档案管理思路范文

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很大一部分科技人员在实际工作中，由于对档案归档意识较差，对档案重视度不高，这就导致在档案收集和归档工作中存在许多不完善的地方，特别是对于相关的科研资料，由于不放心，所以不交给档案管理人员进行整理，不主动配合档案管理人员的工作，对档案管理工作的顺利开展带来了一定的难度。

（二）档案形成周期长，缺乏连续性和完整性

无论是哪一个行业的科研档案，由于受制于行业的特点，通常情况下科研工作周期相对都较长，这就导致工作中形成不同的载体的资料持续的时间也较长，再加之科研人员具有较强的流动性，这就导致科研档案资料往往较为分散，连续性和完整性较差。

（三）档案管理人员主动服务意识不强

长期以来档案管理工作都不受重视，这也导致当前档案管理人员待遇不高，而且地位低，在工作中缺乏积极性，也不主动进行专业知识的学习，对工作缺乏热情，服务意识较差，不仅影响了档案工作的正常开展，而且不利于档案的开发利用。

（四）档案管理方式落后

随着社会的快速发展，档案的数量越来越大，但相对于档案管理方式和手段则仍处于较为落后的状态，档案检索水平较低，部分档案检索工作还采用手工方式来完成，不仅检查速度较慢，而且准确程度不高。档案信息化建设缺乏力度，由于投入不足，从而导致现代化的档案管理技术设备缺乏。

（五）编研工作开展不够

档案编研属于创造性的劳动，是档案服务的更高层次形式，直接关系到档案的开发和利用。目前我国多数单位在档案编研上还处于较低的水平，需要进一步对编研工作进行深度开发，以便于促进档案更好的利用。

二、科研档案规范化管理思路

（一）完善相关规章和制度

在档案法基础上，同时还要与本单位的实际情况有效结合，从而对档案管理制度进一步完善，使科技人员能够对档案有一个正确的了解和认识，明确档案形成的各种要求，这样就能够在科研过程中有意识对归档材料进行收集和整理，并对与要求相符的档案材料及时进行上缴，确保档案的完整性，也使案卷的质量能够得到保证。同时档案管理人员还要对科研材料的归档情况进行定期检查，及时对没有及时归档的材料进行提醒和督促，这样通过科研人员与档案管理人员的共同努力，有效的确保了科研档案的规范性、科学性和完整性。

（二）规范农业科研档案工作程序

（1）规范原始档案收集内容

在档案管理工作中，档案材料的收集是做好档案工作的基础和关键。科研档案管理人员应根据科研档案的特点，归纳、总结原始档案收集内容，向科技人员发放“科研档案归档范围表”，要求课题研究人员严格按照要求执行，随时将他们在科研活动中的原始记录、进展情况、总结等材料按计划分阶段积累收集，并按规定及时整理移交档案室，以保证所收集到的原始档案材料统一、规范、标准、科学。

（2）规范档案整理方法

档案整理的基础工作包括的范围很广，从档案材料的鉴定、整理、分类、立卷到编目、检索、库房存放、保护等。这些基础工作是否扎实、规范，直接影响到科研档案的利用。档案管理工作者可根据各分支学科的不同特点，以及本单位研究机构的设置情况分门别类进行整理、立卷、登记、归档。这样便于查询者方便地找到所需的材料，也便于档案管理人员编辑加工，进行二次开发利用。

（3）规范档案开发利用方式

第一，编制各级各类目录，丰富检索手段

对于归档的材料要及时编制目录和全宗介绍，向本单位和外界报道介绍库藏情况，开展科技信息交流，或为实行科技成果的有偿转让编制成果简介、文摘等，引导人们索取科研档案的信息资源。

第二，通过口头或直观方式宣传报导科技成果

宣传方式多种多样，如利用课题申报、成果鉴定等活动作口头宣传；利用科技信息会宣传科技成果；举办科研档案展览，直接地展示科研档案信息或以复印件形式进行交流；出版一些科技成果方面的内部刊物；借助报刊、图书等出版刊物将档案转化成文章或其他形式加以发表，使农业科研成果、先进技术和管理经验传至全国各地。

第三，加强安全保密工作

科研档案的安全保密工作尤其重要，它不仅指实体的保存，更重要的是信息的安全。必须建立严格的保密制度，涉及一项科研成果的有关人员必须遵守、签定有关协议；档案应指定专人保管，控制使用权限，追踪档案利用情况等；秘密的科研档案要建立备考档案。

（三）加快推动管理方式现代化的实现

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档案管理工作作为卫计局内部管理工作中的重中之重，它在一定程度上反映了卫计局的管理水平。随着时代的发展和社会的进步，人们对卫计局档案管理工作也提出更多、更高的要求，但在以往工作中人们很容易忽视该问题。档案管理工作一直处于一种相对尴尬的境地，无法引起人们的重视，而且传统的档案管理工作还有许多弊端，比如在信息资料的完整性和连续性方面有所欠缺，无法保证相关工作的正常开展。本文调整卫计局在档案管理中出现的各种问题，探究工作的新思路，制定切实可行的新策略，促进卫计局持续健康发展。

一、新形势下卫计局档案管理工作的现状

新形势下，卫计局档案管理工作依然是该组织内部管理工作中的薄弱环节，领导干部的忽视，致使该项工作多流于形式。如何改变当前卫计局档案管理的现状，提高其管理水平，推动卫计局持续健康发展成为人们关注的热点问题。据调查显示，我国部分卫计局普遍存在重管理轻档案的问题，致使内部档案管理工作多流于形式，未能充分发挥其真正效用，组织过于涣散，工作人员不论是在专业能力还是在综合素质方面都有所欠缺，无法真正解决工作中出现的各种新问题。此外，没有确定一个统一的管理制度，缺乏健全的管理体系，致使管理工作过于滞后，降低了整个组织的管理水平。工作人员的管理意识和责任意识过于薄弱，单位内部缺乏相应的考核和奖励机制，致使对卫计局正常工作的开展产生不利影响。工作人员沿用老一套的管理模式，未根据新形势调整工作内容。随着互联网时代的到来，对人们以往的工作和生活方式产生了猛烈的冲击，传统的工作方法已无法满足人们的实际需求，需要工作者适时将信息技术引入档案管理工作中，使其向科学化、智能化、自动化方向转变，适应时展，提高工作效率，实现最佳的管理效果。

二、加大卫计局档案管理工作的重要性

由于卫计局档案具有重要的保存与查阅价值，是相关工作开展的重要依据。档案管理工作可以在一定程度上反映该组织的业绩与管理水平，记录它的发展历程。新时期，做好卫计局的档案管理工作，根据时代的发展及时更新管理观念，能够提高卫计局内部的整体管理水平，对推动卫计局长远发展，对提高其凝聚力和向心力具有重要作用，从而推动卫计局稳定持续运行。21世纪，随着数字化信息技术、通讯技术的出现，为档案管理工作的改革奠定了技术支持，不断创新卫计局档案管理工作的观念、模式、方法，开拓管理工作的新思路，提高卫计局档案管理水平，以便更好地开展工作，推动社会稳步前进。

三、新形势下卫计局档案管理工作的新思路

首先，卫计局领导干部必须要重视档案管理工作，做好模范带头作用，加大内部的宣传力度，让工作人员从思想上重视档案管理工作。建立健全管理制度，根据卫计局实际工作的需要及社会发展的新变化，及时调整管理制度，确保其科学合理性，制定统一的规则，推动卫计局内部档案管理工作向规范化方向转变。可以实行责任制，做到权责明确，制定相应的奖励机制，激发员工的工作热情，根据卫计局实际运行情况，确定科学的运营模式，加大人才队伍建设，招聘专业档案管理人员，加大考核力度，定期组织员工进行专业技能和素质培训，保证员工的专业能力和业务水平与实际需求达到一致高度。定期总结往期工作，分析以往工作中的不足，及时调整，提高其工作效率。21世纪是互联网时代，数字化信息技术改变人们的工作方式，在档案管理工作中积极引进计算机技术，不断更新工作中所需的机械设备。在卫计局内部建立一个大型共享的数据库，将组织内部所有的档案资料进行分类整理，根据卫计局运营模式制定科学程序，统一管控内部档案信息，及时对信息资料进行备份，避免资料损毁影响工作的正常运行。招聘相应计算机人才，建立电子档案，一改以往纸质档案时代，便于工作人员快速收集和获取资料，减少了工作量，提高了工作效率。此外，还可以建立一个公共网站，将相关信息输入其中，用户可以自行进行信息查询，同时也可以在网站上公布卫计局的新工作，便于民众理解，利于工作正常开展。建立一个内部网站，征集员工的意见，及时改进工作内容。

