档案归纳方法范文

导语：想要提升您的写作水平，创作出令人难忘的文章？我们精心为您整理的13篇档案归纳方法范例，将为您的写作提供有力的支持和灵感！

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随着我国广播电视事业的不断发展，广播电视建设项目增加，为了配合工程建设顺利进行，及时有效的对于档案信息.浩大的工程资料进行收集，立卷，归档，保管，利用。根据多年来的工作经验，总结管理方法，以整体质量和效率为核心目标，不断探索广播电视工程档案收集归纳新思想和新方法，逐步形成一套先进科学的管理制度和管理方法。下面就来详细的来探究一下如何有效去实现电视工程档案管理工作。

1 工程档案的前期管理

1.1 档案制度是档案前期管理的基本保障

广播电视工程档案工作是基础性工作，确保工作的顺利开展，做到有章可查，有制度可寻，档案制度是必不可少的规范制度。各部门应该要有效的对信息和资料进行分类，统计，按照不同的生产活动类型来划分，同时需要把技术档案工作纳入到本单位的档案制度中，能够充分的发挥其应有的作用。达到了收集齐全，整理系统，并按制度及时归纳，方便工作人员工作顺利开展。值得注意的是为了确保归纳文件的安全性和管理程序严谨，保密工作要引起重视。

1.2 归纳文件材料的前期管理

工程档案是一项工程建设过程中反映各项活动指标的最重要的参考依据，它包括了项目工程的建设，处理，设备维护等各项活动所形成的研究结果和文件档案，一般多为原始文件，所以具备法律效应。每一个项目在完成和告一段落之后，都要认真负责的按照归纳范围和要求，将形成的文件和资料系统的管理和整理，最终由上级领导来归档。且移交文件或者资料过程中，接触人员必须要按规定办理交接手续，签字归档必查。凡不符合要求的文件，最高管理者有权拒绝接收。

2 工程档案的收集归纳

2.1 分类组卷

分类组卷的原则：档案分类组卷工作是一个专业性很强的工作，也是能够显示出工作人员的个人水平。有的档案管理人员实际上是没有参与到项目建设的各个环节，所以一定程度上出现了管理档案的问题和不通畅，这些都是对工程档案管理工作不全面性锁导致。我们需要从以下几个步骤来对档案管理中的分类组卷有较好的认知。

第一，立项和选项。从最简单的项目提出，批准，同时可行性报告到对当地环境，地理情况，气候方面调查研究。范围广至电力，城市规划等都可以组成一卷或者是多卷。第二，编制文件，是指工程建设初期形成的文件和图纸，以及各部门根据初步设计文件设计的施工图。第三，整理和归纳，这个阶段是最难控制的，因为全面工作量巨大，设计的资料和信息非常多，主要包括了项目开工之前的资料和原始文件：补偿协议书，电力供应协议，相关合同以及许可证。每一个文件都要仔细的去核对，仔细的去审查。然后可以组成一卷或者是多卷。第四，竣工验收阶段。整个的项目完成结束之后，最重要的凭证材料和相关的建设真实材料都是验收的必要选择。尤其是竣工图和竣工阶段的各种资料需要报送相关单位。第五，调试和试播。是指在设备安装，调试，试播等过程中形成的数据资料。第六，财务器材管理资料。主要包括了工程概算，预算，结算等数据报表。第七，主题部分，集中在日志，月报，监理通知单等各个资料。第八，涉外文件，一般是指相关的设备采购，合同，考察记录等。除了以上几大主要，还包括其他，可参阅相关书籍。

档案管理人员收集资料的时候，应该首先端正良好的作风态度，然后对各阶段锁形成的资料，文件内容来确定收集整理对象。有条件的情况下可以进行信息化处理。

2.2 组卷的质量要求

（1）组卷前要详细的检查基础文件，施工技术文件和图纸是否已经按照规定收集齐全，完整。做到不丢项，不漏项。（2）文字材料的抄写件书写要工整，清楚，禁止使用铅笔或者是圆珠笔来涂改，修改和批复。复印件要做到字迹清楚，牢固，能够长期得到良好保存。（3）建设的竣工图应该是新图，图面清洁，字迹工整。如果需要修稿，首先要保障图纸的清洁，反差明显，材料字迹清楚。（4）凡是归档的照片和图像资料，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确度高。

2.3 案卷排列和编目

案卷文件材料的排列时间必须要按照时间顺序排列，如果文字材料和图纸材料混在一起的时间，必须文字材料在前面，图纸在后面。编写页号以独立卷为单位，均已有书写内容为基准。每个保管单位必须要按照阿拉伯数字来进行统一编排。页号编写位置和单面书写的文字材料页号编在右下角。卷内的目录编写和卷盒内的文件一一对应。案卷的排列顺序按照工程阶段依次排列。案卷的封面，卷内目录，卷内背靠表，不编写页号。

2.4 工程档案检索目录的填写。

工程档案检索目录要利用信息软件来工作，分别建立相关的单元，统一对信息进行输入和保存，减少了不必要的时间和工作量。最终使得工程档案达到了目录管理。案卷目录的填写方式。工程档案形成是需要不同阶段，档案的立卷要以阶段顺序来组卷，为了方便管理和检索，相关的内容要书写的详细明了。制作规范化模版。模版文件是要对于信息具有专业性的格式，通常是文书格式，经过工作人员的技术性操作，最终形成了文书。读取的时候是非常的方便，简单。工程照片档案的管理。它主要管理是采用先进的计算机存贮方式来对相关的文件和资料来做好工作，优势是在于保质期长久，并且安全性很高。技术人员可以及时做好备份和刻录。声音档案的管理。声像档案管理需要在档案数据库里面建立起单元，对信息的输入要尽量详细。保存的时间段里面要经常性的去核对，检查，维护，才会让声像资料的质量长期的完好。让相关的工作开展的时候顺利，进程加快和效率提升。

3 结束语

工程档案管理是一项专业技术很强的工作，主要是保障广播电视台资源的保存和后期维护使用。每个阶段所形成的文件和资源都是具有效益，所以做好管理和归纳的工作重视程度要不断加强。需要档案管理人员在进行枯燥的工作过程中有细心，有耐心，有职业道德。根据文件的内容属性进行科学系统的分类和检索。为以后的验收和档案的再次利用提供方便快捷的服务。特别是针对办公人员，有效的提高了办公效率和水准。档案管理工作如今越来越信息化，专业化，逐渐的摆脱了传统工作模式的诟病，形成了一套管理有序的程序和方法，是社会发展前进的标志和象征。

参考文献

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关键词 医院 档案管理 信息化 必要性

医院档案管理牵扯到广大人民群众从医治病的医疗档案、病理切片、x线底片、各式各样的检查资料等等，不止在医疗、教研等活动中的有显著的作用，而且与人民群众的自身健康和医学的发展有着密切的联系，成为材料档案事业进展的新方向和新课题。电子文档的大量产出和运用，使得档案的信息化迅速向数字化发展，传统的档案管理方法和手段已不能满足信息化的发展流向。所以，加强医院档案信息化在医院的管理中有着至关重要的意义。

一、档案信息化完善了档案管理模式

在诸多传统的档案归档方法中，档案资源大多数都是以纸质的形式存在的。随着时间的交替，档案里的资料越来越多，数量越来越大，占用的空间也越来越广。根据有关部门规定，出院病人的在住院时的病历，院方必须保存30年以上。所以，随着时间的不断推移和每年的入院病人数目的不断激增，医院需要多大的空间来保存这些病例，而科学合理的保管好这么多的而且在不断递增的病案资料将会给医院造成多大的困难。所以，实行电子病历将成为一种必然的趋势。各类医院文字档案在经过信息化的处理以后，可以更大限度地增强档案的运用效率，使档案的信息更加形象、生动。便于档案的搜索以及利用，并节约了大量的储蓄资料的空间，节省了人力、物力以及财力，同时也保证档案的备份安全。

二、档案信息化使文件的归纳方式得到完善

在医院工作过程中，档案管理部门要对各类文件进行及时的著名录入。在纸类文件时代，采用手工操控的方法，档案工作人员要花费很多的时间及精力一直归纳档案和收入目录，工作量是非常大的。如果遇到信息的改变，改动一个地方就要发生一连串的反应，相关的部分都要需要改动，会耗费大量的时间及精力。将档案经过信息化的处理之后，可以使档案工作人员从繁杂的手工操作中解救出来，应用计算机软件进行工作，很大程度的改善了工作的条件，信息在改动时只需输入相应的命令，就可以自动促成系统的改正，更大层面上提高了工作的效率。在医院的各类档案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前对全年的文件以及相关的材料进行分门别类的整理和录入，因而造成年底工作十分繁忙。档案信息化处理之后，可以运用档案及软件提供的信息格式，进行录入工作，通过软件进行档案信息的转化，并对进行管理。档案人员还可运用系统的检索以及排序的功能，随时阅读文件的归属情况，发现没能及时归档的或者不符合条件的材料可以随时发出信息，检查和更改，很大程度的改善了档案的归档方法，使档案管理工作更加规范化。

