电子政务信息化建设范文

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关键词：电子政务城建档案信息化

在改革开放和社会经济的全面发展的新形势下，城市建设档案工作发生了深刻变化。城市信息化建设和不断推进的电子政务，深远地影响人们的生产和生活，并逐步改变了我们在这方面工作的进一步发展并为城市建设档案工作提供了广阔的空间，另一方面，也向城市建设档案工作提出了更高，更新的要求。面对机遇和挑战的城市建设档案如何通过信息化适应社会需求，进行更多的探索和创新，是摆在我们面前最重要的任务。

一、城建档案信息化在电子政务建设和运行中的重要地位和作用

电子政务是政府部门使用信息网络技术，向公民、企事业单位，以及其他政府机构提供公共信息和服务的动态过程。在这种新型的政务管理模式下，政府系统各要素之间、政府系统与社会环境之问的信息联系空前活跃，相互之间的依存度不断增强，政府活动的支持信息来源不再仅仅局限于政府内部，社会、政治、经济、科技文化、市场、贸易等方面的信息都是政府决策的基础。传统政府部门在城市建设管理活动中形成的各种历史记录和文件信息，以及政府部门在电子政务环境下形成的电子化、数字化政务信息绝大多数都保存在档案部门，这些档案信息资源种类齐全，内容丰富，是电子政务建设及发展的重要物质保障。第二，城建档案信息真实地记录历史，通过利用电子化、数字化、网络化的档案信息，使政府在决策中参谋和咨询系统工作变得更加便捷、全面。在执行中更加有保障，在监督中更加有根据，从而促进政府管理科学化、民主化和高效化。第三，城建档案信息的网络化可根据政府的不同信息需求，提供个性化的信息服务。

二、当前城建档案管理信息化存在的问题

我镇城建档案室成立于1991年12月，由镇规划建设办领导，业务受市档案局、市城建档案馆、镇综合档案室指导，负责接收、收集和保管全镇重要的需永久和长期保管的城建档案资料并进行科学管理、提供利用； 2010年4月起，使用网络版的综合档案管理系统，便于线上查询各类综合文书。为了使我镇城建档案实现数字化、信息化，根据市《关于提交工程竣工资料电子文件的通知》，要求2011年11月起，建设、施工单位在向城建档案管理部门移交建设工程竣工档案时，须一并移交与纸质文件材料和竣工图内容相同的电子文件。

城建档案室为了适应发展，一直十分注重运用现代化技术进行档案管理，致力于将最新的计算机技术运用于档案工作，无论是早期只能对馆藏档案进行目录管理的单机运行档案管理系统，还是对城建档案室内各项工作和档案资料进行全方位、多层面管理的档案信息管理系统，在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。主要体现在：

1、电子文件这一新型载体的产生，给传统管理模式带来了的极大冲击。

20世纪90年代以来，全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮，“数字地球”“数字城市”建设日新月异，信息技术在行政机关办公活动中，在城市规划管理建设过程中广泛应用，出现了新型载体文件-电子文件，整个社会信息流通的基础结构发生了变化。这场革命是纸张产生以来，是近现代档案学理论诞生以来，文书、档案工作领域最剧烈的一次变革，他直接影响到档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念”。

2、电子政务的加快推行，对传统管理模式提出了挑战。

2002年初国家信息化领导小组，决定把电子政务建设作为我国信息化工作的重点。随着各级政府机构信息化建设的迅速发展，电子政务系统逐步成为机关公文处理的平台，作为政务信息化建设的一个重要内容，电子文件的归档问题受到广大档案理论专家、电子政务的建设者、以及实际工作者共同关注。

2002年8月，国务院在部署全国政府系统办公业务资源网建设工作时，明确提出了加强“电子公文的归档”的工作任务，同年国家档案局制定《全国档案信息化建设实施纲要》强调档案部门要积极参与电子政务建设，把电子公文归档管理作为电子政务建设的重要环节纳入其总体设计框架。

档案理论也冲破传统的档案学的束缚，摆脱了传统的“档案实体”的狭小的实践范围，进入到信息与信息系统领域。针对传统档案管理的“一元理论”，提出了档案实体管理和档案信息处理并行的“二元理论”，以及将城市建设记录、文件与档案集成化和一体化管理的“集成化理论”，这些崭新的现代档案学理论，为我们实际工作提供了指导方向。

3、纸质档案与电子档案并存的现状，对改变传统的管理模式提出了迫切的要求。

城建档案涉及行业众多，其信息技术手段应用水平参差不齐，而“存在了上千年的纸张已经作为一种传统，深深扎根与人类社会”，以其载体的稳定、信息的可靠等优势，不会轻易退出历史舞台。同时电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性等一系列棘手的问题还摆在我们面前。因此电子文件不会在一朝一夕替代纸质档案，二者的将。

