毕业生档案管理规定范文

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大中专毕业生的人事档案是全面考察学生多年来的学习、思想和生活状况，也是为用人单位提供评价人才使用的重要客观依据。但从人才中心所接转的的大中专毕业生档案情况来看：部分档案存在材料不全、散乱、错寄、自带甚至拆封等现象，造成无论是给毕业生的就业还是后期政审、利用等都带来了负面影响。其存在的问题主要表现为：1.人事档案的散乱、缺失。大中专毕业生的人事档案主要包括登记表、成绩单、学年鉴定表、奖励处分材料、党团组织材料等等。但在毕业生档案接收中经常出现档案材料错放、寄错，甚至出现一些重要的报到证、党团组织材料缺失等情况。由于没有专门的人事档案库房以及专业的登记保管等，在收集大中专毕业生的人事档案材料过程中出现杂乱无章的情况。同时，由于毕业生众多，大多需要新建档案，因此在存放过程中容易与其他毕业生档案混装在一起，存在档案保管不规范现象。2.人事档案的专业性、保密性不强。大中专毕业生的人事档案需要严格依据国家档案转递、管理规定要求执行，但现实中由于专职档案管理人员少，毕业生在人事档案转递过程中往往由辅导员、班主任甚至是学生代为转递，非专业人员的过多介入导致了人事档案管理的专业性不强。此外，大中专毕业生在后期为了提高知识，参加相关的成人教育、远程教育或自考，这些后添加的重要的档案资料为了查阅、复印等在拆封后没有及时密封，减弱了档案的保密性和真实性。

二、大中专毕业生人事档案管理的重要性

基于麦可思研究院的研究报告，《光明日报》于2015年7月20日的《2015年中国大学毕业生就业报告》公布的数据显示：高职高专院校2014届毕业生半年后的就业率为91.5%，比2013年提升了0.6个百分点，但2014年的高职高专院校的毕业生失业率为8.5%，每年有数十万的毕业生处于待业状态，因此，做好毕业生的人事档案管理和开发工作意义重大。1.提高人力资源利用率。企事业单位招聘、选拔人才是一种人力资源的资本投资，是为了通过对人进行资本投入、提高人的职业技能或体能，增加劳动产生的一种投资行为。做好毕业生人事档案管理可以有效将闲置、滞留在社会上的人力资源有效利用，避免人力资源浪费。2.扩大流动人员就业服务保障。大中专学生毕业后往往辗转多个城市就业，根据《流动人员人事档案管理暂行规定》的有关要求，需要做好流动人员流动人事档案的转递、保管工作。一方面，各地人才流动服务中心因掌握着流动人员人事档案，故占绝对优势；另一方面，要充分调动企事业、教育以及劳动人事等部门的多方力量，共同参与就业人员人事档案的建档、转递工作，为流动人员就业做好服务。

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档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、学习和工作能力、学习和工作表现、学习和工作成绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。因此，许多技工学校根据《中华人民共和国档案法》制订了相应的学生档案管理的规定，并具有以下特点。

1.学生档案归档范围趋同。许多技工学校明确规定学生档案的归档内容为，学生在初中、高中（职高）毕业的相关材料、学生在校期间获得的奖励与处分材料、有关政治面貌的资料、学籍表、学生教育实习鉴定表、体检登记表等。同时有些学校为了适应学校学生管理的需要也规定了可以将“其他应当归档的材料”作为归档内容。但是由于这一规定过于模糊，操作性不强，学校基本上没有此类档案。

2.学生档案表现介质单一。许多技工学校规定，学生档案归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，由承办部门盖章，注明形成材料的时间。学生档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水盒复写纸书写。除电传材料须复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。由此可见，目前，技工学校学生档案的表现介质为纸质档案。

3.学生档案利用规定严格。例如，技工学校一般都严格规定了只有管理者才有权查阅学生档案，而学生无权查阅和借用档案。学生只有在两种情况下才能接触到档案，第一种情况是，在择业期内就业的学生可凭就业协议书复印件或用人单位调档函调取档案；第二种情况是，升学的学生可凭所升入学校开具的调档函或录取通知书调取档案。当然，对于其他人员和组织要查档案需履行相应的手续方能查阅。

二、技工学校档案管理创新的思路

众所周知，学生档案是反映学生个人经历、学历、思想政治素质、业务素质和能力素质等情况的文字材料。因此，学生档案管理工作应当体现依法办事、规范管理、服务学生、服务社会和专人负责的原则，并在此基础上力求创新。

1.学生档案信息收集应当实用化。所谓实用，就是技工学校学生的档案要能够反映学生在校学习成长的过程和痕迹。过去，我们收集的学生信息基本上是静态的信息，不能反映出学生的接受技工学校教育后素质水平的进步，因此缺乏实用性。如果我们从实用化的维度思考学生档案信息的收集，就会突破已有档案管理理念的禁锢。使学生档案信息的收集变得丰富起来。

2.学生档案信息表现应当多样化。所谓多样，就是应用多种介质反映学生成长信息。现在，已有成熟的电子化的管理系统可以记载有关学生的静态信息。这为我们拓展记载学生成长信息介质，提供了有利条件。因此，我们有必要重视利用影像等记录手段，将学生的成长信息以多样化的方式给予记载，这对于学生树立学习信心，提高自我效能感；对于构建学校教学资源，展示学校教育教学水平，促进学生就业有着积极的作用。

3.学生档案信息服务应当灵活化。所谓灵活化，就是要用现代档案管理理念，重新审视我们的档案管理规定，实现档案管理在服务上的创新。提倡档案管理服务是目前档案管理改革的热点。我们当然要将涉及学生权益的档案信息加以妥善保密。但是，随着档案管理内容的拓展，有些信息是有利于学生成长的。因此，需要我们将学生档案中既有利于学生发展，又不侵害学生权益的信息提炼出来，灵活使用，以达到服务学生，服务社会的目的。

三、技工学校学生档案管理创新的措施

技工学校的中心任务是为国家培养一线实用性技术人才。因此，技工学校学生档案管理就应着力从各个方面反映学生在校期间的成长历程，将其既作为学校考察、培养学生的原始材料，更要作为推荐学生就业的重要凭证和手段。这是应对竞争日趋激烈的就业用人市场挑战，所必须予以重视的工作。

1.应将反映学生技能水平的实习实践作品作为学生档案的内容之一。反映学生技能水平的实习实践作品，可以说是很多技工学校档案管理的一个重要缺失。当然，这与我们长期以来，凡是档案就应保密的理念有关。正是这种理念，让我们觉得学生实习实践作品没有保密价值，也就没有必要归档了。我们看到，许多发达国家在学校档案管理中，特别注重将反映学生成长经历的信息归档，予以长期保存，并将其作为反映学校文化底蕴的重要内容。因此，作为培养高技能人才的技工学校，应将学生实习实践作品有选择的加以归档。

2.应将有利于学生就业的档案信息整理复制，并向新生、学生家长和用人单位展示。学生档案的高效使用关系着学校、学生、用人单位各方面的切身利益。所以，在遵循有关档案管理规定的基础上，将那些无需保密但有利于满足学生和学校发展需要的档案信息，有计划的加以整理和复制，是技工学校档案管理创新的必要措施。

3.应将毕业生就业后能体现学生教育教学绩效的信息，追加收录到其档案中。当前，终生教育已成为人民的共识，毕业生也是学校发展和在校生成长的重要资源。我们要破除“学生毕业，与学校无关的”看法。所以，我们建议，技工学院要重视毕业生发展信息的收集，这会提示毕业生对母校的归属感和责任感，也会激发他们在工作中的荣誉感和成就感。

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“学籍”专指符合招生规定条件被正式录取，并按规定办理注册手续后所取得的学生资格。而学籍管理则是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。职业教育同普通教育一样，学籍管理也是一项非常重要的工作，但是又和普通教育不同，职业教育的学生层次差异较大，使得职业教育的学籍管理较普通教育管理难度更大。

一、当前中等职业学生学籍档案管理存在的问题

(一)人才培养模式的多样化变革，带来新的挑战。

人才培养模式的多样化变革，给中等职业院校的档案管理带来了新的挑战。具体表现在反映人才培养模式变革的材料没有及时的进入档案，规范性较差。有些中职院校主要注重《学籍卡片》、《考试成绩登记表》、《高中学生思想品德考核表》等反映学生学科成绩的材料。应该凸显的《考生职业技能鉴定表》、实习、实训等反映职业学校特点的内容还较少，难以保证学生档案的客观性与真实性。