三、档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享

档案资源整合的重点在于体现档案信息的系统化、有效化以及共享性，最终要达到的目的是进一步的扩大档案资源的使用范畴。往常在医院的不同部门，不同的科室，需要随时随地查阅有关的档案文档，所以存在一些的不便捷的因素。将档案信息化处理后，利用医院设备联网，就解决了这些问题。电子文档比档案纸质原件更易于导视，可扩大对原始档案的运用程度和范围；而且更有利于医院的各个部门、各个科室按照自身需求浏览并随机存取，提高了档案原件的使用比率，更有利于档案部门能最大程度的发挥出互联网的无限潜能。

四、档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便

过去手工操作查询档案资料，往往是费时费力，有时还不能达到预想的目的。将档案信息化处理后，采用了电子录入和电子文档归类，提供便捷的电子查阅系统，使用的时候只需要输入一个关键词，相关的资料文献就可逐个呈现在屏幕上。这种智能化检索方式，速度有快、效率有高、范围也广，同时还可采用电子加密功能对档案进行保密处理。

五、档案信息化有利于更好的保存档案原件

医院的各种档案在经过信息化手段的处理后，可以更加有效地保护档案原件，可以防止档案原件被过量地直接翻阅，或过多使用而造成原件被损坏严重，以做到保护档案原件的目的；可以更有效地避免珍贵资料丢失。例如，医院在建设以及发展过程中，不同时间段的一些珍贵的历史文献资料，包括历史文字照片图片资料等。将重要的、贵重的资料进行信息化管理，运用计算机对原件经过电子设备的扫描之后以电子文档的形式进行归纳、查阅和利用，就可以有效地保护珍贵的档案的原件。再如，有一部分疑难杂症的医学档案是弥足珍贵的，有着重要的医学、教学和研究价值。将其进行信息化管理后，就可以将原件在病例文案室进行妥帖的长期保存，而将其电子文件形式的档案多次反复地应用于各项工作之中。

参考文献：

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（一）传统思维方式即寻找问题原因的思维方式。寻找问题原因的思维指的是当你在日常生活过程中发现一个问题是，追根溯源，找到问题出现的原因，问题是如何产生的。这种思维方式并不适合于当档案管理工作在实际工作过程中出现问题，并对这些问题加以解决。而在档案信息的开发过程中，一旦遇到与档案有着密切关系的问题时，需要将解决问题作为自己思考的一个关键的出发点，而不是追本溯源追寻问题出现的原因。而如何解决这些问题的思维模式则是需要在问题出现时，需要去寻找解决问题的方法，而不是一味地寻找问题出现的原因。所以，笔者认为这种思维更适合在档案信息开发的实际过程中遇到的各种实际的问题，这是一种更为高效的解决问题的思维。

（二）思维方式转变的重要性。档案工作人员在实际的档案管理工作过程中，如何解决问题是他们需要首先需要做的，而不是一味的询问为什么。所以，当档案工作人员在档案专业基础知识的学习中时，还应该注重传统思维方式的转变。

二、主观性思维朝向客观思维的转变

（一）主观性思维的简要概述。主观性思维指的是人们在接受一些必要的信息是，在接受知识时将自身的知识背景以及情感融入其中，经过自己的分析和判断继而通过推断而得出的结论。它已经将信息的原始情况进行了彻底的改变，赋予原始信息一种颠覆性的倾覆。

（二）客观性思维的简要概述。客观性思维不同于主观性思维，它是指工作人员在接触信息时，保持信息的原始面貌，不会被工作人员的主观判断所干扰，并且这些信息能够得到再次的使用和利用，因为这是一种原始性的思维。

（三）培养客观性思维的重要性。在档案管理的实际工作过程中，人们强调的是对档案信息的收集、整理、保管等各种活动中保证自身情感的隔绝以及判断标准的客观性，档案信息工作人员必须要从档案信息的实际出发，切勿将自己的任何主观情绪融入其中，保证信息的原汁原味，保证信息能够二次甚至多次的重新利用，客观的、实事求是的对信息进行运用和判断。

（四）培养客观性思维的主要途径。客观思维的培养不同于主观性思维是天生的，它需要一个漫长的过程，需要档案信息工作人员在日常的工作和生活过程中不断的对可观性思维进行锻炼，从而将其培养成为自己一种惯有的思维。档案信息工作人员在学习学习档案信息知识的过程中，就应该有意识地培养自己客观性思维，要求自己单纯的接收档案信息中字面上的内容和真实含义，而切勿深入挖掘。在掌握字面意思的前提下，在阅读档案学教材及文章中，在涉及到档案学现象的描述时，只允许自己客观的接受现象描述的字面意思，不做任何的主观猜测。在日常生活与人谈话时，需要做到只接受对方说话内容信息的字面意思及字面意思的前提，不加入已有的常识。跟对方讲话时，假装对方什么都不知道，尽量把要表达的内容说的尽量详实，齐全。

三、演绎思维与归纳思维模式的训练

（一）演绎思维与归纳思维定义。所谓演绎思维指以一个主题为中心，由这个中心主题思维层层向外辐射，思维不断深入，不断细致化，这符合人类大脑的思维模式，可以将人类的思维过程直观的呈现。而归纳思维指从部分到整体，从个别到一般的总结概括。

（二）演绎思维。与归纳思维在档案中的应用全宗内文件的分类主要是从整体到部分，从一般到个别，偏重于分析的方法，偏重于演绎法，立卷主要从部分到整体，从个别到一般，偏重于归纳法。因此，分类时要有一个整体设计方案。

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针对以上这些问题，结合有效教学的理念，笔者对如何提高物理复习课的教学效率做如下思考：

在当前的课堂复习教学中，教师采用的复习方法一般是演绎法。所谓演绎的复习课，首先呈现相关知识、方法，或用课件演示，或借着问题逐步呈现，然后给出例题或练习，从一般到特殊，逐个或综合用呈现的方法，教师示范解决，或是学生动手解决，并加以小结或点评，最后安排相应的练习进行巩固。

演绎式的复习课，教师备课较为方便，一般有现成的材料可供参考，也有个体的教学经验支持，操作时，教师易于控制和把握，知识容量较大，完成预设的概率较高，因此，这类课是目前高三复习课的主流课，当然，也有其存在的必要。但这类课，学生学习被动，缺少尝试、探究的体验，缺少独立思考与相互交流的机会，效率往往较低。另外，演绎式的复习课促成学生形成了这样一种解决问题的方法：先回忆知识方法或回忆相似范例，套用已知解决问题，当问题与自己所知相近时，学生能较快地解决问题，而当问题与回忆所得不合拍或回忆空白时，则难以解决问题，甚至无从下手。

所谓归纳的复习课，首先给出一些特殊情况的问题，通过学生动手或思考解决问题，由学生或教师归纳出相应的知识、方法，并由教师加以概括或提升，最后也会配上一定的练习进行巩固。归纳式的复习课，学生先体验解题过程，能先独立思考、尝试探究，既提供了思考、实践的机会，也能形成反思、交流的可能。而且，归纳式的复习课促使学生形成的解题方法是：利用题目信息，联想知识方法，分析尝试解决问题。具有这类解题方法的学生，面对新颖问题，会带有成功的希望，有想法，也有事可做。

但这类课，需要教师能提供好的问题，以使学生的活动能有助于归纳、概括，提升出知识方法，或有助于学生利用所得进行交流，开拓思路。同时，学生获取的发现“歪正”并存，需要引导，也需要指正。

在第二轮复习中，教师都会对各个模块的物理知识进行整合，帮助学生构建起知识网络，归纳一些结论方法。然而，在教学实际中我们发现，老师给他们总结得再好，学生还是很难理解并运用，其实，要让学生经历自己归纳的过程，这样的结论才是属于他们自己的。

高三复习阶段，做一定的练习当然是必要的。但到了高考复习的后阶段，若还大搞题海战，使学生的大部分时间都用在反复的训练上，那么学生的思维和能力就得不到有效的提升。提高练习的有效性就是要充分了解学情，因学设计练习，让学生在训练中不断提高解题能力。编制后阶段的练习，有以下三条途径。

一、来源于教科书

高考复习到最后阶段，本应回归书本，在鼓励学生看书的同时，教师就要善于利用教科书编拟题目。比如，教材中“思考与讨论”“说一说”“做一做”“科学漫步”等都是可以编制题目的很好的生长点。其实，那些看起来深不可测的高考题很多就来源于我们的教材。所以，教材是我们教书时候的来源，如果离开教材，那我们的教学就会变成无源之本，所以在教学的过程中总会强调学生重视教科书。新课时候将它读薄，复习时候将它读厚，而在高考复习阶段，则要将他读出专题的味道来。

二、来源于各地高考题

每年全国各地有这么多套考题，这些题目都是经过精心编制的好题，是我们编制学生练习的很好的源头。但对这些高考真题，我们也应根据自己学生的实际情况加以汇编。例如可以就高考知识点进行整理，也可以分章节进行汇编。但是全国各地高考大纲不一，有些题目，或有些题目的某个小题，若不适合我们的学生，就可以删去，或进行修改。

