档案管理的现状及对策范文

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Abstract: The archives as the human social activities real record, is the replacement of the progress of human civilization, but also an important part of the world cultural heritage. The author of this article discusses the current situation of archives management and corresponding countermeasures, for reference.

Key words: file management; problems; Countermeasures

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）

档案管理的职责，就是要维护档案的完整与安全。在做到不坏、不丢、不散、不乱的同时，注重门类的划分，确保信息的准确。档案管理人员具有知密的身份，档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是至关重要的。档案管理人员必须要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，必须做到经手的事情件件有头有尾，手续清楚，防人为的泄密。

一、档案管理的现状及存在的问题

1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

2.人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

4.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

5.档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

6.人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。

二、档案管理工作提出以下几点思考及对策

1.观念创新,使档案在服务中发挥经济效益(1)要管好档案、用好档案, 首先要熟悉档案。随着星星的产业结构逐步调整、 优化,整体的技术含量也在不断提高,生产品种也从原来单一的冷柜到冰箱、空调、便洁宝、电脑、数码、光电等高端科技产品,为接收和管理好这一类科技档案,档案人员应转变观念,不要在办公室坐等,要主动请教有关技术人员,深入生产车间,熟悉了解生产经营工艺流程,弄懂技术档案的内涵关系和保存意义,使档案人员对各种科技档案、资料做到“胸中有数”(2)要确立档案是资产的观念,在企业无论是科技、还是文书、声像、 会计档案,都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累,是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例,从设计试制到品牌的创立,无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水,无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上,比如,星星从十八年前只有几十人的手工作坊式小厂,发展到现在年产值几十亿元的规模,其创业的经验、历程,是难以用金钱买得到的无价之宝。档案财富是一种非常重要的资产,它除了具有企业无形资产的属性外,还具有专有性、地域性等公共属性。认识到档案是资产以后,就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产,就会下决心做好档案工作。

2.要讲究档案利用服务工作的艺术性。利用者在利用档案的过程中所产生的一系列心理活动，有积极的一面，也有消极的一面，档案服务工作者在适应利用者的积极心理和引导利用者的消极心理转化的过程中，有一个服务的技巧问题，也就是说，要针对利用者的心理活动，注意服务工作的艺术性。①应讲究档案利用服务场所布置的艺术性。档案利用服务场所是档案馆为利用者提供的工作环境，环境氛围的好坏直接关系到利用者的心理情绪。

所以服务场所布置的整齐、美观、庄重大方；阅览桌椅的安排应整齐、宽敞、高度适宜； 检索工具与参考资料柜等设备放置的合理、有序，便于查找室内要经常保持清洁、充足的光照和良好的通风条件必要的制度等在写法和张贴上应给利用者以亲切感，如“吸烟请到休息室”等。总之，要调动一切手段，为利用者创造一个和谐、优美、安静和适宜调卷、专心查阅和研究的宽松环境，使利用者得到一种整洁、明朗，仿佛置身于文化殿堂的感觉。

3.建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、 转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因， 登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、 脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。

4.积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中， 档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整， 充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

5.提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作， 利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。

6.加快档案信息化进程，提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、 检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能使大家增强档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。

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一、主要性表现的方面

1.有利于开展教学活动，提高教学质量

教学档案是高校教学管理工作的真实记录，能详细、真实地展现教学工作的全貌，对促进和提高高校教学管理、教学质量有着重要的作用。校管理部门借助已分类的教学档案，进行各种教学设计、教学质量检查和毕业生状况调查，及时发现问题并提出改进措施。有了完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果，并加以完善和提高，为教学活动提供借鉴和分析，才有可能提高教学质量。

2.能为开展教学评估、规范科学办学提供重要材料

任何一所高校要接受本科教学工作水平评估，无论是评估的程序，还是各级指标体系的数据结论，其支撑材料都离不开原始的教学档案信息。教学档案是高校办学过程中积累起来的教学思想、教学实践、教学改革和研究等诸多活动的真实记录，是反映教学活动从制定计划、组织实施、结果控制到信息反馈、修正、整改的全过程，是学校发展史的真实记录和写照。教学档案是否完整和齐全,直接影响到教学评估的结果,其好坏直接准确地反映学校的教学管理水平,进而影响到本科教学评估的结论。

3.考核教师工作成绩，进行教学管理的重要依据

作为督查教学活动、规范教学行为主载体的教学档案，客观地记录了教师教学活动的历史情况，反映了教师的执教态度、行为和水平，因此高校档案管理还有检验教师是在按照教学基本要求严谨治学、是否在自己的专业领域中不断拓展与提高等重要作用。这些因素是考核教师知识水平和业务能力的根本条件。建立了教学档案可使考核消除“口与无凭”的障碍，使之有凭有据。

4.为制订有关决策和教学计划提供参考依据

因为教学档案是随着教学实践活动中形成的真实的历史记录，是一切公开和不公开的教学信息材料的汇集，能够准确、系统、全面地印证以往的教学活动和教学管理活动的情况。它收集了历年的教学计划、教学大纲、教学文件、合作办学、各种类型的教学会议、教材建设一体化方案等等，这些档案可以为领导进行科学决策，开展各项工作提供参考依据和咨询材料，可以帮助人们了解过去的历史，认清现状，开拓视野，预见未来，从中寻求学校发展的基本过程和规律，作出切实可行的科学决策，促进学校工作的发展。

二、高校教学档案管理现状

教学档案管理在学校工作中的作用如此重要，但就目前状况而言，我国的教学档案管理还存在着不少问题，发展还不完善。主要问题表现如下：

1.对档案管理工作的重要性认识不够，缺乏教学档案管理的意识

有的高校领导只重视教学工作和其他管理工作，而对发展基础之一的教学档案的管理，不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置，还是现代化档案管理条件完善，人员的培训，都较少列入领导的议事日程。还有些教学档案管理人员在不同程度上存在教学档案意识薄弱的现象，对教学档案的重要性缺乏足够的认识，致使教学档案建设和管理与其他工作不同步。另外，许多教学科研人员对档案管理工作认识不清，甚至对教学文件材料的归档持抵触态度，认为教学科研成果是自己在教学过程中产生的，应由自己保管；有的担心归档后使用起来不方便，不如自己保管，有关教学活动没有及时记录，没有形成文件材料归档或没有注意收集保存。

2.归档体制不够健全，档案管理制度不够完善

由于普通高校档案管理工作起步较晚，所以教学档案的管理制度存在一些缺陷：归档制度不健全、体制不完善，归档范围制定不够具体科学，只大致规定了一些需要归档的材料内容，而没有关于归档的时间要求和奖罚措施。这种归档制度，实际上是一纸空文，没有真正意义，引不起执行者的高度重视，有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、转阅，从不登记，有的不妥善保管，不用时也不归还，导致了相当一部分档案散存于个人手中没有及时收集、整理归档，使各职能部门和教学系部档案不齐全、不完整。

3.缺乏专业队伍

要做好教学档案管理工作，需要一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。但目前许多高校院系教学档案管理由教学秘书兼任，由于教学秘书日常事务繁杂，各项管理工作不断增加，根本就没有充足的时间来系统开展教学档案的管理。有的高校虽然有专职管理人员，但由于缺乏专项培训经费，外出学习培训少，不能很好的学习和掌握利用现代新技术管理手段。这些都会给教学档案管理带来很大不利。

4.教学档案材料管理手段落后，数字信息化水平偏低

21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对档案管理工作提出了新的挑战。可是多数高校教学档案管理现代化手段还处于起步阶段，目前计算机教学档案管理还局限在目录检索上，利用率还较低，档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下，不能适应高校本科教学评估工作方便快捷地检索、调取并有效利用档案信息的要求。随着高校规模的扩大、层次的提高，生成的教学档案数量成倍增加，如果不利用信息化手段，就很难适应形势发展的新要求。

三、对策和建议

教学档案关系到能否为学校教学、科研、教学评估、教学的规范化管理等方面提供完整系统的档案信息资源，满足提高教学质量及社会各方面对教学档案的特殊需要。针对高校教学档案管理中存在的问题，高校应结合自身的实际情况以评估为契机，完善高校教学档案建设、根据档案管理在学校教学中的重要作用以及存在的一些问题，下面提出一些对策和建议：

1.引起领导重视，加强全院教职工的教学档案管理意识

高校教学档案工作的质量取决于领导对它的重视程度。作为院系领导，首先要克服档案人员和档案管理工作可有可无的思想，要把其真正纳入学校教学工作计划，列入主管领导议事日程，重视档案人员的配备，保持管理队伍的相对稳定性。档案工作管理人员应转变观念，树立全新的服务意识。学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。档案形成者的档案意识与档案质量有着密切的关系，要在全校范围内全面深入反复地进行教学档案工作意识的教育，增强领导和广大教职工的档案意识和档案法制观念。

2.建立和完善高校教学档案管理制度，提高管理质量

教学档案管理是一项技术性、专业性很强的工作，应当有相应的技术规程。高校必须完善教学档案管理的各项规章制度，进一步明确教学档案工作者的职责，明确教学档案归档范围，形成规范化、制度化、科学化的工作程序和工作方法，实现档案工作标准化，确保档案管理的科学性。另外，学校档案部门要加强对院系档案工作的指导与业务的培训，定期开展对基础档案工作的督查，建立一套科学、合理、严密、规范的管理制度，加强院系教学档案工作的规范化建设。

