城建档案数字化管理范文

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在城市化进程不断加快的过程中，城建档案管理的重要性也突显出来。城建档案能为城市化发展提供必要的背景资料研究，促进城市的合理规划。但随着城市规模的扩大，城市化进程的加快，城建档案管理的难度也越来越大，大量的资料需要归类、整理，这给城建档案管理提出了新的难题。因而，有必要实现城建档案管理数字化，使得资料管理能更加便捷有效，以提高城建档案管理水平。

一、城建档案管理数字化的意义

（一）实现便捷高效的管理

传统的城建档案管理主要是纸质资料的管理，在管理中不仅需要大量的管理人员而且效率低下。在对纸质资料的管理中，资料必须依照相应的顺序规定进行归类整理，而且纸质资料在存放过程中需要大范围的存储空间，并且在长期的保存中，容易造成资料的破损。而在信息技术的发展下，互联网的发展为资源的共享提供了一个便捷的途径。因而在城市化进程的推进下，城建档案管理模式也应随着社会的进步加以创新。随着人们生活方式的变化，人们对信息资料的便捷化、高效化要求进一步增加，而传统的纸质资料管理也不再适应人们获取信息的需求。因此，实现城建档案管理数字化是时展的要求。

（二）实现规范化的管理

在传统的城建档案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的过程中不免会出现失误，造成档案的破损或遗失，并且在传统的档案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不当就会影响管理的科学性。因而，人工化的管理模式不利于城建档案管理规范化的实现，并且在缺乏统一有效的管理中，档案资料管理在利用上也会出现许多问题，影响档案资料的及时获取，增加管理成本。

（三）便于城建档案的开发利用

城建档案管理数字化建设不仅能实现高效规范的管理，还有利于城建档案的开发利用。因为城建档案不仅是城市建设的重要依据，还能为城市管理等提供相应的数据理论支持，因而数字化管理模式的应用，对城建档案资料的开发与应用会有新的突破。城建档案管理数字化建设中，用户可以通过网络对城建档案网站进行访问，对各项信息进行查询，从而提高了城建档案的利用率，并且用户在应用的过程中还可以对资料进行扩充，从而丰富城建档案资料内容。

二、城建档案数字化建设中存在的问题

（一）管理信息的缺失

在城建档案管理中会因为信息网络的不稳定造成档案资料的缺失，影响管理的有效性。在传统的纸质档案管理中，信息资料相对比较稳定，基本不会发生改变。但利用数字化的管理模式，在管理的过程中不论是软件的问题、硬件的问题、网络的问题还是人为因素，都会影响档案资料的稳定性，造成档案资料的缺失。尤其是一些重要信息资料的缺失将严重影响城建档案的完整性，给后期的利用造成不便。

（二）管理信息的泄露

城建档案资料具有保密性，除了一些可以对外公布的资料外，大部分资料是要进行严密管理的。但利用数字化的管理模式，城建档案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子会对城建档案管理信息系统造成攻击，对信息进行盗取，影响城建档案信息的安全性。因而，相对于纸质档案资料的管理，数字化的城建档案资料的管理更应重视信息的安全。

（三）初期建设难的问题

在城建档案管理数字化建设的初期需要将纸质资料转化为数字信息，因而在初期的建设中需要对所有资料进行整理，并做好信息录入工作。在系统建设的初期，对于信息网站的建立、搜索引擎和各项条目的制作都需要投入大量的人力、财力。在实现数字化管理的过程中，不同的城市建设管理单位所用的数字化管理模式会存在一些差别，因而管理会难以统一，以致于影响后期资料的利用。

三、城建档案管理数字化建设的措施

（一）合理的规划

对于城建档案管理数字化建设来说，初期的工作至关重要，只有在初期合理计划，做好充分的准备，后期的工作才能有条不紊地进行。因而，在初期的工作中要进行合理的规划，在纸质档案资料转化为电子档案的时候，应做好相关的调查工作，对具体的档案数量及档案类型作详细地了解。在整理的过程中，应按照相应的标准，将资料进行分类，整理出具体的条目，从而在制作搜索引擎的时候能依据条目呈现具体的档案资料。

（二）制定科学、统一的标准

由于缺乏统一、科学的标准，在城建档案管理数字化建设中，会给后期的资料查找带来许多问题，影响具体的操作，并且难以实现真正意义上的资源共享，给管理造成巨大的困扰。因而，在城建档案管理数字化建设中应制定科学、统一的标准，使得纸质资料在转化为数字资料的过程中，能按照统一的标准进行操作，从而进行统一的管理，无需将不同的格式进行转化，实现资料的有效共享。

（三）优秀的管理人才

在城建档案管理数字化建设中，优秀的管理人才是尤为必要的。因为实现数字化的管理模式意味着与信息技术的发展相接轨，因而管理人员不仅要有相应的档案管理知识与能力，还应具备一定的计算机操作技能，在管理过程中能熟练操作计算机。过去的纸质资料管理，管理人员只要对资料进行分类管理，做好相应的档案资料摆放等工作，但数字化管理则要求管理人员能在日常工作中应用计算机进行操作，熟悉档案资料查找流程，能将各种数据进行归档，从而使得档案管理更加高效。

（四）数字化管理模式的应用与推广

随着现代科技的发展，在城建档案管理中推行数字化的管理模式是时展的需要。因而，在城建档案数字化建设中，应突出其建设的重要性与意义，以获得各方的支持。在具体的建设过程中，应加大城建档案管理数字化的建设力度，对数字化档案管理模式进行推广；应充分发挥城建档案管理部门的职能，通过城建档案数字管理模式的应用，主动建设数字化的档案管理。城建档案管理部门作为社会资源的集中部门，应重视数字化档案管理的建设，着力建设一个档案管理服务平台，从而建立两方面的资源管理模式，因为档案的一部分资料是可以公开查阅的，而另一部分则是内部资料，不便于对外开放。因而在建设中应建立统一门户，实现资源共享，而另一方面应建立内部的资源利用平台，方便内部资料的查找，并进行必要的加密处理，防止资料的泄露。此外，还应对资料进行备份处理，防止因数字化资料的不稳定造成资料的丢失。

总而言之，应对数字化档案管理模式进行推广，并且履行好档案管理部门的职责，提高城建档案管理数字化水平。城建档案管理的重要性是不言而喻的，随着城市建设的高速发展，传统的纸质资料管理模式已无法适应现代社会的发展需求，因而有必要应用数字化管理模式对城建档案资料进行管理。但城建档案数字化管理建设仍存在一些问题，因而在建设的过程中应采取有效措施加以解决，强化城建档案数字化管理的建设，提高城建档案管理水平。

参考文献：

[1]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材,2014(3):292.

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Abstract: the digital service function of the municipal files plays an important role in promoting the municipal files work to walk road of the information, which is beneficial to the work of the municipal files of quick and convenient; Members of the file information form, structure, the change of the municipal files work must be decided to step into the digital age.

