干部档案集中管理范文

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机关干部人事档案是干部在社会活动中的原始记录，是组织人事等有关部门在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载个人经历、社会关系、德、能、勤、绩、廉及奖惩等方面的文件材料，是知人善任，选贤举能的重要依据。

一、干部人事档案的重要作用

（一）干部人事档案是组织、人事部门选拔、输送干部和专业技术人才的重要依据。组织、人事部门负责对干部进行培养任用，选拔、输送干部和专业技术人才时，除派人考察外，还必须查阅干部人事档案，了解其在德、能、勤、绩、廉等各方面的成长历程中的表现，对拟提拔、输送的干部进行全面分析，权衡利弊，择其所长，避其所短，因人制宜，充分发挥每个干部的积极性，建立一支高素质的干部队伍。

（二）人事档案是澄清问题，维护个人利益的可靠凭证。从其形成看，人事档案伴随干部成长的历程，记录着当时干部工作情况、参加各项政治、经济、文化活动的情况，是个人思想和行为的真实记录，是令人信服的历史证据。从其形势看，它保留着真切的历史标记，如当事人的亲笔手书或亲笔签字以及组织审核认可的机关印信等，它是个人历史和现实面貌的原始记录，能比较客观、全面地反映一个人各方面的状况。个人利益受损、兑现待遇、纠正错误、调整工资级别、职称评聘、合同鉴证、身份认定、退休等等，都需要档案作为信证，为解决问题提供可靠的线索或凭证，保障个人的切身利益不受到损害。

（三）干部人事档案为后人研究历史提供可靠依据。每一份干部人事档案都具有时代信息，反映当时社会经济、文化、思想理论等建设情况。所以说干部人事档案作为档案的重要组成部分，为后人研究今天的历史提供每一个时代及年代的共性信息。

二、干部人事档案管理现状

（一）工作人员兼职现象较多，责任意识淡薄。机关干部人事档案管理工作人员多为兼职人员，由于档案工作没有较强的时限性，工作人员兼职工作内容较多，造成档案工作者责任意识不强，使机关干部人事档案管理人员既不注意档案材料的收集归档，也不按照业务规范整理档案，更不善于学习现代化管理手段。

（二）领导重视不够，人员流动性较大。基层从事机关干部人事档案管理工作人员多数为办公室或人秘科工作人员，综合性工作内容较多，平时工作任务繁杂而重要，人事干部档案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政务服务方面工作业绩比较突出，职务升迁较快，造成人员调动频繁，使人事档案工作者的业务水平始终处于初级阶段。再加上部门领导对档案工作指导较少，业务培训工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的业务知识，干部人事档案管理工作较落后。

（三）在干部人事档案管理中没有建立基本的规章制度。多数机关及事业基层单位在干部人事档案管理过程中，没有建立基本的档案管理制度，更谈不上健全干部人事管理制度，没有一个规范的管理标准，各自为政，主观臆断，分类混乱，参差不齐。

三、加强干部人事档案工作管理的建议

（一）提高认识，加强领导。首先，单位领导要高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入议事日程。其次，要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，从严监督，严把归档材料质量关，发现问题及时解决。

（二）稳定档案干部队伍，加强工作人员业务培训。专职干部人事档案管理工作成绩小，职务晋升慢，直接影响到档案工作质量。因此部门领导要提高对稳定档案队伍重要性的认识，配备必要的合格的人事干部档案管理人员，科学设置职务、职称，调动管理人员工作积极性，鼓励干部人事档案管理工作者终身从事干部人事档案管理工作，以保证干部人事档案管理工作的相对稳定。对新上岗人员及在岗人员每年度进行定期培训，不断更新知识结构，精通专业知识，熟练掌握电脑知识和操作技能，不嗍视工作的新需要，向现代化迈进，使人事干部档案管理工作与时俱进。要不断强化干部人事档案管理人员的自身素质，使之树立强烈的事业心，责任心和政治责任感，以高度负责的态度，投入到干部人事档案管理工作中

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中图分类号：D523.2 文献标识码：A 文章编号：

Abstract：Personnel file information talents is the important carrier, is the main information source, talent is the important tool of restraining, can choose a merit-based. Manage and use good personnel files, play an important role of talent resource development. This paper discusses the problems existing in the personnel file management and countermeasures.

