主要档案重新进行归类、划分。例如：设备仪器档案、个人业务技术档案、婚前检查档案、新生儿出生缺陷档案、孕产妇系统管理档案、有关妇女儿童保健的法律法规、上级单位及院内重要会议内容记录等较以前进行了详细的划分。

（2）对全部档案进行统一整理，保证了案卷的质量、安全性、完整性，对借阅文件，规定不允许与档案员的监督下进行。对转出转入文件进行登记制册，任何人不得据为己有或拒绝归档，切实做到了管理规范化。

2、认真改革体现档案管理制度化，归档文件必须由档案室管理员统一管理，不归档的另行保存。将原来单位划分为“永久”、“长期”、“短期”，改为现在的“永久”与“定期”，并按年限区分保存分别为10年、30年。

3、以人为本的管理理念：凡是与个人利益有关的档案，大多数规定为永久性保管。

三、9号令重新规定了各级各类档案馆室，事业单位档案馆室的收集范围，从宏观上解决了国家档案资源的科学布局，合理归属，按照统一规划，分级管理原则，依法开展档案收集工作，将属于档案收集范围具有长久保存价值的档案，依法接收保存。使档案管理工作还需做好以下几方面：

1、加强管理，建立更加切合实际、科学有效的档案管理制度。

2、提高专职档案管理人员与基层档案管理人员的业务素质水平。首先是加强档案专业技术人员的技能培训，不但要提高档案专业管理人员的基础理论知识水平，还要加强计算机技术、网络技术、数字化技术等的技能训练和培训。其次是参加各地各种形式的培训，学习、技术交流等培训班和研讨会。

3、提高档案网络信息化水平，便于工作需要时本单位与基层随时随地方便快捷查阅。同时加快推进多媒体信息的多样化。落实国家档案局制定的档案信息化建设标准规范，制定和完善适应当地档案信息建设的实施办法。

4、提高档案案卷的质量，便于工作需要时的长久保护和利用。

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档案是对社会活动的真实记录，其客观的记载了人类历史中的各个方面，是人类历史发展过程的真实写照。档案由于是真实的对历史进行的记载，所以其具有非常重要的保存价值。而且在档案形成过程中，人们也加大了对档案涉及领域的广度和深度的拓展，确保其更具系统性和完整性，能够更好的对历史进行反映。同时档案还具有非常重要的参考和借鉴作用，通过对档案所记载的大量信息进行分析和筛选，从而为各项经济建设决策提供重要的科学依据，确保各项决策的正确性。档案管理数字化是充分的在档案管理工作中应用信息化技术，在国家档案部门统一规划和驵织下，将现代信息技术全面在档案信息资源管理中进行庆用，从而加快档案管理模式的转变，强化档案信息的数字化存储和服务功能，加快档案管理的规范化、数字化、网络化和社会化的实现。

一、优化了档案队伍结构和知识结构

在当前信息化环境下，在各行各业都加快了信息化建设的进程，信息技术得以在各领域不断的渗透和拓展，在这种大背景下，档案行业也加快了信息化建设，利用信息化技术来加快档案管理数字化的实现。在传统的档案管理工作中，由于是对纸质载体的档案进行管理，这就导致使用过程中会对档案自身带来较大的不利影响，不利于档案的开发利用。但在档案数字化管理模式下，档案的载体开始向多样化的发展，各种磁性介质、光盘、照片、录像带等都成为档案的归档材料，这些载体在使用过程中不易损坏，相对于纸质载体来讲具有较多的优势。特别是在数字化管理模式下，有效的促进了档案管理人员对自身知识结构的更新，使其不断的强化自身的专业知识和技能，通过培训来更好的掌握各种新技术和新方法，从而在档案数字化管理工作中能够更好的实现对各种新技术的应用。在档案数字管理规模下，各档案部门在吸纳人员时更注重对吸引具有针对性的专业型人才，特别是经过档案专业系统教育，能够熟悉掌握计算机和信息技术的人才。同时档案部门也加大了培训和再教育的力度，加强了对档案数字化管理需求下人才的培养，使现有档案管理人员在培训中不断强化自身的专业知识，同时还要对计算机技术和数字通信技术进行掌握，能够对电子档案管理技能熟练深怕，从而提高档案管理者的知识结构，对改善档案管理者队伍的结构，确保档案管理人员整体素质的提升。

从这些方面可以充分的看出来，档案管理数字化不仅对档案队伍结构进行了优化，而且也加快了档案管理人员知识结构的更新速度。

二、促进现代管理技术应用，提高了工作效率

档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。

一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。

二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。

三是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。

三、有效保护了原纸质档案，改善了利用方式

漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，使我国现存的档案和书刊，种类众多，其价值不可估量，如古老的文化遗产和元朝、明朝、清朝及民国时期的珍贵档案、历史地图和其它大量的珍贵历史文献。这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，达到了保护作用。

在当前档案数字化管理工作中，在纸质档案的基础上形成数字化副本，这样就避免了纸质档案孤本的诸多弊端，而且提高了档案的利用率，一份档案可以同时提供给多人进行使用。同时档案管理的数字化，可以使档案使用者不再受制于时间和空间的限制，可以通过局域网或是广域网实现数字档案文件的异地传输，实现档案的异地调阅和利用。档案使用者只需要通过一网的计算机就可以查阅到自己所需要的档案信息，进一步对档案的利用空间进行了拓展，而且档案使用者也不再受掉于时间的限制，可以随时实现对档案资源的利用。

四、结束语

随着计算机技术和网络技术的快速发展，我国档案管理数字化的优势不断发挥出来，并在实际工作中取得了较好的成效，但在档案数字化管理工作中还存在着一些不完善的地方，所以需要我们充分的认识到档案管理数字化的重要意义，在日常工作中不断加强档案数字化建设，在工作中不断创新，从而利用新技术和新方法来加快推动档案数字化的发展，为档案信息化建设奠定了良好的基础。

参考文献

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【中图分类号】G250【文献标识码】A【文章编号】1004-1079（2008）10-0010-02

档案管理的前提是把好入馆关。因为进馆档案鉴定和管理是档案工作中重要组成部分，其事关重大，不容忽视。而要做好这项工作，首先，必须接收好档案，档案的接收工作是各级档案馆日常工作的一项重要内容。

近年来，随着社会的发展，各类机关单位保存到期、有待接收进馆保管的档案数量日益增多；特别是在历次机构改革及国有企业改制的过程中，又产生了大量撤并单位的档案急需移交、处置的问题，这些都对档案馆的接收工作形成了很大的压力与挑战。

与此同时，在档案馆内部，则面临着馆藏量不断膨胀、管理成本增加、馆藏档案质量参差不齐、结构不合理的问题。在这种情况下，笔者根据实际工作中的体会，认为档案接收中的进馆鉴定工作必须加强，把好“入馆关”，以确保档案馆保管的档案具备长期保存的价值，优化馆藏，实现档案接收工作方式的创新，提高档案接收工作的效率和水平，实现档案资源的合理配置。

具体讲，加强对进馆档案的鉴定和管理，其意义有四：

第一是有利于贯彻依法治档原则。

《档案法》第八条规定：“中央和县以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”在《档案法实施办法》的第十条中把“收集和接收本范围内对国家和社会有保存价值的档案”规定为档案馆重要职责之一。