3.稳定教学档案管理人员队伍，提高业务素质

当前教学管理队伍建设的一个重要的方面就是稳定管理人员队伍，建立“以人为本”的激励机制，关心支持档案管理人员的工作，把档案建设情况纳入考评项目，作为评优的主要依据之一，保证教学档案管理人员的相对稳定。教学档案管理人员的素质直接关系到教学档案工作质量。高校教学档案管理人员要充分利用现代化管理技术，实现档案信息数字化和网络化。这就需要档案人员进行系统的专业知识、现代化技术设备知识和先进管理软件知识学习培训，熟练掌握适应档案工作需要的计算机、扫描仪、打印机、刻录机等硬件设备的操作技术，以保证档案信息化建设的实施，提高档案信息服务的质量。

4.加强教学档案的数字化和网络化建设，不断提高服务质量

目前计算机的广泛应用和互联网的高速发展，促使档案管理也要跟上时代的步伐，必须积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，打破纸质档案一统天下的局面，逐步形成纸质档案、声像档案、电子档案并存的新格局，利用新技术和手段管理档案是档案事业发展的必然趋势，也是提高档案管理水平和档案管理工作的一项重大措施。

总之，高校教学档案工作的质量与水平是衡量学校教学管理和教育质量的重要标志之一。是开展教学改革、评估教学管理工作的重要依据。加强教学档案管理工作对于加强教学管理、提高教学质量和开展教学研究有着非常重要的意义。只有通过全体工作人员的共同努力，才能收到良好的效果。

参考文献：

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Abstract: along with the continuous deepening of the reform of medical and health care, medical units, especially public hospitals by the unprecedented impact. For hospital archives work offers new content, new type, put forward the new challenges. This paper analysis of the current hospital archives management present situation and existing problems, main performance for weak consciousness of archives management, file management team is not stable, file management lack of modern management methods, and puts forward the countermeasures to solve the problem, strengthen the archives management consciousness, innovation archives management idea, to build high quality records management team, and improve the mechanism of archives management, realize the information management system of hospital archives, attaches great importance to the development and utilization of archives, to better service for hospital construction and development.

Key words: hospital; File management; countermeasures.

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)

一．引言

档案工作具有广泛性的特点，它触及医院的各个部门，与个人息息相关，融入了医院全方位的信息，良好的档案管理是医院科学管理的依据和保证，因此，加强医院档案管理，充分发挥档案资源的优势，更好地为医院工作服务，在当前医院档案管理中具有重要的地位。

二．当前医院档案管理的现状

1．对档案管理的意义认识不足，档案管理意识淡薄

档案工作建档是基础，管理是关键，利用是目的。医院的中心工作是医疗，在医院的管理工作中重视医疗而轻视档案管理的观念较为普遍，由于档案工作不能直接创造经济效益，医院的档案工作并没有被真正重视起来，认识不到这一点，必然不能充分开发现有的档案资料的使用价值，为医院建设所用。

2．档案管理队伍不稳定

目前医院的档案人员兼多职于一身。没有足够的时间从事档案管理工作，很多人原来不是学习档案管理专业，而是从行政、护理、医疗等部门调过来的，造成档案管理人员队伍专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为档案专业人员较少、专业知识老化、知识面较窄、缺乏从事档案工作所具备的基本理论和知识技能，因而影响了档案工作效率和质量。在医院人才培养中，多数医院一般重视医疗、科研人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高未纳入计划中。档案管理人员平时进修学习的机会较少，缺乏系统的档案知识培训。管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力，使医院档案工作处于应付和被动状态。

3.档案管理制度相对落后

随着社会经济发展日新月异，现代医疗科学技术的不断提高，新的先进医疗设备和医疗手段不断投入使用。由于相关的档案管理制度没有得到及时补充修订，致使有些很有价值的科研成果，未能及时整理归档，有些虽进行了整理归档，但由于执行的是旧的档案管理制度， 存在着档案资料内容重点不突出，缺项漏项，图表资料和文字资料不符等现象。传统的手工管理制度也存在着检索困难，查准率低等诸多不足。

4. 档案管理缺乏现代化手段

近年来，随着科学技术的进步。计算机、网络技术广泛应用于医院管理中，电子档案应运而生。档案人员对电子档案的存贮管理、信息安全、计算机病毒防治技术等缺乏足够的应付能力。计算机在档案管理中的开发较其他领域仍有很大的差异。目前，一部分医院档案管理仅限于将计算机作为检索工作来使用，计算机的许多功能和特点均未被充分开发和利用，比如极大的数据贮存量、运算速度以及相当灵敏的识别能力等，这实际上也是一种资源的浪费。因此。开发医院档案管理的系统软件，拓展计算机在档案管理方面的应用范围，已迫在眉睫。

三．加强医院档案管理的措施及对策

医院的档案管理应充分利用病案中的信息，推广优秀的成果，为提高医疗质量服务。医院档案管理的改革创新必须要树立新的档案管理观念，创新和完善管理制度，逐步实现档案管理的标准化、规范化、信息化。

1．创新档案管理理念

管理创新是知识经济和信息时代对档案工作的要求，档案管理部门要有创新意识，解放思想，不仅要具有先进的管理理念，而且要将专业档案知识和最新理念融合在一起，做好领导的参谋助手。在思维观念上，要克服“为档案而做档案”的封闭思想，改变过去“等、靠、要”的传统工作模式。打破过去重管轻用的陈旧管理方式，由封闭式管理向开放式管理转变。由被动管理向主动管理转变，拓宽档案工作的服务面，密切关注医院建设发展大局，主动参与服务医院中心工作，做到医院中心工作开展到哪里，档案工作就延伸到哪里，以工作上的“有为”提升档案工作的“有位”，确保将相关档案收集好、保管好、利用好，为医院创造良好的社会效益和经济效益。

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经笔者调查了解，我国公立医院大部分都是建国前后建立起来的，2009年我国举行庆祝了建国六十周年，那么这些建国期间和之后成立的医院都会相当看重建院六十周年庆祝活动，其中我院也在其列。作为一名建院六十周年活动的参与者，我对医院档案管理的重要性有了更深一步的体味。

医院档案是医院的宝贵财富，加强对这一信息资源的管理，对医院现代化建设尤其重要。医院档案是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是医院历史的真实记录，是医院进行宣传教育的生动资料。医院如何适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化管理，就必须在调查医院档案管理的基础上，了解医院档案管理工作的现状和存在的问题，分析其原因，并相应地采取一些对策，才能更好地做好医院档案管理工作。现就基层医院档案管理的现状与对策谈一下笔者的看法和观点。

1 医院档案管理工作的现状

1.1 档案管理工作没有得到足够重视，管理人员素质有待提高。

档案是医院历史原貌最原始、最真实的记录，而任何一个医院的发展都离不开历史，要想了解医院一步步的发展状况，就必须通过查阅档案资料。在我了解的一些医院建院六十周年查阅历史档案过程中，就不是很尽人意，存在的空白太多，很多历史只有靠我们的长者回忆，但现在刚建院时的人健在的就已经不多。究其原因就是档案管理工作没有得到各级领导，档案管理人员的责任意识缺乏。不过，近些年这一现象在逐步得到缓解。

1.2 档案管理制度不健全，档案收集效率不高。

在医院管理中，医院制定了适用于本院的、较为健全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度，而涉及档案管理的制度却较少。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集效率不高，档案不齐全。

1.3 对医院档案内容界定不清，管理范围不明。

到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。

1.4 档案意识不强，档案利用率较低。

对档案管理方面的认识还较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

1.5 档案管理分散，不利于档案的完整和安全。

各科室分散管理，不便于综合利用，不利于档案的完整和安全。每个科室都要有人兼管保存，重复保存，造成人力、物力和空间的浪费。

1.6 档案管理人员业务水平不高。

档案知识欠缺在医院人才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。

1.7 档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高。

有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的却较少，一些档案工作还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。

2 加强医院档案管理工作的看法和对策

2.1 站到历史的高度，重视档案管理工作。

俗话说：铁打的营房，流水的兵。我们各级、各届领导、工作人员要站在对历史高度负责的态度上，不仅是要重视本级、本届的档案工作，还要收集整理历史资料，要做到“上对得起祖宗，下对得起子孙后代”。

2.2 加强学习《档案法》，提高依法归档的自觉性。

大力宣传档案工作，使医院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。此外，医院管理干部及医、教、研人员的档案法制观念淡薄，甚至有相当一部分人不知道《档案法》的基本精神，缺乏依法归档的自觉性，因而学习、宣传《档案法》非常重要。

2.3 档案只能集中统一管理，不能分散管理。

运用行政手段和法律手段对档案进行统一管理,这是建立统一的、科学的档案工作制度，推行档案工作标准化管理的基础。实行档案统一管理，才能对综合性医院档案进行规范化管理，真正地、充分地发挥其凭证和利用作用。

2.4 建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度。

促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

2.5 加强培训、结合实践，提高档案管理人员素质。

档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。

2.6 加大投入，提高配备，实现档案的现代化管理。

加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容;另一方面要引进计算机管理，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。

2.7 建立医院档案三级网络管理模式，为档案的开发利用提供可靠依据。

由医院院长或副院长直接分管，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、统一机构、统一制度，统一操作、统一保管，从而有利于贯彻上级精神；有利于组织监督各职能部门的档案工作；有利于档案的收集和利用；有利于解决档案综合管理中的人员、经费、设备等问题；有利于医院档案的安全、完整，为医院档案的开发利用提供可靠依据。

