城建档案数字化管理范文

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在城市化进程不断加快的过程中，城建档案管理的重要性也突显出来。城建档案能为城市化发展提供必要的背景资料研究，促进城市的合理规划。但随着城市规模的扩大，城市化进程的加快，城建档案管理的难度也越来越大，大量的资料需要归类、整理，这给城建档案管理提出了新的难题。因而，有必要实现城建档案管理数字化，使得资料管理能更加便捷有效，以提高城建档案管理水平。

一、城建档案管理数字化的意义

（一）实现便捷高效的管理

传统的城建档案管理主要是纸质资料的管理，在管理中不仅需要大量的管理人员而且效率低下。在对纸质资料的管理中，资料必须依照相应的顺序规定进行归类整理，而且纸质资料在存放过程中需要大范围的存储空间，并且在长期的保存中，容易造成资料的破损。而在信息技术的发展下，互联网的发展为资源的共享提供了一个便捷的途径。因而在城市化进程的推进下，城建档案管理模式也应随着社会的进步加以创新。随着人们生活方式的变化，人们对信息资料的便捷化、高效化要求进一步增加，而传统的纸质资料管理也不再适应人们获取信息的需求。因此，实现城建档案管理数字化是时展的要求。

（二）实现规范化的管理

在传统的城建档案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的过程中不免会出现失误，造成档案的破损或遗失，并且在传统的档案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不当就会影响管理的科学性。因而，人工化的管理模式不利于城建档案管理规范化的实现，并且在缺乏统一有效的管理中，档案资料管理在利用上也会出现许多问题，影响档案资料的及时获取，增加管理成本。

（三）便于城建档案的开发利用

城建档案管理数字化建设不仅能实现高效规范的管理，还有利于城建档案的开发利用。因为城建档案不仅是城市建设的重要依据，还能为城市管理等提供相应的数据理论支持，因而数字化管理模式的应用，对城建档案资料的开发与应用会有新的突破。城建档案管理数字化建设中，用户可以通过网络对城建档案网站进行访问，对各项信息进行查询，从而提高了城建档案的利用率，并且用户在应用的过程中还可以对资料进行扩充，从而丰富城建档案资料内容。

二、城建档案数字化建设中存在的问题

（一）管理信息的缺失

在城建档案管理中会因为信息网络的不稳定造成档案资料的缺失，影响管理的有效性。在传统的纸质档案管理中，信息资料相对比较稳定，基本不会发生改变。但利用数字化的管理模式，在管理的过程中不论是软件的问题、硬件的问题、网络的问题还是人为因素，都会影响档案资料的稳定性，造成档案资料的缺失。尤其是一些重要信息资料的缺失将严重影响城建档案的完整性，给后期的利用造成不便。

（二）管理信息的泄露

城建档案资料具有保密性，除了一些可以对外公布的资料外，大部分资料是要进行严密管理的。但利用数字化的管理模式，城建档案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子会对城建档案管理信息系统造成攻击，对信息进行盗取，影响城建档案信息的安全性。因而，相对于纸质档案资料的管理，数字化的城建档案资料的管理更应重视信息的安全。

（三）初期建设难的问题

在城建档案管理数字化建设的初期需要将纸质资料转化为数字信息，因而在初期的建设中需要对所有资料进行整理，并做好信息录入工作。在系统建设的初期，对于信息网站的建立、搜索引擎和各项条目的制作都需要投入大量的人力、财力。在实现数字化管理的过程中，不同的城市建设管理单位所用的数字化管理模式会存在一些差别，因而管理会难以统一，以致于影响后期资料的利用。

三、城建档案管理数字化建设的措施

（一）合理的规划

对于城建档案管理数字化建设来说，初期的工作至关重要，只有在初期合理计划，做好充分的准备，后期的工作才能有条不紊地进行。因而，在初期的工作中要进行合理的规划，在纸质档案资料转化为电子档案的时候，应做好相关的调查工作，对具体的档案数量及档案类型作详细地了解。在整理的过程中，应按照相应的标准，将资料进行分类，整理出具体的条目，从而在制作搜索引擎的时候能依据条目呈现具体的档案资料。

