档案管理基本要求范文

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中图分类号：R661 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）11-0356-01

一、档案管理存在的问题

1、当前不少单位没有建立综合档案室，各种门类载体档案没有实行集中统一管理，业务档案、会计档案、特种载体档案分散保存的现象比较严重；历史的原因造成了许多档案馆位于党政机关的深宅大院内，俨然一个保密机关，较为封闭。

2、应当归档的文件材料没有及时收集归档，散存在部门或个人据为己有的现象屡见不鲜。《档案法》虽己颁布近二十周年，但档案法律法规的权威没有真正树立起来，档案执法的刚性也不够。一种违法行为的长期存在并呈普遍性，至少说明相关法律法规缺乏足够的震撼力和威慑力。社会档案意识的增强是做好全社会档案工作的充分和必要条件，如何培养全社会的档案意识是每个档案工作者义不容辞的责任。

二、培养档案管理意识

1、探索新时期档案宣传的新方法建立好爱国主义教育基地，充分发挥爱国主义教育基地的教育功能，教育青少年学生；省、市级档案部门可编写图文并茂、内容丰富的档案通俗读物，服务学生教育工作；普及档案知识，让学生完整保存成长足迹，通过整理、制作个人成长档案，学生们重温自己的成长历程，增强档案意识；走进学校，为学生开设档案专题讲座。

2、加强档案立法、执法力度。档案法规是档案工作的指南针，依法治档，用强制力强化档案意识的培养。营造以法促规范，以法促发展的良好的工作氛围，加强动态管理，完善执法机制，重拳强化档案意识。

3、加强制度建设。其中关键的是开展年检制度和与之配套的将档案工作纳入各县市区年度综合目标绩效考核制度，这两项制度对机关单位及其工作人员的档案工作及意识的全面提高尤为重要，且见效迅速，各地应全面建立。加强重大活动和重点工程档案管理制度建设，对扩大档案的知名度与提高档案意识也大有裨益。

4、重视新农村档案工作。在我国农村人口占绝大多数，一个地方其他档案工作做得很好，农村档案工作未做好，是不完善的，档案意识的覆盖面也大有问题。长期以来，只重视机关、企事业单位的档案工作，农村档案未引起足够的重视。正因为农村档案的薄弱，所以应格外关注。

5、要全面推进民营企业档案工作。随着改革开放的步伐，民营企业遍地开花，已成为经济建设的一支强大力量，民营企业档案意识的重要性日益突出。通过挖掘档案的利用价值，为企业发展创造效益，使越来越多的民营企业家认识到档案的重要作用，将档案工作作为企业管理的一项基础性工作来抓，建立符合企业自身发展需要的档案管理体系，促进民营企业档案意识的全面提高。随着改革的不断深化，档案管理工作也随之发生了变化。面对新的历史时期、新的工作需要，档案管理工作显得更加重要。

三、如何做好档案管理工作

1、增强服务意识，提高服务水平。一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入议事日程，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。

2、爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。积极宣传，使领导增强档案管理意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位可有可无，因此，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看 ，在领导的脑海里留下印象，尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，使领导更加重视档案工作 。

3、综合利用各种资源，实现档案现代化管理。随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形势下出现的新问题。

4、加强教育培训，提高管理人员综合素质档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原来那些传专统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

四、总结

综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。

参考文献

[1] 刘振华.档案工作创新谈[J].中国档案，2016，（3）

[2] 李国庆.档案管理现代化是一项系统工程[J].档案学，2014

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关键词：档案管理；收集整理；分析

相关部门可以采取诸多手段将档案收集管理质量加以提升，然而从当前的发展形势来看，加大宣传力度，增强相关人员的意识，倘若不存在意识，那么久无法付出行动。不仅仅如此，相关部门应当发挥出信息化技术的作用，并建立完善的管理系统，将责任制度落实到位，从而要求不同部门之间加以配合。