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一、职业教育档案管理的重要意义

职业教育学校与普通的高等学校不同，每个专业课程需要准备的教学资料比较多，如果整理不及时，会造成教学资料丢失，从而在实际教学过程中，无法找到相关的教学依据，严重制约职业教育学校的发展。在职业教育中实行档案管理，将相关的教学资料进行收集，按照类别进行归纳整理，以便于后面工作的使用。在职业教育中加强档案管理，有利于了解学生对专业知识的了解程度，还可以通过提升档案管理水平，提高职业教育的教学能力，有利于职业教育的快速发展。职业教育档案管理主要包括：文书档案、教学档案、学籍档案以及基建档案等四大内容，由于各个档案内容较多、较复杂，一旦档案管理不当，使档案处于混乱的状况，不利于职业教育的发展。

二、职业教育档案管理主要内容

（一）文书档案管理

文书档案主要是指学校在日常管理中产生的各种文件、资料等，这些文件记录了职业教育学校的发展过程，还包括学校在发展过程中取得的成绩，将文书档案分类别进行归纳管理。通过文书档案，可以了解到学校是如何发展的，对学校发展有利的项目，学校应该积极推进，摒弃学校发展中的不足之处，促进学校快速发展。另外，学生可以通过文书档案，了解到学校的辉煌历史，并使学生感到骄傲，从而产生爱校的情怀。

（二）教学档案管理

教学档案主要包括：教学内容、教学笔记、教学成果等，学校可以通过教学档案，了解教师的教学水平和教学方法，教师可以通过教学档案，了解到学生对专业知识的掌握程度。通过教学档案管理，可以了解教学中的不足，并加以改进，不断提高学校的职业教育水平。教学档案是学校教学改革与教学研究的重要依据，教师可以通过教学档案选择学生最容易接受的教学方式，学生也可以通过教学档案了解自身的不足，改变学习方法，提高学习效率。

（三）学籍档案管理

学籍档案主要包括：学生在入学时的基本情况、学生在校期间的成绩以及各方面的综合素质等内容。学校通过学籍资料管理，可以全面地了解学生，有利于教师更好的管理学生。社会用工单位可以通过学生的学籍档案，判断学生是否满足本企业的要求，更好地甄别人才，学籍档案是学生最直接的名片，是判断学生能力的一个重要依据。

（四）设备、基建档案管理

设备档案是指在教学过程中使用的各种仪器设备详情以及维护的相关信息等，一旦教学仪器设备出现故障，可以通过设备档案，了解仪器设备的基本性能，并以此为依据，制定科学合理的解决办法。基建档案是指学校基础建设的档案，主要包括：施工的图纸、水电安装示意图以及消防安全通道示意图等，学校的基建档案十分重要，可以清晰明了地掌握学校建设的基本情况，有利于维护校园建设的安全，学校建筑如果需要改建、新建或扩建，基建档案是必不可少的依据。

三、加强职业教育中档案管理的实践性

（一）增强档案管理的意识

职业教育的档案管理工作在学校管理工作中起着关键性作用，档案管理工作是一项专业性较强的工作，需要档案管理人员具有相关的专业知识，而且管理人员需要具有档案管理的意识。现阶段职业教育中的档案管理工作人员，缺乏档案管理意识，对管理工作缺乏责任感，有时会导致部分档案资料丢失，就会失去档案管理的作用，给职业教育学校的发展带来了巨大困难。加强职业教育的档案管理，首先，需要树立管理人员档案管理的观念，了解档案管理的重要性。其次，在日常的教学生活中，增强职业教育学校全体教职工的收集整理意识。由于职业教育中的档案资料种类繁多，单单凭借管理人员的力量远远不够，需要学校的全体教职人员共同努力，将重要的档案资料及时进行整理，并上交到档案管理部门。另外，学生在档案管理中同样发挥着积极的作用，努力提高学生的档案意识，积极配合学校提供相关的资料信息，以便学校为学生建立完善的个人档案，为学生以及用工单位提供便利。

（二）加大档案管理的力度

职业教育的档案管理需要学校的大力支持，学校应该成立专门的档案管理工作小组，在小组中推选最具责任心的负责人，领导档案管理小组人员努力做好管理工作，从而促进职业教育快速发展。在学校建设规划过程中，应将档案管理的场地列入规划建设内，建立独立的档案馆或档案室，并与普通的办公室进行区分，在档案室内配备齐全的办公设备，配备必要的电子产品，以及档案管理相关的软硬件设备。在档案馆或档案室内建立纸质档案资料存放处，该存放处不仅需要比较大的空间，还应该注意室内通风，防止潮湿，以免资料被损坏，造成不必要的损失。

（三）建立完善的规章制度

在职业教育档案管理过程中需要依据《档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关的法律法规，制定健全的档案管理制度。在日常的职业教育档案管理中，管理人员需要依据相关的规章制度进行档案资料收集、移交、查阅、审核、归纳、总结等，再根据档案内容进行分类，并按照时间顺序进行收纳保存。档案保存也需要按照一定的规范，进行分门别类，文书档案归纳管理，教学档案归纳管理，学籍档案归纳管理，基建档案归纳管理，并由档案管理部门的专人负责，确保档案的安全性。

（四）实现信息化档案管理

随着电子信息技术的不断发展，档案管理也步入了信息化时代，职业教育学校的档案必须紧跟时代的步伐，实行电子信息化管理。信息化档案管理与传统的管理方式相比，档案资料整理更加仔细，查找档案更加方便快捷。利用电子信息技术进行职业教育档案管理，首先，制定一个整体的档案管理方案，按照计划进行收集、录入、整理、存档。其次，利用互联网络实现档案资源共享，建立一个实用性的档案信息网站，方便使用人员查找，大大提高工作效率。

（五）提高档案开发利用水平

职业教育档案管理的主要目的是为了通过档案资料，促进职业教育快速发展，档案的开发利用才能体现出档案管理的价值。在档案资料的收集过程中，不仅可以保留文字档案，还可以保留相关的图片、音频和视频等多媒体信息材料，丰富的档案内容可以提高档案的利用率。另外，还可以利用计算机，对档案资料进行鉴别，删除重复或者无价值的档案内容，提高档案的水准和质量。实现部分档案的公开性，方便教师和学生进行查找，提高档案的利用率。

四、结语

通过职业教育中的档案管理，可以帮助职业教育学校了解自身的不足，为学校的发展提供重要的依据。在职业教育中加强档案管理，增强管理人员的档案管理意识，制定相关的规章制度，实现信息化档案管理，发挥档案管理的价值，不断促进职业教育快速发展。

【参考文献】

[1]朱红.加强职业教育学校档案管理的思考[J].黑龙江档案.2012.

[2]吴桂云.改制后职业教育系统档案管理的几个新区域[J].办公室业务.2011.

[3]尹英范.加强职业教育档案管理工作的创新[J].黑龙江史志.2014.

[4]林凤.关于职业教育院校档案管理工作的思考[J].黑龙江档案.2012.

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传统的教学方法倡导提前备课，教师根据自己主观估计，提前一段时间写好教案，到时照本宣科，只重视重点、难点内容的解决，但对以往学生在实际解答时出现的看似简单却易出错问题，教师却一笔带过，甚至根本没有给予讲解。按照这种教学方法，往往出现这样现象：多数学生在解题时难以周全，教师却为少数优生“轰轰烈烈”的积极发言所陶醉；多数学生无法顺利完成的作业，教师却对一些学生抄来整洁正确的作业感到满意；学生认为上课“听懂了”，却又无法独立解答问题等等。针对上述问题，教师在教学时要注重做到主观意向与客观实际的紧密结合。

（一） 建立工作档案。对以往的教学要做教后笔记，把教学中出现的问题及时记录下来，然后分章节、分类型进行归纳整理入档。这样做，近期效应是教师可通过对反馈回来的问题进行综合分析，确立矫正措施，做到有的放矢。远期效应是经过多次的“反馈－矫正”后，能将这些问题进行系统分析、综合归纳，总结和探索出“反馈矫正”方法的一般规律。

（二） 建立学习成绩档案。学生的学习成绩档案是“反馈矫正”档案的一个重要内容。如果把学生的学习成绩、学习基础、学习兴趣建立成完善的档案，教师就能够对学生的总体了如指掌，做到心中有数，从而在教学中所采用的矫正方法就具有较强的针对性。

（三）建立学习变化档案。由于高中学生的生理、心理等方面正处于不断变化、发展阶段，因此其学习活动在不同的时期会呈现出不同的特点。比如，上课发言与初中时相比，举手人数明显减少，主要因为学生逐渐成熟，表现欲没有初中生那样外露。但也应当看到，有的是对数学不感兴趣，有的是对教师的教学方法不能够很好地适应。对于不同时期、不同类型学生学习特点的变化要建立好比较系统的档案，为以后的教学与研究中实施分类矫正提供良好的实践基础和理论依据。