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中医药是我国三大国粹之一，也是我国人民长期同疾病作斗争的经验的总结，更是祖国医学成就光辉灿烂的结晶。在中医学发展史上出现了譬如扁鹊、张仲景等一大批老中医。他们一方面继承前人的经验，另一方面在实践中积累丰富的经验，对祖国中医学的法杖做出了巨大的贡献。对现代社会而言，针对中医执业医师在从事中医医疗、教学、科研等各项工作和活动中形成的档案进行有效的管理，不仅能够有效发挥中医的优势特长，推进医院中医药资源的开发和利用，更能够推进我国医疗事业的快速发展。在此背景下对我国中医档案管理进行研究有着极为重要的意义。

1中医档案管理的现状

随着科学技术的快速发展，中医档案管理已经进入了一个全新的网络时代，但是总体来讲由于我国对于中医档案管理不够重视、投入较少，最终导致了中医档案管理过程中出现了很多问题。

1.1没有建立反映中医优势特长的专门的中医档案门类 我国的中医博大精深，特别是在治疗慢性病方面有着独特的功效，但是由于缺乏有效的管理和保护，很多验方被束之高阁或者被历史湮没，而且越来越多的验方面临着失传。因此，就目前而言，发掘、整理与研究民间验有着重要意义[1]。这样可以有效的拯救一批濒临失传验方，使我国中医更好地为患者服务，进而进一步推动中医药科学的发展。

1.2缺乏系统收集中医档案的制度和机制 很多中医档案管理人员对于中医的临床经验、秘方从来没有进行系统的收集和整理，这就导致大量的中医资源丢失[2]。

1.3中医档案管理意识薄弱 首先是档案管理人员尤其是领导对中医档案的管理没有给予重视。其次是缺乏必要的宣传，很多中医对中医档案管理的意识不够强。最后是档案管理人员专业素质不够。

1.4中医档案管理信息化程度有待提高 中医是我国的传统文化重要组成部分，很多人仍然保持一种用传统方法管理传统文化的观念，不愿意借助现代化的信息手段。这就导致了很多中医档案的收集、编辑及录入等工作都要靠手写来完成，工作量特别大，严重的影响了我国中医事业的发展[3]。

2加强中医档案管理的措施及对策

面对飞速发展与创新的信息观念和信息技术的冲击， 我国档案管理工作要适应新的变化和发展， 更好的为教学、科研服务， 最大限度的满足患者要求，就必须从以下几个方面对我国中医档案管理工作进行完善。

2.1建立反映中医优势特长的专门的中医档案门类 国家中医药管理局颁布的《中医药档案管理暂行办法》明确提出"各级中医药部门要建立归档制度，以保证医疗，教学、科研、生产、行政管理等项工作都有完整、准确、系统的归档材料。"这就要求我国的中医档案管理部门及人员不仅要建立中医药档案，更要进行必要的分类、归档处理，建立专门的中医档案[4]。

2.2建立系统收集中医档案的制度和机制 中医档案管理部门及人员要积极对中医的临床经验和秘方进行收集和整理。一方面中医档案及医院其他档案应该尽量详细的记载老中医们优秀的学术思想、临床经验和中医手法治疗等资料，另一方面可以鼓励他们教授学生、进行相关的科研工作，并为他们进行的工作提供便利。

2.3提高中医档案管理相关人员的素质 定期对中医档案管理人员进行培训，通过培训使档案管理人员认识到不及时收集中医档案信息，不通过行之有效的管理方式和方法，就有可能造成中医档案信息的丢失[5]。另一方面也要让医院工作人员充分认识到档案的价值，自主移交档案资料，保证档案材料的齐全完整。针对老中医而言，档案管理人员要通过宣传、沟通、讲解，使他们逐渐认识到名中医档案收集归档是对历史负责、对现实工作负责的一项严肃工作，取得他们充分地理解和支持[6]。

2.4加强中医档案管理信息化建设 目前很多医院都在利用HIS系统对本院的病例等信息进行有效管理，这样有效节省了人力、物力和财力。中医档案管理部门也可以参照HIS系统研发类似的档案管理系统，依靠该系统提供高速度、高效率、实时与及时的计算及信息处理能力，实现海量数据的处理[7]。信息化建设既是中医药走向现代化的必由之路，也是档案信息化创新和发展的新途径。

参考文献：

[1]佘霞.浅谈如何提高中医档案管理水平[J].河北中医，2010（4）：635-636.

[2]任晓.加强名中医档案的开发和利用[J].城建档案，2010（2）：51-53.

[3]孙艳秋，吴磊，刘建平.基于网格的名老中医档案的数据挖掘的研究[J].兰台世界，2009（11）：14-15.

[4]冯泽伦，杨才勇，郑砾.对现代医学档案馆服务创新的几思考[J].西南军医，2006，8（4）：100.

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长期以来，在中等职业学校从领导到档案管理人员一直都没有重视档案管理。所有人的观念都是存放档案，而不是管理档案。把档案管理当作是一种不需要创新和归类整理的一种简单的保管工作。这样不仅仅会使档案管理效率低下，资料混乱、信息利用率低下。本身档案管理的目的就是为了更好的进行档案资料的查询，能够为以后的学校发展提供更好的条件，这样的简单保管不仅不能达到这个目的，反而浪费人力、物力，违背初衷。

（二）档案管理人员素质不高

由于第一条中所叙述的原因，即领导的不重视，这样就导致了领导委任档案管理人员时的随意性。很多中等职业学校的档案管理工作人员并非专业出身，而且也没有经过必要的培训。这样的工作人员根本不能有效的进行档案管理，无法胜任工作，对档案的分类整理、信息收集、保管利用等业务就更不能落到实处。科技含量高的数字化档案信息系统的开发就更加是难上加难了。

（三）档案管理手段非现代化

一般学校的档案管理手段还处于传统阶段，即手工操作的纸质档案为主的分散管理模式。这样的手段不仅效率低下，查询时候的速度低工作量大，而且在多个学校的档案资料共享过程中，不能够通过现代化技术进行数字化的改革。

（四）档案管理制度贯彻不彻底

根据我国《档案法》的要求，规范各类型的档案管理。但是由于学校领导的不重视，档案管理人员的素质不够高，对《档案法》中的要求不能贯彻到底，这就容易出现相关的档案资料不能上交，或者根本就没有上交的情况。职业学校单位也没有根据自身的实际情况制定出合适自己的《档案管理制度》，以便学校内部的档案管理工作落到实处，更有利于学校自身的发展。

（五）档案资料不完整，设施落后

中等职业学校时常因为经费的缺少，不能给予档案资料管理相应的基础设施。没有跟得上现在发展情况的档案管理设备和相应的空间就不能满足档案管理的要求。这样就会造成档案管理的缺失，资料的不完整和资料丢失的现象。

二、为解决上述问题应该采取的相应对策

为解决以上在中等职业学校档案管理中所存在问题，首先在领导层面就要加强对档案管理的认识，转变传统的思想观念，这样调整这个学校对于档案管理的看法，组织制定一个档案管理的工作小组，专门负责对档案管理人员配备与工作的指导。思想上观念的提高是基础，有了这样的基础，在其他方面的改革就会变得积极主动了。其次是选择专业的档案管理人员进行学校档案管理的工作。配备人员的素质提高了，工作的效率也会相应提高，业务熟练程度也同样会相应提升。同时学校还应该定期对档案管理人员进行档案管理方法和业务能力的培训，只有参加过培训且合格的人才能在档案管理岗位上进行工作。不合格的人员及时进行再培训或淘汰。以上都是对于人员上的建议，随着现代科技的不断进步，各类信息化程度的提高，网络的普及，档案管理也需要从传统的一面转化为现代化的管理。只有适应现代化的管理才能够有助于学校的发展与建设。将传统的管理系统进行革新必不可少的就是要加大有关档案管理的人力物力的投入，更新设备是不可或缺的。结合现代的信息技术，通过计算机进行档案的分类管理。除了纸质档案的保管与管理，还可以建立电子档案数据管理体系，有助于各个学校的资源共享与档案查询。

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二、房地产档案管理的现状

1.房地产档案管理没有制度化

房地产行业在?l展，相关的档案管理方式方法也应该发展，但是在现阶段的房地产行业规划中，档案管理制度并没有被重视。有的企业虽然有一些相关的管理制度，但是有一些或多或少的问题，导致最后并没有落实。所以对这些问题进行分析我们可以知道，相关的工作人员对于自己的工作并不是很重视，这样一来，市场的需求大，工作没有落实，这样的管理制度也就是个摆设而已，满足不了社会的需求。

2.相关的管理人员专业素养不高

工作人员的专业素养决定着工作的质量，现阶段虽然有很多的房地产公司会对相关的工作人员做一些相应的培训，但是在现实工作中并没有起到很好的效果，这些被培训的人员对于管理工作的认识不深，或者是读死书，没有将学到的知识应用到相关的工作中，做不到随机应变，很大程度上降低了工作效率。例如，档案管理的处理需要依赖计算机来处理，一些在房地产做档案管理的工作人员年龄较大，对于计算机的应用不是很熟悉，所以，这样就造成了工作效率的不高。另外，在工作过程中，档案管理部门没有做到其他部门提供的信息的及时处理，整理出相关的档案，也会造成效率的降低。

3.档案检索体系不高效

信息时代的到来方便了人们的日常工作和生活，信息管理解决了大量的手抄档案，然而，我国的一些企业并没有设计出相应的检索体系，对资料没有进行信息化的录入，也没有对这些文件进行归类和备份，这样就没有充分利用信息时代带来便捷，降低了工作效率。

4.档案体系单一

房地产的档案大部分都是纸张化的，另外是一些音频资料，视频和图片资料。然而，大部分的房地产企业并没有对资料进行收集，没有做出相关的信息处理，所以在遇到了人力范围之外的因素，如火灾，地震的时候，这样的档案资料就会流失，造成难以弥补的损失。

