档案数字化的关键技术范文
发布时间：2023-09-18 16:31:47
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篇1
房产档案管理包括房屋面积、产权属人、交易纪录、司法部查封、权属登记、离婚产权分析、拆迁补偿、房屋结构、租赁抵押担保、产权处理以及房屋继承等。所谓产权档案数字化，指的是通过多媒体技术、网络技术、信息数据库技术、扫描技术以及存储技术有机结合，利用数字化形式将档案信息有效存储，在建立数据库的过程中，实现资源共享。以便更好的实现原件管理和数据管理[1]。
1.1 主要特征
首先，管理内容数字化和网络化。在网络信息化时代中，实施档案数字化和网络化管理，能够将打破传统纸质管理方式的局限性，借助先进计算机技术和高端设备将档案信息载体分离式存储，这不仅能够节省信息存储时间，而且还能提高信息利用价值以及工作效率。其次，管理服务全面化和社会化。计算机设备既能实现文本存储，还能实现图像存储，借助网络平台能够实现信息全面、准确搜集，有利于构建全方面的档案服务模式，此外，在档案信息资源共享的影响下，用户能够有针对性的进行信息搜集、应用，以便提升工作质量和速度，从中能够体现服务社会化特点。
1.2 主要方式
房产档案主要有三种管理方式，第一种是原件管理，即利用信息技术保管好档案原件；第二种是扫描件管理，即借助扫描仪等先进设备实施具体的扫描工作，以便资料查询和实际应用，虽然该设备工作速度较慢，但是扫描效果良好，然而相机设备兼具快速和优质两种效果；第三种是数据分析，即对房产档案数据详细、合理分析，借此方式实现信息保存。
1.3 基本原则
首先，真实性原则。房产档案从原始信息过渡到数字化信息，务必要保证信息的一致性和真实性，对于存在出入的信息要及时纠正，提高信息的可靠性和真实性。然后，安全性原则。确保房产档案信息安全，即保证权利人合法权益的基本表现，一旦信息安全性降低，那么信息资源完整性极易遭到破坏。最后，便捷性原则。应用数字化技术于房产档案管理，能够实现档案信息及时查阅、便捷查阅，能够打破以往档案信息所受地域限制及时间限制。
2 房产档案管理数字化中出现的问题和解决措施
2.1 问题
首先，房产档案资料缺乏完整性，影响相关政策、法规的健全性，具体表现为实际房屋和资料记载存在结构、面积等方面的不同。其次，服?漳谌莸ヒ唬?用户接收的服务仅限于档案证明以及档案信息咨询等潜在层面，对于深层次的利用分析和网上服务研究，还存在一定的工作难度。最后，计算机设备被片面应用于房产档案人工管理，然而房产档案尚未实现信息数字化处理，这在一定程度上影响信息查询全面性[2]。
2.2 措施
2.2.1健全房产档案数字化体系
只有健全房产档案的数字化体系，才能确保房产档案实现信息规范化，在此基础上发挥信息价值，提高房产档案的利用率。如果房产档案未能标准化实施数字信息管理，那么房产档案需要经历较长时间实现管理工作质量优化，促进管理工作有序发展。
2.2.2完善房产档案数字化系统
虽然网络数字化时代提高了信息技术的应用率，但是目前大多数房产档案仍利用纸质化形式，仅在特定条件下才会通过人工应用计算机设备，档案只是实现了输入形式的数字化，未能实现全面数字化，这不仅会降低工作效率，还会降低信息的真实性和实用性。完善房产档案数字化系统，即原文件借助扫描仪的形式实现信息数字化，以此减少信息检索时间、提高信息准确率。
2.2.3大力培养档案专业化人才
提升房产档案人员的综合素质和专业能力，有利于促进房产档案管理工作稳健进行。为此，聘请专家对工作人员进行系统性培训，在培训的过程中，传播丰富的专业知识、提高工作人员对数字化技术的掌握能力和运用能力，促使工作人员在创新型思想的引导下，规范房产档案的工作行为，积极配合房产档案管理。
2.2.4构建档案信息输送平台
篇2
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，城建档案数字化建设的问题引起了人们的关注。
城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划好城建档案管理的数字化之路，为今后的城建档案数字化建设打好基础。
1．确定城建档案数字化指导思想与原则
城建档案数字化指导思想是：以需求为导向，以利用为目的，充分利用计算机软硬件功能，最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力，保护馆藏城建档案原件完好，保证数字化城建档案真实准确，更好地发挥城建档案信息资源的作用。
城建档案数字化原则是：遵循重要城建档案数字化的价值性原则、常用城建档案数字化的实用性原则、开放城建档案数字化的开放性原则、褪迹城建档案数字化的抢救性原则、解密城建档案数字化的及时性原则、目录数字化与全文数字化分步的时效性原则、城建档案数字化加工与利用同步的一致性原则。
2.城建档案数字化建设的步骤
城建档案数字化建设需要投入，特别是建设初期软硬件配置投入较大，建成后也要保持一定的运行成本。因此，要按照成本效益最大化理论，细化城建档案数字化建设的步骤，同时优化城建档案数字化的各种资源配置，根据不同的情况，进行城建档案专业人员和数字化技术人员、计算机和扫描设备的合理搭配，构建城建档案数字化投入小收益大的新模式。
2.1建立城建档案数据库
第一步，输入文件级目录。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保城建档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。
2.2加强电子文件的收集和积累工作
电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合，是未来数字城建档案最主要的来源。为了确保所形成的电子文件不被丢失，保证电子文件是可存取、可利用和可理解的，必须及时对所形成的电子文件进行收集积累。电子文件的收集积累，不仅保证电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性，同时，也防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏，从而保护电子文件的安全，为电子文件的归档打下基础。
电子文件的收集积累范围，应严格按照国家有关规定执行。用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。
2.3城建档案数字化与上网利用同步
城建档案数字化及管理流程重组是一个管理思想不断地变化的过程，城建档案数字化与上网利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。
数字化城建档案分开放与不开放两种，开放城建档案即上互联网，建立城建档案资料网站，实施资源共享，在互联网上向政府和社会提供城建档案信息查阅。
3.不断增强城建档案数字化管理的技术含量
城建档案数字化的建设过程重在管理，贵在控制。利用计算机进行城建档案数字化，任何一个逻辑错误，都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患。在互联网上公开不真实、不准确的档案，将在社会上产生不良影响。特别是在网络环境下的流水作业，上一道工序一定要为下一道工序负责，各道工序工作量的对等与匹配同样重要。实践证明，建立数字化进度数据库、数字化质量反馈库、城建档案利用登记数据库，通过技术手段将全面质量管理思想引入城建档案数字化建设，实现全程管理、适时控制，才能达到强化数字化城建档案质量保证体系的目的。
篇3
关键词：
高校；学籍档案；数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。
第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。
第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
参考文献：
［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.
篇4
网络和信息技术的不断发展促进了依赖于数字化信息系统的数字档案馆的建设，档案馆建设也正逐步进入一个全新的发展阶段。数字档案馆将各地各形式的档案资源都以数字化的形式将其存储在计算机网络系统中，并且以互联网方式将其互相联系起来，促进了信息资源的更有效查阅、调度和利用，也大大加强了资源的有效共享。我国对数字档案馆的建设研究日渐成熟，也拥有许多的研究成果，可见数字档案馆的建设已然成为当今档案馆界发展的新趋势。
1.2 数字档案馆建设中的技术性问题与人文文化
数字档案馆建设依托于互联网技术的成熟发展，将各地区各基层事业单位和企业单位的实体档案数字化，并有效的建立起档案信息传输系统，方便档案的查找及调度。因此数字档案馆的建设离不开技术的指导，拥有高端的技术支持才能建立更好的数字档案信息管理平台，使其建设更为合理化和科学化。但是仅仅只有技术的发展是远远不够的，数字档案馆的建设是以人们的使用为本，它存储的也是各地方各单位的档案，作为一个公共化的服务体系，其不仅要在技术上方便人们的使用，更应秉承以人为本的理念，使其设计有更多的人文元素在其中，提高档案馆建设中的人文精神研究。[1]
1.3 数字档案馆建设中人文研究领域较薄弱
虽然现今数字档案馆建设在技术上已获得许多成就，但对于其人文化研究依然薄弱，技术的不断发展虽然带来了档案界的变革，但是仍然无法弥补人文文化的渐渐缺失，综其缘由，可以从以下几方面来解答。