现实与理论都向我们表明现有的档案管理模式已很难适应新的需求，面对实体档案、电子档案并存，面对社会需求多样化的现状，城建档案室迫切需要建立一套新的管理模式来面对的重大挑战和发展机遇。从传统的管理模式到档案信息化管理是一场历史性的转变，是城建档案部门发展的必由之路。

三、城建档案信息化适应电子政务建设需要所应采取的技术方法和管理措施

新的管理模式要求我们从管理思想、管理方式、管理手段上进行变革，不在是老管理加新技术，而是新管理加新技术。新的管理模式是一种多元化的并行模式，它既是传统档案馆与数字档案馆的并行，又是档案实体与信息的并行，也是传统档案载体与电子载体的并行。

新的管理模式将采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，实现城建档案资源的合理配置，积极营建城建档案资源共享的策略与环境，加快促进城建档案服务机制的创新，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。

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中图分类号：D630 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 20-0000-01

自上个世纪末期，计算机得到大量普及，网络技术和信息技术也随之迅猛发展，信息化成为当今社会各行各业普遍关注的一个焦点问题。政府信息化又成为国家信息化体系中的一个关键点。所以，在当今社会发展中，如何加速电子政务的发展，如何促进政府信息化建设，采取何种策略来完善中国未来信息化，本文就这些问题作了简要分析和探讨。

一、我国电子政务与政府信息化的发展概况

我国政府信息化与电子政务的发展是相辅相成的，上个世纪80年代末期，国家首次建立了国家经济信息、统计自动化等信息系统，中央相继成立了40多个信息中心，1993年底又启动以政府信息化为特质的系统工程，即“三金工程”，主要负责为重要行业和部门传输数据和信息，这些都是我国政府电子政务发展的雏形。到90年代末期，信息网络技术开始跨越式发展，逐渐突破了部门和地域限制，向互联方向发展[1]。98年青岛率先建立了我国第一个政府网站，即“青岛政务信息公众网”。99年中国电信总局和国家经贸委经济信息中心共同倡议发起“政府上网工程”，这些发展都从根本上推动了我国电子政务的发展。

二、我国电子政务与政府信息化发展中的主要问题

（1）对电子政务和政府信息化的地位认识不够。在很多文件中，虽然多次提到加快政府行政管理信息化，但是一直没有明确提出过“电子政务”的具体概念。在政府的政务管理中也没有真正重视电子政务的作用，也就无法发挥电子政务在促进政府信息化建设的作用。事实上，政府信息化在整个社会的发展过程中处于关键和核心的地位。所以我国电子政务和政府信息化的地位还有待提高。（2）发展缺乏统一规划，领导机构不健全。因为目前我国的电子政务发展的还不够完善，各地没有互联，采用的标准也各不相同，从而导致我国的电子政务缺乏整体性和可操作性。很多电子政务项目缺乏统一的规划、健全的机构，所以在信息和数据的传递和共享方面始终受限，达不到有效的服务目的。（3）基础设施条件比较落后。由于我国电信基础设施的建设不到位，计算机、有线和网络的普及率不高，所以各地政府使用电子政务办公的普及率也不高。目前我国的基础设施薄弱，数据通信设施差，确实还无法满足电子政务的需要。另外，我国在电子政务方面的法律法规也不够完善，大部分只是由行政机关对互联网管理出台一些限制性的行政法规，而没有具体意义上的相关法律加以约束和管理，所以这也是制约电子政务发展的因素之一[2]。（4）政府对电子政务的重要性认识不够。政府引进了电脑，实现了电脑办公，就认为实现了电子政务。其实真正意义上的电子政务不是单纯的用电脑办公，而是要注重电子政务的真正意义，注重它的实效性。要想真正实现电子政务，还得加强软件的开发和数据系统的维护，而最终发挥电子政务在促进政府信息化建设方面的作用。所以，政府一定要认识到电子政务在处理政务方面的重要性，做到高度重视，积极引导。

