档案人事管理范文

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中图分类号：C96 文献标识码：A

文章编号：1009-0118（2012）07-0171-02

一、干部人事档案管理中依然存在的几个问题

（一）在认识层面，对干部人事档案管理重视不足。干部人事档案管理工作，是一项工作任务重、工作系统性强，且工作业绩不明显的基础性工作。当前依然有很多人任务社干部人事档案工作仅仅是一些简单的保管性工作，只要档案不丢失，能查询就完全可以了。事实上，这种对干部档案管理工作的认识存在着极大偏差，不能充分认识到干部档案工作的重要性，受这种认识的影响，一些单位在干部档案人员安排上，往往是档案管理人员身兼数职，对干部人事档案工作认识不足、重视不够，工作处于消极应付状态。

（二）在管理方面，相关的档案管理机制不够健全。重保密、轻查询、不开放的现象在干部人事档案管理中依然普遍存在。根据相关管理规定，目前只有政府机关、事业单位以及国有企业才具有干部事档案的相应保管权，但随着社会经济的告诉发展以及人员交流的增加，一些民营企业和外资企业中也开始出现了干部人事档案管理的需要，而实际上，这些企业多存是将干部人事档案通过人才交流中心寄存并托管。由于干部人事档案管理的不透明，产生的相应管理问题有增加趋势，一些当事人的干部人事档案被原工作单位填写了一些不实情况，但由于个当事人无法查阅个人档案，造成档案丢失和篡改等情况发生，当事人均无从知晓。当前人员流动已经成为了一种比较普遍的现象，在人员流动过程中，由于干部人事档案无法做到与人员流动同步，所以人档分离的情况普遍存在，一些单位为了阻止人才外流，甚至将干部人事档案作为要挟条件，导致很多“弃档”现象出现。

（三）在质量方面，干部档案收集力度和材料质量均有一定差距。干部人事档案收集归档制度不够规范和健全，相关管理制度执行也吃不够严格，很多单位在管理上多为生搬硬套上级管理部门的相关规定，没有进行相应的本地化细化。此为，过去传统的手工管理对于干部人事档案的质量与效率均存在一定的制约，干部人事档案信息化进程较慢，人事档案管理效率不高。

二、干部人事档案管理问题的原因分析

（一）干部人事档案管理机制不健全

一是干部人事档案管理体制不够健全，一些单位干部人事档案并未设立库房，没有形成规范的管理体制。些干部对人事档案的存放和管理均不知晓，干部人事档案被放置在人事管理人员的抽屉或柜子中，甚至存在干部人事档案本人管理的严重问题。二是干部人事档案相关制度落实存在问题。虽然当前大部分单位均制定干部人事档案管理制度，然而在实际工作中，执行的情况不容乐观，一些单位在查借干部人事档案时，既不登记也不出具介绍信的情况大量攒竹，回执单落实和按时归档等方面也存在一定差距。三是现行制度中有滞后和制肘问题。新形势下，传统的管理制定应不能适应干部人事档案发展的需求，一些旧的管理制度亟待完善和修订。

（二）对干部人事档案认识不够到位

很多单位对待干部人事档案管理工作，依然存在“用起来重要，管起来次要，做起来不要”的问题，在思想认识方面存在一定偏差。一是相关领导不够重视。一些单位和部门领导对干部档案管理的认识存在误区，认为干部档案管理投入物力和人力较多，并且工作不能对业绩有所提升。对干部人事档案管理工作不关心、不关注、不支持，在库房建设、机构设立、人员配置等方面均不能给予充分的支持和保障。二是相关人员配置不到位。一些单位干部人事档案管理工作人员多为身兼数职，工作任务比较繁杂，管理人员的工作内容多，工作压力大。此为，由于缺少必要的培训，一些管理人员的专业技能不够精通，无法确保干部人事档案的规范化管理顺利实施。

（三）干部人事档案管理人员责任意识不强

做好干部人事档案管理工作，不仅需要较强的专业技能，更需要强烈的责任感和敬业精神。可以说责任心是做好干部档案管理最核心的需求。很多时候，干部人事档案管理问题就是管理人员责任心不强的问题，图简省、怕麻烦、走捷径都是责任心不强的表现，也是当前各项干部档案管理问题的深层次原因。

三、做好干部人事档案工作的对策与建议

（一）进一步提高对干部人事档案工作的认识

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1人事档案管理的现状

人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的，其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。

1.1人事档案管理制度相对落后随着人事制度的

不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。2000年，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事，但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案)，他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。

1.2人事档案管理方式和手段相对落后人事档案

管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。

2医院人事档案管理的设想

随着医院规模的不断扩大，分院和经济实体增加，人事制度改革和人员模式改变，给医院带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。

2.1增强对人事档案管理目的和意义的认识医院

人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。

2.2加强和完善人事档案管理制度实行人事档案的社会化管理制度，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。

2.3加强干部人事档案管理，有效利用人才资源

干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。

2.3.1建立卫生技术人员业务档案建立卫生技术

人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结;参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告，学术论文(分级)，专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料:“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料;参加专业学术会议的证书、证明;优秀医务工作者的材料、证书和奖状;专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。

2.3.2实行人事，促进人事档案的社会化开放式

管理人事是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物，是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此，人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制的改革与深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。自1999年起，我院开始逐步实行大中专毕业生人事，将人事档案托管给人才服务中心，促进了人才流动，促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。2.3.3建立以人力资源信息为基础的医院信息管理

系统建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化川的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到一方收集，多方共享。以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人事信息系统，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益，如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。

2.4提高档案管理人员的素质新形式下要提高档

案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设，充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩，为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。

2，5加强人事档案管理的现代化手段图增加资金

投人，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。

人事档案管理作为人事管理的一部分，我们也相应制定了人事档案管理平衡计分卡。通过愿景规划和战略目标的设定，使我们认识到自身工作的价值及业绩。总之，平衡计分卡通过指标分解让职工参与管理指标的设立，让员工都了解医院的战略规划，认识到自身工作对医院战略及整体业绩的作用，从而提升医院的整体管理水平，增加医院的经济效益和社会效益。

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一 、人事档案管理工作中存在的问题

人事档案出现的各种问题,原因是多方面的、深层次的,也不是一两个部门、一个地区的事,它是全社会共同要面对的问题,是社会发展到一定阶段必然要出现的问题,关键是解决问题,要根据发展要求,赋予其新的生命力,更好地为经济发展服务。人事档案作为最原始的信用记录,不能没有,其功能不仅不能弱化,反而更要丰富,要强化。人事档案管理工作中村子存在的问题有以下几个方面:

(一)管理力量薄弱,管理水平偏低,管理方法落后。

随着人事制度改革的逐步推进,机构调整、科室重组、人员竞聘上岗,原有的干部人事档案管理人员的岗位变动、退休,大部分人员没有经过专业档案知识培训,对档案的管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄,而且大多数档案人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,日常业务往往只是将材料放入档案盒,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平。随着当前企业规模不断扩大,员工数量不断增多,档案数量也与日俱增,档案管理难度增大,有关的管理措施未跟上。

