档案管理特色亮点范文

导语：想要提升您的写作水平，创作出令人难忘的文章？我们精心为您整理的13篇档案管理特色亮点范例，将为您的写作提供有力的支持和灵感！

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一个学校自身形象和价值观的建设，是这个学校成长和奋斗的沉淀和记录，也是影响学校发展的重要因素。因此，努力树立学校良好的自我形象和优秀的价值观，从而树立校园文化对社会的积极影响，对当前学校教育教学工作不无启迪意义。我们力抓学校档案建设的要素，既要有效捕捉档案管理目标和管理重点的异同，又要彰显以人为本、能力本位的职教特色，真正做到以教书育人为根本，以档案管理实际为落脚点，切实用先进理念、校园文化、教科研成果、独特个性渲染档案管理的主要基调和内涵特点，不断提升学校档案管理的层次和水平。

一、以先进思想提升办学理念

学校的独特魅力，实际上是办学主导者实践自身的办学理念与特色思想的产物。办学理念是办学主导者在理论深度和实践挖掘两方面交互融合而逐步形成的，渗透在学校工作的各个层面，是学校办学精华和主体灵魂的集中体现。因此，学校档案管理必须围绕这一灵魂展开，把握学校工作主动脉、主旋律，如具有学校特色的、可持续发展的近、中、远期规划，学校管理目标、制度体系和职能分解，主要领导的重要发言及论述等都是这一灵魂的体现，档案管理就要依据这一理念和思想的精髓进行探索和扩展，做到因地制宜，尽善尽美。档案管理要以“以人为本、能力本位、全面培养、重点突出”的教育理念为指导依据，深入专业一线，渗透教育教学与管理实践全过程，真正做到办学理念与创新实践的融会贯通，前后一致，内外交融，真正体现现代化的办学理念和职教风貌，全力培养“一专多能”的技能型优秀人才，努力促进学生的全面、和谐、稳定、持续发展。

二、以人文关怀灌溉校园文化

学校档案是师生员工在政治生活、教育教学、行政事务等方面活动形成的具有历史和使用价值的文件材料，它既传递着思想，又传播着文化。在培养高素质人才的同时，学校要营造自身的文化氛围，进而推动学校各项事业的不断提升。不可否认，学校档案是学校树立自身形象和价值观，从而进一步提升学校规格的文化载体。校园文化既有静态绽放的一面，又有富含生命活力的新时代气息。我校独特的文化魅力必将潜移默化地影响着学生整个精神世界的诸多领域，并实实在在成为我校主体活动的一个突出特征。鉴于此，我校的档案管理工作要切实站在社会大文化的广阔背景下，关注整个校园的精神文化、物质文化及制度文化，并使学生在极具个性的发展空间里自由翱翔，这充分展现了新时代、新环境条件下新生事物多姿多彩的生命魅力，这必将最大限度地反映出我校最具特色的文化风貌和人文精神。我校更是凭借着“我的青春我做主、社团一角、体育大比拼、文艺流行风、青年志愿者活动、暑期‘三下乡’社会实践、文明风采”等亮点展示，选取晨跑、太极拳表演、广播操比赛、歌舞绘画比赛、护理竞赛、中药技能竞赛等成长片断，从学生的一言一行、一歌一舞、一笔一画、一步一调、一举一动中表现了现代新青年自编自导、自创自作的校园人文精神，体现了多姿和谐的校园美育世界，力求多侧面、多层次地展示学生青春风采和艺术才华，更好地体现了我校努力培养全面发展的优秀技能型人才的文化底蕴。

三、以内涵建设凸显职教外延

学校建设是系统工程，而课程与教学改革是学校建设的重要环节。因此，学校的各项建设必须以提高质量求生存，以创新改革求发展。因此，为强化我校自身形象和价值观建设意识，我们必须明确：任何工作都应该不局限于档案工作而工作，而应当关注与前瞻学校的各项发展前景，只有充分认识到档案工作的属性，才能更有机地发挥其作用。这也必将促使教育教学工作更加立足于内涵化要求，更加关注课程与教学实践，关注教科研动态，及时收集信息，尤其是注重收集体现富有特色的多元化的课程理实一体材料，以更加多样化、个性化的教学方法，加大我校教学教育研究的拓展深度和强度，以更好地总结推广和应用，扩大我校极富中医药特色的教育影响。在此，尤其还要考虑极能展现我校特色的档案材料，如中医药、护理专业教育校本课程系统材料、教学教材教法研讨会等培训与讲座材料、教师论文及课题报告会材料、多媒体课件制作材料、十分钟讲课等材料，以及专门研究校企合作特色教育的科研材料，通过系统整理，形成教科研有机统一的内涵化发展档案，成为致力于特色均衡发展宝库的优质特等资源。

四、以特色成果提炼办学精华

在学校档案管理中，要深层次开发学校档案的信息资源，为学校自身形象和价值观建设服务。我们就需要对特色工程进行不断深入的研究和细致的挖掘，再重新规划、提炼整合、总结强化。通过编写各种检索工具、介绍指南等，利用学校档案进行二次、三次加工开发而形成专题材料，使一些分散保存的档案材料集中起来，把湮没在一般档案中的有用信息发掘出来，以成果展现，以精神提炼，以物质张扬，充分显示出我校特色办学的科学性、先进性、稳定性和独特性，积极参与学校自身形象和价值观建设，使学校档案真正成为我校特色文明建设的摇篮。这些特色成果及个性特质不仅仅是我校特色档案在特色学校内在价值的体现，更全面而有力地展示了学校积极的闪亮点和美好的发展前景，这在一定程度上促进了我校特色学校的定型和发展。中医药教育特色成果档案绝不能热衷于表面化的包装，而是要抓住本质，努力体现中医药教育的内在质量和实际成效，因此，我们在档案收集时不仅要关注学生日常学习、实习、见习、实践等场景，而且要关注日常素质教育过程中学生的创新表现、探索发展、道德变化和人格完善等点点滴滴的变化，通过这些典型的事例，有效地体现中医药特色学校的成功之妙。

五、关注特殊个体，体现个性特长

学校档案工作不断更新和发展的一个至关重要的关节点，就是有效强化学校档案的基础工作建设。学校特色来源于办学优势的竞争合力，更来源于师生双边的个体活力，而这个个体就是最能彰显学校特色的立足点和发祥地。学生个体其发展是自主的、多样的，因此，作为特色学校，我们首先尊重学生的个性发展要求，这也是我校自身形象和价值观建设的目的之一——营造一个“尊重人、理解人、关心人、教育人”的工作氛围，使全体教职员工从内心产生一种团结协作、发奋进取的效应。只有因材施教、因地制宜，才能满足学生更多方面、更广泛的兴趣爱好和个性人格的发展需要，这也必将使我校拥有一大批具有鲜明个性、特色纷呈的学生。我校的档案建设始终坚持走学生成长成才之路，关注学生个体知识、技能和人格等多方面特长的延续，不仅看到学生的短期成绩和显性特质，而且关注学生的长远发展和潜在特质，致力于对每个个体档案的专心研究和有效建设。因此，作为具有中医药特色的学校，必将拥有一大批专业骨干教师，继而培养一大批拥有专业特长的特色学生，也将为我校注入源源不断的生机和活力，因为这些特殊的个体既是我校的代表，又是这个长线骨干专业的代表，更是这个国粹行业的代表，这将值得我们长期为其关注留档和进行微观研究，并以档案管理实际为落脚点，切实用先进理念和一流的服务，踏踏实实地为学生的健康发展真正做到凡事以人为本，凡事以能力为本位。

综上所述，学校档案管理工作和学校自身形象和价值观建设是既相辅相成，又密不可分的关系。因此，我校将继续努力把学校档案室建成学校自身形象和价值观建设的文化基地，并做好充分的档案利用工作，最大限度地发挥档案的参与职能与指导职能，不断丰富教职员工和学生的文化生活，积极参与学校的自身形象和价值观建设中，真正成为社会主义精神文明建设的摇篮。此外学校档案是彰显学校特色和体现学校整体发展水平的最写实记录，同时也是我们认识和把握学校发展规律的重要依据。因此，档案的建设与管理是相提并论的，绝不能片面地标新立异，也不能孤立地突出一点，更不能只追求浮华的外表，而应该做到由点到面、由面到点、点面结合地整体领会学校的精髓，紧扣学校的风格，透视学校的内涵，并力求做到形式和内容、本质和现象的完美结合与和谐统一，真正形成独具特色的人无我有、人有我优、人优我精的学校档案系统。这也是我校档案管理的一个综合目标。只有这样，才能真正使我校的档案成为学校的一笔宝贵的财富，并为今后学校的各项建设事业提供最及时、最确凿的信息，发挥其超现实的效益价值，全方面地促进我校快速、持续、稳步地发展。

参考文献：

［1］顾孔仲，宁俊芝.当前学校档案管理工作存在的问题及对策.科技信息，2010，（15）.