(二)电子档案网络化管理存在瑕疵

学籍档案管理的最终目标是实现档案信息资源共享，而档案网络化管理正是使这一目标得以实现的一种行之有效的手段。但是，电子档案的管理也不是尽善尽美，学生电子档案的真实性、安全性还缺乏完善的管理制度来作保证(如系统用户权限的界定、更改信息必备的条件、查询信息必须的手续)，还有网络的不安全性、计算机故障问题、电子档案的长期保存、软件技术的完善等等。这些都将随着电子档案的不断发展而鱼待解决。

(三)档案作用发挥缺位

在学生就业进入市场用人机制的大环境下，学生学籍档案作为记载学生成长情况重要文本材料，发挥了它无法替代的育人和人力资源开发作用。目前中职学生学籍档案管理存在的主要问题就是缺乏创新意识。没有真正从服务中职学生实现成功就业的要求来实施管理。由此造成的学生学籍档案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏过程管理。信息提供滞后于毕业生就业等现象，其服务就业工作的作用发挥也就缺位了。

二、加强中职学校学生档案管理的对策

(一)提高认识，树立现代化档案管理理念

随着中职学校教育改革的不断深入，档案管理的现代化建设已提上了重要议程。档案管理工作要想适应新形势发展的需要，就要实现从上到下的思想转变。一方面，作为学校领导要充分认识到学籍档案管理在学校教育中的价值、地位和作用，意识到学校档案管理现代化建设的重要性;进而转变传统的档案管理理念，强化档案管理意识，以科学发展观指导学校档案管理的现代化建设。另一方面，作为档案工作人员，必须更新档案管理理念，突出档案管理的信息服务功能，加强对学校档案信息的综合分析和深度利用，实现学校档案工作从简单的管理型服务向研究开发型服务的转变，把学校档案管理部门建设成为人才工作、干部工作的信息库和参谋部，使档案人员立足于学校档案资源的开发利用。

(二)建立健全归档材料的形成、收集和传递制度。

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人事档案管理是我国人事管理制度的鲜明特色之一，而高校学生档案是真实记录了大学生在校期间的学习、生活以及各种社会实践活动，是社会用人单位筛选人才的重要依据。伴随着社会对于档案管理重要性的不断增强，高校必须重视并及时处理数量众多的高校毕业生档案， 按照国家相关人事管理制度进行规范化转递，将高校毕业生档案及时准确转递到相关接收单位，以免影响毕业生就业升学报到时间，更好的保障高校毕业生合法权益。因此，做好高校毕业生档案转递和查询工作，是我国人才强国战略的物质基础和重要保障，具有十分重要的作用。

二、高校毕业生档案转递工作存在的主要问题

（一）高校管理人员对毕业生档案转递工作不够重视

目前，我国高校管理人员将主要时间和精力放在对学生的教学管理上，而对于大学生档案管理工作仍然缺乏足够的重视，尤其是对于高校档案管理工作的最后一个流程，即毕业生档案转递工作更加不重视。与此同时，高校学生档案管理工作人员本身对毕业生档案转递工作的意识较为淡泊，错误地将其作为一项辅工作，认为只要在学生毕业之后将其档案转递出去就和自己没有任何关系了。

（二）高校毕业生档案管理工作无序而发生各种错误

在高校毕业生档案转递工作中，大部分学校都会严格按照国家相关规定进行学生档案转递。由于许多高校基层单位并没有专人负责学生档案管理工作，一般都是由辅导员和部分学生负责毕业生档案转递工作，再加上毕业生数量众多且时间仓促，从而使得许多学生的档案材料出现不齐、错放、错寄的现象。同时，许多学校违反相关管理规定，让毕业生私自查看和自带档案材料，进而影响了档案材料的保密性、严肃性和真实性。最后，由于许多毕业生提供给学校的档案转递单位和地址不蜃既罚使得毕业生档案投递工作难以正常开展，容易发生档案材料丢失的情况。

（三）档案接收单位档案管理工作不规范而带来不便

由于高校毕业生档案转递工作都是集中在一个时间段转寄给毕业生档案接收单位，从而使得档案接收单位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上许多单位档案管理工作人员普遍缺乏相应的专业档案技能，从而降低了毕业生档案管理工作的规范化程度，进而给日后档案查询和利用带来诸多不便。与此同时，由于毕业生档案查询时间相对集中，再加上档案信息化水平不高，从而使得人才交流中心在工作效率和服务效果一时难以完全满足社会公众的需求。

（四）高校毕业生档案转递与查询管理手段相对落后

目前，许多高校在进行毕业生档案转递和档案查询时仍然使用原始的手工操作方式，不仅费时费力而且容易出错，尤其是一旦碰到毕业时间较久的同学回来查找档案材料时更加困难。这种落后的管理手段不仅消耗大量的人力财力，而且在一定程度上制约着毕业生人事档案资料的开发利用。应该说，计算机等先进技术在毕业生档案转递与查询中的潜力并没有得到充分发挥。

三、新形势下完善高校毕业生档案转递工作的优化策略

（一）不断加强高校学生档案意识的宣传力度

为了更好地帮助高校毕业生正确认识到档案的重要性，学校应该重视并不断加强档案宣传工作力度。在高校毕业委，学校应该通过讲座、班会、印发手册以及宣传栏等多种有效途径对毕业生进行强化宣传，帮助毕业生正确认识档案对于自身以后发展的重要作用、档案材料需要包括那些详细材料、毕业生档案的保管和转递等档案常识，从而使毕业生形成正确的档案意识，从而更好的配合学校开展毕业生档案转递工作。与此同时，政府主管部门也应重视普及全民档案意识，对毕业生档案接收单位以及档案管理部门开展各种形式的培训，从而不断增强全民档案意识以保证高校毕业生档案转递工作的顺利开展。

（二）不断完善高校毕业生档案法律法规建设

近年来，伴随着国家对档案管理工作的不断重视，相关的部门陆续制定了《高等学校档案管理法》等法律法规。但是，目前对于高校毕业生档案转递问题并没有相应的法律法规加以管理和规范，使得各个相关部门仍然按照自己的习惯做法开展毕业生档案转递工作。为此，相关部门应在《高等学校档案管理法》的指导下，从实际情况出发，尽快出台专门的法律法规，或者对现行法律法规进行合理的修订，以确保高校毕业生档案转递工作有法可依、有章可循。

（三）逐步完善高校毕业生档案管理规章制度

针对当前我国高校毕业生档案投递工作中存在的诸多问题，高校应从学生档案的特点出发，进一步和各地市人事部门和人才交流中心进行合作，对已经出现的问题进行查找，并提出相对应的解决策略，逐步建立和完善高校毕业生档案管理规章制度。进一步明确高校档案管理人员的工作职责，从而保证高校毕业生档案转递工作做到有据可依、有规可循，确保每一个毕业生档案的完整性及投递的准确性。

（四）对档案管理人员开展专业档案业务培训

作为高校毕业生档案转递工作主体的档案管理人员，其本身的档案综合业务能力对于做好毕业生档案的收集、整理和传递工作的顺利完成起着决定性作用。目前，负责高校毕业生档案转递工作主要由学校档案工作人员以及学生辅导员来负责完成，而档案接收单位则通常由临时聘用人员来负责完成，由于大量的非专业档案管理人员介入到这项工作中，因此有必要对这些参与者开展专业档案业务培训，在加强他们的责任心的同时提高其档案管理业务能力。

（五）加强高校和人事机构间交流与沟通

因为高校毕业生档案最终会转递给社会人事机构进行人事管理，因此应该在不改变毕业生档案管理主体的情况之下，不嗉忧扛咝5蛋腹芾聿棵藕蜕缁崛耸麓理机构之间的交流与沟通，使两个不同档案管理主体可以在毕业生档案料、管理方法、转递形式以及交接流程等方面进一步达成共识，从而使得高校毕业生档案交接工作方便及时，进而有力保障转递工作的顺利开展。

（六）建立毕业生档案转递信息管理查询系统

伴随着高校信息化水平的不断提高，作为学校公共服务体系重要组成部分的学生档案服务管理部门，必须紧跟时展潮流，加快档案管理工作的信息化建设进程，建立高校毕业生档案转递信息管理查询系统，从而实现档案管理的电子化数据对接转换，提高毕业生档案转递工作的准确性和及时性。在学校档案管理部门或者学校就业网站设置毕业生档案转递信息管理查询窗口，每一个毕业生可以在任何时间和地点随时登陆网站进行实时查询，从而极大地方便毕业生跟踪查询自己的档案去向。

（七）建立健全毕业生档案转递查询反馈机制

首先，高校应及时催促毕业生档案接收单位在收到学生档案材料之后及时将档案接收回执寄回学校档案管理部门，同时对于返回的档案接收回执应进行及时进行整理和收集，对没有及时寄回档案接收回执的用人单位应想办法督促其尽快办理。同时，学校还应对于那些被退回的毕业生档案进行及时归档，并录入到毕业生档案转递信息管理查询系统，以方便毕业生进行网络查询。其次，毕业生档案接收单位如果出现“人档不符”等问题时应及时和高校档案管理部门取得联系，及时查明问题的原因并采取措施。最后，毕业生到就业单位报到之后，应主动查询自己的档案是否已经顺利寄到，如果在毕业三个月之后仍然没有寄到的话就应及时和学校进行联系，以查询自己档案的去向。

综上所述，不断完善和规范高校毕业生档案传递工作是保障毕业生合法权益的大事，同时也直接影响着毕业生人事档案积极作用的充分发挥。新形势下高校毕业生档案相关管理部门应不断加强高校学生档案意识的宣传力度、不断完善高校毕业生档案法律法规建设、逐步完善高校毕业生档案管理规章制度、对档案管理人员开展专业档案业务培训、加强高校和人事机构间交流与沟通、建立毕业生档案转递信息管理查询系统和毕业生档案转递查询反馈机制，切实把高校毕业生档案转递及查询服务工作做好。

参考文献：

[1]丁一.完善我国高校毕业生档案转递措施分析[J].兰台世界，2016（02）：28-29.

