档案数字化的重要性范文

导语：想要提升您的写作水平，创作出令人难忘的文章？我们精心为您整理的5篇档案数字化的重要性范例，将为您的写作提供有力的支持和灵感！

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0.前言

高职院校档案管理的内容，涵盖了招生、人事管理、图书馆信息、毕业管理等工作的信息资源，其数字化管理模式的开发，是在国家档案行政管理部门的统一规划指导下，借助现代化信息技术，更为科学地处置、管理档案信息资源。关于档案数字化管理模式的开发，能够更好地收集和管理档案，同时方便档案的二次利用，并解决档案容易损坏和丢失等问题，相比于以往手工的管理方式，前者形成了完整的档案信息网络和电子信息资源中心，无论是档案的查阅和浏览，还是档案的借阅和调用，都可以借助内部网络迅速完成，大大提高了档案管理工作的效率水平。

1.档案数字化管理模式开发的重要性分析

关于档案数字化管理模式的开发，其重要性可分别从以下三个方面展开分析：

1.1满足档案日益增长的存储需求

随着高职院校管理工作规模的扩大，档案管理工作的内容越来越复杂，所涉及的档案内容，存在重复、互补、缺失等实质性问题，而传统档案以纸质档案为主，且存储数量大有日益增长的趋势，以手工为主的档案管理模式，逐渐表现出管理效率低下的缺点，严重影响了档案信息的共享和利用。为进一步满足档案信息资源的存储需求，我们应该尝试性改变档案的存储模式，其中数字化技术提供化解档案空间存储压力的可能性，在各个行业当中，数字化技术完全避免了空间的限制，将原本有形的信息资源压缩能够无限扩大的空间中，满足档案日益增长的存储需求。

1.2具有超强的存储和压缩能力

档案的数字化管理，借助图片、声音、视频、文字等综合处理技术，在保证档案图片、声音、视频和文字不会失真的基础上，经过压缩处理，减少了存储空间的占用，提高了档案在网络应用中的存储效率，同时解决了传统纸质档案管理技术的限制性问题。随着近几年硬盘技术的发展，计算机的容量和存储空间不断扩大，而且成本要求也不高，这无疑给档案数字化管理模式提供了成熟的开发条件。

1.3具有准确的数据分析能力

档案数字化管理系统通过对档案信息的分析，分别从宏观、中观和围观的角度，判断档案管理内容的真实性，总结出档案内容中所折射出信息资源的可靠性，以便采取更为针对性的管理手法，满足档案存储与利用之间的需求平衡，促进档案管理工作健康稳定地发展。期间，档案管理主体应该强化系统分析模式的开发，可供档案管理信息的综合分析，从档案管理的角度来看，能够为档案信息分析提供微观数据，然后通过档案数字化管理的平台，及时公布档案目录的信息，引导档案管理者更快地找到所需档案，提高档案管理的效率水平。

2.档案数字化管理模式开发的技术建议

在分析档案数字化管理模式开发重要性的基础上，我们需要明确数字化权属档案的内容，同时建立数字化管理系统，以及确定公开化数字档案的管理特点，方可保证档案数字化管理模式开发的有效性。

2.1数字化权属档案的内容

首先是建立高效目录管理模式，建立高效目录管理模式，数字化档案除了要通过分类编目、划分密级、归档权属档案，还必须根据需求生成档案目录表，以供快速查询。同时通过设置系统的权限，将电子目录作为检索查阅的唯一通道，以便结合系统的服务对象，自行判断是否允许服务对象的进入系统，并通过档案统计功能，生成不同类别的报表，便于档案管理工作人员快速作出决策判断。其次是确定建档范围的文件材料，譬如学校在考生工作中，需要分别收集考生报名登记表、身体健康状况体检材料、考生登记表、考试答卷、考试成绩和相关证明资料等；再次是开通档案管理的局域网和互联网，实现档案管理的数字化，以便及时将各种信息录入并公布，打破以往信息公布利用时间和空间的限制，提高档案的共享程度。