5.利用率太低

档案的建立是为了方便更多的用户，提高档案的利用效率。然而，在现阶段我国的企业中，档案没有做出公开化。想获取相关的资料是很困难的，如果人们在相关的问题上遇到了困难，需要了解部分的相关资料，也是很困难的。很多档案的管理人员对于这样的认识不够，另外网络化的办公没有普及，这样一来，档案的整理程度不够，信息的共享也没有普及，导致了这样问题的产生，加上房地产的资料是有变化的，没有做好相应的更新，也是导致档案的利用率低下的原因。

三、房地产档案管理的意义

随着经济的发展，人们对于房产的需求也慢慢增多，而与房产的相关档案的管理是直接影响着人们的房屋产权的证明，所以房产档案的管理是有重大的意义的，房地产档案是房屋产权登记管理的真实记录数据，是城市建设管理的重要部分。房地产档案的广泛性和变化性是今后相关工作人员做出规划的重要依据，是解决房屋纠纷的一手资料，也是法律意义上的财产证据。然而，在现实的工作中，资料轻利用重管理是普遍存在的，而且管理体制有许多的不合理性，没有正规的检索体系，管理人员的专业素养不高等这些问题都有待解决。

四、加强房产档案管理的对策

1.管理的方式方法适应时代的发展

随着房地产的档案资料增多，为适应时代的发展，需要实行人性化的档案管理制度。首先，社会的发展会使房地产的资料有很大的堆积，而对于这样的资料进行信息化的录入是很有必要的，另外对于档案的归类需要更人性化的处理，做好相关的管理工作是很有必要的，这样的管理才能使档案的利用率达到最大化。另外，对于相关的工作人员的工作考核制度也需要做出相应的变化，促使相关人员积极地解决相应的问题，优化整个档案管理工作。

2.提高相关管理人员的专业素养

人员才是整个管理工作的重点，所以对于人员的管理方式需要改变，这样才能提高工作的效率，一个房地产企业的档案管理人员如果没有责任意识，没有创新意识是非常恐怖的。所以对于相关人员的培训是很有必要的，要让他们意识到自己的不足，提高自己的专业知识和专业素养来满足工作的需要。定期性常规性地进行培训是不能缺少的，与时俱进，满足时代的要求才能使档案管理发挥更大的作用。

3.检索体系的合理化

档案的正确性直接影响着工作的质量，所以在对档案进行检索的应该要做到对档案的资料进行纠错，也应该对电脑进行定期的检查，防止不法分子入侵盗窃机密资料。

4.增强档案的利用率

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档案资料是日常工作中的基本资料，能为各项工作开展提供参考，有利于优化资源调配，提高工作效率。为促进其作用充分发挥，应该加强档案管理工作。虽然经济新常态下，档案管理各项制度不断完善，管理人员素质也在提高，现代信息技术逐渐应用到档案管理工作中，但档案管理仍然存在不足。

（一）管理人员专业化技能低。不少单位档案管理人员的年龄比较大，通常依靠传统经验开展档案管理工作，但对现代计算机技术的应用不足，不利于提高工作水平。多数档案管理人员缺乏专业的业务培训，导致工作人员缺乏专业档案管理知识。尤其是在新常态下，需要深层次了解档案资料内容，对档案信息进行扫描或数字化处理时，专业复合型人才缺乏。一些管理人员对这些知识和技能掌握不足，业务水平较低，工作技能不足。再加上档案管理人员待遇较低，工作队伍稳定性较差，相应的管理培训制度不健全，制约管理人员专业化水平的提高。

（二）管理工作水平相对较低。很多单位领导对档案管理工作的重要性认识不足，相关制度没有严格落实，不注重提高档案管理人员综合技能，档案管理工作的规范流程没有严格落实。再加上资金投入不足，计算机、扫描仪等设备利用不足，难以提高档案管理数字化水平。不利于有效开展档案管理各项工作，与经济新常态的要求也不相适应。

（三）管理的规范化程度不高。提高档案管理规范化程度，严格遵循管理流程，做好档案资料记录和编号工作。有利于规范档案资料存储，方便资料档案查阅和使用。但目前档案管理队伍不稳定，管理人员专业技能不足，再加上一些单位对档案管理不重视，档案资料编号和存储不到位，制约检索效率提高。例如，档号、案卷标号不统一，存在残卷、乱卷现象，或者资料堆积，没有认真编号和存放，影响档案资料的查询和利用效率的提高。

二、经济新常态下档案管理的优化对策

为促进档案管理水平提升，弥补实际工作存在的不足，结合新常态和新要求，可以采取以下优化对策。

（一）提高管理人员专业化技能。引进管理技术水平高，责任心强的档案管理工作人员，充实档案管理队伍。单位领导要增进与档案管理人员的联系，共同探讨档案管理的特点、流程、技术要求和工作规律，邀请专家开展讲座，组织课堂授课，参加研讨会，丰富管理人员的专业知识和综合技能。档案管理人员要加强职业道德学习，提高职业道德水平。注重信息技术、扫描技术、多媒体技术的学?，确保档案管理紧跟时代步伐。

（二）提升档案管理工作的水平。严格遵循《档案法》的规定开展档案管理工作，制定并严格落实档案管理制度措施，有效保障档案管理各项活动顺利进行。针对管理意识薄弱和管理不规范现象的发生，应该树立“制度至上”观念，推动管理工作制度化和规范化。成立专门领导工作小组，合理安排管理人员，完善机构设置，配备档案管理人员，健全档案管理规章制度。另外还要严格落实档案管理业务流程和技术规范，细化具体工作步骤。注重加密技术、防火墙技术应用，确保电子档案资源安全，健全并落实档案资料收集、整理、统计、利用、封存制度，并严格落实档案管理规范流程。

（三）增强管理工作规范化程度。适当提高档案管理人员待遇，激发他们工作的积极性，让档案管理队伍保持稳定。另外还要严格执行《档案法》的规定以及单位有关档案管理的各项规章制度，确保档案管理严格遵循规范流程进行，努力提升档案管理规范化水平。注重档案资料整理，确保档号规范、正确，案件标题统一，防止出现残卷或乱卷现象，实现有效提升档案管理工作水平的目的。做好档案管理各项记录工作，保证资料存储有序、到位，方便查阅和使用，有利于快速检索到所需要的档案资料，努力提升档案管理规范化程度。

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中图分类号：G647文献标识码：A

文章编号：1009-0118（2012）04-0192-02

一、教学档案的重要作用

（一）为提高教学质量，加强教学管理提供参考价值

高等院校的中心任务是教学，而其真实记录的教学档案，详细、真实地展现了教学工作的全貌。院系领导借助已分类的教学档案，研究教学内容，总结教学经验，改革教学方法，为日后的教学活动提供借鉴和分析，从而才可能提高教学质量。此外，教学规划的制订和完善、专业和课程的设置、教材的选择和使用也需要从教学档案中去寻找依据，这些依据直接影响到教学活动的成败和教学质量的优劣。因此，教学档案在教学管理中有着非常重要的作用和意义。

（二）能为开展教学评估、规范办学提供重要材料

高等院校评估是一项促进高等教育质量提高的长效机制,是国家对高等教育进行宏观管理的有效措施。任何一所高校要接受本科教学工作水平评估，无论是评估的程序，还是各级指标体系的数据结论，其支撑材料都离不开二级学院原始的教学档案信息。如果没有这些真实可靠的档案和数据作为依据,再好的自评报告也会显得空洞乏力，就难以在评估专家面前准确地阐清历史事实，分析学校的过去和现状，难以科学地总结历史发展规律，评估工作就难以进行。因此齐全、完整的教学档案是学校顺利通过教学评估的必要条件,它将直接影响到学校教学评估的结果，是高等院校教学评估的基础和依据。

（三）能为考核教师工作成绩提供重要依据

作为督查教学活动、规范教学行为主载体的教学档案，客观地记录了教师教学活动的历史情况，反映了教师的执教态度、行为和水平，如授课计划、教案讲搞，试卷批阅，及学生评教等等，这些都是真实的原始材料，是检验教师是否在按照教学基本要求严谨治学、是否在自己的专业领域中不断拓展与提高等重要作用。因此教学档案为考核教师知识水平和业务能力提供重要依据，建立了教学档案可使考核消除“口与无凭”的障碍，使之有凭有据。

（四）为领导制订科学决策，开展各项工作提供参考和咨询

教学档案以知识载体的形式凝结着广大教师从事教学活动成功的经验和失败的教训，记载了教师和教学管理人员在教学过程中不断探索形成的最新教学研究成果。它收集了历年的教学计划、教学大纲、教学文件、合作办学、各种类型的教学会议、教材建设一体化方案等等，这些档案可以为领导进行科学决策，开展各项工作提供比较详尽的参考依据和咨询材料。二级学院的教学档案是一个学院教学活动的一部历史，借助它，帮助人们了解过去的历史，认清现状，开拓视野，预见未来，从中寻求学校发展的基本过程和规律，作出切实可行的科学决策，促进学校工作的发展。

二、二级学院教学档案管理的现状

（一）院系领导对教学档案的重视不够，教职工档案意识淡薄

有的院系领导只重视教学工作和其他管理工作，而对发展基础之一的教学档案的管理，不论在管理系统的设计、现代化档案管理条件的完善，还是在专兼职人员的配置和培训方面，都较少列入领导的议事日程。

