档案归纳方法范文

导语：想要提升您的写作水平，创作出令人难忘的文章？我们精心为您整理的5篇档案归纳方法范例，将为您的写作提供有力的支持和灵感！

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随着我国广播电视事业的不断发展，广播电视建设项目增加，为了配合工程建设顺利进行，及时有效的对于档案信息.浩大的工程资料进行收集，立卷，归档，保管，利用。根据多年来的工作经验，总结管理方法，以整体质量和效率为核心目标，不断探索广播电视工程档案收集归纳新思想和新方法，逐步形成一套先进科学的管理制度和管理方法。下面就来详细的来探究一下如何有效去实现电视工程档案管理工作。

1 工程档案的前期管理

1.1 档案制度是档案前期管理的基本保障

广播电视工程档案工作是基础性工作，确保工作的顺利开展，做到有章可查，有制度可寻，档案制度是必不可少的规范制度。各部门应该要有效的对信息和资料进行分类，统计，按照不同的生产活动类型来划分，同时需要把技术档案工作纳入到本单位的档案制度中，能够充分的发挥其应有的作用。达到了收集齐全，整理系统，并按制度及时归纳，方便工作人员工作顺利开展。值得注意的是为了确保归纳文件的安全性和管理程序严谨，保密工作要引起重视。

1.2 归纳文件材料的前期管理

工程档案是一项工程建设过程中反映各项活动指标的最重要的参考依据，它包括了项目工程的建设，处理，设备维护等各项活动所形成的研究结果和文件档案，一般多为原始文件，所以具备法律效应。每一个项目在完成和告一段落之后，都要认真负责的按照归纳范围和要求，将形成的文件和资料系统的管理和整理，最终由上级领导来归档。且移交文件或者资料过程中，接触人员必须要按规定办理交接手续，签字归档必查。凡不符合要求的文件，最高管理者有权拒绝接收。

2 工程档案的收集归纳

2.1 分类组卷

分类组卷的原则：档案分类组卷工作是一个专业性很强的工作，也是能够显示出工作人员的个人水平。有的档案管理人员实际上是没有参与到项目建设的各个环节，所以一定程度上出现了管理档案的问题和不通畅，这些都是对工程档案管理工作不全面性锁导致。我们需要从以下几个步骤来对档案管理中的分类组卷有较好的认知。

第一，立项和选项。从最简单的项目提出，批准，同时可行性报告到对当地环境，地理情况，气候方面调查研究。范围广至电力，城市规划等都可以组成一卷或者是多卷。第二，编制文件，是指工程建设初期形成的文件和图纸，以及各部门根据初步设计文件设计的施工图。第三，整理和归纳，这个阶段是最难控制的，因为全面工作量巨大，设计的资料和信息非常多，主要包括了项目开工之前的资料和原始文件：补偿协议书，电力供应协议，相关合同以及许可证。每一个文件都要仔细的去核对，仔细的去审查。然后可以组成一卷或者是多卷。第四，竣工验收阶段。整个的项目完成结束之后，最重要的凭证材料和相关的建设真实材料都是验收的必要选择。尤其是竣工图和竣工阶段的各种资料需要报送相关单位。第五，调试和试播。是指在设备安装，调试，试播等过程中形成的数据资料。第六，财务器材管理资料。主要包括了工程概算，预算，结算等数据报表。第七，主题部分，集中在日志，月报，监理通知单等各个资料。第八，涉外文件，一般是指相关的设备采购，合同，考察记录等。除了以上几大主要，还包括其他，可参阅相关书籍。

档案管理人员收集资料的时候，应该首先端正良好的作风态度，然后对各阶段锁形成的资料，文件内容来确定收集整理对象。有条件的情况下可以进行信息化处理。

2.2 组卷的质量要求

（1）组卷前要详细的检查基础文件，施工技术文件和图纸是否已经按照规定收集齐全，完整。做到不丢项，不漏项。（2）文字材料的抄写件书写要工整，清楚，禁止使用铅笔或者是圆珠笔来涂改，修改和批复。复印件要做到字迹清楚，牢固，能够长期得到良好保存。（3）建设的竣工图应该是新图，图面清洁，字迹工整。如果需要修稿，首先要保障图纸的清洁，反差明显，材料字迹清楚。（4）凡是归档的照片和图像资料，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确度高。

