企业档案信息化建设范文

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一、企业档案信息化的必要性

（一）企业文档一体化办公趋势加强的重要选择

我国信息技术和网络技术得到了进一步的普及，文档一体化已经成为档案管理未来主要的发展趋势，必须要将档案管理系统与各个系统进行有效的结合，并且实现高效管理，才能够真正的提高企业档案管理的效率，并且降低企业成本。

（二）增强企业市场竞争的重要途径

市场信息本身具有的时效性以及准确性对企业的收集、存储数据库提出了较高的要求，为了能够更清晰的认识到自身的优缺点，必须要不断的提高企业档案的信息化建设，才能够全面的分析出自身的优缺点，并且在最短的时间内得出最为科学、正确的结果，为企业的决策提供强有力的依据。

二、企业档案管理信息化建设存在的问题

（一）缺乏必要的重视

为了能够更好的发展企业，大部分企业管理人员将大部分精力放到拓展企业建设中，一味的追求经济效益，而忽视了对企业档案信息资源的管理工作，甚至一部分企业管理人员没有意识到企业档案资料管理的重要性，在大部分时间内一直都在沿用传统的资料管理方法，进而导致企业档案管理工作十分的落后，远远没有紧跟时展的步伐。

（二）缺乏规范的策划与指导

企业在进行档案信息化建设的时候，由于缺乏综合素质较高的信息技术人才，进而导致信息化建设的时候，管理人员并不能起到很好的引导作用，导致建设工作比较缓慢，并且收效十分有限。另外，档案管理在进行信息化建设的时候，缺少规范的策划和指导，浪费了大量的人力、物力，甚至还会影响到企业的发展。

（三）企业缺少必要的技术投入

企业档案在进行信息化建设的时候，对于技术的依赖性比较高，甚至一部分档案资料经过时间的腐蚀，导致一部分字符并不能清晰的辨认，需要相应的仪器设备来完成相应的输出工作，进而导致企业往往需要购进大量的先进设备，对企业具有必要的资金需求。档案信息化建设工作并没有真正的引起企业的重视，导致企业并不愿意进行技术建设的投入，从一定程度上阻碍了档案管理信息化建设的进程。

（四）档案信息化建设发展不平衡

一部分企业能够开展档案信息化建设工作，但是，一部分中小型企业并没有进行档案信息化建设工作。即便是已经进行档案信息化建设的企业，其发展也存在着不平衡，比如规模比较大、效益比较好的企业，其档案信息化建设投入比较大，并且取得了比较好的效益。一些规模比较小、效益比较差的企业，档案信息化建设工作比较落后，甚至流行于形式，并没有得到真正的落实。一般情况下，大型企业信息化建设往往要超出中小型企业，东部发达地区企业超出中西部企业。

（五）档案管理标准与规范不统一

大部分大中型企业档案管理的标准存在着一定的差异性，企业系统档案管理标准并没有得到真正的统一，档案数据以及录用信息不对称，往往会导致大量的档案信息丢失。企业档案信息化建设的时候，不仅会对原有的数据进行更改和迁移，还必须要保障其安全，所以，短时间内实现档案管理标准与规范的统一已经成为迫在眉睫的内在需求。

三、企业档案信息化建设的有效途径

（一）制定档案信息化建设的制度与方案

档案信息化建设的方案必须要符合相关规定和标准的要求，并且要从企业发展的宏观角度以及微观角度加以确认，最终将其发展为战略高度，实现企业档案信息化建设工作的顺利开展。

（二）培养积极服务企业和社会的思想

为了能够充分的发挥出企业档案的作用和价值，必须要树立科学、良好的服务意识，并且要将档案信息开放，实现资源的共享，档案管理工作不能仅仅局限于查询以及利用等方式，必须要不断的深入探索，挖掘出信息档案的更多价值。企业档案部门必须要不断的更新自身的理念，充分的意识到档案信息化建设的重要性，将其上升到战略角度，进一步增强档案信息化建设的投入，不断的促进我国档案信息化建设工作，才能够更好的为企业、为社会服务。

