企业档案信息化建设范文

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一、企业档案信息化的必要性

（一）企业文档一体化办公趋势加强的重要选择

我国信息技术和网络技术得到了进一步的普及，文档一体化已经成为档案管理未来主要的发展趋势，必须要将档案管理系统与各个系统进行有效的结合，并且实现高效管理，才能够真正的提高企业档案管理的效率，并且降低企业成本。

（二）增强企业市场竞争的重要途径

市场信息本身具有的时效性以及准确性对企业的收集、存储数据库提出了较高的要求，为了能够更清晰的认识到自身的优缺点，必须要不断的提高企业档案的信息化建设，才能够全面的分析出自身的优缺点，并且在最短的时间内得出最为科学、正确的结果，为企业的决策提供强有力的依据。

二、企业档案管理信息化建设存在的问题

（一）缺乏必要的重视

为了能够更好的发展企业，大部分企业管理人员将大部分精力放到拓展企业建设中，一味的追求经济效益，而忽视了对企业档案信息资源的管理工作，甚至一部分企业管理人员没有意识到企业档案资料管理的重要性，在大部分时间内一直都在沿用传统的资料管理方法，进而导致企业档案管理工作十分的落后，远远没有紧跟时展的步伐。

（二）缺乏规范的策划与指导

企业在进行档案信息化建设的时候，由于缺乏综合素质较高的信息技术人才，进而导致信息化建设的时候，管理人员并不能起到很好的引导作用，导致建设工作比较缓慢，并且收效十分有限。另外，档案管理在进行信息化建设的时候，缺少规范的策划和指导，浪费了大量的人力、物力，甚至还会影响到企业的发展。

（三）企业缺少必要的技术投入

企业档案在进行信息化建设的时候，对于技术的依赖性比较高，甚至一部分档案资料经过时间的腐蚀，导致一部分字符并不能清晰的辨认，需要相应的仪器设备来完成相应的输出工作，进而导致企业往往需要购进大量的先进设备，对企业具有必要的资金需求。档案信息化建设工作并没有真正的引起企业的重视，导致企业并不愿意进行技术建设的投入，从一定程度上阻碍了档案管理信息化建设的进程。

（四）档案信息化建设发展不平衡

一部分企业能够开展档案信息化建设工作，但是，一部分中小型企业并没有进行档案信息化建设工作。即便是已经进行档案信息化建设的企业，其发展也存在着不平衡，比如规模比较大、效益比较好的企业，其档案信息化建设投入比较大，并且取得了比较好的效益。一些规模比较小、效益比较差的企业，档案信息化建设工作比较落后，甚至流行于形式，并没有得到真正的落实。一般情况下，大型企业信息化建设往往要超出中小型企业，东部发达地区企业超出中西部企业。

（五）档案管理标准与规范不统一

大部分大中型企业档案管理的标准存在着一定的差异性，企业系统档案管理标准并没有得到真正的统一，档案数据以及录用信息不对称，往往会导致大量的档案信息丢失。企业档案信息化建设的时候，不仅会对原有的数据进行更改和迁移，还必须要保障其安全，所以，短时间内实现档案管理标准与规范的统一已经成为迫在眉睫的内在需求。

三、企业档案信息化建设的有效途径

（一）制定档案信息化建设的制度与方案

档案信息化建设的方案必须要符合相关规定和标准的要求，并且要从企业发展的宏观角度以及微观角度加以确认，最终将其发展为战略高度，实现企业档案信息化建设工作的顺利开展。

（二）培养积极服务企业和社会的思想

为了能够充分的发挥出企业档案的作用和价值，必须要树立科学、良好的服务意识，并且要将档案信息开放，实现资源的共享，档案管理工作不能仅仅局限于查询以及利用等方式，必须要不断的深入探索，挖掘出信息档案的更多价值。企业档案部门必须要不断的更新自身的理念，充分的意识到档案信息化建设的重要性，将其上升到战略角度，进一步增强档案信息化建设的投入，不断的促进我国档案信息化建设工作，才能够更好的为企业、为社会服务。

（三）加强信息化人才培养

企业档案管理人员必须要不断的提高自身的综合素质和专业技术水平，加强管理科学、信息技术以及计算机技术等知识，才能够适应档案信息化建设的需求。企业档案管理人员必须要积极探索企业档案信息服务方式，主动开发企业档案内有用的信息，才能够充分的发挥出企业资料档案的作用和价值。企业档案部门必须要积极的引用信息技术以及计算机技术等方面的优秀人才，从资金和技术等方面给予支持，尽快建立管理型人才，并且逐渐的培养复合型人才，来满足档案信息化建设的需求。

（四）提升企业管理

企业档案信息化建设能够有效的实现各个业务部门之间的衔接，形成的文件能够直接通过文件管理系统归入到档案系统，档案管理人员对整编库进行有效的审核，将合格的文件直接归入档案数据库，没有合格的文件就退还给相关部门。进而能够实现档案管理系统与业务管理系统之间的有效衔接，实现了文件随办随归，及时的保障档案归档工作的准确性和完整性。

（五）构建档案信息化建设管理的规范体系

为了能够保障企业档案信息化建设工作的顺利开展，必须要建立相应的规范体系，所以，企业必须要采取必要的措施，制定规范的标准体系，随着网络技术的快速发展，网络不仅能够为人们提供必要的服务，还会带来诸多负面影响，如果不能规范信息资源建设的标准，就会导致档案信息化建设比较混乱。所以，企业必须要建立完整而规范的档案管理信息化建设标准，为企业档案信息化建设提供稳定的环境，并且保障其标准型和有序性。另外，为了能够保障档案信息化建设的安全，必须要设置相应的权限，从根本上保障企业信息资源具有一定的限制性，方便企业的管理。

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企业档案管理的信息化属于比较复杂的工作类型，并且档案管理工作质量会直接影响企业的发展，所以必须要不断地完善企业内部档案管理建设，提升档案管理质量及管理的科学性。虽然各大企业都在努力完善档案管理，但是依然存在较多的问题影响信息化建设在企业中的应用效率。档案的信息化建设不平衡，是比较常见的问题。许多企业都为了顺应时展的脚步，引入信息化档案管理技术，但是差异较大。一些大型企业可以通过档案管理信息化建设的方式来实现档案管理高效建设，提升企业综合管理能力，为企业盈利。但是这一情况却不适合经济效益比较差的企业，财政入不敷出，效益不好，是影响企业档案管理信息化建设的主要因素之一。

一些企业基础条件比较差，不论是在技术方面还是资金方面都达不到社会同行业企业的平均水平，外加企业内部高技术档案管理人才缺失，导致这部分企业没有专业化的设备及工作人员对档案管理信息化进行支撑，影响企业档案管理信息化建设力度，影响企业档案信息化管理的同时，也会影响企业的正常发展。因为缺少统筹规划，导致许多企业都在盲目建设信息化档案管理设施。从我国整体发展情况来看，在企业的档案信息化建设方面缺乏统一性的规划以及组织协调措施。因为企业的档案管理信息化建设章程及相关标准缺乏统一性规定，使企业的档案管理信息化运行效率低，影响企业正常运行。企业档案管理信息化建设不是孤立建设体，是需要与企业其余管理方向相互结合的，其中文书处理以及生产活动管理等，都是比较常见的管理模式。因为企业档案管理信息化建设在机制上存在较大的问题，影响了企业档案管理信息化建设与其余管理环节的正常沟通。

二、完善企业档案管理信息化的措施

（一）制定标准规范。想要提升企业档案管理信息化建设质量，首先要保证其基础建设（标准规范与章程）落到实处，并且这也是企业档案管理信息化建设的必要制度保证，只有在明确的标准规范监督下，才能全面提升企业档案管理信息化建设质量。企业可以构建档案管理综合性信息管理机构，提升工作人员的责任意识，不断强化企业档案管理信息化建设机构管理职能的重要性，提升员工工作积极性，进而保证档案管理质量。不断完善企业档案管理信息化建设相关制度及管理体系，在基层管理体系的基础之上来强化体系的综合执行能力，让企业档案管理工作有法可依，在遇到各种问题时有相应的规章制度管理，提升企业档案管理信息化建设的科学性。