Keywords: members of the file, digital, role

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

计算机技术、网络通信技术、高密度存储技术、多媒体技术的高速发展，使城建档案的载体从纸张到磁盘、光盘、U盘、移动硬盘等出现了大量的电子文件。为适应信息化发展的需求，传统的档案管理模式必须向现代化的管理模式转变。我们城建档案事业要善于运用现代化信息技术来提高城建档案的信息服务功能，使城建档案在城市建设中发挥其应有的重要作用。

一、城建档案信息化建设的历史背景

城建档案信息化的发展基本上是跟着计算机技术的发展走过来的。不管采用了什么新技术，但是本质上，实现的功能就是一个：用计算机这种现代化手段来实现城建档案的接收、管理和检索利用。只不过是随着计算机技术的发展，同一个功能用了不同的、更高的技术来实现而已。

1、20世纪八九十年代是我国档案馆的重要发展阶段。从总体上看， 20世纪90年代以前的档案馆以收藏纸质档案为主，通过卡片式或书本式目录或指南反映馆藏，这时档案馆业务工作的开展基本上以手工为主。

2、20世纪90年代以后，计算机开始进入档案馆，出现了机读式检索工具与一定数量的机读档案，计算机在档案馆中的应用为档案馆进入自动化阶段揭开了序幕。这时档案馆对于计算机的运用还主要以单机形式为主，通过功能简单的档案管理系统完成档案的著录与检索利用工作，大量的工作还是以手工为主。

3、21世纪初到现在，以计算机技术、数据存储技术、网络通信技术为核心的信息技术全面渗透到档案馆领域，将档案馆推向自动化发展阶段。这时相当一部分档案馆尤其是大型综合档案馆和大型企业档案馆建起了馆内局域网，用户可以通过局域网访问档案馆的机读目录、光盘数据库和检索系统。一小部分档案馆实现了与互联网的连接，大量的档案目录数据库在该时期建立起来，为档案馆馆藏档案的网络化服务奠定了基础。

4、《全国城建档案信息化建设规划实施纲要》指出目前还未建立计算机管理系统的馆要建立城建档案计算机管理系统，实现城建档案计算机辅助作业和辅助管理；正在进行馆藏档案目录数据库建设的馆应完成数据库的建设，全面实现馆藏档案检索计算机化；已建成城建档案计算机管理局域网络系统的馆，应实现与政府部门政务网的衔接和专题数据库建设；正在开展城建档案数字化转换和信息资源建设的馆，要完成数字城建档案馆和网络信息服务系统的构架。

总之，城建档案馆需要将电子文件收集归档、保管、并向社会提供利用服务，这就是数字城建档案馆产生的历史背景，也是时代赋予城建档案馆的任务。

二 、信息化是城建档案事业发展的必然要求

我们城建档案现在的主要现状是在工程环节中形成大量的电子文件未能得到有效收集，造成资源流失、重复加工。传统的城建档案管理已不适应信息化的发展趋势，使城建档案馆的宝贵资源没有得到很好的开发利用。所以我们应该积极利用现代信息技术，全面采集、提炼和开发城建档案信息资源，把城市地上、地下的建筑物、构筑物信息进行数字化处理，实现档案管理的科学化、规范化、动态化和信息化。

第一个方面，全球信息化的大趋势决定城建档案工作必须适应新形势。目前的社会是一个以信息为主导的时代，人们获取信息的手段和方式也步入信息数字化时代。各行各业以互联网为依托，进行着数字化生存和发展。城建档案信息是城市建设、规划及其管理过程中形成的宝贵的信息资源，在这种时代背景下必定要融入数字时代，信息化建设是必由之路。

第二个方面，未来的数字化信息社会对城建档案服务功能的需求决定了城建档案工作必须走信息化之路。传统的实体利用形式已经难以满足社会对城建档案信息的需要。未来的数字化信息时代，必将促使城建档案馆的社会服务功能发生变化。各部门的信息化建设、电子政务建设尤其是建设系统信息化的建设等等方面，建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等单位基本上都已应用计算机制作档案，这样就产生了大量的建设电子文件， ――这些在建设工程管理环节中形成的大量电子档案的接收、管理、利用要求城建档案工作必须步入信息化、数字化管理。

第三个方面，城建档案的信息形态、结构的变化，决定了城建档案工作必须步入数字时代。建设工程在勘察、设计、施工、监理各工程环节中计算机辅助施工、计算机出图等等形成大量的建设电子文件；勘察设计行业CAD技术得到普遍应用；甲乙级设计单位计算机出图率达到100％；计算机辅助施工技术（CAC）也在建筑施工领域得到应用；建设工程管理中已普遍实现了计算机辅助管理。城建档案作为城市建设的资源库，将不容置疑的步入信息化时代，向数字化发展迈进。

第四个方面，城建档案信息产业化的发展趋势决定了城建档案工作必须步入数字时代。 在我们建设领域产生的这些大量的电子文件与电子档案，怎样使它们得到广泛的应用；如何保证在信息时代城乡建设活动中的真实历史记录长期保存下来并向社会随时提供利用。以提供信息、服务社会为主导的城建档案事业必将融入信息产业化的潮流之中。这种需求、这种信息产业化的发展趋势，决定了城建档案工作必将步入数字时代。

四、城建档案信息化建设的近期主要任务

数字城建档案馆――是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物，代表着城建档案事业的发展方向，也是城建档案信息化的表现形式。那什么是数字城建档案馆呢？数字城建档案的定义是，一个依靠信息技术接收、管理城建档案并通过网络为城市规划、建设、管理提供支撑、保障、服务的应用系统。对城市的发展而言，数字城建档案馆的建设是一项极具有战略意义的工程，是城市的基础平台建设工程，是城市信息化水平的提升工程，是城市信息化服务能力的建设工程，建设好这样一个工程，意义重大，影响深远，非常必要。

从城建档案工作实际出发，推动城建档案信息化的进程。 以需求为导向，以应用促发展，把发展作为主题，把信息化作为主线和动力，把卓有成效地为城市建设和社会发展服务作为根本出发点的职能要求。积极开展、探索电子档案接收与管理，加强对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档的监督与指导。 加强电子文件的归档管理，加大对城建电子档案的接收力度。创建城建档案特色数据库，基础地理信息数据库， 地下综合管线数据库，规划审批成果数据库，重要竣工项目数据库城市规划方案数据库，声像资料数据库。

数字城建档案馆可以进一步强化传统城建档案馆的档案信息服务功能，提供新的管理和服务机制。数字城建档案馆构建了虚拟的城建档案信息环境，用户所需的城建档案信息可以通过网络动态的进行组织，而不管其是否是本馆的馆藏，城建档案服务也可以突破馆界的限制，有效地利用城建档案信息。我们应建成全方位、多层次、技术先进的城建档案信息化管理、服务体系，实现资源共享。深层次开发城建档案的内在价值，为城市的规划、建设和管理提供全方位的信息，提高城市建设的科学化管理水平。建成门类比较齐全的城建档案基本信息数据库和专业信息数据库，信息服务达到及时、准确和权威；信息资源的开发和利用达到较高水平，并取得较好的社会效益和经济效益，使城建档案信息化成为城市建设事业不可缺少的有力保证。

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随着科学技术的发展和信息时代的到来，计算机和人们的生活形成了越来越紧密的联系，各类应用软件层出不穷，例如，以前的工程图纸只能手绘，而如今越来越多的工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中。档案数字化，是城建档案管理迈向信息化时代的必由之路。它首先可以解决存储档案日益空间匮乏的问题。通过对数字内容的管理，利用采集的新的管理模式，对每一个工作环节的档案信息进行优化整合以及做到更加的规范化与标准化，这样一来不但是可以使城建档案资源实现最大化利用，更能够实现对珍贵的档案信息长期永久保存，在使用的过程之中也更加的方便，减少了一些不必要的环节从而提供了一种快捷有效的新的通信方法。我们要善于运用现代化信息技术来提高城建档案的信息服务功能，使城建档案在城市建设中发挥其应有的重要作用。

一、信息管理是城市建设档案工作发展的必然要求

城建档案信息产业化的发展趋势，决定了城建档案工作必须步入数字时代。在我们建设领域时，产生的这些大量的电子文件与电子档案，怎样使它们得到广泛的应用；如何保证，在信息时代城建活动中的真实历史，作为记录长期保存下来并向社会随时提供利用。这种需求、这种信息产业化的发展趋势必然使得城建档案工作走进科技时代与数字化时代。

二、对城建档案信息化工作的指导思想

我国建设部城建档案工作办公室，根据国家城建档案发展的需求，组织有关专家，在总结，近年来我们国家电子文件和电子档案管理的实践经验上，借鉴国际上先进的科研成果、标准规范的基础上，制定了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》〔建办档（2004）39号〕、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《城市建设档案著录规范》（GB/T50323 -2001）等等。07年又颁发了关于标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117―2007）等等。这些标准的颁布和实施对全国城建档案信息化建设起了积极的促进作用。这些《规范》和《标准》是各单位收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件和加强电子档案管理的依据。