（三）加强信息化人才培养

企业档案管理人员必须要不断的提高自身的综合素质和专业技术水平，加强管理科学、信息技术以及计算机技术等知识，才能够适应档案信息化建设的需求。企业档案管理人员必须要积极探索企业档案信息服务方式，主动开发企业档案内有用的信息，才能够充分的发挥出企业资料档案的作用和价值。企业档案部门必须要积极的引用信息技术以及计算机技术等方面的优秀人才，从资金和技术等方面给予支持，尽快建立管理型人才，并且逐渐的培养复合型人才，来满足档案信息化建设的需求。

（四）提升企业管理

企业档案信息化建设能够有效的实现各个业务部门之间的衔接，形成的文件能够直接通过文件管理系统归入到档案系统，档案管理人员对整编库进行有效的审核，将合格的文件直接归入档案数据库，没有合格的文件就退还给相关部门。进而能够实现档案管理系统与业务管理系统之间的有效衔接，实现了文件随办随归，及时的保障档案归档工作的准确性和完整性。

（五）构建档案信息化建设管理的规范体系

为了能够保障企业档案信息化建设工作的顺利开展，必须要建立相应的规范体系，所以，企业必须要采取必要的措施，制定规范的标准体系，随着网络技术的快速发展，网络不仅能够为人们提供必要的服务，还会带来诸多负面影响，如果不能规范信息资源建设的标准，就会导致档案信息化建设比较混乱。所以，企业必须要建立完整而规范的档案管理信息化建设标准，为企业档案信息化建设提供稳定的环境，并且保障其标准型和有序性。另外，为了能够保障档案信息化建设的安全，必须要设置相应的权限，从根本上保障企业信息资源具有一定的限制性，方便企业的管理。

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企业档案管理的信息化属于比较复杂的工作类型，并且档案管理工作质量会直接影响企业的发展，所以必须要不断地完善企业内部档案管理建设，提升档案管理质量及管理的科学性。虽然各大企业都在努力完善档案管理，但是依然存在较多的问题影响信息化建设在企业中的应用效率。档案的信息化建设不平衡，是比较常见的问题。许多企业都为了顺应时展的脚步，引入信息化档案管理技术，但是差异较大。一些大型企业可以通过档案管理信息化建设的方式来实现档案管理高效建设，提升企业综合管理能力，为企业盈利。但是这一情况却不适合经济效益比较差的企业，财政入不敷出，效益不好，是影响企业档案管理信息化建设的主要因素之一。

一些企业基础条件比较差，不论是在技术方面还是资金方面都达不到社会同行业企业的平均水平，外加企业内部高技术档案管理人才缺失，导致这部分企业没有专业化的设备及工作人员对档案管理信息化进行支撑，影响企业档案管理信息化建设力度，影响企业档案信息化管理的同时，也会影响企业的正常发展。因为缺少统筹规划，导致许多企业都在盲目建设信息化档案管理设施。从我国整体发展情况来看，在企业的档案信息化建设方面缺乏统一性的规划以及组织协调措施。因为企业的档案管理信息化建设章程及相关标准缺乏统一性规定，使企业的档案管理信息化运行效率低，影响企业正常运行。企业档案管理信息化建设不是孤立建设体，是需要与企业其余管理方向相互结合的，其中文书处理以及生产活动管理等，都是比较常见的管理模式。因为企业档案管理信息化建设在机制上存在较大的问题，影响了企业档案管理信息化建设与其余管理环节的正常沟通。