2.2数字化管理系统的建立

首先是数据库的开发，数据库是任何数字化管理系统最为复杂的组成部分，尤其是档案的数据存储系统，要求选择SAN 存贮系统，这种系统基于Fiber，并具有全冗余/容错结构，以2Gbps/300MB/s的FC接口为通道，可为系统提供可靠的高性能。为提高电子档案的安全级别，除了将档案信息存储在SAN系统中，还要定时进行全备份/增量备份光盘备份，而存储和备份都可以自动化操作。如果档案信息发生变化，档案的增量变化可以通过动态的档案管理系统，在档案出现动态变化之后，直接在线跟踪权属的变化和更新。其次是档案信息的录入，在纸质档案信息的基础上，将档案的资料录入系统内，档案资料录入工作人员应该检查每一卷的权属档案内容是否真实完整，确保录入的准确性。再次是档案资料扫描过程中，扫描工作人员要按照档案中的资料排放顺序，逐页扫描，并边扫描边检查扫描的效果，如果在扫描过程中发现档案资料的缺失，要及时汇报负责人，确保整个扫描工作的无误。最后是录入和扫描档案的复查，档案资料录入和扫描后，直接进入资料的检查程序，检查工作人员分组进行，第一组负责录入资料的检查，第二组负责扫描资料的检查，第三组负责录入资料和扫描资料的复查，经复查无误后，进行资料汇总。在检查和汇总的过程中，要注意档案每一项信息的完整性，譬如发现扫描图片失真或者歪斜，则要用PS软件调整或者重新扫描。除此之外，档案资料的备份，也是档案数字化管理的重点，相比于传统的权属档案管理模式，数字化管理存在安全性的隐患，为了避免资料的丢失，一方面要分开保管好纸质档案，另一方面要根据档案备份制度，将已经录入、扫描和检查完毕的档案信息，用光盘、磁盘、备用主机、移动硬盘等进行多渠道备份。

2.3公开化数字档案的管理要点

录入、扫描进数字化管理系统的档案，具有不同的权限级别，其中部分档案信息可以公开化，这些档案信息必须进行引导性管理。一方面是确定查询的内容，可根据相关档案信息查询登记管理的规定，对档案内容记载的信息，供以单位和个人公开查询，但查询的范围要有一定的限制，一般情况下查询的原则是委托许可，否则查阅他人信息的范围将受到限制。另一方面如果涉及到当事人权利义务的房产信息，由于档案管理部门工作的疏漏而造成信息外泄，相关部门应该承担相应责任。

3.结束语

关于档案数字化管理模式的开发，能够更好地收集和管理档案，同时方便档案的二次利用，并解决档案容易损坏和丢失等问题，相比于以往手工的管理方式，前者形成了完整的档案信息网络和电子信息资源中心，大大提高了档案管理工作的效率水平。文章通过研究，基本明确了档案数字化管理模式开发的重要性及方法，但鉴于不同领域档案数字化管理要求和条件的差异性，以上方法在实际档案管理工作中的应用，还需要结合具体档案管理工作的主客观情况，予以灵活地参考借鉴，以保证相关管理方法的适用性。

【参考文献】

[1]陈丽亚.对档案数字化建设的一点认识[J].机电兵船档案，2014，（1）：81-82.

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一、电力档案数字化编研的发展概述

近年来，我国能源产业发展规模日益扩大，我国电力事业发展速度持续加速，电力企业的发展也相应扩大规模，电力企业发展的过程中电力档案管理作用也越来越明显，电力档案管理的价值在电力企业发展与运行中也越来越重要。电力档案的发展逐渐渗透到了电力企业发展的每一个环节和角落，对于信息网络技术发展而言是一种全新的管理方向，电力企业档案管理的有效性对电力企业的发展稳定性影响很大，管理者通过对档案的分析，可以看出电力企业发展存在的问题，并及时采取相应措施予以解决。档案编研工作是对电力档案的一种信息化的整理，目前电力部门档案工作中需要针对电力档案数字编研提出具体的执行方式，这也是目前亟待解决的难题。信息时代前提背景下，电力企业的档案数字化编研必须根据不同档案内容的载体形态、不同记录方式、档案信息的电子扫描数据、数据库存的共享与转化、电子数据的刻录与贮藏等开展相应的档案管理工作，持续化发展电力档案事业，强化现代化管理的价值，实现电力企业档案管理与电力企业本身持续发展的紧密结合。