(二)立卷不规范,案卷质量不高。

一是档案材料内容填写前后不一,如参工时间、出生日期等;二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸,但现在的公文材料、学历材料等基本上是A4纸,纸张大小不同,致使有的表格超过装订线,给立卷工作带来了麻烦;三是材料归档不准确。有点不该归档的材料归了档,而该归档的零散材料却没有归档;四是档案材料短缺。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多,而反映个人的能力、技术特长等方面的内容少,这些都会直接影响案卷的质量。

(三)人事档案管理的科学化、信息化程度不高。

随着科学技术手段的不断更新,人事档案信息管理系统已得到普遍采用,计算机信息的水平也在不断提高,但计算机技术还没有在人事档案管理工作中广泛运用,如档案目录等仍习惯于用手工操作,这样既不利于档案的保管,又影响工作效率。

(四)人事档案利用工作水平较低。

对人事档案管理者来说,无论是收集整理,还是鉴别、保管,都是为了提供档案信息,服务于干部人事工作,为人事决策提供参考依据,其目的在于利用。当前的人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象,档案服务开发意识差。即使是使用,范围也有限,查阅的大部分内容是简历、职称、学历、工资情况等,而且是需要者找上门才提供利用,工作处于一种被动服务的状态。

二、关于人事档案管理的建议

(一)建立健全科学合理的人事档案管理制度。

制度是做好工作的前提和保障,人事档案的性质决定了档案工作室一项琐碎繁杂、非常严肃的工作。因此必须结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要,进一步建立和健全各项档案管理制度,严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事。使档案管理工作有规可循、有章可依。人事档案管理活动中,对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度,必须要进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“取之有据,舍之有理”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析,对人力资源管理部门及其他部门应有所区别,注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整,尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。

(二)改进档案的检索与查阅方法。

改进档案的检索与查阅方法,实行计算机管理,提高档案管理的信息化。对干干部人事档案的检索,无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行,这两种方法均有一定的科学性,但用记起来费时,用起来繁锁,工作效率低。为提高效率,可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排,便于记忆,利于查找,提高速度。同时,为提高档案管理水平,可以采用计算机管理人事档案信息,研究建立两个系统:检索系统和利用系统。同时,运行干部人事档案原件管理系统,使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件,不仅可以提高查阅档案的速度,同时也有利于干部人事档案的保密和安全。

(三)实行计算机管理,提高档案管理的信息化。

人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化,又包括管理理念的现代化、科学化。管理手段的科学化、现代化,最终是要在建立一个以员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统,实现人事档案的计算机管理,使查档人员利用计算机在不接触档案的前提下查阅档案原件,不仅可以提高查阅档案的速度,同时也有利于人事档案的保密和安全。

(四)引进高素质人才,加强人员培训,提高人员素质。

人才是事业的基础,是社会前进、发展的动力,做好新形势下的档案管理工作必须有一支综合素质和业务水平过硬的人事档案管理的工作队伍。对于档案管理部门来说亦是同样的道理。在知识经济时代,档案人员应当通过人事档案主管部门的培训考核取得岗位合格证后方能上岗。在现代化程度不断提高的今天,引进高素质的档案人才是档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时,也应注重对现有档案人员的培训,使其适应新形势下的新要求,从而全面提高档案管理人员的素质。

(五)增强服务意识,积极主动的提供利用。

人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供,所以人事档案管理人员应认清形势,摆正位置,端正态度,增强服务意识,改变长期以来坐等上门的被动服务方式,增强服务意识,积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。人事档案管理服务于人力资源管理,促进人力资源管理,是人力资源管理工作的基础。

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一、新时期做好高校人事档案管理的重要意义

1.为考察和选任人才干部提供重要依据

高校的发展关键在人才，核心在领导干部，干部人事档案记录了人员的过往学习、工作经历。随着高校的发展，对干部人才愈加重视，严格进行领导干部的选任和考察，可以确保干部选任的科学性。档案审核是干部选任考察的必要环节，通过全面审档，可以更全面的了解拟选任人员的过往，对于存在干部档案造假等不端行为的干部严厉惩处，不得提拔重用，有效降低选人、用人风险。

2.为维护高校教职工合法权益提供凭证

人事档案是对教职工成长历史的记录，内容丰富，记录了其家庭成员、工作经历和薪资福利及奖惩情况等，当教职工出现财产继承、离退休办理等情形时，可通过查阅人事档案进行家庭成员关系确认、工作年限确认等，有效地维护教职工切身利益。

3.有利于强化高校人才队伍建设

人事档案对个人信息进行了全面详实的记录，包括个人的兴趣、爱好、特长、学历职称、工作经验等，人事档案的整合就是强大的人员信息库，通过人员档案资料分析，可以对高校整体人员情况进行盘点，科学预测未来人员需求，结合人员特点进行人岗匹配，加强人力资源开发利用，实现人力资源的高效配置，促进高校人才队伍建设。

4.有利于促进高校组织人事工作的开展

人事档案工作是高校人事工作的重要内容，高校组织人事工作是围绕人员“选育用留”的工作，离不开对人员的管理，做好人事档案工作，有利于促进高校人事工作的开展。

二、高校人事档案管理存在的问题分析

人事档案在高校组织人事工作中发挥着重要作用，做好高校人事档案管理具有重要意义。但由于人事档案意识薄弱，重视程度不够，管理不规范，从业人员专业度不够等各方面原因，制约了高校人事档案的科学规范管理。

1.人事档案意识薄弱

随着高校改革的深入推进，需要进一步做好人事档案工作，更好地服务于高校组织人事及其他工作的开展。由于人事档案工作量大且不易产生工作业绩，因此，许多高校对人事档案工作重视程度不够，高校领导、从业人员在思想上对人事档案重要性认识不足，主动学习、主动工作、主动作为意识薄弱，存在重保管轻利用等管理意识，人事档案思想认识不足严重制约了人事档案的科学规范管理，制约了人事档案工作的高效开展，制约了人事档案作用价值的发挥。

2.人事档案管理制度不健全

受高校发展成熟度及领导重视程度等因素影响，许多高校存在制度缺失或不健全情形，人事档案管理缺乏制度依据，管理不规范。高校人事档案内容不齐全情形较普遍，收集、整理、统计、利用等各环节工作的开展缺乏操作规范，无法为高质量开展高校人事档案工作提供制度保障。人事档案材料包含十大类，材料的形成涉及组织人事、审计、纪检监察等多个部门，需要诸多部门的协调配合。由于相关档案材料形成部门对档案移交程序不了解，或出于部门自身工作繁杂，对人事档案工作重视程度不够等，人事档案材料移交不及时、移交不齐全情况常有。高校人事档案移交过程中常存在移交手续不齐全等情况，造成管理混乱、推诿扯皮等情形。高校人事档案的整理存在分类不严谨，录入不细致，排放无序等情形，严重制约了高校人事档案的有效利用。

3.人事档案管理基础设施落后

由于对人事档案不够重视，加之经费紧缺，缺乏财力、物力支持，有效投入不足，人事档案管理基础设施落后。有的高校没有设单独的人事档案室，仅设档案柜；有的人事档案室被当作了杂物室。人事档案保管设备缺失或老化，未达到档案室档案设备配置要求，这些都不利于人事档案的安全保管。高校人事档案管理软件落后，有的高校甚至完全没有人事档案管理软件，依靠excel进行人事档案信息录入和人事档案信息的具体查找，管理落后，效率低下，利用不足，制约了人事档案工作的开展。