Key Words：Personnel file, management, advice

人事档案是知人用人的重要依据，是澄清个人有关问题的最佳信证，是人才开发的重要信息源，它能充分反映个人经历、德才能绩、工作表现、奖惩情况、行为轨迹、历史背景及其经历的重大事件。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。因此管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。

一、人事档案管理中存在的问题

（一）对人事档案管理的重要性认识不够。一直以来，人们对档案的人事存在误区，认为档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。人事档案管理工作只要做到不丢失，不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了。在这种错误意识影响下，相当一部分单位忽视了人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来重要”的状况。这样就会导致档案工作没有计划和安排，难以高质量的为干部队伍建设服务。

（二）档案管理水平不高，管理手段落后。不少单位的人事档案由人事劳动部门管理，这些人大多不是档案专业毕业，，专业素质不是很高，对档案的归档范围、整理方法不清楚；对档案的保密、保护工作不重视；对查阅、借阅人员的监管不够，这些都难以适应干部档案管理工作，严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，由于没有专业的档案管理知识，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复使用原件，导致纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

（三）人事档案收集工作力度不够。很多单位因为没有一套完整的收集归档工作管理制度，从事档案管理工作的又往往都是兼职人员，这就会导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。人事档案材料本是客观、历史地记载干部本人情况的，具有很强的真实性和唯一性，而从收集归档的材料上看，有些材料收集的不完整，而有些材料在内容和形式上又是雷同的，不能准确反映每个人的真实情况。这些都使档案质量受到了严重的影响，降低了档案的利用率。

（四）人事档案材料制作不规范。干部人事档案材料，应统一使用16开规格的办公用纸，纸张大小不符以及不规则、破损、卷角、折皱的档案材料都要进行技术加工，折叠、裁剪及裱糊。但近些年来，时常有A4规格的材料归档，如《毕业生登记表》、《高校学生成绩单》、《职称审批表》等，这些材料裁剪非常困难，裁剪后甚至会出现四边文字不全的现象，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷不够美观整齐。

（五）人事档案管理的信息化、科学化程度不高。随着科学技术手段的飞速发展，计算机信息技术在现代化办公中得到了普遍应用并发挥了重要作用，但有些先进的技术手段还没有被充分的挖掘和发挥出来，计算机技术还没有在人事档案的管理中广泛运用，在调阅档案、资料检索时仍习惯手工操作，这样既影响了档案管理的工作效率，也造成了一定的资源浪费。

二、完善人事档案管理的建议

（一）提高对人事档案的认识。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，将其纳入到议事日程，列为日常工作。要建立档案管理领导小组，由主管领导牵头，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

（二）建立健全档案管理制度，提高档案管理人员专业素质。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，应结合单位人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，尤其是要对档案材料的收集归档和转进转出档案的管理制度严格要求，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案由登记，有效地避免档案泄密、涂改等事件的发生，保证档案管理规范有序。同时，定期对档案管理人员进行专业知识培训，使其掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。

（三）注重人事档案材料的收集。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着时间变迁，干部制度的改革、考察、考核、学历、培训、任免、晋升等等需要入档的材料不断增多，这就给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的档案要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

（四）建立人事档案信息系统，加强档案管理现代化和信息化建设。充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地输入人事信息，提高人事信息管理的时效性。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。要利用计算机网络技术进行人事档案管理创新，通过网络，将不属于保密范围的档案信息与社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，实现人事档案信息资源的有效共享。

【参考文献】

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一、成立专班，加强领导。今年全市干部人事档案工作目标管理工作会议召开后，我们一是立即成立领导小组。区委组织部部长周少甫同志为组长，组织部相关部长和人事局局长为副组长，各科室主要负责人为成员。领导小组成立后，多次召开各单位人事科长会议，加强了对我区干部人事档案目标管理工作的领导和协调，保证了干部人事档案目标管理工作的顺利和深入开展。二是组建专班，扎实工作。从教育系统抽借8名工作人员，成立工作专班，同时，制定了详细的实施方案。

二、理顺体制，打牢基础。针对我区管理干部档案的单位较多，总体情况较好，但部分单位不平衡。为规范全区干部人事档案管理工作，提高全区档案管理水平，我们下发了《关于对全区干部档案实行集中管理的通知》，对全区干部人事档案实行相对集中管理，从而理顺了管档体制，进一步完善干部人事档案集中统一和分级负责的管理体制，为达标升级工作打下了坚实的基础。