（二）制定科学、统一的标准

由于缺乏统一、科学的标准，在城建档案管理数字化建设中，会给后期的资料查找带来许多问题，影响具体的操作，并且难以实现真正意义上的资源共享，给管理造成巨大的困扰。因而，在城建档案管理数字化建设中应制定科学、统一的标准，使得纸质资料在转化为数字资料的过程中，能按照统一的标准进行操作，从而进行统一的管理，无需将不同的格式进行转化，实现资料的有效共享。

（三）优秀的管理人才

在城建档案管理数字化建设中，优秀的管理人才是尤为必要的。因为实现数字化的管理模式意味着与信息技术的发展相接轨，因而管理人员不仅要有相应的档案管理知识与能力，还应具备一定的计算机操作技能，在管理过程中能熟练操作计算机。过去的纸质资料管理，管理人员只要对资料进行分类管理，做好相应的档案资料摆放等工作，但数字化管理则要求管理人员能在日常工作中应用计算机进行操作，熟悉档案资料查找流程，能将各种数据进行归档，从而使得档案管理更加高效。

（四）数字化管理模式的应用与推广

随着现代科技的发展，在城建档案管理中推行数字化的管理模式是时展的需要。因而，在城建档案数字化建设中，应突出其建设的重要性与意义，以获得各方的支持。在具体的建设过程中，应加大城建档案管理数字化的建设力度，对数字化档案管理模式进行推广；应充分发挥城建档案管理部门的职能，通过城建档案数字管理模式的应用，主动建设数字化的档案管理。城建档案管理部门作为社会资源的集中部门，应重视数字化档案管理的建设，着力建设一个档案管理服务平台，从而建立两方面的资源管理模式，因为档案的一部分资料是可以公开查阅的，而另一部分则是内部资料，不便于对外开放。因而在建设中应建立统一门户，实现资源共享，而另一方面应建立内部的资源利用平台，方便内部资料的查找，并进行必要的加密处理，防止资料的泄露。此外，还应对资料进行备份处理，防止因数字化资料的不稳定造成资料的丢失。

总而言之，应对数字化档案管理模式进行推广，并且履行好档案管理部门的职责，提高城建档案管理数字化水平。城建档案管理的重要性是不言而喻的，随着城市建设的高速发展，传统的纸质资料管理模式已无法适应现代社会的发展需求，因而有必要应用数字化管理模式对城建档案资料进行管理。但城建档案数字化管理建设仍存在一些问题，因而在建设的过程中应采取有效措施加以解决，强化城建档案数字化管理的建设，提高城建档案管理水平。

参考文献：

[1]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材,2014(3):292.

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Abstract: the digital service function of the municipal files plays an important role in promoting the municipal files work to walk road of the information, which is beneficial to the work of the municipal files of quick and convenient; Members of the file information form, structure, the change of the municipal files work must be decided to step into the digital age.

Keywords: members of the file, digital, role

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

计算机技术、网络通信技术、高密度存储技术、多媒体技术的高速发展，使城建档案的载体从纸张到磁盘、光盘、U盘、移动硬盘等出现了大量的电子文件。为适应信息化发展的需求，传统的档案管理模式必须向现代化的管理模式转变。我们城建档案事业要善于运用现代化信息技术来提高城建档案的信息服务功能，使城建档案在城市建设中发挥其应有的重要作用。

一、城建档案信息化建设的历史背景

城建档案信息化的发展基本上是跟着计算机技术的发展走过来的。不管采用了什么新技术，但是本质上，实现的功能就是一个：用计算机这种现代化手段来实现城建档案的接收、管理和检索利用。只不过是随着计算机技术的发展，同一个功能用了不同的、更高的技术来实现而已。

1、20世纪八九十年代是我国档案馆的重要发展阶段。从总体上看， 20世纪90年代以前的档案馆以收藏纸质档案为主，通过卡片式或书本式目录或指南反映馆藏，这时档案馆业务工作的开展基本上以手工为主。

2、20世纪90年代以后，计算机开始进入档案馆，出现了机读式检索工具与一定数量的机读档案，计算机在档案馆中的应用为档案馆进入自动化阶段揭开了序幕。这时档案馆对于计算机的运用还主要以单机形式为主，通过功能简单的档案管理系统完成档案的著录与检索利用工作，大量的工作还是以手工为主。

