电子档案管理方式范文

导语：想要提升您的写作水平，创作出令人难忘的文章？我们精心为您整理的5篇电子档案管理方式范例，将为您的写作提供有力的支持和灵感！

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（一）外部环境

在电子病历档案管理环境中，各种因素下产生的自然灾害、磁场干扰以及温度变化都会对计算机储备载体性能造成影响，从而使计算机结构发生变质，导致数据丢失以及图像失真。因医院电子病历档案中包含的内容较多，每天的信息流动量也较大，使得电子病历档案管理的储备电脑一直处在扰的状态下，若是没有对其采取有效手段进行防护，就较易使电子病历档案遭到损坏。

（二）电子技术

这里所说的电子技术，并不是人为控制下的电子技术因素，虽然医院在实施电子病历档案管理后，使病历档案管理工作变得十分便捷，但是因电子信息技术本身存在较多缺陷以及漏洞，会使医院电子档案存在被盗用以及非法增删的危险。电子病历档案主要是依赖计算机系统所存在的，另一方面，因电子信息技术发展速度较快，唯有不断对计算机硬件以及软件进行更新，且运用高级程序对其进行保护，才能保证电子病历档案可以得到有效的保护。

（三）管理手段

管理手段指的是电子病历档案的管理人员以及相应操作人员对病历的篡改以及破坏等情况。在一般情况下，发生此种状况的主要原因主要可以包括以下几种：蓄意破坏、操作不规范以及管理疏忽。其中蓄意破坏是因操作人员可以从中获得较大利益，进而通过一些非法手段对电子病历载体以及系统进行的恶意破坏。

二、针对电子病历档案的安全防范手段

（一）优化外部环境

首先要做好前端的外部控制工作。前端控制管理手段具有现代化的管理理念，在对前端控制管理有效实施后，可以快速提升管理效率，优化功能配置。同时前端控制也可同样建立在文件保存生命周期的理论上，即将电子档案保存、形成以及销毁等阶段融合在一起。具体管理过程为在对电子档案实施管理时，结合具体要求或是目标对管理手段进行科学、规范的整合，从而使电子病历档案在形成阶段所需功能尽量通过前端管理手段实现，还要将各个环节下的不同业务需要实施重复性操作，使其能够提前实施。依靠这些方法不但可以减少滞后作业以及重复作业量，还能有效提升工作效率。

第二，实施支出以及风险平衡式管理在对电子病历档案管理过程中，本身就会存在较多的风险性因素，但是我们要明确一点，无论我们怎样降低风险发生几率，风险都会存在，也就是说，我们若想将风险性几率降低到零是几乎不可能的。因此，在实施风险管理过程中，要充分保障支出以及风险因素之间的平衡性，其中主要表现在以下几个方面：第一，在对风险控制过程中，是需要消耗一定成本的，维护成本消耗有时比电子病历档案管理受到损坏的费用更大，此时说明电子档案管理是非常不恰当的；第二，因绝对保证电子病历档案的安全性是几乎不可能实现的，因而要有选择性地对电子病历档案实施风险控制，并将剩余风险控制在合理范围之内。在对电子病历档案承受风险性进行考量的过程中，首先要对其成本预期进行控制，若是风险控制成本比损伤成本大的话，可以适当考虑接受风险。

（二）提升电子技术水平

在对电子技术水平提升过程中，要采取静态保护以及动态管理相结合的方式。对系统管理理念进行明确，并重视电子档案周期中各项活动之间的衔接性，使电子档案管理的总体性以及整体性可以充分结合在一起。其中电子档案风险管理主要包括静态以及动态两种风险管理方式。静态风险管理是指对传统档案实施的安全维护工作，具体指的是在对传统档案实施安全维护的过程中，强化对电子档案载体的管理以及库房管理工作；动态风险管理是指将电子病历档案从档案库中逐步延伸到库房之外，因此更加重视对电子病历档案的风险管理工作。

（三）管理手段控制

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当今对于普通的纸质档案，已经有了非常成熟的管理制度和技术，一般能够配备专门的档案室以及专门的管理人员，对于文件特别是保密文件的调阅也有着严格的审批制度，在选址、防火、防盗方面也有相应的措施来保障文件档案的安全。但对于电子档案，却还没有详细的操作性强的安全管理制度，电子档案管理人员往往在不经意间造成了电子档案的管理漏洞，形成安全隐患。另外，计算机技术迅速发展，各种攻击以及破坏手段层出不穷，在电子档案管理的很多环节都有可能出现问题。

