干部档案集中管理范文

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机关干部人事档案是干部在社会活动中的原始记录，是组织人事等有关部门在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载个人经历、社会关系、德、能、勤、绩、廉及奖惩等方面的文件材料，是知人善任，选贤举能的重要依据。

一、干部人事档案的重要作用

（一）干部人事档案是组织、人事部门选拔、输送干部和专业技术人才的重要依据。组织、人事部门负责对干部进行培养任用，选拔、输送干部和专业技术人才时，除派人考察外，还必须查阅干部人事档案，了解其在德、能、勤、绩、廉等各方面的成长历程中的表现，对拟提拔、输送的干部进行全面分析，权衡利弊，择其所长，避其所短，因人制宜，充分发挥每个干部的积极性，建立一支高素质的干部队伍。

（二）人事档案是澄清问题，维护个人利益的可靠凭证。从其形成看，人事档案伴随干部成长的历程，记录着当时干部工作情况、参加各项政治、经济、文化活动的情况，是个人思想和行为的真实记录，是令人信服的历史证据。从其形势看，它保留着真切的历史标记，如当事人的亲笔手书或亲笔签字以及组织审核认可的机关印信等，它是个人历史和现实面貌的原始记录，能比较客观、全面地反映一个人各方面的状况。个人利益受损、兑现待遇、纠正错误、调整工资级别、职称评聘、合同鉴证、身份认定、退休等等，都需要档案作为信证，为解决问题提供可靠的线索或凭证，保障个人的切身利益不受到损害。

（三）干部人事档案为后人研究历史提供可靠依据。每一份干部人事档案都具有时代信息，反映当时社会经济、文化、思想理论等建设情况。所以说干部人事档案作为档案的重要组成部分，为后人研究今天的历史提供每一个时代及年代的共性信息。

二、干部人事档案管理现状

（一）工作人员兼职现象较多，责任意识淡薄。机关干部人事档案管理工作人员多为兼职人员，由于档案工作没有较强的时限性，工作人员兼职工作内容较多，造成档案工作者责任意识不强，使机关干部人事档案管理人员既不注意档案材料的收集归档，也不按照业务规范整理档案，更不善于学习现代化管理手段。

（二）领导重视不够，人员流动性较大。基层从事机关干部人事档案管理工作人员多数为办公室或人秘科工作人员，综合性工作内容较多，平时工作任务繁杂而重要，人事干部档案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政务服务方面工作业绩比较突出，职务升迁较快，造成人员调动频繁，使人事档案工作者的业务水平始终处于初级阶段。再加上部门领导对档案工作指导较少，业务培训工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的业务知识，干部人事档案管理工作较落后。

（三）在干部人事档案管理中没有建立基本的规章制度。多数机关及事业基层单位在干部人事档案管理过程中，没有建立基本的档案管理制度，更谈不上健全干部人事管理制度，没有一个规范的管理标准，各自为政，主观臆断，分类混乱，参差不齐。

三、加强干部人事档案工作管理的建议

（一）提高认识，加强领导。首先，单位领导要高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入议事日程。其次，要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，从严监督，严把归档材料质量关，发现问题及时解决。

（二）稳定档案干部队伍，加强工作人员业务培训。专职干部人事档案管理工作成绩小，职务晋升慢，直接影响到档案工作质量。因此部门领导要提高对稳定档案队伍重要性的认识，配备必要的合格的人事干部档案管理人员，科学设置职务、职称，调动管理人员工作积极性，鼓励干部人事档案管理工作者终身从事干部人事档案管理工作，以保证干部人事档案管理工作的相对稳定。对新上岗人员及在岗人员每年度进行定期培训，不断更新知识结构，精通专业知识，熟练掌握电脑知识和操作技能，不嗍视工作的新需要，向现代化迈进，使人事干部档案管理工作与时俱进。要不断强化干部人事档案管理人员的自身素质，使之树立强烈的事业心，责任心和政治责任感，以高度负责的态度，投入到干部人事档案管理工作中

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中图分类号：D523.2 文献标识码：A 文章编号：

Abstract：Personnel file information talents is the important carrier, is the main information source, talent is the important tool of restraining, can choose a merit-based. Manage and use good personnel files, play an important role of talent resource development. This paper discusses the problems existing in the personnel file management and countermeasures.

Key Words：Personnel file, management, advice

人事档案是知人用人的重要依据，是澄清个人有关问题的最佳信证，是人才开发的重要信息源，它能充分反映个人经历、德才能绩、工作表现、奖惩情况、行为轨迹、历史背景及其经历的重大事件。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。因此管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。

一、人事档案管理中存在的问题

（一）对人事档案管理的重要性认识不够。一直以来，人们对档案的人事存在误区，认为档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。人事档案管理工作只要做到不丢失，不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了。在这种错误意识影响下，相当一部分单位忽视了人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来重要”的状况。这样就会导致档案工作没有计划和安排，难以高质量的为干部队伍建设服务。

（二）档案管理水平不高，管理手段落后。不少单位的人事档案由人事劳动部门管理，这些人大多不是档案专业毕业，，专业素质不是很高，对档案的归档范围、整理方法不清楚；对档案的保密、保护工作不重视；对查阅、借阅人员的监管不够，这些都难以适应干部档案管理工作，严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，由于没有专业的档案管理知识，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复使用原件，导致纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

（三）人事档案收集工作力度不够。很多单位因为没有一套完整的收集归档工作管理制度，从事档案管理工作的又往往都是兼职人员，这就会导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。人事档案材料本是客观、历史地记载干部本人情况的，具有很强的真实性和唯一性，而从收集归档的材料上看，有些材料收集的不完整，而有些材料在内容和形式上又是雷同的，不能准确反映每个人的真实情况。这些都使档案质量受到了严重的影响，降低了档案的利用率。

（四）人事档案材料制作不规范。干部人事档案材料，应统一使用16开规格的办公用纸，纸张大小不符以及不规则、破损、卷角、折皱的档案材料都要进行技术加工，折叠、裁剪及裱糊。但近些年来，时常有A4规格的材料归档，如《毕业生登记表》、《高校学生成绩单》、《职称审批表》等，这些材料裁剪非常困难，裁剪后甚至会出现四边文字不全的现象，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷不够美观整齐。

（五）人事档案管理的信息化、科学化程度不高。随着科学技术手段的飞速发展，计算机信息技术在现代化办公中得到了普遍应用并发挥了重要作用，但有些先进的技术手段还没有被充分的挖掘和发挥出来，计算机技术还没有在人事档案的管理中广泛运用，在调阅档案、资料检索时仍习惯手工操作，这样既影响了档案管理的工作效率，也造成了一定的资源浪费。

