档案的数字化管理范文

导语：想要提升您的写作水平，创作出令人难忘的文章？我们精心为您整理的13篇档案的数字化管理范例，将为您的写作提供有力的支持和灵感！

篇1

随着社会日新月异的发展，各级政府机关、企事业单位以及群众个体在撰写史志、社会宣传、招商引资、多媒体制作、电子邮件等方面的工作需求日益增加。为了适应与满足倍增的需要，势必要运用现代高新技术，如信息技术、扫描技术、计算机技术、存储技术等，与传统的档案收集、归类、整理、保管、查阅、利用等一系列方法相结合，建立起电子照片档案系统，这就形成了照片档案的数字化管理。数字化是一个系统工程，主要包括了档案资源数字化、信息传输网络化、信息资源共享化、信息利用社会化等内容。照片档案的数字化管理具有其必然性和重要性。

首先，数字化管理使得照片档案的收集方式更具灵活性。由于这些传统照片具有稀缺性与宝贵的历史记忆价值，通常有些照片档案的所有者并不具有将照片交给档案部门管理的意愿，并且无法提供可以进行复制的底片，因此，档案馆只能够通过翻拍的方式来收集所需的照片档案。倘若照片档案的所有者对照片保管不妥善，极有可能导致一些珍贵、重要照片档案永久性丢失，给以后的档案收集工作带来麻烦。照片档案实现电子化管理之后，不仅可以实现照片档案在相纸、磁盘、光盘等不同载体上的转移，而且各归档单位通过网络系统就可以直接将照片传送到档案部门。

其次，电子化管理的完善让照片档案的保存更加安全方便。传统的照片档案是以感光材料作为载体，对保存环境有较高的要求，耐久性不佳。无论是黑白照片，还是彩色照片，均会随着时间的推移出现影像褪色、渗化和消失等现象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能够保存下来，其所发挥的作用也会受到影响。照片档案的电子化管理，使得照片档案的载体变成磁盘、光盘、移动硬盘等，这些载体不仅具有容量大、占用空间小、存放方便等特点，而且保存与复制过程中不会存在变质、褪色等问题。同时，在照片修复上，可以先将老化、破损的照片扫描到电脑，再利用Photoshop等软件进行修复处理，使得图片达到较好的效果。

第三，电子化管理实行后，照片档案的利用会变得更加灵活便捷。人们在查阅和使用照片档案时，并不一定按内容一对一地调用照片，而是根据所需有所选择，这给手工操作带来许多麻烦。同时，照片档案的使用具有排他性，同一张照片不可能让多人同时使用。照片档案电子化管理，使得用户对照片档案的利用可通过计算机随时随地检索，使得档案工作人员的劳动强度大大降低，节省了大量的查阅时间，工作效率得到提升。而且查询速度快、支持多人同时使用、调看同一张照片而不必动用原件，还可通过通讯网络以电子邮件等方式进行远距离传输，充分实现档案资源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片档案数字化管理现状分析

近几年，随着国家社会的发展和各地经济的增长，照片档案管理工作也进入到一个新的历史发展阶段。由于传统的照片档案有相应的《照片档案管理规范》，所以在管理实施的过程中会有章可循，相对规范，但对于数码照片档案的管理相对而言就不是那么规范了。

2.1 管理制度不完善

国内虽然早已出台了《照片档案管理规范》，但这个规范只适用于传统照片档案的管理，具有一定的限制性，对于新兴的数码照片档案在较长一段时间内一直没有制定出一套相对完整的的管理规范，这给照片档案的数字化管理带来了严重的影响。直至2014年，国家出台了《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014），使得数码照片档案的管理终于有章可循。虽然各级单位在照片档案电子化管理工作中，开始执行国家的相关规范，但由于长时间缺乏一套完整的规范，很多的档案馆（室）现行的管理制度仍不够完善健全，并且存在档案管理人员对照片档案的电子化管理意识还较为薄弱的现象，在管理过程中出现执行不严格，缺乏力度的情况。另外，一些档案馆（室）的上级管理部门仍未结合实际的具体情况，制定出相适应的电子化管理实施细则，如对数码照片档案归档时间、归档范围、归档要求、保管条件以及数码照片档案的利用等未做出具体的规定。因此，实际上，很多单位对于数码照片档案管理工作仍然处在一种无章可循、无序的工作状态，这对照片档案电子化管理工作产生了直接影响。

2.2 收集、整理难度大

与传统照片的管理对比而言，数码照片档案的收集难度更大。数码照片具有无底片、不用冲洗的特点，无需产生购买胶卷和冲洗的费用，使得照片数量比以往大幅增加。在这些大批量的数码照片中，质量参差不齐，也不全都具有收集价值，而且缺乏相应的收集细则，这为档案管理人员的收集工作增加了许多隐性困难。其次，现今数码相机的普及率很高，甚至智能手机也具有优质的摄像功能，不仅照片数量增多，收集对象更是难以把握，这使得档案人员很难将所有照片进行收集归档。

与收集工作密切相关的整理工作难度也加大。上述数码照片的收集已难以做到及时，更遑论做到及时的整理了。数码照片档案的数量相比传统照片?n案的数量更加巨大，在整理数码照片时既要鉴定筛选，又要进行重命名、刻录光盘、编写文字说明等一系列繁琐的工作，数码相片的质量参差不齐，档案管理人员需要对这些照片进行整理、选择，所以数码照片的整理很难做到及时、准确。

2.3 安全隐患严重

数码照片的存储依赖于电子设备和计算机，这给数码照片档案的安全带来了严重的隐患。当存储设备发生故障时，数码照片有可能就会丢失。数码相片是数码文件，其具有数码文件的易损性、易改性，计算机和操作系统有被病毒感染的危险性，这会造成大量数码照片被破坏，甚至丢失。

3 加强照片档案数字化管理的对策

3.1 进一步完善数码照片收集归档制度

数码照片与纸质照片具有一定的区别，就形成模式和保存载体而言，数码照片与纸质照片完全不同，数码照片是电子静态图像文件，需要依靠计算机系统进行阅读、处理。因此，制定适合本地区本单位的切实可行的归档制度是首要之举。各档案馆（室）应当根据当前工作的实际内容以及自身部门的需要来制定一套与当前部门现状相符合的关于数码照片档案管理的规章制度。上级管理部门应当明确提出数码照片归档的各项指标要求，即对数码照片的格式、分辨率等作出细致具体的规定。档案管理人员应当专门制作归档照片著录卡片，对每张照片进行逐张编号并按照编号逐张进行录入说明，包括时间、地点、内容、主要人物和摄影者。严禁对拍摄影像进行加工修改，以保证归档数码照片的真实性、完整性和有效性。只有责任到人，工作要求明确，形成常规才可能有效解决照片由于存放散乱而未存或丢失的问题，形成数码照片档案收集的工作网。

3.2 建立有效的照片归档审核机制

归档的数码照片要求是真实且完整的原始文件，因此，档案管理人员在收集照片档案时，首先要打开数码照片文件仔细检查，通过读取照片EXIF 信息，判别图像是否经过编辑，如添加、合成、修改、挖补等后期编辑制作处理，不允许照片有调整、删改、压缩的处理，以确保归档数码照片的有效性和真实性。此外，对于数量巨大的数码照片必须严格审核，筛选条件主要包括照片的主题是否鲜明、有没有代表性、画面质量清晰度高不高等，以此确定其保存的价值，才能决定能否转化为照片档案。对反映同一内容的若干张照片应去粗取精，将反映事件全貌的或典型细节的图像文件归档，选择清晰度高的、对活动又具有表现力的、有重要价值的照片归档。使得每张归档照片都是有效的、可利用的，提高归档效率和质量。