二、电力档案数字化编研需要注重的细节

在实际工作中我们体会到， 除了做好电力档案电子资料的录入、清理、存档、保管这些基础工作外， 还要抓好以下两个环节：

第一、网络安全对信息数字化的影响这一环节 档案的管理者一项重要的工作就是要维护和保证档案信息的安全与完整。计算机技术的广泛应用于发展，保证了网络化共享与信息安全技术的开展，电力企业的档案管理向着网络化与信息化转型，对电力企业的发展起到了非常大的帮助。电力企业档案管理必须注重对档案资料收集原文件的了解，详细掌握档案中各种数据的详细情况，档案数据中包括一些具体信息，比如声音、视频、文字、照片等多种信息与数据的储存，档案管理人员要运用计算机技术将这些收集到的数据进行储存与网络化共享，保证电力企业内部的每一位员工都可以通过网络获得这些资料，利用这些资料详细的掌握电力企业内部的发展状况，对一些发电设备和电力系统做出维修的预测，对电力管理制度有了全新的认识。

第二、电力部门档案人员在编研过程中， 即使请有关的业务人员配合进行， 也需要档案人员具备一定的专业知识的基础。在与业务人员进行充分的交流过程中， 通过阅读和分析业务技术报告和总结， 才能恰当选择反映专业特点和内容的编研题目及适合的类型， 共同完成对档案信息的深层次加工， 逐步提高开发利用档案信息资源的能力， 最大限度地发挥档案自身的使用价值。如档案人员在工作中要熟练掌握各项安全工作规定及分局运行、修试、工程安装工作的基本原理、工艺流程。当然， 这并不是要求档案人员要成为电力专家， 但应该做到“耳熟能详”。

三、电力档案数字化编研的重要性

3.1加强电力档案数字化编研与电力企业生产的关系

不断加强电力档案数字化编研发展，提高员工的重视程度，加强电力档案数字化编研的积极发展，提高电力企业数字化档案的灵活操作性，保证信息化的电力企业档案可以帮助企业内部员工了解电力设备与企业运行的正常发展状况，为电力企业的健康发展提供有力的信息支持，为电力企业的健康发展做出信息支持。档案管理数字化的编研要与电力企业生产关系紧密结合，要保证电力企业内部员工遵守各项电力档案的管理规范，严格按照制度管理电力档案，对涉及电力企业关键性因素的电力档案发展情况做出详细的工作计划。比如： 电力建设与改造项目工程的大项投资、重大改造、企业机构重大调整、高层领导调整任用等， 以及与员工个人利益相关的调资、晋级、职称评定等都在门户网站平台上公开， 从而增强企业民主管理、民主决策的透明度。如采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术， 编辑出版一系列具有浓郁电力企业特色的宣传品， 制作宣传图板陈列在活动室， 编制专题性统计分析， 使有关材料做到图文并茂， 色彩鲜艳， 生动直观， 新颖好看。

3.2加强电力档案管理的技术创新

提高电力档案数字化编研重要性的认识，将新时期电力档案管理工作推向一个新的高度。数字档案管理系统技术先进、功能完备、运行稳定， 可以极大满足档案工作要求。纸质档案受保管条件、保管环境的制约， 容易出现墨迹受潮而使档案材料文字字迹不清， 会极大地限制档案信息的利用。数字档案管理系统有效推动电力系统电子文件的及时归档和有效管理， 改变了手工管理纸质档案的传统模式， 解决了传统档案管理中手工劳动量大、档案借阅难的问题， 实现了纸质文件和电子文件归档的同步管理， 提高了档案的归档效率、检索效率和资源共享水平。