按照法律、法规及《档案馆通则》等规章、条例的规定要求，做好档案接收进馆的鉴定工作，是档案馆履行法定职责，落实依法治档、管档、用档的法治精神的体现。加强档案的进馆鉴定和管理是深入贯彻档案相关法律、法规，在档案工作实践中实现依法治档的需要。只有坚持依法治档原则，使进馆档案符合法定档案的范围与标准，才能确保档案工作依法开展，促进档案事业健康发展。

第二是有利于控制进馆档案的质量，进一步优化馆藏。

长期以来，丰富馆藏一直是档案馆工作的第一要务与管理目标。但随着大量档案被接收进馆保管，馆藏量大增，馆藏结构单一、不合理，馆藏质量参差不齐的问题，也逐渐显现。要解决这一矛盾，就必须加强档案进馆鉴定工作的力度。

尤其在社会主义市场经济逐步建立，政府体制改革不断深入的新形势下，档案效益原则日益受到重视，优化馆藏迫在眉睫。而加强档案的进馆鉴定，严格把好档案的“入馆关”，实现进馆档案质量的有效控制，将有助于建立结构合理、富有特色、高质量的档案馆馆藏。在丰富馆藏的同时，实现国家档案资源的合理配置，取得良好的管理效益，更好地为经济建设和社会服务。

第三是有利于促进档案工作服务机制的创新，不断提高档案馆的科学管理水平。

当前，与时惧进，开拓创新，在档案工作的各个方面实现全面创新，已成为档案馆工作的重点与努力方向。加强档案的进馆鉴定，正是档案服务机制创新的需要。

档案工作是一个环环相扣、系统性极强的工作，而档案的接收工作是档案业务工作的一项重要内容和关键环节，其工作开展得有效与否，直接影响着馆藏档案的结构和质量，关系到档案馆管理水平的高低，有利于实现档案接收方式、方法的创新，进而影响和促进档案馆业务工作其它环节的创新，以更高的标准全面推进档案业务工作的发展，形成档案管理工作的良性循环、互动，不断提高档案馆的科学管理水平。

第四是有利于维护党和国家的根本利益，为社会发展服务。

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近年来，在政府主导下，各级教育部门更加重视学校的基础建设，每年都有大量的资金用于各级学校的基建工作，从而产生了大量的基建竣工档案。可以说，基建工作中存留的原始材料对于每一个工程中都有着深刻的影响。基建档案会包含很多项目，主要是一些可行性研究、设计、技术和施工管理等基本建设程序内容，它们可以深刻地展示工程、反映项目建设的整个过程。同时，出于建设法治社会的要求，政府陆续出台了《中华人民共和国档案法》、《关于做好基本建设项目档案资料管理工作的通知》等相关文件以及法律法规对于基建档案管理起到了推动作用，促进校园基建档案管理的现代化、标准化以及规范化发展。因此，做好校园基建档案管理工作，对推动教育事业又好又快地发展具有重要意义。

1 对整个基建工作的建设过程进行了详实的材料记录

学校基建档案主要是指学校基建工作发展中积累的文字以及图表信息，在档案中真实的记载了校园建筑物、管线位置等相关信息，并且在建筑过程中真实的反应了校园建筑物建筑的全过程的数据记录。学校基建档案贯穿于基建工程的整个建设过程当中并且涉及多个部分的施工文件管理工作，突显了基建档案管理的及时性和全面性的重要特性。基建档案是项目施工过程中的重要记录数据，在项目工程的施工过程、检验环节、验收环节以及后期维修工作都有十分重要的作用。它就为后期学校在投资建设其它项目或者对原有的项目进行维修或者改建、扩建提供原始的信息依据。通过查阅相关档案，就在很大程度上减少不必要的错误或者纠纷。所以说，学校基建档案管理在学校标准化建设发展的过程之中起着不可忽视的作用。

完整的基建档案通常对于基建档案进行了统筹管理，通过全面收集，分类处理，对于任何一个项目都要进行资料安排和归档工作，形成了系统的分类档案。具体来说，高质量的基建档案都做到了以下几点：对于基建档案管理进行了资料收集工作；对于基建档案收集进行了基础性分类管理；对于整个工程实施中出现的问题，进行了整套的记录与管理，全面地收集了工程施工进度的相关资料，及时地收集了各种检查工作的相关数据，此外还要对所收集的资料进行了审核记录等。笔者认为，零散的档案资料总会为后期信息的查找带来众多的困难和麻烦，特别是基建档案，由于其信息繁杂，种类多，为了更好地做好基建档案管理工作及方便之后的信息查找工作，学校的基建档案管理必须将每个项目工程在档案文件中成套地记录。

2 对整个基建工作的档案信息进行了有效的价值重构

笔者认为，完整并且较为系统的基建档案能够为学校的再建设以及维护方面带来有利影响，对校园建设者予以相应的启示。这是因为学校基建档案当中包含了大量的信息，特别是在工程施工部门的档案信息，得到了具体施工的验证，能够证明相关信息的科学性与合理性。而在学校基建工作开展过程中，这些信息不止一次地被重复利用。因此，便捷地提取相关基建档案信息就对开展学校整体的基建工作起到了积极作用，它能够在加快建筑工程速度的同时，提升工作效率，从而保证学校基建工作的有效开展。特别指出的是，因学校办学标准的提升，当前许多学校都需要进行改扩建工程，因此，学校基建档案中所包含的大量历史性信息在现代校园扩建的过程中能够将当时的基建档案作为重要数据进行参考与利用。可以说，有序的、完整的、真实的基建档案中能够准确的反应建筑的原貌与现状，为学校改扩建工作在提升设计质量的同时，又节省了工程的成本预算。

另一方面，在现代化学校发展中，通过对于基建材料的查阅与掌握，能够在未来学校基础建设的过程中起到估值的效果，随着时间的推移，基建档案对于学校基建的价值就会随之增大。比如，A学校在进行工程建设时，由于资金短缺等因素，某建筑单体在初建过程中只建设了三层。但由于现阶段小班额的要求，该校参考了历史基建档案中的信息，得知该建筑实际可承载六层，那么它就可以进行二次改扩建而不用新建，从而满足建筑加层的需求。又如，B学校对学校当中的旧图书楼进行改造时，参考的是在旧图书楼建造初期的基建档案，与改造时间相差十五年之久。根据原有档案信息，旧图书楼在改造的过程中进行比较顺利，在节省了人财物的成本的同时，使得改造工期大大缩短，从而保证学校新学期的教学工作的正常有序开展。

3 对整个基建工作的后期维护提供了可靠的数据参考

学校基建完成之后，需要对建筑进行后期维护。由于基建档案资料具有载体多、数量大、价值高等特点，因此在行政扩建、管网维修的过程中需要将学校基建档案作为重要的参考依据。可以说，基建档案里面包含了关于学校基建的全部内容，不仅包括建筑工程的结构、管线的布置等资料，还包括了后期工程建设完成后存在的各种文件、签订的合同等。此外，当原有的基建人员离任后，新的接任人员对于学校建筑各项基础设施的检修、改造工作，都需要参考以往形成的基建档案资料。