3、21世纪初到现在，以计算机技术、数据存储技术、网络通信技术为核心的信息技术全面渗透到档案馆领域，将档案馆推向自动化发展阶段。这时相当一部分档案馆尤其是大型综合档案馆和大型企业档案馆建起了馆内局域网，用户可以通过局域网访问档案馆的机读目录、光盘数据库和检索系统。一小部分档案馆实现了与互联网的连接，大量的档案目录数据库在该时期建立起来，为档案馆馆藏档案的网络化服务奠定了基础。

4、《全国城建档案信息化建设规划实施纲要》指出目前还未建立计算机管理系统的馆要建立城建档案计算机管理系统，实现城建档案计算机辅助作业和辅助管理；正在进行馆藏档案目录数据库建设的馆应完成数据库的建设，全面实现馆藏档案检索计算机化；已建成城建档案计算机管理局域网络系统的馆，应实现与政府部门政务网的衔接和专题数据库建设；正在开展城建档案数字化转换和信息资源建设的馆，要完成数字城建档案馆和网络信息服务系统的构架。

总之，城建档案馆需要将电子文件收集归档、保管、并向社会提供利用服务，这就是数字城建档案馆产生的历史背景，也是时代赋予城建档案馆的任务。

二 、信息化是城建档案事业发展的必然要求

我们城建档案现在的主要现状是在工程环节中形成大量的电子文件未能得到有效收集，造成资源流失、重复加工。传统的城建档案管理已不适应信息化的发展趋势，使城建档案馆的宝贵资源没有得到很好的开发利用。所以我们应该积极利用现代信息技术，全面采集、提炼和开发城建档案信息资源，把城市地上、地下的建筑物、构筑物信息进行数字化处理，实现档案管理的科学化、规范化、动态化和信息化。

第一个方面，全球信息化的大趋势决定城建档案工作必须适应新形势。目前的社会是一个以信息为主导的时代，人们获取信息的手段和方式也步入信息数字化时代。各行各业以互联网为依托，进行着数字化生存和发展。城建档案信息是城市建设、规划及其管理过程中形成的宝贵的信息资源，在这种时代背景下必定要融入数字时代，信息化建设是必由之路。

第二个方面，未来的数字化信息社会对城建档案服务功能的需求决定了城建档案工作必须走信息化之路。传统的实体利用形式已经难以满足社会对城建档案信息的需要。未来的数字化信息时代，必将促使城建档案馆的社会服务功能发生变化。各部门的信息化建设、电子政务建设尤其是建设系统信息化的建设等等方面，建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等单位基本上都已应用计算机制作档案，这样就产生了大量的建设电子文件， ――这些在建设工程管理环节中形成的大量电子档案的接收、管理、利用要求城建档案工作必须步入信息化、数字化管理。

第三个方面，城建档案的信息形态、结构的变化，决定了城建档案工作必须步入数字时代。建设工程在勘察、设计、施工、监理各工程环节中计算机辅助施工、计算机出图等等形成大量的建设电子文件；勘察设计行业CAD技术得到普遍应用；甲乙级设计单位计算机出图率达到100％；计算机辅助施工技术（CAC）也在建筑施工领域得到应用；建设工程管理中已普遍实现了计算机辅助管理。城建档案作为城市建设的资源库，将不容置疑的步入信息化时代，向数字化发展迈进。

第四个方面，城建档案信息产业化的发展趋势决定了城建档案工作必须步入数字时代。 在我们建设领域产生的这些大量的电子文件与电子档案，怎样使它们得到广泛的应用；如何保证在信息时代城乡建设活动中的真实历史记录长期保存下来并向社会随时提供利用。以提供信息、服务社会为主导的城建档案事业必将融入信息产业化的潮流之中。这种需求、这种信息产业化的发展趋势，决定了城建档案工作必将步入数字时代。