1）档案馆建设中人文情怀的渐渐淡化
无论是现今依赖技术支撑的数字档案馆还是原先的实体档案馆，它都是文化的载体，都是作为一种人文文化而存在，是一个公共的服务体系，然而技术的高速发展和对经济效益的过热追求已让其“变质”。如今经不断探索和努力才建设起来的数字档案馆已不再像一个公共的服务体系，而更像是基于网络的数字化信息系统。它淡化了使用者与档案馆馆员之间的关系，忽略了其人文底蕴的存在，文化的氛围也日渐消散，不同思想之间的摩擦碰撞也渐渐消弭，但是这些文化底蕴却又是其存在的价值所在。作为档案的记录者，其担当的不仅仅只是记录档案的任务，它也是一种社会记忆的记录与传承机构，是社会文化的承担者和传承者。它不仅要提供给人们方便快捷地查阅档案信息资源，更多的应该让人们理解和懂得其中蕴含的民族文化和情怀，让人们在历史长河中找到思想的归宿和依托。[2]
2）价值理念的浅化
短短几十年，科技迅速发展，互联网信息技术也有着飞速的发展，因此数字档案馆的建设也借着科技的力量迅速发展起来。但却只是仅仅提供了一个人们查阅档案资源信息的平台，只是数字化档案信息存储、交流和共享的简单组合。档案馆中包含的文化底蕴亦在这机械化的运转过程中渐渐消磨殆尽，其价值理念也越来越倾向于表面化和机械化。档案馆建设追求的是为人民服务，是以人为基础的，它体现的不仅仅是信息资源的存储和查阅，而更多的是一种社会人文精神和人文情怀。科学技术亦包含着人文化的理性价值属性，如今数字档案馆的建设却忽略了这层价值的存在，反而过多的追求其技术价值，这也导致了数字档案馆建设中人文价值理念的淡化和缺失。[3]
3）数字档案馆服务系统趋于单一化
现今对数字档案馆的建设，为了追求它的高效化和精细化而放弃了档案馆原本的一些功能，这也慢慢的导致其功能逐渐变得单一，也因此造成了人文文化的缺失。档案馆不仅仅只是对档案资源进行普通的收集整理、供人们利用，以及作为存储系统将需要的资源存储起来。它提供给人们的不应该仅是作为档案信息服务系统，更多的应该是某种意义上的文化传承与象征，是一个民族历史根源的记录者和见证者。在它之上体现的应是一种人文精神，承载着一个民族的理念，和所有的社会人文情怀。
2 数字档案馆建设中技术研究与人文文化的融合是必然的
科学带动发展，人文促进和谐，科学精神与人文精神在源头上就是统一的，都体现着一个民族自强不息的文明。科学中蕴含着文化，而文化中也体现着科学，只有科学和文化有机的结合起来才能发挥更大的作用，得到更好的结果。不仅如此，技术研究以及科学发展和人文文化其本质上都是一致的，科学发展是致力于人们生活及精神的改善，科学是人类的文明，而人文则更是人们在日积月累中形成的不可磨灭的印记，它是一个民族的魂与神，是不可或缺的。所以科学的发展不可或缺，人文元素的指引同样重要，这两者的良好结合才能达到空前的效果，实现其重要的价值。[4]
3 数字档案馆建设中技术研究与人文元素的融合
3.1 探索创新新技术，打造互联网档案资源信息共享
数字化档案资源的存储以及互联网技术的高级运用，将不同时间、空间的信息资综合起来，所以需不断提高科学技术，实现档案信息资源的共建、交流与共享。这也促使使用者能够方便快捷地查询、搜索、调度相应的信息资源，其不受时间、空间的限制，大大提高了资源的利用效率，因而需要技术的发展支撑，但是亦要重视人文元素的渗透，使其建设更加贴近人们的生活。
3.2 探索创新新技术，增加其功能服务人性化
数字档案馆因其先进的科学技术的支撑，让其拥有高效而精细的服务效率和优势。因而在此基础上要开辟新的服务方式，创新理念，开拓出新的路径方法，致力于更为人性化的服务方式。针对利用者的不同打造个性化人文化的服务方式，增加它的人文元素和人文色彩。高端的技术支撑以及不同额人文文化的引导共同创造更新耳朵服务方式。
3.3 探索创新技术，使其发挥更大的作用
篇5
［中图分类号］G237 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2010）49-0096-03
1 当前地籍档案数字化的形势和要求
2006年国土资源部《金土工程一期建设方案》中推进信息化建设的要求和《地籍管理“十一五”发展规划纲要》中都明确指出：“要建立统一配置、管理各类数据的数据集成管理平台,实现数据的可视化管理和服务”、“地籍档案管理要实现数字化、可视化。”
长期以来,地籍档案管理采用计算机辅助与手工操作相结合的方式,采用的载体都是传统的纸质档案材料和相关电子表格、文档,按照新时期档案信息化的技术要求,要实现城市地籍档案管理数字化、可视化,还应该通过数字化加工处理,将纸质档案内容转换成计算机能够存储和识别的可视图像文件。
延吉市国土资源局于2008年2月起结合全国第二次土地调查关于“建立四级土地利用数据库和建立市县地籍信息系统”的要求,开始进行档案的扫描录入工作。委托长春市某航遥信息技术公司承担档案数字化扫描加工,预计扫描加工档案约10万宗,约200万页,数据容量3.5~5T,工期预计为4个月。主要步骤是：①将每一卷档案的所有卷内内容,即权属资料、身份证明等申请材料、地籍调查表、审批表、相关图纸、变更记录等所有内容,经过扫描,以图片格式存入计算机。②为扫描生成的图片编制以地籍号为主的十级目录文件名,并根据图片文件名中的关键字段和现有的档案信息系统实现链接。
对于今后接待的登记申请,将直接在办证大厅窗口用扫描仪进行相关材料的扫描录入,在完成土地登记后,可以直接生成地籍数字图片档案,同时形成纸质和电子两套档案数据。图片数据按文件名中的关键字段和现有的档案信息系统实现链接。该系统是延吉市国土资源局于2004年研发并开始应用的,是以JSP技术和B/S模式,以Appache和Tomnet开发服务器为平台建立的地籍档案查询系统。
2 档案数字化与数据处理的具体方法
地籍档案与一般档案相比,最突出的特点是图文并茂和地理位置相关性,既有报告、批文、合同等文本性质的档案,也有宗地草图、地籍图、宗地图等图形、图像的档案。扫描和录入时除选择合适的硬、软件设备外,还必须针对不同类别的档案材料数字化的要求、采用不同的工作流程和技术方法进行数据转换与压缩处理,以保障数字档案材料的清晰、准确和便于存储与应用。
3 文本类档案的数字化与数据处理
地籍档案的文本类档案的数字化方法此次一概采用扫描录入法(包括地籍档案原件的文头、手迹、图表、印鉴等信息)。
3.1 扫描方式
针对档案的清晰度采用不同的扫描方式,主要是黑白、灰度、彩色三种方式。对于比较清楚的纸质档案可采用黑白方式扫描,对于模糊的纸质档案采用8bit灰度方式扫描,对于有彩色图章的纸质档案采用16bit彩色方式扫描,这样既可以满足档案数字化的要求,又能减少存储空间。
3.2 分辨率
确定扫描的分辨率是档案扫描的关键环节之一。扫描的分辨率过高,扫描文件占据存储空间大、使用不方便；扫描的分辨率太低,扫描图像不清晰,满足不了数字化管理的要求。经多次试验研究,我们认为,对于负载量不重的文件材料,选择“200dpi”像素分辨率扫描比较合适、对负载量重的文件材料,载荷大的页面,当字迹看不清楚或者很难看清时,采用更高的分辨率,直到能看清楚为止。分辨率以“50dpi”为步进递增。
3.3 存储格式
扫描文件的格式有很多,其中最常用的有BMP、GIF、JPEG、PNG、TIFF和PCX等格式。BMP位图格式的特点是包含的图像信息较丰富,几乎不进行压缩,缺点是占用磁盘空间过大。GIF格式的特点是压缩比高,磁盘空间占用较少,其缺点是不能存储超过256色的图像。JPEG格式用有损压缩方式去除冗余的图像和彩色数据,能获得极高的压缩率。TIFF格式的特点是图像格式复杂、存储信息多,且支持LZW无损压缩方式,它存储的图像细微层次的信息非常多,图像质量高,故而非常有利于原稿的复制。此次我们选择的是无损压缩的TIFF格式作为扫描文件的存储格式。
3.4 扫描后的技术处理
对扫描图像的处理主要包括纠偏、旋转、去黑边、亮度和对比度的调整、色阶调整、去杂点、消蓝去污、拼接等。局部消蓝能够对字迹褪变的档案进行修复,一般情况下通过调整亮度,一页档案的大部分文字都会扫描出来,但有些地方会因太浅或太浓而看不清楚甚至看不出来,这时就需要根据不同情况,对灰度扫描后形成的图像分别设置不同的亮度比较值,然后转换成实际黑白二值文件进行存储,从而使全篇档案都能清晰地显示出来。这对于修复历史档案具有十分重要的意义。
4 图形档案的数字化与数据处理
与文本档案材料相比,图形档案材料最大的特点是空间定位性和可量测性。图形档案材料的扫描主要有两种方法,一是扫描成图像格式；二是数字化成矢量格式。后者要在扫描后,对扫描图像进行屏幕矢量化或通过特殊的软件自动矢量化,对于矢量化形式的数字化,还应该对图形要素进行分类、分层和编码。我局现有的档案管理系统已经和地籍图库实现链接,所以此次采用的是前者。
4.1 图形材料的扫描
地籍档案的图纸资料一般图幅较大,大多是A1、A0幅面,A3、A4幅面的较少。因此,图形扫描采用大幅面的扫描仪。对于1∶500、1∶2000比例尺的图纸,图面负荷不重,一般采用300dpi的扫描分辨率。对于1∶10000或更小比例尺的图纸,由于图面负荷较重,采用600dpi的扫描分辨率。
4.2 图形数字化的精度
图形数字化的精度要求较高,而且与图纸的比例尺有很大关系。一般要求不大于原图的0.3~0.5毫米。
5 扫描录入的图片文件名及目录名命名格式和具体规范
5.1 文件名总体上采用定长编码加上前缀的方式
5.3 具体规范的补充