四、结语

新形势下卫计局开展档案管理工作必须正视该项工作，摆正态度，不要故步自封，要根据时代的发展调整档案管理工作。建立完善的管理体系，提高工作人员的专业能力和业务水平，积极引进科学技术，优化档案管理工作，严格规划档案管理程序，做到条理清晰、权责明确，确保档案管理工作科学合理，进而提升卫计局的管理水平，更好地为人民提供服务，推动社会稳定向前迈进。

作者:向东 单位:湖北省巴东县计划生育协会

参考文献：

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一、会计档案和会计档案管理

会计档案是会计工作劳动成果的载体，是既往的经济活动和经济事实的记录和反映。通常，会计档案包括记账凭证（含原始凭证）、会计账簿、财务会计报告以及其他资料等会计核算资料。规范和强化会计档案的管理，可以发挥如下作用：

（一）再现经济活动

会计档案是经济活动的载体，经济业务通过原始凭证、记账凭证、会计账簿、财务报表的顺序记录和流转，使得经济活动在会计档案中得以展现。通过查阅会计档案，有经验的专业人士能够清楚了解经济业务的来龙去脉。

（二）检查守法情况

任何一项经济业务都应当在《会计法》、相应会计准则和会计制度的框架内完成处理，会计档案就是会计主体处理过去业务的载体。通过查阅会计档案，能够发现会计主体是否遵纪守法、是否弄虚作假。

（三）提供经济参考

财务保告和会计账簿等会计档案含有大量的历史财务信息，通过查阅会计档案，不仅可以评价过去经济活动的效率和效果，更可以为下年度乃至未来的经济预测和财务决策提供翔实的数字依据和参考。

二、会计档案管理办法

1984年，《会计档案管理办法》颁布。1998年，第一次修订（下文简称旧办法）。2014年，第二次修订。最终2015年12月11日颁布了最新修订稿（下文简称新办法），并自2016年1月1日起正式施行。新办法有以下亮点：

（一）增加电子档案，扩大会计档案的范围

新办法第三条重新定义了会计档案，宽泛的界定会计档案的范围，在会计档案的范围中加入了电子会计档案，通过电子设备形成、传输和存储的档案都可以成为会计档案。这次的范围不仅包括原有的纸版会计档案，还新增了电子会计档案。新办法规定可以利用电脑、网络等现代信息手段去管理会计档案，也对加强会计档案的管理做出明确要求。明确电子会计档案的管理是新办法的重点内容，是为更好服务企业、服务日益蓬勃的互联网创新经济提供的政策支持。与旧办法相比，新办法对会计档案的定义更为宽泛。

（二）简化销毁程序，弱化会计档案的出境管理

新办法第十八条规定：经鉴定可以销毁的会计档案应当按照程序销毁。保管期限届满的会计档案在销毁时，需要相关部门共同负责，除了单位负责人在销毁清册上签字外，会计管理机构负责人和经办人、档案管理机构负责人和经办人也需要在销毁清册上签字。此外，新办法中还删除财政部门和审计部门派员监销的程序。

会计档案的销毁是会计档案管理的重要环节，而监销又是其中重要的制度安排。新办法不再将销毁的责任集中于单位负责人，规定经鉴定可以销毁的会计档案经相关人员签署意见后可以销毁。此外，新办法明确会计档案销毁属于单位内部事务，只需单位内部档案管理、会计部门以及信息部门监销即可，无需外部机构参与。

（三）统一保管期限，充分发挥使用价值

新办法第十四条规定，会计档案仍旧包括永久和定期两类保管期限，但是将其中的定期保管期限从原来的3年、5年、10年、15年和25年五种统一调整为10年和30年两种，同时临时保管期限也从一年变更为三年。

在此之前，国家档案局已经将企业的管理类档案和机关的文书类档案的定期保管期限调整为10年和30年。一般民事诉讼的最长时效为20年，作为重要证据的会计档案如果保管期限短于10年或20年，就会失去意义。因此，为充分发挥会计档案的使用价值，同时方便企业管理会计档案，新办法调整会计档案的保管期限为10年和30年。

三、应对会计档案管理新规的思路

会计档案不仅反映既往的经济业务，更能为企业未来的经营提供预测和决策参考。但很多企业负责人认为会计档案只是过去会计工作的结果，从而忽略、轻视会计档案的重要作用，制度完善、管理规范以及人员配备等方面认识不足、投入不足，导致会计档案管理处于非常尴尬的地位。2016年，新的会计档案管理办法正式实施，第一次明确电子会计档案的合法地位，这给企业的会计档案管理带来更高的要求。

为应对会计档案的管理新规，提高会计档案的使用效果，发挥会计档案的积极作用，企业可以从以下方面入手：

（一）提高认识，领导重视

首先企业负责人、财务部门和档案管理部门负责人要统一思想，充分认识会计档案，尤其是电子会计档案的重要性，只有做到这一点，后续的政策支持、人员配备、日常管理等才有完善的可能和进步的空间。其次，选调具备职业素养和专业能力、热爱档案保管工作的会计档案保管人员，定期整理会计档案，为会计档案的保管和使用提供技术保障。

（二）各方出面，共同培训

新办法界定了电子会计档案的地位，这不仅增加了会计档案的范围，更为电子会计档案的存在提供法规保障，为电子会计档案的迅猛发展提供广阔空间。财会部门、档案管理部门、信息部门及其他相关部门要共同参与，学习《会计档案管理办法》，深刻体会电子会计档案的重要地位和作用；其次，信息部门可以给财会部门、档案管理部门经常内训，培训经办人员处理、保存、管理电子会计档案的规范性和严格性，以确保电子会计档案的安全管理。

（三）定期更新，维护安全

电子会计档案不仅包括以光盘、磁盘以及其他形式存在的会计档案备份文件，还包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案，比如财务软件的备份文件等。这对计算机的硬件存储空间、财务软件的维护升级、网络环境的安全等提出更高的要求，企业应该优先保障电子会计档案管理的需求，配备专业技术人员，定期检查、维护系统和网络安全。

参考文献：

[1]《中华人民共和国档案法》1996年

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当前，我国公路建设工作不断深入开展，档案管理工作在公路建设中的重要性也日益凸显，为此，公路部门需要认清档案管理工作的重要意义，并且不断开拓创新，扩展思路，做好档案管理工作。

1 公路部门档案管理的重要意义

公路部门的档案管理工作并非可有可无，而是公路工程质量的评价依据，是各级公路管理状况的客观反映，是公路建设存在问题的客观反映，因此其对于公路建设来说具有十分重要的意义。

1.1 档案是公路工程质量的评价依据

公路建设过程中，每一项施工的文件与技术资料都会入档，这些档案资料是公路的工程质量评价依据，对于工程的开展与后期的维护、扩建等环节都具有重要的作用。

1.2 档案是各级公路管理状况的客观反映

在公路建设过程中，相关施工与管理部门的勘测与设计、施工与建设、养护等活动都需要记入档案，很多工程资料、图表、图纸甚至照片等相关材料都需要详细地记录在档案中，从而反应各级公路的管理状况，真实记录和客观反映工程的施工进程。

1.3 档案是公路建设存在问题的客观反映

在公路建设过程中，无论是在管理层面，还是在施工层面，都有可能存在着一些客观的问题，这些问题需要经过档案的详细、客观地记录和反映，以便寻求解决策略，提供借鉴与参考。

当然，档案管理对于公路部门并非仅有以上几点意义，还存在着很多方面的意义，在此不再赘述。

2 公路部门档案管理的创新思路

要创新思路，就需要从当前档案管理的短板入手，就必须在管理制度方面、管理手段方面和人员培训方面不断开拓创新，以形成比较完整、立体、系统的创新思路。

2.1 管理制度方面的创新

档案管理，制度先行。由于时展，信息技术不断普及，公路部门的档案管理制度也应该相应地进行创新。一方面，应该遵循我国《档案法》等法律法规和有关公路档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。另一方面，要不断引进新的、先进的档案管理软件，为电子档案的管理制定标准，并且据此制定一套更符合工作实际的档案管理制度，逐渐完善档案管理机制，使公路建设档案管理呈现新的气象。

2.2 管理手段方面的创新

随着时代的发展变化，公路档案管理的手段已经跟不上现有的形势，需要加以创新和改变。

首先，必须做到清晰界定岗位责任。具体而言，公路部门应当制定出台档案管理细则，确定档案工作分管领导，清晰划定权责，坚持把档案管理工作与各项业务工作、综合工作同安排、同部署、同检查、同考核。创设规范化的档案管理系统，遴选契合档案管理工作实际的工作人员。

其次，必须清晰界定档案管理工作业务流程。具体而言，公路部门内部每个部门的兼职档案管理人员应当注重对需要归档的相关资料的及时收集，其后应当及时向档案管理部门进行档案移交，从而确保档案及时归档。

