城建档案管理范文

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关键词：

城建档案管理；重要性；管理意识；管理能力

正文：

对城市建设来说，城建档案管理是一个基础性工作，主要是用于服务。它出现在城市的设计与建设中，之后又为未来的城市建设提供帮助。因此，城建档案的管理一定要和城市建设发展改革，这样才能让城建档案的功能更好的发挥出来，给城市与人们的生活、建设提供更加有效的服务。

1.城建档案管理的必要性

档案管理也被叫做档案工作。它所管理的物品就是档案，是档案中心直接对档案文件夹进行管理，以及提供各种服务工作的总称，也是档案工作里最基础的部分。城建档案的管理在现代的经济建设上以及社会事业上的作用越来越重，也受到了人们的广泛关注。城市档案在为社会生活，供应着公共服务、保障着城市建设发展，维护城市的安全，也对城市的突发的问题解决上有着不可或缺的能力。对城建档案来科学规范的管理是城乡建设管理的一个基础部分，也是建设行政主管部门依法进行行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据。城建档案产生在城市规划建设中，要负责着城市的管理，不仅仅是一个城市建设的凭据，也是城市科学研究的工作的重要资源。合理利用城建档案资源，为城市的建设服务，是城建档案存在的最基础的原因。提升城建档案的管理水平，也是也现在城建档案发展所需求的。

2.完善城建档案管理的方式

目前的档案管理工作已经变成了信息化管理时期，也出现了很多新的档案管理方法：伴着信息技术在城市建设和管理活动上的使用，城建文件已经从原有的纸张资料变成了信息化文件，档案管理的事物也从老旧的纸张档案。实体档案变成了数字的档案，在档案管理的方法上也不仅仅是单纯的收集、归档、保管了。变成了利用信息资源的管理来分析得到的资源原始的数据，网络化的出现也取代了之前的面对面的服务。所以我们能够得知，用老旧的记载方式的管理档案的方法已经不可以满足现代城建档案工作的发展和城建的发展需求，一定要快速促进档案管理方式从旧有的方式向科技型的变化。我们一定要加强自身的科技观点，重视档案的信息化管理，着重使用现代信息化技术，改变老旧的工作方式与载体方式，整体提升档案管理的技术能力。

3强化城建档案管理的思路

3.1完善现有的规章制度，加强管理力度

城建档案政策制度从没有到有，从一点点制度发展到系统化的发展历程。城建档案法律制度规定还是按照《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和《中华人民共和国城乡规划法》等。在按照法律法规管理档案的情况下，我们还要加强相关法律的完善与健全，让档案问题能有法可依，在之后的城建档案管理时和城建档案问题处理是，执法力度也会很大程度的影响到执法结果。

3.2增加档案馆内收藏，强化信息化档案建设

城建档案馆内现有的大部分都是新的工程档案，这些文档里面房地产的和事业单位用方，城市建设的快速发展造成了城建档案快速增多，它所具有的信息资源也月累越多，计算机技术、信息化技术给城建档案的载体供应了更加方便的形式，现在基本上的工厂数字化建设已经完毕，只需要我们的强化档案馆内的数字化资料，把历史的档案转换成数字文档存放。

3.3强化声像档案的收集

声像档案现在已经被大量的使用在国家建设的各个行业。也是和纸张档案并存的一个特殊形式文档，它有着非常宝贵的历史证明和研究价值，工程声像档案现在已是城建档案中非常重要的一部分，工程在建设中要使用声像档案的提点，更加直观形象的展示出工程建设的过程，还要当做纸张档案的添加，更加周全的展示出工程建设的情况。

3.4严格把握档案分类

建设工程档案是及社会工程在建设施工时最基础的记录，也是建设工程质量的真实反映，有着非常重要的凭据作用。建设工程档案一定要做到真实、准确、完整。另外给新建的工程档案分类管理，分成AB两种工程管理，A类工程收集纸张文件、电子文件和声像文件；B类不收集纸类文件，让建设企业保存，只收集电子文件，使用分等级的保存方法，保障信息资源的完整与规范。

3.5清晰各个参于建单位职责

工程在开始建设的时候，需要让建设单位一起组织建立一个有建设、勘察、设计、施工、监理等各个部门单位的会议，主要进行职责分工，一定要让各个部门单位青出于自己参建的职责，强化工程档案收集、整理和移交，另外要开展工程建设文档资料的收集整理，对工程涉及到的各个环节、各个部门进行声像档案等各种档案资料的收集，特别是要让他们清楚设计、施工、监理单位工程技术人员结合档案管理人员进行档案工作。和工程建设一起把建设工程文件、资料的收集、整理做好，依照规定向建设单位档案管理部门移交归档，城建档案馆要负责对工程档案的指导、培训、接收、验收、整理和移交等环节。

3.6严格把握质量验收

城建档案馆是保证工程档案质量的最后一个环节，关键是要做好检查文件的签名、盖章手续是不是都符合要求，审查归档文件是不是完整、内容是不是全面：审查文件里面的数据资料有没有出现修改问题，检查文件里面是不是存有不能久存的字迹现象，检查竣工图的编制是不是符合规定。审查文件整理有没有符合对应的规定要求，审查电子文件、声像文件有没有合格，能不能使用，还有一些别的形式档案资料合不合格。针对不合格的档案，一定要让参建企业严格修改，一直到符合要求才可以接收归档。

参考文献

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中图分类号：C93文献标识码： A

根据多年的工作经验，结合在工作过程中遇到的许多“疑难杂症”，笔者认为，当前城建档案管理工作面临着一些新问题和新情况：

1、城建档案法制法规建设还不健全

城建档案事业是我国的一项科技文化事业，近几年，建设部先后颁布了《城市建设分类大纲》、《城市建设档案馆目标管理考评办法》、《城市管线工程档案管理办法》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》等。这些法律法规、规章制度的出台对推进城建档案工作规范化、科学化起到了重要作用。但是城建档案法规建设还远远不能适应改革开放和现代化城市建设的需要，某些方面仍存在着不足。主要有三方面原因：一是城建档案立法工作落后于城建档案工作发展之需要。二是城建档案法规与建设行业以及文书档案相关法规的衔接与配套方面存在一定的矛盾。三是城建档案法规体系尚未形成。这些都影响和制约着城建档案工作的开展。

2、全社会城建档案法律意识还比较薄弱

由于城建档案的社会价值和经济价值兑现时间比较长，需要十几年甚至几十年的时间，因此，人们对城建档案的地位、作用了解甚少，城建档案法律意识还比较薄弱，认为城建档案没有什么大的作用，可有可无，以致违法行为频繁发生。

3、城建档案工作者的素质不能适应形势发展的要求

城建档案学科理论和我国城市科学以及档案学理论发展的整体水平相比，还有一段不小的距离，其中一个重要薄弱环节，就是我们从事城建档案工作的人员，或者因为没有系统学习过城建档案管理知识，或者半路出家，对城建档案工作不熟悉，或者随着科学技术的发展，电脑、微机这些现代化管理设备也进入了城建档案管理的领域，原来从事档案工作多年的专业人才已不能适应新的环境和要求了，诸如此类，严重影响了城建档案事业的发展。

以上问题的存在，制约着城建档案事业的发展。如何改变这一现状，我认为应注意抓好以下几方面的工作：

1、完善城建档案法规体系，强化城建档案工作的宏观管理

建设部应与国家档案行政管理部门在协调好关系的基础上，深入实际并调查研究，制订切实可行的城建档案法规，以全面提升我国城建档案法规层次，推动我国城建档案事业的发展；要充分协调好各方面的关系；要在现有法规的基础上，充实和完善我国城建档案法规。

2、完善制度管理体制，规范档案接收工作

随着城市建设的迅猛发展，档案接收任务日趋繁重，在缺少有效的经济制约手段的情况下，必须强化法规和制度建设，通过完善建设工程档案备案制、专项验收以及竣工验收等制度，通过与建设单位签订建设工程档案报送责任书等形式，从制度上强化对工程档案的监管力度，保证档案的接收质量。同时，要加大宣传力度，广泛宣传城建档案的法律、法规，宣传城建档案在城市建设管理中的重要作用，增强全民城建档案意识，让全社会都关注城建档案，认识城建档案，重视建档，并在以后向城建档案馆查询及利用中，尝到前所未有的甜头，使他们从实际中体会到把材料齐全的工程档案移交城建馆存档，于公于私都是“双赢”的选择，从而自觉地向城建档案馆报送工程档案。

3、加强城建档案队伍建设，提高工作人员素质和技术水平

城建档案是一门多学科的综合性系统，涉及多个专业，城建档案工作需要的不是精通某一专业的专家，而是知识面广，思想活跃应变能力强的“通才”。这就要求每个从事城建档案工作的同志必须在精通本职业务的基础上通晓和兼管其它工作，全面了解和掌握有关的专业知识。因此，城建档案部门应采取各种有效措施，做好人才的培养和开发。我们一方面要加强政治思想和职业道德教育，另一方面要不断开发人才资源的潜力，特别要提高学习素养，挖掘学习的潜能，做到勤于学习，通过学习实现“自我超越”和“组织再造”。

4、运用新的管理模式，使用现代高新技术

新的管理模式将采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，实现城建档案资源的合理配置，积极营建城建档案资源共享的策略与环境，加快促进城建档案服务机制的创新，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。

