财务档案的管理范文

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关键词 财务 电子档案 管理 研究

传统的财务档案大都以纸质为载体，不能适应财务档案管理的信息化要求，必须向数字化档案管理转变。未来的财务电子档案就是财务数据采集源泉和基地，通过分类整理和网络共享，最终为各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。

一、财务档案管理现状

（一）财务档案分类

随着公司电力事业的快速发展和经营管理水平的提高，财务档案资料也日趋增多，主要分为会计档案和财务管理文件两大类。

会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

财务管理文件：指除会计核算专业材料外的财务管理制度、计划批文、通知等各类财务管理资料，是财务档案的重要组成部分。财务集约化管理的不断深入，财务管理文件的积累呈现多元化趋势。财务管理制度包括预算管理、会计核算、工程管理、资金管理、资产管理、资本运营、财务评价与考核等。

（二）财务档案管理规定

自1999年以来采用电子计算机进行会计核算，保存会计档案实行电子存档和纸质存档制，2004年的《会计电算化管理办法》对电算化会计档案的管理进行的明确的规定，电算化会计档案指储存在磁盘或其他存储介质上的会计数据和程序，以及打印输出的各种账簿、报表、凭证等核算数据和系统开发中的全部文档资料。打印输出的纸质会计资料按照《会计档案管理制度》进行归档管理，储存在硬盘上的会计数据建立定期备份制度，实行电子备份，按年度进行刻盘存档。

二、财务档案管理趋势

为规范和加强公司财务管理，公司已经建立了涵盖生产经营全过程的财务管理体系，随着财务信息多元化的发展，积累了丰富的财务管理文件，必须实现由纸质档案管理向数字化电子档案管理转变，才能充分发挥财务管理文件的指导作用。财务电子档案将是财务数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地，通过实时更新和共享，及时、准确地为经营决策提供依据，电子档案将成为财务档案管理的主要形式。

（一）财务电子档案能够提供财务档案信息方便快捷的服务方式

数字化的财务电子档案信息可以通过网络等现代技术实现的远程利用，提供方便快捷的财务档案信息服务方式和途径。

（二）财务电子档案能够使不同载体形式的财务档案信息得到转化与再现

根据财务档案载体形式的不同，可以将电子文档、录音、录像、幻灯、照片等各种形式的财务档案信息经过数字转换，并再现其它载体档案信息的真实内容，既加强管理又方便应用。

（三）财务电子档案为财务管理水平的提高奠定基础

在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代，档案信息数字化是财务电子档案管理发展的必然趋势和方向，财务档案数字转化工作有利于财务信息的推广，为财务管理水平的提高做好基础准备。

（四）财务电子档案为财务信息体系的完善创造条件

随着无纸办公和电子文档的普遍应用，财务电子档案与纸制档案共同组成完整的财务档案信息库，为财务信息体系的完善创造条件。

三、财务电子档案管理面临的难题

原始性问题。对于纸质档案来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章、纸张制成材料等使内容真伪易于判别，可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。电子档案内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。很难对电子档案的原始性进行认定。

真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。

完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。

安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，篡改信息、信息外泄，都会直接损害电子档案的安全。

四、财务电子档案管理保障措施

（一）采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性

在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的原数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。

（二）建立电子档案统一接收数据格式

因为财务管理资料来源广泛，形式多样，无法统一，如电子文档、录音、录像、幻灯、照片等各种形式，财务电子档案需要实现统一格式的转换，同一文件类型统一一种文件格式。

（三）应用的安全性

财务电子档案基于网络实现资料上传、信息共享，可根据设定的档案密级按部门按专业按用户级别配置访问权限，可在权限允许范围内下载档案。同时日志库自动记录对电子档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作。

（四）明确纸质档案与电子档案要长期并存并保持一致

纸质档案与电子档案属于两种不同载体的档案，必须明确纸质档案与电子档案长期并存的“双轨制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件来保存。同时，还要注意两种不同载体档案的一致性，特别是在电子档案编号、更改、更新时更应注意电子档案与纸质档案的对应相符。

五、财务电子档案管理的优势

财务信息的随时更新。现代网络系统为实现电子档案管理提供了快捷的管理手段、共享的信息平台，开辟了信息利用的快速途径，将过去的集中建档，改为平时随时整理建档。集中的工作量，变为分散的工作量，提高了财务信息管理水平，财务电子档案及时得到更新，便于检索利用。

灵活便利地检索。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种信息体系。因此，“文件”作为基本保管单位，使信息分类方式得以根据需要进行自主编辑。

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虽然财务档案管理具有至关重要的作用，但由于种种原因所限，高校在管理财务档案方面存在一系列亟待解决的问题，具体体现在以下几点：

（一）对财务档案管理重视不足。财务档案管理工作是保存历史、服务现实的重要工作，但是由于高校财务工作人员的数量比较少，承担的任务也比较繁杂，所以对财务档案的收集、整理重视不足，导致部分有价值性的财务档案损毁、缺失，无法发挥真正的功能。

（二）高校财务档案管理人员综合素质不高。如今，大多数高校都没有专职的财务档案管理人员，基本是会计人员兼任的，他们没有接受过专门的档案业务知识培训，缺乏足够的档案管理工作经验，所以对财务档案的归档标准不甚清晰，导致整理出来的财务档案质量不高、分类不科学、装订也不够规范。久而久之，就会导致财务档案随着其他无用资料被一起销毁。

（三）财务档案管理机构设置不科学。财务档案管理机构是实施财务档案管理工作的重要保障，其重要性不言自明。但是目前大多数高校并没有设置此机构，所以导致财务档案管理工作是由不同的人完成的，比如由办公室人员完成档案归档工作，由会计人员完成会计档案装订工作。很显然，这样的管理工作比较分散，不成体系，直接影响了高校财务档案管理工作的整体质量。

二、提升高校财务档案管理效率的策略

针对已经存在的一系列问题，高校可以采取以下几点方法予以解决：

（一）提高对财务档案管理工作的重视程度。只有对财务档案管理工作提高重视程度，才会对其投入人力、物力和财力。高校领导要意识到财务档案管理工作的重要性与必要性，积极构建财务档案管理网络。并根据学校的实际情况设置专职人员管理财务档案，还要完善相关的规章制度，将财务档案管理工作纳入到学校的总体工作中，使学校上下都能意识到财务档案管理工作的重要意义。

（二）提高财务档案管理人员的综合素质。财务档案管理工作至关重要，从事这项工作的人员必须素质高、能力强，还要具备一定的法律知识，因为部分财务档案涉及学校机密。在安排财务档案管理工作人员时，要综合考察他们的德、能、勤、公、廉、俭等若干方面，配置最合适的人才从事财务档案管理工作。另外，高校还要为这些工作人员安排多形式、多途径的教育培训，组织他们到先进单位进行参观，引导他们参加专题讲座，以此提高他们的综合素养和业务能力，增长见识、开拓视野。并对他们进行思想政治教育，培养他们爱岗敬业、脚踏实地的工作作风。

（三）设置专门的财务档案管理机构。高校配置了稳定的财务档案管理人员队伍，还应该设置专门的财务档案管理机构，并落实目标管理责任制，将财务档案管理业绩作为工作人员参加晋升、评比的重要标准，通过奖优罚劣，最大程度地调动工作人员做好档案管理工作的积极性与主动性。（四）加强财务档案信息化建设。进入21世纪之后，已然迈入信息技术时代，信息技术蓬勃发展，社会各个领域都深受其影响。所以高校加强财务档案信息化建设有其自身之义。为了实现与时俱进，高校必须提高财务档案管理的信息化程度，加快财务档案数据库建设，并实现财务档案信息的资源共享，尽快实现高校财务档案信息传递网络化、使用快捷化和服务现代化，使财务档案信息能够发挥最大化的效用与功能。