2.3 案卷排列和编目

案卷文件材料的排列时间必须要按照时间顺序排列，如果文字材料和图纸材料混在一起的时间，必须文字材料在前面，图纸在后面。编写页号以独立卷为单位，均已有书写内容为基准。每个保管单位必须要按照阿拉伯数字来进行统一编排。页号编写位置和单面书写的文字材料页号编在右下角。卷内的目录编写和卷盒内的文件一一对应。案卷的排列顺序按照工程阶段依次排列。案卷的封面，卷内目录，卷内背靠表，不编写页号。

2.4 工程档案检索目录的填写。

工程档案检索目录要利用信息软件来工作，分别建立相关的单元，统一对信息进行输入和保存，减少了不必要的时间和工作量。最终使得工程档案达到了目录管理。案卷目录的填写方式。工程档案形成是需要不同阶段，档案的立卷要以阶段顺序来组卷，为了方便管理和检索，相关的内容要书写的详细明了。制作规范化模版。模版文件是要对于信息具有专业性的格式，通常是文书格式，经过工作人员的技术性操作，最终形成了文书。读取的时候是非常的方便，简单。工程照片档案的管理。它主要管理是采用先进的计算机存贮方式来对相关的文件和资料来做好工作，优势是在于保质期长久，并且安全性很高。技术人员可以及时做好备份和刻录。声音档案的管理。声像档案管理需要在档案数据库里面建立起单元，对信息的输入要尽量详细。保存的时间段里面要经常性的去核对，检查，维护，才会让声像资料的质量长期的完好。让相关的工作开展的时候顺利，进程加快和效率提升。

3 结束语

工程档案管理是一项专业技术很强的工作，主要是保障广播电视台资源的保存和后期维护使用。每个阶段所形成的文件和资源都是具有效益，所以做好管理和归纳的工作重视程度要不断加强。需要档案管理人员在进行枯燥的工作过程中有细心，有耐心，有职业道德。根据文件的内容属性进行科学系统的分类和检索。为以后的验收和档案的再次利用提供方便快捷的服务。特别是针对办公人员，有效的提高了办公效率和水准。档案管理工作如今越来越信息化，专业化，逐渐的摆脱了传统工作模式的诟病，形成了一套管理有序的程序和方法，是社会发展前进的标志和象征。

参考文献

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关键词 医院 档案管理 信息化 必要性

医院档案管理牵扯到广大人民群众从医治病的医疗档案、病理切片、x线底片、各式各样的检查资料等等，不止在医疗、教研等活动中的有显著的作用，而且与人民群众的自身健康和医学的发展有着密切的联系，成为材料档案事业进展的新方向和新课题。电子文档的大量产出和运用，使得档案的信息化迅速向数字化发展，传统的档案管理方法和手段已不能满足信息化的发展流向。所以，加强医院档案信息化在医院的管理中有着至关重要的意义。

一、档案信息化完善了档案管理模式

在诸多传统的档案归档方法中，档案资源大多数都是以纸质的形式存在的。随着时间的交替，档案里的资料越来越多，数量越来越大，占用的空间也越来越广。根据有关部门规定，出院病人的在住院时的病历，院方必须保存30年以上。所以，随着时间的不断推移和每年的入院病人数目的不断激增，医院需要多大的空间来保存这些病例，而科学合理的保管好这么多的而且在不断递增的病案资料将会给医院造成多大的困难。所以，实行电子病历将成为一种必然的趋势。各类医院文字档案在经过信息化的处理以后，可以更大限度地增强档案的运用效率，使档案的信息更加形象、生动。便于档案的搜索以及利用，并节约了大量的储蓄资料的空间，节省了人力、物力以及财力，同时也保证档案的备份安全。