新管理模式将通过管理手段自动化，提高工作效率，简化工作程序；通过管理内容数字化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现对档案信息资源的最大开发利用，实现对档案实体的保护；通过服务网络化，适应市场需求，实现资源共享。

结束语：总之，城建档案工作的外延、内涵随着时代进步、技术发展而不断拓展和深化。城建档案工作必须坚持与时俱进，要以科学发展为主题，树立现念，加强法制建设和管理体制建设，加强宣传力度，增强社会档案意识，改进管理手段，提高人员素质，努力适应形势发展的需要。

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1.创新管理工作理念，提高城建档案管理发展水平。首先，合理，正确的给城建档案管理定位。城建档案馆一直是城市建设的记录者，城市建设技术作为创新信息技术的基础，为城建档案馆提供社会功能的服务。因此，必须对档案管理工作做出准确定位，把城建档案管理的创新置于我国的发展规划中，并为其制定合理的指导方法，并对档案管理工作做出明确的分工，进而完善城建档案管理的机制的相关措施，另外，还要加强城建档案管理创新意识，在管理机构和编制人员方面采取具体的分析方法，并做出适当扶持，进而促进城建档案管理的发展。而且，通过创新的管理理念和服务宗旨，对城建档案管理工作与社会发展情况相结合。然后，创新城建档案的工作机构。想要创新城建档案的工作机构，必须加强档案的收集与整理。当今这个信息时代，传统的城建档案馆已经不足以带来强大的吸引力，有特色的档案馆不但可以提高城建档案管理水平，还能促进城建档案的信息资源扩大发展。而且，还要推进城建档案管理工作的数字化进程，建立健全相关发展机制，促进数字化发展，工作重心转移到数字化上去，比如建立网上服务中心和查询系统，方便档案的查阅管理工作。最后，必须做好分类整理工作，加快档案的数字化管理，及时收集各类信息并进行整理，做好信息检索并合理利用相关信息。适时更新档案信息，对档案信息进行采集、整理与加工，对档案内容的规范有一定保障，给城市建设提供一些高效、优质的服务。

2.改革档案管理服务，推动城建档案的工作效率。首先，就是建立专属于城建档案管理的服务平台。信息技术不断发展，档案馆也成为一种局域网，相关部门通过建设网站对档案网页进行建设，将档案资源管理和实施单位结合起来，以期希望档案资源引起大家的重视，利用档案资源进行查找与阅读，提供人性的服务。当前的城建档案管理现状，大量档案馆在因特网开展了网页服务，服务模式逐渐成为主要形式。档案工作人员必须立足于网站服务，加快信息资源的建设力度，尤其是重要文件的资源建设，更需要用电子阅读的形式进行管理与运用，促进城建档案管理创新，加快城建档案管理的数字化进程，并朝着服务化的方向发展。其次，建立在线阅读城建档案的机构点。在馆内查阅资料显得落后而复杂，馆内档案的数量太多，检索时有一定难度，而且大部分资料都是原件，为了不损坏珍贵史料，应该尽量减少翻阅次数，延长资料的使用寿命。当今社会在获取信息是较为注重时间的，传统的档案馆已经根本不能满足人们的需求。所以，在信息时代，必须创新档案管理工作，将档案馆内的资料上传至网络，通过现代高科技手段的运用，使得城建档案为人们提供多方位，多层次新型服务。尤其是近期我国社会发展随之加速，在档案馆中查阅资料的人也逐渐增多，为了便利查阅工作，必须顺应时展的新形势，进而提高工作效率，并建立有关的服务系统，准确对在线信息进行更新和完善，给城建档案管理工作提供优质服务。

3.对资源进行补充，加强城建档案的管理建设与项目建设。第一，要注重城建档案的管理建设，将城建档案资源的地位进一步提升，为深化城建档案管理工程项目做基础，从根本抓起，积极做好监督工作，全面从城建项目建设和相关会议及科研问题做监督和管理，并分类进行归档，进而对珍贵档案实行数字化管理，还要将高效和不方便翻阅的档案做数字化管理。而且，积极开展城建档案管理工作的活动征集工作，进而推动城建档案的创新管理建设。第二，培养建设出一批高素质的人才队伍。城建档案管理不仅需要先进信息技术的支持，还需要高素质人才的配合。城市发展与人才培养是分不开的，城建档案也需要人才培养和支持。所以，必须具有打破传统观念的信心，改革创新管理方向，给城建档案管理扩展出一条崭新的道路，提高创新团队的管理意识，进而促进管理服务水平的提升。可以为员工提供一系列的实践机会，为员工进行培训，提高人们的创新意识。城建档案的管理工作人员不仅需要具备专业知识，还应该掌握现代的信息技术，强化为人民的观念，将服务程度与现代化建设相适应，进一步实现人才队伍的高素质建设，促进现代社会和谐发展。

二、创新城建档案管理工作的重要内容

城市建设的迅速发展，将城建档案管理工作的标准也随之提高，而且计算机与网络技术的广泛运用，涌现了一批电子文件和数字资料，导致新型的城建档案管理不能在传统的管理模式与创新手段中实现。因此，创新城建档案的管理与服务，应该建设现代化系统，可从以下几个方面入手：

1.促进城建档案管理的信息化基础设施建设。将城建档案馆进行数字化建设，需要从库房、馆藏、检索工具、规章制度、干部队伍建设和服务职能方面加强建设工作。而且，还应该把城建档案的现代化硬件与软件设施互相合理配合，并加强城建档案的信息系统建设。特别是推动网络管理的城建档案信息，提升信息的运用程度，进而提高城建档案的信息化。

2.强化城建档案的数字化资源。城建档案的数字化资源是城建档案建设信息化资源的重要部分，相关部门正在努力建设城建档案信息化。当前，网络的发展促进了电子文件在城建档案管理工作中的作用，及时对各类文件的整理和分类，并加强管理，实现城建档案的信息化储存。

3.强化城建档案的网络建设，努力实现城建档案数据库建设，推进网络信息资源，通过数字城建档案馆来加强数据库建设。按照软件系统将城建档案的资料进行收集与整理，并加以鉴定、检索、利用、编研和统计，实现计算机的多方位管理与控制，促进城建档案的管理工作，将城建档案馆为核心发展，进而覆盖馆内的应用系统。强化文件的数据库建设应该先要制定目录，并开展数字化建设，提高城建档案的创新质量，促进信息数据库的高效、高标准发展，扩大档案馆的信息数字化。因此，稳抓城建档案部门的信息化建设，在新时期的大好机遇下，将城建档案管理工作与当前社会相适应，彻底开发城建档案的信息化，与时俱进，积极探索适合城建档案管理工作的新道路，积极开创城建档案管理工作的新现象。

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关键词：

网络环境；城建档案；管理

城建档案作为社会发展和城市规划建设的重要资源，是再现城市历史和规划城市未来发展的依据。随着网络信息技术的发展和社会的巨大变革，城建档案管理的项目和信息量急剧增长，多媒体技术、通讯技术、网络技术和计算机技术的融合，为城建档案管理网络化的实现奠定了基础，提高了城建档案管理的信息化水平和工作效率。为更好地实现城建档案的信息服务功能，满足城市现代化建设的需求，必须加快城建档案网络化建设步伐，尽早实现城建档案管理的现代化。

一、城建档案管理网络化概念及其内涵

城建档案网络化管理是指在网络信息技术支撑下搭建网络管理系统和平台，对城建档案信息的收集、归档、利用等进行的全过程管理，即城建档案管理部门利用网络化手段对城建档案信息进行处理，并服务于城市建设的过程。在计算机全面普及的现实环境中，计算机技术和网络技术的发展为城建档案管理网络化的实现奠定了坚实的基础。只有深刻意识到城建档案管理网络化的重要性，加强对城建档案的网络防御和维护，做好电子归档工作，才能确保城建档案的安全、真实和有效，才能实现档案管理网络化的预期目标。要在思想上认同城建档案的网络化管理，就必须深刻理解网络化的内涵。城建档案管理网络化的实现不是仅靠几台电脑、几个系统、几个数据库就能解决的问题，而是多种因素相互制约、相互影响构成的系统工程。城建档案管理网络化的实现离不开现代化的管理思想，同时也离不开网络技术人才、现代化网络设备和网络管理机制等因素的支持。城建档案管理部门要想利用网络信息技术进行城建档案管理工作的创新，就必须从上述提及的几个方面着手进行革新。

二、城建档案管理网络化建设存在的问题

（一）受经费短缺影响

城建档案网络化管理的设施设备严重不足，不能对城建档案进行有效的管理，城建档案管理的信息化和数字化难以实现，当前的城建档案方式依然较为传统，难以适应现代化社会的需求。

（二）档案分类不齐全

表现为城建档案数据库建设混乱，缺乏专业性和整体性，信息分类不完整，档案查阅速度较慢。

（三）档案规范化程度不高

在城建档案管理的网络化建设中，由于缺乏统一的工作标准，各级城建档案管理部门间使用的电子文档和管理软件并不完全统一，导致城建档案难以实现通用。

（四）缺乏统一的网络化标准

城建档案管理网络化建设进程中，各级城建档案管理部门都投入了大量的人力、财力、物力进行网络环境建设和档案数据库建设，这种重复建设行为造成了资源的严重浪费，加大了城建档案管理网络化的建设成本，更割裂了地方的城建档案信息，难以实现城建档案管理网络化建设的信息共享目标。