三、城建档案信息化建设的总体目标

《全国城乡建设档案事业“十一五”规划》提出要构筑“三网”城建档案内部局域网、城建档案信息上因特网、参与当地政务网建设和“一库”城建档案建设信息库的基本框架。总体目标就是为社会、经济、城市建设的发展提供城市建设档案数字资源信息，以满足政府、公众对城市建设档案资源的需求与利用。

（一）利用现代信息化管理手段，以当前建设工程项目为首，以建设工程报建开始，从而收集各个部门在工程建设过程当中的相关方面信息（主要有报建信息、工程验收备案情况、房地产预售状况等信息），实现对建设工程的动态可视管理。

（二）通过城市地下综合管线动态管理系统的建立，从而为我们保持地下管线信息管理系统以及建立动态地下管线数据库的更新和管理工作做好铺垫。

（三）建立城建档案空间型数据库，建立城建实物档案的信息管理和城市空间信息管理结合为一体，为了全面实现城建档案的集成化，可视化管理提供广阔的发展空间。

（四）通过数字化建设，用于实现城市建设信息的远程数字服务与利用，现在我们可以使用网络，直接登录城市建设信息服务，网站进行相关信息的调查，为社会公众畅通的档案利用渠道提供了有效的方法，与此同时各级领导以及相关部门能够更为直接的了解城市建设的相关信息，并且，对此进行有关调查与决策，这样就可以避免重复以及铺张浪费的投资与建设。

（五）对城建档案工作的内在价值发展进行开发利用，为城市的规划，建设与管理提供具体、准确以及全方位的保障，使城建档案馆真正成为城市规划以及建设的信息中心。

四、城建档案信息化建设的近期主要任务

对当前高速发展的城市来讲，数字城建档案馆的建设是一项极具有战略意义的工程，它不单单是城市的基础平台建设工程，同时它也是城市信息化水平的提升工程，数字城建档案馆必将成为档案馆的发展的方向，建设好这样一个工程对我们的意义重大，对社会的影响对人们将来的的生活都起到一定的作用。

（一）从城建档案工作实际出发，充分发挥建筑规划机构职能

城建规划机构需对土地、劳动力、资金等资源根据城市发展需求进行规划补给的综合管理机构，建筑规划机构需根据不断发展进步社会获取丰富、全面、准确信息作为建筑规划基础，而建立完善的建筑规划信息网络系统，可以提高对收集资料和数据整理和归纳效率，更好对相关数据进行科学处理；筑规划信息网络系统建立，可充分提升建筑规划机构职能发挥。

（二）加速数字化进程

建立积极开展和探索电子档案接收与管理，让建筑规划设计者能够知晓公众实际喜好和需要，让我们加强对电子文件的形成和收集还有积累等鉴定、归档的监督与指导，以及电子文件的归档管理，加大对城建电子档案的接收力度。

（三）整合资源，优化服务

创建城建档案特色数据库，建立基础的地理信息数据库和地下综合管线数据库以及规划审批成果数据库，同时建立最重要的竣工项目数据库和城市规划方案数据库，声像资料数据库等等多种。

数字时代，知识经济呼唤数字化档案馆早日成为现实，建设数字化档案馆是档案信息化发展到一定程度必然进入的轨道，也是城建档案馆发展的方向。除具有传统的档案及其相关的管理知识外，还要掌握新技术尤其是现代信息技术和网络技术，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展走向正轨，为现代化城市建设的需要，以及构建和谐社会的需要，做出贡献。

参考文献：

[1]《山东省档案条例》 2004年4月2日

[2]《城市建设档案管理暂行规定》 1987年 11月 8 日

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城建档案是城市建设、规划、发展的依据，记录了城市发展的历程和发展状况。城市发展是在城建档案的信息采集、处理、分析的基础上进行规划的。在这一过程中，需要大理的档案信息进行量化定性分析。为了提高工作效率，许多城建档案管理部门进行了档案信息化建设。在信息化系统中对城建档案进行数字化管理是时展付与档案管理人员的使命与任务。为了更好地对城建档案工作进行管理，必须将数字化管理运用到城建档案管理工作中去。

一、数字化管理的概念

数字化管理是指利用计算机、通信、网络等技术，通过统计技术量化管理对象与管理行为，实现研发、计划、组织、生产、协调、销售、服务、创新等职能的管理活动和方法。数字城建档案馆是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物, 代表着城建档案事业的发展方向, 也是城建档案信息化的表现形式[1]。在城建档案工作中应用数字化管理，可以将城建档案管理得公平、客观、优质、高效，提高城市规划的有效性，保证城市发展的目的性，把握城市发展的方向，记录城市发展的动态。数字城建档案馆是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物, 代表着城建档案事业的发展方向, 也是城建档案信息化的表现形式。

二、数字化管理在城建档案工作中的应用

1、数字化管理在城建档案接收上的应用

城建档案接收工作的数字化，是按要求建立电子档案将进行报送，然后根据建设工程进展，将建设工程的文件和图纸信息同步录入系统，以光盘、U盘等形式直接报送数字化打包信息。工作人员将按系统程序要求，逐条逐项地信息的录入，避免了纸质接收模式的那种随意性导致档案缺项漏项或重复冗余，体现了城建档案的客观性和真实性，而且在接收录入时，由于电子信息的可复制性，大大提高了工作效率。

2、数字化管理在城建档案保管上的应用

传统的城建档案保管都是基于纸质档案实体，随着城建档案的不断增多，档案的搬运摆放、调整和保护工作越来越繁重，给档案保管工作带来困难。而数字化管理模式将馆内档案信息进行扫描录入，以后无需再对纸质档案进行搬动和查阅。对于新接收的城建档案进行数字化录入，不再需要厚重的纸张实体，大大减少了纸张的浪费和搬动量，节省了库存空间和劳动量，而且在管理上也是在计算机上进行数据库管理、维护和保护。只有做好备份，一切工作都从劳动中解脱出来，并且优化了城建档案保管的环境。这种数字化档案管理以更少的人、更少的空间、更少的投入，完成了更加高效的工作，是城建档案工作质的飞跃。

3、数字化管理在城建档案查阅上的应用

数字化的优势在于方便快捷，满足了人们工作生活快节秦高效率的需求。无论是城市规划部门还是城市建设部门在查阅城建档案时，都需要得到准确、全面、快速的查阅结果，而传统的档案查阅，工作量之大，准确性之低已经完全无法满足城市发展的需要。而将馆藏和新建的城建档案进行全面的数字化录入后，在查阅条件录入后，计算机自动进行全面检索，所有符合条件的档案都一一在列，而且图纸、声像及各种电子文件都可以得到查阅、复制和纸质输出[2]。并通过数字化查阅的结果可以上传至远程端，下载到U盘或打印出来，为查阅者节省了大量的时间，实现了查阅的人性化。

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在我国现代化建设的过程中，城建档案作为城市建设的重要组成部分，有着重要的指导意义，城建档案主要是针对城市发展建设过程中的建筑情况进行充分的了解，并且归纳总结成相应的资料用于今后的建设，所以可以说是对今后的城市发展进程起到了支撑以及促进的作用。在我国城市现代化水平不断提升的过程中，城建档案的信息量也呈现逐渐增多的趋势，所以采用原有的档案管理方式显然不能适应现代化的发展速度，这就必须要运用数字化的管理手段做到与时俱进，更好的促进城建档案管理质量的进步，加快管理效率，这样才能为社会提供服务。所以本文重点针对城建档案的数字化管理问题进行研究，希望对今后的工作有所帮助。