[2]张美珠.浅析高校毕业生档案管理与转递[J].办公室业务，2013（11）：256.

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随着毕业就业人数的增加，市场对人才的需求，突显档案利用价值的重要性、真实性。档案的利用价值是满足社会需求的有用性。毕业生学籍档案的利用价值简要归纳如下：

首先，凭证价值。毕业生学籍档案从形成规律来看，它是毕业生在校期间综合表现的历史记载，是毕业生整体素质的客观反映。其次，参考价值。用人单位依据档案的全部原始记录材料，掌握毕业生全貌，评判毕业生优劣，选拔优秀人才，实现用好人才。再次，社会价值。从本校档案利用登记表看，毕业生学籍档案服务于学生就业、企业招聘、职务晋升、职称晋级、各类报考、出国留学、医疗保险、社会保险、各类公证等诸多社会活动，满足学校、师生、社会的利用需求。

二、毕业生学籍档案管理主要存在的问题

1、档案材料缺乏规范。以最近2013年归档的30个本科学院85个专业9198名学生的学籍档案资料来看，主要存在以下问题，对学籍档案不够重视，书写内容错误、不全，书写字迹不清、随意涂改，签字漏签，未粘贴照片，鉴定评语不实，奖惩没有记载，公章加盖错误，材料不齐全不完整等等。

2、方法与手段缺乏创新。如在办理出国（英文）成绩档案的过程中，利用者要求时间紧，同一时期内要求办理的人员较多，工作量较大，现有能力无法满足所有利用者意愿，因此努力提高档案开发利用手段和水平，是摆在档案馆工作人员面前的一个重要课题。

3、档案管理系统有待升级。目前我校南大之星档案网络管理系统的档案目录数据主要靠逐条手工录入，随着人数的急剧增长，已经不能满足现代管理的需要，有待加强学习，普遍采用数据导入功能，可以将EXCEL等格式文件与管理系统相衔接，自由导入导出表格，避免手工录入信息的耗时和错误，提高工作效率。

三、毕业生学籍档案管理的相应对策

1、培养档案意识，注重法规学习。首先，培养学生档案意识，使学生了解档案的重要性，知道哪些档案可以在档案馆查询利用；提高教师档案意识，提高归档质量，促进档案管理工作。其次，学习有关档案法规与文件。学习领会《档案法》、《普通高等学校学生管理规定》《普通高等学校档案管理办法》、《黑龙江大学档案管理办法》等法规和文件，明确档案工作流程，从档案收集归档到查询利用，做到依法治档，遵循规范化、制度化、科学化要求，使档案工作纳入法治化轨道，实现有章可循、有据可依。

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中图分类号：G717

文献标识码：A

文章编号：1673－2111(2009)04－053－03

作者：胡娅丽，湖南体育职业学院办公室；湖南，长沙，410014

学籍档案管理是教学行政管理的重要内容，它对学校领导和教师全面了解学生情况，并及时改进教学管理和教学方法均起着重要作用。教育的进步，高校改革的深化，对学籍档案管理工作的严肃性、准确性和适时性，提出了更新、更高的要求。因此，学籍档案管理人员要不断的研究学籍档案管理过程中的新问题，拓展新的工作途径，充实新的工作内容，寻找新的管理方法，以适应新形势的需要。

一、高职院校学籍档案的主要内容和主要作用

(一)高职院校学籍档案的主要内容

学籍档案是学生从入校到毕业分配的整个在校学习过程的原始记录，是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的具有保存与利用价值的文件材料。依据根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》，结合高职院校的实际情况，高职院校学籍档案主要包括：(1)招生计划、新生名册等；(2)在校学生名册，新生登记表，学生学籍卡片、考试成绩卡，学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料；(3)学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表；(4)各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩；(5)学生奖惩材料：获奖、评优、处分等；(6)毕业证书和发放登记表：(7)毕业分配单位统计表和签约单位合同；(8)扩展材料――毕业生跟踪调查统计情况：使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。

(二)高职院校学籍档案的主要作用

学籍档案对个人、学校和社会都具有重大价值。(1)对个人而言，学籍档案记录的内容是评价学生在校表现和学习情况的依据。因此，学生在校期间，通过了解学籍制度，可以明确努力的方向、规范自己的行为，并有意识地遵循有关规则，从而促进良好学风的形成。学籍档案作为学生在校期间真实情况的证明，学校可据此为学生开具相关证明。(2)对学校而言，学籍档案的建设是学校基础性建设之一，学籍档案的管理是学校日常管理的重要部分。好的学籍档案管理制度可引导教学活动的有序进行，有效降低学校管理成本。・学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化水平在一定程度上体现着高职院校的教学管理水平。加强学籍档案的管理，可大大提高职院校的管理水平。(3)对社会而言，学籍档案是用人单位挑选人才的重要参考依据，学籍档案的完整性、真实性在一定程度上影响单位对学生的评价。此外，用人单位对毕业学生的反馈情况进行统计分析和评价，可以为学校拟定人才培养方案提供重要依据，有助于促进高职院校向社会输送全面发展的、社会迫切需要的合格人才。

二、高职院校学籍档案管理的现状

高职院校对学籍档案工作在宏观上普遍比较重视，现在许多高职院校不仅安排政治素质好、责任心强、学历高的同志从事档案管理工作，而且提供了比较完备的硬件设施条件。但是，高职院校学籍档案管理在微观的具体管理上，还存在不少问题，主要体现在以下几点：

(一)学籍档案自身的问题

1、学籍档案繁杂：这是由目前高校自身的教育形式决定的。许多高校不仅有学历教育，还有非学历教育。学历教育又分脱产学习的全日制教育和业余学习的成人教育，成人教育又包括大专教育、专升本教育、远程教育。非学历教育的名目则更多，如短期培训、单科教育、证书教育、职业技能认证等。而每个学员的个人档案又包括新生录取审批表、登记表、名册(含照片)、学籍变动档案(如转学、休学、复学、转专业等)、在校各科成绩登记表、毕业生登记表、短期学员名册、成绩册、结业名册等。如此，学员从入学到毕业所形成的学籍档案材料就相当繁杂。

2、学籍档案缺损：高职院校学籍档案的缺损表现在材料不齐全，不完整。有些学院、分校在填写学籍档案材料时，没有逐一填满；有的竟然在毕业生名册上没有填写毕业生情况，给日后的学历核实、查找带来了困难。

3、学籍档案模糊：学籍档案除漏填现象比较严重之外，另一个严重的问题是填写时书写不工整，字迹潦草，而且多处有涂改的痕迹。有的用圆珠笔或铅笔填写，时间长了档案内容往往模糊不清、难以辨认，客观上削弱了高职院校学籍档案的凭证效用。

(二)学籍档案管理问题

1、学籍档案整理不规范：主要存在以下几种情况：一是编排混乱，同一学院的档案材料年度互相穿插：二是组卷、装订不规范。组卷没有严格规定，没有按学院(或分校)、系、专业的层级关系组卷，有时两、三个系、或几个专业一起组卷。

2、学籍档案管理不严：在学籍档案里竟然发现有假材料，还有篡改学籍的现象，严重违背档案真实性的特点。每年开展干部学历、学位档案核查，档案部门就可能发现不少假毕业证书、假证明。这虽然绝大多数是社会上不法分子的行为，但是与高校部门操作不当、管理不严也有一定的关系。

3、学籍档案检索不先进：高校自2001年实施《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》之后，1991年(含1991)以后的学籍全部实行网络化管理，电脑检索，查询十分便利。但1991年前的学籍档案资料却仍是手工查找，加上以前的档案资料杂乱、不规范，使得查找相当困难。