4.人事档案信息开发利用水平较低

人事档案开发利用意识薄弱，人事档案管理理念较落后，重保管而轻开发利用，未发挥人事档案对人事管理的作用。档案信息开发利用信息化水平较低，人事档案管理中人事信息系统落后，未能将大数据思维和信息化管理手段运用到人事档案开发利用中，人事档案信息共享程度低。

5.人事档案队伍建设不足

虽然国家政策对干部人事档案管理人员配置作了明确规定，但在高校实际工作中，由于学校重视程度不够，加之人手不足等原因，人事档案从业人员常常配置不足。高校人事档案工作人员常由组织人事工作人员兼任，档案专业理论知识不足，人事档案分类整理、人事档案信息化管理等理论和实践经验不够，且由于个人时间精力有限，对人事档案业务投入精力不足，业务钻研不够，人事档案工作质量无法得到保证。

三、关于新时期做好高校人事档案管理的对策思考

1.增强人事档案管理意识

高校领导应意识到高校人事档案的科学规范管理具有重要意义，有利于更好地维护高校教职工的利益，更好地促进高校人才建设，推动高校高质量发展。因此，要发挥领导关键作用，高校领导要积极为营造良好工作氛围，调动高校人事档案工作人员做好人事档案工作的积极性。高校人事档案工作人员要学会利用大数据思维和信息化思维进行人事档案管理，增强档案管理意识和信息资源共享利用意识，同时利用学校网站、学校微信公众号等平台加强推广宣传，多渠道宣传人事档案对于促进高校人事工作及高校发展的意义，增强高校教职工人事档案意识。

2.完善人事档案规章制度

促进高校人事档案工作的发展需要完善顶层规定制度设计，建立完善的规章制度体系是开展人事档案各项工作的依据和保障。一是要完善高校人事档案管理制度。根据国家档案管理办法及干部人事档案管理办法相关规定，结合高校实际，制定科学的高校人事档案管理制度，确保高校人事档案工作开展有章可循。二是制定人事管理制度配套实施细则。完善人事档案收集、分类、转递、利用等相关规定，要重点做好高校人事档案的收集管理。明确高校人事档案相关形成部门的工作职责，建立高校人事档案收集工作机制，定期进行收集，明确收集、移交手续要求，做好移交清单，确保各项移交资料有据可查。按照人事档案分类规定，科学做好高校人事档案的分类整理。三是要完善配套考核激励制度。制定人事档案工作目标，并层层分解目标，切实将工作落实到部门和个人。明确考核标准和要求，对于未完成目标任务的扣减绩效得分，将考核结果和个人绩效工资、优秀评选、职级调整等挂钩，发挥激励约束作用，确保人事档案管理工作各项目标有效完成。

3.完善档案管理各项基础设施

足够的经费和有效的人力、物力支持是开展高校人事档案工作的重要保障。高校人事档案工作人员要主动作为，并致力于推动人事档案工作的高效开展。按照档案保管规定，完善人事档案库房建设，实现库房环境的现代化，配备技术先进的设备。例如，温湿度调节、安全监控等设备，实现人事档案的高质量保管，维护人事档案安全。加强人事档案软件系统配置，通过扫描、录入等方式将纸质档案逐步转换为电子档案，实现人事档案信息存储数字化。

4.强化人事档案开发利用

在做好档案安全保管前提下，逐渐加强开发利用，充分发挥其价值。一是要转变人事档案管理理念，由重保管将工作重心转移到人事档案信息资源的开发利用上来，要深刻地认识到实现人事档案信息资源开发利用对于优化人员配置，促进人才建设的重要作用。二是要做好高校人事档案资源网络化利用，条件成熟的学校要进行网络化的查询利用平台，便于高校教职工更高效便捷地进行人事档案的查阅与利用。三是做好人事档案信息数据的深度挖掘研究，以高校事业发展为导向，根据人事档案信息，更好地进行人力资源开发，促进高校人才队伍建设。

5.提升人事档案队伍水平

高校人事档案工作的发展，需要人才的支撑，需要建设一支能够胜任新时期高校发展的高素质、高水平的档案人才队伍。高校要认真分析人事档案工作对从业人员的素质要求，选聘具有专业知识背景和丰富从业经验的人员。要加强对从业人员的培训力度。一是实施岗前培训，要加强保密意识培训，要提高从业人员的政治意识和保密意识，从业人员要有良好的工作作风，严格遵守人事档案工作纪律，确保人事档案实体和内容安全。要结合实践案例，对从业人员进行系统的岗位培训。二是在岗位实践中培训，通过老员工带新徒弟的方式，在实践中对新从业人员进行指导，更好地将理论与实践相结合。定期组织交流会、专题会等会议交流人事档案工作中存在的问题，共同探讨、共同学习、共同进步，促进高校人事档案管理水平提升。综上所述，新时期、新问题、新要求，结合高校实际，高校人事档案管理需要从加强人事档案意识，完善制度，加强开发利用，提升人事档案人员水平等诸多方面努力，进一步规范管理，促进人事档案管理水平提升，为高校事业发展提供保障。

参考文献：

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人事档案是个人参加各种社会实践活动的历史记录，是个人成长经历的客观反映,是个人社会生活的“伴生物”，一直以来，人事档案是人事管理的重要依据,也是一种全国通用的人才评价工具。社会由人组成，更突出地表现为复杂交错的社会关系。人的活动创造了社会，而社会又不断地影响着人。对于一个人来说，社会是他生存的环境，对他的生存与发展都存在着很大的影响。社会的发展，又有赖于人的努力。是人类的活动创造了社会，推动了社会的发展。因此，对人的研究成为了哲学、管理学、社会学等众多学科的要务，社会管理从某种意义上讲也可以被看作为人的管理。

一、人事档案管理研究趋势展望

通过梳理现阶段我国人事档案管理研究的理论成果，笔者认为，未来一段时间内的人事档案管理的研究，需要在以下几个方面进一步加强。

（一）加强人事档案工作改革的研究

我国的人事档案工作是在战争时期人事档案管理的基础上建立和发展起来的，人事档案的作用在很大程度上表现为管理人、控制人。这种历史遗留下来的特点很突出地反映在人事档案的内容上，重政治历史、轻工作实绩，重思想品德、轻才能成就，无法全面、完整地反映一个人的真实面貌。在当今竞争愈加激烈的信息化时代，传统的人事档案内容明显不符合时代潮流，无法在人事工作中发挥应有的作用。因此，人事档案内容及其管理到了非改革不可的时候。关于人事档案改革的研究，已有不少学者提出了一些改革思路，譬如，陈兆祦提出要改革人事档案的“终身制”，王英玮提出要改革人事档案的管理机制，等等。笔者认为，还需要进一步加强人事档案改革的研究，研究内容主要应集中在人事档案管理体制的改革和人事档案本身的改革等方面。