（二）建设原则。企业档案管理信息化建设必须要遵循相关规定，才能保证建设速度及质量。首先应当遵循实用性原则，因为企业开展档案管理信息化建设的目的就是要让企业档案管理信息共享，进而提升企业管理质量与经济利益，促使企业走向科学化发展。其次要秉承有效化与逐步推进原则，因为企业的档案管理信息化建设不是可以在段时间内完成的工作，需要企业投入大量的资金与人力，所以企业必须要抓住机会，实现企业管理和档案管理工作的同步运行。最后要秉承全面发展与经济效益原则。企业的经营目标就是盈利，所以档案信息化管理的最终目的也必然是为企业赢取更大的利润，如果进行档案管理信息化建设，则企业必须要将档案管理工作和长期效益目标相互结合，保证企业的长远发展。因为企业档案管理信息化建设工作并不是独立运行的，所以其余部门必须全力配合该系统的建设，和企业其余建设项目、建设目标相互协调，保证信息与需求同步运转及相互协调发展，为企业未来更好更快的发展保驾护航。

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近几年来，中国企业连续不断地跨越了工业化、市场化，然后进入了信息化阶段，而档案信息化工作又是企业信息化建设的极其重要组成部分，且信息时代档案事业的一个重要分支就是企业档案信息化建设。数字化时代下的企业档案信息具有三个特点：普遍性、集成性和动态性。为适应我国信息化社会的发展形势，企业对企业档案信息的管理工作越来越重视，信息技术为档案信息化带来了很多机遇，同时相随而来的也有一大堆问题。

一、档案的信息化进程中所产生问题的探究

1、标准化问题

数字化和信息化的档案的前提是标准化的规则。数字化后的档案信息在该行业中通行无阻则需要建立起来行业统一认证共同认可的规则。因此，需要在业务、技术和管理三个方面进行改进。

（1）业务流程规范化。业务流程规范化不仅可以大大地提高档案信息系统的工作效率，而且对行业内处理事务的能力的提高也有极大的帮助。计算机作业，任务是多通道和多对象，这样极大地提高了信息管理工作的效率，并且对于部门和多余人员进行精简和整合。

（2）技术性的规范化。对于技术性的规范化要求，需要在档案信息化过程中软件和硬件两面方面着手。软件方面，包括系统和平台的建设指标和相关的操作规范，软件所需要达到的功能和软件开发进展的规划等信息。另外，档案信息化过程中数据的精度、存储格式及所建的档案网站平台的技术参数等等都需要进行详细的规定。

（3）企业信息化管理应遵循“先搭台子后唱戏”的法则。传统档案管理由于历史局限存在许多问题，如传统档案收集整理需要大量的专业人才且还要大量的时间。另外，传统档案的保存不仅占据较大的空间，并且存量增长的需求得不到保证。还有一点，传统档案的安全性保障很低，那些纸质记录时间久了会遭受虫咬鼠啃、火情、雨情、盗情等一系列事情。因此，档案资料进行信息化管理势在必行。

2、档案职能分类面对的处境分析

（1）类目层次过多，分类过细且职能分类给文件准确定位带来困难。比如，某类文件数量很少，但也需要设一个数据库，而这样计算机的批量检索效率就会大大降低。另外，由于现代企业职能分工越来越细化，因此有时候无法涵盖一些新的职能活动。

（2）档案职能分类法容易造成企业档案与文件归属管理事实上的冲突，因此职能分类法有碍文档的一体化管理。文件分类其实是按照文件传阅、办理对象来分的。对此，有两种分类方法，一种是完全的组织机构分类法，另一种是组织机构与职能联合分类法。在面临分类困境时，要进行仔细考量，对这两种方法择优而行。

3、档案工作职能定位不准确

（1）档案人员，尤其在企业，不少档案工作人员是兼职的，很多时候由于不了解文件的使用价值属性，因此无法准确判定文件保管期限，所以，档案人员划分单位文件的保管期限和密级，不科学，不合理。

（2）鉴定工作在极大的程度上还是盲区，鉴定工作客观性和技术内涵有所欠缺。在分类过程中，对文件没有开展价值的鉴定与分析，档案人员无法从专业技术角度对文件进行全面、真实性的鉴定。

（3）档案管理要求与专业领域规定脱节。例如财务报表的保存，一般月、季度报表，除财务分析报告外，财务部门的规定是三年，但是许多档案管理却要求一律规定为永久保存。

二、企业档案信息化建设中存在的问题分析。

1、企业领导重视程度不够，经费不到位

档案信息化需要消耗大笔资金的硬件和软件的支持，例如：信息化管、理技术的提升、档案数据库、管理系统及安全的防护等等，这些都离不开一定的经费的支撑。还有，档案的信息化和数字化也需要一大批多媒体设施的配合。企业领导往往对此不加以重视，在档案建设信息化建设中，减少经费或将一些经费投资在其他部门，而硬件设备以及软件投入滞后则阻碍了企业档案信息化建设。

2、企业档案信息化建设处于弱势

电子计算机和网络技术的广泛应用，产生了越来越多的电子文件。电子文件的产生不仅意味着一种新型载体档案的诞生，而且也标志着人类记录信息、承载信息、传达信息、留存信息和开发信息的方式发生了深刻的革命。这场革命是纸张发明和近现代档案学理论的产生，它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论及思维观念。目前，不少企业对档案人员配备不全，很多是兼职管理，这些企业档案管理人员虽然在档案信息化建设中做了大量工作，但可以说与信息时代计算机发展的惊人速度相比，仍处于弱势。

3、信息安全有待提高

随着信息化的快速发展，档案信息的安全也面临着巨大的挑战。在开放性的网络环境下，家喻户晓的病毒入侵、黑客入侵，造成了档案信息的泄密以及相关资料信息损毁等后果。设备本身就要避免那些存在的安全漏洞，然后更加注意的是网络环境和操作过程中的安全防范措施，这就要求一定的技术。

4、企业档案信息化建设发展不平衡，相应的标准规范欠缺

对于一些中小企业的档案信息化建设，在各种因素的影响下，档案部门的生存和发展面临着一系列威胁，档案工作倍受冷落，比如企业的档案部门受到企业的减员增效所波及。另外，我国的档案信息的建设相应的标准规范欠缺。就我国现在情况，不遵守相应制度的行为已经对档案信息的数字化进程产生了不小的障碍。因此，制定相应标准、规范、法规，馆藏档案数字化和电子文件接收，都应该坚持所制定的规范性原则。企业各个部门之间应加强交流协作的精神以及信息资源的共享手段。各个部门之间实现无成本的即时的信息交流，会大大加快企业档案数字化的进程，提高管理软件的通用性。

三、关于企业档案信息化建设的建议。

1、企业要在信息化建设上加大投入，档案信息化的软硬件基础设施建设是前提，尤其是对于对于开放型企业来说，它们生存发展的基础就是档案信息化建设。企业发展需要档案支持，而企业规模和效益决定了其信息化水平。

2、档案数据库和档案管理系统是实现档案信息化的软件保证，企业档案主管部门要加强对企业档案信息化建设的指导和协调。并且，企业应不定期地对档案人员进行培训，提升各种知识结构，掌握信息和网络运用技能。

3、企业要把档案信息化工作列入重要工作日程，强化档案管理，实现档案管理系统的信息化和档案业务管理自动化。档案信息化管理系统的目标是升级强化档案管理。

4、改革档案管理体制，充分发挥企业主体档案的优势。企业档案主管部门应该掌握主营业务知识人员的专家团队。专家往来灵活机动，处理问题目的性强，效率高，十分有利于企业档案信息化建设。

参考文献

[1]范桂红.知识管理视阈下的企业档案信息管理研究[D].黑龙江大学2011

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随着电子计算机和网络技术的发展，档案管理信息化程度逐步加深，截止目前，勘探设计企业档案信息化系统的建设已经相当完善，普及率较高，但是到目前为止，很少有档案管理网站的建设，档案管理网站系统可更好的实现档案资源的服务工作。截止目前，我国已颁布了40多项与档案信息化有关的标准，但是这些标准过于陈旧，且标准间内容不一，加之宣传力度不够，很难实现档案信息化标准的建设执行。