学校基建档案就是通过文字、影像等形式对整个基建过程进行全程记录，换言之，就是以静态的形式记录学校建筑工程动态的发展过程，真实、全面地呈现学校建筑工程项目建设在不同施工阶段的施工进展情况，体现了学校基建的质量和实际情况，从而为学校的建设工作、学校的规划工作、学校的管理工作提供了重要的依据。如果没有这些具体的记录资料，很多后期维护工作因无法获取第一手资料，就需要进行再次测量与计算，势必在进行后期维护以及改造中追加不必要的成本。

4 完整的基建档案真实地反映了学校的总体建设与发展

学校的基建档案在一定程度上反映了学校的发展速度和学校的整体规模。因为，可以从学校的基建档案中详细了解到学校的各个工程建设的规模大小及各个项目建设的设施设备配置等方面的情况。同时，还可以从学校的基建档案中看出未来学校的发展规划。基建档案真实地记录着学校的发展历史，也记录着学校在各个阶段的发展变化。学校想要一直持续良好的发展，必须依据学校基建档案进行统筹规划，一旦学校的基建档案丢失或者不完备，那么将会对学校未来的发展起着不同程度的制约影响。

在实践中，我们常常会发现当学校想要进行建筑内配装修时，就要根据基建档案进行施工。当学校想要进行重新改建或者升级消防报警系统，就要想做到施工的安全性及后期使用的便捷性，学校就需要依照基建档案进行科学规划改建。这样不仅可以用很少的资金升级消防报警系统，还可以保障学校建设工程的有序进行。

总之，随着教育改革的深入与校园标准化建设的推广， 基建档案管理工作在校园基建过程中地位日益突出。同时档案利用工作将面临许多的新情况、新问题。因此，学校在进行基建档案管理过程中需要提升重视程度，对未来基建工作的开展奠定基础。

参考文献

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关于人事档案管理制度很多高校目前还没有相关的正式文件资料，在接触人事档案工作三年的时间里，我深刻的了解到人事档案对于一个单位的重要性，它不仅与个人的工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，且具有法律效用，更是记载人生轨迹的重要依据，是个人身份、经历、学历、资历、技术职称、社会关系、奖惩等方面的重要证据。人事档案还是社会公共信息中非常重要的一个组成部分，从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。另外，人事档案还有一些衍生职能，如以档案为依托可以评定职称、办理社会保险和退休手续、提供出国政审和涉外公正材料、出具报考研究生的相关材料等等。

那么具体什么是人事档案，人事档案中都记载哪些内容？据我查阅准确资料称：人事档案是人事管理活动中形成的，它记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是从个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

要说人事档案的重要性，我想它的概念足已经证明它的重要性。。其实放大的说，人事档案是与公民个人关系最为密切的一种档案，特别是在社会主义市场经济迅速发展的今天，劳动力市场的逐步完善，人员流动日益频繁，用人单位和公民个人在人事档案移交等方面的手续不断增多，人事档案的主动配合管理对人事手续的正常办理和相关待遇的享受起到了尤为重要的作用。

但在现在的社会中仍有许多自由人认为档案已经不再重要了，有它没它都一样，从来都不去关心个人档案，甚至都不愿去搭理它。但事实是这样吗？许多大学生走出校园，踏入工作岗位后往往会遇到这样的问题：虽然与单位签订了劳动合同，但是没有到单位的人事部门办理相关的就业手续，等到要去办理的时候，又过了毕业派遣期限，致使个人的工资定级、职称申报、社会保险等未能及时办理而受到影响，这是因为他们在毕业后未及时办理存档和落户手续而带来的严重后果。再例如：从离职人员的角度来考虑此问题，在单位干满了一年，只要是非本人意愿离职的，都可以领取到失业救济金，但是前提是本人档案中的所有材料都要齐全。如果个人没有及时处理好人事档案的管理问题，那面临的不仅是失业救济金无法领取，而且直接影响了工龄计算、职称评定、出具以档案为依据的证明等，应该说后果很严重。最后，等到我们达到退休年龄的时候，劳动局这时就需要审核我们的档案，查看档案中上学时的学籍材料，工作时所签订的劳动合同，是否符合正常退休的条件，如果少一样也都无法办理退休。

从以上的几个例我们可以看出档案对于我们个人的重要性，它是伴随我们每个人一生的，在关键的时候它起着举足轻重的作用，所以一定要保管好个人的人事档案。那么，作为一个单位，人事档案的管理工作更是至关重要的。。从宏观意思以上讲，加强对人事档案重要性的认识，将可以促进个人和单位的稳定发展，对构建社会主义和谐社会有重要意义。

那么结合我所在单位的实际现状，我想从以下几点制度来加强管理单位的人事档案。因为我粗略了解到，很多单位目前还没有具体的相关档案管理制度，我也是在多方面搜集资料，积极学习，并结合实际情况归纳一些切实可用的管理制度，希望在以后的工作中可以相互借鉴学习，目的是为了更好的加强管理职工们的人事档案，给单位和个人的工作带来方便、快捷、严密的管理体系。

第一，人事档案保管与保密制度。管理人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。查阅人员要爱护人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料等等。

第二，人事档案材料收集制度。人事档案管理人员要严格按照相关规定，及时收集、登记、检查人事档案材料，如发现缺少材料或材料不符合要求，应及时主动向有关部门及本人索取。人事档案材料形成部门要及时将材料送交人事处档案室。送交的档案材料，必须是办理完毕的正式材料，必须完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，手续完备。其中由组织上形成的材料应有形成材料的时间、组织印章或领导签字，个人撰写的材料还应有形成的时间、本人签字等等。

第三，人事档案材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

第四，人事档案检查核对制度。。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。另外，检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

（1）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

（2）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

（3）发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

第五，人事档案的转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动、职务变动、学历教育等等原因引起的，转递人事档案时必须通过机要交通或派专人送取，并且转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

第六，人事档案查（借）阅制度。任何人查阅他人档案，都必须经主管领导批准，档案管理人员，应根据领导批准查阅的内容，为查阅者提供相关资料，超出领导批准查阅范围的，不得查阅；查（借）阅干部人事档案的单位或个人，必须严格遵守保密制度和有关规定，严禁涂改、拆散、圈划、抽取、增添、撤换、污损档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要经主管领导批准，并严格履行登记手续，按期归还。借用期间不得擅自转借其他人。

综上浅谈，足以说明建立健全的保管制度是对人事档案进行有效保管的关键，所以在日常的人事档案管理工作中，我们这些管理人员务必做到管理的规范化，标准化，准确化来积极的带动现整个社会的人事档案管理工作的规范化、科学化、现代化，来增强档案管理工作的的活力和生命力，使人事档案的管理工作有着更进一步的发展。

参考文献：

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1.1档案管理制度不健全，档案利用率低、收集率不高

医院虽然在人事、后勤、医疗以及行政方面制定了健全的制度，但关于档案管理这方面，制定健全制度的医院少之又少。长期以来，医院对于档案管理都是采用针对性的管理，如在科技档案、会计档案以及文书档案等方面进行管理，其他档案管理交由业务部门进行管理，从而使医院内形成多个档案管理部门的格局，导致医院档案收集率下降，内容残缺。同时，医院对档案的管理采用重“藏”“轻”用的管理方式，对档案所产生的社会效益与经济效益缺乏宣传，导致公众不知如何利用档案，从而使档案的利用率严重偏低。