四、城建档案信息化建设的近期主要任务

数字城建档案馆――是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物，代表着城建档案事业的发展方向，也是城建档案信息化的表现形式。那什么是数字城建档案馆呢？数字城建档案的定义是，一个依靠信息技术接收、管理城建档案并通过网络为城市规划、建设、管理提供支撑、保障、服务的应用系统。对城市的发展而言，数字城建档案馆的建设是一项极具有战略意义的工程，是城市的基础平台建设工程，是城市信息化水平的提升工程，是城市信息化服务能力的建设工程，建设好这样一个工程，意义重大，影响深远，非常必要。

从城建档案工作实际出发，推动城建档案信息化的进程。 以需求为导向，以应用促发展，把发展作为主题，把信息化作为主线和动力，把卓有成效地为城市建设和社会发展服务作为根本出发点的职能要求。积极开展、探索电子档案接收与管理，加强对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档的监督与指导。 加强电子文件的归档管理，加大对城建电子档案的接收力度。创建城建档案特色数据库，基础地理信息数据库， 地下综合管线数据库，规划审批成果数据库，重要竣工项目数据库城市规划方案数据库，声像资料数据库。

数字城建档案馆可以进一步强化传统城建档案馆的档案信息服务功能，提供新的管理和服务机制。数字城建档案馆构建了虚拟的城建档案信息环境，用户所需的城建档案信息可以通过网络动态的进行组织，而不管其是否是本馆的馆藏，城建档案服务也可以突破馆界的限制，有效地利用城建档案信息。我们应建成全方位、多层次、技术先进的城建档案信息化管理、服务体系，实现资源共享。深层次开发城建档案的内在价值，为城市的规划、建设和管理提供全方位的信息，提高城市建设的科学化管理水平。建成门类比较齐全的城建档案基本信息数据库和专业信息数据库，信息服务达到及时、准确和权威；信息资源的开发和利用达到较高水平，并取得较好的社会效益和经济效益，使城建档案信息化成为城市建设事业不可缺少的有力保证。

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随着科学技术的发展和信息时代的到来，计算机和人们的生活形成了越来越紧密的联系，各类应用软件层出不穷，例如，以前的工程图纸只能手绘，而如今越来越多的工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中。档案数字化，是城建档案管理迈向信息化时代的必由之路。它首先可以解决存储档案日益空间匮乏的问题。通过对数字内容的管理，利用采集的新的管理模式，对每一个工作环节的档案信息进行优化整合以及做到更加的规范化与标准化，这样一来不但是可以使城建档案资源实现最大化利用，更能够实现对珍贵的档案信息长期永久保存，在使用的过程之中也更加的方便，减少了一些不必要的环节从而提供了一种快捷有效的新的通信方法。我们要善于运用现代化信息技术来提高城建档案的信息服务功能，使城建档案在城市建设中发挥其应有的重要作用。

一、信息管理是城市建设档案工作发展的必然要求

城建档案信息产业化的发展趋势，决定了城建档案工作必须步入数字时代。在我们建设领域时，产生的这些大量的电子文件与电子档案，怎样使它们得到广泛的应用；如何保证，在信息时代城建活动中的真实历史，作为记录长期保存下来并向社会随时提供利用。这种需求、这种信息产业化的发展趋势必然使得城建档案工作走进科技时代与数字化时代。

二、对城建档案信息化工作的指导思想

我国建设部城建档案工作办公室，根据国家城建档案发展的需求，组织有关专家，在总结，近年来我们国家电子文件和电子档案管理的实践经验上，借鉴国际上先进的科研成果、标准规范的基础上，制定了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》〔建办档（2004）39号〕、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《城市建设档案著录规范》（GB/T50323 -2001）等等。07年又颁发了关于标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117―2007）等等。这些标准的颁布和实施对全国城建档案信息化建设起了积极的促进作用。这些《规范》和《标准》是各单位收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件和加强电子档案管理的依据。

三、城建档案信息化建设的总体目标

《全国城乡建设档案事业“十一五”规划》提出要构筑“三网”城建档案内部局域网、城建档案信息上因特网、参与当地政务网建设和“一库”城建档案建设信息库的基本框架。总体目标就是为社会、经济、城市建设的发展提供城市建设档案数字资源信息，以满足政府、公众对城市建设档案资源的需求与利用。

（一）利用现代信息化管理手段，以当前建设工程项目为首，以建设工程报建开始，从而收集各个部门在工程建设过程当中的相关方面信息（主要有报建信息、工程验收备案情况、房地产预售状况等信息），实现对建设工程的动态可视管理。

