档案管理的问题及措施范文

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中图分类号：G271；TU712.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）20-0175-02

一、当前大型建设项目档案管理存在的问题

大型项目由于赶工期，一般建设单位领导只是在建设、设计及施工监督上下功夫，对于档案管理方面不够重视，导致档案不能及时归档。主要体现以下几个方面：

（一）缺乏有效的档案管理机制，对工程项目档案工作重视不够

不少大型建设项目对档案管理不够重视，在验收时才加大马力搞突击应付，使档案的完整性、准确性、真实性得不到保障。此外，大型建设项目档案管理机制不完善，一是建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案管理职责不清，造成资料管理混乱，档案资料重复或者残缺不全的现象，二是项目建设中档案管理人员变动频繁，档案管理人员缺少责任感，而档案资料交接制度不健全，造成档案管理不连续甚至存在档案无人管理的现象。有些建设单位不按正常的建设程序办事，前期报建手续办理不及时，一些按常规该办的手续普遍存在着迟办或边施工边办理现象，甚至到竣工时，前期的相关手续还不完备，从而导致了应该形成的文件材料不能及时形成和归档，由于大型建设项目时间紧受到上级领导高度重视，有的手续采取绿色通道，导致项目完工，手续还没办好，项目综合验收未能正常进行，影响工程档案资料的及时移交。

（二）档案意识薄弱

由于种种原因，一些工程技术人员档案法治意识不强，不重视文件材料的收集积累，有的甚至把档案据为已有，拒不移交，导致档案严重不全。有的建设单位虽然制定了建设项目档案管理制度，为了尽快发挥经济效益和社会效益，满足建设需要，对急用的档案资料随用随拿，档案管理人员缺乏责任感，对借出的资料未及时催交，造成档案资料损坏遗失现象较严重。同时为确保工程资料的完整，虽然建设单位在与参建单位签订合同时将档案管理责任纳入合同中，按照合同价款的一定的比例扣留工程款但参建单位档案管理意识薄弱，不重视工程建设项目档案材料的积累和收集，不能按约定移交工程资料，有的敷衍了事加之档案管理人员疏忽没有及时发现资料的缺项及漏洞给予签字使他们顺利地拿到了扣留的工程款；还有的承包商认为扣留的资料工程款太少，如果要拿到这笔款需要花费大量的人力、物力、财力干脆对这笔款项放弃，对工程资料不予移交，造成工程资料的缺失，给以后的新建、改建、扩建工程留下隐患。

（三）档案人员缺失，综合素质及业务水平不高

不少大型建设项目在建设期间，有些参建单位不配备专职档案人员，档案管理人员一般临时抽调又不固定，这些人没有经过专业培训，缺乏工程专业技术知识和档案专业知识，不能做到科学分类和整理立卷，使得最后移交的档案资料质量较低，有的工程建设项目档案进馆后，还要重新拆卷返工整理，浪费了人力、物力和财力，另一方面由于档案人员缺失，项目经理兼任档案资料管理，他们身兼数职，精力有限，主抓工程建设的质量、安全、进度而忽视工程档案管理造成建设项目收集、整理与工程建设进度相脱节，归档资料内容缺项、漏项、签章手续不完善，整理不规范，复印件居多，达不到档案管理的要求等等，这些现象不仅直接影响建设项目的归档质量而且导致大型建设项目档案缺乏真实性，对日后新建、改建、扩建等工程项目的缺少参考价值。

（四）档案管理经费投入不足，保管条件较差

受大型建设项目建设时间紧，参建单位多，管理复杂， 临时性等特点的影响，一些大型建设项目参建单位将办公用房与档案资料室合二为一，档案资料堆放在地上；有的部分建设单位认为工程竣工验收后，档案资料迟早要移交单位综合档案室或者移交专业档案管理机构保管，没有必要投入经费去配置档案资料保管设施；还有一些建设单位因工程资金紧张，不愿拿出足够的资金改善保管条件，用于档案资料的安全管理。