第一,独立宗地无栋号、户号,应在相应位置补零。第二,原旧土地使用证的证号,在字头补零处理。第三,自治州一级的批件,使用证号末尾加Z,如果不满11位,在S后、证号前加零补齐,如州件证号为“2002009”,则先变为“S2002009Z”,因为位数为9位,不足11位,需在S后和“2002009Z”前补零,变为“S002002009Z”,最终变成了11位。第四,抵押档案(包括多证抵押)中装在同一档案袋中的档案袋文件,保存的目录应在其原来应有的目录下,而不是抵押档案目录中,文件名仍按“12.文件命名规则”制定。第五,关于版本修改历史：版本1.1修改了文件名称最后的页号表示前添加“_”。版本1.1.1修改了“12.文件命名规则如下”例2中栋号位数的错误。版本1.1.2的修改内容：①在“档案类别”后增加了档案变更次数内容。②对州批件的使用证号做了详细的命名规定。③对抵押档案件的目录命名和文件名命名规则做了规定。
6 档案数字化存在的问题
6.1 数字档案的凭证价值问题
第一,由于一系列技术和立法问题还未解决,数字化档案目前还不具备法律凭证效力,所以数字档案只有参考价值而无凭证价值。
第二,技术上的问题。①数字档案具有易复制、修改、删除的特点,使得档案“原件”的概念变得难以确认。②计算机硬、软件技术不断更新换代,因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。
6.2 数字档案信息的长期存取问题
第一,存储的介质材料。数字介质,无论磁盘还是光盘的寿命都远远无法和纸质档案相提并论。
第二,机读语言格式。计算机语言平均每3个月就会问世一种,而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象,若干年以后,我们用现行的机器语言描述的数据,还能100%的还原。
第三,对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出,如设备发生故障、系统瘫痪,电子文件就读不出来；电子文件对其他设备环境的不兼容性,使其只能在某种设备上处理,而不能在其他设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存储在载体上,有时难以互换；电子文件加密后,不解密就无法识别；技术设备更新时,不及时解决格式转换问题,也无法读取等。
6.3 数字档案的失真问题
此次档案数字化的主要方式是扫描加工,在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一,技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹,有时需调整不同的技术参数,如分辨率、明暗度、对比度等,选择不当会直接影响扫描的质量,造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息,客观上造成档案原貌的改变。其二,工作失误。档案扫描是大量的重复劳动,难免有时失误。如扫错档案或打错顺序,或存错,或在建索引时链接错误等,如不及时发现,将直接导致数字化档案失真。其三,转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时,往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件,如果格式选择不当,同样会导致数据发生变化。
6.4 数字档案信息的安全问题
主要表现为：其一,计算机病毒。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁。其二,计算机黑客。黑客对信息资源的攻击,程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三,有窃取行为的间谍活动,窥视其机密信息进行复制或扩散。其四,有意破坏,摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通信装置。其五,人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等,所有这些,都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。
6.5 技术过时问题
在飞速发展的IT业中,电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代,虽然绝大多数新产品承诺向下兼容,但其兼容的“代”数在跨越若干年后,旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。也有专家们提出的解决方案是数据迁移,但迁移却存在着一个致命弱点,就是每次迁移总会丢失一定的相关信息,这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。
6.6 数字档案建设的标准化问题
地籍档案数字化建设提出只是近十年的事,在全国开展的情况也各有差异,而且受信息技术发展速度的影响,档案信息系统至今没有相应的具体标准可遵循。此次延吉市国土资源局扫描录入地籍档案也是全州八个县市的第一家,在吉林省也是名列前茅,具体的技术规程和方法还在实施中逐步研究探讨。还远不能达到信息标准化建设和实现档案信息资源共享。
7 结 论
在新时期地籍档案数字化在可视化查询和统计等方面具有以往档案管理无可比拟的优越性,但是也存在着由于自身的技术特点和介质特点等原因造成的不可避免的缺陷和弱点。今后的档案数字化建设的最重要环节即是实现国际标准化。在选择的硬、软件设备和选择标准的数字化与数据处理方法时,制定的数字化与数据处理工艺流程在兼顾标准化的同时一定要有前瞻性,尽可能和信息技术发展保持同步。减少信息资源和物资资源的浪费,实现阶段性的可持续的发展。
篇6
随着时代和科技的不断发展，信息技术能够给人们的生活以及企业单位提供方便的操作，因此各行各业都需要加快对数字化的利用，为生活工作提供更多便利。本文首先就数字化不动产档案管理的内容定义进行阐述，对数字化不动产档案管理利用发展平台的特征进行说明，其次通过搭建数字化不动产档案管理利用发展平台进行探讨，同时提出一些举措，帮助数字化不动产档案管理利用发展平台能够更好完成搭建。
一、数字化不动产档案管理内容
（一）什么是数字化不动产管理
不动产是一种具有不能进行移动土地位置固定性，由地理位置使用权利以及使用程度等结合组成的独立性，使用寿命长久性，因土地面积限制的供给有限性几大特性的财产，主要附着于土地，例如房屋建筑物等。
数字化不动产档案管理通过计算机、互联网网络将国内的不动产档案资料进行分类处理和存储整理的方式，利用信息技术将这些不动产档案进行数字化的统一集合管理。通过数字化进行整合管理的这些不动产档案数据，可以直接使用网络进行查找、检索，让不动产档案管理变得更加方便，同时也完善了国内的不动产数据库信息，让管理人员使用者能够快速获取不动产档案的数据资料。因此，不动产档案信息结合数字化管理后能够方便操作，从而提高档案管理的工作效率，保证档案管理工作的高质量。
（二）数字化不动产档案管理利用发展平台的特性
1.利用网络系统高效管理不动产档案信息。信息技术下利用计算机进行工作已经习以为常，工作得益于计算机网络系统而取得很大进展，对于不动产档案的管理工作也是一样，通过计算机网络的便捷特性管理不动产档案，与传统的不动产管理方式相比较而言，管理者会更加的轻松，更快速的进行管理工作，大大地提高了工作效率，同时保证了不动产档案的精确度，解决了人工管理易出现遗漏的问题。
2.对不动产档案信息进行多样化储存。传统不动产档案管理仅仅通过文字的方式记录储存，通过数字化不动产储存管理后可以通过图片的方式储存，或者音频的方式储存，还能直接将拍摄的视频进行储存，多样化数据储存方式。同时也在传统管理储存的工作基础上，大大提高了储存的效率，让不动产档案信息能够快速地储存到数据库中，更加保证了数字化不动产档案信息储存的安全性。
3.用户可以快速地进行调阅。数字化不动产档案管理利用发展平台可以方便用户随时随地进行调阅，解决了传统管理方式需要去固定地点进行调阅不方便的问题，数字化不动产管理采用数据库能够存储大量的不动产档案信息，也解决了传统不动产档案信息存储空间的局限性。使用计算机可以直接在数字化不动产档案管理利用发展平台中搜索你想要查阅的不动产档案信息关键字，极短的时间内就能找到需要的资料。根据这个特性，数字化不动产档案信息管理利用发展平台需要保证其信息的安全性，进行访问权限的设置，需要有相关权限的人员才能进行调阅。
二、搭建数字化不动产档案管理存在的问题
（一）不动产档案管理分布分散，人工管理无法操作
我国的不动产档案信息受国情以及国民数量综合影响，具有分布分散的特性，传统的人工管理的方式对于这样庞大的信息数据群来说根本无法操作。因此解决这些问题就需要应用数字化于不动产档案管理中，它能够高效地帮助企业以及政府解决这个问题，对于企业以及政府来说需要在工作上进行统一规划，以法律法规为执行的基础，将数字化不动产档案管理以最大的限度进行使用，对各个行业以及单位的不动产档案管理来说，加快搭建数字化不动产档案管理是必须重视的一项工作任务。
（二）各地对不动产数字化管理的重视度不够
在社会的不断发展中，不动产管理方式方法也在随之不断变革，各个单位企业对不动产档案管理技术应该进行会议讨论，最终决定一个合理有效的管理方式，在会议上结合员工的想法和意见，注重搭建数字化不动产档案管理利用发展平台。通过数字化的便捷，使用其广泛的特性，不动产档案管理技术的改革需要企业政府的不断改进。但是目前国内各地方对于数字化不动产档案管理利用发展平台的搭建工作不够重视，国内部分地区在数字化不动产档案管理利用发展平台的建立使用没有明显的效果，对于数字化不动产档案管理利用发展平台没有足够的搭建意识和行动。