再次，必须依托现代信息技术实现档案资源的高效管理。具体而言，公路部门应当依托现代化信息技术，改变传统归档、建档工作模式，妥善做好电子文件归档保存工作，严格执行纸质文档和电子文档“双轨制”管理规定，实施同步管理。切实发挥档案信息资源的利用价值，使档案信息资源能够为路政工作提供足够的信息支持，进而确保路政工作迈上新的

台阶。

最后，必须注重档案管理工作的常规检查。具体而言，公路部门应当依托常规检查机制的建立，使单位的档案管理工作保持良性发展态势，切实敦促档案管理人员提升自身服务意识，增强岗位职责。对保密文件和重要文件资料及时归档，一般性文件分时段整理归档，所有文件年底统一清理归档，确保档案资料收集齐全、分类有序。

此外，必须注重提升档案管理部门的工作效率。先前的档案资源利用多借助人工检索模式完成，此种方式无疑会大幅度降低档案信息资源的利用效度。有鉴于此，通过档案管理系统和OA办公系统的无缝连接，办公室档案管理部门能够充分利用档案信息化的优势，在确保信息安全的条件下建立资源信息共享的网络平台，进行无阻碍的信息传递。公路部门藉此能够实现对现有档案信息资源的最大程度利用，同时确保了单位各部门能够借助现代化的办公软件实现对档案信息资源的高效利用，进而全面提升工作效率。

通过办公软件的使用，使得相关部门基于工作需要而进行档案信息资源利用时，档案管理工作人员能够借助现代化办公软件对相关档案信息资源进行高速查找并发送给相关部门供其利用。同时OA办公系统会及时对查阅者身份、查阅时间、查阅文件进行记录，建立档案管理的数据库。通过前述方式，有效地避免了以往纸质档案在利用过程中出现人为损毁现象的

发生。

3.人员培训方面的创新

现今，公路档案管理工作对于档案管理工作人员提出了新的要求，比如一些档案的业务知识方面有了很多的更新，信息化也为档案管理带来了众多改变，尤其是计算机技术和网络技术更是越来越普及，此外档案管理人员的服务意R也要有所增强。为此，公路部门需要加强人员的培训，建立高素质人才队伍。具体来说，需要做到以下几点：

一是注重专业学习，提高业务素质。公路部门应当为档案管理人员组织专题培训，以便切实提升档案管理工作人员的理论知识水平，帮助档案管理工作人员掌握最新的档案管理工作理念，具备全新的档案管理服务技能；定期组织部门负责人、站专职档案员、部门兼职档案员进行学习培训，提高其管理档案的能力；组织档案管理人员系统地学习档案管理的基本知识，要求其熟练掌握计算机操作技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质；务必使档案管理工作人员注重在实践中不断提升自身业务能力，勤勉尽职。

二是应当培养档案管理工作人员的服务意识。在档案利用工作中，档案人员应树立吃苦耐劳、任劳任怨的服务意识，自觉地将枯燥的工作贯穿于服务单位乃至服务社会的大目标中。

除此之外，公路部门在档案管理过程中，还应该做许多工作，归结起来无外乎开拓创新，在每一个环节都搞好创新，搞活档案管理工作，只有如此才能真正促进公路部门的建设发展。

3 结语

以上，我们对公路部门档案管理工作的重要意义展开了论述，并就其档案管理创新思路展开了研究。公路部门的档案管理工作任重道远，管理人员和相关部门应该认清形势，开拓创新，使档案管理工作更上一层楼。

参考文献

[1]郑美娟.高速公路科技档案管理存在的主要问题和对策[J].西部交通科技，2013（05）.

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高校档案管理师对高校日常工作中产生的各种文件资料的整理、保存和应用工作，档案管理是高校管理层进行决策以及高校师生开展日常教学工作的基础，档案管理工作的发展影响着高校其他工作的效率，值得我们进行深入的思考和探索。

一、高校档案管理概述

（一）档案管理工作的基本情况

当下我国高校档案管理从传统管理进入到了信息化管理模式下，立足于网络的信息化管理模式能够有效提高管理效能，但是传统档案管理的工作结构仍然影响着该项工作的整体发展，各高校档案管理部门都在寻求更科学的管理模式。

（二）档案管理工作科学化的必要性

档案管理工作科学化即以符合高校实际情况、符合国家档案管理相关法律以及档案管理工作发展需求为目标，进行管理工作改进。档案管理科学化的目的是为了提高高校档案的使用效能，进而助力高校发展，这既是档案管理工作信息化的结果，又是档案管理工作发展的必然。

二、科学化档案管理的思路

（一）以职业能力提升作为科学化管理的基础

档案管理工作发展的基础是参与该项工作的管理者，从事管理工作的职员怎样理解档案管理工作、怎样寻求工作的改进，怎样进行工作中的创新，是档案管理工作科学化发展的前提。因此，进行科学化档案管理，首先要提高管理者的职业能力，只有档案管理工作者的职业能力提高了，信息化管理以及档案服务等科学化管理事务才有可能顺利进行。从高校档案管理发展来看，管理者所需要提升的职业能力包括基本的档案管理能力、信息化操作能力，还包括对待档案工作的创造能力、与档案应用相关的研究能力以及进行档案服务工作的态度和决心等。

（二）以管理制度的改进作为科学化管理的保障

高校档案管理工作科学化发展，即意味着档案管理工作的精细化和制度化，管理制度改进是科学化管理的保障。管理制度的改进包括对原有的档案管理制度的评价，以及对制度能够反映的档案管理工作问题的研究。发现其中不科学的部分并加以改革，以高校自身的特征以及档案管理工作在不同的校务工作中的辅助作用发挥为重点，编制新的档案管理规范等。

（三）以信息化管理的推进作为科学化管理的实践途径

高校档案管理工作已经进入信息化时代，但是，科学化管理的实现，仍旧应该以信息化管理的推进为主线。信息化管理不仅仅是应用互联网进行档案收集或者应用，也不仅仅是改纸质档案为电子档案，用电脑进行档案存储等。信息化管理与其说是管理方法，不如说是一种管理思路，将档案管理工作放置于高校校务工作的大环境中，以网络化的思维去思考档案管理工作的改进方向和改进方法。将已经开展的信息化管理工作进一步深化，不断推行更高效的管理策略，都是信息化管理推进的表现，也是践行科学化管理的方法。

三、实现高校档案科学化管理的建议

（一）重视档案管理人才培养

档案管理人员要从自身工作能力方面入手，通过自主学习或者是单位组织继续教育等方式丰富管理人员的计算机理论知识，同时强化工作人员的计算机操作能力，能够将传统的手工档案管理工作转变为全面计算机操作，减轻自身工作压力的同时提高档案管理工作效率。在此基础上，档案管理人员还要培养自身的个人素养，要爱岗敬业，重视档案管理质量，能够实现工作岗位的自我约束，为我国档案管理事业的发展贡献一份力量。

（二）进行档案管理业务基础建设标准化

档案管理工作制度的改进以业务基础标准化建立为前提，只有业务基础标准化实现了，才能够进行精细化的岗位说明，才能够进行管理制度调整。要实现高校档案管理科学化，关键在于按技术标准要求进行档案资料整理和计算机系统的标准化工作；要按标准化要求对档案资料进行技术处理，使得档案资料始终处于科学化管理状态之下；严格按照高校档案实体分类办法和规范要求进行操作，才有可能为实现高校档案管理科学化奠定良好基础。

（三）加强档案管理信息化的资金技术投入

高校档案管理信息化的进一步建设既包括了档案管理的硬件建设，也包括了软件建设。在硬件建设方面，档案管理的场地以及信息化需要的电脑、网络接入和特殊治疗的存储空间等都有待提升；在软件建设方面，档案资料数据库以及档案资料服务相关的应用程序等还有待升级。我国高校档案管理工作的历史和现状，决定了为实现科学化管理就必须投入相当数额的资金。这种情况，还必然会持续很长一段时间。因此，高校领导在制订预算时，应当为学校档案管理硬件设施建设的资金投入留有一席之地。同时，还应当保障对档案管理的资金投入真正做到专款专用。

四、结语

综上所述，高校档案管理的科学化是该项工作发展的必然结果，进行科学化管理，应该思路清晰、逻辑简明，从档案管理发展的基础入手，理清档案管理工作中的主次轻重，以科学的思维方式开展管理工作，只有这样，高校档案管理才能够进一步完善和加强。

