提高档案工作管理水平范文

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档案管理工作是一项政策性敏感、机密性较高、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性，加强对本单位档案的管理工作，及时研究解决本单位档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持。尤其在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，全面、真实、高效地记录和反映本单位整体发展状况，对于建立现代化档案管理体系具有切实的作用。

一、清除档案管理工作中的认识误区

当前，很多人认为档案管理工作无足轻重。殊不知，档案管理工作是现代管理的重要内容，科学有效的档案管理工作不仅可以推进企事业单位的工作效率，更可以给企事业单位制定科学合理的发展决策提供科学依据与参考标准。由于档案工作的主要内容直接涉及到诸多个人工作生活中的秘密信息，档案安全问题也是档案管理工作中的重要内容。然而，与档案管理的重要性地位不相适应的是，许多领导干部，甚至包括档案管理人员都未能充分有效的认识到档案管理的重要性，认为档案管理工作不需要专业能力，谁都可以做，也不需要什么高科技水平，只是一种虽然繁琐但是却机械的体力劳动。笔者曾采用例证分析的方法，对档案管理工作的意义、策略等内容给予了深入细致的调研。结果发现：许多档案管理工作人员认为，档案管理工作就是整理整理资料、记录记录数据而已，并不需要专业的知识与技能。事实上，通过对比国外一些发达国家的档案管理工作经验可以知道，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

随着科学技术水平的不断发展与进步，档案管理工作的内容与形式也随之发生了明显的转变。比如，在数字化的冲击下档案管理工作的形式由原先可视记录识别型逐渐转变为依赖机器识别的代码型（电子档案）。而且，档案管理模式也从传统手工模式历经单机数据管理模式、网络信息管理模式达到了现代的知识管理模式。面对这些变化，档案管理工作者需要不断更新档案管理工作理念，与时俱进，树立科学的档案管理观。尤其要注意学习最先进的档案管理工作知识，注意把握档案管理工作的前沿信息，与时俱进，提高档案管理工作水平。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生。这一理论将档案从形成到销毁或将一般信息转化为档案的过程视做是一个整体的运动过程。并认为在这一运动过程中可因档案价值形态的变化划分为若干个阶段，且不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间也同时具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案管理工作者应该积极学习与借鉴这一理论。并结合本单位的工作实际，以创新思维为指导，打造和形成特色的个性化档案管理工作理念和方法，以树立正确的档案管理观。

二、提高档案管理工作人员的专业素质

由于许多高校的档案管理工作人员自身对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德以及办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神等，因而在自己的工作中并没有积累下扎实的理论知识与技能知识，致使在工作中常常导致严重的工作失误现象发生。当工作中单位需要利用相关档案为制定政策予以相关信息支持时，不能适应工作需要，或者效率低下或者提供的信息模糊，难尽人意。可见，提高档案管理工作人员的专业素质是当前改善档案管理工作水平的紧要之事。可以通过以下途径来解决这一问题，首先是对现有工作人员给予专业化的培训，提高他们的实践能力；其次是要注意引进专业人才尤其是年轻的档案专业管理人才，优化队伍结构，形成老中青科学搭配，结构合理的工作队伍；最后，部门领导应当转变认识，提高对档案管理工作重要性的认识，给予政策与资金保障，采用鼓励先进、奖罚分明的措施，不断提高档案管理人员的工作热情，提升档案管理工作的水平。

三、推进档案管理方法更新

目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理质量与档案信息的提供远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要表现为落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用要求，因而应当采用各种办法改变这种现状。

首先，要建立规范的档案收集程序，决不允许漠视档案管理工作，视档案制形同虚设的认识产生，更不允许在工作中对档案信息想交就交、不想交就不交现象的发生。明确档案信息收集考核程序与责任。

第二，建立规范的档案整理程序，保证档案信息覆盖到部门中的每一个人，保证对政策要求必须备案的信息无遗漏无纰漏的登记与备注。当前，我国社会快速发展，许多企事业单位近几年发展较快，新档案人员不断进入，由于档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，致使卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失问题出现。

第三，加强档案综合管理力度。由于现在综合档案管理室一般都是以一个班组存在，在开展具体的工作时，首先要向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难。于是，有些部门便自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。有些单位的档案资料竟然不时出现档案遗失现象，或者是档案资料借出后难以收回，这些现象都应引起重视并应认真克服。

总之，档案管理是机关、企事业单位在管理所属人员、整合本单位资料信息时形成的对个人信息与专业资料集中保存的一种制度化的工作，是全面地历史地考察和了解一个人的依据，是彰显专业优势的重要支撑力量。因此，加强档案管理，充分发挥档案的资源优势，为更好地为选拔和使用人才以及更好地推进本单位工作进程，意义深远。

【作者简介】

刘维秦(1977-)女，陕西临潼人，西安文理学院人事处助理馆员.

（上接第82页）

模式探索不应局限于一种形式，而是采用核心价值概念下的文化产业发展模式，“汉文化休闲园区”利用模式。这种模式要对遗址采用整体性展示方式，对周围的非核心遗迹进行复原，来打造遗址的历史环境氛围；在风景区开发的过程中，将遗址区作为旅游景区的一个景点，在严格保护的前提下，对其进行展示性开发。

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中图分类号：TE326 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）44-0352-01

正文 油田企业档案管理工作是企业管理的重要组成部分，是提高油田工作质量和工作效率的必要条件。只有更好地发挥油田企业档案管理在油田建设发展中的作用，最大限度地实现油田企业档案的价值，才能更好地为油田企业经济的持续发展和相关工作服务。如何做好油田企业档案管理工作，也是目前工作中的重点。

一、油田档案管理的重要性

许多人轻视档案管理工作，认为作用不大，可有可无。实际上，档案对于企业管理有着举足轻重的作用，完善、有效的档案资源能极好地促进企业资源的开发，可以提供各种有价值的信息。同时，企业档案也是文化建设的有机组成部分，一个企业从它创立之初就不断地积累着企业档案，企业的文化思想忠实可靠地记录在企业的全部档案之中。它不但记录着企业产生、发展和企业文化建设的历史，它还能为企业文化建设、生产提供依据和参考。油田企业档案管理主要是油田生产、开发、经营活动的原始记录和重要凭证，记录着油田发展的重要历史阶段，具有不可替代的凭证和史料参考作用，是油田发展极其重要的无形资产，是油田勘探开发和经济活动的基础，是油田寻求长期发展的保证。因此，我们必须重视油田档案管理工作，使档案管理工作在油田勘探开发和生产建设中发挥更大的作用。