电子档案安全可靠的运行，不仅仅关系到数据本身的正常运行，更重要的是关系到所有与电子档案管理业务和服务有关的正常业务开展，因此电子档案管理的网络、主机服务器、存储设备、系统软件等都应具有很高的安全保证、安全管理及安全防范措施。

一、防火墙访问防范措施

防火墙是内部网络与外部公共网络之间的第一道屏障,是最受人们重视的网络安全产品。从理论上看,防火墙位于网络安全的最底层,负责网络间的安全认证与传输,防火墙不仅要完成传统的过滤任务,还要为各种网络应用提供相应的安全服务。当今的防火墙产品正朝着数据安全与用户认证、防止病毒与黑客侵入等方向发展。在电子档案管理系统和外部网络的连接处安装防火墙设备，能够根据会话信息、应用协议、访问用户、被访问者资源等进行访问控制规则设置，保证通过网络边界的会话层得到一定的控制，同时，为了保证整体安全性，防火墙设备自身具备高度的安全性。

另外，在电子档案管理系统和各个地区服务点（pointof service,pos）之间，以及存在不同安全等级的系统之间的互联边界处也应采用防火墙和虚拟局域网（virtual local arca network,vlan）划分等安全访问控制措施。

二、网络入侵检测防御

网络入侵防御设备（intrusion prevention system,ips）在网络入侵行为进入被保护网络之前通过报警、阻断等措施为电子档案管理系统提供保护，目的是对网络侵入行为进行阻截，同时，在电子档案管理中的某些网段也需要采用网络侵入检测系统（intrusion detetection system,ids），即针对网络侵入进行监测，它可以自动识别种种侵入模式，在对网络数据信息进行分析时与这种模式进行匹配，一旦发现黑客有侵入的企图，就会自动报警，目的是通过对网络侵入者的检测，弥补防火墙等边界安全软件的不足，及时发现网络中违反使命策略的行为和受到黑客攻击的迹象。网络侵入防御设备也对蠕虫木马病毒攻击进行识别，并进行有效的拦截，在电子档案管理系统和internet、pos（pointof service,pos）的边界布置网络侵入防御设备,也能够对进入电子档案管理系统的网络请求进行预警防御，避免病毒或黑客入侵内部网络系统。

在电子档案管理系统数据中心前布置网络侵入防御设备，保证了不论攻击来源于哪里，包括内部网络和外部网络，都能够对信息数据资源进行有效的防御。在电子档案管理系统数据资料中心区域，为了确保对关键业务的访问不造成影响，网络侵入防御设备应使用专业硬件芯片架构，确保具有高度处理能力。此外，网络侵入防范设备还需要对进出被保护区域的大量数据信息进行检测，做到双向防御的目的。

为了简化布置，节约资金，本人建议电子档案管理采用高端口密度的侵入防范设备，同时实现侵入防范和入侵检测的功能，即对关键链路实现了串行接入，也对病毒或黑客的侵入实施防范和阻截，同时采用同一台设备的别处端口对其他网络采用端口镜像方式接入，进行实时入侵检测。

三、网关病毒防御

传统的病毒防御措施大多数都靠计算机终端杀毒软件进行防御，病毒已经感染到终端后才进行查找杀除，是一种亡羊补牢的方法，而且在查找杀除病毒时将会占用大量的系统资源，当今病毒传播主要依赖于internet网络进行广泛传播，因此我们需要将病毒防御体前移，建立网关病毒防御体系。对出入网络的数据信息进行查找杀毒，阻截来自internet的文件病毒入侵网络内部，同时阻截来自internet的黑客对应用服务器群的入侵和破坏；阻截来自internet的病毒对终端操作系统的侵入；阻截病毒的互相传播，彻底将病毒阻隔在内部网络之外。

四、提高电子档案管理人员的安全意识

在电子档案的安全管理中，威胁最大的不是计算机软硬件方面的漏洞，而是计算机使用人员的安全意识。很多病毒的运行或者非法访问都是人为原因造成的，为此，最好注意以下几点：

第一，绝对禁止使用电子档案管理专用电脑访问外网。网络上潜在着很多的威胁，每时每刻都有网络探测工具在扫描，一旦被网络攻击者锁定，就很有可能被非法访问，轻者数据被非法访问，严重的会造成数据丢失或者修改破坏。