3.3 加强安全保护

各档案馆（室）对归档的数码照片要严格按照《数码照片归档与管理规范》进行管理，要加强对照片档案电子化管理工作的执行力度。在电子计算机中建立分类整理完毕的数码照片电子版，保存方式分别建立三种备份形式，一是只读式光盘一式两份，进行脱机保存，远离强磁场，数字光盘的储存和利用方便，通用性较强，容量较大；二是移动硬盘，选用存储容量为500-1000 GB容量的，要注意移动硬盘的存放环境，避免磁化、强光照射和磕碰；三是传统的纸质照片，应选取一定数量比较常用的且具有代表性和有价值性的数码照片资料在入档案时就特殊记录，输出一套高质量的纸质照片进行整理存档，方便临时使用时阅览参考。实行一套纸质，两套电子，三备份制度。

篇2

房地产档案转型不动产档案数字化，就是通过一些信息技术手段，比如计算机、扫描设备、数据库技术以及多媒体储存技术等具有鲜明的信息化特征的先进、科学、发达的技术，有效实现将各类不动产档案转化为明确的数字信息，并且讲这些信息储存在数据库里，借助网络将全国的不动产档案信息统合起来，并且通过计算机、大数据挖掘等技术进行统一管理，目标就是要建立一个系统、前面、科学、完备、安全的不动产信息数据库，供社会各界人士在国家机关的允许之下使用。这种方式极大方便了房产档案的集中管理与高效传输，在很大程度上实现了数字资源在全社会的共享。

2 实现房地产档案转型不动产档案数字化管理的重要性

在经济快速发展的今天，房地产已经成为了我国经济的支柱性产业，房产交易数量自2002年以来一直保持在高位，同时还在不断扩大，同时房地产交易的方式也发生的重大改变，传统的房地产档案管理模式已经无法适应新形势下房地产业的发展形势。不动产档案数字化管理可以很好的克服传统的房产档案的很多缺陷，信息取得方面、信息传输、信息分析的处理速度大幅度提升。同时不动产档案登记时可以采用数字化的方式，记录更多的信息，比如图像甚至是视频资料。在档案保存方面，由于是数字化的档案，只需要建设完备的数据储存设备既可。完全不需要像传统的房产档案那般，需要保存大量的纸质档案，同时还要注意档案的分类、整理、储存，传统的管理方式查询档案也是一件非常繁琐的工作。而数字化的档案管理工作，只需要设置好管理逻辑，就可以自动进行不动产档案的分类、整理、储存，档案调取也极为方便。这些优势能够不断推动不动产档案的管理水平提升，推动不动产档案管理的发展，更好的为国家掌握详实数据、为房地产企业发展提供正确、科学的信息提供帮助，为我国房地产事业发展提供最专业、最规范、最方便的数据服务。

3 提高不动产档案数字化管理水平的有效策略

3.1 加强不动产档案数字化管理的认知

近年来，虽然不动产档案管理方式方法在不断改进和完善，但是进度不快，效果并不是很明显，一个很主要的原因就是不动产档案管理人员以及各地地税房地产管理部门没有对不动产档案数字化管理的认识不足，重视程度不够。很多的相关人员及部门，将不动产档案数字化管理仅仅视为简单的文案处理工作，忽视了这项工作成果对于国家和房地产行业的重要作用。因此，在实际的管理实施过程中，没有对信息采集和分类工作抱有足够严谨的工作态度，使得信息收集过程形式化过重，严重破坏了信息的完整与准确，从而降低了使用价值，也耽误了工作时间，影响效率。

3.2 提升管理人员的业务能力和专业水平

应当正确认识的是，不动产档案数字化管理已经早已超越了传统的手工劳动范畴，而发展到了知识型技能型的工作。我国缺乏不动产档案数字化管理的相关专业人才，管理人员只要具有相当的级别才会有相应的档案管理专业的人员，其余人员也没有经过严格的识别与培训，有的是其他人员富余的岗位补充过来的人员，这些人对于不动产档案数字化管理的重要性认识不足，也没有相关工作经验及技能，无法有效开展相关工作。

数字化管理不动产档案，是一项复杂的工作，涉及到的工?N多、专业多，对于专业能力和技术能力有着很高的要求。数字化管理不动产档案的相关人才，必须要有全面系统的知识框架、强大的观察能力与数据处理能力，同时还要有缜密的思维以及细致的工作作风。管理部门必须要培养一支专业素质高、思想观念好、文化水平高的卓越的不动产档案数字化管理人才。这些人才还要熟练掌握各种自动化办公设备的应用。相关单位和企业应当重视培养专业的不动产档案数字化管理人才，目的就是要培养一支专业、敬业、精业的团队。

3.3 其他措施

篇3

中图分类号：G270.7文献标识码：A文章编号：1006-026X（2013）12-0000-01

前言

21世纪是一个信息技术发展日新月异的时代，信息技术在各个行业各个方面的运用已经越来越普遍，并逐渐成为各个行业竞争的有力技术手段已经各方面进步和发展的不竭动力。而对于信息量巨大，工作量颇高，提供大量信息资源的档案管理工作来说，计算机技术、网络技术等数字化技术的变革的冲击，为其带来了巨大的机遇以及挑战，正确的认识档案管理的数字化发展，并使其向数字化的方向发展，使得档案管理更加的系统、及时、准确和高速，从而实现对资源更加地有效利用和分享。这样能够促进档案管理行业的发展，减小管理工作过程中的工作量及难度。

一、我国档案管理的现状

我国档案管理是以服务社会主义现代化建设档案资源为目的，其主体是依据《档案法》建立的档案馆，档案馆也是集中管理、保存档案的基地，它能实现诸多档案管理功能比如：收藏功能、存储功能、宣传功能以及传播功能。同时在我国这样一个历史悠久，古文化灿烂的国度，档案管理不仅具有重要的意义，并一直得到重视，并取得了巨大的发展。发展到现阶段，随着网络技术、通讯技术等信息技术的进步和发展，对档案管理也产生了极大的影响。近年来，档案管理过程中信息化、数字化技术得到了成功地应用，使得档案管理方面产生了巨大的变革，电子式的文件大批量的产出，以及计算机技术下纸质档案数字化的进步，促进了档案包含信息内容的加速，并逐渐出现档案管理对象档案实体与档案信息管理工发生分离的情况。正如我们所知，档案它是能够被我们传输、表达、感受的，以图像、文件等为载体的一种信息。现阶段，网络信息技术的发展，必然会导致不同区域的使用人员共享档案信息的情况，凭借各种数字化技术，档案管理的工作也将突破地域，形成“移动中的档案馆”，建立起全国乃至全世界范围内的档案管理中心，档案信息将更加容易获取和传播。