三、实现城建档案管理网络化的对策思考

（一）加强网络化基础建设

在网络信息时代，网络化管理是一种便捷高效的管理方式，它可以提高管理效率，可以提高信息资源的使用效率，从长远来看，还可以节约管理成本。在各地城市建设如火如荼开展的当下，城建档案管理网络化的实现是确保城市现代化建设朝着正确方向发展的关键，也是实现城建档案现代化管理的必由之路。加强城建档案网络化管理的基础建设应当从以下三方面着手：第一，各级城建档案管理部门应当在注重标准化和规范化的基础上，建设内部档案管理网络体系；第二，区、县、市之间建立起横向的城建档案管理网络体系，实现城建档案信息共享；第三，由住房城乡建设部牵头自上而下建立起全国性的城建档案信息网络体系，实现对全国城建档案信息的统筹[1]。

（二）制定城建档案网络化建设规范

将不同城建档案信息处理的标准电子档案信息样本提供出来，这样大部分城建档案信息就可以参照电子档案信息范本完成标准化处理，真正实现有标准、有参照。首先，对标准进行统一，建立标准化程度较高的数据库模型，在对数据库进行设计之前重点考虑其特殊性、目的性和全体性，坚持适用与通用的数据库建设原则。重点保证数据应用的便捷与处理的快速。其次，对城建电子档案进行有效的分类，进一步增强城建电子信息档案和数据库的整体性。借助这一方法，保证档案管理在互联网背景下，完成同一个平台的共用，使全部的档案信息可以有效通用，真正实现信息的共享，将档案本身所具有的价值，完全体现出来。可从以下两个方面着手：第一，对城建档案的著录细则进行统一，提高彼此之间的相容性；第二，将数字化处理大力应用于档案材料中，同时对视频和音频的格式、电子文档的格式进行统一。

（三）打造高素质的网络人才队伍

促进和推动档案管理的网络化对于档案管理者来说是一次技术的考验与全新的挑战。因此，提升人的素质是提升工作质量和效率的前提。首先，对队伍的信息化知识要加强培训。随着城建档案管理工作的不断发展，相应的也对档案管理的工作人员提出了更高的要求。因此，要想更好地适应新形势发展的要求，组建一支专业的队伍势在必行。一方面需要引进专业人才，另一方面，对在职在岗的工作人员进行岗位技能培训，满足工作本身的需要[2]。其次，还可建立和完善内部的竞争机制，让每一个档案管理的工作人员可以积极主动地做好自身的本职工作，在同事之间营造一种你追我赶的工作氛围。最后，建立和完善内部的奖励机制，对岗位责任进行明确划分，应用奖励措施，将员工的工作创造性进一步激发出来，推动整体水平的提高。

（四）确保城建档案网络化的安全性

城建档案工作在大力推行网络化后也会相应的带来一些问题，首当其冲的就是安全问题。因为档案信息所面对的是全社会，因此，必须对信息的安全性引起高度重视。这就需要加强技术方面的考量。注重加强网络安全，保证城建管理网络的安全性不受到破坏。另外，加强对档案数据的原始备份，保证网络数据受到不可控力破坏时，不会发生档案信息丢失的现象[3]。

（五）提高多媒体技术的利用

城建档案具有存储声像资料较多的特征。经过长时间的沉淀与发展，多媒体化已经成为了档案信息在载体方面的必然趋势，尤其是对声像技术与电子图文显示技术的大力开发和利用，使得档案信息储存的方向变为电子化、大容量和高密度。借助多媒体技术对档案信息进行管理和储存。可以使得工程图纸和施工图像的显示、储存和打印更加方便，尤其是可以把档案库中保存的档案进行管理和储存，便于档案原件的保护。另外，还可以对一些历史较为悠久并且遭到破坏的档案，借助多媒体技术实现档案的修补与复原，进一步提高档案信息的管理能力。档案管理发展的重要趋势就是实现网络化，我们应当加强相关知识的学习、创新和研究，将城建档案自身的价值充分发挥出来。

作者：王健 单位：辽宁省辽阳市城建档案馆

参考文献：

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一、城建档案管理工作中存在的问题

1.城建档案管理队伍管理意识薄弱。①建设单位对城建档案重要性认识不充分。城建档案是在城市规划建设与管理过程中直接形成的，对国家和社会具有极大保存价值的文字、图纸、图表、声像等各类载体的文件材料，是城市丰富的历史文化资源。而一些建设单位重建设、轻档案的思想严重，他们只注重工程的投资、工艺、质量等问题，对建设工程档案是否完整、真实等重视不够，没有把档案管理提到正常的工作范围，更没有建立一套规范的管理机制。②建筑行业档案管理人员专业水平有待加强。在建筑行业中，许多资料员由施工员兼职，他们对城建档案的建立、整理的水平较低，对归档标准、要求没有具体的掌握，使工程档案与建设工程难以同步形成，工程档案资料接收时产生资料不全、零散、遗漏、丢失等现象。③有关部门对城建档案工作不重视，无法提供严谨的职能管理作用。城建档案的收集、保管工作需要建设行政管理部门和有关部门的相互协作，密切配合，城建档案部门并不能独立完成。虽然，国家有关法规明确规定：建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管或其他相关部门移交建设项目档案。但在具体实施过程中，除了一般的建设工程由于要工程备案而必须取得建设工程档案合格证外，其他的档案门类，由于其行业的跨度、法规的制约，特别是对与城市安全息息相关的电力、通信、地下管线等重要工程项目都不能及时接收进馆。

2.城建档案管理队伍缺乏专业的有经验的档案工作人员。①现有从事档案管理工作的人员已无法满足工作需要。随着建设工程量的不断增加，城建档案馆的档案接收、管理、利用工作压力倍增，造成工程项目档案入库存档缓慢，许多急待实施的工作，如工程声像档案采集、现场档案业务指导、城建档案编研、地下管线档案接收、经常性的档案业务培训、档案数字化建设等，都因专业技术人员缺少而无法深入开展。②严重缺乏技术人才。由于建设系统管理范围较宽，涉及的技术较广，信息化建设要求较高，现有人员无法满足信息化建设工作的需求，对建设系统信息化建设的发展造成了极大的困难。

3.城建档案管理缺乏安全保障。①自然因素。包括保存档案的管理体制、物质设施和防护设施。一般来说，各个城建档案馆都会有特定的保存场所，专门的管理机构，以及相应的管理体制。其安全困境一方面在于管理体制不顺，机构重叠，职能交叉等，使城建档案不能统一集中管理，流失严重；另一方面在于防火、防盗设施的缺乏。②人为因素。主要体现在网络技术的开发与应用。网络技术为城建档案高效服务提供了最佳途径，加快了城建档案信息资源的收集并促进资源的及时沟通与交流。同时，利用网络信息，使城建档案信息资料共享成为现实，可大大提高工作效率。但是个别电脑黑客利用一些破坏程序干扰正常的档案管理工作，如窃取资料，破坏数据库，造成无法挽回的损失。

4.城建档案管理缺乏现代化数字信息技术。“重复建设”是城建档案数字化存在的主要问题。相互封闭性的开发，致使软件的通用性较差，为信息的交流和先进技术的提升带来了极大的困难。更重要的是财力的浪费。“观念束缚”是制约城建档案数字化的主要瓶颈。部分城建档案馆的工作人员一心想少花钱， 甚至不花钱，找技术水平较低、缺乏专业经验的软件开发人员来做，等开发完后才意识到是一堆过期的“ 演示软件”。管理体制不顺是城建档案数字化难于实践的关键。从商业角度来看， 城建档案的上级业务（主管）部门应当统一配发相关软件，而目前仅有指导和检查业务的职能， 无力推动下级业务部门的事业发展。

二、完善城建档案管理工作的对策

1.切实加强城建档案管理队伍建设。首先，提高档案管理人员的思想政治素质。城建档案管理人员要树立正确的人生观、价值观，以高度的责任感和事业心，勤勤恳恳，兢兢业业地做好档案工作。要以档案事业为重，树立全心全意为人民服务的思想，甘当无名英雄。要团结协作，互相尊重，互相理解、密切配合；其次，提高档案人员的业务素质。主要包括：编目能力、编研能力、馆藏熟悉能力、社会需求探知能力、信息服务能力等。城建档案工作者既要有城市建设方面的知识，又要有档案管理方面的知识。要掌握相关工程技术知识、多媒体知识、通讯技术、信息处理技术。要加强《档案管理学》、《科技档案管理学》等理论知识学习，熟悉档案管理的各个业务环节和基本技能。再次，提高档案人员的现代意识和创新精神。21 世纪是信息快速传递和快速增长的时代，要求档案管理者必须树立信息观念，利用网络技术管理档案，改进管理方式和方法，提高管理水平，实现档案管理的科学化、现代化。同时，要求档案工作人员树立创新意识，克服墨守陈规、自我封闭的思想，积极发挥主观能动性和创造性，努力探索档案工作的新模式、新途径，增强市场意识和竞争意识，学会利用市场规律来开发利用档案，按照信息市场的要求提供高质量的档案服务。

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中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0178-01