二、油田档案管理工作中的问题

1、领导对档案管理工作重视程度还不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要保留好，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就可以。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探开发上，很少过问档案管理工作，更谈不上提上议事日程。因此，档案管理工作被忽视，已至于在企业管理检查考核工作中，档案管理工作形同虚设，很少有人检查考核落实。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，无法适应现在的管理需求。

2、档案标准化程度低。这个问题是我国档案管理的普遍问题。我国档案管理标准化工作是从20世纪80年代开始的，国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件，使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性，我国档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。同样，油田档案管理工作表面上也都制定了一定的相关制度，但是制度覆盖面并不全面，在制度落实中也存在很大问题，结果导致档案收集从一开始就不规范，少数部门和单位对于需要归档的资料重视程度不够。在档案整理的过程中，缺乏统一的工作标准，存在着井号混乱、类别不清，卷内目录与实际整理不相符等问题，查找一个资料不能准确及时，档案管理输入以及入库费时费力，影响了档案利用的价值。

3、缺乏高级管理专业人员。现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平，较高的文化素质和现代管理技术，精通档案业务，能科学地制定政策和档案事业的发展规划，有较强的组织协调能力和决策能力，在学术理论研究上有很高的造诣。而油田档案管理人员群体中学历一般，缺乏掌握现代化技术的高级管理人才，特别是既懂档案管理和现代化科学技术，又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高，直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，无法解决在工作中遇到的新情况和新问题，在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。

4、档案管理工作不具备自动化管理水平的基本要求。实现自动化管理油田档案的口号在油田企业中已经喊了好多年了，但是档案管理工作仍然没有取得实质性的进展，也远远没有达到网络自动化管理的要求。很多档案室的所谓自动化设施仅仅是具备了几台计算机，但是检索方式和录入方式仍然需要人工进行操作。

三、建议和措施

1、油田企业各级领导要重视和支持档案管理工作。档案管理工作是企业管理工作的基础，各级领导一定要重视和支持企业档案管理工作，要以对历史高度负责、对职工高度负责、对企业发展负责的责任感，切实加强对档案工作的领导。尤其是主管档案工作的领导，应定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，帮助解决工作中实际存在的困难和问题，从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。同时，领导要重视和加强档案管理工作的交流与合作，发挥各自优势，加强各部门档案管理上的联系，从而全面提高档案的管理工作水平。

2、健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：

第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。

第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。

第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。

第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

3、目前油田企业严重缺乏档案管理高级人才，要提高档案管理工作水平，加强对档案管理人员的培训力度，使档案管理人员的工作技能全面提升上来。对员工的培训要具有一定的科学性，结合实际工作案例，为员工讲解在工作过程中主要的问题以及类似问题的解决措施，提高员工的爱岗敬业意识，增强管理团队的专业技能等。

4、强化管理意识，加大投入力度。要关心和支持档案管理工作，投入大量资金和精力配置设备，培养人才，把档案管理纳入单位的工作计划，作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算。各单位要按标准、按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施， 有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，保证档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

5、纸质档案与电子档案共同发展。增设电子归档系统，运用现代化技术对档案管理体制进行改革，对于信息量大又不便于用纸质档案保存的档案归档到电子档案中，不适用于电子档案的用纸质档案归档，以前的旧档案，只建立检索目录电子档案，使纸质档案和电子档案共存，尽快使档案管理工作与现代化科技接轨。

6、加强档案信息的后期利用和学习。档案资源是每个单位十分宝贵的一笔财富，加强它的后期利用可以更好地保持档案工作的生命力与可持续发展。同时，把其中有价值的部分作为新员工进入单位的一堂学习课不失为一个很好的办法。

参考文献

[1] 任晓云，李金萍，，浅析油田档案管理工作的重要性[J]，中国科技博览，2013年第7期.

[2] 张建国，浅谈油田企业档案管理工作[J]，企业技术开发，2013年第3期.

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随着社会经济的不断发展，档案管理工作在各个领域中的重要作用和受重视程度得到了不断提升，对档案管理工作也提出了更高的要求。因此，档案管理人员要提高档案工作科学管理水平和服务工作的能力，为实现档案工作规范化、科学化、现代化以及为社会和本单位提供更多、更有价值的档案信息资源。档案管理不仅需要在方式方法和手段上有所提高，还要在管理和服务的实效性上得到提升，发挥档案管理应有的作用。如何加强档案管理，提高档案的利用率与管理水平，有待于我们进一步探索。

一、提高档案管理人员全面素质

社会对档案的需求是多方面的：社会不仅需要利用档案的凭证价值，而且需要利用档案的参考价值；机关行政管理、生产建设、科学研究、宣传教育，都需要广泛地参考利用档案，这都体现了档案的基本价值。作为档案人员，首先要具有较高的政治素质和道德水平。档案工作必须具有正确的政治方向，树立正确的人生观、价值观，对党和事业忠心耿耿，忠于党和人民的利益，具有较高的政治鉴别力；其次，档案管理人员应具有较强的专业素质和文化水平。档案工作者的职责是既要维护档案的完整和安全，又要便于提供利用，为大家服务；再次，档案管理人员必须严格执行保密纪律和档案阅览制度、外借制度、复制制度等的相关规定。作为档案管理人员还要担负起监督之责。最后，档案工作人员必须有较高的文化素质，具有组织文字材料的写作能力；要不断学习新知识，应用现代手段的管理能力；有开拓创新，提升档案管理价值的能力。知识经济时代，知识创新和技术创新是生产力发展最重要的生产要素，创造力是人们适应生活急剧变化的一种生存能力。因此，随着计算机和信息网络技术在档案工作中的应用和发展，对于档案管理人员的业务知识、科学知识以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求，需要进一步探索档案管理的新模式。因此，加强档案管理人员继续教育显得尤为重要，逐步培养档案管理人员成为既要能掌握新技术，又要熟悉档案专业知识的人才。

二、提高档案工作科学管理水平和服务的措施

做好具有重要性的档案管理工作，提高管理者的内外素质，增强其专业的知识，实现档案工作科学管理水平和服务的提高，使档案管理工作跟上企业和单位发展步伐。

1.提高档案管理意识和综合素质，并进行规范式的管理不断改革。档案管理工作中，为了防止在档案办理完毕以后造成档案材料的丢失，因此，要加强管理工作人员对材料的及时归档，提高归档和管理意识，及时做好收集和整理、编目和鉴定，以及保管和统计、检索等相关的工作。由于档案管理工作的质量问题会受到管理者综合素质水平的因素影响，作为重要任务的管理者，必须要具有很高的积极主动性，因此要加大对管理者的综合水平进行培养。目前档案管理工作越来越现代和多样化，所以在管理的方式上也要不断的进行更新，只有具有专业知识的管理者，才能够顺利完成现代化的档案管理工作。

