档案管理基本要求范文

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中图分类号：R661 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）11-0356-01

一、档案管理存在的问题

1、当前不少单位没有建立综合档案室，各种门类载体档案没有实行集中统一管理，业务档案、会计档案、特种载体档案分散保存的现象比较严重；历史的原因造成了许多档案馆位于党政机关的深宅大院内，俨然一个保密机关，较为封闭。

2、应当归档的文件材料没有及时收集归档，散存在部门或个人据为己有的现象屡见不鲜。《档案法》虽己颁布近二十周年，但档案法律法规的权威没有真正树立起来，档案执法的刚性也不够。一种违法行为的长期存在并呈普遍性，至少说明相关法律法规缺乏足够的震撼力和威慑力。社会档案意识的增强是做好全社会档案工作的充分和必要条件，如何培养全社会的档案意识是每个档案工作者义不容辞的责任。

二、培养档案管理意识

1、探索新时期档案宣传的新方法建立好爱国主义教育基地，充分发挥爱国主义教育基地的教育功能，教育青少年学生；省、市级档案部门可编写图文并茂、内容丰富的档案通俗读物，服务学生教育工作；普及档案知识，让学生完整保存成长足迹，通过整理、制作个人成长档案，学生们重温自己的成长历程，增强档案意识；走进学校，为学生开设档案专题讲座。

2、加强档案立法、执法力度。档案法规是档案工作的指南针，依法治档，用强制力强化档案意识的培养。营造以法促规范，以法促发展的良好的工作氛围，加强动态管理，完善执法机制，重拳强化档案意识。

3、加强制度建设。其中关键的是开展年检制度和与之配套的将档案工作纳入各县市区年度综合目标绩效考核制度，这两项制度对机关单位及其工作人员的档案工作及意识的全面提高尤为重要，且见效迅速，各地应全面建立。加强重大活动和重点工程档案管理制度建设，对扩大档案的知名度与提高档案意识也大有裨益。

4、重视新农村档案工作。在我国农村人口占绝大多数，一个地方其他档案工作做得很好，农村档案工作未做好，是不完善的，档案意识的覆盖面也大有问题。长期以来，只重视机关、企事业单位的档案工作，农村档案未引起足够的重视。正因为农村档案的薄弱，所以应格外关注。

5、要全面推进民营企业档案工作。随着改革开放的步伐，民营企业遍地开花，已成为经济建设的一支强大力量，民营企业档案意识的重要性日益突出。通过挖掘档案的利用价值，为企业发展创造效益，使越来越多的民营企业家认识到档案的重要作用，将档案工作作为企业管理的一项基础性工作来抓，建立符合企业自身发展需要的档案管理体系，促进民营企业档案意识的全面提高。随着改革的不断深化，档案管理工作也随之发生了变化。面对新的历史时期、新的工作需要，档案管理工作显得更加重要。

三、如何做好档案管理工作

1、增强服务意识，提高服务水平。一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入议事日程，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。

2、爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。积极宣传，使领导增强档案管理意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位可有可无，因此，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看 ，在领导的脑海里留下印象，尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，使领导更加重视档案工作 。

3、综合利用各种资源，实现档案现代化管理。随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形势下出现的新问题。

4、加强教育培训，提高管理人员综合素质档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原来那些传专统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

四、总结

综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。

参考文献

[1] 刘振华.档案工作创新谈[J].中国档案，2016，（3）

[2] 李国庆.档案管理现代化是一项系统工程[J].档案学，2014

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关键词：档案管理；收集整理；分析

相关部门可以采取诸多手段将档案收集管理质量加以提升，然而从当前的发展形势来看，加大宣传力度，增强相关人员的意识，倘若不存在意识，那么久无法付出行动。不仅仅如此，相关部门应当发挥出信息化技术的作用，并建立完善的管理系统，将责任制度落实到位，从而要求不同部门之间加以配合。

1 档案收集整理的意义

一般情况下，做好档案工作的手段存在诸多种，然而开展好档案整理收集工作是关键所在。倘若不做好整理工作，那么档案日后管理也会存在诸多不足之处。显而易见的是，档案收集整理工作是必要的。不仅仅如此，档案收集整理的意义还表现在以下几个方面：

第一，相关部门在开展档案收集整理工作的时候，一定要搜寻存在价值的信息。诸多信息的价值都是在前期整理工作中呈现出来的，依据这种信息来看，相关人员需要做好记录工作，为今后档案工作可以得到充分的利用提供重要的参考依据；第二，收集整理工作在档案工作中扮演着重要的角色，倘若没有收集整理工作，那么就不能形成档案，这样也会在某种程度上对档案的最终形成带来直接的影响。所以，相关人员应当对收集整理工作引起高度重视；第三，收集整理工作在档案管理中占有着重要的地位，由于档案管理最基本的管理方法是对档案进行收集管理，相关人员在对档案进行收集管理的时候，应当做好相应的分类、记录等，所以相关人员一定要做好自己的本职工作，一定要提高收集整理水平。

2 提高档案收集整理水平的对策

2.1 树立档案收集整理意识

当前，仍然有诸多相关人员没有对档案收集整理的重要性引起必要的重视，从这些人口来讲，收集整理工作并不仅仅代表着档案管理的核心内容，由于没有投入很多的精力，这样在有些时期，档案收集整理制度不能发挥出充分的价值，如同摆设，这同样是档案收集整理质量往往不是主要因素。而正是由于档案收集整理工作不科学，致使存在价值的档案信息资源出现流失的情况，从而在某种程度上对档案管理事业带来不利影响。所以，相关部门应当加大对人员培养的力度，特别是相关人员一定要对收集整理知识做到熟练掌握，只有这样才可以促使档案收集整理工作达到规范化的效果。

2.2 完善档案收集整理体系、注重突出网络

不同部门之间需要依据本身的档案管理系统，并依据具体组织结构设置的具体状况开展好档案收集整理系统的建立，而在实际构建的时候，需要倾向于网络，在基于网络的时代下，促使档案收集整理工作面临着更严峻的挑战，而网络管理形式可以满足相关需要。确保档案收集整理系统不管是在哪一个环节都可以做到有人负责有人配合。

2.3 建立和健全管理制度，落实责任部门

档案收集工作既要加强宣传工作，通过多种渠道、多种形成、各种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作，又要制定出一系列的规章制度，为确保档案资料收集的齐全性、完整性，必须建立严格的制度，制定档案移交归档制度，明确档案归档范围、内容及时间；制定电网建设项目档案管理、档案岗位规范和责任落实等制度。

2.4 积极主动上门收集，提高归档率

档案收集工作除了建立健全档案资料的收集归档制度，取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”即脑勤、手勤、脚勤，爱岗敬业，尽职尽责。档案员应根据档案资料来源广，范围大的特点，不厌其烦主动上门，跟踪收集。对于个别不按规定移交的部门，档案员只要有耐心，经常上门催交，与他们沟通，往往都能收到效果。

2.5 提高服务质量，改变以往被动服务的局面

档案室是档案的管理者，同时也是档案利用者的服务者。档案管理员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代化技术提供远程服务，利用网上信息量大，传递速度快的优势，实F档案资源共享。加强编研工作，档案员应熟悉室藏档案情况，通过对档案分析研究，对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤，编印成各种档案参考资料，使利用者充分意识到档案的价值和重要性。要从实际出发，有针对性的编制必要的检索工具，为单位的安全生产提供服务。

2.6 制定档案职业道德规范，提高从业者的道德水准

当前科学理性的发展对档案从业者的职业活动与职业行为有了新的要求，职业行为规范化和理性化，因而，建立一种规则性的职业道德体系就成为各行业的迫切需要。为使档案职业道德在从业者活动与职业行为中得以落实，档案部门通常要通过制定规章、制度、守则等纪律来约束从业者。这些条款告诉从业者哪些行为符合职业道德，哪些行为不符合职业道德，同时会说明违反这些规定将带来的负面影响或将给予失职者的处罚措施。在这里除了考虑将外在的档案职业道德规范强制性地灌输到从业者的职业活动中外，还应当关注档案职业人员的内心需要：他们不仅仅是单调枯燥的“办公室+库房”的生活，他们也需要融入社会各行各业的建设中，职业的价值要在与社会的交往过程中体现，一旦从业者的社会满足感建立起来，他就能看到所从事的档案职业的价值，并能自觉遵守各项规章制度。

结束语

通过以上内容的论述，可以得知：管好档案工作的手段不只是一种，收集整理是一定要使用到的手段之一，由于作为基础性工作，档案资源仅仅需要前期的收集整理才可以进行归档工作，要不然就会出现零散的信息，建立不了完整的档案。档案管理工作简单的说是源于档案收集工作，档案收集管理质量会对相关机构带来直接的影响，这样就要求相关部门需要对档案收集管理工作引起必要的重视，从而推动档案事业的不断发展。

参考文献

[1]杨晓玲.从印章档案的特点解读印章档案收集难的问题[A].行与知――社会主义文化大发展大繁荣中的档案工作[C].2012.

