档案数字化的关键技术范文

导语：想要提升您的写作水平，创作出令人难忘的文章？我们精心为您整理的5篇档案数字化的关键技术范例，将为您的写作提供有力的支持和灵感！

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房产档案管理包括房屋面积、产权属人、交易纪录、司法部查封、权属登记、离婚产权分析、拆迁补偿、房屋结构、租赁抵押担保、产权处理以及房屋继承等。所谓产权档案数字化，指的是通过多媒体技术、网络技术、信息数据库技术、扫描技术以及存储技术有机结合，利用数字化形式将档案信息有效存储，在建立数据库的过程中，实现资源共享。以便更好的实现原件管理和数据管理[1]。

1.1 主要特征

首先，管理内容数字化和网络化。在网络信息化时代中，实施档案数字化和网络化管理，能够将打破传统纸质管理方式的局限性，借助先进计算机技术和高端设备将档案信息载体分离式存储，这不仅能够节省信息存储时间，而且还能提高信息利用价值以及工作效率。其次，管理服务全面化和社会化。计算机设备既能实现文本存储，还能实现图像存储，借助网络平台能够实现信息全面、准确搜集，有利于构建全方面的档案服务模式，此外，在档案信息资源共享的影响下，用户能够有针对性的进行信息搜集、应用，以便提升工作质量和速度，从中能够体现服务社会化特点。

1.2 主要方式

房产档案主要有三种管理方式，第一种是原件管理，即利用信息技术保管好档案原件；第二种是扫描件管理，即借助扫描仪等先进设备实施具体的扫描工作，以便资料查询和实际应用，虽然该设备工作速度较慢，但是扫描效果良好，然而相机设备兼具快速和优质两种效果；第三种是数据分析，即对房产档案数据详细、合理分析，借此方式实现信息保存。

1.3 基本原则

首先，真实性原则。房产档案从原始信息过渡到数字化信息，务必要保证信息的一致性和真实性，对于存在出入的信息要及时纠正，提高信息的可靠性和真实性。然后，安全性原则。确保房产档案信息安全，即保证权利人合法权益的基本表现，一旦信息安全性降低，那么信息资源完整性极易遭到破坏。最后，便捷性原则。应用数字化技术于房产档案管理，能够实现档案信息及时查阅、便捷查阅，能够打破以往档案信息所受地域限制及时间限制。

2 房产档案管理数字化中出现的问题和解决措施

2.1 问题

首先，房产档案资料缺乏完整性，影响相关政策、法规的健全性，具体表现为实际房屋和资料记载存在结构、面积等方面的不同。其次，服?漳谌莸ヒ唬?用户接收的服务仅限于档案证明以及档案信息咨询等潜在层面，对于深层次的利用分析和网上服务研究，还存在一定的工作难度。最后，计算机设备被片面应用于房产档案人工管理，然而房产档案尚未实现信息数字化处理，这在一定程度上影响信息查询全面性[2]。

2.2 措施

2.2.1健全房产档案数字化体系

只有健全房产档案的数字化体系，才能确保房产档案实现信息规范化，在此基础上发挥信息价值，提高房产档案的利用率。如果房产档案未能标准化实施数字信息管理，那么房产档案需要经历较长时间实现管理工作质量优化，促进管理工作有序发展。

2.2.2完善房产档案数字化系统

虽然网络数字化时代提高了信息技术的应用率，但是目前大多数房产档案仍利用纸质化形式，仅在特定条件下才会通过人工应用计算机设备，档案只是实现了输入形式的数字化，未能实现全面数字化，这不仅会降低工作效率，还会降低信息的真实性和实用性。完善房产档案数字化系统，即原文件借助扫描仪的形式实现信息数字化，以此减少信息检索时间、提高信息准确率。