前 言：在我国城市化建设水平不断提高的当下，城建工作所涉及的道路桥梁、地下管线、房屋建筑和基础设施等工程项目的数量也越来越多，给城建档案管理工作到来了一定的挑战。城建档案作为城市发展进程研究的重要依据，传统的纸质档案管理方式已经无法适应现代化的发展需求，特别是在以互联网为代表的信息时代中，无法满足人们对信息实现传递和共享的实际要求，且存在调阅困难、占用空间大、管理效率较低等缺点，如何以计算机技术为依托，大力推进城建档案管理数字化建设已经成为城市发展中的重要内容，因此必须要亟待解决的实际问题。

一、 档案管理数字化概述

档案管理数字化的实现是通过扫描仪、数码相机等图像采集设备，对原始纸质档案信息进行完整的采集，进而形成能够被计算机系统所识别的文件类型，最后存储到磁带、光盘等信息载体之中，以提高对档案的管理效率，实现资源共享。档案管理的数字化建设是一项复杂且系统的工作，主要涉及到了资料整理、数据备份、设备选择、存储与建库、扫描录入等多方面的工作内容，在科学技术水平不断发展的现阶段主要呈现出以下两方面的的态势：一是在全社会范围内都开展了档案管理数字化建设工作，在高校、城建、企业等各个行业领域中都尝试了档案管理方式的转变；二是初步形成较为合理的管理体系，虽然纸质档案仍是主要的保存方式，但数字化建设已经成为档案管理的必然发展趋势。

二、 城建档案管理数字化建设的意义

（一） 符合时展的需要

在城市现代化发展的过程当中，推进城建档案管理数字化建设，创新传统管理模式，是是到发展的必然趋势。依托计算机信息技术，在城建各部门中建立起档案管理的数字化平台，一方面彻底改变了以往分散式管理的模式，使得档案的查询统计等工作的效率实现了提高，另一方面又为档案资料信息的共享提供了实现的可能。

（二） 利于城建档案管理的规范化

推行城建档案管理的数字化建设，将城市建设中的所有工程项目都纳入到数字化管理的体系当中，通过网络和数据操作技术等，按照统一的标准对城建档案进行管理，确保了其工作的安全、准确和高效，使得档案管理各项工作的开展都更加的规范化，从而为城市建设提供更好的基础服务。

（三） 利于城建档案的开发

城建档案管理数字化建设，对于城建档案的开发产生了极大的促进作用。城建档案管理数字化建设为用户构建了信息资料查询的平台，用户只需要直接登录到城市基础设施建设信息服务平台，就可以进行相关的信息搜集和业务申请，并与社会其他行业领域之间形成合作，进而形成了集成化管理的运行模式，实现了数字化资源的整合。

三、 城建档案管理数字化建设的内容

城建档案管理数字化建设是城市实现现代化规划和建设的重要参考，对于城市的可持续发展具有着十分重要的现实意义，开展和完善城建档案管理数字化建设的工作，应该对原有的思维定式进行突破，并从以下几方面内容进行着手：

（一） 规范城建档案管理数字化的指标和要求

规范城建档案管理数字化的指标和要求是推动其工作开展的前提条件和主要方式，特别是对档案资料信息的收集、整理、加工和存储等一系列工作而言，进而实现对城建档案管理的规范化和标准化控制。在参考国家和行业标准的基础之上，对以下工作要求进行明确：①城建档案信息资源的数据格式要保持一致，以保证信息传递的有效性，消除交流障碍；②城建档案业务处理的要求要实现各部门的统一，特别是档案数据统计口径的统一设计，以保证档案数据的实用性；③对档案管理工作者的行为进行规范性指标的要求，尽可能的避免因人为原因而出现的工作漏洞，以保证城建档案的安全性和真实性。

（二） 合理设计档案信息数据库存储功能系统

城建档案管理系统通常是由专业的软件开发企业来承担建设的，但是为了保证系统建设的科学合理性，其档案管理部门的工作人员也应积极参与到前期的方案设计工作当中，使得管理系统的网络建设中的硬件平台和软件平台都具有稳定性和可靠性；其次，要对数据库进行合理的设计，主要涉及到文档库、空间库和影像库三方面，且三者之间存在相互联系，对其进行资料编码，以保证用户能够准确的调取所需要的内容；再次要创建高效的检索系统，利用多媒体技术对不同载体的档案信息进行高效整合，实现对档案资源的多层次开发，以保证档案数据信息的安全性。

（三） 加大城建数字化档案馆建设的力度

城建档案馆的建设是实现城建档案管理数字化建设工作中的重要环节，其是对城建档案进行集中管理的主要场所，是社会资源消费的系统之一。数字城建档案馆的建设应该以信息资源的高效利用为最终目的，以数字信息系统平台为途径，以面向馆内的“统一管理平台”和面向馆外的“统一门户网站”为核心，实现信息服务从“被动”向“主动”模式的转化。加大城建数字化档案馆的建设力度，实际上就是在城市中建立较为完善的信息化网络，将城市建设项目、发展规划等多方面实现综合，在城市建设部门、审批部门和管理部门等实现资源共享和协调配合，实现城市科学合理化的未来发展。

（四） 发展城建档案数字化管理的人才队伍

档案管理工作人员的自身素质和水平能力是影响其管理工作质量和效率的直接因素，因此为了保证城建档案管理数字化建设的有序性，必须要建立档案数字化管理的专业人才队伍。一方面要通过开展多种渠道和形式的业务培训活动，使得工作人员能够熟练的掌握现代化信息技术，提高其运用计算机网络平台的技能；一方面要通过开展多种形式的教学教研活动，向其介绍最新的科技动态的应用现状，以提高城建档案管理人员的素质；另一方面还要对领导层人员的知识结构和领域进行更新，确保城建档案管理数字化建设具备优秀的领路人。

结束语：综上所述，城建档案管理数字化建设是一项系统且复杂的工程，要想切实发挥出城建档案管理的重要功能，提高城建档案管理工作的效率和水平，就必须要转变工作人员陈旧的管理理念，打破传统纸质档案管理的模式，从发展信息化人才队伍、完善档案管理制度体系、设计数据库存储系统等方面来实现城建档案管理的数字化建设；当然，由于城建档案管理数字化仍然处于一个探索的阶段，还需要工作人员对其进行不断的深入研究，以推动城市经济的可持续发展。

参考文献

[1]韩双. 城建档案数字信息化建设管理探讨[J]. 信息系统工程，2014，12：62.

[2]赖宇凌. 信息化新时代对于城建档案电子化的思考[J]. 办公室业务，2014，23：71-72.

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在城市化进程不断加快的过程中，城建档案管理的重要性也突显出来。城建档案能为城市化发展提供必要的背景资料研究，促进城市的合理规划。但随着城市规模的扩大，城市化进程的加快，城建档案管理的难度也越来越大，大量的资料需要归类、整理，这给城建档案管理提出了新的难题。因而，有必要实现城建档案管理数字化，使得资料管理能更加便捷有效，以提高城建档案管理水平。

一、城建档案管理数字化的意义

（一）实现便捷高效的管理

传统的城建档案管理主要是纸质资料的管理，在管理中不仅需要大量的管理人员而且效率低下。在对纸质资料的管理中，资料必须依照相应的顺序规定进行归类整理，而且纸质资料在存放过程中需要大范围的存储空间，并且在长期的保存中，容易造成资料的破损。而在信息技术的发展下，互联网的发展为资源的共享提供了一个便捷的途径。因而在城市化进程的推进下，城建档案管理模式也应随着社会的进步加以创新。随着人们生活方式的变化，人们对信息资料的便捷化、高效化要求进一步增加，而传统的纸质资料管理也不再适应人们获取信息的需求。因此，实现城建档案管理数字化是时展的要求。

（二）实现规范化的管理

在传统的城建档案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的过程中不免会出现失误，造成档案的破损或遗失，并且在传统的档案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不当就会影响管理的科学性。因而，人工化的管理模式不利于城建档案管理规范化的实现，并且在缺乏统一有效的管理中，档案资料管理在利用上也会出现许多问题，影响档案资料的及时获取，增加管理成本。

（三）便于城建档案的开发利用

城建档案管理数字化建设不仅能实现高效规范的管理，还有利于城建档案的开发利用。因为城建档案不仅是城市建设的重要依据，还能为城市管理等提供相应的数据理论支持，因而数字化管理模式的应用，对城建档案资料的开发与应用会有新的突破。城建档案管理数字化建设中，用户可以通过网络对城建档案网站进行访问，对各项信息进行查询，从而提高了城建档案的利用率，并且用户在应用的过程中还可以对资料进行扩充，从而丰富城建档案资料内容。

二、城建档案数字化建设中存在的问题

（一）管理信息的缺失

在城建档案管理中会因为信息网络的不稳定造成档案资料的缺失，影响管理的有效性。在传统的纸质档案管理中，信息资料相对比较稳定，基本不会发生改变。但利用数字化的管理模式，在管理的过程中不论是软件的问题、硬件的问题、网络的问题还是人为因素，都会影响档案资料的稳定性，造成档案资料的缺失。尤其是一些重要信息资料的缺失将严重影响城建档案的完整性，给后期的利用造成不便。

（二）管理信息的泄露

城建档案资料具有保密性，除了一些可以对外公布的资料外，大部分资料是要进行严密管理的。但利用数字化的管理模式，城建档案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子会对城建档案管理信息系统造成攻击，对信息进行盗取，影响城建档案信息的安全性。因而，相对于纸质档案资料的管理，数字化的城建档案资料的管理更应重视信息的安全。

