建设单位档案管理范文

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中图分类号：TV743 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）11-0208-02

档案管理指的是收集与统计原始档案中的实体以及档案信息，对其提供有效管理以及各项服务的总称，而随着社会经济体制以及政治体质的不断改革，我国的高新科技建设发展也越来越快，建设单位当中的传统档案管理也就由此出现了重大的挑战。本文将对建设单位工程档案管理进行研究，分别从：档案管理必要性研究、建设单位工程档案管理现状分析、促进建设单位工程档案管理的有效措施，三个部分进行阐述。

一. 档案管理必要性研究

档案管理工作对建设单位发展具有重要意义，档案记载着建设单位各类信息，这些信息有的相当重要，关系着公司机密。一般工资做重大决策之时都会参考相关档案，档案能够为建设单位发展提供关键性的信息。如果一不小心泄露或者丢失了档案，便会给公司带来不可估量的损失，有的公司还可能因此负上法律责任。因此，做好档案管理工作对建设单位本身的发展非常重要。做好档案管理工作可以为员工提供一个相对稳定的工作环境，还可以锻炼管理团队的能力，激发员工的工作热情，对公司的人才管理也起着不可替代的作用[1]。其次，积极进行档案管理创新对公司发展具有重要意义。时代在不断发展，这也对档案的管理工作提出了越来越高的要求，对档案管理工作进行创新可以促进建设单位整体竞争力的上升，把企业的发展推向一个更高的平台。另外，档案管理的创新可以克服管理工作以往的弊病，彻底地解决档案管理滞后问题，促进建设单位的有效发展。

二. 建设单位工程档案管理现状分析

（一） 档案管理体制缺乏完善

建设单位档案管理的体制并不完善。档案管理工作是一个复杂的过程，包括很多环节，主要包括档案的分类存档、档案的收藏、档案的使用等工作。档案的分类非常重要，这关系到档案使用时的便捷性问题[2]。档案的收藏也很重要，信息化时代已经到来，档案除了收藏在档案室外，还需要电脑存档，以防丢失。现有档案管理出现了一个非常奇怪的问题，很多企业非常重视档案的收藏，却很少将档案拿出来利用，这是档案管理非常忌讳的一个问题。

（二） 档案管理方法明显落后

部分建设单位档案管理方法有明显滞后性，跟不上时代的发展。部分企业档案管理还采用以前传统的档案室管理，没有将信息化引入到档案管理工作中去。信息化时代的到来决定了档案管理向信息化发展的必然性，一些企业不顺应时代的发展趋势，一定会逐渐失去市场竞争力，被时代淘汰。

（三） 档案管理缺乏重视

企业不重视档案管理，没有针对档案的管理工作的好坏制定管理制度。有的企业没有把档案的管理摆在一个重要的位置，人为档案的管理只是一项微不足道的工作，这种思维是非常不科学的[3]。还有的企业安排了工作人员进行档案管理，但并没有制定科学合理的工作奖惩制度，一旦档案工作出现了漏洞，公司不知道应该向谁追究责任。此外，档案管理工作做得好，公司也没有相应的奖励制度，严重打击了管理人员工作积极性。

（四） 档案管理人员素质水平低下

档案管理人员素质低下。很多企业管理人员的素质没有达到档案管理的基本要求，例如有些管理人员分类不明确，有些管理人员不懂在电脑上进行管理，还有些管理人员没有保密意识，随便将公司的网站分享给外人，造成信息丢失。因此档案的管理人员是档案管理工作的关键部分，如果管理人员的素质迟迟得不到提升，对整个公司的发展都会造成不良影响。

三. 促进建设单位工程档案管理的有效措施

（一） 充分应用激励机制

公司应该对档案管理工作引起重视，意识到档案对公司发展的重要作用。另外，针对档案的管理工作，公司应该建立科学责任制，这一点非常重要。科学合理的奖惩制度可以带动员工的工作积极性，而不科学的奖惩制度直接打击了员工的工作积极性[5]。一个公司如果没有科学合理的奖惩制度，那么整个公司的管理工作都会乱套。另外，科学合理的奖惩制度可一维护公司的基本利益，一旦公司的档案管理出现问题，公司可以依据制度将责任追究到部门或者个人，不会出现不知道找谁追究责任的现象。而且，这种做法也可以对员工起到威慑作用，让员工对自己的工作更加的重视，促进公司更快更好地发展。此外，企业在选择档案的管理人员之时一定要严格要求，提高管理人员的整体素质。公司在正式聘用管理人员之前，要对管理人员进行专业化的培训。培训的内容主要包括管理工作的内容、管理工作的方法、管理工作出现漏洞应该才去的应急措施，只有提高管理人员的专业素质，管理工作才有可能做得更好。在管理过程当中还要能时刻贯彻保密性的原则；要想使责任感很好的加强，就需要对本职工作做到安心与专注，以此使工作的严谨度显著提升；不仅如此，还要为档案管理人员建立一个有效的培训体系，依照岗位的不同采用不同的方式进行培训，培训内容中包括关于档案管理工作中所特有的专业知识。还有包括一些其它学科种类，比如像管理学以及信息技术等学科专业的知识培训。能让档案管理工作人员全面提高自身综合素质[8]。

（二） 摆脱档案人员的不稳定性、流动性

为确保档案人员稳定性，企业应对现有档案管理体制进行完善，促进档案管理的优化升级。首先在档案管理的分类方面，相关工作人员一定要对档案进行精确的分类，不能粗糙将档案只分为几大基本类型，相关工作人员在分类时应该在对档案进行基本分类之后，在在大类下面分出小类[4]。不管档案使用电脑存档分类还是收藏在企业专用的档案室，这个问题都非常重要。其次，在档案管理的收藏方面，企业一定要注意档案室的环境，谨防潮湿，并且，企业一定要将档案输入电脑进行加密存档，一旦发生意外，档案还有备份的可以调出来。最后，企业一定要注重档案使用，档案只收藏不使用的话，对公司来说就是一堆废纸。实际上，档案的使用价值是非常大的，当公司遇到难以解决的问题时，档案上的信息可以给公司提供很多参考意见，促进公司的顺利发展。

（三） 以绩效管理促档案管理

绩效考核是现代企业管理模式的主要方式，我司采用限期定指标考核。没有规矩，不成方圆，公司领导要制定出科学合理的绩效管理制度，对员工工作绩效评价系统进行完善，将定量考核与员工工作能力及表现充分结合起来，用数据说话，使绩效评估工作更具透明化、公正化，绩效管理者应对绩效考核体系进行审视，加强与员工的深入沟通交流，保证反馈时效性，管理者还应该广泛听取员工意见，并及时做出调整，同时针对不同部门选择不同的考核工具，制定出科学的考核方案，对员工工作进行有效反馈。绩效管理的一项重要原则是量化，档案记录了人员状况、设备仪器、监测数据、原始记录等各种数据资料，比如各种文件、报表、设备仪器的说明书、监测数据等，做了真实有序的保存，是绩效管理过程中需要的重要依据，是绩效管理有效运行的证据，为绩效管理提供了重要的资料信息和有关文件。因此，档案是绩效管理工作的基础，对绩效管理体系运行产生重要影响。

档案信息化管理必须注重以下问题：第一，构建安全的计算机网络外在系统。档案的计算机网络设备一定要保证安全性。另外，网络信息系统的中心机房选址非常重要，要对多方面的环境进行仔细的推敲，不能选择潮湿的地方，也不能够选择电磁干扰性很强的地方[6]。第二，防范网络病毒。网络病毒给档案管理带来了严重地威胁，因此，企业的计算机须安装杀毒软件，使用防火墙技术。防火墙可以检查网络传输的数据的安全性，监控计算机网络系统的运行状态。杀毒软件可以进行病毒查杀，及时阻止危险病毒的入侵，从而确保整个网络系统的安全稳定运行。第三，对计算机网络系统及时进行维护，以防出现安全隐患。对计算机网络进行定期维护可以及时地发现计算机网络中存在的一些不易发现的问题，并立即采取有效的保护措施，延长计算机的使用寿命。

四. 结束语

档案管理对于我国建设单位的发展至关重要，随着时代的发展，传统的档案管理方法已经无法跟上时代的发展，档案管理人员必须及时转变档案管理理念，采取行之有效的措施予以解决，促进我国建设单位档案管理工作效率的不断提高。

参考文献

[1] 王晓玲，略论单位建设工程档案管理[J].经济研究导刊，2010，14（12）：181-182+193.

[2] 卜凡坤，侯仰增，陈凯.浅谈项目建设单位如何做好工程档案管理工作[J].水利建设与管理，2010，05（23）：8-9.