二、加强大型建设项目档案管理措施

大型建设项目是一项系统工程，对本行业、本地区、本单位的社会和经济发展具有深远的意义。做好档案管理不仅是档案工作者义不容辞的责任，也是全社会赋予的历史责任。

（一）完善档案管理机制，重视工程项目档案管理建设单位在工程建设过程中，根据项目的规模、特点和需要，明确分管领导，合理配置既懂业务又有责任心的档案管理人员，全程跟踪建设项目档案的形成和管理，实现大型建设项目档案的规范化管理。建设单位应把工程项目档案工作作为一个重要的基础工作来抓，提高全员对工程档案管理的认识，同时把工程项目档案管理工作列入工程管理的内容，与工程管理的其他内容同计划、同管理、同检查，同考核、同验收。做到工程档案资料管理与工程施工进度同步进行，保证建设项目完工，档案及时归档移交。

完善档案管理规章制度，将档案管理工作作为一个大型项目列入工程建设规划控制中，制定与工程建设实际相符的档案管理实施细则及相关考核措施，做到有据可依，有章可循，明确工程档案工作中各部门与参建单位的职责。根据国家、地方、行业及企业的有关要求，将建设项目档案管理纳入建设项目管理轨道，在对工程质量、进度、投资组织管理进行考核的同时，对档案资料管理加以考核，使建设单位、施工单位在工程建设管理中，增强档案意识，健全各项档案管理制度，把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到竣工验收全过程。要明确各部门应收集、整理、立卷、归档的范围，立卷的要求、原则和方法等。对内强调部门立卷制，按谁经办、谁整理，谁立卷、谁把关，对项目公司内部要求部门员工建立个人文件包，将工作中形成的文件材料进行整理，由部门负责人对需存档的文件进行把关，并在移交清单上对所移交文件内容的准确性及完整性进行签字认可后方可移交档案室存档。

（二）加强法律法规宣传，树立及时归档意识

法律法规是规范人们行为的准则，国务院的《建设工程质量管理条例》对工程档案管理予以高度重视，明确提出建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案，违反本条例规定，责令改正，并处1万元以上10万元以下的罚款。

建设单位是有法可依的，也必须依法管理工程档案，制定相应的考核措施，让文字上的规定落到实处，做好收集整理、建档、移交三个环节的工作，保证工程档案的成套性和科学性。为此，建设单位要大力开展《档案法》宣传，提高和增强广大建设者特别是工程技术人员的档案意识和法律观念，让他们了解档案也是工程的一部分，理解档案管理工作的重要性，认识到做好档案工作是《档案法》赋予的义不容辞的法律责任，要重视文件材料的收集积累，并及时归档移交。在项目建设的整个过程中，要求所有参建方都应自觉树立及时归档的意识，不论对自身的归档资料还是对提供给他人的归档资料，都要在第一时间内完成建档，移交工作，以防遗忘、丢失、破损，影响工程归档工作的质量。同时要求档案管理人员对借用的资料，严格按档案管理部门借阅规定执行，对即将到期的资料及时催交，同时加大考核力度，使得借阅人员能及时归还，以保证档案资料的完整性。另一方面，将档案管理责任纳入合同中，并增加工程款的比例用于档案资料移交，使得监理、施工、设计等部门能及时将工程档案资料移交给建设部门，确保工程档案资料及时归档。

（三）加强档案人员的业务培训与指导，实施同步跟踪管理

档案管理人员综合素质和业务技能直接影响工程档案管理科学性。上级档案管理主管机构要主动与发改委、建委等职能部门加强联系。开工前，上级档案主管部门要了解工程地址、规模、工期和建设、施工、监理单位等情况，广泛宣传有关建设项目档案管理的法律、法规，组织培训相关人员，对档案管理提出具体要求，并认真执行国家大型建设项目档案管理登记制度，及时掌握建设项目档案管理动态情况并加以监管，施工过程中的指导是跟踪指导的重点，档案管理机构的专业人员，要加强与建设单位的联系，经常深入施工现场对工程技术、档案管理、工程监理人员在工程文件的形成、积累以及施工技术文件等的编制质量适时检查指导，定期召开档案管理工作会，指出文件资料形成过程中存在的问题，提出整改意见，确保建设项目档案规范完整与及时归档。竣工验收前上级档案管理机构的专业人员在对建设项目档案资料进行预验收时，认真检查建设项目档案是否完整、准确、系统，案卷质量是否符合规范要求，对于不符合规定要求的要限期整改。提高整理立卷的质量做法是通过工程项目技术交流、技术交底等形式，解决工程档案工作问题；形成工作会议纪要、档案工作总结、简报等文件，以得到有效的沟通和效果；采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式对档案业务工作进行指导；规范档案整理立卷工作，统一档案管理标准、操作方法。同时增加档案管理人员，配置老、中、青专职人员做到传帮带作用，使得档案管理工作一直有人管，以保证资料连续、准确、齐全。