参考文献：

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一、新时期企业档案管理创新的意义和必要性分析

档案工作创新是企业面临国际国内形势发展的客观要求，也是保障企业在竞争中立于不败的基础。尤其是进入21世纪以后，企业发展的社会环境发生了翻天覆地的变化，社会给企业带来的有机遇同时也有挑战，对于企业档案管理也是一样。比如，科技水平的发展、企业职工思想的变化、管理人员价值观念的变化等许多方面都在变化，在这种背景下，企业档案管理工作如果不进行有效的创新，必然就不能与企业发展同步，更谈不上为企业发展服务。而且，只有不断的寻求创新，企业档案管理才能更好的为企业发展服务。具体来说，企业档案管理工作要从对档案管理工作人员的管理、档案管理方式、档案管理平台等诸多方面开展创新，这样才能使档案管理工作逐步的适应时代的发展，适应企业经营环境的变革。本文拟通过新时期企业档案管理的创新途径进行分析，提出相应的发展策略，为提高新时期企业档案管理效率，促进新时期企业核心竞争力的提高，企业的可持续发展打下坚实的基础。

二、新时期企业档案管理创新的主要思路

1.创新工作人员考评机制，调动档案管理人员工作积极性

长期以来，企业档案管理人员的考评机制，往往都与企业中其他技术或者管理人员采用同一套标准，职称的评定也需要发表多少文章，参与多少科学研究，有多少成绩等等。显然，这种考核方式对于企业中专职的工程技术人员或者专职的党政管理人员来说有利的，而这种“利”又可转化为对企业科技和管理人员进一步钻研业务和管理的激励，使其可以全心全意的投入到工作中。但是这种考评方式对于企业档案管理人员来说却并不适合。我们不区分工作性质，用同一种标准去考核档案管理人员、工程技术人员、科研人员等不同类型工作的职员，必然会对档案管理人员的积极性造成很大的挫伤。因此，我们需要积极的扭转这种观念，不断的创新对档案管理人员的考评机制，使之既能有效的对档案管理人员的工作进行考核，又能因人而异的激发他们的工作积极性。具体来说，企业要尝试建立测评与激励体系。对于以提供服务为主工种的就要考评其服务质量，以提供技术为主工种的就要考评其技术水平，按工作按类别分别测评，最终让档案管理人员都能有赏罚分明的职称评价与考核体系，促进其全心全意为档案管理工作做贡献。

2.创新档案保存管理环境，进一步完善优化档案管理模式

档案管理的建设离不开坚实的硬件设施建设，尤其是随着信息化社会的到来，档案保存也开始逐步进入信息化。但是目前在很多企业档案管理过程中，传统意识仍然很浓，过于依赖传统的档案保存方式，总感觉纸质或者其它实物形式的档案存放起来比较真实。因此，长时间都属于对现代化、信息化时代背景下档案形式保存和管理的学习，包括计算机软硬件水平、其他影音保存设备都没有过多的了解。而信息化时代的背景下，各种音频、视频等数据形式保存的档案已经成为档案保存的主流，因此，我们需要进一步提高档案管理人员的综合素质，完善和优化档案保存保管环境，提高档案保存效率。首先要加大投入力度，改善档案馆（室）内的温、湿度控制措施，比如一些磁带，湿度过大的时候容易粘连变质：再比如，很多档案数据保存在电脑中，尤其是一些涉及企业发展的机密档案，在网络上有可能会被不法分子员窃取，或者说丢失等。

3.创新档案搜集整理制度，为档案数量和质量提供保障

首先，各中层单位都要建立相应的档案信息搜集员，负责整理和搜集本单位的档案信息。为了提高档案搜集的效率，各中层单位的档案搜集员可以建成模板式的流水档案记录，把档案生成的速度提高，以最大限度的收集本单位的档案：第二，要不断完善档案管理制度，包括从收集、整理、清退、销毁与归档等每个过程，都等应严格按规定手续办理，做到任何过程必须经指定的主管领导审批，认真履行登记、签字盖章手续：第三，对于档案搜集可以采取奖励的制度，对于那些能够主动发现档案，而且档案有价值的工作人员，尤其是非档案管理人员可以采取一定的激励制度：对于那些能够积极的在档案管理和搜集中创新方法、创新模式的也可以给与一定的精神和物质奖励，激励全体职员都参与到企业档案的搜集工作中来。只有档案搜集整理制度在不断的创新和改进，才能使档案的数量和质量有保障，使档案更好的为企业发展服务。

4.创新档案服务工作方式，不断强化档案在企业中的作用

档案工作是企业发展的基础，而服务又是档案工作的中心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用。因此，不断推进档案服务理念的创新，才能使档案事业与社会经济协调发展，使档案事业充满生机与活力，走上可持续发展的道路。通过对档案信息资料的整理、研究、发掘、提炼和精选，把那些具有深层开发价值的信息资料，及时提供给利用者（企业领导、管理者、科技人员），使他们从档案信息中获得启迪，拓宽发展企业的新思路，研制和开发新产品，发展新技术，从而使档案死资料活起来，把档案的信息资源转化为现实生产力，为推进企业经济增长发挥其独特功能。具体来说，档案服务创新，应当着重把握两个方面：

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档案是每一个从业人员的各种综合能力和人品的体现，在一个人的职业生涯中占有很重要的位置。而新时期的档案管理，能够分析职位价值，划定职位边界，分析职位如何为组织创造价值，实现整体目标。明确其在现阶段是组织哪部分的构成单元，进行综合评定确定组织的战略、目标和计划。

1.新时期档案数据库的建设

从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类。对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。在档案信息管理的范畴内，由于不同门类档案的管理差异，同一全宗内不同类别的档案就要采取分别管理的措施，比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求，采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。

但逻辑分类法在新时期档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。

2.撇弃传统的档案管理方法

长期以来，档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案管理工作，习惯于传统的管理方法和管理模式，面对现代化技术而形成的新型载体档案，应有充分的思想准备，更新传统的管理观念，对于计算机知识已不局限于计算机基础知识的掌握，更应该了解计算机信息管理和开发利用知识，并要熟悉掌握计算机在档案各业务环节的应用。随着科学技术日新月异地发展，信息技术在档案工作中不断地更新与发展，档案专业人员的专业素质也应及时地改进与提高，还应加强档案专业人员科学研究工作，提高其创新能力，树立高素质档案专业人员新形象。

3.建立新型档案管理制度

新型档案载体的应用与计算机的智能化管理，必然要求其所处理的信息规范、标准。当新型载体档案出现时，整个档案界显得有些措手不及。创立适合于新型载体档案的管理制度、法规已提到议事日程，如制定新型载体档案的管理制度，包括电子文件的归档、整理、鉴定、保管、利用等各个环节；由于电子档案自身的某些缺陷，电子档案的真实性和其法律地位，也需要建立相应的法规来维护与确定。

4.完整与安全的保管档案

无论是纸质档案还是电子档案，都是以一定的物质形态存在的，需要具备相应的保管条件和设施维护其完整与安全。纸质档案是以案卷作为最小的保管单位，构成其基本保管条件有卷皮、卷盒、档案装具、库房，以及档案保管的技术设备，由于纸质档案存储信息量小，形成的案卷较多，随着时间的推移，纸质档案会日益增多，这无疑会给库房增添压力，在目前档案库房紧张的情况下，这无疑是无法克服的矛盾。

5.对档案管理体系要进行创新

要想建立一个完善的档案管理体系，我们就要进行创新，同时这就与电子化、信息化、科学化分不开。目前在我国，电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。新时期的档案数据库在电子文件管理环境中能够更好地发挥作用，这与电子文件管理理论是分不开的。

由于电子档案形成与存储介质的特殊性，其管理方法和具体的管理环节上也相应有所改变。电子的档案保管，与纸质档案相同的是都以档案信息的存储介质为对象进行保护管理，只不过是存储介质不同而已。由于两者存储介质不同，档案保护的标准、条件也不相同，所提供的保护设备、防护设施也有差别。

6.新时期档案管理中的人事档案管理

国家人力资源和社会保障部体系中，人事档案管理是重要的一项环节，无论国家还是地方，各地大小企业中都需要人事部门进行档案管理，对整个组织的管理系统进行整理。人事档案管理属于新时期档案管理体系中的分支，人事档案管理不仅随时跟踪人事信息的扩增，也随时跟进人事执行和调动或被裁员。体现个体或群体的工作表现、直接成果和最终效益。测量出组织的多样性和动态性。这种定期化和制度化的原则全面考评个人的素质与能力，这种连续的管理过程为各个组织或企业提供了非常方便的有效信息。不仅对企业有帮助，对个人的职业发展也提供了便利，现今很多猎头公司专门通过人事档案的调查进行选拔人才，使适当的人才为企业谋利。通过人事档案管理，可以了解到员工的工作任务、职责、职权和职务。说明人事档案管理对组织个人以及社会都起到极为重要的作用。提高人事管理档案的方法能够有效地改善管理方面的不足，在档案管理方面进行更革新式的创造是非常必要的，人事档案管理每时每刻都在有大量数据更新，如果有很好的档案管理体系能够随时跟上组织制度，这对企业无疑是有非常大的益处的。人力资源部门也会根据岗位在组织内的相对价值对员工支付薪酬，在量化其考核时，需要标准的人事档案信息，通过绩效目标来导向员工行为，降低管理成本和提高产出，使员工和企业利益均沾，共担风险。