（二）加强人事档案的“三化”研究

人事档案的“三化”是指人事档案管理的现代化、规范化和标准化。现代化是人事档案工作在信息化时代的必经之路，是新形势下人事工作发展的需要，这就需要进一步研究人事档案的数字化、数据库建立、管理系统研发、信息网络化建设等核心问题。规范化是实现人事档案管理现代化的重要中间环节。由于受历史条件的制约，不少人事档案材料载体不统一、装订不整齐、书写不规范、管理不规范等现象还比较突出。因此，加强人事档案管理的规范化研究，建立严格的管理规章制度，为人事档案规范化管理提供理论支持与方法指导，已成为迫切需要解决的重要问题。另外，标准化也是实现人事档案管理现代化的重要基石。加强人事档案标准化建设研究，特别是要加强人事档案载体标准、格式标准、管理标准等方面的研究，建立健全人事档案。

二、计划经济体制下人事档案管理的特点

（一）人事档案是员工的身份证明,关系个人的切身利益

在计划经济体制下,无论是企事业单位,还是政府部门,员工都由干部、工人组成;人事档案是根据人事管理的需要建立起来的,因此,相应地分为干部档案、工人档案;而一般的农民以及城镇无业人员,即使拥有部分人事档案材料(如学生档案),如果没有获得干部或工人份,其最终是没有人事档案的。可见,人事档案是员工的身份证明。个人在国家社会、组织单位的地位和权利都由这一身份证明所决定。人事档案几乎决定了个人的生老病死，例如，招工、录干、调动工作、晋升、加薪、公费医疗、福利待遇、离退休等等都由人事档案中的相关内容来证明或确定。甚至,当事人的家庭生活、子女前途都由人事档案来决定,例如,领取结婚证,分房,子女入户、上学、顶职等都须由人事档案所在单位提供各种证明材料。

（二）人事档案是单位控制员工的有效手段，员工因人事档案而被迫依附于单位

人事档案虽然是个人社会生活的历史记录,但是,在计划经济体制下,人事档案由单位建立,由单位保管,主要供单位利用。一般情况下,只有单位组织人事管理部或人员能利用员工的人事档案,而人事档案对当事人与他人都是保密的。而且,我国实行人档合一,档随人走的人事档案管理制度。个人到哪里工作、学习,其人事档案必须跟随转移到哪里。人事档案不能转移,个人就无法流行动。离开人了人事档案,员工就会失去身份证明,其本人和家庭就会前途难卜,命运堪忧。因而,个人完全依附于人事档案。因为人事档案由单位所管控,所以,单位凭借对人事档案的控制权就可以容易地控制员工,员工则因为人事档案的约束而完全依附于单位,不能随便调离单位。

三、对传统人事档案管理制度与管理方式的挑战

理念指导制度，制度又约束行为（方式）。由此可见，有什么样的理念，伴随而生也就会有什么样的制度与管理方式。在保守的“管”字当头的理念下，传统的人事档案管理制度和方式犹如一潭死水，毫无生机。笔者查阅了部分单位的人事档案管理制度，尽管内容上略有差别，但印象最深的就是大多数单位人事档案管理制度开篇的“保密”二字。也就是在这种略显“左”的保密思想下，无数人事档案人耗掉了青春，耗掉了热情。人事档案工作逐渐成了一项默默无闻的工作，因为它不像其他工作那样容易引人注意，发挥不出多少作用，更不容易取得明显成绩。有些单位的领导干部和部分同志更认为档案工作不如其他工作重要，没有把档案工作摆到应有的位置，出现那种要用时想到、不用时不要、考核检查时才突击整理的现象，平时对档案工作缺少投入，出现问题后也不积极主动地去想办法解决。导致了全国上下整体人事档案工作一直处于被动应付的状态。结合当前实际来看，比如《干部档案管理条例》规定“干部档案实行党委或行政主管部门领导下集中统一和分级负责的管理体制”。

四、充实人事档案内容

企业工人合同制、事业单位人员聘用制实行后,单位和个人是平等协商的聘用关系,聘用合同书和各种协议是体现聘用关系的有效凭据,也是约束双方履行责任与义务的主要法律依据。因此,劳动合同、工作协议、聘用书等文件材料应归档,成为员工人事档案的重要组成部分。此外,考核、辞聘、解聘等方面的材料,也应及时存入人事档案。

五、结语

新时期，党和国家的精神要求人事档案部门要坚持与时俱进，不断创新人事档案管理的方式、方法。与其他各项工作一样，人事档案管理必须始终坚持与时俱进，不断改革创新管理方式、方法，只有这样，人事档案工作才有持久的生命力。否则，一成不变，不能适应时代的需要，迟早要被历史淘汰。特别是对人事档案管理，传统的做法和功能面临挑战，如不再调整、完善，使之始终跟上形势的需要，发挥积极的作用，焕发新的生机，就很可能会走向消亡，这是我们都不愿意看到的。因此，档案工作人员要牢固树立与时俱进，科学发展的思想，加强调查研究，摸清档案工作现状，努力探索人事档案管理的新途径、新方法，不断开拓人事档案管理的新局面。

参考文献：

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[2]赵守清.人事档案管理系统分析及实现原理[J].浙江档案,2006(10).

[3]任秀军.人事档案计算机管理系统的实践应用[J].黑龙江档案,2008(2).

[4]黄霄羽.国外人事档案管理的特点及启示[J].北京档案,2006(1).

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人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。改革开放以来，我国的人事档案管理工作取得了 显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，近年来人员流动频繁，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案工作如何与时俱进，充分发挥为经济社会服务的职能，已成为我们必须努力解决好的一个重大课题。 

 

1 当前企业人事档案管理存在的问题 

 

企业人事档案管理工作在长期的实践中，积累了丰富的经验，形成了一定的管理模式。但旧的企业人事档案管理模式与市场经济体制环境下企业发展对人才管理的需求不相适应的种种弊端已显露出来。具体可以总结为： 

1.1 企业人事档案单一的管理模式与企业职工层次的多样性不适应。 

目前，我国企业人事档案管理大都采用干部人事档案管理模式进行，这种管理模式适合本单位内部人事档案来源比较单一，仅限于本机构人员，同时这种模式也方便查找和利用，涉及面比较窄，也很有利于人事档案的保密工作。企业职工层次的多样性决定了企业的人事档案管理方法要与之相适应。企业人事档案还是要坚持统一由人事部门管理，以及企业人事档案工作也必须由企业各级组织、人事部门根据自己的管理权限负责某一级的人事档案的管理方式已经没有办法再适应企业职工的这种多样性的特点了。 

1.2 僵化的企业人事档案管理体制与企业灵活的用人机制不适应。 

随着市场经济体制的建立，人们的思想观念发生了重大改变，企业在招聘使用员工的时候，更多地看重个人的能力，企业对员工的约束主要是靠合同、协议，而不是人事档案。员工如履行了合同、协议，即可自由流动，选择更适合自己的岗位。用工制度的变化以及人才之间激烈的竞争，出现了许多员工为求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路的情况，而旧单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况，于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、“档案克隆”、“虚假档案”的情况。加之企业人才流动较快，使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其服务功能，因而也难以适应这类型企业灵活的用人机制需要。 