[3] 冯美芳.工程建设单位档案管理工作的问题与思考[J].山西档案，2012，S1（33）：37-38+46.

[4] 折巧玲.研究建设工程档案管理的创新策略[J].办公室业务，2012，15（15）：44+46.

[5] 陈燕.关于建设项目工程档案管理的思考[J].办公室业务，2013，03（56）：28-29.

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中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1672-3198（2007）09-0100-02

0 前言

建设单位档案管理系统是建设单位不可缺少的部分,它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要,所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点,如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。

随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可实现共享查询。这些优点能够极大地提高建设单位档案管理的效率。虽然我国建设单位档案管理起步晚，经验不足，管理水平也不高，但建设单位档案馆（室）网络化的条件已经成熟。

1 建设单位档案管理的网络化条件已经具备

（1）网络硬件的发展。

20世纪90年代以来，我国先后筑建起中国互联网、中国教育科研网、中国科技网和中国金桥网并均与国际互联网接轨。就全国建设单位来看，二十世纪90年已有许多单位开始使用计算机制图，到2000年以后许多单位已普遍使用计算机，并纷纷着手建设局域网。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为建设单位档案馆（室）网络化建设提供了前所未有的条件。

（2）建设单位档案管理自动化建设初见成效。目前已开发出数千个自动化专用软件。许多档案馆（室）均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆（室）的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

2 建设单位档案馆（室）网络化建设中存在的问题

（1）由于历史的原因，建设单位档案馆（室）自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆（室）根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。所以标准化水平低。

（2）虽然经过多年的努力，建设单位档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。所以数据库建设滞后。

（3）在档案馆现代化建设中，人是最关键的因素，网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求――不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前建设单位档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆（室）内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要。所以，人员整体素质需要提高。

3 建设单位档案馆（室）网络化建设的构想

（1）建立建设单位档案馆网络化协调机构。 建议由建设部牵头组织建设单位档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划建设单位档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国建设单位档案馆网络化工作进行实质性领导，统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面。

（2）加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。建设单位档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各建设单位在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。

（3）开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。

（4）培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。

信息社会把建设单位档案馆推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设单位档案馆必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与互连网接轨，全面实现资源共享，为建设单位及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化。

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随着社会科技的不断进步，城市的快速发展各种类型的工程建设随之兴起，人们对工程建设的质量提出了更高的要求[1]。在工程建设的过程当中，工程档案是对建设过程的详情进行记录的重要手段，也是帮助人们积累建设经验和总结建设结果的重要方式。因此在具体的工作过程中，工程建设单位对档案进行妥善管理具有重要的意义。但是在实际的管理工作过程中，受到各方面因素的影响，管理工作还存在着一定的问题，会对管理的效果产生不良的影响。本文对工程建设单位档案管理工作中所存在的相关问题进行分析，具体内容如下。

1工程档案的内容以及含义

在工程建设的活动当中，对具有实际价值的相关材料和内容采用文字、影响或者是图表的方法进行记录保存，便于后续的工作者能够利用档案进行参考，吸取有价值的经验，进一步完善工程建设的工作[2]。档案产生于工程建设的整个过程当中，能够被人们进行研究和利用的一种信息资源，对工程建设活动当中的具体过程以及达到的成果能够进行直接的反应。工程档案具有一般性，因为其主要是对原始的信息进行具体的记录，能够作为一种追踪建设过程的凭证；但是工程档案又具备特殊性，不同的工程建设所记录的工程信息不同，因此所能进行参考的经验也有所不同。由此可见工程档案是对工程建设项目进行管理的过程中的一个重要部分。

2目前档案管理中所存在的问题

由于受到各方面因素的影响，在目前的档案管理工作中还存在着不少问题，对档案管理的过程产生不良的影响，主要体现在以下几方面。

2.1管理的意识比较单薄

在具体的工作过程当中，部分管理工作人员认为档案管理只是将工程建设过程中的内容进行简单的记录，因此当工程建设工作完成之后，档案只是记录了相关的数据、施工的进度以及用料等，但是对大部分有用的信息却没有进行具体的总结分析，在后续的工作过程当中当工作人员需要寻找档案进行参考时，往往找不到真正有用的信息，也无法对一些需要用到的数据来源进行具体的最终，最终影响了档案的质量。除此之外，档案的记录还存在着造价的情况，从而造成档案记录和实际过程的差距较大，造成该种现象产生的原因主要是因为在建设的工作过程当中有时投资者和施工人员为了更快的完成工程的验收工作，对档案的内容进行隐瞒或者夸大，从而造成了档案真实性的缺失。

2.2管理的机制不健全和管理技术相对落后

在实际的建设过程当中，档案记录的时间和建设的时间往往不是同步的，这主要是因为管理机制不健全所造成的现象，这样会导致建设过程中关键性的信息未能及时进行记录而确实，不仅会对管理工作的有序进行造成严重的影响，也会对建设的工作以及日后的维护造成不良的影响。在管理技术方面，部分落后的地区还是采用纸质的方式来记录档案，传统的档案记录管理容易造成档案的损坏，其管理的效率较低，在档案保存方面也具有较大的难度。在较为发达的地区虽然已经实现了使用电子档对档案进行存档记录，但是在管理归类方面还较为混乱，缺乏一定的延续性以及统一性，会对管理的工作产生不良的影响。

3解决措施

针对目前在工程建设单位档案管理工作中所存在的问题，可以采取以下措施进行处理。

3.1增强管理工作人员的管理意识

在对工程建设单位档案管理的过程当中，需要提高管理工作人员的管理意识。相关部门可以定期举行培训活动对管理工作人员进行管理技能培训，让管理工作人员能够意识到档案管理对工程建设的重要性，在进行档案管理的过程中除了对相关信息进行记录之外，还需要总结具有实际意义的信息并进行具体的记录，从而能够有效帮助后续的工作人员参考工程建设的档案，为以后的建设工作提供更有效的参考帮助。

3.2建立健全档案管理的机制

在进行档案管理工作的过程当中，需要完善相关的管理机制。在进行档案记录的过程中要对档案记录人员提出明确具体的要求，让其根据工程建设的进度对档案进行实时的记录，特别是对重要的信息进行及时的整理和收集，并进行归纳和总结，根据管理机制的要求对档案记录的内容进行具体的完善，保证建设进度和档案管理的进度能够同时进行，确保档案管理的质量。

3.3提高管理技术

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一、建设工程档案及管理

笔者认为，建设工程档案是指在工程建设项目的立项准备、立项申请、决策、建设、验收、交付使用与维护等过程中形成的能够体现建筑本身的历史、为今后确定工程质量责任、解决可能产生的纠纷以及进行后续维护具有基础性意义的各类纸质或电子介质记载的文件材料。这一定义旨在从档案本身的价值与功能出发，确定建设工程档案的外延。

建设工程档案的管理，是指对建设工程档案的收集、整理、保管和利用服务行为。换言之，建设工程档案的管理是一个系统工程，它始于工程项目的提出，伴随工程有关建设进程，终于档案法定保存期限截止，并供工程酝酿建设开始后的各个时代有正当需要的人士和机构查阅。建设工程涉及立项单位、建设单位、建筑单位、监理单位、管理单位等等多个部门，涉及人员及档案材料众多，一项建设工程在不同的单位均有相应的档案材料，因而很难在一个部门形成完整系统的建设工程档案，具有复杂性。收集、整理和保管好建设工程档案，做好建设工程档案的查阅服务，具有非常重要的意义。档案是人类文化的载体，建设工程档案则是人类建筑文明发展的记录，是研究建设工程历史文明的基础材料。同时，档案是产生工程质量责任和法律纠纷的基本证据材料，对于分清建筑责任、解决纠纷具有不可估量的意义。

二、单位建设工程档案的收集

所谓档案收集，就是档案馆根据各种线索，到社会上找寻、征集有关的档案资料。从建设工程档案视角来看，其档案管理部门众多，既涉及土地管理部门，建设审批管理部门，环保消防等部门，也涉及业主、建筑单位等，因而就每个单位的档案管理部门而言，其档案的收集范围要比国家档案馆收集档案的范围小的多，主要是对本单位各职能部门在项目建设和使用维护过程中产生的各类文件进行找寻、征集。因此，一般的建设项目，其档案往往由各职能部门及业主、建筑单位等各自管理，只有一些对于国家具有重大意义的建设项目，才可能在一定时期统一由国家档案馆收集档案。

建设工程档案收集是档案管理的第一步，是基础环节，具有重要的意义。收集档案是档案工作的物质前提 。建设工程档案是随着建设项目的酝酿和建设而形成的，往往是由本单位不同的部门提出、论证、决策和实施，因而相关文件也往往在这些部门保存，一般很少同时向档案部门提交。因此，档案部门一般是在项目建成之后向各部门收集文件。单位建设工程档案收集应当注意以下问题：

