档案智慧化管理范文

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Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.

Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management

“互联网+”时代政府社交媒体发挥的作用日益凸显，特别是随着政务微博、官方微信的应用，政府社交媒体逐渐成为公开政务信息的新渠道。目前，公众的参政意识逐渐增强，政府社交媒体的信息资源总量不断增加，加上政府社交媒体本质上具有档案属性，其管理同样涉及信息的采集、识别、归档等过程。[1]在这样的背景下，如何对政府社交媒体文件进行科学的档案化管理，提高政府社交媒体信息资源的效用，发挥集体智慧的作用尤为重要。

一、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的提出

（一）国内外相关研究

社交媒体信息存档研究源于近年来社交媒体的迅速发展与广泛应用，2010年以来，欧美等一些发达国家的政府部门、档案管理机构纷纷开展了不同层次、不同目的、不同形式的政务社交媒体文件归档实践项目，其中一些已经形成了较为成熟的实施流程和管理规范。如英国国家档案馆负责的英国政府网络存档项目[2]在欧洲网络记忆基金的支持下，开发了能够确保社交媒体文件产生背景、结构与内容原始性的信息采集工具，按照《英国国家档案法》的相关规定，与Twitter、You？ Tube等机构合作，对英国中央政府各部门官方Twitter和YouTube公众号上公开的政务信息和政治热点事件等政府社交媒体文件进行档案化管理。目前，该项目归档保存的Twitter文件已达65000多份，You？ Tube文件数量超过7000个，文件类型涵盖文本、图片、音视频等。此外，美国北卡罗来纳州政府社交媒体档案馆项目[3]通过人工选择的方式识别需要归档的州政府部门所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒体账户，参照项目所制定的“页面宏观评估计分表”，对待采集的政府社交媒体文件进行评价和精确计分，根据得分情况来确定采集的页面范围和采集频率。并依托第三方信息服务机构――Archive Social所提供的社交媒体信息捕获和归档服务构建北卡罗来纳州政府社交媒体文件数字档案馆。

与国外相比，我国在社交媒体信息归档保存方面的研究尚处于萌芽阶段。在理论上，如王焕[4]通过系统分析和梳理国外政务社交媒体文件归档工作的流程与管理模式，为我国档案管理机构提供了具有参考价值的政务社交媒体文件归档办法。黄霄羽等[5]探讨了社交媒体文件权属问题，提出社交媒体文件应采用合作共管的归档管理模式。赵跃[6]对政务新媒体文件归档的动因、主体、内容、策略进行了思考，并指出了当前我国政务新媒体文件归档面临的挑战与应对策略。在实践领域，国内相关的实践应用研究尚处于起步阶段，系统应用实践发展尚不成熟。

（二）概念辨析

1.集体智慧。集体智慧即将大量松散的个人、组织或机构集合在一起，通过集体成员间的互动协作所产生的高于个体所拥有的能够进行理性思考、制定决策、执行任务、解决复杂问题的团体性智慧或能力。在信息资源管理与服务领域，集体智慧已广泛应用于社会网络服务、众包服务、信息资源共建共享等多个方面，维基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]

2.政府社交媒体文件。政府社交媒体文件可定义为国家政府机构在履行行政活动或处理事务过程中，使用社交媒体制作或接收的具有保存价值的信息，这些信息符合文件的真实性、可靠性、完整性的基本特点，具有凭证、参考、情报等主要的档案价值属性。[8]目前，政府社交媒体信息的文件属性已经得到很多国家的认可，如加拿大国家档案馆认为政府社交媒体信息是政府文件的重要组成部分，并通过政策法规进行规范，使其与政府电子文件和政府网站信息等数字资源一样成为当前档案部门长期归档保存的重要对象。需要指出的是，与政府办公系统中生成的电子文件和政府网站信息不同，社交媒体文件一般是借助第三方社交媒体平台形成的，政府的社交媒体文件保存在社交媒体平台运营商提供的服务器上，这就决定了政府社交媒体文件对第三方平台的依赖性。因此，与电子文件和政府网站信息的归档保存相比，政府社交媒体文件的归档工作流程和管理模式还应充分考虑到第三方因素。

（三）集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合

政府社交媒体文件归档不仅涉及第三方运营机构的问题，还要面临大量社会公众参与的网络社区中信息交互与公众反馈信息的整理，加上这些信息动态增长、分享与转载导致其更新频繁，且重复、无序内容较多，很难准确识别和捕获，致使政府社交媒体文件归档工作面临巨大的挑战。因此，对政府社交媒体文件的归档不能仅靠某个机构，需要多机构的共同参与，而且有必要吸纳公众加入，发挥集体智慧的优势，协同高效开展政府社交媒体文件归档工作。其中，集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合具体表现为：一是采用公众参与的社交媒体信息采集策略，基于公众、团体的智慧来选择有保存价值的信息，最终建立能够反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆；二是建立分布式合作存档机制，政府社交媒体归档应由文件的形成机构、社交媒体平台运营商、记忆机构共同参与，在各司其职和运用自身特有资源下协同解决政府社交媒体文件归档面临的各种难题。

综上，我们应借鉴国外实践经验，发挥多个主体协同管理的优势，同时借助政务社交媒体广泛群众基础，征集、内化网络用户的意见和建议，实现集体智慧视角下政府社交媒体文件档案化管理模式的创新，为国内政府社交媒体文件存档工作面临的挑战提供新的解决思路。

二、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的分析

（一）政府社交媒体文件档案化管理的实施主体

如上所述，政府社交媒体文件的归档涉及新媒体运营商、政府机构和档案部门三个实施主体，三者之间的关系如图1所示。这些机构通过分工协作，共同承担政府社交媒体文件的档案化管理工作，从而通过分担责任、降低风险，使效益最大化。

1.新媒体运营商。政府社交媒体文件属于电子文件的范畴，同样具有完整的产生背景、内容、结构等信息，这些信息同元数据一同捕获，成为识别文件真实性与可靠性的重要标识。[9]元数据管理作为社交媒体文件管理的核心，为了实现政府社交媒体文件完整捕获归档与真实保存利用，需要对文件著录的元数据标准提出特殊要求，由于社交媒体文件存储在新媒体运营商提供的服务器上，因此，需要具备技术优势的新媒体运营商提供相应的技术解决方案，满足政府社交媒体文件归档保存的管理需求。

2.政府机构。政府机构作为社交媒体文件的直接形成机构，拥有对文件的管理与处置权，能够在文件的整个生命周期内对其进行管理与控制。同时由于政府机构更了解文件形成的背景信息与内容结构，因此，在文件的真实性与完整性等价值鉴定与识别上具有不可替代的地位。此外，作为政府社交媒体文件档案化管理的领导和监督主体，负责社交媒体文件管理意见与政策的制定，指导并监督档案部门和其他合作机构对政府社交媒体文件的管理。

3.档案部门。档案部门是政府社交媒体文件档案化管理实施的责任主体，一方面，档案部门作为专门的文化记忆机构，在政府社交媒体文件采集内容涉及范围确定、归档工具与技术选择、保存标准体系和流程规范制定、管理平台构建、归档信息服务利用等方面具有天然的优势，通过形成包括方案、标准、规范、程序、技术等诸多要素在内的管理框架体系，可为政府社交媒体文件归档提供必要的制度环境。另一方面，档案部门借助其完善的专业人员配备和资金支持，参照其在文件归档方面成熟的业务流程，可以实现政府社交媒体文件在捕获、处理、存储、利用等环节的标准化操作。