二、完善企业档案管理信息化的措施

（一）制定标准规范。想要提升企业档案管理信息化建设质量，首先要保证其基础建设（标准规范与章程）落到实处，并且这也是企业档案管理信息化建设的必要制度保证，只有在明确的标准规范监督下，才能全面提升企业档案管理信息化建设质量。企业可以构建档案管理综合性信息管理机构，提升工作人员的责任意识，不断强化企业档案管理信息化建设机构管理职能的重要性，提升员工工作积极性，进而保证档案管理质量。不断完善企业档案管理信息化建设相关制度及管理体系，在基层管理体系的基础之上来强化体系的综合执行能力，让企业档案管理工作有法可依，在遇到各种问题时有相应的规章制度管理，提升企业档案管理信息化建设的科学性。

（二）建设原则。企业档案管理信息化建设必须要遵循相关规定，才能保证建设速度及质量。首先应当遵循实用性原则，因为企业开展档案管理信息化建设的目的就是要让企业档案管理信息共享，进而提升企业管理质量与经济利益，促使企业走向科学化发展。其次要秉承有效化与逐步推进原则，因为企业的档案管理信息化建设不是可以在段时间内完成的工作，需要企业投入大量的资金与人力，所以企业必须要抓住机会，实现企业管理和档案管理工作的同步运行。最后要秉承全面发展与经济效益原则。企业的经营目标就是盈利，所以档案信息化管理的最终目的也必然是为企业赢取更大的利润，如果进行档案管理信息化建设，则企业必须要将档案管理工作和长期效益目标相互结合，保证企业的长远发展。因为企业档案管理信息化建设工作并不是独立运行的，所以其余部门必须全力配合该系统的建设，和企业其余建设项目、建设目标相互协调，保证信息与需求同步运转及相互协调发展，为企业未来更好更快的发展保驾护航。

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近几年来，中国企业连续不断地跨越了工业化、市场化，然后进入了信息化阶段，而档案信息化工作又是企业信息化建设的极其重要组成部分，且信息时代档案事业的一个重要分支就是企业档案信息化建设。数字化时代下的企业档案信息具有三个特点：普遍性、集成性和动态性。为适应我国信息化社会的发展形势，企业对企业档案信息的管理工作越来越重视，信息技术为档案信息化带来了很多机遇，同时相随而来的也有一大堆问题。

一、档案的信息化进程中所产生问题的探究

1、标准化问题

数字化和信息化的档案的前提是标准化的规则。数字化后的档案信息在该行业中通行无阻则需要建立起来行业统一认证共同认可的规则。因此，需要在业务、技术和管理三个方面进行改进。

（1）业务流程规范化。业务流程规范化不仅可以大大地提高档案信息系统的工作效率，而且对行业内处理事务的能力的提高也有极大的帮助。计算机作业，任务是多通道和多对象，这样极大地提高了信息管理工作的效率，并且对于部门和多余人员进行精简和整合。

（2）技术性的规范化。对于技术性的规范化要求，需要在档案信息化过程中软件和硬件两面方面着手。软件方面，包括系统和平台的建设指标和相关的操作规范，软件所需要达到的功能和软件开发进展的规划等信息。另外，档案信息化过程中数据的精度、存储格式及所建的档案网站平台的技术参数等等都需要进行详细的规定。

（3）企业信息化管理应遵循“先搭台子后唱戏”的法则。传统档案管理由于历史局限存在许多问题，如传统档案收集整理需要大量的专业人才且还要大量的时间。另外，传统档案的保存不仅占据较大的空间，并且存量增长的需求得不到保证。还有一点，传统档案的安全性保障很低，那些纸质记录时间久了会遭受虫咬鼠啃、火情、雨情、盗情等一系列事情。因此，档案资料进行信息化管理势在必行。

2、档案职能分类面对的处境分析

（1）类目层次过多，分类过细且职能分类给文件准确定位带来困难。比如，某类文件数量很少，但也需要设一个数据库，而这样计算机的批量检索效率就会大大降低。另外，由于现代企业职能分工越来越细化，因此有时候无法涵盖一些新的职能活动。