2.2.3大力培养档案专业化人才

提升房产档案人员的综合素质和专业能力，有利于促进房产档案管理工作稳健进行。为此，聘请专家对工作人员进行系统性培训，在培训的过程中，传播丰富的专业知识、提高工作人员对数字化技术的掌握能力和运用能力，促使工作人员在创新型思想的引导下，规范房产档案的工作行为，积极配合房产档案管理。

2.2.4构建档案信息输送平台

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2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，城建档案数字化建设的问题引起了人们的关注。

城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划好城建档案管理的数字化之路，为今后的城建档案数字化建设打好基础。

1．确定城建档案数字化指导思想与原则

城建档案数字化指导思想是：以需求为导向，以利用为目的，充分利用计算机软硬件功能，最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力，保护馆藏城建档案原件完好，保证数字化城建档案真实准确，更好地发挥城建档案信息资源的作用。

城建档案数字化原则是：遵循重要城建档案数字化的价值性原则、常用城建档案数字化的实用性原则、开放城建档案数字化的开放性原则、褪迹城建档案数字化的抢救性原则、解密城建档案数字化的及时性原则、目录数字化与全文数字化分步的时效性原则、城建档案数字化加工与利用同步的一致性原则。

2.城建档案数字化建设的步骤

城建档案数字化建设需要投入，特别是建设初期软硬件配置投入较大，建成后也要保持一定的运行成本。因此，要按照成本效益最大化理论，细化城建档案数字化建设的步骤，同时优化城建档案数字化的各种资源配置，根据不同的情况，进行城建档案专业人员和数字化技术人员、计算机和扫描设备的合理搭配，构建城建档案数字化投入小收益大的新模式。

2.1建立城建档案数据库

第一步，输入文件级目录。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保城建档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。

2.2加强电子文件的收集和积累工作

电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合，是未来数字城建档案最主要的来源。为了确保所形成的电子文件不被丢失，保证电子文件是可存取、可利用和可理解的，必须及时对所形成的电子文件进行收集积累。电子文件的收集积累，不仅保证电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性，同时，也防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏，从而保护电子文件的安全，为电子文件的归档打下基础。

电子文件的收集积累范围，应严格按照国家有关规定执行。用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。

2.3城建档案数字化与上网利用同步

城建档案数字化及管理流程重组是一个管理思想不断地变化的过程，城建档案数字化与上网利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。

数字化城建档案分开放与不开放两种，开放城建档案即上互联网，建立城建档案资料网站，实施资源共享，在互联网上向政府和社会提供城建档案信息查阅。

3.不断增强城建档案数字化管理的技术含量

城建档案数字化的建设过程重在管理，贵在控制。利用计算机进行城建档案数字化，任何一个逻辑错误，都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患。在互联网上公开不真实、不准确的档案，将在社会上产生不良影响。特别是在网络环境下的流水作业，上一道工序一定要为下一道工序负责，各道工序工作量的对等与匹配同样重要。实践证明，建立数字化进度数据库、数字化质量反馈库、城建档案利用登记数据库，通过技术手段将全面质量管理思想引入城建档案数字化建设，实现全程管理、适时控制，才能达到强化数字化城建档案质量保证体系的目的。

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档案是一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，档案管理数字化建设是信息技术发展的必然需求。而所谓档案管理数字化，就是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。虽然目前档案数字化的建设已经成熟，但在数字化的过程中依然存在着不少问题。为了更好地建设档案管理的数字化，本文拟从档案管理数字化的途径、内容及遇到的相关问题等方面加以阐释。