（2）档案信息化建设的缺少资金投入。

档案信息化建设是一项巨大资金投入的建设，目前，多数企业对档案的管理不重视，导致资金投入不到位，难以有效的实现档案管理的信息化。我院已将档案管理纳入日常工作管理中，档案管理工作得到领导的高度重视，但受到科技资金数额的限制，仍难以实现网络信息化的建设进程。

（3）档案信息化建设人才缺乏。

从信息产业部的统计数据可知，我国产业信息化的发展与人才的需求是极不平衡的。尤其是档案管理方面，企业忽视档案的重要性或仅仅重视档案专业知识的需求，而忽略信息化人才的需求与培养，导致在档案信息化的管理与维护中出现一系列的问题。针对勘探设计企业来讲，人才缺乏主要表现在以下两个方面：第一，当前档案管理人员的信息化素质过低，虽然可进行基本技能操作，但缺乏专业的技能培训与教育；第二，缺乏具有信息化专业只是的档案管理人员，在软件系统的开发、使用与维护过程中，受专业信息知识的限制，一旦系统出现问题，只能寻求技术人员的帮助，不仅浪费时间，同时也制约了档案信息化建设的速度与质量。

（4）档案信息资源整合不完善。

目前，勘探设计企业档案资源的质量与数量都得到很大提高，多样化、多途径成为当前档案信息资源开发利用的主要特点，档案资源需求也呈现出全面化与丰富化。但是，多数勘探设计企业内部部门间沟通不足，缺乏沟通与协调，无档案信息化合作意识。由于各部门间软件环境不同，导致一次输入的资源难以多次利用，或难以进行转换，这样，必然会出现多次重复性劳动，严重影响了信息资源作用的发挥。档案信息资源整合不完善已成为制约档案管理信息化发展的关键点。

2 勘探设计企业档案信息化建设与档案管理的措施分析

（一）完善档案信息化工作体系

只有构建了相应的工作体系，才可以更加顺利地建设档案信息化。具体来讲，要明确管理体制，完善运行机制，贯彻执行电子文件管理等相关规定，同时，构建电子文件管理机制，以便全程管理电子文件。要结合档案法，赋予档案局相应管理职能，在信息化建设中，档案部门积极协调，对工作体系进行统一建设。另外，在电子政务建设中，也需要适当提升档案信息化工作的比重，以便同步进行档案信息化建设。要对法规制度等进行完善，规范工作行为，编制档案信息化建设专项规划和工作任务分解表等，明确目标任务、完成时限以及责任单位等；在此基础上，完善现有法律法规，强化监督检查和执法。

（二）推进档案数字化和资源共享

资源建设是档案信息化建设的核心内容，要结合这个中心开展其他工作，要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先，逐步推进档案数字化建设，按照相应原则，科学编制工作计划，强化监督检查工作，以便顺利开展档案数字化工作；同时，在用户使用需求得到满足的基础上，还要构建档案数字化目录，投入相应人力、物力和财力资源，各部门协同工作。此外，实行纸质和电子文件双归档制度，并关联并存规定范围内的文本和图形文件，实现档案全文检索。其次，要逐步推进档案信息资源共享，结合相关标准，统一构建档案信息管理系统，有机融合本系统和办公系统，在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。

（三）创新档案信息服务手段

档案信息化建设主要目的是提高档案的利用效率，需要采取一系列的措施，不断创新档案信息服务手段；可以提高档案信息远程查阅利用服务能力，结合我国相关规定，科学设定档案公开级别，并构建档案信息资源网上公开评估体系，主管部门以固定形式向指定网站上需要公开的信息，各级档案部门借助链接方式整合相关资源，逐步完善档案信息资源网，实现档案信息网上查询。对于部分无法公开于网络上的档案，可以应用政府信息申请公开程序，对使用者身份信息确认之后，提供远程查阅服务，借助于网络检索，相关人员可以更加便捷地查阅档案。安全建设也需要引起重视，要及时升级各种杀毒软件，应用先进的身份认证和网络监控技术，同时强化访问控制，对标准进行构建，明确规定备份机房和技术条件，保证档案信息安全。

3 推进企业档案信息化建设中的几点建议

（一）明确企业档案信息化建设的目标

档案信息化建设的目标在于提高档案信息为企业各项建设服务的能力。建设以数字信息化、网络化和信息共享为主要内容的数字档案馆，加快基础信息数据库建设，引进先进的档案管理模式，并结合企业的发展，企业档案管理的需要，不断充实、不断完善；构建文书档案管理信息系统、科技档案管理信息系统和科技资料管理信息系统；建立企业档案信息共享的安全保密机制；引进和开发必要的数据库，以满足企业市政设计人员的研发工作需要。

（二）企业档案信息化建设的任务和实现途径

企业档案管理多是采用手工作坊式的操作。各种归档材料从形成、归档、整理、保管到利用都是手工来完成。企业档案信息化建设就是要改变这一状况，使海量纸质档案变革为胶片化、数字化档案，将传统档案馆变革为数字档案馆。为此，档案管理模式必须向网络化、计算机化方向发展，通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储及其他存储模式等先进手段，对数字档案进行集中统一管理。

（三）档案信息建设中应注意的问题

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港口企业档案的信息化建设具有重要意义，进入信息时代，高科技需要推广到各个领域以改变以往的低效率的局面，港口企业作为特殊的经济组织，建立信息化的档案符合其发展，也是档案与时俱进的体现，也是加快城市发展速度的一种方式，所以要想进行港口企业的档案的信息化建设，需要进行信息化建设的规划，然后将其进行协调推进，将信息化和管理相结合，让信息化真正发挥其高效的作用，注重信息化建设中人才的培养，只有足够的人才，才能将信息化搞彻底。

一、港口企业的档案信息化建设的重要性

1.符合企业发展要求

港口企业在国家政策指导下进入了新的机遇期，许多港口都抓住机遇进行发展，这使得港口的建设与布局较大的调整，港口企业也参与到转型和升级的行列中，需要具竞争力的提升。但在实际中有部分企业的档案管理工作只限于对资料的收集、整理、保存等，没有很好的进行档案的信息化的规划，随着贸易往来合作的加深，港口的货物流通量增大，使得港口的档案信息量面临猛增的局面，传统的模式不能顺应新的发展要求，所以对港口档案进行信息化建设已是发展的基本需要，港口企业的档案是对企业工作的最直接的记录，只有信息化程度达到一定要求才能使港口企业在复杂的市场环境中提高管理效率，做出最合理的决策，才能让企业的文化得以传承与发展，所以企业的档案管理符合企业的发展之需。

2.符合档案事业发展

将港口企业进行信息化是企业在信息化时代建设的重要内容，档案信息化建设是在档案信息资源的基础上展开，其主要目标是扩大档案信息的开发利用力度，更加方便快捷的进行档案信息的查阅利用的服务，以往的档案管理是多手续的，效率普遍较低，不能赶上企业的发展步伐，不能适应当前的发展，所以解决档案的信息化是港口企业档案事业发展的必然要求[1]。

3.是城市发展的要求

如今的世界是一个开放的共同体，经济全球化的不断深入，让现代港口向着更好的方向发展和过渡，港口的发展和城市的建设已经合为一体，科学技术在信息领域的应用让时代进入高度信息化，信息化水准也是衡量一个地区或国家的现代化水平，所以将档案信息进行信息化建设是城市发展的客观要求。