二、档案信息化使文件的归纳方式得到完善

在医院工作过程中，档案管理部门要对各类文件进行及时的著名录入。在纸类文件时代，采用手工操控的方法，档案工作人员要花费很多的时间及精力一直归纳档案和收入目录，工作量是非常大的。如果遇到信息的改变，改动一个地方就要发生一连串的反应，相关的部分都要需要改动，会耗费大量的时间及精力。将档案经过信息化的处理之后，可以使档案工作人员从繁杂的手工操作中解救出来，应用计算机软件进行工作，很大程度的改善了工作的条件，信息在改动时只需输入相应的命令，就可以自动促成系统的改正，更大层面上提高了工作的效率。在医院的各类档案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前对全年的文件以及相关的材料进行分门别类的整理和录入，因而造成年底工作十分繁忙。档案信息化处理之后，可以运用档案及软件提供的信息格式，进行录入工作，通过软件进行档案信息的转化，并对进行管理。档案人员还可运用系统的检索以及排序的功能，随时阅读文件的归属情况，发现没能及时归档的或者不符合条件的材料可以随时发出信息，检查和更改，很大程度的改善了档案的归档方法，使档案管理工作更加规范化。

三、档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享

档案资源整合的重点在于体现档案信息的系统化、有效化以及共享性，最终要达到的目的是进一步的扩大档案资源的使用范畴。往常在医院的不同部门，不同的科室，需要随时随地查阅有关的档案文档，所以存在一些的不便捷的因素。将档案信息化处理后，利用医院设备联网，就解决了这些问题。电子文档比档案纸质原件更易于导视，可扩大对原始档案的运用程度和范围；而且更有利于医院的各个部门、各个科室按照自身需求浏览并随机存取，提高了档案原件的使用比率，更有利于档案部门能最大程度的发挥出互联网的无限潜能。

四、档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便

过去手工操作查询档案资料，往往是费时费力，有时还不能达到预想的目的。将档案信息化处理后，采用了电子录入和电子文档归类，提供便捷的电子查阅系统，使用的时候只需要输入一个关键词，相关的资料文献就可逐个呈现在屏幕上。这种智能化检索方式，速度有快、效率有高、范围也广，同时还可采用电子加密功能对档案进行保密处理。

五、档案信息化有利于更好的保存档案原件

医院的各种档案在经过信息化手段的处理后，可以更加有效地保护档案原件，可以防止档案原件被过量地直接翻阅，或过多使用而造成原件被损坏严重，以做到保护档案原件的目的；可以更有效地避免珍贵资料丢失。例如，医院在建设以及发展过程中，不同时间段的一些珍贵的历史文献资料，包括历史文字照片图片资料等。将重要的、贵重的资料进行信息化管理，运用计算机对原件经过电子设备的扫描之后以电子文档的形式进行归纳、查阅和利用，就可以有效地保护珍贵的档案的原件。再如，有一部分疑难杂症的医学档案是弥足珍贵的，有着重要的医学、教学和研究价值。将其进行信息化管理后，就可以将原件在病例文案室进行妥帖的长期保存，而将其电子文件形式的档案多次反复地应用于各项工作之中。

参考文献：

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（一）传统思维方式即寻找问题原因的思维方式。寻找问题原因的思维指的是当你在日常生活过程中发现一个问题是，追根溯源，找到问题出现的原因，问题是如何产生的。这种思维方式并不适合于当档案管理工作在实际工作过程中出现问题，并对这些问题加以解决。而在档案信息的开发过程中，一旦遇到与档案有着密切关系的问题时，需要将解决问题作为自己思考的一个关键的出发点，而不是追本溯源追寻问题出现的原因。而如何解决这些问题的思维模式则是需要在问题出现时，需要去寻找解决问题的方法，而不是一味地寻找问题出现的原因。所以，笔者认为这种思维更适合在档案信息开发的实际过程中遇到的各种实际的问题，这是一种更为高效的解决问题的思维。

（二）思维方式转变的重要性。档案工作人员在实际的档案管理工作过程中，如何解决问题是他们需要首先需要做的，而不是一味的询问为什么。所以，当档案工作人员在档案专业基础知识的学习中时，还应该注重传统思维方式的转变。

二、主观性思维朝向客观思维的转变

（一）主观性思维的简要概述。主观性思维指的是人们在接受一些必要的信息是，在接受知识时将自身的知识背景以及情感融入其中，经过自己的分析和判断继而通过推断而得出的结论。它已经将信息的原始情况进行了彻底的改变，赋予原始信息一种颠覆性的倾覆。

（二）客观性思维的简要概述。客观性思维不同于主观性思维，它是指工作人员在接触信息时，保持信息的原始面貌，不会被工作人员的主观判断所干扰，并且这些信息能够得到再次的使用和利用，因为这是一种原始性的思维。