（二）院系教学档案管理规章制度不健全

教学档案管理是一项技术性、专业性很强的工作，应当有相应的技术规程来规范它。高校二级学院的档案管理工作一般情况下起步较晚，缺乏系统的规划、管理制度和工作细则，导致教学档案的形成、收集、分类、整理以及归档程序处于比较混乱的局面。另外尽管有的院系有一些档案管理制度，但归档范围中的内容过于抽象：只大致规定了一些需要归档的材料内容，而没有关于归档的时间要求和奖罚措施，档案材料的形成对象和移交对象不够明确，这种归档制度，实际上是一纸空文，没有真正意义，引不起执行者的高度重视，从而造成档案的收集不全，档案材料质量不高的现象。

（三）教学档案管理人员不稳定，缺乏专业队伍

要做好教学档案管理工作，需要一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。但目前多数二级学院的教学档案管理由教学秘书兼任，他们大多数未接受过专业知识的培训，主要精力集中于教学管理和日常事务，档案意识和档案管理水平不高，缺乏档案工作者必备的基本理论知识和专业技能，在实践中必然会使归档文件材料的质量难以保证。

（四）教学档案材料管理手段落后，数字信息化水平偏低

21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对档案管理工作提出了新的挑战。可是目前多数二级学院的教学档案管理现代化手段还处于起步阶段，计算机教学档案管理还局限在目录检索上，利用率还较低，档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下，不能适应高校本科教学评估工作方便快捷地检索、调取并有效利用档案信息的要求。同时由于现代化水平不高，档案的文件级目录及文件的重要内容未能录入计算机，增加了档案检索的难度，致使档案利用耗时长、查准率与查全率较低，难以适应现代教学和教育事业发展的需求。随着高校规模的扩大、层次的提高，生成的教学档案数量成倍增加，如果不利用现代化手段，就很难适应形势发展的新要求。

三、措施与对策

（一）引起领导重视，加强全院教职工的教学档案管理意识

高校二级学院教学档案的质量取决于领导对它的重视程度。作为院系领导，首先要克服档案人员和档案管理工作可有可无的思想，要把其真正纳入学院教学工作计划，列入主管领导议事日程，把教学档案工作作为教学管理工作中的一项重要内容来抓，并列入相关人员的职责范围。重视档案人员的配备，保持管理队伍的相对稳定性。增加投入，改善档案保管的条件，及时研究和解决教学档案管理工作中存在的问题。档案管理人员应转变观念，树立全新的服务意识。积极主动地想办法，创造性地开展工作，主动寻求教学和科研工作者的理解和支持，充分发挥教学档案在教学科研中的重要作用，不断提高教学档案的服务水平。学院其他人员应对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。档案形成者的档案意识与档案质量有着密切的关系，要在全院范围内全面深入反复地进行教学档案工作意识的教育，增强领导和广大教职工的档案意识和档案法制观念。

（二）建立和完善教学档案管理制度，提高管理质量

二级学院应依照《档案法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法律法规，制定相应的教学档案管理制度和教学档案管理实施细则，对教学档案的归档范围、档案保管借阅制度以及立卷归档的程序等做出明确的规定；对教学档案管理者提出明确的工作目标和工作要求，制定相应的教学档案管理责任制，不仅相关领导要承担相关责任，还要让院系所有的教师都承担一定的教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理，定期或不定期地交教学档案员统一汇总后存档；学校档案部门要加强对院系档案工作的指导与业务的培训，定期开展对基础档案工作的督查，建立一套科学、合理、严密、规范的管理制度，促进院系教学档案工作的规范化建设。

（三）稳定教学档案管理人员队伍，提高业务素质

学院领导要将教学档案员的工作成绩与待遇结合起来，调动他们的工作积极性。在继续教育、职称评定、提高学历层次等涉及兼教学档案员的切身利益的问题上给他们提供条件，激发他们对档案工作的热情，也能使教学档案员安心从事档案工作，维护档案员队伍的稳定。档案管理人员的素质直接关系到教学档案工作质量，档案部门要做好对兼职档案员的业务知识和业务技能等方面的培训，使其具备一定的档案专业知识，在实际工作中能够较好地完成档案收集、整理、保管和提供利用等能力。另一方面，兼职档案员要加强自身的业务学习，不断拓展自己的业务知识，努力学习和掌握办公自动化和档案管理现代化的相关知识和技术。只有这样才能更好地完成学院各类档案的收集、整理等相关的工作任务，更好地为高校的发展建设服务。

.（四）加强教学档案的数字化和网络化建设，不断提高服务质量

目前计算机的广泛应用和互联网的高速发展，促使档案管理也要跟上时代的步伐，必须积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，打破纸质档案一统天下的局面，逐步形成纸质档案、声像档案、电子档案并存的新格局，利用新技术和手段管理档案是档案事业发展的必然趋势，也是提高档案管理水平和档案管理工作的一项重大措施。

综上所述，二级学院的教学档案是高校档案工作的中心工作，是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源。只有做好了教学档案的管理，才能真正地服务于教学工作，体现出教学档案的价值，所以不管是院系领导，档案工作者，还是一线教师都应重视教学档案的管理工作，让其在高校教学改革和教学发展中发挥信息资源的作用，使得教学档案管理能够更好地为高校教学管理服务。

参考文献：

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关键词 医院；档案管理；现状；对策

近年来，随着国内医疗改革的深入，医院内部管理水平得到了极大的提升，也取得了一系列的建设成果。在医疗改革的背景下，怎样加强医院档案管理工作成为摆在我们面前的一个重要课题。做好档案管理对促进医院发展具有非常重要的意义，它不但是医疗体制改革的必然要求，同时也是医疗改革政策方案得以贯彻落实的有力保障。医院档案管理工作一般是收集医院运行过程中所产生的各类有价值的信息资料，结合这些信息资料，医院管理者和相关部门能够作出更加科学的决策。对临床医疗而言，档案材料的有效利用可以帮助医院临床研究工作更快速地发展。另外，对医院自身和患者来说，档案材料是重要的凭证，如果存在医疗纠纷，能够作为证据使用，由此可见，做好档案管理工作意义重大。

一、当前医院档案管理工作的现状分析

（一）不重视档案管理，相关制度不完善。一直以来，档案管理工作都是医院内部管理中的薄弱环节，究其原因，主要是档案管理并不属于医疗工作的组成部分，不像医疗诊断等工作一样给医院带来经济效益。因此，大部分医院的领导常常会忽略档案管理，他们关心的重点主要是在提升医院经济效益方面，而对可以产生科研价值的档案管理工作并不关心。医院的领导层常常会在医疗诊断等工作项目上制定出完善的系统的规章制度，但往往不重视与档案管理工作内容相关的制度建设。另外，医院内部的工作人员（普通医务人员与档案管理工作人员）也并不重视档案管理工作的有效性，没有树立正确的档案管理意识。比如对医院档案管理人员来说，他们往往是各类档案材料的直接接触者，但一部分档案管理人员觉得自己的工作内容仅仅是对这些信息材料进行简单的归档整理，在工作过程中也常常会出现人为失误。

（二）档案管理不规范，归档内容不明确。当前国内的大部分医院都存在档案管理工作不规范的问题，随着现代科学技术的飞速发展，越来越多的现代化管理技术被广泛应用于各行各业，但因为医院内部档案管理意识薄弱的问题，一些医院管理者迟迟未将提升档案管理工作效率提上日程，导致档案管理工作方式落后，管理水平不高，存在不规范的问题。比如说一些医院档案管理人员连究竟应该对何种信息材料进行归档都不明确，即便是对归档的信息材料进行了规范，也不以统一的标准作为参照，常常是以档案管理人员的主观意愿为主。另外，现代医学技术飞速发展，医院档案信息材料必然会更加丰富，如果我们不对档案管理工作进一步进行规范，明确档案材料的归档内容，将会在很大程度上制约医院的发展。

（三）档案人员的工作能力、综合素质不高。医院档案管理工作是一项复杂系统的工作，对于相关管理人员的专业要求非常高，不仅要求档案管理人员拥有较强的办公能力，同时还必须要对档案管理工作相关的法律法规有深入的了解，拥有较强的协作能力与计算机应用能力。但目前大部分医院的档案管理工作人员对专业知识并不精通，在上岗之前并未参加相关的培训，这样就非常容易导致档案管理工作落实不到位，在信息材料的收集归档以及后期利用的过程中无法有效开展工作。同时，因为档案管理人员的管理意识不足，风险意识不强，不具有档案保管与收集意识，从而导致档案材料无法得到妥善管理，造成档案材料的遗失、泄密等严重后果。而管理人员职业道德素质存在的问题也会对医院档案的管理造成很大的影响，甚至会阻碍医院的健康发展。

二、新时期下做好医院档案管理工作的对策

（一）树立档案管理意识，完善档案管理制度。要增强医院档案管理工作的有效性，首先必须要积极更新观念，树立现代档案管理意识。医院管理人员和档案工作人员必须要意识到做好档案管理工作的重要性，要利用学习、培训、宣传等多样化的途径，让医院管理层到普通职工都积极参与到档案管理工作中来，为促进医院档案管理工作科学化、规范化开展打下良好的基础。此外，医院档案管理工作内容丰富，必须要有完善的管理制度作为保障，构建档案管理工作制度必须要涉及到档案管理工作的每个流程，我们可以把奖惩制度和激励制度引入档案管理工作制度之内，对及时规范完成档案管理工作的相关人员进行奖励，而对于工作不积极，存在诸多问题的档案工作人员给予一定的惩罚。这些制度应该纳入医院内部考核评价机制之中，从而确保档案管理人员的工作积极性得到有效提升。站在动态管理的视角而言，笔者认为医院档案管理制度的建设必须要结合医院运行实际，组建档案管理工作小组，挑选出一批工作经验丰富的档案管理人员作为组员，共同讨论制定档案管理制度，确保管理制度的科学性和针对性。