2.提高档案管理工作的保密与安全性，合理利用档案进行开发。由于档案管理工作的重要性，确保档案的丢失、泄密，因此，委派专门的档案管理人员进行管理至关重要，同时也要在安全工作上做好一切措施，例如：做好防盗、防火，以及防蛀等。除了档案管理工作的保密与安全性之外，档案所具有价值和共享也是人们不断关注的焦点，所以，我们应该采用多种形式，及时、准确、迅速的开发和利用档案资源，档案管理人员不但要熟悉、精通和掌握各种档案工作，还能够恰到好处的进行利用，在遇到问题时能够及时解决，以满足工作需求，使档案得到最高的利用价值。

3.提高档案管理水平，这是做好档案管理工作的前提。随着经济社会不断地发展，各类文档数量不断增多，也给档案管理工作提出了新的要求。因此，为了应对和解决档案工作出现的新问题，笔者认为需要责任心强、懂专业的档案管理人员。档案管理工作专业性很强，要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，给大脑“充电”，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好档案管理工作。

4.档案管理工作者要掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，极大地地提高了工作效率，档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，档案管理各个环节都离不开办公自动化，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。

总之，我国的发展变化，使档案管理工作在新形势和任务的条件下，不仅要学会和认识、理解档案管理工作的中的重要性，还要使n案资源成为所需要的财富。作为档案管理工作的企业和单位就必须从基础做好档案管理工作，并进行妥当的保管。加强对档案人员的管理和教育，通过各种形式对档案管理人员进行《档案法》、《保密法》以及国家有关档案工作法规的宣传教育，使之充分认识做好档案工作的重要意义。同时，要切实加强对档案工作的领导、检查和考核，作为档案管理工作的工作者，要定期接受和保管好档案，在树立法制观念的同时做好档案的保密工作，并热爱档案管理工作。

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档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。

二、健全制度、规范管理

建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科（处）室做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。

三、强化业务，提高能力

档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。

四、稳定干部队伍，改善工作条件

要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆(室)的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。

五、注重收集，加强管理

学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值，需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。

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1大学生档案管理工作所存在的问题

高校大学生档案管理是一项重要并且艰巨的工作，大学生档案管理的好与坏直接关系到学校的声誉，也影响到学生的就业，甚至会影响到学生今后的前途。大学生档案材料当中记录了大学生在校期间的生活、学习以及各种社会实践锻炼，这都是学校教育、考察和对大学生进行培养的第一手材料，这也更是各个用人单位在招聘人才当中的一个重要参考资料。目前，在我国社会主义市场经济的大背景下，各大高校的大学生档案管理工作出现了很多新的情况、新的问题。所以，对高校大学生档案管理进行认真的探讨是十分有必要的。

1.1相关法律、法规不完善、不健全

在我国所制定的法律当中，虽然一部分内容涉及到了档案方面，但是这些内容很多都十分抽象，也就是说，我国没有针对高校大学生档案管理而专门颁布相关的法律法规。因缺少相关条文的约束，导致了建档标准不能实现统一，最终导致了多数高校的大学生档案不规范、不完整。

1.2学生档案管理工作未实现规范化、标准化

目前，我国各大高校的大学生档案管理机制仍然不健全、不完善，在缺少“标准化”或者“公权力”的约束之下，导致档案的“权威性”遭到了多方面的挑战与质疑，总的来说主要有以下几个方面：(1)归档材料的手续不完整；(2)档案材料页面没有表面确切的日期；(3)页面设置格式不统一；(4)书写用笔也存在不规范等等。

1.3档案管理形式单一，管理技术落后

各大高校的在校大学生的档案是其今后社会人事档案的基础。目前，档案电子化、信息化得到了不断的发展，多数高校的学生档案依旧使用的是纸质档案。据一些高校的工作人员来讲，因目前还没有出现一套权威的，适用的、统一规范的学生档案管理系统，所以，很多高校的学生档案管理模式、管理体制、管理技术手段都相对落后。

1.4档案信息不完整

目前，我国各大高校的学生档案信息不完善。一方面是由归档时间及归档制度不完善所导致的。由于档案信息不能及时得到归档，会造成档案材料当中大学生信息不完整；另一方面是由归档材料不完整所导致的，归档材料一般只是涉及到学生在校期间的入学登记表、入学成绩、在校成绩、学籍、党(团)材料等，这些内容在今后学生发展当中用途是很小的，并且这为用人单位所提供的参考依据也不是很全面。

2改进和加强高校学生档案管理的对策与措施

2.1加强我国高校大学生档案管理工作的法制建设

伴随着我国高等教育的进一步扩招，大学生人数在逐年的攀升，进而使得大学生档案成为高校人事档案管理工作的重中之重。对每个大学生来讲，在校期间的档案是个人档案的基础，也将成为其就业，甚至以后评职称等一系列事情的前提和基础。所以，我国相关部门需要从大学生档案管理工作的实际情况出发，尽早出台一些关于大学生档案管理方面的法规与政策，从而使大学生档案管理实现有法可依，这也为大学生档案管理工作的不断完善打下了坚实的基础。

2.2对大学生档案信息及时收集、整理和归档

大学生的档案所记录的信息包括了该学生在校期间的成长经历，由于大学生的档案材料在其就业当中的起到了重要作用，并且考虑到大学生就业推荐和招聘工作的超前性，因此，档案管理工作人员应当及时对学生在校期间的所有表现材料进行全部收集，并进行认真的核对和填写，这收集、整理等工作应当完全符合档案收集的正常顺序，从而保证了档案材料在整个收集过程当中的保密性、安全性，这不仅是对学生负责，而且也是对学校负责，对用人单位负责，更是对社会的一种负责。

2.3加大归档信息范围

目前，应当根据大学生生活和学习的特点，扩大对高校大学生档案的归档范围，这样，不仅可以记录学生在校期间学习方面的成绩，而且还可以实现学生的个性特征、思想品德、发展潜能、心理素质等多个方面信息的归档。比如：(1)诚信记录。讲求信用、为人诚实，这是做人的一个基本原则。大学生是社会各阶层的精英分子，应该认真地做到诚实守信，并且这也是多数用人单位在选择大学生的前提条件；(2)创新能力。创新是一个民族得以进步的灵魂，它是一个国家兴旺发展的不竭动力。大学生的档案材料不仅需要关注学生的学习情况，而且还应当详尽地记录学生的实践能力和创新能力等。