四、加强电力档案数字化编研发展的几点建议

4.1建立有效的领导管理模式

领导应当明确自己的职责，切实加强对数字化档案管理体系建设的组织管理，建立一套行之有效的档案管理制度，以综合档案数字化管理为基础，建立数字化档案管理网络，使整个系统形成一条线，一环连一环，真正使组织领导机制得到强化。

4.2建立数字化档案管理体系的保障机制

建立电力企业数字化档案的管理体系保障机制，主要目的是为了提高数字化档案的管理效率，降低电力企业内部的管理风险，增加生产的安全性。要建立一支数字化档案管理专业队伍，培养专业化的操作人才和专业知识较为丰富的实际操作性员工，才能保证数字化档案管理体系的健全。电力企业的各级领导必须要积极发展数字化档案管理的培训工作，加大对数字化档案管理系统建设的资本投入，全面的采用数字化与信息化技术改善档案管理的发展状况，提高内部员工的信息化档案管理意识，保证电力企业内部生产与日常维护的正常运转。培训中要针对不同人群给予不同特长的培训，帮助档案部门建立独特的培训机制，经常性的举办数字化档案管理讲座，帮助员工加强自我的电力档案数字化编研工作能力，获取业务知识。

4.3加强网络安全管理

对于网络安全问题的总体构建应该从病毒的防治、防止恶意攻击、解决信息存贮和传输安全问题、操作系统安全问题以及灾难恢复和数据备份等方面来进行。对于病毒的防治，应该结合档案部门的具体情况，在工作站、文件服务器、互联网网站安装防毒软件，进行多层次防御。对于防止恶意攻击，目前比较有效的解决方式有两种：防火墙设置和安全岛设置。从功能和实现原理上看，防火墙技术更为大众化，不会给档案管理部门带来较大的经济负担。

参考文献：

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随着数字化档案的快速发展，数字化档案信息的总体规模在逐渐扩大，其数量已经达到甚至超过了纸质档案，为了对两种档案加以区别，并发挥最大的管理效益，需要在档案管理中对纸质档案和数字化档案实行双轨制的管理。但从目前的数字化档案信息的管理情况来看，双轨制管理的推行存在一定的阻力，双轨制没有真正得到落实和实行，没有取得预期的效果。

（二）由于互联网的发展，数字化档案信息资源面临着一定的安全威胁

由于互联网技术的发展，为了发挥数字化档案信息资源的作用，可以通过互联网调取所需的数字化档案。这种做法的好处在于可以使数字化档案信息资源得到共享，提高其利用率，但是确定是对于有些机密的数字化档案信息缺乏有效的保护手段，使得网络黑客可以侵入档案管理系统，窃取机密的数字化档案信息资源，所以，对于数字化档案信息资源面临的安全威胁，必须着力解决。

二、解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策分析

考虑到当前数字化档案信息资源的重要性，我们必须采取相应的对策解决目前数字化档案信息资源管理中存在的问题，使数字化档案信息资源管理取得预期目的，实现数字化档案信息资源管理的最佳效益。随着数字化档案信息资源规模的扩大，在解决数字化档案信息资源管理问题时，一定要考虑到其实际运行情况，做到优化管理措施，创新管理手段，有效堵塞数字化档案信息资源管理的漏洞。解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策，主要应采取以下几种措施：

（一）在档案管理工作中，必须对数字化档案信息资源管理有足够的重视

在档案管理中，数字化档案信息资源的重要性日益突出，我们必须对其重要性引起足够的重视，主要应该采取概念宣贯和理念灌输的方式，从根本上明确数字化档案信息资源的重要性。从目前的档案管理中可以看出，只有观念上重视了，才能保证管理工作得到很好的开展。所以，必须对数字化档案信息资源管理采取足够的重视态度，从档案管理理念上推动数字化档案信息资源管理工作的开展。