1.3 企业人事档案的内容不够完备。 

现代企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”，人事档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来，要能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力，达到最佳的经济效益作为目标，这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别，所以企业的人事档案除目前的基本内容以外，还应结合企业自身管理需求充实一些内容。同时，通过调整企业人事档案的内容构成，才能形成具有企业自身特色的人事档案管理体系，而不是仅仅照搬干部人事档案管理体系。 

1.4 档案管理人员素质薄弱 

由于受传统观念的影响，对档案管理的认识不足，重视程度不够。专职档案管理人员被裁减，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾。还有的档案人员更换频繁，因业务素质不高，难以胜任档案工作。随着当前企业规模不断扩大，员工数量不断增多，档案数量也与日俱增，档案管理难度增大，有关的管理措施未跟上。

1.5 档案利用价值不高 

由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视企业内部的实绩考核，轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离，这些原因都不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低。 

 

2 适应现代企业发展要求，改进人事档案管理工作的对策 

 

2.1 建立健全科学合理的人事档案管理制度 

在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。 

2.2 建立科学的人事档案分类系统，充实档案内容 

人事档案的内容大同小异，它们之间虽存在着许多共性，但不同类别的人员由于他们的工作性质、社会责任、职业特点、素质要求、任用方式、考核内容、社会评价、报酬待遇等方面的不同，在人事档案内容上也必然存在着较大的差异。国家公务员的档案体现了政治要求，专业技术人员的档案侧重于服务社会、创新技术的业绩记载，中介组织人员的档案体现其诚信和非官方人员的特色。在同一个人的人事档案中也是有差别的，如有的内容可以进入公共信息体系，有的则只能处于高度的保密状态。根据这一情况，我们可以在信息化和市场化的基础上分类管理人事档案。根据不同类别的人员设计不同的管理制度，对档案的功能进行重新定位，增加反映个人个性特点和专业能力的资料，使人事档案更加贴近社会和用人单位的需求，提高人事档案的利用效率，提高人事档案的价值。 

2.3 加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程 

人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化，又包括管理理念的现代化、科学化。管理手段的科学化、现代化，最终是要在企业中建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统，实现人事档案的计算机管理。 

2.4 引进高素质人才，加强人员培训，提高人员素质 

人才是企业前进、发展的动力，对于档案管理部门来说亦是同样的道理。在知识经济时代，在现代化程度不断提高的今天，引进高素质的档案人才是企业档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时，企业也应注重对现有档案人员的培训，使其适应新形势下的新要求，从而全面提高企业档案管理人员的素质。 

2.5 增强服务意识，积极主动的提供利用 

人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供，所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，增强服务意识，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。人事档案管理服务于人力资源管理，促进企业人力资源管理，是企业知识管理的基础。 

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随着信息时代的到来，计算机应用技术在现代管理中的应用越来越广泛，医院管理也不例外。为了实现医疗网络全覆盖、医疗资源共享的目标，深化医疗卫生体制改革，实现医院的数字化管理已成必然。然而，医院档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，由于人们对于人事档案管理重视程度不够，管理方式和手段落后，人事档案丢失、档案内容不完整、档案更新不及时等现象时有发生，给医院人事档案信息化管理增加了很多难题，阻碍了医疗卫生体制改革的进程。因此，加强医院人事档案管理，对于转变医院人事档案管理模式，加快医疗卫生体制改革进程具有促进作用。

（二）有益于医院人力资源的合理配置

医院人事档案记述和反映了个人经历和德才表现。是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与各方面社会活动的记载和个人自然情况的真实反映。加强医院人事档案管理，可以使医院全面掌握工作人员的基本情况，合理有效的配置人力资源，推动医院人事制度的改革，从而促进医院各项事业的长远发展。

二、医院人事档案管理中存在的问题

现阶段，人们已经认识到医院人事档案管理的重要性，并紧跟医疗卫生体制改革和信息化普及的步伐，加快医院人事档案管理变革的进程，但由于管理手段、从业人员素质等方面的原因，使得医院在人事档案管理方面还存在一些问题，具体表现在：

（一）医院人事档案管理手段和方式落后

信息技术突飞猛进，管理手段日新月异，原有的医院人事档案管理方式已不能满足现代化管理的需要，具体表现在：第一，信息化程度不够，虽然计算机在医院人事档案管理中已经普及，但由于没有专门的档案管理软件，只能简单用于目录的存储和检索，信息存储量少，且不能进行档案的复杂管理；第二，管理方式单一，目前医院仍然采用手工的方式进行档案的编辑和检索，导致人事档案资料更新速度慢，归档不及时，档案资料不完整的情况。落后的管理手段，单一的管理方式不仅影响医院人事管理的效率，而且已经阻碍医院人事制度变革的进程，因此，加快转变医院人事档案的管理手段和方式迫在眉睫。

（二）医院人事档案管理效率低，信息利用率差

目前，大部分医院人事档案管理仍采用传统的管理方式，主要依靠人员记录、整理，档案整理难度大，更新不及时，容易造成档案的遗失，加上专门的医院人事档案管理电子系统开发不完善，档案管理人员对于现代技术应用不熟练、不成熟，导致医院人事档案管理效率低下。而且，医院人事档案管理具有专业性、政治性和机密性，是医院内部员工考察、升级依靠的主要标准，如果医院人事档案不能提供真实有效的信息，那么其也就失去了存在的必要性。现阶段，人们对于人事档案的利用仅仅停留在了解员工的基本情况，而没有将其发展成为了解员工各时期表现的资料库，没有对档案的利用价值进行深入挖掘。

（三）医院人事档案管理人员业务水平不高

医院最重要的工作任务就是医疗，医疗水平一流的医院才是好医院，在固有观念的影响下，导致医院工作人员只注重提高医疗水平、对于医疗科研的投入，而忽视了医院人事档案管理以及医院文化的建设，导致档案管理人员工作热情不高，对于工作敷衍了事，甚至出现员工档案丢失、档案内容不完整的现象，严重影响了医院对于人力资源的合理配置。另外，由于医院档案管理专业性较强，对于管理人员档案资料收集鉴别、整合能力提出了较高的要求，但由于部分员工非档案管理专业毕业，专业基础知识薄弱，不能迅速掌握电子文件管理、电子档案归档等新技术。甚至部分医院存在兼职管理人事档案的现象，也使的医院人事档案人员专业素质和业务水平提升存在一定难度。

三、改善医院人事档案管理的有效策略

针对医院人事档案管理中存在的问题，提出应对策略如下：

（一）引入信息技术手段，加强医院人事档案管理

医疗卫生体制的改革，为医院的发展注入了新的活力，也使的医院之间人才的流动更加频繁，而传统的人事档案管理制度常常造成档案传递不及时现象，影响了人才的流动，因此，加强人事档案的管理，引进先进的技术管理手段至关重要。一方面，更新硬件，提高医院人事档案管理的信息化程度。加强硬件投入是必不可少的管理条件，引进专门的档案管理软件，增强档案归类、检索、查询、转入、转出、保管的便利性，由于档案涉及个人隐私，所以还需加强档案防火、防盗系统。另一方面，增加医院人事档案管理的资金投入，促进人事档案的深层次开发，建立完善的医疗人才信息共享平台，对于促进医疗事业发展至关重要，同时可以为医疗科研、医疗统计工作提高更多的便利，为创新医院人事档案管理提供更多的新思路。