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二、结合特色活动抓艺档提升工作。

2012年，河上镇有效依托各类丰富多彩、特色明显、成效显著的文化体育活动，有的放矢的不断积极开展群文艺档建设工作。1、从3月筹备风雅颂活动开始，就把道具制作、彩排、表演比赛一一纳入艺档范畴，精心进行准备，并落实专人负责日常艺档的归档整理工作，做到每天的档案每天整理，每天有档案以电子版和纸质版进行记录。2、以2012首届中国杭州（河上）民俗文化节为例，我们对组成的九大重点活动分门别类进行艺档归类，并在艺档建立中重点突出对活动的完整记录，如开幕式、文化艺术展演、特色游艺周、摄影大赛、农产品展销会等都一一作了精彩的记录和归档，厨艺大赛、排舞大赛、包粽子大赛、打年糕大赛等特色活动也被作为重点和亮点比较完整地放进艺档。3、认真总结2012河上特色文化活动，在做好群文艺档的基础上，我们出版了《2012河上文化特刊》，把河上古已有之的板龙、马灯、背马、高跷等民俗活动的照片充实进去，成为艺档精彩纷呈的主要亮点之一。

三、结合非遗挖掘进一步做好艺档工作。

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1.1 创新工作思路

单调枯燥的工作方式、传统落后的工作方法，使得许多档案工作者缺少创新意识和创新欲望。往往，他们日常档案工作只是满足于每年立卷归档多少案卷，提供利用服务多少卷多少人次，而τ谛枨笳咝枰哪方面的档案材料，最前沿学科发展情况如何，档案工作是否适应当前形势和医疗保健发展需要等等，却一无所知或知之甚少，更谈不上档案工作如何主动、按需服务。档案管理者应是先行者和创造者，应该形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新型档案管理工作理念。档案工作只有以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得需求者的满意，才能充分体现档案管理的价值。

1.2 创新管理模式

档案管理模式的创新是指立卷制度更新、工作方式改进、尽量简化档案管理科室长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期。在平时的抄抄写写、装装订订的工作中，档案工作者也要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题积极钻研一些小发明、小创造、小革新，这样也能起到事半功倍之效。目前许多档案管理科室都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。其实，我们只要善于观察，就不难发现在我们日常档案管理工作中，还有许多工作可以利用现代化技术来提高我们的工作效率，如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。类似这种借助计算机来完成本来较繁琐的手工操作的方法应该是很多的，因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，都可以应用计算机进行现代化管理，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平。

2 牢固树立档案管理工作的创新特色

2.1 创新式的服务特色

日常的医院档案服务往往只局限在做好为本医院查阅利用本医院产生的档案方面，或者为患者提供病历资料，而对本单位档案如何主动为社会服务考虑得比较少。医院档案要体现服务特色，利用现代计算机技术提供远程服务。利用网上信息量大、传递速度快的优势，与其它档案机构联网，共享档案信息资源，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。档案管理科室还应拓展服务方式和服务领域，充分开发所管理的档案财宝，通过加工、处理，使其变成社会需要的优质“产品”。

2.2 创新式的管理特色

档案工作管理手段的更新是实现档案事业创新发展的重要因素之一。档案工作的技术手段和条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础。因此，在档案工作管理的手段上，要努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，来提高档案工作技术含量和水平，使档案管理手段由“旧”变“新”。在档案工作管理的形式上，为避免各相关科室大而全，小而全，可以把价值小、保管期限短的档案放到一线科室，实行分级保管，档案管理科室只需在网上保留一线档案信息。这样既方便一线科室利用档案的需要，又可避免医院档案室因馆藏数量庞大，造成库房紧张，同时还可保证档案管理人员有时间开发馆藏信息资源、更好地做好服务工作。

2.3 创新式的宣传特色

宣传工作是各项工作的先导。宣传工作做得如何直接关系到人们参与的积极性和重视程度，直接影响到下一步工作能否收到预期的效果。长期以来，档案工作的宣传往往着重于相关法规条例的宣传解释上，多强调重要意义、工作要求，这些说教式的宣传，既不直观形象，也缺少“艺术”性，很难引起人们的重视，也达不到预期的宣传效果。如果能通过上网、制作成PPT课件等，把馆藏开放的档案以动态的图表形式展现给需求者，介绍、宣传档案工作，其效果会更形象、更直观，更易于接受。因此我们在进行档案的宣传工作时，要善于捕捉医院档案工作的新亮点、新特点，使档案的宣传由“死”变“活”，具有个性化。

3 充分发挥档案管理人员的创新主体作用

3.1 观念革新的必要性

档案管理工作的清苦是众人皆知的，不怕清苦是档案管理工作者的优良传统。然而在当今社会，档案管理工作者一方面要耐得住清苦，继续踏踏实实工作；另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。故档案管理人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案管理工作枯燥乏陈局面的关键所在。要一改仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，主动开拓探索档案管理工作新领域、新观念，让档案管理创造出更丰厚的社会效益和医疗保健效益。

3.2 业务技能提升的基础性

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式，给专职档案人员提出了更高的要求。为此，专职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。

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进一步组织班子成员、教研组长、年级组长及部室管理员学习了《陕西省学校发展水平督导评估316工程实施方案》和《陕西省发展水平督导评估316工程评估指标体系》，对照评价体系中的六个一级指标和二十四个二级指标，围绕提出的六方面建议，结合学校发展规划重新进行了梳理，细化了各项目标任务，明确了办结时限，增强了规则整改的针对性和可行性。

1、成立了学校发展水平督导整改领导小组。

组长：

同时在政教处设办公室，由***同志担任办公室主任，负责协调督办各项整改措施的落实。

2、将《陕西省学校发展水平督导评估361督导评估得分表》中失分指标内容整理印发各处室，进一步看准问题，吃透标准，议清措施，促进落实。

二、对照落实逐一整改

对照自查后，学校决定对反馈整改建议中，近期能及时整改落实的务必于12月31日前落实到位，对整改条件不成熟或有一定困难的，等条件成熟后及时予以落实。

1、关于“档案管理”工作。一是学校依照今年新督导体系，对原有档案偏目分类进行适当调整，使档案与新体系保持一致。二是明确各处室、部室、教研组的档案管理制度，落实“谁主管、谁负责”的责任追究制。三是聘请档案管理专业人员对学校档案管理员、各处室负责人进行档案收集、分类、归档、装订、检索等知识培训。

2、关于“部室建设及使用”工作。一是学校将在县局现代化学校建设的总体规划下，千方百计筹措资金，逐步完善理化实验室、音乐室等部室内设，提高利用率，充分发挥部室教育教学的作用。二是加强部室人员专业培训，鼓励和支持部室管理人员外出学习培训，并把部室管理员培训列入本校培训的重中之重，以提高部室管理人员的专业素质，促进学生综合素质的提高。