（三）数字化不动产档案管理的开发还在不断完善中
传统不动产档案管理需要企业政府各部门之间的密切配合，来完成如此巨大的数据系统管理。如果国内各个地区能够将数字化和不动产档案管理相结合使用起来实现全国范围内的数字化不动产档案管理，这对于国内信息技术又前进了一步，对于信息技术的应用而言获得了巨大的进步。更快地搭建好数字化不动产档案管理利用发展平台，需要企业政府从具体情况全面考虑，需要将杂乱的数据进行统一处理，打好数字化不动产档案管理利用发展平台建设的基础，在不断的实施过程中解决问题，完善管理制度，让数字化不动产档案管理利用发展平台搭建工作不断向前推进，管理人员之间进行分工完成做好负责的事情，制定一個长远的发展目标，在不动产巨大数据管理过程中需要不断克服困难和阻碍，最终完成数字化不动产档案管理利用发展平台的搭建工作并快速投入使用。
三、搭建数字化不动产档案管理利用发展平台策略建议
（一）加强不动产档案管理人员的意识
在数字化不动产档案管理中，需要对管理人员的管理意识进行培训加强，不动产档案良好的管理能够让数字化不动产档案管理利用发展平台更好地发挥其作用，增强整个平台的稳定性和使用效果，保持良好的管理意识，能够对数字化不动产档案管理利用发展平台的搭建提供更多管理建议，进行更好的引导数字化不动产档案管理利用发展平台的发展扩大，带动国内对于数字化不动产档案管理利用发展平台的建设，在管理的过程中带来更多有效的处理方法。
（二）创建全面完善的不动产档案信息数据库
在进行数字化不动产档案管理利用发展平台搭建工作中，大量的不动产档案信息数据需要进行取出或者录入工作，那么对于不动产档案数据库就需要做好基础性的创建，在储存数据信息中，完善数据库的对地域或者不动产类型的划分，让每个数据信息能够明确地存入数据库中，这一举措对于后期使用和调阅来说具有非常重要的作用，搭建完成使用过程中能否快速方便地进行查看阅览取决于数据库良好的创建；因此，为了方便让数据信息能够安全快速的存入或取出，需要对数字化不动产档案管理利用发展平台的数据库进行更加详细和严格的创建。
（三）加强不动产档案的管理力度
数字化不动产档案管理利用发展平台改变了传统的不动产档案的管理方式，通过更有效的信息技术管理，对整个管理过程的工作性质进行了本质上的改革，是完善数字化不动产档案管理利用发展平台的必然结果，这种改革方式对于企业和政府单位而言需要投入更大的成本和人力资源开展工作，需要对管理工作进行调动，人员需要进行明确的分工，制定出清晰的发展工作目标，对每个人每个部分工作进行更明确地规划；企业在实施不动产档案管理的同时，需要跟随信息技术时代的发展改变运营方式，让企业经济不落后于发展速度，才能更好的开展数字化不动产档案管理工作。
（四）对不动产档案管理出台合理的管理法规
搭建数字化不动产档案管理利用发展平台，标志着我国科技的发展，对于不动产档案的管理，政府应该加以重视，对过去的不动产档案管理法律法规进行修改和完善，制定更加全面的法律法规保障数字化不动产档案管理的有效管理；企业方面需要根据政府出台的法律内容，对企业内不动产档案信息管理工作结合公司情况进行合理的规划和部署，确定更好的更有效的管理策略和改进的方法，在对不动产档案信息的管理工作上能够做到长远高效的实施，各部门每个人都应该明确好需要开展的工作任务，加强各部分人员之间的配合协作，同时在不断实施过程中提出新的创意和管理意见，有计划有安排地实施数字化不动产档案管理工作，为数字化不动产档案管理的改革铺设好道路。
（五）加强数字化不动产档案管理利用发展平台的安全性和数据的隐秘性
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音像档案作为一种专门档案，以其直观、全面、生动再现等特点，能够全面记录和生动还原历史的真实面貌，能够有效补充档案全宗的完整性，能够丰富档案全宗的存在形式，在档案工作中发挥着独特的、重要的作用。但同时也因受到自身特点、存储载体和播放设备等因素的影响和限制，传统音像档案的保管和利用状况并不乐观。传统音像档案经历了蜡筒、胶木、钢丝和磁带等作为记录载体，其中，以磁带为介质的传统音像档案数量最多也最为常见。这些传统录音（像）带档案经过长时间的存放和利用，磁介质会发生退变、老化，信号逐步衰减，影像质量越来越差，甚至无法正常播放。与此同时，传统的模拟音像系统和设备正逐渐淘汰，能够正常使用的越来越少，存放在模拟音像带上的珍贵音像资料将面临永久丢失的危险。
一、音像档案数字化的作用和意义
针对传统音像档案面临的风险，通过音像档案数字化，即利用信息技术将音像档案原有的模拟声音（视频）信号转换为可被计算机识别的数字音（视）频文件，是安全保管和有效利用这些重要档案的唯一出路。通过音像档案数字化，不仅可以实现数字音（视）频文件代替传统音像档案提供利用，从而有效地保护音像档案原件，而且数字音（视）频文件的重放效果好，又不会造成损耗。此外，音像档案经过数字化，可以开发出丰富的文化资源，供社会公众广泛消费。因此，音像档案数字化，不仅是有效解决传统音像档案面临问题的不二选择，更是对档案工作的长远发展和历史文化的有效传承都具有重要意义。
二、我国音像档案数字化发展相对滞后的原因
现实中，与纸质档案数字化开展得如火如荼相比，我国音像档案数字化发展则明显滞后，只有少数档案馆和电台、电视台等开展了音像档案数字化，而更多的音像档案还沉睡在档案馆（室）的库房中。
那么是什么原因造成了我国音像档案数字化发展缓慢呢？笔者认为，主要有以下几个方面：
首先是观念问题。由于音像档案只是近一个世纪以来才逐渐出现的，它积累的数量与纸质档案相比是九牛一毛，在档案工作中一直处于边缘的位置。而许多档案部门也就逐渐形成了“重纸质档案而轻其他专门档案”的思想观念，使得音像档案长期得不到重视，而音像档案数字化也就自然地落下了。
其次就是缺乏标准。音像档案数字化是一项系统工程，需要统筹规划、全程控制，需要确定工作流程和环节，需要综合选定各种技术指标和参数，必须要有专门的标准作为指导才能顺利地开展。但我国目前仍没有出台关于音像档案数字化的国家标准或行业标准，标准的缺失严重制约了音像档案数字化工作的发展。
再次是人才问题。与纸质档案数字化相比，音像档案数字化涉及的技术更复杂，对数字化加工、组织和管理人员的要求也比较高，而档案部门在这方面的技术力量和人才储备大都比较薄弱，从而加剧了开展音像档案数字化工作的难度。
最后是设备问题。与纸质档案数字化相比，音像档案的数字化和后期编辑利用都需要更多种类的播放、采集和编辑等设备，而这些设备要么是价格不菲，要么是已经停产，市面上很难买到（如钢丝录音机），这也在一定程度上影响了音像档案数字化的发展。
由此可见，造成音像档案数字化发展滞后的原因是多方面的，这其中有些是档案工作者们主观造成的，有些则是客观使然；有些是需要各级国家档案部门共同推动并且经过一个较长的时期才能彻底解决的，有些则是每个档案馆（室）通过自身努力就能取得明显成效的。
三、如何更好地开展音像档案数字化
我们应该如何有效解决音像档案数字化存在的问题，促进音像档案数字化工作的快速健康发展呢？笔者认为，暂时抛开那些我们不能左右的客观因素不谈，只要做好以下几方面，就可以推动音像档案数字化工作顺利开展。
（一）转变观念，积极创造有利于音像档案数字化开展的各种条件
要想发展音像档案数字化工作，首先就要在思想上充分认识音像档案以及音像档案数字化的重要作用和意义，要积极转变过去“重纸质档案而轻专门档案”的思想观念，要用发展的眼光看待音像档案在多媒体网络时代的强烈需求和美好未来，做到“思想上高度重视，资金上充足保障，人员上坚决支持”，积极为音像档案数字化工作的顺利开展创造各种必要条件和有利条件。
（二）厘清音像档案的种类和数量，选择合适的组织生产方式
开展音像档案数字化其中一项很重要的内容就是要选择合适的组织生产方式。音像档案数字化有自主生产和外包生产两种基本组织生产方式。自主生产一般由本单位人员负责档案数字化系统的建设以及日常生产的组织与管理，有关操作人员向社会招聘并进行技术培训。自主生产方式的管理成本较高，但方式灵活，可控性强。外包生产需要把音像档案数字化作为一个项目公开向社会招标，选择有一定资质和经验的企业承包生产。外包生产方式在建设与管理上相对简单，但需要做好进度控制、质量验收和安全保障等工作。
各单位在开展音像档案数字化前应厘清本单位音像档案的种类和数量，并主要根据音像档案种类和数量同时参考资金投入方式和进度要求等因素综合选定组织生产方式。一般来说，音像档案数量较少的单位可采取外包生产方式，可以有效减少本单位的人力和物力投入；而音像档案数量较多的单位，可采用自主生产方式，可以有效确保音像档案数字化的质量和安全。
（三）统筹考虑，选好音像档案数字化的关键技术指标
在音像档案数字化过程中，一些关键技术指标参数选定的合适与否直接决定着音像档案数字化的质量。因此，在选定关键技术指标参数时，要统筹考虑，慎重选择，既要着眼于未来发展趋势和要求，又要立足于现实技术成熟度和兼容性；既要实现音像档案的保真、生动再现，又要便于网络共享和广泛利用。
1.音频采样频率
音频采样频率是指每秒钟对声音波形的采样次数，是描述声音频率的解析度，同时它也是衡量音质的标准，采样频率越高，声音失真越小，音质就越好，声音的还原就越真实、自然，但音频数据量也就越大。常用的音频采样频率有11.025kHz、22.05kHz、44.1kHz和48kHz等。其中，11.025 kHz是电话和调幅广播的声音品质，22.05 kHz只能达到调频广播的声音品质，44.1kHz是CD音质（高保真立体声）。由于人耳听觉的频率上限为20kHz，根据奈魁斯特（NYQUIST）采样定理，用44.1kHZ的采样频率进行采样，刚好可还原为略高于人耳听觉极限频率的声音，可以完全满足录音档案数字化的需求。而48kHz采样虽然更加精确一些，但人耳已经分辨不出与44.1kHz采样的差别了，而音频数据量会随之增大。因此，在开展录音档案数字化时，建议音频采样频率一般设置为44.1kHz就可以了。