二、数字化档案管理的内容及特点

信息化建设的关键是实现信息资源的共享以及高效的利用，无论从哪个方面来说档案都是信息资源的中心，因而对档案规范化以及标准化的管理已受到社会各行各业的广泛关注。正是在这样的背景下，为适应各行业发展的客观需求，数字化档案管理运用计算机网络技术并结合数据库系统对文字档案、图像档案等档案形势进行数字化的管理，全面的管理，并进一步实现档案系统与办公系统的无缝衔接。数字化档案管理是由若干年前西方“数字化图书馆工程”的概念演变而来，是一种利用多种计算机多媒体技术的新型档案管理形式，基于高速网络实现跨库检索并对海量档案信息库群进行管理。

数字化档案管理包括诸多方面的内容，主要可完成以下工作：首先是以计算机网络技术，多媒体技术以及现代通信技术为基础，建立起能过在外部进行信息调整的公共网络系统。其次是将不同时期、不同类别的档案信息库以及多种其他信息库作为基础信息，形成能够将传统档案信息转化，自动生成电子档案的数据库形式。再则是实现智能处理，实现数据库到知识库的转变，并运用自然语言进行全网络的档案搜索，实现档案信息的全网络共享。最后是建立成立体化，全方位一体化的使用体系，及时地处理和提供各类档案信息，并保证信息资源使用过程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。

数字化档案管理作为一种基于互联网的分布是档案管理系统，能够根据不同的需求提供各类档案信息服务，数字化档案管理主要有以下几种特点及优势：

1、实现经济效益的提高。

如今，社会经济得到的飞速的发展，造成现实的办公效率难以应付海量的信息，由此形成了尖锐的矛盾，在传统办公方式之下，一直是一种粗狂型的模式。也就是一种单纯的以增加人员和办公用具来解决这些问题的手段，这种方法造成企业管理成本大幅度的增加，相反数字化档案管理一改传统纸质载体的档案信息，将其转化为机读的档案信息，不仅在很大程度上减少了管理费用，节约了大量实体空间，还能有效地方便查询，进而避免了印制纸质资料而造成的浪费和成本的增加。

2、实现办公效率的提升

数字化档案管理能够做到资料的及时归纳和尽早利用。譬如，在企业人事管理的过程中，需要管理对象众多，并且有极大的流动性和负责性，员工调动，退休等都会伴随着档案的移动，要想一丝不苟地准确记录和了解这些动态的信息，按照以往的管理模式必将消耗大量的人力、物力，而且还可能造成延后。但是利用数字化的档案管理方式，通过计算机网络就能轻松准确的统计这些信息，同时回过头来要想查询这些信息也是什么的简单和方便，可以使得相关的工作人员做到对所有信息进行实时的控制和处理。并且，由于计算机技术以及信息都不受物理空间的限制，因而数字化的档案管理更是能实现档案的无界性，由此档案库也由实体的档案馆变为可供随时随地利用的信息处理中心。

3、实现档案的高效利用

传统的档案管理都是在档案室或者档案馆内进行的，而且是以纸质材料为载体的，这样给使用者带来了诸多不便，然而数字化档案管理则能够使人们更加方便和精确的获取所需的档案信息，网络化的档案管理更是能使使用者不受时间以及空间地域的限制，从而大大提高档案信息的利用效率。

三、数字化档案管理建设应注意的问题

数字化档案管理能给我们带来诸多方面的便利，但与此同时也存在着多个方面的问题和有待克服的困难，为了实现全面档案管理的数字化建设在，实践过程中应注意一下几个方面的问题：

1、系统工程的构建

我们必须认识到档案管理数字化建设是一项系统的工程，它包括设计、开发、整理等多个方面的工作，而且日常的记录、保管等工作也具有相当大的工作量，所需要的设备也是多种多样。为了提高管理系统的效率还应管理查询系统的设置以达到资源查询及共享的目的，并进一步开发操作系统、加密系统等已全面提高档案管理的水平。

2、保证档案的安全性及可靠性

运用计算机技术的数字化档案管理最重要的一点就是安全性的保证，全网络资源共享对其安全也提出了更高的要求。现在网络技术发展迅速，应注意及时更新保护系统以保证管理系统的安全运行，防止其被恶意破坏或侵入。

3、注意与办公系统的高效衔接

篇4

关键词 ：数字技术 照片档案 数字化管理

档案能够真实记录实践活动和作为信息的载体。为克服传统照片中出现的问题，应不断提高现代化管理水平以及照片档案管理质量，在保证照片管理同时尽可能优化数字化管理。

一、照片档案数字化管理的基本概述

照片档案实际上是具有一定保存价值的利用光感材料和影响为主体的能够切实反映历史的记录。一般的照片档案主要包括照片、底片和文字。照片是通过底片构成的，在选择数字化管理对象的时候，是把扫描对象还是底片作为数字化管理对象成为数字化管理首要问题。在进行数字化照片档案管理的时候包括两种主要方式，数码相机翻拍录入以及扫描仪扫描输入。在选择照片保存格式的时候，具有很多种类，例如，JPEG、BMP等，为了可以永久的保存照片，可以刻录具有一定自动播放和查询功能的光盘，建立说明文件方便于以后的管理。

二、照片档案数字化管理的步骤

1.妥善整理好原有的照片档案

（1）重新对照片进行编号。以件为基本单位，依据年度进行编号，尽可能把对应的照片和底片使用相同的编号，如果它们因损坏或者褪色没有相应的利用价值，应该剔除。对于具有相同场景的很多照片，适当选择主要的进行归档。对于处于同一活动或者事件的照片依据照片的内容进行排列，保证管理期限，能够以适当的标准入册。

（2）对照片卷内目录进行正确编制。依据国家相关保准，归档照片的时候需要确保具有齐全的照片、底片以及说明，照片应该与底片相符合，并且对于照片具有明确规范需求，文字说明主要包括时间、人物、地点、事件、背景以及摄影者。为了能够从根本上对照片档案进行数字化管理，需要在保证具有原来照片面貌的前提下，对照片卷内目录进行正确编制，保证具有完整、齐全的照片档案。

（3）实现照片档案的数字化处理。扫描输入传统照片进行存储。可以利用数码相机或者扫描仪来对传统底片和照片进行数字转化，然后适当的存储到计算机中。在扫描照片的时候，需要设置好相关参数，例如，色彩位置、分辨率等，一般来说分辨率都是30 0 dpi。扫描之后一般利用TIFF和JPEG格式进行储存。如果是比较重要的照片，建议是圆通TIGG格式。

2.对照片进行相应的图像处理

对于已经输入的照片合理的存储为JPEG的形式，在不会失真的前提下利用Photoshop软件进行一定的处理，例如，锐化、校色，以此合理修饰老照片的瑕疵。一般情况下，利用自动对比度以及自动色阶的调整就可以很好的提高照片质量。

3.完成照片档案的数字化管理

数字化管理照片档案的重点就是数据录入，建立数据库属于长时间、工作量大并且很细致的工作，需要具备一定的专业素质以及实际操作能力，保证数据录入具有一定安全性、准确性以及时效性，为实现数字化管理提供基础。建立数据库给利用照片档案带来一定发展，为检索照片提供了很大方便，只有输入相关要求，才能够精确的进行查询，还可以在一定程度上保障安全性。

三、照片档案数字化管理的优化

1.增强照片档案数字化管理的先进意识

照片因材质和特性不同，保护及存储需求也不同。一般来说，主要的照片档案材料就是片基和乳剂膜。因此，对于数字化档案管理就有更加严格的要求和规范，充分分析制成照片的实际材料，可以尽可能保证具有一定的完整性，对于修复破损照片具有一定意义。