综上所述，大学生的档案管理工作是关系大学生成长以及今后事业发展的重要工作，应当引起党和政府的高度重视，有关部门应当与各大高校携起手来，进一步加强对各大高校在校大学生档案管理工作的指导。作为高校的档案管理工作人员，应当以高度的使命感和责任心，大胆探索，不断创新，逐步做好大学生档案管理工作，从而更好地为在校大学生服务，为用人单位提供可靠的选取人才的依据。

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一、档案管理基础工作存在的主要问题

目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。

总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。

二、实行规范化工作方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

4.统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

三、积极推行档案标准化管理

日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

1.公文制发是推进档案工作标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2.实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作标准化的关键环节

实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

3.提高案卷质量是推进档案工作标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

四、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2.分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2013）06-0065-01

档案管理是指以各类型档案实体与档案信息为基本对象，对其进行统一管理并利用档案信息为各档案信息使用方提供必要服务支持的工作。何谓档案？档案是直接形成的历史记录，既继承了文件的原始性，又保留了文件的记录性，具有历史再现性，所以其才具有凭证价值的重要属性。从大的方面来讲，档案记录了城市化建设和社会发展的全貌，从小的方面来讲，档案记录了一个组织单位、一个人的成长过程，可见档案管理在社会进程和经济发展中有着极其重要的作用。

现阶段，信息时代的到来对档案工作提出了更为全面、系统的要求。为此，必须采取有效的措施提高档案管理的科学化水平，提高档案利用率，进而提高档案管理部门提高办事效率，使档案部门的整体管理水平有所提高，最大化地发挥档案价值。那么，应如何提高档案管理的科学化水平呢？具体如下。

一、以先进的管理理念为先导，提高档案管理的科学化水平

常言道，“科学发展，理念先行”，任何事物的进步与发展，其根本都在于思想的进步与发展。提高档案管理科学化水平的第一步就是要革新理念、树立先进的档案管理理念。首先，档案管理人员要摒弃陈旧的思想理念，以科学发展观为指导，树立“服务”理念，提高档案管理工作的超前性和服务性。为实现这一目的，档案管理人员要深入社会了解经济社会对信息的需求，有针对性地搞好档案资源收集工作。值得注意的是，档案作为一种信息，事关重要，要注意保障档案信息的安全性和完整性，只有完整性高、安全性有保障的档案才会具有价值。

二、以管理人员素质提高为前提，提高档案管理的科学化水平

从某种意义上来说，档案管理是一项“人”的工作，人指导、操作、执行着一切档案管理工作。为了提高档案管理科学化水平，必须打造一支拥有高素质、高能力、高能力的档案管理团队，这就要建立健全的档案管理人才培养机制，全面提高档案管理团队的整体素质水平。具体从以下方面采取措施。

第一，加强能力建设。伴随着社会发展，档案数量与日俱增，无形中加大了档案管理工作量。加之，信息时代催生了电子档案，使得档案管理工作更为复杂，对管理人员有着很高的技术性要求。对此，要革新传统的管理人员工作方法，采用现代化管理手段和工具，逐渐培养其具备现代化的管理能力。

第二，加强管理意识培养。由于科学化管理对档案管理人才提出了较高要求，既要求其掌握过硬的专业技能，也要具备先进的管理意识。为此，要结合档案管理人员从事的具体领域有针对性地对档案管理人员进行管理意识培养，让他们熟识相关管理理论和法律法规，提高业务水平的同时也提高其科学化水平。

三、以标准化和信息化建设为基石，提高档案管理的科学化水平

档案管理的标准化和信息化是档案管理科学化水平提高的重要基础。在标准化建设方面，首先要改变档案保管条件，进行集中管理，制定严格的日常管理制度；其次，按照操作程序做好档案审批和归档工作，确保档案的完整性和安全性；再次，合理、有序安排档案管理，最好先处理那些与人事调动相关的档案；最后，对于那些比较机密的档案要进行专门管理，避免档案泄露。

信息化建设是档案管理实现科学化的必备条件之一，是档案管理发展的必然阶段，更是提高档案管理水平的有效途径。要想提高档案管理的科学化水平，就必须加强信息化建设。首先，搞好硬件设施建设，建设好硬件环境，为软实力的提高奠定基础；其次，做好软件建设，为档案管理提供必要的软件支持，使档案管理过程实现信息化。

通过对档案管理进行规范化和标准化建设，为档案管理提供一套规范化的管理机制，规范管理过程，与此同时，提高档案管理的信息化水平，增强档案管理人员的计算机操作水平和能力。为此，加强档案管理规范化和信息化建设可以提高档案管理的科学化水平。

四、以技术创新为突破口，提高档案管理的科学化水平

随着信息时代的到来，各种高端应用技术广泛应用于各行各业，传统的、单一的书本式档案载体已经不能满足档案管理工作的需求，直接导致了档案管理工具的落后。为此，必须加强技术管理，推动技术创新，发展满足档案管理需求的现代化管理工具，如高速扫描仪、计算机硬盘等。对于档案管理而言，科学化管理水平的提高离不开技术创新，有必要以现代化档案管理工具为主展开建设活动，以提高管理工具的先进性和科学性。与此同时，借此机会加大档案资源的开发力度和深度，宣传档案文化，使档案事业上升到一个更高的发展层次。

五、以管理方式革新为条件，提高档案管理的科学化水平

由于人们对档案的重要性越来越了解，档案应用范围越来越广，相应的服务范围有所增加，使得档案管理不在于局限于档案管理部门。这种形势下，就需要改变传统的档案管理方式，档案管理由简单地资料提供人变为咨询者。由于工作量、咨询人数的增加，为了保证自身的工作质量和效率，要求档案管理者完全熟识档案业务，清楚了解档案管理流程。最为重要的是要利用互联网建立网络咨询平台，为更多的人提供咨询服务，以改变档案管理者传统的工作方式。

六、结束语

综上所述，档案管理科学化水平的提高应从理念、人员、标准化和信息化建设、技术创新和管理方式等方面入手，从各个角度全面对档案管理进行现代化、科学化建设，不断提高档案管理水平，促进档案事业发展。