3、关于“学科平衡问题”。一是学科方面，着力加强教师岗位聘任制落实，尤其是在数学、英语等学科上，加强专业教师配备，注意薄弱学科的教研和学科常规工作的细化落实，竭力改进课堂无效或低效的教学行为，倡导“探究性”学习机制的运行，从“教”与“学”两方面下工夫解决学科短腿现象。二是专业水平方面，充分发挥市、县级教师、名师，学科带头人、新秀的典型引路示教作用，强化校本研训，落实“人人都是培训者”的研训策略，不断提高教师的专业水准。三是继续抓好省、校两级实验课题的研究，充分发挥教学科研的引领作用，巩固和推广好已形成的学科教育特色与模式，力争在研究中有所创新，在解决薄弱学科问题上有大的突破。新晨

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[DOI]1013939/jcnkizgsc201619098

1科技档案的含义

科技档案是科学技术档案的简称，是在科学研究、生产技术、基础建设等活动中形成的具有保存和追溯价值的科技文件资料。科技档案对国家、社会、单位和个人都具有技术指导作用，是科研过程的历史记录，是科研技术活动的重要依据。科技档案因其具有专业技术性强的特点，不同于一般档案的管理。例如科技档案的收集、整理、分类需根据不同的专业进行区分；科技档案的保管也需设置独立的科技档案馆；科技档案的借阅和应用主要是围绕科技活动开展等。

科研单位相较于企业的科技档案管理，在科技档案内容收集上更侧重于科研项目、工艺技术、基础研发、产品设计定型、专利成果等活动资料的记录和归档。科研单位在科技档案的管理特点方面除了强调专业性特点外，更重视科技档案管理的安全保密性。

2科技档案管理的现状及主要问题

1支持力度和重视程度不足

目前我国的企业普遍存在对科技档案管理工作认识程度不深、支持力度不足的现象。往往将精力集中在新项目研究和技术开发的过程上，却忽视在科研过程中形成的科技档案信息数据的运用和管理。日常工作中不能发挥科技档案的支撑和辅助作用，无法为科技档案管理工作提供良好的环境，降低了科技档案数据应有的信息价值。随着我国政治、经济、科技文化活动的日益增多和不断发展，科技档案管理工作的重要支撑作用日益凸显。科技档案管理工作也面临着重要的转型，需要加强管理人员的使命感和责任感，探索新的管理模式，迎接新的挑战。

2安全保密系数低

首先，随着现代化科技水平的不断进步，传统的科技档案管理模式存在一定的漏洞，严重威胁着科技档案管理工作的安全性和保密性。科技档案涵盖了科研单位众多工作人员的科研成果和心血。而我国的科技档案管理过程中，只是简单的执行国家档案管理的相关制度和规定，并未有效地结合单位自身特点建立科技档案保护制度和流程标准，对于科研单位自身科技档案保密认定的范围不明确、职责不清晰。其次，虽然现阶段已有众多的科研单位已经开始利用信息系统管理科技档案资料，但却对管理系统的安全保密性要求不高。国际国内发生的利用互联网技术或信息系统病毒窃取国家或企业核心数据的事件也是屡见不鲜。档案保管人员缺乏安全意识、保密意识和忧患意识，无法有效地避免或杜绝科技档案数据的缺失，直接或间接地造成的科技档案资料发生泄密情况。

3工作缺乏亮点

由于传统工作模式缺乏创新，科技档案管理工作长期以来一直处于延续传统工作模式的状态之中，如简单的数据收集、归纳、整理、录入、你查我借、你问我答等，并没有形成一种具有特色的科技档案信息资源。科技档案管理工作缺乏主动性、动态性和便捷性。科技档案管理工作的最终目的是为了服务于科研工作，而传统科技档案管理工作的模式不能够完全服务于科研工作并提升科研价值。因此科技档案管理工作不能只是将科研成果保存起来，保证科技档案数据不泄露、不损坏就可以了，更重要的是要发掘出科技档案的真正价值。然而我国的科研单位在科技档案管理工作中，却未能认识到这一点。对科技档案管理的工作还停留在原来的工作模式中，满足于现状，止步不前，不能做到结合工作实际创新管理模式，严重阻碍了科研单位科技档案管理工作的创新发展，也影响了科技档案发挥其应有的价值作用。

3科研单位科技档案管理的特性和应用策略

1支撑性

科研人员、专家学者、技能技术人员是科研单位的主要人员构成，其在科研过程中需要引用、推理、验证大量的科技数据或信息，尤其是在原有项目、型号、产品或技术研发成果基础之上的创新和推广，原有的科技档案资料是新开展的科研活动关键支撑。因此科研单位应在日常的科技档案管理工作中加强对科技档案管理的重视，最大限度地围绕科研项目、课题研究、重点工作系统全面的开展科技档案收集、归档、调研、制度建设和支撑服务工作。务必保证科技档案管理工作形成具有参考价值、指导意义、决策引导和成果裂变的管理体系。同时需根据社会发展趋势和单位工作的实际情况，不断在科研单位内部宣传科技档案管理工作的重要意义，增强科研人员的重视程度，为科研、生产提供优质数据支撑，为单位的现实工作服务，为科研单位科技档案的制度化、体系化、标准化和规范化提供管理基础。

2安全保密性

安全保密性是科研单位开展科技档案工作的第一要务。科研单位的科技档案资料的安全保密不仅关系

到众多科研人员和科研单位的利益，甚至会严重威胁国家安全。因此这就要求科技档案管理人员应具备高度的保密安全意识和责任感，严格遵守国家保密管理规定，并不断建立健全科研单位的科技档案管理制度、流程和标准。除了严格贯彻和执行科技档案管理的国家安全、保密制度规定，保持高度的警惕性和保密意识，在科技档案保管、借阅、利用过程中层层把关审批、记录清晰、做到不失密不泄密外，还应加强科研单位科技档案管理的体系的创新性建设。首先，可建立多层次的科技档案审核机制，不定期地开展不同层级、不同专业、不同类型人员的抽检、校对工作。其次，在科研单位引进信息系统或设备监控审批软件，无论是查阅、打印、输入、输出或是销户科技档案资料，均可在电脑中查询到详细的操作记录，科技档案管理人员可以实时便捷的管理与科技档案相关的工作痕迹，及时处理异常或违规操作现象。有力地保障了科研单位科技档案工作的安全保密性，同时更好地为科研工作提供技术服务。

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医疗档案管理具有其特殊性，历来倍受重视。那么，怎样才能使医院的档案管理更好地适应和服务于社会各项事业？笔者认为，只有通过创新，才能使医院档案工作充满生机和活力，才能满足社会各界的不同需求。

1.增强医院档案工作整体创新意识

1.1思路创新

单调枯燥的工作方式、传统落后的工作方法，使得许多档案工作者缺少创新意识和创新欲望。往往，他们日常档案工作只是满足于每年立卷归档多少案卷，提供利用服务多少卷多少人次，而对于需求者需要哪方面的档案材料，最前沿学科发展情况如何，档案工作是否适应当前形势和社会发展需要等等，却一无所知或知之甚少，更谈不上档案工作如何主动、超前服务。档案管理者应是先行者、创造者，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得利用者的满意，才能充分体现档案的价值。

1.2管理创新

档案管理创新是指立卷制度更新、工作手段改进、尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期。在平时的抄抄写写、装装订订的工作中，档案工作者也要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题搞一些小发明、小创造、小革新，这样也能起到事半功倍之效。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。其实，我们只要肯观察，就不难发现在我们日常档案管理工作中，还有许多工作可以利用现代化技术来提高我们的工作效率，如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。类似这种借助计算机来完成本来较繁琐的手工操作的方法应该是很多的，因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，都可以应用计算机进行现代化管理，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平。

2.形成档案管理创新特色

2.1服务特色

日常的医院档案服务往往只局限在做好为本医院查阅利用本医院产生的档案方面，或者为患者提供病历资料，而对本单位档案如何主动为外单位、为社会服务考虑得比较少。医院档案要体现服务特色，利用现代计算机技术提供远程服务。利用网上信息量大、传递速度快的优势，与其它档案机构联网，共享档案信息资源，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。档案部门还应拓展服务方式和服务领域，充分开发所看管的档案财宝，通过加工、处理，使其变成社会需要的优质“产品”。