2.落实与提升行政监管的职能，制定有效制度

针对照片档案数字化管理所出现的问题，国家相关部门需要依据档案法的的规范和标准，不断落实政策，严格处分在管理照片档案的时候出现严重错误的人员，达到警示的作用，避免出现损坏、分散以及流失照片的问题，带动数字化管理的发展。

3.做好照片档案的收集归档与鉴定方面的工作

需要定期对档案照片进行归档和鉴定，例如，检查照片图片的质量、清晰度以及数字化格式等，上述几方面对于照片档案具有一定价值，不管是什么方面出现问题都会造成很大影响，导致照片失去原有的价值。

总而言之，对照片档案进行数字化管理能够保证可以长久的存储照片档案，充分保障具有一定的安全性和完整性，方便与使用人员查询照片档案，能够最大限度降低成本。在照片档案数字化管理的时候，合理的实现规范化和标准化的管理是一项需要长期坚持的项目，需要进行充分分析和研究。

参考文献

[1][1]刘萍.照片档案数字化管理初探[J].云南档案,2011(3):57-58

篇5

房产档案管理包括房屋面积、产权属人、交易纪录、司法部查封、权属登记、离婚产权分析、拆迁补偿、房屋结构、租赁抵押担保、产权处理以及房屋继承等。所谓产权档案数字化，指的是通过多媒体技术、网络技术、信息数据库技术、扫描技术以及存储技术有机结合，利用数字化形式将档案信息有效存储，在建立数据库的过程中，实现资源共享。以便更好的实现原件管理和数据管理[1]。

1.1 主要特征

首先，管理内容数字化和网络化。在网络信息化时代中，实施档案数字化和网络化管理，能够将打破传统纸质管理方式的局限性，借助先进计算机技术和高端设备将档案信息载体分离式存储，这不仅能够节省信息存储时间，而且还能提高信息利用价值以及工作效率。其次，管理服务全面化和社会化。计算机设备既能实现文本存储，还能实现图像存储，借助网络平台能够实现信息全面、准确搜集，有利于构建全方面的档案服务模式，此外，在档案信息资源共享的影响下，用户能够有针对性的进行信息搜集、应用，以便提升工作质量和速度，从中能够体现服务社会化特点。

1.2 主要方式

房产档案主要有三种管理方式，第一种是原件管理，即利用信息技术保管好档案原件；第二种是扫描件管理，即借助扫描仪等先进设备实施具体的扫描工作，以便资料查询和实际应用，虽然该设备工作速度较慢，但是扫描效果良好，然而相机设备兼具快速和优质两种效果；第三种是数据分析，即对房产档案数据详细、合理分析，借此方式实现信息保存。

1.3 基本原则

首先，真实性原则。房产档案从原始信息过渡到数字化信息，务必要保证信息的一致性和真实性，对于存在出入的信息要及时纠正，提高信息的可靠性和真实性。然后，安全性原则。确保房产档案信息安全，即保证权利人合法权益的基本表现，一旦信息安全性降低，那么信息资源完整性极易遭到破坏。最后，便捷性原则。应用数字化技术于房产档案管理，能够实现档案信息及时查阅、便捷查阅，能够打破以往档案信息所受地域限制及时间限制。

2 房产档案管理数字化中出现的问题和解决措施

2.1 问题

首先，房产档案资料缺乏完整性，影响相关政策、法规的健全性，具体表现为实际房屋和资料记载存在结构、面积等方面的不同。其次，服?漳谌莸ヒ唬?用户接收的服务仅限于档案证明以及档案信息咨询等潜在层面，对于深层次的利用分析和网上服务研究，还存在一定的工作难度。最后，计算机设备被片面应用于房产档案人工管理，然而房产档案尚未实现信息数字化处理，这在一定程度上影响信息查询全面性[2]。

2.2 措施

2.2.1健全房产档案数字化体系

只有健全房产档案的数字化体系，才能确保房产档案实现信息规范化，在此基础上发挥信息价值，提高房产档案的利用率。如果房产档案未能标准化实施数字信息管理，那么房产档案需要经历较长时间实现管理工作质量优化，促进管理工作有序发展。

2.2.2完善房产档案数字化系统

虽然网络数字化时代提高了信息技术的应用率，但是目前大多数房产档案仍利用纸质化形式，仅在特定条件下才会通过人工应用计算机设备，档案只是实现了输入形式的数字化，未能实现全面数字化，这不仅会降低工作效率，还会降低信息的真实性和实用性。完善房产档案数字化系统，即原文件借助扫描仪的形式实现信息数字化，以此减少信息检索时间、提高信息准确率。

2.2.3大力培养档案专业化人才

提升房产档案人员的综合素质和专业能力，有利于促进房产档案管理工作稳健进行。为此，聘请专家对工作人员进行系统性培训，在培训的过程中，传播丰富的专业知识、提高工作人员对数字化技术的掌握能力和运用能力，促使工作人员在创新型思想的引导下，规范房产档案的工作行为，积极配合房产档案管理。

2.2.4构建档案信息输送平台

篇6

中图分类号：F299.23；G270.7

随著互联网信息技术的发展，数字化技术运用到人们工作和生活的许多个方面，在档案管理中，数字化也得到了极大的运用。档案管理的数字化就是在档案管理过程中利用计算机技术和信息技术，使档案变成数字化和网络化的利于管理和处置的电子档案。采用数字化的存储方式，能够节约大量的存储空间，方便检索，便于保存，对于更好的高效利用档案资源有着积极的意义。在档案数字化的运用中，要坚持真实性、安全性、便捷性等原则，提升档案数字化管理的效率。

一、档案管理数字化的意义

实现档案管理的数字化管理是十分必要的，档案管理数字化技术的运用主要是指利用计算机、数字摄影和扫描等先进技术，将档案资料以数字化信息的形式进行保存并加以利用，形成系统的档案管理信息库，进一步提高档案管理的质量和效率。方便快捷的档案数字化管理将改变以往传统的管理模式，有效地提高管理效率。

档案管理数字化主要具有两个方面的意义。一是数字化能够节约档案管理的空间。纸质档案比较厚重，占据较大的空间，保存纸质档案需要较大的场地，在保管的过程中，对于库存的条件要求比较高，在搬运的过程中需要的人力财力也比较高。而采用数字化的存储，更够有效的节约存储的空间，存储较为便捷。二是数字化资源方便档案的处置和共享。采用数字化档案管理的模式，档案检索利用都较为方便，且电子化的档案馆也方便读者进行查阅下载，这有利于对档案资源行进行有效的管理和处置，以达到档案资源的高度共享。

二、档案管理数字化的现状和问题

虽然我国进行档案的数字化管理的时间还不是很长，但也取得了可喜的进步，自上个世纪九十年代行业实行档案数字化管理以来，档案管理逐渐从手工管理向信息化转变，既保护了档案信息，又加快了档案的开发和利用，全面提高了档案管理的合理性。但档案管理数字化技术的运用还是一个不稳定的、易出现问题的新事物，这也体现了事物发展的普遍规律，发展都需要过程，不会一蹴而就。所以，对于不成熟的档案管理数字化管理工作而言，并不是十全十美。当今档案管理数字化技术的运用所出现的问题可以归纳为以下几点。