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作为农村财务活动的真实记录，村级财务档案管理的好坏是村民自治效果的直接反映。当前，农村财务档案管理的状况如何？农村财务档案管理过程中存在哪些问题？带着这些问题，我们对山东省各地的农村财务档案建设情况作了调查。本次调查，共发放问卷300份，收回问卷291份，其中，有效问卷284份。通过面谈或电话访问的形式，对近50名村干部和普通村民进行了访谈，覆盖了山东省的14个地级市。调查结果表明，通过各级政府的积极探索和努力，山东省农村财务档案管理取得了一定的成效，但也存在着一些的问题。

1 山东省农村财务档案建设的现状

1.1 山东省农村财务档案建设的立法现状。为了加强对档案的管理、收集和整理工作，山东省于2004年通过了《山东省档案条例》，规定村民委员会应在本区域内开展档案收集、整理、保管和利用工作。山东省档案局根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山东省档案条例》及有关规定，制定了《山东省村级档案管理办法》（试行），对村级档案的归档范围、归档时间和档案的利用等问题作了详细的规定。但总体而言，山东省目前并没有专门的财务档案立法。有关财务档案的立法规定散见于《山东省村级档案管理办法》及其他各级政府的政策性文件之中。如，上述《办法》第10条第9款规定，村财务管理活动中形成的会计账簿、报表、凭证等材料必须归档。滕州市姜屯镇人民政府印发的《农村财务管理实施细则》第12条规定：“村级财务档案由中心按村及时整理、装订成册，统一归档保管，不得散失、损毁，建立健全档案室，制定完善的档案制度，做到职责明确、专人负责。”等等。

1.2 山东省农村财务档案建设的经验探索。在新农村建设过程中，山东省各级政府充分认识到农村财务档案建设的重要性，结合本地区实际，积极探索农村财务档案建设的新思路、新方法。如，垦利县调整了农村档案建设的工作思路，不仅召开了全县农业和农村档案工作会议，还将农业和农村档案工作纳入各镇、涉农部门的年度目标考核。因地制宜地开展了新农村特色档案工作，不仅加大了村级档案室建设的投资力度，还每年组织档案人员进行业务培训两次，传授各种档案业务知识，提升了村级档案管理人员的业务水平。滕州市按照大力推进社会主义新农村建设的整体部署，调整思路，加大镇村（居）基层建档力度，紧密结合构建和谐新农村实际，完善村情档案建设和管理制度，制订了切实可行的实施方案。采取试点先行、分步实施、因地制宜、突出重点的原则，实行部门协作、三级联动、整合力量、规范指导的方法，加强新农村档案工作建设。菏泽市针对某些村不具备档案保管条件而造成档案散失、霉变等现象，借鉴当地“村账乡管”的做法，试行由乡（镇）档案室代管其档案，取得了良好成效。胶州市营海镇在2006年创建了具有全新意义的“档案信息中心”，集中统一管理全镇档案资源，将镇直各部门形成的各类档案资料进行整合，面向全镇农村开展档案利用、已公开现行文件和农经信息查阅服务，行使全镇政务公开和宣传教育基地窗口职能，并对本镇、各村档案工作实施监督指导。肥城市把农业和农村档案工作列入重要议事日程，加大了对村级档案工作的资金投入，在全市形成了市、乡（镇）、村三级农业和农村档案工作网络。各乡镇、办事处都明确了一名党政办副主任管理档案工作，并配备了1至2名专职档案工作人员，负责集中统一管理本机关各种门类的档案，并监督指导本辖区内企事业单位和各村档案工作。各村也都明确了专人负责档案工作，做到了“市里有人抓，乡镇有人管，村里有人干”，一级抓一级，层层抓落实，保证了农业和农村档案工作的正常有序运转。潍坊市奎文区针对奎文实际，于2008年，在全市率先建立规范统一的农村财务档案室，集中管理全区65个村的财务档案，固定了专门的档案管理人员，制定了严格的档案查阅程序，使村级财务档案管理逐步实现规范化、现代化，等等。这些新思路和新方法的探索和实施，促进了山东省农村财务档案管理的规范化。

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二、财务档案管理信息化的特点

现如今，企业管理最重要的就是从管理的思想上进行根本上的改变，就是要顺应时势，跟上时代的步伐，进行信息化的变革。在进行财务档案管理的过程中，很多经济业务比较繁杂，信息较多，然而很多人员在进行工作的时候会出现很多不必要的环节，这些环节会带给工作人员很多工作上的阻碍，通过进行运用信息化的管理，能够储存大量的信息，能够节省很多管理时间，使财务档案能够被高效规范的进行管理。

三、财务档案信息化建设的主要内容

1.建立与公司相符的信息管理平台

对于公司内部的财务档案管理，需要进行对财务档案进行信息化管理。在进行管理的同时，需要向相关工作提供更为精确的信息化数据。在企业的内部设立与企业财务档案管理相符的数据平台。为各类档案管理提供信息资源，并且能够提升财务档案管理的水平和管理能力。让财务信息能够随时随地的进行平台保存。

2.设立公司信息化的防火墙，增强网络安全

财务档案信息化管理是公司的一项重要任务，在进行财务档案信息化管理的同时一定要注重信息化的安全性。企?I的财务信息是企业最重要的公司信息，必须要保证公司信息的安全性和保密性，对于公司的网络安全建设必须要加强信息技术，并且要对网络进行合理利用。与此同时要加强工作人员的工作能力，确保财务档案的安全性和对信息技术的使用能力。

3.完善财务档案管理信息化的操作工具

财务档案管理需要进行网络化的结合，通过网络化的平台进行对相关数据的采集和运用。相关财务档案信息化管理的资源要进行合理的分配。在财务档案管理信息化内部工作人员进行工作时一定要配备工作的工具，制定与公司财务信息相符的系统，考虑到系统的适合性和科学性，通过操作系统对平时的财务管理进行正确的管理。同时要提高系统的操作性能力，能够在进行相关管理中提供最准确的方案和计划。

四、加强财务档案信息化管理的策略

1.提高财务档案管理的信息实用性

财务档案管理的信息是在信息化的作用下才能够得到更好的管理，同时财务档案管理的信息同时也能够查看信息技术的水平。在进行建立档案管理的同时，要对档案进行分类准备，还要建立相关的档案平台，档案管理的平台提供的相关信息要注重实用性，能够真正的进行对企业档案管理的协助。协调财务档案管理之间的信息，要对信息资源进行合理分配。财务信息数据必须要保证其正确性还有科学性，对财务档案管理的平台要进行系统升级，定时升级平台数据。提高信息化的实用性，进行水平更高的财务档案管理。

2.保证企业网络的安全性

企业财务档案管理信息化的主要内容就是要对企业内部的财务档案进行保密处理，所有的工作都能够进行安全性的工作。信息化管理就是需要结合网络技术，网络安全是确保财务档案的安全性。加强对网络监督，监督每一项财务档案管理的流程，并且要防止财务档案的信息被泄露，被更改。对企业内部工作的计算机，要定期的进行系统升级。保证系统的安全性，及时的进行对计算机进行病毒查杀。保证网络安全性，避免信息泄露的风险。

3.建立健全相关的财务档案信息化管理制度

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中图分类号：B01 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）40-0086-01

一、财务档案概念

财务档案是一种在会计核算活动中形成的具有一定保存价值的会计记录，各种会计记录都是经济活动的生动记录和客观写照。对会计档案的重视程度如何，也反映了有关单位经济秩序是否正常和合法。会计档案在保证一个单位的正常工作秩序、生产秩序和科研秩序等方面，具有十分重要的利用价值。

二、财务档案管理的重要意义

财务档案是一种在财务核算活动中形成的具有一定保存价值的会计记录，各种财务记录都是经济活动的生动记录和客观写照。对财务档案的重视程度如何，也反映了有关单位经济秩序是否正常和合法。主要体现在：第一，为企业、事业、机关团体等基层单位加强内部的微观管理，提高经济效益和社会效益提供丰富的原始数据；第二，它为国家进行经济建设计划和决策，对国民经济进行宏观管理和监督提供真实可靠的会计信息；第三，它为保护国家财产和打击经济领域里的不法行为提供有力的证据；第四，为研究财政、经济历史和发展提供可靠的史料。总之，财务档案工作的好坏，对国民经济的正常进行，经济秩序的确立，各项财政政策、预算的贯彻实施都有着直接的影响，财务档案在社会主义经济建设中具有极其重要的作用。