（二）政府社交媒体文件档案化管理的实施流程

政府社交媒体文件作为一种有特定内容、结构、背景信息的文件，在一定程度上属于电子文件范畴，因此，电子文件归档管理的一些理念和方法可以应用到政府社交媒体文件的档案化管理中。根据文件生命周期理论，同样可以把政府社交媒体文件的生成、、捕获、归档视为完整的生命周期，按照相关标准和规范，沿着文件归档管理工作采集、管理、保存的思路对其全程管控，保证政府社交媒体文件从采集到长期保存管理上的连续性和规范性。考虑到开放档案信息系统（OAIS）模型已经成为国际上公认的实现数字资源长期保存与获取的标准，政府社交媒体文件归档的整个流程也可以参考OAIS模型作为其实施档案化管理的逻辑架构，如图2所示。

1.政府社交媒体文件的采集。与常规电子文件不同，政府社交媒体文件依赖于第三方平台具有的深层次的复杂结构，其海量性、复杂性、技术性强等特点导致政府社交媒体文件的采集面临诸多问题，如对动态持续生长信息的实时采集，以及对丰富的社交媒体情境信息的有效获取等。因此，结合政府社交媒体文件的特点，在借鉴电子文件获取相关方法的基础上，还应与社交媒体平台运营商合作，寻求捕获社交媒体文件的有效技术解决方案，包括资源选择标准、网络爬虫工具配置、数据交换格式、元数据编码及转换标准等。以英国国家档案馆对Twitter的捕获为例，该馆在实施信息采集时遵循Twitter提供的REST API标准、数据获取API服务标准等，对收割Twitter信息的网络爬虫工具进行了规范配置，获取以JSON、XML等标准格式数据集形式呈现的包含Twitter信息原始数据及其元数据的档案信息包（AIP）。[10]

2.政府社交媒体文件的管理。利用网络爬虫工具捕获的文件多是杂乱无序的，还应通过编目著录与鉴定整理等管理操作使无序信息有序化。比如，欧盟FP7支持的ARCOMEM项目通过构建通用的元数据模型对采集的文件内容、结构、管理过程、形成背景等信息进行统一的资源描述，并将描述的信息以标准的WARC网页档案文件格式保存，实现对采集的社交媒体文件的编目著录。[11]此外，可以借鉴电子文件鉴定理念，将政府社交媒体文件的鉴定整理划分为文件识断与文件可用性判断两个部分。其中，文件识别用于判断文件档案信息包中的元数据、长期保存方式等要素是否齐全。文件可用性判断即对已捕获文件背景信息、内容、结构等特征的可用性检查，确保文件的真实性、完整性、有效性。

3.政府社交媒体文件的归档保存。社交媒体文件的归档保存主要涉及存档方式与存储架构的选择。目前对社交媒体文件进行存档的方式较多，包括直接存档、网络链接存档、内容寻址存档等。[12]社交媒体文件具有数据量大和存取频繁的特点，解决社交媒体文件在海量存储与高效存取方面存在的冲突，可以借鉴澳大利亚Pando？ ra项目采用的社交媒体文件存档方式，将文件归档分为三个部分，即提供访问的存档、长期保存文件的存档以及持续工作所需的存档，通过多个机构共建共享的方式进行分布式存档，提升社交媒体文件归档效率。在存储架构选择方面，社交媒体文件归档作为一项持续性活动，保存文件数量的动态增长对存储管理提出了挑战，云存储作为动态易扩展、安全可靠、易于管理、成本低廉的数据存储方式可为海量政府社交媒体文件的长期保存提供有效的解决方案。

（三）政府社交媒体文件档案化管理的实施策略

1.采用基于群众智慧的归档信息采集策略。集体智慧视角下的政府社交媒体文件档案化管理所采用的信息采集策略应强调“全民参与、共享记忆”。因此，可借鉴美国国家档案与文件署官方网站开展的“公民档案员”项目，[13]提倡国家档案馆等有影响力的文化记忆机构积极建立公众号，鼓励公众参与政府社交媒体文件的采集工作，按照“明确政府社交媒体信息采集主题利用社交平台宣传社交媒体用户自发参与相关主题信息资源的征集与内容评价负责机构有选择地优先采集重要信息建立反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆”的流程，利用群众的智慧决定采集哪些有保存价值的政府社交媒体文件，从而将政府网络信息资源采集与保存转变为基于社会意识和社会驱动的存储模式。[14]

2.开发智能化社交媒体信息存档技术。当前国内在社交媒体信息捕获方面，大多采用截图、手动打印等传统方法，而现有的针对浅层网的网页自动采集方法并不能有效解决这类信息的采集问题。因此，由档案部门与社交媒体平台运营商合作研发智能化的方法和工具来实现社交媒体信息的存档，是我国开展政府社交媒体文件档案化管理工作需要突破的重要问题。国外研发的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒体信息存档工具所实现的技术创新与突破可为国内社交媒体信息存档技术的研发提供参考。国内在开发智能化的社交媒体信息存档技术的过程中，可考虑以国外成功的实践案例为“蓝本”，结合实际需求，对现有的网络信息存档技术和方法进行优化，实现面向我国主流社交媒体信息存档的智能化工具，通过技术创新，来减轻政府社交媒体文件存档的工作量，降低信息保存成本，提高信息归档质量。

3.建立分布式合作保存机制。政府社交媒体文件归档是一项持续而复杂的工程，需要发挥集体智慧的作用来共同解决。结合国情，国内可建立由政府机构为主导、档案部门为责任主体、社交媒体运营商参与，吸纳那些对政府社交媒体文件归档保存的重要性有足够认识、有意向参与这项公益事业的公众和社会组织所组成的分布式合作保存机制。其中，政府机构应发挥引导作用，获得政策法规方面的支持，鼓励公众和社会组织参与政府社交媒体文件管理工作，利用群众智慧来提高文件档案管理的质量。具备技术优势的社交媒体平台运营商需要在技术上改革创新提高社交媒体信息采集的效率与质量，为政府社交媒体文件的归档提供重要的技术支撑。档案部门需要制定科学规范的社交媒体文件采集标准、策略、方案等，确保资金与资源的有效利用与优化配置，与政府机构、社交媒体平台运营商、社会组织和公众合作协调规划任务框架，实现政府社交媒体文件归档工作的有序进行。

*本文为吉林大学研究生创新基金资助项目“大数据环境下政府网站原生数字政务信息长期可存取研究”（项目编号：2016048）的研究成果之一。

注释及参考文献：

[1]万凯莉.论社交媒体信息的档案化鉴定[J].档案学研究，2016（1）：62-66.

[2]UKGovernmentWebArchive[EB/OL].[2016-07-16].http：//nationalarchives.gov.uk/webarchive/.

[3]State of North Carolina- Social Media Archive[EB/ OL].[2016-07-18].http：///.

[4]王焕.国外政务社交媒体文件归档研究[J].档案学研究，2015（6）：99-105.

[5]黄霄羽，钱红梅.你的网上记忆安全吗――社交媒体文件权属问题的思考[J].中国档案，2014（4）：68-69.

[6][8]赵跃.挑战与应对：我国政务新媒体文件归档若干问题思考[J].档案学通讯，2016（3）：80-86.

[7]刘海鑫，刘人境.集体智慧的内涵及研究综述[J].管理学报，2013（2）：305-312.

[9]NARA. White Paper on Best Practices for the Capture of Social Media Records[EB/OL].[2016-07-21]. http：//archives.gov/records- mgmt/resources/social？ mediacapture.pdf.