三、政府信息化与电子政务发展应采取的对策

（1）加强对电子政务的重视。政府应该不断加强建设电子政务，增强对电子政务的重视程度，认识到建设电子政务的紧迫性。近些年来，我国在不断发展，不断走向世界，所以无论是企业还是政府机关，各行各业，都应该加强在全球范围内的竞争力。政府信息化是国家信息化建设的重中之重，必须受到高度的关注，国家应该重视电子政务的发展，想尽一切办法加速我国电子政务的前进速度，缩小与国际发达国家的水平差距。另外，也要加强政府信息化与电子政务方面的相关宣传，树立正确的观念[3]。（2）加强电子政务的领导和统一规划。要想加速电子政务的发展，建设电子政府，就需要各级领导特别是高级领导的高度重视和支持。只有领导加强重视，才能正确的决策和支持电子政务的发展，推进电子政务的实施。因为电子政务和电子商务有一定的相似性，所以有很多可以互相借鉴的地方，两者要加强互通，共同发展，互相借鉴经验，取长补短，从而快速发展。我国在电子政务的发展方面，也可以多借鉴国外的经验，在国务院设立电子政务的领导机构，从而可以从全局出发，统一安排和协调各地电子政务建设。（3）正确发挥电子政务的社会效益。政府引进了电脑，实现了计算机化，就应该优化工作流程，以发展电子政务为契机，以实现“电子政府”为目标，努力改善政府的管理模式，不能直接将传统的手工政务处理搬上电脑，就以为实现了电子政务，而是应该加强思考，加强创新，不断改进传统的工作模式，创造新型的适合现代电子政务的工作模式、方法和程序，实现真正意义上的电子政务。同时也要加强各地政务信息的整合，重视对信息资源的开发、更新和维护，建立完善的政务数据库。推动政府信息资源的建设，正确发挥电子政务的社会效益。（4）加强电子政务方面的法律法规。要想加速电子政务发展，促进政府信息化建设，立法方面不能忽视。必须制定相应的政策法规来保护电子政务的网络安全。立法必须结合实际，从有利于信息技术发展，有利于保护网络信息安全出发，从根本上维持电子政务的顺利运行。

四、结语

目前，随着信息技术的飞速发展，随着社会的不断进步，时代赋予了我国电子政务与政府信息化发展的时机与动力。虽然我国在电子政务方面与发达国家还有一定的差距，但是只要我们加强宣传，加强认识，努力改进，政府做到高度重视，未雨绸缪，就一定能够加速我国的电子政务发展，促进我国政府的信息化建设。

参考文献：

[1]邓文.林良我国电子政务发展与问题研究[J].科技广场，2011（4）.

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我办根据区政府信息化建设规划设计，利用波分复用技术，采取租用新联通（原网通）裸光纤方式，统一构建起覆盖全区党政群机关，集数据、语音、视频等多业务综合传输网络体系。以区政务内网平台和外网平台为基础，以全面深化、拓展应用为核心，逐年加大资源整合力度。目前内外政务网已覆盖各乡镇、街道、区直各部门和副处级企事业共123个单位，以及主要道路（卡）口、重点部位（村街）共86个点位。

（一）统一构建“信息网”网络平台

1、“信息网”是区政府门户网站，是我区政府信息的总平台，是对外宣传、展示形象的窗口，同时也是政府联系群众、服务群众的一个重要的信息沟通桥梁。目前网站已联接81个区政府部门及有关单位，网站包括走进、动态、政务公报、热点问题、政民互动、网上办事、城市建设、政府采购、服务指南等十几个栏目。

2、依托“信息网”网络平台，我们先后建立了行政许可服务、农村管理信息、新型农村合作医疗、劳动力资源管理、邮件和短信六个应用系统。

（1）行政许可服务网。为了方便群众，提高办事效率和质量，我办特别在信息网上建立行政许可服务二级站点。企业和群众通过互联网访问许可服务中心服务网站，即可实现网上申报、网上下载表格、网上查询结果和网上行政投诉等业务。

（2）农村管理信息系统。为了促进农村管理现代化，推动农村管理信息化，我办于8月建立了“农村管理信息系统”，对农业发展、乡镇经济、财务管理、企业经营等方面进行数据采集并录入，方便领导和群众了解农村的各方面情况。

（3）劳动力资源管理信息系统。借助市农委在全市进行“农村管理信息系统”建设的机遇，我们根据区劳动局的实际业务工作需求，本着综合利用和整合资源的原则，开发了劳动力资源管理信息系统，以此来实现对全区劳动力资源的动态管理。该系统收录了具有区常住户口的劳动力姓名、年龄、文化程度、健康状况、享受低保、技术专长和等级、就失业情况等相关信息，基本形成了辖区的村（社区）、乡镇街道、区三级劳动力资源数据库框架，为下一步构建人口领域基础数据库奠定了基础。

（4）新型农村合作医疗信息管理系统。目前新农合网络采取vpn设备接入方式，已连接39家医院和40个结报处及458家社区卫生服务站共537个单位，该系统具有网络化监督管理、网上结算、即结即报和实时数据交换等功能。市领导对新农合网络系统给予了高度评价，参合农民也感觉到了网络方便、快捷。现在无论是新农合管理办公室还是区级领导，随时可以在网上监测各乡镇参合农民的就医动态信息。