（2）档案职能分类法容易造成企业档案与文件归属管理事实上的冲突，因此职能分类法有碍文档的一体化管理。文件分类其实是按照文件传阅、办理对象来分的。对此，有两种分类方法，一种是完全的组织机构分类法，另一种是组织机构与职能联合分类法。在面临分类困境时，要进行仔细考量，对这两种方法择优而行。

3、档案工作职能定位不准确

（1）档案人员，尤其在企业，不少档案工作人员是兼职的，很多时候由于不了解文件的使用价值属性，因此无法准确判定文件保管期限，所以，档案人员划分单位文件的保管期限和密级，不科学，不合理。

（2）鉴定工作在极大的程度上还是盲区，鉴定工作客观性和技术内涵有所欠缺。在分类过程中，对文件没有开展价值的鉴定与分析，档案人员无法从专业技术角度对文件进行全面、真实性的鉴定。

（3）档案管理要求与专业领域规定脱节。例如财务报表的保存，一般月、季度报表，除财务分析报告外，财务部门的规定是三年，但是许多档案管理却要求一律规定为永久保存。

二、企业档案信息化建设中存在的问题分析。

1、企业领导重视程度不够，经费不到位

档案信息化需要消耗大笔资金的硬件和软件的支持，例如：信息化管、理技术的提升、档案数据库、管理系统及安全的防护等等，这些都离不开一定的经费的支撑。还有，档案的信息化和数字化也需要一大批多媒体设施的配合。企业领导往往对此不加以重视，在档案建设信息化建设中，减少经费或将一些经费投资在其他部门，而硬件设备以及软件投入滞后则阻碍了企业档案信息化建设。

2、企业档案信息化建设处于弱势

电子计算机和网络技术的广泛应用，产生了越来越多的电子文件。电子文件的产生不仅意味着一种新型载体档案的诞生，而且也标志着人类记录信息、承载信息、传达信息、留存信息和开发信息的方式发生了深刻的革命。这场革命是纸张发明和近现代档案学理论的产生，它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论及思维观念。目前，不少企业对档案人员配备不全，很多是兼职管理，这些企业档案管理人员虽然在档案信息化建设中做了大量工作，但可以说与信息时代计算机发展的惊人速度相比，仍处于弱势。

3、信息安全有待提高

随着信息化的快速发展，档案信息的安全也面临着巨大的挑战。在开放性的网络环境下，家喻户晓的病毒入侵、黑客入侵，造成了档案信息的泄密以及相关资料信息损毁等后果。设备本身就要避免那些存在的安全漏洞，然后更加注意的是网络环境和操作过程中的安全防范措施，这就要求一定的技术。

4、企业档案信息化建设发展不平衡，相应的标准规范欠缺

对于一些中小企业的档案信息化建设，在各种因素的影响下，档案部门的生存和发展面临着一系列威胁，档案工作倍受冷落，比如企业的档案部门受到企业的减员增效所波及。另外，我国的档案信息的建设相应的标准规范欠缺。就我国现在情况，不遵守相应制度的行为已经对档案信息的数字化进程产生了不小的障碍。因此，制定相应标准、规范、法规，馆藏档案数字化和电子文件接收，都应该坚持所制定的规范性原则。企业各个部门之间应加强交流协作的精神以及信息资源的共享手段。各个部门之间实现无成本的即时的信息交流，会大大加快企业档案数字化的进程，提高管理软件的通用性。

三、关于企业档案信息化建设的建议。

1、企业要在信息化建设上加大投入，档案信息化的软硬件基础设施建设是前提，尤其是对于对于开放型企业来说，它们生存发展的基础就是档案信息化建设。企业发展需要档案支持，而企业规模和效益决定了其信息化水平。

2、档案数据库和档案管理系统是实现档案信息化的软件保证，企业档案主管部门要加强对企业档案信息化建设的指导和协调。并且，企业应不定期地对档案人员进行培训，提升各种知识结构，掌握信息和网络运用技能。