（二）通过城市地下综合管线动态管理系统的建立，从而为我们保持地下管线信息管理系统以及建立动态地下管线数据库的更新和管理工作做好铺垫。

（三）建立城建档案空间型数据库，建立城建实物档案的信息管理和城市空间信息管理结合为一体，为了全面实现城建档案的集成化，可视化管理提供广阔的发展空间。

（四）通过数字化建设，用于实现城市建设信息的远程数字服务与利用，现在我们可以使用网络，直接登录城市建设信息服务，网站进行相关信息的调查，为社会公众畅通的档案利用渠道提供了有效的方法，与此同时各级领导以及相关部门能够更为直接的了解城市建设的相关信息，并且，对此进行有关调查与决策，这样就可以避免重复以及铺张浪费的投资与建设。

（五）对城建档案工作的内在价值发展进行开发利用，为城市的规划，建设与管理提供具体、准确以及全方位的保障，使城建档案馆真正成为城市规划以及建设的信息中心。

四、城建档案信息化建设的近期主要任务

对当前高速发展的城市来讲，数字城建档案馆的建设是一项极具有战略意义的工程，它不单单是城市的基础平台建设工程，同时它也是城市信息化水平的提升工程，数字城建档案馆必将成为档案馆的发展的方向，建设好这样一个工程对我们的意义重大，对社会的影响对人们将来的的生活都起到一定的作用。

（一）从城建档案工作实际出发，充分发挥建筑规划机构职能

城建规划机构需对土地、劳动力、资金等资源根据城市发展需求进行规划补给的综合管理机构，建筑规划机构需根据不断发展进步社会获取丰富、全面、准确信息作为建筑规划基础，而建立完善的建筑规划信息网络系统，可以提高对收集资料和数据整理和归纳效率，更好对相关数据进行科学处理；筑规划信息网络系统建立，可充分提升建筑规划机构职能发挥。

（二）加速数字化进程

建立积极开展和探索电子档案接收与管理，让建筑规划设计者能够知晓公众实际喜好和需要，让我们加强对电子文件的形成和收集还有积累等鉴定、归档的监督与指导，以及电子文件的归档管理，加大对城建电子档案的接收力度。

（三）整合资源，优化服务

创建城建档案特色数据库，建立基础的地理信息数据库和地下综合管线数据库以及规划审批成果数据库，同时建立最重要的竣工项目数据库和城市规划方案数据库，声像资料数据库等等多种。

数字时代，知识经济呼唤数字化档案馆早日成为现实，建设数字化档案馆是档案信息化发展到一定程度必然进入的轨道，也是城建档案馆发展的方向。除具有传统的档案及其相关的管理知识外，还要掌握新技术尤其是现代信息技术和网络技术，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展走向正轨，为现代化城市建设的需要，以及构建和谐社会的需要，做出贡献。

参考文献：

[1]《山东省档案条例》 2004年4月2日

[2]《城市建设档案管理暂行规定》 1987年 11月 8 日

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城建档案是城市建设、规划、发展的依据，记录了城市发展的历程和发展状况。城市发展是在城建档案的信息采集、处理、分析的基础上进行规划的。在这一过程中，需要大理的档案信息进行量化定性分析。为了提高工作效率，许多城建档案管理部门进行了档案信息化建设。在信息化系统中对城建档案进行数字化管理是时展付与档案管理人员的使命与任务。为了更好地对城建档案工作进行管理，必须将数字化管理运用到城建档案管理工作中去。

一、数字化管理的概念

数字化管理是指利用计算机、通信、网络等技术，通过统计技术量化管理对象与管理行为，实现研发、计划、组织、生产、协调、销售、服务、创新等职能的管理活动和方法。数字城建档案馆是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物, 代表着城建档案事业的发展方向, 也是城建档案信息化的表现形式[1]。在城建档案工作中应用数字化管理，可以将城建档案管理得公平、客观、优质、高效，提高城市规划的有效性，保证城市发展的目的性，把握城市发展的方向，记录城市发展的动态。数字城建档案馆是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物, 代表着城建档案事业的发展方向, 也是城建档案信息化的表现形式。