二、港口企业的档案信息化建设的方法

1.规划档案的信息化建设

档案的信息化建设具有长期性和全局性的特点，是一种系统化的工程，所以合理的规划是档案信息化建设的重要前提，进行；数字化应用于港口企业的档案建设是港口企业管控体系的重要部分，所以需要和信息化系统同时规划并进行推进，让其相辅相成。要将港口企业的档案信息化建设提升至企业的增强核心竞争力的层面，让其更加高效快捷，实现资源的共享功能，要统筹规划档案信息化建设的管理与实施步骤，将建设任务明确划分到各个部门，注重档案信息化建设中的实施细则及相应的章程。档案信息化管理是对企业自身建设的积淀与升华的途径之一，档案信息化建设对企业而言还有传播的功能，能转变以往的观念，进行有计划的高准则的信息化规划，构建档案的服务平台，促进工作的效率。

2.协调推进信息化

在档案的信息化建设中，现存档案信息的数字化和新增的档案的电子化之间的关系是重点协调内容。要两边同时抓，做到在处理存量档案的信息化的进程中规范新增档案的电子化管理，档案的信息化的接收平台和保管平台的设施的齐全性是保证其顺利进展的基础，要在数据技术整合的基础上将新增档案与已有的档案进行有机结合，档案的信息化就是要求在档案的建设中涉及的标准化将更加严格，所以需要更高层次的信息化准则。要将档案信息的接收、传递、储存与利用结合在一起，要将数据库等的建设作为重点，充分利用先进的计算机技术，将档案信息系统组织起来，档案信息的保密工作也要得到重视，防止企业的机密泄露，这就需要建立稳定的系统，硬件设施也要可靠[2]。

3.将信息化与管理结合

进行档案的管理，不是简单的将档案如同物体一样储藏起来，也不是简单地流水式的管理，而是要档案在企业发展中发挥提供决策参考等作用，档案的信息化是时代对其的要求，是港口企业面向现代化进行管理的必然，所以就要求相应的管理人员在其管理理念、服务范围上及功能上进行创新，让档案的信息的承载能力得到提高，让其作为一种重要的资源与财富发挥作用。将信息化与管理有机结合，提高档案的服务利用水平。

4.注重人才的培养

企业之间的竞争，归根结底是人才的竞争，所以提高人才的基本素养是提升企业竞争力的有效手段。在港口企业档案信息化建设的过程中提高管理人员的素质是促进档案的信息化进程的关键，港口企业要按照企业的实际状况制定符合本企业发展需求的人才队伍建设标准，要始终明确培养目的及方向，逐渐完善档案信息化人才队伍建设的制度和机制，做好档案人员的培训，要将计算机技术、网络技术、数字化技术、信息管理以及现代先进管理技术纳入到人才培养中，让港口企业的档案管理人员符合现代管理的需求，让其服务意识和发展意识得到增强，只有重视人才的培养才能让档案信息更具开发利用价值，才能让其发挥最大的经济效益。

三、结语

档案信息对于任何企业而言都比较重要，所以开辟其利用价值的方法之一就是档案的信息化建设。港口企业作为发展迅速的经济组织之一，在促进社会发展中具有重要作用。建立档案的信息化，是港口企业顺应发展之需，也是促进档案事业在新的时代背景下必须进行的一项措施，也是城市发展的需要，所以有必要进行档案信息的信息化建设。要规划好档案的信息化建设，同时要协调推进其发展，其次要将其与管理相结合，在档案的信息化建设中要注意人才的培养。

作者:孙雁 单位:烟台港集团有限公司西港区建设指挥管理部

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二、企业档案信息化建设的作用

1.企业档案是企业重要信息资源，档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分，也是企业档案管理创新的重要方面。企业应采取有效措施，加大投入，确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动企业档案管理现代化。

2.企业档案信息化建设是企业信息化工程的一部分,关系到企业的发展。面对庞大繁杂的企业档案信息,要想提高管理水平和服务质量,必须加快信息化建设,减轻档案人员重复进行的体力劳动，提高工作效率。将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来,促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变,充分发挥企业档案信息资源的价值,实现档案信息资源共享。

3.企业档案是企业基础管理工作的一个重要组成部分,不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据,更是一种十分重要的信息资源，是关系企业经济和发展的重要战略资源。完整的档案是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。利用档案已成为企业生产、经营中必不可少的一项有效手段。

三、当前企业档案信息化建设中存在的问题

1.企业档案信息化建设发展不平衡。有些企业开展了档案信息化建设,有些则没有,特别是一些中小企业。同时,企业的减员增效也波及到企业的档案部门,相当数量的企业档案部门的生存和发展受到了威胁。企业档案部门的生存受到威胁,信息化建设也就无从谈起,即使已开展信息化建设的企业在发展中也很不平衡。

2.企业档案信息化的基础条件薄弱,技术、资金不足,人才缺乏。当前,企业档案信息化建设的总体状况是认识不足,重视不够,基础条件薄弱,信息化程度低。许多企业面临转型,认为档案信息化作用不大,不愿增加额外投资。总体上看,缺乏应有的设备和技术支撑,对企业档案信息资源开发的深度不够,数字化信息资源少,企业档案网站建设质量良莠不齐,信息化管理人才缺乏,对档案信息资源数字化和网络化可行性研究开展不够3.企业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接。文档一体化管理是企业档案信息网络化管理的发展方向,使生产活动、文书处理与档案管理工作有效衔接,提高信息处理的能力,实现档案信息的无缝交接和有效管理。由于我国企业档案信息化程度低和管理机制上的障碍,档案工作很难在系统上实现与各生产环节、管理环节之间联络,未能实现档案信息管理与其他信息管理的有效衔接,进行文档一体化管理。

四、加强企业档案信息化建设的对策

1.加快企业档案信息化标准规范的制定。标准规范是档案信息化建设的基础,是不可或缺的必要条件，是档案信息化建设的法律保障。目前，有些标准还不明确,有的还没有标准，档案行政管理部门要加快档案信息化标准规范的制定，尽快建立、健全档案信息化工作制度和标准规范体系。

2.重视企业档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统(如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等)相衔接,确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计,应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。建立符合信息化要求的档案管理系统是企业档案信息化建设的关键。

3.领导重视和支持是加快企业档案信息化建设步伐的关键因素。各级档案行政管理部门应加强对企业档案信息化建设的引导;中央企业档案部门应加强对所属及控股企业档案信息化建设的规划和指导，保证企业档案信息化建设顺利进行。对档案部门来说，信息化建设是一项全新的工作，是一项较为复杂的系统工程，既是发展机遇又是挑战。

4.加强企业档案信息化管理人才队伍建设。加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训，提高档案人员运用信息技术的技能，引导档案人员适应信息化要求。要认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求，积极推进企业档案信息化建设。加强信息化人才培养。档案信息化是一项技术性很强的工作,科技人才是档案信息化建设的关键。

5.档案信息化基础设施是企业档案信息化建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验,与办公自动化、政府网、互联网等系统相连，建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统,构筑企业信息网络报送及应用平台,推进电子文件的归档、接收、保管与利用,做好电子文件的积累、归档和管理工作。

[摘要]当今信息社会，必须以加强企业信息化建设，建立完善的信息系统和快捷的信息交流来作为促进企业经济发展、科技进步、事业发达的战略举措。作为企业基础管理工作的档案事业，也应该紧跟时展的步伐，与时俱进，加强和完善企业的档案管理工作，建立健全信息化的档案管理理念，利用好档案这种企业经济和发展的重要战略资源。

[关键词]网络环境企业档案信息化建设

参考文献:

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1.1抓住重点、阶段性推进。当前我国供水企业档案信息化建设水平普遍不高，在现阶段供水企业档案信息化建设的重点主要以信息整理、数据库建设、网络建设、信息资源开发利用及档案信息化人才培养为主，档案的信息化建设工作还需要分阶段的进行推进，抓住当前工作的重点。

1.2以基础工作带动数据库建设。在供水企业档案信息化建设过程中，数据库建设作为当前工作的重点，需要在做好基础性工作的前提下，进一步对数据库进行完善，加快推动数据库建设的步伐。

2供水档案信息化建设存在的问题

2.1缺乏对档案信息化建设的重视。供水企业在经营过程中更重视于工程建设和水资源的管理等方面的信息化建设，对档案管理信息化建设普遍重视度不够，由于资金投入较少，从而导致档案信息化建设进程较慢，严重影响了供水企业档案信息化建设的顺利实施。

