人事档案的管理规定范文

导语：想要提升您的写作水平，创作出令人难忘的文章？我们精心为您整理的5篇人事档案的管理规定范例，将为您的写作提供有力的支持和灵感！

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一份人事档案，囊括了一个人的一生。随着企事业单位人员流动性的增多，造成了“人档分离”现象。辽河油田公司锦州采油厂保管职工档案6954卷，其中有档无人档案为322卷。造成这些档案滞留的原因主要是辞职、除名、历史原因等。如何管理和转递这些人事档案，本文将从造成“人档分离”档案的原因、“人档分离”档案的保管与转递三个方面论述。

一、“人档分离”的原因

1.辞职人员档案滞留。近些年，企业员工由于个人原因纷纷辞职，辞职后通常档案滞留企业，原因如下：一、辞职后未能马上找到接收单位；二、辞职后找到接收单位，但接收单位为私营企业，对员工档案不予以保管；三、辞职后未能考取研究生，在家继续复习；四、入职后没有实际参加工作立即辞职，新接收单位为员工新建档案；五、辞职后出国定居，档案滞留本单位。

2.除名人员档案滞留。企业中，由于违反劳动纪律或是违法犯罪行为被企业除名人员，除名后档案滞留企业，原因如下：一、除名人员在狱中服刑；二、除名人员未找到接收单位；三、除名人员重新就业，但由于个人隐瞒，在新单位新建档案。

3.历史原因档案滞留。由于历史原因与企业有偿解除劳动合同，养老保险仍在企业续交人员，其档案仍在企业保管，导致档案的滞留。

二、“人档分离”档案的保管

由于很多年的积累，企业滞留人员档案越来越多，一些辞职除名后找到新单位的人员能够回企业办理档案的转递，而大部分未能找到工作或是个人原因导致档案滞留，如何保管这些档案。

1.提高对档案工作重要性的认知程度

成立由有关领导挂帅的档案工作检查领导小组，对于检查中发现的相关问题，及时下发整改通知书，并安排专人对检查情况践行督导。同时为了使档案工作实现达标的要求，制定档案工作开展的整体规划，有利于档案工作的顺利开展。

2.争取领导和政策支持，加大对档案工作的硬软件投入

（1）按照人事档案管理规定中的有关要求，寻求政策和领导的支持，争取资金，为人档分离档案配置符合办公标准的微机室、档案柜温湿度计等硬件设施。

（2）加大办公自动化和信息化程度，争取资金引进管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，提高人事档案资源的利用效率和速度，真正的实现“人档分离”。

3.提高档案管理人员的管理水平

（1） 按照岗位编制配置要求，合理安排专职或兼职档案员。不定期组织档案员参加各种档案管理业务知识培训，提高他们的业务素质。

（2） 档案管理工作是一项十分琐碎，繁重的工作，而且十分的乏味。这就要求档案管理人员要爱岗敬业，无私奉献，在扎扎实实干好自身工作的基础上，要不断创新工作方法，加强对信息化办公的学习领会，全面高效的做好档案管理工作。

4.加强人事档案管理现代化和信息化建设

传统的人事档案管理方法已经不能满足当今企业发展的需要，这就要求档案工作者和有关管理部门跟上时展的潮流，引进现代化和信息化辅助手段，通过人事档案管理软件，对企业中的档案信息按照不同的要求进行分类。实现要查找某一位员工的档案室，可是快速、准确、全面的查到这个人的所有信息资料，大幅度提高档案工作效率。