1.档案数字化建设的途径

单就档案数字化而言，其途径是很多的。计算机数据录入、电子扫描、数码照相、模拟信息的计算机转换等，都是实现档案数字化的方法和途径，而其主要方法就是对档案信息的计算机数据录入。那么，对过去已有的非数字档案进行数字化的时候，可不可以同样采用档案信息的数据录入方法呢？换句话说，就是可否把过去形成的所有档案，回过头来再重新一字一句地进行计算机数据录入呢？这当然不行。因为，第一，劳动量太大，要完成现有非数字档案的录入工作，就如档案著录一样，动则需要几十年时间，甚至成为“永远还不完的债”；第二，重新录入档案文件，仅是完成了档案文件信息内容的录入，而档案原件的外观原貌、真实可靠性标志、法律地位和权威性等等，却通通无法转移到新录入的电子版本中。这样，数字化后的档案就完全丧失了法律效用和凭证作用，成为不足为凭的依据。所以，对于过去形成的非数字档案的数字化，只能采用电子扫描、数码照相、缩微转换（先拍成缩微胶片，再通过计算机软件转换为电子档案存储在计算机中）等，才能实现档案原文原貌的数字化储存和利用。

2.档案数字化建设所包括的内容

档案数字化建设，不仅包括各种机关、企事业单位档案室的数字化建设，也包括各级各类档案馆的数字化建设。需要指出的是，无论是档案室的数字化建设，还是档案馆的数字化建设，都不仅仅是把过去形成的非数字档案转化为数字档案存储于计算机就能大功告成的。因为，档案数字化建设不仅是一个技术概念，而且是一个历史概念，是指为适应数字化时代的档案管理要求所应该做的所有工作和建设。这就至少应解决以下几个方面的问题：一是在数字化时代，电子文件的真实可靠性、法律地位、安全性怎样进行保障？二是在数字化时代，电子文件应该怎样归档移交、安全保管和提供利用？三是对过去形成的非数字档案应该怎样数字化？四是数字档案管理应该怎样联网？五是怎样通过网络对数字档案进行查询、利用、实现资源共享？等等。其中，有的问题应特别引起我们的重视。比如，电子文件的长期安全保存问题，由于计算机硬件、软件不断在发展变化，不要说上百年，就是十年八年以后，今天储存的电子档案就可能无法识读而成为“密码”，不仅破解困难，而且代价极高，成了实际上无法完成的工作。这就是说，计算机所记录和保存的信息，随着时间的推移将可能全部丢失。正因如此，国家档案局明确提出，对电子档案实行双轨制管理，即纸张载体和电子档案同时保存。因此，在档案数字化建设中，实际上必须同时进行两项工作：一是把非数字档案转化为数字化的电子档案；二是电子文件（档案）的非数字化过程，即把已经生成的电子文件（档案）及时输出打印为纸质文件（档案）存档。而这后一项工作，对于档案室而言尤为重要，因为它涉及到档案能否长期保存下去的问题，即能不能把今天的历史长期保存下去的问题。这是档案室在档案数字化建设中的历史使命。如果说档案室与档案馆在档案数字化建设中有什么不同的话，就是档案室在档案数字化过程中，比档案馆承担着更多的保存历史的任务。就是说，档案室在档案数字化过程中，一方面要把过去历史上形成的非数字档案转化为数字化的电子档案；另一方面要指导文件形成部门将电子文件与纸质文件同时存档保存。

当然，这不是说档案馆的数字化建设就显得轻松和容易。档案馆有档案馆的工作，它既要把过去历史上形成的非数字档案进行数字化处理，还要在接收档案进馆时，按双轨制管理的要求，一方面要接收档案室移交的纸质档案及其它非数字档案，另一方面要接收档案室与非数字档案并行的数字化档案。可是，数字化档案怎么接收就是一个新问题。是实际接收，即将档案室的电子档案复制或通过网络传输到档案馆；还是虚拟接收，即以档案室保存的电子档案为基础，制定法律和规章制度，通过网络与档案室分享其电子档案的管理和使用，建立虚拟数字档案馆。这其中涉及方方面面的问题，均须加以研究和解决。这是档案数字化建设的重要内容之一。

此外，档案数字化建设绝不仅仅是将纸质档案及其它非数字档案转化为数字档案储存保管起来那样简单，它有着相当广泛的内容和严格的要求，是档案管理现代化进程中三个阶梯（观念现代化、建立健全科学的管理制度、采用现代技术管理档案）中的第三个阶梯。可见，在实践中，档案数字化建设绝不仅仅是单纯的技术问题，它必然涉及观念的改变和管理理念的创新，以面对不断产生的新问题。所以，档案数字化建设也是一个摸着石头过河的过程。