2.视频码率
视频码率是指单位时间内视频数据的输出量，是视频编码中画面质量控制中最重要的部分。一般情况下，视频码率和视频质量成正比，视频码率越大，视频质量就越高，视频画面越清晰，但当视频码率超过一定数值后，对视频画面的质量就没有多大影响了。同时，视频码率也与视频文件体积成正比，视频码率越大，视频文件体积也就越大。因此，录像档案数字化时，不能一味为追求视频质量而肆意提高视频码率，而应根据原录像档案的清晰度选定合适的视频码率，在保证能够完美还原原始录像档案画面的基础上，又使数字化视频文件的容量不会太大。一般地，标清录像档案数字化时可选择6M/S的码率，数字化视频与原录像档案画面无明显差别，一个小时大约需要2.5G的存储空间；而高清录像档案数字化时可选择12M/S的码率，数字化视频与原档案画面无明显差别，一个小时大约需要10G的存储空间。
3.视频采样格式
视频采样格式是指录像档案数字化时从原始图像信息中获取亮度信息和色彩信息的方式。常见的视频采样格式主要有YCbCr 4：4：4、YCbCr 4：2：2、YCbCr 4：1：1和YCbCr 4：2：0几种，其中Y是亮度分量，Cb是蓝度分量，而Cr是红度分量。由于人眼对亮度比色度更敏感，因此在视频采样时，通过减少色度分量，可以有效降低视频容量，但人眼却不能明显察觉到图像质量的变化。YCbCr 4：4：4，表示全像素点阵，三个分量的采样率相同，画面与原始画面非常一致，但数据量巨大；YCbCr 4：2：2，表示每4个像素有4个亮度分量、2个Cb分量、2个Cr分量，画面非常接近原始画面，数据量较大；YCbCr 4：2：0，表示每4个像素有4个亮度分量、2个Cb（或Cr）色度分量，相邻的扫描行存储不同的色度分量，画面接近原始画面，数据量一般；YCbCr 4：1：1，表示每4个像素有4个亮度分量、1个Cb分量、1个Cr分量，画面与原始画面差别较大，数据量较小。为获取较高的视频质量、满足绝大多数利用需求的同时又能有效减少存储容量，在录像档案数字化时，标清录像档案建议选择4：2：0的视频采样格式，高清录像档案建议选择4：2：2的视频采样格式。
4.存储格式
音像档案通过数字化保存为不同格式数字化文件的容量相差很大，数字化档案的品质差别也非常大。而音像档案数字化要实现充分地反映音像档案内容和便利的网上传输、利用，就非常有必要生成不同格式的数字化文件，从而满足不同的需要：即在音像档案数字化时，可以直接保存为低压缩率格式的数字化文件，以充分地保存和再现原始音像档案的全部特征；在此文件的基础上，通过转换程序，可以生成高压缩率格式的数字化文件，以便于快速检索和网上传输、利用。
（1）音频文件格式
目前用于音频数据存储的格式有很多，如WAV、MIDI、MP3、WMA等。其中，WAV是基于PCM编码的一种波形存储文件，被Windows平台及众多音频软件所广泛支持，有极强的通用性。WAV文件的质量很高，几乎达到了CD音质，可以精确地记录和完美地还原声音，是存档用比较理想的格式；但WAV文件体积较大，一小时的16位、44.1KHZ、立体声WAV文件大约要占600MB的空间，而若将其转换MIDI、MP3、WMA等压缩率较高的格式，则转换后的文件仅为原WAV文件大小的十分之一甚至更小。因此，录音档案数字化产生的用于长久保存的数字音频文件，建议采用WAV格式存储，而在此基础上，可以将WAV文件转换生成MIDI、MP3、WMA等格式，用于快速检索和网上利用。
（2）视频文件格式
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一、企业档案数字化建设的重要性
档案是企业重要信息的存储仓库，同时又是信息利用的源头，因此档案管理工作对企业具有举足轻重的作用。随着国民经济的发展，档案的管理和利用受到了越来越多的关注，并在企业单的发展中发挥着越来越重要的作用。做好档案数字化将给企业档案工作注入新的动力，提高档案管理和利用水平。有效提升档案管理工作的效率，激活蕴藏在档案中的信息能量，使档案信息能够在更大的范围内得到更充分的利用。随着当前档案信息的数量越来越庞大，企业工作人员信息、企业业务状况等信息需要被详细存储，纸质档案记录已经无法满足现代社会的要求。和过去纸质档案相比，数字化档案具有浏览方便、容量大、不占空间等优势。
二、企业档案数字化建设的现状与问题
（一）缺乏企业档案数字化建设标准化规范体系
当前企业档案数字化建设还存在着较多的不足。例如企业档案数字化管理体系没有统一的标准，当前信息数字化管理的模式较多，对信息的分类、整理等均未实现统一。此外，当前企业对档案数字化管理的工作人?T的择选没有一套标准的选拔标准，没有专业的操作档案数字化建设的工作人员，存在存储操作失误导致信息丢失的风险。
（二）缺少整体数字化建设流程的规划与设计
当前档案的数字化建设属于实践的初期阶段，并未形成系统的操作程序。在信息收集、整合、归类、存储等环节，各个企业间的操作方式存在差异。企业同一部门内的信息存储方式不同，影响企业内部工作人员的工作效率；就不同企业间的合作而言，信息的存储程序不同，在一定程度上阻碍信息的交流与共享，阻碍企业间的进一步合作与发展。
（三）企业档案数字化建设的关键技术不成熟
企业档案数字化建设的关键技术不够成熟。企业档案数字化管理的核心技术即存储信息的技术，广义上的数字化信息存储技术包括处理信息的全过程-----对获取信息的分类、信息整合以及信息的存储设备的择选。实现信息数字化管理是整个过程最核心的环节是信息的存储设备。当前我国企业还属于信息数字化建设道路上的初学者，信息存储设备还有较大的发展空间。
（四）数字化建设中的信息安全和保密技术问题
我国企业信息数字化建设面临的难题是对于存储信息的安全问题以及保密措施。保证信息的安全以及相关的保密措施是存储信息、实现信息数字化的重要环节。存储的信息的安全得不到保障，信息保密措施得不到完善，信息的泄露和丢失，不仅花费的存储信息的人力、物力资源浪费，还存在给企业造成经济损失的风险。因此，保证信息的安全问题以及信息的保密措施是当前企业需要重视的重要环节。
三、新时期企业档案数字化建设策略
（一）加强档案数字化的软、硬件设施建设
加强档案数字化建设的设备是加快企业信息数字化管理的重要途径之一。优化人力资源、物力资源的配置，为企业档案管理部提供必要的信息存储设备。根据信息管理部分的实际操作需要，为信息管理部门提供相应的工作电脑、复印机、扫描仪、互联网以及从事信息管理的专业人员，保障企业档案数字化建设顺利实现。此外，随着企业的需求以及电子设备的更新换代，企业管理者也应当注意为相关信息存储设备升级，提高信息存储部门的工作效率。
（二）加强电子文件的收集、积累和归档管理工作
随着电脑办公的普及，以电子文件形式为主的信息载体越来越多，电子文件成为了实现档案数字化管理需要重视的问题。注重电子文档类型信息的收集、积累和归档，是保证企业大部分信息能够实现存储、安全妥善保管的重要方式。此外，电子文档的收集、归档也值得企业信息管理部门的重视。电子文档具有占地面积小，随时可进行阅读的优势，重视电子文档类信息的存储是推动企业实现档案数字化管理的有力方式。
（三）建立和完善档案数据库
建立并逐渐完善企业信息档案数据库是推动企业实现信息数字化管理的重要环节。建立信息数据库，将信息集中存储，按照相关的类别对信息进行分类存储，能够方便信息的快速查找和使用，提供企业工作人员的工作效率。此外，构建信息数据库，大量信息的集中，对于推动企业信息实现系统化管理具有积极意义。信息数据库的建立使各项信息一目了然，能够帮助信息管理部门剔除无用、存在误差的信息，保证信息的准确率。
（四）加强培训，提高档案管理人员的素质
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建设数字档案馆是21世纪档案馆迎接网络时代的重要战略，这项工作关系着档案馆的生存与发展。虽然21世纪传统档案馆暂不会消失，但随着电子出版物的盛行，数字档案馆将居首位。未来的档案馆将以服务特色和技术手段论高低，能否迅速占有信息资源并向社会提供信息产品将成为衡量档案馆的标准。数字档案馆作为档案馆的主要方向，它的研究与建设水平将直接关系到我国档案馆在未来信息时代的地位和作用。由此我们应充分利用这一有利时机，认真研究在新世纪数字档案馆建设这一重要课题。
一、关于数字档案馆的概念问题
数字档案馆是进入上世纪90年代以后产生的一个全新的概念。随着计算机技术的迅猛发展，特别是网络技术、数码存储与传输技术等的全面普及，使得用户对城建档案信息的加工、存储、查询、利用等方面有了新的要求。因此，数字档案馆也就应运而生，它是一个新生事物。目前，在档案馆界甚至整个学术界还没有一个被广为接受的定义。从众多的定义表述中，其中有的认为数字档案馆是以组织数字化信息及其技术进入档案馆并提供有效服务的档案馆。几乎档案馆的所有载体的信息均能以数字化的形式获得，包括所有联机采购、编目、公共查询对各种信息资源的检索，通过网络组织用户访问外界数字档案馆和信息数据库系统，如电子档案、声像资料、动画片、影视片、多媒体资料等用计算机系统管理档案的用户服务。档案馆利用网络连接到全球各个角落，让用户很方便地共享资源。所以，上述这一概念定义尚较为大多数人接受。
二、关于建立数字档案馆的意义问题