第二，不在电子档案管理专用电脑上随意安装软件。在电子档案管理专用电脑上最好安装正版软件，正版软件都是经过厂商检验的，不含有任何病毒和木马软件，可以防止病毒随着普通应用软件一起被安装，也可以获得良好的技术服务。另外，不要在电脑上安装任何与档案管理工作无关的软件，以免造成系统缓慢或者冲突，降低系统的可靠性。

第三，轻易不要使用u盘移交电子档案。u盘是一种usb接口的移动存储设备，可以被随机读写，是病毒最理想的传播工具。由于u盘经常在各个电脑之间插拔，传染病毒的几率很大，是病毒传播最大的途径之一。在电子档案的移交过程中，应该尽量减少u盘的使用。

第四，对于不清楚的文件，不要轻易打开运行。很多病毒会将自己伪装成普通文件的样子，或者具有诱惑性、欺骗性的文件或者文件夹。档案管理人员应该提高警惕，对于不清楚的文件打开时一定要慎重。

此外，为了保证电子档案管理系统的安全运行，还必须遵照国际、国内的防范标准和规范，通过系统的技术防御措施和非技术防御措施，建立安全保障体系，为电子档案管理系统提供一个安全环境。网络安全是一个系统的、全局的问题，网络上的任何一个漏洞，都会导致全网的安全问题。我们应该用系统工程的观点、方法来分析电子档案管理系统的网络安全及具体措施。一个较好的安全措施往往是多种方法适当综合的应用结果。这些环节在网络中的地位和影响作用，也只有从系统综合整体的角度去看待分析，才能取得有效可行的措施。即计算机网络安全应遵循整体安全性原则，根据规定的安全策略制定出合理的网络安全体系结构，这样才能做到整个系统的安全。

参考文献：

1.雷震甲.网络工程师教程[m].北京：清华大学出版社，2004.

2.王春森.系统设计师[m].北京：清华大学出版社，2001.

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引言

    随着计算机网络的飞速发展，计算机已经成为企事业单位日常办公不可或缺的重要工具，大量的文本文件、图形文件、表格文件、影像文件等电子文档信息不仅包括企业秘密，更有甚者还包括国家秘密在网络上共享和传播，为工作提供了极大地便利，同时也增加了重要信息泄密的风险。在信息安全面临严峻挑战的形势下，电子文档安全工作应当引起越来越多的重视。

   1.电子文档存在的安全隐患和风险

     电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。主要依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输。它看得见，摸不着，在一般管理模式下，通常依赖保密管理制度强制实施，辅以人工监管手段来达到防护电子文档的安全，但这给日常工作带来了诸多的不便和风险。它的易传播、易扩散性也成为了企业管理的安全隐患。主要表现在以下几个方面：

   （1）共享在局域网上的文件夹及文件没有加密措施；

   （2）分散的输出方式不利于安全管理；

   （3）复印、打印设备使用权限难以控制；

   （4）打印审批存在效率低、难以记录的问题；

   （5）涉密文件的生命周期安全管理严重依赖于人工；

   （7）终端用户的日常操作和网络行为没有监控和审计管理，难以形成全面、细致的日志审计和统计报表输出。

   （8） 恶意文件/病毒通过U盘、光盘、网络轻易进入系统，导致文档数据丢失。

     1.1此外，还有内部人员有意或无意地泄密。

    随着全球信息化时代的来临，计算机泄密行为呈上升趋势。一个恶意的泄密事件往往会给企业造成难以估量的后果：轻则需要投入巨额资金进行补救，重则将会使一个企业置之死地。权威数据显示，几乎所有的中国企业对电子文档都没有任何防护措施，企业对于信息有保护措施的不到3%。一些机密性的资料，电子文档轻易就可以通过电子邮件和移动硬盘泄密到网络外部。全球最具权威的IT研究与顾问咨询公司Gartner调查显示：有超过85%的安全威胁来自组织内部，而内部网络各种安全漏洞造成的损失中，30% - 40% 是由电子文件的泄露造成的，而在 Fortune（财富杂志）排名前1000家的公司中，每次电子文件泄露所造成的损失平均是50万美元。

   2.电子文档安全有效控制方案

     为了更有效防止电子文档的泄密，就需要一套合理有效的电子文档安全管理方案，保障最核心的电子文档的安全。

   2.1以授权管理作控制

   通过技术手段对文档的查看、下载、打印、修改、删除等权限进行控制，严防泄密，提高保密安全管理水平，变分散、无序的设备输出管理为集中而有序的监控管理。设备使用、用户权限可控，避免非授权使用设备，用户权限可管理。对使用者进行权限设定，来控制其是否有复印、打印、彩色输出等权限，并且还可通过设定配额以控制输出；使用者可通过身份认证进行文件输出；打印机、复印机等输出设备平时处于锁定状态，非授权人员无法使用复印及打印功能。