二、完善人事档案管理的建议

（一）提高对人事档案的认识。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，将其纳入到议事日程，列为日常工作。要建立档案管理领导小组，由主管领导牵头，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

（二）建立健全档案管理制度，提高档案管理人员专业素质。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，应结合单位人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，尤其是要对档案材料的收集归档和转进转出档案的管理制度严格要求，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案由登记，有效地避免档案泄密、涂改等事件的发生，保证档案管理规范有序。同时，定期对档案管理人员进行专业知识培训，使其掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。

（三）注重人事档案材料的收集。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着时间变迁，干部制度的改革、考察、考核、学历、培训、任免、晋升等等需要入档的材料不断增多，这就给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的档案要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

（四）建立人事档案信息系统，加强档案管理现代化和信息化建设。充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地输入人事信息，提高人事信息管理的时效性。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。要利用计算机网络技术进行人事档案管理创新，通过网络，将不属于保密范围的档案信息与社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，实现人事档案信息资源的有效共享。

【参考文献】

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一、成立专班，加强领导。今年全市干部人事档案工作目标管理工作会议召开后，我们一是立即成立领导小组。区委组织部部长周少甫同志为组长，组织部相关部长和人事局局长为副组长，各科室主要负责人为成员。领导小组成立后，多次召开各单位人事科长会议，加强了对我区干部人事档案目标管理工作的领导和协调，保证了干部人事档案目标管理工作的顺利和深入开展。二是组建专班，扎实工作。从教育系统抽借8名工作人员，成立工作专班，同时，制定了详细的实施方案。

二、理顺体制，打牢基础。针对我区管理干部档案的单位较多，总体情况较好，但部分单位不平衡。为规范全区干部人事档案管理工作，提高全区档案管理水平，我们下发了《关于对全区干部档案实行集中管理的通知》，对全区干部人事档案实行相对集中管理，从而理顺了管档体制，进一步完善干部人事档案集中统一和分级负责的管理体制，为达标升级工作打下了坚实的基础。

三、严格要求，狠抓落实。在全市干部人事档案工作目标管理工作会议召开后，我们立即下发了《关于在全区深入开展干部人事档案工作目标管理的通知》，对这项工作进行了动员部署，将上级文件精神、要求进行了传达，并明确了达标时间、要求和标准。同时，区委组织部严格按照文件，以《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》要求为准则，采取多种形式，加大工作力度，逐份清理干部档案，对所缺材料逐项进行登记、索要，对不能收集的材料要求各单位进行说明。对收集归档的材料，认真细致地进行鉴别，剔除不应归档的材料。整理干部档案，严格按照一级标准，做到“四边齐”，对材料中“三色笔”现象，严格按照要求进行复制加工。

我们建立了干部人事档案收集制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、保密制度、保管制度、管理人员职责等8项制度，做到制度上墙，完善各种登记薄和台帐。

积极争取领导和相关部门支持，制定了经费预算并得到落实，购置了新式档案盒，配备计算机，更换了密集架，做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施齐全。达到库房、阅档室、微机室和办公室“四室分开”。

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（1）公务员等档案管理。我国公务员等干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关、单位的干部档案实行由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。现职与非现职的公务员档案管理机构相同。美国公立系统的现职人员是集中管理模式，由人事管理总署负责管理。联邦政府各部门统一设置人事机构。州政府以及其他地方政府也设立人事档案的机构――人事办公室或人力资源办公室。美国公立系统的非现职人员，其人事档案由国家人事文件中心管理，它由军职人员文件中心和文职人员文件中心两部门组成。

（2）其他企业、私营组织人员档案管理机构。我国1992年颁布了《企业职工档案管理工作规定》，规定企业职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。1996年颁布了《流动人员人事档案管理规定》，流动人员人事档案的管理，按照人事管理权限，一律由市、区、县组织部、人事局所属的人才交流服务机构和劳动服务机构负责。美国这类人员的人事档案一般由本单位的人事部门保管，辞职、死亡或工作调动等情况后，其人事档案仍然保留在原供职单位。此外，美国的一些专业部门也保存着大量的个人数据，如社会保障署保存了所有成年人的社会保障号和信誉局发给所有人的社会安全号，通过社会保障号和社会安全号可以查询相关档案数据。

2.管理的开放性

我国《企业职工档案管理工作规定》第十七条规定，查阅档案应凭单位介绍信，档案除特殊情况下一般不借出查阅，任何个人不得查阅或借用，因工作需要从档案中取证的，须单位领导批准后才能复制办理。美国利用人事档案可以是本人或他人（经本人授权），一般需提交申请信、全名、出生日期、社会保障号、任职机构的名称，任职时间和离职时间、利用目的等。

3.档案的利用

我国当前的人事档案管理中重“管理”轻“利用”的现象普遍存在。首先人们总是认为人事档案是很神秘的东西，非常封闭。其次以往人事档案收集个人业绩、能力、信用等方面材料比较少，不能及时完全记载和反映一个人的现状或全貌。另外，有的用人单位只看现实能力，而不看个人档案。目前随着已经参加社会保险的人员，退休时当地社保部门需要审核人事档案，核对视同缴费年限，技术职称，特殊工种等，因此人们也越来越意识到人事档案的重要性，但其利用还相当局限。

美国早在上世纪90年代就建立了档案信息导航系统，成为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家。在美国，公民的人事档案除了为人力资源管理和社会保障服务外，还建立了个人信用系统。每个公民有社会安全号码和社会保障号（成年人），这个号码在其申请工作、支取工资、纳税、贷款时，都要使用这个号码，这些信用记录由专门的征信机构收集整理，形成信用报告，记入其个人信用档案。

二、中美人事档案管理不同带给我们的启示

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一、档案集约化管理的优越性

为了有效解决税务档案的粗放式管理，更加科学的服务税务工作，集约化管理是一条必经之路。对档案进行集约化管理，具有以下优越性：

（一）档案集约化管理有利于提升档案管理水平。档案集约化管理使税务各种档案门类更加齐全，运转更加有序，基本实现了档案管理的制度化、规范化、标准化和信息化。最大限度地发挥税务档案在征收管理、纳税评估、税务检查等方面的积极作用。档案集约化管理是对税务档案工作管理体制、机制的创新，对于整合档案资源，拓展服务领域，提升档案管理水平，有效推进税务档案工作的发展有着不可估量的作用。

（二）档案集约化管理有利于档案资料的开发利用和保护修复。档案集中管理增加了档案资料的存储量和系统性，提高了档案资料的传递和交流速度，可以更好地为领导决策和其他人员服务。档案进行集约化管理后，档案管理部门可以对系统的征管资料信息进行严格筛选、综合、归纳和提炼，为决策者提供决策依据。对档案进行集中管理，还有利于用户方便及时地检索到完整准确的资料。