1 城建档案管理数字化建设的意义

在对城建档案进行管理的过程中，普遍采用了数字化的管理方式，但是在此之前，我国基本上采用的都是人工的方式进行管理，相比较两种管理方式就会很明显莪对看出，采用数字化的管理方式更有助于档案的建设，无论是在整理还是在进一步查阅的过程中都显示出了明显的优越性。并且随着社会的进步，人工查找的方式显然已经不能满足管理的要求了。必须要对档案管理的方式进行改革，才能实现现代化的管理。所以数字化管理建设是目前档案事业的必然之举。并且在过去的档案保管中主要是纸质档案，这种档案如果经常调阅就会损坏，并且也不能实现资源共享的效果，在这种情况下就需要运用数字化的存储空间，保证城建档案无论是在广度上还是在深度上都不会受到局限，让信息资料可以得到更加便捷的交换，因此，数字化档案的建设大大节省了时间，促进工作效率的提高，促进了社会的发展建设，让城建档案的价值在这一过程中得到了充分的发挥。但是在数字化建设的过程中，城建档案是存在一定问题的，这些问题在不同程度上制约了我国档案事业的发展，笔者对此进行了总结。

2 城建档案管理数字化建设中存在的问题

从我国现阶段的发展建设来看，伴随着我国科学技术的进一步发展，计算机已经成为工作中必不可少的工具之一，没有计算机的帮助，就无法高效的进行工作，就城建档案的管理而言，如果缺少了计算机的支持，那么对今后的长期存取也会造成一定的影响，所以城建档案的数字化建设的实现是要建立在物质载体的基础上的，物质载体的性能越好，那么就能得到更长时间的存储，相反，如果物质载体不能保证长时间的存储，这样也就会对相关资料的保存带来一定的影响。由此可见，物质载体对于信息的存储具有决定性的作用，要想保证长时间的应用，就要充分考虑物质载体的稳定性，并且保证其使用寿命，这样才能更加长远的使用计算机相关设备开展数字化管理的相关工作。

实际上，城建档案是具有一定特殊性的，这就要求城建档案必须要具备适当的法律价值，从传统的管理角度来看，进行档案管理的信息存储载体的性质是非信息化的，纸张是一种不容易随便改变的载体，只要能够将其保存完好就具备一定的价值，在法律上也拥有相应的效力，但是数字化的档案就有所不同了，因为数字化档案并不能保证是原始档案，即便是原始档案也是需要一段较长的时间进行验证的，这就要求对数字档案进行统一的标准评定，让其更加具有统一性的特点，在我国现阶段的发展过程中，这方面是比较缺乏的，也是今后的工作重点。传统纸质档案在存储的稳定性以及保存时间上都比较理想，并且也具有可靠性的特点，在数字化档案中则需要更加安全的环境才能实现稳定性的要求，如果技术设备或者存储载体出现问题数字档案就无法使用。

3 对做好城建档案数字化建设的几点思考

3.1 前期的全面规划

对于城建档案数字化建设来说，前期的规划是一个至关重要的环节，需要将大量的纸质档案全部转化成数字文档，工作量非常巨大。在进行数字化工作时，应对本档案馆的馆藏有一定的了解，通过对馆藏的彻底调查，根据档案的类型对档案进行数字化规划。在规划的过程中，工作人员应认真谨慎按照一定的程序突出工作的重点，严格按照相关规定做好规划，为城建档案数字化建设奠定良好的基础。

3.2 加强标准规范建设

数字文档的资源共享，需要根据相关标准和规范进行文档信息的数字化，所以建设档城建档案管理的数字化，需要制定一个完整的规范制度体系。主要包括信息化标准规范体系和数字化档案管理规范。信息化标准规范体系是指对信息采集和整理，档案信息的安全保障，数字档案的格式标准以及网站建立和管理等的指导说明。数字化档案管理的规范主要是由接收标准和管理细则这两方面构成。加强标准规范建设为城建档案数字化建设工作的操作提供合理有效的依据。

3.3 加强信息系统建设

城建档案的数字化管理主要是依靠计算机网络，创建出一个档案信息系统，不仅需要一定的设备，还要有相应的软件，建立一个独立的网络平台，配合档案的管理和共享。在这里要注意信息系统的安全性，使用者或者管理者在访问网站时要进行安全认证和身份认证，以免发生信息被盗或者毁坏等情况的发生，保障信息系统和档案信息的安全。

3.4 完善资源库的建设

城建档案需要进行基本信息资源库的建设，这里包括目录数据，目录中心，全文数据库以及多媒体数据库等的建设。为了提高数字档案的专业性，可以将工作的重点放在特色资源库的建设上，将各个专业和类型的档案信息资料建立专门的数据库，使数据库变得更加条理清晰，一目了然，提高数字档案的实用性，有利于档案管理工作的顺利进行。

3.5 提高档案的使用效益

城建档案作为相关城市资料的提供者，除了凭证需要，还有应起到其应有的查询、使用功能，为社会带来一定的价值，城建档案数字化应满足建设部门以及社会对于相关档案资料的需求，并为其提供查询和使用的服务，以实现档案的最佳使用效益。

4 结束语

城建档案数字化建设对于城市建设来说有着不可忽视的作用，档案工作人T应予以高度的重视。在进行档案数字化管理的过程中，重视档案信息的安全问题以及其系统的稳定性，完善数据库的建设，提高数字档案的使用效益，捉进档案管理工作的发展，为社会提供更好的信息服务。

参考文献

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

1.档案管理数字化概述

所谓的数字化信息技术实质上就是一种集电子技术、通信技术、计算机技术、信息技术、网络技术等诸多先进技术于一身的综合性技术。受科学技术发展的推动，传统的档案管理也逐步向电子档案管理转变，这就要求我们应当将数字化信息技术有效地应用到电子档案管理当中，以此来提高档案管理的工作效率和质量。

传统的档案管理工作基本上都是依靠档案管理人员手工操作来完成， 这不仅费时而且费力，工作效率也相对较低，而通过应用数字化信息技术之后，借助计算机这一平台作为档案管理的基础，管理人员便可以随时随地借助计算机的多种功能对各式各样的数据信息进行整理、归纳、检索，这样一来便无需在翻阅厚厚的纸质档案，从而能够节省大量的时间，工作效率自然会获得显著提高， 档案管理也变得更加快捷。

此外，与传统的资质档案相比，电子 文档基本上都是一些数据，这些数据能够全部存储在计算机的硬盘当中，从而并不会占用较大的空间，管理起来也十分方便， 这也为档案管理人员快速完成工作提供了非常便捷的条件。通过对一些档案管理人员进行调查了解发现，应用电子信息技术 进行档案管理的人员要比仍采用手工作业的人员轻松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可见，电子信息技术值得大范围推广使用。

2.城市建设档案管理数字化建设存在的突出问题

2.1档案本质属性影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理数字化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题：电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用等，便成为档案工作的新课题，是决定电子文档能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

2.2缺乏统一标准和规范。档案工作的标准化、规范化是数字化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案数字化建设的步伐。同时，在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。

2.3缺乏组织领导。在数字化建设过程中，城市建设档案管理部门是主体、是基础。

2.4缺乏人才。城市建设档案管理数字化建设需要既懂档案管理，又掌握现代信息技术的复合型人才。而各级档案管理部门现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理数字化建设的质量和速度。

2.5传统惯性制约。随着档案管理数字化建设的推进，由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别，陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异，容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理，无论这种抗拒心理以什么样的方式出现，都是城市建设档案管理数字化建设的障碍。

3.城市建设档案管理数字化建设的几点建议

3.1建立和完善档案数据库，保证档案的真实性可靠性。首先，通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。其次，通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。再次，提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。最后，分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以 XML 作为标识规范的方法，等等。

3.2 建立档案管理标准，逐步统一完善规范。标准化、规范化是档案数字化建设的前提和必要条件。档案工作部门必须遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，要严格按照统一的标准进行规范整理。国家出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，为档案管理数字化提供法律依据。