三、“人档分离”档案的转递

1.人事档案属于一个人的机要文件，只允许专人转递或者机要运输，严禁通过邮政和快递转递的。

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二、加强人事档案管理工作的对策

1.提高认识，加强领导，进一步做好人事档案管理工作。在进行人事档案管理的时候，其一，单位的管理人员一定要高度重视单位人事档案管理，并且将建设单位人事队伍放在一定的高度，还要将其放在工作的日程安排中。其二，要建立比较健全和完善的人事档案管理制度，并且还要落实好人事档案的工作责任；还要对人事档案进行认真的检查，一定要保证其达到规定的标准和要求，以及对其进行严格的考核。其三，一定要高度重视人事档案管理队伍的建设，并且还要不断地提高人事档案管理人员的综合素质。在开展人事档案工作的时候，由于其具有很强的政策性和业务性，所以一定要根据有关的人事档案管理规定，选择有责任性、业务素质好等的工作人员来进行人事档案管理工作，并且还要从各个方面关心他们，帮助他们及时地解决问题，这样才能够充分地调动他们的积极性和主动性。

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摘要院人事档案信息是记录个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，记载了大量的个人信息，是十分重要的信息资源。因此，可以说，人事档案是企事业单位的无形资产。在人事档案中，有着大量的可以公开的非秘密信息，但也蕴含着大量的个人隐私信息，这就要求档案管理工作者提高辨别信息是否涉密的本领，同时增强对涉密人事信息的管制力度，不断推进档案管理工作规范化、标准化，做好人事档案保密工作。

关键词 院人事档案；保密

人事档案信息是记录个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，记载了大量的个人信息，是十分重要的信息资源。因此，可以说，人事档案是企事业单位的无形资产。在人事档案中，有着大量的可以公开的非秘密信息，但同时也蕴含着大量的个人隐私信息，这就要求档案管理工作者提高辨别信息是否涉密的本领，同时增强对涉密人事信息的管制力度，不断推进档案管理工作规范化、标准化，做好人事档案保密工作。

1 提高人事档案管理人员的职业道德素质

人事档案管理人员是为社会主义现代化事业而奋斗大军中的一员，人事档案管理人员要具备的职业道德是社会主义职业道德规范的具体表现和补充。“爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会”是我们社会主义职业道德的主要内容和基本规范，也是我们人事档案管理人员应该具备最基本的素质和必备的法律要求。根据《中华人民共和国档案法》相关要求，档案人员应做到“忠于职守、遵守纪律、具备专业知识”。这已经将档案人员的职业道德素质直接提升到了法律要求的高度，从他律性的角度对档案管理工作的权责进行了明确。从事人事档案管理工作的人员，必须把握好档案管理职业的自律性与他律性，首先做到能够将档案管理工作对自身提出的要求与自己在工作中树立起来的理想信念相结合，同时也要牢记法律规定，严格遵纪守法，做好《档案法》中要求的每一项工作。

2 增强人事档案保密意识

人事档案管理人员是人事档案保密工作的主要负责人。能否履行好档案保密工作职责是做好人事档案管理工作的重要一环。因此，档案人员应绷紧保密这根弦，高度树立人事档案保密意识。

2.1 提高保密意识，学习人事档案法律法规档案管理人员应熟练掌握《保密法》、《档案法》等人事档案保密工作相关的法律法规，在统一思想、提高认识的基础上，牢固树立保密观念，增强保密意识。

一是充分了解人事档案的定密依据、解密时间及保密相关要求，为日常档案管理工作提供法律法规依据。

二是积极参加人事档案保密的交流培训活动，提高业务素质，明确国家最新的规范规定，巩固保密知识。

三是定期开展保密自查活动，对各个易涉密的风险点进行定期自查，一方面差缺补漏，一方面对各档案管理人员提出新要求，以此为契机宣传人事档案保密工作的重要性，提高档案管理人员的保密意识，督促其学习人事档案保密知识。

2.2 增强档案管理人员的保密责任感

人事档案中蕴藏着大量的个人信息，其中不乏个人隐私信息。因此，要做好人事档案管理工作，必须树立高度的责任感，在工作中细致严谨，确保不发生人事档案泄密事件。要制定档案管理工作制度，各负其责，分兵把守，将责任落实到个人，使档案管理工作人员能够在制度的严格约束下，自觉维护档案秘密性，做好人事档案保密工作。