第一，应当注意档案的收集范围。建设工程所涉及的文件相当多，从项目的酝酿提出就会产生动议性文件，之后逐渐产生论证文件、决策文件、土地使用权文件、报批文件、设计文件、交付文件、试用文件、维修保养文件等等，这些文件可能是文字文件、图形文件、声音图像等模拟与数字电子文件等。因此，其收集范围广泛，并不以是否为本单位制作文件为限，即凡是本单位制作的和职能部门下发的有关该建设项目的文件均在收集之列。收集目标更不以纸质文件为限，电子文件亦是建设工程的历史记录，自应收集。

第二，应当注意归档时限，及时归档。档案是对事件的真实历史记录，收集时间距离档案文件产生的时间越长，越有可能发生档案文件丢失、人员变动导致收集不便等问题。因此，国家对各类档案的归档时限都有严格要求，特别是专项档案的移交。一般建设项目的归档，亦应依法在规定时限内归档。

第三，建立单位内部建设档案归档程序。单位应当通过制定建设工程档案归档程序，明确档案归档的时限、归档文件的份数、归档文件的原始性要求与可读性要求、各部门负责人的确定和专职与兼职档案管理人员制度、各部门向档案管理部门移交建设工程档案的程序等制度，并规定未依据规定作为的应当承担的工作责任，以保证建设工程档案的顺利收集。

第四，档案管理人员应当主动收集档案。本单位一旦有工程项目建设，档案管理人员就应当主动联系各部门档案负责人和专兼职档案员，了解工程进度和工程基本情况，做到心中有数，在工程结束后及早向各职能部门收集档案文件材料。档案管理人员不应坐在办公桌前坐等建设工程档案，这样很可能丧失最佳的档案收集时机。

第五，建设工程档案收集应当有所侧重。建设工程档案在收集时应当有所甄别，对于工程决策、审批资料，工程设计图纸，施工材料与施工方案等根本性资料应当尽可能地收集齐全，对于工程建设的评价等资料则可以不收集或少收集。

三、单位建设工程档案的整理

档案整理工作是整个档案管理活动的核心内容，是档案工作者日常工作的基本内容之一。由于单位建设工程往往在建设之初的命名与竣工或使用时的命名不同，各部门移交的文件材料不规范，或者不齐全，因而常导致单位建设工程档案的整理困难。因此，单位建设工程档案的整理是一个较为复杂的问题，单位档案管理人员应当根据工程与单位实际，采取灵活的归档与整理策略和规则，不宜以定式常法为据。

单位建设工程档案的整理，虽然难以定法对待，但仍有条理可循。

第一，以时间为轴进行单位不同建设工程档案的整理。单位存在不同建设工程的，其档案应当以工程先后时间为序进行编号整理。在整理时应当以工程竣工日期为建档顺序，而不宜以工程批准或动工日期为序建档。这是因为工程竣工日期单一明确，一般不存在模糊问题，而批准日期则因工程批准部门较多，日期一般不统一。难以确定以哪一批文日期为准，容易形成标准不统一的问题。同时，有时文件规定的动工日期与实际动工日期不一致，因而也难以作为归档整理标准。

第二，同一个工程项目档案文件的整理可根据工程保管期限分类整理。同一个工程项目档案的保管期限有永久、长期、短期之别，为了便于定期销毁短期与长期档案，永久保存部分重要档案资料，对于档案材料依据保管期限分类整理颇为必要。

第三，同一个工程项目档案可根据可行性研究文件、设计文件、工程项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、维修保养文件等分类整理。这样使建设工程的档案材料更加完整有序，便于日后的档案查找。

第四，以文档内容为卷内各分类文档建立目录题名。同一工程的卷内文档较多，为便于查找，需要编写目录题名。简单的以拼音字母与罗马数字组合编写目录题名不便于查阅，难以与数字档案馆建设目标相衔接，故此，应以文档主要事项为题录，如某某项目可行性报告等。

总之，单位建设工程档案的整理是一项较为复杂的工作，应当以高度的责任心认真对待，科学整理，既要考虑工作效率，又要考虑档案在将来的查阅和销毁，不能简单应付。

四、单位建设工程档案的保管

单位建设工程档案的保管是根据本单位建设工程档案的介质和状况所采取的存放和安全防护措施，主要包括档案的库房管理、档案流动过程中的保护以及保护档案的专门措施等。

一般而言，纸质档案可以采取与图书相似的办法保管。但是对于一些特殊的档案文件，如照片和声像资料，则不宜以上架摆列方式保管。因为照片的载体质量虽然相对可靠，但长期保存可能会变黄、龟裂、变形、发霉。以录像带、录音带为载体的声像资料，可能因为温度、湿度及防磁要求不达标而导致影像质量失真，加之经常性的复制，导致资料清晰度下降，保管成本高。

因此，对于照片、以录像带、录音带为载体的声像资料，应当利用现代科学技术加以保存。如对于照片档案文件，可以通过扫描仪扫描、数码相机翻拍等技术转化为电子图像，然后加以保存，同时对照片采取常规方法保存。对于以录像带、录音带为载体的声像资料，则可以通过数字技术保存为数字文件，如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件，同时保存原始录像带、录音带。应当注意的是，在以数字方式保存以照片、录像带、录音带为载体的声像资料时，应加注说明性题名，并在属性选项注明制作日期、原资料日期、原资料制作单位与个人等

基本资料，以便于查阅。

五、单位建设工程档案的利用服务

随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源。档案馆作为积聚大量富有价值的档案信息的专门机构必将广为信息寻求者所利用。单位内部或因工作需要，或因学习建筑设计，均可能借阅单位建筑工程档案。有时还存在外部人员借阅单位建设工程档案的情况。故此，做好档案的利用服务，是档案管理人员的又一核心工作。

单位建设工程档案管理人员应当在法律规定的前提下尽力做好档案利用服务工作。

第一，利用单位建设工程档案应当符合法律规定的查阅条件，档案管理人员不得违法出借单位建筑工程档案或提供摘抄、拍照等档案复制服务。单位建设工程档案有档案与非档案，档案亦有密级之别，故此，哪些档案可以查阅，哪些不能查阅，哪些机构或人员可以查阅，均需要依法进行。

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关键词：

荣誉档案；建筑设计；管理措施

建筑设计单位的荣誉档案是指单位和职工在工程设计、科技研发以及各项管理工作中因取得突出成绩而获得的具有保存价值的获奖文件、荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等的总称。它真实记录了单位事业发展的历史轨迹，具有较高保存价值，是档案的一种特殊载体。

一、建筑设计单位荣誉档案的特点

（一）荣誉档案带有鲜明的行业特色，由各级住房城乡建设部门、勘察设计协会、土木建筑学会等评选出的优秀工程、优秀方案、绿色建筑、装配式建筑、BIM应用等，是建筑设计单位荣誉档案的主要构成部分，约占到全部荣誉档案的八成以上。

（二）荣誉档案是使用频率最高、价值利用最多的档案类型，与文书档案、人事档案、图纸档案等经常“沉睡”在档案柜中不同，荣誉档案基本是“活动”的档案，无论是对外宣传、对内教育、职称评定，还是生产经营投标、编写单位历程，均发挥着重要的作用。尤其是在参与工程项目投标时，优秀工程、优秀方案类的获奖证书、奖牌等荣誉档案作为单位实力和业绩的凭证，经常会跟随设计人员“奔赴”各个开标现场，成为竞标的重要得分内容。

（三）荣誉档案利用价值有一定的时效性，这里的“时效性”主要是指工程技术类获奖证书在单位投标时的利用价值。建设单位在招标时，一般会要求设计单位提供近三年或近五年获得的荣誉。因此，这类荣誉档案越新，其利用价值便越高，超过五年的获奖证书，在生产经营上的价值便不再突出，就可以与其他荣誉档案或普通文书档案一样“束之高阁”了。

二、荣誉档案管理工作中存在的问题

（一）对荣誉档案重视不够导致管理混乱。对建筑设计单位而言，图纸档案、人事档案、合同档案、文书档案等几大块的管理相对比较规范，分别由相应部门收集整理，并有专人负责。而荣誉档案很少被作为一种特殊的档案类型予以专门管理，更不会安排专人负责。获奖文件、获奖证书大多作为文书档案保管，由办公室收集整理；而奖牌、奖章、奖杯、锦旗等实物类档案则比较分散，往往由获奖部门或个人随意存放。