[10]Espley S，Carpentier F，Pop R，et al. Collect，Pre？ serve，Access：Applying the Governing Principles of the Na？ tional Archives UK Government Web Archive to Social Media Content[J].Alexandria，2014（1）：31-50.

[11]Thomas Risse， Elena Demidova， Stefan Dietze， ect. The ARCOMEM Architecture for Social and Semantic Driven Web Archiving[J].Future Internet， 2014（1）：688-716.

[12]Operational selection policy OSP27 [EB/OL].[2016-07-26].

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摘要： 本文就对社会保障在档案管理方面法制化的建设现状加以分析，对社会化保障管理档案法制化建设路径加以推进。

关键词 ： 社会保障；改善民生；建设法制化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2015）03-0318-02

作者简介：张蓟红（1976-），女，河北承德人，研究方向为人事档案信息化。

0 引言

社会保障是一种对民生加以改善的比较基本的制度。党在十的报告中曾明确指出要加强对社会的建设，将改善民生作为社会工作的重点内容之一。在进行民生改建事业构建过程中，也要求各个部门之间要进行相互的协作，在这一构建过程中，社会保障的档案记录过程起着重要的作用，本文基于对我国的社会保障局的档案管理进行现状分析，从而对社会保障档案管理进行法制化建设的实施路径加以探讨。

1 社会保障建立法治档案管理的基础探析

对社会保障管理档案进行立法的建立基础主要是社会档案保障管理相应的法律依据。因为对社会档案保障管理在立法方面的建设，主要还是在社会立法保障以及对档案进行管理立法的交叉范围内。因此在这一过程中的法律依据主要有在社会保障这一方面的法律以及法规，同时对地方性的立法以及一些具有规范性的相关文件。通过立法的角度进行分析，在我国进行社会档案保障管理方面的立法基础主要有以下几方面组成。

1.1 国务院中各部委相关方面档案制定以及社会保障局方面的规章 社会档案在保障管理方面会涉及到人力资源以及国家档案局还有社会保障局和民政部几个部门，一些相关的规定也是围绕着这几个部门展开的。部门中相关的规章比较多，本文重点就两方面展开探析，一是由国家档案局加以实施，通过国务院审批的《档案法实施办法》，这一法规对社会档案在保障管理方面进行立法有着重要的意义。另一项法规就是由人力资源以及社会保障部还有国家的档案管理局一同制定并实施公布的《社会保险业务档案管理规定》，这是目前在我国唯一的一部有关于社会档案保障管理方面的部门规章，是各个地方在进行社会保险的档案管理方面法制性建设的依据。

1.2 省以及自治区和直辖市有关社会保障法制性建设地方性的法规 在进行社会保障档案管理方面相关建设的时候，在省自治区以及直辖市都是有着明确的档案调理的；在对社会进行救助方面，每一个省以及自治区和直辖市都专项制定了“最低生活保障的办法”以及“社会救助办法”这些规章制度。对社会保险进行制定的管理方面，各个省份以及自治区还有直辖市也相应的制定了“失业保险加以实施方法”，在进行各个地方的社会档案保障管理立法建设方面这些地方性立法也提供了比较重要的依据。

2 社会保障在立法管理建设方面现状分析

在党以及政府方面的文件中对于社会保障的表述有着并不统一的特性，但是通常会将社会保障以及社会救助还有社会福利作为比较基础的相关制度。本文就这几方面的制度进行讨论，对社会保障在进行法制性建设管理方面的现状加以分析。

对社会保障档案进行管理的工作是在社会保障工作中比较重要的部分，对其制度化方面的建设相对是比较晚的。浙江省是对社会档案保障管理工作比较重视的，也是比较早在这方面加强建设的省份，其早在十五计划开始之前，就有了“关于加强社会保障档案工作的意见”这样的制定内容。十七大将对民生加快改进步伐作为社会建设的工作重心之后，国家级档案局就了关于加强民生的档案管理方面工作意见，在全国范围进行对社会保障在档案管理方面法制性的建设，中央以及地方政府也都相应的有这一方面立法活动，在民政局以及办公厅都有相关的一些法规建设。地方性的各级政府相继了关于本地区对最低的生活保障方面档案管理的建设办法。社会保障部门以及人力资源，在国家档案局《社会保险业务档案管理》实施之后，地方性各级政府分别推出有关对社会保险业务方面进行规范的档案管理的建设文件。

社会保障的建设过程是一个具有比较广阔包含内容的体制，并对社会保障以及社会救助和社会福利这几大领域进行体系构建。社会保险主要包括五险以及新农合还有新农保这些方面的内容。社会救助是对低保以及五保还有灾害救助方面的内容进行构建。社会福利主要是对老人以及妇女儿童还有残疾人提供一定的福利。不过，就目前的中央以及地方政府的一些联合性社会档案在保障管理方面的法规性文件分析，主要有几方面内容的构建，首先就是对最低保障方面档案管理进行构建。我国的国家性档案局在相关最低保障生活方面的通知中，就曾明确的对最低生活保障档案加以分级进行管理，采用主要将基层作为主导，分级的进行负责，出台相关法律法规的管理细则以及实施办法。目前浙江以及上海还有甘肃多地都已经推出了这一方面的相关文件。其次就是要将社会保险在业务领域方面的档案加以管理。人力资源以及社会保障局推出《社会保险业务档案管理规定》以后，极大程度地推动了各个地方政府对相关方面立法加以推行的积极性。比如北京还有河北和青海很多省份都就社会保险方面的业务档案提出了实施办法，以及管理方案。

3 对社会管理档案进行完善立法管理的途径分析

社会保障在档案管理方面进行法制化的建设是可以通过各个部门之间进行相互协作，从而完成推进作用的，下面本文就具体对社会管理档案进行完善立法管理途径进行分析。

3.1 认识内涵，构建基础 认识内涵主要是对社会保障档案方面内涵要认清。我国的中央政府对于社会保障方面的命名并没有比较明确的法规，以及比较规范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的劳动保障厅以及档案局联合制订了浙江省方面的社会保障管理办法，对有关养老保险以及医疗保险还有失业保险方面业务的办理，通过文字以及影像多种形式进行管理记录。在这样的对保障档案方面的建设，是混淆了保险同保障的概念，这样档案的构建，很大程度上是将进行社会保障的管理范围缩小了，因此加强对社会保障方面的内涵认识，是对档案管理进行立法的重要前提，也是实施法制化基础建设的前提。

3.2 规划统筹，避免分割 对统筹的规划主要就是中央对国家档案局进行统筹的规划，相应的出台一些法规条例对一些救助方面的档案加以管理规范，在进行社会救助方面管理档案建设时应该避免出现分割立法的现象。现在很多立法在低保档案进行管理方面都是有着比较灵活的方法的，但是大部分档案并不包含其他社会救助方面的内容，也就使得出现了分割立法的形式，因此要加强对统筹的规划，尽量避免分割的出现。

3.3 三步战略，循序推进 第一步就是对平行的单项部门法规进行制定，也就是社会保险相关的业务在档案管理方面的规定，社会在业务救助相关的档案规定，社会福利方面档案滚利规定，通过各地方政府统一构建。第二步就是要把相关内容记录在社会保障方面的基本法中，在实施颁布的社会保险法中就有明确规定，对社会人员进行缴费档案的管理要有明确的登记记录以及支付结算方面的凭证。在社会保险的档案建立方面提供了比较完善的法律依据。第三步主要就是要在前两步构建基础之上，当时机成熟时，由国务院对社会保障进行统一的在社会保障档案立法方面管理的建设工作。