3 做好人事档案存放过程中的保密管理工作

“保密工作无小事。”在人事档案的存放过程中，我们主要应注意以下几点。

3.1 要加强人事档案存放库房的管理工作

人事档案存放的库房是做好保密工作，维护档案安全的重要保障。档案库房要严格按照国家有关规定进行建设。从保密角度考虑，一般不应将人事档案存放库房设在办公楼的最底层。人事档案室的门窗应牢固可靠，档案库房应制定严格的管理制度。人事档案室内，设有专门的涉密人事档案保险柜，由专人负责管理，无关人等一律禁止入内。

3.2 严格人事档案存放管理制度

档案人员要切实承担起维护人事档案完整与安全的职责:一是保证人事档案完整，建立健全管理制度，使用人事档案要经过层层严格的审批手续，有效避免人事档案的损坏，同时，发现人事档案有损坏及破损要马上修复补救，以免以后遗忘或增加破损；

二是保证人事档案的安全性，提供足够的人力物力财力保障，负责人员要严格职守，积极采购保密箱、保密柜、防盗门等并投入使用，杜绝档案遗失或失窃的问题；

三是保证人事档案存放的统一性与有序性，按照国家相关规定，规范人事档案卷宗排列方式和次序，使人事档案排列有序，整齐规范，便于管理与查找。人事档案管理人员要严格按照档案存放管理制度进行日常管理，保证好人事档案的安全与保密。

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人事档案管理人员是为社会主义现代化事业而奋斗大军中的一员,人事档案管理人员要具备的职业道德是社会主义职业道德规范的具体表现和补充。“爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会”是我们社会主义职业道德的主要内容和基本规范,也是我们人事档案管理人员应该具备最基本的素质和必备的法律要求。根据《中华人民共和国档案法》相关要求,档案人员应做到“忠于职守、遵守纪律、具备专业知识”。这已经将档案人员的职业道德素质直接提升到了法律要求的高度,从他律性的角度对档案管理工作的权责进行了明确。从事人事档案管理工作的人员,必须把握好档案管理职业的自律性与他律性,首先做到能够将档案管理工作对自身提出的要求与自己在工作中树立起来的理想信念相结合,同时也要牢记法律规定,严格遵纪守法,做好《档案法》中要求的每一项工作。

二、增强人事档案保密意识

人事档案管理人员是人事档案保密工作的主要负责人。能否履行好档案保密工作职责是做好人事档案管理工作的重要一环。因此,档案人员应绷紧保密这根弦,高度树立人事档案保密意识。

2.1 提高保密意识,学习人事档案法律法规

档案管理人员应熟练掌握《保密法》、《档案法》等人事档案保密工作相关的法律法规,在统一思想、提高认识的基础上,牢固树立保密观念,增强保密意识。

一是充分了解人事档案的定密依据、解密时间及保密相关要求,为日常档案管理工作提供法律法规依据。

二是积极参加人事档案保密的交流培训活动,提高业务素质,明确国家最新的规范规定,巩固保密知识。

三是定期开展保密自查活动,对各个易的风险点进行定期自查,一方面差缺补漏,一方面对各档案管理人员提出新要求,以此为契机宣传人事档案保密工作的重要性,提高档案管理人员的保密意识,督促其学习人事档案保密知识。

2.2 增强档案管理人员的保密责任感

人事档案中蕴藏着大量的个人信息,其中不乏个人隐私信息。因此,要做好人事档案管理工作,必须树立高度的责任感,在工作中细致严谨,确保不发生人事档案泄密事件。要制定档案管理工作制度,各负其责,分兵把守,将责任落实到个人,使档案管理工作人员能够在制度的严格约束下,自觉维护档案秘密性,做好人事档案保密工作。

三、做好人事档案存放过程中的保密管理工作

“保密工作无小事。”在人事档案的存放过程中,我们主要应注意以下几点。

3.1 要加强人事档案存放库房的管理工作

人事档案存放的库房是做好保密工作,维护档案安全的重要保障。档案库房要严格按照国家有关规定进行建设。从保密角度考虑,一般不应将人事档案存放库房设在办公楼的最底层。人事档案室的门窗应牢固可靠,档案库房应制定严格的管理制度。人事档案室内,设有专门的人事档案保险柜,由专人负责管理,无关人等一律禁止入内。