（三）初期建设难的问题

在城建档案管理数字化建设的初期需要将纸质资料转化为数字信息，因而在初期的建设中需要对所有资料进行整理，并做好信息录入工作。在系统建设的初期，对于信息网站的建立、搜索引擎和各项条目的制作都需要投入大量的人力、财力。在实现数字化管理的过程中，不同的城市建设管理单位所用的数字化管理模式会存在一些差别，因而管理会难以统一，以致于影响后期资料的利用。

三、城建档案管理数字化建设的措施

（一）合理的规划

对于城建档案管理数字化建设来说，初期的工作至关重要，只有在初期合理计划，做好充分的准备，后期的工作才能有条不紊地进行。因而，在初期的工作中要进行合理的规划，在纸质档案资料转化为电子档案的时候，应做好相关的调查工作，对具体的档案数量及档案类型作详细地了解。在整理的过程中，应按照相应的标准，将资料进行分类，整理出具体的条目，从而在制作搜索引擎的时候能依据条目呈现具体的档案资料。

（二）制定科学、统一的标准

由于缺乏统一、科学的标准，在城建档案管理数字化建设中，会给后期的资料查找带来许多问题，影响具体的操作，并且难以实现真正意义上的资源共享，给管理造成巨大的困扰。因而，在城建档案管理数字化建设中应制定科学、统一的标准，使得纸质资料在转化为数字资料的过程中，能按照统一的标准进行操作，从而进行统一的管理，无需将不同的格式进行转化，实现资料的有效共享。

（三）优秀的管理人才

在城建档案管理数字化建设中，优秀的管理人才是尤为必要的。因为实现数字化的管理模式意味着与信息技术的发展相接轨，因而管理人员不仅要有相应的档案管理知识与能力，还应具备一定的计算机操作技能，在管理过程中能熟练操作计算机。过去的纸质资料管理，管理人员只要对资料进行分类管理，做好相应的档案资料摆放等工作，但数字化管理则要求管理人员能在日常工作中应用计算机进行操作，熟悉档案资料查找流程，能将各种数据进行归档，从而使得档案管理更加高效。

（四）数字化管理模式的应用与推广

随着现代科技的发展，在城建档案管理中推行数字化的管理模式是时展的需要。因而，在城建档案数字化建设中，应突出其建设的重要性与意义，以获得各方的支持。在具体的建设过程中，应加大城建档案管理数字化的建设力度，对数字化档案管理模式进行推广；应充分发挥城建档案管理部门的职能，通过城建档案数字管理模式的应用，主动建设数字化的档案管理。城建档案管理部门作为社会资源的集中部门，应重视数字化档案管理的建设，着力建设一个档案管理服务平台，从而建立两方面的资源管理模式，因为档案的一部分资料是可以公开查阅的，而另一部分则是内部资料，不便于对外开放。因而在建设中应建立统一门户，实现资源共享，而另一方面应建立内部的资源利用平台，方便内部资料的查找，并进行必要的加密处理，防止资料的泄露。此外，还应对资料进行备份处理，防止因数字化资料的不稳定造成资料的丢失。

总而言之，应对数字化档案管理模式进行推广，并且履行好档案管理部门的职责，提高城建档案管理数字化水平。城建档案管理的重要性是不言而喻的，随着城市建设的高速发展，传统的纸质资料管理模式已无法适应现代社会的发展需求，因而有必要应用数字化管理模式对城建档案资料进行管理。但城建档案数字化管理建设仍存在一些问题，因而在建设的过程中应采取有效措施加以解决，强化城建档案数字化管理的建设，提高城建档案管理水平。

参考文献：

[1]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材,2014(3):292.

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【关键词】

城建档案；数字化建设；思考

引言

在城市建设和发展的过程中，城建档案是非常重要的依据和参考，它记录城市建设活动中的重要信息和事件，在社会进入了信息化时代之后，城建档案管理工作也开始向着全面落实数字化的趋势转变，实现档案管理的数字化，能够克服档案档案管理中存在的诸多问题，同时也能够缓解当前档案管理的诸多压力，促进城建档案工作的可持续发展。

1.城建档案管理数字化建设中存在的问题

任何事物的发展都不是一帆风顺的，在构建城建档案管理信息化的过程中，也会遭遇很多问题，管理人员必须要客观看待这些问题，并积极去解决这些问题，才能够更快、更好的实现档案数字化，下面针对城建档案管理数字化建设中存在的问题进行几点分析：

1.1我国在档案管理过程中，长期存在技术落后、管理制度不完善的问题，在实现数字化管理也是如此，计算机软件与硬件建设方面也非常薄弱，不能做到及时更新。信息时代档案资源更新换代非常快速，如果基础性建设不完善，那么数字档案信息也很难及时更新，同时也不利于信息储存的安全性与规范性。

1.2从城建档案管理的特点来看，其具有一定的法律价值，在以往的管理中，纸质档案是主要的记录载体，档案信息在被记录之后，改变比较困难，因此在保密性和安全性方面与数字化档案相比，存在明显优势。但是实行了数字化管理之后，网络技术本身存在很多安全隐患，加之我国在网络管理以及数字化档案管理方面的法律比较欠缺，数字档案信息的安全性得不到有力保障。

1.3数字化档案信息具有一定的共享性，也可以说信息共享是数字化管理的一个突出特征，实现了信息共享，就可以全面提升管理的效率和质量，可以节约大量沟通交流的时间，对于档案管理工作的意义非凡。但是实现共享的前提是数字档案形式的规范和统一，必须要统一所有的数字档案形式，才能够实现共享。但是目前我国并不具备统一的数字档案格式和规范，同时在数字化建设方面也比较欠缺，这样必然会影响日后的资源共享。

1.4传统档案虽然管理任务重，但是在保存上相对安全，并且也具有良好的稳定性，保存时间很长，因此传统的纸质档案与电子档案相比具有一定的优势。而数字化档案虽然实现了管理空间以及时间上的优化，为管理人员提供了极大的便利，但是缺乏对管理环境依赖性较大，必须要借助完善的信息化系统以及设备来实现，一旦系统环境出现了问题，信息数据就非常容易丢失，电子档案的稳定性与保存期限都不及传统档案，这也成为了我国城建档案数字化建设中的一大难题。

2.对做好城建档案数字化建设的基点思考

基于以上对城建数字化建设中存在问题的研究，可以看到制定更加完善的数字化策略已经非常迫切，在信息化的背景下，数字化建设在城建档案管理中的落实和普及已经成为了一个不可逆转的趋势，因此有计划、有目的的制定建设措施是非常必要的。

2.1前期的全面规划。全面、科学的规划是进行城建档案数字化建设的前提，科学的规划能够提成数字化建设的速度，也能够保障数字化管理的顺利进行。首先，要将有价值的纸质档案进行数字化文档的转化，这个转化工作的工作量非常大，因此管理人员必须要对整体馆藏有全面、具体的了解，做好调查分析，在这个前提下，对数字化档案的转化工作进行全面规划，转化需要依据一定的规范和程序进行，要掌握重点，主次分明，因此做好调查，合理规划是不可缺少的环节。

2.2加强标准规范建设。由于我国缺乏数字化档案管理的规范和依据，因此在建设方面遭遇了很多问题。所以在进行数字化建设的同时，必须要强化数字化建设的标准。针对文档资源共享的需求，建立相关的标准以及规范体系。具体来说包括信息化标准规范、数字档案的规范等等。

2.3加强信息系统建设。城建档案的数字化管理主要是依靠计算机网络，创建出一个档案信息系统不仅需要一定的设备，还要有相应的软件，建立一个独立的网络平台纪合档案的管理和共享在这里要注意信息系统的安全性使用者或者管理者在访问网站时要进行安全认证和身份认证，以免发生信息被盗或者毁坏等情况的发生保障信息系统和档案信息的安全。

2.4完善资源浑的建设。城建档案需要进行基本信息资源库的建设这里包括目录数据、目录中心、全文数据库以及多媒体数据库等的建设为了提高数字档案的专业性河以将工作的重点放在特色资源库的建设上将各个专业和类型的档案信息资料建立专门的数据库使数据库变得更加条理清晰一目了然提高数字档案的实用性肩利于档案管理工作的顺利进行。

2.5提高档案的使用效益。城建档案作为相关城市资料的提供者除了凭证需要还有应起到其应有的查询、使用功能，为社会带来一定的价值城建档案数字化应满足建设部门以及社会对于相关档案资料的需求，并为其提供查询和使用的服务，以实现档案的最佳使用效益。

结束语

城市建设的过程中城建档案的数字化建设是不可忽视的重要方面，并且发挥着不缺取代的作用。为了能够促进城市建设发展，必须要积极完善城建档案数字化建设的制度和规范，客观看待存在于建设过程中的问题，有目的、有针对性的制定建设措施，这样才能够以最快的速度实现城建档案的数字化建设，为城市的建设规范提供更加完善的数据支持。

作者：杨桂榕 单位：黑龙江省大庆市杜尔伯特蒙古族自治县住房和城乡建设局城建处

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Abstract: The urban construction archives plays a more and more important role in city construction, has become an important resource for the construction and development of the city. Information is the real goal of urban modernization of archives management. The urban construction archives management informationization, is refers to the system theory and control theory to information theory,, make full use of modern information technology to achieve the urban construction archives management modernization.