三、对高职院校学籍档案管理的几点思考

(一)增强学习意识：既要学习相关的党的路线、方针、政策和法律法规，以保证工作中能依法办事，又要掌握计算机技术、统计分析等专业技能；既要坚持孜孜不倦地自学，又要虚心向老同志请教；既要加强理论知识的学习。又要积极参加实践锻炼。

(二)增强服务意识：学籍管理工作事关学校的发展和学生的前途，学籍管理工作者必须时刻牢记党的全心全意为人民服务的宗旨，在工作中摆正心态，绝不能唯利是图。

(三)增强政治和法律意识：学生学籍管理有着严肃性和规范性的特点，学籍管理工作者的一切行为都不能违背党的路线、方针、政策，不能违背国家的法律法规。同时，必须时刻保持清醒的头脑，认清学籍管理工作的严肃性，自觉抵制不良风气的影响。

(四)增强创新意识：在学籍管理工作上，一些旧的学籍管理文件、学籍管理方法和学籍管理手段，已经不再适应时展的需要，必须大胆改革。学籍管理工作 者要勇于探索、敢于创新，淘汰不适应要求的旧方法和旧手段，把新的管理方法和手段运用到学籍管理工作中。

(五)增强统计分析意识：学籍管理工作者应该用好统计知识和统计分析手段，及时、真实、准确地为学校有关领导提供有关学生的学习成绩分析、教学计划的调整和完成情况的资料统计以及分析结果，以便领导能采取有效措施，保证教学质量的不断提高。

(六)运用好现代化技术：学籍管理是一项严谨细致的工作，许多信息用手工处理非常困难，为此，可以运用适合实际需要的计算机软件，并通过计算机网络技术对学生的学籍进行管理。

四、高职院校学籍档案的管理办法

正确认识目前高职院校学籍档案管理中存在的问题，制定科学的管理方法，就显得尤为重要。高职院校有关职能部门应切实加强和完善学籍档案管理工作，着重做好以下几方面的工作。

(一)不断完善管理制度

随着高等教育的不断发展，学生学籍管理部门必须结合具体情况，对细则进行适当合理的修订，使之日趋完善。不断完善管理制度实施细则，对学生提出更高、更符合时展的要求，以便更好地保证学生素质的提高。

(二)做好原始材料的收集与整理

学籍档案具有周期长、头绪多、问题杂的特点。为了确保归档材料的准确性、真实性，必须从原始材料的收集整理做起。要做好这一工作，要做好以下几点：一是要重视学籍档案和档案工作的重要性，增强责任感，使各部门上报的有关材料、数据准确无误，真实可信。二是要加强管理，从严要求。对各部门教学管理人员，职能处、室与学籍档案工作有联系的工作人员，要加强管理，责任到人。明确应该收集什么材料，何时上交，以保质保量，按时完成。三是要建立相应的规章制度，奖惩分明，调动有关工作人员的积极性。四是要根据不同档案的分类，设计相应的材料收集上报表格，以便及时汇总，归入档案。

(三)加强学生考核管理工作

在对学生的考核中，注意健全和完善考核命题制度，加快考试科学化进程；不断改进考核方法，实行教考分离制度，并实行口试、论文答辩、演讲等多种考试形式；加强考试和考场管理的规范性和制度化，对考试中的违纪行为要及时、严肃处理；认真组织好集中阅卷登分工作和缓考、补考工作。

(四)做好学生成绩管理工作

做好学生平时成绩的登载检查工作，对学生缺考、作弊、补考科目一定要如实记载；对学生各科考核成绩要按照教学计划要求和学籍管理办法规定进行登记，并载入学生学籍管理档案；对成绩的查询、修改一定要严格履行学籍管理规定的手续。

(五)做好学籍异动工作

在对学生进行学籍异动处理工作中，要严格执行学生学籍管理办法的有关规定。不管是留降级还是退学处理，都必须坚持“教育先行”的主导思想，要把相关处理看作是教育手段，鼓舞学生进步，而不是机械的处罚，让学生厌学。

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近年来，随着我国职业教育的大力发展，高职院校担负着培养社会主义经济建设急需的技能型、应用型、实操型的高级专门人才的任务。要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍管理工作，因为学生学籍管理工作在稳定教学秩序、提高教学效果、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。本文认为，为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重视程度， 健全规章制度

在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争， 更是各类专业人才之间的竞争， 而在激烈的人才竞争中， 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用， 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人， 都应提高对学籍档案的重视和认识， 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作， 在人、财、物配备上给予支持， 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境， 加强关于学籍档案工作的宣传， 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律， 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度， 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 “学籍管理规定”、“学籍收集整理制度”、 “学籍管理人员岗位职责”等， 使学籍档案管理做到有章可循， 有据可依， 照章办事。

2. 搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务

随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。

3. 加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质

加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质，是学籍档案管理科学化、现代化的关键所在。高职院校必须采取切实措施，重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。首先，在思想政治方面，档案人员要努力学习党的路线、方针、政策，树立正确的人生观和世界观，热爱档案事业，爱岗敬业，认真学习档案法律法规，维护学籍档案的真实面貌；其次，在业务方面，学籍档案管理人员不仅要熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定，还要努力学习档案管理方面的专业知识和技能，熟练使用计算机等现代化管理设备，与时俱进，优化知识结构，在理论上和实践上成为学籍档案管理方面的行家里手；另外，还要保持学籍档案人员队伍的相对稳定，关心和激励学籍档案管理人员，使其安心本职工作，增强事业心和责任感。学校要努力创造条件，充分调动学籍档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性，促进高职院校学籍档案管理工作逐步走向规范化、科学化和现代化。

总之，高职院校学籍档案管理工作是一项涉及学生个人、高校、社会机构等多方面利益的服务工作，学生就业、提干、晋级、考评、学历认证等都离不开学籍档案，只有充分运用科学的管理方法、现代的管理技术、合理的管理手段，健全和完善学籍档案的管理，加强学籍档案信息资源的开发和利用，才能使高职院校学籍档案的管理工作适应学校教学发展和社会发展的需要。

主要参考文献

［1］ 李玉萍． 高校学籍档案管理的问题与对策分析［J］． 齐齐哈尔医学院学报，2008，29（17）．

［2］ 黄锦旺． 谈谈高校学籍档案管理存在的问题及对策［J］． 广西大学学报：哲学社会科学版，2008（z2）．

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一、现代科技在高校档案管理中应用的现状

现今我国高校档案管理已经基本脱离了原来手抄、誊写、人工整理的状态，电脑、打印机、扫描仪、复印机等一些新科技得到了较为普遍和广泛的应用，有的高校档案管理已经逐步开始实施数字化和网络化建设。通过这些现代科技的应该用，极大的提高了高校档案管理的工作效率，提升了服务水平。目前在数字化和网络化高速发展的形势下，传统的档案管理工作服务模式已不能满足未来信息化发展的需求，档案管理工作只有适应数字化和网络化的发展趋势才能更好的生存和发展，从而在信息化社会中生存和发展。

二、今后现代科技在高校档案管理中的应用设想

1、高校档案管理的网络化建设。

高校档案管理要适应互联网的发展，网络化就是不可逾越的重要步骤。高校目前有本科、专科和成人教育，研究生招生规模也不断扩大，这些都形成了不同类型的教学档案。社会对于高校提供档案服务需求也在不断增加，高校档案部门一定要学会适应这些发展变化，充分发挥高校档案管理的网络化建设优势，为借阅者提供专业化的信息服务，而数字化的高校档案能够为借阅者提供权威性、丰富性、有效性的信息资源，而且还在不断及时更新，从而为借阅者提供专业的服务；根据不同借阅者的个性需求，提供不同分类、不同类别、不同项目的个性化信息服务；高校档案管理者需要加强最新高校档案管理软件产品的开发和利用，结合高校自身特点和需求，制定详细可行的管理制度，从技术上不断突破进取，利用网络技术不断开发更新丰富档案资源，为借阅者提供新的检索方式、网络导航和解惑答疑等方式，为档案借阅者提供现代化的信息服务模式，创新服务方式，从而使借阅者能够充分利用好档案信息，为他们提供便捷全天候、24小时的多样化的档案查阅服务，从而形成管理系统完备、科学有效和运行有序的制度体系，为提高高校档案的利用率提供有力保障。