2.2管理特色

档案工作管理手段的更新是实现档案事业创新发展的重要因素之一。档案工作的技术手段和条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础。因此，在档案工作管理的手段上，要努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，来提高档案工作技术含量和水平，使档案管理手段由“旧”变“新”。在档案工作管理的形式上，为避免各档案馆大而全，小而全，可以把价值小、保管期限短的档案放到基层，实行分级保管，总馆只需在网上保留基层档案信息。这样既方便基层部门利用档案的需要，又可避免档案馆因馆藏数量庞大，造成库房紧张，同时还可保证档案馆人员有时间开发馆藏信息资源、更好地做好服务工作。

2.3宣传特色

宣传工作是各项工作的先导。论文格式。宣传工作做得如何直接关系到人们参与的积极性和重视程度，直接影响到下一步工作能否收到预期的效果。长期以来，档案工作的宣传往往着重于相关法规条例的宣传解释上，多强调重要意义、工作要求，这些说教式的宣传，既不直观形象，也缺少“艺术”性，很难引起人们的重视，也达不到预期的宣传效果。如果能通过上网、制作成VCD等，把馆藏开放的档案以动态的图表形式展现给社会，介绍、宣传档案工作，其效果会更形象、更直观，更易于接受。因此我们在进行档案的宣传工作时，要善于捕捉本单位档案工作的新亮点、新特点，使档案的宣传由“死”变“活”，具有个性化。论文格式。

3.发挥专职档案人员的创新主体作用

3.1观念更新

档案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是档案工作者的优良传统。论文格式。然而在当今社会，档案工作者一方面要耐得住清苦，继续踏踏实实工作；另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。专职档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，主动找市场，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。

3.2练就过硬的业务技能

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式，给专职档案人员提出了更高的要求。为此，专职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。

3.3宽阔的视野、丰富的知识

当今社会和经济生活处于快速发展时期，知识更新呈“爆炸”式发展，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战，作为档案工作主体的专职档案人员，如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，工作中更谈不上有所改进和创新。因此，创造积极向上的学习氛围非常重要，专职档案人员要把学习作为生活中的第一需要，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。同时可以制订相应的制度，提出具体要求，以促进专职档案人员在其位、谋其事，努力去多思考，多研究，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。

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2007年是湖南省益阳市实施后发赶超战略的重要之年，档案工作要紧紧围绕中心、服务经济，面向基层、服务群众的目标，突出加快发展和科学发展两大任务，着力抓好建设、服务、创新三个重点，努力发挥档案工作在加速益阳经济发展、构建和谐社会中的特殊作用。2007年，益阳档案工作总的思路是围绕大局，夯实基础，突出重点，整体推进，着重落实“三三工程”，即切实在三大基础性建设上有新的进展，在三项服务水平上有新的提升，在三个工作方式上有新的创新。

第一，重点抓好三大建设，取得新进展。一是以市级新馆建设为突破口，着力推进档案馆库建设进程。抓住益阳市档案馆、沅江市档案馆等建设项目纳入“十一五”计划的契机，加快建馆进程。市馆建设要力争年内资金到位，年内开工建设。二是以特色品牌打造为核心，着力推进档案资源建设。继续按照“一县一品牌，一行业一特色，一社区一优势，一家庭一亮点”的思路，加大名人、名企、名牌、名胜档案和声像档案的征集力度，从特色上改善馆藏结构，使档案馆成为弘扬湖湘文化的重要窗口。要加强档案资源的源头管理和规范化建设，继续实施档案工作规范化管理评估和年度登记工作，推进各项基础业务建设上台阶、上水平，加大“三重档案”、到期档案的征集接收力度、抢救重点濒危档案，促进档案资源的多元化。三是以档案法制建设为保障，着力推进依法行政。全面落实省局两年一度的行政执法考核任务，确保整体推进。按照省、市档案工作“五五”普法要求，抓住《档案法》颁布20周年契机，借势借力宣传档案法律法规，扩大社会影响。进一步完善法规体系建设，规范执法行为和执法程序，健全行政执法责任制度，提高依法办事能力。

第二，着力抓好三项服务，提升新能力。把服务作为档案工作永恒的主题，以服务大局，满足社会需求为目标，着力提升社会化服务能力。一是要加大“三重”档案规范化管理力度，出台“益阳市档案征集办法”等规范性文件，为中心工作服务。二是规范民营企业、社区建档工作，加强企业特别是改制企业档案处置工作，为经济工作服务。三是要继续推行现行文件服务中心，努力实现档案工作与社会的“零距离”接触，为社会公众服务。

第三，大力抓好三大创新，取得新成效。一是要更加注重发展理念、发展模式、发展质量的突破和创新。二是要加大档案信息资源整合的调研力度，创新档案管理新体制，探索建立新模式。三是要在档案工作服务社会主义新农村建设领域想方设法创新服务机制，完善服务手段，拓宽服务领域，为建设社会主义新农村服务。

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一、独立学院系级教学档案有效管理的意义

1994年，我国启动了普通高校教学工作评估试点工作，2003年正式确立周期性教学工作评估制度。它是我国高等教育的一项重大改革，是用来衡量一所高校本科教育质量的重要依据，其目的是全面考察高校贯彻执行党的教育方针，促进学校积极落实“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的方针，改善办学条件，加强教学基本建设，深化教学改革，提高管理水平，建立和完善自我发展、自我约束的机制。

教学档案，是学校教学经验、教学活动的记录，是学校档案的主体、核心和重点。系级教学档案是教师、学生从事教学管理实践活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录，是系级档案管理工作的核心。这些系级评估材料是各系办学历史、办学经验、办学亮点和特色积淀的反映，是各系教育实践从感性向理性的飞跃，也是评估专家在走访过程中对各系形成理性认识的载体。通过查阅完整的档案资料，可以打开思路，开阔眼界，发挥档案的查考和凭证作用，也是系级各项管理和决策的重要依据。

可见，对于独立学院而言，加强和改善系级教学档案的建设和管理工作，实现有效管理，在本科教学评估中具有举足轻重的作用。

二、科艺学院系级教学档案管理的现状分析

科艺学院搬至西城办学已达7年，学院各方面的工作都在逐步向科学化、规范化迈进，教学档案的建设和管理工作也受到了一定的重视，学院层面成立了专门的档案室，各系也均配备了兼职档案管理员。笔者作为外国语系的兼职教学档案管理员，从具体的工作实践来看，发现当前的系级教学档案管理仍然存在诸多问题。具体如下：

1.系级教学档案管理人员专业素质整体不高。

由于机构设置和人员编制的原因，科艺学院所有系的教学档案管理员均由教学秘书兼任，而这些教学档案管理员均不是档案管理专业科班出身，对档案管理的理论知识和业务技能掌握能力有限，亦没有系统地接受档案管理专业知识的教育培训，可见目前的系级教学档案管理人员专业素质不高，理论素养匮乏，实践经验欠缺。

2.系级教学档案管理意识薄弱。

由于管理体制等诸多原因，加上长期以来形成的习惯，很多教职工档案管理意识薄弱，对教学档案的重要性没有充分的认识，特别是对于一些应归档的文件材料，比如点名册、试卷、学生论文等，不够重视，没有从源头做好科学的分类和及时的整理，致使很多教学档案残缺不全。

3.系级教学档案收集不系统、不完整。

系里的每一项活动都有其发生、运作、结束等一系列过程，反映在文件材料上必然有策划、计划、执行过程的来往文件、会议记录、总结、表彰、处分、照片等，若依据这些材料就有可能再现该活动的全过程。遗憾的是，有些档案收集常常是有计划，无总结；有上学期的材料，无下学期的对应资料；有决议无会议记录等，缺乏系统性和完整性，这大大降低了教学档案日后的利用价值。另外，鉴于科艺学院师资构成的特殊性，相当一部分老师来自于下沙本部，还有一些外聘和外教，因为多方面的原因使得学院目前对这部分教师的约束条件较少，致使管理难度加大，教学档案收集不完整的现象普遍存在。