Key words: urban construction archives; information

中图分类号：国71文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）

一、档案管理信息化的现状

随着社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息。必须有一个精选的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性，真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

1.社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2.档案管理基础工作标准化规范化仍需改进。档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

3.档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

4.档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电于化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识屡次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息化建设的内容

档案信息化建设当前的主要任务，是在国家档案行政管理部门的统一规划下，在各级各类档案馆广泛推广应用现代化信息技术和网络技术，深入开发和广泛利用现代化信息技术和网络技术，深入开发和广泛利用档案信息资源，推进档案部门上网，提高档案工作者的素质，加快实现档案管理现代化的进程。档案信息化建设包括：

软硬件基础设施建设。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络，它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

（2）档案信息资源建设。档案信息资源是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。档案信息资源开发利用的程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息化建设，必须要从资源建设抓起，资源建设是档案信息化建设的基础和核心。

（3）标准规范建设。标准规范是档案信息化快速、有序、健康发展的保障，是档案信息化建设的重要基础之一。应在充分调研的基础上，根据国际标准和通用规范逐步推出适合我国国情的相关标准规范，主要包括电子文件归档和电子档案管理、档案信息的资源标识、描述、存储、查询等。

（4）应用系统建设。应用系统是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广，关系到档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息化建设的效益。

（5）人才队伍建设。人才队伍是档案信息化成功之本，对其他各个要素的发展速度和质量有着决定性的影响。人才是最宝贵的资源，是保证档案信息化建设持续发展的关键，因此要坚持以人为本，把工作的重点放在自己力量的基点上，始终把培养人才、建设队伍、提高人的素质放在第一位，要加大培训力度，有针对性地进行各种形式的业务培训，特别要加强对计算机知识与技术、信息开发技术、网络技术等方面内容的培训，不断提高信息技能。

三、加强城建档案管理信息化建设的几点建议

社会信息化的发展，要求城建档案工作必须进行相应变革，如果不加快档案信息化建设的步伐，城建档案工作就难以在国家信息化建设过程中有一席之地，也就会错失发展良机。因此，城建档案部门要进一步开拓创新，与时俱进。

1.要以硬件建设为突破口，提高城建档案管理的信息化质量。我国档案部门的硬件建设严重落后，已成为档案管理工作信息化的一大障碍。基础设施建设，软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。首先，要把档案馆舍改建改造好，档案是党和人民各方面活动的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，必须有一个安全保管的场所，使重要档案资料得到有效保护。要配备好相应的设施，满足档案保管的最起码的要求；其次，必须实施档案管理环境工程，购置档案消毒杀菌和库房空气净化设备。

2.要以软件建设为着眼点，提升城建档案管理的信息化水平。第一，要建设好档案信息网络。档案信息网络是档案信息资源开发利用和信息技术应用的核心，是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。要以各级档案部门的内部局域网和联接各机关的外部网建设为基础，以与党政机关联网和互联网网站建设为重点，加强档案管理现代化软件基础设施建设。第二，要提高信息化水平。就城建档案来看，记录的是城市规划、建设及其管理工作的历史内容，在文件、图形、声像的处理方面具有较强的专业性。这就要求其应用软件的信息处理技术，必须兼容各种载体形式的文档，乃至多媒体文件预览功能，尤其要考虑对今后必将大量产生的城建电子文件的适用。

3.要以人才建设为支撑，强化城建档案管理的保障力平。档案管理工作水平的高低直接影响到档案价值的发挥，而决定档案信息管理水平的关键在于管理人员的业务素质和技术水平。随着计算机技术和网络技术日新月异的发展，档案信息化需要一批既精通档案管理业务，又具备计算机技术、网络知识和数据库管理系统知识的人才。因此，从长远角度考虑，城建档案部门应建立一支以管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案队伍，以满足档案信息化建设的需要。从现阶段来讲，应加强对现有档案工作者信息化意识的培养，提高档案人员处理信息的能力，熟练运用信息资源管理理论和信息技术手段， 对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。要制定切实可行的培养计划，鼓励专、兼职档案人员通过在职培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、网络技术知识、现代水利管理技术知识、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用信息技术的能力，以适应档案信息化的发展。

四、结束语

总之，为了更好地实现信息管理和服务功能，满足城市建设发展的需要，我们必须加快城建档案管理信息化建设的步伐，促使城建档案现代化的早日实现。

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城建档案馆每年接收的城建档案往往会达到上万卷或者更多，而且这些档案一般都需要经过很多道手续才能正式入馆。因此，档案工作人员日常的工作强度及工作压力都比较大。而如果管理人员不足的话，还会影响到日常管理工作，导致一些工作出现延误，正常工作程序不能及时、有效的开展，从而使需要入馆的档案不断累积，导致因处理不当而造成移交档案的延误和损失。而档案工作的不及时处理势必会直接影响到一些城建工程的正常建设。而通过引入馆外资源，就可将这些馆前业务委托给档案中介服务机构来承担，并由专业人员进行监督，在城建档案馆内完成城建档案材料的入馆前工作，这样就可以有效加强档案管理工作中比较薄弱的入馆前管理，从而大大缩短城建档案的上交时间，同时也可以降低档案馆工作人员的工作量和工作压力，使他们可以全身心的投入档案管理工作，提高档案管理的质效，为实现各地区的城建档案事业的发展而努力。

（二）有效开拓城建档案馆的业务领域

随着信息化技术的不断发展和在我国各个行业领域的普遍运用，各级政府及相关部门对于城建声像档案的接收、电子文件的接收以及其他管线档案的管理等工作都做出了严格的要求。而对于城建档案管理工作来说，如何进行相关业务的跟进已经成为当前的首要任务。经过上面的分析我们知道，城建档案馆的馆内劳动力并不充足，其相关的软硬件技术支持还不是很到位。因此，很多城建档案馆的相关跟进工作还没能得到很好的实施。而这些工作的延误，又会造成城市建设过程中档案的缺失和遗漏，从而会给城市建设的统一规划和进一步工作的开展造成不利影响。如果委托并向建设单位推荐专业化的档案中介服务公司参与工作，并借助馆内资源延伸馆内的业务，就可以很好的弥补馆内资源不足的情况，从而有效提高城建档案馆的工作效率。

（三）有效提高城建档案馆的服务品质

城建档案馆的管理工作有其职能任务和工作方式，如何提高档案馆的服务品质是档案馆发展的重要指标。在城建档案管理的工作中，如果将城建档案馆的一些次要业务外包出去，可以使城建档案馆的固定人力、物力都集中在档案的开发利用及馆外业务的指导监督等核心业务上，从而有效提高档案馆馆内的服务质量。同时，又能充分发挥馆外中介服务机构的专业化、高效化优势，通过市场机制的吸引、配置馆外资源，实现馆内外资源的服务集成，最终使整个城建档案的各项工作更加规范、完善、有序。因此，引入馆外资源对城建档案馆的发展有很重要的意义。

二、城建档案管理引入馆外资源的依据

（一）城建档案馆的理论依据

城建档案馆有着很强的社会功能性，而城建档案馆引入馆外资源的理论依据是：如果一个机构如果明确了本单位的核心业务以及存在的优势和不足之处，就可以将非核心的业务外包给其他的专业机构，从而使本单位可以将更多的资源投入核心业务的工作中，并发展壮大其核心优势，最后使单位的工作效能达到最大化。城建档案馆是一个典型的事业单位，因此不会像一些企业那样处于复杂的竞争环境之中，再加上由于城建档案馆的工作人员相对较少，劳动力非常有限。因此，可将城建档案馆划分为核心工作与非核心工作，将非核心工作外包给其他专业机构，这样馆内的工作人员也能更好的将精力全部集中于核心业务，可以更好地发挥城建档案馆本身所具有的资源优势，对档案馆的未来发展有很好的促进作用，同时，也能更有效、更全面地实现档案馆的社会功能。

（二）城建档案馆的法律依据

档案中介服务机具有合法性是城建档案管理引入馆外资源的法律依据。中介服务机构就是档案馆与档案移交单位、档案用户之间的“中介”。目前我国对于档案中中介服务机构的规范性还没有一部明确的法律法规，但是，一些地方的档案法规及规章已经明确的对档案中介服务制定了相关的规范。

三、城建档案管理引入馆外资源的形式和注意事项

（一）城建档案管理引入馆外资源的形式

一是档案管理中入馆前的文件材料整理工作。通过与档案管理服务机构进行合作，将入馆前的档案进行整合和分类，方便入馆后的档案材料的摆放以及管理维护。二是档案管理系统的开发及网络技术支持。现代化、信息化管理是档案管理发展的必然趋势，所以在城建档案的管理工作中应积极寻求现代化设备的帮助，引用一些中介服务的先进设备对馆内的档案资料进行统一分类管理。三是工程声像档案的录制和处理。一般的档案馆很难配备专业的摄像专业人才，所以在工程声像档案的处理上应加强与专业技术服务机构的合作，通过寻求帮助获取较好的工程原始资料，方便工程建设的研究和分析。四是档案数字化以及电子档案的采集和转换。通过将这些专业性较强的业务外包给相关的中介服务公司，更好地利用其专业性、市场化更好地对馆内资源进行分类整理和开发利用。

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中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