3、企业要把档案信息化工作列入重要工作日程，强化档案管理，实现档案管理系统的信息化和档案业务管理自动化。档案信息化管理系统的目标是升级强化档案管理。

4、改革档案管理体制，充分发挥企业主体档案的优势。企业档案主管部门应该掌握主营业务知识人员的专家团队。专家往来灵活机动，处理问题目的性强，效率高，十分有利于企业档案信息化建设。

参考文献

[1]范桂红.知识管理视阈下的企业档案信息管理研究[D].黑龙江大学2011

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随着电子计算机和网络技术的发展，档案管理信息化程度逐步加深，截止目前，勘探设计企业档案信息化系统的建设已经相当完善，普及率较高，但是到目前为止，很少有档案管理网站的建设，档案管理网站系统可更好的实现档案资源的服务工作。截止目前，我国已颁布了40多项与档案信息化有关的标准，但是这些标准过于陈旧，且标准间内容不一，加之宣传力度不够，很难实现档案信息化标准的建设执行。

（2）档案信息化建设的缺少资金投入。

档案信息化建设是一项巨大资金投入的建设，目前，多数企业对档案的管理不重视，导致资金投入不到位，难以有效的实现档案管理的信息化。我院已将档案管理纳入日常工作管理中，档案管理工作得到领导的高度重视，但受到科技资金数额的限制，仍难以实现网络信息化的建设进程。

（3）档案信息化建设人才缺乏。

从信息产业部的统计数据可知，我国产业信息化的发展与人才的需求是极不平衡的。尤其是档案管理方面，企业忽视档案的重要性或仅仅重视档案专业知识的需求，而忽略信息化人才的需求与培养，导致在档案信息化的管理与维护中出现一系列的问题。针对勘探设计企业来讲，人才缺乏主要表现在以下两个方面：第一，当前档案管理人员的信息化素质过低，虽然可进行基本技能操作，但缺乏专业的技能培训与教育；第二，缺乏具有信息化专业只是的档案管理人员，在软件系统的开发、使用与维护过程中，受专业信息知识的限制，一旦系统出现问题，只能寻求技术人员的帮助，不仅浪费时间，同时也制约了档案信息化建设的速度与质量。

（4）档案信息资源整合不完善。

目前，勘探设计企业档案资源的质量与数量都得到很大提高，多样化、多途径成为当前档案信息资源开发利用的主要特点，档案资源需求也呈现出全面化与丰富化。但是，多数勘探设计企业内部部门间沟通不足，缺乏沟通与协调，无档案信息化合作意识。由于各部门间软件环境不同，导致一次输入的资源难以多次利用，或难以进行转换，这样，必然会出现多次重复性劳动，严重影响了信息资源作用的发挥。档案信息资源整合不完善已成为制约档案管理信息化发展的关键点。

2 勘探设计企业档案信息化建设与档案管理的措施分析

（一）完善档案信息化工作体系

只有构建了相应的工作体系，才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲，要明确管理体制，完善运行机制，贯彻执行电子文件管理等相关规定，同时，构建电子文件管理机制，以便全程管理电子文件。要结合档案法，赋予档案局相应管理职能，在信息化建设中，档案部门积极协调，对工作体系进行统一建设。另外，在电子政务建设中，也需要适当提升档案信息化工作的比重，以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善，规范工作行为，编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等，明确目标任务、完成时限以及责任单位等；在此基础上，完善现有法律法规，强化监督检查和执法。

（二）推进档案数字化和资源共享

资源建设是档案信息化建设的核心内容，要结合这个中心开展其他工作，要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先，逐步推进档案数字化建设，按照相应原则，科学编制工作计划，强化监督检查工作，以便顺利开展档案数字化工作；同时，在用户使用需求得到满足的基础上，还要构建档案数字化目录，投入相应人力、物力和财力资源，各部门协同工作。此外，实行纸质和电子文件双归档制度，并关联并存规定范围内的文本和图形文件，实现档案全文检索。其次，要逐步推进档案信息资源共享，结合相关标准，统一构建档案信息管理系统，有机融合本系统和办公系统，在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。