4.系级教学档案管理手段落后。

虽然办公自动化设备普遍运用在科艺学院的日常办公中，但是系级教学档案工作仍然局限于手工管理和被动服务模式，加上教学秘书本身的工作就比较繁杂，对于教学资料的归档只能是疲于应付，工作效率显然难以提高。

5.系级教学档案管理不规范。

尽管学院颁布了档案管理的相关规章制度，但并没有真正落到实处，系级教学档案的管理较为混乱，基本没有专门的教学档案室，零乱堆放，没有头绪，没有进行科学的分类和立卷，日后查找难度较大。

三、科艺学院系级教学档案有效管理的举措

1.加大宣传力度，增强全员档案意识。

加强对学院档案管理制度的宣传，宣传教学档案归档的重要性和紧迫性，使教职工认识到教学档案是具有潜在和现实作用的宝贵财富，主动配合教学档案管理人员做好教学档案材料的归档工作，确保教学档案管理工作高效高质完成，尤其对于非定岗科艺学院的教职工和一些外聘教师，更应加大宣传力度，同时从制度上予以保证。

2.更新观念，进一步提高教学档案管理人员的整体素质。

组织教学档案管理人员参加专业培训，使他们尽快掌握档案管理专业技能与方法，提高他们对档案资料的收集、整理、分类、归档和保全过程的创新能力。

3.建立健全系级教学档案管理规章制度。

切实贯彻执行学院档案管理制度，并可以根据各系实际情况，制定本部门教学档案管理的规章制度，包括教学档案管理工作实施细则、教学档案编目分类要点、档案保管借阅制度等。这些制度的建立，使教学档案管理做到有章可循。

4.推进系级教学档案管理现代化，提高利用率。

尝试引进档案管理的自动化软件，采用现代化管理方式，用电子化管理取代传统的纸质管理，从而实现教学档案管理的科学化、现代化、网络化。

5.加强系级教学档案材料的规范管理。

（1）配备系级专职教学档案管理人员

建立系级专门的教学档案室，配备一名专职的档案管理人员负责对系级教学档案实行集中管理。这样有利于提高档案管理的业务水平，保质保量地整理好档案资料，进而发挥档案室的最高效率，更好地迎接教学质量评估工作。

（2）建立教研室档案室

可以建立教研室档案室，教研室是系部的组成单位，由每个教研室负责本教研室资料的收集、整理、归档、审查和移交等工作，这样有助于教学资料的合理分类和完整保存。

（3）规范教学档案管理的归档格式

对各种原始材料在提交和收集时，应制定相关的规范化格式，并要求所有教师按时、按量、保质，规范地上交各种材料由档案管理人员整理归档。同时，相关管理人员也应及时对有关材料进行关键内容的提取和总结。

（4）实行定期检查制度和奖惩制度

实行定期检查制度和奖惩制度，将教学档案材料工作同教师的考核、职称评聘、奖励等挂钩，增强教师的归档责任感和积极性。

总之，做好系级教学档案的管理、开发和利用，使系级教学档案在教学改革、科研、评估工作、教师职称评定及学生评奖等方面发挥其应有的作用。只有这样，才能改变教学档案收集工作难的被动局面，从而形成系级教学档案管理的良性循环，使系级教学档案高效地服务于教学，在本科教学评估中成为一道亮丽的风景线，充分彰显各系办学特色。

参考文献：

[1]李美中.高校教学评估与院系教学档案管理创新[J].科技情报开发与经济，2007（31）.

[2]温艳萍.档案管理规范化与高校评估之我见[J].档案学研究，2007（5）.

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【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1006－9682（2012）08－0116－02

自2006年开始，教育部、财政部启动了国家示范性高职院校建设计划工作，通过重点建设高水平的100所国家示范性高职院校，带动全国高职院校深化改革与加快发展，加强内涵建设，提高教育质量，增强服务经济社会的能力，提升我国高职教育的整体水平，示范性高职院校建设是我国高职教育改革和发展的一项重大工程。而高职示范校在学校规模、管理模式、机构设置和专业设置等方面发生的调整和变化，又给档案管理工作带来新的机遇和挑战。

一、高职院校档案管理建设现状

高职院校档案是高职院校在长期教育教学工作、学校管理、科研、实习实训、基建和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的信息资料。档案管理工作是高职院校管理工作的一个很重要的组成部分。

1．档案管理意识薄弱

在高职教育改革人才培养模式、重视提高教育教学质量和突出办学特色建设的发展进程中，很多高职院校的档案管理工作没有跟上高职教育快速改革发展的步伐，相当一部分的一线教师和一般的事务性、业务性工作人员对档案和档案工作不甚了解，有些部门为图自己工作方便不愿把公务活动中形成的公务文件材料、教学、科研、基建、设备、录音录像等相关材料送交档案部门集中统一管理。档案意识淡薄直接影响了档案收集的齐全性、完整性。

2．档案管理队伍素质有待进一步加强

档案管理工作是一项集服务性、科学性、文化性和政治性相统一的专业工作，专职管理人员是高职院校档案管理工作有效开展的主力和保证。现阶段，高职院校档案管理人员中具备档案专业知识的人员较少。高职院校档案管理人员多数由行政管理人员兼任，相当一部分是“半路出家”，缺乏档案专业知识与技能，大多只是参与了由当地档案部门组织的培训，缺乏全面的档案业务技能的训练，档案工作业务知识更新不及时，档案工作创新能力不强。一般只是从事日常的接收、归档、保管等简单的常规性、事务性工作，综合素质和能力不能很好地适应档案管理规范化、信息化、现代化的发展趋势。

3．档案利用率较低

档案管理工作也是一项服务性工作，能否合理利用档案，发挥档案的应有作用是档案管理工作的根本目的。因为档案信息管理还处于封闭或半封闭状态，档案管理人员服务意识不强，缺乏主动性，同时受传统保密观念的影响，使档案没受到足够的重视，致使档案利用率低，没能发挥应有的作用。高职院校档案管理的内容仍是以基建、党务、行政、教学、财会类档案为主，其他门类的档案如照片档案、声音档案、影像档案、实物档案等方面的档案材料数量很少，从而导致档案利用面狭窄。

二、示范性高职院校档案管理建设的启示

一个高职院校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色等，往往可以从其档案管理水平的高低中反映出来。示范性高职院校建设不仅是投资的示范，更是发展的示范、改革的示范和管理的示范。

1．围绕示范性高职院校建设，提高档案管理意识。

随着示范校建设的不断深入，高职示范校建设单位的档案管理部门要在积极探索和认真总结的基础上进行分析和归纳，不断提升和强化全校各位成员的档案意识，使档案意识与学校示范校建设工作相匹配，使学校档案真正反映和记录学校建设与发展的历史，成为示范校建设的又一大亮点。以示范校建设的核心任务为档案工作的中心，从学校示范校各项建设工作的实际情况和各层次档案意识现状出发进行有向性调整，将档案意识渗入学校各项规章制度和方案计划的制订之中、渗入到各工作任务的建设过程中，渗入到各级各类岗位人员工作职责执行过程之中，在布置、检查、验收和总结示范校建设各阶段成果的同时，对档案工作同步提出要求和加以考察、审核。

2．加强档案管理队伍建设，促进档案管理规范化。

专职档案管理队伍建设是高职院校档案管理队伍建设的核心部分。档案管理是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，因此，对其从业人员的素质要求较高。同时，档案工作面临许多新情况、新问题，要求高职院校档案工作者要加强学习，不断提高档案工作业务能力。针对当前档案工作者队伍水平参差不齐的状况，高职院校应有计划、有步骤、分层次地开展档案管理人员岗位培训和继续教育，特别是要加强对刚刚从事档案工作不久的档案工作者和兼职档案员的业务知识的普及和提高，使他们能够尽快具备档案专业知识，迅速胜任自己从事的档案工作。加强电子文件、电子档案管理技术以及计算机网络知识的培训，用新理论、新知识武装头脑，提升素质，指导实践，以适应高等职业教育事业发展对高职院校档案管理的新要求。