   2.2以数据文档安全为核心

   对指定进程和特定文档其创建，编辑，保存自动加密，非授权用户无法明文打开特定文档；打印输出采取闭环管理，文件需要先进行审批，审批通过后，通过身份认证，自动嵌入条码打印输出，通过条码进行自动化快速文件回收，全面记录文件打印、审批、回收等全周期信息，确保打印出的即为经过审批的，且打印内容与审批内容一致，打印者即为得到打印输出文件的第一人；做到安全打印，避免文件丢失、敏感信息泄露，确保打印内容与审批内容一致，避免误操作，减少浪费，自动负载均衡，减少排队。

   2.3以监控审计作追查

   特定管理人员可查看打印复印日志，可以全程追溯文件生存的全生命周期；通过柱形图饼状图等方式，直观的显示任一时间段内,输出设备的使用负荷、部门输出、个人输出情况。全面而详尽的电子化日志记录，变纸质人工登记为自动电子化日志记录，且信息更为全面，便于日后审计和追溯。

   3.电子文档安全系统功能及技术阐述

   电子文档安全管理系统是根据电子文档安全有效控制方案详细设计出的一套管理系统，主要应包括以下功能：

   3.1安全认证：采用口令加USBKEY等方式通过管理控制台对登录系统进行进行身份认证控制，不同的身份在服务器上有不同的存储区。通过此管理方式，可满足一人一台、一人多台及多人一台使用电脑的实际情况。

   3.2文档管理：采用文档标密和定密的方式，对文档起草、批准、审批和审核全生命周期进行控制。对不同性质的部门、用户和用户组制定不同的权限策略，文档创建时按策略标记文档权限属性，属性包括创建者、可使用的部门和用户列表。

   3.3安全存储：提供网络硬盘功能，对加密的电子文档上传服务器进行集中存储，进而实现对本地涉密电子文档的备份。只有数据拥有者能查看和使用，即使其它合法用户也不能查看和使用他人的数据。

   3.4人员管理：对系统中所有用户按照人员岗位职责及涉密范围进行统一的密级管理。采用人员定密的方式对用户的密级分为绝密、机密、秘密、非密四种。针对不同密级用户，可配置强制加密策略，在文件交换时，文件不能由高密级用户传到低密级用户。

   3.5文档流转：根据人员密级和文档的密级，严格控制文档流转过程，防止合法用户对文档进行非法操作。文件对内部或外部协同流转时，需提交文档审核申请修改文件权限，审核的文件副本和操作记录日志，保障内部文档安全顺畅流转；外部发送文档的安全协同。

   3.6文档输出打印：电子文档打印输出需要通过部门或上级领导的审核通过后，才能将电子文档进行刻录或U盘导出，导出形式可以根据保密需要进行加密处理。对电子文件打印输出执行严格的打印申请、审批流转，对涉密文件输出纸张采用数字水印技术，自动嵌入条码打印输出，用户刷卡输出，严格执行安全保密管理规章制度对于打印管理的要求。

3.7安全管理与审计：根据安全保密管理规章制度设置系统提供系统管理员、安全保密管理元和安全审计员三员，不同管理员的权限设置应相互独立、相互制约，确保系统满足“三权分立”原则，各行其职，各尽其责。系统管理员单独查看某 个文件的操作历史，安全保密管理员查看整个文件夹的操作历史，安全审计员查看整个系统所有用户的操作历史。

    3.8病毒扫描防护：实现病毒扫描引擎，上传文件，均会进行病毒扫描，如果发现病毒，会通知管理员进行处理。

    总之，做文档安全的目的是为涉密电子文档的管理提供一套有效的管理办法，防止内部重要电子文档被泄密，实现了对电子文档全生命周期的安全管理。

结束语：

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

当下正处于信息化时代，档案管理工作突破了传统形式的管理模式，即抛弃纸质管理方式应用信息化管理。虽然采用电子档案管理方式具有一定的优势，能够有效地提高管理的效率，满足现展的需求，但是其也存在着一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于现在越来越多的档案数据被建立起来，电子档案管理会被更加广泛的应用于管理工作中，所以对电子档案管理的安全加强重视具有重要的意义。