（二）有效解决档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理的难题

对待数字化档案信息资源管理的有效做法是实行档案双轨制管理，逐步提高数字化档案信息资源管理的力度。对于目前档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理推进速度慢，推进效果不理想的问题，我们要制定具体的数字化档案信息资源管理制度，并创新档案管理手段，实现对数字化档案信息资源与纸质档案的双轨制管理，保证档案双轨制管理有效推进。

（三）对关键的数字化档案信息资源实行加密处理，保证数字档案的安全性

在目前的数字化档案信息资源中，为了预防关键档案信息泄密，要采取信息加密措施，并升级数字化档案信息资源管理系统，从根本上保证数字档案的安全性。为了有效应对网络黑客对关键数字化档案信息资源的窃取，我们要完善并加强硬件网络设施，同时采取先进的数学算法和加密手段，保证关键数字化档案信息资源得到有效保护。通过实践证明，这种加密手段是行之有效的。

三、提高数字化档案信息资源管理效益的具体措施分析

上文分析了目前数字化档案信息资源管理存在的问题，以及解决数字化档案信息资源管理存在问题，从中可以看出，数字化档案信息资源的重要性日益突出，必须采取可靠的手段不断提高数字化档案信息资源管理的效益，满足数字化档案信息资源管理的目标。实践证明，要想提高数字化档案信息资源管理的效益，就应该从以下几个方面入手：

（一）将数字化档案信息资源管理和纸质档案管理一起，纳入到统一的标准化管理体系中来

实践证明，在档案管理中，要想提高管理效益，就要建立统一的标准化管理体系，实行统一管理，发挥管理效益。对于数字化档案信息资源管理而言，要和纸质档案一起，建立统一的标准化管理体系，完善档案管理双轨制。

（二）建立并完善数字化档案信息资源管理数据库，保证数字化档案信息资源管理的有效开展

由于数字化档案信息资源规模逐渐扩大，涉及种类多数据庞杂，为了实现有效管理，建立数据库是未来发展的趋势。所以，要建立并完善数字化档案信息资源管理数据库，有效开展数字化档案信息的管理工作。

（三）统一数字化档案信息资源存储格式，便于数字化档案信息资源的实际使用

为了提高数字化档案信息资源在数据库中的存储效率，节省存储空间，便于用户实际调用，我们应该统一数字化档案信息资源存储格式，保证在数据库中以同一种格式出现，便于存储和利用。

（四）加强数字化档案信息资源的安全管理建设，保证信息安全

数字化档案信息资源中包含一些机密的信息，所以我们必须加强安全管理建设，要提高安全管理登记，保证关键数字化档案信息的安全，保证这些机密信息不发生泄漏。

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城建档案数字化工作在我国拥有较长的发展时期，从城建档案的形成原因上说，主要是在人们从事城市建设时，在工作中形成了一系列具有保存价值的的历史记录，这种档案还有可能包括领导作出的一些重要的决策，城建档案数字化工作的顺利进行，有利于相关人员对于工作进行查考，并且也方便了科研人员进行科学研究，同时，为设备的建设提供了可靠的资料。通过对于我国城建档案数字化工作进行一定的完善，能够在总结我国传统城建档案数字化工作所存在的优势以及不足的情况下，吸取城建档案数字化工作的经验，对于档案的制度建设工作作出贡献，以下将对我国的城建档案数字化工作及其质量控制重要性进行深入的探讨。