二、数字化管理在城建档案工作中的应用

1、数字化管理在城建档案接收上的应用

城建档案接收工作的数字化，是按要求建立电子档案将进行报送，然后根据建设工程进展，将建设工程的文件和图纸信息同步录入系统，以光盘、U盘等形式直接报送数字化打包信息。工作人员将按系统程序要求，逐条逐项地信息的录入，避免了纸质接收模式的那种随意性导致档案缺项漏项或重复冗余，体现了城建档案的客观性和真实性，而且在接收录入时，由于电子信息的可复制性，大大提高了工作效率。

2、数字化管理在城建档案保管上的应用

传统的城建档案保管都是基于纸质档案实体，随着城建档案的不断增多，档案的搬运摆放、调整和保护工作越来越繁重，给档案保管工作带来困难。而数字化管理模式将馆内档案信息进行扫描录入，以后无需再对纸质档案进行搬动和查阅。对于新接收的城建档案进行数字化录入，不再需要厚重的纸张实体，大大减少了纸张的浪费和搬动量，节省了库存空间和劳动量，而且在管理上也是在计算机上进行数据库管理、维护和保护。只有做好备份，一切工作都从劳动中解脱出来，并且优化了城建档案保管的环境。这种数字化档案管理以更少的人、更少的空间、更少的投入，完成了更加高效的工作，是城建档案工作质的飞跃。

3、数字化管理在城建档案查阅上的应用

数字化的优势在于方便快捷，满足了人们工作生活快节秦高效率的需求。无论是城市规划部门还是城市建设部门在查阅城建档案时，都需要得到准确、全面、快速的查阅结果，而传统的档案查阅，工作量之大，准确性之低已经完全无法满足城市发展的需要。而将馆藏和新建的城建档案进行全面的数字化录入后，在查阅条件录入后，计算机自动进行全面检索，所有符合条件的档案都一一在列，而且图纸、声像及各种电子文件都可以得到查阅、复制和纸质输出[2]。并通过数字化查阅的结果可以上传至远程端，下载到U盘或打印出来，为查阅者节省了大量的时间，实现了查阅的人性化。

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在我国现代化建设的过程中，城建档案作为城市建设的重要组成部分，有着重要的指导意义，城建档案主要是针对城市发展建设过程中的建筑情况进行充分的了解，并且归纳总结成相应的资料用于今后的建设，所以可以说是对今后的城市发展进程起到了支撑以及促进的作用。在我国城市现代化水平不断提升的过程中，城建档案的信息量也呈现逐渐增多的趋势，所以采用原有的档案管理方式显然不能适应现代化的发展速度，这就必须要运用数字化的管理手段做到与时俱进，更好的促进城建档案管理质量的进步，加快管理效率，这样才能为社会提供服务。所以本文重点针对城建档案的数字化管理问题进行研究，希望对今后的工作有所帮助。

1 城建档案管理数字化建设的意义

在对城建档案进行管理的过程中，普遍采用了数字化的管理方式，但是在此之前，我国基本上采用的都是人工的方式进行管理，相比较两种管理方式就会很明显莪对看出，采用数字化的管理方式更有助于档案的建设，无论是在整理还是在进一步查阅的过程中都显示出了明显的优越性。并且随着社会的进步，人工查找的方式显然已经不能满足管理的要求了。必须要对档案管理的方式进行改革，才能实现现代化的管理。所以数字化管理建设是目前档案事业的必然之举。并且在过去的档案保管中主要是纸质档案，这种档案如果经常调阅就会损坏，并且也不能实现资源共享的效果，在这种情况下就需要运用数字化的存储空间，保证城建档案无论是在广度上还是在深度上都不会受到局限，让信息资料可以得到更加便捷的交换，因此，数字化档案的建设大大节省了时间，促进工作效率的提高，促进了社会的发展建设，让城建档案的价值在这一过程中得到了充分的发挥。但是在数字化建设的过程中，城建档案是存在一定问题的，这些问题在不同程度上制约了我国档案事业的发展，笔者对此进行了总结。