[2]张庆香.也谈档案收集[A].信息社会档案学理论与实践[C].2006.

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（一）SOA的基本概念

“SOA”是“Service Oriented Architecture”的缩写，中文意为“面向服务的体系架构”。它是一个组件模型，“SOA”主要是一种涵盖架构风格、编程模型等一套新的分布式软件系统构造方法理论，主要包括这几个过程：从建模到开发，然后整合再部署，最后运行、管理。它将不同的服务通过接口联系起来，使得服务可以使用通用的方式进行管理。建立在以SOA基础上的信息系统，可以自行研发组织，具有良好的维护性、可用性和可扩展性。

（二）运用企业服务总线的方法（ESB）

支撑SOA的关键是其消息传递架构――企业服务总线（ESB）。ESB采用“总线”模式来管理和简化各服务应用之间的集成拓扑结构，在网络中起到一个连接的作用，以接受的开放准则作为支撑点，然后使得事件以及消息等动态之间能够相互关联和通畅，是一种在服务和应用之间标准的集成方式。ESB作为最基本的连接中枢，使得网络之间的连接能够更好的进行，是构筑企业神经系统最为根本的要素。ESB架构主要使得异地应用之间的消息能够发送和接收，除此之外，还能够通过ESB发送和接收消息。

二、在SOA的基础上建立高校人事档案管理系统

（一）建立高校人事档案管理系统的基本要求

高校人事档案管理涵盖了各个不同的部门和方面，建立高校人事档案管理系统的基本要求就在于能够使现有的各类管理系统能够完好的保存，以及让系统之间有所差异，这样能够让用户更好的查看个人信息。新的系统还应具有安全性和可靠性，能够很好地维护用户的信息安全。除此之外，新的高校人事档案管理系统还应最大程度的适应各个板块，使得各个板块之间能够自由的传输，能够屏蔽系统之间的差异性，

（二）高校人事档案管理系统体系结构

SOA系统能够很好的满足高校人事档案管理系统的基本要求，它能够将高校人事档案管理系统中的数据很好的连接起来，建立起一个完整的SOA高校人事档案管理系统的构架。主要可以分为几个方面，第一就是基础应用方面，组成各

个部分的主要是人事档案管理系统，主要包括教学、科研、工资、学生、图书、资产、办公、人事等各个方面，例如人事管理系统主要包括的是教师的基本信息，教务管理系统主要包括考试的工作以及科研两个方面，等等这些都是教师的基本信息，人事档案管理的最基本的就在于人事档案的数据与其他部门的数据共享。第二就是接口方面，主要的作用就是将上述的基础应用方面的应用程序以及共享数据等通过协议封装、接口为服务，将这些作为企业服务的总接口。第三就是企业总线方面，主要对日志、业务、安全、公用等方面的服务来进行管理，除此之外，还应增强业务方面的柔性，使得面向服务中的高校人事档案管理系统更加完善，第四就是流程方面，是各个部分的组件组成的，主要的工作任务就是负责服务的构建以及编排。第五就是表示层面，就是将高校人事档案管理系统的需要发送给客户，用户便可以通过这个快速查阅以及接受这些消息。最后就是接入的过程，可以通过多种电子产品，例如电脑、手机等等接入这个程序，这个也为当前的很多用户提供了一个接口，为以后的扩展奠定了一个良好的基础。

三、在SOA的基础上高校人事档案管理系统设计

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我国的人事档案管理部门是建立在计划经济体制下的,很多的人事档案管理都是由用人单位来保管的.随着我国经济体制的建立和改革，流动人口越来越多，很多的单位与个人都不了解人事档案的基本内容，出现了多人管理的现象，主要体现在两个方面：第一，分散保管.有的人事档案保存在过去的单位.有的人事档案保存在当前的单位，有的人事档案保存在人才交流部门，甚至有的还保存在个人手上，造成一个单位内的人事档案处在分散保管的形式.第二，混乱保管.很多单位的人事档案不仅隶属于组织、人事、劳动等部门，还隶属于很多无权保管的部门，导致多人管理的现象.这种人事档案管理的方法不仅阻碍了人事档案管理工作的进步与发展，影响其真实与权威性，还阻碍了人才的流动与人力资源的配置.

1.2档随人走

目前我国的人事档案大多数呈现档随人走的现象,而这样现象并不能够适应现阶段市场经济对人事档案的基本要求，严重阻碍了档案管理工作的进步，不利于人事档案的开发与利用.当随人走的管理方式，造成大部分的人事档案散布于社会的每一个角落.严重影响了人事档案工作的前进方向和发展.

1.3封闭式管理

目前我国的人事档案管理的透明度问题受到了很多人的关注与重视，很多媒体也相继报道出了一些因人事档案的不透明而对当事人的利益造成损害的案例，这一问题的出项，说明了改革人事档案管理的必要性.人事档案是对当事人的个人经历、工作能力和诚信情况的真实历史记录，因此人事档案应公开化、透明化，若人事档案过于保密，使得公民对人事档案有一定的畏惧感，会严重阻碍了人事档案的开发与利用.

1.4手段落后

随着科学技术的基部与发展，我国的人事档案在在数字化、网络化的推动下,手段明显落后，并不适合现代化技术的需求.部分的单位虽然也在运用计算机进行管理，但其软件的开发达不到要求，人事档案管理职员的素质不高，很难熟练使用计算机，造成人事档案管理的发展并没有实质性的突破，多数还是手工运行，只是进行简单的分类，且操作不便，效率低.有的单位只是用计算机进行存储或是检索，且存储量较少，实用性差，对检索利用的管理有一定的影响，达不到现代化的科学、合理、系统化的管理.

1.5材料、信息不真实

用人单位的人事档案信息内容完整、准确，是人事档案部门对人事档案管理的基本要求，但在实际生活中存在很多的不足，如员工的人事档案必备资料不完整，包括毕业证书、技能证书等，很多重要的信息找不到，甚至出现鉴别错误的问题，将一些手续不全或是有问题的信息进行归档，严重影响了人事档案管理信息的真实性.还有的单位对员工的人事档案信息没有及时整理并归档，造成人事档案管理的混乱，甚至有的单位并没有配套的基础设备，且人事档案资料随意放置，且管理环境较为复杂.很多的单位不重视人事档案管理工作，制度不严谨，执行力度不足，人事档案的转入、转出或是查看都不按照相关规定进行，严重违反了法律法规.

1.6素质低

随着人力资源管理的不断加强，其管理手段也得到了进一步的改革和调整，对管理人员的知识、专业化等提出了更高的要求.但实际与要求之间存在着很大的差距与不足，如管理人员的配备比不足，出现了兼职管理或是无人管理的现象，人事档案管理人员的素质低，没有原则性，对人事档案的认识不足，缺少奉献的精神，整体的素质低.

2改革与创新

单位的决策人员需要高度重视人事档案管理的工作，全面掌握档案管理的基本要求.只有最高领导层高度重视其管理工作，各部门才会主动参与到人事档案管理工作，表现出员工对人事档案管理工作的积极性，人事档案管理人员应真实详细的记录员工工作能力和特长兴趣等一些基本内容，尤其是职员在单位的工作表现和诚信情况，这对当事人的职业生涯有很大的影响力，它能够正确判断员工的人格品行，因此，单位要建立一个完善的人力资源管理制度，就需要从人事档案管理的改革与创新做起[2].