（二）荣誉档案归档意识不强，导致收全率欠缺。生产一线各部门对于层次或级别比较高的奖，有时不愿将取得的荣誉成果拿给集体分享，不主动按时上交应归档的文件材料，而是留在自己部门使用，在档案移交上意识比较淡薄。对于职工个人获得的各种荣誉，许多人认为与单位无关，从来没想过要移交单位，或将获奖证书复印件交给单位登记保管。职工归档意识不强，档案管理部门又无法掌握全院范围内的获奖情况，导致在荣誉档案的收集上不可避免地存在遗漏。

（三）荣誉档案种类繁多、材质不一，导致整理保管困难。荣誉档案从载体上来看，既有文书类，也有实物类；从材质上看，有纸张、金属、木料、玻璃、布料等；从形状和样式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于载体材料和形式的多样性，决定了荣誉档案在种类上的多元化，从而也相应加大了荣誉档案收集、整理和存放的难度。目前专门设置荣誉档案室或档案专柜的单位并不多，文书类荣誉档案一般存放在文书柜内，或与其他档案混存；实物类荣誉档案则是见缝插针，随意摆放，时间比较久远的奖牌、奖杯等往往会字迹模糊、锈蚀严重；借用频繁的获奖证书，折叠、磨损严重，不利于档案的长久保存和利用。

三、加强荣誉档案管理的主要措施

（一）加强宣传，引起重视。要强化荣誉档案的归档意识，通过多种途径向职工普及档案法实施办法等有关知识，使各个部门和广大职工能够主动将获得的荣誉及时提交到档案管理部门。要强化荣誉档案收集意识，档案管理人员要转变被动等待归档的观念，全面了解各类荣誉的评选情况，掌握评选时间，跟踪评选进度，在荣誉档案发放的第一时间，主动走出去收集应归档的文件材料、证书、奖牌等，既要保证材料的齐全，又要维护档案的有机联系和历史的真迹，解决荣誉档案归档不全的问题。

（二）完善制度，落实责任。要明确管理部门，安排专人负责，做好荣誉档案收集、保管、借用等各方面的管理制度建设，确保各类荣誉档案及时完整归档和安全、有效利用。要强化档案管理人员的服务意识，积极主动开展工作，切实担起责任，树立档案资源共享的服务理念，使荣誉档案真正发挥其特有的价值。

（三）明确流程，加强管理。实施标准化管理，从资料收集、整理到最后归档，从文件、实物内容的分类、编号、案卷目录编制直至入库，严格按照国家标准执行，做到条理清晰、目的明确，避免遗漏，保证齐全完整，提高荣誉档案管理的过程质量。具体应做好以下几个方面的工作：

1.明确收集范围。可从颁奖单位和获奖对象两个不同角度确定荣誉档案的收集范围，主要有以下几个方面：一是政府或行业主管部门颁给单位的综合类荣誉；二是单位获得的工程技术、科研类荣誉；三是上级党委、工会、团委、妇委会等党群组织颁发的荣誉；四是单位参加上级或行业组织的各类文体活动、竞赛活动获得的奖杯、奖牌等；五是客户、兄弟单位、社会团体赠送的锦旗、牌匾等；六是职工个人在设计、科研、管理等工作中获得的奖项，职工个人获得的荣誉，其原件仍由个人保管，档案管理部门可采取征集复印件或拍摄照片的方式进行保存。

2.做好分类登记。为便于管理和使用，可根据材质分三类进行登记：一是文件类，主要登记标题、文号、发文单位、发文日期等；二是证书类，可根据证书上的内容登记受奖单位（人员）、项目名称、奖项类别、等级、颁奖单位、落款时间等；三是实物类，包括牌匾、奖杯、奖章、锦旗等，登记内容与证书类相似，单独登记是为了便于日后的整理归档。

3.单独整理归档。因建筑设计单位的荣誉档案有其独特的行业特点和利用价值，使用比较频繁，将此类档案单独整理归档十分必要。如获奖文件，若按普通文书对待，将之与其他文件资料按年度整理归档，就会使这类荣誉档案分散存放在不同的卷宗和档案柜里，造成使用不便。因此，将荣誉档案作为特殊门类进行管理，更便于保管和利用。尤其是实物类荣誉档案，其由一件件物品组成，载体和形态各异，其存放的柜架需区别于文书档案，应陈列于直观易见、便于放取处，既利于对外展览，又利于查找利用。有条件的建筑设计单位最好能开辟一个荣誉档案陈列室，以确保这类档案的长久保存和使用。

4.做好检索利用。为了充分发挥荣誉档案的价值和作用，要适应档案信息化发展的需要，目录编制与计算机管理同步进行，在系统化整理基础上，编制好以全宗为单位的荣誉档案分类目录，按年度和分类项目进行编目造册。同时要做好借用登记工作，既充分发挥其价值，又确保荣誉档案的按时完整返还。综上所述，荣誉档案管理一定要规范化，加强档案的收集、整理和统一管理，确保档案资源得到有效的保护和利用。同时，建筑设计单位要积极创造条件，建立一定规模的荣誉档案陈列室，以更好地发挥其价值和作用。

参考文献：

[1]崔爱民.加强企业荣誉档案管理[J].兰台世界，2005（9）.

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中图分类号：TV2 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）01（c）-0239-01

所谓档案信息化，就是将室藏档案作为基本依据，在不改变档案原来信息内容的原则下，对档案的存在形式做一改变，即用信息手段对档案进行规整，同时又保证档案本身的完整性与统一性，使档案信息社会化、自动化，实现档案资源共享。档案信息化建设是指利用高新技术手段，将传统介质文件（纸质文件、声音文件、视频文件）和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。工程档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、编研提供利用等活动的通称；是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。在工程项目中如何加强工程档案信息化建设是做好档案管理工作的关键，也是档案工作向现代化迈进的必由之路。笔者结合自身的工作经验，现对档案信息化、档案信息化建设及工程档案管理提出几点体会。

1 在档案信息化过程中应遵守以下原则

1.1 规范性原则

档案信息化建设需要制定完整统一的规范和标准，这是提高工作质量和效率的关键。在进行馆（室）藏档案信息化的过程中，有两种形式：一方面是指将馆（室）藏的档案经过利用现代各种输入设备技术输入到计算机中，形成数字化信息；另一方面是指馆（室）中可以直接接受电子类型的文件。这两种形式，都要遵照规范性原则进行，因此，要制定相应的标准和规范，促进数字化档案的良性发展，保证数字化档案的标准化和规范化。

1.2 安全性原则

随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

1.3 效益性原则

由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，要根据自身的能力、馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。

2 促进档案信息化建设的几点建议

2.1 调整档案管理人员的知识结构，提高员工素质

为了适应档案信息化建设的需要，档案人员首先要具备一定的科学文化基础知识，还应具备扎实的档案学理论知识，以解决档案信息库建设中出现的新问题、新情况。还要有一些自然科学、社会科学及边缘科学的专业知识。一方面，档案信息是一种载体，档案工作者要发挥档案信息的社会效益，就要熟悉档案的内容，掌握档案内容所涉及的知识；另一方面，档案工作者在对档案进行收集、整理及管理的过程中，始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各项工作。如果档案人员不熟悉专业知识，在日常的管理工作中就无法完成自己的本职工作。

2.2 提高档案信息化水平技术

对于工作人员配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作；档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程；对上网信息进行密级界定。

2.3 提高档案信息管理水平

加快档案信息化基础设施建设。建设数字化档案馆，继续推进运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平；加强档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录；加强电子档案归档管理。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。最后实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务网络化。

3 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。为完善工程档案的建立，提出以下几点建议。

（1）加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度和标准体系，为档案信息化建设奠定有利基础。档案信息化建设必须要在统一规划的基础上，采取统一的数据格式，统一的软件程序，统一的技术标准，统一的工作规程，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

（2）加强协作，确保建设顺利。档案信息化建设在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。在工作中只有坚持协作的原则，加强与各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合，才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

（3）档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

（4）加强档案信息安全保障体系建设。在加强档案信息化建设的同时，应把档案信息安全放在突出位置，确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息失密、泄密和丢失。

总之，随着科技的进步，信息化已不可避免地进入了档案管理的领域，因此，新形势下档案信息化建设成为历史发展的必然趋势。档案管理工作是一门深奥的学问，做好档案工作是无止境的，档案信息化建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。在工作中利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能促进档案信息化建设与社会信息化同步发展，还能推进我国档案事业的不断进步，为新时期档案事业的发展做出新的贡献。

参考文献

[1] 夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（3）.