2.2规划缺乏统一性。在供水企业档案信息化建设过程中，一些专业应用软件的开发缺乏统一性，而且没有与档案管理系统同步，在信息化建设工作中自自为政，缺乏统筹安排和协调，没有明确的长远规划和近期目标，数据的格式和标准缺乏统一性。

2.3数据库建设不完善。当前供水企业档案信息化建设还处于初步阶段，文件开始向信息化进行过渡。数据库系统作为档案信息化建设的核心所在，当前在建设过程中还存在许多不完善的地方，需要加大开发和建设的力度。

2.4档案管理人员现代化技能缺失。当前供水企业信息化建设过程中，并没有开展系统的计算机应用培训，这就使部分档案管理人员对于利用计算机进行档案管理还没有完全掌握，对于电子档案归档、室藏数字化及网络咨询服务等操作技能还不十分熟练，制约了档案信息化的发展。

3加强供水企业档案信息化建设的具体措施

3.1加强领导，增加投入。成立由分管领导挂帅、各部门负责人参加的领导小组，研究总体发展方案，确定阶段性工作目标，协调解决在建设过程中遇到的问题；明确工作机构和工作人员，落实具体工作任务并跟踪监督检查；把档案信息化管理纳入系统内的年度工作计划和所属各部门管理目标责任制。供水档案信息化建设是一项综合性、前沿性的系统工程，需要配备一定规5模的硬件设施，资金需求较大，因此，每年的资金投入都要与信息化建设任务相匹配，以保证档案工作的有序开展和正常运行。

3.2注重管理，打牢基础。一要制定与供水信息化建设相协调的档案信息化建设发展战略和工作计划，为保证供水档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。二要增强综合档案室的业务监督和指导职责，建立和完善档案信息管理制度，明晰档案信息管理流程，实现档案收集、管理的标准化、规范化。三要加强档案管理软件的应用，在供水系统内推广应用相对统一、符合规范的档案管理软件，推进供水档案综合目录数据库的建设，实现案卷级、文件级的电子检索。四要加大电子文件的归档管理。综合档案室作为归档文件的信息接收和管理的职能机构，要建立严格的信息管理制度，以保证本系统电子文件的真实、完整、可靠和安全；要严格执行电子文档和纸质文档同时归档的双套制管理办法，最终实现数字化档案室。五要积极推进档案信息化建设与办公自动化同步发展，充分利用和发挥网站的作用，有计划地上载开放的供水档案目录或公开开放的供水档案全文信息，向社会提供网上查询的利用服务，进一步发挥档案信息资源服务社会的作用。

3.3为水污染防控、生态环境建设提供支撑。供水档案涉及水量、水质等所有涉水数据，在近年的水污染防控等解决水环境问题中，供水档案发挥了不可替代的作用。例如在2005年11月的松花江水污染事件中，相关单位综合供水档案资料，并根据实际情况，应用不同思路和方法反复校核，及时提出污染带推移情况分析和预测预报，为松花江水污染防控工作指挥决策争取了主动。根据预测实施了停水措施。在保障河流健康，维护人水和谐方面，供水档案发挥着重要的作用。由此可见，利用这些供水档案资料的分析结果，更有效地维护了江河健康，保障了防洪安全、饮水安全和生态安全，促进了人水和谐。

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1.标准多样化制约企业档案信息化建设。现有的企业档案管理标准有国家标准、行业标准和企业标准，由于各企业执行的标准不统一，既有执行国家标准、又有执行行业标准，还有执行企业标准，这在一定程度上制约了企业档案信息化建设的发展。档案管理标准化是档案信息资源集成和共享的前提条件，档案信息化建设需要统一规范的管理方法和技术手段。

2.信息多元化影响企业档案信息化建设。传统的企业档案主要是以纸质档案为载体模式，随着计算机的飞速发展和普及，企业档案管理发生了深刻的变化，主要表现：一是档案的载体形式呈现多样性，一般分为纸质、磁盘（带）、光盘、胶片；二是档案格式多样性，从一维空间发展到三维空间，从文字、图像到声音、三维模型；三是企业档案的内涵不断丰富，不再是单纯的科技、会计、文书等传统的种类；四是软硬件不断地升级换代，成为影响档案信息化的一个主要因素。

二、企业档案信息化建设的发展趋势

1.档案管理理念的改变。企业档案管理理念将由“前端管理、全程控制、协同运营和电子文档”取代“末端收集、分段管理、独立展开和纸介文档”管理理念。

2.档案业务流程的再造。企业档案管理将对档案资源进行整合和深度挖掘，通过统一的管理平台，及时有效地提供档案信息为企业服务，实现企业档案的收集整理、科学保管、开发利用、信息服务全过程的网络化管理。

3.档案人员素质的提升。企业档案管理需要具有档案学、管理学和数据库管理的综合型人才，高素质、专业化的档案管理人员队伍，能够在加快档案信息化建设的进程中起到决定性作用。4.档案管理模式的转变。企业档案管理实现传统的手工管理模式向计算机技术、网络技术的电子办公模式转变以及档案管理人员从保管服务型向提供利用型转变。

三、企业档案信息化建设的探索与实践

1.长远规划法。企业档案工作与企业的生产经营密切相关，如何确保企业档案系统、完整、准确和安全，更好地为企业生产经营、技术开发和科学研究服务，是开展企业档案信息化建设的重中之重。因此，我们从档案工作实际出发，制订企业档案工作长远发展规划，并列入企业信息化发展规划，按照档案信息化长远发展规化，推进档案信息化建设的实施。

2.定性分析法。根据企业档案信息化发展规划，我们坚持以企业生产经营为中心，通过对各类档案分析对比，找出企业中利用率最高、利用最广泛，利用需要最迫切的档案类型，本着急用先上的原则，率先实施档案数字化建设，为全面推进企业档案信息化建设迈出坚实步伐。

3.实践验证法。一是实现档案多全宗管理，除对母公司各类档案实现全面管理外，实现对子公司和异地档案的管理；二是实现档案效率的提升，档案人员可直接利用相关数据进行档案编目，节省了档案整理时间，提高了档案利用效率；三是实现档案资源的优化，节省档案存储空间，有利于档案的异地备份；四是实现网络化的借阅审批，最大化地为档案使用者提供最优质、最方便的服务；五是实现档案远程查询利用，各个部门根据相应的权限，可在任何地方进行档案的查借阅。

4.循序推进法。为了推进档案信息化建设，我们公司按照循序推进的原则，分阶段实施档案信息化建设。2011年，建立档案信息化管理平台，设立公司档案网站，填补公司档案信息化建设空白；2012年，开展产品底图数字化，提升产品底图利用效率，实现档案资源由保管服务型向主动提供利用型号转变；2013年，开展数字化档案馆基础数据一期建设，引进数字档案馆模型理念，提出238档案数字化工作法；2014年，实施数字化图书馆建设，提高科技图书期刊利用效率，实现为公司生产经营和技术研发提供方便、快捷和优质的服务；2015年，档案信息化管理平台优化与完善，适应企业生产、经营和管理工作的实际需要。

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中图分类号：TP391 文章编号：1009-2374（2016）21-0154-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.21.075

1 信息化建设的基本内容

1.1 基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络，它是档案信息传输交换和资源共享的必要手段。

档案信息网络是一个资源性网络、广域性网络、开放性网络。它是在网络环境下的档案业务的重新设计，是档案技术与档案业务模式的有机结合。它应具有网上信息服务、网上文档管理、档案行政管理、网上档案宣传、网上档案教育等功能。档案网建设的基本任务

包括：

1.1.1 硬件环境建设。包括档案馆局域网建设、档案网站的建设等。局域网的建设应根据企业的实际情况选择合适的网络拓扑结构（星型结构、总线结构、环形结构、网状结构），对等网络与基于服务器。档案网站是在档案馆（室）相互联系的公共服务的网络上建立的站点，以主页方式提供相关信息和相关服务（WEB服务）构成公共服务网络的一个结点。它应是集宣传、中介、服务、对话交流五个窗口功能为一体的开放性对外平台。档案网站内容包括五个方面：（1）档案馆（室）职能信息，包括档案馆（室）及其管理机构的基本职能、部门设置、主要领导、岗位职责、联系途径等；（2）档案馆（室）资源信息、库藏全宗名册、系列案卷目录、特种馆藏目录、专题目录索引等介绍性信息和检索性信息；（3）档案利用、服务信息；（4）档案工作信息；（5）相关资源信息。