3.档案数字化建设中会遇到的相关问题

档案数字化建设是用现代信息技术来武装档案管理，是比较新的事务，必定会遇到很多新问题，需要引起我们的注意。

第一，电子档案的信息安全问题，包括档案信息的丢失、篡改、盗取、遭受攻击等等，在计算机网络档案环境下可以随时发生和实现。比如，电子文件以数字形式记录信息，使它很容易被篡改和删除；网络中密码易被破解，使其很容易被盗取，也很容易遭受恶意攻击而受到毁灭性破坏等。因此，不仅要采用已知的一切方法来加以防范，而且要研究更加有效的措施来保护电子档案信息安全。

第二，加强元数据的管理问题。所谓元数据，是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境，以及文件和图形处理软件、字符集等数据。档案数字化建设中要在若干场合大量使用到元数据：如在编目中用元数据概括地描述档案文件的形式和内容；在电子文件的存档、保护、传输过程中用元数据来保证电子文件的法律地位、抗拒数据被修改以保证电子文件的真实性和可靠性；或者使用元数据来指明今后阅读、复制电子文件的途径等等，其用途很多。元数据之于电子文件的种种功用及如何选择使用元数据问题，不仅档案部门在研究，图书、文献部门也在研究，我们可以借助一些外在的智力。而对于档案部门自身而言，则要以元数据为杠杆推动档案著录项目的研究以提升档案的著录水平。元数据究竟应该怎样选择和使用是一门相对独立的学问。笔者认为，电子档案和传统档案管理（编目和著录的项目实际上也是元数据）中使用元数据的种种场合，统统都可以看作是档案著录；著录所使用的项目数据，统统都可以看作是元数据。在编目、著录和各种使用元数据的场合，其核心问题都是选择元数据，而不是创造元数据，都仅仅是从档案文件的内容和形式中选择元数据、确定元数据、抽取元数据、使用元数据。

第三，要以“实际运用”带动档案数字化建设。进行档案数字化建设的目的，就是为了提高档案管理的效率、提高档案服务质量。因此，进行档案数字化建设，一定要以“用”字当头，要把档案数字化的成果，尽快运用到档案管理和档案服务工作中去，绝不能为数字化而数字化。此言绝非无病，那些总结工作、上报统计时标榜的建立了多少数据库、输入了多少万条目录，而档案的管理和利用还是老样子的情况，实在屡见不鲜。“运用”是档案数字化建设的灵魂和动力，只有积极运用，才能促进档案数字化工作不断改进，不断完善，保质保量地持续进行；只有积极运用，才能把档案数字化建设有始有终地坚持到底。

4.结束语

综上所述，档案管理数字化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下的档案管理工作发展的必然趋势。在信息高速发展的今天，做好档案管理数字化建设，不仅可以极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，还可大大减少了管理工作人员的投入，降低了联系渠道的费用支出，为档案管理做贡献。

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网络和信息技术的不断发展促进了依赖于数字化信息系统的数字档案馆的建设，档案馆建设也正逐步进入一个全新的发展阶段。数字档案馆将各地各形式的档案资源都以数字化的形式将其存储在计算机网络系统中，并且以互联网方式将其互相联系起来，促进了信息资源的更有效查阅、调度和利用，也大大加强了资源的有效共享。我国对数字档案馆的建设研究日渐成熟，也拥有许多的研究成果，可见数字档案馆的建设已然成为当今档案馆界发展的新趋势。