2、高校档案管理的数字化建设。

通过网络传输的档案资源都是以数字文件形式存在的，这些数字文件是数字档案馆建设的重要基础，所以说做好高校档案管理数字化建设是网络化建设的前提和必要。在日常工作中每天都会产生大量的文字、影像、实物等档案资料。对于高校的每一位毕业生的档案来说，普通高等院校的学籍和档案记录了该名学生在校就读期间，获得的各种奖励和证书影印、对失当行为的惩罚和记录、每一个学年度参加各个课目的考试成绩、在校期间社会实践成果，以及学生的住址、教育经历、老师评价等等原始和真实的信息。档案可以反映出每位学生的综合素质、专业素质和个性特长。而高校可以通过学生参加各种大型活动等系列照片档案的展示，充分体现出学校形象、并拓展办学思路，深化办学思路提供切实的帮助，展示了教学的内在办学质量和成就和丰富多彩的校园文化生活。这些档案信息就需要档案形成部门按照档案管理部门的条目要求，分门别类的编辑和整理。然后将纸质的档案通过计算机录入、扫描仪扫描等形成数字文件；图纸、照片等图表可通过微缩技术、扫描技术、翻拍技术形成数字文件；视频、录音等档案资料可通过数字图像技术、多媒体技术等手段进行数字化处理；实物档案等也可通过制作视频、全息摄影等技术手段制成数字文件，然后将数字和实物档案一同上交档案管理部门；档案管理部门通过成熟的档案管理软件，将收集整理的数字档案录入系统，通过微缩存储技术和数字存储技术存储在磁盘、光盘、硬盘等存储介质中，通过系统软件利用计算机的逻辑功能、运算功能来管理各种资源，并利用数据库和网络的数据处理能力和传输能力，来实现数字档案的网络化。一个完整的数字化网络化的高校档案管理系统，应包括档案整理、档案处置、档案保管、档案查询、档案利用分析等结构。还用高校毕业生为例，不仅方便毕业生在毕业后查询自己在大学生活中的点点滴滴，还方便用人单位通过高度数字化网络化的高校档案管理系统，了解毕业生在大学生中的真实表现，对该名毕业生有一个全面的基本判断，从而作为选择人才的重要依据和参考。

3、随着时代和科技的进步，云计算、云存储正在逐步推广和应用。百度上对云计算和云存储是这样定义的：云计算是一种按使用量付费的模式，这种模式提供可用的、便捷的、按需的网络访问， 进入可配置的计算资源共享池（资源包括网络，服务器，存储，应用软件，服务），这些资源能够被快速提供，只需投入很少的管理工作，或与服务供应商进行很少的交互。云存储就是将储存资源放到云上供人存取的一种新兴方案。使用者可以在任何时间、任何地方，透过任何可连网的装置连接到云上方便地存取数据。高校档案管理工作要树立服务思想，明确服务的方向，更好的利用云计算和云存储的这些特性，采取各种方式改革服务手段和办法，研究利用通过云计算系统运算和处理的档案信息的大量数据的存储和管理，为高校档案管理者和借阅者在任何时间任何地方，通过任何可以连接上网的设备连接到云上，方便的读取和存入数据，并且可以对档案的借阅类别、数量、人员信息等等资源进行大数据的考量，以更好的为借阅者提供更专业、更高效、更现代化的服务，变被动服务为主动服务，从而使高校档案管理工作上升到一个全新的更高阶段。

总之，现代科技不断变化发展，高校档案管理工作更要开拓创新，与时俱进，将现代科技更多的应用于我们的档案管理工作中去，利用先进科技轻装上阵，结合高校实际情况制定出可行详细的档案管理规定，并开展多渠道、全方位、立体式的档案服务方式，提高借阅者的档案意识，为其提供源源不断的信息流，更优质的服务，从而促进高校档案管理工作的完善和发展。

参考文献：

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高校毕业生的档案问题，原本不是一个很难破解的难题。探究问题出现的原因，多由大学生主观因素而造成，从而导至毕业生个人工作生活上的被动局面。大学生不能正确地对待档案问题，归由于对档案的重要性认识不够，认为只要有了毕业证、学位证，就可以相对轻松地上岗就业。于是长期对自己的档案置之一边，不管不顾，将记录自己重要人生履历的历史信息主要载体放诸脑后。等到真需要档案的时候，又一时取不到手，错失人生中有限的几次绝佳机会。

1、大学生毕业后的档案留存现状

经在工作中调查，大学生毕业后的档案多放于高校与人才中心（人才市场）。

1.1 仍将档案放置于高校

当前，高校毕业生多为自主择业，有的毕业生毕业一两年甚至毕业几年时间仍没有找到合适的工作，因没有工作单位，就没有办理档案移交手续，档案仍存于高校中。有的毕业生已找到了工作，由于所找的工作单位对档案要求不严格，对毕业生的档案没有强制性的转移要求，学生本人也就将档案问题放置一边，甚至忘记个人档案一事。有的毕业生即使找到了工作，也不愿将档案转入相应的人才市场，因为各地的人才市场每年数百元的存档费对刚毕业的大学生们来说是一笔不菲的开支，不如放在高校之中，即无存档费一说，又有安全性系数可言。

1.2 档案放在各地人才市场

各省市的人才档案管理中心一般经常对失去联系超过5年的流动人员的人事档案进行网上公示，以促使相关人员回人才交流中心交纳档案保管费。从各地公示的档案中，公示的档案份数规模堪称庞大。有的省市的人才中心在公示期满后仍没有前来办理相关手续的毕业生，进行解除原档案的托管关系。 部分人才市场，即使多次公示，许多档案的相关人员一直也不露面，所存的档案也成了“死档”，有的档案一二十年了，都无人前来过问，更何谈交纳档案保管费了。

2、“弃档”原因分析

当前的就业形势十分严峻，大学生找工作难已成一个普遍的社会问题。由于人才流动的加快，几十年前的那种受制于档案、户口的就业模式已早不适应于当今大学生就业的选择。这一方面说明了社会的进步，另一方面，也引发了不重视档案问题的趋势，这种人才择业模式，导致了整个社会漠视档案的现象。由此也发生了大量“弃档”现象的发生。

2.1 就业单位不重视档案

在人事制度改革不断深化的前提下，人事档案的重要性有所减弱，它不再是就业单位考察、选拔人才的惟一标准。 大学生的择业观和思想上追求自由的个性，人才流动也处于频繁的状态，完整的人事档案不再成为就业与人才进步的重要根据。由于毕业生工作单位的不确定性、不稳定性，致使有的大学生宁愿将个人档案放在高校内，也不愿意转到人才市场，除非找到了相对来讲比较正式的工作单位，才想到去找自己的档案。有的由于工作变动过于频繁，最后主动放弃了个人的档案。 部分事业单位在选拔人才时，不再以档案为准，人力资源部门将本单位的人员分为事业编制、长期合同编制、短期合同编制、非固定工等三六九等的用人机制，也导致对档案的要求不再那么严格。重视专业和技能，已成为最大的用人标准，档案则放置一边了。

2.2 对档案的用途知之甚少

尽管人事档案的作用正在进一步弱化，从而减少了档案中客观记录的科学性。在当前的社会转型期，人事档案的作用仍不能由其他方面来代替。大学毕业生不重视自身档案问题，很大程度上是由于对档案的认识上有欠缺，对档案的重要性认识不足。

3、长期不重视档案易发生的问题

尽管档案的作用在部分大学毕业生中没有引起足够的重视，但当他们在选择就业时，尤其在报考国家公务员或事业单位岗位时，档案是必须要过的一关。档案中有不良记录，势必影响到大学生的就业选择。重视并妥善安置自己的档案，作为一个忽视的问题，摆在了大学生的工作日程上。

3.1 档案放高校工龄难计算

没有完整的人事档案，用人单位将不能为其计算工龄。毕业生到人才交流服务中心办理了人事后，人才中心将为其办理转正定级、年度考核、档案工资审批等手续，计算成本工龄。毕业生档案放在高校中，毕业生与学校之间无人事隶属关系，学校没有资格为毕业生出具涉及人事关系的证明。档案留在学校，不但不能计算工龄，还会影响到今后的转正定级及职称评定事宜。

3.2 档案保存不善没有资格报考公务员

有的高校由于与毕业生的联系不畅，把毕业生的人事档案转回原生源地的人事部门，而毕业生本人不想在自己的原籍就业。致使他没有资格在目前居住的城市报考国家公务员，严重影响了个人的发展。

3.3 户口难以落户

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【中图分类号】G473.3 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2015）22-0159-03