（一）档案管理的数字化系统不健全

档案数字化管理的目的就是为了方便档案的存储查阅和利用，这就需要建立起完整的档案管理的数字化系统。从档案的存储管理和利用都有着一套较为便捷的平台。但是就目前来说，档案管理的数字化系统并不健全。长时间以来，档案管理资料的作用只是为提供咨询或者证明等简单的服务，在实际利用效果和服务上都缺乏深入和创新，使得档案管理工作只是停留在表面，开发程度还不够，所以很多服务还无法开展。

（二）缺乏标准的档案数字化管理标准

在如今经济和科技都快速发展的时代背景下，信息技术与计算机技术越来越发达，为人们的生活、工作提供了很多便利，但事物的属性都是相对的，大量信息的每日更新使得档案管理资料在搜集与整理的过程中都存在着一定难度，这可能会造成资料的缺失和错误。对于档案管理的数字化建设，需要统一的标准和流程。但是目前，我国在档案管理标准化建设还没有统一的标准，对于档案管理的数字化的相关规范和要求还不够健全。

（三）缺乏专业的档案管理人才

对于档案创新形式的运用，最重要的是要培养熟悉档案数字化管理的人才。但是目前来说，我国对于档案管理学方面的培养力度还不够。很少有专门的大学开设档案管理学，所培养的专门性人才还不多，难以满足档案数字化管理的现实需要。

三、档案管理数字化的改进措施

（一）培养专业性人才

人才是第一生产力，这一点在各行各业中都有很明显的体现，当然，行业中的档案数字化管理工作同样注重人才的培养和利用。只有拥有大量既懂得先进计算机技术，又懂得档案管理的人才，这一领域才能在时代洪流中获得更好的发展。而我国档案管理数字化管理人才的培养主要可以从两方面入手。首先，对已有的数字化档案管理人才进行专业知识的培训，使他们逐渐改变陈旧观念，更新知识结构，提高创新能力和管理能力，进一步改善该行业的人才结构。其次，要积极吸纳高水平、高技能的数字档案管理人才，要从招聘、管理、激励等方面，留住人才。

（二）加强标准体系的建设

缺乏标准化的档案数字化管理会造成档案管理资料保存的不完整且不规范，那么档案管理的数字化管理就失去了满足社会需要、加快档案管理建设的意义，更不用谈档案管理数字化应有的价值。然而，目前档案管理数字化管理中，这种现象还普遍存在，一些档案馆的数字化管理手段和管理制度还不标准、不规范，这极大的阻碍了档案管理数字化管理的正常发展和创新。于是，加强档案管理数字化建设就具有重要意义，只有健全了相关体系，保证档案管理信息的规范和完整，那么数字化技术在档案管理中才能得到更好的利用。此外，规范档案管理的标准和体系，会对档案管理数字化建设、发展产生极大的促进作用。

（三）健全电子档案数据系统

原始的档案管理资料大多是纸质的，通过人工录入或者用扫描仪进行扫描等两种方式，将纸质版的档案资料转化为数字版的档案资料。这是数字档案制作的两种最主要的形式，但前者是一种效率较低、容易出错且占用大量人力资源的方式，而通过扫描仪将纸质版档案转变为电子版档案就是一种比较实用的方法了。但要保证档案管理资料不遗漏、不缺失，就要健全电子档案数据系统的建设。这主要体现在两方面，首先，数字档案的管理人员通过扫描仪在将纸质档案转变为数字档案时，也要将纸质版资料重新录入，并及时修改、补充、更新数据资料；此外还要讲原始的纸质资料保存完好，因为数字档案在存储或传输的过程中可能会出现很多不可控的因素导致资料的丢失或损坏。

四、结论

篇7

房屋权属档案的保存管理对于房产管理具有重要的意义，当地房产管理部门要依靠房屋权属档案来开展房产的登记、测绘、调查、房产转移和房屋变更等工作。然而，面对纷繁复杂的房屋权属档案，以及产生的越来越多的房屋权属问题，传统的手动档案管理模式已经无法适应现代社会的需求，房屋权属档案的数字化管理模式由此应运而生。但是，数字化管理需要工作人员在工作过程中不断总结经验，结合纸质管理，一同做好房屋权属档案的管理工作。

1对房屋权属档案进行数字化管理的必要性

1.1房屋权属档案的数量需求

随着城市化进程的加快，房地产产业也在日益扩大，一个城市不仅要建造房屋，政府还要落实道路改建、城市规划、房屋拆迁及建造大型工程，等等。这些工程的实施，会牵涉到许多房屋权属问题，这时，纸质管理模式就会暴露出工作效率低下、出错率高和资源难以共享等缺点，因而，面对浩如烟海的数据，必须有一套系统、完整的数字化管理模式来实现管理数据资源共享的目的，提高管理的准确度和工作效率。

1.2可以方便快速查阅

房产交易的投资双方都希望及时迅速地掌握房地产产权信息，因为投资所涉及的款项数额巨大，专业性较强，波及范围较广，如果获取信息时不够及时准确，对于交易双方的损失都是巨大的。如在房产销售的时候，销售商希望尽可能全面、迅速地掌握附近楼盘的销售情况，以此来调整市场策略，从而提升其销售量。

1.3数字化管理模式的功能优势

纸质管理模式落后低效，但是，许多珍贵的原始资料和一些复杂情况都是在纸质管理模式时代保存下来的。与之相比，数字化管理模式更适应时展的需求，具有其特有的功能优势。首先，能把大量的数据系统化，便于共享资源信息。再者，还衍生了一些新功能，例如预测报警功能。实现了高度信息共享，而且数据较及时全面，因而，决策者通过对这些数据分析来预测房地产的发展前景，从而做出有利于企业发展的决策。

2房屋权属档案数字化管理模式的原则

2.1实用性原则

在安装数字化系统时，首先要安装稳定的、和房产运行系统相兼容的技术设备，以最大的限度去满足房产管理部门现在和未来发展的需求，保证系统长久、稳定地运行。

2.2安全性原则

安全性是指档案的保密性能。数字化管理能够实现资源共享，却不可避免地导致信息处于一个公共环境里，很难保证其安全。正如电脑会被黑客入侵一样，如果有些机密档案数据泄露，对于房产公司的信誉和经济效益都会带来难以估量的损失。

2.3真实性原则

真实性是指所记载的数据必须真实可靠，不能随意更改。真实性原则是数字化管理模式的基本原则，也是纸质管理模式的基本原则。为了一己之私，随意更改房屋权属档案，不仅会对产权所有者造成伤害，也会损害国家和政府的信誉。

3房屋权属档案数字化管理模式的具体实施方案

3.1谨慎选择数据库

目前，最先进的存储系统就是全光纤架构的SAN存储系统，不仅能确保系统的高能和可靠，针对产权电子档案极高的安全性要求，除了要有这样高能的存储系统外，还要建立一个完善的光盘备份和恢复系统，以免数据丢失或被盗。与此同时，为该备份恢复系统配备高度的自动化管理系统，实现对其高度的自动化控制。最后，要及时更新数据库，因此，要建立完善的动态更新机制，确保资源的有效性。