（三）培养客观性思维的重要性。在档案管理的实际工作过程中，人们强调的是对档案信息的收集、整理、保管等各种活动中保证自身情感的隔绝以及判断标准的客观性，档案信息工作人员必须要从档案信息的实际出发，切勿将自己的任何主观情绪融入其中，保证信息的原汁原味，保证信息能够二次甚至多次的重新利用，客观的、实事求是的对信息进行运用和判断。

（四）培养客观性思维的主要途径。客观思维的培养不同于主观性思维是天生的，它需要一个漫长的过程，需要档案信息工作人员在日常的工作和生活过程中不断的对可观性思维进行锻炼，从而将其培养成为自己一种惯有的思维。档案信息工作人员在学习学习档案信息知识的过程中，就应该有意识地培养自己客观性思维，要求自己单纯的接收档案信息中字面上的内容和真实含义，而切勿深入挖掘。在掌握字面意思的前提下，在阅读档案学教材及文章中，在涉及到档案学现象的描述时，只允许自己客观的接受现象描述的字面意思，不做任何的主观猜测。在日常生活与人谈话时，需要做到只接受对方说话内容信息的字面意思及字面意思的前提，不加入已有的常识。跟对方讲话时，假装对方什么都不知道，尽量把要表达的内容说的尽量详实，齐全。

三、演绎思维与归纳思维模式的训练

（一）演绎思维与归纳思维定义。所谓演绎思维指以一个主题为中心，由这个中心主题思维层层向外辐射，思维不断深入，不断细致化，这符合人类大脑的思维模式，可以将人类的思维过程直观的呈现。而归纳思维指从部分到整体，从个别到一般的总结概括。

（二）演绎思维。与归纳思维在档案中的应用全宗内文件的分类主要是从整体到部分，从一般到个别，偏重于分析的方法，偏重于演绎法，立卷主要从部分到整体，从个别到一般，偏重于归纳法。因此，分类时要有一个整体设计方案。

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针对以上这些问题，结合有效教学的理念，笔者对如何提高物理复习课的教学效率做如下思考：

在当前的课堂复习教学中，教师采用的复习方法一般是演绎法。所谓演绎的复习课，首先呈现相关知识、方法，或用课件演示，或借着问题逐步呈现，然后给出例题或练习，从一般到特殊，逐个或综合用呈现的方法，教师示范解决，或是学生动手解决，并加以小结或点评，最后安排相应的练习进行巩固。

演绎式的复习课，教师备课较为方便，一般有现成的材料可供参考，也有个体的教学经验支持，操作时，教师易于控制和把握，知识容量较大，完成预设的概率较高，因此，这类课是目前高三复习课的主流课，当然，也有其存在的必要。但这类课，学生学习被动，缺少尝试、探究的体验，缺少独立思考与相互交流的机会，效率往往较低。另外，演绎式的复习课促成学生形成了这样一种解决问题的方法：先回忆知识方法或回忆相似范例，套用已知解决问题，当问题与自己所知相近时，学生能较快地解决问题，而当问题与回忆所得不合拍或回忆空白时，则难以解决问题，甚至无从下手。

所谓归纳的复习课，首先给出一些特殊情况的问题，通过学生动手或思考解决问题，由学生或教师归纳出相应的知识、方法，并由教师加以概括或提升，最后也会配上一定的练习进行巩固。归纳式的复习课，学生先体验解题过程，能先独立思考、尝试探究，既提供了思考、实践的机会，也能形成反思、交流的可能。而且，归纳式的复习课促使学生形成的解题方法是：利用题目信息，联想知识方法，分析尝试解决问题。具有这类解题方法的学生，面对新颖问题，会带有成功的希望，有想法，也有事可做。

但这类课，需要教师能提供好的问题，以使学生的活动能有助于归纳、概括，提升出知识方法，或有助于学生利用所得进行交流，开拓思路。同时，学生获取的发现“歪正”并存，需要引导，也需要指正。

在第二轮复习中，教师都会对各个模块的物理知识进行整合，帮助学生构建起知识网络，归纳一些结论方法。然而，在教学实际中我们发现，老师给他们总结得再好，学生还是很难理解并运用，其实，要让学生经历自己归纳的过程，这样的结论才是属于他们自己的。