1.2档案管理员综合素质低

大多数从事医院档案管理工作的人员都是兼职、非专业人员、年老的、人员流动多，档案管理员综合素质偏低，工作没有积极性以及主动性，档案工作脱离医院各项工作，档案人员关于档案资料都是被动接受，参与医院的各项工作几乎很少，各类文件无法尽快收集，致使宝贵资料流失，没有归回档案室。另外，医院对内部人员进行培训时，主要针对医疗技术人员的培训，完全没有将档案管理人员列入培训计划中，导致档案管理人员的管理水平跟不上时代的发展。

1.3医院对档案硬件投入少

由于医院把工作的重心放在医疗上，导致档案室用房紧张，空间很窄，达不到安全管理档案的要求。另外，由于档案管理在技术以及管理水平方面严重落后，阻碍了档案管理工作的发展。近年来，随着计算机技术应用，医院管理手段有所提升，然而，在档案收集方面，医院仍是采用手工收集的方式，使档案不能尽快归档，不利于档案管理工作的进行。目前，电子档案应用越来越广泛，部分医院采取建立电子档案系统。然而，电子档案未能经过档案管理人员允许直接归入档案系统中，导致软件使用时出现各种情况，给档案管理人员带了不便。

1.4医患关系导致病案未被重视

在医疗纠纷中，双方争夺最主要的还是病案。因此，病案管理最主要的任务就是完善病案管理，提高患者病案书写的质量。

2档案管理在医院管理工作中的重要性

2.1档案管理是医院文化的传承

医院文化关乎着医院的精神，它是创办医院的宗旨，同时又是医院在价值导向、社会形象与管理理念等方面的一种综合体现。医院文化的形成是源远流长的，并不是一朝一夕的，是在医疗卫生体制中不断沉淀、不断总结出来的。医院的档案是社会实践与历史发展的原始资料，其中包含了丰富的医院文化。因此，做好医院档案管理，进而使医院文化在档案中不断沉淀、积累以及总结。2.2医院档案管理支持开创未来科学、总结过去以及正确把握现在医院档案是把医院各种情况真实记录下来，是对医院历史发展的总结。医院档案不仅是对前人研究的总结，而且也是为后人推动医院的发展提供了条件。通过档案，我们可以吸取前人的教训，作为我们的经验，而且能够从中找出事物发展规律及内在联系，为当下和今后医院的发展打下了基础，这就是医院档案信息属性的作用。医院管理要井井有条条，是加快医院发展步伐以及促使医疗事业不断发展的重要保障。

2.3医院档案管理为医院现代化建设以及科学化发展提供依据

21世纪是经济与知识并存的时代，在信息、知识、资源的积累和运用对医院科学化发展及现代化建设方面起着决定性作用。以前医院管理采用粗放式和经验式的管理方式，随着社会的发展，逐步转变为科学化、密集式的管理模式，而且医院档案管理员对档案管理的认知越来越深，深刻地明白医院档案资源在社会产生的经济价值以及社会价值，懂得如何利用档案的信息资源提高医院的经济效益、社会效益以及综合竞争力。其次，医院档案管理在临床医疗的改进和提高、专业学术交流和研究以及医学科研的应用和开发等方面提供重要依据。通过医院档案管理，可以使临床治疗、专业学术以及医学科研之间相互促进、相铺相成，对医院现代化建设和科学化发展起到了促进作用。

2.4医院档案管理在医患关系与医疗纠纷方面提供了依据

目前，医院医疗纠纷形势严峻，医患关系也越来越严重，在国内外医疗环境中，医患矛盾不断恶化。医院档案是医疗活动最原始的记录，为法律提供依据。医院档案对医患活动能够进行真实的记录，进而为维护医患双方的合法权益提供依据，便于医患双方行驶自身的权利，同时又能让医患双方遵守自己应该履行的义务。

2.5医院档案在医院的经济效益和社会效益方面起到重要作用

医院档案具有真实性、原始性等特点，这就可以使医院档案通过网络、报纸等手段转化为体现医院发展历程以及医院文化的专著及回忆录等医学宝库，从而为医院创造更多的经济效益和社会效益，有利于我国医疗事业的发展。

3充分发挥档案管理在医院管理工作中使用价值

3.1加强医院档案基础性管理

要充分发挥档案管理的使用价值，首先，要加强医院档案基础性管理。医院档案管理员每天除了对档案进行收集、整理等工作外，最主要的工作就是做好检索、研究、编目工作，建立健全档案管理体系以及档案汇编等参考资料，要对档案进行更新，从而达到医院管理的要求。

3.2树立档案管理开发利用观念

医院档案管理者的思想常常会受到传统管理理念的禁锢，没有充分意识到医院档案所具有的价值。因此，医院部门与部门之间要密切配合，做好关于医院档案的开发利用工作，通过医院档案科学化管理促进现代化建设的不断发展。

3.3完善档案软件和硬件设施，培养高素质管理人才

有效利用医院档案管理，就必须加强档案存库的保护与建设工作，使医院档案不受到破坏。另外，计算机软件随着知识经济的到来而被广泛应用，医院应该尽快建立信息化档案系统，运用先进的管理软件对医院档案进行有效的管理与使用。保证医院档案管理事业向着持续稳定发展，就需要培养一批高素质的档案管理人才。

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1.1提供了有效的参考依据

我们的卫生监督部门在加强卫生管理的同时,也对一些已经存在问题的管理部门制定一定的卫生监督体制,并对已经出现问题的管理部门进行严格管理。我们的卫生监督管理人员在关键时刻也是有权查阅相关卫生档案,对档案的卫生检查内容进行精准的评判,这样的一种转变也有利于卫生监督管理人员对单位及个人根据已经评判出来的档案对其进行相应的管理和处罚。

1.2提供了真实有效的依据

这一点主要体现在制定全局监督方案上。卫生监督档案对制定相关的工作计划、检测卫生设备等方面都体现出了非常大的作用和价值,对已经改进的卫生监督工作都是有非常大的帮助的。

2当前我国卫生监督档案管理中存在的问题

2.1工作人员业务素质低下

卫生监督档案管理人员的业务水平及素质对卫生监督档案管理的影响是非常大的,通过调查我们发现,卫生监督机构档案管理人员的组成绝大多数都是由办公室的文职人员兼职的,这些文职人员一没有专门的学习过档案管理技巧,二没有专业管理档案的资格,因此这样的一种团队是非常容易受到外界影响的。很有可能沿袭传统的档案管理工作经验,使档案管理人员在面对全新的相对比较复杂的档案管理时就很容易出现乱子,从而影响档案的正常管理。

2.2管理制度不完善

这一点也是我国卫生监督管理部门急需解决的问题,从目前的发展情况来看,相当一部分的卫生监督部门在对卫生监督档案进行管理的时候,都是没有形成完善的档案管理制度的,也就是说这些卫生监督档案管理部门缺乏一个完整的统一的考核标准,再就是还有一部分卫生监督部门虽然制定了卫生监督档案制度,但是落实情况却不是很好,再加上档案管理人员对卫生监督档案没有经过严格的考核和审查,使得档案管理人员在对信息进行深入研究的时候就很容易出现资料不完整的情况,这也在另一个层面体现出了卫生监督档案的管理制度不是特别健全。