（三）创新档案信息服务手段

档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率，需要采取一系列的措施，不断创新档案信息服务手段；可以提高档案信息远程查阅利用服务能力，结合我国相关规定，科学设定档案公开级别，并构建档案信息资源网上公开评估体系，主管部门以固定形式向指定网站上需要公开的信息，各级档案部门借助链接方式整合相关资源，逐步完善档案信息资源网，实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案，可以应用政府信息申请公开程序，对使用者身份信息确认之后，提供远程查阅服务，借助于网络检索，相关人员可以更加便捷地查阅档案。安全建设也需要引起重视，要及时升级各种杀毒软件，应用先进的身份认证和网络监控技术，同时强化访问控制，对标准进行构建，明确规定备份机房和技术条件，保证档案信息安全。

3 推进企业档案信息化建设中的几点建议

（一）明确企业档案信息化建设的目标

档案信息化建设的目标在于提高档案信息为企业各项建设服务的能力。建设以数字信息化、网络化和信息共享为主要内容的数字档案馆，加快基础信息数据库建设，引进先进的档案管理模式，并结合企业的发展，企业档案管理的需要，不断充实、不断完善；构建文书档案管理信息系统、科技档案管理信息系统和科技资料管理信息系统；建立企业档案信息共享的安全保密机制；引进和开发必要的数据库，以满足企业市政设计人员的研发工作需要。

（二）企业档案信息化建设的任务和实现途径

企业档案管理多是采用手工作坊式的操作。各种归档材料从形成、归档、整理、保管到利用都是手工来完成。企业档案信息化建设就是要改变这一状况，使海量纸质档案变革为胶片化、数字化档案，将传统档案馆变革为数字档案馆。为此，档案管理模式必须向网络化、计算机化方向发展，通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储及其他存储模式等先进手段，对数字档案进行集中统一管理。

（三）档案信息建设中应注意的问题

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港口企业档案的信息化建设具有重要意义，进入信息时代，高科技需要推广到各个领域以改变以往的低效率的局面，港口企业作为特殊的经济组织，建立信息化的档案符合其发展，也是档案与时俱进的体现，也是加快城市发展速度的一种方式，所以要想进行港口企业的档案的信息化建设，需要进行信息化建设的规划，然后将其进行协调推进，将信息化和管理相结合，让信息化真正发挥其高效的作用，注重信息化建设中人才的培养，只有足够的人才，才能将信息化搞彻底。

一、港口企业的档案信息化建设的重要性

1.符合企业发展要求

港口企业在国家政策指导下进入了新的机遇期，许多港口都抓住机遇进行发展，这使得港口的建设与布局较大的调整，港口企业也参与到转型和升级的行列中，需要具竞争力的提升。但在实际中有部分企业的档案管理工作只限于对资料的收集、整理、保存等，没有很好的进行档案的信息化的规划，随着贸易往来合作的加深，港口的货物流通量增大，使得港口的档案信息量面临猛增的局面，传统的模式不能顺应新的发展要求，所以对港口档案进行信息化建设已是发展的基本需要，港口企业的档案是对企业工作的最直接的记录，只有信息化程度达到一定要求才能使港口企业在复杂的市场环境中提高管理效率，做出最合理的决策，才能让企业的文化得以传承与发展，所以企业的档案管理符合企业的发展之需。

2.符合档案事业发展

将港口企业进行信息化是企业在信息化时代建设的重要内容，档案信息化建设是在档案信息资源的基础上展开，其主要目标是扩大档案信息的开发利用力度，更加方便快捷的进行档案信息的查阅利用的服务，以往的档案管理是多手续的，效率普遍较低，不能赶上企业的发展步伐，不能适应当前的发展，所以解决档案的信息化是港口企业档案事业发展的必然要求[1]。