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但是，当前的事业单位在进行人事档案管理时，仍习惯于传统的手工操作。有的单位即使已经安装了“人力资源管理系统”或“人事档案管理系统”，也会因为系统功能的限制，只把一些个人档案和信息输入计算机。在调阅档案和资料检索时，仍然只习惯于手工操作，所谓的“无纸化阅档”实际上并没有得到实施，档案管理不能适应时代的发展。新形势下，要求事业单位须改变这一传统模式，进行信息化建设。

2制定事业单位的档案管理信息化的总体规划

在档案管理信息化的总体规划制定之时，应服从服务于事业单位发展的战略。在分析事业单位自身的特点与发展目标的基础上，深入调查和科学论证，制定出切实可行的档案管理信息化长远规划及近期计划，形成一个规模较大的网络管理模式，推动档案信息化协调发展。另外，还应注重系统实际应用的效果，重视系统对事业单位信息服务的目标支持，强调系统的可扩展性和灵活性，给未来发展留下扩展空间。

3建立起一个实用的档案信息网站

档案网站是事业单位的档案部门在网上建设的信息站点，一般以网页形式给人们提供相关的档案信息和服务，进行档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。这是档案信息化的主要目的，同时，也是档案数字化的重要标志和重要手段。

在档案的信息化建设之中，应该把档案的管理系统纳入事业单位的管理信息系统，构建一个一体化系统，把本单位各个部门的信息统筹考虑进去，实现资源共享，从而获得档案管理的综合效益和系统效益。

还应选用那些使用有升级能力和开发能力的档案信息管理系统，这是实现档案管理信息化的一种重要条件。软件适应了网络管理的需求，具有强大的检索功能，才能够充分发挥计算机网络的优势。建设信息档案的网站时，要选用标准化的设备。选用的产品应符合当前国内外的相关标准，最好是当前或未来的一些主流产品，能够得到国内外一些实力雄厚的软、硬件公司或厂家的支持，以保证其升级换代，减少重新开发的成本。设备的设置应尽量合理化，要考虑到网络吞吐能力、响应时间和传递速度，等等。

4逐渐实现档案管理的信息资源的数字化

档案信息资源的数字化是进行档案信息化建设的一个重要的前提和基础，也是对档案原件进行保护的一个重要方式。档案数字化应该通过使用先进的信息手段，把档案部门的各种物质载体形式加工转化成数字化的信息，建立起档案全文数据库和档案目录数据库，并在网上，以提供服务。馆藏档案的全文数字化并不是对所有馆藏进行全文数字化，而是对馆藏的档案资源数字化进行整体分析，以突出重点，进而逐步解决。建成数字档案馆也不意味着传统的档案馆要消亡，两者应，相互补充。

5档案信息化应做到规范化、标准化

规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。事业单位在进行档案管理信息化时，应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。

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中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）01（b）-0184-01

所谓档案信息化管理，依靠科学的思想和组织管理力法，在满足法律规章制度的要求前提下，凭借信息技术、网络技术等高科技手段，在行政主管部门的指导下，来提高企业档案信息的利用效率。档案信息化管理不仅仅局限于摆脱以往手工进行档案管理，在管理模式上也有了革命性的变化。而大量数据的安全问题是由于网络环境、应用环境、操作系统、应用软件等存在安全漏洞的隐患所产生。需要得到广泛关注，并积极实现档案信息化管理手段现代化。

1 信息化档案管理安全隐患

1.1 档案信息化建设基础较薄弱

档案网站建设质量重视不够，且在开展信息化建设的部门、单位和企业中发展也不平衡，一些单位和企业的档案信息化建设发展不平衡，技术、资金不足，重视不够，基础条件薄弱。

1.2 档案信息管理与其他信息管理脱节

由于档案工作与其他各生产管理环节相脱节，很难实现系统间的联系，而且存在档案信息化程度低和管理机制上的障碍，虽然文档一体化管理是档案信息网络化管理的发展方向，但是进行文档一体化管理未能实现档案信息管理与其他信息管理的有效衔接。

1.3 档案信息建设管理人才缺乏

从目前看，档案部门缺乏现代高技术、专业性人才，档案信息化建设需要深厚的档案学基础理论，但因经济原因，使得信息化管理人才投入小，后继人才缺乏。

2 档案管理实行信息化建设的必然性

简单来说档案信息化就是为社会进行服务的一个过程。通过学习来满足档案管理发展的需要，并不断改进和加强信息化档案的服务意识和管理意识。必须要做到的转变观念、以档案的相关数字化信息对实体进行保管的管理方式。档案管理会随着科技的不断进步改变以往被动服务的模式，解放思想、再者就是加强档案工作者的工作能力，管理模式的不断改革和完善，同时也对档案管理的工作人员的能力提出更高的要求。要扩大利用、提升档案工作以及档案的价值。使得档案管理中的功能能够取得充分的应用和发挥。拓展档案管理的资源信息利用延伸到相关单位自身的信息化中，对于那些利用频率高的、重要的、比较容易受到损伤的档案进行数字化转变，档案管理中前后并进的理念，要坚持对于信息源头的挖掘，将复杂转变为简单、将简单转变为规范，来满足快速检索利用以及档案信息共享的相关需求。还要加快对于藏书目录相关数据库的建设，归类总结基建档案、会计档案、实物档案、照片档案、设备档案、文书档案等，并进行质量监控。纳入档案管理范畴以满足本单位现代化、信息化的条件，要加强实际的系统应用效果实现，对于电子档案进行电子文件的管理有效化保证长期可读、完整、准确、真实性。档案信息化建设总体规划必须要对于本单位的实际发展目标和自身特点进行分析，有利于今后的发展建设。

3 进行档案信息网站的有效建设

档案网站是通过网页的途径来进行档案信息的提供和服务，是对于档案实行数字化转变的主要目的，也就是企事业单位的在网络上成立的信息站点，是信息化档案发展的重要手段和目标，实施档案资源的网上咨询查找电子文件直接提供或者实时归档。

（1）对于本单位的相关部门的各项信息进行资源共享和统筹考虑，应该将档案管理体系纳入企事业单位的相关信息管理系统中，在进行信息化档案建设的时候，实现系统一体化建设，实现系统管理中的综合效益。

（2）选取适合的具有升级换代功能和开发功能才能够对于计算机的实际优势充分发挥，只有符合进行网络管理的条件才能使得档案管理体系是成为有效实现档案上网途径的条件之一，够使得相关检索功能变得强大，为不同的用户提供高效优质的服务。

（3）标准化相关网络设备，要使未来发展或者现今的主流产品，选择的产品要符合我国内外的相关标准，能够确保产品进行及时的更新换代从而有效的提供服务。并且能够获得国内外有着雄厚实力的软硬件公司或者厂家的支持，从而有效的减少在进行档案管理过程中因为项目、格式、设备、人员等的变化而造成传递信息障碍，数字化档案是通过对于先进的技术手段的应用来将各个部门的实体档案的相关载体进行数字化的加工，从而有效避免重新开发设备配置要科学合理。

（4）进行档案信息数字化的逐步实现。档案资源信息的数字化是进行档案原件保护的重要手段之一，决定了传统档案馆与熟悉档案馆的互补、共存。是进行信息化建设档案的基础和前提，同样也是进行数字档案相关业务信息管理体系构建的首先需要考虑的功能之一。从而建立起档案数据库目录，对于企事业单位有着各自不同的需求优势，全文数据库在相关网站上进行，进行档案资源的相关数字化进行整体分析、重点挖掘、逐步解决。对于档案资源馆藏的全文数字化并不是将所有的都进行数字化处理，而是他们都发挥着自己独特的功能，对于各个设立档案的相关单位文件和档案著录格式、项目、内容和数据库结构等进行了统一的制定规划。数字化档案建立并不会表示传统档案的消失。

（5）规范化、标准化是档案数字化、信息化的主要内容。规范化、标准化对于现代化档案管理的重要衡量标志。对于其档案数据库的文档格式硬件、软件数据指标等进行规范和统一，结合自己的实际发展需求和特点进行相关管理标准系统的制定，从而达到方便以后电子目录实现档案馆管理之后的数据资源共享，并有效避免了因为软件的差异而导致的数据不能读取和转换的问题。进行档案信息化发展和建设的重要内容，是事业单位可以参考国家进行推荐的一些管理信息化标准。这样通过实践过程进行完善才能够逐步的加强现代化的档案管理发展速度，在建设档案目录数据库时，要按照我国相关规定执行，并且要方便实际操作，从而有效的起到良好的防范作用。

4 结语

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我国的社会经济水平得到了大幅度的提升，事业单位面临着更加深入和全面的改革，在这个阶段，人员的信息管理工作非常重要，对于社会的发展起到了积极的推动作用。在对人才信息进行管理的过程当中，档案是最为主要的来源，可以更加全面地了解人员的基本情况，是选择和引进人才的重要依据。