二、 对课堂授课中反馈出的问题进行随即矫正

教学中，教师如果要在一个或几个单元讲完后才组织阶段考试，这时反馈出的问题已经成堆。对此，教师常常埋怨学生：“这种问题我不是讲过了吗？怎么还不知道？”造成这种状况的主要原因，一方面是由于对当时在课堂上出现的错误没有即时矫正，认为只是小问题，可以等上一段时间集中进行矫正；另一方面，由于当时矫正只是浮于表面，对问题的严重性认识不足，使矫正走了过场，效果不够理想，不能真正解决问题。通常情况下，教师与学生双方都会认为，错误如此之多，矫正无从下手。实际上，只要教师注重对课堂授课中反馈出的问题进行随即矫正，就能够有效解决这一问题。

（一） 上课中勤于捕捉。课堂上是获取反馈信息的主渠道。教师仅凭过去的经验或主观愿望去估计是不够科学的，必须在课堂上认真观察学生反应，及时调整教法。有的教师讲授时不注意观察学生的表情神态，也不去听取学生的反映，等到批改作业或阅卷时才发现问题，这样就不利于及时反馈与矫正。

（二） 板演时注意收集。板演是学生暴露思维过程的重要渠道。对学生板演中暴露出来的错误，教师不仅要指出其错误所在，还要正确分析产生各种错误的原因，指出应该怎样纠正错误，并在下次板演或作业中有意安排类似的练习，让学生及时矫正。

（三） 答问中随机提炼。学生在回答教师提问时，很容易暴露思维过程中的错误，如概念理解错误、定理法则运用条件不足、思维方法不对等情况。这时，教师既要善于鼓励学生积极思考问题和敢于提问，又要善于根据不同层次的学生回答问题的不同角度，提炼出反映出本质的一般性和特殊性问题，对一般性问题进行普遍矫正，对特殊性问题进行单独矫正。

三、 反馈出的问题分类归纳后进行针对性矫正

对学生上交的作业、单元测验或考试试卷中反馈出的大量问题，切不可以眉毛胡子一把抓，要注意整理归类，分析产生这些问题的原因，教学时，就要针对这些分类归纳出的问题进行矫正。

（一） 降低“眼误”，教会学生读题。教学中学生读懂了课本知识，但在应考时对题目进行了错误的“翻译”，把“是”看成了“非”。针对这种反馈，教师在指导学生读题时应从以下几点进行矫正：第一是粗读，即先浏览已知条件；第二是细读，即根据题目要求，仔细阅读1、2、3问；第三是研读，即带着问题再阅读已知条件，充分运用解题中所涉及到的概念、公式、法则、方法的实质及因果关系，综合归纳解题的思维流程。

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档案是指在社会实践中，由组织或个人所形成的有价值的、真实的、记录完整的、形式多样化的历史性信息资源。其最基本的内涵就是真实再现历史。学校档案管理是学校发展的重要宝库，档案管理的科学规范性、标准合理性可以有效提高学校的工作效率，完善学校的教学改革，促进学校的整体发展进步。老年大学的档案管理工作也是帮助学校实现规范性管理的重要衡量标准。做好档案管理工作，可以使领导决策更具科学性，学校教学更鲜明具体，具有一定的现实意义和将长久的深渊价值。因此，对老年大学的档案管理进行探讨研究很有必要。

一、正确认识老年大学档案管理

在对老年大学档案的管理工作中，首先我们要对档案工作有个明确的认识，档案工作与启迪决策、留档存史、有效进行管理休戚相关，是科学管理老年大学的重要方面之一。大学档案是随着大学创办的过程而产生的，不仅记录了个人的大学成长经历，也是对学校的教学活动、人动以及社会活动的真实再现，能保证真实性。大学档案是对历史活动的记录，在作为有效凭证的同时，还保存有各种录音、音像文件，部分重要的手稿、重要文件和印章等，这些重要文件的留档具有一定的凭证作用，且可靠真实。而且，契约、合同的本身就是做凭证使用，大学档案让其作用更加突出。档案，是学校从中总结教学规律，整理经验教训，为学校当前和未来更好的发展提供经验教训，促进学校实现更好的发展。由此可见，在学校工作中，档案管理是其重要的工作内容，需要得到一定的关注，因此要重视档案室的软硬件设备建设，要求档案记录管理员遵循实事求是的工作原则，对学校档案做好整理和保管工作，履行好自己的工作职责，让历史以最真实的样子展现给大家和后人。要培养档案管理者和学校教职工的档案意识，充分发挥档案在大学建设中的积极作用。

二、大学档案管理的注意事项

（一）资料收集积累要常态化

老年大学档案文件归档的创办，第一步骤要求有完善的资料收集系统。针对资料收集要进行一定时间的积累。针对学校教学的资料进行完整的资料整理。针对老年大学中的课程教学，教学视频，课件。在教学实践中的活动资料，进行按计划的归纳整理与总结。对活动中较小的细节与未来得及整理的在事后进行归纳总结。争取做到老年大学中的大小事务都要有明确记录。并且保证资料的完整性与安全性。老年大学的资料主要要遵循下列四个方面进行收集与整理。一是主要针对办学设施、办学内容进行统计整理，学校资产，设备数量，师资力量，资产总额。学校面向方向等。二是针对校内的管理措施进行系统统计，班级，课程，人员，校院领导，岗位职责等进行统计。针对各种文档与文件，进行安全的归纳与整理。对日常的学校简报等进行梳理记录，针对学校财务支出要进行专人专管，针对学生档案，教学课堂的教学视频进行录制整理。对校园文化的保护，教师资料的整理。学校特色课程的归纳等三是针对办学成果进行整理。针对各类事件进行总结，展示，获奖奖品，获奖感言等。针对课外学习的部分要认真收集整理，针对发生的突出表现，如好人好事，见义勇为等，进行详细记录。针对师资力量的展示。基层办学等项目进行归纳总结。四是针对示范指导的，校外拓展的事迹要进行跟踪记录。如宣传学校政策，办理教学观摩会。

（二）资料分类归档要标准化

档案分类管理可以为后续的档案管理工作提供很大的方便，具体的分类有：文字档案、图表档案、照片影像档案、电子档案等基本的分类。档案进行归档前，要对所收集的各项资料进行基本的价值判定，这个鉴定有利于档案的保存质量，对于今后工作中的档案查询等有着积极作用。档案的价值鉴定能够决定每一份档案文件的去留，从立案文书到后期管理，始终灌输在整个的档案管理的过程当中。档案工作管理人员，应当有着自觉、明确的档案管理意识，加强专业鉴赏能力，提高专业技能，掌握鉴定方法，更好地保证档案的质量。在进行档案分档管理的过程中，一定要有明确的工作目标，有计划、有层次、有主次顺序的开展档案整理工作。在学年末，要将前期的档案材料，严格按照国家或当地老年大学协会的“评估细则”和“指标要求”进行分类归档、装订、保存，建立有价值的档案管理资源库，从而更好的实现档案管理的价值和积极意义。

（三）资料编目管理要规范化

老年大学的档案要规范化，整理的便捷化，要让档案方便查阅。便捷调出其中的卷宗。要对整理的档案分期或不分期进行审查，对整理的档案进行编号整理，对不同类型的文件进行归类，针对上级下发的重要文件等，进行一定的特殊存放。对整理好的卷宗进行标示，如，讲档案表皮进行档案整理。针对卷内目录进行明确标示，做出内容相符的卷内目录。针对不同内容的文章进行装订。标明明确的日期，文件的大致内容等，对印刷进行一定格式的排版。对查阅人有一定的友好性。在档案管理上也要进行一定的安全责任制度，针对档案存放要做到专人专管，对档案室进行系统的，科学的存放布置。存放地点要注意防水，防潮，防盗，防虫等多项保护措施。对于有条件的，进行一定的电子排挡，进行电子目录存放。更加便于查阅者进行翻阅查找。

三、结语

在老年大学中，各项管理工作虽然琐碎却十分重要，特别是老年档案管理，在学校工作中占据着十分重要的地位。想要进一步提高老年大学的工作效率和管理成效，需要全校师生共同树立档案管理意识，重视档案管理工作，不断完善各项管理制度，并将现代信息化技术融入档案管理中，借助现代科技更好的实现档案管理，使其呈现更好的发展。总而言之，档案管理作为老年大学不可或缺的重要组成部分，只有不断的改进管理制度，提高管理人员的专业性和积极性，不断加强更新档案管理的方式，才能更好的提高档案的管理水平，更好的服务于老年大学发展。

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第一将人事档案与信用档案相结合，从某种方面上来说，人事档案与信用档案都是相同的类型，人事档案是对人的信息的收集和归纳和整合，这些信息将是组织或者事业单位对于人的评价标准，而信用作为人的最重要的评价标准之一，理所应当的应该讲信用档案划入人事档案的管理中来，使档案的管理更加的完善，为市场提供更为完整详实的社会信息，从而更完善的评价一个人。

第二，我国早已经设立了一个完善的个人信用数据库，可以为人事档案信用化改革提供帮助，早在2006年的时候我国的个人信用数据库就已开始收集、整理、归纳人们的信用记录了，截止到2008年底已经收集社会上各行各业工作人员和形形的人的信用记录，这些信用记录包括了人的贷款和偿还记录、诉讼记录等等，提供给银行、社会企业、政府部门等等为它们的工作人员的招募，贷款的选择等等提供了帮助，也为人事档案信用化改革打下了一个良好的基础。[1]