一、电子档案管理同传统档案管理的比较

电子档案管理充分的体现了现代化元素的应用，例如应用电子信息技术等形式对数据进行存储以及管理。在应用电子档案的过程中，不会再涉及到纸质档案资料的处理环节，可以利用网络系统和一些专门的管理软件进行数字化管理。电子档案管理同传统形式的档案管理相比，具有诸多方面的差异。

（一）归档时间不同。电子档案管理和传统档案管理具有归档时间的差异性。电子档案具有灵活的归档时间，可以随时随地进行归档工作，没有束缚。在此期间，文件的建立部门能够应用网络把文件向档案的管理部门进行传输，再利用电子数码签名认证，为文件的归类等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。对于传统形式的纸质档案管理，主要是通过档案管理部门进行统一方式资料收集以及做档案表格等工作提供给相关部门，这些工作都是具有周期性质的，必须要在实施前做好具有标准性的表格等材料，以方便各部门之间的发放工作以及回收。

（二）管理方式不同。电子档案管理应用电子编码的技术，将各个不同的档案文件贴上不同的标签进行专门归档，所以造成在程序上具有较复杂的特点。与电子档案管理方式不同，传统档案管理因为在进行归档中只要具有有效的证明就可以，所以具有便捷的归档程序。

（三）保存方式不同。电子档案的保存主要是以电子文件为主要载体，虽然保存较方便，但是利用电子文件的方式很容易发生老化以及变质的现象，一旦发生这些状况就会造成档案的可读性受到一定的影响。目前防止出现以上问题的主要措施就是应用安全备份等方式，并且联合形成专门的文件管理部门，转换文件的格式，将文件的格式统一转换后进行存储。而传统档案管理存储只需要保持纸质的完整性，令其不受破损即可，但是对于保护环境却提出了较高的要求。所以，传统档案管理对于档案的保存更具有困难性。

（四）查询方式不同。对于电子档案的查询，需要一定的条件，只有满足条件方可进行正常的查询。例如，查询者只有经过申请注册的方式，正式的成为档案馆或者一些电子中心的会员，才能被允许登陆查询自己想获得的各类信息。而传统档案管理要先向有关的档案管理部门提出申请，再由专门的管理人员查找所需的信息，所以工作效率较低。

二、电子档案管理的利与弊

（一）电子档案管理的优势。电子档案管理具有诸多的优势。首先，应用电子档案管理可以有效提高管理档案的效率。因为在归档的时间以及归档的方式都节省了大量的时间，并且提高了档案的保存以及查询的效率。通过应用现代科学技术，例如应用数据传输技术，减少了文件打印、传输以及张贴的大量时间，采用专门的软件对档案的数据做好归类管理，具有一定的便捷性。其次，采用电子档案管理的方式有效减少了对纸张的利用，所以在环保工作中具有突出的贡献。由于减少了对纸张的使用，不仅能够减少资金的投入，还能够减少对树木的砍伐，有效地保护了森林资源，具有更加重要的意义。同时，采用电子档案管理的方式能够降低对订书钉、印刷和笔墨等材料的应用。

（二）电子档案管理的弊端。采用电子档案管理，虽然应用了科学技术增添了现代的元素，提高了档案管理的效率，给档案管理工作带来一定的便捷。但是，不能忽略掉电子档案管理工作中的一些弊端。首先，目前我国虽然对于电子文件管理工作制订了有关的法律法规进行约束其工作行为，但是以现有的法律规定而言，并没有得到健全和完善，还存在较多的漏洞。所以，当下电子档案管理在法律规定上还有待得到全方位的保障，怎样令电子档案真正受到法律的保障，是目前应该深入的研究的内容。其次，电子档案管理具有的最严重的弊端就是文件载体容易老化以及变质。因为如果在长期使用的情况下其很可能会造成无法读取的状况。一旦发生这种现象，就会引发文件丢失等问题，给档案管理工作带来一定的麻烦。所以，当下有关的电子档案管理部门正在寻求各种方式的保护措施，防止或者避免文件载体发生老化或变质，造成无法读取的现象。例如应用安全备份或云技术等方式，获得了良好的保护效果。再次，电子档案数据在进行传输的过程中或在实施共享的时候，对于数据的安全保护问题也是一项要考虑的问题。当下信息技术正在高速发展，给数据信息的传送带来便利的同时，也产生了黑客以及各种病毒等不利的因素。在传输数据过程中很容易对其安全性产生威胁，所以应该引起有关的管理人员的重视，并且加强防范，例如应用加密措施或者防火墙等方式，保证电子档案的安全。最后，应用电子档案管理对于工作人员提出了较高的要求。因为在归档程序中具有较复杂的程序环节，并且工作繁琐，对于技术水平的要求较高，所以需要具备高素质能力的工作人员。

参考文献：

[1]李丹一.对比研究电子档案管理和传统档案管理利与弊[J].办公室业务，2014（21）.