7.档案管理理论的更新与完善

新信息技术在档案工作中的应用与发展，给档案工作带来新的生机和活力，同时也给档案管理提出新的思考。我们可以形成这样的共识：现代信息技术的发展，新型载体档案必然取代传统形式的纸质档案，这是未来档案管理工作发展的基本趋向，但电子档案还没有完全克服其自身缺陷，当纸质档案还没有条件完全适应现代化管理方式时，要经历一段并存发展的过程。在这个时期里，如何处理，协调好电子档案与纸质档案互相依存，共同发展的关系，深入研究和探讨并存时期档案管理的新策略、新方法，这是时代赋予档案工作者的历史职责。

8.结语

在企业当中，我们为了能够清楚的看到所贡献的价值，就不得不进行档案管理。在本文中，对于新时期的档案管理，我们进行了系统的分析，比如档案数据库的建设、档案管理的新制度、档案管理设施的改进与完善等，通过对新时期档案管理的创新与改进，使我们能够更加明确组织的目标，更好更快的发展下去。

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关键词：

医院；档案管理；新思路

0引言

医院档案管理是医院管理工作中的一项重要内容，而在新时期的发展中医院档案的管理也存在着一定问题。所以，笔者针对于此，对如何促进医院档案管理工作水平的提升提出合理化的意见，以此为医院档案管理工作作出积极的贡献。

1医院档案管理的重要性分析

医院档案的管理作为医院管理中的重要部分，具有重要的作用。有助于推动医疗学术建设，提高医院整体管理水平，促进医疗卫生事业的健康发展。首先，医院领导能够通过医院档案对当前的医疗环境进行分析，从而制定相应的发展战略，以此有效促进医院竞争力的提升；其次，医疗档案中保存着许多有价值的资料信息，这能够在医院进行引进医疗设备与技术的过程中起到相应的参考作用；再次，对推广医疗科研成果方面，医学档案资料也发挥一定作用，而且在后续研究中也具有一定的作用；最后，在医学档案的收集与整理过程中，可以在医院决策过程中提供一定的依据，促进医院管理工作的发展[1]。

2新常态经济下医院档案管理工作的现状分析

2.1医院档案管理制度有待完善。

目前大部分医院的档案资料需要各职能部门的管理，尽管一些关于档案管理的规章制度已经建立起来，但是却缺乏相应的档案管理科学手段；另外，医院关于档案管理的相应制度没有得到积极完善，加之各职能部门不能清楚认识到管理自己部门档案的重要性；档案目录的标准没有得到统一，从而在收集和整理档案时仅靠自身经验与习惯来进行，从而造成医院档案管理工作的困境。

2.2缺乏信息化管理手段，现代化管理水平不高。

当前，医院档案管理存在着管理人员积极性不高，职业敏感度不够，管理较为分散的现状，不利于档案管理现代化水平的提升。传统档案的管理方式已不能适应当今医院的发展，医院档案室受规模与客观条件限制，造成档案的存储空间相对缺乏，医院中的档案信息有限，除此以外，各科室还要进行全年工作计划的统计，这会带来整理工作上的麻烦，不仅增加了管理人员的工作量，还影响到数据的准确性[2]。

2.3档案管理人员的专业管理水平与业务能力较低。

目前，一些医院的档案管理人员都是年龄较大的或兼职人员，个别医院档案管理员甚至是身兼数职，难以兼顾。这也说明了医院对档案管理工作的重视程度不够，缺乏对专职档案管理人员的培养，从而造成一些专业知识贫乏、管理方法陈旧的人员从事档案管理工作，影响到医院档案管理工作的整体质量。

3新常态经济下医院档案管理工作的新思路

3.1进一步加强医院档案管理制度建设。

医院档案管理工作的加强，首先应该促进医院档案管理制度的建设，为档案管理提供积极的制度保障。当前医院的档案管理工作与各职能科室、部门之间都有一定的联系，能够反映出医院的整体发展状况，针对医院的决策性问题以及树立品牌形象等方面提供有效依据。因此，重视医院档案管理工作，建立科学、规范的档案管理制度，对促进医学事业的发展具有积极意义。

3.2医院档案管理中引入互联网。

随着电子信息网络的飞速发展，互联网研究深入人们生活的方方面面。作为医院管理的一部分--档案管理如何与互联网有机地结合起来，摆在了从事医院档案管理工作人员的面前。例如：传统的纸质病历档案，在调取查阅时不但需要繁琐的工作，还要占用庞大的空间用以储存。要想摆脱目前困境，跟上时代潮流，就要勇于与互联网进行有机结合。首先，要建立医院档案的电子化信息库，将就医病人的信息录入信息库。其次，建立局域网络，达到各职能部门信息的共存共享。目前，医生想要调取某个病人的病历资料，需要亲自到病案室，经过管理人员查找，才能找到所需资料，步骤繁琐不说，还费时费力。如果实行了档案的信息化管理，只需轻点鼠标，所需资料信手拈来，从而大大节省了时间与储存空间，提高了工作效率。最后，利用云技术，通过大数据的分析，可以总结病理，为医生的诊断和治疗方案提供科学依据。另外，病人也可以登录客户端，只需注册即可调取个人所需病历资料，免去了病人及家属许多不必要的麻烦。

3.3积极提升档案管理人员的素质水平。

医院档案管理人员的素质水平直接影响着档案的管理工作。建设档案管理信息化不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。因此，建设素质较高的专业档案管理人员队伍势在必行。首先，应该加强对档案管理业务的学习，在掌握档案管理技能的基础上，不断努力探索档案管理的新方式；其次，医院应该积极认识到提升档案管理人员素质水平的重要性，加强对档案管理人员的培训工作；另外，还要促进档案管理人员加强计算机技术的学习。为了适应时展的需求，需要建立起现代化的信息档案管理模式，因此掌握一定的计算机技能是非常必要的。最后，还要努力提升管理人员的思想道德水平，提高管理者的道德素质，从而更好地提升医院档案管理工作的效率。

4结论

总之，作为一项复杂的、长期性的工作，医院档案管理工作水平的提升，需要相关人员合理转变观念，制定科学的改进措施。不断提升档案管理的现代化建设水平，加强相关档案管理制度的建设，在提升对档案管理重要性认识的基础上，适当引进科学的技术手段；另外，还要积极加强档案管理人员素质水平的提升，以此更好地为医疗事业的发展做出相应的贡献。

作者：王莹 单位：河南省郑州市中心医院档案室

参考文献

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档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，高等学校的档案是学校的重要信息资源，由于它在教学科研、学校行政后勤等部门的工作以及记录学校历史、宣传树立学校良好社会形象等方面，发挥着重要作用。因此，必须建立一个系统、科学、民主的档案管理制度，才能使高校协调、有序、高效地运行。

1、高校档案管理的现状

随着高等教育的快速发展，作为高校信息资源重要组成部分的档案管理也应得到相应的发展。但现今一些高校在档案工作的管理方面存放在着一些不足，例如对档案管理工作的不够重视受传统思想的影响，相当一部分人认为，档案工作就是抄抄写写、保管等事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档和上级部门的检查就行。有些单位对国家《档案法》《档案管理办法》等有关法律法规学习和贯彻力度不够、认识不足，不知道档案是国家宝贵的历史文化财富，档案工作是国家的一项重要事业。由于长期的认识不足，导致各单位对档案管理工作不重视，制定的各种措施执行不到位，档案管理工作混乱；许多高校的档案馆成了解决学校引进人才时安排其家属去处的好地方。于是，高校档案馆尽管人数众多、学历不低，一般既有本科生、专科生，也有研究生等，但大多毕业于非档案专业，缺乏档案管理的相关基本知识，从而造成了档案管理的科学化、规范化根本无从谈起，从而表现为档案专业管理人员数量的不足；由于档案管理不能给高校带来直接的经济效益，所以高校档案基础设施建设往往被忽视，投入不足，高校档案馆往往无法购置好的硬软件，设备得不到及时的更新。这也造成了目前部分高校的档案管理仍采用传统的手工管理方式，效率非常低下，信息化管理手段运用很少。这种管理很难适应信息化的发展要求，档案管理难为学校的发展提供高质量、高水平的主动服务等。