3.是城市发展的要求

如今的世界是一个开放的共同体，经济全球化的不断深入，让现代港口向着更好的方向发展和过渡，港口的发展和城市的建设已经合为一体，科学技术在信息领域的应用让时代进入高度信息化，信息化水准也是衡量一个地区或国家的现代化水平，所以将档案信息进行信息化建设是城市发展的客观要求。

二、港口企业的档案信息化建设的方法

1.规划档案的信息化建设

档案的信息化建设具有长期性和全局性的特点，是一种系统化的工程，所以合理的规划是档案信息化建设的重要前提，进行；数字化应用于港口企业的档案建设是港口企业管控体系的重要部分，所以需要和信息化系统同时规划并进行推进，让其相辅相成。要将港口企业的档案信息化建设提升至企业的增强核心竞争力的层面，让其更加高效快捷，实现资源的共享功能，要统筹规划档案信息化建设的管理与实施步骤，将建设任务明确划分到各个部门，注重档案信息化建设中的实施细则及相应的章程。档案信息化管理是对企业自身建设的积淀与升华的途径之一，档案信息化建设对企业而言还有传播的功能，能转变以往的观念，进行有计划的高准则的信息化规划，构建档案的服务平台，促进工作的效率。

2.协调推进信息化

在档案的信息化建设中，现存档案信息的数字化和新增的档案的电子化之间的关系是重点协调内容。要两边同时抓，做到在处理存量档案的信息化的进程中规范新增档案的电子化管理，档案的信息化的接收平台和保管平台的设施的齐全性是保证其顺利进展的基础，要在数据技术整合的基础上将新增档案与已有的档案进行有机结合，档案的信息化就是要求在档案的建设中涉及的标准化将更加严格，所以需要更高层次的信息化准则。要将档案信息的接收、传递、储存与利用结合在一起，要将数据库等的建设作为重点，充分利用先进的计算机技术，将档案信息系统组织起来，档案信息的保密工作也要得到重视，防止企业的机密泄露，这就需要建立稳定的系统，硬件设施也要可靠[2]。

3.将信息化与管理结合

进行档案的管理，不是简单的将档案如同物体一样储藏起来，也不是简单地流水式的管理，而是要档案在企业发展中发挥提供决策参考等作用，档案的信息化是时代对其的要求，是港口企业面向现代化进行管理的必然，所以就要求相应的管理人员在其管理理念、服务范围上及功能上进行创新，让档案的信息的承载能力得到提高，让其作为一种重要的资源与财富发挥作用。将信息化与管理有机结合，提高档案的服务利用水平。

4.注重人才的培养

企业之间的竞争，归根结底是人才的竞争，所以提高人才的基本素养是提升企业竞争力的有效手段。在港口企业档案信息化建设的过程中提高管理人员的素质是促进档案的信息化进程的关键，港口企业要按照企业的实际状况制定符合本企业发展需求的人才队伍建设标准，要始终明确培养目的及方向，逐渐完善档案信息化人才队伍建设的制度和机制，做好档案人员的培训，要将计算机技术、网络技术、数字化技术、信息管理以及现代先进管理技术纳入到人才培养中，让港口企业的档案管理人员符合现代管理的需求，让其服务意识和发展意识得到增强，只有重视人才的培养才能让档案信息更具开发利用价值，才能让其发挥最大的经济效益。

三、结语

档案信息对于任何企业而言都比较重要，所以开辟其利用价值的方法之一就是档案的信息化建设。港口企业作为发展迅速的经济组织之一，在促进社会发展中具有重要作用。建立档案的信息化，是港口企业顺应发展之需，也是促进档案事业在新的时代背景下必须进行的一项措施，也是城市发展的需要，所以有必要进行档案信息的信息化建设。要规划好档案的信息化建设，同时要协调推进其发展，其次要将其与管理相结合，在档案的信息化建设中要注意人才的培养。

作者:孙雁 单位:烟台港集团有限公司西港区建设指挥管理部