三、财务档案主要工作内容

1、财务档案的特点

财务档案是国家全部档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了化具有自己独有的特点，首先，财务档案具有来源广泛性，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成财务档案。其次，财务档案具有内容的专业性，再次，会计核算的严密性也就决定了财务档案形成过程的严密性。

2、作用

财务档案作为一种经济档案，有着不可替代的作用，首先，上市公司需要对外披露真实准确的财务信息，其合法经营的全部经济和经营成果都储存在财务档案中，其次，企业单位对外融、投资都需要协作单位提供几年的有关财务数据，而财务数据也都来源于财务档案。第三，司法部门查处违法乱纪、贪污受贿问题更需要财务方面的确凿证据。第四，财务档案是国家统计部门的统计数据重要组成部分，为国家各部门分析经济情况、总结经验教训提供了重要的依据。

3、价值

是制订财务计划的重要数据源；是进行科学经济决策的信息源；是维护正常经济、工作秩序的法定书证；是研究经济文化存在与发展规律的重要文献源；是开展历史研究的记忆库；是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。

4、管理职责

按规定和要求定期收集与征集需要归档的会计文件和会计档案；对会计文档的数据和信息内容进行必要的审查核对，并整理组卷，编制会计文档目录，委派专人保管，严防丢失和损坏；对所藏会计档案实行科学管理，装具齐备，备有目录或索引，存放有序，严格实行库房管理制度，不随意堆放，防止会计档案的实体散失和内容泄密；利用会计档案手续要严格，查阅时严格执行会计档案利用工作制度；对已满一定保管期限的会计档案，要按照有关规定进行处置；对单位合并撤消解散破产分立调动离职等事项发生时档案管理人员有责任将档案移交或转交有关业务主管部门。

5、职业道德

忠于职守，爱岗敬业；遵纪守法，严守机密；博学求进，公正服务参照以上的要求把在工作当中碰到的实例写进去是怎样去实际操作的，总结实践工作中遇到的问题和今后改进的方法、财务档案的特点及作用。

四、财务档案的科学管理有效方法

1、统一思想，加强领导，提高认识

各单位要加强对会计档案管理工作的领导，要提高对加强会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案同等重视，规范管理，不能厚此薄彼。不具备设立档案管理部门的，应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订立卷归档和保管工作，但出纳人员不得兼管会计档案的保管工作，提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。

2、制定规范，健全会计档案管理各项规章制度

要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际，建立和健全一整套相关的制度。首先，建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检查，对做得好的要给予表扬奖励，充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性。反之，对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠正，并予以必要的处罚。凡涉及到本部门房屋买卖、土地使用、财产划分、固定资产、债权债务、经济积案、退休退职材料要另编检索工具，以便长久保管，方便查找利用。

3、规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作

规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。

4、加强会计档案人员知识培训，提高管理人员的综合素质

会计档案管理人员的综合素质既包括思想素质、业务素质。又包括职业道德。作为会计档案管理人员，首先必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；其次，会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。因此，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。

结语

在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，从而使得财务档案相关信息在质量上得到较大提高，进而对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到至关重要的作用。

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二、完善会计电算化财务档案管理的途径

随着科学技术的飞速发展，电子计算机时代已经到来，面对新技术的发展，对会计核算以及财务管理也提出了新的要求，因此，必须加强会计电算化的管理，真正实现会计工作的电算化，更好的提高财务档案管理的水平。

（一）完善会计硬软件设施建设

要加强电算化财务管理，首先要选择具有档案管理功能的软件，并且加强计算机系统的安全防护措施，要对系统进行定期的维护，更好的保证网络的安全。还要对计算机进行定期的杀毒，防止财务档案信息的恶意修改。其次，还要配备一些高清晰度的喷墨打印机或者具有打印能力的激光，作为输出纸质财务档案信息的工具，并选择温度适宜且环境干净的地方来存放档案，更好的完善基础设施建设。

（二）完善会计人员的配置体系

实现会计电算化，必须要完善会计核算体系，该体系要与电算化网络财务系统相适应，建立起一套有效的网络财务管理制度，加强财务系统的管理，更好的提高会计信息的质量。首先，要根据会计信息质量以及财务系统的核算要求，可以划分具体的岗位，并且明确各个岗位的具体任务，制定岗位具体的职责要求。其次，要做好会计人员的培训工作，提高会计人员的电算化水平，使工作人员了解软件的功能，提高计算机的电算化水平，更好的培养复合型人才，使本单位的员工能够更好的进行财务档案管理。

（三）完善电算化财务档案管理的各项制度

对于电算化档案管理系统应该完善各项制度，比如硬盘数据的保留以及软盘的备份以及保管，还有档案的管理与保存方面。首先，要建立电算化快档案的立卷归档制度。要及时的对一些账簿报表、现金日记账以及总分类账进行及时的打印，并进行立卷。并按照审计或者税务部门的要求，打印输出报表或者账簿。其次，电算化财务档案保管制度。对于电算化财务档案的管理要选择优质的磁盘介质进行备份，要注意储存盘与备用盘的分开存放。在保管的过程中，还要做好防光、防压、防尘的工作，并对电子档案进行有效的分类和编号，注明财务档案的内容以及建立时间，也可以进行制作一些档案管理的卡片。再次，严格的借用制度。由于财务信息档案蕴含的信息比较多，因此，必须建立严格的查用制度，根据档案管理的有关规定，按照手续进行借阅。本单位的成员进行借阅要通过财务部门负责人的签字，外单位的人员进行借阅时，要具有单位的介绍信以及财务部门的批准才可以，更好的保证财务信息的安全。最后，定期建立备份制度。电算化会计档案要进行定期的备份，将数据备份到磁性介质中，并且要提供一些备份的细节信息，比如备份的时间以及备份的数量等，管理人员还要定期对财务档案进行检查，防止会计信息的损坏。

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随着财务工作内容的扩大以及管理水平的提高，要制定切实可行的方法来完善财务管理体系。相关人员要建设电子财务档案管理系统，这样可以实现用网络化管理的手段来管理财务，是符合现代化发展的要求，也对财务档案的整体效率有所提高。

1.1 信息化财务管理具有很多优势，比如：信息存储数量多

符合当今查阅频繁的发展形势，对财务管理的实施提出了较多的要求。随着我国财政工作的飞速发展，财务制度变化很大，甚至一年中会出现多次调整的情况，不同指标规定每年都在改变；每年的会计账簿报表都存在一定的不同，不但需要总结当年度经费的总体内容，而且还需要总结上年或者是下年的总体内容；划分标准越来越要求细化，项目就变得复杂，资料收集时出现问题，这些都会对财务管理体系造成一定的困难。

1.2 食堂财务档案管理对建设项目管理起着重要的作用，财务档案管理的实施可以提高财务管理的整体效益，并且能够达到节约成本的目的

从以上内容可以看出，食堂中应该加大对财务管理工作的力度。由于国家的相关政策调整对财务管理产生一定的影响，所以要提高科学化的管理效率。但是，在当今的财政体系发展深入到宏观背景下，随着财务档案管理体系不断的发展，财务工作也出现一定的困难。因此，实现食堂财务管理网络化体系，不但是符合现代化的要求，而且也是提高食堂财务管理效率的重要途径。

2 食堂财务管理信息化建设存在的问题

2.1 食堂财务管理体系没有较好的明确目标，采取领导一致，按照级别进行层层管理的措施还没有落实

依然按照以往的管理体制来进行食堂财务的管理体系，没有形成信息化管理的理念。除此之外，食堂中的财务管理未与其他相关部门进行合理沟通，需要实施多种信息化建设以及相关的网络资源，然而牵扯到相关职能部门就很难落实。由于一些财务管理信息化没有统一的领导，这样就会出现相关部门在财务档案信息化管理中没有做好本职工作等现象的发生，从而导致财务档案管理信息化没有明确的目标。