（二）提高医院档案管理人员的综合素质。医院档案管理工作内容繁杂，现代档案管理技术的应用对档案管理人员提出了更高的要求，因此，我们必须要加强档案管理队伍建设，努力提升医院档案管理人员的专业素养。其一，作为档案管理工作人员，必须要树立责任意识，进一步提升自己的业务水平，积极更新管理理念，通过各种途径的学习来增强自身的专业素养，努力掌握管理新技能，用现代化的管理手段来增强医院档案管理工作效率，推动医院的健康发展。其二，医院方面要建立一直高素质、高水平的档案管理队伍，把现代化的管理理念引入医院内部管理工作中，做好针对管理人员的技能培训，为他们营造更多的提升机会，同时要完善相应的绩效奖惩制度，最大限度地激发档案管理人员的工作积极性。

（三）加强信息化建设，提高档案利用率。现代科技的发展和应用要求我们必须要转变过去那种档案管理方式，在日常的管理工作中积极应用现代化管理技术。医院方面应该提高对档案管理工作的财力投入，提供现代档案管理工作所需的计算机、扫描仪等设备，推进档案管理信息化建设。运用计算机网络技术能够帮助我们更好地对医院档案材料进行保管，不仅可以保证档案材料的完整，同时也可以帮助档案使用者更快速便捷地查找需要的材料。另外，我们还必须要充分挖掘档案材料的价值，提升档案材料的利用率，要结合实际需求，把握好档案保密和公开的规律，及时调整其关系；或者利用有偿服务的方式，构建档案收入和资源提供的良性循环系统，努力丰富档案数据库的内容，收集更多有价值的档案资料，让档案材料的价值得以更加充分地发挥。

三、结语

总而言之，医院档案管理工作属于医院内部管理工作的重要组成部分，对医院来说非常重要。档案管理所提供的信息材料能够为医院各项工作的开展提供有价值的依据和线索。在当前的形势下，医院档案管理工作同时面临着机遇与挑战，我们在努力完善档案管理工作的同时，必须要准确把握时代脉搏，树立现代化的档案管理理念，结合医院的实际情况，采取有针对性的管理方式，从而推动现代化医院的建设和发展。

参考文献：

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1诉讼档案的含义

检察诉讼档案是人民检察院以办理案例为目的，依法进行诉讼活动所形成、具有查考利用价值，并按照有关规定立卷归档，集中保管的诉讼文书、声像材料及其它材料的总和。主要分为四类，即：侦查、审判监督的刑事案卷；直接受理立案侦查的刑事案卷；控告申诉案卷；民事、行政诉讼案卷[1]。人民检察院的诉讼档案是检察活动的记录，真实地记录着检察活动的始终，不仅是是检察业务工作成绩的重要承载，而且是国家财富的重要组成部分。[2]

2基层检察院诉讼档案管理的现状及问题

通过近年来的努力，基层检察院诉讼档案取得了一定的成绩，但是在新形势下，基层检察院诉讼档案管理也存在着一些问题。

2.1档案意识不强，管理效果不佳

目前，院内各部门没有充分认识到档案管理工作是检察院工作的一个重要组成部分，大部分检察人员存在着“重办案轻档案”的思想，没有对本部门的收集立卷工作进行检查，认为这是档案室和档案管理人员的职责，长久下来，给档案管理人员增加了负担，再加上专业档案人员的缺乏，档案部门督促不力，整个诉讼档案管理效果欠佳。

2.2诉讼档案的文书材料收集不全，档案质量差

基层检察院的诉讼档案管理中经常存在质量问题：首先，由于我国法律体系不是很健全，加上办案人员的档案意识不强，造成大量的诉讼文书材料归档不及时，归档材料质量较差。其次，档案人员在接收案卷材料时，没有认真检查，部分案卷缺少讨论案件记录和阅卷笔录等；卷内材料排列混乱，重复文书材料、与定罪量刑无关的材料没有剔除。再次，部分案卷材料中使用劣质字迹，如使用圆珠笔、铅笔、复写纸等。使用这种不耐久的字迹材料极易使字迹模糊、扩散，不易长久保存，严重影响诉讼档案的保管质量。最后，部分案件的承办人没有书写法律文书编号，如审查批捕、案件意见书不编号；诉讼案卷的封面年度、字第号填写不规范、不统一；有的案卷，案件承办人不签名，没有填写负责人，造成了一定程度的归档困难。

2.3信息化建设情况差，信息资源利用率低

当前各级检察院都在进行信息化建设，但是，目前基层检察院的档案信息化建设仍然存在一些问题。一般基层检察院的诉讼档案的信息化管理仅仅是条目管理，没有延伸到全文管理；运用单机版管理软件或借助EXCEL、WORD表格进行检索，没有实现信息资源共享，查找档案非常不便；对于产生的大量电子文档，没有引起重视，使得大量电子文件信息流失。大部分的基层检察院档案室保存着大量的诉讼案卷，这些案卷中蕴含着丰富的信息资源，但是一般都只是按规定收集、整理，没有对其进行开发利用， 档案人员只是等待查阅者上门查阅，档案信息资源没有进行有效的整合和利用，档案信息资源利用率比较低。

2.4档案管理基础设施设备和条件不足

随着社会经济的快速发展和社会法律意识的提高，检察院工作的深入开展要求档案管理工作水平也要进一步提升。一般基层检察院的档案库房选址都不符合档案建筑设计要求，不利于诉讼档案的保管和利用；其次，基层检察院对档案工作的投入，仅限于1-2台电脑和1台打印机，缺乏除湿除尘设备、消毒设备和温湿度测量仪等，没有防虫防有害生物的有效措施，没有实现档案管理的现代化，基础设备和条件较差，不利于诉讼档案的保存。

2.5缺乏专业的档案管理人员

随着人们法律意识的增强，诉讼档案的增多，各类基层检察院的诉讼档案剧增，但档案管理人员仅配备1-2名，更换频繁。大多数情况下，这些档案管理人员都没有专业的档案管理知识，且没有经过专业的技术培训，无法对本机关各业务部门诉讼文书材料的立卷归档工作进行指导、监督和检查。在面对数以万计的诉讼档案时，无法准确而又有效的进行收集、整理、保管、利用等工作。有些基层检察院因人员紧张聘请兼职人员和实习生管理档案，没有统一的标准，加上缺乏责任心，致使诉讼档案管理缺乏统一性、科学性和规范性，给诉讼档案的利用带来很多麻烦。

3加强基层检察院诉讼档案管理的对策

3.1提高对诉讼档案工作重要性的认识，完善诉讼档案管理制度

诉讼档案工作对整个检察院工作的重要性不言而喻，要让每一个领导干部和检察人员都充分增强档案工作意识和档案法制观念。首先，把档案分级管理职责要落到实处，把档案工作列入重要议事日程，通过过问、检查、督促档案管理工作，为档案现代化管理工作提供物质保障创造条件。[3]其次，要把诉讼档案管理工作与检察院的岗位负责制和年终考核联系起来，以增强全院其他部门领导、检察人员和档案管理人员的责任心与事业心，加强诉讼档案的管理。

3.2严格规范诉讼档案材料的收集、整理、立卷工作，提高诉讼档案质量

案件负责人需要负责每个案件的文书材料形成、积累、整理，保证归档文件材料的完整、准确，并检查诉讼材料是否齐全、完整、是否符合要求，如果有遗漏或不符合要求的，要及时补齐或改正，对于无法补齐的文件，要在案卷备考表中说明。卷内材料应按照实际办案程序依次排列，各种证据材料，可先按材料的名称、问题等特征分类，再按时间顺序排列，将主要证据排列在前，辅助证据排列在后。案卷应有卷皮、卷内目录和备考表。卷皮、卷内目录所填内容应与卷内材料相符，卷皮除目录号、卷号外，都应用字迹耐久的蓝黑或碳素墨水逐项准确填写，字迹要工整、清晰、规范。归档的诉讼文书必须按年度、程序、一案一号的原则，结案后，由案件承办单位整理立卷，于翌年第二季度移交档案部门，并根据《人民检察院诉讼档案保管期限表》划出保管期限。

3.3加强诉讼档案的现代化管理、信息化管理

现代化管理不仅可以大大地增加库房的库容量，而且还能提高查找速度、查准率和查全率，诉讼档案要实现现代化管理。面对日益增多、纷繁复杂的诉讼档案，要改变传统的管理模式，实现诉讼档案的纸质和电子“双套归档”管理制度，加快实现档案的电子化管理，各个基层检察院要逐步实现计算机管理和信息化管理，实现与市院网、省院网、及全国检察院接轨的局面，实现资源共享。积极引进利用先进的档案管理软件，实现计算机自动检索，提高工作效率，节省时间和空间，为诉讼档案的利用提供便利。

3.4加大对诉讼档案的基础设施的投入

加大对诉讼档案基础设施的投入，加强诉讼档案基础设施建设，有利于实现诉讼档案的规范化、科学化管理。档案库房的建设要严格按照档案库房建设要求标准，同时要购置诉讼档案管理所需的档案装具、除湿除尘设备、空调、防火系统、复印机、打印进、电脑等设备，还要积极加大适应诉讼档案管理实际工作需要的软件设备的开发和利用，加速实现档案的现代化管理，实现具有检察院特色的办公自动化管理和传统手工管理的有效结合。

3.5加强学习培训，提高档案工作人员的综合素质

新时期，档案管理规范化的新形势、新内容、新变化需要一支拥有一支高素质的检察档案管理人员，这是提升检察机关档案服务能力建设的核心和关键所在。首先，要加强档案工作人员的责任心和事业心，提高档案管理人员的档案意识；其次，加强对档案管理人员的档案业务学习和培训，使掌握利用计算机技术和现代化科学技术进行档案管理的方法和技能，积极主动开发利用诉讼档案资源，以适应档案工作发展的需要。最后，完善激励机制，可以考虑设置检察院档案管理人员先进工作者奖项，充分调动基层检察院档案管理人员的工作积极性和主动性。

人民检察院诉讼档案管理是一项系统性工作，各个基层检察院需要结合自身实际情况，积极稳妥地开展诉讼档案的管理、利用工作。

参考文献

[1] 杨玲.浅谈基层检察院诉讼档案归档中应注意的几个问题[J].档案与建设，2006（S1）.