1.2 数字档案馆建设中的技术性问题与人文文化

数字档案馆建设依托于互联网技术的成熟发展，将各地区各基层事业单位和企业单位的实体档案数字化，并有效的建立起档案信息传输系统，方便档案的查找及调度。因此数字档案馆的建设离不开技术的指导，拥有高端的技术支持才能建立更好的数字档案信息管理平台，使其建设更为合理化和科学化。但是仅仅只有技术的发展是远远不够的，数字档案馆的建设是以人们的使用为本，它存储的也是各地方各单位的档案，作为一个公共化的服务体系，其不仅要在技术上方便人们的使用，更应秉承以人为本的理念，使其设计有更多的人文元素在其中，提高档案馆建设中的人文精神研究。[1]

1.3 数字档案馆建设中人文研究领域较薄弱

虽然现今数字档案馆建设在技术上已获得许多成就，但对于其人文化研究依然薄弱，技术的不断发展虽然带来了档案界的变革，但是仍然无法弥补人文文化的渐渐缺失，综其缘由，可以从以下几方面来解答。

1）档案馆建设中人文情怀的渐渐淡化

无论是现今依赖技术支撑的数字档案馆还是原先的实体档案馆，它都是文化的载体，都是作为一种人文文化而存在，是一个公共的服务体系，然而技术的高速发展和对经济效益的过热追求已让其“变质”。如今经不断探索和努力才建设起来的数字档案馆已不再像一个公共的服务体系，而更像是基于网络的数字化信息系统。它淡化了使用者与档案馆馆员之间的关系，忽略了其人文底蕴的存在，文化的氛围也日渐消散，不同思想之间的摩擦碰撞也渐渐消弭，但是这些文化底蕴却又是其存在的价值所在。作为档案的记录者，其担当的不仅仅只是记录档案的任务，它也是一种社会记忆的记录与传承机构，是社会文化的承担者和传承者。它不仅要提供给人们方便快捷地查阅档案信息资源，更多的应该让人们理解和懂得其中蕴含的民族文化和情怀，让人们在历史长河中找到思想的归宿和依托。[2]

2）价值理念的浅化

短短几十年，科技迅速发展，互联网信息技术也有着飞速的发展，因此数字档案馆的建设也借着科技的力量迅速发展起来。但却只是仅仅提供了一个人们查阅档案资源信息的平台，只是数字化档案信息存储、交流和共享的简单组合。档案馆中包含的文化底蕴亦在这机械化的运转过程中渐渐消磨殆尽，其价值理念也越来越倾向于表面化和机械化。档案馆建设追求的是为人民服务，是以人为基础的，它体现的不仅仅是信息资源的存储和查阅，而更多的是一种社会人文精神和人文情怀。科学技术亦包含着人文化的理性价值属性，如今数字档案馆的建设却忽略了这层价值的存在，反而过多的追求其技术价值，这也导致了数字档案馆建设中人文价值理念的淡化和缺失。[3]

3）数字档案馆服务系统趋于单一化

现今对数字档案馆的建设，为了追求它的高效化和精细化而放弃了档案馆原本的一些功能，这也慢慢的导致其功能逐渐变得单一，也因此造成了人文文化的缺失。档案馆不仅仅只是对档案资源进行普通的收集整理、供人们利用，以及作为存储系统将需要的资源存储起来。它提供给人们的不应该仅是作为档案信息服务系统，更多的应该是某种意义上的文化传承与象征，是一个民族历史根源的记录者和见证者。在它之上体现的应是一种人文精神，承载着一个民族的理念，和所有的社会人文情怀。

2 数字档案馆建设中技术研究与人文文化的融合是必然的

科学带动发展，人文促进和谐，科学精神与人文精神在源头上就是统一的，都体现着一个民族自强不息的文明。科学中蕴含着文化，而文化中也体现着科学，只有科学和文化有机的结合起来才能发挥更大的作用，得到更好的结果。不仅如此，技术研究以及科学发展和人文文化其本质上都是一致的，科学发展是致力于人们生活及精神的改善，科学是人类的文明，而人文则更是人们在日积月累中形成的不可磨灭的印记，它是一个民族的魂与神，是不可或缺的。所以科学的发展不可或缺，人文元素的指引同样重要，这两者的良好结合才能达到空前的效果，实现其重要的价值。[4]