3．加强档案管理信息化建设，提高档案管理利用效率。

要实现高职院校档案管理工作的现代化，创新档案信息资源利用的新途径、新方法，必须借助信息化、数字化的技术手段，全面提高高职院校档案管理工作计算机的普及及其网络技术的应用，并从根本上改变过去“重保管、轻利用”的现象，转变观念，提高档案管理利用效率。高职院校应借示范性建设的契机，一是在现有校园网的信息平台上，建立档案网站，有计划地开放目录和现行文件目录，积极创造条件，上载可以公开的档案全文信息，为档案使用者提供网上查询和使用服务，充分发挥档案信息资源服务于教学、科研和用人单位的作用；二是加强档案信息建库入网工作，把档案数据库作为学校重要的信息资源，纳入学校网络办公的总体格局之中，逐步建立学校档案文献数据库。三是进一步加大推广档案管理软件的力度，提高档案管理的现代化技术条件和应用水平，积极主动地为实现高职院校档案管理现代化、全面促进档案信息交换和档案信息资源共享创造条件。

总之，高职院校档案管理建设既要有健全、长效的保障机制，有可行、规范的管理条例，又要有扎实的基础建设和目标明确的实施方案。只有这样，档案管理工作才能稳步、高效推进，并为高职院校示范校建设工作的正常开展保驾护航。

参考文献

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1.2 图书馆档案的特点。图书馆档案除有其他档案具备的特点外，又具有自身行业特性。

归属性：图书馆档案一般隶属于上一级组织，并接受上一级组织工作指导。比如社会图书馆隶属文化部门，学校图书馆隶属学校。所以，图书馆所保存的档案大多数是关于自身建设、活动、馆员情况等文件资料，一部分是上级部门下发的文件及档案复制品。比如文化部门针对单位颁发的有关图书馆的政策性、指导性文件；图书馆移交上级部门的馆发展规划、年度总结等文件。

针对性：社会各行政组织都有自己的行政材料、通知、行业制度等，图书馆不会把所属行政单位的全部资料作为档案保存起来。以档案方式保存下来的，都是涉及图书馆或者与图书馆工作相关的资料，比如文化建设、读书活动等材料。对于一些时效性特别强文件、通知、政治学习材料等，因为上级部门保存，图书馆一般不作为档案重复保存。但是，对于行业重要文件，比如《文化部、财政部关于推进全国美术馆、公共图书馆、文化馆（站）免费开放工作的意见》、《全国公共图书馆事业发展“十二五”规划》等纲领性文件，图书馆要倍加关注，复制保存。增强针对性才能防止图书馆档案的庞杂，保证图书馆档案的行业特性。

具体性：图书馆档案有很强的具体性，它不仅是上级部门管理工作的一部分，又是图书馆各项工作的组成部分。图书馆各部门工作细则、行为规范、工作流程、业务档案、统计数据、统计报表，等等，真实地记录图书馆各工作岗位状况，真实反映图书馆每一阶段的工作状态，这部分资料在图书馆档案中占了重要部分。

2 图书馆档案在图书馆发展过程中的作用

图书馆档案真实、具体地记录了图书馆的建立、发展与演变。社会文化建设快速发展，数据时代到来，使图书馆不断涉及新的文化领域，所产生的社会影响也越来越大，档案管理与挖掘在图书馆发展过程中显得尤为重要。

2.1 图书馆档案为图书馆发展提供依据和参考。图书馆档案是对图书馆各方面最原始记录，它包含图书馆组织、馆舍设施、人员编制、科研成果以及图书馆开展和参与各项活动详细情况，有着很强的真实性与可靠性。通过档案可以了解图书馆各阶段工作环境，业务状况、读者服务以及专业技术人员的科研情况；了解图书馆各阶段信息资源结构及资源建设状态；在管理决策过程中可以从中发现问题、解决问题，有的放矢地制定出发展规划。同时，图书馆档案是行业评估最有力的佐证，在全国第四次公共图书馆评估定级中，评估标准所涵盖的六大项工作，需提供相关档案材料的项目高达 60%以上。由此可以看出，丰富翔实的档案资料是图书馆工作步上新台阶的重要保证。

2.2 图书馆档案为图书馆人才建设和情报学研究提供可靠保证。科研代表着一个图书馆的专业研究水平和业务工作水准。图书馆档案真实地记录着每一个馆员的业务素质及学术情况。这些资料为后人开展理论研究、提升业务素质打下了基础。图书馆管理者根据档案资料，制定出科学合理的人才培养与科研规划，进行科学合理的考评与管理，为图书馆人力资源建设提供真实依据。档案更是新人接受业务骨干的传、帮、带，尽早进入工作状态的最佳途径。系统完整的档案资料，为图书馆学、情报学研究提供现实依据。

2.3 图书馆档案是社会、组织文化建设的一部分。无论是社会图书馆还是高校图书馆，档案是社会文化建设的一部分，是文化建设的历史记忆。就图书馆本身而言，图书馆是社会文化发展和文化展示的窗口，社会信息的集散地。因此，图书馆档案资料有着很高的社会文化价值，对社会文化建设有着特别的意义。

2.4 图书馆档案是对读者进行教育的重要教材。图书馆的服务职能决定了其档案资料来源于社会各阶层的文化需求，有相当一部分档案资料是读者与图书馆的联系信息。图书馆通过档案资料了解读者的需求意向，利用自己的馆藏数据、管理数据、馆员介绍等第一手资料向读者展示图书馆的发展情况，教育公众、引导公众利用图书馆、热爱图书馆。

3 图书馆档案管理存在的问题

3.1 管理意识淡薄，缺乏健全的管理制度。信息数字化、服务现代化是展现图书馆工作的亮点，忽略档案管理是图书馆的共性。计算机技术的普及，人们对数字资源的利用率远远超过纸本资料。数字图书馆建设成为图书馆管理的重中之重，档案建设与管理边缘化已成事实。意识缺乏、认知薄弱导致图书馆档案管理松散，没有基本的管理制度与搜集整理措施。档案的管理只是习惯性无序存放，对大部分图书馆建设、发展以及在各项政治、文化活动中相关资料不做归整和深度开发，导致重要档案信息缺漏项普遍，丢失现象时有发生。一旦使用，便出现检索困难，查准率低，造成无法弥补的损失与遗憾。

3.2 管理模式落后，档案利用率低。图书馆档案管理模式落后，严重脱离新时期的管理方法。一个书柜装载一个图书馆历史的档案管理模式非常普遍，尤其是在数据库、行业网络、资源共享等信息技术深入社会领域的今天，传统的档案形式、落后的管理方法、无序的资料存放都为图书馆档案利用带来困难。这种局面且不说为社会文化建设提供高质量的信息服务，就是对图书馆行业网络开发也很困难，更谈不上行业档案共享。在这种条件下，图书馆档案利用率也只是保留在资料的传统查验，起不到应有作用。

3.3 管理人员专业素质有待提高。图书馆档案管理人员的综合素质决定档案管理水平的高低。目前图书馆档案管理人员大多是办公室人员兼管，他们缺乏档案管理意识和专业知识，只做一些日常工作档案的简单归类与存放，不重视档案归档，更谈不上挖掘资料科学建档的能力。

4 提高图书馆档案管理水平的对策

4.1 树立一盘棋思想，健全图书馆档案管理机制。提高管理意识是做好档案管理的基础。图书、信息资源、档案对图书馆来说是不可分割的整体。图书馆要全面发展，一定要把档案管理纳入图书馆发展规划中来，并把它作为衡量图书馆管理水平的重要标志。管理上采取分工不分家的模式，设置专人管理图书馆档案。保持档案管理人员岗位稳定性，定期进行专业培训。制定具体管理制度、规范工作程序、明确管理职责，把档案管理纳入图书馆建设轨道上来；另一方面，通过讲座、宣传等方式提高读者对图书馆档案的利用意识。引导读者从图书馆档案信息中了解图书馆的人力资源、各项规章、信息分布及最新信息状况。实现档案信息与信息资源价值共存的良性状态，使图书馆与读者相融相得，以此促进图书馆的建设与发展。