3.2加强人员培训工作

对档案管理人员的培训包括两种：一种是让其熟悉所选择的数据存储系统的操作技术，不断提高其专业技术水平。另一种是有针对性的培训，即将管理人员划分为记录员、扫描员、核查员和备份员等，让他们熟悉自己的职责范围，学会合作，从而不断提高数字化管理的工作效率。

3.3数据的录入、扫描、备份和审核人员的选择

数据的录入者必须是具有高度责任心以及打字速度较快的人，具有高度的责任心，才不会在录入数据的过程中粗心大意，因为其打字速度较快，能够胜任这份高强度的工作。数据扫描人员也需要秉承着高度负责的精神，在扫描过程中不能漏扫，随意删改扫描数据，以免对房屋权属所有者造成难以挽回的损失。数据备份人员的工作不单单是备份，还包括对前两位工作的再度审核，确保信息无错漏，才能为其做好备份。最后是对所有数据进行审核，审核人员必须锱铢必较，兢兢业业，审核时要全方位核对各类信息，不能应付了事。

3.4开放式管理

开放式管理包括两方面内容：第一，权利人能够查看自己的档案，即房产登记机关不能阻止单位或个人查看自己的权属登记信息。第二，权利人能够随意变更自己的房产权属信息，因为信息的所有者是该单位或个人，因此，对自己房产权属信息的更改是理所当然的事情，相关部门不能阻止。

4结语

随着时代的发展，房屋权属档案的管理必须依赖数字化存储备份恢复系统，纷繁复杂的市场和权属档案，需要更精细化的管理，以实现资源的共享。因此，有关部门要加强对存储备份恢复系统的管理、对工作人员的筛选和培训，确保其工作的专业性以及认真负责的工作态度。还要注意信息的开放式管理，同时，注意信息的真实可靠和安全性，避免数据丢失、被盗。

作者:裴亚艳 单位:吉林省公主岭市房屋产权管理中心

篇8

房地产又叫不动产，是指房屋及其占用的宅基地、院落等使用的土地。房地产档案是房地产管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房地产权属工作中，直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同历史时期所形成的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。

所谓房产档案数字化，就是指在房产档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。

为了更好地分析房屋权属档案的数字化工作，本文拟从数字化管理的原则、具体实施以及对数字化管理的思考三个方面加以阐释。

1.数字化管理的原则

1.1实用性原则

所谓实用，是指在数字化管理过程中，应采用性能稳定、与现有房产运行系统相兼容的技术与设备，以最大限度地满足房产档案馆（室）现有业务和未来发展的需求。实用性原则的本质要求乃在于新建系统能够长久稳定地运行、使用。

1.2安全性原则

安全是数字化档案建设不可忽视的重要方面.甚至是头等大事。如果由于采取措施不当，导致应该保密的房产档案信息外漏或必要的房产档案信息毁损，使房产权利人因此而遭受合法权益损失的，档案馆要承担必要的民事及行政责任。而客观上，由于存储电子文件的计算机软盘、光盘等化学磁性材料寿命较短，不易长久保存以及软件系统的更新换代可能产生电子文件存储的数据结构是否兼容及其数据结构转换等问题。电子档案本身又具有不稳定性的特点口。为此，必须采取一系列的措施，使系统无论是硬件还是软件都具有免受自然灾害和人为破坏的能力，防止房产档案的散失、泄密。

1.3真实性原则

真实是电子档案的基本要求。在数字化管理过程中，如果未及时发现并纠正虚假或错误的档案信息，可能会引起不必要的房产权属争议，加剧纠纷当事人的矛盾，并可能导致档案管理部门承担民事、行政责任。因此，在实践中，必须贯彻真实性原则，从录入、运行、维护等各阶段严格要求.建立权、责、利相结合的制度，避免产生失真档案。

2.数字化管理的具体实施

2.1数据库选择

建立产权数字化档案馆（室）是一项庞大、复杂的系统工程。为此，对于房产权属电子档案数据库建设，应尽量采用最为先进的存贮系统。针对产权电子档案极高的安全性要求，在采用高可靠性存贮系统的同时，建立完善的光盘库备份和恢复系统，以保持当前电子数据库的光盘复本。光盘备份，恢复系统采用智能化调度机制，可实现定时、定量（全备份，增量备份）的自动化操作。另外，与其它静态的档案不同。产权档案随时因房产权属的改变而发生增量变化，应构建一个动态的电子档案系统。通过在数字化档案馆系统中内置权属档案异动的动态更新机制，可为房产测绘应用和房产管理应用提供相应的系统接口，在线跟踪房产的权属变化（转让、变更、抵押，查封、灭失等等），动态更新电子档案的状态和内容，保证了电子档案与房产权属现状的严格同步和一致。

2.2人员培训

人员培训主要包括两个方面：一是针对选择的数据库技术，对员工进行培训；二是数字化管理的职责划分，即分清谁是权属档案微机数字录入员、扫描员、审核员、备份员，并明确其相应的工作内容、责任后果。

2.3录入、扫描及备份

对相应人员进行培训后，就进入了由纸质档案转化为数字化档案的生产运行程序。

第一道工作程序：房屋权属档案资料的录入。档案资料录入人员必须具有极端负责的工作态度，熟练的打字基础，对所输入的每一卷房屋权属档案的内容不得有丝毫的疏忽和大意，确保所输产权档案内容的真实性、可靠性、完整性。

第二道工作程序：房屋权属档案资料扫描。房屋权属档案资料扫描人员在扫描过程中，不得漏扫或随个人意愿随意增减、丢失房屋权属档案中每一页资料，不得造成因在这个工作程序中，房屋权属档案资料得不到应有的完整保护而丢失或散失，给房屋权利人造成不可弥补的损失。

第三道工作程序：对录入、扫描的全过程进行检查。房屋权属档案资料每一个信息历经录入、扫描以后，就进入检查阶段。检查阶段是至关重要的阶段，是纸质档案转变为电子档案的最后一道关键环节。检查人员要对房屋权属档案中每―个信息的真实性负总责，并对图片的歪斜程度进行必要的调整。

第四道工作程序：对形成的电子档案进行及时备份。此时的房屋权属档案已经是传统的纸质档案的载体与信息的一体化，其生命具有了明显的整体性。因此，在保管纸质档案时，要更多地关注其整体存在。在这一点上，工作人员必须有清醒的认识和严肃认真的工作态度。每天房屋权属档案的录入、扫描、检查全过程完毕后，都要认真做好电子档案的备份工作。要严格按照备份制度进行备份，把备份制度真正落到实处，以防由于不可知的破坏性.为数据丢失后的补救工作打好坚实的基础。

2.4开放性管理

所谓开放性管理，是指按照法律法规的规定，以公开方式对房产信息查阅、变更所进行的管理。其主要包括两方面内容：一是权利人对房产信息的公开查阅。根据建设部《房屋权属登记信息查询暂行办法》第七条规定，“房屋权属登记机关对房屋权利的记载信息，单位和个人可以公开查询。”但是，需要注意的是，公开查阅并不是无限制的查阅，其只能在权限范用内查阅，未经特别委托许可，原则上不得查阅他人的房产信息，为此，《房屋权属登记信息查询暂行办法》第八条、第九条对此进行了详细规定。二是权利人对房产信息的变更。变更与查阅的性质不同，其直接涉及了当事人的权利义务内容，因此，必须严格遵循法定程序，审查当事人的变更请求，并要求当事人提供相关的原始凭证，否则，由于房产档案管理部门的疏漏而对权利人造成的损害，房产部门要承担赔偿责任。