高三复习阶段，做一定的练习当然是必要的。但到了高考复习的后阶段，若还大搞题海战，使学生的大部分时间都用在反复的训练上，那么学生的思维和能力就得不到有效的提升。提高练习的有效性就是要充分了解学情，因学设计练习，让学生在训练中不断提高解题能力。编制后阶段的练习，有以下三条途径。

一、来源于教科书

高考复习到最后阶段，本应回归书本，在鼓励学生看书的同时，教师就要善于利用教科书编拟题目。比如，教材中“思考与讨论”“说一说”“做一做”“科学漫步”等都是可以编制题目的很好的生长点。其实，那些看起来深不可测的高考题很多就来源于我们的教材。所以，教材是我们教书时候的来源，如果离开教材，那我们的教学就会变成无源之本，所以在教学的过程中总会强调学生重视教科书。新课时候将它读薄，复习时候将它读厚，而在高考复习阶段，则要将他读出专题的味道来。

二、来源于各地高考题

每年全国各地有这么多套考题，这些题目都是经过精心编制的好题，是我们编制学生练习的很好的源头。但对这些高考真题，我们也应根据自己学生的实际情况加以汇编。例如可以就高考知识点进行整理，也可以分章节进行汇编。但是全国各地高考大纲不一，有些题目，或有些题目的某个小题，若不适合我们的学生，就可以删去，或进行修改。

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一、职业教育档案管理的重要意义

职业教育学校与普通的高等学校不同，每个专业课程需要准备的教学资料比较多，如果整理不及时，会造成教学资料丢失，从而在实际教学过程中，无法找到相关的教学依据，严重制约职业教育学校的发展。在职业教育中实行档案管理，将相关的教学资料进行收集，按照类别进行归纳整理，以便于后面工作的使用。在职业教育中加强档案管理，有利于了解学生对专业知识的了解程度，还可以通过提升档案管理水平，提高职业教育的教学能力，有利于职业教育的快速发展。职业教育档案管理主要包括：文书档案、教学档案、学籍档案以及基建档案等四大内容，由于各个档案内容较多、较复杂，一旦档案管理不当，使档案处于混乱的状况，不利于职业教育的发展。

二、职业教育档案管理主要内容

（一）文书档案管理

文书档案主要是指学校在日常管理中产生的各种文件、资料等，这些文件记录了职业教育学校的发展过程，还包括学校在发展过程中取得的成绩，将文书档案分类别进行归纳管理。通过文书档案，可以了解到学校是如何发展的，对学校发展有利的项目，学校应该积极推进，摒弃学校发展中的不足之处，促进学校快速发展。另外，学生可以通过文书档案，了解到学校的辉煌历史，并使学生感到骄傲，从而产生爱校的情怀。

（二）教学档案管理

教学档案主要包括：教学内容、教学笔记、教学成果等，学校可以通过教学档案，了解教师的教学水平和教学方法，教师可以通过教学档案，了解到学生对专业知识的掌握程度。通过教学档案管理，可以了解教学中的不足，并加以改进，不断提高学校的职业教育水平。教学档案是学校教学改革与教学研究的重要依据，教师可以通过教学档案选择学生最容易接受的教学方式，学生也可以通过教学档案了解自身的不足，改变学习方法，提高学习效率。

（三）学籍档案管理

学籍档案主要包括：学生在入学时的基本情况、学生在校期间的成绩以及各方面的综合素质等内容。学校通过学籍资料管理，可以全面地了解学生，有利于教师更好的管理学生。社会用工单位可以通过学生的学籍档案，判断学生是否满足本企业的要求，更好地甄别人才，学籍档案是学生最直接的名片，是判断学生能力的一个重要依据。

（四）设备、基建档案管理

设备档案是指在教学过程中使用的各种仪器设备详情以及维护的相关信息等，一旦教学仪器设备出现故障，可以通过设备档案，了解仪器设备的基本性能，并以此为依据，制定科学合理的解决办法。基建档案是指学校基础建设的档案，主要包括：施工的图纸、水电安装示意图以及消防安全通道示意图等，学校的基建档案十分重要，可以清晰明了地掌握学校建设的基本情况，有利于维护校园建设的安全，学校建筑如果需要改建、新建或扩建，基建档案是必不可少的依据。