2.1宣传

综合各企业或部门的人事档案管理实际情况，利用各种手段对其加大宣传力度，如广告、报纸、电视或网络等手段，确定人事档案在今后工作中的作用和地位.采用宣传的方法，使公民能够正确认识到：在市场经济条件下，不论是单位之间的竞争，还是部门之间的竞争，主要是进行人才竞争.若单位或是部门忽视了人事档案管理工作，或是不了解人事档案所蕴藏的人才信息内容，就不会发现并使用人才，及不会在竞争中得到进步和发展.想要增强干部人员的档案意识，树立法制、服务观念，就要将人事档案管理的工作加入到日常工作中，时时刻刻进行记录和把握每一个员工的工作表现和能力.

2.2体制

我国的人事档案已经由“单位档案”向“社会档案”的方向转变，呈现出人事档案管理工作的社会化的.因为长时间受到社会的计划经济制度的约束，人们对人事档案管理是国家的或是单位的传统观念比较根深蒂固，从上学到毕业工作，个人工作的选择空间很小，造成人事档案变成了单位档案.随着经济市场的发展，人的属性也发生了实质性的改变：人是属于社会的而不是仅属于某单位或地区的.只是在某时间，个人与部门签有劳动合同法，存在着劳动关系，若接触劳动关系，那么人就属于社会，个人和社会的共同发展的主要条件是人才的流动，因此，切实实行社会化管理的人事档案管理改革创新，是单位档案到社会档案最大转变.人事档案管理的制度应以承诺将人事档案信息与企业的劳动合同分开，才是发展个人流动的前提，才能实现社会化的人事档案管理.

2.3政策

社会化的管理是人事档案管理的目标，但创新和决策的层次较高，且需要结合其他的社会创新改革才能够实现，不能独自完成，因此，在加强人事档案社会化的管理制度的前提下，要对其进行政策创新.根据目前的社会发展形势而言，确定各区域人事管理部门对相关的组织是否对具有人事档案管理的资格很重要，并进行年审制度，颁发证书.科学、合理性的规范人事档案的信息，尽量少出现长久或是不合时宜的信息，树立公开、公正的原则，将人事档案进行透明化，尊重公民的人事档案知情权，把人事档案当作社会信息资料之一,使每一位公民都有维护个人档案的权利.只有将人事档案成为透明化，才能充保障人事档案的当事人合法权利.将行政执法考核的内容加上人事档案管理归类，加大考核力度，保证落实各项政策的制度.

2.4真实

人事档案信息的真实性是对人事档案的基本要求.人事档案的真实性主要有两个方面：第一，客观性、完整性，这也是最基础的真实性，人事档案的客观完整性，能满足人事档案管理人员对职员信息的管理和了解；第二，人事档案特有的的特性，它不仅能体现人事档案的价值，还能满足人事档案管理人员对职员的选择和使用.真实性的前提与基础是第一个方面，第二个方面是对第一个方面的补充和深化.如果人事档案没有客观性与完整性，那么人事档案就失去了它特有的基础和权威；若人事档案的信息没有真实的特性就会失去它的存在价值和意义.只有这两个方面相互依存，相互结合，才能体现档案管理存在的必要性.人事档案真实性管理是要求人事档案管理人员需具有政策、责任和创新着三个方面的观念，针对不同类型的管理人员,采用不同的归档制度，特别是能够反映个人能力、素质水平的资料.

2.5管理进程

网络计算机的存在为现代化人事档案的管理工作提供了便捷，人事档案信息的网络化，不仅可以进行资源共享，加快档案透明化的速度，方便当事人的查看，还能真正的发挥人事档案自身的功能与作用，更好的服务于单位.所以，人事档案管理的改革可以实行人事档案网络化管理，但人事档案网络化管理的前提，是人事档案要进行的电子化.首先将原有的纸质档案转换为电子档案，即将人事档案内容输入到计算机内，利用电子化的方法建立个人信息系统.其次在人事档案电子化后进行网络化，在保证档案信息保密的规定基础上，利用网络的优势，将人事档案内容进行资源共享.档案信息网络化是新型的储存档案资料的方式，它能够将不同区域、单位或是载体的人事档案的资料，用网络化的方式保存下来，利用网络形式将信息连接起来，不但能提高人事档案信息的使用率，还是实现人事档案信息共享的有效方法[3].

2.6素质教育

对人事档案管理人员的要求必须专业和知识化，因为这项工作已经向向现代化和科学化的方向进行转变.因此不但提高了人事档案管理人员的敬业精神与职业素养，还要求其工作人员必须能够灵活使用并维护人事档案当事人的知情权.人事档案管理人员在工作中不能只听上级的一面之词，而随意录取或是删掉某位人力资源管理人员，应严格考核，通过竞争、择优录取，选拔出真正的人才.此外，还应对管理人员进行相关的职业培训，提高综合素质，对今后的职位晋升或是福利待遇上加大关注力度.

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引言

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的重要证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案管理是高职院校档案管理工作的重要组成部分。随着信息时代的到来，高职院校档案管理工作也发生了深刻的变化，人事档案从纸质向电子化的转变不仅形成了新的档案管理形式，也对高职院校人事档案管理职能提出了新的要求。当前信息化背景下，高职院校人事档案管理面临着严峻的转型，职业人才培养与社会发展需求的双重作用促使学校积极调整档案管理理念，以形成完善、健全的信息服务体系。

1更新管理理念，适应信息化档案管理变革

随着高职院校人事档案管理信息化模式的建立与完善，传统档案管理理念与现代化管理工作之间的冲突也逐渐显现。当前社会经济发展对高职院校的人事档案管理提出了新的要求，因此，打破保守封闭的管理理念束缚，构建开放管理模式也成为高职院校档案管理工作适应信息化时代要求的基本前提。在信息化档案管理背景下，高职院校需要树立主动服务的理念，打破学校的边界，扩大档案服务范围，利用档案资源优势建立动态化的人事档案资料，将人员的各类信息纳入系统管理中来，并实现自动化、智能化管理，以供相关部门的参考与使用。

2建立档案管理标准，推动信息资源共享

在信息时代，信息资源的共享是提高资源利用率的重要体现，也是高职院校提高信息化服务能力的基本要求。信息共享需要建立规范统一的档案管理标准，高职院校在优化人事档案管理模式的过程中，应根据国家相关标准，对电子档案进行调整与完善，为人事档案资源共享做好准备。高职院校建立标准化人事档案管理体系应从以下几点入手：（1）建立管理性标准规范。安全高校的档案管理是确保档案资源利用的前提，对于人事档案而言，形成管理性标准规范也是保护个人隐私的需要。目前我国针对信息安全管理需要建立了相关管理条例，例如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《中华人民共和国计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》等，高职院校应基于相关规定建立信息管理标准化体系，加强信息系统安全防护，以提高档案管理效率。（2）建立业务性标准规范。业务性标准规范是基于业务处理要求形成的基本规范，包括电子文件、档案的术语标准及管理规范，以及档案在信息化建设中形成的术语标准、资源标识、描述数字档案文件格式、元数据格式等，高职院校在人事档案优化的过程中，应根据业务需要，对档案内容进行提炼与完善，并形成符合档案信息系统的资源，为人事档案的整合与存储提供依据。（3）建立技术性标准规范。在信息化技术飞速发展的背景下，高职院校人事档案管理风险也不断增加，技术人员需要从安全管理的角度出发，对电子文件的存储、压缩格式进行规范化处理，并通过加密处理，形成规范化的安全管理体系，以确保人事档案资源共享的安全性与有效性［1］。

3引入网络技术，完善档案网络服务平台

以单机和局域网组成的档案信息管理平台通常只能满足高职院校自身对人事档案的应用需求，难以从社会化服务的角度体现档案资源的价值。因此，高职院校在信息化背景下，应积极引入网络技术，打造开放性的网络服务平台，为高职院校的人才供给与市场人才需求建立联系，推进人力资源优化配置。高职院校在档案网络服务平台建设中，应依托网络技术，制定完善的发展规划：（1）明确网络服务平台的使用范围。技术人员应根据高职院校人事档案管理特点，明确网络站点的目的以及用户的类型；利用关键信息，如学生的基本资料、学科成绩、职业资格等建立逻辑结构，并形成网络服务平台的基本框架，提高档案信息网络服务的精准性［2］。（2）确定服务对象的基本需求。技术人员不仅要从高职院校内部需求确定教师、学生以及其他管理人员对人事档案查询提出的要求，还需结合市场竞争以及企业人力资源管理，对人事档案提出的要求，通过技术手段确定档案网络服务平台的整体风格，兼顾不同服务对象的信息查询与应用的需要，体现个性化服务特点。（3）完善服务平台的功能模块，包括用户注册，即高职院校师生以及非校内用户通过界面指导实现身份录入，进而启动人事档案网络服务平台，实现档案资源的在线利用；信息查询，即根据用户身份，提供不同类型信息，根据开放与非开放的区别，提高信息管理的安全性，保护相关人员隐私；用户服务，即系统根据用户需求提供注销用户、删除资料、修改资料、接收信息、刊登资料等服务，确保用户能够实现信息处理，同时呈现更加完善、可靠的人事档案信息资源［3］。