以我公司目前的情况，档案室网站建设也可以从五个方面来考虑：（1）档案室的职能信息。在这一板块可以介绍档案室的基本职能以及需要协助的相关部门的相应责任、主要负责人及其职责、联系方式、值班安排情况等，这样有利用明确分工，落实责任；（2）档案室的资源信息。可以设置馆藏系列案卷目录。如产品类案卷目录、设备仪器类案卷目录、基建案卷目录等。此外还可以设置专题目录索引，以方便专门项目方面资料的查询与利用，如岭澳二期项目；（3）档案利用、服务信息，可以设置用户问答界面，根据用户的需求，提供有针对性的服务，如资料的借阅。利用者可以在网上提出借阅申请，在通过计算机权限审核或身份认证后，就可以在网上直接查阅资料了；（4）档案工作信息。在这一板块，一部分可以介绍目前档案工作的概况、重点，必要的话还可以开辟评论区，以便交流经验，改进工作。一部分还可以介绍一些在档案工作方面的标准规范和制度（国家的、行业的、公司的）；（5）相关信息资源，可以公布最近公司以及集团公司的档案管理动态，还可以涉及最近国内外的先进管理理念、手段、软件等。

1.1.2 信息资源建设。能作为在档案信息网络上使用的资源是NIR，是电子化的档案信息。要及时、适时地对公司日常运行中形成的纸质文件、电子文件进行收集、整理、鉴定、管理、归档。工作人员要明确分工，确定责任。各部门形成的电子文件必须按时上报，由专人管理，按年度、部门、类别由专用微机存储。避免了电子文件的丢失，保证了年度电子文件的完整性。

1.2 应用系统建设

在这里主要指的是标准化的档案管理软件。所谓标准化的档案管理软件是指符合国家档案管理标准规范的，适用于政府机关，企事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的计算机应用软件系统，如OA、MIS、GIS和电子文件管理系统（ERKS）信息系统（IS）文件管理系统（DMS）档案计算机管理系统（ACAMS）等。它应具备以下四种功能：

1.2.1 实现有快速检索和查找功能的数据库系统。要对档案信息进行快速检索和查找就要建立合理灵活的数据库管理系统。企业档案信息化建设就相当于将纸质的资料在电脑中进行备份，这样就可以有序地将企业档案分门别类地归纳好。在建立起企业档案目录数据库之后，要检索和查找所需资料就可以直接输入关键词，以此来得到自己需要的档案资料。并且企业档案数据库管理系统还可以直接进行修改或者删除，因此也能加快企业档案的更新。

1.2.2 文件档案管理一体化。如果企业的档案管理与建设还是和之前传统的方式一样，那么相比于企业档案信息化建设就需要更多的人力。但是如果企业档案建设和管理可以实现一体化，那么工作流程将减少一些不必要的麻烦，比如文书部门的文件可以通过计算机的辅助实现归档，工作人员可以在网上接收整理，企业档案从电子文件形式到电子归档都只需要工作人员运用计算机进行操作。由此可见企业档案的管理就实现了前端控制，操作过程也更加简单。

1.2.3 档案的保存功能。企业档案信息化建设与管理有助于保存企业信息，并且更易于工作人员将文字信息转化成不同形式的资料，如Excel、不同形式的图片文件等。如果档案部门将档案信息储存到计算机中，企业的工作人员就可以通过服务器上的身份认证，在企业内部对档案信息进行查询，这样在一定程度上有利于工作人员提高工作效率。

1.2.4 企业档案信息的记录功能。为了避免企业档案的泄露所造成的麻烦，对档案进行信息化的建设和管理可以有效地对查阅和检索档案的时间、内容进行严格的记录。档案业务管理的自动化，可以对企业档案进行实时监控和管理，同时也有助于工作人员对档案进行进基本的情况统计，并且这种统计方式更加简单精准，使档案管理更加规范化、科学化。

1.3 标准规范建设

标准规范建设是档案信息化建设的一项重要的工作，要将公司内部的信息资源有序、协调组织，通过网络系统实现共享，关键在于标准建设。要遵循国家标准，《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》，结合其行业的管理标准和特点，加快制定切实可行的档案信息化相关规范、制度、标准，明确电子档案信息的归档标准，规范档案信息收集、整理、存储传送和程序，真正做到步步有章可循、件件标准规范，保证档案信息的真实性、完整性、安全性。

标准规范建设应该是公司档案信息化建设之初工作的一个重点。目前，标准规范体系还未建立，现有的国家相关标准、行业标准并不能全面指导档案工作的进行，公司的相关文件制度还不够完善，大大降低了档案工作的效率以及服务的质量。

1.4 人才队伍建设

企业中档案管理的工作好像在企业建设中并没有受到社会各界的广泛关注，尤其是在信息化建设没有正式实行之前。但是如今的社会科技发展迅速，要使信息化技术真正走进企业档案的建设和管理，就应该大力建设人才队伍。目前，一些企业对档案管理的工作人员都要求其具备运用计算机解决档案管理工作中的问题，但是我国大型企业和中小型企业之间对档案信息化建设和管理中还是存在较大的差距，这使得市场对企业档案管理人员有更加迫切的需要。人才队伍的建设应该从各个方面着手，比如加大培训力度、提高人员素质和业务水

平等。

2 信息化建设应注意的问题

随着社会科技的快速发展和企业市场的需求，我国企业信息化建设与管理已经逐渐走上正轨，但是与一些发达国家相比，我国的档案信息化建设还是稍显落后，并且在管理方面还是存在一些问题，我们可以从以下方面来分析：

2.1 政府企业领导对档案信息化建设和管理认识不到位

一些企业领导忽视档案信息化建设和管理的重要性是因为他们认为信息化的管理并不会为企业带来经济效益，这样的思想观念使得他们不会对档案信息化管理人才给予太多的关注，由此就会导致人才的供求不平衡。

2.2 企业档案信息化管理缺乏保密意识

如上文所说，企业档案信息化建设与管理使得工作人员对档案的查找更加便捷，但是由于计算机并不能保证档案信息的完全安全，因为计算机是联网设备，企业的档案信息很有可能会被窃取，所以企业一定要加强对档案管理的保密意识与计算机的安全保障系统。

2.3 企业档案信息化管理的工作人员缺少专业性

档案信息化管理的工作人员并不是只要会用基本的计算机操作将档案进行整理和归纳就可以了，而是需要通过专业的培训，使他们有能力发现档案管理中存在的问题并且能够提出相应的解决措施，这也正说明企业档案信息化建设与管理需要的是高素质、专业的复合型

人才。

2.4 档案信息化管理的设备不够完善

因为在我国的企业档案信息化建设与管理中还是存在很多的不足，其中计算机等设备作为信息化管理中最重要的组成部分，在现实中企业对这些设备的利用还不够完善。这些基础条件差，就会导致信息化管理在企业的建设与发展中不能发挥其最大的功能，这样虽然对企业档案实行了信息化管理，但是它对企业真正的效益就会大大降低。所以计算机等设备作为企业档案信息化管理的前期投资，必须得到企业的高度重视。

3 结语

随着公司的日益发展以及现代化管理的迫切需要，档案信息化管理显得越来越重要。基础设施建设、标准规范建设、应用系统建设、人才队伍建设应该在信息化系统建立之前就予以全面、客观的考虑，这样才能在系统运行中避免和减少失误，即使出现问题，也有相应的措施及时、有效地解决，全面提高档案工作效率以及服务质量，为公司日常工作的开展以及战略性发展做出应有的贡献。

参考文献

[1] 裴玉花.企业档案信息化建设[J].兰台世界，2006，（2）.