3.3加强人才队伍建设，储备后续发展力量。要选拔那些具有扎实专业知识功底、较好的学术造诣、表现出发展潜力的人才，为他们提供施展才华的舞台，使之有所作为。对已经确定并不断成长起来的人才，要加强培养力度，不断提高从业人员素质。要根据城市建设档案管理数字化建设的需要，变被动坐等为主动出击，积极引进有信息专业技术特长和熟知档案管理工作人才，创造良好的留人环境，为档案管理工作输送新鲜“血液”。

3.4加快城市建设档案信息网络化建设

自建设部《全国城市建设档案数字化建设规划与实施纲要》颁布实施以来，各地城市建设档案网站不断兴建和完善，社会各界从网络上获取越来越多的城建信息资料，从而解决了许多实际问题，城市建设档案资源共享的局面得以拓展。当前，应继续加快城市建设档案信息网络化建设。城市建设档案数字化建设要纳入政府电子政务建设的整体框架内与电子政务同步建设，逐步实现公文管理和城市建设档案管理的规范化与一体化。要利用电子政务平台，积极开展城市建设档案信息网上查询服务，全面提高城市建设档案利用的效率和质量，最大限度地满足社会各界对城市建设档案利用的需求。

3.5积极开展宣传教育，转变传统观念。要组织开展专题宣传培训教育活动，增强大家转变传统观念的自觉性和积极性，强化创新教育，引导全体人员在城市建设档案管理数字化建设上下功夫，协助档案管理部门做好机制创新、技术创新、制度创新和管理创新等方面的工作，确保数字化建设的顺利进行。

3.6要加强组织领导，增强决策落实力度。要成立主要领导挂帅的工作领导小组，积极推动城市建设档案管理数字化建设，落实责任，明确任务。工作领导小组要勇于开拓、改革创新，不断凝聚各部门合力，进一步提高科学决策、政策对接、化解矛盾等能力，集中精力谋划和解决在城市建设档案管理数字化建设中遇到的各种问题，确保圆满完成任务。

4.结语：

在高科技、信息技术迅猛发展的今天，城市建设档案的数字化管理是发展的大趋势，是一项长期、全面而具体的工作，需要所有档案人员的积极参与与配合。

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关键词 城建档案；数字化管理；对策

随着信息技术的出现，城建档案管理中融入了档案信息管理系统，极大地促进了档案管理信息的共享，初步实现了自动化处理。不过，这些新技术的运用大多是从方法改进上来优化传统档案管理，而管理方式还没有出现彻底的变化。城建档案数字化管理是城建建设中文化精神的重要保存途径，也是数字城市的基础数据源，能够有力地提供数字城市建设所需的依据性档案信息。所以，反思城建档案数字化管理的现实困境，转变管理理念及方式，是当前城建档案数字化发展的基本要求。

一、城建档案数字化管理的问题

城建档案数字化管理滞后的问题有着多方面的因素，例如数字信息技术水平低，城建档案管理体系单一，相关管理规定不完善等等。但实际上，城建档案数字化管理存在的问题主要有三个方面：

（一）资金投入少。国家财政拨款是不少地方城建档案管理资金的主要来源，不同的地方拨款金额不一样，但拨款不足是很多地方存在的普遍现象。城建档案的数字化管理必须要有计算机以及其它辅助设备，而资金的投入不足导致计算机辅助设备缺少，无法为城建档案数字化管理提供更多的帮助。

（二）数字化利用没有形成气候。城建档案数字化管理中，政府相关部门是城建档案利用的主要服务对象，比如勘察单位、建设单位、施工单位、设计单位等等，但这些单位在城建档案数字化应用方面存在利用水平低的问题，很多习惯于利用纸质图文档案，在实际的城建工作中对数字化档案利用不够。应该改变这种现状，以过去的纸质图文利用服务方式为依据，加强数字化利用服务，让城建档案数字化利用环境更加成熟，这才是当务之急。

（三）数字化管理人才急缺。城建档案数字化管理是一个比较复杂的过程，这个过程需要管理人员具有多专业、跨学科的知识与技能，要涉猎广泛。在计算机设备知识数字化管理中，高素质的档案业务人才、熟悉计算机信息技术的复合型人才将是管理中的关键。纵观现实，一些地区的城建档案管理者学历不高、专业知识技能缺失，极大地影响了城建档案数字化管理的发展。

二 城建档案数字化管理方法

城建档案数字化管理一定要有科学的目标和方法，必须从城建档案管理工作实际出发，并符合社会对城建档案数字化的需求。所以，城建档案数字化管理的方法要包括三个方面的内容，即规范的管理体系、完善的基础设施、高素质复合型人才。

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1城建档案数字化工程的基本概念

档案数字化，就是把纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案等变成数字信息，以实现不同载体形式档案的数字化管理和档案信息资源的数字化共享。档案数字化工程目前主要是纸质档案数字化，即将档案文字、图表、图纸等变成数字信息，从而实现利用计算机进行存储、检索、分析的目的。在王村新城档案数字化管理过程中，主要包括了以下三个方面内容。

1.1档案目录的数字化

（1）档案的目录统一使用excel电子表并加入超链接，点击超链接直接查找档案合同扫描件，以便查阅合同具体内容。

（2）卷内目录填写规范，序号：以一件自然件或一组文件为一顺序号；文件编号：完整的代字代号；合同名称：合同全称或规范化简称；日期标准格式为：20010101，同一条目内时间取文件最后形成时间。

1.2实体档案的图文信息数字化

王村新城所有的合同档案通过扫描、摄影、摄像等方式进行数字化采集，从而实现图文信息的计算机存储、调阅、分析。

1.3日常档案管理业务的数字化

将档案的业务指导内容，审核意见，审核结果，图书资料的著录，档案变动登记，档案的始由、贮藏、借阅、变动等档案管理信息，通过计算机软件管理的方式进行数字化。

2实施过程是纸质档案数字化工程的核心（图1）

（1）设立专用的档案储藏室，定做专业的图纸档案柜，方便图纸、档案存放和查阅。实施过程根据档案储藏室面积，有重点、有步骤的实施，对使用频率高的或重点工程档案先进行数字化存档。纸质档案数字化流程一般为档案整理档案扫描（文字、图纸）图像处理图像存储目录建库数据挂接数据验收数据备份。在整个流程中要注意几个关键点。

以作者所在项目为例，相关建设合同签订了123份，每份合同都根据纸质版扫描生成PDF文件存档。为防止出现混乱，对档案原件带来损坏、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和与之配套的管理制度。因此，在数字化工程筹备阶段就对纸质档案数字化工程各步骤的具体细节多次进行预演推敲；就各操作环节中容易出现问题的节点建立了工作流程、管理制度、技术标准；在实际工作中严格按工作流程规则操作，按技术标准验收。认真填写纸质档案数字化转换过程各类登记表并及时整理、汇总、装订成册，在数字化完成的同时建立起完整的记录，从而确保整个档案数字化工作计划有序、操作流程清晰、责任分工明确、验收严格把关。

（2）扫描、编辑处理及存储。数字化工程的实施重点是扫描与编辑处理，其较为复杂。首先，在扫描时严格按文件分类扫描，根据纸张情况选择扫描方式、确定扫描分辨率及相应参数，扫描过程中及时调整亮度、对比度，使扫描后的影像尽可能保持档案原貌，使图像清晰不失真，亮度适当，同时生成jpg或pdf等相应格式的影像文件。其次，图像编辑处理是整个扫描过程中保证图像质量最关键的技术部分，因此要对影像文件进行纠偏、去污、裁边等编辑处理，同时去除影像文件背景，其可以有效节约存储空间。处理完成后的影像文件要进行存储。