4 结语

基于对社会保障多方面建设现状中存在的问题加以分析，本文就这一方面建设提出相应的民生改善方法，对社会保障管理档案的法制性作用加以分析，总结出相应的办法，希望可以有助于我国社会对档案进行法制性建设的立法实施。

参考文献：

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档案管理的社会化是指档案是全社会的共同财富,档案管理是一种社会各级各类组织、机构和个人的共同行为,其目的在于把全社会的档案以不同形式分层分类集中控制起来,形成一个社会性的开放管理系统。我国档案工作的基本原则和档案管理行政部门的执法权,是实现档案管理社会化的基本条件,较为完整的国家档案管理网络是档案管理社会化的可靠基础,档案馆是档案管理社会化的基本形式,而文件中心、档案事务所、档案寄存中心和其他商业化运作的档案中介机构则是档案管理社会化的有效补充。

一、档案管理的社会化与建立“两个体系”的关系

档案管理的社会化的本质属性决定了它是档案工作的基本职能,是档案事业发展的主体内容。就“两个体系”建设而言,又具有特殊的意义:(1)强化档案管理的社会化职能是建立“两个体系”的关键环节,实现“两个转变”。建立“两个体系”的重点是档案资源的重新配置和档案公共服务产品的再分配,关键就在于实现政府档案管理的社会化职能的调整与完善。(2)档案管理的社会化是“两个体系”核心理念的重要体现。建立“两个体系”的核心思想是以人为本,强化档案管理的社会化职能,根本目的就是要通过转变政府职能,更好地重视所有涉及人的档案,重视档案为人的全面发展服务,是以人为本的政府管理服务理念在档案领域的具体体现。(3)强化档案管理的社会化职能是建立“两个体系”的根本办法。建立“两个体系”需要档案法制体系、管理体制、工作机制、服务方式等各方面的改革与创新。管理的社会化不仅为推进建立“两个体系”提供了科学的理论指导,并以其系统性、规范性、实践性成为实现“两个体系”建设目标的根本方法。档案管理的社会化不到位,“两个体系”就无从谈起,“两个体系”的建立和完善也必然伴随着档案管理的社会化职能的不断强化。

二、建立符合社会发展需求的档案中介机构

“建立覆盖人民群众的档案资源体系”体现了档案管理的社会化,现阶段,建立覆盖人民群众的档案资源体系,实现档案管理的社会化,要建立符合社会发展需求的档案中介机构。档案中介机构,是当前一个非常热门的话题。从名称来看,有“档案事务所”、“档案咨询服务中心”、“档案事务服务中心”、“档案技术服务中心”、“档案托管中心”、“档案寄存中心”等。我国目前的档案中介机构按生成途径和运作方式,可以分为由档案馆或档案主管部门设立的、面向社会的公共性档案中介机构和以法人资格存在的、以市场化运作的商业性档案中介机构。我国首家档案寄存中心,1998年8月9日成立的深圳市档案寄存中心属于前者,其服务职能主要是将不具备充分保管条件及配备档案保管主体成本过高的国有与非国有及破产企业、社会团体、个人在工作、生产、经营等各项活动中形成的档案,寄存在市档案馆中。相对于传统的档案机构来说,总体呈现弱势。

市场经济条件下,需要的档案中介机构需具备以下条件:(1)政企分开、权责明晰、独立经营、自负盈亏。首先政企分开、权责明晰要求档案中介机构必须与档案行政管理部门在人员、财务、职能等方面完全脱钩,以独立经济法人身份参与市场竞争,不得再承担原有的行政职能,即真正实现组织中介性。其次要做到独经营、自负盈亏,必须保持档案中介服务机构的独立性、完整性和客观性。独立性可以使档案中介机构不受行政部门影响,在档案服务中保持独立,不损害客户的利益。(2)遵纪守法、规范经营、诚实守信、优质服务。从某义上讲,规范化程度不够是影响档案中介机构职能发挥的最大障碍。档案中介机构的规范化实质上涉及的是其与服务对象的信用关系问题,档案中介机构如果不规范,其信用度将大打折扣。从外部来说,档案中介机构应自觉接受工商行政管理部门与档案行政管理部门的监管,前者是依据《公司法》、《中华人民共和国公司登记管理条例》对其经营活动进行依法登记注册、年检审计;后者是依照《档案法》等法规对其业务活动进行监管,以实现外部规范化管理。从自身来说。档案中介机构应体现社会服务性、技术知识性和商业经营性。社会服务性指档案中介机构能为企业、社会组织或个人提供全方位的档案服务,包括档案咨询、档案达标升级整理、档案保管、档案设备引进等。技术知识性指档案中介机构进行的各项档案业务如技术咨询服务、传授档案工作理论知识和技能、档案价值鉴定等是建立在对档案信息的加工、利用或提供档案信息技术服务之上的。商业经营性指档案中介机构作为一个经工商注册的企业,有明确的服务方向和经营范围,有企业行为参与市场竞争,通过各种渠道和方式为客户提供最好的档案有偿服务,获得收益,求得生存和发展。

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会计电算化是指将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中的现代化管理模式。具体地说，就是用电子计算机代替人工记账，应用会计软件输入会计数据，由电子计算机对会计数据进行处理，并打印、输出会计账簿和报表的过程。会计电算化与会计档案管理之间是相互依存、互为促进的关系，一方面，会计电算化工作拓宽了会计档案的职能范围、提高了会计档案管理的效率，另一方面，会计档案管理也对电算化环境下的会计工作提出了新要求，并为会计控制提供了重要的理论依据。

一、会计电算化环境对会计职能的影响

会计工作电算化是伴随着科学技术进步与管理的要求而发展起来的一种实现会计职能的手段，是科技环境与管理环境共同作用于会计工作的结果。在会计电算化环境下，一方面，会计人员的工作环境得到改善、效率得到提高。传统的人工记账时期，会计工作的主要任务是进行会计核算，其中大量重复的劳动是填制凭证、登记各种账簿与编制会计报表；在会计电算化环境下，会计核算的过程除设置账户与填制凭证是采取人机交互方式外，人工记账时代大量重复进行的登记账簿与编制报表工作主要由计算机自动完成，会计人员所进行的主要是审核与监督工作。另一方面，会计职能作用形式产生了变化，会计职能的重心由人工记账时期的会计核算转向会计电算化环境下的会计监督。由于会计电算化环境下的预算控制不仅实现了对单位经济活动的“时时监控”，而且还可以打破时间的跨度，完成对历史会计信息的处理与未来信息的分析等工作，较好地协助会计人员进行事前预测、事中控制与事后考核等对经济活动全过程的控制工作，从而大大地拓宽了会计监督职能的空间。

二、会计电算化环境下会计档案职能的定位

会计电算化环境下会计工作的结果(会计档案)具有领域的拓宽性、环境的依赖性与数据易改性等特点，会计电算化虽然有助于简化核算过程与拓宽会计监督的职能，但在会计工作质量控制与会计信息安全利用等方面存在较多的问题，给会计工作提出了新的任务与要求。要解决这一问题，使会计职能适应会计环境对会计工作的要求，就应从调整会计职能人手，将会计职能的行使设置为两个层次，一是由前台工作人员行使对经济活动的核算与监督职能，完成对单位经济业务的处理工作，二是由后台工作人员行使对会计工作的再监督职能，完成对会计信息质量控制与信息利用工作。会计档案作为记录会计工作过程与反映单位经济活动状况的证据，既是联系会计工作前台与后台的纽带，也是实现会计质量控制与会计信息利用的主要途径。因此，同传统手工记账时代的档案管理职能相比较，会计电算化环境下会计档案的职能主要应突出它的两大功能。