传统档案馆担负着信息采集、存储、传播及版权控制的重任，数字档案馆也同样要完成这些任务，只是各项任务的内容、采取的手段及服务方式发生变化。建立数字档案馆的主要意义：
（一）由于数字档案馆是虚拟与现实相结合，大量的数字化信息存贮在无数个磁盘存储器中，通过计算机网络联接形成的一个联机系统。因此，与传统档案馆相比，它占用的物理空间相对很小。
（二）数字档案馆收藏数字形式的信息，除了纸介质的书刊资料外，还收录其它一切可以数字化的信息，如视频、音频资料、计算机程序等等，可以满足查阅者的多种需求。
（三）数字档案馆建设对于我们最重要的一点是建立以数字信息为主的各种信息资源，形成互联网上的整体优势。数字档案馆还是保存和延续发展城建档案遗产的最佳手段，所有的珍贵资料都可以经数字化处理后，将原件保存在更适宜的环境中，而数字化的资料由于实现原件的复制，并不影响一般意义上的查阅。
（四）利用数字化档案馆的用户可以不同档案馆的工作人员直接见面，而只通过网络与档案馆联系，档案馆专业人员通过电子邮件及电子咨询台与用户联系。档案馆的服务质量取决于软件设计、档案馆专业人员对用户回应的速度和质量、数字化信息的制作、网络的传播速度及人性化界面的设计等；用户也可以直接通过电脑登录至数字档案馆的主页，随意浏览、查询、下载、打印有用的信息。
（五）数字档案馆扩大了用户的范围，普通档案馆因为需求者对象与地理位置的限制只能为少数人服务，数字档案馆则允许人们在任何地方、任何身份进入档案馆自由查询。
三、关于数字档案馆的特征问题
（一）数字档案馆是一个分布式的档案馆群体。数字档案馆通过宽带高速互连的计算机网络，把大量分布在一个地域或一个国家的众多档案馆或信息资源单位组成联合体，把不同地理位置上及不同类型的信息按统一标准加以有效存储、管理并通过易于使用的方式提供给用户，超越空间和时间的约束，使用户在任何时候、任何地方都可以在网上远程跨库获取任何所需的信息资源，达到高度的资源共享。
（二）数字档案馆是面向对象的数字化多媒体信息库。数字档案馆的存储介质已不限于印刷体，它具有文本、声、光、图像、影视等多种媒体，其存储的载体也相应的有光盘、录音带以及各种类型的数字化、电子化装置，它通过多媒体、超文本、超媒体等技术，提供智能化的信息检索手段，向用户展示各种生动、具体、形象、逼真的信息。
（三）数字档案馆是与平台无关的数字化资源集合。数字档案馆可实现异种数据库之间、服务之间、工作站之间的可互操作性，并正在探索深层语义上的可互操作性。它采用一种联合式或协调性软件，从类型相似的数据对象和服务中，取得一致性和连贯性检索内容。目前在网上查资料，需逐个站点地查询，实现数字档案馆以后，用户只要提供某个检索点，计算机就会按统一的用户界面提供所需的全部资料。
（四）数字档案馆具有强大的信息传播与功能。数字档案馆的服务方式与传统档案馆有着重大的差别，它变传统档案馆的被动式服务为主动服务。它可以通过网络随时和传播各种文献资源的信息，对用户进行“引导”或“导航”，向用户提供多种语言兼容的多媒体远程数字信息服务。
四、关于数字档案馆建设应解决的问题
（一）处理好关键技术问题。
数字档案馆是采用现代高新技术所支持的系统工程，信息技术的集成在数字档案馆的建设中扮演了非常重要的角色。具体的来说，数字档案馆涉及数字化技术、超大规模数据库技术、网络技术、多媒体信息处理技术、数据库与分析处理技术、信息抽取技术、基于内容的检索技术、自然语言理解技术等等。我们必须针对数字档案馆的应用背景，综合运用有关原理和方法，重点突破关键技术，才能为数字档案馆的建设提供坚实的技术保障。
（二）关于标准与法规的制定和实施问题。
在进行数字档案馆研究和建设数字资源库的过程中，应借鉴发达国家数字档案馆建设的经验教训，尽早制定统一的适合中国数字档案馆建设的资源描述、标识、查询、交换和使用的标准规范及法规尽量地使用国际标准，对那些不是按标准格式进行组织伯资源库，也必须考虑数字项的充分描述，并要有灵活的接口，以保证日后对数据的转换与衔接。使我国数字档案馆在建设伊始，便遵循标准化、规范化、法制化管理的发展道路。
（三）关于各类数字化资源的开发与利用问题。
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中图分类号：TN915 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2013）11-0211-01
随着全球一体化，工业自动化和信息化进程的不断推进，科技水平的进步正在改变着我们的生活与工作方式。物联网（The Internet of things）作为一种集合了计算机科学、无线通信技术、数字电路等多种学科知识的先进技术手段，已经从日常起居、办公、商业活动，到军事领域等多方面渗透到我们的生活与工作中。基于此，笔者结合工作实践体会，就物联网技术在档案数字化管理中的应用问题作以下探讨与分析。
1 物联网技术概念及主要特征分析
从目前已有研究来看，对物联网的定义缺乏统一的表述。但从该技术的应用特点来看，普遍认为：物联网是指把所有物品通过射频识别等信息传感设备与网络连接起来，实现智能化识别和管理，实现人类社会与物理系统的整合[1]。在实践应用中物联网表现出以下三个方面的主要特征：
首先，物联网的广泛性和时效性。广泛性是指物联网无线自动联网技术的传感范围具有广泛性特点，同时也指物联网应用领域十分广泛，比如目前的档案管理、教育、医疗、交通等各领域都已不同程度应用物联网技术。而时效性是指在应用物联网技术时获得的传递速度的快捷和感知的时效性。
第二，物联网的智能性和自动性。智能化是指应用物联网时可以对物品进行智能识别传递和控制，从而实现了信息处理效率的提高。自动性是从应用物联网技术对档案管理模式的改变，比如实现无需人员操作，全天24小时运转。
第三，物联网的包容性和创新性。物联网技术系统所包含的关键技术节点很多，比如射频识别技术、信号处理技术以及网络通信协议等，在网络载体方面也是多种多样，因而物联网将多领域、多行业技术融合到一起，体现了物联网的包容性发展。同时，物联网的广泛应用为我们提供了一种全新的思维方式，实现了虚拟世界和现实世界的融合，并将继续引领信息时代的创新和变革的步伐。
2 物联网技术在档案数字化管理中的应用
在信息化时代，档案数字化建设已成为必然的趋势。在实现档案数字化管理的过程中，物联网技术是当前被广泛采用的主流技术之一。物联网技术在档案数字化管理中的应用，促使了档案管理工作的一体化、智能化、自动化水平的提高。
2.1 物联网技术促使档数字化管理的一体化
这里提到的档案数字化管理一体化指包含了文档一体化管理和档案信息资源体系构建两个方面。物联网技术应用于档案工作领域能够为这两方面的工作创造更多的条件支持。
（1）物联网技术实现了档案文档管理的一体化；物联网系统可以实现人与物、物与物之间的通信，实现文件生命周期全程管理。同时，物联网能够有效促进档案室与档案馆的对接，实现档案的指向管理。通过物联网实现的档案指向管理有利于最大限度的发挥档案价值，从而促进了档案数字化建设水平的提高，化解了档案形成与移交等环节的矛盾。
（2）RFID技术对档案信息资源整合的作用；电子标签信息容量大、使用寿命长，可重复使用，随着技术的完善与成熟，RFID标签将成为保存档案信息的优质载体。物联网系统自动采集的档案信息及人工录入的标引信息存贮于电子标签，并与电子文件系统相联系，便能够实现异构档案信息的整合。同时，电子标签标引实现档案信息数字化有利于避免数字化对档案实体造成的机械磨损和人为破坏。
2.2 物联网技术推动档案数字化管理工作智能化
物联网的智能化表现在物联网系统具有智能识别的功能，能够物联网可实现对物体的智能化识别、定位、跟踪、监控和管理。能够有效地对档案信息进行快速识别，其主要表现在档案检索与档案清点以及门禁系统等领域的应用。
（1）档案数字化管理中RFID技术的应用；在档案检索过程中，RFID设备可以通过阅读器同档案实体中的电子标签进行对话，快速批量读取档案标引信息，并通过档案检索系统实现主题检索。RFID阅读器可以通过与柜架中的电子标签进行对话，帮助利用者快速找到所需档案。此外，物联网技术还可应用于档案清点工作，从而实现档案管理的智能化。
（2）物联网系统的智能识别功能及自助服务的可能性；在档案利用中，物联网系统还能够通过对数据库中信息需求与档案标签中的利用信息进行匹配，智能识别可供利用档案，以便更好地满足用户需求。其智能识别功能可以同检索系统中的专家系统相连接，门禁系统对用户身份进行识别，智能分析出利用权限，进而在自助服务系统中为其提供相应权限的检索服务，使之实现自助档案利用。
2.3 物联网技术促进档案数字化管理的自动化
物联网技术应用带来的档案数字化管理的自动化包括档案的自动形成和档案自动化管理两个方面。这种技术变革极大地解放了业务人员和档案工作人员，同时这种技术的应用还带来了档案载体的变革。
（1）物联网与档案形成的自动化；通过物联网的传感器终端，可以直接生成档案，而电子标签，将成为一种新型的档案载体记录与存储档案信息，并具有即时性与动态性的特点。物联网技术通过电子标签生成的档案对存贮环境要求极低，因此，电子标签作为一种优良的档案载体将在档案工作，尤其是科技档案信息采集工作中将得到广泛的应用，提高档案工作的自动化水平。
（2）物联网对档案数字化管理自动化水平的提高；物联网感知层在档案管理中实时收集与反馈信息，与应用层系的交互，自动传递系统指令并处理信息[2]。其传感器节点可自动获取档案库房信息，并通过网络层与信息处理系统对话，如监测温湿度信息，通过信息的采集和反馈，再由系统向空调等温湿度调节设备发出指令，调控温湿度，这一系列的活动都是有物联网自动运行完成的，不需要人为的干预。