2.3管理人员的管理意识低下

从当前我国的档案管理情况来说,一部分卫生监督部门的领导们对档案管理的意识不够,尤其是在卫生监督管理体制的改革中,对档案管理不是很重视,这也就非常容易丢失档案材料,领导对档案的不重视也直接造成了档案的利用率低,也会影响到档案管理的最终质量。

3卫生监督档案管理问题的相关策略

3.1加强档案管理人员的综合素质

卫生监督部门是一个要求工作人员素质非常高的部门,因此加强档案管理人员的综合素质是整个卫生监督部门的重要发展前提,我们可以定期地对档案管理人员进行业务上的培训,这样不仅可以让我们的档案管理人员具备扎实的知识储备,而且还能够提升管理人员对档案管理技术的能力。与此同时,卫生档案管理人员还要不断地学习,多掌握一些卫生监督档案的理论知识,这样有助于管理人员在遇到新的问题时能够及时地了解问题出现的原因,并在此基础上与档案管理中的实际工作进行结合,这样才能够真正地使我们的档案管理向着更加规范的发展方向发展,还有一个最重要的一点就是要不断地提升档案管理人员的福利和待遇,我们的领导们要时刻关心档案管理工作人员的待遇问题,平时一句关心的话就可以让我们的档案管理人员记在心里,这样一来,不仅不会造成人才流失,而且还能够调动工作人员的工作积极性,更好地为档案管理服务。

3.2加强卫生监督档案的科学管理

我们的卫生监督部门要不断地完善卫生监督档案管理制度,不断地完善卫生监督档案的制度,将卫生监督管理工作与卫生监督档案管理同步起来,从而实现档案管理向着制度化、标准化的方向发展。

3.3加强档案的宣传

我们的卫生监督部门可以运用之前相对比较典型的卫生监督案例,结合相关部门的讲解,让我们的卫生监督部门领导提供档案管理的重视程度,让大家都能够重视档案管理工作,除此之外,卫生监督档案管理部门还要结合当前的实际情况来调整档案管理工作人员,将档案管理工作列入到岗位标准当中。卫生监督不仅是监督工作中的关键依据,而且还是我国卫生监督部门可持续发展的重要前提,如果卫生监督部门想要充分地发挥档案管理的功能,就要不断地提升卫生监督档案管理人员的监督意识,制定科学有效的档案管理制度,让我们的卫生监督队伍能够科学有序地向前发展,除此之外也可以为卫生研究提供准确的数据信息,从而进一步推动整个卫生监督事业的可持续发展。

4结语

档案管理对于卫生监督来说意义重大,它不仅可以提升卫生监督的权利力度,而且还能够加强卫生监督的规模,人们在注重物质生活的同时也在关心着卫生问题,良好的生存环境是人们生存下去的关键,而档案管理的完善对于卫生监督来说,可以极大地提升卫生监督的监管力度,更好地促进卫生监督部门的监管。

作者:王梦岩 单位:公主岭市卫生监督所

参考文献:

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[2]叶连新,张宁.辽河油田卫生监督工作存在问题及措施的探讨[C]//第六届预防医学学术交流会论文集.2009.

[3]温小秀,罗丽,罗进.市场经济形势下卫生监督工作存在的问题及对策[C]//首届全国卫生法规、标准效益评价技术研讨会暨讲习班论文汇编.2000.

[4]刘旭阳,苑海英.影像宣传在卫生监督中的作用[C]//吉林省预防医学会2003年预防医学学术研讨会论文集.2003.

[5]李曙光,张旭宏,林丰全.卫生监督存在的问题及对策[C]//吉林省预防医学会2003年预防医学学术研讨会论文集.2003.

[6]吴忠友.关于对卫生监督概念性质二个模糊认识的讨论(摘要)[C]//全国铁路第五届疾病控制学术研讨会论文集.2004.

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一、医院人事档案管理在医院人事工作中的重要性

（一）提高医院人事管理质量。医院人事管理质量的提升，不仅要对个人表现出的工作状态、能力、成绩进行监管，还要借助人事档案，严格审查个人学历、工作经历、背景等，避免出现学历造假、身份造假等情况，所以加强医院人事档案管理，对提高医院的人事管理质量具有非常重要的作用。（二）增强医院对人员的信息保护工作。人员的信息尤其是个人隐私信息是受法律保护的，在法律未允许的前提下不能随便暴露，医院人事档案管理通过纸质、电子形式进行保存，对保护人员档案信息的安全性加上了“双保险”，最大限度地避免了因人员信息泄露而产生的严重后果。（三）为医院完善整体的管理体系添砖加瓦。医院人事档案管理也是医院整体管理体系中的重要组成部分，提升其管理效率和质量，本质上也是推动医院整体管理体系的不断完善，继而促进医院整体管理水平的不断提升。而随着档案管理越发受到社会的高度重视，其在为医院完善整体的管理体系的过程中也发挥着越来越重要的作用。

二、医院人事档案管理的对策

（一）进一步强化纸质档案保存措施。1.加入防火、防水设备。目前，医院人事档案的安全管理措施并不到位，部分非常重要的档案材料、对外合同、医院重要人事资料等都被简单放入柜子里锁起来，一旦遇到火灾水灾，难保这些档案材料不受损害。所以医院档案管理办公室要对档案保存的地方进行防火防水处理。2.及时清理，防止虫蛀霉变。有些人事当时因为常年不动，已经严重积灰，极易出现虫蛀霉变等情况。作为档案管理员，必须要及时清理这些重要档案，及时喷洒雾状或放置固体的防虫剂，同时要定期把档案拿出来晒一晒，防止其出现霉变。（二）定期更新人事档案信息。1.让人员定期填写最新的档案信息。人员的某些信息，例如家庭住址、手机号码等都是可以变换的，为保证档案信息的真实性，医院必须让每名人员定期填写最新的档案信息，重点关注那些常变动的信息，如上述提到的家庭住址和手机号码。2.必须修改超过年限的档案信息。有些档案信息由于长期封存，已经超过了保存年限，对于这些档案信息，档案员不能一刀切地把它们全部都处理掉，而是需要重新修订一些比较重要的档案信息，如果在修订过程中发现有信息不符的地方，一定要及时询问本人弄清楚信息，这样才不会让珍贵的档案信息资源白白流失。（三）完善电子档案管理手段。1.开发与电子档案管理系统相配套的手机APP。电子档案管理系统通常都是PC版的，但是随着智能手机的大面积推广和普及，医院作为电子档案管理系统的拥有者和使用者，必须要紧跟时代潮流，积极与软件企业合作开发与电子档案管理系统相配套的手机APP，这样既可以方便档案管理员的工作，又可以为档案管理提供软件层面的“双保险”，一举两得。2.加强系统安全保护，防止病毒入侵。医院人事档案信息非常珍贵，这也会引起网络黑客的注意，为避免这些重要的资料遭遇黑手，医院必须要协同网络管理部门加强对系统的安全保护工作，通过订购专业的防病毒软件、防火墙、建立内外网隔离系统等方式防止病毒入侵。