引言：

城建档案是一个城市建设过程真实地记录和载体，涉及到城市建设的方方面面，包括民用建筑档案、工业建筑档案、市政工程档案、各种管线管网档案等等。它是城市规划、建设和管理的重要依据，它对于加强工程质量控制、追究工程质量责任、惩治工程领域腐败行为以及城市各项工程日后维修、改建、扩建、尤其是灾后重建等，都具有十分重要的作用。

一、城建档案与城市建设的内在联系

城建档案是城市建设的重要组成部分，是城市面貌的真实纪录，对建设事业的健康发展起着举足轻重的作用

1．1 城市档案是城市建设这个系统工程的有力支撑杠杆

―个城市要取得发展，一要靠规划，二要靠建设，三要靠管理。这些工作包括对城市历史沿革，水文地理，建筑质量的勘测，包括对一个城市总体规划，区域规划，专项规划的功能划分，也包括对城市基础设施，“三建四业”的科学管理。具体讲，要高起点，离标准地科学规划世纪的城市蓝图，离不开城建档案工作的有力配合，只有完整，准确的第一手城建档案规划资料，才能规划出富有特色和风格的城市。由此可见，在为城市规划，建设及其管理提供技术环境，技术后勤的优质服务中，城建档案正愈益显示出其有力的支撑作用。

1．2 城建档案是城市建设各项活动的有力凭证

现代化的城市，必须有科学管理，而科学地管理城市，离不开城建档案。在城市设施的维护，管理，改建，扩建中，如果没有城建档案的支持，将无法实施。特别是地下管网，纵横交错，密如蛛网，如果没有准确的竣工图纸，就很难查清，甚至造成损失。例如：某市建筑工地，施工人员在埋设地下管线时因没有事先查找原始施工图纸，不慎碰断了煤气管线，致使煤气泄漏，造成了不必要的经济损失。城建档案在提供凭证，解决土地纠纷，仲裁产权等方面更是直接起了法律凭证作用。

1．3 城建档案是城市科学研究的资源性资料

城市科学是以城市为研究对象的诸多学科组成的科学群体的总称。城建档案是重要的城市科技信息资源，是一个城市完整的缩影和真实写照，日益成为城市科学研究工作者研究城市发展规律的重要资料来源。同时，城建档案自身的特点和管理模式也是城市科学的分支学科一城建档案管理学、城建档案保护技术学的研究对象。

二、现代化城建管理对城建档案工作的要求

2.1 城建档案管理和城市建设管理的本质联系

现代化城建管理是通过行政和技术手段，依据国家政策，法令及城市规划等技术原则对城市建筑方面实施控制和管理，使城市各项建设协调发展，获得最大的经济效益，社会效益和环境效益。城建档案工作是城建管理的重要组成部分，从管理体制上讲，城建档案工作必须由各级城市建设主管机关按专业实行统一管理，这一体制反映了城建档案的特点和形成规律，揭示了城建档案管理和城市建设管理的本质联系。

2.2 城建档案工作要适应城建管理的现代化要求，就要达到相应的管理水平

⑴城建档案工作法制化

以法律条文的形式，将城建档案管理规定纳入城市建设法规体系。

⑵ 城建档案工作标准化

用统一的档案标准，如著录标准，设备标准等，来规范档案管理工作，使城建各归口单位的城建档案衔接一致

⑶ 城建档案工作信息化

研制专门的城建档案管理软件系统，如计算机检索系统，计算机借阅管理系统，计算机地下管网管理信息系统等，对城建档案实行动态管理，以适应不断发展变化的城市建设

三、城建档案工作存在的主要问题

随着现代化城市建设的加快推进，城市建设事业的内涵日益丰富，涉及的广度和深度越大，辐射面越来越宽，致使档案工作的建设与管理出现了相对滞后的局面，具体表现在：

3．1 未形成城建档案保管利用的权威部门

自从八十年代，各地就相继建立了城建档案的保管利用单位――城建档案馆，虽然普遍加大了城建档案收集工作的力度，但是由于没有明确的法律作后盾，许多城建档案资料产生单位尚未建立严格的保送制度，同时部门保护主义又造成各自为政的局面，给城建档案的收集，管理和利用工作带来了诸多不便。

3．2 城建档案工作宣传力度不够

城建档案工作一方面要用历史沉积的档案资料为城市现代化建设服务，另一方面要将城市建设中形成的文字、图表、声像材料随时归档。因此，城建档案工作所面临的就是城市中方方面面的单位和个人。但是人们的城建档案意识还比较薄弱，建设单位很小主动向城建档案馆报送竣工档案，因此单位有档不查，造成经济损失的现象时有发生，公众对城建档案工作的地位和作用不甚了解。因此，加大城建档案工作宣传力度，向公众展示城建成果，强化档案意识，加强建设行业的内部协调，保证城建档案的形成和归档是当前急需解决的问题。

四、加强城建工作的对策

目前，日益深化的改革大潮正把城市建设推向多元化，科学化，信息化，社会化的阶段。

按照我国经济发展战略目标，我国较发达的城市大都基本实现现代化。城市在经济发展、产业和产业结构现代化、基础设施现代化、环境建设、城市管理等方面将达到或接近中等发达国家城市水平。城市建设发展的大目标决定了城建档案工作的基本方向，具体对策如下：

4.1 依法建立和完善城建档案管理机构，突出城建档案馆政府职能

市政府、市建委应进一步加强对城建档案管理上的指导，城建档案工作管理机构与城建档案合署办公，实行“馆处合一”的管理体制。城建档案馆要把城建档案管理纳入到城市建设管理的程序之中，把核收城建档案保证金和参与工程竣工验收等作为重要的管理手段，争取政府对城建档案事业发展资金的投入，不断改善馆库条件、更新设备，确保城建档案的保管和利用。

⑴加快城建档案法规建设，完善法规体制

制定包括城市建设档案管理实施办法、收费标准、工程竣工档案验收标准、开发区建设档案管理办法在内的多项法规，使城建档案工作达到有法可依、以法治档的目的。

⑵加快城建档案馆现代化管理进程，实现城建档案馆信息资源共享

走信息资源共享之路，建立城建档案目录中心，是城建档案工作现代化的必要手段。通过步入信息高速公路，实现与社会的广泛沟通联系。

⑶与城建发展战略接轨，沸心研究撰集特色档案

特色档案是指独立的在特定历史时期，特定经济发展条件下的有特殊意义的档案。如重点工程档案、三资企业档案、地下管网档案、高层建筑档案、保护建筑档案等。

4.2 强化城建档案的编研和利用工作

城建档案工作必须紧紧围绕城市建设这个中心，强化服务功能，开拓新的服务方式，多层次，全方位地为城市建设提供优质，高效的服务。在了解城市建设需求的前提下，根据馆藏档案，开展编研工作，每年拿出具有一定价值的编研成

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近些年，随着我国城镇化进程的加快，城建档案管理的工作量也迅速的增加，重要性日益凸显。这项工作涉及到大量的具体数字和精确资料，稍有不慎便会为今后工作造成难以估量的困难和损失，对严谨性和细致度要求很高。为了进一步提高工作的质量和效率，适应新常态对档案管理工作的新要求，我们就如果更好地利用先进信息技术服务城建档案管理工作做了一些探索性的思考和研究，力争通过对信息技术的使用，使我部门档案管理工作再上新台阶，更好地为我市的全面振兴服务。

1 城建档案管理现状

城建档案对于新城区的开发建设非常重要，管理工作又是档案工作的重要部分，具体工作内容就是把相关信息和数据汇集起来，进行集中主要整理和留存，并对部分主要数据进行统计，同时，提供信息的检索、查阅、利用等相关服务。这部分档案的内容非常复杂，不只是本单位的业务档案，同时涵盖很多相关部门与地区的档案，比如工程承建单位的相关资料、文件等。因此，在档案归档管理时，分类和统筹便显得非常重要，要统一成相同的制式进行管理，以统一的格式进行编排。

目前，本单位、本地区，以致周边地区的城建档案管理仍然主要以纸质载体为主。纸质载体的优点是建档起步容易、使用方便，但是，也存在着不易保存、容易损坏等问题，尤其是随着时间和数据量得累积，档案的规模会越来越大，要占用大量空间，整理、查阅等都需要耗费大量的人力、物力和精力。同时，因为档案管理量较大，一些工作经验较少，或者业务能力有限的工作人员，容易在操作中造成失误，对档案管理的质量和准确度会产生影响，有时甚至会造成难以估量的损失。

2 对城建档案管理信息化系统的理解与尝试

推进档案管理的信息化，其实就是用计算机等数字媒介和技术完成档案的储存、查询等管理工作。在这些数字化手段的基础上，形成一套信息化管理系统，对档案进行数字化统一管理。结合实际工作，我们认为，判断一个新的信息化档案管理系统是否切实可用，至少应该参照以下四点依据：一是存储档案的有效性，二是管理的便捷性，三是与传统媒介管理的档案之间是否能够转换，四是数据共享范围是否广泛。起初，我们对于这套信息系统的要求比较简单，主要是用于基本的数据录入和查询，这也是一般信息化档案管理系统的基础功能。随着不断的探索和尝试，以及对信息技术手段的进一步掌握，我们对这套系统又有了更高的要求，逐渐发展成为可将文字、数据和图像数据统一进行数字化录入，并能够实现自动匹配，形成图文一体化档案储存的管理模式，从而达到档案管理的全面数字化。下一步，我们要对系统进行进一步的升级，借助网络手段，实现内部和外部管理设备的联网，提升系统的便捷程度和档案的管理质量。