4建立数据库管理系统，构建大数据管理平台

在信息化档案管理过程中，依托“互联网+”模式，搭建信息管理平台，并利用数据处理技术实现对大数据资源的挖掘与利用，成为高职院校人事档案管理工作的基本方向。高职院校具备明显的档案资源优势，但是在传统管理模式中，这一资源优势难以转化为实际的应用价值。在大数据背景下，学校可以利用网络系统平台，将档案转化为开发的数据资源，而数据处理系统通过对大数据的分析，建立可视的数据模型，从而更加直观立体地反映个人的基本信息，凸显其优势，并预测发展方向。这无论是对于高职院校的人才培养，还是企业的人才选择都是十分重要的。高职院校在建立数据库管理系统的过程中，需从以下几点入手：（1）建立数据库。从人事档案到大数据资源，需要利用技术手段对档案信息进行转化。随着信息化档案管理的推进，电子档案已经成为高职院校人事档案存储的主要方式。基于此，学校可以将电子信息录入网络平台，并根据相应标准建立数据库，形成内容完善，逻辑清晰的大数据库，以供信息开发与利用。（2）建立网络安全管理体系。在数据资源利用过程中，高职院校应注重信息质量，利用技术手段建立安全防护机制，弥补信息系统漏洞，提高数据库安全性，确保相关模型分析的真实可靠。（3）引入信息化管理流程。在数据库的管理与维护中，高职院校应引入信息化流程，通过检索、收集、整理、统计、编研等功能，打造自动化数据处理平台，以挖掘大数据资源，提高大数据分析与利用效率。（4）完善数据处理与开发体系。立足高职院校以及社会发展需求，对人事档案信息进行大数据开发，形成具有指导意义的信息模型，为相关发展决策提供依据，提高人事档案的信息化管理水平［4］。

5加强人才培养，提高档案信息化管理水平

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中图分类号：D523.2 文献标识码：A

一、存在的问题

1、多数医院因为资金和人员配置的问题往往忽视医院档案的作用，通常缺乏明确的任务目标和具体的措施，档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高，而且因为各家医院档案隶属于不同的行政机关，所以相互之间联系很少，是各自为政的发展模式。

2、档案管理模式问题，馆藏资料和数据库“大不全，小不精”，既重复浪费又出现资源闲置。档案管理分散，不利于档案的完整和安全。各级医院在管理档案时没有统一的管理标准和模式，各级医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。

3、档案管理制度不健全，档案收集效率不高。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集效率不高，档案不齐全。

4、档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高，档案用房狭小，不符合档案保管的标准，设备陈旧，技术落后，也制约了档案事业的发展。随着科技技术的发展，计算机及网络技术在医院管理中广泛运用，医院管理手段不断进步。

5、人事管理体制和机制不完善，财力物力的匮乏。许多医院档案管理人员都面临这年龄偏大、专业不对口、学历参差不齐，只能进行一般工作。医院大部分的财力物力都被放在医院的医疗设备的更新、人才的培养和扩建病房等硬件建设上面。对档案管理这方面投资较少。

二、医院档案管理工作的基本要求及其工作的特点

（一）医院档案管理工作的基本要求。

1、医院档案管理的标准化要求。档案管理要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源得以共享。制定各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施，还要通过法规手段来实现。

2、档案管理的基本原则。要达到完整性的要求，一方面要保证医院档案数量齐全，成分多样化，另一方面也要尽量保持医院档案间的历史联系。

3、医院档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到最大的效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限，经济因素往往在档案管理系统运营中起决定作用。

4、医院档案是珍贵的历史记录，往往只有一份孤本，年代越久价值越大。尽可能延长档案的寿命，保护其安全性，避免医院档案中的机密泄露，是档案管理的基本任务之一。

5、现代医院档案管理工作要求现代化，要采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理，使医院档案管理工作走向更高水平。

6、医院档案管理现代化已经成为了一种必然的发展趋势，各种现代化技术如计算机技术、复制技术、缩微技术、视听技术等应用在档案管理当中，可以大大提高档案管理工作的效率，提高医院档案管理的水平。

（二）医院档案管理工作的特点。

1、医院档案管理过程可以分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。不同阶段档案的作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，方式也不同。档案具有凭证价值和过渡性，具有历史价值和科学文化价值。

2、医院档案管理工作直接关系到医院切身利益，它的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾。

3、医院档案管理活动对档案形成者的依附性。医院档案是在形成者活动过程所产生的，档案历来形成者所有与控制，价值和形成者有着密切的关系。

三、医院档案管理工作的新思路

（一）提高档案管理人员的素质，加强学习《档案法》，增强人们对档案管理的意识，提高依法归档的自觉性。

现代医院管理向科学化、现代化和标准化发展，对医院的档案工作实施全面的管理，在档案管理中起着领导、指导、决策、监督的作用。大力宣传档案工作，使得医院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己的日常工作和生活的密切关系，更好的支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的行程。有些人不知道《档案法》的基本精神，缺乏依法归档的自觉性，因而学习、宣传《档案法》非常重要。

（二）完善医院档案管理的体制建设和制度建设，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度。

促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。医院要结合本单位档案管理的实际要求，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》来制定一系列的档案管理制度，统一管理，统一考核，促进医院发展。

（三）实现档案标准化是档案管理信息化的根本，档案管理现代化不仅仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。

加强培训、结合实践，提高档案管理人员素质，加大投入，提高配备。通过专业培训、继续教育进修学习等提高业务和知识水平，深入临床一线调查研究，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。加大资金投入，引进现代化的技术和设备是必然条件。医院充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化和现代化。

（四）建立医院档案三级网络管理模式，为档案的开发利用提供更有利的依据，重视开发，充分利用，发挥档案的社会效益。

档案管理的最终目标是使得档案得到充分利用，加强档案利用反馈信息的管理，实现医院信息的横向联系，实现资源共享，提高档案的利用率，充分发挥社会效益。

档案自古至今都在延续发展，从纸质到电子版，从理论到实践中，从工作手段到工作方法，从思想意识到管理模式，根据自身的发展特点，响应政府出台的各种优惠政策，用科学发展观的理论指导改革现行的管理体制，转换运行机制，根据自己情况联合档案管理体制，实现资源共享和个性化、多元化创新服务。研究知识经济给档案管理带来的机遇和挑战，针对医院档案管理的特点和要求，探索只是经济时代新形势下的医院档案管理对策，提出具体的针对性的措施，这样有利于提高医院档案管理水平，强化医院的档案管理，丰富医院档案管理的理论内容，促进医院现代化的发展，实现档案管理的理论意义和应用价值。

（作者：河南省中医院第二附属医院审计室科员，主要研究方向：档案管理与审计）

参考文献：

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所谓的档案信息化就是指在国家档案行政管理部门的规划管理指导下，将现代信息技术、网络技术等应用到档案管理实践活动中去，实现对档案信息资源的处理、管理以及开发和利用等服务项目的过程，它是一个由以档案实体保管向档案实体数字信息化服务模式的转变，是信息网络技术与传统档案管理模式的融合，符合当前我国档案信息化建设的根本目标。现阶段，我国档案信息化建设是以国家档案行政管理部门规划组织为基础，通过对现代信息网络技术的应用，推动档案信息上网的进程，实现档案信息资源最优化利用。