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林业档案主要为森林资源档案，即林权纠纷调处、退耕还林、集体林改、林区改造危旧房，林区基础设施建设，木材采伐、林业案件查处材料等工作中形成的文件材料。林业档案涉及的内容比较多，传统的档案管理模式已经不能满足现代化发展的实际需要，当前科学技术以及经济活动逐渐增多，林业档案信息的载体逐渐多样化。可以使用计算机硬盘对林业档案进行储存，便于日后的查阅与管理，但是目前林业档案管理信息化建设还存在着一定的问题，档案数量不断增加，人员以及库房的需求量逐渐增加，档案管理的效率也提出了一定的要求。现有档案管理的硬件以及软件设施与时展不相适应。科学技术的进步使得现代化的档案信息载体增加，如光盘等，以上问题都需要林业档案管理信息化进行解决。

林业档案管理信息化管理有助于促进档案管理效率的提升，提高管理水平，保证林业工作的顺利进行。微缩技术等的出现使得林业档案管理的形式更加多样化，储存的信息数量更多，信息处理能力也提高了，能够更好地为社会经济发展提供服务。

二、林业企业档案管理信息化建设的措施

1.提高认识，转变观念

林业企业档案管理的信息化建设是信息化时展的需要，能够实现信息资源的共享，是档案管理发展进步的重要途径，有助于发挥档案的价值和作用。企业的管理者需要提高认识和重视，树立档案管理信息化的意识和观念，保证信息化建设能够顺利推进。企业管理者应将林业档案管理信息化建设变成现实，认识到档案管理信息化建设的重要性，支持这一事业的发展，加强鼓励与关注，解放思想，增加资金、设备以及人才等方面的投入，将林业档案管理信息化建设纳入到日常管理工作的重要位置上，努力解决实际工作中的问题。

2.加强信息化硬软件设施的建设

林业档案管理的信息化建设需要有完善的办公软件，并且具有一定的硬软件设施，为林业档案管理信息化建设提供一定的基础。应科学的利用现代化的信息技术手段，保证硬软件设施的更新，实现档案信息的信息化管理。档案管理人员需要利用林业档案建设的优势作用，找到合适的硬软件设备，提高服务水平。当前，作为一种新型的档案信息载体，电子文件已经被广泛的使用，并已经成为代替传统纸质档案的重要手段，促进林业档案管理信息化建设实现了良好的发展。

3.完善档案管理制度建设

林业档案管理的信息化建设还需要有完善的档案管理制度，企业的档案管理部门需要制定完善的档案管理信息化建设的制度，为信息化建设的顺利进行提供重要的依据。需要完善档案管理的技术规范，统一标准，明确档案整理的标准、统计以及服务等，还应将其规范到具体的工作环节中，对工作的各个步骤进行规范。同时，做好档案管理信息化建设的安全工作，提高安全防范意识。档案信息管理人员需要树立安全防范意识，规范自己的日常行为，在日常工作中避免出现危险。企业员工需要具有保护林业信息安全的意识。此外，对于档案室的资料需要注意防火、防盗，完善安全设施建设，保存在计算机中的信息，需要强化网络安全体系的建设，建立防火墙，定期对计算机进行检查、杀毒，对林业档案信息进行备份保存，避免材料丢失无法找回。

4.提高档案管理人员的信息化管理水平

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【中图分类号】G275.9

【文献标识码】A

【文章编号】1672-5158（2012）12-0373-01

随着现代企业的不断发展，档案管理的内容种类和数量不断增加，给档案检索、保管和利用带来一系列问题。改变了以往传统的档案管理体制和方法，档案信息化管理成为企业档案管理的最佳技术手段和必然趋势。下面谈一下企业档案网络信息化管理中存在的问题及档案信息化建设

1 网络信息化管理中存在的问题

企业档案信息网络化管理是为企业和社会提供高质量、高效率档案信息的一个综合型系统工程，在建设高效网络的同时应清醒地认识到它存在的一些问题，并应对其采取一些有效的解决办法。

1.1 档案的原始性和完整性存在问题？网络化管理后的电子档案虽便于归档、查询和阅读，但电子档案的原始性界定却比较困难。因为电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子文件在形成或传输过程中存在着被改动的可能。处理后的电子文件是否与原来一样，存在着认定上的困难。

1.2 电子文件的特殊胜问题？网络信息化管理后，档案文件数据存储于光磁介质中，是一种以数字代码形式存在的观念型非直读型信息，它必须完全依靠存储介质和相关的电脑软硬件系统才具有生命力，因此受自然外界的干扰和人为操作的影响极大。电子数据对其设备和操作环境的依赖程度很高，于是产生了电子文件在保管安全上的特殊要求。同传统纸质文件的保管相比较，其信息的安全性除受到自然损耗和当事人保护不当的影响外，电子文件还存在着一些特有的安全隐患。首先，电脑病毒和网上黑客的侵扰，都将会给电子文件带来灾难性后果，其侵扰破坏带突发性和隐蔽性，防不胜防。防止电脑病毒的侵扰，比防止普通纸张的霉烂或虫蛀更加困难。其次，任何数据载体的物理损伤以及设备出现技术故障等也都会危及电子文件的安全和正常运用。因此，电子文件比传统的纸质文件的保管更特殊，难度更大。

2 如何加强企业档案信息化建设

企业档案是企业生产、经营管理活动的历史记忆，是企业最可靠、最系统、最有价值的信息资源，对企业经营决策、信.鼠查询与服务、提升核心竞争力有着重要的作用。因此，应加快企业档案信鼠化建设，大力开发企业档案信息资源。

2.1 充分认识企业档案信息化建设的重要性

在企业的发展建设中，企业档案是企业重要的信息资源，具有特殊的地位和作用。为此，必须高度重视，加大投入，加快推进档案信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的建设，进一步提高档案信息化水平，为企业现代化建设提供一流的档案信息服务。

企业档案信息化建设是企业信.鼠化工程的一部分，关系到企业的发展。面对庞大繁杂的企业档案信息，要想提高管理水平和服务质量，必须加快信息化建设，减轻档案人员重复进行的体力劳动，解放生产力，提高工作效率，将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，充分发挥企业档案信息资源的价值，实现档案信息资源共享。

2.2 努力做好企业档案信息化建设的基础性工作

加强企业档案信息化管理的基础工作，加强对信用档案、反倾销档案、知识产权档案、企业文化档案等企业核心信息资源档案的收集与管理；加强对电子文件的归档和管理，防止电子信息的丢失，避免重复劳动；注重档案信息数据库和网络系统的开发，建立功能强大的信息管理系统和全文档案信息资源库。

档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验，与办公自动化、互联网等系统相连，建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统，构筑企业信息网络报送及应用平台，推进电子文件的归档、接收、保管与利用，做好电子文件的积累、归档和管理工作。目前，保存的企业档案主要是传统载体档案，数字档案信息很少；为此，要加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信.鼠资源总量。

2.3 加快档案信息化标准规范的制定

信息化建设是为了档案信息资源的利用，但是数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备，因而对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有很高的要求。不管是馆藏档案数字化，还是电子文件接收，都应该坚持规范性原则，制定相应标准、规范、法规，按照统一的规范标准，使电子文件的归档，传统介质档案的数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象。使企业档案信息化建设有法可依、有章可循，保证信息化的进行，以约束机制的建立促进动力机制的完善。

2.4 不断加强信息化人才培养

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企业档案信息化是企业进行管理、生产和原始依据和凭证,对企业的生产和经营活动具有重要的作用。随着我国企业改革的进一步推进,企业对档案信息的需求越来越大,要求企业档案部门能够方便、快捷地为企业决策提供档案信息。而传统的档案管理方式与企业发展严重脱节,表现为:档案部门大多还处于半封闭状态,档案管理方式以手工经验管理方式为主;档案管理设施落后、管理手段陈旧,计算机、网络等新技术在档案工作中还没有得到应用。检索速度慢、查全率低,难以适应企业对档案信息的需求;档案管理人员思想观念陈旧,只重视档案的收集、整理、保管,对档案信息情开发利用力度不够;坐等利用者上门来查阅档案的被动服务方式,使档案利用率低下,难以发挥档案信息资源的价值。在新形势下,如何加强档案信息化建设,已成为当务之急。