三、结束语

综上所述，本文分析了医院人事档案管理的重要性以及相关的管理对策，人事档案管理工作的重要性体现在提高医院的人事管理质量、增强医院对人员的信息保护工作以及完善医院整体的管理体系三个方面，而基于其重要性，相关的管理对策也需要从纸质档案保存、档案信息维护以及电子档案管理升级三个方面进行，多管齐下，从而使人事档案管理工作迈上新台阶。

【参考文献】

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房屋权属档案是进行房屋权属认证的重要凭证，其有效的记录了房屋权属的相关资料。在社会不断发展的状况下，房屋权属档案的数量在逐渐的增多，并对相关的房屋权属纠纷起到了非常关键的影响作用。而要充分的发挥房屋权属档案的管理作用，就必须强调房产交易核档的重要性，并采取相应的措施加强房屋档案管理工作的进行。

一、房产交易核档

房屋权属档案是指房地产行政主管部门在进行权属登记、调查、权属转移、变更等管理工作中所直接形成的作为重要依据的文字、图表、声像等资料。它是城市房地产权属登记管理工作的真实记录，和房屋权属证书都是法律认可的有效证明，具有专业性、真实性、动态性、价值性、完整性、法律性的特点。随着房地产业的迅速发展，房屋权属档案数量逐步增多，利用也更加频繁，房屋权属纠纷，“房姐房叔”问题突出，这些都对房地产交易中房屋权属登记档案的信息准确性提出了更高的要求，所以为了保证权属信息的记录的专业性、完整性、准确性等就必须在工作中认真负责并且进行核档，不断提高房屋权属档案质量管理的水平。

二、房产交易核档在房屋权属档案管理中的重要性

（1）、为房产交易服务提供保证

房产交易核档还可以为房产交易服务提供保证。城镇化的发展必然带动城市房产交易量的上升，一般情况下是根据房屋权属证书进行交易的。但是市场上出现了房屋因拆迁被冻结、房屋所有人的房产被司法机关查封、不法分子涂改或伪造房产权属证书从事欺诈活动等情况，这样一来买房者根据房屋权属证书进行交易就会带有一定的安全风险。所以，为防止不必要的风险，为政府和国家避免损失，很有必要进行房产交易核档，以确保交易在信息核对无误条件下进行。

（2）、有利于权属证书当前状态的核实

在与房地产公司房屋交易成功之后，房屋权属人就自然有了对房屋的处置权。但是一般情况下会存在房屋交易进行的时候，没有做好相应的查封、抵押或限制登记的工作，在这种情况下也就常常会发生交易双方不正常的谈判工作，而此时的房屋可能处于相应的限制状态。针对这种情况，采用房产交易核档，就能够有效的帮助交易双方进行合理的交易，保障双方的利益，最终确定交易是否能够进行。

（3）、为决群众纠纷、查处腐败分子提供依据

随着城市建设的不断扩大，房产交易量不断上升，建立在各种虚假信息的房产权属证书上的交易也逐渐增多，严重危害房屋权属档案管理工作的顺利开展，影响房地产业的健康发展。这些不良现象出现的根源之一就是房产交易档案的信息缺失。房产交易核档可以核实证书的真实性，防治和打击社会上的以真实信息克隆的虚假信息、完全虚假信息、巧借他人信息等手段制造的房屋权属证书，为相关人士、相关单位提权归属、房产价格、房产变更、房产来源、房产面积等具有法律效率的基础信息内容。

（4）、有利于核实房屋产权的来源和相关数据

房屋在进行交易时，先要明确房屋的来源，是买卖所得，继承所得，还是他人赠与等。只有对房屋的来源进行了有效的明确，才能够计算出相应的缴费金额，因为不同来源的房屋在交易中所缴纳的费用是完全不同的。比如，一座房子是房改房所得，那么就相应的要收取土地出让金。因此，有了房产交易核档这一环节，就能够保证房改房情况下土地出让金的及时收取，为国家减少不必要的损失。

三、加强房屋档案管理的相关措施

（1）、制定房屋权属档案管理规范

目前，对房屋权属档案工作进行管理时，具体可参照的标准、规范不是很多，这导致同系统之间容易出现管理问题。因此，在实际的工作中，我们要不断的进行学习和创新，对管理工作进行研究；同时，要保证相关的行政部门做好协调工作，保证档案管理办法的尽快制定和实施，要保证相关的政策法规可操作性较强。进行规范的制定时，对每项业务的具体的保管期限、文件材料、归档范围等的相关制度要进行确定，这样能为工作人员的工作提供便利。

（2）、持续的提高档案管理人员的综合素质

房屋权属档案管理人员的综合素质，直接的影响到房屋档案管理的质量，是保证房屋档案管理工作有效开展的关键因素。因此，在今后的工作中一定要加强档案管理人员的业务培训，积极的组织相关人员进行日常的培训工作，从而不断的提高档案管理队伍的专业素质。同时，在相关制度的制定上，要相应的制定责任追究制度，通过对事件负责人的追究，采用比较合理的处理方式，避免差错的再次出现。

（3）、具体的明确房屋权属档案管理的质量标准

在进行房屋权属档案管理的工作中，要充分的做好档案每一个环节的工作，包括档案的形成、整理和利用等相关的环节，以保证档案管理工作的有章可循。同时，在制定档案管理的质量标准上，要求进行档案收集的规范性，科学的确定档案组件的分类标准，并相应的规定个人按照国家的标准进行资料的填写。只有这样，才能够充分的保障房屋权属档案管理的质量，促进房屋权属档案管理工作的顺利开展。

（4）、完善房屋权属档案管理专用软件

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档案，是国家不可再生的资源。是党和国家宝贵的文化财富，也是党和国家不断成长壮大的基础。联合国教科文组织将档案列为“人类文化遗产名录”、“人类记忆工程”等等。同时档案也是一种社会现象，它以一定的物质形式存在，其中值得留念一部分需要我们永久保存下去，为子孙后代造福，不需要的要及时销毁。当然，档案还具有知识储备功能，是后人进行传承和借鉴的重要基础——“今人赖之以知古，后人赖之以知今”。

1 医学院校档案管理的重要性

随着我国高等教育事业的发展和教育教学改革的深化，借鉴国外高等院校的成功经验，研究其历经百年，屡经战火及其他意外事件的考验却能不断丰富档案内容及形式从中体现出档案管理工作的重要性。医学院校作为高等学校重要的组成部分，为我国培养了大量的医学研究及实践工作者，在人类历史上也写下了浓墨重彩的一笔。同时医学院校与其他高等院校相比又有着极大的不同，所以医学院校档案管理的重要性及差别性也逐渐显现出来。

具体来说，医学院校教学档案是指临床教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、音像、病例、电子载体材料等不同形式的历史记录。医学院校的档案资料对于学校来说，如同一面镜子，它详细真实地反映了一所医学院校从建校初期到逐步发展的整个历史过程，它能完整、准确、真实地反映学校的全部面貌，直接为学生的教学活动服务，是医学院校进行教学改革、提高教学质量的可靠依据，也是进行教学科研的必要条件，更是医学院校进行教学评估工作的基础和依据。从另一方面说医学院校的档案始终是以人类的生存及健康联系在一起的。

2 档案管理存在的问题

在医学院校档案管理工作的认识上很多人存在一个误区，那就是档案管理工作的混乱，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。具体体现在以下几个方面:

2.1 人的方面

学院的管理者对档案管理的不重视;再者，从事档案管理工作的人员缺乏对档案管理的学习及实践，档案管理工作是枯燥的，面对着堆积如山的档案，年轻教师缺乏足够的耐心而年纪较大的教师又无更多的精力。

2.2 物的方面

学校对于档案管理工作的投入较小，现在的档案管理已突破了过去的概念，不是一个个简单的铁架子就能装的下所有的档案，各种新型的档案格式及样式，诸如电子制档案，卡片制档案，芯片式档案等大量的存在。

2.3 档案管理工作中的实际情况方面

档案管理实际就是保存有价值的抛弃无价值的，俗话说的好“档案贵在活，而重在于用”。在实践中，大量有价值的档案被丢弃在偏僻的角落而无价值的档案却堆积如山，做好档案的分理工作尤其重要。

2.4 其他方面

档案保管工作中的许多问题还有待解决。比如:纸张老化、字迹退色模糊，医疗档案纸张变黄，发脆，老化变质，有的到了不能再用的程度。其中档案虫害也十分猖獗等等。这些问题都是我们需要急切解决的，加强医学档案的保管工作中，无论是对于现在还是将来的档案管理事业，都是一件长期重要的医学工作。

3 如何做好医学院档案管理工作

做好学校的档案管理工作，这是一个医学院校发展的需要，也是每个高等院校管理工作中的一部分，更是维护一所医学院校演变历程的真实面貌。通过对医学院校档案的查找和利用，可以清楚地看到学校在医学史上的历史的足迹，看到在各个时期我们所取得的种种医学实验成绩和荣誉;同时，也可以从中发现不足，以便总结经验教训，更好地做好医疗实验工作。完整的档案资料还可以为社会、为广大教职工以及医学生提供便利的服务。

那么我们又该怎样做好医学院校的档案管理工作呢?

人的方面，解决方案可以通过研究及讨论，增强管理者对档案管理工作的重视，将档案管理工作与教学放在同一高度抓。在年轻教师进入档案管理的工作之前进行岗前教育及培训，通过考试的方可工作，并制定严格的规章制度规范教师的行为，对工作不重视及不认真的教师进行处罚。对于长期从事档案管理工作的老教师，要对新教师进行辅导及教育，将工作中成熟经验传授给新教师，做到老带青，旧带新的良好传承。

此外，还要加强学校档案的基础管理。档案工作人员除了在本校医学档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，还应着重做好医学档案的编目、检索、编研等工作，编制较适用的医学检索工具，建立健全医学检索体系和医疗档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足医学档案利用工作的需要。在此基础上加强对医疗档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的医学档案。重要、珍贵的医学档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，医学档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的医学服务新途径，以提高医学档案利用的质量和水平，把“死”医档案变成“活”医档案，更好地发挥其档案的作用，在创造社会效益的同时，促进医学档案事业的发展。

综上所述，医学院校的档案管理工作是一门学问。 科学规范的医学档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新教育形势的需要，开创医学档案管理工作的新局面。做好医学档案的开发和利用工作，不但可以实现高等院校特别是医学院校档案管理工作的自身价值，而且可以为医疗经济发展和社会医学进步做出应有的贡献。

展望未来，机遇和挑战共存，这就要求我们必须把医学院校档案工作提高到历史的、战略的、基础的高度来认识。给予高度重视，积极做好档案工作。作为一名医学院校的档案工作者我们要把封闭保守的观念转换成为积极创新的观念;把被动利用医学档案资料的观念，转换成有目的地主动开发医学档案工作者的工作方式、思维方式和行为方式，这是深化医学院校档案工作的前提条件。其次，我们还应充分认识高校体制下档案管理工作的新特点，探索医学院校档案管理的新模式。

参考文献

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医院档案管理是医院历史进程中的原始记录和权威凭证，是医院管理不可分割的重要组成部分。档案管理应从提高档案管理人员的综合素质、强化医院领导重视档案管理工作的意识、实现档案管理的标准化、信息化等方面入手，加强医院档案管理工作。医院档案类别很多，包括病历、图书、基建、设备、财务、文书文件、人事、科研等方面。面对日益深化的医疗改革和竞争，如何加强医院档案管理，如何更好地为医疗、教学、科研服务，实现档案管理现代化，是目前医院档案管理人员应该思考的问题。

一、医院档案管理现状

1991年，卫生部的《医学卫生档案管理暂行办法》第二章第七条规定，各级医药卫生部门要理顺档案管理体制，建立综合档案工作机构，负责本单位的档案工作和统一管理本部门形成的全部档案。然而在一些医院中，工作的中心是医疗，医院管理的重点是如何提高医院技术水平，改善环境条件，从而为患者提供更加优质的服务，因此，在对医院的管理和建设工作中，一些管理者还没有对医院的档案管理工作给予足够的重视。

现在各级医院在档案管理方面还存在一些问题：首先档案管理意识薄弱，对档案的利用率相对低下。重经营、轻档案的意识普遍存在，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。这就造成目前很多医院对档案信息资源开发不足，对其利用率不高的结果。

其次，档案管理制度不健全。目前，我国医院的管理工作中，各医院一般都按照卫生部要求制定了适用于自己的、较为健全的管理制度以及对各类人员工作职责，然而涉及档案管理的制度、职责却相对不健全，还没有一个统一的建档制度，一些相关的制度和检查考核措施等也都有待于进一步改进和完善。

第三、缺乏正规的档案专业人员，直接影响档案的管理。长期以为，医院的档案工作由医院办公室的工作人员兼管，由于工作人员的精力有限，造成档案工作人员负担过重，而无力顾及，直接影响到档案管理的质量。

二、医院档案管理工作的新思路

随着医院医疗卫生体制改革和社会医疗保险制度改革的不断深入，对医院档案管理工作也提出了新的要求。因此，要搞好医院的档案管理工作，促进医院档案事业的积极发展，必须探索一条适应医院档案管理工作发展的新思路。引进专业人员，对档案进行管理档案管理水平高低、档案服务质量如何，决不单纯地取决于档案管理人员数量的多少，而是取决于档案管理人员的整体素质、专业技术水平、先进的工作方法和科学的管理体制。档案管理水平和档案服务质量的提高，档案事业的健康发展，以及今后档案工作逐步全面实现专业化、规范化、统一标准化管理，特别是现代化管理，都需要拥有一定数量的学历高、素质高、多功能的复合型档案专业人才。这种档案专业复合型人才，精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识，精明强干，以少胜多，能一兼数职，办事效率高;能灵活运用电子计算机和光盘刻录技术;有较强的应变能力。在他们的带动下，档案管理才能真正发挥其作用。

档案资源是一种潜在的生产力。随着医院管理向科学化、现代代和标准化发展，档案工作已成为为医院管理的重要组成部分，因此，要建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍，自觉参与档案管理工作，已经成为医院档案工作的当务之急。实现档案管理的现代化，提高档案资源利用率

对档案进行管理，是为了发挥其作用。当前，广泛利用互联网开展网上服务业务已经成为为社会和各单位提供相应档案服务的一种重要形式。运用计算机进行档案管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，给档案工作注入了生机和活力，利用计算机进行档案管理也增加了其保密程度。