1 档案收集整理的意义

一般情况下，做好档案工作的手段存在诸多种，然而开展好档案整理收集工作是关键所在。倘若不做好整理工作，那么档案日后管理也会存在诸多不足之处。显而易见的是，档案收集整理工作是必要的。不仅仅如此，档案收集整理的意义还表现在以下几个方面：

第一，相关部门在开展档案收集整理工作的时候，一定要搜寻存在价值的信息。诸多信息的价值都是在前期整理工作中呈现出来的，依据这种信息来看，相关人员需要做好记录工作，为今后档案工作可以得到充分的利用提供重要的参考依据；第二，收集整理工作在档案工作中扮演着重要的角色，倘若没有收集整理工作，那么就不能形成档案，这样也会在某种程度上对档案的最终形成带来直接的影响。所以，相关人员应当对收集整理工作引起高度重视；第三，收集整理工作在档案管理中占有着重要的地位，由于档案管理最基本的管理方法是对档案进行收集管理，相关人员在对档案进行收集管理的时候，应当做好相应的分类、记录等，所以相关人员一定要做好自己的本职工作，一定要提高收集整理水平。

2 提高档案收集整理水平的对策

2.1 树立档案收集整理意识

当前，仍然有诸多相关人员没有对档案收集整理的重要性引起必要的重视，从这些人口来讲，收集整理工作并不仅仅代表着档案管理的核心内容，由于没有投入很多的精力，这样在有些时期，档案收集整理制度不能发挥出充分的价值，如同摆设，这同样是档案收集整理质量往往不是主要因素。而正是由于档案收集整理工作不科学，致使存在价值的档案信息资源出现流失的情况，从而在某种程度上对档案管理事业带来不利影响。所以，相关部门应当加大对人员培养的力度，特别是相关人员一定要对收集整理知识做到熟练掌握，只有这样才可以促使档案收集整理工作达到规范化的效果。

2.2 完善档案收集整理体系、注重突出网络

不同部门之间需要依据本身的档案管理系统，并依据具体组织结构设置的具体状况开展好档案收集整理系统的建立，而在实际构建的时候，需要倾向于网络，在基于网络的时代下，促使档案收集整理工作面临着更严峻的挑战，而网络管理形式可以满足相关需要。确保档案收集整理系统不管是在哪一个环节都可以做到有人负责有人配合。

2.3 建立和健全管理制度，落实责任部门

档案收集工作既要加强宣传工作，通过多种渠道、多种形成、各种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作，又要制定出一系列的规章制度，为确保档案资料收集的齐全性、完整性，必须建立严格的制度，制定档案移交归档制度，明确档案归档范围、内容及时间；制定电网建设项目档案管理、档案岗位规范和责任落实等制度。

2.4 积极主动上门收集，提高归档率

档案收集工作除了建立健全档案资料的收集归档制度，取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”即脑勤、手勤、脚勤，爱岗敬业，尽职尽责。档案员应根据档案资料来源广，范围大的特点，不厌其烦主动上门，跟踪收集。对于个别不按规定移交的部门，档案员只要有耐心，经常上门催交，与他们沟通，往往都能收到效果。

2.5 提高服务质量，改变以往被动服务的局面

档案室是档案的管理者，同时也是档案利用者的服务者。档案管理员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代化技术提供远程服务，利用网上信息量大，传递速度快的优势，实F档案资源共享。加强编研工作，档案员应熟悉室藏档案情况，通过对档案分析研究，对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤，编印成各种档案参考资料，使利用者充分意识到档案的价值和重要性。要从实际出发，有针对性的编制必要的检索工具，为单位的安全生产提供服务。