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中图分类号：G647.24　文献标识码：A

文章编号：1673－2111(2008)10－072－03

作者：宗青，湖南财经高等专科学校讲师；湖南，长沙，410079

学籍档案，对于即将走向社会的毕业生来说是极为重要的“信誉卡”，原因在于他记载着大学生成长经历，思想品德、学习成绩、个人特长及身理心理健康状态等信息。是反映学生综合素质的重要依据。准确齐全、完整规范的学籍档案，既是大学生在校学习期间德、智、体、美等方面的真实写照，又为学生毕业时用人单位招聘人才提供重要依据，而且在毕业生将来步入社会上岗后的定岗、定职、晋级、出国深造等方面发挥重要凭证作用。所以规范高校学籍档案、建全管理制度是前提。

一、学籍档案的特点

学籍档案作为教学档案管理工作的重要组成部分，是学校对学生在校期间进行管理、考核时直接形成具有保存价值的历史记录，它的形成与其它档案的形成有着很大的区别。

(一)、学籍档案形成的周期性

学生在校的活动形成了学生档案，学生档案的形成周期与其它档案的形成有许多不同之处。例如：文书档案整理规定跨年度的文件，除年度计划、总结等文件外，原则上不允许组在一个案卷中；科技档案的整理要求以一个项目、课题等为对象，组成若干案卷，卷内文件形成时间不受年度约束；教学档案整理则要求，以一个学年度为单位进行归档。而学生学籍档案作为教学档案的组成部分，其形成周期又有自身特点，每个毕业生的学籍形成周期是从学生入校起至毕业为止四年的连续记录，因此学籍档案形成是有它自身的周期性。

(二)、学籍档案内容的广泛性

学籍档案的内容与其他档案有很大的差异，它不但反映了学生的个人情况，而且反映了院(系)常规教学和管理情况，其涉及面是广泛的，涉及内容是多样的，具有广泛性。例如：文书档案中多项内容不允许组在一个案卷中，而学籍档案的内容包括学生在校四年各门课程的学业成绩、奖惩情况、学籍变动情况、毕业资格审核、个人基本情况以及家庭基本情况等。

(三)、学籍档案电子文件与纸质文件的共存性

院(系)学籍档案的管理通常采取纸质档案与电子档案共同管理的形式，也就是采用双轨制。双轨制管理的好处在于能够从大量原始文件中快速地调阅所需的内容，大大提高了学籍工作的管理效率，检索速度和查准率。

二、目前高校学籍档案管理的状况

学籍档案作为学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占比率较多的一部分，它真实的记录了每一位学生在学校的成长历程。然而，不少高校的学籍档案管理手段还相当滞后，很难适应当前形势发展的需要。主要表现在以下几个方面：

(一)、原始学籍档案的信息数据不完整，整理不规范。

学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任老师负责填写、保管，个别班主任的档案记录不规范，有的使用圆珠笔、铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；有的未按要求填写，经常出现缺栏、少目现象，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；同时，由于信息登记不完整，提供资料欠准确：容易造成同名同姓学生的档案混乱；给毕业生办理档案时引起麻烦。还有的高校原有学籍档案的检索工具仅仅是手工抄写制作的案卷目录，且由于学籍档案数量太多，有的没有制作相应的全目录，因此，一旦查阅档案者记不清楚确切的毕业届次、班级时，仅靠记忆检索，就犹如大海捞针，花费了大量时间也不一定能找到，大大影响了档案的查全率、查准率、给查阅者和档案员带了一定困难。

(二)、档案材料内容空泛，不能真实反映学生综合素质。

集中体现在毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺泛个性特点。由于毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而他的社会活动能力，组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。而这些内容恰恰可以从某种程度上反映学生的综合能力和素质，也正是用人单位所需要了解的重要情况。

(三)、档案使用效率低，转递较为混乱。

一方面虽然绝大部分高校学生档案室配有计算机，但没有一套完善的管理系统，毕业生材料没有全部输入进去，其作用难以真正发挥。另一方面，目前高校毕业生档案基本上是落实具体单位之后才能将档案转递出去，在这些转递过程中，难免会造成档案遗失现象

(三)利用现代化技术进行开发利用的程度很有限。主要表现在国家实施电子注册制度之前相关的学籍档案管理，属非公开上网范围，但实际操作起来有诸多的困难：

其一，1994年《分类法》颁布之前，高校档案管理没有统一标准，涉及学籍档案管理材料的管理潜在着不规范的可能；由于历年的招生与录取名册、学生学籍表、成绩表等的填写以手写体居多，多年来经手的人众多，书写难以规范，其中涉及的数据繁复，表格规格多样，要对这些材料进行电脑管理并非一蹴而就。

其二，纸质与磁性介质材料的收集脱节。办公自动化的条件下，教学部门定期对在校学生成绩进行计算机著录，待学生毕业后形成一份完整的纸质材料移交给档案部门，由于受到技术维护、保密措施、病毒预防等因素的制约，历时几年后与纸质材料相匹配的磁性载体其完整性、安全性难以保障，故不同载体要达到同步、完整收集有一定的难度，这在客观上影响了档案部门现代化管理的进程。

三、网络招生对学籍档案的影响

目前高校远程网上录取或局域网录取，与传统的招生录取方式相比，考生电子档案建立以及被网上录取考生的纸质档案的管理方面存在较多混乱，表现在以下方面：

一是考生电子档案所反映的内容不够清晰有效，有的指标表达的含义对高校老师而言还存在理解上的困难。

二是电子档案中的“考生评估”一栏填写的内容不真实，有的省份填写认真，有的省份则只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。

三是被录取考生纸质档案建档、寄发存放混乱。过去，开学后全部学生档案都能到齐，便于对考生进行复查。实行网上招生后，纸质档案寄发变成多途径，有的是考生自己带到学校，有的是由招生办寄发，有的省份仅送一张录取学生电子档案光盘到高校了事，给高校学生学籍的档案管理带来了很多不利的因素。

四、规范学籍档案管理的对策与措施

高校学籍档案管理工作是一项繁、杂、重的工作，随着办学规模的扩大、专业设置和学生人数的增加，原来的学籍管理体系已不能适应高校发展的要求。因此， 运用先进的信息传播技术建立一套完整的、规范的学生学籍信息资料管理系统，以便快捷地录入、统计、查询、检索学生的各类信息，及时了解学生的学习情况，使不同校区、系部的分级管理达到资源共享，协同管理，实现管理信息化、规范化和科学化。笔者认为学籍档案的管理机制应根据高教改革的发展趋势和高校学籍档案管理的需要，对学籍档案的管理可从以下几个方面考虑予以规范：

(一)、加强对学籍档案的基本管理。

1、增强档案意识，健全规章制度。增强全员档案意识是搞好高校学籍档案工作的重要保证。可采取编制《档案法学习材料》组织全校师生学习，进行档案法知识竞赛，在简报上开辟档案知识栏，以定期介绍档案小知识等手段提高全员档案意识，同时健全档案管理制度，使档案工作有明确的岗位目标责任制。

2、抓好各个环节，规范档案管理。从学生一进校起就要把新生的各类表格、卡片进行统一保管。笔、字、项目、页码、组卷、装订、检查、转递等都必须统一规范。

3、采取计算机检索，提高利用率。学校档案室应购置专业的档案管理软件将学籍档案的案卷级、文件级条目全部录入计算机，借助计算机查阅学籍档案，以提高档案利用的查准率和查全率。并可采取以下构想：

(1)网络版学籍管理系统的构想。根据当前高校学籍档案信息管理的发展趋势，以及本校跨校区延伸管理和二级学院分级管理的实际情况，可建立网络版学籍管理系统的构想。它由学籍信息管理、成绩信息管理、教研室成绩报送、信息查询等几部分组成。该系统从学生入学、在校期间到毕业发证等全过程实现“一条龙”学籍档案信息化管理。

(2)学籍信息管理模块的构想。学籍信息管理模块不但可以批量录入数据，而且可以从招生库等其他数据库导入相关学生资料，按不同校区、系所、专业、学制编班编学号，建立全校学生的基本信息数据库。可以根据不同条件快捷地查询各年级、各专业的学生情况，并进行学生休学、复学、留级、退学等学籍异动管理。学生基本信息库里的资料可以和国家教委的“普通高等学校学籍学历管理系统”的相关数据进行导入、导出处理。

(3)成绩管理模块的构想。成绩管理模块把过去的成绩库、补考成绩库、重修成绩库等合并成网络版的成绩库，库里有学号、姓名、分院、系所、培养层次、班级、专业等字段，可供查询学业成绩用。在满足不同的条件下，可以统计不同年级、不同专业的学业成绩、年级排名，各种数据报表的统计、制作、打印等。