（二）提高医院人事档案管理效率及信息利用率

医院人事档案管理效率及信息利用率的提升对促进医院人事制度改革、人力资源的合理配置有积极的促进作用，但由于人事工作人员计算机应用水平不高、档案管理软件技术不成熟等多方面的原因，导致医院人事档案管理效率低下，尤其对人员档案的调入、调出等工作影响严重，因此，积极实现人事档案的信息化管理至关重要，要积极落实档案信息化建设、档案信息与其他信息的综合、档案信息的开发利用，以提高医院人事档案管理效率。另外，要将档案管理的工作进一步细致化，实现人事纸质档案信息资料的分类化、单元化，并同时进行档案的数据化处理，以方便工作人员及时进行档案的补充完善，保持档案的精确性和完整性，为医院人员职称评定、人力资源配置提供合理依据，进一步提供人事档案信息的利用率。

（三）增强医院人事档案管理意识，优化管理队伍

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2人事档案在现实中利用的主要方面

通过笔者近些年在人事部门的工作经验，员工对人事档案资料的运用主要表现在：①职工亲属关系证明。目前相关政府部门对材料的审核愈加严格，在人员死亡后的遗产公证时必须提供原始的亲属关系证明，这无疑要查阅个人的档案资料。在现实中经常会出现由于以前对个人档案资料重要性认识的不清晰而导致档案资料缺失，无法直接从某个人的档案资料中直接验证，往往需要经过连带关系人员的档案资料拼凑方可进行验证的情况。②干部的选用和提拔。由于国有企业的特殊性，在干部选用和提拔的程序上较为规范，往往对提任人员以往的经历、考核资料等除了人事部门提供的说明材料外，还需调阅提任人员的个人档案，从原料档案数据中进行查验，这时个人档案资料的齐全、完整是非常重要的，往往直接影响了一个人的事业道路。③职工退休审核。目前社会保障部门在职工退休手续办理时对年龄、工龄等涉及退休待遇的关键性问题审核严格，必须依据个人档案中的原始资料进行确认。在现实中往往会出现职工对于参加工作时间提出疑问，如历史造成的临时工、行业等现象是否成为退休工龄的一部分，以及对于曾经下放的职工下放时间的确认等，如个人档案中没有相关可以证明的原料资料，社会保障部门是无法确认其早期工龄的，职工所在单位提供的后期证明往往无法成为职工工龄时间确认的依据。

3人事档案管理在现实中存在的不足

①人事档案收集、归档重干部、轻普通职工。由于笔者所在单位是一所历史悠久的国有企业，虽然随着人事制度的改革，在员工上岗、干部任用等方面已经打破了身份的限制，但在人事档案管理方面仍沿袭了员工身份的划类管理，对员工的档案仍划分为干部档案和普通职工档案。同时，在员工档案资料的收集、整理、归档时仍不可避免地会对干部档案有所偏重。②部分领导及员工对人事档案管理工作不够重视。首先，部分领导印象固化，将人事档案的管理工作与普通的保管性事务性工作相等同，没有意识到人事档案管理的重要性，在他们看来，人事档案管理工作只要做到不丢失、不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了，因此在日常工作中缺乏对档案收集的意识，导致“档到用时方恨少”的局面。其次，员工缺乏对档案资料收集、保管和提交的意识。在日常工作中对于取得的学历、职称考试、奖励等资料没有及时收集并提交给档案专职人员，只是习惯性地自己保存，随着时间的推移难免会出现资料遗失或缺漏的情况。第三，员工在填写如简历表等存档资料时不够重视，填写随意，对重要经历、家庭关系成员等方面的信息或随意填写、或填写不够详尽，导致档案资料不齐全。③人事档案的科学化、信息化水平有待提高。随着科学技术的不断发展，计算机的应用范围不断扩大，其作用在化办公中尤为突出。然而在人事档案管理方面，还没有充分挖掘和发挥某些先进技术的作用，尤其是在人事档案管理中还没有广泛应用计算机技术。笔者所在单位目前已经建立并使用了多个版本的档案管理信息系统，仅对企业的文档资料、图像和图书资料等进行了较为有效的管理，提高了这些文档资料的查询、使用效率。员工个人信息资料主要依赖于人事部门基础的人力资源管理信息系统，信息量随着时间的推移在逐步完善。但是信息只存在于数据库中，无法将员工日常的部门和岗位变动、工资调整等与反映个人成长变化经历的信息反映到个人档案中，会导致将来调阅个人档案相关资料时信息的缺失。④人事档案管理工作任务繁重，专职档案人员相对不足。笔者所在企业在岗职工1170余人，企业内部退养职工800余人，近2000份的人事档案毫无疑问在整理、归档、查阅使用方面的工作任务是非常繁重的。企业目前专职档案管理人员仅1人，人事档案由人事部门的兼职档案员协同管理。随着员工数量的增多、个人信息资料的丰富化和多样化，想做到人事档案的全面性、及时性管理，在现有专业人员配置的情况下无疑是困难重重。

4加强人事档案管理的一些建议

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一、人事档案管理的现状

人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件，是促进人才合理流动、合理配置和合理使用的重要依据。但由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以目前医院的人事档案管理工作也存在不少问题。

1． 人事档案管理制度相对落后

由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。2000年，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事，但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善（在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案），他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。

2． 人事档案管理方式和手段相对落后

人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。

二、医院人事档案管理的设想

随着医院规模的不断扩大，分院和经济实体增加，人事制度改革和人员模式改变，给医院带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理（含档案）的整体管理水平。

1． 增强对人事档案管理目的和意义的认识

医院人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。

2． 加强和完善人事档案管理制度，实行人事档案的社会化管理制度，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。

3． 加强干部人事档案管理，有效利用人才资源

干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此人事档案是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。

（1）建立卫生技术人员业务档案

建立卫生技术人员档案对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括：①基础材料：个人基本情况；学历、学位证明；继续教育及专业技术进修证明、证书；专业技术工作总结；参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料：专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表；专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料：著作专题研究报告，学术论文（分级），专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料：“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料；参加专业学术会议的证书、证明；优秀医务工作者的材料、证书和奖状；专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。

（2）实行人事，促进人事档案的社会化

开放式管理人事是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此，人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。而随着政治体制的改革与深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。自1999年起，我院开始逐步实行大中专毕业生人事，将人事档案托管给人才服务中心，促进了人才流动，促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。

（3）建立以人力资源信息为基础的医院信息管理

人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到一方收集，多方共享。以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人事信息系统，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益，如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。

4．提高档案管理人员的素质

在改革开放的新形势下，要提高档案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发和企业文化建设，充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩，为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。

5．加强人事档案管理的现代化手段

增加资金投人，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备档次，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。

参考文献：

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1 医院人事档案管理的现状

长期以来，人事档案一直作为组织人事部门的内部管理体系在运行，其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。出于维护人事档案的真实性、准确性、保密性等方面因素的综合考虑，在人事档案的管理和利用方面，一直存在着过分强调保密的倾向，实行内向、封闭式管理。医院人事档案的管理也一样，只限于记载和保管。人事档案作为一种信息资源没有得到充分地利用。