一 问题的提出

经济学领域中信息不对称指“在旧车交易市场，存在由于买卖双方掌控信息的不对等，导致将好车驱逐出市场，优汰劣胜”的现象。无独有偶，学籍学历管理过程中也普遍存在政策制定者、管理实施者和学生本人信息不对称的现象，掌握信息充分者，往往处于优势地位，掌握信息贫乏者，则处于劣势地位。信息的不对称会导致学生相关信息在各种资格审核前后发生不合理的事件：逆向选择与败德行为。所谓逆向选择，即在公平、公正的原则下，一方还是会利用另一方对某方面信息的无知或掌握不完全使得优品被次品所淘汰，获得额外收益；所谓败德行为，即在公开、透明的管理中，一方还是具有另一方难以监控的私人行为或难以获得的私人信息，具有私人行为或私人信息的一方，有可能采取有悖于管理规定的行为，最大化自己的利益。学籍学历管理信息不对称，教师和学生可能会出现逆向选择及败德行为，使假履历、假档案甚至假文凭现象发生。因此，分析信息不对称的表现、产生原因，能有效地预防和规避其负面影响，成为各高校学籍学历管理部门工作的重中之重。

二 学籍学历管理信息不对称的表现

学籍学历管理以记录个人学习经历为主线，贯穿于招生录取、入学资格复核、新生注册、学年注册、成绩记载、学籍异动（包括转专业、转学、休学、复学、退学）、毕业生图像信息采集、离校（包括结业、肄业、毕业）、学历数据上报等关键环节。按照档案形成的时间可以分为三个阶段，招生入口为开始阶段，在读期间为积累阶段，毕业出口为完备阶段，三个阶段都可能由于高校与教育行政管理部门之间、高校内部各管理部门之间、高校学籍学历管理部门与学生之间的信息不对称引发“逆向选择”和“败德行为”。

1.招生入口信息不对称的主要表现

第一，“高考移民”现象，针对边疆民族省份高考录取分数线相对较低的状况，部分考生通过不正当手段迁移落户这些省份、更改籍贯和民族成分，编造小学及初中上学经历、伪造高中毕业学籍登记、开具家长工作的一系列虚假证明，顺利报名参加高考，这个现象反映的本质就是学生隐瞒了信息的真实性，而高校和录取行政管理部门不知道真实情况，引起信息不对称，而导致高等教育机会不公平的问题。第二，地方县教育局、县招办、中学有关工作人员，在明知高考要公正、公平、公开录取的情况下，还为外省籍考生空挂学籍、办理高中会考、毕业登记；考生体检后显示其不宜报考特殊专业，却为其开具虚假证明。第三，招生考试录取过程中，高校不愿意浪费招生指标，采取“点招”方式录取；部分教师谎称跟教育部和高校领导有关系，或有“内部指标”，收取落榜考生钱物。第四，由于学籍学历和生均拨款是不同的行政部门管理，高校有可能隐瞒学生退学等情况，造成各级学籍管理部门和财政部门之间信息不对称，套取生均拨款。处在信息劣势的主管部门在制定各项政策时缺乏科学的依据，必然带来管理上的混乱。

2.在读期间信息不对称的主要表现

第一，学籍学历档案管理永远滞后于真实的情况。每次进行档案信息核查时，都强调要求本人签名，由于学生档案意识淡薄，代签现象增多；在出生年月与身份证号码出生年月字段未对应；身份证号码由15位升为18位，甚至是姓名有错误的情况下，未及时修改就签名上报，导致学籍管理部门和学生真实身份信息不对称，到毕业时学信网上查询学历信息时，才发现错误。第二，当前，高校内部各管理部门之间管理模式不一致，如很多高校实行大类招生和学分制管理模式，教学过程是按照选课后的课程班级来管理，而学籍还是按自然班级管理模式，导致掌握的学生人数、学籍异动情况信息不对称，这为个别管理人员违规操作、徇私情提供了可乘之机。2008年就出现过高校负责学生评奖评优的管理人员，伪造高中毕业生学籍档案套取国家助学金的问题。第三，尽管学籍管理部门在新生入校时，下发了《普通高等学校学生管理规定》，强调了学生在校期间需按教学计划完成规定学分数、按毕业资格需要审核的条件。但是《规定》经过层层交流传递之后，在制定方手中一目了然的内容，有需要的学生却没有及时获得相关信息，导致无法如期毕业。第四，教育部《普通高等学校学生管理规定》对学生学籍管理内容和程序作了详细说明，但各高校在具体操作中仍有钻规定的空子、执行不力的情况。比如转学，学生入学未满一学期的不得转学，个别学生高考成绩不理想的，于是先报考一个录取分数相对较低的学校，先保证录取，入学报到后，便开始找关系，往录取分数较高的学校转，由此造成了教育的不公平。第五，学生因为各种原因退学，直接离开学校，未办理相关手续，身边的同学认为既然已经退学，离开学校是正常的行为，而学校管理部门是根据手续办理情况来做异动处理，导致在毕业前审核时，才知道真实情况，但已联系不上本人及家长，“人档脱节”现象严重。第六，大三在读学生伪造学籍档案提前参加考研，导致逆向选择。第七，个别学生学习态度不够端正，遇到考试成绩不及格时，就想方设法对授课教师学籍档案管理人员进行“攻关”，请求高抬贵手。

3.毕业出口信息不对称的主要表现

第一，由于成绩问题没有获得毕业证和学位证，学生轻信“学信公司”的电子邮件，这些公司甚至打着学历查询认证网站中国高等教育学生信息网的旗号，表示可以通过各种手段篡改、补登信息。

第二，曾经网络上还出现过公开叫卖高校毕业证编号的现象，出现网上欺诈、炒卖现象。究其原因还是在于信息不对称，学生不知道学籍学历电子注册是由高校上传数据，教育行政管理部门监督审核完成，而且学信网上有免费的查询功能，凭本人身份证号即可查询。

三 信息不对称的成因分析

1.法制意识淡薄，诚信意识匮乏

社会变革转型过程中法制意识淡薄、道德滑坡、诚信缺失的不良风气，已蔓延到了校园。少数人为了达到目的不顾公平正义，将自己凌驾于法律和道德体系之上。逆选择和败德行为在学生及教师身上都有着不同程度的表现。学生为了升学和就业，伪造成绩和履历；管理的教师用领导指示代替制度、规定；或满足私欲，不择手段，篡改和违规审核，导致基本信息不对称，这些不良现象损害了高等教育的形象，践踏了社会的诚信理念，加剧了社会的信用危机。

2.学生、高校和教育行政管理部门三者之间信息不对称

高校的招生录取、体检审核、成绩记录、奖惩评定和毕业就业等关键环节，由于业务分工不同，这些档案信息分散在生源地派出所、中小学校、高校各职能管理部门和教育行政管理部门之间，他们各自掌握了最真实的某一方面的信息。学生只对本人基本信息和需由自己完成核对的具体操作更为了解，其他可能都知之甚少；高校学籍学历管理部门对学籍学历、电子注册具体执行步骤和结果感兴趣，并对这些信息知道得很多；教育行政管理部门对学生学籍学历管理的目的和意义、电子注册管理的目的和意义，学籍学历具体规定和上报的内容知道得多些，其他方面较少一些。这样，就必然造成学生、高校和教育行政管理部门三者之间的信息优势面和劣势面。三方存在关注维度的不同和信息获得的差异，导致了隐瞒和欺骗逆向选择的发生。

信息不对称优势面、劣势面分析

主体 信息优势面 信息劣势面

教育行政管理部门 学籍学历档案管理的目的和意义，电子注册管理的目的和意义，学生的权利与义务，学籍学历具体规定的制定等 各高校学籍学历管理的具体执行过程，学生的基本信息，学生对电子注册管理的了解及态度，学生基本信息查询的具体操作等

高校学籍学历管理部门 本校学生学籍学历管理的具体执行：注册与学籍取得、考核与成绩记载、转专业与转学、休学与复学、退学、毕业、结业与肄业，学籍学历电子注册管理的执行情况等 学生基本信息：姓名、身份证号、生源地、户籍、民族、政治面貌和中小学就读经历，成绩与奖惩等情况的真实性

学生 学生的基本信息：姓名、身份证号、生源地、户籍、民族、政治面貌等，中小学就读经历，成绩与奖惩情况的真实性，学校组织核对学籍信息通知具体情况等 学籍学历档案管理的目的和意义，电子注册管理的目的和意义，学校对学生信息的管理与执行情况，学生基本信息更改和档案的关系，学籍学历档案的真实性、完整性，档案与就业、档案与深造、档案与诚信的关系等

四 信息不对称风险的预防对策

1.加强法制管理意识，开展诚信教育

从领导到广大师生应进一步学习《档案法》和有关的政策法规，推进依法治校的档案管理意识，真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性，各职能部门才会相互配合，及时收集、整理和归档，使学籍档案更加完整、准确，学生才会端正态度，克服模糊认识，认识到学籍学历档案其实是一个人的“影子”，不仅反映了学习经历的事实，还反映了个人诚信的本质。