第三，人事档案管理应当借鉴信用档案的管理方式

信用档案管理方式是值得人事档案管理思考的，信用档案的管理具有以下的几个几个值得深思的性质：一信息来源广泛性，信用档案涉及的方面广，信息来源多种多样，内容详实；二信息开放性：信用档案是开放的，没有藏匿的，随时随地都可以供相关的组织如警察局等观看，信息一定程度上是共享的；三信息的客观性：信用档案里的信息是客观的，没有偏向性的，绝对真实的；四信息的时效性：信用信息不能是一成不变的，保持内容的更新，要随着信息的来源人的信用行为而改变，信用档案内容也是拥有时间性质的，一般来说，信息来源人的负面信用信息只保存一年，而正面信息是永久保存的；五信息是非盈利性的；档案内的信用信息不能用作商业行为，如售卖、租借等等，这些都是侵犯隐私权的行为，而作为信息的来源人，每年可以查阅使用自己的信用信息一次；六：信息的时刻更正性：信息的来源人，可以质疑信息的真实性，或者发现信息有丢失，可以提出异议，如果情况属实，可以获得更改的权利；七：信息的法制性，这些信息都是受到法律的保护的，管理过程中每一个程序都是都有着法律的保障。以上就是，信用档案管理的性质，这些性质都值得人事档案管理借鉴，为人事档案管理提供了参考。[2]

2 人事档案信息信用化管理的具体策略

2.1 将信用档案加入人事档案中，使人事档案更加的完善，符合当前的社会的发展

人事档案收录进信用档案有利于全方位的评价一个人，个人品德方面也将会被纳入人才的评价标准，信用档案本身就拥有时效性，可以使人事档案的资料即时的更新对于人的评价也能与时俱进，信用记录中拥有个人记录与职业记录，信用记录包含个人的贷款和还款记录、社会保障信息、诉讼记录等等，职业记录拥有记录人以前工作?挝欢云渌枷肫返拢?工作能力的记录，这两者都是对于记录人的评价，是其未来工作的信用资本。改革后的档案不在片面化，拥有更全面的信息，他对于人由不良信用产生的负面评价有了详实的记录，维护了人才市场的公正。[3]

2.2 改变人事档案的工作职能，有控制转变为服务与监管

政府建立人事档案管理机制，是为了保障人合法的享受社会权利与工作权利，现如今的档案管理机制却走向了控制的道路，这是与国家档案管理制度的初衷相违背的，因此，转变其工作职能，走向服务与监管的道路是很有必要的，下面列出几项措施；一：减少人事档案的控制功能，增加人事档案服务与监管的功能，加大人事档案信用功能的发挥。二：增强人事档案的普及率，使人事档案不在属于少数人的权利，使人事档案的管理人员不断地增加，为更多的人提供服务。三：人事档案的记录人应当拥有知情权，使人人所有翻阅档案的权利和质疑档案真实性的权利。四：档案里的负面记录，应当在一定的时间里删除，不能永远跟随记录这的一生。五：人事档案不能作为商业目的使用，任何侵犯记录人隐私权的行为都应当受到法律的谴责。六：在法律上予以保护，档案的形成、管理、使用都应当有监察制度的存在，保障其安全、完整、有效。

2.3 推行人事档案管理社会化

档案的管理应当有权限，让被记录人的单位有管理人事档案的权利，人事档案终究是为社会服务的，人事档案的社会化为市场寻找人才的提供了要求标准，下面提出推行人事档案社会化的方法，第一，档案记录人与档案分离，记录人工作的单位有权对记录人进行工作能力、职业道德方面的评价。当记录人离开单位到新单位工作的这段空隙间，档案依旧由原单位保留，直到新的单位工作后，由新的单位接受。第二，最终目的是为了使档案被专业的中立机构管理如人才市场等等管理，这是为了保障人事档案的绝对客观，将档案集中管理，也是为了节约管理的成本，使档案的管理高效。

2.4 网络化档案管理

档案管理的网络化是档案管理的必然发展，当前社会逐渐走向了新媒体的时代，在这个时代，作为自媒体设备之一的电脑，可以为人事档案的管理提供便利，建立完备的人才信息库，将档案集中管理后建立数据库输入电脑，将身份证作为唯一的识别码保护档案的隐私性，这种集中化的管理模式，有利于监控分散在全国各个单位的档案，也能为其提供安全的监管与服务。[4]

2.5 完善相关的法律，推行人事档案管理制度化，社会化

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恩格斯指出：“每一个时代的理论思维，都是一种历史的产物，它在不同的时代具有完全不同的形式，同时具有完全不同的内容。因此，关于思维的科学，也和其他各门科学一样，是一种历史的科学，是关于人的思维的历史发展的科学”钱学森教授在《系统科学、思维科学与人体科学》一书中曾提出：“我想思维科学似乎应该是专门研究人的有意识的思维，即人自己能加以控制的思维。档案工作人员的职业角色已从单纯的档案保管者扩展为同时作为概念、知识的提供者”[1]。档案信息开发人员面对的更多的是诸如电子文件的真实性鉴定，网络信息归档及其档案化管理、数字遗产的保护与开发等新问题、新事物的探究都需要档案信息开发人员对档案信息的客观性的把握，对所面临问题深度和广大的把握都提出了更高的要求，因此，在信息资源管理背景下，档案信息开发人员科学思维的培养就显的尤为重要，档案信息开发人员需要培养自己科学思维模式，去解决档案领域不断出现的新的问题，同时档案信息开发人员需要对自己的思维模式进行一些转变，以更加符合档案信息资源开发对信息开发思维素养的需要。 

一、由寻找问题原因思维方式向如何解决问题思维方式转变 

（一）寻找问题原因思维方式、如何解决问题思维方式的定义 

寻找问题原因思维指当一个问题出现时，追根溯源，探究问题是如何产生。这种思维方式不适合档案的实际工作中对实际问题的解决。在档案信息开发过程中，当遇到与档案相关的问题时，档案信息开发人员更多的以如何解决问题作为自己思维的出发点，而不应该以探究问题出现的原因作为自己思维的出发点。而如何解决问题的思维模式是问题发生时，不是去寻找事情发生的原因，而是更多的去寻找解决问题之道。这种思维方式更适合去解决档案信息开发过程中遇到的问题，是一种更高效的思维模式。 

（二）由寻找问题原因思维向如何解决问题思维转变的必要性 

档案工作人员在实际参与档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等工作中更多的是考虑如何解决问题，而不是问为什么。所以，档案人员应该在学习档案学专业理论知识的同时，注重这方面思维的训练。 

比如根据《机关档案工作条例》和《档案馆工作通则》等有关文件的规定，档案馆在接收现行单位档案时，必须符合以下要求： 

1.一个单位的档案，应作为一个整体，归入一个档案馆。 

2.规定移交的应由有关单位收集齐全，必须经过整理，必须经过鉴定。 

保管期限要划分准确，要具备一式三份的案卷目录（一份经档案馆签收后退还原但单位保存），一份作为档案馆的检索工具，一份由档案馆存档），同时还应附一份有关档案及其形成单位历史情况的说明，与该部分档案有关的资料，应随同档案一起移交。现行单位在档案移交之前，应就档案的移交时间，移交方式等具体事项与有关的档案馆取得共识[2]。档案工作人员在参与接收现行单位档案时，需要判断接受的档案是否符合上述条件，而无需探究原因。这是一种档案工作的思维模式。所以档案工作人员在日常生活中，遇到各种问题时，应有意识的问自己该如何解决，有什么解决问题之策，只有这样才能渐渐的由问为什么的思维模式向问如何解决的工作思维模式转变。并使之成为自己的一种思维惯性。 

二、由主观性思维向客观性思维转变 

（一）主观思维、客观思维定义 

主观性思维指人们在接受信息时，不是客观地接受面前所看到的信息而是加入自己的背景知识且根据现有的知识经过自己的判断，推断后而得出的结论。已经改变了原有信息的原始面貌，而客观性思维指在接受信息时，只接受客观信息本身，而不加入个人的主观判断。 

（二）强调客观性思维培养的必要性 

档案管理实际工作中的收集、整理、鉴定、保管、统计检索、编研、利用等工作中的原则与判断标准都是非常客观的，档案信息开发人员必须从实际出发，客观的实事求是的对其进行判断，切勿加入个人的主观臆断。 