（四）重视档案管理人才培养，建立激励考核机制

档案工作既是一项专业性较强的工作，又是一项需要综合知识积累的工作。因此，参建单位需建立激励考核机制，不断优化档案管理队伍素质。要在档案工作中推行目标化管理，健全激励机制，充分调动档案人员的工作积极性。科学制定岗位目标责任制，既考察工作热情和工作能力，也考核工作业绩。大力宣传档案战线上的先进人物和模范事迹。在实际工作中，通过适当的激励能够使档案管理工作人员更为充分地发挥其技术和才能，努力钻研业务。鼓励他们终身学习，对获得职业、执业资格证的加大奖励力度，转变档案管理工作人员的消极思想，保持积极向上的动力，从而保证高效的工作质量。激励的方式主要有通过外在的福利、晋升、嘉奖等认可奖励，通过工作人员内在的如责任感、光荣感、成就感的激励。通过外在的方法激励，可以显著提高效果，而内在的激励虽然需要经过较长的过程逐渐熏陶，但是持久性更强，并且对工作效率的提高也较为显著。

（五）添置档案基础设施，确保安全管理

档案基础设施建设是档案工作发展的物质条件，档案人员应主动汇报工程档案工作情况，及时就当前档案工作中出现的问题向领导说明配置设备设施的必要性，争取各级领导的支持。应设置符合要求的档案库房，配备档案保管必须的设备，提高工程建设档案工作环境条件，确保档案安全管理。三、总结

综上所述，重大建设项目档案反映工程项目的真实面貌，档案管理工作是工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务、替未来着想的工作。在新的时代，紧密联系改革、技术、发展的新要求，档案人员应具有技术精、专业强等综合技能，同时要具备爱岗敬业、认真踏实的精神，做好档案管理工作，实现大型建设项目档案工作的自身价值，为发展企业提供依据。

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随着国家经济的快速发展，越来越多的工程得到了建设，从而产生了丰富的建设资料。通过建立档案加强这些资料的管理，则能了解工程的品质状态，并为工程的使用维护和后续工程的建设提供参考。但就目前来看，工程建设档案管理并未得到足够的重视，有关工作的开展仍然存在较多问题。因此，相关单位还要加强解决问题的措施研究，以确保档案管理工作能够更好地开展。

一、工程建设档案管理的现状问题

（一）工程建设档案管理现状。目前，工程建设档案管理已经由完善的法律法规作为开展工作的指导，能够使档案管理做到有章可循。在法律法规的约束下，建设单位基本能够履行自身职责，能够在相关部门的监督指导下开展规范的档案管理工作。近年来，随着档案法律法规宣传力度的不断加大，建设单位、施工单位和监理单位等参与工程建设单位都能依法开展工程建设档案管理工作。现阶段，各单位已经完成了档案管理体制、机构和网络体系的建设，能够使工程建设档案的管理与工程建设保持同步。从总体上来看，有关工程建设档案管理的规范和标准大多已经能够在档案管理工作中得到落实。（二）工程建设档案管理问题。尽管工程建设档案工作已经取得了规范化发展，但是目前仍然有一些单位不重视工程建设档案的管理工作，在工程建设的过程中将绝大多数精力放在施工管理上，忽视了档案管理工作。在这种情况下，目前工程参建单位用于进行档案制作的材料不相同，违背了档案管理的标准和规范。其次，由于缺乏对档案管理工作的足够重视，一些参建单位建设的档案材料缺乏真实性和完整性，以至于档案的使用价值大打折扣，为后续档案的利用留下了较大隐患。最后，在档案收集和归档方面，存在签章不完备、材料缺损和突击补制档案等问题，以至于档案归档时常出现不及时的情况。