3 数字档案馆建设中技术研究与人文元素的融合

3.1 探索创新新技术，打造互联网档案资源信息共享

数字化档案资源的存储以及互联网技术的高级运用，将不同时间、空间的信息资综合起来，所以需不断提高科学技术，实现档案信息资源的共建、交流与共享。这也促使使用者能够方便快捷地查询、搜索、调度相应的信息资源，其不受时间、空间的限制，大大提高了资源的利用效率，因而需要技术的发展支撑，但是亦要重视人文元素的渗透，使其建设更加贴近人们的生活。

3.2 探索创新新技术，增加其功能服务人性化

数字档案馆因其先进的科学技术的支撑，让其拥有高效而精细的服务效率和优势。因而在此基础上要开辟新的服务方式，创新理念，开拓出新的路径方法，致力于更为人性化的服务方式。针对利用者的不同打造个性化人文化的服务方式，增加它的人文元素和人文色彩。高端的技术支撑以及不同额人文文化的引导共同创造更新耳朵服务方式。

3.3 探索创新技术，使其发挥更大的作用

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［中图分类号］G237 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2010）49-0096-03

1 当前地籍档案数字化的形势和要求

2006年国土资源部《金土工程一期建设方案》中推进信息化建设的要求和《地籍管理“十一五”发展规划纲要》中都明确指出：“要建立统一配置、管理各类数据的数据集成管理平台,实现数据的可视化管理和服务”、“地籍档案管理要实现数字化、可视化。”

长期以来,地籍档案管理采用计算机辅助与手工操作相结合的方式,采用的载体都是传统的纸质档案材料和相关电子表格、文档,按照新时期档案信息化的技术要求,要实现城市地籍档案管理数字化、可视化,还应该通过数字化加工处理,将纸质档案内容转换成计算机能够存储和识别的可视图像文件。

延吉市国土资源局于2008年2月起结合全国第二次土地调查关于“建立四级土地利用数据库和建立市县地籍信息系统”的要求,开始进行档案的扫描录入工作。委托长春市某航遥信息技术公司承担档案数字化扫描加工,预计扫描加工档案约10万宗,约200万页,数据容量3.5~5T,工期预计为4个月。主要步骤是：①将每一卷档案的所有卷内内容,即权属资料、身份证明等申请材料、地籍调查表、审批表、相关图纸、变更记录等所有内容,经过扫描,以图片格式存入计算机。②为扫描生成的图片编制以地籍号为主的十级目录文件名,并根据图片文件名中的关键字段和现有的档案信息系统实现链接。

对于今后接待的登记申请,将直接在办证大厅窗口用扫描仪进行相关材料的扫描录入,在完成土地登记后,可以直接生成地籍数字图片档案,同时形成纸质和电子两套档案数据。图片数据按文件名中的关键字段和现有的档案信息系统实现链接。该系统是延吉市国土资源局于2004年研发并开始应用的,是以JSP技术和B/S模式,以Appache和Tomnet开发服务器为平台建立的地籍档案查询系统。

2 档案数字化与数据处理的具体方法

地籍档案与一般档案相比,最突出的特点是图文并茂和地理位置相关性,既有报告、批文、合同等文本性质的档案,也有宗地草图、地籍图、宗地图等图形、图像的档案。扫描和录入时除选择合适的硬、软件设备外,还必须针对不同类别的档案材料数字化的要求、采用不同的工作流程和技术方法进行数据转换与压缩处理,以保障数字档案材料的清晰、准确和便于存储与应用。