另外，在实际的各项档案工作中，客观地表达档案信息和接受档案信息可以最大量的减少沟通障碍和对信息内容的误判。同时客观性思考问题比主观性思考问题更为合理，更为科学。 

所以说档案管理工作是一项客观性极强的工作，无论是档案管理人员之间，还是档案管理人员与档案利用者之间在交流信息，相互沟通的过程中，都必须客观的接受信息。另外，档案全宗构成的条件、判定档案所属的全宗、档案统计工作的步骤及档案真伪的鉴辨、档案鉴定的程序等都需要做到客观。王向明教授在《档案管理学原理》》一书中，曾多次提到客观性。如（1）在档案著录的要求中提到，档案著录应遵循以下要求：档案著录应客观地反映被著录档案的实际情况，在对著录对象的内容特征和形式特征的分析和选择过程中，应以著录对象为主要信息源，如实反映档案的实际情况，即使对某些需要著录人员自拟的内容，也应坚持从实际出发，切忌掺杂个人的观点或褒贬，更不能无中生有，随意增减。对某些不能确定的内容，应进行细致的考证，对考证确有困难的，也可以存疑；对档案中某些词不达意的部分，甚至错误的部分，一般也应该坚持客观性的原则照录，但应在自拟内容部分或附注内加以说[3]。（2）在档案检索中，主题分析的客观性是按照档案或提问的本来面目分析其主题，标引人员在分析档案或提问的主题时，一定要不偏不倚，切忌掺杂个人意见，主观猜测和褒贬，以避免或减少主题分析误差的产生，保证主题分析的网罗度，专指度和一致度[4]。 

另外陈兆祦、和宝荣、王英玮合著的《档案管理学基础》也多次提到档案工作对客观性的要求。如（1）全宗内档案分类的科学性要求档案类目和档案材料的划分应该具有客观性，对于任何事物的分类，都必须力戒随意性，由于档案不同于其他资料，它是在机关活动中系统地积累而形成的历史产物，所以必须遵循档案自然形成的规律，从全宗成分的实际出发进行分类。全宗内文件之间可能有多方面的联系，应当竭力保护它们在立档单位活动中原有的某些主要方面的历史联系，为此，要按照不同机关、不同档案的情况，科学地选择分类方法，合理地设置类目，准确地归类，使全宗内档案的分类能够较为系统地反映出立档单位活动的面貌[5]。（2）档案的鉴定应遵循客观性规则，会计档案鉴定应当避免主观性的决断。会计档案的鉴定必须按照有关的标准，以及对会计档案本身保存价值的合理预测为依据进行，各个立档单位都应当按照财政部和国家档案局颁布的《会计档案保管期限表》，结合本单位的会计档案的实际情况，绘制本单位的会计档案保管期限表，并用以指导本单位的会计文件、会计记录或会计档案的鉴定工作。任何随意处置会计档案的主观性、武断性的思想和行为都应当避免[6]。 

（三）客观性思维培养途径 

客观性思维的培养需要一个漫长的过程，需要档案工作人员在学习和生活中不断渗透，使之逐渐成为自己的一种思维习惯。 

在学习档案学的理论知识过程中，档案信息开发人员应有意识的要求自己只接受档案信息的字面意思，及字面意思的前提，在阅读档案学教材及文章中，在涉及到档案学现象的描述时，只允许自己客观的接受现象描述的字面意思，不做任何的主观猜测。

在日常生活与人谈话时，需要做到只接受对方说话内容信息的字面意思及字面意思的前提，不加入已有的常识。跟对方讲话时，假装对方什么都不知道，尽量把要表达的内容说的尽量详尽，齐全。 

三、演绎思维与归纳思维模式的训练 

（一）演绎思维与归纳思维定义 

所谓演绎思维指以一个主题为中心，由这个中心主题思维层层向外辐射，思维不断深入，不断细致化，这符合人类大脑的思维模式，可以将人类的思维过程直观的呈现。而归纳思维指从部分到整体，从个别到一般的总结概括。 

（二）演绎思维与归纳思维在档案中的应用 

全宗内文件的分类主要是从整体到部分，从一般到个别，偏重于分析的方法，偏重于演绎法，立卷主要从部分到整体，从个别到一般，偏重于归纳法。因此，分类时要有一个整体设计方案，按着某种异同将全宗内的全部文件，统一分成若干部分或层次，而且一分到底。 

档案管理实际工作中的收集、整理、鉴定、保管、统计检索、编研、利用本身就是一个相互影响相互制约的有机整体，需要从宏观整体去把握，才能使各项工作井然有序的进行。需要用到演绎的思维，而其中涉及到的具体过程是程序化，流程化的操作，需要归纳性的思维，档案人员只有灵活掌握这两种相辅相成的思维模式才能在档案信息的开发中熟练应用。这样才能提高档案信息开发的效率。 

（三）演绎思维与归纳思维的训练工具——思维导图 

1.思维导图简介。思维导图，又叫心智图，是表达发射性思维的有效的图形思维工具，它简单却又极其有效，是一种革命性的思维工具。思维导图运用图文并重的技巧，把各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来，把主题关键词与图像、颜色等建立记忆链接，思维导图充分运用左右脑的机能，利用记忆、阅读、思维的规律，协助人们在科学与艺术、逻辑与想象之间平衡发展，从而开启人类大脑的无限潜能。思维导图因此具有人类思维的强大功能。 

2.思维导图在档案信息开发中的应用。（1）如何制作档案信息的思维导图。档案信息开发中，最大档案信息的主题（档案信息的名称或书名）以图形的形式体现出来。把主题体现在整张纸的中心，并且以图形的形式体现出来中央图要以三种以上的颜色。一个主题一个大分。支每条分支要用不同的颜色题以大分支的形式体现出来，有多少个主要的主题，就会有多少条大的分支。每条分支用不同颜色可以对不同档案主题的相关信息一目了然。（2）档案信息思维导图要求：1）运用代码小插图不但可以更强化档案信息每一个关键词的记忆，同时也突出关键词要表达的意思，而且还可以节省大量的记录空间。当然除了这些小的插图，我们还有很多代码可以用。比如厘米可以用cm来代表。所以可以用代码的尽量用代码。2）箭头的连接在分析一些信息的时候，各主题之间会有信息相关联的地方，这时，可以把有关联的部分用箭头把他们连起来，这样就可以很直观地了解到信息之间的联系了。如果在分析信息的时候，有很多信息是相关有联系的，但是如果都用箭头相联接起来会显得比较杂乱了。解决这个问题的方法就是，可以运用代码，用同样的代码在他们的旁边注明，当你看到同样的代码的时候，就可以知道这些知识之间是有联系的。3）只写关键词，并且要写在线条的上方。思维导图的记录用的全都是关键词，这些关键词代表着信息的重点内容。一定要写在线条的上面。这样更有利于阅读。4）思维导图有很多线段，它每一条线条的长度都是与词语的长度是一样的。思维导图的体现的层次感很分明，最靠近中间的线会越粗，越往外延伸的线会越细，字体也是越靠近中心图的最大，越往后面的就越小。思维导图的线段之间是互相连接起来的，线条上的关键词之间也是互相隶属、互相说明的关系，而且线的走向一定要比较平行，换言之线条上的关键词一定要让你自己能直观地看到，而不是要把纸的角度转了120度角才能看清楚自己在写什么。5）做思维导图时，它的分支是可以灵活摆放的，除了能理清思路外，还要考虑到合理地利用空间，你可以在画图时思考，哪条分支的内容会多一些，哪条分支的内容少一些，你可以把最多内容的分支与内容较少的分支安排在纸的同一侧，这样就可以更合理地安排内容的摆放了。整幅画看起来也会很平衡，你画思维导图前，要记得思考如何布局会更好。6）学会思维导图之后，我还鼓励你能够成立自己的风格，每一幅思维导图虽然都有一套规则，但都能形成个人的风格。关键词是最重要的一部分，因为思维导图只记录关键词，档案信息开发人员在开发档案信息过程中，如果关键词选择不正确，思维导图所要表达的信息就不准确了，要想学会全面总体的分析信息，需要学会观察出信息当中哪部分是它们的关键部分，并搜索到它们的关键点，也就是关键词。 

3.思维导图在档案信息开发人员科学思维培养中的作用：（1）成倍提高档案信息开发人员学习的速度和效率，更快地学习档案馆藏中的新知识与复习整合已有的档案旧知识。（2）激发档案信息开发人员的联想与创意，将各种零散的有关档案信息资源的智慧、资源等融会贯通成为一个系统。（3）让档案信息开发人员形成系统的学习和思维的习惯，并使档案人员将能够达到众多档案信息开发人员想达到的目标，包括：快速的记录档案馆馆藏中档案资料笔记。（4）做思维导图的时候，档案管理人员会处在不断有新发现和新关系的边缘，鼓励思想不间断和无穷尽地流动；有助于档案信息直接的融合与交叉，建立新的联系，对信息有所创新。（5）档案信息开发人员的大脑不断地利用其皮层技巧，起来越清醒，越来越愿意接受新事物[7]。 

俗话说，十年树木，百年树人，冰冻三尺非一日之寒，档案信息开发人员科学思维的培养，需要一个漫长而艰辛的过程，需要档案信息开发人员对自己的严格训练，也需要思维科学领域新鲜研究成果的注入，这样才能使档案信息达到最大化的利用，促使档案事业蓬勃发展。 

参考文献： 

[1]冯惠玲.关于"十一五"档案学科发展的调查和"十二五"发展规划的若干设想[g].档案学研究,2010,5:5-6 

[2]王向明.档案管理学原理[m].上海:上海大学出版社,2009,9(1):87 

[3]王向明.档案管理学原理[m].上海:上海大学出版社,2009,9(1):231 

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（一）档案计算机管理的发展是计算机等新技术的社会化发展的一部分。计算机应用的普及给档案管理的基础工作和管理方法带来巨大影响。我们已经体会到，计算机在档案管理中的应用，不仅带来了高效率和高质量，而且也改变了档案工作的传统方式。