2.6 制定档案职业道德规范，提高从业者的道德水准

当前科学理性的发展对档案从业者的职业活动与职业行为有了新的要求，职业行为规范化和理性化，因而，建立一种规则性的职业道德体系就成为各行业的迫切需要。为使档案职业道德在从业者活动与职业行为中得以落实，档案部门通常要通过制定规章、制度、守则等纪律来约束从业者。这些条款告诉从业者哪些行为符合职业道德，哪些行为不符合职业道德，同时会说明违反这些规定将带来的负面影响或将给予失职者的处罚措施。在这里除了考虑将外在的档案职业道德规范强制性地灌输到从业者的职业活动中外，还应当关注档案职业人员的内心需要：他们不仅仅是单调枯燥的“办公室+库房”的生活，他们也需要融入社会各行各业的建设中，职业的价值要在与社会的交往过程中体现，一旦从业者的社会满足感建立起来，他就能看到所从事的档案职业的价值，并能自觉遵守各项规章制度。

结束语

通过以上内容的论述，可以得知：管好档案工作的手段不只是一种，收集整理是一定要使用到的手段之一，由于作为基础性工作，档案资源仅仅需要前期的收集整理才可以进行归档工作，要不然就会出现零散的信息，建立不了完整的档案。档案管理工作简单的说是源于档案收集工作，档案收集管理质量会对相关机构带来直接的影响，这样就要求相关部门需要对档案收集管理工作引起必要的重视，从而推动档案事业的不断发展。

参考文献

[1]杨晓玲.从印章档案的特点解读印章档案收集难的问题[A].行与知――社会主义文化大发展大繁荣中的档案工作[C].2012.

[2]张庆香.也谈档案收集[A].信息社会档案学理论与实践[C].2006.

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（一）SOA的基本概念

“SOA”是“Service Oriented Architecture”的缩写，中文意为“面向服务的体系架构”。它是一个组件模型，“SOA”主要是一种涵盖架构风格、编程模型等一套新的分布式软件系统构造方法理论，主要包括这几个过程：从建模到开发，然后整合再部署，最后运行、管理。它将不同的服务通过接口联系起来，使得服务可以使用通用的方式进行管理。建立在以SOA基础上的信息系统，可以自行研发组织，具有良好的维护性、可用性和可扩展性。

（二）运用企业服务总线的方法（ESB）

支撑SOA的关键是其消息传递架构――企业服务总线（ESB）。ESB采用“总线”模式来管理和简化各服务应用之间的集成拓扑结构，在网络中起到一个连接的作用，以接受的开放准则作为支撑点，然后使得事件以及消息等动态之间能够相互关联和通畅，是一种在服务和应用之间标准的集成方式。ESB作为最基本的连接中枢，使得网络之间的连接能够更好的进行，是构筑企业神经系统最为根本的要素。ESB架构主要使得异地应用之间的消息能够发送和接收，除此之外，还能够通过ESB发送和接收消息。

二、在SOA的基础上建立高校人事档案管理系统

（一）建立高校人事档案管理系统的基本要求

高校人事档案管理涵盖了各个不同的部门和方面，建立高校人事档案管理系统的基本要求就在于能够使现有的各类管理系统能够完好的保存，以及让系统之间有所差异，这样能够让用户更好的查看个人信息。新的系统还应具有安全性和可靠性，能够很好地维护用户的信息安全。除此之外，新的高校人事档案管理系统还应最大程度的适应各个板块，使得各个板块之间能够自由的传输，能够屏蔽系统之间的差异性，

（二）高校人事档案管理系统体系结构

SOA系统能够很好的满足高校人事档案管理系统的基本要求，它能够将高校人事档案管理系统中的数据很好的连接起来，建立起一个完整的SOA高校人事档案管理系统的构架。主要可以分为几个方面，第一就是基础应用方面，组成各

个部分的主要是人事档案管理系统，主要包括教学、科研、工资、学生、图书、资产、办公、人事等各个方面，例如人事管理系统主要包括的是教师的基本信息，教务管理系统主要包括考试的工作以及科研两个方面，等等这些都是教师的基本信息，人事档案管理的最基本的就在于人事档案的数据与其他部门的数据共享。第二就是接口方面，主要的作用就是将上述的基础应用方面的应用程序以及共享数据等通过协议封装、接口为服务，将这些作为企业服务的总接口。第三就是企业总线方面，主要对日志、业务、安全、公用等方面的服务来进行管理，除此之外，还应增强业务方面的柔性，使得面向服务中的高校人事档案管理系统更加完善，第四就是流程方面，是各个部分的组件组成的，主要的工作任务就是负责服务的构建以及编排。第五就是表示层面，就是将高校人事档案管理系统的需要发送给客户，用户便可以通过这个快速查阅以及接受这些消息。最后就是接入的过程，可以通过多种电子产品，例如电脑、手机等等接入这个程序，这个也为当前的很多用户提供了一个接口，为以后的扩展奠定了一个良好的基础。