2.2 财务档案管理人员缺乏相应知识

经过漫长的变革与发展，财务管理人员的素质已经有了很大改观，在学历、职称等方面已经基本符合岗位要求。但是，长期以来所形成的工作惯性，使得他们在业务上仅仅重视财会理论与实践的学习与研究，而对档案业务特别是档案信息化这项工作的重视程度没有提升到一定的高度。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的计划、总结、专题报告、预决算资料、基建预决算、市场报告等资料、合同协议书、荣誉证书、工资转移单、工资调整、人员录用资料等散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。在现有的财务人员中，真正懂得财务档案的搜集整理的人员很少，懂得把纸质财务档案转化为电子档案的人员更少。

3 食堂财务档案管理信息化系统的安全风险

3.1 数据安全风险在手工方式下，财务信息以账、证、表等形式存储在纸介质上，修改过的会计凭证或账簿可以从财务人员笔迹和印章上分清责任，但是电算化系统的会计数据直接存储在磁盘上，对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹，存在着档案无纸化和电脑操作无形化带来的数据风险。利用计算机的舞弊具有很大的隐蔽性，被发现的难度较之手工会计系统更大，其造成的危害和损失也更大。因此，在电算化系统下做好安全保密工作意义重大。

3.2 管理安全风险由于相关人员缺乏计算机信息安全基本知识，不遵守本部门的信息安全规则，造成数据损失等，很多财务工作人员普遍对病毒的危害性程度认识不够，任意从互联网上下载资料，在计算机间、局域网和互联网之间交替使用软盘和可移动硬盘、U盘，将计算机病毒带入财务系统中。另外，由于一些计算机的配置较低，安装防病毒软件后计算机运行速度会受到影响，一些员工对安装的防病毒软件私自卸载，造成整体防病毒工作的被动。因此，往往由于某一个人使用过程中的疏忽而给整个会计电算化系统带来风险。

4 加强食堂财务档案管理信息化的建议

俗话说，“没有规矩，不成方圆”“安全保障，制度先行”要以财务管理部门和档案管理部门为主，相关部门为辅，单位积极参与，通过积极探索，真正做到理论结合实际，从实践中来，到实践中去，制订一系列切实可行的财务档案信息化管理制度。比如对数据库系统的监控制度、重要数据备份制度、内网与外网要实现物理隔离制度等等类似的如国家档案局《电子文件归档与电子档案管理办法》中“至少一式两套，一套封存，一套供查阅使用”的要求。只有健全系统的档案管理制度和管理体系，才能从根本上加强档案软环境建设，做到日常的财务档案管理活动有章可循，如综合性的规章制度、立卷归档、档案保管制度，档案保密、保卫制度，开放档案的利用制度，未开放档案的利用制度，档案专（兼职）人员的岗位责任制。

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二、当前高校财务电子档案管理现状

随着数字信息技术与计算机技术的发展与普及，高校财务档案管理也开始逐渐向会计电算化模式转变，就目前高校财务电子档案管理现状来看，仍然存在不少问题。首先，财务电子档案的存储载体不同于传统载体，其存储环境也相应不同。目前绝大多数高校财务电子档案的存储环境并没有达到电子媒体介质的存储要求，主要体现在环境的通风、干燥等基础要素，环境的抗干扰、抗磁化等深层次要素。其次，电子财务档案出现的时间并不长，因此在高校中还未有相应齐全的管理制度。目前财务会计电子档案管理的依据是《会计档案管理办法》，其管理的对象是传统纸质财务快信息，对于近些年兴起的电算化会计档案信息并未涉及，因此这种相对滞后的管理方法已经不太适应发展需求。再次，因为没有健全的电子财务档案管理规范和制度，其管理流程也不甚明确，这就造成有些时候管理工作做不到位。由于没有得到应有重视，大多数高校财务电子档案的管理工作由会计人员代为执行，没有设置专门的电子档案管理岗，导致一些混乱想象的出现，这就导致既给财务电子档案管理工作带来不变，又造成学校人力、财力的浪费。最后，财务电子档案的后续利用不充分。在多数高校内，财务档案通常属于保密类型档案，一旦封存很少再会用到，并且在全新的社会经济模式下，高校的过往财务信息没被重视，很少拿出来被利用，用以检查和反思以往的经济活动，一定程度上造成了高校财务电子档案资源的浪费。

三、现念下的高校财务电子档案管理

从高校财务电子档案的产生及后续利用过程来看，电子档案管理流程包括收集编制、整理、保存、利用四个环节。

(一)财务电子档案的收集编制

从四个方面或环节入手财务电子档案的收集编制，分别为财务信息收集区间的设定、收集程序的编制与固定、电子档案编制软硬件环境的更替收集程序、有关登记资料的收集。收集区间要具有连续性和不间断性，区间的固定可根据财务工作及业务量的大小来确定；电子档案载体介质要选择高质量、安全性能高的材质，电子档案数据根据会计需求进行备份，备份数量依高校自身需求确定；软硬件环境的更换前提是所有操作信息备份，在以后的复查询中便于转换。由于数字信息技术的发展太快，软硬件及数字信息的读取方式更新换代较快，需随时关注技术发展现状及趋势，必要时最初最有效的转换；同时，软硬件的设备最好同步保留备份，以便技术更新后的电子档案信息转换。

(二)财务电子档案的整理与保存

财务电子档案整理与保存是电子财务档案管理的关键，是关系整个管理工作实施有效性的重点，因此在实际的财务电子档案管理中，不但要配备专业的电子档案管理人员，还要提供良好的电子档案保存环境。由于磁性会改变或破坏数字信息的完整性和准确性，因此在进行财务电子档案整理和保存时，磁性介质电子档案的保存要原理磁场或专设磁场屏障；光盘介质的整理和保存需保障合适的清洁度和空气湿度，光盘保护膜应完好，避免挤压或刮擦；

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会计档案指企事业单位以、经济组织以及相关会计人员对所进行的经济活动按照一定的制度记录存储的会计凭证、账单、核算材料等等纸质、电子材料。会计档案可以说是企事业单位第一手重要的经济档案，是所有国家档案的重要组成成分，因此财务部门的会计档案管理工作具有重要的作用于价值，应该得到政府企事业单位的格外重视，提高会计档案管理工作的效率，发挥会计档案的在企事业单位中的重要作用。

1会计档案的特点与作用

健全会计档案的管理工作，首先需要对会计档案的特点以及作用进行具体的了解，根据会计档案的特点制定相关的管理机制，利用其作用发挥其全部功能。

1.1会计档案的特点

会计档案的是国家档案中最重要的组成成分，具备了原始的记录功能、信息功能、知识功能等等众多功能，又由于其针对内容的特殊性，使得其具备了独特的特征：第一，会计档案的来源十分的广泛。对于不同的企事业单位的核算部门，都会形成相应的会计档案。第二，会计档案具有一定的专业性，由于会计档案涉及到会计核算的内容，这就使得核算手段成为了会计档案独有的专业技能。通过会计核算，可以有效的反映出企事业单位的具体经济活动，体现了会计档案的专业性。第三，会计档案的形成过程十分的严密，由于会计核算需要进行设置账务、复式记账、填表审核等等方式对对象进行系统、延续、完整的记录监督。这就迫使会计档案的形成过程必须具备一定的严密性。

1.2会计档案的作用

会计档案对于企事业单位有着十分重要的作用，可以具体分为以下几个方面：第一，会计分析与核查中会计档案起到了依据的作用。企事业单位中进行决策以及经济活动都需要对会计档案进行大量的参考查阅，会计档案的严密性可以使得觉得准确性大大的提高，为企事业单位提供准确的材料依据。第二，会计档案具有重要的凭证作用，企事业单位相互进行的经济活动都需要相关的书面证明，但也会出现一些经济纠纷问题，会计档案的对经济活动的记录可以在这是起到重要的凭证作用。第三，会计档案具有一定的历史借鉴作用，会计档案是一个动态的档案，它详细的记录了企事业单位内部各个方面的经济发展状况。通过对某一段时间的收支情况，制定相关的发展战略。