这种信息化城建档案管理系统的优点主要是，可以更好地保证数据的安全性和长久性，只要定期对数据进行备份，即使数据突然丢失，还可以通过数据还原将数据全部恢复。此外，数字化管理还可以帮助工作人员快速地从大量的信息中找到所需的部分，减少了人力和物力的消耗，更主要的是可以节省时间，大大提高工作效率。数字化信息管理简单易学，容易被人掌握，相关工作人员只要经过简单的培训就可进行操作。

3 总结与体会

尝试设计和使用这套信息化档案管理系统，最终目的还是为了更好更有效地对我地区城建档案进行管理，进而形成一个使用快捷、管理方便的数字化档案库，并将这套系统的应用逐渐扩展到整个地区和相关部门。在具体操作中，我们遇到了很多问题和障碍，也收获了很多经验，认为设计这样一个系统，应该重点关注以下四方面要点。

一是要重视统一标准模板的建立。不同的项目档案之间都是存在着一定关联性的，并对互相的运行产生影响。每一个工程所涉及的信息格式，并不仅仅适应于这一项工程，也适用于类似或者相关工程的数据组成。所以，为了保证项目之间的完整关联和数据的顺利衔接，系统需要提取一些共性的特质，并制定一个通用的标准，用于数据的统一采集和查询，我们称之为“模板”。要善于找到最合适的兼容模式，妥善的分成几类，注意不能不细致，又不能太繁琐。模板的设计，这是整个系统非常关键的环节，直接关系到系统的便捷性和有效性，是数据管理的基础，对系统日后的使用、升级会产生非常大的影响。

二是注意平台操作界面和方法的简便易用性。评价一个信息采集、查询系统的好坏，用户的操作体验尤为重要，简单、易用、易懂的操作方式是关键。数据本身是枯燥繁杂的，如果录入和查询等操作也过于复杂，就抬高了系统使用者的门槛，会在使用推广和普遍性方面造成障碍。“简洁明了、方便易用”是这项工作的基本标准，这就要求平台的界面要突出体现出数据的基本使用方法，对于常用的功能要放在界面的显著位置，采取较为通用和习惯性的操作方式，通过简单的操作既能实现常用的查询、录入功能。对于较为专业的管理和业务操作，则可以在专门的维护平台上得以实现。

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随着计算机互联网络技术的广泛应用，以知识经济和信息时代为代表的科技革命的兴起，推动了知识结构、工作结构和社会结构的转型。因此，在城市的发展中，也需要具备一定的软实力。城建档案作为承载城市发展历程的重要文献和历史资料，正体现了一个城市的文化品位和内涵。在这一形式下的城建档案管理工作，就需要引进“知识管理”的理念，在知识管理视阈下进行城建档案管理，对城建档案管理实现创新与完善，促进城建档案管理水平的提升。

1城建档案管理存在的问题

1.1知识的流失

城建档案管理中出现知识的流失是目前管理中存在的主要问题，这主要体现在档案管理过程中，很多档案的资料没有及时归集、整理和归档保存等。城建档案管理并没有制定出解决的策略，最终造成知识的流失。

1.2城建档案管理流程和知识较为落后

当今时代是知识经济时代，对知识和技术的应用成为国家之间竞争的焦点，并且计算机和互联网技术目前已经被应用到社会的各行各业，且发挥出重要的作用。电子书籍和文档的出现，促进了城建档案信息化的发展。但就目前来看，我国城建档案管理工作虽然运用了计算机技术，但在本质上仍是以人工管理模式为主。

1.3资源结构缺乏合理性

随着我国城镇化水平的不断提高和城市化进程的逐渐加快，城建档案管理在城市发展中的重要作用越发明显，但是在管理中还存在着城建档案资源结构不合理的问题。具体体现在以下3方面：①城建档案资源存在空间上的不合理，主要体现在农村和城市、发达城市与欠发达城市之间的不合理，部分大型城市城建档案管理实现了系统化和规范化，但落后的农村和小城镇几乎没有建立城建档案；②区域分布的不合理，城建档案资源东西部城市之间差别较大；③城建档案资源在内容上的不合理，主要是因为在城建档案中大多记载城市规划、建筑和设计等，而忽视了城市的人文、自然环境等内容，从而导致我国城建档案资源失衡，不利于城市的均衡可持续发展。

2知识管理视阈下的城建档案管理

2.1知识管理理论概述

知识管理理论的内涵：知识管理（KnowledgeManagement）理论源自20世纪90年代知识经济时代，人们开始意识到知识在全球化经济建设过程中所发挥的重要作用，通过在组织中建构一个量化与质化的知识系统，为企业实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径，充分利用先进的信息技术和通讯手段，把知识、信息、人力资源、市场与经营等诸多要素合理地有机统一起来，进行各类信息的汇集、整理、分类和储存，以满足现有和未来的需要，提升组织的创新能力和核心竞争力。

2.2必要性分析

在知识管理视阈下进行城建档案管理是十分必要的。目前，互联网和计算机技术被广泛应用在社会生产和生活的各个领域，在电子和网络信息的条件下，城建档案管理也发生了变化，静态纸质档案信息的储存转为动态电子知识的形式，纸质档案信息的储存属于静态、僵化的形式，不利于城建档案管理的发展。通过知识管理的方法和理念来对城建档案管理进行完善和发展，具体可以从以下几方面入手：①对大量的城建档案信息进行整合，实现数据和资料的共享、传递；②利用“知识管理”的理念建立城建档案管理的信息库，实现对有价值的城建档案资料的整理；③利用“知识管理”的理论和理念，丰富和挖掘城建档案中隐藏的知识资源和相关重要资料，并且利用城建档案管理的信息化，实现城建档案管理的智能化和自动化；④在知识管理视阈下进行城建档案的管理，可以从知识的角度了解和思考城市发展和建设过程中存在的问题和不足，立足城市发展的优势，对城市发展过程的不当措施进行及时调整。

2.3可行性分析

城建档案管理属于档案管理的组成部分，具有档案管理的基本属性，在广泛的层次上来说，城建档案管理属于社会文化事务之一，所以属于我国知识管理的一部分。城建档案管理作为知识管理的一个分支，是知识管理水平发展的标志，在进行城建档案管理的过程中，可以充分利用知识理论和知识管理对城建档案管理现有的资源进行充分挖掘和研究，整合内部的资源，利用知识管理促进城建档案管理的创新和发展。

3知识管理视阈下城建档案管理的措施

以知识管理理念变革城建档案的管理模式，可以更好地应对城建档案信息多元化的挑战，满足社会各方面对城建档案信息的需求，实现城建档案的社会功能，促进城市建设全面发展。下面，就相关措施进行进一步探究。

3.1创新知识管理方式

在知识管理视阈下进行城建档案管理的创新，首要的就是进行知识管理方式的创新，优化城建档案管理的流程和环节，实现城建档案管理的完善。首先城建档案管理部门可以利用多种方法对城建档案和知识管理进行事前控制，实现城建档案及时的接收，之后利用知识管理的方式对城建档案信息进行整合，从而提高城建档案信息的开放程度，充分发挥城建档案管理的社会功能；然后利用现代信息技术，比如地理信息技术、扫描技术等，对声像、图片等档案资料实施数字化处理，实现城建档案管理的数字化和电子化。这是对知识管理的充分利用，以此满足人们对城建档案的需要。

3.2整合城建档案管理的资源结构

城建档案管理存在资源结构不均衡的问题，所以需要实现城建档案知识管理系统的智能化和电子化，建立完善的档案资源管理结构。总体来看，城建档案管理是一个复杂系统的工程，针对结构不合理的问题，可以在知识管理的视阈下，建立扩展、交互信息和城建档案数据库，实现城建档案的信息共享和交流。这样，不仅可以提高城建档案管理的工作效率，还能够提升城建档案管理的整体水平，实现智能化管理。此外，在管理中还可以利用超文本、电子技术等提高城建档案的检索能力，实现实时浏览和检索。

3.3促进城建档案管理的创新

在知识管理视阈下实现城建档案管理的创新，可以从知识创新管理和知识服务管理创新2个方面做起。知识创新管理主要是实现对资源的动态管理，创新城建档案管理的政策、管理体系、评价体系等；知识服务管理创新是优化城建档案管理的服务，利用专业型的知识进行城建档案管理的服务，提高用户体验和资源结构的创新。城镇化水平并不是衡量一个国家城市发达程度的唯一标准，还要注重城市发展的整体情况和综合实力，城建档案管理作为体现城市发展水平的重要因素，对城市文化的发展和城市的规划都有重要的作用。在知识管理视阈下进行城建档案的管理，有利于充分发挥知识的重要作用，实现城建档案管理与知识管理的有效结合，促进城建档案管理水平的提高。

4结束语

总之，城建档案管理已不是简单孤立的实体文档的保管，而是成为一种一体化、多元化、全方位的管理。城建部门要以知识管理理念变革城建档案的管理模式，不断吸收和容纳新知识，将其应用到城建档案管理当中，满足城建档案对知识的需求，作为档案工作人员，必须抓住机遇，迎接挑战，推动城建档案工作平稳地向前发展。如此循环往复，使城建档案知识管理与城市建设达到螺旋式上升的目的，为城建档案工作向更深层次发展奠定基础。本研究具有一定的参考价值。

参考文献