3.数字化管理的思考

房屋权属档案的数字化管理已势在必行，然而，变革之余，重新审视、反思，却仍然会发现数字化管理的诸多弊端。与传统纸质档案的真实性、稳定性、可靠性及原始性相比，电子档案要逊色不少，并且，由于以下三方面的事由，可能影响档案的运行管理：一是录入错误，即由于录入员的粗心等原因而导致的档案信息错误；二是病毒侵入，导致电子档案信息残缺不全。三是非法修改而致的电子档案失真。电子文件具有可变性，其真实可靠性远不如纸质档案，随时都可能被非法修改。当然针对如上弊端，我们也可以采取如下措施进行预防：一是加强培训，提高档案工作人员的素质并帮助其树立责任心，从主观上避免疏忽大意，并要建立责任追究制度。二是加强电子档案的使用管理.安装杀毒软件，减少外来软件、硬件的拷贝、编辑，阻断病毒侵入途径，建立完善的光盘库备份和恢复系统，以保持当前电子数据库的光盘复本。三是设定登录限制、使用文件权限，更改文件属性，不与他人共享文件资源，减少无关人员的接触机会。尽管瑕不掩瑜，数字化管理的弊端并不能根本性地阻碍改革的步伐，但是，房产档案的重要性，需要我们慎之又慎，在完善数字化管理的同时，对传统的纸质档案管理方式绝不能完全抛弃。更为理智的做法是，取长补短，将纸压档案与电子档案管理结合起束，共同为房产事业服务。

参考文献：

[1】曹苏慧.关于档案信息化建设的思考Ⅱ】山西农业大学学报（社会科学版）2004，3（3l

篇9

2、关于落实档案管理数字化的方法问题

篇10

档案的数字化管理，顾名思义，就是利用计算机技术对档案进行数字化的录入、管理和应用。原有的档案存在方式如：文字、图片等被数字化的文本，图像等方式所代替。档案的数字化管理方式就存在于我们的日常生活中，比如我们经常提到的电子档案，指纹录入等。利用优秀的数据库技术，档案管理的方式变得更加科学，档案的采录和提取也变得更加方便。

二、档案的数字化管理的应用

在当今的大数据时代，档案的数字化管理的应用已经非常普遍，如：财务管理、人事管理等方方面面。数字化档案管理方式的出现不仅解决了纸质档案的不容易保存，查找困难，局限性大等一些难题。还增设了DNA采集、数据库管理等比较先进的新技术。由此可见，档案的数字化管理跟上了时代进步的脚步，具有广阔的发展空间。但是纸质档案作为传统档案，为档案管理方面的发展起到了砥柱中流的作用，它的优劣不能一言以蔽之。时至今日，纸质档案的存在仍有其意义。例如，合同的存在仍是作为传统档案形式的一种，不可取代。因此，传统档案还会存在并会长期的存在下去。而什么样的档案需要数字化，什么样的档案又应该保持传统形式，这就得需要相关的技术人员仔细斟酌。

三、档案的数字化管理的优势

1.提高了办公效率。数字化的档案管理因为引进了先进的数据库技术，利用MicrosoftExcel、MicrosoftAccess等软件简化了档案管理工作的复杂程度，大大提高了工作效率。省去了传统档案采录和提取应用的诸多不便。办公效率的提高更是直接带来了经济效益的提升，是高速率的现代生活的体现。

2.增强了档案原件的保护。数字化的档案保存方式相当简便，只要存贮的硬盘不损坏，档案就不会损坏。相比于传统形式档案保存质量受天气、时间、温湿度等因素影响严重的情况。数字化的档案优势明显。另外，以传统档案形式为原件的档案（如：合同），使用时可以采用数据化的档案复制品作为替代，增强了对档案原件的保护。

四、如何推行档案的数字化管理

1.规范工作流程，提高工作效率。在对原有纸质档案进行数字化的过程中，规范化的工作流程至关重要。为充分应用计算机软硬件功能，最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力，根据数字化的内容和方式，探索优化，确定最佳工作流程，这是提高数字化效率的捷径。这里引用某市档案馆的数字化进程为例，该馆采用“双套双备”的形式开展数字化进程。“双套双备”是在数字化实施中，完成从纸质档案到电子档案，再从电子档案到缩微胶片、纸质档案的转化。形成可相互转化的、确保安全的档案。完成后原件封存，不再提供利用。利用采用电子文件和纸质复制件（双套），备份采用电子数据和缩微胶片（双备），兼顾数字化成果（电子文件）的安全备份和档案原件的保护利用，兼顾国家局异质备份和异地备份战略的实施。通过对该过程的具体实施，该馆确定了十几个环节的最佳工作流程，优化了各环节岗位数的配置，提高了数字化加工的效率，确保了数字化工作的高效运行。这使该馆成为数字化进程的模范单位。

2.更新思想，转变观念。科学技术是第一生产力，而人则是科学技术的创造者。为更好的运用高科技、更好的为社会提供优质服务，就需要一支高素质的档案管理队伍。数字化的档案管理工作对档案管理人员的知识水平要求更加严苛，如何建设这样一支思想先进，技术过硬的队伍就需要有关部门的充分重视。有了观念的不断更新，才有视野的不断开阔，新事物才更加容易被吸收。新时期的档案工作者应该认识到，在信息爆炸的今天，档案的数字化管理是推进档案管理工作走向历史新阶段的契机。档案管理工作必然通过数字化进程跟上社会信息化的步伐。大数据时代，社会日新月异，瞬息万变。档案管理人员应该紧跟时代的步伐，顺应时代潮流，更新思想，开阔视野，用新知识、新观点、新技能武装自己。做到档案管理工作跟得上经济、政治、文化事业的发展脚步，与经济发展和社会进步相协调，相适应。

篇11

（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。

（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。

二、提高档案数字化管理的建议

（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。

篇12

【关键词】

新时期；事业单位档案；数字化；管理

一、新时期加强事业单位档案加强数字化建设的意义

事业单位的档案管理包含文书、人事、基建档案三部分，档案管理是事业单位做出科学决策的重要前提。信息技术的发展推动了档案数字化管理的发展进程，这种管理手段可以节约档案检索的时间，提高所查询信息的准确性，提高档案的利用率。数字化的档案管理有助于事业单位经济效益的提高。传统的档案管理需要耗费很多的办公费用，增加了事业单位的支出，档案的数字化管理可以节约档案存储空间和储存成本，同时在查询方面很便捷，在一定程度上可以提高事业单位的经济效益。档案的数字化管理可以提高行政效率,因为这种管理手段可以让档案及时、迅速地归档，管理人员可以拥有更充分的时间研究档案，开发档案潜在的价值，让工作的开展更加井然有序。