2会计档案管理中存在的问题

会计档案管理工作在财务部门当中依然存在种种问题，这些问题可以总结为以下几点：

2.1会计档案管理制度不健全

企事业单位内部的财务部门一般只重视单位的资金管理，忽略了会计档案管理工作的重要性，并没有制定管理会计档案相关的建档、归档、借阅以及销挡的措施，没有一定的制度可寻。

2.2会计档案的装订不合理

企事业单位内的财务部门内负责会计档案管理的工作人员几乎很少，繁多复杂的档案整理装订，在一定程度上消磨了管理工作人员的耐心与责任心，使得会计档案装订的过程中出现内容遗漏，档案开散，档案内容装订错误等等严重问题，这些问题的出现一定程度上给事业单位的经济活动造成极大的影响。

2.3会计档案的储存方式不妥

大部分的企事业单位对于档案的管理还没有进行全面的信息化管理，这就使得单位内部的会计档案堆积，随意储存的现象出现，老旧无人查阅的会计档案随着时间的推移损毁殆尽，严重的缩短了会计档案的寿命，丧失了会计档案的历史性价值。

3财务部门完善会计档案的具体措施

3.1完善会计档案管理机制

针对会计档案管理制度中出现的问题，首先企事业单位的领导层面必须加强对会计档案管理的重视程度，从思想上提高财务部门内部对会计档案管理工作的认识程度，结合单位的具体情况制定相关的档案管理制度，监督这一制度在实际中的实施情况，使得会计管理工作有章可循。

3.2做好会计档案装订工作

做好会计档案的装订工作，首先财务部门需要对会计档案管理部门加大人力物力的投入，提高工作人员的思想素质，让其认识到装订工作的重要性，定期抽擦档案对于出现档案装订错误与遗漏的情况需按照相关的制度进行处罚，使得会计档案管理工作有效科学的进行。

3.3使用信息化技术进行档案管理

企事业单位应该加大力度在档案管理上的经济投入，实现档案的信息化，告别老旧的纸质档案，提高档案管理工作人员的工作效率，减少会计工作人员的工作压力，实现会计档案的信息化储存，延长档案的寿命，快速有效的扩大化会计档案的作用。

4结论

围绕会计档案独有的特点，解决企事业单位中会计档案管理工作中的一系列问题，首先需要领导层面的大力支持，不断的提升会计档案管理工作人员的思想水平，制定相关的制度章程，使得会计档案管理工作可以科学合理的开展。

参考文献

[1]施永利.浅谈高校会计档案的管理[J].行政事业资产与财务,2013(10):153-154.

[2]曾晓玲.会计档案管理创新的要点及实践[J].中国管理信息化,2015,18(16):5.

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关键词 养老保险财务 档案管理 问题 对策

不断完善社会的保障体系，是关系到改革、发展、稳定的重大问题，养老保险作为我国社会保障体系的重要组成部分，需要适应现代信息社会的发展，建成能够体现出社会公平的新型财务档案管理体系。养老保险财务档案管理水平的提高有助于养老保险机制的有效运行，因此，需要及时解决养老保险财务档案管理中存在的诸多问题。

一、养老保险财务档案管理存在的问题

（一） 财务档案管理信息化有待加强

随着科技的进步，财务档案管理技术也在不断的发展之中，电子财务档案信息的数据也面临着诸多的问题，纸质化的会计财务档案已经不能适应当前的财务发展需要，装订时分类的麻烦，更新信息的困难，都给财务档案的管理带来了不便，另外，财务档案管理信息的透明化以及科学化较低，为了谋求巨大的利益，存在着对客观数据的篡改以及随意操作，违反财务档案管理的规定，这给财务档案管理带来了潜在的威胁。作为会计凭证、财务会计报告等会计核算专业资料的会计档案，它是记录和反映档案信息的重要证据，它是对一个单位经济活动的记录和反映，因此会计档案的信息化管理，要始终核查是否财务活动遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为。

（二） 财务档案管理工作管理力量薄弱

财务档案工作管理力量的薄弱主要表现在下面几个方面，第一，管理手段的落后，财务档案管理硬件设施以及软件设施落后，工作环境较差，由于管理资金的限制，在财务档案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起来，系统化的管理缺乏，现代化的管理设备还没有投入到使用，这给数量较大的档案管理工作带来一定的阻碍，过分地依赖人力以及物力，也给会计凭证以及报表资料的整理带来困难，给会计档案的查阅以及保管带来不便；第二，管理制度不够完善，财务档案管理的制度是规范档案管理的重要保障，目前的管理制度上，还没有比较明确的责任划定，工作职责范围，管理制度在档案的处理方面还没有较为详细的规定，给档案管理工作带来了一定的麻烦，造成档案管理较为混乱，给档案的查找带来不便；第三，管理机构不健全，财务档案管理的领导机构的健全对于加强档案管理有着重要的意义，一方面的制度的严格落实与执行，另一方面是管理机构的有效监督，缺一不可，同时，管理机构在考核机制方面还要继续完善，对于档案管理的若干指标严格把关，严格核查会计凭证以及报表等资料，为以后的核查提供依据，对于工作中存在的问题要稳妥的解决，管理机构在协调沟通方面还有着一定的缺陷。

（三） 财务档案管理人员素质有待提高

财务档案管理工作人员作为直接接触档案的人员应该具备良好的业务素质以及职业道德，目前有的财务档案管理人员只是为了应付财务档案管理的大量工作从其他部门调配过来的，没有专业的档案管理经验以及知识，不能彻底地档案管理中的问题，造成问题的不断积累，同时，由于档案管理工作量较大，给这些管理人员的培训时间也就一再缩短，给养老保险财务档案的管理带来了潜在的问题。

二、养老保险财务档案管理问题的对策

（一） 加强财务档案信息化管理建设

财务档案管理的信息化建设可以从数据库的建立以及网络建设两方面进行，第一，财务档案数据库的建立，档案信息化是财务会计顺利进行工作的基础，改变了传统的纸质资料的种种弊端，在一定程度上有利于财务工作者的工作，财务档案数据库要从数据的采集、储存、录入与管理等方面逐步建立起来，方便财务工作者对档案的查询、搜索、处理以及进一步的挖掘与管理，由于信息化建设人为因素的影响，可以在一定程度上保证会计原始凭证、会计凭证的真实完整，妥善保管档案信息；第二，网络建设，财务档案管理的网络化有利于档案信息的传输与共享，提高档案材料的利用率，财务档案经过网络传输再经过财务人员的处理，就可以进入财务档案数据库，档案的处理时间将会缩短，提高工作效率，减少财务档案重复录入的工作量，方便会计原始凭证、会计凭证等资料之间信息的传阅。

（二） 完善财务档案工作的管理

财务档案工作的管理可以从信息化管理、完善制度以及加强领导等方面做起，第一，信息化管理，利用现代先进技术，采用信息化管理软件，实现养老保险业务档案管理的信息化、规范化，增加硬件设施，投入计算机、打印机以及扫描仪等设备，建立标准化的档案管理室，引入档案管理软件，解放人力资源，妥善解决会计凭证以及报表资料的快速装订以及保管工作，最大限度地完善档案的管理工作；第二，健全管理制度，财务档案管理制度的不断完善有助于档案管理能够按章办事，有所依据，严格管理，明确档案管理的工作责任与职责范围，另外还要积极探索档案管理的有效制度，使档案工作能够更加的规范化、科学化，使得会计档案资料的录入、保管、借阅以及销毁有据可依，保证会计凭证以及资料的完整性以及真实性；第三，增强管理机构的建设，财务管理机构的建设有赖于管理的考核，通过考核加强管理的积极性、发现工作中的不足，另外还可以建立专门的财务档案管理领导小组，定期召开组织座谈与工作交流会，对工作中出现的问题进行针对性的研究与处理，定期检查档案管理，开展评选先进、考核奖励等活动，激发员工的工作热情。