一、述当前在信息网络环境下档案管理的特点

（一）网络档案管理过程中注重双向收集、利用和交流

网络档案管理模式在实际的应用过程中具有一定的优势，其主要表现在以下几个方面。首先用户在使用过程中可以对查询材料的完整性进行识别，一旦发现档案材料缺失或者存在问题，用户会主动向相关的档案管理部分进行上报，而档案材料形成部分部门也会及时的完善材料，以满足客户的需要。其次档案工作人员也可以利用网络技术来了解和掌握用户在使用过程中的需求，进而结合用户的需求来不断完善档案材料内容，同时档案工作人员也可以通过对用户意见的分析来制定针对性档案信息管理措施。

（二）网络档案管理对立卷部门和用户在使用档案信息资源过程中的协作性要求较高

在网络档案管理以及资源利用过程中，各个相关部门地理位置比较分散，但是网络技术的应用却又将这些部门紧紧的联系在一起，实现了“面对面”交流和办公，形成了一个网络化的统一整体。基于此，各立卷部门在进行信息采集、录入和维护的过程中，应当加强与相关档案管理部门和用户等之间的合作和交流。

（三）网络档案管理可以为公众提供及时的信息查询服务

所有档案管理工作的最终目的就是实现利用价值，尤其是在社会经济快速发展的今天，人们对信息的要求越来越高，社会对信息的需求量也在不断的提升，这就要求网络档案管理部门应当与档案信息用户之间形成良好合作的关系，满足其对档案信息的要求。传统档案管理模式在实际应用中存在着一定的缺陷，例如在次年6月以前，文书档案归档工作才能完成，从这可以看出整个档案整理、立卷以及移交的时间周期比较长，且立卷部门的工作量也比较大，而在这期间将无法为用户提供更加快捷和方便的档案查阅服务，从而影响了档案信息有效的利用。网络档案管理则不同，它可以实现信息利用和档案整理工作同步进行的目标，例如用户在进行档案查阅时，在检索入口输入要查询的档案信息关键词，网络系统就是将有关的全部信息显示出来。

二、探究在信息网络环境下档案管理的途径

（一）建立数字档案馆

数字档案馆以现代化信息技术应用为依托，通过数字化手段的应用，实现数字档案信息的收集和管理，为超大规模、分布式档案信息资源数字系统的建立提供了基础。在数字档案馆建立之前，研究人员对电子档案馆、数字化档案馆以及无墙档案馆等进行了分析和研究，以寻求档案信息化的发展方向。其中电子档案馆是以电子媒介承载档案信息为基础，它更为注重单个档案馆对档案信息资源的服务；而无墙档案馆则是通过电子网络远程检索功能，实现对多个档案馆数字化馆藏的信息检索，它在使用过程中更加注重档案信息的广泛性，同时网络传输功能在其应用中也具有十分重要的作用。数字化档案馆与两者都存在着一定的差异，其更加注重馆藏的数字化，它在收集档案信息的过程中，一方面可以是经数字化处理过的传统档案信息，另一方面也可以是通过计算机系统处理后形成的档案，这些也是数字档案馆建设的必要条件。作为一种科技含量高的数字档案系统―数字档案馆是当前档案信息组织的基本模式，通过模拟整个技术的应用，实现了馆藏档案数字化的基本目标。另外在接受档案文件数据的过程中，可以实现文化流转的自动化管理；利用大数据库管理技术，实现了不同档案馆数字化馆藏的网络连接。

（二）创建网络环境

以服务对象和范围为参考，可以将档案网络化技术建设分为两个层次，即内网和公众网。而在信息化档案建设过程中应当将两种层次的网络进行物理隔离，保障其应用过程中的相对独立性。首先，所谓的内网就是指以支持内部服务的馆内网，它的主要工作内容有以下几点。第一，对采集档案信息、系统处理完成的档案信息等进行进一步的组织和存储；第二，直接想内网用户有关信息，并未其提供相关的服务，如检索、演示等；第三，为内部日常办公提供支持；第四，为政府网和公共网提供一定的档案信息资源；第五，对网络、数据信息以及用户等进行有效的管理。其次，所谓的外网就是指以服务大众为基础的公众网，其工作内容主要包括档案信息的采集、向互联网用户提供服务以及对网络、数据等进行维护和管理。

三、结语

综上所述，在我国信息技术快速发展的今天，如何在档案管理领域中加以利用是当下档案管理研究过程中应当思考的问题，而这也符合当下我国信息化建设的基本要求，以档案网络建设为依托，实现档案信息资源工程建设，为档案信息资源最佳化利用目标的实现打下了坚实的基础，同时也在一定程度上推动了我国的档案资源数字化发展和进步。

参考文献：

[1]王萍.电子档案管理基础[M].北京：清华大学出版社，2006.

[2]王岚.无法回避的挑战必须跨越的颠峰――迎接电子档案的降临[J].档案学通讯，2000，（01）

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在当今社会，电子档案文件数量急剧增加，因此利用网络对档案文件进行处理是人们简化程序的重要手段，档案部门应该在网络化、数字化等方面多做文章，在网络时代下，如何改进档案管理工作是档案部门要考虑的问题，根据许多档案专家的建议和多年的经验得知，档案工作主要遵循：档案信息化建设和档案事业发展的基本要求，将档案信息化纳入国家信息化建设的总方针中，以档案建设作为基础，以建设档案资源建设为核心任务，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化，在一定程度上促进档案事业的持续健康发展。

1 加强档案工作建设的基本方针

1.1 加快对档案信息化的基础设施建设

在进行档案信息化建设前，档案部门内部要建设数字化档案馆，主要包括有检索工具的建设、相关制度的建设、档案馆库房建设、档案馆馆藏建设、以及专兼职档案干部的队伍建设等等。利用网络化资源，推进计算机管理档案，提高档案部门的信息化建设和网络技术的应用程度，提高档案部门信息化建设的程度。

1.2 促进档案信息资源建设

要建设数字化档案馆，利用信息化技术对之前档案馆的主要资料进行存储和管理，这些内容主要包括纸质档案、录音、录像、照片底片档案等等，要及时将这些内容进行分类并进行整理，将这些资料录入数字化馆藏建设当中。

1.3 加强档案目录数据库建设

加强档案馆的数字建设最重要的任务就是加强对信息资源库的数据资源库建设，数据资源库是整个档案部门存储中心和资料汇总的处理中心，因此，如何有效的利用网络技术，加快对数字馆目录数据库的建设，提高档案管理中检索服务质量，是档案部门进行数字化建设的重要任务。

1.4 加强对电子文件的归纳管理

档案部门要根据档案管理的基本要求，加强对本单位电子文件的收入、分类、鉴定、著录、归档等工作的监督，保证各种电子文件的有效性和完整性，探寻电子文件的保管方法，利用有效的技术方法，制定电子文件的管理方法，实现电子文件处理计算机化、信息服务利用网络化。

1.5 加强对电子文件档案化管理

电子文件是利用计算机盘片、磁盘和光盘等为载体的磁性材料，它是在人们的社会生活中形成的，它的内容涉及很广泛，主要的几大类包括：电子文书、电子文件、电子图纸等等，与传统的纸质文件相比，它主要有以下几个特点：电子文件的阅读必须要借助现代办公设备才可以使用；电子文件具有共享性，不受到时间和空间的限制。

2 加强电子文件档案化管理的基本措施

电子文件档案化的管理与传统的档案管理有着本质上的不同，电子文件档案化是基于传统文件档案化之上的，因此结合电子文件的本身特点，利用先进的网络技术，及时的做好对电子文件的归档工作是十分重要的。

2.1 电子文件档案化管理需要专门的技术型人才

传统的纸质档案是将已经处理好的文件，在获取这些文件中有价值的部分，然后对其进行收集，按照文件产生的时间和内容形式等方面对其进行分类管理，待处理完毕之后进行组卷保存，而电子文件档案的管理则是直接利用计算机技术对其分类、组合，因此这就需要档案部门内部有专门的计算机人才对其进行专门的方案归类，并且要保证相关技术达到一定的水平[1]。

2.2 加强对原有档案工作人员的管理

在档案部门内部，首先对一些学历较低的工作人员需要进行知识的补充，以此来提高相应的管理水平，再者，要及时很据知识的更新，来增强其对应的工作能力，在具体的工作中要结合实际情况和未来发展趋势，与实际工作相结合，确保档案工作的有效性，因此，档案部门要提高档案部门内部相关管理人员的业务能力、提高其综合素养，保证档案工作的高效运行[2]。