（5）短信系统。为配合oa系统及时有效传递信息，我办专门建立了短信系统。实现会议通知、公文下发等方面的手机短信同步提醒，目前已累计发送短信4万余条。比如每年夏天用电高峰期，供电公司通过短信系统向重点企业及时发 布电力预警信息，区团委利用短信系统为团员青年就业提供信息帮助。

（6）电子邮件系统。我办为全区党政各部门均开通了电子邮箱，用户达到1000多个。通过电子邮件实现了各部门之间的信息即发即收，极大地方便了各部门之间的工作。

（二）统一构建“党政办公网”网络平台

1、“党政办公网”网络平台是党政群机关（含区人大、区政协）及其各部门和副处级企事业共116个单位的网络办公窗口。目前开设了领导讲话、工作动态、通知通告、近日要闻、工作研究等9个栏目。

2、依托“党政办公网”网络平台，先后建立了办公自动化(oa)、社会应急指挥、行政审批三个应用系统。

（1）办公自动化(oa)系统，该系统主要实现上下级之间、部门与部门之间的文件收发和一般性材料网上传送等功能。目前，区五大机关及党政各部门的文件全部实现了网上接收与发送，41个党政部门的98个工作流程实现了网上办理。

（2）社会应急指挥信息系统。该系统包括地理信息、基础平台、应急信息受理、预案指挥、决策支持等子系统，建立起统一的应急处置平台，以实现应急联动各个部门的网络互联互通和资源共享，也便于实施统一的指挥调度。按照平战结合原则，该系统既支持处理一般事件又能及时处置重大突发事件。指挥中心统一接警后，按部门职责通知处警。

一期建立六个应急分中心:水务局、人防办、地震办、民政局、卫生局、消防中队。各应急分中心分别放置一台处警终端计算机。应急管理中心通过网络将处警单发送到所辖处警单位，同时启用三方通话功能。处警信息可通过联动指挥网传输到远程处警单位计算机终端，并发出提醒音。处警完毕，处警单位需通过计算机终端进行信息反馈。

（3）行政许可中心行政审批和效能监察系统。目前区行政许可中心服务大厅进驻23个部门，共165个事项。网上审批和网上评议等业务通过此系统将得到实现。

3、依托“党政办公网”网络平成市垂直专网接入

目前，在“党政办公网”网络平台与市政务专网对接的基础上，完成了区委组织部、区政府办、办、法制办、审计局、统计局与市有关部门的联网。

4月区审计局与市审计局专网对接成功，提供了两级审计部门的数据传输通道，审计项目实现了网上管理和控制，审计机关信息资源实现了互联互通和共享，审计人员培训实现了网上教学。区审计局利用应用现场审计师系统（oa）对已有电子账的8个单位进行了计算机审计。

同时利用已建目录体系，还完成了国家目录体系原型试点工作。该体系可以通过市政务专网直接检索市级、各区县的文件目录，也能为将来方便检索国家部委文件目录和建立我区目录体系奠定了基础。

二、建设中存在的问题

（一）内网办公自动化（oa）系统未能得到真正使用。目前办公oa系统使用双轨制，在使用oa实现一般性文件网上收发的同时还存在纸制或电话的传达方式。

（二）重硬件轻软件，信息资源开发与应用水平低。我区网络资源基础和电子政务应用虽处于全市区县前列，但信息资源开发与应用水平却远远落后于国内先进地区，尤其在为社会提供网上在线服务等方面，与先进地区依然存在很大差距，没能发挥硬件基础的最大效能。

（三）缺乏循序渐进的信息化培训和辅导。目前政府公务人员的信息应用水平参差不齐，由于培训时间短人员多，培训不能做到面面俱到。很多信息管理知识没能得到深入学习，培训的效果不理想。

（四）各部门组织机构不健全。我区信息化发展不平衡，个别单位领导重视程度不够，信息化办下级机构不能独立设置，从事信息化工作人员多为兼职，给信息化向下一层推进带来了难度。

三、今后建设方向

从总体上看，我区政府信息化建设还处于起步阶段，基础设施建设虽已基本到位，但各项应用还有待于进一步深化。

（一）以确保业务发展为前提，完善电子政务专网。我区的电子政务专网已经建成，随着各应用系统的跟进，首先要完成网络的全覆盖，其次根据各应用系统的需求，及时完善存储、备份、安全机制、ca认证等系统建设，确保各应用系统的顺利实施。

（二）从门户网站建设入手，逐步实现“网上办事”。“网上办事”，就是要以门户网站为枢纽，结合政务公开和廉政建设，以“一站式”的办理和不受时空限制的“在线服务”为突破口，实现网上办事、网上服务，提高为民服务的水平。