2、高校档案管理存在问题及相应建议

随着电子信息化的快速发展，高校档案管理与服务水平在不断提高，高校档案管理工作取得了一定成绩，但档案管理实施过程中还存在一些问题。

2.1 传统方式已不适应现代信息社会快节奏、大容量的要求

随着社会的发展进步和知识经济时代的到来，对文件和信息的处理量有了大幅度增加。传统手工操作的档案管理体系，尽管在不断完善，不断发展，与时俱进，但从纸质档案的收集、归档、检索等方法上很难适应时代的要求。具体表现为，档案信息处理的时效性、灵活性和准确性无法满足工作的需求，信息共享程度低，从而导致档案信息处理的广度和深度与需求的差距越来越大。档案信息的利用需求越来越高，对档案管理的要求也越来越高。显然，传统的档案管理方式已不适应现代信息社会快节奏、大容量的要求。作为档案管理部门，必须采取有效手段，真正做到高质量收集档案，高效率整理档案，及时提供信息服务。

2.2 个别领导对档案管理工作重视不够

档案管理工作与其他职能部门相比处于相对弱势的位置，易被领导视线忽视，这就要求领导要在人、财、物、工作环境等方面给予充分的关心、帮助和支持。

2.3 高校工作人员对档案管理工作存在片面认识

这是当前普遍存在的问题，高校其他部门工作人员由于不了解档案工作的实质，认为档案就是把文件、材料简单的归整在一起，对档案的认识水平仍然停留在表面。因此需要加强高校工作人员的档案管理意识及相应的专业知识。

2.4 岗位职责不清

高校档案工作人员对部门立卷制度普遍存在不当认识，档案人员认为部门立卷制度应是各学院、各系、其他部门立卷，不是档案工作人员份内的工作，这是导致部门立卷制度难以积极推广的根本原因。因此高校要统一认识，制定完善科学合理的档案管理制度，明确职责，统一管理。

2.5 档案工作人员职业素质不高

一些高校把档案管理岗位作为领导安排闲散人员的地方，主观上这些档案人员由于本身文化水平不高，不愿意学习新的知识，或者因嫌麻烦而不太愿承担必须具备高新技术要求的档案工作，有的人甚至认为是额外的工作而予以排斥。有些事务有很强的时效性要求，他们急于应付完事，对于有的档案工作因为时限性相对不强，只能靠后靠边站，这些都不能适应信息时代对档案管理的新要求。进入21世纪，高新技术、办公自动化的普及，深刻影响着传统档案管理的模式、方式和方法，高校档案管理必须顺应时代的发展要求，将档案管理当做重要工作去思考、去谋划、去创新。只有这样才能保证学校和社会各项事业顺利发展。只有不断的从思想观念、管理标准、管理方式、人才资源等方面创新才能推动档案管理工作持续进步。

2.6 全面加强档案信息资源的有效整合

面对当今社会的发展和趋势，信息资源已经成为了比较重要的战略资源之一，因而要全面加强对信息资源的整合、管理。通常情况下，高校对档案的管理工作中必须要坚持以下三个因素：业务领导的统一化、管理制度需要统一化、分类的办法也要实现统一化。

针对区域内不同领域的档案资源必须要采取科学的整合办法。高校档案管理工作要统一其业务指导，且采取多种合理、科学的措施对档案信息资源的归属、流向、机构进行调整、管理和归并，进一步的理顺并强化档案管理部门与其主管部门之间的工作关系，明确的分工，有效的监督、管理和统一，从而对档案信息资源进行最大限度的优化配置。

创建合理的管理规章制度，促使其管理的规范化。加强档案管理部门制度的创建并，同时还要明确该部门与各个主管部门之间在专业档案形成、流转以及管理工作中的关系和职责，从而建立新的流转机制，主要是确保各个专业档案信息的规范化和完整化。因此，在管理模式构建的同时，必须要坚持以人为本的核心思想，最大限度的满足学校的需要，真正的发挥其档案本身的使用价值。

分类办法的统一化，主要是体现在档案信息的“一条龙”服务体系，通过创建科学、合理的服务体系，最大限度的满足、方便教职员工的对档案的使用原则，最终要实现档案服务的快捷化、透明化、方便化以及高效化。

3、高校档案管理的创新思路

3.1 模式创新

目前，高校档案馆（室）虽属机关部门，但大多挂靠校办或党办之下的非独立结构，其职能主要是执行而非决策。随着高校管理体制改革的深化，应当改变档案管理工作的地位和作用，将档案馆从校办或其他部门分离出来，独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，将对促进高校档案管理变革具有重要意义。

3.2 思路创新

（1）管理理念创新

档案管理工作者必须解放思想，更新观念，改变过去封闭的状态，本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会和学校的需求作为档案管理工作的目标，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。

（2）管理内容创新

档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。应该有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

（3）管理方式创新

档案管理的好坏，往往要通过对管理水平的评价来确定，如单纯地看档案管理场所、设备和馆藏等。但随着时代的发展，档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要转向对用户和档案员的管理，要最大限度地实现档案资源的开发与利用。

（4）人才资源创新

要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、信息理解的良好环境，努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力。

3.3 手段创新

（1）加强知识管理的核心是以人为本管理

发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推向新层次、新台阶。

（2）加强信息资源建设

开展资源整合，优化馆藏，提高档案利用率。强化信息技术利用。及时购买档案管理软件，扩大对于数字信息的发掘、整理、组织以及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。

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由于传统的档案管理模式阻碍了档案工作的发展，医院档案管理如何为医务人员提供准确、及时的信息资源，才能促进医院档案事业的发展。1传统医院档案管理中存在的弊端针对部分医院只重视提高医护人员的医疗技术水平，改善就医环境，而对档案管理工作不够重视，我国卫生部结合调研分析的实际情况，为了加强档案的管理，于1991年颁布了《医学卫生档案管理暂行办法》，明确提出各级医药卫生部门要建立综合档案工作机构，理顺档案管理体制，本部门负责本单位的档案工作和统一管理形成的全部档案。

一、目前档案管理中存在的不足

1、各级医院均存在档案管理意识淡薄现象，且既往档案的利用率不高档案信息资源既涉及到医院在各个阶段纵向发展的全貌，又关系到人民群众的健康变化和医学科学的持续发展，所以，档案管理是医院管理的重要组成部分之一，其有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。但目前相当多的医院，尤其是基层医院由于各种客观和主观的原因，档案管理意识。医院各级领导，只有重视医院的建设和发展，并忽略了文件管理和有效利用的普通股忽视档案管理的意识，认为档案工作可有可无，无关紧要，齿轮箱利用信息资源非常短缺，这必然会导致不能充分开发和有效利用现有的利用档案信息资源的价值，进一步导致缺乏医院信息资源开发和利用的齿轮箱，使信息资源闲置，其利用率不高的结果。

2、大部分医院缺乏健全的档案管理制度档案管理和其它管理一样，要规范管理，有章可寻，有据可查，责任到人。所以，要制定一项专门的管理制度来管理医院档案。根据我国卫生部的要求并监督部署，目前，在我们医院档案管理工作，各级各级医院根据自身条件适用于自己的，相对声音文件管理系统，与此同时，各类人员的工作职责。

二、正视问题所在，加强医院档案信息化的建设

1、医院档案信息化的问题所在

（1）基础设施有待完善。大部分医院的局域网建设还有待完善，有的办公自动化系统尚未实施，形成不了医院档案专业体系，档案信息化管理也由此受到制约。

（2）技术支持和政策支持是不够的。技术措施，以确保电子文件信息安全还有待有关法律、法规、规则和标准的指导，电子文件的法律地位尚未确立。附加信息安全技术也缺乏明确的管理、运营和技术标准。

（3）相关体系规范有待健全。档案信息化建设是档案工作的前提和必要条件规范化、标准化。目前虽然有些标准出台，但还不能满足档案信息快速、有序的发展。限制信息交流的范围和程度，直接影响档案信息化建设的步伐。

2、医院档案信息化的措施

（1）加强基础设施建设。包括软硬件方面的设施，即各种机器设备、各种档案自动化处理程序、档案数据库建设等。

（2）重视人才培养。档案信息化建设包括技术强，采取各种措施来培养档案管理知识、计算机和网络技术和知识，熟悉医院业务的复合型人才，以满足档案信息化建设的需要。

（3）加强安全管理。一方面，应该制定严格的档案信息安全制度，加强员工的安全意识和安全技能，另一方面提高文件管理系统和严格的简化处理机制，引入科学和实用的网络安全策略，加强监控。

三、医院档案管理工作的新思路

1、提高档案管理人员的素质，增强人们对档案管理的意识，档案资源是一种潜在的生产力医院的档案管理与医院的医疗、教学、科研是紧密相连的。与科学、医院管理的现代化和标准化发展，档案工作已成为医院管理的一个重要组成部分，医院档案管理医院档案工作和医院档案工作的管理，档案管理起着领导、决策、指导和监督的作用。建立一个坚定的理想和信心，因此，掌握现代科学技术知识和专业技能，能胜任他的工作，档案管理团队的创新能力，并使他们充分认识到档案和档案的价值带来社会效益和经济效益，有意识地参与档案管理工作，已经成为我们工作的首要任务。