4.2 科学鉴定，有序挖掘。图书馆档案关系到图书馆方方面面，可纳入档案的信息广泛而庞杂，档案鉴定尤为重要。设立鉴定小组，从实用价值、历史价值、保存意义等角度对要收集的资料做出科学鉴定；根据来源、时间、内容等来判断信息资料对本馆的意义，确定保存的永久性或临时性，并制定相应的时间表，对档案进行上交、复制和剔除。

有序挖掘是图书馆档案管理的关键。图书馆在考虑独立性的同时，要兼顾与档案部门的横向联系，重视信息共建。把与图书馆相关的文件、材料吸纳到图书馆档案中来，突出特色，实现独立完整，又具特色的全方位的图书馆档案信息系统。

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目前，该馆负责人及工作团队配备到位，重点投入档案移库排架、档案整理整改、档案全宗编制、检索工具制作及电子目录生成等基础性环节，同时积极引进国内首家十二生肖博物馆和国家非遗传承大师工作室，不仅成为特色鲜明的专业档案馆，而且成为我市文化事业发展的又一亮点，充分体现无锡作为民族工商业发源地的档案资源特色和区域文化魅力。

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1、档案工作管理思路的创新

同志指出“迎接未来科学技术的挑战，最重要的是要坚持创新，勇于创新。创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。”创新行为，首先要有创新意识，有强烈的创新欲望，也只有如此才能有创新动力。科技要创新，体制要创新，档案工作也要创新。长期单调而枯燥的工作方式、传统而落后的工作方法，使得许多档案工作者缺少创新意识和创新欲望，他们墨守陈规，按传统办事，视传统和经验为“至宝”，视专家和权威为“上帝”，日常档案工作也只是满足于每年立卷归档多少案卷，提供利用服务多少卷人次，而对于市场需要哪方面的档案材料，最前沿学科发展情况如何，档案工作是否适应当前形势和社会发展需要等等，却一无所知或知之甚少，更谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会。而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此要改变档案工作既无动力，又无目标的状况，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得市场、赢得利用者的满意，才能让档案工作在社会上“热”起来。

2、档案工作管理模式的创新

我国档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但也有一些传统做法已不再适应当前社会发展的需要，必须进行创新。其中包括档案工作六个环节和一些具体的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。就是在平时的抄抄写写、装装订订的工作中，档案工作者也要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题搞一些小发明、小创造、小革新，这样也能起到事半功倍之效。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。其实，我们只要肯观察，就不难发现在我们日常档案管理工作中，还有许多工作可以利用现代化技术来提高我们的工作效率，如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。类似这种借助计算机来完成本来较繁琐的手工操作的方法应该是很多的，因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，都可以应用计算机进行现代化管理，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平。

3、档案工作管理机制的创新

长期以来，档案管理工作以经验管理居多，工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思想，更谈不上去创新。应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，档案部门也无“皇粮”可吃，也会有下岗、失业，再也不能靠“铁板碗”混日子了，每个人都有随时被淘汰的危机感，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。同时，要建立一些相应的创新激励机制，如鼓励创新的用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标，进行考核，并与劳动报酬、晋职严格挂钩，努力营造一种鼓励创新的气氛和环境，促进档案工作良性循环。相反如果没有制度的激励和约束，没有精神和物质条件作保证，档案工作者创新的热情就会被扼杀，也就不会自觉、主动地去创新。

二、档案工作应在创新特色上下功夫

l、体现档案工作服务特色

日常的档案服务只局限在做好为本单位查阅利用本单位产生的档案方面，而对本单位档案如何主动为外单位、为社会服务，怎样利用外单位档案为本单位服务做得就很不够，考虑得也很少。档案部门要一改坐在家里等人上门查档的现状，变被动等待服务为积极主动上门服务，利用现代计算机技术提供远程服务。利用网上信息量大、传递速度快的优势，与其它档案机构联网，共享档案信息资源，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。档案部门还应拓展服务方式和服务领域，充分开发所看管的档案财宝，通过加工、处理，使其变成社会需要的优质“产品”。也可以根据老百姓休闲日增多，追求精神享受的特点，建立一些“档吧”，使老百姓在优雅的环境中，一边从档案中吸取知识、了解历史，一边从中感受档案工作带给他们的便利，拉近档案与百姓的距离。还可以利用档案资料作为出版的资源，出版一些人物传记、历史知识读物、文学书籍等，多方开辟档案服务的渠道。

2、体现档案工作管理特色

档案工作管理手段的更新是实现档案事业创新发展的重要因素之一。档案工作的技术手段和条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础。因此，在档案工作管理的手段上，要努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，来提高档案工作技术含量和水平，使档案管理手段由“旧”变“新”。在档案工作管理的形式上，为避免各档案馆大而全，小而全，可以把价值小、保管期限短的档案放到基层，实行分级保管，总馆只需在网上保留基层档案信息。这样既方便基层部门利用档案的需要，又可避免档案馆因馆藏数量庞大，造成库房紧张，同时还可保证档案馆人员有时间开发馆藏信息资源、更好地做好服务工作。

3、体现档案工作的宣传特色

宣传工作是各项工作的先导。宣传工作做得如何直接关系到人们参与的积极性和重视程度，直接影响到下一步工作能否收到预期的效果。长期以来，档案工作的宣传往往着重于相关法规条例的宣传解释上，多强调重要意义、工作要求，这些说教式的宣传，既不直观形象，也缺少“艺术”性，很难引起人们的重视，也达不到预期的宣传效果。如果能通过上网、制作成VCD等，把馆藏开放的档案以动态的图表形式展现给社会，介绍、宣传档案工作，其效果会更形象、更直观，更易于接受。因此我们在进行档案的宣传工作时，要善于捕捉本单位档案工作的新亮点、新特点，使档案的宣传由“死”变“活”，具有个性化。

三、发挥专职档案人员的创新主体作用

1、专职档案人员应当重视观念更新

专职档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，专职档案人员有必要进行相应的调整和重新定位，要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，从根本上转变观念，摒弃“皇帝女儿不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的旧观念，主动找婆家、找市场，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。档案工作的清苦是人所皆知的，不

怕清苦是档案工作者的优良传统。然而在当今社会，档案工作者一方面要耐得住清苦，继续踏踏实实工作；另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。

2、专职档案人员应当练就过硬的业务技能

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式，给专职档案人员提出了更高的要求。为此，专职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。

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【摘 要】目前部分高校人事档案管理工作存在管理体制不规范、档案管理意识淡薄和归档材料质量不高等问题，造成档案管理信息化的开发与利用不足。笔者认为应从思想上确立高校人事档案管理工作的地位、确保档案内容的真实性、实现信息化管理档案、建设高素质档案管理人才队伍等方面努力，使高校人事档案管理工作走上现代化、规范化的道路。

【关键词】聘用制 档案管理 问题 对策

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2015）13-0033-02

高校聘用制是学校与教师在平等自愿、相互选择的基础上，以聘用合同的形式把任职资格、岗位职责与任职期限等环节同双方的责任、权利和义务组合而成的教师管理与任用制度。高校聘用制的核心内涵是：高校在教师管理中引入竞争激励机制，建立教师能进能出、能上能下、择优聘任、以岗定薪的用人机制。

高校人事档案为教师的聘用、培养、晋升提供可靠的遵循依据，关系到高校人事工作及每位教职工的切身利益。随着高校聘用制改革的深入，对人事档案管理工作也提出了更高、更严峻的挑战。聘用制下的高校人事档案工作如何提高自身发展，更好地为人事部门及每位教职工做好后勤保障服务，是每位高校档案管理工作者都应思考的问题。