（三）档案集约化管理有利于各类档案密级的执行。只有由档案管理部门的档案专业人员实行统一管理、专业化管理，才能准确把握档案的密级，有效掌握档案机密递减规律，确保档案的保管和利用。

（四）档案集约化管理有利于更好地实施信息管税。税务档案反映了税务部门征管工作的动态和工作成绩，是最重要的信息资源之一。根据信息论的观点，信息具有系统性、序列性和传递性，税务部门的信息化建设要求快速、准确的信息检索、提取、传输和显示，进而构建整个信息系统。对档案进行集约化管理，不但有利于档案工作的信息化，也有利于信息管税的实施。

（五）档案集约化管理有利于发挥档案主管部门的业务指导、监督和管理作用。实行档案集中管理，档案资料、管理人员和管理部门相对集中，便于档案主管部门对档案管理工作进行业务指导、监督和管理，从而提高档案管理人员的业务水平和工作积极性，提升档案的质量和管理水平。

（六）档案集约化管理有利于实现档案的“六个统一”。“六个统一”即统一资源管理，统一质量标准、统一管理系统、统一开发利用、统一技术服务、统一档案管理制度。

二、完善档案集约化管理的应对措施

档案管理是税务部门的重要基础工作之一，必须克服局部观念、封闭观念，树立整体观念、开放观念，实现档案的规范化、科学化管理，为税收事业发展提供保障。笔者认为，主要可以采取以下几个方面的措施加强档案集约化管理：

（一）全面规划、整体控制。相对独立的档案管理中心成立以后，逐步将原来分散在各税务分局、稽查局的档案全部移交入档案管理中心。力求将档案管理中心成为档案的保管基地和利用中心，实行集约化管理，实现对档案的整体控制，促进税务各类档案从专业化管理到综合化管理的转变，逐步实现档案管理的科学化、规范化和集约化。

（二）科学管理、制度规范。为了使税务档案管理工作有章可循、有法可依，在档案管理中心成立以后，必须着手建立起一整套统一的规章制度，作为整个系统开展档案管理工作的规范和标准。档案管理不仅应当执行上级制定的各项规章制度和国家标准，还应依据本单位具体情况，制定本单位切实可行的档案管理标准及制度，包括档案室工作职责、档案人员工作守则、档案材料收集、管理制度等，从制度上保障税收档案的集中化管理，真正做到依法建档、依法治档、依法管档、依法用档。

（三）结合分类、集中保管。档案集中管理以后，可能会出现“貌合神离”的现象，即形式上集中，实质上仍然维持原来的档案管理板块，各自为政。要从整体优化的指导思想和便于利用的工作原则出发，把档案在实体上构成一个统一的、科学合理的类别体系。为此，需要采用一种既能反映单位税收征管活动、又能满足各方面利用需要的综合分类法，使档案资料构成紧密联系的有机整体。另外，在接收各税务分局、稽查局实体档案的同时，还要将分散在各单位的档案电子数据库统一集中到档案管理中心的档案管理系统中，对档案电子数据进行再整合，规范录入格式和档号规则，实现全系统档案信息资源的高度集中。同时，在集中全系统档案实体资源和电子信息资源的基础上，还要实现服务方式、服务手段的高度集中，并依托现代信息技术，完善档案信息资源推送服务方式，最大限度地发挥税务档案在征收管理、纳税信誉评估和税务稽查等方面的积极作用。

（四）全面开发、信息共享。档案集中管理后，一方面可以集中人力、物力，更有效地全面利用开发档案信息资源；另一方面，要逐步建立健全档案管理的网络体系，并作为档案信息系统纳入单位信息系统予以管理，实现信息共享，更好地服务税务事业发展。在具体工作中，一要搞好档案的编目和档案检索工具的编制，完善检索体系，实现多渠道、多角度检索；二要探索档案信息资料开发利用的手段和形式；三要积极开展档案资料的编研工作。

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民生问题是与人们群众最直接相关的重要问题。我国现在比任何时期都关注民生问题，强调民生档案的重要性和紧迫性，明确要求我国档案资源建设和利用体系实现面向普通老百姓的根本转变。

一、企业的档案资源建设与利用的现状分析

从近几年民生档案建设实践中，不难看出民生档案资源建设已成为企业中的一部分，对改善档案馆馆（室）藏资源结构，提高档案利用率起到了很大作用。以中石化齐鲁分公司第二化肥厂档案室为例。第二化肥厂档案室建厂迄今已有30多年历史，从档案室室藏资源结构，分析室藏资源及利用情况的部分特点。有不了解档案的人认为“企业里没有民生档案”，其实不然。在我厂档案室也涉及到了民生档案的提供利用问题，虽然企业的民生档案不如公共档案馆涉及的面广，室藏不如公共档案馆涉及的多、但也不只是生产、科技、技术档案，可也有涉及个人利益的民生档案。如：工资档案、工伤鉴定证书及材料、文书档案，工作调动、会计报销凭证、计划生育办公室主管的在我厂生活区（辖区）居住的居民的婚姻关系、适于生育的年龄人员情况的档案，在计划经济时代，分配职工的住宅楼现在需要拆迁、办理房产、产权证、以前分到厂里来的的大学生，经过在国企工作多年积累经验后，调离我厂，他们有的自谋业，有的去了别的公司，其中就有些人要求查档案，管理人员帮助他们查找毕业分配到第二化肥厂时的档案，要复印学历证明等等，但是企业的民生档案与其他技术档案、科技档案相比数量有限。随着国企体制改革的深入发展，特别是社会转型及政府信息公开以来，职工对于自身利益密切相关档案信息的需求急速增长、原有的馆（室）藏已不能满足人们的需求。

1、档案室藏资源利用情况及分析

从我厂档案室利用档案目的看，查、借阅档案主要分为：解决装置生产难题、（设备管理、技术改造）、个人查证、工作考查三大类，第二化肥厂档案室，以近几年信息查阅情况为例，2005年～2013年1月，该档案室，利用者中涉及个人以查证为目的占利用者总人、次数、明显上升，（离）退休职工、调出人员、办理工伤、原内部退养人员（内退）、协议解除劳动合同的人员（和齐鲁分公司协议解除劳动合同的人员），如原我厂消防队，现在是齐鲁分公司消防二支队，要写队志，查1974年建厂以来的档案，写他们从建立消防队至2012年8月份以前至今消防二支队，所有的建队情况，包括历任历届领导的情况，队员的情况，党员和非党员的情况，以及迄今的一切，各项、发展、壮大情况，其中还包括办公情况、办公楼的建筑面积、办公楼的变迁等。民生档案在企业发展中发挥着重要的作用，已为解决个人切身利益为目的、关于企业民生档案的利用者已在利用者中占据一定地数量。