三、严格要求，狠抓落实。在全市干部人事档案工作目标管理工作会议召开后，我们立即下发了《关于在全区深入开展干部人事档案工作目标管理的通知》，对这项工作进行了动员部署，将上级文件精神、要求进行了传达，并明确了达标时间、要求和标准。同时，区委组织部严格按照文件，以《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》要求为准则，采取多种形式，加大工作力度，逐份清理干部档案，对所缺材料逐项进行登记、索要，对不能收集的材料要求各单位进行说明。对收集归档的材料，认真细致地进行鉴别，剔除不应归档的材料。整理干部档案，严格按照一级标准，做到“四边齐”，对材料中“三色笔”现象，严格按照要求进行复制加工。

我们建立了干部人事档案收集制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、保密制度、保管制度、管理人员职责等8项制度，做到制度上墙，完善各种登记薄和台帐。

积极争取领导和相关部门支持，制定了经费预算并得到落实，购置了新式档案盒，配备计算机，更换了密集架，做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施齐全。达到库房、阅档室、微机室和办公室“四室分开”。

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（1）公务员等档案管理。我国公务员等干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关、单位的干部档案实行由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。现职与非现职的公务员档案管理机构相同。美国公立系统的现职人员是集中管理模式，由人事管理总署负责管理。联邦政府各部门统一设置人事机构。州政府以及其他地方政府也设立人事档案的机构――人事办公室或人力资源办公室。美国公立系统的非现职人员，其人事档案由国家人事文件中心管理，它由军职人员文件中心和文职人员文件中心两部门组成。

（2）其他企业、私营组织人员档案管理机构。我国1992年颁布了《企业职工档案管理工作规定》，规定企业职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。1996年颁布了《流动人员人事档案管理规定》，流动人员人事档案的管理，按照人事管理权限，一律由市、区、县组织部、人事局所属的人才交流服务机构和劳动服务机构负责。美国这类人员的人事档案一般由本单位的人事部门保管，辞职、死亡或工作调动等情况后，其人事档案仍然保留在原供职单位。此外，美国的一些专业部门也保存着大量的个人数据，如社会保障署保存了所有成年人的社会保障号和信誉局发给所有人的社会安全号，通过社会保障号和社会安全号可以查询相关档案数据。

2.管理的开放性

我国《企业职工档案管理工作规定》第十七条规定，查阅档案应凭单位介绍信，档案除特殊情况下一般不借出查阅，任何个人不得查阅或借用，因工作需要从档案中取证的，须单位领导批准后才能复制办理。美国利用人事档案可以是本人或他人（经本人授权），一般需提交申请信、全名、出生日期、社会保障号、任职机构的名称，任职时间和离职时间、利用目的等。

3.档案的利用

我国当前的人事档案管理中重“管理”轻“利用”的现象普遍存在。首先人们总是认为人事档案是很神秘的东西，非常封闭。其次以往人事档案收集个人业绩、能力、信用等方面材料比较少，不能及时完全记载和反映一个人的现状或全貌。另外，有的用人单位只看现实能力，而不看个人档案。目前随着已经参加社会保险的人员，退休时当地社保部门需要审核人事档案，核对视同缴费年限，技术职称，特殊工种等，因此人们也越来越意识到人事档案的重要性，但其利用还相当局限。

美国早在上世纪90年代就建立了档案信息导航系统，成为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家。在美国，公民的人事档案除了为人力资源管理和社会保障服务外，还建立了个人信用系统。每个公民有社会安全号码和社会保障号（成年人），这个号码在其申请工作、支取工资、纳税、贷款时，都要使用这个号码，这些信用记录由专门的征信机构收集整理，形成信用报告，记入其个人信用档案。

二、中美人事档案管理不同带给我们的启示

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一、档案集约化管理的优越性

为了有效解决税务档案的粗放式管理，更加科学的服务税务工作，集约化管理是一条必经之路。对档案进行集约化管理，具有以下优越性：

（一）档案集约化管理有利于提升档案管理水平。档案集约化管理使税务各种档案门类更加齐全，运转更加有序，基本实现了档案管理的制度化、规范化、标准化和信息化。最大限度地发挥税务档案在征收管理、纳税评估、税务检查等方面的积极作用。档案集约化管理是对税务档案工作管理体制、机制的创新，对于整合档案资源，拓展服务领域，提升档案管理水平，有效推进税务档案工作的发展有着不可估量的作用。