[2]岳锐.电子档案管理与传统档案管理的区别[J].黑龙江科技信息，2011（01）.

[3]孙丽梅.电子档案与传统档案管理工作刍议[J].劳动保障世界（理论版），2012（01）.

[4]董利红.试析电子档案和传统档案管理的异同点[J].陕西档案，2015（02）.

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我国普通高中对于档案管理所采用的传统方法是在专门的环境中对档案采取保管措施和手段，来加强对于档案的监督管理工作。而随着社会不断发展，社会经济水平不断提高，科技飞速发展，互联网的普及为我国传统纸质档案管理带去了一种崭新的档案管理方式。在科学技术的推动之下，我国档案从纸质朝着电子化和数字化的方向发展。这样不仅提高了电子档案的共享性，同时还能减少档案在收集和整理过程中所浪费的大量时间以及做的许多无用功，这对于整个档案管理和发展来说起着十分积极的作用。它不仅对于保存场地要求少，更是对于整个环境的干净与否要求低，但是却强调整个环境之中对于电磁的要求却极高，因为电磁能够影响整个计算机的具体网络环境，容易产生波动。

即便是电子档案呈现出极高的优越性，但在一段时间内电子档案无法完全取代我国传统纸质档案。因此以纸质档案与电子档案的特点为基础出发，要求我们要采取专门的手段和措施来做好传统纸质档案和电子档案工作的管理，在这一要求之下，出现了“双套制”的档案管理方式。

所谓的双套制档案管理指的是将电子信息档案和传统纸质档案共同归档，随之形成了两种不同介质的档案的管理方式。这种管理方式采取了一种融合的态度，将纸质档案所具有的优势和电子档案所具有的优势结合起来，即可以在管理过程中使用高效的专用搜索系统，又可以发挥纸质档案作为凭证的一种价值。这在整个档案文件的管理过程中，介质变化苏采取的一种主要管理方式。

二、普通高中学籍档案双套制管理方式的具体使用

现阶段我国许多省市自治区已经开始建立了普通中小学学生学习档案电子信息化管理的专用系统，并且出台了多种规定，表明电子档案成为学生升学和就业等具体工作的主要依据，并且改变了传统纸质档案的递交方式，逐步的实现传统纸质档案退出历史舞台。正是这些标准，使得学校不得不将档案一式两份，采用双套制的管理方式来满足各方面的具体要求。学生在入学期间，建立纸质档案，并且要建立两份，一份学校留底，一份要学生在学习毕业之后带走，无论是去参加工作还是到大学中去学习。而面对这样的管理方式，只有双套制的档案管理方式才能满足现阶段的社会要求，才能更好地展开档案管理的具体工作。

学校在使用双套制的档案管理方式时，需要做好这样几个方面的工作：

（一）提高学籍内容的完整性

根据笔者的走访发现，有些学校根据具体社会经济发展情况以及学籍档案实际要求，不断的补充完善整个学籍档案内容的完整性。许多学校充分发挥班主任和任课教师的主观能动性，不定期地请他们结合实际对完善学籍档案的保管内容提出合理化建议。

以前的学校纸质学籍档案内容包括学籍卡、思想品德考核表、；高中毕业证书存根；高考成绩单等。随着时间的推移增加了毕业生鉴定表和综合素质评价基本信息表。而又根据社会发展的具体要求，将学籍档案内容调整为学籍卡、毕业生鉴定表、综合素质评价基本信息表、高中毕业证书存根、考生报名登记表、体检表、高考加分登记表。与此同时，电子学籍档案的保存内容也根据上级有关部门的规定不断调整与完善。

（二）明确工作流程，提升工作质量

纸质材料由原先定时归档转变为结合电子文件即时归档。学校档案室同步整理纸质档案与电子档案，赋予同一内容的两套档案统一的档号，编制相同的著录信息，确保电子档案与纸质档案实现有机对应。慈溪中学教务处学籍管理人员把同样内容的纸质档案和电子档案按时汇总上交学校档案室，由档案工作人员按档案整理要求把纸质学籍档案汇入学校文书档案中，把电子学籍档案汇入学校多媒体档案中，这一做法可以充分发挥纸质档案与电子档案的各自优势，有利于档案查阅利用。

（三）提升档案管理人员专业素质，确保工作成效