参考文献：

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信息化时代的到来对档案管理水平的提高有着促进作用，信息化技术的应用对传统的档案管理模式提出了新的要求和挑战。档案管理过程中，因受到诸多层面因素的影响，管理问题层出不穷，提高档案管理水平就要注重科学方法的应用。

一、提高档案管理科学化水平的重要性和需求分析

（一）提高档案管理科学化水平的重要性。提高档案管理科学化水平有利于提高档案的利用价值，促进经济建设的良好发展，并最终有助于和谐社会的构建，为我国经济社会的全面发展提供有力的支持。

（二）提高档案管理科学化水平的需求分析。提高我国的档案管理科学化水平，各行各业都有着其实际的需求。当前已经入信息化社会，各行各业信息化程度都在不断提高，传统的档案管理工作模式存在诸多问题，已经明显滞后于社会整体进程，只有提高档案管理科学化水平才能为各项工作的开展提供相应的高效服务。提高档案管理的科学化水平是当前时展的必然要求。

二、档案管理的现状以及科学化管理的策略探究

（一）档案管理的现状分析。从当前我国的档案管理现状来看，在诸多层面上还存在着许多问题有待解决，这些问题主要体现在档案资料归档过程中对信息的归集缺乏重心等。一些档案管理人员对档案的价值还缺少充分的认识，如完整地收集档案的信息，就必然会影响档案自身的价值。

对档案进行管理没有注重相应管理制度的完善建立。由于缺乏完善以及科学的档案管理机制，使得具体的档案管理工作缺少理论的指导，对档案管理人员的工作规范性目标就很难有效实现。没有了完善的制度就会制约档案管理人员的责任意识培养，并很难提高工作人员的工作积极性。这些层面的问题的存在对档案管理效果有着很大影响。

再者，没有注重档案管理人员自身的水平提高。档案管理工作的实施需要有专业化的人员，但是在实际中档案管理人员自身的专业水平有限，没有注重自身专业知识技能的加强，在文化素质以及思想道德水平上都相对比较低，这些都会影响档案管理的整体效率。还有就是档案管理理念相对比较落后，这些也会影响管理工作的效率。

另外，在档案管理工作的实施过程中，没有注重档案管理的信息化建设工作。在信息技术广泛应用的情况下，档案管理没有注重信息化的建设，这会从根本上影响管理水平和效率。档案信息化建设过程中，在数据上缺乏完整性，档案的共享度不高，以及软硬件的设备建设方面还没有得到有效完善，这些都会影响档案管理水平的提高。

（二）档案科学化管理的策略探究。加强对档案科学化管理水平的提高，就要从多方面加以重视。

第一，加强对档案管理科学化观念的转变。要想将档案管理的质量水平提高，就要充分注重从思想观念上及时转变。理念是行动的先导，所以在档案管理的工作实施过程中，就要充分注重理性的分析，在思想观念上跟上时展步伐，要创新档案管理体制，及时更新管理制度，不断优化档案管理服务意识，实现档案服务的公益性以及社会性。

第二，对档案管理的科学化目标的实现，就要从档案管理人员专业化水平的提高上进行落实。档案管理人员在自身的专业化水平素养上要不断提高，不断加强档案管理理论以及业务技能的学习，注重专业化的培训，熟练掌握档案管理的一些基础知识技能。在对档案的编目以及文书立卷等方面都要做到熟练操作。要不断提高档案管理人员的职业道德素养和政治素养。

第三，加强档案管理的标准化目标的实现。在对档案的管理发展过程中，要从多方面重视档案管理的标准化发展目标。在对档案的移交以及检查审批的工作实施过程中要注重优化档案资料的保管环境以及保管条件。在档案管理的基础设施的建设方面要加强投入，保障信息化的档案管理业务的正常运转。

第四，档案管理质量水平的提高。档案管理信息化是档案管理发展的重要方向，只有实现了档案管理的信息化目标，才能与时代的发展要求相适应。在传统的纸质档案的管理过程中，管理的效率相对比较低，影响了档案管理整体水平的提高。而信息化技术的应用，通过计算机技术对档案信息进行处理，就能促使档案信息共享功能的充分发挥。

第五，完善档案管理制度。没有规矩不成方圆，在对档案的实际管理工作过程中，要注重管理制度的完善制定，结合实际细化管理措施，形成良好的档案管理氛围。这些措施的实施将有助于档案管理整体水平的提高。

三、结语

综上所述，在档案管理过程中只有充分注重档案管理的效率的提高，才能保障档案管理的整体质量。在具体的管理工作实施中，要紧密地结合实际情况运用相应的管理方法。

【参考文献】

[1]杨丽艳.浅析做好企业档案管理工作[J].办公室业务，2016（13）.

[2]计晓丽.提升设备档案管理水平的理论思考[J].科学中国人， 2016（24）.

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二、不断提升档案管理工作人员的服务意识水平

根据目前来看，我国当代档案管理工作主要分为以下两个方面，首先，对档案进行保存与管理。档案的保护工作是保障其完整性与安全性的活动，从而为后期应用提供有力保障，而档案的管理工作是指对档案资料进行保护，并且为公众提供档案信息服务工作，从而更好的为国内社会主义现代化建设提供服务；其次，档案管理工作是为了保障档案信息高效应用。通过当前档案管理部门与相关部门之间的合作情况来看，档案管理工作除了对档案信息进行保管工作以外，还需要为档案信息高效应用提供有力相应服务，从而体现出档案管理工作人员在档案管理活动中的价值，由此可以看出，档案管理工作人员的服务意识对档案信息的保存、管理以及利用等阶段活动具有着十分重要的作用，因此，其服务意识水平决定着档案管理工作水平，同时，对档案信息的可靠性以及安全性、利用效率均有着极其重要的作用。综上所述，通过提高当前档案管理工作人员的服务管理水平，不仅有利于提高档案管理工作水平，而且还有利于提高档案信息资料的价值，因此，笔者认为需要通过提高档案管理工作人员的服务意识水平，即可实现提高档案管理工作水平的目的，因此，相关管理工作人员需要结合当今科学档案管理方式对档案信息进行保存与管理，从而有效提高档案管理工作效率，进而保障国内档案管理工作得到可持续发展。