（三） 提高财务工作人员素质

提高工作人员素质需要从职业道德与技能两方面同时入手，要教育工作人员为社会服务的观念，增强主动服务意识，端正工作态度，以良好的精神风貌对待每一位参保人，强化财务档案工作者的职业道德观念，坚持据实立档的作风，另外还要培养高素质的工作人员，利用讲座培训财务工作人员的业务素质，增强实践性操作水平，丰富理论知识，树立先进的管理理念。积极引进专业人才，打造高素质团队，聘请专业教授进行实地指导，及时发现工作中的问题。

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二、医院财务管理简介

自改革开放以来我国经济飞速发展，医疗体系改革也在逐渐加快步伐，其改革效果已经有了质的发展与进步。在我国医疗方面上，虽然各大医院已经将大量的经费投入到了医院日常管理中，医院将会获得越来越多的市场，但是在医院的财务管理工作上却没有得到良好的实际发展，难以保障医院今后能够良好运作与长久发展。就医院的本质而言，其属于公益性质单位，因此，医院财务管理工作内容与性质较企业其他单位财务管理存在较多差异，将其细化可理解为，该项工作涉及的范围为医院内部相关工作人员管理、医疗器械设备的管理以及对医院内部资产的管理与投资。在医院管理工作过程中，财务管理作为医院核心部分起到举足若轻的作用。在医院进行有效的财务管理工作能够提升医院管理效率和质量，使医院的医疗服务水平与管理质量得到有力保障，并推动医院顺利发展。

三、医院财务管理的作用

首先，医院财务管理是所有管理的基础，而财务档案管理是财务管理的重要组成部分，是财务工作的最具体的体现和最终凭证。因此只要将相关财务管理工作处理妥当，才能够使财务管理工作在今后的发展道路上更加顺利。财务档案管理在医院管理中不仅是档案管理的重要组成部分，还是医院从发展之初乃至今后的成长记录笔记。医院财务档案管理能够将医院成长发展道路上的大小事情真实地记录下来，以便人们能够在今后清楚的了解医院的发展状况。从中我们可以了解到，医院在进行财务管理工作时，其主要是围绕着医院展开工作的，将医院作为其工作重心。医院财务管理为医院今后顺利运营与发展提供了坚实基础，同时也对医院的顺利发展与成长具有重要作用。

四、医院财务管理存在的问题

(一)管理人员意识淡薄。医院档案管理工作是一项十分重要的工作，其起到一个枢纽作用，即对档案历史起到保存作用，还对当下的服务工作负起责任，具有承前启后的重要作用。虽然医院财务管理工作与医院的发展状况密不可分，但是却未被医院相关领导重视，并且档案财务管理也未被财务负责人重点对待。最终，该种现象造成档案管理工作只是做做形式，而不切实落实到工作中，对付工作的成分十分的浓重。与此同时，由于管理人员具有十分强烈的该种观念，便会对医院资金投入产生影响，最终使医院财务档案管理工作在管理经费方面、管理设备方面以及人员管理方面存在不足。医院财务档案管理长期处于如此极端的情况下，将使其无法进行正常工作并对其今后的发展与成长产生了限制，进而将医院财务管理工作推入到不良的状况中，长此以往，最终会进入恶性循环。

(二)档案使用率较低。所谓财务档案管理，既是对财务工作的流程进行管理，也是对档案进行管理，所以其在医院管理工作中具有重要作用与意义。但是由于医院不经常使用相关档案，因此，其较易被人们忽视，不易记住其存在，出现该种现象的原因具体有以下几点。首先，医院未对财务档案管理手段进行规范化，没有将财务档案管理收集方法进行整合并归类成一个方便存取的体系。在进行工作时，档案的归类与使用无法有效对应。在医院中，虽然不同类别的档案应由与之相对应的部门进行档案管理，但是由于工作性质等原因使各个部门之间沟通交流的机会较少，因此，在各个部门对档案进行收集与整理之后，不能及时告知医院中的其他部门，最终将会造成档案利用率较低的现象。其次，由于传统思想在管理人员的意识里根深蒂固，使其未树立起服务意识，对工作缺乏热情，最终对医院财务档案使用效率造成影响。

(三)管理人员素质较低。在医院中工作的财务档案管理人员并非是由该专业毕业的，其大部分人员是由护理、医师以及行政等部门转调过来任职的。这些人员不但具有较低的财务管理水平与理论基础，并且该类配备人员思想无法及时跟上管理工作标准的更新速度，知识涉猎不广泛。如此一来，该种现象将会大大降低医院管理人员在财务管理专业方面素质水平，在工作态度上过于随意、散漫并且易造成人员流动现象。由其他岗位调任过来的管理人员与更新发展的管理要求准则具有较大的差别，因此，其无法及时适应到全新的财务管理工作要求标准，从而对医院财务档案管理事业产生负面影响。

(四)部分医院不重视财务档案管理工作。当前部分医院的管理者，对医院的财务档案管理工作不够重视，医院缺乏完善的管理制度，导致在现实财务档案管理工作中出现各种问题，财务人员在管理当中无章可循，仅仅凭借自身的经验进行财务档案管理工作，长此以往，会出现严重的财务漏洞，为医院造成严重的财务损失，同时，财务档案分类不科学，财务人员没有按照规章进行财务档案的整理工作，导致财务档案混乱，当财务管理人员休息或者请假时，其他使用者不能够准确地找到档案，影响了医院工作的正常运行。目前许多医院都存在这种重医疗、轻管理的理念，导致医院在提高医疗质量方面缺乏一定的经济基础，不能对财务管理核算进行重视，那么就会造成财务管理中的各个环节出现纰漏，从而导致医院不能健康、良性的发展下去。

(五)信息化管理水平较低。互联网技术的不断发展，为当今医院档案的信息化管理提出了挑战，医院财务档案信息化发张早已成为医院发展的必然趋势。但目前仍有多数医院不能够实现财务档案的信息化管理，财务档案管理仍然沿用以往传统的管理模式，造成一定的人力、物力的资源浪费。传统的财务管理模式存在档案损毁、丢失或者被人擅自篡改的现象，部分财务管理人员认为财务管理只不过是对数据进行处理，不会出现较大的问题，但这种不负责任的意识，会在工作中出现不必要的错误，为医院带来一定的损失，同时也导致医院财务档案管理出现不真实的现象，长此以往，医院会出现财务信息失真的现象，影响了医院管理者的判断力和掌控力，制约了医院的健康、可持续发展，因此，提高医院财务档案信息化管理，是构建完善的财务管理制度的重中之重。

五、医院财务管理的有效对策

(一)增强财务档案管理人员的管理意识。伴随着社会不断地发展与更新，医院相关领导与财务管理人员应该对财务档案管理工作的发展方向进行审查并及时将医院财务管理工作的重要性了解清楚。医院管理人员应找出医院的自身发展特点，并根据其发展特点有效加强财务档案管理力度，从而为医院的财务档案管理工作创造良好的环境。在进行档案管理工作时，首先需要做到有档案可供授权使用人员查找。可将其细化为，管理人员所建立的档案要将医院每一项的财务包括在内，使其具有与之相对应的、详细的财务管理档案，建档内容需要将物品的来源时间与存放位置包含在内，以此能够为物品尽可能发挥最大的功效提供有力保障。其次，管理人员在建立财务档案时需要确保所建成档案具有较高的准确性以及完整性。对医院财务相关资料进行准确收集与建立档案，能够保证医院财务在今后将其功能使用率达到最大值，进而从根本上将医院财务档案管理工作的服务功能体现出来。最后，在职管理人员需要将医院财务管理部门的宣传力度加大，使医院各位领导能够重视财管理部门的作用与发展状况，进而对员工产生积极的影响，使每一位工作人员甚至工作部门能够积极地对财务管理部门的相关工作进行监督与帮助。