1.会计质量控制关口的职能

在会计电算化环境下，会计质量控制的重点是建立一种内部制约机制，及时预防“差错”与“舞弊”行为的发生，会计档案管理的主要职责是要留下包括“差错”与“舞弊”行为在内的经济业务记录与会计工作痕迹，并通过相应的事后监督机制，及时发现并中止上述行为。因此，在会计电算化环境下，会计档案管理首要职能是实现档案归集关口的前移，确保会计档案资料的真实性，反映经济业务与会计工作的本来面貌；其次，要将内部会计控制制度与实施结果纳入档案管理的范畴，把事后监督信息定期反馈到会计工作前台，同时真实记录信息反馈与信息处理的过程。

2.会计信息利用窗口的职能

由于计算机中的数据文件是动态的，时刻都在发生变化，因此，会计档案利用的首要任务是要根据会计工作的特点，在规定的时间段内进行数据备份，并定期将计算机系统中的所有档案要素复制到磁介质上，与相关的文字材料和电子文档等一同归档，保证归档资料的完整性，为实现档案数据的综合查询与有效利用奠定基础。其次，要运用相关的统计分析方法，根据单位经济业务的分类，对会计信息进行加工整理，并通过对会计档案的编研，以财务年鉴等方式形成有价值的会计信息，防止保存档案信息的载体失效而使重要的会计信息丢失。

三、会计电算化环境下会计档案职能的实施

要实现会计电算化环境下会计档案的各项职能，必须从观念、制度、手段与人力等方面入手，才能确保会计档案职能的实施。

1.更新档案管理理念

首先，要克服传统会计档案管理过程中的一些错误观念，纠正会计档案管理过程中的一些错误做法。比如：重凭证、账簿管理，轻辅证材料管理；重纸质实物档案管理，轻磁性介质档案管理，重档案移交后续管理，轻前台会计工作的档案管理，重一般档案的统一管理，轻专门档案的专门管理。其次，要将先进的档案管理思想、管理方法、管理理论和管理成果应用于会计档案的管理实践，树立会计档案管理的时效性意识、完整性意识、过程控制意识、质量保证意识、妥善保管意识与有效利用意识。

2.完善档案管理制度

会计档案管理应从严密、有序与规范的要求出发，充分重视制度建设，严格按照《会计档案管理办法》与会计电算化环境档案管理的要求，积极推进会计档案管理的科学化、规范化、制度化与现代化工作。要建立会计档案入库前的审查制度，加强前台会计工作的会计档案管理，确保入库会计档案的质量；要建立会计档案查询、对外借阅、复印等内部控制制度，防止档案资料的遗失与泄密，确保会计档案的安全，要加强对有保存价值与利用价值的辅证材料以及磁性介质会计资料的管理，防止磁性介质档案信息的失效，确保会计档案的完整。

3.强化档案管理手段

篇5

1 引言

目前，以物联网、大数据、云计算、新媒体和增强现实为代表的信息技术迅速发展和深入应用，显现出技术支撑传统行业发展已经到了一定的高度。

在技术进步的推动下，档案学理论与实践存在两个发展的要求或趋势：其一，档案信息资源管理逐步由传统的人工模式和实体模式向平台化、知识化、智能化等自动模式和虚拟模式方向推进；其二，档案工作业务流程由基本层面档案的收集、管理与服务向更高层面的信息获取、信息分析、知识服务和智慧服务的方向延伸。这两个趋势必然带来档案学理论与方法研究范式的转型以及档案管理组织结构模式的演变。

然而，各个领域社会实践的不断深化与档案管理理论方法创新滞后的矛盾十分突出，主要表现在信息平台升级而应用跟进滞后、信息资源泛在而处理能力不足等方面。

1.1 信息平台升级，应用跟进滞后。目前，档案学研究与档案信息服务的物质基础、支撑条件和核心内容逐渐向知识?Y源、技术资源和理论创新的大方向转移。

传统的档案服务模式主要是档案管理部门自身通过实体档案的借阅、展览、编研和咨询等利用形式来实现自身的价值。这种实体化的档案服务模式已经逐渐远离当前经济社会发展对在线化服务的现实要求。多元化、多样化、共享化、体验化和情境化的档案信息服务呈现出呼之欲出的态势。没有信息技术的支撑，这样的档案信息服务是很难开展起来的。

1.2 信息资源泛在，处理能力不足。其一，资源的泛在性正在淡化档案收集管理业务的边界性。立档单位的职能活动已与各类资源存在愈来愈多的交集，这些资源包括基础资源、科技资源、人文资源、扩展性资源和个性化资源以及支撑这些资源配置的网络、软件和硬件所构成的硬件资源、软件资源等。档案收集管理范围和所涉及的领域愈来愈宽。

其二，资源的泛在性正在削弱档案部门机构对原生性资源的垄断性。从用户的角度看，信息资源可以从多渠道获取。信息可近性原理和用户最小努力原则表明，用户在泛在的信息空间中将存在更大的自由度，去选择更便利的途径以获取所需的信息资源。因此，档案工作面临的挑战将逐步转向信息资源供给能力的竞争上。

其三，资源的泛在性正在颠覆档案信息服务场所的固定性。信息资源的泛在性第一个表现是信息载体和信息环境的泛在性，由此产生了泛在网络、泛在知识、泛在计算、泛在智能、泛在学习、泛在研究、泛在管理、泛在服务等新的变化。就泛在学习而言，已经出现了无处不在的学习，或者说任何人在任何地方、任何时刻均能通过多样的时空、多样的方式获取多样的信息进行学习。泛在网络也极大地影响了科学研究、管理服务等活动。正因为如此，秉承传统信息资源服务优势的同时，拓展档案服务空间，形成新的泛在网络服务优势，就成为档案工作的新任务。

其四，资源的泛在性正在暴露档案信息服务能力的薄弱性。信息资源泛在性第二个表现是信息服务的长期性、可得性、直接性、移动性、交互性、融合性、情境性、体验性和主动性，信息服务的智能化水平愈来愈高。在档案管理服务部门之外，已经形成了广泛的信息获取能力、可靠的信息传递能力和高效的信息服务能力。档案信息服务能力面临更加严峻的挑战。因此，面对新压力，探索新模式，不断提升档案信息服务能力，才能跟进时展步伐。

在平台化和泛在化特征愈来愈突显的社会情境下，摆在档案工作者面前的是如何适应新的要求，转变传统的档案学思维模式，探索新的理论和应用模式，重新考察具有档案特色的核心理论，用新的视角和理念探讨档案学新的理论与方法，进行理论方法和应用的再创新。其重要意义在于面对这种多元化的信息技术与信息服务格局，通过理论与方法的创新，给更高层次的档案学研究与档案信息服务提供支撑，创造新优势和获取新发展。然而，从现有的档案学研究成果来看，还没有成熟的理论和方法能够把资源、技术、管理和服务有机地结合起来，形成系统化的理论和应用体系。

笔者认为，造成档案工作相对滞后性和能力不足的主要原因在于档案工作思维模式相对滞后和创新动力相对不足两个方面。档案学研究应当注入跨界融合模式，以更加开放和共享的理念，加强档案学理论、方法、技术和应用的交叉协同创新与跨界融合创新，逐步形成新的理论和技术应用框架。在此基础上，开展档案管理能力提升工程建设，是适应时代要求和获得自身发展的重要路径。