2.学生学籍学历档案规范化管理

在高校学籍学历管理中，信息不对称现象客观存在又不可避免，因此，要根据学籍档案形成规律，制定档案从产生、收集归档到查询、利用、安全保密等一系列的规章制度，准确衔接各管理部门的“进出口”数据，造册存档做好痕迹管理，按照“全程公开、信息透明、接受监督”的原则保证档案形成的公正性和真实性，做到有章可循、有据可依，避免因程序漏洞产生的暗箱操作和权力寻租。

3.完善学籍学历电子注册制度

国家教育部在2001年2月5日下发了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》（教学2001〔4〕号）的通知，特建立高等教育学历证书电子注册制度，暂行规定对证书的内容、规范、责任等方面提出了明确的要求和技术指标。2002年开始，全国高等学历教育发放的毕业证书均需在教育部指定的http：//.cn/（即学信网）平台上进行电子注册，同时对1991～2001年高等教育学历证书发放进行了10年回登，2007年又实行普通高等学校本专科新生学籍电子注册制度，对取得学籍的学生实行学籍电子注册。2010年，毕业生学历实行即时注册制，学生拿到毕业证书的当天，即可在网上查询自己的学历信息。这些措施都在逐步增加学籍学历管理信息的公开性和透明度，规范了普通高等学校的办学行为，维护了高等学校毕业生的合法权益。

综上所述，学籍学历档案，是教育经历以及事业生涯转折点的重要凭证，高等教育大众化、国际化发展背景下，学籍学历档案成为学生寻求发展的“通行证”。一方面，无论考研升学、留学深造、职称评聘、求职审查，还是调动提拔，用人单位都会要求申请者提供学籍学历、新生录取名册和成绩单等档案，这种“倒逼”机制打击了假成绩、假履历、假档案和假文凭现象，有效地消除了逆向选择及败德行为，维护了国家学历制度的严肃性。另一方面，为了做好学籍学历档案管理工作，切实做到“教书育人、管理育人、服务育人”，各高校都要以学籍学历电子注册为契机，建立了与教育部学信网平台相衔接的内部管理网络化平台，重视在学籍学历管理中信息的收集和公开，提高学籍学历管理的科学化程度，抑制各种信息不对称的产生，使学校形成严肃认真、公平竞争的优良学风，为学校教学工作的正常运行提供有力的保障。

参考文献

[1]张炳林、杨改学.教育传播学视域下的课堂教学信息不对称研究[J].中国电化教育，2013（10）

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高校学籍管理工作直接对学校的教学质量、社会名誉等有所影响。因此，为了可以适应时代的发展，完善人才培养制度，高校一定要加强对学生的学籍档案管理。但在目前，高校学籍档案在管理、利用等都存在一些急需要改善的地方。

一、高校学籍档案特点

1.信息量庞大。伴随我们国家教育教学的不断优化、改革，以经多种教育形成的推广。各大高校在扩招的同时也在扩大自己学校的专业内容、种类、科目，而且越来越复杂。这些情况也决定了学籍档案向着庞大、多元的形势发展。一般来说，学生的学籍档案包括了静态及动态信息。静态信息：学生基本信息（名字、出生日、住址、联系电话、家属联系电话、学号、录取成绩及录取号、专业等等）；动态信息：所学的科目信息、考试成绩（包括正考以及补考的内容）、平时作业、论文、毕业资格审核等等。

2.准确、真实性。学籍档案记录了学生从入学开始一直到毕业的各种信息。这种记录一定是可以真实反映学生在高校学习、生活阶段的各项真实的内容。如在学校的基本情况、学业完成度、学生在校得奖或受罚的记录等等。这些资料是在有关学籍管理规定中所形成的，根据有关要求整理而得，因此所有的档案都必须是真实且准确的。

3.周期采编及动态扩充特点。在学校，每个学年的开始、结束等，都是学生综合素质变化的真实记录的一个重要阶段，同时也是学籍管理方面文件材料形成最多的一个阶段，这样就决定了学籍档案其文件材料的形成是具有周期性的。同时，一整套赛事的学籍档案是基于对学生基本素质发展的记录、收集、整理，通常是以阶段为单位进行开展的，有的内容每学期一记，有的则是一学年一记，如遇特殊情况，还要随时记录。

二、高校学籍档案管理现存问题

1.要求不统一，制度不明确。无论是何种工作都要有制度方面的制约，有的高校只是简单给档案馆拟定了一些管理规定，而对管理人员未提出明确需求，而这样不单让工作人员无法意识到学籍档案管理的重要性，同时对学籍档案管理工作不尽职。有的高校本科生学籍档案一般都存放在学生工作办公室、团支等等，因为从事有关管理工作人员具有比较大的流动性，且缺少档案管理的专业知识，未能统一管理，制度不完善，存在责任不明确、安全性弱、保密性不强等情况。再加上学籍档案数量比较多、存放的空间有限，无法做到好的管理。很多都是学生干部来对档案内容进行更新、管理等，档案管理无法做到安全、保密、完整。

2.档案管理过于复杂。档案管理复杂是因为当前高校本身的教育方式所决定的。很多高校不单单有学历教育，同时也存在着非学历教育。例如全日制教育、成人教育、远程教育、单科教育、大专教育等等。不同的教育系统都有自己的档案管理，而且管理方式也不统一，这样就在某种程度上决定了档案管理的复杂性，也正因为这种复杂性，在管理方面不具有条理性，让管理的难度加大，也是当前极需要改善的一个问题。

3.信息化落后，管理手段陈旧。高校学籍管理仍以分部门而治的多个系统管理的方式，未有统一信息管理的平台，每一个部门均有自己的一整套信息的系统，增加了工作量不说，也让信息无法达到共享的状态，重要劳动多、准确性过低等等都是管理手段陈旧的表现。虽然当前教育部已向各大高校推动了无纸化的办公、网络教学等现代化手段，但是真正把电脑、网络教学等现代化手段，但真正把电脑以及网络运用在档案管理中的仍是少数，多数的高校还是采用手工录入、查询的方式，再加上检索工具落后，在查找学籍档案时存在很多问题。

三、解决高校学籍档案管理现存问题的解决方法

1.构建服务观，规范管理。在不断加剧竞争的今天，无论对对哪一个领域而言，都是人才间的意识，而在这一种人才竞争中，高校学籍档案管理发挥着极为重要的价值、作用，直接关系着学生毕业后的就业。因此，高校的领导、各部门、教师、学生等都要重视学籍的档案管理，要自觉更新、完善档案。由于学籍档案管理所涉及的内容极多，在收集整理时具有一定难度，因此构建起规范的管理制度是做好学籍管理工作的前提，同时对这些制度不断加以修订。拟定一整套完整的收集、保管、和、安全保护等系列的规章制度。同时，伴随高校本身发展的需求和学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作需要在新管理方式下，以学校的中心工作开展，如招生、就业、专业设置等等，构建起以服务为主观念，进一步加大服务功能。

2.开展灵活多元的管理方式。学籍管理方式一定是针对不同专业学生开展的，具有可靠且灵活的管理方式，开展分专业、分层次多元管理。当前，很多高校均是执行学分制，学生可根据自己本身情况来选择学习的方式，在这一期间内，学生可在本系跨年级选课，或是在全校范围内跨专业选题，这样为学籍管理带来挑战，要让这部分的学籍管理得到最大限度拓展，需要跟踪并了解他们选课以及成绩的考核情况，要因人而宜分别登记、注册。

3.以信息技术为手段，构建网络化学籍管理。伴随计算机技术、网络技术的不断发展，学籍档案管理也一步一步实现了信息化。之前以保密及单纯为主管理方式也无法实现当前社会需求。高校学籍档管理一定要与时代同步，改革不适应现代化管理要求方法，把计算机技术加入学籍档案管理工作中。高校可构建起先进的教学管理系统、将选课、学籍等管理集中，通过计算机网络系统构建管理平台，实现资料共享。

四、结语。总之，学籍档案是学校档案信息资源一种非常重要的形式，同时更是学校的财富。高校只有加强的学籍档案管理并重视其开发、利用，才可更好为教学及高校发展服务。虽然就目前而言，高校学籍档案管理仍存在一些问题。但我们只要找到这些问题的核心所在，就一定可以提升高校学籍管理的效率。

参考文献：

[1]李玲.浅谈学籍管理信息化的现状[J].南昌教育学院学报，2010

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2.新生档案转递方式不统一，新生档案材料出现遗失现象。目前转递档案主要存在有当地招办直接转递学生档案、中学直接转递学生档案，有的甚至违反相关的档案管理规定，由学生自行带档案入学的方式。档案转递方式的多样性和随意性，造成了档案保密性、完整性和真实性难以得到保证，严重的还造成档案的丢失，使高校无法掌握新生的真实资料，使高校学生档案的连续性严重脱节，使用人单位只能看到学生在大学期间的档案，而不能了解到学生在高中时候的情况，造成由零开始重新建立个人档案，无法保障高校学生档案的严肃性和真实性，严重影响学生档案管理工作的正常开展。