3 结语
综上所述，随着科学技术水平的不断发展，物联网技术作为一种新兴技术，其应用将对档案数字化管理产生深远影响。目前受诸多主、客观因素的影响，档案数字化管理中应用物联网技术还处于探索阶段，相信在不远的未来，物联网技术必将促使档案数字化管理工作的全面提高。
篇11
今天，我们处于信息技术快速发展的知识经济时代，国家、城市综合服务资源库的建设是社会发展的需要，是加强政务公开、实现便民服务的一项基础性工作。我国已经在人口、法人、自然资源与宏观经济四大数据库的建设方面取得较大成效，档案作为人类社会活动的历史记载，档案资源的开发利用和档案基础数据库的建设已经成为国家信息资源建设的重要组成部分。可以说，档案基础数据库的建设已经成为各级各类档案馆面向社会提供档案资源利用服务的基本职能，成为我国整合档案信息资源、弘扬民族文化、提高民族素质的历史性课题，同时也是我们档案工作者采用现代化手段记忆当今社会改革、建设、发展真实过程，支撑社会经济发展的历史性责任和义务，更是政务公开，提高办事效率和促进科学决策的依据。
美国、加拿大、澳大利亚、德国、韩国等一些发达国家已经在档案数字化、文档一体化、数字资源长期保存、数字档案馆等方面开展了一些预言性、前瞻性和应用性研究，相继制定了电子文件管理的元数据格式与规范，研究开发档案管理信息系统、档案资源共享的网站系统的建设思路和方法。2003年2月国际档案理事会档案著录标准特别委员会正式公布了新修订的第二版《规范记录著录规则》，于2004年第十六届国际档案大会上正式颁布修订后的第二版《规范记录著录规则》，该档案著录规则对规范档案目录数据库的检索服务，建立高质量的目录中心具有重要的参考价值。发达国家的经验告诉我们，建设基础数字资源库的宗旨是遵循国际标准，构建跨区域的开放档案的共享资源库，针对公众对档案资源的利用需求提供高效率的查准、查全服务机制。
目前在我国，也有一些省市级档案馆开展数字档案馆建设，制定了符合各地区自己需求的数字档案的元数据格式规范，建立了档案目录中心，提供部分开放档案信息的检索服务功能，具有典型示范作用的有福建省档案基础数据库建设，它是基于分布式数据库，在原来单机和局域网络的基础上开发完成，它连接了若干分布式数据库，并建立了档案目录数据库，档案内容数据库，等。但是多数档案馆还没有真正建立全面的、系统的、面向公众查档需求的档案基础数据库，而只是建立了一些专门的特定主题的档案数据库，只能满足一些局部的特定的用户需求，特别是开放的档案信息资源没有实现集成，信息结构不统一，档案数据不系统、不完整、不共享，更为严重的是没有形成一个统一的能够描述数字档案资源的格式规范和建设档案基础数据库的标准方法、实现档案资源的整合、组织与存储的技术方案和行之有效的建设思路；另外，还由于建设档案基础数据库的关键技术，如海量、非结构化的数据存储解决方案，基于知识管理的数据仓库和数据挖掘等技术尚未在档案信息化领域得到广泛应用，这些因素都大大降低了档案基础数据库建设的速度和质量，致使各类档案资源难以形成一个统一的资源库整体，限制了档案资源的深层次挖掘和广泛化利用。
因此，研究档案基础数据库的元数据标准集、数字化档案信息的格式规范以及档案基础数据库建设的思路和方法、各类结构化和非结构化档案数据的组织、存储和检索利用的关键技术及整合应用方案，以及提供档案信息检索服务的有效机制将成为当前档案馆基础数据库建设的重要的基础性工作。
二、档案基础数据库建设的工作内容
建设档案基础数据库是一个长期的、复杂的系统化工程，它包括各类标准规范的制定、档案信息的组织与存储、档案资源的整合与集成、数据存储服务器和提供数据检索服务的软硬件平台的建设以及开展基础数据库建设的组织与团队及其长效服务机制的形成。而在众多的数据库建设工作中，标准规范与数据资源的滚动建设则是最基本的也是最重要的内容。
1．标准规范体系建设。包括元数据格式规范、管理规范和业务工作制度三大方面。制定数字化档案的存储标准与格式规范，明确档案数据库的存储与访问方法。包括各门类数字化档案元数据的组成、结构、描述方式、著录规则与要求；各种类型档案内容（包括文本、图形、图像、音频、视频以及非结构化信息）的描述方法、格式要求、存取方式、访问机制等；档案内容与档案元数据之间关联模型的定义、检索方式的确定；档案目录数据库和内容对象的分级存储、统一管理、集成共享方式和要求。
制定档案基础数据库建设的管理规范和制度，明确数据库建设过程中的程序化和规范化操作方法。主要包括数字化数据库的建设步骤、方法和要求；数字化档案信息的网络存储、离线备份和灾难备份与恢复的功能、性能、技术规范和管理规定；数字化档案信息的安全管理规范、备份方式与要求；备份的数字化档案信息的管理方法等；档案基础数据库的原始性保障措施，规定如何采用身份认证、数据加密、电子签名等技术确保档案的真实、完整、有效和凭证性作用；数字化档案信息的授权访问制度，定义开放档案、控制使用档案、档案的分类存储和授权管理与访问制度。
制定档案基础数据库建设的业务规范和制度，明确接收数字化档案信息和开展馆藏档案数字化加工的工作要求。主要包括数字化档案的归档、移交、接收的工作制度和内容、范围、方式、方法及安全保障要求；开展馆藏数字化加工的全过程工作方法、安全制度、保密措施、人员要求等；档案基础数据库的滚动建设与完善制度和工作要求。
2．档案信息资源滚动建设。主要包括数据库平台的建设以及数据著录、数据处理、数据整合与数据备份系统的建设。数据库平台是指存储档案数据的软硬件存储系统，包括网络存储设备的选型、安装、调试和使用，数据库管理系统，存取数据的软件平台，多门类档案数据存储方案的确定和实施，以及数据存储系统的升级、维护与持续服务的计划和工作要求等。档案数据存储系统的建设主要涉及到需求分析、方案确定、设备的购买及其与服务器的连接等内容，网络存储设备一般应与服务器的购买同步考虑。多数服务器供应商提供存储解决方案，并提供服务器与存储设备之间的集成与互联。
数据著录系统是获取档案信息的门户应用，包括档案内容信息、档案目录和标引等的录入、修改、保存以及电子文件的上传等内容，著录系统的建设主要是要将标准规范加以实施，在数据入口处将不合规范的数据进行预处理，真正将符合档案管理和保存要求的数据捕获到数据库存储系统中。
数据处理系统是实现批量数据导入、导出、挂接和规范性校验的自动化数据著录系统，一般由技术支持人员来完成，系统的建设需要根据档案业务工作的需求，总结和预先定义数据处理的标准和自动处理规则。
数据整合系统是在数据处理之前，根据档案资源管理的需要，对档案信息资源进行分门别类的整理与规范化处理，以方便实现档案信息资源的集成与共享。
数据备份系统建设的目的是提高数据的安全性，根据备份方案的不同，可以采取在线备份、脱机备份两种方式。建设数据备份系统，一方面要建立实施备份的软硬件支撑平台系统，一方面要制定备份的策略和计划，并在工作中实施和维护，同时还需要对备份的数据实行全面的管理，这三方面内容缺一不可。
三、档案基础数据库建设是实现档案资源共享、开展社会化服务的基石
社会信息化使档案信息资源面临着一个全新的生存环境与发展空间。美国档案学者杰拉尔德・汉姆先生曾指出：档案应该记载“人类生活的方方面面”，档案工作者要“创造一个反映普通百姓生活喜好、需求的全新的文献材料世界”，档案馆藏是反映“人类生活的广阔领地” ①。因此，档案资源唯有回归社会，得到最大限度的利用，才能体现档案保管的价值和作用。事实告诉我们，实现档案信息资源的集成化管理和共享化利用是档案贴近公众、服务社会的最佳解决方案。
要实现档案信息资源的共享化利用，首先必须在档案基础数据库的建设上下功夫，而档案基础数据库的建设必须在档案的形成、存储和提供利用的各个环节加以重视。档案的形成是一个从个体知识到组织知识，再到社会知识转换的文化积累、动态跟踪和滚动发展的历史记忆过程，档案的开发与利用则是人类传承文明、创新发展的进步与成长的历史形成过程。如图1所示。这两个相互衔接、彼此推动的过程，循环往复、推陈出新构成了人类社会的知识化动增长（Adaptive）和社会化自适应的档案资源形成过程模型。这表明了档案文化通过“传―承―积累―发展―传”这样一种类似于文化加工厂的生产工序，随人类自身的代代繁衍而形成民族文化的生生不已、无始无终的传承环链②。
图1档案资源的知识化共享和社会化服务过程模型
进入21世纪，我国的电子政务与各行各业的信息化已经进入了以知识管理为核心的快速提升和综合运营的重要发展阶段，信息技术的发展也把知识管理推到了一个核心重要的位置，“以知识为基础的经济社会” 的提法更表明了人们对知识和技术在经济增长中的作用有了更充分的认识。可以想象，未来的互联网是一个丰富多彩的“知识网”，是一个储存综合知识的文化资源大仓库。档案作为人类社会活动的原始记录者和忠实承载者，记录了人类的社会成果的同时也揭示着人类文化，它是民族文化遗产的重要组成部分。同时档案在文化传承中占据着举足轻重的地位，发挥着不可替代的作用， 正如张辑哲在其《维系之道―档案与档案管理》著作中所谈：“正是由于有了档案与档案管理，人类才能够不断地在继承中存在、发展，在存在、发展中延续，不断使自己真正成为一个连续的时空整体。档案与档案管理是人类社会时空统一性和连续性的维系之道……”。
档案信息资源必将会成为未来“知识网”中不可或缺的重要组成部分，因此，在开展档案信息化建设过程中，首要重要的事情是建设高质量的档案基础数据库，充分利用数据挖掘、数据分析工具提供快速检索与服务，实现档案信息资源的社会化共享，才能真正体现档案保存的价值和意义。
注释：
篇12