三、不断提升创新能力以及树立创新意识以提高档案管理水平

随着社会经济的发展以及科学技术水平的提高，人们对提高档案管理水平提出了更高的要求，为了使得档案管理工作水平得到进一步提升，则相关档案管理工作人员不仅需要具备与时俱进的管理工作思想，而且还需要具备有创新能力，从而有效推动当前档案管理工作的发展，因此，对于当前档案管理工作而言，创新能力是相关档案管理工作人员必须具备的素质，这不仅是当代档案管理工作的发展需求，而且也是档案管理工作未来发展形势所决定的。另外，随着科学技术广泛的应用于档案管理工作中，使得传统档案管理工作与高新技术之间有效融合，其中，档案管理工作人员的创新能力发挥着极其重要的作用，如果档案管理工作人员不具备有创新能力或者创新思想，则不仅不适应当代档案管理工作的发展需求，而且在一定程度上制约着档案管理工作的发展，因此，作为新时期背景下的档案管理工作人员需要不断地提高自身的专业知识水平以及相应业务能力，从而更进当前管理模式，将低水平的管理模式进行改革与创新，进而有效提高档案管理工作水平，同时，相关档案管理工作人员需要不断地发挥自身创新意识与创新能力，从而有效提高档案管理工作效率，进而提升国内档案管理实效性与利用效率等。

四、档案管理工作人员需要提升自身业务素质水平以提高其工作效率

相关档案管理工作人员需要具备一定的职业道德素质以外，还需要具备一定的业务素质，业务素质是保障档案管理工作顺利开展以及提高其工作效率的重要保障，因此，档案管理工作人员需要通过学习相关档案工作业务知识，同时，熟练掌握档案管理科学技术的操作应用，从而有效提高档案管理工作效率。另外，相关档案管理工作人员通过提升自身业务素质水平，不仅有利于提高档案管理工作效率，而且还能够针对档案管理业务中所存在的问题进行分析，从而以探讨新的管理方法而不断提升档案管理水平，由此可以看出，档案管理工作人员通过不断地提升自身业务素质水平，无论对档案管理工作效率而言，还是对档案管理现状而言均有着十分重要的意义。综上所述，在当代档案管理工作中，档案管理工作人员不仅需要具备一定的综合素质水平，而且还需要具备有创新能力，从而为档案管理工作效率以及水平提供有力保障，进而有效推动我国档案管理工作走向可持续发展，继而为档案信息资料的历史价值以及现实价值提供有力保障。

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一、提高档案管理水平的重大意义

首先，档案的科学化管理是我国文化实力的重要体现之一，提高档案的管理水平，就是提高我国的文化管理水平。在各类档案中，不仅有政治、经济的相关资料，还包括文化类的各种资料。这些资料对我国的政治、经济、文化的发展都具有极其重要的意义。它们反映了我国在不同历史时期发展的不同状况，是对历史的一种收藏和保存，能对未来的发展作出一定指导。故而，要不断提高我国档案管理的科学化水平，做好国内的档案管理工作，从而促进社会主义现代化建设的不断发展。

再者，过去相当长的一个时期，我国的档案管理都是采用传统的人工手动方式进行工作的。这种方式非但不利于资料的存储和使用，而且耗费了工作人员大量的时间和精力。更甚者，不少单位忽视了档案管理工作的重要性，如此一来，致使许多档案资料一直处于混乱状态。现如今，我国的信息技术获得了长足的发展，并且在许多领域得到了广泛应用。因此，将信息技术的相关管理方法引入档案管理中，既可以提高档案的管理水平，也能够节省工作人员的时间，节省单位的管理成本。

二、实现档案科学化管理的措施

（一）建立现代化的档案管理系统。目前，国内档案管理水平还比较薄弱，最主要的原因之一是对档案管理工作的认识不够深刻。因此，相关部门务必要建立一套科学合理的现代化管理系统，改变档案管理工作者对档案工作轻视的观念[1]。首先，应当建立一套严密的档案管理机制。管理机制的建立，要与单位的实际发展状况相符合。其次，要改革旧有的档案管理观念，让档案管理者认识到档案管理的重要性。同时，加大对其管理工作的监测力度，如发现有工作潦草马虎者，给以一定的批评惩罚。再者，依据管理工作的不同性质，实行定岗定责的管理模式。在档案管理的系统中，要成立一支工作效率较高的档案管理队伍。这支队伍的带头人要由单位的主要管理者担任，其他管理者要经过精挑细选最终遴选出来。只有这样，才能健全档案的管理机制，提高档案管理的质量。

（二）培养档案管理员的综合素质。因为档案管理是一份较为繁琐复杂的工作，所以，它对管理者的要求是比较多的。这份工作不仅需要管理者有一定的耐心，在工作中能做到一丝不苟，还要求管理者有较高的档案管理方面的理论知识。因此，在挑选档案管理员的时候，需要认真细致地考察应聘者各方面的素质。另外，对于不同单位、不同部门的档案管理工作，还需要工作人员具有一定量的专业知识。在信息技术加速发展的今天，档案管理者还要对档案管理工作涉及到的信息技术有一定了解，要能够熟练使用相关的网络技术对档案进行收藏和管理。除此之外，由于档案管理者的素质高低不齐，为了提高档案管理的科学化水平，相关单位应该定时组织管理人员的培训活动。通过这种素质培训活动，能够提高档案管理人员的综合素质[2]。同时，应该设立一定的奖惩制度，对表现优异的管理员给予一定的奖励，这样有利于激发其他管理者的工作热情和工作积极性。

（三）推进档案管理走向信息化。随着信息技术的快速发展，推动档案管理工作走向信息化的发展道路，已是势在必行的。档案管理的信息化包括的内容较多，不仅要求管理者要有先进的管理理念，还要求管理员要有较高的综合素质。除此以外，相关单位还应当引进相当的硬件、软件设备。只有具备了一定水准的硬、软件设备，档案管理员才能在档案管理中，利用相关的信息技术对档案进行收藏和管理。为了推进档案管理工作走向信息化，相关单位应该成立专门的档案管理工作室，最好能购置高效的档案管理软件[3]。利用计算机的相关知识，加快档案管理的电子化、自动化进程。简言之，只有利用现代通讯技术，才能真正实现档案管理的网络化。

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在信息化迅速发展的当今社会，越来越多的电子文件格式被广泛应用，档案管理的对象也由最初的传统纸质版资料和文献变得越来越电子化和现代化，目前我国在档案管理的工作方面运用是的相对保守的传统管理方式，由于长期的管理制度不完善导致了档案管理中的管理缺失，无法在管理工作中适应现代化档案形式的管理需求。