3数据的存储与安全是实现数字化的最终保障

当今任何一种计算机的存储技术都还不能实现100%的可靠性，在档案数字化应用中可能会遇到突发性的灾害，因人为过失、计算机故障、存储介质损坏等各种原因，基础数据都可能会遭到毁灭性的损失，因此对基础数据要采取多介质、多地点的存储与保管方式。在此基A上还要建立数据备份制度，定期对基础数据进行及时地备份。对备份数据同样采用定期检测，三重乃至多重备份等必要的方式，以确保基础数据的高度安全性。

4王村新城档案数字化管理取得的成效

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在社会发展的进程中，城市也得到了极大的发展，这就使得以往的城市建设档案管理模式已经无法适应现今城市发展的需求，所以，需要严格的依据城市发展的需求，针对档案信息化和数字化建设进行管理，这也是城市档案建设管理工作中的一个重要项目。而要想使得这一项目可以达到其理想的完成目标，就需要重视以下几点要求：

首先，就是在城市不断发展的进程中没想挂机呢的档案档案所需要存储的信息量也在逐渐的增加。就现阶段来说，我国城市建设档案主要还是将纸质档案作为主要的档案类别。而在城市发展的进程中，各个行业也得到了极大的发展，尤其是房地产行业，其发展的速度更快。这也就使得城市建设档案的数量不断的增加，从而为城市建设发展提供了更加丰富的参考资料，但是同时也使得城市建设档案在管理上呈现出诸多的问题。

以当前的城市建设档案管理工作开展的具体状况来分析，该工作在开展的过程中，选用的工作形式较为落后，这样的落实的管理工作模式，导致城市建设档案在管理上呈现出效率低下以及信息无法共享的难题。从而在很大程度上使得城市建设档案资料无法及时的进行整理，导致档案出现堆积的现象。

面对上述状况，就需要在对城市建设档案管理工作进行开展的过程中，可以实现信息化和数字化建设管理，依据这种新型的管理方式以更好的推动城市建设档案管理工作的开展。

其次，就是需要针对信息资源的需求量实施高效的优化。在城市发展建设的过程中，城市无论在进行规划还是在进行基础优化的过程中，都需要严格的以及建设档案，并针对城市的发展状况做好相应的记录，以此形成建设档案，不断的对建设档案中的内容进行丰富。通常而言，在城市建设档案中，包含的专业部门就是城市规划以及建设等多个部门。就这一点来分析，针对开发所产生的信息实施良好的管理，可以使得城市建设档案的实际效用最大限度的发挥出来，提升其应用的价值，以更好的为城市建设和发展提供服务。

城市发展以城市建设档案作为载体，记录真实的城市发展信息，为了能够最大限度的满足城市建设档案管理工作的需求，就需要合理的采取相应的措施来对城市建设档案进行资源的重新优化配置，使得城市建设档案的形式更加的丰富，并且在存储介质上进行改进。摆脱传统纸质档案的束缚，建设城市建设档案管理的新方式，努力的实现城市建设档案管理的信息化和数字化，以最大限度的满足现今城市发展的实际需求。合理的利用高新技术手段和各种新型的数码处理技术，来有效的针对城市建设档案实施收集、整理、整合以及利用等，确保城市建设档案资源能够实现优化，以更好的为城市建设和发展而服务。

2 城市建设档案数字化和信息化建设管理的“三个化”功能

当城市建设的步伐加快，也就是城市建设档案提升的开始。城市建设档案数字化管理与传统意义上的档案管理相比，有着很大的不同，其重点，笔者以为城市建设档案数字化管理具有“三个化”的功能，简称为“三化”：即馆藏档案数字化、档案管理现代化和档案资源利用共享化。

一是馆藏档案数字化。城市建设档案数字化管理，通过运用计算机技术与多媒体技术融为一体的各类传统介质的档案资料，进行协调处理后并转化为数字信息，使所有馆藏信息都以数字化的形式储存，城市建设档案数字化管理的实用性明显，效率提高，这是城市建设档案数字化建设的一个核心基本点。

二是档案管理现代化。城市建设档案数字化档案管理，不仅包含了传统档案馆的一切效能，它还包括了档案编码目录和检索自动化、档案全文储存与检索自动化，计算机辅助档案业务工作管理、辅助立卷、档案标引自动化、档案馆办公自动化、档案库房管理、保护技术现代化、建立档案数据库等一系列功能，这是城市建设档案管理数字化建设的又一个基本点。

三是城市建设档案资源利用共享化。目前，城市建设发展，促使各种城市建设档案的档案资料，仍以文字形式存在于城市建设档案这个信息空间里。要改变这种方式，从查阅到资源共享，唯一有效的办法，就是通过信息网络的传媒作用，直接传递到各个用户，从而实现城市建设档案利用的信息资源共享化，完成为社会、为城市建设服务的根本目的。

3 城市建设档案数字化信息化管理工作开展的可行性

一是明确城市建设档案数字化信息化管理目标。要结合我区城市建设发展需要，确定城市建设档案数字化信息化建设方案，确立以数字化信息化建设，促进城市建设档案馆内外各项工作现代化的实施步骤，并对城市建设档案的数字化信息化进行长远的规划，使得城市建设档案的数字化、信息化建设工作得以稳步推进。

二是购置城市建设档案数字化信息化管理设备。要逐步加大信息化建设的投入，每年安排一定的经费购置电脑等现代管理设备，在数字化信息化建设要加大资金投入，合理建设馆内馆外局域网，为建立现代化城市建设档案管理奠定了良好的硬件基础。

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在我国城建档案处在纸质档案与电子文件两者共同管理的状态。纸质档案因为其内容都是以纸质作为载体的，因而比较难于变更与涂改。正是因为纸质档案所具有的这些特性，能够确保其将原来的内容进行很好的保存，所以有着较强的法律效果。而以电子文件方式所保存的城建档案由于可以通过计算操作进行复制与更改，且发现存在着一定的难度，这就导致其本身的法律效果问题的解决需要一个过程才可以实现。

（二）档案数字化技术应用方面存在问题

城建档案数字化应用中所涉及到的技术应用问题较多，如长期存取、数字信息失真、安全性等等。通常情况下，磁盘的保存期是三年到五年，光盘是三十年左右，同时还受到温度、存储格式以及硬件配置等诸多条件的限制，加之计算机语言之间的转换问题，都会档案信息的存取带来一定的困难。再如计算机病毒以及黑客人为或偶然事故都使数字档案的安全性面临着威胁。城建档案数字化应用多面临的诸多技术问题也是城建档案数字化应用应关注的问题。

（三）标准化方面存在问题

城建档案数字化在应用过程中必然会实现所在区域城建档案馆、国家城建档案馆以及全球城建档案馆之间的信息资源共享。信息资源共享目标的实现本身是个动态的系统化过程，需要城建档案数字化在应用过程中存在相应的标准。只有这些标准的存在以及各个城建档案馆的有效应用，才能实现不同城建档案馆之间的衔接，进而促进城建档案数字化应用的发展。而我国现有的城建档案数字化应用过程中标准化方面还存在着难以统一等诸多问题。如部分标准规范超过了城建档案的工作范围和整个城建档案工作标准衔接存在障碍等等。

（四）城建档案数字化应用人员素质亟待加强

从我国现有的城建档案数字化应用的人才情况来看，还存在着缺乏高技术人才，尤其是在城建档案与信息处理两个方面都有一定能力的复合型人才极为短缺。我国有的区域的城建档案馆虽然引入了先进的设备，但是由于缺少必要的工作人员，极大的限制了数字化所具有的优势作用的发挥。

二、城建档案数字化应用的优化策略

（一）城建档案数字化应用法律体系完善从现有的城建档案数字化应用来看，主要涉及的法律包括著作权、知识产权、档案以及隐私权保护等多个方面的法律问题，城建档案数字化应用法律体系的不断完善就是前述这些法律问题不断优化的过程。只有完善的城建档案数字化应用法律体系才能确保城建档案数字化应用工作的进步。这就要求我国不同区域的城建档案管理部门需要从当地的实际情况出发，以现有的城建档案数字工作的现状以及发展趋势出发，结合本区域的实际情况确定城建档案数字化应用的政策与措施，进而通过这些应用法律体系的不断优化来推动城建档案数字化应用的进步。