3.新生档案管理部门交叉重叠，新生档案管理不够规范。高校学生档案管理由于长期无明文规定，归档材料缺乏统一管理，归档部门未明确固定，造成各高校对学生档案管理工作的模式较多，重视程度也不一样。有些高校学生处、招生处、档案室、二级学院等在新生入学时都在接收档案，新生档案资料的收集和建立没有得到统一，使档案的内容参差不齐，无法真正反映学生的全面情况，造成学生档案在起步阶段就造成缺失。加之各部门之间对学生档案的频繁变更、交接，造成了高校学生档案无法正常进行管理，档案质量难以得到保障。

二、规范建立新生档案的措施

1.规范和完善学生档案管理制度。建立起规范、完整的学生档案，就必须依靠健全的规章制度。高校必须建立起一套包括由原始收集、整理、归档、充实、登记、移交等一系列环节组成的高校学生档案管理制度，保证学生档案材料产生过程的连续性，从学生档案的建立开始就按制度规范运作，一开始就建立起新生的完整档案，使学生档案立刻进入正常流程，使工作事半功倍。如长江师范学院就专门制定了学生档案管理办法，明确了学生档案工作岗位责任制，制定了学生档案的收集、整理、转递、查询等一系列的规范标准，使学生档案管理工作逐步实现制度化和规范化。

2.统一指定档案归口部门。由于过去档案传递方式的多样性和接收部门的不统一，使高校无法建立完善的新生入学档案。为规范档案传递的归口，应该指定一个部门来接收学生入学后转递的档案。如长江师范学院做出规定，将各省市招办或者中学邮寄的档案全部归口在招生处，由招生就业处统一接收各地转来的档案，改变以前多个部门同时接收的现状。招生就业处在发放入学通知书同时向新生提醒不准个人私自携带档案入学，如有新生自带档案入学的一律交予辅导员后统一再交到招生就业处整理归档。

3.明确新生档案收集内容。为使高校学生档案形成连贯性，使高校全面了解新生的个性品质、兴趣爱好、个人特长等，有的放矢地组织因材施教，就必须在档案建立之初就形成较为完善的内容。除要求有高考填报志愿表、体检表、高中学籍登记表、高中毕业生登记表、入党团材料等基本纸质资料外，还应把学生在中学时代体现出的综合素质，如专业特长的奖励、中学对学生的个人评价等纳入学生档案里作为高校学生档案建立的重要基础和依据。档案管理人员在收到转递的学生档案后，应认真核实档案袋的资料内容，按照标准化、规范化的方式对纸质内容进行逐一清理，规范建立起新生档案，并以此为基础，逐步收集和完善大学时期的各种材料，充实在基础档案中，形成完善的高校学生档案。

4.加强档案意识培训。有些高校档案管理员和学生没有意识到档案的重要性，造成新生从入学起，就忽视了自身档案的建立和完善，学生往往是在毕业之后，找到工作需要用档案时，才会关注自身档案，因而使大量有利于自身就业和发展的档案资料或中学档案因为没有及时收集归档而白白丧失了大量的就业机会。因此要加大教育和宣传力度，全面提高档案意识，加强对学生档案管理人员的培训，逐步提高全体师生对档案形成的正确认识，消除思想上的模糊性。还要通过与学生交流，让学生清楚新生入学档案的重要性，让学生积极配合学校做好自身档案的完善，形成学生与校方良性互动的档案完善机制。

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中图分类号G271 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2011）34-0061-01

1 我国医院档案管理工作的现状

1.1 档案管理制度不完善，档案的收集效率低下

目前，医院档案管理基本都达到了一定的水平和规模，但它的效果目前不好，许多人工作人员对档案的理论知识了解不多，对档案信息的认识程度也不够，所以才会造成档案管理制度不完善，档案的收集效率低下的情况。另外，认识档案管理重要性的宣传力度也不够大，所以导致有关人员和医院全体员工没有充分认识到档案是一种特殊的、不可再生的宝贵资源和社会财富，管理好和保护好它是每个员工的职责和义务。

1.2 档案管理人员专业素质不高

因为医院专业技术人员所占比例相当高，由于档案管理专业在如今没有那么普遍以及随着信息化的快速发展，对档案管理工作提出了较高要求，档案管理专业人员稀少，一般的县市级医院几乎没有档案管理的毕业生，绝大多数医院档案工作人员学历较低。所以在专业人才方面就严重影响了医院档案管理的工作。具体的问题为：医院档案管理的工作人员在专业素质、文化程度、理论水平等方面是参差不齐的；人员的流动性较大，档案管理人员大多是从行政、护理等部门转岗来的，同时专业档案工作人员较少，而且存在着人员年龄偏大，知识面狭窄，专业知识老化，知识结构不合理，思想观念和管理水平滞后等一系列问题，与时展的要求悬殊较大，难以适应新形势下的档案事业发展。

1.3 医院档案管理信息化程度低下

信息化程度低下这是如今我国医院存在的最大的一个问题。所以首先有必要了解一下医院档案管理实现信息化的重要性和必要性。现代社会的信息传输十分发达，人们对各种具有高度时效性和高价值的档案信息的需求量越来越大，所以也就对利用网络达到档案资源共享的要求变大。传统的档案管理方式及各相关业务已经受到不断的挑战。面对种种新挑战，我国的医院必须做到适应目前情势，并且抓住这一发展的良好机遇，同时加快加强档案信息化，只有这样各级医院才能在新挑战中抓住良好机遇从而完全适应新形势的发展要求。加强加快医院档案管理信息化是医疗事业能够可持续发展的必需具备的条件。医疗事业想要有长远以及良好的发展就必须去发现和培养大批的医疗人才，而人事工作是做人的工作，所以只有全面准确地掌握了档案，才能够充分了解每一个人才，从而充分发挥各个人才的作用，才能确保实现医院事业能够实现可持续发展。

医院对于任何一个国家都很重要的，而医院的档案管理就就像是一个管家，能够管理好一些细致琐碎但却很重要的事情。所以解决以上问题十分迫切。

2 完善我国医院档案管理工作的有效措施

2.1 改进和健全档案管理体制和机制，提高档案管理科学性

医院在构建档案管理体系的时候，必须要考虑到社会经济因素、医院状况因素、档案状况因素和文化背景因素等。管理模式、运行机制、组织体系和管理形式，这4方面是构建完善的档案管理体系所必须考虑的问题。建立档案归档制度以及档案利用和档案保管制度，严格遵循各中相关档案管理规定，并且将这些制度和规定融入医院岗位责任和考核办法中去。

2.2 提高档案管理人员的专业素质

培训是提高档案管理水平的重要方法与途径，随着医院档案信息化建设的进一步加快，档案工作就由传统型的管理方式向高度集约化和高度技术化转变，所以档案管理领域就更加需要具有较强综合技术和管理能力的医疗复合人才。领导在选配档案人员时要考虑德才兼备原则，在政治上要有做好本职工作的事业心和责任感，要懂得档案工作是在为后人，为国家积累财富，要有甘为人梯的精神。在业务上具备相应的文化、技术和业务素质。要加强档案人员的专业能力培训。档案管理工作是一项具有很强专业性的工作，并且档案内容是在时刻变化和更新的，所以就十分有必要进行及时和有针对性的培训。只有档案人员自身的专业素质提高了，档案管理工作才能有效地发展。另外有条件的医院也可以适当增加档案管理专业的优秀毕业生，从而提升档案管理服务层次。

2.3 提高医院档案管理信息化程度

首先，应该加强医院的软、硬件基础设备。良好的软、硬件基础设备是实现档案管理信息化的必要条件。要想进一步加快档案信息化的建设，就要舍得投入更多的财力物力，从而实现档案管理设备能够跟进现代化一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，这些基础设备和科学技术的运用是档案信息化管理很重要的内容；另一方面来讲也要引进计算机管理，如今任何一个行业都离不开计算机的帮助，在档案管理工作上用计算机来储存整个医院的各种业务和行政上的档案，就能够方便使用者及时查找、阅读档案信息，既节省了时间也节省了人力、物力和财力，从而提高工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息也变得方便简单。所以，医院应充分利用计算机管理，完善应用软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的信息化、现代化。其次就要实行档案标准化。档案标准化管理是档案管理信息化的必要条件。档案管理信息化化不仅仅是需要先进的设备配置，还包括管理方式的标准化。医院档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要求标准化。

参考文献

[1]沈海霞.加强医院档案管理促进医院持续发展[J].中华现代医院管理，2004，2(12).