三、加强职业教育中档案管理的实践性

（一）增强档案管理的意识

职业教育的档案管理工作在学校管理工作中起着关键性作用，档案管理工作是一项专业性较强的工作，需要档案管理人员具有相关的专业知识，而且管理人员需要具有档案管理的意识。现阶段职业教育中的档案管理工作人员，缺乏档案管理意识，对管理工作缺乏责任感，有时会导致部分档案资料丢失，就会失去档案管理的作用，给职业教育学校的发展带来了巨大困难。加强职业教育的档案管理，首先，需要树立管理人员档案管理的观念，了解档案管理的重要性。其次，在日常的教学生活中，增强职业教育学校全体教职工的收集整理意识。由于职业教育中的档案资料种类繁多，单单凭借管理人员的力量远远不够，需要学校的全体教职人员共同努力，将重要的档案资料及时进行整理，并上交到档案管理部门。另外，学生在档案管理中同样发挥着积极的作用，努力提高学生的档案意识，积极配合学校提供相关的资料信息，以便学校为学生建立完善的个人档案，为学生以及用工单位提供便利。

（二）加大档案管理的力度

职业教育的档案管理需要学校的大力支持，学校应该成立专门的档案管理工作小组，在小组中推选最具责任心的负责人，领导档案管理小组人员努力做好管理工作，从而促进职业教育快速发展。在学校建设规划过程中，应将档案管理的场地列入规划建设内，建立独立的档案馆或档案室，并与普通的办公室进行区分，在档案室内配备齐全的办公设备，配备必要的电子产品，以及档案管理相关的软硬件设备。在档案馆或档案室内建立纸质档案资料存放处，该存放处不仅需要比较大的空间，还应该注意室内通风，防止潮湿，以免资料被损坏，造成不必要的损失。

（三）建立完善的规章制度

在职业教育档案管理过程中需要依据《档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关的法律法规，制定健全的档案管理制度。在日常的职业教育档案管理中，管理人员需要依据相关的规章制度进行档案资料收集、移交、查阅、审核、归纳、总结等，再根据档案内容进行分类，并按照时间顺序进行收纳保存。档案保存也需要按照一定的规范，进行分门别类，文书档案归纳管理，教学档案归纳管理，学籍档案归纳管理，基建档案归纳管理，并由档案管理部门的专人负责，确保档案的安全性。

（四）实现信息化档案管理

随着电子信息技术的不断发展，档案管理也步入了信息化时代，职业教育学校的档案必须紧跟时代的步伐，实行电子信息化管理。信息化档案管理与传统的管理方式相比，档案资料整理更加仔细，查找档案更加方便快捷。利用电子信息技术进行职业教育档案管理，首先，制定一个整体的档案管理方案，按照计划进行收集、录入、整理、存档。其次，利用互联网络实现档案资源共享，建立一个实用性的档案信息网站，方便使用人员查找，大大提高工作效率。

（五）提高档案开发利用水平

职业教育档案管理的主要目的是为了通过档案资料，促进职业教育快速发展，档案的开发利用才能体现出档案管理的价值。在档案资料的收集过程中，不仅可以保留文字档案，还可以保留相关的图片、音频和视频等多媒体信息材料，丰富的档案内容可以提高档案的利用率。另外，还可以利用计算机，对档案资料进行鉴别，删除重复或者无价值的档案内容，提高档案的水准和质量。实现部分档案的公开性，方便教师和学生进行查找，提高档案的利用率。

四、结语

通过职业教育中的档案管理，可以帮助职业教育学校了解自身的不足，为学校的发展提供重要的依据。在职业教育中加强档案管理，增强管理人员的档案管理意识，制定相关的规章制度，实现信息化档案管理，发挥档案管理的价值，不断促进职业教育快速发展。

【参考文献】

[1]朱红.加强职业教育学校档案管理的思考[J].黑龙江档案.2012.

[2]吴桂云.改制后职业教育系统档案管理的几个新区域[J].办公室业务.2011.

[3]尹英范.加强职业教育档案管理工作的创新[J].黑龙江史志.2014.

[4]林凤.关于职业教育院校档案管理工作的思考[J].黑龙江档案.2012.