（二）优化城建档案数字化技术水平

在城建档案数字化应用技术在应用中正如前文所述，涉及到的技术较多，因而需要在应用实践中通过不断建立健全管理系统来优化技术在城建档案数字化应用中的效果。这就要求行业本身通过城建档案信息的分析与技术应用方面的理论研究与实践应用等工作的加强，来提高技术水平。城建档案数字化技术水平的优化其本质是城建档案数字集成化管理，通过建设一个可以提供包括城建数字档案信息生产加工在内的所有流程的实时监控，实现不同技术之间能够有力的协作。通过对计算机网络和通讯、数据远程访问、数据交换、元数据以及网络安全等多类技术的集成，将分散在不同载体与不同区域位置的城建档案信息实现集成化管理，综合发挥科学技术在城建档案数字化应用中所具有的优势作用。

（三）加强标准化方面的工作

城建档案数字化应用还需要城建档案信息标准化的有力支持。对于城建档案数字化应用来说标准化建设是数字化应用的基础，是实现城建档案信息共享的必要条件。也就是说，城建档案应有统一的标准处理方法与统一规范的操作文件，应加强标准化方面的工作。从我国现有城建档案数字化应用中标准化方面的工作来看，主要包括信息化标准与数字化档案管理规范两个方面的内容。从信息化标准规范体系的层面来看，主要应加强的工作包括城建档案信息的采集、整理、安全保障、网站的管理以及数字化城建档案应采用的格式标准等内容。从数字化档案管理规范的层面来看，主要应加强的工作包括档案接收标准以及档案管理实施细则等内容。只有这些工作的不断加强，才能让城建档案在数字化应用过程中实现顺利接收、便捷管理以及资源共享等。

（四）加强城建档案数字化应用队伍建设

由于城市档案数字化应用本身所具有的专业性与涉及面较广的实际情况，决定了应不断的提高现有的城建档案数字化应用中工作人员的专业知识与实践水平，不断的加强城建档案数字化应用方面的队伍建设。城市建设部门应结合实际情况不断的通过教育与培训等方面的工作，提高现有城建档案工作人员在数字化应用方面所具有的专业知识水平以及实践技能，同时还应不断加强外来人才的引入工作，只有内外结合的方式才能快速的促进城建档案数字化应用队伍整体素质的提高。城建档案数字化在应用还应关注到社会需求。以社会需求为基础确定城建档案数字化管理的工作目标，同时还应信息化发生规律为基础来优化城建档案工作，避免城建档案数字化应用脱了社会实践与技术实践，只有两者有效的结合才能真正的促进我国城建档案数字化应用水平的提高。

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Abstract: With the increasing expansion of city, and the improvement of the city functions, urban systems has become more and more complex,and the requirements for urban management are more and more fine. Archives digitalization transforms the archival resources in various carriers into digital form, namely stored in digital form, interconnected with network format, managed by computer systems, so as to form a structured archives database to provide timely utilization, realizing resources sharing.

Key words: urban construction archives; digitization; development; thinking

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）

“十二五”期间，档案数字化建设已经被提到了议事日程，如何最大化实现城建档案的价值，快速提供城建档案信息，是我们思考的问题。

城建档案数字化发展的重要性

城建档案数字化发展是时展的需要，随着城市的不断扩张 ，城建档案管理部门已不能仅满足于传统的档案保存方式，而必须创新城建档案管理方法，提高管理时效性。目前，各地城建档案馆接受进馆的档案往往以文字、图纸、照片、录像等多种形式存在，以纸质档案居多。随着城市建设发展，各地城建档案馆每年归档的数量与日俱增，使很多城建档案库房陷入了紧缺的困境，在城建档案的借查阅上，速度慢，效率低。纸质档案在查阅时易损坏，特别是年代久远的纸质档案，纸张易发黄变碎，若发生火灾或水灾等，档案将会遭到灭顶之灾。城建档案系统开发的不完整，在深度和广度上有一定的局限，档案信息资源的保管和查阅都只能在馆内部进行，不能实现远程查阅，资源无法共享，这些问题的存在都给城建档案利用造成了一定的障碍。

城建档案数字化建设，能有效地使纸质档案转化为数字档案信息，存储于服务器上，可使档案资料在发生天灾人祸时不致于遭到毁灭性的破坏；其次，能改善档案的利用方式，可实现异地查阅，利用者在特定的条件下，可以随时查看自己需要的档案文件，是传统档案管理走向数字化管理的必由之路。

城建档案数字化建设中存在的矛盾和问题

（一）面对当前的形势，城建档案管理任务重，人员少，工作标准要求高。

档案管理人员年龄结构老化，具有建筑和计算机数字化的专业人员又不愿意到城建档案馆工作，现有职工老龄化程度高。在接受新事物上，头脑反应慢，知识不易掌握。其中最重要的薄弱环节就是从事城建档案工作的人员，因没有系统地学习过城建档案工作管理知识，或半路出家，对城建档案工作不熟悉，随着科学技术发展，计算机数字化网络管理进入了城建档案管理领域，原来从事档案工作多年的专业人才已不适应新的环境和要求了，这些情况严重影响了城建档案事业的发展。

（二）城建档案数字化发展趋势认识不明确。

建设领域中，有些单位和个人仍然存在对城建档案的重要性认识不足，对城建档案数字化发展趋势了解认识不到位，对城建档案数字化不重视，在城建档案数字化设备配置上，资金投入不足，存在着重建设，轻档案的思想还比较严重，只注重工程施工技术，施工工期和工程质量等方面的问题。却对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视程度不够，没有建立一套规范的管理机制，来保障建设档案的完整和齐全。由于城建档案的不配套，不完整，对档案数字化转换，在一定程度上受到了影响和制约。

三、城建档案数字化发展

（一）城建档案数字化建设需政府支持，领导重视，把好城建档案接收关。

城建档案的科学归档是实现城建档案数字化发展的基础，开展城建档案的接收和征集工作，丰富和优化馆藏，拓展馆藏门类，改善馆藏结构，进一步加大对重点工程，城市基础设施，城市地下管线等工程档案的收集力度。加大硬件投入，积极争取与城建档案事业发展需要的计算机、扫描仪、数码设备、保温、除湿、防火、防盗等现代设备配置，为城建档案数字化发展打下坚实基础。

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城建档案的数字化给城建档案信息的开发与利用提供了更加便利的条件，为深层次服务提供了可能。用户可以通过网络直接登录城市基础设施信息服务平台进行信息查询，不仅可以满足用户对查全率、查准率的要求、还可以对查询结果可进行显示、排序、转存、打印输出等功能。同时，城建档案数字化还可以支持社会各部门开发专业应用系统或建立其他专业的信息服务平台，如支持城市道路交通智能化、城市环境保护智能化、住宅小区智能化、城市建设管理智能化、城市生态建设或改造虚拟现实等。

面对新的形势，城建档案管理工作任务更加繁重，工作标准要求更高，需要有关人员必须要正视当前城建档案管理中存在的矛盾和问题，采取积极有效的应对措施提高城建档案管理水平。城建档案数字化发展趋势认识不明确。随着城建档案管理机制的不断完善，越来越多的人认识到了城建档案的重要作用，但有些单位和个人仍然存在对城建档案的重要性认识不足，特别是一些人对城建档案数字化发展趋势认识不足，对城建档案数字化不重视。有的对城建档案数字化的投入不足，有的重建设、轻档案的思想比较严重，只注重工程的投资、工艺、质量等方面的问题，对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视不够，有的甚至没有把档案管理提到正常的工作范围，更没有建立一套规范的管理机制，来保障建设档案管理的完整和齐全，导致移交城建档案不配套，不完整，一定程度上影响和制约了城建档案工作的开展。