（三）加大资源整合力度，进一步提高共享能力。以公文交换系统为基础，逐步推广“网上办公”。“网上办公”是要通过有效整合各类资源，建立一套区级政府统一的综合办公业务系统，并从机关内部业务量最大的公文流转着手，统一公文交换，以达到规范格式、整合资源、节约经费的目的。

（四）以“四库”建设为目标，逐步完善信息资源库。政府掌握了绝大多数的信息资源，为满足社会对政务信息资源的迫切需要，为领导决策提供服务，政府信息资源库的规划和开发势在必行。资源库将根据国家确定的政务信息资源建设专项规划、电子政务信息资源目录体系与交换体系，组织有关部门做好人口基础信息库、法人单位基础信息库、自然资源和空间地理基础信息库、宏观经济数据库的“四库”建设。

四、今后建设具体措施

（一）加强基础数据平台建设

以人口基础数据和空间地理基础数据为切入点，逐步整合各职能部门相关人口、空间地理基础数据资源，完善并建立各职能部门业务应用系统，实现资源共享。

1、完善并建立人口相关职能部门业务应用系统。在人口基础数据交换与共享平台的基础上，完善劳动管理信息系统和新农合管理信息系统、建立全区教育师生人员信息管理系统、整合并建立计划生育信息管理系统，以及公共卫生信息管理系统。

2、完善并建立空间地理相关职能 部门业务应用系统。在全区空间地理基础数据交换与共享平台的基础上，完善城市管理相关职能部门空间地理基础数据的应用系统建设；整合区规划局空间地理基础数据，建立全区统一“空间地理基础数据库”，通过交换与共享平台实现资源共享。

（二）加大资源整合力度

资源整合主要包括网络资源整合和信息平台整合两部分。

1、在区电子政务综合传输网络的基础上，整合视频监控（公安、城管）、公共卫生、新农合、城管、应急等网络资源，实现网络资源互联互通与资源共享，尤其是市垂直部门与区直部门的网络整合，加大组织协调力度，积极争取网络互联与资源共享。

2、随着我区党政机关及部门的信息化应用进程不断加快，以“平战结合、综合利用”为原则，加大力度整合“人民防空指挥平台、城市管理平台、应急联动指挥平台、国防动员指挥平台和电子政务平台”5大平台，既能保证资源共享，又能有效避免重复建设。

（三）强化安全管理

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（1）电子政务以及信息化工程建设活动的一个最基本的活动内容就是促进有关的行业系统内的信息资源交互系统的建设，具体而言，就是要凭借我们引入的组织机构代码这种数字化深入发展时代的新兴信息管理工具，来加强全国所有政府职能部门、行政性事业单位以及所有级别的法人机构集群的全部属性信息的数据存储与实时应用的数据库，这样的数据库要配备功能强大的即时性信息查询与储备、维护功能，而且在其具体化的建设实践过程中，我们还可以在保证总库的运行状况不遭受不良影响的条件下，适时地开展各种级别的信息分库的建设与投入应用过程。由此，可以有效地实现信息库中已有信息对我国城乡所有级别的政府机关、各级行政事业单位以及全体企业法人集群的有关信息的全面覆盖，从而对政府进行的社会管理工作的良好开展提供契合实际的保证。

（2）电子政务以及信息化工程建设活动的另一个实践目标就是将之前已经输入系统信息数据库中的信息资源进行共享化方向建设，在数字技术得到发展的当下时代，信息共享能够对整体社会事业的充分发展起到良好的助力作用，引入电子化的组织机构代码，将会有效地加强政府的行政职能、提高政府对各类社会事务的管理水平，促使政府对来自各个方面的信息进行及时有效的处理，将对我国公民的整体化的行政服务需求水平的基本满足程度带来更大规模的扩展。进行高效、充分、通常的信息共享过程对推进中国社会宏观整体的管理水平具有不容忽视的实践作用。

2组织机构代码对电子政务和信息化建设的具体实践作用分析

以上我们对电子政务和信息化建设的整体实践作用进行了简要的分析，其分析过程主要是侧重于国家的宏观性战略层面的考量，下面我们将进行进一步的细化，以给广大读者提供更加清晰的认识途径。这里从三个具体的分项来展开我们进一步的论述。