(二)将档案管理使用率提高。医院领导不仅需要对医院财务档案管理资料的收集与管理进行重视，还需要将财务管理工作、医院相关建设以及医疗服务发展状况相结合，在如何将医院财务档案管理工作水平与用途增加的方面进行积极思考，以达到将医院的服务状况改善的目的。如何做到这一点，以下将给出具体有效措施以解决医院档案使用率较低的问题。首先，医院财务档案管理工作管理人员应在服务观念方面上进行及时更新与学习，其需要将从前被动的服务方式如坐等上门、被动谈话等问题改掉，以全新的面貌积极主动的开发医院财务管理档案的信息资源，为提高财务档案管理的利用效率尽职尽责的拓展其可使用的路径，并大力推动电算化的进程，最终使医院财务档案管理工作能够向着信息化管理水平不断迈进。

(三)提升管理人员素质。管理人员专业技能与道德素养将直接影响医院财务管理工作质量的高低。想要将财务档案管理工作做好，首先要将确保财务管理信息的准确性与真实性基本要点。虽然该项工作听起来十分简单，但是医院财务管理人员真正实行起来却并不是一件简单的事情，管理工作人员需要具备十分优秀的专业素质与职业道德水平。一方面，医院需要建立起有关约束制度，可通过激励员工的方式为员工提供一个良好的道德环境，其约束方式与对应的奖惩制度相结合使用，最终可达到良好的效果;另一方面，引导并鼓励员工进行自我约束，使其能够对自身的职业生涯负责并进行规划，对自身的特点与差异进行细致考虑，使医院财务档案管理人员能够在日常工作中对自身的问题进行反省，并根据问题不断完善不足，最终使医院财务档案管理人员的职业素质水平得到逐渐提高。

(四)做好档案保密工作。医院财务档案管理人员应在日常工作过程中将档案保密工作的相关规定、制度贯彻落实。医院相关财务档案管理库的建设地点应该是按照我国具体财务管理相关法律、法规而专门为其设立的。但是由于较多的外界与内部因素致使部分医院无法达到法律要求建设的标准，因此医院无法专门为医院财务档案管理部门建设档案管理地点。就医院财务档案管理保密的角度而言，医院应为其设立档案库房，以免造成财务档案被弃之一旁甚至丢失的现象的发生，从根本上将财务档案管理工作的保密性加强。

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 05. 031

[中图分类号] R197.32 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0061- 02

在我国科学技术迅猛发展的背景下，医院各方面工作也取得了长足的进步。随着医院各项工作的不断发展，所发生的经济活动也越来越多，传统的“纸张”式财务档案管理逐渐被淘汰，财务档案的管理工作进入到了一个信息化的时代（计算机应用）。但是，随着财务档案管理工作的不断改革，相应也出现了一系列问题，我们必须切实地解决好这些问题，才能够真正地保证医院财务档案管理的质量。

1 医院财务档案的重要作用

首先，它是档案管理的立身之本。由于档案是医院财务管理工作的主要对象，因此只有做好了财务档案管理工作，才能让财务管理走上更加宽阔的发展之路。其次，它是医院的成长日记。医院的财务档案能够真实地记载医院从成立到现在的成长过程，能够将一批又一批优秀的医务工作者的劳动成果记录下来。我们不难看出，医院财务档案的管理工作就是围绕着整个医院为核心来进行的，它的发展不但为医院各项工作的开展提供了必要的服务，也为整个医院的成长起到了关键性的作用。

2 当前医院财务档案管理的困境

2.1 信息收集不规范，难以实现综合利用

就当前的情况来看，我国很多医院在财务档案的收集环节中并没有建立起一套相对便捷、相对规范的手段。在财务档案管理的过程中，应该根据财务档案的不同性质来由不同职能的部门进行收集管理。但是，目前很多医院在财务档案的收集上并不规范，具体表现在以下两个方面：①一部分财务档案存在着收集不全的现象，有的部门并没有严格的按照相关的规定进行移交；②很多医院的财务部门在日常的工作中并没有对收集的财务档案认真仔细地进行鉴别、细化，将所有内容都进行了归档，而归档之后又不进行筛选、分类。同时，所收集的档案内容在价值性上极为混淆，这导致使用者根本无法正确判断和选择，极大地削减了档案的利用价值[1]。这些现象必然会影响整个医院财务档案管理工作的质量。

2.2 管理制度不健全

目前，很多医院由于财务档案管理的制度还不够健全，导致档案收集率较低，且信息共享性也得不到充分的发挥。根据相关的调查研究发现，我国大多数医院都具有比较健全的管理制度，各级人员之间的权责也非常的明确。但是，对于财务档案管理工作而言，还缺乏必要的管理制度。考核、职责等制度都处于一种混乱的状况。在这样的环境下，那些具有较高价值的财务资料与文件就会因为没有得到及时的收集而出现丢失的现象，同时财务档案本身应有的共享性也得不到充分的体现，这就致使其不能够真正地服务于医院的各项管理工作。

2.3 缺乏专业的财务档案管理人员

目前，很多医院在对财务档案进行管理的过程中并没有有组织的专业人员。根据相关的调查研究发现，很多医院从事财务档案管理工作的人员基本都是医院的会计人员，或者是一些从临床一线退下来的护理人员。这些人员显然不具备专业的档案管理知识，并不能较好地完成财务档案的整理、存放工作，不符合档案管理工作的基本要求。另外，由于处在如今这个信息化的时代，财务档案的管理工作已经发生了实质性的变化，财务档案管理工作中的若干环节都会利用到计算机来开展，而这些人员严重地缺乏计算机应用技术，很难较好地利用计算机来进行档案的管理，这严重地阻碍了档案管理工作的现代化发展。

3 医院财务档案管理工作的改善意见

3.1 档案收集必须规范化

要想真正地让财务档案管理工作得到有效的加强，做好财务档案的收集工作必然是前提基础。因此，我们必须将医院的财务业务当作是主线来展开医院财务档案的收集工作。同时，各个岗位的财务人员必须明确自身的管理责任与内容。制定出科学有效的档案收集管理办法，将所有具有保管价值的核算资料、会计事项记录等进行全面地收集并装订成册、立卷编号。在这其中尽量避免缺少与遗漏现象的出现。另外，在整理立卷的过程中，一旦发现缺少了资料，作为管理人员，应该第一时间向相关当事人追回或者是采取一些必要的措施来进行补救。只有这样，医院财务档案的收集工作才能够得到规范化的开展。

3.2 建立完善的管理制度

管理制度的建立与完善是医院财务档案管理工作能否有序进行的必要前提。因此，在日常的财务档案管理工作中，我们必须让相应的管理人员有章可循，以此来减少将档案随处丢放的现象。在建立管理制度时，医院应该根据国家的相关法律法规并结合自身的实际情况来制定。只有在这样的环境下，每一位管理人员在工作中才能够有法可依，才能够明确每一个管理人员的权利与职责，加强财务档案管理工作的目标才能够得到实质性的进展。

3.3 强化培训，提高管理人员素质

作为财务档案整理的第一责任人，会计人员对于财务档案规范化管理的熟练程度将直接影响到整个财务档案管理工作的质量。因此，应该加强财务部门会计人员的相关培训。首先，加强档案管理、操作技能方面的培训，使其对财务档案管理的基础知识、操作技能等能够熟练地掌握。其次，定期或不定期地进行监督、考核、评比等工作，并且让财务档案规范化内容纳入到医院的日常管理工作当中，从而让整个财务档案管理的质量得到实质性的提高。

3.4 加强硬件建设

随着电子信息技术的不断发展，医院的财务档案已经逐渐地由传统的纸质档案发展到了如今的电子档案、磁介质档案等。但是，在应用过程中我们发现，电子系统数据很容易被修改，因此我们必须加强电子系统的安全保密措施。首先，应该严格执行计算机的授权与审批制度，建立起会计软件多用户、分权限的管理手段。其次，应该及时地对相应的数据进行备份、维护，以此来防范病毒侵害、恶意修改的现象，让信息损失、失真的问题得到改善。再次，应该充分利用磁盘、光盘、微缩交卷等介质存储会计报表、账簿，并且对这些存储介质进行科学有效的编号，通过时间与内容的标注来进行分门别类的管理，从而让储存的空间得到充分的压缩，致使储存的成本得到减少[2]。通过加强硬件建设，切实地保障整个医院经济的正常运行、资产的安全完整。