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随着信息技术的迅猛发展,使我们加速了进入数字时代,数字城市建设的实施将使城建档案事业的生存和发展发生了巨大变化。“数字城市”数字化图书馆工程的启动,已使我们真切地感受到数字时代强烈脉搏。作为城建档案部门,如何应对数字时代的挑战,使档案管理跟上时代的步伐,已是城建档案馆和城建档案工作者,不得不面对的问题,加快城建档案数字化建设已势在必行。

一、“数字城市”的概念。

“数字城市”是对城市发展方向的一种描述,是指数字技术、信息技术、网络技术要渗透到城市生活的各个方面,这将是世纪之交最重要的技术革命。具体的讲“数字城市”是指综合运用地理信息系统(GIS),全球定位系统(GPS),遥感(RS),多媒体及虚拟现实等现代化信息技术,实现对城市地理、自然资源、生态环境、人口、经济、社会和城市设施、城市规划、建设、管理等信息的采集、更新和集成。“数字城市”就是指在城市规划、建设与管理以及城市生产与生活中,充分利用数字化信息处理技术和网络技术,将城市的各种数字化信息及各种信息资源加以整合并充分利用的一个技术系统,它是一个立体的五维的空间信息管理平台。发展“数字城市”是今后城市实现信息化并抢占数字地球制高点的重要方向。“数字城市”主要有通信网络平台、软件技术、数字信息及资源三部分组成。“数字城市”的基础平台是一个开放、分布式的基于Intcrnct网络环境的各类数据存储、管理、更新、查询、处理、分析的软件系统。“数字城市”的数字信息及资源主要由空间数据、属性数据、应用模型系统等组成。其空间信息资源是支撑数字城市的重要基础。是数字城市运转的能源,它主要包括各类多光谱、多时相、高分辨的城市遥感卫星影像、航空影像,大比例尺电子地图,有关城市人口、经济、社会、资源、环境、发展等与电子地图相关的图形、图表和文本数据库,核心是有关城市土地利用、城市交通、各类建筑物等各种数据。“数字城市”实际上是一个实实在在的城市综合管理和决策系统。

二、“数字城市”与城建档案的数字化。

透视数字城市的定义,其涉及的有关城市规划、建设、管理等方面的信息是城建档案接收的范围。也就是说,城建档案应该成为数字城市重要的数据源。为适应数字城市的需要,城建档案应加快数字化建设,在“数字城市”工程启动时,数字化的城建档案将与建设系统的规划、市政、园林、房地产等部门的专业信息构建城建信息系统,成为数字城市的有机组成部分。

数字档案馆实际上是一种虚拟档案馆,其信息资源是所有上网档案管理部门的数字化档案信息,因此数字档案馆的建立有赖于档案馆馆藏的数字化,并将数字化的档案信息上网提供利用,数字档案馆是一个数字系统,它把产生于不同部门以各种载体存在有关城市建设活动中形成的信息资源以数字化的形式储存,以网络化的方式相连接集中管理,并为城市建设活动服务,它是城市建设活动的信息收集、整理、加工、贮存、利用、咨询、交流和服务中心,城建档案数字化,简单说来,就是利用计算机技术对档案文字、内容、图形、音像等进行数字化整理的过程。它包括两个方面,一方面是对收集档案进行主题词等标引项的录入,实现计算机检索,即机读目录;另一方面是对馆藏档案内容分门别类进行全文输入,实现磁盘存储,即机读档案。

城建档案工作,是建设“数字城市”的基础工作。城建档案作为城市规划、建设、和管理过程中直接形成的真实记录,蕴藏着丰富的信息资源,涉及城市规划、建设和管理的各个部门,内容包括建筑物、城市道路桥梁、城市公用设施、城市地下管线、城市规划、城市建设管理、地质勘查、地形图以及有关城市人口、社会、资源、环境等城市基础资料,其载体形成有文字、图纸、图表、照片、遥感卫星影像、航空影像、电视影像、电子磁盘、光盘等。因此城建档案应该是“数字城市”中海量数据采集的源泉和基地,应当成为数据存储、管理、处理、查询、检索、传递等数字化信息服务的工作基地。“数字城市”所需的信息数据大部分不是原始的档案资料,而是经过编辑加工并且数字化处理的数据信息。城建档案工作也就应当作为以“数字城市”为目标的信息化建设工程的一项重要的基础工作。

城市是人类活动的中心,也是一个国家一个地区的经济文化政治中心,城市化是人类文明发展的必然趋势,实现城市信息化是一个城市经济社会发展综合实力和文明程度的重要标志,是中国融入全球化浪潮的首要和必要条件。"城市数字化”充分利用数字化及其相关的技术和手段,对城市基础设施建设、社会经济发展等各方面进行全方位的信息化处理和利用。城建档案是城市规划、建设、管理的知识结晶,城建档案馆是城市高速发展的产物,也是城市建设最大的信息服务基地。电子文件是现代数字化城市建设的必然产物,是我们城市建设档案的新生代。被人们熟悉的传统载体的档案文件将被数码世界所产生的新载体所取代,这将证明“数字城市”建设与城建档案数字化工作有着密不可分的关系。

三、“数字城市”与城建档案发展方向。

城市作为区域中心必将成为数字地球的焦点,城建档案馆作为接收保管城建档案提供信息资源为城市建设服务的基地。未来的数字城建档案馆无论在学科理论还是管理模式方面都是空白,但先期启动的数字图书馆工程或许可以给我们有益的启示,数字图书馆是以统一的标准和规范为基础,以数字化的各种信息为的底层,以电子商务为管理模式,以宽带高速网络为传输通道,将丰富多彩的多媒体信息传递、保护、利用等全过程。档案馆与图书馆相比,同样是海量信息的保管基地,面向社会提供咨询利用服务,在制定学科理论和建立管理模式方面有一定的借鉴意义。但城建档案毕竟是城市规划、建设、管理过程中形成的原始记录,具有凭证作用和密级等其他档案属性,档案数字化要求最大限度地保护档案的原貌,网上管理强调确保档案安全,注意使用权限保护。另外,城建档案与城市三产三业紧密相连,具有现实性、动态性强,内容精度要求高,档案成套性的特点。在表现形式上,涉及各种工程文字资料、图表、设计图纸、地籍图、管线图、照片、录像资料等。因此我们在建立数字档案馆发展数字档案的时候,要考虑城建档案的特点和数字城市的要求,适应“数字城市”建设需要,城建档案工作必须拓宽思路,提高素质,不断适应现代社会信息化飞速发展的需要。在提高城建档案现代化管理水平的基础上,努力向“数字档案馆”建设迈进。实现这一宏伟目标,必须认真做好以下工作:

1.以城建档案馆为基础开展建设信息化工作,做好本城市的基础地理信息、数字化建设工作,抓紧大规模的数字化信息资源建设,“城市数字化”为我们描绘了一个体系完善、功能健全、组织有序的数字信息体系蓝图,而城市数字化是一项复杂工程,不可能一蹴而就,不是靠简单的大规模基础设施建设和技术产品的堆积就能实现的,数字化信息资源不足,以及信息资源配置不当,同样会使耗费巨资建设的网络造成浪费。如有些城市的城建档案馆虽然已进了先进的GIS系统,但目前仍基本上停留在城建档案资料的目录管理上,著录的档案内容信息基本上以检索利用为主,还不能进行内容信息自动分析研究、数据采集,还不能实现城建档案资料的信息化管理。有些馆已开始进行一些数字化和网络化工作,但目前还未与“数字城市”建设工程真正联系起来。关键是缺乏信息开发的专业人员、网络技术人员、数字化处理人员。现有的工作人员大多数有实际工作能力,缺乏理论水平。特别是县级城建档案馆的工作人员水平低,缺乏数字城市建设管理知识,整体素质不能适应社会信息化飞速发展的需要。