医院中从事人事档案管理的人员大多是非档案专业毕业和未经过正规档案专业培训的人员，对档案管理专业知识了解较少。所以，在长期的管理中，很少考虑档案工作的软硬件建设，只是将交上来的材料装入个人档案袋，每隔几年上级组织部门要求整理时临时抽调几个人装订一下。由于时间紧，根本无法保证档案整理的规范性，档案质量达不到要求，甚至业务技术档案和文书档案混装在人事档案中。

2 实现医院人事档案管理社会化的必要性

在人才流动日趋频繁的当今社会，人们的知识观念在不断更新，职工本人也需要通过本人的人事档案了解自身情况，医院对人事档案的要求也大大提高，希望得到更多的人才信息。

从信息管理的角度考虑，人事档案是各级组织部门考察、培养、使用和向外提供相关数据的原始依据。目前，人事档案的主要材料包括10类：（1）履历材料；（2）自传材料；（3）鉴定、考核、考察材料；（4）学历、学位、成绩、培训和专业技术情况的材料；（5）政审材料；（6）加入党团材料；（7）奖励材料；（8）干部违纪、政纪、国法等材料；（9）任免呈报表和工资、待遇的审批材料；（10）其他可供组织参考有保存价值的材料。这些材料基本上都是本人自己书写和组织部门在考察干部、入党、入团、增加工资和录用、任免、聘任、转业、离退休、退职办理手续中形成的原始材料。虽然很珍贵，但大多并不需要保密。如果将这些信息全面纳入到社会化管理，利用计算机技术将这些人事档案信息电子化，配备档案管理专业人员对其进行规范化管理，从而代替传统档案管理手段，充分发挥人事档案信息资源的共享性。

3医院人事档案管理的设想

随着现代化技术的发展和医疗卫生管理要求的不断提高，人事档案信息化管理将成为医院人事管理的主要手段。

3.1提高对医院人事档案管理目的和意义的认识

医院人事档案管理应以充分开发和利用人力资源为基础，通过深层次的开发人事档案的使用价值，如人才信息软件的开发，使人事信息资源共享，为医院的经济发展提供必要的服务。

同时，档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将收集到的人才信息以最快的速度传给用人科室，为临床、科研和教学服务。

3.2加强和完善人事档案管理制度

根据《档案法》、《干部档案工作条例》的规定，制定《医院人事档案管理条例》，完善查阅、转出、接收档案的措施，使人事档案的管理制度更加完善，以此来加强人事档案管理，使其逐步走向规范化。

3.3加强医院人事档案管理，有效利用人才资源

人事档案真实地记载和反映了一个人的经历、能力和品德等，因此是组织人事工作中不可缺少的依据，在各类人员的合理分配，人事资源的合理利用等方面都发挥重要作用。所以加强医院人事档案管理，实行人事档案的社会化、开放式管理模式，能更有效的利用医院的人力资源。

3.4提高档案管理人员的素质

长期以来，整个社会档案意识淡薄，个别领导也认为档案部门不是医院产生经济效益的部门，因此，档案工作谁干都可以。在市场经济条件下要提高档案管理水平，必须要提高档案管理人员的专业技术水平。前国家档案局局长王刚说过：“档案教育是档案事业发展的基础，培养高素质的干部队伍，是档案工作重要而迫切的任务。必须优先发展档案教育，大力培养高素质的人才，使档案事业的发展，真正转到依靠提高档案工作者素质的轨道上来。”（1）作为档案工作人员，首先要提高自身的素质，要努力学习新理论、新业务、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容，适应新形式的发展，要有责任心，有敬业精神，甘为幕后英雄，专心搞好档案工作。（2）领导要重视。要倡导以人为本的思想，用发展的眼光加大对档案人员的关注和培养，以便发挥其积极性和创造性，要为档案人员提供一个良好的学术氛围，通过继续教育来不断更新知识，增强创新意识。（3）引入竞争机制。通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理的岗位上来，熟悉档案工作业务流程，尽快融入到工作中。（4）医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。

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目前人事档案的重要作用被人们所忽视，人事档案成了“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”无足轻重的部分。对人事档案管理不重视、管理不到位是大多数企、事业的“短板”。

1.人事档案管理的现状如下

1.1人力资源配置不足。目前大部分企、事业单位的人事档管理人员都是兼职，主要精力都放在其他工作上，而只是一个拥有档案室钥匙的保管员，偶尔奉命到档案室去查询一下工作中所需资料。对于大量的需要装档的资料只是机械的放入档案袋中，而不是分类、归档、鉴别。

1.2档案交接工作存在较多问题。首先是档案交接不及时。很多单位对对档案交接工作不够重视，领导把关不严。往往是人员离了岗档案还在原单位，档案交接手续迟迟不办，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清；其次是档案交接手续不严密。按档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求；再次是档案监交工作不严格。按照规定档案的交接是有领导在场监交，并在交接内容署名的。而某些单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，使得档案监交工作不严格，工作程序不完整。

1.3人事档案管理人员的业务水平偏低。人事档案管理具有较高的专业性，仅仅就档案材料的分类、鉴别就有一定的难度。新老管档人员频繁的更换，而没有后续的培训，致使管档人员的工作水平偏低，材料分类混乱，提供数据不准确。

1.4人事档案的管理手段落后。目前大部分企事、业单位的人事管理还仅限于纸面管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有涉及到声像管理。但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的记录职工所有经历和资料，建立声像档案必将是一种趋势。

人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、晋升、薪酬、福利等多项内容的材料；是历史地、全面地考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据；是审核员工“三龄一历”的确信凭证；是事关员工退休、养老待遇等切身利益的主要根据。因此，加强人事档案管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平是大多数企、事业单位的重点工作。

2.针对上述情况对人事档案的管理应该做到

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1 医院人事档案管理的现状

由于医院人事档案本身不能直接给医院带来经济效益,所以,通常情况下,医院对人事档案工作在管理方式、管理手段、管理制度、管理人员等方面重视程度不够。而人事档案管理工作又是促进人员合理流动、合理配置和合理使用,保证人才队伍素质的重要措施,是考察了解、评价和使用人才的重要依据[1]。

1.1 医院人事档案管理相对落后 随着医院人事制度改革的不断深入,医院在选拔和使用人才的手续也随之简化。但囿于人事档案管理从一而终,管理制度完善和更新不及时,就羁绊了人才的合理流动。如医院在引进高级专业技术人才时,由于对方人事管理制度的刻板,致使人事档案材料转递困难,不能及时让用人单位考核、审验,给引进工作带来很大困难。

1.2 医院人事档案存放及保管相对落后 医院人事档案是专业性、政治性、机密性很强的档案材料,需要单独存放、专人保管。长期以来,由于医院办公用房很紧,尽管人事档案材料不断增加,但人事档案用房拥挤的状况并没有得到改善。又由于医院人事管理工作量大,人事档案管理人员相对较少,使得人事档案材料不能够及时整理,再加之档案管理一直以来没有使用计算机和档案软件进行管理,档案员也一直采取手工检索、编辑,造成存放的档案资料不完整的情况。