4 结 语

总之，在医院的发展过程中，财务档案的管理工作发挥着极其重要的作用。因此，医院必须正视如今财务档案管理工作中存在的问题与漏洞，并积极地寻找，通过科学有效的措施来进行改善。只有这样，医院财务档案管理工作的水平才能够得到实质性的提高。

主要参考文献

[1] 迪力努尔・吐尔逊.浅谈医院财务档案管理的困境及措施[J].东方企业

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.109

[中图分类号]R197.322 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-02

0 引 言

大数据时代的到来，为经济发展带来了机遇，大数据的广泛应用能够为工作和生活带来变革性的发展。大数据的发展应用，对医院各项工作也带来了变化，特别是对医院财务档案管理发展的影响更为突出。如何在大数据时代，进一步加强对医院财务档案的管理是本文研究的重要内容。

1 大数据时代和医院财务管理档案的相关概述

1.1 大数据时代

大数据时代是指数据更加全面且复杂的时代，其具有数据海量化、类型众多、价值密度低、速度快、时效高等特点。

1.2 医院档案

医院档案是指医院在正常运营的过程中，从事各项活动所产生的，具有一定价值的原始记录，包括管理、医疗、科研、基建、财务和统计等活动中产生的文件。

1.3 医院财务档案管理

医院财务档案管理是指将医院运营过程中，各个活动事项所产生的各类财务档案进行搜集管理，这一搜集管理要达到统一、集中、规范的要求。医院财务档案管理是要建立分类编号、输入电脑存储以便查询，是一个功能完善的管理系统。

2 大数据时代医院财务档案管理的优缺点

2.1 大数据时代对医院财务档案管理发展的优势

大数据时代的来临，医院利用大数据的优势，可以充分进行信息整合，保证达到医院财务档案信息共享的目的。随着医院的不断发展，需要对医院财务档案做到有效记录和快速查阅，传统的纸质管理和现有的信息化管理还满足不了医院对财务档案管理的需求。借助大数据的医院财务档案管理能够充分发挥大数据、云计算等技术优势，实现高效化和自动化的发展需要。借助大数据的医院财务档案管理可以优化医院的财政管理和档案管理，且对提升人力资源管理也有重要作用，对医院各部门协同，整体凝聚力以及整体工作效率都有提升作用。大数据时代的到来，医院充分利用大数据的优势可以明显提高医院财务档案的使用频率，提高医院财务档案管理的效率。当前的医院财务档案管理的信息化程度还较低，不能满足医院对财务档案信息化管理的要求，大数据时代的来临，可以实现细化财务记录的快速查询和下载保存及分享，彻底抛弃了传统的复制打印，甚至手工抄写，可以保证医院财务档案信息的完整和准确，大大提高了医院财务档案的管理效率，进一步实现了整个医院的快速发展。大数据时代可以显著提升医院财务档案管理的安全性，财务档案记录着医院各个事项的动态，特别是资金的相关情况，安全性是医院财务档案的重要工作，大数据的利用可以有效的保证财务档案信息的安全性，避免了当前信息化程度低或者传统财务档案管理带来的风险，充分发挥了大数据时代财务档案管理的数字技术优势。

2.2 大数据时代对医院财务档案管理发展的不足

大数据时代的到来，给医院财务档案管理带来众多好处的同时，也有一定的不足之处。大数据的应用，不能完全保证医院财务档案信息的真实性，医院各项活动a生财务信息的原始凭证也没有办法保证原始性。医院财务档案信息查询是通过网络进行的，使用人员并没有见到真实的原始财务凭证，只能看到网上上传的信息，这些信息是医院财务档案管理人员通过手工输入电脑实现的，对后期使用者信息识别及纠正都会带来极大的不便，医院财务档案管理人员甚至会因为牟利而对财务档案信息进行篡改，为医院财务带来损失，这与大数据的应用初衷是背道而驰的。大数据的应用对医院财务档案信息不能完全保证其安全性和保密性，所有的信息都通过网络进行计算、查询、使用，在黑客冲击的时代，大数据技术也存在漏洞，在医院财务档案共享和使用的过程中，可能会出现安全性问题，这会给医院带来不必要的损失。

3 大数据时代医院财务档案管理发展面临的问题

3.1 传统的财务档案管理观念

医院财务档案信息化管理已经进行了一段时间，但是，医院财务档案管理的信息化并没有改变医院财务档案管理的观念传统性，这首先表现在医院领导的不重视，医院领导的观念没有随着大数据的到来而改变，仍然沿用传统的方式对医院财务档案进行管理，同时，医院的财务档案管理人员也没有意识到大数据给他们工作带来的影响，没有持续地接受新观念、新技术，导致医院财务档案管理效率不高，财务信息利用率不高，最终导致整个医院的工作效率没有提升。

3.2 管理不规范

医院财务档案管理存在不规范的问题，这种不规范体现在没有一个切实可行的财务档案管理制度，制定的制度也没有切实的贯彻执行，对医院财务档案的保存依然不规范，虽然信息化可以不用经常翻阅原始或者纸质的档案，但是对日常的财务档案信息输入网络后仍然需要保留很长一段时间的原始凭证，这些凭证的保存并没有实现信息化，且保存也没有进行科学的分类和进行必要的防水、防火、防虫、防潮、防盗、防光和防尘等处理，财务档案保管不规范，没有专门的保管场地。

3.3 缺少专业管理人员

档案管理需要有专门专业的人员进行管理，这样才能保证档案得到充分的利用，医院财务档案管理是医院档案管理的重要部分，但却没有专业的财务档案管理人员进行管理，甚至并不是档案管理方面的人员进行的管理，是其他行政内勤人员兼管，没有财务基础的知识和计算机方面的知识，这会对财务档案管理应用大数据起到阻碍作用。

4 大数据时代医院财务档案管理发展的对策

4.1 转变观念

大数据时代的到来，无论是医院的领导还是医院财务档案管理人员，都需要对新时代的技术应用进行观念的更新，合理的、具有针对性的将大数据应用到医院财务档案管理上，可以更好地实现医院财务档案管理的信息化、自动化，实现财务档案管理的高效率。

4.2 扩充专业人员

在医院不断发展的过程中，医院财务档案管理工作也将随之变得复杂，特别是大数据时代的到来，其需要有专业的人员参与到医院财务档案的管理。专业管理医院财务档案的人员需要具备一定的财务知识，以更好、更精准地对医院财务档案进行查询使用，还需要具备一定的计算机网络知识，以更快捷地提取医院财务档案信息，实现快速共享的目的。同时，还要有档案管理的专业技能，保证医院财务档案管理科学有序。

4.3 增强软硬件设施

软件和硬件设施虽是辅助财务档案管理的工具，但是，大数据时代的到来，医院需要加强对软件和硬件设施的升级，特别是软件设施的升级改造。通过大数据的使用，医院不仅可以有效预测和观测医院财务动态，还能提升已发生的财务活动的利用效率。硬件设施体现在原始凭证的科学分类保管，保证在需要查询医院财务原始凭证时能及时提取相关资料。

4.4 大数据应用安全

大数据应用具有众多优势，但是也有其安全性和保密性的问题，这需要有专业的人员对大数据应用环境下医院财务档案管理的安全性作出保障，专业人员可以使用先进的加密技术和使用权限设置，保证医院财务档案的安全，同时也减少了因漏洞导致的泄密风险。

4.5 大稻菰擞玫绞导使ぷ

大数据应用是要切实运用到医院的财务档案管理中，真正实现技术服务工作，提升服务效率，而不是因为不懂或者一味地追求高端技术，导致设备的浪费或影响正常的财务档案管理工作。

5 结 语

大数据时代的到来，改变了传统的医院财务档案管理方式，加速推进了医院财务档案管理的信息化程度。大数据应用于医院财务档案管理可迅速提升医院财务档案的管理效率，从而提升整个医院的管理效率。

主要参考文献

[1]于雅娟.大数据对医院档案管理发展的影响[J].档案管理，2016（2）.