2.1标准化约束管理

这里所说的标准化约束管理是指根据国际上通行的数据编码实施规则,对政务管理工作对象进行统一的赋码行为。目前国际上通行的数据代码编制方法主要有两种，一是有含义代码，二是无含义代码。所谓的有含义代码是仅就代码内容本身而言就已经包含有一定数量的指向性信息，它不仅可以作为某一具体指向性事务的表意替代者，而且其本身也往往包含着一定数量的与被指代事物有关的信息，这方面最为鲜明的代表就是我国居民拥有的居民身份证编号，我们现行的有效中国公民的身份证号码是由18位阿拉伯数字及字母经过规律的数字排列组合生成的，前六位通常表示公民初始登记所在行政区划的数字编码，中间八位是公民的公历出生日期，之后的三位表示户籍登记顺序，最后一位是信息数据系统的校验码。由此，我们从身份证号码的数字排列中就能够获取其对应的持证人基本属性信息。另一种是无含义代码，其代码本身无实际含义，只是作为其代表事物的唯一标识。最常见的就是企业代码，目前包括我国在内的很多国家都采用9位无含义代码对企业身份进行标识。社会实践活动中，由于被赋码对象的自然以及实时环境属性往往处于动态变化之中，所以在这里，无含义代码往往就具有更大的实践价值，因为实际情形中，中国公民会因为求学、就业以及婚姻等原因而导致其经常性居住地的地理区划发生变化，这时其身份证号码所对应的编码信息就不能很好地反映其对应的身份属性，进而给有关管理人员的实际工作带来一些不利的影响。在信息化网路时代，无含义代码在信息项目变更等方面具有更大的优越性。从某种标准来看，无含义代码与市场、信用等概念在逻辑关系上具有某种一致性。随着电子政务、电子商务等业务应用系统的大量增加，依靠人员的经验和技巧已经难以实现不同系统之间的信息共享与数据交换，必须形成相应的数据交换标准。因此，今后代码的标准化工作应该转到电子政务标准化工作的方向上来，围绕业务协同、资源共享与信息资源开发利用而建立与代码应用相关的电子政务元数据标准和数据交换标准。

2.2管理分类化

组织机构代码的管理对象分为两个主要的分支体系，其一是公民或者其他形式的自然人形式体系，其二是法人或者其他形式的集群性组织形式。在这里我们对法人的概念进行一个简要的界定，因为在实践环节中我们经常会发现有很多人在对法人概念的理解方面往往存在着很大的偏差。我国现行的《中华人民共和国民法通则》规定，中国境内设立的法人组织应当具备四个基本的前在条件：其一，法人必须是依法设立的具有实体物态特征的一定形式的组织；其二，法人组织必须拥有一定数量规模的不动产，并且拥有能够维系其生产经营活动的可供周转的资金经费；其三，法人组织必须要有其自身能够独立拥有的名称、系统完备的组织结构以及维持其稳定的运营管理状态的相关制度，拥有生产经营或者是办公活动场所；其四，法人组织要能够独立地承担其所进行的全部生产经营活动所引致的一切客观后果的民事责任。在充分有效地认识了我国现行法律体制之下的法学概念界定以后，我们开始将我们实际将要管理的客观对象进行分类化操作。《中华人民共和国民法通则》将我国境内所存在法人形态划分为五个基本的类型：企业经营类法人；事业进展运行类法人；党政机关法人；公益性社会团体法人；跨形式交叉型法人。另外，我们还可以使用按照政府不同职能部门的职责分工来对组织机构代码进行分类的办法。具体操作方法就是针对中国政府对当下中国社会的具体管理事务的部门分类，借用其已经形成并不断完善的分类体系将有关管理事务对象的具体分项具象化，利用代码系统自带的索引功能模块，可将中国政府在现阶段实际拥有的职能划分为如下所列的若干个模块：市场工商事务管理、税务征收与稽查、海关缉私、实物商品与电子商务贸易、交通运输服务业、商品质量检查、食品药品质量与安全性监督、环境保护与国民基本卫生服务保障、劳动与基本民生保障项目，人事与城乡公民档案管理、社会公共产品与服务的提供，公安机关打击违法犯罪维护社会治安、检查与审判、监狱管理与建设运营，金融事业运营保障等等。分类法有效促进了认识事物的逻辑清晰程度，推进了有关事业的良性发展历程。

2.3政府部门应用与社会服务

应用既是建立组织机构代码的初衷，也是最终目的。从应用对象来看，组织机构代码的用户包括政府部门、企业和普通公众等各个层面。政府部门应用组织机构代码，是组织机构代码工作作为经济社会管理中基础性手段的重要推动力量，已经列入十几个部门的业务管理信息系统中。组织机构代码已普遍使用在我国发展改革、建设交通、经济和信息化、商务、公安、民政、财政、税务、人力社保、工商、统计、质监、国资、银行、海关等部门，为政府各部门加强行政管理，监督企业、事业单位和社会组织的社会经济活动提供了有效的技术手段，为实现计算机自动化管理和信息交换提供了技术保证。其他部门在经济和社会活动中将逐步应用组织机构代码。组织机构代码对于企业和社会公众的应用主要体现在基于组织机构代码所构建的社会信用体系上。社会信用体系是适应市场经济和信用交易发展的内在要求，在信用信息公开化和相关服务专业化、社会化的基础上，将原先单个的市场主体之间的一次性或临时性博弈转变成单个市场主体与整个社会之间的长期反复的博弈，从而对每个市场主体都能够形成一种有效的社会守信激励与失信惩戒机制。但是，要实现社会信用体系的这种功效，必须首先建立和完善有关的各类标准。以组织机构代码为主索引的、由企业和有关机构的注册信息所构成的基本信息，应该作为信用主体及其信用档案的标识标准，成为社会征信平台建设技术标准的重要组成部分，从而使组织机构代码成为社会信用信息收集、加工、流转的首要工具，并使单个市场主体真正地置身于无穷无尽的市场海洋中。