3 文本类档案的数字化与数据处理

地籍档案的文本类档案的数字化方法此次一概采用扫描录入法(包括地籍档案原件的文头、手迹、图表、印鉴等信息)。

3.1 扫描方式

针对档案的清晰度采用不同的扫描方式,主要是黑白、灰度、彩色三种方式。对于比较清楚的纸质档案可采用黑白方式扫描,对于模糊的纸质档案采用8bit灰度方式扫描,对于有彩色图章的纸质档案采用16bit彩色方式扫描,这样既可以满足档案数字化的要求,又能减少存储空间。

3.2 分辨率

确定扫描的分辨率是档案扫描的关键环节之一。扫描的分辨率过高,扫描文件占据存储空间大、使用不方便；扫描的分辨率太低,扫描图像不清晰,满足不了数字化管理的要求。经多次试验研究,我们认为,对于负载量不重的文件材料,选择“200dpi”像素分辨率扫描比较合适、对负载量重的文件材料,载荷大的页面,当字迹看不清楚或者很难看清时,采用更高的分辨率,直到能看清楚为止。分辨率以“50dpi”为步进递增。

3.3 存储格式

扫描文件的格式有很多,其中最常用的有BMP、GIF、JPEG、PNG、TIFF和PCX等格式。BMP位图格式的特点是包含的图像信息较丰富,几乎不进行压缩,缺点是占用磁盘空间过大。GIF格式的特点是压缩比高,磁盘空间占用较少,其缺点是不能存储超过256色的图像。JPEG格式用有损压缩方式去除冗余的图像和彩色数据,能获得极高的压缩率。TIFF格式的特点是图像格式复杂、存储信息多,且支持LZW无损压缩方式,它存储的图像细微层次的信息非常多,图像质量高,故而非常有利于原稿的复制。此次我们选择的是无损压缩的TIFF格式作为扫描文件的存储格式。

3.4 扫描后的技术处理

对扫描图像的处理主要包括纠偏、旋转、去黑边、亮度和对比度的调整、色阶调整、去杂点、消蓝去污、拼接等。局部消蓝能够对字迹褪变的档案进行修复,一般情况下通过调整亮度,一页档案的大部分文字都会扫描出来,但有些地方会因太浅或太浓而看不清楚甚至看不出来,这时就需要根据不同情况,对灰度扫描后形成的图像分别设置不同的亮度比较值,然后转换成实际黑白二值文件进行存储,从而使全篇档案都能清晰地显示出来。这对于修复历史档案具有十分重要的意义。

4 图形档案的数字化与数据处理

与文本档案材料相比,图形档案材料最大的特点是空间定位性和可量测性。图形档案材料的扫描主要有两种方法,一是扫描成图像格式；二是数字化成矢量格式。后者要在扫描后,对扫描图像进行屏幕矢量化或通过特殊的软件自动矢量化,对于矢量化形式的数字化,还应该对图形要素进行分类、分层和编码。我局现有的档案管理系统已经和地籍图库实现链接,所以此次采用的是前者。

4.1 图形材料的扫描

地籍档案的图纸资料一般图幅较大,大多是A1、A0幅面,A3、A4幅面的较少。因此,图形扫描采用大幅面的扫描仪。对于1∶500、1∶2000比例尺的图纸,图面负荷不重,一般采用300dpi的扫描分辨率。对于1∶10000或更小比例尺的图纸,由于图面负荷较重,采用600dpi的扫描分辨率。