档案工作者的重要任务就是开发和利用档案信息资源，通过计算机网络为用户提供服务，促使档案管理现代化，从而为医院各项工作的顺利开展做好服务工作。

三 档案管理向标准化、信息化迈进

医院综合档案部门是医院保存和管理本单位各种门类档案的独立部门，要建立健全归档工作体系，实行文件处理部门立卷制度。办理完毕应当归档的各种形式和载体的文件材料，由文件材料承办部门负责收集和整理后，送交医院综合档案管理部门或档案工作人员进行归档保存。档案管理部门或档案工作人员负责档案质量检查和验收。档案工作的标准化，就是要符合档案的各项标准化内容，包括组卷的方式和格式、分类规则、档案著录和标引规则、档案文献编纂规则等。特别是档案整理工作和著录、标引工作是否规范化，对计算机等现代化技术的应用有着重要影响，做到标准化管理，实现档案管理信息化问题就迎刃而解了。

档案管理信息化，就是将现代计算机技术、信息技术、通信技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。近年来，随着医院办公自动化、信息化程度日益提高，传统的“手工操作”、“立卷归档”的工作模式和“重保管，轻利用”的工作思路已经不能满足医院档案管理工作的需要。医院档案管理信息化程度的高低，直接影响到档案资源开发利用的水平。如何利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，成为医院档案管理工作的重要议题。这要求医院尽快建立档案数据库，特别是医院人事档案，要使人事档案的管理实现数字化;有计划地把缩微、光盘技术应用于档案的应用管理;充分利用局域网及办公自动化网络系统，实现档案（电子版）管理系统网络化。

总之，在医院领导的关心和支持下，将综合素质较高的档案专业管理人员放在这个重要岗位，实现档案管理的规范化、信息化，同时认真贯彻执行《卫生档案管理暂行规定》等法律法规，医院档案管理工作一定会更好地服务于卫生事业，并大力推动医疗事业的发展。

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医院档案，是指医院把实际工作活动中相关的文字、记录等等收集起来，分门别类进行归纳整理，形成系统性资料管理，方便进行查找和学习。医院档案管理是属于医院整体发展的一个重要部分，直接反应了医院管理水平的高低，给医疗质量的进步提供了基础资料和开发依据，是一项医院管理的基础性工作，也是一项必不可少的重要工作。随着医疗改革发展的不断深入，医疗市场的竞争日趋激烈，档案管理工作已充分显示出它的重要作用。医院档案是医疗各项工作活动中形成的原始记录，是不断提高医学科学技术的基础条件和基础环节，是医院管理中的重要内容。在疾病的诊断、治疗、科研工作中起着无可代替的作用。如何有效地开发、利用档案这巨大的科学信息资源，它以原始凭证性，不可再生及可重复利用性受到人们的关注。档案运用的合理有效是医院健康发展的一项基础性工作，对于医疗活动的基础规律和末来发展方向具有秀强的借鉴。全面加强档案管理工作的目的，在于充分发挥档案的作用，为实现医院建设目标服务，为维护医院历史的真实面貌服务，为医院改革调整工作思路提供准确依据。

1 档案管理在医院发展中的重要性

医院档案部门的职能主要是配合医院中心工作，为医院改革发展和日常管理提供全方位的各种档案信息。随着改革的不断深入和发展，医院各项管理工作愈来愈来离不开医院档案的支持，可以说医院档案在医院发展过程中具有举足轻重的地位。其一，医院档案能真实而全面地反映医院历史。医院档案是医院人在长期社会实践中留存下来的历史真迹，记录了整个医院在各个历史时期有关医疗、教学、科研、设备、财务、技术、基建、党建、人事及其它日常管理方面的情况，记载着医院全体干部职工为医院的建设和发展不断探索的特定历史过程。通过档案，我们能完整、清晰地了解医院过去的工作轨迹，从而更好的认识医院、发展医院，因此，档案管理工作是一项维护医院历史真貌的重要事业。其二，医院档案是医院开展各项工作的重要基础，医院的众多日常管理工作必须紧紧依靠医院档案才能有效展开。如医院的人事档案，它是医院人才队伍状况的重要记录，是医院组织人事工作的信息库，是医院开展人才队伍建设，发掘培训、考核评价和合理配置人才的主要依据。离开了人事档案，医院的人力资源管理将无从进行，在医院这样一个人才密集型单位，如果人力资源管理失效，则医院很难创新和继续发展。再如，在处理医患纠纷时，医院通过病案及其它相关档案的准确利用，向法院提供有效证据，完成举证责任，确保案件及时、公平、公正审理，以便进一步查清事实，明确责任，从而有效解决医患纠纷，保护患者、医院及医务人员的合法权益。因此，解决医疗纠纷也离不开医院档案的支持。其三，医院档案在积累和传播知识方面功不可没。医院是专业性相当强的单位，病案档案详细记录了患者从接诊到出院的整个治疗过程，是医学的宝贵资料，也是教学科研的重要资料来源。一个成功治愈的病案无疑会对以后同样病情的诊治提供宝贵借鉴，同时病案也是教学工作的活教材，通过教授年轻医生，可帮助他们在业务上少走弯路，有助于其尽快成长。此外通过对成功病案的理论分析和研究，能总结出经验和科研成果，有利于新疗法的推广普及，能使更多类似患者得到及时救治。其四，档案资料是医院制定发展规划的科学依据。医院档案记载着整个医院发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的基础。做好档案管理工作，依据档案资料进行分析论证，可为医院管理者及时了解医院整体运营状况，适时调整发展策略提供准确依据，为管理决策提供支持性证据。

2 做好医院档案管理工作的几点举措

（一）加强领导，注重宣传增强全员档案意识

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随着各行各业信息化的迅速发展，档案信息化管理也成为现代医疗卫生管理工作的重要内容。在纸质文件时代，采用手工操作的方式，档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案、登记目录、查找档案。而将档案进行信息化处理后，可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，利用计算机软件进行工作，大大改善了工作条件，有效地提高了工作效率。

一、t院档案管理信息化是当今信息社会发展的形势需要

现代信息社会日新月异，各行业对内对外交流日益增多，人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息需求量越来越大。当前，由于各级医院管理意识、设备和技术方法比较落后，档案管理和利用水平较低。面对这种冲击和挑战，各级医院只有顺应时势，加快档案信息化建设，运用先进的技术设备，尽快实现档案管理现代化，进而使档案管理工作适应新形势发展的要求。

二、医院档案管理信息化是确保医疗事业可持续发展的需要

医疗事业需要发现、培养和造就大批的建设人才，而只有翔实全面地掌握人事档案材料，才能合理使用人才，充分发挥人才的作用，确保实现医院事业的可持续发展。实现档案管理信息化就显得十分迫切和必要。实现档案管理信息化不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院事业发展服务，而且将会使档案信息资源得到更加充分的开发利用，同时可以延长档案的寿命。

三、档案信息化有利于实现档案信息资源共享的需要

将档案信息化处理后，采用了电子目录和电子文档归档，提供快捷的电子信息查询系统，使用时只需输入关键词，相关资料信息就可呈现在电脑上。电子文件比档案原件更易于查询，可增强对原始档案的应用程度和应用范围，更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览，并保持随机存取，进一步提高了档案原件的利用率，最大限度地实现档案信息资源的共享。