2、完善医院档案管理的体制建设和制度建设多数医院原来的档案管理没有独立的机构，造成档案管理没有自，工作处于被动状态。医院应通过认真调查研究，制定相应的改革措施，逐步建立医院档案管理机构的功能，建立档案在医院的地位，实现档案管理的转变从分散到集中，这好处保管档案和档案信息的全面发展。医院档案管理是一项长期的工作，各级部门应该严格控制，责任到人，建立相应的评价体系。医院应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中，与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩，明确科室主任对科室档案工作的管理责任，抓好归档材料的收集、整理，促进档案管理的规范化。

3、实行档案标准化管理是档案管理信息化的根本档案管理现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。医院档案的标准化是指档案管理的现代化与各种标准化的内容，分类、数量的记录和文件目录，每个项目需要标准化，符合标准的规定。文件实现标准化指的是现代医院必须系统的文件管理，法律，每个链接的档案管理，每一个步骤，从最初的存款收集、整理文件的末尾，微机，都想清楚，目的明确，保证档案，避免删除文件的内容。

远程会诊等电子档案为档案管理中不可忽视的部分，所以，应根据档案种类调整档案范围，只有门类齐全、结构合理的档案管理资源，才能满足利用者的各种信息需求。档案部门应从不同角度、不同层次给用户提供全方位的服务，同时，尽量减小档案价值实现过程中的不利影响，有针对性地开发利用档案信息资源，才能满足社会和医院发展的需求。

参考文献

[1]宋东亮，顾宏革.知识经济时代档案馆的发展策略[J].档案学通讯，2001.3

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二、事业单位档案管理的新思路

（一）强化档案管理的现代化管理理念。首先，现代事业单位档案管理不能再沿用传统的方式，而是应该将档案管理的媒介从人力转变为现代的信息化技术，完善管理体制。强制性要求档案管理人员更改管理方式，不得再以传统方法作为主要管理方法，即使完成了信息化档案管理系统的建立工作，也需要人员对基础指令进行操作。因此，应该采用不定期的培训方式学习如何利用现代网络计算机进行档案管理，从而促进效率的提升，所以必须要求所有档案管理人员都要参与现代的信息化技术管理学习培训工作，提高档案管理的信息化水平，促进档案管理效率的提升。

（二）构建档案管理信息化建设平台。首先要构建档案管理信息化建设平台，对数据资料进行统一的搜集和处理，为信息时代下档案管理工作提供更为广阔的发展空间，再次需要加强档案管理部门的设备改进力度，增加设备引入的投资金额，为档案管理部门提供最好的硬件基础，加快研究解决电子政务环境下档案工作的新技术新问题，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，逐步实现公文办理和档案管理的规范化与一体化。利用电子政务平台，积极开展已公开现行文件和档案信息网上查询服务，稳步推进馆藏档案的数字化，全面提高档案利用的效率和质量，最大限度地满足档案利用需求。同时，依托?子政务平台建立电子文件中心，实现电子文件和电子档案的网上接收。加快档案信息化基础设施建设，加强档案资源信息化建设，努力构建档案信息化必须的标准化体系、安全保障体系、社会服务体系，促进档案信息化建设持续、快速、健康地发展，以此来共同形成信息化档案管理平台，有效地提高档案管理工作的效率和水平。

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1.技档案管理认识不够

把科技档案管理工作等同于一般物的管理，认为只要把有关资料保管起来就行了，没有集中统一管理，以致于对查阅和调档带来诸多不便。有的因资料收集不全，影响了新品的进一步开发。个别企业领导对科技档案管理工作不重视，硬件设施不全，人员待遇低，影响了档案人员的工作积极性。科技档案管理功能的认识不到位，科研文件的归档率大大低于文书档案，许多重大科技活动、科研项目的档案，科技主管门只保存着有关立项与验收工作的部分档案，至于反映项目研究过程的原始记录和研究状况的重要数据，甚至计划项目承担单位的档案部门也未作保存。实际上，科技管理部门保存的部分档案根本起不到应有的作用，由于信息缺失过多，它们既不能起到借鉴作用，也不能成为共享信息资源。

2.科技档案管理的相关法律法规滞后

其中科技档案保密方面的法律法规体系还不健全，立法重点不明确。《中华人民共和国保守国家秘密法》是规范我国保密工作的一部专门法，是制定一切保密法规、规章和具体保密制度的基本依据，在我国整个保密法律法规体系中起着主导和决定作用。但是目前这部《保密法》在一些方面存在滞后性，包括对于科技档案保密方面欠缺法律规定及涉密计算机的管理规定落后于现代计算机和网络的发展。这就给科技档案管理部门制定相应的部门保密规章带来一定的难度，也给科技档案工作人员依法办事带来了困难，同样也对科技档案的保密工作十分不利。

3.科技档案利用率与社会需求仍有一定差距

科技档案工作自身发展中各个方面、各个环节也存在不平衡、不和谐问题，档案机构、人员、设施、制度等还不能适应新时期科技档案事业发展的需要，科技档案信息化建设步伐亟待加快等等。因此，必须进一步建立和完善科技档案服务体系。

2 新形势下科技档案管理的创新思路

1.加大宣传力度

要采取有效措施，利用多种形式，广泛宣传依法收集科技档案工作的重要意?x，让人们了解科技档案的形成与收集、整理与归档等知识环节。档案部门每年都应组织一两次科技文件材料归档工作宣传教育活动，以《档案法》为核心，宣传科技档案工作的重要作用，宣讲科技档案利用实例，使人们充分认识到科技档案的重要作用。要通过鲜明的利用实例，消除认识偏见，认识到把科技文件材料集中收集、归档，是为了使科技档案发挥出最大的功能和效应。

2.健全规章制度，实现规范化管理

建立健全科技档案工作的各项规章制度，制定科技档案管理工作的标准规范，并且以程序图、系统图、网络图等形式，把它们形象化、直观化。在严格各项规章制度和岗位责任制的同时，加强思想教育，提高职业道德水平，把科技档案工作首先建立在遵循客观规律和发挥人的积极作用的基础之上。科技档案形成的各个环节是一个有机的整体，哪个环节的工作没有做好都会影响到全局的工作管理。因此，必须树立质量第一的思想，把档案质量贯穿在档案工作的始终，同时把科技文件材料的形成归档过程看成是一个无限循环的过程。不断将影响归档质量的信息反馈到新工作中去。

对科技档案规范化达标管理，是维护档案工作的基本原则的有效途径。同时，标准化管理是科技档案为科研生产以及广大利用者提供服务、互通信息的重要基础，是科技档案交流的必要条件，是应用现代化管理的首要前提。

3.实现科技档案管理现代化

标准化、规范化是档案管理的重要手段之一，是实现档案管理现代化的重要前提和基础，可以为档案管理软件创造一个良好的应用环境，加快检索速度，提高利用效率，发挥档案信息共享优势。应充分发挥计算机管理的优势实现纸质档案的计算机管理，提高管理质量和工作效率，充分利用网络技术实现科技档案管理的现代化，通过采用企业局域网和国家信息高速公路等计算机网络技术，逐步建立具有高效率管理和开发利用档案信息资源能力的网络管理系统，同时满足档案管理人员和科技人员的需要。

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doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 002

［中图分类号］ F231.4 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）09- 0004- 02

1 前 言

随着会计信息化的飞速发展和网络技术应用领域的不断拓宽，会计领域正酝酿着一场全新的变革。然而，会计档案管理的落后的现状已严重束缚了会计信息化的进一步发展，因而，对于该领域的研究和改进将会有效推动我国会计信息化向更深层次发展，最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高各级企事业单位现代化管理水平和经济效益服务。

通过对我国企业信息化会计档案管理现状的考察，可以看到，信息化会计档案保管存在缺乏必要的规范指导，档案的可重复利用性、完整性、共享性不强等诸多问题。本文将针对上述问题展开，着重探讨我国会计档案管理标准化的实现方式，对我国规范信息化会计档案管理提出一些有益的意见和建议。

2 研究述评

2.1 文献述评

目前国内对于信息化会计档案管理的研究多停留在存储介质维护、人员培训、制度规范和安全防范等直观操作层面，仍然是手工会计档案保管内容在电算化阶段的延伸。在文献检索中，关于会计档案管理中涉及信息化方面的研究主要有：

李玲玲（2003）认为会计电算化下会计档案管理新特点包括：信息载体，操作流程与维护，信息范围以及对人员素质要求的改变等方面，进一步提出应当从完善硬件设施建设、各项制度，提高会计部门人员素质，优化人员配置结构等方面解决电算化下企业会计档案管理的疏漏。