平台升级和资源泛在特性在智慧城市建设中表现得尤为突出。为此，本文结合智慧城市档案管理云平台体系建设，探讨跨界融合模式推进档案信息化建设的基本问题。

2 确立档案管理平台功能的中心性定位

智慧城市建设是一个系统工程，也可以说是一个复杂巨系统，或者说是一个生态系统的建设。智慧城市建设的核心是通过先进的信息技术手段对信息进行全面感知和智能处理，以实现管理上的协同化、精准化和服务上的智慧化、智库化[1]。

智慧城市建设包含的要素非常广泛，涉及智能建筑、智能社区、智能园区、智能家居、智能交通、智能医疗、公共安全、节能环保、电子政务、电子商务等方方面面的信息资源建设、业务平台建设和服务体系建设[2]。

从智慧城市建设以信息流为主线的目标设计来看，档案信息化建设应是其中的重要工作之一。因此，档案部门在智慧城市建设中，具有其不可或缺性[3]。同时，具有档案管理中心、数据监管中心和信息服务中心的三个中心职能。

2.1 智慧城市的档案管理中心定位。IBM公司于2009年提出了智慧城市建设的一般框架，该框架突出了两个重要的支撑要素，也就是云计算平台和数据处理服务。

从智慧城市的信息集成性来看，基于跨部门和跨平台的协同环境，完成各类业务信息的标准化处理、集中统一收集和管理是其重要任务之一，档案管理部门应当成为这一重要任务的主要承担者。因此，需要将数字档案信息资源体系作为智慧城市信息资源体系的重要组成部分，确立档案管理中心的角色定位。

档案管理中心具有数字档案信息资源体系的“总库”地位，并具有维护信息的原生性和集成性的重要职能。档案管理中心通过建立网络化的“归档”为入、“利用”为出的机制，拓展中心职能，逐步发展成为智慧城市信息资源汇入和辐射的信息总枢纽。

从云计算平台和数据处理服务的关系上来看，数据处理服务依托云计算平台贯穿于智慧城市运行中纵向和横向的各个层面，既包括数据感知、数据传输、数据析取、数据存储、数据访问等基础性数据获取与处理功能，也包括与业务层密切相关的数据分析与建模、可视化与决策支持、语义与元数据等数据智能处理功能。通过数据处理服务，面向应用层的各种类型应用，如城市规划、健康保险、交通运输、公共安全、环境保护、公共事业、医疗卫生、教育培训、信息公开和应急服务等提供高质量的数据支撑，从而实现社会化、智能化、便利化的智慧管理与智慧服务[4]。

在数据感知层、数据资源池层、数据处理业务层、数据支撑应用层和社会化智慧服务功能层等五个层次的智慧城市建设框架之中，档案管理工作所处的层次和角色如何进行定位，将是一个非常现实的问题。

在一般认识上，档案工作处在数??支撑应用层和社会化智慧服务功能层之间，各机关团体、企业和事业单位在自身的职能工作活动中形成的记录，机关档案部门和各级各类档案馆按照归档范围和进馆要求，进行档案的收集与管理。在此基础上，再面向各级各类的职能工作部门和面向社会开展档案提供利用工作。

智慧城市档案信息资源管理中心在技术层面上可以采取智慧城市档案管理云平台建设的思路。在智慧城市建设的总体框架下，建设两级档案管理中心，其支撑平台是智慧城市档案管理云平台。

一级中心是在数据支撑应用层中增加与各类应用相对应的档案管理中心，即云档案室；另一级中心是在数据支撑应用层之上建设档案管理中心，即云档案馆。两级档案管理中心依托“地区云”平台，形成智慧城市档案管理云平台体系。

智慧城市档案管理云平台体系可以看作智慧城市档案信息资源的云端策源地和云端聚集地，是在“地区云”基础设施建设和统一的规范标准建设的基础上，通过横向与纵向的融合设计，搭建的智慧城市档案管理云环境。智慧城市档案管理云平台体系是联结智慧城市各个领域业务信息平台的枢纽性节点平台共同构成的平台体系，具有智慧城市线上线下（O2O）并重的档案管理职能。

档案工作既要明确这一最基本的定位，也要面向智慧城市建设，按照档案开放和信息公开原则以及纵深切入到底和横向延伸到边的原则，把共享与开放的档案信息资源管理与服务作为工作的出发点，进行制度设计和应用设计。据此开展跨界融合的智慧城市档案管理云平台建设，重塑组织和业务流程，形成新型档案信息化体系，使档案管理部门成为原生性信息的保管利用中心，才能适应云计算平台上的智慧服务对档案工作的新要求，充分发挥档案管理部门在智慧城市建设体系中的独特作用。

2.2 智慧城市的数据监管中心定位。从智慧城市的信息保障性来看，对智慧城市建设中各类业务平台中的信息流，除保证其规范化和标准化，更重要的是确保信息的原始性、真实性、可靠性、完整性、系统性和安全性。这需要在电子文件形成的前端和电子文件效用完成以后的末端，整个电子文件形成的生命周期，进行有效的和可信的控制。而这一点，正是档案部门的重要使命。

从智慧城市的数据安全性来看，需要开展基于智慧城市大数据的档案监管工作。智慧城市建设过程中除了空间信息和数字化信息，还将会持续涌现各类海量的感知信息和网络信息，这些信息共同构成了智慧城市大数据[5]。智慧城市大数据反映了智慧城市建设和运行过程中各单位以及民生工作的真实面貌，需要纳入档案业务指导与监管的工作范畴。

2.3 智慧城市的信息服务中心定位。从智慧城市的信息窗口性来看。政府信息公开是智慧城市建设中一个重要的内容。2007年国务院颁布的《中华人民共和国政府信息公开条例》明确规定，档案管理部门是政府信息公开查阅的重要场所。

从智慧城市的信息服务性来看。智慧城市建设的根本目的在于惠及民生和促进社会经济的高质量发展。因此，增强咨询服务能力是智慧城市建设中的重要任务之一。档案管理部门一旦拥有智慧城市建设中的各类原生信息资源，利用各类智能手段和方法增强咨询服务能力也就成为责无旁贷的重要工作任务。

3 确立档案管理平台建设的嵌入性定位

3.1 智慧城市综合平台的业务性嵌入。智慧城市建设的目标之一是跨领域整合各类行政业务，实现行政事务的协同化，通过开放的单一窗口实现便利化服务，提高整体工作效能和办事效率。因此，档案管理平台建设不能孤立进行，需要嵌入各类业务信息的迁移和多种业务平台整合之中，同步开展建设工作。

其一，管理层面的体系化嵌入。智慧城市建设虽然涉及面很广，但也有整体布局和分层、分级、分区域、分专业、分系统、分部门的具体规划。我国档案管理机构的设置与智慧城市建设具有体制上的一致性，可以依托基层档案管理部门按照立档?挝坏闹腔鄢鞘薪ㄉ璺桨附?立基层的智慧城市信息资源管理中心。在此基础上，按照各级各类档案事业管理机构的层级关系和指导关系建立省区市和国家层面的档案信息资源管理中心。

其二，制度层面的适应性嵌入。智慧城市档案管理云平台建设要充分利用智慧城市综合平台，以政务信息公开和档案开放原则，通过档案管理的体制机制改革与创新，完善档案信息化管理制度、档案业务管理制度、各种类型的专业档案工作制度和各类档案开放利用工作制度。

其三，技术层面的标准化嵌入。档案管理服务平台建设要采取遵从智慧城市建设的技术规范与标准体系原则，实现与智慧城市各类业务平台所具有的诸如大数据挖掘、云计算、复杂事件响应与处理等功能模块的对接。