有的现在已经（离）退休、内退、协解人员、调离本厂人员，为解决工资待遇等问题，查阅干部任免文件、工资档案、查工龄、立功、会计凭证等。为了维护个人的各种合法权益，通过利用档案找到了依据或凭证。前来借阅、查阅者表示档案管理者为他们解决了大问题，有的是查阅30多年前的档案，（因为第二化肥厂的档案管理人员已多次更换，）他们说只是抱着试试看的想法来找，如：胡xx，建厂初期在我厂车间工作过，1985年调离第二化肥厂，现在济南她在办理经退休时为解决待遇问题，查她在1985年前有过一次工伤，可那时的工伤档案还没建全没有查到，了解到她当时因工伤，报销过医药费，档案管理人员帮她查会计凭证，在会计凭证中找到她所需要的证明她有过工伤、报销医药费的凭证，为她顺利办理退休得到待遇提供了依据。好多个人查找到档案时，感言档案管理者为他们减少了很多不必要的麻烦。（例如：退休职工范xx身患重病、行动不便，他爱人来查阅他所需要的证明材料，我按他说的目的，帮他提供所需要的证明材料，可她提供的范xx在该车间的档案上根本没有范xx的情况，我又详细询问她丈夫，她工作过的科室和具体时间，最后终于提供了他所需要的证明材料）。

企业的档案管理者，积极扩展服务功能，利用室藏档案服务民生，是档案管理者的责任。近几年来，第二化肥厂档案室调（查）阅、利用档案文件、资料人次、利用接待量持续增长，提供证明分数不断增加，从利用内容来看除处理装置生产、工作考查外，档案利用的热点集中在“协解、内退”人员，办理工伤、查找工龄、为其办理有毒、文件、工作调动、职称评定、干部（任）免、学历证明等。

综上所述，企业的室藏民生档案资源的利用越来越集中在维护个人权益方面。第二化肥厂档案室从2005年迄今，为职工解决生活中遇到的问题提供了大量的凭证，档案为他们享受社会和企业待遇提供了可靠的依据。

2、企业民生档案资源建设与利用者的关系

企业馆（室）藏档案也是档案利用的基础。档案是一切社会活动最原始的记录。职工为维护个人合法权益，如婚姻、动迁、干部任（免）、劳动保险等问题查、调阅档案的越来越多。

如何使企业为利用涉及民生问题的档案、对于查、（借）阅者提供可靠的证明材料是很重要的。首先，要加强民生档案资源的建设，整理好企业职工需要的档案信息，要保管好涉及个人情况的信息档案，为企业的职工利用民生档案提供可靠的资源建设，企业档案室也应切实加强民生档案的资源管理工作。

二、企业民生档案资源建设的途径

齐鲁分公司档案馆领导多次强调，要求各下属厂档案科（室），加强民生档案资源建设。我认为，可采取以下途径：

1、加强企业民生档案资源建设的管理

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1.1 建立廉政档案，可以增强领导干部廉洁勤政和自我约束的意识。一方面，干部廉政档案可充分发挥纪检监察机关的监督职能，深化对领导干部的监督与管理。另一方面，廉政档案把领导干部的施政行为置于法律和群众的监督之下，把工作中的功过是非一一记入本人档案，使领导干部始终警钟长鸣。

1.2 建立廉政档案，能有效地加强领导班子的建设。领导干部廉政档案既是领导干部廉洁与否的重要依据，也是加强党的组织建设的重要措施。建立廉政档案，能有效地督促提高领导干部的立党为公意识、公仆意识和廉洁自律的自觉性。

1.3 建立廉政档案，可减少干部任用上的盲目性。廉政档案的建立，既可以一人一时一事去评判他的品行，还可以对干部德、才、能、绩、廉等方面的整体素质进行全面了解，及时向上级报告领导干部廉洁从政情况，为全面考察了解和正确选拔使用干部提供重要依据和保证。

1.4 建立廉政档案，可以丰富档案的内容。它既增加了档案内容，也提高了档案为经济建设和社会稳定主动服务的能力，还提高了各级领导及广大群众对档案重要性的认识，促进各级领导干部更加关心、支持档案工作。

2 廉政档案的内容

廉政档案是领导干部在廉政工作中形成的直接真实记录，也是监督检查领导干部廉政情况的可靠依据。廉政档案的内容主要包括：

2.1 领导干部基本情况。包括出生年月、民族、籍贯、学历、学位、职称、荣誉称号、履职记录、家庭成员等内容。

2.2 贯彻执行《廉政准则》的情况。包括领导干部乘车、使用通讯工具、住房情况，离任公物移交和离任审计情况。

2.3 领导干部廉洁自律专题民主生活会书面情况报告。包括在廉洁自律民主生活会上的自查、自纠材料，工作总结，整改措施，下步工作打算等汇报材料。

2.4 “三项制度”执行、落实情况。包括领导干部个人收入、接受贵重礼品登记情况，领导干部及其配偶、共同生活的子女住房情况申报。

2.5 廉政考核、考察情况。主要包括对领导干部在党风廉政建设中应承担的责任及目标完成情况；领导干部接受廉政谈话情况等工作所形成的材料。

2.6 廉洁从政奖惩情况。主要包括因廉洁从政受到同级以上党、政表彰的有关材料，因违反廉洁自律规定受到党政纪律处分的立结案表和处分决定及触犯刑律受到刑事处分的材料复印件。

2.7 家庭廉政情况。主要包括领导干部配偶、子女，经商、承包、受聘情况报告；领导干部配偶、子女受到执法、纪检机关查处或涉嫌犯罪情况。

2.8 外出情况。主要包括领导干部出国和在国外活动停留时间、考察访问记录、考察文件等。

2.9 廉洁从政的其他情况。如，领导干部参与操办的本人及近亲属婚丧喜庆事宜申报等。

3 廉政档案的管理

3.1 提高廉政档案意识。纪检部门由于工作性质，个人手头或多或少都有档案材料。有些领导廉政档案意识不强、不带头移交档案材料。要加强宣传教育，提高各级领导的档案意识。要经常地、不失时机地介绍纪检档案的特点、保密制度等，提高全员档案意识。

3.2 合理组卷。廉政档案的管理，必须按照《档案法》和干部档案管理的原则、程序、方法和要求，统一集中管理。领导干部廉政档案为“一人一档”制，案卷实行动态管理，随时增添档案内容。因其特殊性，应作为专题档案由纪检监察部门单独存放，统一管理。实行原件或复印件的有形管理与微机管理相结合的管理方式，明确专人具体负责，严格规范管理制度。