2 城建档案管理数字化建设中存在的问题

从我国现阶段的发展建设来看，伴随着我国科学技术的进一步发展，计算机已经成为工作中必不可少的工具之一，没有计算机的帮助，就无法高效的进行工作，就城建档案的管理而言，如果缺少了计算机的支持，那么对今后的长期存取也会造成一定的影响，所以城建档案的数字化建设的实现是要建立在物质载体的基础上的，物质载体的性能越好，那么就能得到更长时间的存储，相反，如果物质载体不能保证长时间的存储，这样也就会对相关资料的保存带来一定的影响。由此可见，物质载体对于信息的存储具有决定性的作用，要想保证长时间的应用，就要充分考虑物质载体的稳定性，并且保证其使用寿命，这样才能更加长远的使用计算机相关设备开展数字化管理的相关工作。

实际上，城建档案是具有一定特殊性的，这就要求城建档案必须要具备适当的法律价值，从传统的管理角度来看，进行档案管理的信息存储载体的性质是非信息化的，纸张是一种不容易随便改变的载体，只要能够将其保存完好就具备一定的价值，在法律上也拥有相应的效力，但是数字化的档案就有所不同了，因为数字化档案并不能保证是原始档案，即便是原始档案也是需要一段较长的时间进行验证的，这就要求对数字档案进行统一的标准评定，让其更加具有统一性的特点，在我国现阶段的发展过程中，这方面是比较缺乏的，也是今后的工作重点。传统纸质档案在存储的稳定性以及保存时间上都比较理想，并且也具有可靠性的特点，在数字化档案中则需要更加安全的环境才能实现稳定性的要求，如果技术设备或者存储载体出现问题数字档案就无法使用。

3 对做好城建档案数字化建设的几点思考

3.1 前期的全面规划

对于城建档案数字化建设来说，前期的规划是一个至关重要的环节，需要将大量的纸质档案全部转化成数字文档，工作量非常巨大。在进行数字化工作时，应对本档案馆的馆藏有一定的了解，通过对馆藏的彻底调查，根据档案的类型对档案进行数字化规划。在规划的过程中，工作人员应认真谨慎按照一定的程序突出工作的重点，严格按照相关规定做好规划，为城建档案数字化建设奠定良好的基础。

3.2 加强标准规范建设

数字文档的资源共享，需要根据相关标准和规范进行文档信息的数字化，所以建设档城建档案管理的数字化，需要制定一个完整的规范制度体系。主要包括信息化标准规范体系和数字化档案管理规范。信息化标准规范体系是指对信息采集和整理，档案信息的安全保障，数字档案的格式标准以及网站建立和管理等的指导说明。数字化档案管理的规范主要是由接收标准和管理细则这两方面构成。加强标准规范建设为城建档案数字化建设工作的操作提供合理有效的依据。

3.3 加强信息系统建设

城建档案的数字化管理主要是依靠计算机网络，创建出一个档案信息系统，不仅需要一定的设备，还要有相应的软件，建立一个独立的网络平台，配合档案的管理和共享。在这里要注意信息系统的安全性，使用者或者管理者在访问网站时要进行安全认证和身份认证，以免发生信息被盗或者毁坏等情况的发生，保障信息系统和档案信息的安全。

3.4 完善资源库的建设

城建档案需要进行基本信息资源库的建设，这里包括目录数据，目录中心，全文数据库以及多媒体数据库等的建设。为了提高数字档案的专业性，可以将工作的重点放在特色资源库的建设上，将各个专业和类型的档案信息资料建立专门的数据库，使数据库变得更加条理清晰，一目了然，提高数字档案的实用性，有利于档案管理工作的顺利进行。

3.5 提高档案的使用效益

城建档案作为相关城市资料的提供者，除了凭证需要，还有应起到其应有的查询、使用功能，为社会带来一定的价值，城建档案数字化应满足建设部门以及社会对于相关档案资料的需求，并为其提供查询和使用的服务，以实现档案的最佳使用效益。

4 结束语

城建档案数字化建设对于城市建设来说有着不可忽视的作用，档案工作人T应予以高度的重视。在进行档案数字化管理的过程中，重视档案信息的安全问题以及其系统的稳定性，完善数据库的建设，提高数字档案的使用效益，捉进档案管理工作的发展，为社会提供更好的信息服务。

参考文献