三、在SOA的基础上高校人事档案管理系统设计

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我国的人事档案管理部门是建立在计划经济体制下的,很多的人事档案管理都是由用人单位来保管的.随着我国经济体制的建立和改革，流动人口越来越多，很多的单位与个人都不了解人事档案的基本内容，出现了多人管理的现象，主要体现在两个方面：第一，分散保管.有的人事档案保存在过去的单位.有的人事档案保存在当前的单位，有的人事档案保存在人才交流部门，甚至有的还保存在个人手上，造成一个单位内的人事档案处在分散保管的形式.第二，混乱保管.很多单位的人事档案不仅隶属于组织、人事、劳动等部门，还隶属于很多无权保管的部门，导致多人管理的现象.这种人事档案管理的方法不仅阻碍了人事档案管理工作的进步与发展，影响其真实与权威性，还阻碍了人才的流动与人力资源的配置.

1.2档随人走

目前我国的人事档案大多数呈现档随人走的现象,而这样现象并不能够适应现阶段市场经济对人事档案的基本要求，严重阻碍了档案管理工作的进步，不利于人事档案的开发与利用.当随人走的管理方式，造成大部分的人事档案散布于社会的每一个角落.严重影响了人事档案工作的前进方向和发展.

1.3封闭式管理

目前我国的人事档案管理的透明度问题受到了很多人的关注与重视，很多媒体也相继报道出了一些因人事档案的不透明而对当事人的利益造成损害的案例，这一问题的出项，说明了改革人事档案管理的必要性.人事档案是对当事人的个人经历、工作能力和诚信情况的真实历史记录，因此人事档案应公开化、透明化，若人事档案过于保密，使得公民对人事档案有一定的畏惧感，会严重阻碍了人事档案的开发与利用.

1.4手段落后

随着科学技术的基部与发展，我国的人事档案在在数字化、网络化的推动下,手段明显落后，并不适合现代化技术的需求.部分的单位虽然也在运用计算机进行管理，但其软件的开发达不到要求，人事档案管理职员的素质不高，很难熟练使用计算机，造成人事档案管理的发展并没有实质性的突破，多数还是手工运行，只是进行简单的分类，且操作不便，效率低.有的单位只是用计算机进行存储或是检索，且存储量较少，实用性差，对检索利用的管理有一定的影响，达不到现代化的科学、合理、系统化的管理.

1.5材料、信息不真实

用人单位的人事档案信息内容完整、准确，是人事档案部门对人事档案管理的基本要求，但在实际生活中存在很多的不足，如员工的人事档案必备资料不完整，包括毕业证书、技能证书等，很多重要的信息找不到，甚至出现鉴别错误的问题，将一些手续不全或是有问题的信息进行归档，严重影响了人事档案管理信息的真实性.还有的单位对员工的人事档案信息没有及时整理并归档，造成人事档案管理的混乱，甚至有的单位并没有配套的基础设备，且人事档案资料随意放置，且管理环境较为复杂.很多的单位不重视人事档案管理工作，制度不严谨，执行力度不足，人事档案的转入、转出或是查看都不按照相关规定进行，严重违反了法律法规.

1.6素质低

随着人力资源管理的不断加强，其管理手段也得到了进一步的改革和调整，对管理人员的知识、专业化等提出了更高的要求.但实际与要求之间存在着很大的差距与不足，如管理人员的配备比不足，出现了兼职管理或是无人管理的现象，人事档案管理人员的素质低，没有原则性，对人事档案的认识不足，缺少奉献的精神，整体的素质低.