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所谓电子政务，从根本上来说是一种国家行政管理模式，即以计算机和现代网络通信技术等高科技手段为支撑，实现政府日常办公、信息集散、公共管理等事务的电子化、网络化管理。目前，在国内各高校中，电子政务主要服务于高校行政组织与管理，其主要目的是为高校各部门的管理工作提供一种便捷、准确、科学的现代化服务，以实现高校行政管理的信息化改革与发展。

随着现代计算机应用的逐渐普及，实现高校档案的数字化与信息化建设已成为时代所趋。目前，国内各高校档案的信息化建设如火如荼，已逐渐进入了或者即将进入高校电子政务建设规划，如何依托电子政务建设更好地推进高校档案信息化发展，目前已经成为业界普遍关注的热点之一。

1.高校档案信息化建设中电子政务网融入的优势

1.1电子政务网使档案信息检索更为方便

方便、快捷，超越时间、空间与部门限制是电子政务最明显的特点之一。实现档案的电子政务化后，咨询者可即时检索、查询所需信息，查询手段也是超前的多元化，电子政务化档案为咨询者提供了包括分类查询、模糊查询、综合查询在内的三种基本查询方法，工作人员可按照工作需要任意组合查询，准确而又便捷。此外，工作人员也可以凭借授权权限，直接从校园网以外的网络上进行访问与查询，不仅可以减轻工作负担还可以节约工作时间。

1.2使档案管理模式更为现代化

管理现代化是高校档案电子政务化的第二个主要特点。现代化意味着管理工作的便捷与省事，电子政务化改变了档案管理员机械、枯燥的工作方式，将他们从繁杂的打字与管理业务中释放出来，使各工作人员可以将有限的工作精力与时间集中在档案收集与编排上，提高现代档案的质量管理，促使高校档案工作管理模式逐渐向现代化靠拢，最终实现档案管理工作的一体化发展，使档案资源可以最大限度地发挥其基本优势与价值。

1.3使档案阅用可控化

严格控制档案的流向，是档案电子政务化的第三个特点。档案搜集建设工作具有一定的难度性，传统的档案借阅记录一般都以手工操作为主，不仅耗费精力且出错率极高。档案管理信息化，一方面可以直接解决传统借还方式存在的各种弊端，另一方面还可以自动产生催还信息，促使到期不还者及时归还档案。

1.4使科研服务高效化

方便学术人员进行科学研究是档案电子政务化的最后一个特点。档案管理信息化，高校科研人员可直接在网络上进行搜集与查询。此外，档案信息化管理也为科研人员利用与开发档案管理提供了便利，不仅方便科研人员创新，也为科研人员利用最新科研成果更新档案电子化管理提供了便利。

2.高校档案信息化建设出现的问题

2.1电子文件的统一归档难度颇大

高校属于人群密集性场所，人多复杂，再加上目前各高校的电子政务化建设还处于初级阶段，大量信息文件都没有得到科学的系统化处理。此外，档案信息化建设规范与章程不健全、管理软件不统一，也为目前的电子文件统一管理与归档带来了难题。电子档案管理与传统的档案管理有着根本上的区别，电子档案内容突破了传统档案的范围与广度，不仅包括大量的文字材料，还涉及图片、声音、表格以及各式数据等，管理难度也是水涨船高，非同一般。

2.2电子档案信息管理存在一定的安全隐患

政务化管理以现代电子网络为技术支撑，那么必然就伴随一定的网络安全问题，虽然现代网络安全管理发展形势颇好，但是政务内网以及公共信息网之间物理与逻辑隔离的缺失，还是给高校档案的电子化管理安全制造了一定的麻烦，档案信息化管理的安全保密，是各高校在推进档案电子化建设中必须要解决的问题。