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中图分类号：C29文献标识码： A

一、企业档案管理模式创新的必要性

（一）创新是档案管理的时代性要求

国际化、信息化是当今世界发展的主要潮流，这一时代潮流要求企业档案管理不断创新，因为创新是一个企业健康持续发展的不竭动力，而档案管理工作可以提升企业的工作质量和管理效率，为企业决策者提供单位运行的经营信息和公司策略制定的有效依据，是现代企业发展必不可少的部分，由此可见，只有创新企业档案管理，才能将档案的管理和利用融入全球化的进程中，才能提升企业在社会中的主动地位，才能促进企业经济的可持续发展，才能提高企业的竞争活力，才能跟上时代的潮流。1

（二）创新是企业档案管理发展的动力

随着经济社会和科学技术的快速发展，档案工作的管理方式和管理手段也 发生了变化，档案工作的信息资源建设得到了极大的加强。当前企业档案的作用 主要分为两大方面：一是为企业管理人员提供历史数据参考，使其能做出正确的 有利于企业发展的决策，二是准确的展示企业经营成果，为企业各方面的合作提供有力的数据。因此档案部门应不断的对企业档案服务机制进行适应牲的创新， 不断拓展档案的社会服务功能，增强社会档案意识。

二、当前企业档案管理模式的优势与不足

（一）集中管理模式

集中管理模式是企业所设立的档案机构(企业档案馆、企业档案室或企业档案信息中心等)和档案工作者对本单位档案实行集中统一管理的模式。集中统一管理是我国长期以来档案工作基本原则的核心。2

1、集中管理模式的优势

这种模式的优势在于能够保证企业档案的整体性和安全性，便于企业档案工作的全面建设，能够有效发挥企业档案的整体功能。采用这种管理模式，档案管理系统权利集中、制度规范，在档案整理过程中能够及时发现缺档漏档现象，便于形成统一的档案信息中心，能够最大限度地体现档案的整体性，对优化企业内档案的管理和利用效果明显。

2、集中管理模式的不足

集中管理模式属于单一的档案管理模式。在当今社会，尤其是在市场经济条件下，这种单一的档案管理模式因为所存储档案的单一性、所显示信息的滞后性、所提供资料的局限性，已很难适应企业进一步变革的需要和满足企业对各类信息的渴望。

（二）分散管理模式

分散管理模式是企业没有为档案管理设立一个专门的管理部门，企业档案掌握在企业各机构或职员个人手中的一种档案管理模式。

1、分散管理模式的优势

在分散管理模式下，企业能够对档案的归属力和责任力进行清晰划分。其优势表现在:一是多元化的管理方式简捷又简单，只需要根据档案的来源进行分类、编目等简单的管理程序即可，便于利用。二是充分利用企业的人力、物力、财力等资源。

2、分散管理模式的不足

企业对自身产生的档案不能行使高度的控制权，对企业自身档案的整体性了解得不够透彻，企业内没有形成一个统一的平台使档案资源能够高效运转，企业也就无法形成一个档案信息中心，难以淋漓尽致地体现档案的作用。

（三）分布管理模式

分布管理模式是指企业的档案由档案部门和业务职能部门分别保管的管理模式，分布管理也称“集中一分散式”、“网点式管理”和“联邦制”。

1、分布管理模式的优势

分布管理模式的优点主要表现在管理高效、便利，更适合各办公机构协作等力而，具体体现在:一是档案部门和其他办公部门都可以保管档案，所以在档案移交这个程序上可以任意选择最终对象，展现了分布管理模式的便利性特点；二是由于分布管理模式具有档案中心机构集中领导的特性，所以档案部门和各办公部门在保管档案方面能够有一个统一的、标准的程序和制度，避免了重复与分歧，提高了工作效率。3

2、分布管理模式的不足

分布管理模式的不足之处在于，第一，对于怎样清晰划分档案部门和其他办公部门在档案管理、保存方面的先决权利是一个很难解决的问题；第二，会使许多企业渐渐忽视档案部门，因为此模式下档案部门的作用和权利都被削弱了。

三、现代企业档案管理模式的创新思路

（一）工作平台创新

实现新时期的创新管理，企业应在传统流程的基础上进行优化整合，加快信息化建设步伐，并在新思想新观念的指导下，建立先进的电子技术信息系统来重 塑计算机管理工作流程以支持现代化档案工作管理。也就是说这些先进的信息系统正是企业档案电子化的实现与进步，它们的建立为企业提供了更符合现代企业管理的数据信息工作管理平台，满足了企业活动对信息流向规范、控制集中、表 单定制多样、利用方式灵活等要求，使档案管理实践实现一个质的飞跃。

（二）服务机制的创新

市场经济的实质是效益经济，在现代企业制度下，企业的任何活动都要服从于效益原则。拥有用户是档案事业存在和发展的关键，但是，由于最初“重藏轻用，以藏为主”的观念，一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着。笔者认为，档案部门可以借鉴一些服务行业的做法，开展优质服务、规范服务、承诺服务，改良服务态度，提高查全率、查准率，使利用者高兴而来，满意而归，重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的，即要“一切为了用户”，以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。

（三）文档流程创新

文档一体化流程是新形势下的全新文件管理观念，它本身是立足于先进的 信息管理系统，对文档管理工作流程优化重组，建立无缝的互操作平台的过程。 文档一体化流程的创建过程主要从以下两个方面开展：文件管理阶段和档案管理阶段。

文件管理阶段主要是面向不同的用户，需要提供不同层面和任务项的工作 流程及操作平台，并建立一系列的制度来保障借阅文件的质量，形成文件关联体 系及文件流转监控机制，保证文件归档机制的执行。档案管理阶段主要是为普通用户提供档案信息利用的便利性，摒弃过多的档案管理特性，以信息的简便、直观为主，面向管理人员时，主要是按档案管理的要求和方式，整理归档的信息数 据，并能及时切换视窗，让管理人员了解档案提供的信息是否能满足直观、齐全

、准确的要求，最后要注意建立健全档案信息的安全机制，以确保信息的保管安 全。

（四）管理机制创新

信息化时代，文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息 安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来实现。信息管理方面：通过先进的技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统 运行安全。同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确 保信息运转流畅安全可靠。

信息工作人员管理方面：①建立并提供管理政策，明确职责，各尽其责；②策划并提供应急措施、保护方案，定期进行信息安全检查，提人员对安全事故的应急反应；③经常对相关人员进行安全教育和宣传；④常开展业务培训，提高人员综合素质，尽量避免误操作等安全隐患；⑤建立严格的权限管理机制；⑥规范信息数据的转移、加工程序，提出数据校验模型，加强人员的管理。

参考文献

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近年来，为了适应农村经济发展，保证农村建档工作的顺利实施，部分乡镇档案管理部门对“村档乡管”进行了积极有益的探索和尝试。随着“村档乡管”工作的逐步深入，一些问题逐渐显现出来。