一、概述城建档案数字化工作

对于我国传统上的城建档案数字化工作来说，无论是从体制上，还是从管理的方式上，都存在很大的漏洞。其一，传统的城建档案数字化工作无法在较短的时间内收集档案所需的大量资料，因而造成城建档案数字化效率的落后。其二，传统的城建档案数字化工作没有适应当今形势变化的管理方式，并且，传统的城建档案数字化工作的服务方式仅仅立足于工作的表面，这对于城建档案数字化工作的效率来说，无疑是起到很大的影响。在另一个方面，传统的城建档案数字化工作的服务范围也是极其狭窄的，原因就在于它仅仅从工作的本身出发，而某些城建档案数字化工作还要求在城建档案数字化工作中加入当地的经济以及社会发展的因素。并且，随着计算机以及网络技术的发展，逐渐出现了采用多媒体文件来进行城建档案数字化的模式，多媒体文件主要指得是一种电子文件，这种电子文件通过将声音、图片、文字等资源进行有效的整合，能够对于档案实现长期的保存。有效的多媒体文件还能够对于当时历史活动发生的场景进行详细的记录，甚至再现声音以及图像效果，因此，也就在某种程度上成为一种有效的历史记录的模式。城建档案数字化工作只有在这样的工作模式之下，才能够最大限度地适应社会的发展，加强新形势对于城建档案数字化工作的需要。传统上的城建档案管理往往具有这样的特点，那就是档案的建设一旦完成，城建档案管理人员便不再对于档案的维护负责，只有在档案出现严重的安全隐患或者是质量问题时，才会由城建档案管理人员重新对于档案进行改造。然而用于城建档案管理的档案与城建工作的实际进行是分不开的，由于这个特点，就很有可能造成城建档案管理人员在进行档案的建设时，不注意对于施工标准的实施，或者是随意制定施工的规范，甚至于出现编造档案的情况。由于此类的原因，就造成档案难以收集。并且即使是档案人员找到了与建筑物的关系有着紧密联系的档案，对于档案的归档也是一个难题，因为档案归档所需要的环节相当复杂，一个城建档案的项目即使能够在最短的时间内归档，也需要至少半年的时间。至于档案的建设上来说，其经历的周期便更长。我国许多城建档案的建设项目从施工的准备直至档案的竣工，往往需要一年甚至是更长的时间。城建的立项不能依靠建设单位自己来完成，而是需要建设项目所在地的政府来提供保证，只有得到当地政府的批准之后，被列入投资的计划，之后还需要当地的政府下发相应的证件即投资许可证之后，才能够在政府的支持下投入档案的建设，不仅如此，只有建设单位的建设项目与当地的消防标准相符合，才能够开始档案的建设。一个高效的城建档案数字化工作的模式不仅仅能够形成一种良好的工作环境以及工作的氛围，还能够在一定程度上提升单位对于人员的管理工作，进一步提升城建档案数字化工作对于社会的价值，从而使城建档案数字化工作获得应有的发展，并且使其服务于社会，服务于人民。

二、城建档案数字化过程中质量控制的重要性

城建档案数字化只有实现一定的科学规范性，才能够为社会以及经济的发展作出贡献。从形势的需要上来说，城建档案数字化工作的重要性主要体现在以下几个方面：

(一)有助于提升管理人员的工作热情。

做好城建档案数字化工作不仅仅是形势的需要，同时也是城建工作的需要，通过完善城建档案数字化工作的体系，能够加强城建档案数字化工作的水平，并且改善传统城建档案数字化工作存在的问题，开创城建工作对于城建档案数字化的新局面。并且，最为重要的是，提升城建档案数字化工作的水平，能够在极大程度上提升城建档案数字化工作的层次，培养工作人员对于城建档案数字化工作的热情，促进城建档案数字化工作向着科学化、规范化的方向发展，进而使城建档案数字化工作实现长期的科学持续地发展。