（二）档案集约化管理有利于档案资料的开发利用和保护修复。档案集中管理增加了档案资料的存储量和系统性，提高了档案资料的传递和交流速度，可以更好地为领导决策和其他人员服务。档案进行集约化管理后，档案管理部门可以对系统的征管资料信息进行严格筛选、综合、归纳和提炼，为决策者提供决策依据。对档案进行集中管理，还有利于用户方便及时地检索到完整准确的资料。

（三）档案集约化管理有利于各类档案密级的执行。只有由档案管理部门的档案专业人员实行统一管理、专业化管理，才能准确把握档案的密级，有效掌握档案机密递减规律，确保档案的保管和利用。

（四）档案集约化管理有利于更好地实施信息管税。税务档案反映了税务部门征管工作的动态和工作成绩，是最重要的信息资源之一。根据信息论的观点，信息具有系统性、序列性和传递性，税务部门的信息化建设要求快速、准确的信息检索、提取、传输和显示，进而构建整个信息系统。对档案进行集约化管理，不但有利于档案工作的信息化，也有利于信息管税的实施。

（五）档案集约化管理有利于发挥档案主管部门的业务指导、监督和管理作用。实行档案集中管理，档案资料、管理人员和管理部门相对集中，便于档案主管部门对档案管理工作进行业务指导、监督和管理，从而提高档案管理人员的业务水平和工作积极性，提升档案的质量和管理水平。

（六）档案集约化管理有利于实现档案的“六个统一”。“六个统一”即统一资源管理，统一质量标准、统一管理系统、统一开发利用、统一技术服务、统一档案管理制度。

二、完善档案集约化管理的应对措施

档案管理是税务部门的重要基础工作之一，必须克服局部观念、封闭观念，树立整体观念、开放观念，实现档案的规范化、科学化管理，为税收事业发展提供保障。笔者认为，主要可以采取以下几个方面的措施加强档案集约化管理：

（一）全面规划、整体控制。相对独立的档案管理中心成立以后，逐步将原来分散在各税务分局、稽查局的档案全部移交入档案管理中心。力求将档案管理中心成为档案的保管基地和利用中心，实行集约化管理，实现对档案的整体控制，促进税务各类档案从专业化管理到综合化管理的转变，逐步实现档案管理的科学化、规范化和集约化。

（二）科学管理、制度规范。为了使税务档案管理工作有章可循、有法可依，在档案管理中心成立以后，必须着手建立起一整套统一的规章制度，作为整个系统开展档案管理工作的规范和标准。档案管理不仅应当执行上级制定的各项规章制度和国家标准，还应依据本单位具体情况，制定本单位切实可行的档案管理标准及制度，包括档案室工作职责、档案人员工作守则、档案材料收集、管理制度等，从制度上保障税收档案的集中化管理，真正做到依法建档、依法治档、依法管档、依法用档。

（三）结合分类、集中保管。档案集中管理以后，可能会出现“貌合神离”的现象，即形式上集中，实质上仍然维持原来的档案管理板块，各自为政。要从整体优化的指导思想和便于利用的工作原则出发，把档案在实体上构成一个统一的、科学合理的类别体系。为此，需要采用一种既能反映单位税收征管活动、又能满足各方面利用需要的综合分类法，使档案资料构成紧密联系的有机整体。另外，在接收各税务分局、稽查局实体档案的同时，还要将分散在各单位的档案电子数据库统一集中到档案管理中心的档案管理系统中，对档案电子数据进行再整合，规范录入格式和档号规则，实现全系统档案信息资源的高度集中。同时，在集中全系统档案实体资源和电子信息资源的基础上，还要实现服务方式、服务手段的高度集中，并依托现代信息技术，完善档案信息资源推送服务方式，最大限度地发挥税务档案在征收管理、纳税信誉评估和税务稽查等方面的积极作用。

（四）全面开发、信息共享。档案集中管理后，一方面可以集中人力、物力，更有效地全面利用开发档案信息资源；另一方面，要逐步建立健全档案管理的网络体系，并作为档案信息系统纳入单位信息系统予以管理，实现信息共享，更好地服务税务事业发展。在具体工作中，一要搞好档案的编目和档案检索工具的编制，完善检索体系，实现多渠道、多角度检索；二要探索档案信息资料开发利用的手段和形式；三要积极开展档案资料的编研工作。