1.1 村级干部档案意识淡薄。部分村级干部档案意识淡薄，对档案工作重要性认识不足，无法将档案材料收集充分，结果部分档案残缺不全。有的村级干部对应存档的材料未按照要求及时存档，甚至为牟取私利占为己有。部分村级干部更换频繁，在任期间无暇顾及档案管理工作，加上新任村级干部未能及时与往任干部沟通，久而久之档案管理工作便被抛诸脑后。

1.2 村级档案管理水平低。村级档案管理工作通常由村会计或干部负责管理，缺乏专业的档案管理知识，整体业务素质较低，致使档案管理工作水平低下；部分行政村工作条件较差，没有设立专门的档案室，有的虽然有档案室，但是缺乏专门的档案管理柜等用品，档案随处堆放，极易发生火灾、霉变或被虫蛀鼠咬等，酿成不可挽回的损失。

1.3 档案管理发展不平衡。不同地区的农村经济发展存在较大差异，档案管理工作也有较大差距。例如，一些经济稍好的行政村，对农村档案管理工作比较重视，能够按照要求进行管理。而对于一些经济条件较差的行政村，根本没有经费支撑档案管理工作，缺乏必要的档案管理设备，一些档案管理人员也只是临时负责，严重影响了档案管理工作质量。

2 相应对策

2.1 因地制宜，从实际出发。“村档乡管”是落实社会主义新农村建设的重要工作，为保证“村档乡管”工作的顺利实施，要求档案管理部门因地制宜，制订有效的档案管理方案，深入农民群众当中，积极听取意见，为“村档乡管”工作有效落实创造良好条件。档案管理部门还应根据自身工作特点适当扩大档案收集范围，例如，收集有关村里重大决策材料信息，以及民与民、民与村形成的协议合同等材料，并要求有多个备份由村、乡镇共同保存，有效避免因档案材料丢失造成的损失，便于今后档案的管理和查找。

2.2 注重宣传，加强业务培训。为保证“村档乡管”工作的顺利实施，应加大《档案法》宣传力度，并要求乡村相关领导认真学习，以此提高乡村各级领导对档案管理工作重要性的认识。为此，档案管理部门领导应充分发挥管理职能，将村、乡档案立卷和管理纳入议事日程。同时加强档案管理人员的业务培训，以此增加档案管理人员的专业知识，提升档案管理人员的综合素质。培训时注重结合农闲、农忙时段，开展长期、短期的培训工作，并注重培训内容应由浅入深、由粗到细、以点带面，使其形成系统的档案管理知识，逐渐提高其档案管理能力。

2.3 加强领导，投入管理经费。乡镇领导干部应起到积极的带头作用，成立“村档乡管”领导小组专门负责该工作的具体落实。首先，定期召开“村档乡管”领导会议，讨论档案管理过程中遇到的问题、难题，结合不同行政村发展特点寻找有效的解决措施。其次，增加对档案管理工作经费的投入，尤其应及时购买档案管理柜和材料夹等，并指派专门的人员负责日常的档案管理，定期打扫档案室并进行消毒处理等，防止档案发生霉变、虫蛀等。

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中图分类号:F292.92 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2010)011(C)-0098-01

引言:人事档案是个人经历和实践的历史记录,是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照,也是历史地了解干部、选贤任能的重要依据,在社会发展的不同阶段和历史时期,人事档案都发挥了无可替代的作用。随着经济体制和人事制度改革的不断深入,人事档案工作面临着前所未有的挑战。为适应市场经济发展的需要,传统的人事档案管理体制必须进行改革。

一、现状分析

随着我国社会主义市场经济的逐步建立和发展,原有的人事档案管理的弊病日渐暴露,严重影响了人事档案管理和使用。当前企业人事档案管理工作中存在的问题有:

1、人事档案材料内容质量不高

由现状所述,当前企业许多人的人事档案质量不高,缺乏利用价值,其人事档案材料空洞的、形式的多,细致的、实际性的少;反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多,反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少;反映过去情况的多,反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多,定量描述少;或者只讲优点,避免缺点;内容空乏,个人总结和组织意见尽是套话,无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。

2、“无头档案”突出

随着人事制度改革的深化,人才流动日趋频繁,人档分离现象也日趋增多,其中最突出的表现是大量“无头档案”的出现。“无头档案”是指查不到当事人下落的人事档案,这种档案主要产生于下述情况:一、人员主管机关变动与档案的流动未同步进行。二、转递工作不准确。三、收进转出登记制度不严,有的人事档案管理部门不坚持定期的检查核对制度,对漏转、错收不易发现,随着时间的推移,这些档案也会成为“无头档案”。

3、传统的人事档案管理体制不适应新的形势

随着社会主义市场经济的建立和我国人事制度改革的不断深入,传统的人事档案管理体制在以下几方面都表现出明显的不适应。具体表现为管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理,人力、物力、资金不到位,重复浪费极为严重。

二、问题形成的缘由

1、管理机制滞后

人事档案管理还是沿用长期以来形成的以“计划管理”为核心的各项制度,“计划”色彩浓厚,缺少应有的生机与活力,机制滞后,已不能适应档案工作发展的需要。一方面档案材料收集制度过分“行政”化。材料收集是人事档案工作的重点和难点,目前,主要是依赖于政府的行政手段,但随着政府职能的转变,这项工作的难度将越来越大。

2、整理不规范

对于企业人事档案工作来说也应如此。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提,许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱,甚至根本没有清理,有些单位档案随已立卷成册,但没按要求的格式进行分类处理,给档案利用带来了诸多不便。

3、人事档案意识淡薄

中新网曾经公布了一项调查数据:在2068名被调查者中,认为“工作中注重的是能力,档案没用”的占到被调查者人数的49.03%,另有12.33%的人表示“无所谓”,只有38.64%的人认为“择业自由,但档案不能遗弃”。这些数据将目前社会上人事档案意识淡薄的事实摆在我们面前,机制不适应或规定不合理等因素可以很快改进,但这种社会整体意识上的欠缺是非常严重的,这是导致大量弃档现象发生的最主要的原因。

三、完善的措施

1、完善企业人事档案内容制度

具体可从以下四个方面做起:第一,强调“个性化”与“辨识度”;第二,减少主观内容;第三,摈除冗余内容;第四,扩充新内容。

2、建立适时的人事档案管理体制

要打破各级部门条条块块都管人事档案的旧管理体制,实行相对集中统一管理的体制。县级机构的人事档案可由该县档案馆统一管理,不必分散在县直各机关,由专门的档案机构和人员管理,这样可防止部门、单位之间互相推诱扯皮,而且便于社会利用,提高利用效率。县级以上机构的人事档案不宜与县级机构一样完全实行集中管理,但应相对集中。一个规模较大且人数较多的企业、学校、机关的人事档案应集中管理,不应分散在各科室和部门。其次,应建立与现代人事政策制度相适应的人事档案管理制度,而不仅仅是单一的干部档案管理制度。此外,将人事档案管理真正纳入整个档案事业系统,接受国家档案行政管理机关的宏观指导,而不应将档案工作重要组成部分之一的人事档案管理独立于该系统之外。