3 以科学发展观为指导思想，推动档案管理工作的建设与发展

3.1 电子文件档案管理工作是档案部门改革的重要工作

首先，对于大多数档案部门来说，档案内部中的有价值的资料只有齐全完整的进行归档和存档，这项工作才算真正的完成，如果没有对这些有价值的文件进行归档和存档，这就说明这些文件中的相关事项还没有完成，是档案工作的不完善性，这对于档案部门来说是非常危险的，再者，档案具有存史和凭证等主要的功能，是任何工作不可以替代的[3]，例如在一个高校中，需要对学校的一个活动或重大事件进行记录，就必须要利用档案工作，一旦缺失了档案的记录，则会导致此所高校失去相关的历史。

3.2 充分利用档案工作的功能

例如对一个相关部门的中心任务进行档案工作的服务，就必须要讲究效益，尽可能将档案功能和作用中隐性状态转化为显性状态，围绕高校的中心任务做好服务[4]。

3.3 加强档案工作队伍建设

以人为本是新时期下科学发展观的基本要求，对于档案部门来说也是一样，对于档案工作的改革质量的好坏，主要取决于档案部门专业队伍的状况，因此要加强对档案部门内部专业人才的建设，为之后的档案工作的提高奠定坚实基础[5]。

3.4 推进档案化信息建设是档案部门的必要措施

档案部门要利用当前信息化技术，在一定程度上提高信息化管理档案文件的水平，推动档案工作迈上一个新的台阶。

4 结束语

综上所述，利用信息化技术的优势可以推动档案工作的建设，他们之间的关系是相辅相成，档案部门在新时期下如何利用便捷高效的工作方式来简化工作量，以适应时代的发展是档案部门不容忽视的问题，完善和推动信息化建设是档案部门保证工作高效的重要途径。

参考文献

[1]王麾. 电子文件档案化是确保档案管理完整与安全的必由之路[J]. 中国新技术新产品，2011，03：387.

[2]蔡艳莉. 办公自动化环境下高校电子文件的归档与管理研究[J]. 成都航空职业技术学院学报，2011，04：68-71.

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高校档案是高等院校活动的直接纪录,高校档案工作是学校的重要基础工作之一,是衡量教育质量和管理水平的重要尺度。它不仅历史地纪录了学校过去和今天的每一项工作、活动的全过程,而且真实地记录着成功的经验和失败的教训。随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入,高校档案管理成为高校建设工作中的重要内容。

一、高校档案与档案管理的概述

1.高校档案管理的内容

高校档案是指高校从事招生、教学、科研、管理等直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史纪录。主要分为党群档案、行政档案、科研档案、教学档案、学生档案、产品档案、财会档案、基建档案、设备档案、出版档案、外事档案及声像档案等。

档案管理主要包括两个方面的内容:一是对档案资源的管理,也称档案实体管理;二是对档案中所包含的信息的管理,称档案信息组织。档案实体管理包括档案的收集、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研等内容,通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系,为档案的现代化管理打下基础。

2.高校档案管理的性质和特点

(1)高校档案管理工作的性质

档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理学院各部门档案的一种独立的业务工作,是国家科学文化事业的组成部分。与此同时,针对学院特定的部门来说,档案管理又是该部门各项管理工作的组成部分。

(2)高校档案管理工作的特点。档案管理活动与其他文献管理活动一样,包含了信息的输入、存储、加工、输出这样一个信息传输过程,是一种信息控制系统。但由于档案原始记录性的特点,又使得档案管理活动区别于图书、情报等其他文献信息工作,主要表现在4个方面:第一,档案资源积累过程的缓慢性;第二,档案管理过程的阶段性;第三,档案管理活动对档案形成者的依附性;第四,档案管理工作对社会的相对封闭性。

3.高校档案管理的基本要求

尽管不同类型档案的管理有不同的方法,但基本要求是一致的。例如,我国高校档案管理工作的基本要求,主要包括:完整性要求;安全性要求;科学性要求;规范性要求;经济性要求;现代化要求。

二、我国高校档案管理存在的问题

随着社会主义建设的不断发展,特别是与发达国家相比,我国的高校档案管理工作还存在着较大的差距和不足,主要有:

1.档案意识不强,领导重视不够

档案意识不强具体表现在:高校对档案的重要性认识不足,和其他的科研部门相比,档案部门被认为既没有经济地位、没有社会地位,也没有政治地位的无足轻重的单位,甚至是可有可无的部门。有些高校人士认为,档案工作无非就是收集、、整理、保管一些已成为历史的东西,是简单劳动,没有什么意义。

2.档案工作人员素质偏低,队伍不稳

在安排工作时,一般不会由工作能力强的人员担任兼职档案员;档案管理人员大多数量身兼数职,半路出家,没有经过业务学习和培训上岗;有些高校甚至不注重学历、业务、素质,即使学历较高,也不是学档案专业的;有的高校档案人员是内部调剂上岗,从未给在岗人员进行岗位培训,更没有进行正规的进修或学习档案专业知识。凡此种种,致使档案人员业务知识缺乏,业务不精通。

3.经费不足、设备不全,硬件建设差

档案工作要有必不可少的物质基础,必须安排一定的专项经费,一是用于档案库房设施的不断完善,保障档案保管的基础条件;二是用于从事档案的科研工作,将档案信息化提高档案管理水平。有些学校过分强调科研建设,科研经费比重大,不重视档案工作,对于档案事业的经费投入不足,有的高校根本没把档案工作经费列入规划中,有的即使列入了规划,所占比例也很少。

4.管理模式呆板陈旧,手段落后

有些高校仍然采用原有的呆板陈旧的管理模式。在当今电子技术的飞速发展,特别是网络技术的发展已覆盖各行各业,档案管理技术跟不上时代的步伐,很多高校档案部门硬件设备落后,软件还使用单机版,更新不及时。

5.对档案工作宣传不够,群众参与意识薄弱

由于档案工作宣传力度不深,广度不够,在社会上影响不大,知名度不高,很多人对档案不了解,档案工作的内容、性质、人物、档案利用产生的社会效益和经济效益,还没有被广大群众所认识。

三、加强高校档案管理的措施建议

高校档案建设面临挑战的同时,也面临着机遇,高校档案工作也要顺应时代的发展变化,制定自己在知识经济中的战略对策。

1.更新观念,提高档案管理意识

高校档案界必须及早认识知识经济、信息文明给档案工作带来的冲击和机遇,解放思想,更新观念,树立并强化与知识经济发展相适应的新的思想观念和意识形态。

2.转变高校档案管理模式

知识经济时代将给档案管理工作带来许多新的管理理念,促进档案管理的转变。主要包括由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变;由硬性管理为主向以软性管理为主转变;由区域性管理向全方位、网络化管理转变。

3.推进高校档案管理的现代化

面向知识经济时代的档案工作必须加快现代化步伐,必须因势利导,与现代化建设接轨。运用信息技术改造传统的档案工作,实现档案管理、检索、利用的信息化、网络化、数字化,加速档案应用信息高速公路建设。进一步加强高校档案管理标准化建设,充分利用档案信息资源为经济建设服务。

4.培养适应知识经济要求的高校档案人才队伍

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1.缺乏足够的档案意识

在高校实验室建设阶段，我们大部分关注的是实验教学、实验室规划以及仪器采购等，对于档案管理还缺乏足够的认知。由于疏于对档案管理工作的重视，造成实验室档案配置的人员工作积极性的缺失，也给基础设施的建设带来了一定的阻碍，档案的接收面临着一定的困难，给具体的归档工作带来了不便。同时高校实验室未能科学合理地对档案进行分类，导致档案的利用率极低，最后导致档案工作的进度变得十分迟缓。

2.急需提高档案管理员的业务素质

出于完善高校实验室档案管理工作的目的，首先要确定的是工作人员的业务素质要足够高，具备最基本的从业能力，掌握一定的档案管理理论知识。同时基本的计算机与外语能力也是必不可少的，部分进口的设施需要借助这些工具才能得到很好的应用，我们对工作人员最基本的要求就是读懂操作说明书，然后能够按照要求操作仪器。随着高校实验室的信息化建设，实验室档案的管理越来越趋向于电子化了，所以档案管理员们还应该掌握基本的办公软件以及互联网的使用能力，可以独立自主地分析处理多媒体数据，学会用信息化管理的模式来进行档案管理工作。