（二）电子计算机和网络技术的广泛应用，产生了大量的电子文件，这标志着人类记录信息、传达信息、留存信息的方式发生了革命，它直接影响着档案工作的运作方式，基本理论乃至思维观念。

（三）随着现代科学技术的不断提高，社会各界对各种信息的需求量越来越大，质量要求越来越高，用户对信息的需求是准确、及时、简捷、实用。用户希望提供的是经过加工后的综合信息，甚至于包含知识增值的产品。档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，从而满足社会各界的需求。

（四）实现手工检索向计算机检索的全面过渡。首先是完成三大目录体系的过渡：革命历史档案、旧政权档案、民国档案；把过去的案卷目录、全引目录、专题目录等等众多的目录，统一到用计算机编目的方法上来；建立科学的机读档案目录检索体系。

二、档案管理内容信息化。

（一）档案信息的数字化，它是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。

（二）档案网站建设，它是指档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。

（三）数字档案馆建设，它是指利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆的主要特点：存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；功能定位上的特点，以存取为中心。

三、档案管理环节的信息化。

（一）档案信息化基本环节。

1.采集整理。信息的采集整理是档案信息化的基础。信息技术对档案的管理离不开档案资料的收集与整理。

2.归纳分类。Σ杉来的信息资料进行归纳分类是档案信息化的关键。只有做好这项工作，才能将收集到的资料分门别类录入到计算机管理系统中。

3.查询应用。方便快捷的查询提取让档案信息物尽其用是档案管理实现信息化的最终目的。

（二）多媒体技术。多媒体技术就是利用计算机综合处理图、文、声、像信息的技术，提供了人性化、交互式服务，利于对档案信息资源的开发利用。可以实现全文检索，提高了查询准确率；利于对音像档案信息的检索；利于对档案信息的编研和出版发行；提高了档案利用率。

（三）信息存贮技术。现代信息存储技术包括磁储存技术、缩微技术与光盘技术，不仅使信息存储高密度化，而且使信息存储与快速检索结合起来，已成为档案信息化管理的基础。磁存储具有频带宽广（可存储从直流到2兆赫以上的信号）信息能长久保持在磁带中等优点。磁存储技术为建立档案管理系统或中小文献信息机构建立较大的数据库提供了物质基础，为建立分布式微机信息网络创造了条件。

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一般医院在处理行政管理事务的活动的时候，会将普通式的文书转为文书档案，这样文书档案的保存使用就变成了医院管理内容上关键的组成方面，起到极其有效的作用针对医院后续的发展前景。医院文书的档案管理方面一般包括档案的归纳分类、设卷立名、使用管理以及最后销毁等全套的管理措施，因此我们在文书档案的管理过程中要具备很强的规范效力，针对一些不对外公开的档案要有保密意识，以及针对不同档案使用者的服务意识。所以我们要想通过档案文书为医院后续发展决策保证关键的信息来源，就必须要不断改善在文书档案管理上面的能力，始终致力于为医院的健康有序进步。

1 医院文书档案工作的现状

通过资料的查阅我们知道，医院文书档案的典型特征在四个方面。首先是文书的规范性，医院公书档案的规范性标准即对公文的归纳整理使用，即整个公文档案的关键点，同时是提高公文档案管理的最低保证。因此，要确认这样的规范性是提高档案管理安全性的要点。这个过程一般是利用文件、检查、笔迹、语言等经过严格筛查。以此确保规范。其次，是标准性。我们对文件的记录和管理也必须有一定的标准，并遵循一定的标准的严格实施。整个环节都要相互连接，有严格的标准。第三，文件的保密工作。文书的形式主要划成两种，依次为纸质文件和电子文件。这种纸质类型的文件是需要保密的。第四，文书的服务性能。文档文件的服务性能关键是体现在能够显示出医院在一些文献中所要的数据，显示在使用、编译和统计工作这样的层面中，而且使用的效率非常高。

目前中国的文书档案管理上有着的一些现状问题主要有：一，从上到下都不关注档案的文书管理，首先即上层部门领导的不过问，因此下层的档案归档员工对于这个档案管理工作的绩效较低，不愿投入时间精力，对档案管理工作的懈怠，从而使得文书档案管理的现状十分混乱。二，国家在法律层面匮缺完善的科学管理规章条例。而且针对医院档案牵扯范围广泛的特性，一旦缺失健全的科学的档案条例规定和准则，将会使我们的文书档案归档制度变得盲目和混乱。三，缺乏专业档案管理人员。上级领导没有在档案管理工作上引起关注，医院的人事部门一般不会招聘专业的档案管理人才，所以这些现在的医院文书档案管理人员都是其他工作部门调过来，很难胜任医院档案工作的实际需求，导致了档案管理工作的品质骤降。四，硬件设施面临淘汰。大部分的医院在档案馆使用到的硬件设施不够规范，多数的档案工作依然是困在传统的手工操作中，没有使用先进的信息管理设备，造成档案材料归档跟不上工作需要，极易流失。五，信息化程度低。我国医院档案管理工作没有一套完整的系统信息化，一个系统的规划，造成数据收集不全、资料不详尽、升级落后等，最后造成了档案信息的无序化。

2 医院文书档案管理工作的要点及方法

2.1 材料的归纳整合工作

我们在进行文书档案管理的任务时，首先是要进行材料的收集和整理，因为处理人事档案的员工参与了整个档案产生和过程，熟悉了档案的形成标准，在此再融合办公室综合智能化，更为便捷的收集档案资料，这样便确证档案材料的全面性。在进行处理上级文件时，档案人员必须先做好登记的系列任务，包含：收到登记、检查和核查，审批、承办、督办和备注。接着关于文件的内容和需求有一定程度的关注和了解。在进行传阅文件情况时，提醒上级领导抓紧阅办，而且对于上层领导批示下来的文件及时分发，在上情下达的实现上做一个好典范，并且要督促文件的执行部办公室及时达成文件内容要求。

2.2 对于档案立卷归档分清主次

分清主次先需要将整个档案的有效性和针对性搞清楚。当前阶段完成的文件任务才能够放入档案，那些没有结束的不能放入，一旦混入会造成档案管理混乱。我们要尤其关注那种在文件形式上、文件的内容方面以及文件的使用对象上都非常相似的文件档案，注重划分他们的储存位置和方式，在一定程度上注意更新他们重复率和冗余度，提高工作的效率。接下来，档案工作人员要确保相关档案的相关性和全面度。于档案整理中要把握关键，分清主次，严防入口档案的规范准则，不够要求的文件不能够并入。同一类问题的文件档案要善于归纳，这样能够提升文件的使用价值，并形成文件后的归档是完整和清晰的。

2.3 提升文书档案管理人员专业水准，促进档案的开发使用

促进整个档案系统的开发使用十分重要，医院文书档案是服务于上级部门的决策和服务部门，主要针对医院的服务事业的发展而使用。文书档案的服务能力显示于整个医院的各种不同工作层面上的开发和利用。信息资源的主动开发始终是文献管理的最终目标。比如医院在快速进步和规范化治理方面累计了很多的文献资料，包含：等级医院评审、资质认定、资质认定等级、专业建设和基础建设的评价，这些文件不但有着鲜明的行业特色，具有很大的使用潜力，更是作为一个医疗单位综合素质标准的表达出来。

目前，随着医院医疗服务水平的持续发展，医院中的基础设施也在持续进步，使得档案的使用率持续的被拉升，在目前的医院档案建设方面，针对一些证书的文献和档案信息的开发利用是非常关键的一个内容。因此医院档案类文件的开发和利用进程里，相关档案人员需要主动依据医院工作的开展而不断进步，为医院保证相关的文件档案可以达到医院开展医疗工作时对档案中内容的需求。同时档案部门还必须完善项目的程序过程，保证对档案的跟踪整理，保证重要档案的全面安全程度。

2.4 健全文书档案管理制度，使文书档案信息化管理

文书档案的信息化主要是说使用计算机、internet和通信技术等各种方式方法，使不同的载体，不同地区的正在被使用的珍贵的档案信息通过数字的形式来进行保存，这样能够在互联网上达到信息共享的程度，提升整个档案的现代化、使用和服务准则度。总的来说这样的档案信息管理的特征有下：1档案信息能够完整的在网络上共享2医疗服务管理的办公效率大大拉升3档案资料的保存文件的时效性更强4档案资料文件在传输的过程中更加高速，并且安全性有效的得到保证。

3 结论

医院档案工作是提供服务、技术和业务于一身的工种，所以在档案管理工作里，必须对文档管理规则进行深入的改进，并对文件管理的标准规范严格要求，以确保档案文件具有更好的完整性，进一步地保证档案资料的开发和使用，让它的潜力更加明显的表达。中国的科学技术在持续进步，落后的管理方法已经不能达到新的社会标准和相关领域的需要，需要不断完善我国档案文书管理的现代化程度。传统管理是以手工工作作为主要的方式，标准规范化和错误率上不能得到保证，信息化电子技术的发展能够提高文书管理方案的标准化水平，让错误率减小。要做到这一点档案文书的信息化势在必行，所以文书档案的工作人员更需要专业的素养，掌握主次更好的做好医院文书工作。

参考文献

[1]孙琦.医院文书档案管理存在问题及对策 [J]. 科技创新导报 ，2013（5）： 67-70.