其四，平台层面的网络化嵌入。智慧城市档案管理云平台建设可以纳入“地区云”建设规划，按资源共享、协同共建的原则，利用“地区云”建设的各类资源，包括网络资源、技术资源、计算资源、存储资源、环境资源等进行建设。

在档案管理体制、机制、标准和规范协同化建设的基础上，开展网络化嵌入设计。将档案管理平台专业化地接入智慧城市综合管理平台，建立智慧城市档案管理云平台体系。逐步实现智慧城市电子文件与电子档案的在线动态管理，包括在线收集、在线归档、在线整理、在线存储、在线鉴定、在线保管、在线统计、在线编研、在线检索、在线利用和在线咨询服务等，为开展智慧城市档案信息资源的网络化建设与管理服务提供平台保障。

通过档案管理云平台体系建设，形成跨界融合与开放共享并重的智慧城市档案管理新模式。通过管理和技术上的再创新，使智慧城市档案管理云平台在泛在网络环境下，在智慧城市生态体系之中，成为智慧城市建设的档案信息资源管理中心，联结智慧城市各个领域业务信息平台的枢纽平台，进而发展成为智慧城市大数据档案管理的策源地和集聚地，并逐步上升为智慧城市信息资源汇入和辐射的信息枢纽。

3.2 档案网络信息安全的前端性控制。加强可信电子文件安全管理制度建设和技术平台建设，进行前端控制是档案安全体系建设的重要内容。

目前，各类技术平台和业务平台在角色管理、身份识别、权限设置、访问控制、加密控制、容灾备份、入侵防火墙等技术层面的应用已相对成熟，与网络安全技术相关的规章制度、标准和规范也都比较健全。但是，有了数据安全和信息安全，并不等于电子文件和电子档案质量有了保证。因为，电子文件和电子档案除信息内容，还包括电子文件全生命周期过程中所产生的各类背景信息和关联信息，这些信息和电子文件自身内容一起构成了电子文件有机整体。

因此，需要建立统一的元数据标准进行前端控制，以增强电子文件安全管理的可信性、真实性、完整性、系统性、准确性和成套性。只有这样，才能保证档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用的质量。

4 确立档案信息资源建设的体系化定位

传统的档案管理主要侧重于实体档案管理，“互联网+”环境下电子文件与电子档案管理的相应机制没有建立起来[6]。还存在标准规范对接、软硬件对接、网络对接、数字资源对接等方面的现实问题。

具体表现为：其一，适用于智慧城市建设的档案信息资源加工处理的原则方法、制度规范和标准化工作上存在差距；其二，适用于云计算和大数据的档案管理软件和硬件系统不完善；其三，与智慧城市各级各类业务管理系统互联互通的档案管理平台建设较为乏力；其四，数字档案信息资源的存量建设不足、增量建设不力，其完整性、准确性、系统性和成套性的质量控制也不尽如人意等。

笔者认为，以体系化定位进行档案信息资源建设的模式创新和模式转换，是解决上述问题的重要途径。体系化建设的基本思路是树立大资源观，将技术与平台、载体与数据共同纳入档案信息资源的管理框架并加以综合管理。

4.1 确立各类技术和平台的信息资源属性。无论是从理论上还是从实践上，档案信息资源建设都是档案管理的基础性工作。在信息技术广泛而深入应用的今天，数字档案信息资源建设更是档案管理基础性工作中的重中之重。

从数字化发展的角度来看，数字资源对信息技术和信息平台的依赖性愈来愈强。从档案载体发展来看，信息网络技术的迅速发展和广泛的应用，依赖于各种信息平台的全媒体档案载体类型和载体形态占的比重越来越大，有些载体类型和载体形态中的数据难以甚至不能转化为实体档案形态加以收集、保管和利用。这已经成为传统档案信息资源体系建设的瓶颈问题。因此，应确立各类技术和平台的信息资源属性，将技术和平台作为数字档案信息资源的重要组成部分进行建设。

4.2 确立各类载体和数据的信息资源属性。智慧城市大数据具有跨界生成性和分布存储性，这对档案的集中统一管理原则来说是一种挑战。

智慧城市大数据档案管理可以运用云计算平台，用整体迁移上云的方法，在物理分散的情况下实现逻辑上的集中管理。这样，既在逻辑上坚持了档案集中统一管理的原则，又在空间上节省了扩建档案保管场所和新建档案管理信息化平台的成本。

对于在大数据基础上产生的数字档案资源，按照数字档案收集管理的相关规定，将其中反映职能工作活动面貌的数字资源归档，实行双套制和双重备份制管理，形成大数据档案、数字档案、实体档案和实物档案并存的信息资源体系。

4.3 确立存量资源数字化与应用的联动性。档案信息资源体系化的建设，存量档案信息资源的数字化建设是基础。

首先，标准联动。存量档案信息资源的数字化加工，要以统一的标准和规范为基础，进行地方与行业档案信息化标准和规范的建设工作，在信息资源的标准与规范方面做到无缝对接。

其次，技术联动。结合智慧城市档案管理云平台建设的规划和目标，开展积极有效和扎实的档案数字化加工工作。同时，充分运用物联网、移动互联网、增强现实、大数据、云计算等信息技术手段，条件成熟时融合广播网和电视网等技术，将存量的档案数字资源进行知识化和智慧化加工处理，??现实体档案与数字档案在各类终端设备上的一体化管理，形成存量资源与应用联动的档案信息资源体系。

4.4 确立增量数字资源线上线下的互补性。将档案信息资源管理平台无缝接入智慧城市的各类业务平台体系之中，利用电子文件前端控制和电子文件全生命周期质量控制的规范与标准，在实现增量资源线上管理的同时，探索线上与线下相协调档案管理新模式，形成线上和线下互补的电子文件与电子档案一体化管理体系。

5 确立档案管理制度设计的融合性定位

在智慧城市建设背景下，泛在的信息空间正逐步确立，云计算服务平台、移动计算服务平台、多网融合信息服务平台以及物联网信息服务平台等得到了更加深入的应用，而且这些应用具有跨界融合性。

智慧城市背景下的档案信息化建设，应以跨界融合性思维，从宏观和微观两个层次开展。在宏观上，从国家和地区层面制定相应的政策，鼓励和支持围绕智慧城市建设，开展档案管理体制和机制融合创新，同步完善档案法规和信息技术应用的标准规范。在微观上，按照智慧城市建设所属行业，分级、分类、分领域、分行业、分专业地深度融入，开展平台化的档案管理典型示范与应用推广工作，达到统筹规划和全面实施的目的。

档案管理制度融合创新的具体举措是强化体制与机制、政策与法规、标准与规范、创新与示范等设计方面的系统性、导向性、一体化和联合性。

5.1 体制与机制的系统性设计。开展档案管理云平台体系建设，要以管理制度、体制机制、业务标准的融合对接为基础进行。一方面，智慧城市背景下档案管理的体制和机制改革与创新，应作为政府主导的系统工程进行顶层统筹的政策设计、制度设计、规划设计、方案设计、管理设计。另一方面，为适应智慧城市建设的新要求，认真研究智慧城市建设过程中的各类要素及其相互关系，以供给侧结构性改革的原则和方法为指导，进行体制和机制再创新。通过政策与制度的融合对接，建立和完善智慧城市背景下档案信息化建设的制度体系、技术体系和方法体系。

5.2 政策与法规的导向性设计。

5.2.1 支持数字资源的平台化建设。目前，档案信息存储与传递的媒介形式因技术进步而发生了一系列的变化，承载电子文件和电子档案的各类业务平台在信息的表现形式和管理方式方法等方面也发生了一系列的变化。