2改革与创新

单位的决策人员需要高度重视人事档案管理的工作，全面掌握档案管理的基本要求.只有最高领导层高度重视其管理工作，各部门才会主动参与到人事档案管理工作，表现出员工对人事档案管理工作的积极性，人事档案管理人员应真实详细的记录员工工作能力和特长兴趣等一些基本内容，尤其是职员在单位的工作表现和诚信情况，这对当事人的职业生涯有很大的影响力，它能够正确判断员工的人格品行，因此，单位要建立一个完善的人力资源管理制度，就需要从人事档案管理的改革与创新做起[2].

2.1宣传

综合各企业或部门的人事档案管理实际情况，利用各种手段对其加大宣传力度，如广告、报纸、电视或网络等手段，确定人事档案在今后工作中的作用和地位.采用宣传的方法，使公民能够正确认识到：在市场经济条件下，不论是单位之间的竞争，还是部门之间的竞争，主要是进行人才竞争.若单位或是部门忽视了人事档案管理工作，或是不了解人事档案所蕴藏的人才信息内容，就不会发现并使用人才，及不会在竞争中得到进步和发展.想要增强干部人员的档案意识，树立法制、服务观念，就要将人事档案管理的工作加入到日常工作中，时时刻刻进行记录和把握每一个员工的工作表现和能力.

2.2体制

我国的人事档案已经由“单位档案”向“社会档案”的方向转变，呈现出人事档案管理工作的社会化的.因为长时间受到社会的计划经济制度的约束，人们对人事档案管理是国家的或是单位的传统观念比较根深蒂固，从上学到毕业工作，个人工作的选择空间很小，造成人事档案变成了单位档案.随着经济市场的发展，人的属性也发生了实质性的改变：人是属于社会的而不是仅属于某单位或地区的.只是在某时间，个人与部门签有劳动合同法，存在着劳动关系，若接触劳动关系，那么人就属于社会，个人和社会的共同发展的主要条件是人才的流动，因此，切实实行社会化管理的人事档案管理改革创新，是单位档案到社会档案最大转变.人事档案管理的制度应以承诺将人事档案信息与企业的劳动合同分开，才是发展个人流动的前提，才能实现社会化的人事档案管理.

2.3政策

社会化的管理是人事档案管理的目标，但创新和决策的层次较高，且需要结合其他的社会创新改革才能够实现，不能独自完成，因此，在加强人事档案社会化的管理制度的前提下，要对其进行政策创新.根据目前的社会发展形势而言，确定各区域人事管理部门对相关的组织是否对具有人事档案管理的资格很重要，并进行年审制度，颁发证书.科学、合理性的规范人事档案的信息，尽量少出现长久或是不合时宜的信息，树立公开、公正的原则，将人事档案进行透明化，尊重公民的人事档案知情权，把人事档案当作社会信息资料之一,使每一位公民都有维护个人档案的权利.只有将人事档案成为透明化，才能充保障人事档案的当事人合法权利.将行政执法考核的内容加上人事档案管理归类，加大考核力度，保证落实各项政策的制度.

2.4真实

人事档案信息的真实性是对人事档案的基本要求.人事档案的真实性主要有两个方面：第一，客观性、完整性，这也是最基础的真实性，人事档案的客观完整性，能满足人事档案管理人员对职员信息的管理和了解；第二，人事档案特有的的特性，它不仅能体现人事档案的价值，还能满足人事档案管理人员对职员的选择和使用.真实性的前提与基础是第一个方面，第二个方面是对第一个方面的补充和深化.如果人事档案没有客观性与完整性，那么人事档案就失去了它特有的基础和权威；若人事档案的信息没有真实的特性就会失去它的存在价值和意义.只有这两个方面相互依存，相互结合，才能体现档案管理存在的必要性.人事档案真实性管理是要求人事档案管理人员需具有政策、责任和创新着三个方面的观念，针对不同类型的管理人员,采用不同的归档制度，特别是能够反映个人能力、素质水平的资料.