一 聘用制下高校人事档案管理存在的主要问题

人事档案具有真实性、原始性和其他任何材料不可取代的依据与凭证作用，它记载着教职工的综合信息。然而，目前大部分高校人事档案管理工作存在着管理体制不规范、档案管理意识淡薄与归档材料质量不高等问题，这在某种程度上造成了档案管理信息化的开发与利用不足。

1.管理体制不规范，档案管理意识淡薄

第一，领导重视不够。聘用制下对高校人事档案管理的重要性认识不足。“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”是时下人们对人事档案的形象描述。一方面，部分高校领导对人事档案的重要性只停留在表面上，对人事档案的具体工作未落实到行动上，片面地认为聘用制只需要做好基本的个人信息统计，收集起来的人事档案没有认真审核，整理材料时也不仔细核对细节信息，依旧坚持传统的管人管档的观念，没把思想调整到用人用档的新思路上来。这种错误观念势必会重创聘用制高校教师的工作积极性、激发各种人事矛盾，并最终影响到高校各项工作的顺利开展。

第二，职工归档意识不强。教职工自身对人事档案也存在不重视和管理意识淡薄的问题。高校人事档案的封闭式管理，给人一种很神秘的感觉，造成教职工对档案的作用意识差。有些教职工对自己的档案不了解，也不关心。例如，有的教师毕业多年后都没有将其在职教育时的成绩表和毕业证复印件交到档案室备案;甚至有人将档案放在家中多年，已不知将档案丢至何处。这不仅违反了档案管理的规定，降低了档案的严肃性，也不能及时更新个人信息，给人事档案管理与统计工作增设了障碍。

2.归档材料质量不高

第一，档案管理人员专业素质不高。档案工作是一门专业性很强的工作，涉及各个学科领域，管理技术复杂。随着高校聘用制改革的深入，现行的高校档案实体分类已经无法包含新内容，故此，其对档案管理人员的要求也越来越高。目前很多高校领导认为人事档案工作是高校行政工作中无关紧要的常规工作，只要有人在岗保管即可，不需要花费太多人力、物力和财力，致使很多档案管理工作人员都是“半路出家”，一部分是过去的机关行政人员，一部分是教学、图书馆或部队转业人员。他们都是在上一代档案管理员那里学习后出师，没经过系统性的专业档案学习，其工作中往往会出现材料收集、留存等专业工作处理不准确等问题，导致了人事档案材料收集质量不高。

第二，档案收集内容单一。高校人事档案根据《干部档案工作条例》的要求收取履历表、自传、鉴定与考核等九大类材料，造成档案内容千人一面，缺乏具有个人亮点的依据材料。诸如年度考核表等年年都相似的材料，而科研学术成果、综合能力与专业素养等动态档案材料未列入收集范围内，导致组织在考察干部时，不能从人事档案中找到客观的、具有个人特色的档案材料。这与现行的聘用制对人才的引

进、考核、评级，以及师资队伍建设的要求不相符。

第三，归档信息存在“水分”。由于人事档案管理严格，在调档和转档时手续繁杂。随着聘任制的执行，高校人才流动也愈发频繁。为了留住人才或争议纠纷，高校常常扣留人事档案。而教职工为了自由流动，往往选择放弃档案，去寻找更适合自己的单位。在新的单位，为了满足相关要求又重新建立个人档案，这些“新鲜出炉”的档案，缺乏原始的职称评审材料和必要的监督，存在的“水分”较多，人事部门在工龄计算、退休时间核实、工资薪级晋升与人才考察等方面存在诸多难题。更有甚者为了符合相关人才条件而弄虚作假，造成了“死档”、“弃档”、“人档脱节”、“克隆档案”、“人质档案”等现象，给现行的人事档案管理工作带来了严峻的考验。

3.档案管理信息化的开发和利用不足

目前，大部分高校人事档案的管理依旧沿用传统的手工操作模式，信息化技术运用较少。传统的档案管理主要依靠人工来完成档案的收集与归类工作。一方面人工书写和整理既费时费力又容易出错，另一方面人工查找资料具有查阅困难、进程缓慢等弊端，严重影响了档案管理的质量和效率。由于缺乏相应的应用系统和操作人员，计算机的主要作用只是简单的信息录入和文字处理以及信息检索功能，未曾真正利用这些设备建立个人电子档，并未真正实现档案管理的信息化与数字化，降低了档案质量与工作效率。

二 聘用制下高校人事档案管理工作的对策

高校人事档案管理工作目的在于通过对人事信息的良好管理，盘活人才资源，构建合理的人才队伍，为高校选贤任能，从而提升高校的教学与科研水平。人事档案的合理利用能够有效地防止和避免不讲德才条件、只凭主观臆断和个人喜好选拔人才和聘用干部的情况。应从以下四个方面使高校人事档案管理工作现代化、规范化：

1.确立聘用制下高校人事档案管理工作的重要地位

首先，加强校内对档案管理重要性的宣传力度，通过举办相关讲座、交流会等活动进行宣传，还可以充分利用高校特有的媒体如校园报纸、网页及广播等形式扩大宣传，以增强全体教职工的档案意识。其次，建立健全各项规章和奖惩制度。高校应在《档案法》的基础上，制定相关细则，明确人事档案工作的职责范围，成立由学校领导牵头的工作小组，将人事档案工作常态化，进而将相关工作要求落到实处。最后，将人事档案管理工作纳入主管领导和相关工作人员的考核内容，明确奖惩制度，提高其工作积极性，切实做好人事档案管理工作。

2.维护人事档案的权威性，确保其内容的真实性

人事档案全面地、历史地记录着一个人的学习和工作经历，为其人事关系转移提供“凭证”。档案内容所反映的信息与个人升学、工资计算与职务晋升等有密切联系，同时间接反映出教职工的工作态度。因此，防止个人档案材料的不全和造假对维护人事档案的严肃性和权威性极其重要。档案管理的收集工作是整个流程中的重要步骤。首先，必须严格遵守档案管理工作的流程，只有正规组织渠道收集的材料才可归档;其次，要充分发挥人事档案管理的监督作用，认真核查比对准备接收的新材料，若发现缺少材料应请当事人限期及时补交;最后，重视人事档案材料的日常审核工作，严格把关人事档案三龄二历（年龄、工龄、党龄;学历、工作经历），遇到有问题的档案应及时复核、纠正并备案。

3.实现信息化管理，积极开发利用人事档案

高校是传道授业、知识传递的重要平台，所以在先进知识与科技领域，应该有开拓创新的精神。高校应在人事档案信息化管理方面起示范作用。首先，在保证人事信息安全、限定查询关系权限的基础上，授权查阅档案。通过人事档案的授权查阅管理，解决人才流动中人事档案难以利用的问题;其次，在解决档案授权查阅的基础上，充分利用高校优势，开发操作简易、安全高效的网络管理平台，建立人事档案的信息体系，促进高校人事档案管理的数字化，实现人才信息的交流与共享。这样不仅可以提高管理人员的工作效率，也有利于信息的查找与统计，同时避免了转递过程中纸质档案的损坏，加强了对教职工档案材料的信息管理，更有利于人才的流动。

4.建设高素质的档案管理人才队伍

高校人事档案的正规化、简单化与信息化管理需要一支高素质的人才队伍。首先，针对我国高校普遍缺乏档案管理专业人才的情况，在每年人才的引进计划中，应当酌情考虑引进新型档案管理专业人才以充实人事档案管理队伍。其次，在引进专业人才的同时，重视对现有档案管理人员的培训，通过邀请专家授课、组织专业学术讲座与安排视频教学等方式进行再教育学习，以提高人事档案管理人员水平。培训内容应偏重应用，如《EXCEL在高校人力资源管理中的应用》，从实际需要出发、学以致用，最大限度地提高工作效率。最后，稳定档案人员的岗位。人事档案工作具有较强的连续性，档案管理人员长期积累的经验对工作效率及其流程有较大影响。因此，要积极关注人事档案人员的思想动态，及时发现并帮助他们解决工作与生活中的问题，增强其归属感，调动其工作积极性，发挥其潜力，努力维护档案队伍的团结与稳定。