3.2 严格人事档案存放管理制度

档案人员要切实承担起维护人事档案完整与安全的职责:

一是保证人事档案完整,建立健全管理制度,使用人事档案要经过层层严格的审批手续,有效避免人事档案的损坏,同时,发现人事档案有损坏及破损要马上修复补救,以免以后遗忘或增加破损;

二是保证人事档案的安全性,提供足够的人力物力财力保障,负责人员要严格职守,积极采购保密箱、保密柜、防盗门等并投入使用,杜绝档案遗失或失窃的问题;

三是保证人事档案存放的统一性与有序性,按照国家相关规定,规范人事档案卷宗排列方式和次序,使人事档案排列有序,整齐规范,便于管理与查找。人事档案管理人员要严格按照档案存放管理制度进行日常管理,保证好人事档案的安全与保密。

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二、做好干部人事档案管理工作所应遵循的原则

（一）安全性原则

安全性原则是干部人事档案管理的基本原则，要想做好这项工作，就必须要对干部资料进行有效的保存和保护，特别是企业档案室的库存管理，必须要完全严格按照规定的硬件标准来执行建设，在档案管理工作中的“六防”原则，要完全执行，所谓的“六防”即防火、防虫、防潮、防盗、防腐和防强光照射。防盗门窗、铁质档案柜设施坚固，空调、温湿度计、加湿器、复印机、切纸打孔机、灭火器、防腐防虫物品齐备，库房面积和人事档案卷数匹配，档案库房、阅览室、办公室“三室”分开，管理人员具有高度的政治责任感和责任心，自始至终把安全放在首位，把好进出人事档案室安全关。

（二）规范化原则

我国干部人事档案工作应该充分依照现行的《干部档案工作条例》、《干部人事档案工作目标管理暂行办法》及上级档案目标管理规定，建立健全各项管理制度，特别是要从保密、安全、归档、立卷和查阅等方面，来建立起相当完善的规章制度，对人事档案管理工作的每一个细小环节都要进行严密的规范化管理。在干部人事档案管理工作中，最主要的工作就是搜集信息、鉴别信息、归档资料和进行业务建设，这是充分提高我国人事档案管理质量的前提和基础。在干部人事档案管理环节中，放在第一位的必定是信息的搜集，因此为了进行规范化管理，就必须要建立起一个网络状的收集体系，各个工作位置上，必须要明确自身的工作责任，收集自己需要的内容。在各司其职的前提下，管理工作必须要进行相应的创新，在坚持网络状收集的基础上，同时还应该进行经常性收集和针对性收集，普通收集和重点收集相结合的收集方式；另外，档案人员具有较强责任心，积极主动收集缺少材料；四是严把材料“入口关”，加大送交材料鉴别力度。如涂改造假、材料手续不全、错装错收等不符合要求的材料，要及时与材料形成部门联系，整改完善。

（三）保密性原则

干部人事档案管理工作中，工作人员必须要谨记保密性的原则，严格地遵守个性保密规定，以制度为准绳，以程序为标准，摒弃私情，严格保证档案内容不被泄露，时刻保证严谨的工作态度及状态，以严格地纪律性和严肃性规范自己的工作。坚持每半年对人事档案案卷进行一次检查核对，发现问题及时解决。

（四）服务原则

提供利用是档案价值的重要体现。开发干部档案信息资源，为干部人事工作服务，是干部档案工作的最终目的。强化服务意识，增强服务功能，创新利用手段，以“全、准、新”的信息量，为组织、领导决策和职工的排疑解惑服务。二是正确处理好档案利用与保密的关系。档案利用有利于保密，保密是为了保证档案能在一定的范围内得到更好利用，积极为干部选拔任用、政审、技术职称评定、办理离退休、住房分配、薪酬待遇等工作提供服务支持。三是积极探索和研究干部档案利用的特点和规律，加强信息资源处理与管理。