【关键词】

现代化档案；管理水平；管理方法

为针对现代化的档案资料形式的不断向高科技含量和高信息含量的发展方向，只有通过对档案管理水平和管理方法进行提高、发展和完善，利用先进的管理制度，保证在工作方式上对新型档案资料形式的有效管理。因此，在档案管理方法的提高上，要通过科学管理理论和先进管理制度的运用，将对新型的电子资料的管理工作进行合理的分类，利用科学的管理制度提出能够适应当前档案资料形式的现代化档案管理新方法，不断提高档案的利用率。

1 档案管理现代化的含义

我国的档案发展形式在世界信息化发展的步伐上，不断更新档案形式，发展成越来越多样化和现代化的新型电子化档案形式，因此需要同时改进传统档案管理制度，才能保证档案利用的有效性。随着当今社会科学技术的不断发展和更新，对资料的保存方式也越来越多的由传统的纸质格式不断向电子化、多媒体化的方向发展，而对这些现代化的档案信息进行的管理工作，若还是以传统的针对纸质文献资料进行的管理方法进行管理，无法将档案资料的系统性和多样性有效整合，只有针对现代化档案的形式特点和性质，利用科学档案管理理论，成立针对现代化档案管理的新型管理模式，才能将目前的档案管理工作做到能够适应科技化的信息发展水平。

2 进程中存在的问题

2.1档案标准化程度低

随着国家经济的不断发展，我国在档案管理工作方面的管理力度显得相对不高，在实际的管理工作中没有受到相应的重视和影响，因此对档案管理的要求也越来越缺少能够考核管理水平是否正确的档案管理标准。在我国的档案管理中，人员管理普遍比较松散，对档案应有的重视程度得不到保障，在管理方法上存在着许多不符合档案管理标准的工作方式和管理机制，而且在对档案资料进行编排和利用的过程中，存在着大量的分类处理不当和管理方法不完善的方面，如果不进行合理的、科学的改进和完善，在工作中仍然用传统的档案管理方式，必定无法完成现代化档案资料的管理工作。

2.2缺乏档案管理专业人才

档案管理是一项需要重点研究、系统分析的极富专业性要求的管理工作，因此在对管理人员的安排上，需要合理计划、科学分工，首先将档案管理的人员设置做到能够保证档案管理工作正确有效进行，了解新型的电子资料的特点，有针对性的进行不同形式档案的管理。但在我国目前的档案管理工作中，对档案管理人员的设置具有很大的非专业性，对档案管理工作的有效性受到很大的影响，如果要求用现在的档案管理团队的管理水平和管理方式去对科技化、电子化、多媒体化的新型档案资料去进行管理工作，那么在对档案的科学化、专业化管理方面将很难达到应有的管理水平和管理目的。

2.3管理投入不足

保证了档案管理人员的专业水平可以一定程度上提高档案管理在目前管理模式上的传统和不完善，但对于管理资源的投入需要有相应的领导支持和资金支持才能够实现，只有足够的专业档案管理资源才能保证管理工作在技术上和专业程度上能够适应现代化的档案形式。目前我国的档案管理工作普遍存在着管理缺失的现状，除了工作人员数量不足，管理水平不专业之外，更重要还是由于档案管理的工作没有得到领导的重视和管理费用的支持，想要改变传统的档案管理体制，还需要从加强领导介入，提高对工作的支持和资金支持做起，将档案管理工作更加完善的进行。

3 提高档案管理现代化水平

传统的档案管理模式专业水平低，没有足够的技术和资金支持，要想改变这样的档案管理现状，为适应科技化、电子化的档案形式提供有效支持，就需要通过科学管理理论的学习和管理方式的参考提出新型的管理机制。首先针对档案管理标准化程度低的传统管理方法和管理现状，应当进行正确的科学管理理论和先进管理方法的学习和提高。其次在档案管理工作人员专业性水平低的管理缺陷上，应当通过对档案管理人员进行专业化和现代化管理理论的培训，根本上提高档案管理的专业水平。再次，还应改变对档案管理工作的态度，将专业人员和资金投入结合，使档案管理在现代化发展方面有足够的物资保证。

4 结束语

经过对传统的档案管理方式的分析，只有通过先进的科学管理理论和管理方式的运用，将目前的管理机制进行革新，才能够适应当今的电子化、信息化档案发展形势。针对新型的档案形式需求和传统文献资料科学管理相结合，用新的管理方法对新的档案形式进行科学管理。

参考文献：

［1］杨培花，杨德雄.提高档案管理现代化水平的措施［J］.现代妇女：理论前沿，2014（1）：206

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高校档案是随着学校的建立而产生，发展而发展，记录着学校的科研、教学、党群管理以及其他一些实践活动，是高校的一项基础性工作，做好这项工作对高校的发展有非常重要的意义。本文通过分析当前高校档案管理体系建设的必要性，提出加强高校档案管理体系建设的方法和途径，从而促进高校档案更加科学化、规范化管理。

一、高校档案管理体系构建的必要性

当前，从一些高校档案的管理工作来看，仍然存在一些问题。如档案管理人员专业素质不高、观念陈旧，再加上主动服务意识弱等。这样的档案管理工作也很难满足目前高校形势发展的需求。因此，加快档案管理体系建设是高校的迫切需求。

（1）档案是高校一切工作的历史记录，是各项工作的依据和凭据。档案不仅是真实记录了学校发展的历程，而且是学校的重要信息资源。曾经有历史学家称“档案是没有掺过水的史料”，档案不仅见证了历史的变迁，同时也是高校今后发展可靠的参考依据。档案是对知识和信息简明扼要的记载，使我们可以了解过去，展望未来，从中寻找高校发展的基本规律，供领导做出切实可行的科学决策，促进高校各项工作的长远发展。

（2）档案管理水平是高校管理水平的重要体现。档案管理是高校各项工作的重要组成部分，也是高校开展各项工作的必要条件。做好档案管理工作，不仅是高校当前各项工作的需要，也是维护高校历史真实性、可靠性、科学性的需要。充分认识到档案的重要性，就要认识到档案管理体系建设的重要性。以科学的管理体系为基础，来加强高校档案馆的管理和运行，使之更趋于完善。因此，构建一个有利于教育教学规律、科学完善的档案管理体系非常重要，通过管理体系的构建，全面促进高校档案管理水平的提高。