3.过于分散的存储档案

从设备的论证、立项以及验收的各个环节，各部分的负责人也许存在一定的调动情况，这给档案管理工作的协调组织带来了一定的困难。有些时候我们也许要花费很长时间才可以完成资料的收集工作，而且这也有可能给实验教学大纲以及实验指导书的修订环节造成不利的影响，最后反而得到不够完善的档案资料。

4.档案信息服务方式过于单一

现在，实验室档案通常存在查询、复印以及借阅三种服务方式，缺乏档案编研这一关键的组成部分，所以不能进行有效的档案交接工作。尽管实验室还存储着很多的电子版资料，然而假如不能进行开发利用，缺乏科学合理的档案资源系统，那么这种电子存储方式也就失去了其存在的价值。

二、解决问题的手段

1.增强岗位责任感

实验室建设、管理以及运行过程中会直接产生实验室档案，实验室档案可以准确地记录实验室发展的各个组成环节，具有毋庸置疑的举证作用；通过信息载体的方式，结合实验室建设阶段的成果，能够给未来解决这类问题提供重要的理论依据，方便科学地预测实验室的整体规划与发展方向。

2.提高职业素养

档案管理工作水平，是取决于档案管理员的工作能力与基本技能的，因此，有针对性地开展职业技能培训十分关键。实验室档案管理工作是一项复杂的工作，它涵盖了学科建设、采购器具、实验教学以及实验室发展规划等多个方面的内容，因此有关的从业人员应该在平时注重学习，让自己的理论知识和工作能力都得到显著的提升。与此同时，对于高校实验室档案管理人员来说，必要的信息开发以及文字写作能力也十分关键，这是对每个档案工作者的基本要求。

3.加强现代化建设

通过计算机技术来进行档案管理工作，确保档案管理的规范化，这是我们通过计算机开展档案管理工作最基本的要求，如此一来，高校实验室档案管理的基本需求就得到了极大的满足。随着电子档案的趋势越来越明显，档案管理工作更是走向了智能化与科学管理化，这是未来的一个大趋势。所以，我们不仅要保留过去的存储方式，还应该将电子档案与纸质档案紧密结合起来，改进档案的管理方式，促进信息采集、传输以及服务效率的不断提升，扩大信息量，扩展服务领域。

4.进行开发利用

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专门档案管理是人们为了有效地收集、加工和利用专门档案数据和信息而进行的一种社会活动。专门档案管理的一般规则,是以档案工作基本原则为指导,充分考虑专门档案的形成规律和特点以及专门档案信息用户的需要等方面的因素来设计的。我们社会的各个行业都有自己的“游戏规则 ”这个规则可以有效地约束和规范相关行为人从事某项工作活动的思想和行为,从而保证组织目标或系统目标的实现。

一 、前端控制规则

专门档案是一种现实性很强的专业管理工具。它是有关专业管理系统建设与运行的生命线。没有专门档案就没有这些管理系统。为了建立一个良好的现代化的专业信息系统，我们不仅要充分利用各种现代信息技术和正确的开发方法，同时还要注意做好专门档案的管理工作。

专门档案的前端控制规则，是一种有效解决专门档案质量问题，保证其工具意义的必要思想和行为准则。它要求做好以下几方面的工作：

第一,参与专门文件和记录的标准化、规范化管理。专门档案的管理主体必须积极参与有关专业系统开发前的论证和设计工作，帮助系统的设计与开发人员选择和制定符合专门档案管理要求的规范和标准。

第二，参与专门文件和记录的维护管理。专门档案的管理主体必须积极参与专门文件和记录的维护管理工作，监督有关人员做好专门文件和记录的修改工作，以便保证它们的质量和利用价值，防止给日后的专业性活动造成混乱和损失。

第三，参与专门文件和记录的跟踪管理活动。我们应当把专门档案的结果管理模式转变为过程管理模式，注意利用现代信息技术手段，监控专门文件和记录的形成过程、平时的存储保存和加工整序过程、鉴选归档过程。

第四，参与专门文件和记录的管理制度建设。一套专门文件和记录的管理制度是有效实施专门档案管理前端控制规则的必要保证，否则，前端控制活动就会流于形式。

二、连续性和整体性规则

专门档案的管理是一个以实现特定的目标而进行的连续性整体活动过程。从事专门档案管理必须要坚持连续性和整体性原则。

首先，根据本单位专门档案的管理目标设计连续性的整体工作方案。在专门档案的管理实践中，有关社会主体要根据自身的专门档案的具体管理目标，制定出相应的专门文档的管理方案，以便保证整个管理工作有序进行，并保证专门档案整体管理目标的实现。但是，我们也在实践中发现，一些单位的专门档案管理却选择了相反的工作步骤，即先派一些专门档案管理人员去学习有关单位的先进的管理经验，然后再照搬过来，开展本单位的专门档案管理方案的设计工作。诚然，学习其他单位的先进管理经验和管理方案是无可厚非的，但是学习者应当知道所学到的那些专门档案管理方案是有关单位根据自己的专门档案管理目标而设计的，而不是根据学习者所在的单位的管理目标设计的。

其次,根据本单位专门档案管理目标的变动情况修正专门档案的管理方案。专门档案管理的连续性和整体性规则就是要求专门档案的管理者根据管理目标的变化情况，及时对专门档案的管理方案作出相应的调整和变革。

三、 安全性和效益性规则

专门档案管理的安全性规则要求专门档案的管理主体必须保证专门档案的实体安全,保证专门档案数据和信息的可存取性,保证专门档案内容的安全。保证专门档案的实体安全是安全性规则的最基本要求。专门档案的实体安全主要有两个方面的含义，一是专门档案的数量应当齐全完整，二是专门档案应当是一个由专门文件和记录构成的有机体系。保证专门档案数据和信息的可存取性，也是专门档案管理安全性规则的一项重要要求。如果专门档案的内容数据和信息无法正常存取，那么它的可据性和可靠性就无法保证，所以在专门档案的管理实践中，必须采取相应的措施，避免无法存取的“死文档”的出现，保证专门档案的内容安全，主要涉及两个方面的基本要求：一是保证需要控制使用的专门档案内容数据和信息不被非法查阅或访问，确保专门档案的内容不失密、不泄密：二是保证专门档案的内容不含有病毒。

专门档案管理的效益性规则要求专门档案的管理主体不要压制专门档案合理作用的发挥，不要使专门档案这种宝贵资源闲置，同时要使投入和效益成正比，否则将会造成这种管理活动的效益低下。如果专门档案的管理主体通过不适当的管理制度和管理方式，限制和阻碍了专门档案信息价值的实现，影响了其积极作用的发挥，那么就必然会造成专门档案管理效益的低下，甚至无效益而言，并最终使这项管理活动失去存在的基础和前提。

专门档案的管理必须讲求效益，档案工作者应当通过创造性的劳动和智慧，为专门档案价值的实现提供更为优质的服务条件。专门档案管理还要注意投入和效益之间的关系，一旦发现我们的某种管理理念、管理方式、管理方法和手段的经济投入(包括人、财、物等方面的投入)不能达到预期的良好的管理效益时，就应及时诊断，找出症结，并采取切实的政改措施。那种追求时髦、不问效果的管理理念和管理方式，必须得到及时纠正，否则就会给国家、集体造成更大的损失。

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关键词:医院；档案管理；综述；发展思路Abstract：file management refers to the state organs, social organizations and individuals to form in the social activities in the original data, text, image, sound, save for future reference and other forms of. The hospital archives management mainly has two aspects: first is the entity management of hospital archives resources; second is the information management of hospital archives. Based on the management of hospital archives basic requirements, characteristics, work content comprehensive narrative aspect, finally put forward new ideas for the development of hospital archives management, for the industry reference.