2.5管理进程

网络计算机的存在为现代化人事档案的管理工作提供了便捷，人事档案信息的网络化，不仅可以进行资源共享，加快档案透明化的速度，方便当事人的查看，还能真正的发挥人事档案自身的功能与作用，更好的服务于单位.所以，人事档案管理的改革可以实行人事档案网络化管理，但人事档案网络化管理的前提，是人事档案要进行的电子化.首先将原有的纸质档案转换为电子档案，即将人事档案内容输入到计算机内，利用电子化的方法建立个人信息系统.其次在人事档案电子化后进行网络化，在保证档案信息保密的规定基础上，利用网络的优势，将人事档案内容进行资源共享.档案信息网络化是新型的储存档案资料的方式，它能够将不同区域、单位或是载体的人事档案的资料，用网络化的方式保存下来，利用网络形式将信息连接起来，不但能提高人事档案信息的使用率，还是实现人事档案信息共享的有效方法[3].

2.6素质教育

对人事档案管理人员的要求必须专业和知识化，因为这项工作已经向向现代化和科学化的方向进行转变.因此不但提高了人事档案管理人员的敬业精神与职业素养，还要求其工作人员必须能够灵活使用并维护人事档案当事人的知情权.人事档案管理人员在工作中不能只听上级的一面之词，而随意录取或是删掉某位人力资源管理人员，应严格考核，通过竞争、择优录取，选拔出真正的人才.此外，还应对管理人员进行相关的职业培训，提高综合素质，对今后的职位晋升或是福利待遇上加大关注力度.

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引言

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的重要证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案管理是高职院校档案管理工作的重要组成部分。随着信息时代的到来，高职院校档案管理工作也发生了深刻的变化，人事档案从纸质向电子化的转变不仅形成了新的档案管理形式，也对高职院校人事档案管理职能提出了新的要求。当前信息化背景下，高职院校人事档案管理面临着严峻的转型，职业人才培养与社会发展需求的双重作用促使学校积极调整档案管理理念，以形成完善、健全的信息服务体系。

1更新管理理念，适应信息化档案管理变革

随着高职院校人事档案管理信息化模式的建立与完善，传统档案管理理念与现代化管理工作之间的冲突也逐渐显现。当前社会经济发展对高职院校的人事档案管理提出了新的要求，因此，打破保守封闭的管理理念束缚，构建开放管理模式也成为高职院校档案管理工作适应信息化时代要求的基本前提。在信息化档案管理背景下，高职院校需要树立主动服务的理念，打破学校的边界，扩大档案服务范围，利用档案资源优势建立动态化的人事档案资料，将人员的各类信息纳入系统管理中来，并实现自动化、智能化管理，以供相关部门的参考与使用。

2建立档案管理标准，推动信息资源共享

在信息时代，信息资源的共享是提高资源利用率的重要体现，也是高职院校提高信息化服务能力的基本要求。信息共享需要建立规范统一的档案管理标准，高职院校在优化人事档案管理模式的过程中，应根据国家相关标准，对电子档案进行调整与完善，为人事档案资源共享做好准备。高职院校建立标准化人事档案管理体系应从以下几点入手：（1）建立管理性标准规范。安全高校的档案管理是确保档案资源利用的前提，对于人事档案而言，形成管理性标准规范也是保护个人隐私的需要。目前我国针对信息安全管理需要建立了相关管理条例，例如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《中华人民共和国计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》等，高职院校应基于相关规定建立信息管理标准化体系，加强信息系统安全防护，以提高档案管理效率。（2）建立业务性标准规范。业务性标准规范是基于业务处理要求形成的基本规范，包括电子文件、档案的术语标准及管理规范，以及档案在信息化建设中形成的术语标准、资源标识、描述数字档案文件格式、元数据格式等，高职院校在人事档案优化的过程中，应根据业务需要，对档案内容进行提炼与完善，并形成符合档案信息系统的资源，为人事档案的整合与存储提供依据。（3）建立技术性标准规范。在信息化技术飞速发展的背景下，高职院校人事档案管理风险也不断增加，技术人员需要从安全管理的角度出发，对电子文件的存储、压缩格式进行规范化处理，并通过加密处理，形成规范化的安全管理体系，以确保人事档案资源共享的安全性与有效性［1］。