2 医院人事档案管理的要素

随着现代医院规模的不断扩大,加之卫生事业人事制度改革和人员管理模式的不断变化,给医院人事档案带来了多元化的管理要求,同时伴随着对人事档案的管理要求也会更高。因此,建立完善的医院人事档案材料管理系统会凸显医院人事管理的整体水平。

2.1 提高对人事档案管理的认识 医院人事档案应该在服务于人事管理工作的基础上,充分发挥人事档案工作的重要作用,这不仅可以为医院和个人提供良好的信息服务,而且可以在此基础上建立完善的社会保障体系。通过对人事档案的深层次开发,可以提高人事档案的使用价值,如在医院管理系统软件上充分利用人事管理信息,尽快完成各项工作任务。

2.2 加强干部人事档案管理 医院干部人事档案是一个人经历、能力和品德的真实记载与反映,是各级各类人员调配、使用等不能缺少的重要依据。只有加强干部人事档案规范化管理,才能实现干部人事档案的社会化、开放化,才能更有效地利用人力资源。

2.4 提高档案管理者素质 新形势下,医院要提高人事档案管理水平,必须提高档案管理人员的专业技术水平。①医院人事档案管理者必须具备良好的政治理论修养,在工作中坚持真理、实事求是,以严谨细致、精益求精、卓有成效的工作,实现人事档案管理者的自身价值;②医院人事档案管理者必须精通业务,储备扎实的专业知识。必须树立终身学习意识,掌握专业理论知识,努力学习法律知识、哲学知识和现代管理知识等,运用现代信息技术,提高人事档案管理工作的现代化水平,更好地献身档案管理事业;③医院人事档案管理者必须具有高度的法律意识和良好的职业道德修养,必须始终以法律和道德的尺度为准绳,以党和人民的利益为标准,自觉保护人事档案的安全与完整,自觉保护公民个人隐私及其合法权益,养成良好的职业保密习惯,杜绝的现象;④医院人事档案管理者必须与时俱进,开拓创新,实现人事档案资源利用效率的最大化。

2.5 强化人事档案管理设施 医院要充分利用现代化技术和设备,不断完善人事档案现代化管理工作。应用计算机管理软件,建立人事档案的存储和检索工具,实现人事档案资源的合理配置和利用,确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘任等方面的更科学化、公平化、合理化,真正做到人尽其才、才尽其用,让医院人事档案在为医院的发展建设上更好地发挥参考价值[2]。

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为了指导医院进行人事档案管理，政府部门下发了《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等文件，在条例的要求下，医院要把人事档案管理工作认真贯彻落实。同时，在规划医院的总体发展目标和医院的业务建设过程中，也应当将人事档案管理工作放在重要位置。

一、加强人事档案归档管理工作的重要作用

医院工作人员众多，按照规定收集、整理、鉴别、分类和归档医院的人事档案是医院基础工作内容的一部分。一般而言，医院可据此进行业务考核和工作调动。人事档案中，针对医院工作人员真实的历史工作表现、工作实际等有翔实的记录。同时，医院会根据归档制度，对工作人员的德、能、绩、勤、廉方面动态信息进行补充（具体包括工作任务、论文、论著、成果奖励等），以保证为考核提供参照。现阶段，人事档案有纸制及电子数据两种。不论以何种形式存档，其必然需要按照《档案法》的规定实施管理。

二、医院人事档案归档管理的现状

现阶段，关于医院人事档案的归档管理，遇到了一定的问题，现存的干部人事档案中，关于干部综合能力、素质的绩效考核材料非常有限。这在某种程度上不利于医院实施考核。通常，档案中的考核材料应该比较完善，包括个人的德、能、勤、绩四项的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激励员工方面发挥的作用非常小，与预期效果相差甚远。此外，在医院人事档案中，难以完整地了解个人的绩效情况。其中，仅仅存在一个人的某一阶段的业绩成果，而不能提供个人量化考核动态信息。在医院人事档案管理中，对于绩效考核形成的材料并没有得到很好的管理，其整理和归档都不同程度地存在问题，以至于开发和利用不能正常进行。同时，医院的人事档案管理在绩效管理方面较为欠缺，主要是因为其缺少科学的管理方法。随着时代的发展，人事管理对档案工作有了更高的要求，在此情菹拢必须更新管理方法。否则，人事工作需求的变化将会打乱档案管理的秩序。

三、加强人事档案归档管理工作的具体方法

人事档案管理在人事工作变化的前提下，应从档案材料收集、归档和验收把关上加强管理，以确保档案的查、借、用、转等程序更加规范。

（一）档案材料的收集要全面翔实。目前，关于加强人事档案的归档管理，应注重人员绩效方面的材料收集管理。医院的主要工作内容是临床工作，按照此工作性质，业务、行政管理等部门分别拥有医务人员的绩效材料。为了收集材料的全面翔实，应按期验收绩效考核文件材料，并根据人员的教学、医务、护理工作立卷和移交材料，确保二级管理单位上报档案材料的全面翔实。同时，为了保证人事档案的归档管理工作的全面而规范，应针对负责课题兼职档案人员，进行技术培训，提高责任心，认真负责地做好课题文件材料的积累、立卷与归档工作。

（二）档案材料整理要各负其责，协力合作。在绩效档案归档工作中，具体有项目收集、鉴别、整理、登记、归档、保管、利用等多个环节，涉及不同部门。对于这些环节的整体运作，应该由各部门各负其责，通力合作。如在课题资料整理中，人事档案室有自己的职责范围，课题组也有相应的职责权限，两个组织各司其职，将课题各阶段形成的文件材料整理完善。另外，对于课题文件材料的积累，应该由医务人员负责，人事档案室和课题组应进行督促、指导。归档的绩效档案文件材料也有严格的要求，第一，必须是原件；第二，材料必须翔实，且没有缺处；第三，文字不得出现涂改痕迹；第四，确保承办单位准确，个人签字清晰，形成材料的时间有效。

（三）档案材料的归档要严格把关验收。医院档案管理室应严格把关。以科研课题为例，课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制较为适合。一旦科研项目完成或部分完成，归档时间应确定，一般为项目结题或鉴定后不超过20天，且由课题组负责人整理文件材料。课题形成积累的全部文件材料，应由课题兼职档案员负责汇总，对于文件材料应进行系统整理、立卷，并按时移交。医院综合档案室在收到科研项目文件材料后，出具“归档证明”给科研主管部门，并完成签署意见、加盖档案室专用章等一系列工作。归档过程中，针对三类材料可予以退回，一类是材料不齐全；一类是材料不完整；另一类是对象不明确的。对于退回的应及时进行补办。此外，为了提高管理水平和工作效率和质量，对于医院人事档案管理，应加快推进其信息化建设进程。

四、结语

综上所述，医院的人事工作中，离不开人事档案。医院设置档案管理室，应提供更规范的档案管理服务。为此，医院管理者应从服务的角度出发，加强人事档案的归档管理工作。只有这样，才能为人事管理提供第一手资料，确保领导在人才选拔和干部任用上有可靠依据。加强人事档案的归档管理，对于服务工资、职称等人事管理工作非常有利，应该得到医院人事档案人员的重视。

【参考文献】