2.3电子档案法律效力尚未完全得到认可

现在社会人员流动易变而又急速，相应的人事档案的调动也是日趋频繁。但由于网络电子档案先天所具有的可变性、虚拟性，极大地降低了其本身在民众眼里的法律公证性，特别是对于那些以电子政务传输方式而成的档案，由于缺少公章，法律效率远不及传统的纸质文件。目前，国内普遍都是电子档案与纸质档案双轨并行，这对于人力、财力、物力都是极大的浪费。要想彻底实现自动化办公与文档一体化建设，电子档案法律效力低下这一问题必须得到解决。

2.4档案信息化管理专业型人才的匮乏

高校推进电子政务化建设，高尖端人才是重点。档案信息化建设中的各种技术性问题与障碍都需要技术人员来解决与突破，但是目前，各高校档案部工作人员技术素质低下已是一种常态，专业结构不合理，尖端人才匮乏，综合性人才稀有，真正能担当建设工作大任的人少之又少，这些问题都严重地阻碍了高校档案信息化建设事业的发展。

3.强化高校档案信息化建设的措施

3.1加快档案信息化建设步伐

加快档案信息化建设步伐，使我国的档案电子化建设有法可依、有章可循，以进一步提高我国档案电子化建设的质量与水平，是目前推进档案电子化发展的重中之重。根据当前档案电子化的发展现状来看，地方档案信息化的法律建设是难点也是重点，以国家《档案法》为基础，彻底将国家及地方以上的法律法规体系完全建构成一种相互制约、相互联系的一体化档案法律法规，是目前我们进行档案建设信息化的重要法律保障。

3.2加强网络安全建设

网络安全隐患是长久以来困扰人们的主要网络技术难题，而这一问题也是作为一个全球性问题一直存在。现代网络发展在给人们带来便利的同时，也构成了一定的信息威胁。档案作为一项机密性信息所在，泄露或者被盗都是一项重大的损失。因此，在利用计算机处理机密档案及信息时，灵活地将档案文件电子化管理与网络信息保密工作同时同步进行，是我们充分实现与保证电子政务网络先进、实用、安全的基本措施。

3.3加快档案系统数字资源的建设

档案系统资源数字化建设，主要包括两部分工作，第一项是现行系统归档文件的收集，第二项是馆藏档案的数字化。现行系统归档文件即是电子政务、办公室自动化在应用过程中产生的各类电子文件。馆藏档案数字化，即利用包括工程扫描仪、文档高速扫瞄仪在内的各种现代化高端扫描仪，对档案馆的各式文件、图像、影音等进行处理，以实现数字化电子文件全面替代纸质文件的目的。档案数字化建设不仅可以有效完善我国的档案信息资源体系，同时也可以进一步优化自我，为社会各界提供更为优质的信息服务。

3.4提高档案信息化人才的专业素养

档案信息化建设是一项颇为复杂的项目工程，那么其对于人才的要求条件也就不言而喻。对于目前档案管理部门的人才结构现状，具体可以从以下几点来进行解决，首先是目前从业人员的培养，开展各种培养活动与教育课程，帮助这些工作人员有效提升档案管理理论与计算机操作等方面的专业素养，使他们可以熟练地掌握档案电子信息化管理所需要的任何知识与技能。其次是优化本部资源，招收、吸引优质高端复合型人才。再次，积极组织工作人员前往他处取经求才，邀请资深专家莅临讲学，及时准确地对本部门工作人员进行知识更新。最后，定时定期在部门内部开展知识技能交流与培训活动，营造良好的学习与交流氛围。

3.5电子政务环境下档案管理的几点建议

统一电子信息档案的格式与标准。电子信息网络是目前应用颇为广泛的技术手段之一，电子文档格式根据不同的需要也是相当纷杂，严格电子信息档案及各项文件的格式，是提高电子档案质量与管理的必然选择。高校档案信息化管理在借助高校电子政务推进实施时，务必要积极地参与到电子政务相关条例的制作中来，以积极准确地为高校电子政务建设联动高校电子档案建设做准备。

在对档案管理系统进行设计与开发时，一定要清楚明了地知道建立这一系统的根本目的是将原有的档案电子信息化，而档案管理随着时代的发展呈现出不一样的特点与要求。因此，在进行电子政务化平台建设时，务必要实时根据外界变化，对机构组织和管理模式予以调整。

档案主管人员，一定要从思想上扭转其对于电子档案的认识态度，将电子档案视为电子最主要与最真实的记录，将其视为高校最终重要的信息资源。

4.总结

综上所述，档案信息化作为高校电子政务建设的重要组成环节，不仅是新时代、新形势下档案发展所需的必然产物，同时也是我们实现档案建设事业跨越式发展的必然选择。随着现代信息技术手段的逐渐深入与发展，我国高校的电子档案建设技术已是日臻成熟，但在具体推进的途中依然障碍重重，高校电子档案建设技术的继续发展与深入仍需我们的共同努力与探索。

参考文献：