3引入网络技术，完善档案网络服务平台

以单机和局域网组成的档案信息管理平台通常只能满足高职院校自身对人事档案的应用需求，难以从社会化服务的角度体现档案资源的价值。因此，高职院校在信息化背景下，应积极引入网络技术，打造开放性的网络服务平台，为高职院校的人才供给与市场人才需求建立联系，推进人力资源优化配置。高职院校在档案网络服务平台建设中，应依托网络技术，制定完善的发展规划：（1）明确网络服务平台的使用范围。技术人员应根据高职院校人事档案管理特点，明确网络站点的目的以及用户的类型；利用关键信息，如学生的基本资料、学科成绩、职业资格等建立逻辑结构，并形成网络服务平台的基本框架，提高档案信息网络服务的精准性［2］。（2）确定服务对象的基本需求。技术人员不仅要从高职院校内部需求确定教师、学生以及其他管理人员对人事档案查询提出的要求，还需结合市场竞争以及企业人力资源管理，对人事档案提出的要求，通过技术手段确定档案网络服务平台的整体风格，兼顾不同服务对象的信息查询与应用的需要，体现个性化服务特点。（3）完善服务平台的功能模块，包括用户注册，即高职院校师生以及非校内用户通过界面指导实现身份录入，进而启动人事档案网络服务平台，实现档案资源的在线利用；信息查询，即根据用户身份，提供不同类型信息，根据开放与非开放的区别，提高信息管理的安全性，保护相关人员隐私；用户服务，即系统根据用户需求提供注销用户、删除资料、修改资料、接收信息、刊登资料等服务，确保用户能够实现信息处理，同时呈现更加完善、可靠的人事档案信息资源［3］。

4建立数据库管理系统，构建大数据管理平台

在信息化档案管理过程中，依托“互联网+”模式，搭建信息管理平台，并利用数据处理技术实现对大数据资源的挖掘与利用，成为高职院校人事档案管理工作的基本方向。高职院校具备明显的档案资源优势，但是在传统管理模式中，这一资源优势难以转化为实际的应用价值。在大数据背景下，学校可以利用网络系统平台，将档案转化为开发的数据资源，而数据处理系统通过对大数据的分析，建立可视的数据模型，从而更加直观立体地反映个人的基本信息，凸显其优势，并预测发展方向。这无论是对于高职院校的人才培养，还是企业的人才选择都是十分重要的。高职院校在建立数据库管理系统的过程中，需从以下几点入手：（1）建立数据库。从人事档案到大数据资源，需要利用技术手段对档案信息进行转化。随着信息化档案管理的推进，电子档案已经成为高职院校人事档案存储的主要方式。基于此，学校可以将电子信息录入网络平台，并根据相应标准建立数据库，形成内容完善，逻辑清晰的大数据库，以供信息开发与利用。（2）建立网络安全管理体系。在数据资源利用过程中，高职院校应注重信息质量，利用技术手段建立安全防护机制，弥补信息系统漏洞，提高数据库安全性，确保相关模型分析的真实可靠。（3）引入信息化管理流程。在数据库的管理与维护中，高职院校应引入信息化流程，通过检索、收集、整理、统计、编研等功能，打造自动化数据处理平台，以挖掘大数据资源，提高大数据分析与利用效率。（4）完善数据处理与开发体系。立足高职院校以及社会发展需求，对人事档案信息进行大数据开发，形成具有指导意义的信息模型，为相关发展决策提供依据，提高人事档案的信息化管理水平［4］。

5加强人才培养，提高档案信息化管理水平