一、加速档案信息化进程是信息社会和企业发展的必然要求

一是在办公自动化条件下,电子文件的数量和类型不断激增,磁盘、光盘等新型载体的生成、保存和利用都与计算机紧密相连。电子文件的管理依赖于信息化的软、硬件平台。而长期以来企业档案工作一直建立在手工管理纸质档案基础上,而今转变为以电子文件管理为主要内容,在操作方法、管理流程上对传统档案工作模式提出了挑战,对企业档案信息化建设提出了迫切要求。二是电子文件的立卷归档环节不再是过去传统的固定程序,即一年归档一次。电子文件一经形成,就可以马上存储到办公信息数据库中,不再需要一年一次的立卷归档,而是需要构建电子文件环境下的新的档案收集模式。三是电子文件的保管方法发生了重大变革。传统档案的保管方式是手工整理,要求装订整齐。而在办公自动化系统中产生的电子文件是在计算机中产生和处理。只有建立一个信息化的档案管理平台,才能使于电子文件的管理和运行。随着档案信息化进一步的推进,电子文件将成为档案管理工作的主体,企业档案信息化管理系统的建立已经成为企业档案管理的必然发展方向。

二、企业档案信息化的实践优势

1.检索查询更为方便。传统的检索方式是档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的案卷目录,信息到库房中查找,费时、费力。实现档案管理信息化,档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时查询,无论在时间还是空间上都显得更为方便快捷。管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式,检索出需要的档案信息,并到网上。企业公司内部的工作人员,可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息,大大减轻了档案管理人员的工作强度。

2.信息存储量更大。现代科学技术的发展,特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用,大大增加了档案信息的存储量,如一个保存30万卷档案的中等规模的档案馆,其纸质档案的排列长度一般在4~5公里,如果将其文字信息录入计算机,用CD―R刻录保存,仅需400片,用DVD的密度刻录保存,仅需60片,完全可以装在一个公文包里。而且,纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息,但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息,具有直观性、选择性、易操作性,便于开发利用。

3.有助于档案的保护。许多价值珍贵的档案,由于利用频繁,长时间使用和复制,容易造成纸张发黄、变脆,不利于档案的保护。而档案通过数字化加工,把重要档案扫描输入计算机,转换成电子文件形式,进行信息化管理,有利于档案原件的保护。

三、加速企业档案信息化建设的措施

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（一）信息化档案整理准确迅速现代计算机系统已经相当的智能，可以根据个人需要，按照不同条件对文件进行分类。采用信息化档案管理制度，从每份档案的收集工作开始，就可以记录该份档案的原始属性，如档案的所属项目名称、生成时间、保密级别、整理人、负责人等等信息，在之后的一系列工作，都可以直接调用此原始信息，对档案进行分类归档整理。不同于传统档案整理过程中的人工操作，利用信息化方法对档案进行整理，不仅效率高，准确率高，还便于查看档案时迅速的找出并传递所需档案。

（二）信息化档案保管安全可靠档案的妥善保管是档案管理里最为重要的工作，也是最容易令档案遭受损失的一个环节。对于工程单位档案来说，保管期限基本都是在50年以上甚至永久，在如此长的一段时间内，如何才能确保档案万无一失。传统档案以纸质档案为主，容易因受潮、虫蚀、霉变、火灾等灾害而损坏，而音视频档案往往以磁带方式保存，容易受电子设备产生的磁场影响。因此，档案管理部门必须为这些档案设置专用的档案柜，在房间内安装控制温度湿度的设备，还要定时对保管环境的实时变化做记录，每年仍需投入大量的经费来保证档案的安全。利用档案的信息化管理，不仅能够提高档案信息的存储量，也能实现文字、图表、声音、视频等各种形式信息的同时存储，而目前可利用的存储设施也能满足在各种环境下安全妥善保存档案的要求。以目前最常见的STAT机械硬盘为例，可承受温度范围为-40～70℃，可承受湿度范围为5%～90%RH，而新兴的固态硬盘，不仅抗震防摔，可承受温度更达到了-40～85℃，这无疑在很大程度上减小了档案保管的难度，增大了安全性。

（三）信息化档案利用方便快捷传统档案的传递查阅过程非常的繁琐，一是必须到档案存放地进行借阅；二是需要人工进行检索、提档、借阅登记、送还签收。不仅消耗时间而且稍有差池便会令档案原件遭到损坏。利用档案信息化系统，在查阅时只需利用计算机，连接到存储档案数据的服务器，简单进行搜索，就可以在计算机显示器上看到查询的档案信息，无论是文字，图像还是音视频，都可以利用同一台计算机直接播放，无需其他的设备。如果网络足够安全，足够完善，甚至可以直接利用移动设备（如智能手机、掌上电脑、平板电脑等）进行查阅。档案的远距离传递也可以通过互联网即时发送，不受距离限制。

二、企业档案信息化建设中的新难点

（一）技术换代成本高从传统档案管理向信息化的档案管理转变在技术层面上无疑是一次大的提高，但在转变过程中需要投入一定的成本。首先，在档案信息化建设初期，一要配备与之相适应的计算计、扫描仪、将大量的纸质档案通过各种设备转化为数字化档案；二要配备档案管理应用软件建立档案管理信息系统。

（二）网络安全可能存在漏洞计算机系统和网络本身就存在安全漏洞，可能受到黑客及病毒的攻击。档案信息系统在建设时需要保证一定的独立性，在一定范围内不会受到外来攻击的影响，而档案信息系统在发展过程中，又必然需要和其他系统，如办公系统，进行数据交换、接收，影响其独立性。因此，要保证档案系统的安全，必须不断地进行监控及维护。

（三）数字化档案生成缺乏统一标准我国档案管理体系比较复杂，管理相对分散，没有相应的立法，各地政策也多有不同。在数字化档案馆建设的过程中，为了保证数字化档案的保管、传递、查阅、利用等工作能够有序顺利的进行，就必须制定统一的规范标准，在原始档案向数字化档案转化的过程中，统一转化为固定的标准格式，避免出现各档案管理组织之间各自为政、互不兼容的情况。

（四）企业档案管理人员知识结构“老化”，技术培训不到位目前很多企业档案管理人员年龄结构偏大，知识结构、思想观念相对老化，而且，对电子档案处理未进行深入学习或参加培训，没有足够的信息化技术处理知识。有的不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；不能及时了解到有关档案管理的新规定、新要求。这样，制约了整个档案事业的创新发展。

三、新时期如何稳步推进企业档案信息化建设

（一）部门努力，吸引关注为了让企业管理者关注企业档案管理，使之有实施档案信息化的动力与决心，企业档案管理部门应通过自身工作的努力，吸引企业管理者对档案管理的关注，然后适时提交档案信息化规划，抓住时机跟进企业信息化步伐。

（二）全面规划，重点突破企业档案信息化无论采取何种模式，全面规划绝对不能放弃。全面规划不意味着全面实施。在进行档案信息化时应从企业实际需要出发，坚持“有所为、有所不为”，确定企业档案信息化的发展重点，选择档案信息化的突破口，使有限的资源发挥出最大的效益。

（三）建立规范体系档案信息化使得越来越多的归档文件以光盘、硬盘的形式存在，现行的档案整理、分类、著录方法及相关规定已不能完全适应，档案信息化工作缺乏统一要求。因此，重新制定新的标准规范体系十分必要。

（四）加强技术支持档案信息化建设需要引进大量新的设备，在设备引进的同时就必须掌握新的技术来利用这些设备，而新的档案管理系统的开发与应用，也离不开技术支持。缺乏过硬的技术支持，档案的信息化管理，将难以进行。

（五）完善安全体系档案的信息化建设终归是要靠人来执行，因此，只有档案管理人员安全意识的提高，才能从根本上保证档案资料的安全可靠。建立网络防火墙，定时进行数据备份，对接触档案人员进行身份认证也是十分必要的手段。