一、事业单位档案管理的作用

事业单位在最初成立的阶段，档案管理就已经存在了，和事业单位未来的发展有着密切的关系。事业单位未来的运营发展会受到档案管理质量的重要影响，档案管理的质量和事业单位未来的发展两者之间存在着重要的联系。通过提高档案管理的质量，能够进一步提高事业单位的工作效率，为今后的评估工作提供重要的信息依据。档案管理工作会涉及科研工作、党群工作等内容，在事业单位经营的过程当中占据着举足轻重的地位，肩负着事业单位稳定运行的责任。由此可见，做好事业单位档案管理工作，对于事业单位的发展来说是非常重要的[1]。档案管理工作和事业单位是共同发展起来的，两者之间是相互影响相互推动的关系。通过建立更加完善和科学的档案管理制度，能够进一步推动事业单位稳定可持续发展，有效提高事业单位的工作效率，为事业单位的发展奠定良好的制度基础。党群工作以及科学研究工作在整体开展的过程当中，会涉及许多种类的档案信息，档案管理工作需要对这些种类繁多、形式多样的信息数据进行精准的记录以及合理的分类，确保可以为事业单位的未来发展提供更加全面和科学的数据支持。事业单位在开展档案管理工作的过程当中，不仅仅会涉及一些基础性的资料，比如说工作人员的晋级、考察、调动、退休等，还会关乎每一位工作人员的切身利益，并且记录着事业单位在发展过程当中所面临的一些阶段性的问题、作出的重大决策。

二、事业单位档案管理存在的问题

1.态度问题。

站在事业单位的角度来分析问题，档兰台世界LANTAIWORLD案管理工作所涉及的内容是非常繁多的，对于一些细节性的处理要求比较高。档案管理的质量将会直接影响事业单位的决策制定以及工作的整体水平，如果档案管理部门能够有效提高自身的工作质量和工作效率，就会推动其他工作稳步向前发展，方便相关工作人员对各个部门的资料进行快速的查阅。档案在调取以及查阅的过程当中，为了进一步快速准确地找到所需要的资料，需要加大力度对档案资料管理工作进行监管，细化工作细节，划清工作的范围和职责。档案管理工作在整理开展的过程当中，大多数都是因为工作人员对于档案管理工作没有全面的认识，并没有意识到档案工作的重要性，工作人员普遍地都会认为档案管理工作并非是事业单位发展当中占有举足轻重地位的工作[2]。工作人员的效率过低，无法在有限的时间内对具体的档案内容进行有效的整理，经常会存在着缺漏的问题，非常影响档案在后期的查阅以及广泛的应用。

2.体系问题。

事业单位若想得到稳定可持续的发展，就需要加大力度对档案管理工作进行有效的监管，提高档案管理的质量和效率。现阶段，大部分的事业单位在发展的过程当中，并没有设定科学全面的档案管理体系，许多体系的建设存在着漏洞，影响后期工作标准的制定。事业单位的档案管理模式大多数都比较单一，只是以账目记录和文本记录为主，简单地实现数据的保存，这种工作模式是比较保守和落后的，会严重降低档案管理工作效率，并不能够满足事业单位在现阶段发展的需求。大多数的事业单位在开展档案管理的过程当中，都会涉及比较庞大的信息量管理工作，为了进一步提高档案管理工作的便捷性和科学性，需要针对不同的单位发展情况设定不同的档案管理体系。

三、事业单位档案管理质量保障体系的构建对策

1.端正工作态度。

档案管理部门的工作人员应该重视档案管理工作，尽最大努力保证档案管理的质量和效率，自身要树立良好的工作态度，对自身的工作职责进行精准的定位，根据相关的规定来履行工作的具体内容，不断规范工作的流程[3]。上级部门要定期对档案管理部门进行质量监管的考核，一旦发现工作当中存在问题，要及时加以解决，防止出现不可预估的风险。

2.完善工作体系。

事业单位在开展工作的过程当中需要构建符合自身发展特色的档案管理体系，不断地对档案的管理制度进行优化和调整。通过多种渠道以及多种方式，有效地提高维持档案工作的相关资金投入，制定更加严格的档案管理基础建设制度。档案管理工作在整体开展的过程当中，事业单位要设定专项的维护资金，贯彻落实专款专用的原则，对于一些重要的信息进行更加严格的管理，确保档案的收集以及后期的分析工作能够得到正常的开展，除此之外，还要确保虚拟重要信息的科学性和完整性。

3.优化工作方式。

信息技术在快速地向前发展，档案管理工作也面临着新的发展机遇和挑战，纸质的档案管理工作模式存在着许多问题，不能够满足事业单位现阶段的具体发展需求。纸质档案的保存力度有所欠缺，保管期过短，并不能够满足社会的发展需求，也不利于事业单位的快速发展[4]。现阶段，在信息化技术快速发展的大背景之下，通过积极引进信息技术，能够有效提高档案管理工作的效率和质量。通过建设信息化的档案管理体系，灵活应用现代化的信息技术，可以有效推动事业单位档案管理工作的快速发展。

4.强化档案管理的先进职业观念。

为了确保事业单位档案管理工作稳定可持续地发展，需要转变传统的工作管理模式，紧跟时代的步伐，树立求实创新的职业观念，加大力度对相关工作人员进行思想政治方面的教育。档案工作在整体开展的过程当中，需要积极地融入社会主义核心价值观，营造良好的工作氛围，强化对工作人员的行为评价，新增工作态度考核机制，完善奖惩机制，强化工作人员的安全意识，营造更加积极向上的档案管理工作氛围[5]。档案管理工作需要积极引进新思想和新观念，转变传统的发展理念，从根本上提高档案管理工作的质量和效率。5.提高单位领导对档案管理工作的重视。事业单位的档案管理工作在整体开展的过程当中，要强化管理人员对于档案工作的责任意识，提高主要领导对于档案工作的重视程度。主管部门在设置绩效考核指标的过程当中，要将档案管理工作列入进去，除此之外，还要针对档案管理工作设定更加完善的工作计划以及未来的工作计划。事业单位的主要领导要严密关注档案管理工作的具体进程，定期向该部门的工作人员了解情况.除此之外，主要领导还需要向档案管理工作人员进行法律法规以及相关条例的讲解，定期开展日常监督和巡查工作。

6.提升档案管理队伍的整体素质。

在长期发展的过程当中，许多工作人员都认为档案管理工作是一项无关紧要的工作，也是一项无需具备扎实的专业知识和工作技能的岗位，事业单位的主要领导也是这样认为，故此，在招聘的过程当中会具有一定的随意性。随着信息化时代的来临，档案管理工作的难度越来越大，事业单位越来越需要知识型的人才，以便于更好地开展档案管理工作，满足事业单位在发展的具体需求。为了进一步提高工作人员的实践操作能力，事业单位在培养相关专业人才的过程当中，一定要加强基础素质的培养，建设一支专业素质比较高的档案管理团队。

7.强化档案管理工作的规范性建设。

篇10

人事档案具有档案的一般特点，它是个人履历、政治思想、业务能力、奖励惩罚等活动的最初记载，具有原始记录和归档保存以备查考的性质。但是人事档案作为档案中的一类，也具有自身特点。始终以“人”为核心。不同于文书档案、会计档案、科技档案、声像档案等对党群活动、财务凭单、生产管理等“事件”的强调，人事档案围绕着“人”，只归档与人相关的各个阶段有效材料。坚持十类材料组合的既定整理方法。文书档案、科研档案等可以按年度、机构、问题等方法组合分类。保密性。人事档案作为个人经历的信息载体，涉及以往的工作、现在的工资、以后的晋升，具有较强的竞争性和排他性，不易对社会公开。

2.人事档案的重要意义

人事档案的内容包括年龄、工龄、党龄和学历、工作经历等信息，还记载着个人的身份类别，即“三龄两历一身份”。这些信息具有凭证作用，直接与个人所享有的工资待遇、福利待遇、社保保障挂钩，特别是在事业单位中，考察干部历史是以干部人事档案中的结论材料为依据的。人事档案主要为党的组织、人事部门服务，为选拔优秀人才服务。

二、当前人事档案管理的问题

1.思想观念的落后

档案管理是一门系统的、科学的管理类科目，具有专业性、政治性、机密性，但是实际从业者大多是被领导安排的兼职人员，没有引起单位领导的足够重视。正因为这样不重视，很多单位档案管理的场所、经费、人才就得不到保障，工作效果自然差强人意。档案管理者多没有经过系统的培训，常常简单认为档案管理就是保管的事务性工作。管理者思想观念上的落后必然导致工作上的倦怠，这也是阻碍档案管理信息化的另一阻力。