（二）有助于衡量单位的业绩以及管理水平。

城建档案数字化工作的有效性直接决定城建档案数字化工作的发展水平，并且还反映了这个城建工作的管理水平的高低。一个单位的档案不仅仅记录着这个单位的有效成果，而且还在一定程度上反映了这个城建工作在历史上的重大的决策。有助于管理人员对于城建工作的经营战略进行系统性的分析，有助于协助城建工作制定科学的发展战略。并且，科学的城建档案数字化的方法还可以培养城建工作人员进行科学分析的水平，使分析人员看到城建工作的发展中存在的不足以及优势。从而进行针对性的分析。对于我国的城建工作来说，要想做好城建档案数字化工作，需要城建工作的管理人员从根本上改变传统城建档案数字化的观念，从新时代的特点出发，大胆地对新的城建档案数字化方案进行探索。只有这样，才能够对于城建工作的整体的发展方向以及城建工作的经营战略进行精确的分析，帮助城建工作在一定的时间范围内，实现城建工作内资源的有效合理的配置。这对于城建工作的未来的发展上来说，是尤为重要的。通过制定新的城建档案数字化的方案，可以在更深的范围内实现对于城建工作的管理效率，提升城建工作的发展空间。

（三）有利于经济社会又好又快发展。

城建档案数字化实际上就是对于历史活动的一种记录，通过对于这种记录进行分析，可以对于档案中的资料进行合理有效地分析，这种分析方法实际上就是一种对于档案的基础性的工作。通常在这种历史资料的记录，经常会体现对于经济活动的规律，甚至是体现社会的发展方向。因此，从这个意义上来说，档案是在经济社会活动中一项不可多得的资源。加强城建档案数字化工作在当前的时代中有很强的时代意义。加强城建档案数字化工作有助于在全社会形成一种信息资源的贡献氛围。档案工作人员不仅可以通过对于档案的收集以及保管，还可以利用一定的检索工具对于档案进行检索，并且实现对于参考资料的有效的利用以及整理。因此有助于经济以及社会的发展。

（四）有助于完善城建档案管理的管理制度。

首先，建设单位需要从城建档案管理的资料上入手，从城市建设的立项以及施工，直至最后竣工的整个过程入手，确立城市建设城建档案管理资料的收集范围，以保证城建档案资料具有一定的准确性。

（五）有助于制定清晰的归档方案。

在城市建设的项目完成之后，需要施工单位根据施工的标准来制定城市建设的竣工文件，在制定完竣工文件之后，还需要城市建设的审核部门对于文件进行审核，审核的主要内容为城市建设的测量文件，以及城市建设的施工标准，城市建设的质量认定等等。另外，还需要审核人员对于城市建设中出现的质量问题进行把关，保证竣工文件的准确性以及清晰性。

三、结束语

综上所述，通过对于城建档案数字化工作的现状以及城建档案数字化重要性进行深入的探讨，不仅可以提升城建档案数字化人员的工作热情，促进城建档案数字化工作发展，还可以在一定的范围内实现城建档案数字化工作水平的提高。提升城建档案数字化工作的效率，不仅能够衡量单位的发展水平，还可以利用合理的档案对于城市的发展方向进行预测。

【参考文献】

[1]韩玉梅.中外进馆前的文件、档案管理比较研究[J].档案学通讯,2014（05）.

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摘 要 文书档案是地勘单位的重要信息资源，因此加强地勘单位文书档案建设工作非常重要。随着科技信息化的不断普及，传统的文书档案管理模式的不足日益显现出来，文书档案数字化建设成为地勘单位的一个必然选择。本文从分析地勘单位文书档案管理现状及文书档案数字化建设重要性入手，对文书档案数字化建设的具体方法进行了探究，并指出了文书档案数字化建设中要注意的几个问题，旨在促进地勘单位文书档案管理模式的转变，提高文书档案管理质量。

关键词 地勘单位 文书档案 数字化

文书档案是地勘单位的重要信息资源，对地勘单位的发展有着重要的意义。随着地勘单位开发项目的不断增多，传统的文书档案管理模式已越来越不适应社会及地勘单位发展的需要，文书档案的整理及储存工作成为地勘单位的一项重点及难点工作。地勘单位文书档案数字化的建设不仅能够有效解决传统文书档案管理中的问题，而且能够在很大程度上提高管理效率，是地勘单位加强文书档案管理工作的必然选择。