二、工程建设档案管理问题的解决措施

（一）落实参建单位档案管理责任。针对工程建设档案管理存在的问题，要通过落实各项档案管理制度来解决问题。为达成这一目标，应落实工程参建单位的档案管理责任。具体来讲，就是在参建单位进行工程规划许可办理的过程中，行政主管部门应与其签订工程建设档案管理责任书，从而使各单位明确自身在档案管理中的责任，并且严格履行职责。在实际施工之前，主管部门还应检查参建单位是否按照标准和要求开展相应的档案管理工作，并且要求参建单位将档案管理标准和要求下发到各部门，进而使档案管理工作切实得到落实。再者，在工程建设的过程中，城建档案管理部门还应加强参建单位的监督管理，确保其能够按照工程进度要求完成档案管理计划的制定，并严格按照计划落实档案管理工作。最后，在工程结束后，相关单位要及时完成档案资料收集、归档情况的调查，并确认参建单位提供的档案是否准确和完整。针对未达标准要求的单位，则要给予一定的惩处，进而使参建单位的档案管理意识得到提高。（二）实现档案建设的全过程管理。为使档案内容的准确性和真实性得到提高，还要加强对档案建设全过程的管理。首先，应结合合同条款进行档案管理计划的制定，以便对工程建设档案进行全过程管理，进而使档案的编写质量得到提高。为达成这一目标，建设单位在与设计、施工和监理等单位签订合同时，还应进行档案工作条款的制定，然后在工程结束后按照条款内容进行档案的验收。其次，为使档案质量得到保证，还应将档案建立与经济效益挂钩，以确保负责人员能够认真进行档案的收集、整理和移交。再者，为使档案管理工作得以有序开展，并且能够与工程建设保持同步，建设单位应联合设计单位完成档案管理协议的编制，并结合工程实际建设情况完成管理流程图的绘制。最后，在工程建设的过程中，建设单位还应加强对档案建立情况的经常性监督和检查，以确保档案各项管理工作能够得到落实。（三）严格规范档案管理各个环节。为确保档案管理质量，还应加强档案工作各个环节的管理，从而使档案管理工作得以规范开展。首先，在档案收集环节，还应从档案完整性角度进行工作的开展，加强对档案装订规格、纸张大小和材料字迹等内容的管理，从而使案卷的质量得到保证。针对不符合要求的档案材料，则要退回要求相关单位整改。其次，在档案鉴定工作中，还应加强档案内容的检查，确保其内容齐全。为提高档案鉴定水平，还应加快新技术的引进，并要求档案管理人才加强新技术的学习，进而使档案鉴定工作能够适应市场发展需求。最后，参建单位还应完成档案管理的信息化建设，加快档案管理信息系统的开发和研究，并利用先进的档案管理软件开展相关工作。而利用该系统，则能为多方档案管理工作的开展提供信息交流平台，并加强对各单位档案管理情况的监督管理，进而使档案管理质量得到保证。

三、结论

通过研究可以发现，工程建设档案管理工作虽然已经取得了一定的进展，但是仍然存在较多问题。针对这些问题，相关部门和参建单位还应联合进行管理责任的落实，并加强档案建立的全过程管理，同时加强各个环节的监督管理，以确保档案管理规范和要求能够得到落实，进而使参建单位的档案管理水平得到提高。

【参考文献】

[1]马进江.浅谈我国水利工程档案管理存在的问题与解决措施[J].无线互联科技,2014(04):198.

[2]米晓霞.浅谈电力工程档案管理现状及解决措施[J].科技创新导报,2012(34):209.

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二、出版社档案管理工作存在的问题

1.缺乏专业档案管理人员

目前，许多出版社在人员配置上存在一些不合理现象。按照相关规定，出版社的各工作室应配备一定数量的档案管理人员，但是一些出版社的工作人员数量不足，各部门间也缺乏合作交流。

2.出版社档案资料数量大幅增加

书稿是出版社中常见的一种资料档案，它不仅数量多，而且内容多样，仅这一项，就加大了管理工作的难度。但是，除了书稿之外，出版社的资料档案还包括人事档案、质量抽检材料、库房资料等材料。随着出版行业的发展，出版社出版的图书日益增多，而且增长速度极快，甚至有的出版社达到了每年新增四十多万卷的程度。

3.管理工作不到位

根据规定，出版社的档案管理工作需要其领导机关开展监督、检查和指导工作，各地新闻出版局是每个地区出版社的领导机关，理应对当地出版社的档案管理工作采取相应措施。然而，大多数新闻出版局没有履行自己的义务，对出版社的档案管理工作关注度不足，监管不到位。