2.管理手段的陈旧

纸质档案具有直观性和法律效力，具有不可替代性，当下事业单位人事档案管理仍以纸质为主。纸张的寿命与储存环境的温度、湿度、酸碱度和空气等有直接关系，并且纸质档案信息更新困难，修改后不够美观大方。纸质档案在查询、利用过程中也不够便利，往往需要手工对照目录，找到对应的卷宗、件号。这种以人力为主、工具为辅的传统档案管理模式，一方面不断重复含金量不高的机械操作，加重了人力负担，另一方面不可避免地会出现信息录入失误、数据统计不一致，归档材料不全等人工错误。

三、人事档案管理趋势——信息化管理

档案管理的历史是动态的，它在内容、形式、方法上的广泛性和多样性与社会活动一样丰富。当下电子通信技术已渗透到方方面面，显著标志就是几乎所有的信息都可以转化为可被计算机识别处理的电子文档。为了应对挑战，加强档案信息化建设，构建信息化档案管理系统也成为历史发展的必然。我们可以从以下几个方面入手。

1.制度统一的标准原则

很多事业单位都有自己的局域网，实际上已经形成了小范围的信息化管理系统。但是现阶段事业单位对未来几年的档案信息化工作没有具体安排，几乎没有列入单位年度重点任务，甚至全市、省都没有总体的宏观规划。据了解，部分事业单位购置了档案管理软件，这些软件由不同的开发商提供，有的功能不完整、有的设置重复、有的安全隐患较大，既浪费钱财又阻碍了信息化建设。当前关键时期，我们必须以档案信息开发利用为核心，坚持一体化、网络安全的原则。

2.建设一支档案管理的专业人才

档案管理者不仅要具有档案学基础理论知识，还要掌握现代信息技术，熟练运用技术工具。单位领导要高度重视并支持档案工作，不断创造条件，一方面给与人、财、物的支持，另一方面畅通讲座、报告等交流形式，提高在职人员的视野和专业技能，促进人才成长，最终建立起一支知识背景宽阔的复合型队伍。

篇11

中图分类号：K206 文献标识码： A

一、行政事业单位档案管理实现信息化建设的必要性

档案管理的信息化实际上就是指改变以往单纯保存档案实体的形式，实现以档案实体的信息化建设向人们提供服务的方式。对档案实体进行信息化建设，能够有效的对档案信息资源进行分析、分类、加工和提取，从而提高档案的管理效益。如今的电子档案和传统的档案资料相比，它能够实现档案的修改、保存和查询，并且可借助于计算机实现快速传递，大大提高了档案的管理效率和利用效率，在一定程度上降低了档案的管理成本。

但是，当前的行政事业单位还没有真正将档案管理的信息化建设工作落实，还是比较习惯于传统的手工操作，部分单位虽然安装了“人力资源管理系统”但经常习惯性的只把一个人的资料输入计算机中，在进行资料检索和调阅档案时，仍然是手工操作。因此，我们现在经常所提及的“无纸化操作”只是流于形式，而未得到真正落实。所以，新形势下，为了顺应时展的要求，行政事业单位在对档案的管理上必须改变以往的单一传统模式，必须朝着信息化的方向建设发展。

二、目前我国行政事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

档案管理的信息化建设主要包括档案管理的规划、管理平台的有效建设以及

对档案内容的数字化处理。但在当前我国的行政事业单位档案信息化管理中，许多事业单位并没有对档案的管理工作引起足够的重视，使得档案管理在信息化建设中存在着档案信息更新速度慢，使用率较低和工作人员素质不高等问题，从而影响 了档案信息化管理作用的充分发挥。

（一）档案管理信息化建设平台更新速度较慢

目前我国许多行政事业单位虽然已经建立了较为完整的职工档案信息管理系统，但在实际的工作中由于缺乏对档案管理工作的重视，使得档案管理信息化平台的模块设置更新较慢，导致一些新近的职工档案信息不能得到及时的更新，从而影响行政事业单位人才的优化管理。

（二）档案管理信息化建设平台使用率较低

行政事业单位进行档案的信息化管理目的在于通过信息化的档案管理来降低管理成本和工作量，提高档案信息资料查询的快捷性与高效性。但在目前的事业单位档案管理信息化建设中，档案管理信息化建设平台的使用率并不高，影响了信息化平台作用的发挥。

（三）档案管理的工作人员综合素质较低

在行政事业单位档案管理的信息化建设中，许多档案管理人员的专业技能并没有达到所需要的标准，其综合素质仍待提高。如许多档案管理人员对计算机技术缺乏足够的认识使得他们的知识贮备和专业技能较低，同时由于档案信息需求量的日益加大，管理人员的服务态度也有待于进一步提高。

三、行政事业单位档案管理信息化建设的总体规划

在制定档案管理信息化建设的总体规划时，应该立足实际，应最大化程度的满足行政事业单位的发展需求，从行政事业单位自身的特点和发展目标出发，经过不断地调查和研究，从而制定档案管理信息化建设的长远规划和近期目标，从而能够在网络模式下，促进档案管理信息化的建设发展。

（一）实现档案管理信息资源的数字化

档案信息资源的数字化是档案信息化建设的的重要内容，也是对档案文件进行保护的重要方式。档案的数字化应该通过利用先进的科学手段，将档案的物质载体形式转化为数字化的信息，从而建立档案的目录数据库，以提供服务。档案的数字化管理办法应与传统的档案管理办法相结合，通过相互补出的形式，以此来推动档案的信息化建设发展。

（二）档案信息化应做到标准化和规范化

标准化和规范化是衡量当代档案管理水平的重要标志，它是档案信息化建设中的一项重要内容。因此，行政事业单位在进行档案信息化建设时，应该按照国家颁布的信息化管理标准，然后根据实际的发展需求来制定内部的管理标准体系，通过不断的实践来完善档案的管理制度。其中，档案目录数据库的建立不仅应该满足实际操作的简便性，还应该符合国家的标准。其中，应该对档案及单位文件的着录项目、内容、数据库架构和格式等作出统一的规定，同时还应统一规范档案数据库管理的软硬件的数据指标、文档格式等。

四、加强和推进我国事业单位档案管理信息化建设的策略

（一）加强档案管理人员与网络技术人员二者之间的合作与工作协调性

要保证高效的档案管理的信息化建设不仅需要网络技术人员对档案信息的录入与更新，还需要管理人员对信息平台建设的及时维护以及为他人提供优质化的服务。因此，在事业单位的档案管理信息化建设中要通过有效互通机制的建立

来加强档案管理人员与网络技术人员的合作，从而确保档案信息录入与更新的及

时性，促进信息化管理效率的提升。同时在日常的管理中，还要加强对管理人员服务意识的培养，让他们在工作中更加注重信息管理的规范化，从而为他人提供更好的服务。

（二）加强信息化建设平台推广模式的构建

事业单位档案管理信息化平台的建设目的在于为广大的信息需求者提供更优质化的服务，因此，在实际的工作中，事业单位的相关管理部门要加强对档案管理信息建设平台的推广与宣传，以提升信息化建设平台的影响力和知名度。同时还要借鉴一些大型企业档案信息管理的先进经验，通过信息化建设平台使用效率的提高来更好地促进事业单位的人才档案管理信息化建设。

（三）加强对工作人员专业技能的培训，促进他们综合素质的提高

档案工作人员的专业技能和综合素质在事业单位的档案管理信息化建设中发挥着重要的作用，工作人员综合素质的高低直接影响着档案管理的信息化建设

进程。因此，事业单位在进行职工档案的信息化管理中要加强对相关工作人员专

业技能的培训，让他们在计算机和信息平台使用技能的不断提升中促进自身综合

素质的提高，从而有效地推动档案管理的信息化建设。

（四）强化服务意识，提高档案档案管理服务水平

档案管理人员应树立档案管理的服务意识，把“主动服务”作为工作的出发点和落脚点。这就要求档案管理人员在档案的信息化建设过程中，要把档案管理系统与行政事业单位的管理系统紧密的联合起来，构建一个一体化的管理系统，将各个部门的信息综合的统筹进去，实现资源的共享，使得档案的管理能获得来良好的系统效益和综合效益。同时，对于一些较为复杂的档案信息要做到合理的分类、标引和管理，使档案信息能够最大程度的发挥其利用价值。此外，工作人员应注重档案的数字化管理，才能满足当今社会科技和发展的需求，进而提高服务水平。充分发挥好档案信息资源的作用，提高服务质量，已成为当今档案管理工作者职业发展的必然要求。