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据不完全统计，上海市市属16家产业类的国有企业集团及所属国有改制企业拥有改制档案约330万卷，平均每家集团拥有企业改制档案约20万卷，有的集团甚至多达100多万卷。统计表明，各集团、系统子公司及所属改制企业，都面临着管理大量企业改制档案的挑战。上海市档案局坚持国有企业改制档案处置工作从实际出发，不搞管理模式“一刀切”的原则，提出各集团公司改制企业档案处置工作与国有企业改革发展相适应的指导思想，结合工作实际做好国有企业改制档案处置工作，探索出了适应上海国有企业改制情况的档案处置管理模式，即按照企业行业板块和壳体企业集约化管理模式，搭建企业改制档案集约化管理平台，实行企业改制档案的区域化、集中化管理。

1．企业按行业板块集约化管理改制档案

上海电气资产管理有限公司是上海电气(集团)总公司所属子公司，公司总部按行业划分设置5个管理部，分别负责机床机电、液压气动、通用、电线电缆和日用电器等设备的管理，公司下属33家子公司。该公司按照行业板块管理，利用已关闭企业的旧厂房对4个管理部的改制企业建立起了10个档案保管区域，其中管理一部有2个档案保管区域、管理二部有3个档案保管区域、管理三部有2个档案保管区域、管理四部有3个档案保管区域。10个保管区域，保管了171家改制企业、共29.3万卷已通过鉴定的企业改制档案。公司综合办公室对各保管区域的企业改制档案工作进行统一领导、统一管理、统一制度和统一指导，制定了《上海电气资产管理有限公司改革重组企业档案鉴定整理工作规定》，统一了公司系统改制企业档案鉴定整理要求，明确必须经过鉴定整理，验收合格后，方能进入保管区域。同时，为保证改制企业档案的有效利用，公司要求，进库档案的纸质与电子案卷目录同时归档，有条件的单位要拟写全宗介绍。档案保管区域配备了电脑、打印机、复印机、传真机等硬件设备，还有专职档案人员管理和提供借阅利用，库房条件符合“七防”要求。目前该公司10个档案保管区域库房面积近2733平方米，利用率达1828人次／年。

上海良友(集团)有限公司位于上海市中心，为了便于档案处置工作的开展。在改制企业集中的区域建立了集团档案分室，集中统一管理集团下属关闭企业的档案。公司还在所属企业粮油仓储公司建造的嘉定粮库综合办公大楼内，开辟档案库房，集中存放仓储、油脂、集团清理办等三部分企业改制档案，为安全保管改制企业档案，创造良好的硬件环境。

2．“壳体”企业实施档案集约管理

所谓“壳体”企业是指已停止生产和经营，还暂时保留原企业法人地位，并承担着原企业不良资产和债务清理的企业。上海纺织控股(集团)公司自2005年2月成立资产管理中心后，针对“壳体”企业实施集权、集聚、集约和专业化管理，对行业系统企业改制档案也实施了相应的集约化管理。一是将全行业改制档案集中到一个地方管理。棉纺印公司统一负责该行业系统改制档案的集约管理，将所属“壳体”企业的档案进行集中管理，做到统一规划、统一制度、统一安排、统一指导，统一配备专职档案管理人员和必要的保管设施。所属停产企业按照公司部署，将企业改制档案清理、造册，并通过公司检查符合要求后，移交归档，使改制企业档案管理切实做到定点、定人和定时。目前，该公司档案集约点库房面积561平方米，专职档案干部2名，保管了27家企业、17.9万卷档案。二是按地理位置分块集约管理。如针织、华宇等公司，根据企业所处的地理位置，划分出几个集约地进行档案的相对集中管理。针织公司将下属改制企业档案按照东、南、西、北、中地域划分，建立了5个集中保管基地，集约管理改制档案，基本保证了企业改制档案的保管和利用需要。上海纺织控股(集团)公司在本系统各行业中积极推行改制档案集约管理模式，公司系统实施集约管理的覆盖率达83％。

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1. 衰老加快、行动不便、带病生存

老干部进入耄耋之年，机体各器官功能日趋衰退，心脑血管疾病、肝肾疾病、骨质疏松、白内障等疾病开始频频“光顾”。他们的感觉、知觉功能衰退明显，智力下降，性格脆弱，行动不便，带病生存。

2. 各类疾病并发症增多，出现高致残率

随着发病时间的推移，各类疾病并发症日渐增多。糖尿病、高血压病等本身不可怕，但会引发一系列并发症：脑中风、心肌梗死、肾功能衰竭、周围神经病变等，成为导致机体失能、残障的主要原因。另外老年人免疫功能降低，在原发病的基础上易发生感染或其他并发症。各类疾病并发症的高发生率直接导致高致残率，严重影响了老年人的生活质量。

3. 各类心脑血管突发事件增多，出现高死亡率

随着高血压、高血脂、高血糖的日渐增多，各类心脑血管突发事件的发生率明显增加。老年人的各种器官功能减退，机体适应能力低下，因此一旦发病，病情常迅速恶化，出现高死亡率。

4. 精神焦虑恐惧增加，产生悲观抑郁情绪

老干部随着年龄增大，身体机能日渐衰退，使他们心理负担日益加重，常常产生焦虑恐惧心理。特别是周围有老战友去世，就会使他们精神遭受大的刺激，尤其对组织的依赖性越来越强，希望能为他们办妥一切事情、解决一切问题，甚至还有一些不切实际的要求。老干部之间有时相互攀比，也增加了失落感、沮丧感，给健康管理增加了不良因素。

慢病管理信息系统的设想

309医院目前的干休所（日常管理）疗养院（专病疗养）体系医院（诊断与治疗）的医疗保障模式，为慢病管理的开展提供了可能。一是干休所老干部对健康的需求，使他们能积极、自愿参与到慢病管理中来。慢病管理能预防和控制疾病的发生与发展，降低医疗成本和发病率，已成为各级卫生部门及医疗机构的共识；二是干休所卫生所、医院提供了人员和技术支撑；三是对老干部每年的体检、巡诊、健康教育以及家庭病房的开展，使实施慢病管理具有一定的雏形和基础。