Key words：hospital; File management; Review; The development ideas

中图分类号:R276文献标识码:A文章编号:1004-4949(2013)05-0150-03 医院档案管理工作是集医疗、教学、科研、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录资料的管理。它们既是医院宝贵的精神物质财富, 也是医生进行诊疗工作的可靠依据和参考资料。

1对于医院档案管理工作的基本要求

1.1医院档案的整体管理

医院档案管理的基本原则就是要保证档案的完整。保证档案集中保存、不致遗漏，前后关联的档案也要归类整理。

1.2医院档案的安全管理

保证医院档案不因为年代久远而损坏，延长医院档案的使用、保管寿命，避免因管理不善而泄露机密。

1.3医院档案的科学化管理

医院档案管理应遵循科学的理论和方法进行工作指导，建立系统的体系管理来促使医院档案管理工作逐步提高水平。

1.4医院档案的规范化管理

医院应通过制定相关各项管理技术和业务标准，来促进医院档案管理的规划统一，标准统一，资源共享统一。建立档案管理系统内部、系统之间的标准化，是实现医院档案管理工作向规范化、网络资源共享化的前提和基础。

1.5医院档案的经济性质管理

在医院的档案管理工作中，也要考虑到相关的经费对工作的影响作用。这就要求我们在工作中尽可能的做到低成本高效率，用尽可能少的投资达到效益最大化。

1.6医院档案的现代化管理

随着网络的普及应用，电算化技术、复制粘贴技术、可视技术等各种现代化技术越来越多的应用于现代化的医院档案管理之中。在提高医院档案管理工作效率的同时，也大大提高了档案管理的水平。

2对于医院档案管理工作的特点分析

医院档案管理工作与其它管理工作一样，是一种综合系统的信息控制，主要有以下四个方面的表现:

2.1医院档案管理的相对封闭性

医院档案从形成之日起，对于社会公众有一段时间的封闭期，这种封闭期有其形成的各种因素，也造成了档案管理和档案使用之间的矛盾。

2.2医院档案管理的阶段性

医院档案管理工作的阶段性可以分为档案的档案室管理和档案馆管理两个阶段。不同阶段的档案具有不同的服务对象、服务价值和服务作用、服务方式。档案处于档案室保管阶段时，主要是供档案的形成单位使用，需要经常性的调阅使用，具有过渡的属性；在档案馆的阶段时，档案的属性转变为具有研究价值，不仅仅为档案的形成单位服务，还要对整个系统形成资源共享。

2.3医院档案管理的依附性

医院的档案是由其形成者根据相关的数据，综合实际情况产生的。既包含客观实际，也包含了形成者的主观观点。因此医院的档案牢牢的依附于形成者的思想和价值观。

3医院档案管理工作的内容

3.1医院档案管理工作的负责部门

院级文件档案的管理工作由医院办公室负责。并负责监督检查下属各科室的档案管理情况。部门科室的档案管理由各个科室指派专人负责管理科室普通档案的借阅由本部门领导审批，院级档案的借阅由院长审批。由总经理（院长）负责审批机密文件的借阅、档案的复制及销毁工作。

3.2档案收集、归档

院办统一归档以医院名义收发的公文，涉及到部门的，由相关部门归档复印件。各部门的档案整理归档由部门档案管理员统一进行。涉及到几个部门科室的档案，由主要负责的部门收集整理，最终由院办归档。本部门负责收集归档本部门的会议纪要等文件。院办负责收集整理院级的会议纪要等文件档案。医院工作人员以单位名义的学习、考察调研、上级单位的业务学习等，需要归档档案的，由院办负责。

3.3档案立卷

统一存放于档案柜的档案，应由管理员分别根据类型进行立卷。档案立卷应明确条目，便于查找。案卷明细分类名称用标黑一号字体打印，粘贴于档案盒（或文件夹）左侧距顶部3厘米处。

归档的档案按年度立卷，立卷时核对归档档案的完整性、准确度。

归档档案应符合国家档案管理制度的要求，目录清楚、字迹工整。

3.4档案目录编制

档案文件的编号应遵循国家关于档案管理的统一规定编制目录。管理人员应在档案盒（或文件夹）首页位置设立《档案目录》。

归档档案必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，以便查阅。《档案目录》内容包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。

3.5档案保管权限、期限与类型

篇13

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.125

[中图分类号]R197.323 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）18-0-01

0 前 言

医院档案是医院在从事医疗以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文件、簿册、图表、录音、录像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。档案管理是医院管理工作中一个重要组成部分。为适应医疗体制的改革与卫生事业的发展，适应医院档案管理的规范化、科学化与现代化的时代要求，当前需要提高医院管理者和职工对档案管理工作重要性的认识。因此，健全档案管理制度以及培养档案管理人才，合理开发利用现代科技技术是加强医院档案管理的有效措施。

医院管理是一个庞大复杂的系统工程，而档案管理工作是其中的一个重要方面，加强医院档案的规范化、科学化，对医院的建设和发展有着重要意义。本文通过分析当前综合性医院档案管理的现状，指出档案管理中存在的诸多问题，并阐述了加强综合医院档案管理的措施。

1 综合性医院档案管理现状

1.1 综合性医院的内部情况

综合性医院是集医疗、教学、科研、预防、保健于一体，并且为人民群众提供医疗服务的机构。综合性医院具有专业性、技术性、科室众多、部门分散等特点，因此，势必会出现档案材料分散和其他问题，严重影响档案管理工作以及医院各项工作的正常运行。

另外，由于医院管理评审制度不完备，不少综合性医院档案管理资料审查不合格，影响了科技档案的系统保存和完整性。因此，必须实现医院管理工作的评审标准化，采取有效手段解决问题。笔者认为，综合性医院档案管理者应着重了解医院的档案管理现状与发展趋势，针对管理中出现的问题进行合理有效地改革。

1.2 综合性医院档案管理的情况

1.2.1 医院管理者不够重视档案管理

一些医院管理者只注重医疗技术与医院的自身经济利益，往往忽视了医院的档案管理。现今，很多管理者以应付审查的心态对待医院档案管理工作，这样不仅使档案管理人员对工作缺乏积极性，导致出现档案内容不完整、整理效率低等问题，而且也使医院工作效率低下。

1.2.2 医院档案管理工作制度尚不完善及管理人员能力不高

我国医院以国家对其具体要求为根据，详细制定医院的管理制度以及各部门工作人员的相关职责。但是其中涉及医院档案管理方面的制度标准很少，这就导致少部分医院在对档案管理工作人员目标考核中，没有档案管理质量这一项考核指标。

另外，由于医院管理者重视培养医疗技术人才，所以档案管理工作人员较少获得继续教育培养的机会，因此他们在无法获得学习档案管理工作的知识和方法的基础上，渐渐认为档案管理工作不重要，并出现工作不积极的现象，进而导致医院档案管理工作处理效率低下，无法达到档案管理工作的基本要求，使医院正常工作无法有效规范地进行。

1.2.3 现代化技术落后，档案管理工作效率低

信息化是当今社会发展的趋势，计算机网络技术普遍存在于人们的日常生活之中。在医院中应用计算机网络技术更有利于人们的生活，但有很多医院还未建立完整的信息化管理系统，仍处于传统手工档案阶段，由于没有实现信息的资源共享，通过手工统计和抄写很有可能出现错误，这都会影响档案内容的完整性。

2 综合性医院档案管理的发展对策

2.1 提高医院领导对档案管理的认知

医院领导作为档案管理决策与督促者，其的重视与支持是做好档案工作的关键。医院领导首先要深刻认识到档案管理的重要程度，根据医院特色完善档案管理制度并把其归入医院日常管理工作的范畴之内。医院领导不仅从思想上要认可，也要从行动上付诸行动，与其他医院交流档案管理经验，吸取精华，实现档案管理工作的规范科学化发展。

2.2 引进现代化的管理技术，提高档案管理人员的素质

应用现代化管理技术，可以更工作人员便捷地查阅和有效利用整个医院的档案，不仅省时省力，而且提高了医院工作的效率。这也是实现现代化医院档案管理的途径之一。另外，医院档案管理者工作的科学规范进行，需要档案管理人员能力和水平的提高，需要其学习新知识、新技术，掌控档案管理的综合技术。

2.3 建立信息一体化管理模式

医院档案动态管理的掌控需要信息一体化管理，建立各个医院独特的档案检索系统，合理制定相关标准，保证档案结构清晰、内容完整，系统明确地记录、存档，使档案利用率得到提高。

3 结 语

由于医院档案管理工作对医院的发展有着直接的影响。因此，只有加强档案管理工作，保证信息内容全面、使用方便，才能时刻为医院管理者提供直接参考资料，帮助医护人员、各个科室得到有效的信息。

主要参考文献