结语

综上，在新时期内档案管理工作必须紧跟时展的步伐，转变管理观念，提高服务意识，采取创新的手段，积极的探索新的管理模式，从而来不断提高我国档案信息化的建设水平。

参考文献

[1]于明明. 浅论事业单位人事档案管理创新[J]. 城建档案. 2013（01）

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2档案管理信息化的基本价值

2.1全面提升档案管理效率。事业单位完善档案管理信息化建设可以全面提高档案管理工作的效率，进一步压缩档案管理成本，实现事业单位档案资料的充分有效利用。首先，传统档案管理媒介主要是纸张，需要专业的工作人员收集数据信息资料，档案管理成本较高，档案安全性较低，档案错误情况较多。采用信息化的管理方式，全面借助网站平台进行档案信息的管理，不仅极大的降低了档案管理难度，而且提高了档案管理的效率。首先，档案管理主要借助硬盘和云存储方式，提升了数据信息存储的容量，可以全面提高档案信息量。其次，采用计算机进行文字等资料编辑和录入，不仅降低了档案管理难度，而且提高了档案整理效率，拓展了档案数据存储方式。第三，进一步突破了时空对档案的限制，管理人员可以随时进行管理，可以更好为用户服务，全面提高了档案管理实用价值。2.2进一步加强信息化水平。促进档案管理工作信息化建设可以进一步加强事业单位的信息化建设水平。事业单位在信息技术飞速发展的今天，必须把信息技术引入到科教文卫事业当中，实现档案管理的信息化，可以间接的提高事业单位工作效率。首先，信息的传播主要依靠网络进行的，以电子文档为主进行存储，要求事业单位日常办公也必须使用电子文档，这样不仅提高了事业单位的日常办事效率，而且也极大的提高了事业单位的信息化水平。其次，信息化的关键点在于共享，实现了档案数据资料的共享，也就意味着信息的实时传递，这样更有利于信息和数据的交换，可以全面提高事业单位的工作水平，进一步提高事业单位工作人员的素质，促进事业单位取长补短。第三，依靠信息系统进行档案存储，更方便事业单位内部使用档案数据资料，使相关人员在查阅档案时更加方便，从而极大的提高了事业单位档案管理人员和工作人员办事效率。

3档案管理信息化的主要措施

3.1提高档案管理人员的信息素质。提高档案管理人员的信息化素质和知识水平，对于档案管理工作而言，有着不可估量的重要价值。提高档案管理人员的信息化素质应当从以下几方面做起：首先，为档案管理人员树立信息化发展的主流意识，更新档案管理工作观念，促进档案管理人员主动的提高信息技术的应用能力。其次，加强对档案管理人员的信息技术培训，提高档案管理人员的信息技术水平，有计划的为档案管理人员进行信息技术知识和实际能力的培训。第三，注重对档案管理人员的信息技术水平进行考核，制订档案管理的信息技术标准，要求档案管理人员努力达到与岗位适应的操作水平。第四，建立必要的奖惩机制，鼓励档案管理人员形成信息技术创新的动力，引导档案管理人员围绕工作实践钻研信息技术。3.2加强档案管理信息化硬件建设。必要的是硬件设施是事业档案开展信息化管理的基础，随着现代云计算和大数据的应用，必要的硬件设备是实现档案管理信息化的基础。首先，为了保证档案数据资料在网络环境的高效使用，必须加强硬件设备的建设，为事业单位档案管理配备性能较为良好的服务器系统，实现中央控制和各终端的有效连接。其次，加强大对事业单位档案管理工作的资金投入，按照相关的发展规划，在保证资金到位的前提下，加快实现档案管理的信息化进程，推进档案管理信息化的建设速度。第三，逐步的将高水平的电子计算机设备渗透到事业单位档案管理日常工作中，实现档案管理录入存储的信息化操作，依靠信息设备实现档案管理信息化的新常态。第四，围绕当前的移动互联网的快速发展趋势，在取得事业单位的行业大系统开发前提下，尽可能的实现事业单位档案数据的移动客户端传播，逐渐丰富事业单位档案的信息化发展传播渠道。3.3加强档案管理信息化软件建设。开展符合事业单位档案管理实际需要，以及符合行业发展总体进程的事业单位档案管理软件系统，对于事业单位档案管理信息化建设有着更为重要的意义和价值。首先，应当根据事业单位的业务工作实现需要，建立可以互联互通，共享信息服务，无障碍进行数据传播的信息系统。其次，建立事业单位档案管理信息化建设的综合网站，进一步提升事业单位档案管理信息化建设的服务水平，围绕有效综合性平台，拓展事业单位档案管理信息化的网站建设。第三，加强事业单位数据信息保护系统的开发和升级工作，不断提升数据档案抵抗病毒和恶意攻击的能力，保证档案数据资料在网络的安全传递，做好档案数据资料的备份工作，在保证档案数据安全前提下，做好档案信息的服务工作。

4结论

实现事业单位档案管理的信息化建设，不仅符合档案管理工作要求，而且也符合我国经济社会发展趋势。为了做好档案管理的信息化建设，就必须提前做好规划，抓住有利时机，沉着应对信息技术带来的挑战，结合事业单位传统档案管理方式，做好事业单位档案管理的转型升级工作。

作者:周丽君 单位:通河县清河镇中心小学

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档案管理信息化主要是档案的管理模式、实体发生了一定的转变，信息化的档案代替传统的纸质档案向社会传递重要的服务信息，电子档案的优势在于在档案材料的保存、修改以及查询等方面都更加的方便快捷，并且通过网络媒介来传送信息时，也有利于档案的工作人员对信息材料进行分类、汇总、管理等工作。档案管理的信息化在一定的意义上减轻了工作人员的任务量，是档案管理的成本有所降低，同时也提高了档案管理工作的效率。随着时代的发展，档案管理在事业单位的发展中的作用越来越被重视。因此，加强档案管理的信息化建设值得引起每一个档案管理的工作人员的重视。

2.制定符合事业单位发展的档案管理信息化总体规划

在对档案管理信息化制定规划时，事业单位应该遵循服务于事业单位经济发展的基本方针，结合自身的特点以及发展的目标，通过一系列的调研以及论证，从而制定出有利于档案管理信息化建设的一个近期和远期目标，从而不断的形成一个相对比较完善的网络管理体系，进而推进档案信息化的整体发展。与此同时，事业单位还要注意档案信息化系统实际使用的效果，支持事业单位信息服务目标，充分的促进事业单位的档案管理朝着信息化的方向进一步发展。

3.为档案管理信息化的良好实施建立一个实用的档案信息网站

档案的信息管理部门需要在网站上成立一个档案的信息站点，那么档案信息网站的出现是通过网页的形式为档案管理工作人员提供相关的服务，方便档案的工作人员在网络上查询、归档以及下载等。这样的网页服务已经成为了档案信息化管理的一个重要的标志与手段。同时，在事业单位的档案信息化管理中，事业单位管理信息系统又纳入了档案管理的操作系统，从而形成了一个全方位的传送系统，从而能够更有效的实现网络信息资源的共享，有哪次，对于加强档案管理信息化的建设来说，建立一个使用的档案信息网站有着非常重要的作用。

要建立档案信息网，首先，最重要的就是选择具有升级功能以及再开发能力的档案信息管理操作系统，从而方便档案网络管理的不断发展与更新的需要，能够凸显出档案信息网络的服务功能。其次，要选择能够满足我国相关标准要求的规范设备，最好是在市场上流行的主流产品，或者可以的话，与国外以及国内的相关公司取得联系，量身定做出适合于事业单位档案管理的操作系统，从而保障档案信息化建设能够很好的进行，确保事业单位的档案管理部门对档案管理信息系统可以不断的更新以及升级，从而降低一定的成本。

4.加快事业单位档案管理逐渐实现信息资源数字化发展

事业单位能够进行档案信息化建设的一个重要的基础前提，就是确保档案信息资源的数字化，同时档案信息资源的数字化也是对档案资源原件得以保存的一个重要手段，目前，我国主要是通过先进的信息手段来对事业单位的档案进行管理，将档案部门的各种其他形式的管理转化为数字化信息化的管理模式，成立一个比较完善的、全面、规范的档案数据库，为人们提供便捷的、优质的服务。目前，我国馆藏档案的全文数字化，只是针对馆藏的档案资源数字化进行整体分析，不是针对所有馆藏进行的全文数字化工作，主要是以馆藏的档案资源数字化为重点。对于建立数字化档案的管理模式，要明确并不是完全取消传统档案管理的模式以及档案载体，而是为了适应时代的发展，形成一个现代化信息管理与传统信息管理两种模式相互共存相互发展的合作关系。