[2]王家寿.浅谈医院文书档案管理的特点及几点体会 [J]. 东京文学 ，2011（8）： 115-118.

[3]高菲.医院文书档案管理纳入绩效考评的具体实践与探讨 [J]. 北京档案 ， 2013（4）： 89-92.

[4]王丽云.浅谈中医院文书档案的收集和利用[J].档案学研究，2014（1）：62-64.

[5]张媛.浅析如何做好医院文书档案管理工作[J].经济研究导报，2012（19）：207-208.

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[8]刘彤芳.对医院档案管理信息化建设的思考 [J].科技创新导报，2011，4（10）：43.

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受到日益激烈的市场竞争的影响，我国大多数企业朝着规模化、多元化方向发展。档案管理工作存在着信息种类多、信息量庞杂、较强的分散性以及周期长等特点。面对上述管理形势，需要对当前企业档案管理工作中存在的不足进行剖析，进而摸索出有效地改进措施，帮助企业在档案管理工作更好地服务于企业，促进企业的发展。

1 档案管理工作中存在的主要问题

对于大多数的档案管理工作来说，主要存在着以下问题：（1）档案收集方式单一，难以保证全面性。在当前的企业档案收集环节，大多还是依靠简单的各部门整理汇总相关资料，然后提交给档案管理部门这一操作方式。其中缺乏现代化技术的应用，还是单纯依靠人工操作和约束，难以保证档案收集资料的全面性；（2）档案归纳与整理主要依靠人工，效率较低。随着企业规模的不断扩大，档案管理的工作量也随着加大。很明显，当前主要依靠人工的档案归档与整理工作远远不能够满足需求，其不仅无法提高工作效率，同时还加大了企业在相关人力方面的成本投入；（3）档案保管粗略，缺乏精细化管理。在档案的保管过程中，管理较为粗略，仅为简单的清洁、除菌操作，没有将现代化的精细化管理融入其中；（4）档案管理人员综合素质较低，难以满足现代化需求。纵观当前大部分的档案管理工作，其涉及人员大多在专业技能上有所缺失，综合化程度也较低。

2 完善档案管理工作的策略

（一）重视档案收集工作，确保实现全面化

在档案管理中，收集工作是最为基础性的环节。在档案收集工作中，首先要对归档范围进行明确。机械制造企业要根据自身的生产经营特点确定文件资料的归档范围，档案管理人员要严格按照规定开展收集工作。其次，在收集工作要保证档案的完整性、全面性和准确性。在这方面要充分借助当前先进的电子信息技术，通过自动化、标准化以及网络化的办公渠道来确保收集工作的精细化程度。通过上述现代化的技术手段，能够构建完善的信息集成网络，借助于局域网的力量能够实现企业档案收集工作的高效化以及整体性发展。另外，在档案收集工作中，应当尽量改变以往的纸质文件资料保存的状况，取而代之一电子资料的形式。这种文件存储方式不仅能够节省空间，还便于收集，还便于档案管理中后期的整理、归类、修改和查询工作，同时还能够延长保存期。可见，通过电子文件形式进行档案收集是必然的趋势。

（二）完善档案归类及整理工作

在档案归类中要确保档案分类科学、合理、有序。为了进一步完善档案归类管理，企业档案管理部门要在“精”字多下功夫，追求细节化，将档案归类工作中涉及的工作内容以及工作目标进行严密监督，对其细化、具体化分析，确保落实，此外，还要明晰职责，落实责任制度，将精细化管理推行到各个环节和各个角落。具体有以下工作：首先，设置专门的档案归类工作小组，对小组成员进行明确的分工。其次，遇到问题要及时召开专题会议进行讨论，及时解决归类中遇到的突发以及难以应付的任务。再者，制定详细的档案归纳工作标准与工作要求。为了提供档案归类工作的精细化程度，档案管理部门需要明确各项标准、内容、流程以及方法等。

档案整理工作是整个档案工作中的重点，其同时是工作量最大、最庞杂的一个环节。当整理档案资料时，要确保熟练掌握整理中各个环节的质量标准，包括组卷、装订、编目以及信息化等各个步骤，要以“件”为单位对资料文件进行装订、归类、排列、编号、编目、入库以及计算机录入等。另外在文件整理过程中要遵循以下原则：参照文件的主题及特点，要尽量维护各个文件间的系统性，对各个的价值加以区分，为后期的保管与应用提供方便。另外，还需要从各个方面做到所整体的档案资料完备无缺，一旦发现破损，要及时给与及修复，要及时复制那些字迹模糊文件。在电子档案整理工作中，要做好备份工作。此外，针对机械制造业当前繁杂的管理内容，要积极开发出适合自身的档案整理软件系统，借助于计算机的精密技术来实现管理的完善化。

（三）实现档案保管工作的精细化管理

在档案的存储以及应用过程中，会出现一定程度的损毁。另外，在电子档案存储中还要应对各种网络技术的影响。所以，档案保管工作就显得尤为重要。为了更好的实现档案的精细化管理，需要对保管工作加以完善。具体来说，可以从以下方面促进精细化管理的实现：首先，要建立健全档案库房管理体制。其中主要为安全制度、清洁卫生制度以及检查维护制度等，在制度制定的基础上要强化执行力。其次，要建立完善的预防和预警体系。对于纸质档案来说，要从档案保管场所的设计、硬件实施的配备、档案纸张与字迹要求等多个方面加以约束，从而实现有效预防各类损害档案资料现象的发生。对于电子档案来说，需要建立网络预警体系，从网络安全布防上着手，杜绝各类危急事件的出现。再者，要保证档案保管场所的环境卫生状况，只有为档案资料提供一个通风、干燥、整洁的保管场所，才能够避免各种发霉、虫害等损伤文件资料状况的发生。

（四）全面提升档案管理工作人员综合素质

在档案管理中，工作人员是一切工作的基础。企业应当充分给与档案管理工作充分的重视，投入相当的精力、财力来对现有的工作人员进行思想意识的提升和专业技能的培训。如拓展训练、技能培训等方式。另外，还要完善现有档案管理部门的组织架构，要实行责任制度，将现代化的管理理念引入到人员管理中。在激发工作人员积极性方面，需要引入先进的人力资源管理办法，如绩效考核制度、奖惩制度、培训制度等。这不仅能够提高工作人员对自身工作的重视度、积极性，同时还能够良好的工作状态的形成，有利于提升工作人员的综合素质。

3 结论

综上所述，档案管理工作在主要环节，如收集、归纳与整理、保管以及人员管理上存在一定的不足。本文从这几方面出发，提出了具有针对性的完善措施，以期能够全面提升档案管理的综合水平，从而更好地促进档案在企业发展中的实现应有的价值，更好地为企业的战略性发展提供信息基础。

参考文献

[1]刘芙蓉. 档案管理现代化过程中存在的问题和改进措施[J]. 科技创新导报，2015，13：206+208.

[2]吴凌艳. 浅谈新时期如何做好档案管理工作[J]. 科技创新导报，2015，24：212-213.

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二、加强林业资源档案管理的必要性

档案尤其是退耕还林的档案的管理作用的发挥对于全面发展国家经济建设提供强大的动力。为何要加强林业资源档案管理呢？笔者认为有以下原因：

1.当人们在退耕的土地上出现纠纷，过去的档案能够提供必要、可靠的科学资料和依据。

2.退耕还林本身存在的巨大工作量，加强林业资源档案的管理等够在今后更好地维护农户们的基本经济权益。

3.将系统的林业资源档案进行加工整理，创造新的社会经济效益。档案内所保存的信息是社会信息的组成部分，它完整、真实地记录了人们生活在不断进步的状况。而林业资源档案亦是如此，它记录了人们在进行林业经济活动的一切状况，对我国的林业建设起着巨大的作用。

三、如何进一步加强林业资源档案管理

在现今的激烈的发展环境下，任何科学决策的分析和制定都离不开历史所留下的资料。因为每一项经济发展决策，都是在历史经验的基础上进行新的探讨。因此，加强退耕还林资源档案的管理工作时不可待。

（一）对原始档案归纳和整理这是进行档案资源管理的基础。进入信息化时代，必须利用高效率、具有超强逻辑推理和判断的计算机、打印机、扫描器等现代管理软件对原始档案进行更好地收集、归纳、整理和保存。退耕还林的档案最重要的就是图片和文字信息，保证能够使其以文件的形式进行保存。对各项林业资源档案进行分门别类的整理，保证库房的干净，以保证档案的完整性得到保存。

（二）建立完善相应的管理体系，以规范退耕还林档案管理体制根据本地实况建立相应管理体系，完善奖惩制度，对退耕还林档案管理的每一环节都做出严格的管理规章。例如对每个乡镇都成立一个退耕还林档案登记簿，每个乡镇完成登记后统一交收市政府保管。