一、地勘单位文书档案管理现状及数字化建设重要性分析

（一）地勘单位文书管理现状

从目前来看，纸质文书档案仍然是我国大部分地勘单位进行文书档案管理的方式，但是这种传统的管理方式存在的问题及不足是比较明显的。一是管理难度大，由于纸质文书档案在管理过程中非常容易受潮、破损及遗失；二是由于纸质档案资料多，要合理存放，需要比较大的空间，管理成本比较高；三是比较容易出现安全问题，由于部分地勘单位没有建设专门的档案室，致使文书档案储存比较乱，很容易出现存放安全问题。

（二）文书档案数字化建设的重要性

结合目前地勘单位发展的需要及传统文书档案管理工作存在的问题，地勘单位加强文书档案数字化建设就显得尤为重要。一是文书档案数字化管理是对传统管理方式的变革，可以缩短与现代化的、数字化档案管理之间的差距；二是实现数据化管理可以在更大程度上提高文书档案的管理水平、使用效率以及加强对文书档案的保护。三是是贯彻落实国家档案局、中央档案馆印发的有关“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”文件要求的体现。总的来说，随着社会经济水平的提高，文书档案数字化建设的重要性和必要性日益突显，已经成为档案管理部门高度重视的一个问题。

二、地勘单位文书档案数字化建设的具体方法

（一）地勘单位文书档案数字化管理系统的建立

要实现地勘单位文书档案数字化管理，就要从建立文书档案数字化管理系统开始。首先，地勘单位应该运用新型的数据设备，提高档案数据库的先进性，提高档案数据库的利用效率。其次，数据库管理人员要通过认真的输入检验以确保

文件资料录入的准确性。此外，要重视对文书档案原文件的数字化处理工作，充分利用扫描仪、数码相机等新型数字化设备进行处理，逐步完善数据库内的文文书档案内容。

（二）系统网站的建立

地勘单位文书档案管理系统建立后，管理人员就要进行局系统网站的建立工作。首先，管理人员要结合网站资源的管理与共享方式，以提高地勘单位文书档案的管理效率。其次，在注册局系统网站的过程中，管理人员应与相关政府网站进行连接，实现网络资源共享，提高地勘单位文书档案资源的利用效率。此外，应该逐步实现文书档案的网上现行文件查阅方式，以不断提高地质矿产勘查部门的政务工作服务水平。

（三）文书档案监管体系的建立

有效的监管措施是提高文书档案管理工作效率的有效保障，因此，地勘单位在建立局系统网站后就要建立相应的监管体系。首先，要加强对文书档案资料信息录入的监管。其次，在文书档案数字化建设过程中，要加强电子文件的利用与收集工作。此外，文书档案管理人员在实际工作过程中，针对固有档案管理软件的实际使用情况及出现的问题及不足，对档案管理系统进行不断的优化与改善。

三、地勘单位文书档案数字化建设注意要点

（一）加强对原文件的保管工作

由于在进行文书档案的管理过程中，尤其是在进行电子化扫描的过程中，需要把档案拆开，如果不注意就很容易l生文书档案的丢失或破坏等情况，因此一定要加强对原文件的保管工作。扫描时要正确设置扫描参数，以确保扫描图片的质量。

（二）重视文书档案质量检查工作

质量检查工作是保证文书档案资料质量的有效途径。文书档案质量检查应包括数字化前文书档案整理的检查、对数字化后的数据质量、图像质量检查，从完整性、排序正确性、图像文件原貌保持性及清晰度等方面进行检查，以确保文书档案资料数字化后的有效性。

（三）做好文书档案保密与保管工作

在档案数字化过程中，做好文书档案的保密与保管工作是非常重要的，对于一些不能对外公开或泄密的文件，应安排专门的档案工作人员进行扫描，同时，在纸质档案扫描而形成电子文件的过程中，应安排专门人员负责保密与保管监管工作工作。此外，要安排专业的档案管理人员进行该项工作，以确保工作的效率。