为适应这一变化以及适应未来网络发展新趋势，提高电子文件和电子档案管理的质量，国家档案局和相关机构相继出台了一系列的档案管理法律和法规性文件。如国家档案局在颁布的第1号令、第5号令、第6号令、第8～第11号令中，从档案信息资源建设的角度，对新的档案载体形态及其支撑技术的管理问题均作了原则性要求。

这些要求涉及设施与安全、归档平台、数据质量检查、载体质量检查、网上交接、脱机存储、成套数量、安全利用、不同载体归档互联、元数据与背景信息归档、电子档案和纸质档案的数字化副本归档、电子文件备份中心、企业电子文件归档和社区电子文件归档等多个方面，对有效地开展数字资源的平台化建设工作提供了依据。

从智慧城市档案管理云平台体系建设的角度看，上述规定也有许多值得改进和补充的地方。建议根据泛在网络发展和信息媒介演进的新需求，进行系统化的补充和完善，加大对数字资源的平台化建设的支持力度。

5.2.2 支持跨界合作的信息化建设。在档案信息化专项建设方面，国家相继出台了档案数字化和信息化建设的相关政策，鼓励探索采用信息技术平台和网络平台开展档案管理工作，提供信息服务和存储服务[7]。如，2002年11月25日，国家档案局中央档案馆的《全国档案信息化建设实施纲要》；2010年6月17日，国家档案局的《数字档案馆建设指南》；2014年7月14日，国家档案局的《数字档案室建设指南》；2016年5月26日，国家档案局办公室关于征求《企业数字档案馆（室）建设指南（征求意见稿）》意见的通知等。

这些政策文件的出台对档案信息化建设起到了积极的推动作用。建议在跨界合作的信息化专项工程建设领域强化政策扶持，推进档案信息化向纵深发展。

5.3 标准与规范的一体化设计。目前，智慧城市建设中各类信息标准和规范存在一定的差别，与之相适应的档案信息化建设标准和规范尚没有完全统一。标准和规范的不一致性，将会导致智慧城市建设过程中各类数据之间的兼容性问题。

1999年以来，国家相继出台了数字档案管理相关标准与规范，如，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1―1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）、《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》（DA/T57-2014）和《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014）等。这些标准与规范是开展智慧城市档案管理云平台体系建设的基础。

档案管理部门可以利用现有的标准化协作平台，参与智慧城市信息资源标准和规范的制定过程，改进和完善档案信息化建设的标准和规范，逐步形成一体化的标准与规范体系。

5.4 创新与示范的联合性设计。建议国家档案行政管理部门与相关部委联合推出智慧城市档案信息化项目库。通过项目库提供相应的项目建设资金，带动信息化建设项目研究、应用与示范，并在一定的范围内开展项目的创新应用推广工作。

建议各省（区、市）档案行政管理部门探索创新与示范联合推动的管理模式，为智慧城市档案信息化建设工作提供新动力。

6 确立档案服务体系建设的共享性定位

6.1 确立技术共享支撑服务的理念。运用云计算所倡导的设施即服务、软件即服务、平台即服务的理念，确立技术共享支撑服务的思维模式，充分利用智慧城市建设中的各种媒体形态和传播渠道，推进档案信息服务的便利化。

运用技术共享支撑服务理念，构建线上线下联动的服务系统，实现各类终端的线上档案浏览、检索和借阅。同时，丰富各类专题展览、全媒体立体展示大厅等载体形式，实现线下档案的利用体验。

6.2 确立网络共享便利服务的理念。建立“互联网+跨界联合”的档案信息资源协同开发与服务新模式。便利化服务是智慧城市建设的重要目标之一，其基础是通过综合平台跨界集成各类业务，实现一站式服务。

传统的档案信息资源开发与信息服务模式，主要是档案管理机构自身基于馆藏并按照社会需求而开展起来的。这种档案信息资源开发与服务的模式难以满足智慧城市建设的便利化服务要求。因此，确立“互联网+跨界联合”思维，建立和完善档案信息资源网络化协同开发与服务新模式就成为必然选择。

“互联网+跨界联合”服务模式具有两个重要的推动作用，即服务模式的优化和服务优势的强化。通过模式优化和优势强化，使档案信息资源的网络化开发和智慧化服务更为有力。

优化档案服务模式可推进传统档案信息服务实现六个转变。即变档案信息资源开发与服务的孤军奋战为联合作战、变台协作为跨平台协同、变单渠道信息来源为多渠道信息来源、变单向信息服务到交互信息服务、变被动服务到主动服务、变有限服务到泛在服务等。

强化档案服务优势可进一步增强档案信息服务的四个优势。即跨界联合的专业互补优势、服务主体与服务对象交互的自媒体优势、信息资源的共建共享的信息集成优势以及技术与平台资源作用发挥的综合优势等。

6.3 确立知识共享智慧服务的理念。其一，开展档案内容的智慧化组织工作。在智慧城市建设中，信息资源共建共享是其重要内容之一，而信息资源内容的组织则是其重中之重。智慧城市档案管理云平台作为智慧城市原生信息资源的中心平台，更应当率先开展档案内容的智慧化组织、管理与服务工作。信息资源内容的组织需要以用户为导向，以需求为牵引，以知识化为核心，以技术为支撑，以智慧服务为目标进行。

其二，开展档案知识管理团队建设工作。档案内容的智慧化组织需要构建稳定的团队开展工作。团队建设可以在档案馆原有编研力量的基础上，通过培训学习、经验交流和实战训练等方式逐步形成。通?^团队化知识组织与知识服务，不断提高档案信息资源知识化和智慧化组织与加工处理的能力，满足智慧城市建设对档案信息服务的精细化及便捷化要求。

其三，开展档案知识服务平台建设工作。与数字化办公平台、可视化公共平台等相对接，以动态和可视化的方式呈现档案信息内容所反映的对象[8]，提升档案服务质量和水平。

7 确立档案人才队伍建设的协同性定位

一是确立制度设计的协调性。与体制和机制创新相结合，人事制度改革相配套和区域人才培育项目相协调，建立和完善人才队伍建设的政策体系和制度体系。激励档案工作人员积极投身于智慧城市档案管理云平台建设中，全面提高自身的创新意识和信息技术应用能力，使更多的信息技术应用人才脱颖而出。

二是确立教育资源的互补性。多渠道开展现有档案人员的信息技术应用能力培训和继续教育，充分利用智慧城市建设中的各类政策资源、行业资源、产学资源、技术资源、网络资源和智力资源等各类资源，联合开展各种类型的继续教育活动，全方位提高档案人员的信息技术应用能力和水平。

三是确立培引使用的交流性。确立需求驱动、政策激励、跨界联合、协同共建的人才培引政策，强化信息技术应用人才队伍建设的力度，用交流的理念吸引各领域信息技术与网络优秀人才加入到智慧城市档案管理云平台建设之中，形成跨界联合与交流互动的高层次档案信息技术应用人才培引使用机制。

四是确立能力培养的多元性。通过政策引导，支持档案工作人员参与跨界融合的学术交流、技术交流、经验交流、参观学习、现场训练、访问互动、业务指导、决策咨询、项目管理等活动，使档案专业技术人员开阔视野、贴近实际，不断提高信息技术应用的针对性和实践性。

五是推进成长环境的网络化。建议实施互联网+档案人才行动工程计划项目。通过全媒体信息和技术共享形式，构建档案人才队伍建设的自我成长、培育引进、互动提高的在线模式，发挥“互联网+”的倍增效应，快速提升档案信息化人才队伍的整体能力和水平。