二、新时期事业单位档案的数字化建设中存在的问题

很多单位主要采用传统的档案管理方式，档案管理的重心放在人工管理纸质档的档案，查阅的过程中耗费很多的时间和金钱。同时很多档案只起到了存储的作用，这种宝贵的资源并没有获得开发，档案被查阅的限制很大，开发的价值没有体现出来。档案的查询与利用的便捷在数字化建设中存在一定的弊端，比如档案容易被别有用心的人复制和散播，安全系数不高，加上档案管理人员的专业素质较低，对档案安全存储的意识不足，容易将数据丢失或者损坏。事业单位在档案数字化的建设过程中对硬件和软件的投入不足，缺乏抵抗黑客盗取重要信息的系统，[1]容易泄露信息而导致国家或者单位的财产损失。我国事业单位的档案管理软件质量参差不齐，有些软件缺乏管理功能，有些软件在信息流通上是不完善的，针对本单位的特点自主开发的软件很少，在市场上购买的通用软件存在各种各样的缺陷。档案的数字化管理需要一个统一的管理标准，但是我国的事业单位收集、管理信息的质量较低，档案的目录和细则之间不兼容。软件之间不兼容导致档案的技术和程序缺乏全面、统一的管理标准，这对档案数字化的发展形成了一股强大的阻力。我国的事业单位的档案管理工作人员的专业素质较低，对计算机的操作仅仅局限于日常的基本操作，再加上档案管理的工作性质十分单调和枯燥，档案管理工作领域缺乏复合型的人才。

三、加快新时期事业单位档案的数字化管理步伐的措施

为了让事业单位档案的数字化建设更加全面，在档案管理中，管理者应将档案信息及时利用计算机将档案存储在安全的地方，严格规定档案审阅的流程和时间。利用信息技术及时提醒工作人员按时处理工作，保证档案管理的工作安全、可靠。这种数字化的管理方式可以缩短信息传递与反馈的时间，减轻工作人员的负担，提高办公效率。同时事业单位应从长远的角度看待数字化管理，构建数字化的管理系统，加大硬件设施和软件的投入，及时升级系统，确保档案的安全性。同时档案管理工作应该用明确的规章制度进行细分，落实监督和问责制度，在档案数字管理系统中的操作、维护等过程中做到科学管理，不断提高事业单位的档案管理效率。在新时期的大背景下，自动化办公系统的应用已经比较广泛，在这种背景下对办公自动化系统中添加档案查询功能和设置开放查询的权限，[3]将系统的功能与实际情况有效结合，才能提高管理的综合效率。档案数字化的管理系统必须具备良好的升级能力，只有这样才能跟上时代的变化，发挥出相应的管理功能。事业单位的档案数字化建设必须重视档案管理的可靠性，否则容易造成数据丢失和缺损等问题。国家应对事业单位的各方面的软件投入提供资金支持，鼓励单位自主研发符合自身特点的管理软件，从而提高档案管理的效率和可靠性。同时单位应该鼓励工作人员不断学习补充计算机知识，提高计算机操作的能力。单位应提供员工的交流平台，提供更多的培训学习机会，提高管理人员各方面的素质。事业单位应针对档案数字化管理的特点制定符合本单位实际情况的档案管理机制。单位可采用档案使用安全机制、使用机制、工作制度相结合的方式实现档案数字化。数字化建设需要防范机密档案被窃取或者丢失，甚至恶意修改，做到保证信息安全，避免给将单位和国家带来损失。

四、结语

我国的档案管理工作如今仍存在着一些问题，但是加强档案管理数字化建设要以社会和科技的发展水平为前提，科学的改革遵循循序渐进的规律，运用比较先进的管理体制和手段进行改革。同时竞争日益激烈的情况下，国家更需要培养实用型的，具有创新性的人才。档案管理工作人员的综合素质需要不断提高，提倡学习型的工作模式，构建和谐社会需要不断提高管理质量和工作效率。提高档案管理数字化水平对管理制度的规范和完善具有重大意义，这也是时展的必然要求。

参考文献：

篇13

中图分类号：G271 文献标识码：A

文章编号：1009—0118（2012）10—0187—01

针对高校档案管理数字化进程中存在的障碍和问题，必须研究对策，加以解决，否则就会因电子文件难以管理而阻碍办公自动化的进一步扩展和深化，电子文件也会因我们档案人员的束手无策或疏忽遭受损失。因此，在实施档案数字化管理过程中，必须注意把握好以下几个环节：

一、健全高校数字平台，构建和谐共享环境

档案数字化建设是一项系统工程，具体包括总体设计、软件开发、档案整理、系统管理、光盘备份等。高校档案要想实现数字化，首先必须投资开发一整套与高校相适应的档案管理软件，配备构建这个数字平台所需要的硬件设施。由于高校日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、高速扫描仪集中扫描、光盘等双备份解决方案。使档案文件能及时、准确归档，保护磁介质为载体的档案的安全，延长其寿命。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作目标管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、高校分类管理等，从而在机制上提高高校信息共享能力。此外，信息网络系统也要达到以下二个方面的要求：

（一）系统应具有高可靠性

信息系统一定要具有稳定性、可靠性，给电子资料提供一个安全的存储环境。因此所采用的磁盘阵列产品在结构及硬件组成上应完全是冗余设计（如阵列控制器、后端2条光纤环路、电源、风扇、链路控制器、双口光纤硬盘等），不存在单点故障，确保整套系统的安全运行。磁盘阵列可采用不同的RAID保护级别，保证用户的不同需求。所有硬件均可支持热插拔，保证系统应用的连续性。系统数据安全性要求很高，可根据用户的需要，完成数据的隔离或共享。可通过增加应用软件来支持物理通路的冗余连接，以提高系统的安全性。

（二）系统应具有良好的性能

要使用正规的档案管理软件，能够跟随网络技术的发展而发展。系统采用全光纤磁盘阵列产品，保证系统的高性能。系统升级不必停机，可在线升级。系统具有良好的开放性，各高校之间能够互联。系统支持多种主机系统及集群系统。

二、搭建沟通桥梁，衔接各领域的信息交流

（一）在办公自动化系于数字化档案管理系统之间建立桥梁

针对高校中办公自动化系统与数字化档案管理系统不能充分衔接的问题，建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现与现有的财务系统、办公自动化（OA）系统、人事管理、教务教学管理等系统的无缝集成。便于收集整理各部门生成的电子文件，更好地建立起高校档案资料数据库。

（二）在电子文件与纸质文件之间搭建“绿色通道”

针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共存，根据档案管理数字化工作的发展以及数字档案特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。其中，尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理。硬件方面应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。

对于存储电子文档的设备和磁介质要派专人负责管理，确保电子档案不会因温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面，就是要通过采用多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。切实确保电子文件的安全，解除人们的顾虑。

三、建立一支高素质、高水平的专职档案队伍

实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。档案数字化的实现要求管理者具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握；另一方面，要根据利用者要求提供大量的档案数据信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任，因此有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件管理知识，提高电子文件管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高电子文件管理水平。

四、提高高校人员的档案意识

提高高校员工的档案意识，尤其是高校领导的档案意识，使他们认识到档案工作对于高校发展的重要性，使领导和信息部门能够重视档案和档案的数字化建设，并积极为档案的数字化建设提供所需的资金和技术的支持。同时，档案人员要虚心向档案数字化建设走在前列的高校学习，乐于交流。汲取人家成功经验，结合自己高校的实际情况，逐步推进高校档案数字化建设。

总之，高校档案数字化建设是一个循序渐进的过程，不是一蹴而就的，我们要紧跟时展的脚步，积极学习新的计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术，根据高校的现实状况，不断实现高校档案数字化建设，使档案管理从保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能转变。