电子档案不同于传统的纸质档案和实物档案，它有自己的独特特征：（1）电子档案的不稳定性，其主要是存储在磁介质上，主要有磁盘、光盘、磁带等。这种介质容易受到震动、磁信号的影响，载体结构稍微变化，就有可能造成数据的丢失和破坏，这对电子档案保存的环境有严格的要求。（2）电子档案的非直读性，电子档案的阅读需要借助一定的设备来进行，需要相关的软硬件设备来进行阅读，这就要求档案馆在保存电子档案的同时还要保存其专门的阅读设备。（3）电子档案的易更改性，电子档案的更改过程不容易被察觉，更改后不会留下任何痕迹，电子档案在传递或更换其他载体时，容易被更改。电子档案的增加、删除、修改都非常方便，给档案的真实性鉴定和保密性带来一定的困难。（4）电子档案对设备和技术的依赖性，档案信息的加工、组织都需要借助一定的设备和软件，还需要统一标准，标准不健全、不统一，容易出现在其他设备和环境下不能读取、不兼容的情况，档案资源不容易进行载体互换。
2 电子档案管理的难点
2.1 档案数据的不兼容性。数字档案产生的途径很多，有办公档案、数据档案、照片、文本、视频、声音等各种形式的档案资源，并且产生这些档案的管理系统和应用程序也不一样。这样产生的各种各样的非结构化数据在兼容性上就不好把握。不同类型的档案需要不同的软件才能打开，即使同一种文件在软件升级后也有可能不兼容或者丢失数据。这种不兼容性给数字档案的保存和使用带来很大的困难。
2.2 档案信息冗余。由于不是完整的数据库文件，各种各样的数字档案资源容易出现重复，数字文件的易复制性决定了其文档备份较多，并且因工作需要可能会不定期地修改，这样就会造成备份的不统一，尤其是手工备份文档，更容易造成数据的冗余，不利于数据的长期维护，容易造成数据不统一。
2.3 数字档案信息之间的联系弱。很多数字档案是相对孤立的，缺少相对的联系，导致系统没有办法识别两份电子档案的联系和区别。在保证电子档案安全的同时，强化档案关联共享。这种数字档案的独立性容易产生大量的数据孤岛，如果文件的扩展名被修改或者丢失，该文件所关联的程序则会失效，这种情况给电子档案归档带来不少的麻烦。
3 电子档案管理技术研究
电子档案的管理技术主要分为原生电子档案归档技术和数字化档案归档技术两种。
3.1 原生电子档案归档技术。原生电子档案主要是指在生活和工作中，直接产生的电子文件，又具有一定的保存价值，形成原生电子档案。原生电子档案归档技术主要有：在线数据收割技术、网络数字资源镜像、白色档案转换技术、fedora档案存贮系统等。
（1）在线数据收割技术：利用开源的原理，采用自动收割技术下载整个网络空间，对其进行抽取和标引，并组织成检索库供用户使用。奥地利国家图书馆和维也纳科技大学联合开发和使用该项技术，目前已经应用到奥地利数字图书馆和网络学习空间。（2）网络数字资源镜像技术：这种技术主要运用主题和事件的方式对网络资源进行选择，并形成档案资源的元数据，包括对多媒体和超文本的采集、标引、存贮并使用，最后运用人工编目的方式，为每份档案创建一条目录。美国国会图书馆开展的MINERVA项目采用的就是这种方式。（3）白色档案转换技术：这种技术主要为了尽量提高档案的利用效率，并且又不破坏数字档案的结构而采用的方法，即对原生的电子档案逐步地仿真和转化，由黑色档案（原始档案）经过保密加工和灾难恢复等工作，转换成灰色档案，最后再经过访问的限定和迁移变成白色档案，供用户使用，既保证了档案的安全，也提高了档案的利用效率。（4） fedora档案存贮系统：这是一套基于linux操作系统的管理软件。其允许数据的录入、删除和修改，通过这个系统可以实现原生数字档案馆藏资源建设，主要由弗吉尼亚大学、赫尔大学、斯坦福大学、耶鲁大学和英国赫尔历史中心共同参与完成，可以通过系统实现电子档案的评价和初审，可以实现档案的病毒检测、自动生成档案清单和信息包，并形成相关的档案访问权限。同时fedora还有数字对象存储库，并配有数字档案的采集和标引系统，主要由英国惠康图书馆开发，包含对不同标准的元数据重新创建、整理和组织，并开发了元数据自动提取和实施方案。
3.2 数字化档案归档技术。数字化档案主要是指将纸质档案数字化后形成的档案，这种档案的优点是使用的过程中不会对档案本体造成损坏，并且方便多人同时使用。主要有页面自动分析技术、档案数字化技术、多媒体数字档案技术、3D激光扫描技术。
（1）页面自动分析技术，即在数字化的过程中，自动对档案的信息资源进行采集和标引，该技术首先对图像进行预处理，然后提取图片的信息，包括图片的线、背景线、特殊符号、标题和文本等，最后进行文字的识别和重建。希腊国家信息与电子通信研究中心正在研究使用这种技术。（2）档案数字化技术，主要包括纸质档案的初始转换，数据的管理和访问，采用文章逐条、逐页的数据加载方式，自动创建页面级，手动创建文章即元数据的方式，采用SGML DTD（标记通用语言――文件形态定义）来反映，英国的曼彻斯特大学学者正在开发这种模式的归档技术。（3）多媒体数字档案技术，这种技术主要研究了音频档案信号转换的波段分析和恢复、信号提取、副本保存等关键技术，采用半自动的方式从视频和音频中提取元数据以供检索使用。通过检索相似性和曲线对比来对数字资源进行识别，这样减少了数字化抽取过程中的信息丢失，意大利的帕多瓦大学在对这项技术进行深入研究，欧洲的很多国家都是使用这种技术。（4）3D激光扫描技术，这样技术对实物档案数字化有很大的意义，主要是通过三维扫描和模拟，将其存储和开放使用，目前研究这项技术的主要有斯坦福大学、加州大学和中国科技大学，已经取得了初步的成果。
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数字档案馆一词最先出现于信息化水平领先的欧美国家。自20世纪90年代初他们就开始从理论和概念上对数字档案馆进行研讨，并纷纷建起了自己的数字档案馆。纵观数字档案馆发展历史，可以发现，随着信息技术的发展，人们对数字档案馆的认识也在不断变化，对其概念至今仍无权威定论。综合起来看，可以认为数字档案馆是建立在现代信息技术应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。数字档案馆在运行状态、档案存储、档案服务、数据资源、业务流程等诸多方面与传统档案馆有着本质的区别，具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等基本特点。数字档案馆的诞生和发展意味着档案馆在信息时代的转型，推进了档案馆历史性变革，是信息时代社会发展和档案事业发展的必然趋势，必将带动我国档案管理现代化迈向一个新台阶。
二、我国数字档案馆的建设与发展状况考察
随着计算机技术和网络通信技术的快速发展以及全球信息化建设的兴起，20世纪90年代末期，我国档案部门受国外数字档案馆建设的启发，提出了建设我国数字化档案馆的设想，其主要内容就是将馆藏纸质、照片、音像等载体档案数字化，为信息社会提供数字化的档案信息资源，目的是实现档案的快速检索查询、信息资源共享。2000年12月，国家档案局印发《全国档案事业发展“十五”计划》，明确提出要“加快档案信息化、加快现有档案的数字化进程”。随后，国家首先在深圳市档案局开展数字档案馆建设的试点，标志着我国数字档案馆建设的开始。2002年11月，《全国档案信息化建设实施纲要》提出要“在部分中心城市建设示范性数字档案馆”。此后，全国多地开始探索建设数字档案馆，中国数字档案馆进入初步建设时期。通过考察可以发现，我国数字档案馆建设经过十多年的实践和探索，无论是理论研究抑或实践方面都有所突破，涌现出了一些具有代表性的档案馆个体，这些个体在数字化、信息化和网络化建设方面得了较大成效。但是从总体上看，由于经济技术条件的限制，社会信息化发展水平的制约，法规、标准的缺失或滞后，管理体制的缺陷等，我国数字档案馆建设仍然显得进展缓慢，尚基本停留在馆藏数字化和建立档案网站阶段，离真正意义上的具备电子文件在线存取和长期保管功能，实现信息资源跨库共享的超大规模、分布式和可扩展的数字信息系统的理想还相当甚远。
三、推进数字档案馆建设和发展的策略
（一）推进数字档案馆法律法规的建设
法律法规的完善是确保数字档案馆建设有效开展的依据。而对数字档案馆产生的新情况、新特点，《档案法》等相关法律法规中的一些内容已不能适应，无法解决数字档案馆运行过程中涉及到的诸如利用者的信息权、文件内容的隐私权、档案文件的公布权、数字档案馆的知识产权等问题，需要及时地对其进行必要的补充和完善，以更好地保证和促进数字档案馆的良性发展。
（二）革新档案管理观念和管理体制
数字档案馆建设中的新内容、新方式、新体系必然对我国现有档案管理观念和管理体制产生影响。数字档案馆建设不仅需要技术的发展，更需要管理理念、制度、体制的适应性变革。一是树立“服务本位”理念，正确定位信息时代档案馆的职能，变革局馆合一的现有管理体制，促进档案馆价值本源回归。二是打破档案行业“条块分割”界限，从孤立封闭的保守观念向合作开放的共享观念转变，加强与外部系统之间的交流与合作。三是对现有管理机构进行适应性调整。要在档案管理体系内设立数字档案馆建设的专门部门，实现对数字档案馆建设的协调与管理，为数字档案馆建设提供可靠的组织保证，避免出现令出多门、相互推诿等制约数字档案馆建设的体制性障碍。
（三）加强数字档案馆标准体系建设
目前，我国数字档案馆建设基本处于初级阶段，缺乏可依靠的标准，加紧数字档案馆标准体系建设势在必行，包括确定建设数字档案馆的原则、规模、标准、方法和所包含的内容，制定创建数字档案馆的管理性标准、业务性标准、技术标准、安全标准及数据交换规范所包含的系统标准目录库。同时，对出台的标准要在国内进行推广，并对已有标准实行统一整合，对陈旧不合理的标准及时更改，若发现有空缺的标准要进行策划立项。
（四）探索多样化的数字档案馆建设模式