随着慢病管理体系的不断发展，慢病管理信息化成了必不可少的基础。首先，在309医院和各门诊部等机构，均逐渐建立起了信息系统，这些系统能够为慢病管理的开展提供重要信息；其次， 由于老年疾病的长期性和人群的流动性，个人所得到的慢病管理业务产生的信息均分散存储在各个独立的医院、干休所、疗养院等机构中，必须采取统一的平台将原本分散的信息进行集中管理，以实现慢病管理的持续性；还有，随着信息技术的发展，许多原本昂贵的健康监测设备逐渐小型化、数字化，如血压计、血糖仪、心电图机等，已经可以走入家庭，采集的信息也可以上传到中心端集中存储，为慢病管理提供直接数据支持。

因此通过引入慢病管理信息系统，将可以为老干部建立电子健康档案，将医院、门诊部、干休所、疗养院连接在一起，提供连续的慢病管理服务；另外面对老干部多在家休养的情况，为了能实时全面地掌握老干部的健康状况，可以引入家庭健康监护终端，通过终端设备定时或实时地采集老干部的健康信息，能够第一时间记录其健康状况，及时发现异常，并实现个人与医院、门诊部、干休所、疗养院等互联互通，业务协同，建立科学、系统、完整的慢病管理信息系统，并提供健康评估、健康指导、预约服务、双向转诊等慢病管理服务。

慢病管理信息系统的设计要点

1. 建立老干部电子健康档案

卫生部2009年颁布了居民电子健康档案标准，为老干部建立电子健康档案的数据库设计提供了标准和依据。电子健康档案分为个人基本信息，诊疗记录和疾病管理三个大类，计划通过个人基本情况登记表、门诊病历、住院病历、住院病案首页、健康体检记录、高血压患者随访表、糖尿病患者随访表、肿瘤报告与随访表、精神分裂症患者随访表、老年人慢病管理随访表等采集数据，了解老干部的社会、家庭及疾病背景，定期记录健康状况，长期观察、连续追踪所患疾病的发展过程，为实施有针对性、系统性的保健计划和措施提供可靠依据。

2. 家庭健康监护终端部署

通过在老干部家庭内部署家庭健康监护终端，可随时采集到老干部的健康信息，包括血压、血脂、心率、心电、血氧、血糖等指标，并通过网络自动传输到网站，成为电子健康档案中随访表的一部分信息，干休所的保健医生随时监测这些数据，展开有针对性的随访。

3. 坚持落实老干部家庭访视

每周固定时间上门巡诊，对症状轻、年龄相对小的老干部监测生命体征、了解饮食、运动、日常用药情况；对症状重、年老的老干部开展“家庭病房”、送医送药上门进行家庭护理；对鳏寡独居的老干部及时进行心理干预，采取疏导、解释、安慰、鼓励等方式给予情感支持，引导和纠正不良的情绪，增强自我调节能力，提高心理健康水平。通过家庭巡诊访视，为老干部提供完整、迅速、便捷的医疗保健服务。

4. 定期进行健康体检

每年的老干部体检结果可分五种状态：健康、低危险状态、中危险状态、高危险状态和出现临床症状（疾病）。针对五种不同的状态，以不同的方式区别处理：对处于健康、低危险状态人群，可以采取指导培养健康习惯，评价危险程度，使其保持无危险、低危险状态；对中、高危险状态人群可以采取指导改掉不健康习惯，早期发现病变，早期干预，评价危险程度，减少危险因素，如肥胖、超重、高血压、高血脂、高血糖等；对出现临床症状（疾病）的人群，建立病症档案，进行单病种风险（稳定、中危风险、高危风险）评估，根据不同风险进行分级管理：病情稳定的人群，可由干休所、疗养院管理，控制和观察，也可参加专病疗养。中危风险人群，一是建立家庭病房，由309医院、干休所管理、巡诊并提供技术指导；二是在309医院门诊进行治疗、待床观察；三是前两种形式都不能有效控制病情或出现其它特殊情况，立即送309医院住院治疗。对病情得到有效控制或临床治愈的患者，如需要可建立家庭病房，由干休所管理，医院进行随访。

5. 适时开展健康教育

通过针对性的短信群发，每月开展健康教育，如合理饮食及运动方式、意外损伤的防护、常见慢性病的发病危险因素如何有效干预等，使老干部获得相关的健康知识和技能，督导老干部建立良好的生活方式，增强自我保健能力，提高生活和生命质量。

6. 系统集成平台

系统集成平台的建设参照卫生部颁布的基于健康档案的区域卫生信息平台技术方案，既遵循标准，也为将来纳入全市卫生信息网络铺平了道路。系统集成平台要连接网站、体检系统、医院信息系统（HIS、LIS、PACS等）、干休所、门诊部，汇聚老干部在各个医疗机构的检测、检查、诊疗信息，形成统一的、完整的电子健康档案，为老干部、家庭保健医生、体检机构、医疗机构提供统一的浏览、查询和应用平台。

7. 慢病管理门户网站

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一、加强组织领导，明确责任 

档案安全是档案工作中的重中之重，我镇十分重视档案安全工作，加强了对档案安全、保密工作的领导，建立完善了档案管理负责制，办公室工作人员为成员的档案安全领导小组，具体负责本单位档案安全管理工作，保障了档案安全工作的顺利开展。

二、认真开展排查，消除隐患

镇深入开展档案安全风险隐患排查整治工作，镇党政办联合镇安监办对档案室及办公场所的防火、防盗、防水、防爆、防泄密设备的安全情况进行了一次全面的检查，排查各类火灾隐患和防盗死角，检查维护电气线路、机电设备的安全运作，检查保障消防设施、监控系统的工作运转。

三、健全安全制度，制定措施

加强各部门工作人员的岗位职责，贯彻执行国家有关档案工作的方针政策,定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作,增强部门各个工作人员的档案意识。一方面，加强对归档文件材料的保管以及保密力度，由档案人员统一集中管理，任何个人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件资料，认真做好传阅和保存工作;另一方面，做到以人为本，努力提高档案管理人员的业务素质，我镇每年都订阅相关的档案刊物，积极参加档案专业技术和业务知识培训。档案工作人员认真做好文件的收、发工作，做好档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统;严格按照保密法和档案法管理档案，保证档案的安全和利用。我镇安排了一名兼职人员负责档案管理工作，发现问题立即解决，对违反档案法的行为进行严肃批评教育。 

四、下一步工作计划 

一、进一步组织学习档案管理基本知识，充分认识档案工作的重要性。加大宣传力度，让大家了解档案工作，加强安全观念。 

二、档案管理工作要建立在平时的认真、仔细、及时的基础上，在日常工作中，要随时进行整理、分类、归档，做到规范化管理。

三、加强监管工作。保密监管人员要认真履行职责，定期对单位的文件进行保密检查，特别是节前的保密检查，要形成一种制度，发现问题及时纠正，把保密隐患消灭在萌芽时期，确保文件的安全。

四、建立长效机制。提高档案安全意识，定期开展库房安全检查，守住档案安全底线。