(4)成绩报送。各科考试完毕，相关教研室登陆校园网上的“学生综合信息管理系统”，录入学生成绩并进行试题分析、打印学生成绩频数图及成绩册，同时将考试成绩从网上“提交”给学籍管理科，学籍管理科审核后，再将成绩“提交”到学校学生总成绩库，有关人员即时可在校园网各终端机上查阅学生的考试成绩。

(5)学籍信息资料查询。各终端用户，如不同校区，二级学院、教研室及相关人员可以根据操作权限在校园网上查询在校学生人数、学生的个人资料和各科成绩；学生可以通过校园网查阅并校对自己的学籍资料，查询各科学业成绩；学生的在学成绩单、学生证、考试证和学籍卡等可以打印出来；二级学院、政治辅导员可在校园网上查阅学生的补考、重修人数、考试成绩、平均成绩、打印学生成绩册等。学籍信息管理系统的应用，可以避免数据录入过程的人为误差，减少重复劳动，提高工作效率。同时，它与其他的教学管理系统实现资源共享，实现教学管理规范化、信息化和科学化。

(二)加强网上招生档案的管理。

1、制定相关规定，明确考生档案管理的政策要求。招生办必须在每次考生建立电子档案的同时，建立纸质档案；被录取的考生档案中，应包括电子档案和纸质档案；被录取考生的纸质档案一律由招生办归中管理。

2、保证考生档案填写内容的真实性与档案内容的完整性。考生纸质档案归档项目要统一规范，全日制、函授生、自考生层次教育的档案都应归入纸质档案，内容包括毕业生登记表、考试成绩登记表、学生评估表、奖惩情况等，对已参加工作考取大学的考生档案还应包括其中工作期间的档案材料。

3、各招办应承担学生纸质档案寄发职责，确保考生档案的安全性与及时性。为保证数据的完整和防止篡改，档案部门对档案要定期备份。

4、各校应尽快建立纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式。要确保考生纸质档案能及时准确到位，没有到位的考生纸质档案要及时向考生所在招生办催交；为便于今后查阅，必须对考生电子档案信息刻录成光盘。

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随着社会不断发展和网络电子信息化的日新月异，档案作为一种原始记录是历史的真凭实据，它在社会上的使用范围及利用率在不断攀升。而现有的档案传统管理模式及手工翻阅查询方式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理数字化的优势已日益突显，形成及时、准确、系统的数字化档案网络，成为档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。

一、档案数字化的优点

1、节约时间，提高效率

数字化档案的实施利用，极大地减少了人们对档案的查询时间，提高了效率。传统的档案查询方式基本上都是手工翻阅，要想查询一本比较厚的档案资料，工作人员就需要花费很长时间，这是既浪费时间也降低办事效率的表现。而数字化电子档案可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。改善了查询的时间和空间问题，给查询人员带来了更有效便捷的方法。

2、成本的节约

利用数字化技术管理档案，在很大程度上降低了管理成本。传统的档案管理，为了提高档案的利用率，都是采用增加档案工作人员和加大办公费用的方式的，导致档案管理的成本不断增加。而数字化档案的机读档案技术取代了传统的以纸质为载体的档案信息，节约了由于复印、打印、装订所产生的费用，同时也节约的档案库房的使用面积，极大地降低了档案的管理成本。

3、利于保护档案原件和对档案的充分利用

数字化档案取代纸质的档案后，人们查阅档案主要是在计算机上调阅并直接输出，减少了对原始档案的翻阅次数，尤其是保存时间比较长的档案材料，它们本身就容易破损，而进行数字化处理后，对其起到了更好的保护作用。另外，数字化电子档案在提供原件阅览的同时，还能够根据利用者个人的需要对其中的信息进行分类、统计、打印等。档案工作人员还可以根据需要对电子档案进行编辑，从而节省时间。

二、中学档案管理的意义

1、基础性

中学档案管理是学校各项工作的基础，是保证学校教学工作、教学改革、教学研究和教学发展顺利进行的基础，是教书育人的真实记录，是评价教学质量的重要依据。中学档案是学校自身形象和价值观建设的直接依据及载体。中学档案一直贯穿着学校的开办、发展、变化的全过程，涉及中学教育教学工作及其组织、管理的各个方面，真实地反映了学校的教学、管理、运行的发展轨迹，是学校重要的信息资源库。

2、重要性

中学档案室，是为了对本学校的档案进行管理、收集、保管并提供利用。学校的档案管理工作既是记录学校教学工作的重要凭证，又是提高学校教学水平的主要途径。中学档案室虽小，但内容却极为丰富，正所谓“小小的世界，却包罗万象”。里面不仅包括科技档案，教学档案，设备仪器档案、基建类档案；还收集了财务报表、帐簿、凭证等的会计档案；以及声像、相片类的声像档案。中学档案室的建设，一是为了把真实地记载了每个学校的发展与兴衰、学生的成功与失败、教师的汗水与功勋的校史资料很好的保存和保护起来。二是为了能让自己的学生们以后对自己的中学回忆有所依靠，在教学档案中，客观地记录了教师每学期对学生学习情况的记录，学生成绩的评定和老师对学生表现的评定记录等，当他们长大成人之后，就能很好的利用学校的档案室来找寻他们在这里留下的五彩缤纷的少年足迹。

三、山东中学档案管理现状

就山东各中学的档案管理现状，作出如下几个概况：

1、有些中学聘请的档案管理人员都不是专业化的，他们几乎都是学校的一些退休老师，并没有受过专业的训练。他们管理档案也只是混口饭吃，抱着应付上级的检查的态度，使得档案管理工作处于被动地位，不能充分发挥其应有的作用。这对学校档案的有效管理带来了困难，直接影响着档案管理的规范化、科学化、现代化程度。

2、有些中学的校领导对教学档案管理的重要性认识不足，对档案室并不重视。他们对档案意识的薄弱，使得档案室变成一个常常被学校遗忘的一角。校领导只会在有上级部门来校指导时，象征性的开设档案室。这在一定程度上造成档案收集的困难，有效的档案得不到及时的整理，致使档案的散失、泄密，有些人甚至恶意销毁等。

3、而档案现代化程度几乎为零是山东各个中学都存在的现状。我国很多的档案馆，都已经采用先进的数字化电子来管理档案，而在这些中学还完全是传统的档案管理模式，形成了相当大的差距。这也正是体现的了上级档案部门工作的不到位，没有及时的对中学档案管理进行好的检查、监督、指导和帮助。

由上可见，对山东各个中学加强档案管理显得尤为重要，并要实现档案的数字化管理模式。

四、实施档案数字化的建议

1、提高档案管理工作人员的素质

所谓档案管理工作人员的素质，是指档案人员的专业水平，以及适应环境、做好本职工作能力的总称，包括政治素质、文化素质、业务素质和心理素质。档案数字化管理的技术要求工作人员必须具备专业的素质，精通档案理论知识及日常管理技能的同时，要掌握计算机、网络知识的利用方式。现代的档案工作者一定要有丰富的、广博的知识，而且在政治、经济、科学、文化方面的知识也要掌握一点，自然懂的外语最好，因此，在平时的工作中学校还应创造条件，让学校档案管理人员要定期的参加进修培训，这种培训既要包括职业道德上的教育还要包括专业技术水平方面的提升，使档案管理人员巩固档案管理工作的基础知识和基本技能外，不断掌握新知识和新技能，这样才能不断适应新时期新形势对档案工作者的要求。

2、加强对数字化档案建设的认识

为加强多种形式的档案管理工作，我们要从纸质档案管理中蜕变出来，逐步向档案数字化管理转变。虽然当前的数字化档案尚未普及，但从目前的发展趋势来看，今后数字化档案必然会在档案管理中占据重要的一部分。对于刚刚到来的新事物，档案工作者应有这种先见之明，搞好准备工作，结合各时各地的实际情况，做好数字档案室的建设工作，同时加强对已有的数字化档案的管理，积极积累相关方面的工作经验。同时对于纸质档案的管理工作也丝毫不能马虎，档案是由收集、整理、鉴定、保管、统计等环节组成的，各个环节联系密切，哪一个环节出现问题都会影响其他环节的质量及工作成果。纸质档案的信息内容附在纸质载体上，因此真实性和原始性容易鉴别，电子档案的信息必须通过计算机等专用设备的转换才能实现阅读，操作上容易造成信息的丢失或删改，所以我们在档案管理过程中要保护好原始资料，既要保存好电子档案也要保存好纸质档案。因为即使数字化档案全面普及了，对于一些需要长期保存的重要史实材料、文献记录，仍需要以纸质文件的形式来存储和管理。

五、结论

变革档案管理工作人员的知识结构已经迫在眉睫，为了适应信息技术和档案事业的发展，要求档案管理人员必须时刻让自己在跟上时展的步伐，始终立足于与时俱进、改革创新，不断提高自身整体素质，强化服务意识、法制意识，终生学习，丰富自身的知识结构，才能成为新世纪档案工作的复合型管理人才，才能为促进档案事业的发展出一份力。

传统的手工管理档案方式已经无法满足当今社会发展的需要，档案管理数字化的应用，正是顺应了潮流、适应了时展的新举措、新要求。

参考文献：

[1]徐晓精.新时期档案管理模式研究.档案学研究，1996：53-54.

[2]吴蓉蓉.电子档案管理的发展及普及探析.黑龙江科技，2010：28.

[3]郑春宏.浅议新形势下如何注重对电子档案的整理与保护.中国市场，2010：41.