4.2 图形数字化的精度

图形数字化的精度要求较高,而且与图纸的比例尺有很大关系。一般要求不大于原图的0.3~0.5毫米。

5 扫描录入的图片文件名及目录名命名格式和具体规范

5.1 文件名总体上采用定长编码加上前缀的方式

5.3 具体规范的补充

第一,独立宗地无栋号、户号,应在相应位置补零。第二,原旧土地使用证的证号,在字头补零处理。第三,自治州一级的批件,使用证号末尾加Z,如果不满11位,在S后、证号前加零补齐,如州件证号为“2002009”,则先变为“S2002009Z”,因为位数为9位,不足11位,需在S后和“2002009Z”前补零,变为“S002002009Z”,最终变成了11位。第四,抵押档案(包括多证抵押)中装在同一档案袋中的档案袋文件,保存的目录应在其原来应有的目录下,而不是抵押档案目录中,文件名仍按“12.文件命名规则”制定。第五,关于版本修改历史：版本1.1修改了文件名称最后的页号表示前添加“_”。版本1.1.1修改了“12.文件命名规则如下”例2中栋号位数的错误。版本1.1.2的修改内容：①在“档案类别”后增加了档案变更次数内容。②对州批件的使用证号做了详细的命名规定。③对抵押档案件的目录命名和文件名命名规则做了规定。

6 档案数字化存在的问题

6.1 数字档案的凭证价值问题

第一,由于一系列技术和立法问题还未解决,数字化档案目前还不具备法律凭证效力,所以数字档案只有参考价值而无凭证价值。

第二,技术上的问题。①数字档案具有易复制、修改、删除的特点,使得档案“原件”的概念变得难以确认。②计算机硬、软件技术不断更新换代,因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。

6.2 数字档案信息的长期存取问题

第一,存储的介质材料。数字介质,无论磁盘还是光盘的寿命都远远无法和纸质档案相提并论。

第二,机读语言格式。计算机语言平均每3个月就会问世一种,而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象,若干年以后,我们用现行的机器语言描述的数据,还能100%的还原。

第三,对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出,如设备发生故障、系统瘫痪,电子文件就读不出来；电子文件对其他设备环境的不兼容性,使其只能在某种设备上处理,而不能在其他设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存储在载体上,有时难以互换；电子文件加密后,不解密就无法识别；技术设备更新时,不及时解决格式转换问题,也无法读取等。

6.3 数字档案的失真问题

此次档案数字化的主要方式是扫描加工,在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一,技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹,有时需调整不同的技术参数,如分辨率、明暗度、对比度等,选择不当会直接影响扫描的质量,造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息,客观上造成档案原貌的改变。其二,工作失误。档案扫描是大量的重复劳动,难免有时失误。如扫错档案或打错顺序,或存错,或在建索引时链接错误等,如不及时发现,将直接导致数字化档案失真。其三,转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时,往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件,如果格式选择不当,同样会导致数据发生变化。

6.4 数字档案信息的安全问题

主要表现为：其一,计算机病毒。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁。其二,计算机黑客。黑客对信息资源的攻击,程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三,有窃取行为的间谍活动,窥视其机密信息进行复制或扩散。其四,有意破坏,摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通信装置。其五,人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等,所有这些,都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。

6.5 技术过时问题

在飞速发展的IT业中,电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代,虽然绝大多数新产品承诺向下兼容,但其兼容的“代”数在跨越若干年后,旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。也有专家们提出的解决方案是数据迁移,但迁移却存在着一个致命弱点,就是每次迁移总会丢失一定的相关信息,这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。

6.6 数字档案建设的标准化问题

地籍档案数字化建设提出只是近十年的事,在全国开展的情况也各有差异,而且受信息技术发展速度的影响,档案信息系统至今没有相应的具体标准可遵循。此次延吉市国土资源局扫描录入地籍档案也是全州八个县市的第一家,在吉林省也是名列前茅,具体的技术规程和方法还在实施中逐步研究探讨。还远不能达到信息标准化建设和实现档案信息资源共享。

7 结 论

在新时期地籍档案数字化在可视化查询和统计等方面具有以往档案管理无可比拟的优越性,但是也存在着由于自身的技术特点和介质特点等原因造成的不可避免的缺陷和弱点。今后的档案数字化建设的最重要环节即是实现国际标准化。在选择的硬、软件设备和选择标准的数字化与数据处理方法时,制定的数字化与数据处理工艺流程在兼顾标准化的同时一定要有前瞻性,尽可能和信息技术发展保持同步。减少信息资源和物资资源的浪费,实现阶段性的可持续的发展。