二、加强高校档案管理体系建设的方法与途径

（一）增强高校档案管理意识

思想是行动的先导。首先，强化高校领导的档案管理意识。高校各级领导要更新观念、高度重视，加强对档案管理的了解，增强管理档案的精力和关心，将档案管理工作提上工作日程。同时，高校各级领导不仅要认识到档案管理工作的重要意义，而且要充分认识到档案管理工作在学校的建设和发展中起到非常重要的作用。其次，高校各部门的档案管理人员要强化意识，充分认识到档案管理工作的重要性，明确自己的岗位职责，转变观念，努力将档案管理工作做好，做实。只有做好档案管理工作，才能确保档案文献资料的完整、准确、安全，才能及时地为学校的日常工作提供信息帮助。做好档案文献资料管理工作不仅是自身责任，更是为学校做贡献，也是体现自身价值的基本途径。

（二）完善高校档案管理制度

档案工作程序化、科学化、规范化运行，是搞好档案管理工作的关键。各高校当前要把制定规章制度，统一标准作为重点工作来抓，完善高校档案管理相关制度。首先，把档案工作制度的完善作为完成档案工作任务的前提，建立健全高校档案管理的各项制度。例如《档案立卷归档制度》《档案库房管理制度》《电子公文归档管理制度》《重大活动建档制度》《档案统计制度》《档案保管制度》等，并且，需要汇编成册，上墙、归档，严格遵守，定期检查。其次，各高校将档案管理纳入各职能部门的工作职责中，各职能部门要根据实际情况，制定适合本部门的档案管理制度，从档案产生的途径、类型和特点出发，制定一套文献资料的形成、整理、鉴定、归档、利用、保护为内容的科学、合理、严密的相应规章制度，做到有章可循，有规可依，确保高校档案工作走上标准化、规范化的管理轨道。

（三）改进高校档案管理方式

档案管理水平的高低是高校管理水平高低的一个重要表现。各高校应注重改进档案管理方式，提高档案管理水平。首先，让档案室成为独立的部门，增强档案馆决策管理能力。高校档案馆虽然是机关部门，但是大多属于党（校）办的非独立部门，只是党（校）办的一个科室，其职能主要是执行操作，这种管理模式是难以适应高校档案发展要求的。部分高校认识到档案管理工作的地位和作用，在机构改革中，先后将档案馆从党（校）办分离、独立出来，成为档案管理的职能部门、直属单位，由被动执行操作变为主动决策，对于提升高校管理水平有重要意义。其次，加强信息化管理。各高校加强数字化档案馆建设，应用现代化手段，充分利计算机网络等有利手段，对档案文献资料进行管理，逐步实现档案管理的网络化与信息化，以适应当前信息时代档案管理发展的需要，从而提高档案管理工作的效率与水平。再次，将档案管理方式与学校办公自动化系统结合起来，对文献资料进行跟踪管理，使档案管理工作变得便捷、规范，提高工作效率和质量，也是高校档案管理工作发展的方向，加快实现管理方式的多元化、社会化与优质高校化。

（四）提高档案管理人员素质

高校档案管理人员的政治和业务水平的高低，对于提高档案管理水平有很重要的作用。建立一支业务水平过硬、责任心强、结构合理的档案管理工作队伍，是高校档案管理工作有序发展的重要保障。高校档案人员是档案管理工作的主体，提高档案从业人员素质是有效提升档案管理工作的关键，因此，高校档案馆应配备档案专业人才，培养现有档案人员职业技能，使他们全面提升档案管理能力。首先，档案人员要多参加上级部门举办的各种业务培训班，定期学习档案工作的新知识、新方法，更新知识，了解档案政策规定，撑握档案动态。其次，加强学习信息科学技术知识，撑握现代化设备的操作技术，熟练掌握档案管理的先进方法与手段。第三，改革档案人员用人机制，实行竞争上岗，选拔擅长管理、德才兼备的专业人员担任档案领导职务，使档案从业人员有责任感谢和紧迫感，充分激发他们的内在潜能，提高他们的综合素质。

参考文献：

[1]孙晓青.新时期高校档案管理问题探索[J].吉林省教育学院学报，2012，（2）.

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1.2管理设施和制度不完善学校档案中大多是纸质的文件，因此对于管理的设施要求非常苛刻，通风、防潮、防霉和防火等条件都必须达到标准，一旦出现事故，将导致档案的全部流失和损坏；同时，我国职业院校教育，没有建立统一和系统的信息化管理导致，导致档案管理水平较为落后，无法为学校管理水平的发展提供帮助。

1.3管理人员数量和质量不达标职业院校的人才数量和质量不达标，严重地制约了档案管理水平的发展。许多档案管理人员由其他部门人员兼职，没有经过专业的学习和培训，导致档案管理的水平较低，专业水平参差不齐，对档案的管理和分类等各不相同，难以满足现代化档案管理的水平标准。同时，由于学校拨给的经费不足，档案管理人员的数量始终无法满足标准，形成了一个恶性循环。

2加强职业院校教育档案管理的措施

2.1加强学校对档案管理的重视档案是学校的宝贵资源，是维持学校发展的重要保障。因此，学校应当加强对档案管理的重视水平，主要方法包括：

①学校高层管理人员应当将档案管理纳入学校的日常活动中，潜移默化地影响学校的员工；

②学校应当安排专门的人员对档案室进行管理和打扫，所有的人员应当清楚地了解自己的工作流程和职责；

③将学校档案管理水平作为相关部门的考核和评判内容；

④学校应当定期组织对档案管理人员的培训，提高管理人员的水平和素质。

2.2制定科学和完善的档案管理制度制定科学和完善的档案管理制度，是保障档案管理有条不紊发展的前提，主要方法包括：

①设立独立的档案管理室，严格按照防火、通风、防潮和防霉的条件进行打扫和布置，配齐管理设施和设备，确保管理水平达标；

②建立系统的管理规章制度，规范每位管理人员的职责，以却把责任到人，出现突发事件时，可以第一时间进行预后的管理。

2.3提高档案管理人员的基本素质提高档案管理人员的基本素质，是提高档案管理水平的重要保障，主要方法包括：

①定期对管理人员进行考核和培训，加强管理人员学习的能力，规范档案管理的水平；

②对于出现重大管理事故的员工，进行停岗培训，直到操作水平达标后方可上岗工作等。

2.4使用现代化的管理系统学校应当配有现代化的管理系统，为档案管理的长期发展提供基础，主要措施包括：

①使用信息化的管理操作系统，全面和科学地对档案进行保存和分类，能够快速地查询档案信息；

②配有完善的打印机、计算机等各项信息化设备，保障档案的快速录入和管理等。