蒋长明（2005）结合ERP实施后会计账务处理的变化，提出了集中式保管、分散式保管、集中与分散保管相结合3种保管方式，认为不论如何选择，都要以会计档案安全、完整为最终目标。

白玉（2009）认为当前电算化会计档案管理制度仍不完善，缺乏必要的计算机维护、网络安全人才，因此应当致力于从完善硬件设施建设，完善电算化会计档案管理各项制度以及提高会计人员的素质等方面解决问题。

卢朝英（2009）结合目前在会计电算化档案的管理中存在的问题，认为应当从强化认识，建立健全完善的会计电算化档案管理制度；引进先进技术设备；提高人员素质，完善配置结构等方面加以解决。

可见，目前该领域的研究还只是停留在单纯的资料保管操作层面，对于会计档案管理标准化的理论探讨几近空白，只是在形式上对会计信息保管由纸质转向电子介质及软件操作方面的延伸。但是应当看到，随着会计信息系统由核算型到管理型进而发展到决策型，单纯的信息保管方式的电子化已无法满足企业决策需求，我们应当将会计档案的管理工作上升到能够为企业管理决策提供及时、方便、准确、完整的信息支持的地位。面对我国目前信息化会计档案管理有关规范标准的缺失，本文将从会计档案管理标准化方面进行探讨。

2.2 《信息技术、会计核算软件数据接口》的出台

2005年，审计署联合财政部等单位编制的《信息技术、会计核算软件数据接口》（以下简称“国家标准”），已经批准实施。此前，会计软件的开发未从整个会计信息系统的角度来设计，而仅从单个功能实现的角度，这样开发出的会计软件不能构成一个有机的会计信息系统。

国家标准的制定和实施，为会计数据标准化建设增添了实质内容，它的主要思想是：对于所有正在使用的会计软件规定统一的数据输入、输出格式，输入、输出的信息包括必不可少的会计信息，也可以是会计软件包含的所有信息。规定了会计核算软件的数据接口要求；提出了数据元素和辅助核算的概念，为标准使用者理解会计核算的数据概念奠定了基础；规范了文本格式和XML格式的数据接口，为会计核算软件与其他信息系统之间的数据交换创造了条件。标准将有利于企业会计信息系统甚至管理信息系统的建设，有利于集团公司、主管机关等上级部门对信息汇总、审查，方便了会计软件的交叉升级和不同公司产品在同一环境内集成工作，同时有利于管理型和决策型会计软件市场的发展。

对于本文探讨的会计档案管理方面，国家标准将最终使企业真正实现会计档案的电子化。

3 信息化会计档案管理建议

针对我国信息化会计档案管理存在的问题以及我国制定国家标准的实践，本文从以下3个方面提出对于信息化会计档案管理的建议。

3.1 传统档案电子化――标准数据接口

标准数据接口技术能使企业的会计档案真正实现电子化。笔者认为，会计电算化的目标之一是实现会计信息的完全电子化，即对会计信息的收集、加工、传送、保存与再现均采用电子方式实现，所保存的会计信息必须能在未来任何时候以同样准确的方式被再利用，否则便不能作为真正意义上的电子化会计档案。只要现在和未来的软件都支持国家标准，且政府主管部门公布的标准数据接口规范能够保证向下兼容，则利用国家标准转出生成的数据文件便是真正意义上的电子化会计档案。

标准数据接口技术可以实现对原始会计数据的标准化采集和储存，并做到实时、准确、减少冗余。国家标准对记账凭证的数据元素（数据项）进行了规范，可以结合电子商务和ERP系统，在经济业务发生时，以网络实时数据采集方式，由各项业务的经办人员操作，根据财会软件在计算机屏幕上的提示和引导，把原始会计数据导入临时数据库。临时数据库中的会计数据，由会计人员确认后，计算机程序自动进行分类整理和格式转换，存入基于XML的数据仓库。会计人员通过网络进行实时控制管理，完成原始会计数据的标准化储存工作，用实时更新的数据仓库提供“原汁原味”的会计数据。

然而该技术无法将所有相关会计数据资料有效存储及导出，如辅助核算项档案描述的辅助核算信息，国家标准虽然使得从财务数据中获取辅助核算信息成为现实，但是可以看到，在辅助核算里面，仅提供了“部门档案”、“单位档案”和“项目档案”，从企业日常经营决策需要来看，这是远远不够的。因此，本文认为一方面应该放开辅助核算信息个数的限制，增加其自定义功能部分；另一方面，应当强制引入账套管理，用于还原企业原始经营状态。

3.2 强制引入账套管理

在电算化条件下，基于完整性的要求，会计档案除保存各版本的备份原始数据外，还应保存对应版本的会计电算化软件运行环境、软件配置情况、版本信息、数据库相关信息等诸多资料。因此，保存会计数据的同时要保存其电子文件及其支持软件，以及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式和有关元数据，以保证软硬件平台升级后会计信息的可读性。

正如上文所说，对于辅助核算等重要的会计档案信息，标准数据接口技术几乎对其无能为力，单凭标准数据接口技术无法实现对于企业经营全貌的还原，然而会计信息系统中诸如项目管理等辅助核算信息对于发展管理型和决策性的会计信息系统尤为重要。

我国当前仍处于会计信息系统发展的初期，此时的会计信息系统一般只注重账务处理模块，账务处理只是对手工处理方式的简单模拟，企业整体的信息化应用程度不高，往往只关注账套数据的安全。在档案保管标准的制定中，直接备份账套是最直接有效的容灾策略，强制引入账套管理利于弥补单纯强调标准化数据接口部分而导致的会计信息的不完整性。同时，还应注意会计信息化档案与对应的财务软件版本的一致性、本单位所使用财务软件环境设置文件的名称及相应的存储路径。

3.3 提交常用报表的格式――XBRL

XBRL（extensible Business Reporting Language，可扩展商业报告语言）是一个开放的、独立的国际标准，它的运用使得需要传递信息的各方按照这种语言的要求对信息进行分类，在此基础上加上标签就可以相互传递相应的信息，从而使得公司内部和外部能够更加方便有效地对财务信息进行收集、转换和处理。

目前，我国会计文件和相关法规等文档资料的保存通常需要用专门的会计软件来处理。如果采用XBRL技术，则这些资料只需利用一般的Web浏览器即可解读，甚至可以直接阅读。而且由于XBRL的文件是以ASCII码的方式来保存，简单的文字处理软件就可以对其进行读取或修改。XBRL文档所具有的可读性与易维护性，非常适用于必须长期保存的文献资料。此外，若采用标准的标记来描述这些文件内容，则非常适合对网上信息的自动搜寻，提高文件使用效率。通过XBRL技术，财务报告的编制工作采取从数据库中自动导出的方式，直接在网上进行交换，对各类报表用户，能做到“一次输入，各处通用”，兼容性和扩展性强，解决了传统扫描的报表信息针对性差等问题，且在搜寻和信息分析方面也十分方便、准确，大大增强了财务信息的流通性。另外，也为报告范围的拓展，促使单一的通用财务报告模式向多样化的交互财务报告模式转变提供了支持，能够满足不同会计信息需求者的阅读需求。

4 实施中的阻力和问题

笔者认为，对于先进技术的接受总是需要经过一段磨合期， 在上述建议实施过程中，可能遇到以下几方面的阻力，应当引起注意：

政府方面，没有认识到建立完整的会计信息化档案管理标准的重要性，缺少一个完善的会计信息化档案管理的规范制度，使会计信息化档案管理的归档工作处于无序状态。

企业方面，迫于管理成本压力，对软件更新和硬件投入缺乏强有力的动力源泉，使现有会计提供的信息不能及时有效地为单位决策和管理服务。没有把会计信息化档案管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理。

财务人员方面，对信息化会计档案的重要性认识不到位，对信息化会计档案的组成内容不甚清楚，或者畏惧工作量的增加，往往囿于传统的会计档案管理办法。信息化会计档案管理存在财会人员不愿干或不会干的情况。

5 结 论

我国的会计电算化经过30多年的发展，逐步迈入了管理型信息系统的发展阶段。但是，当前我国的会计档案管理水平仍然相对滞后，已然成为束缚我国会计信息化发展的瓶颈。本文通过对相关领域和我国有关政策标准的研究，从信息化会计档案管理标准的角度提出传统档案电子化、强制引入账套管理、提交常用报表格式――XBRL三方面的建议，以期对信息化会计档案管理的发展产生积极影响。

同时，本文认为，对于会计档案管理的规范化和标准化可以实现多方的数据备份保存，这样有利于增强企业财务系统的容灾能力，保证财务安全。

主要参考文献

［1］李玲玲．电算化下企业会计档案管理问题、成因及对策研究［J］．企业经济，2003（12）：209－210.