三、出版社档案管理工作的改革措施

1.健全档案管理人员队伍

首先，出版社应开展招聘工作，增加工作人员的数量，按照规定配给各部门相应的人员数量，保证每个部门都具备三名以上的档案管理人员；其次，出版社应加强各部门之间的交流与合作，可在各个部门的档案管理人员中选出代表进行部门间的交接与合作。由于出版社的档案管理工作需要按照收集整理、立卷、归档管理、移交的顺序进行，所以需要依靠编辑室、主编室以及档案室共同合作完成。出版社只有重视并促进各部门之间的沟通，才能保障档案管理工作的顺利进行。

2.运用信息化档案管理制度

出版社应尽可能地把纸质档案转化为电子档案，以便开展管理工作。此前，受信息化水平的限制，出版社通常采用纸质稿件和资料，来完成图书的出版工作，所以存有大量的纸质的档案。这些纸质档案不易保存，容易缺失，且查阅难度大。然而，电子档案比纸质资料更加便捷，不管是在保存方面，还是在查找方面。鉴于此，出版社可以建立相应的信息化档案管理制度，转变资料的保存和管理形式。

在建立信息化的档案管理制度后，出版社要在各个环节上安排相应的工作人员。如在存储时，出版社可以派专人负责档案的存储和整合，以避免资料存储的重复或缺失。

3.加强出版社档案管理工作的监管力度

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一、现代人事档案管理存在的问题

（一）档案管理工作得不到重视。在市场经济条件下，无论是企业还是机关事业单位，在经营管理过程中，均出现于重生产研究，轻档案管理的现象。而在人才选拔方面，企业或机关事业单位也更多地注重人才的实际能力，而非档案记载。因此，很多人才在应聘工作，或考评职称或办理社会保险等事项时，由于对应单位并不需要对其档案进行审核，进而使得档案主人并不重视自身的档案管理与建设。同时，用人单位在对人才进行层层考评后，在对其能力及个人素养等方面较为认可的情况下，也比较忽视其档案的记载，加之很多企业并不承担管理员工档案的工作，因此，也较为忽视对员工档案的审核。而在机关事业单位，关于员工或干部的调任时，档案会跟随相应人员进行迁徙，这种情况也极易让档案失真或遗失，久而久之，档案管理人员也会档案管理工作较为忽视。

（二）档案管理缺乏规范化。当前仍存在部分企事业单位的档案管理主要以纸质化档案为主，而纸质化档案的弊端则在于信息容易失真和遗失，部分人在填写个人档案时，存在字迹潦草难以辨认，信息填写不全，内容描述不准确的现象，加之很多人的纸质化档案在存档时存在证书遗失，证书失效等情况，进而使得人事档案有效性较低。而档案管理人员对信息填写不全，证书补遗不到位的人事档案缺乏监管，没有及时督促档案本人将资料补齐，而对于部分人深造后所获得的新学历、新证书，档案管理人员也不能及时收齐并存档，进而使得人事档案管理缺乏规范化。

（三）人事档案管理人员缺乏专业性。人事档案包括普通员工人事档案和干部及骨干员工人事档案。人事档案是单位选人、用人的重要凭据，人事档案的失真和遗失会让单位在选人、用人方面存在一定的风险。人事档案管理工作看似轻松缺乏技术含量，但要对人事档案进行标准化管理，让档案替人说真话，则需要档案管理人员具备专业化知识，对重要档案进行去伪存真，去档案信息所在地进行实地调查，辨别信息真伪，让档案起到有效的参照作用。而当前大部分单位的人事档案管理人员主要具备档案的整理与保存的能力，缺乏去伪存真的鉴别能力，缺乏一定的专业性。

二、完善现代人事档案管理的措施

（一）加快人事档案数字化建设。纸质化档案存在诸多弊端，尤其是在单位人才存在调动的情况下，纸质化档案极易出现失真或遗失的现象。加快人事档案数字化建设，对人事档案的重要信息进行标准化处理，采用信息系统和数据库，将人事档案信息输入进计算机设备中，并用U盘或光盘等存储将档案信息备份与纸质化档案一同保管，在单位人员进行调动或对档案进行调阅时，根据单位制度，采用数字化档案传递，则能较好地解决档案遗失或失真的现象。对于部分人员档案信息不全，新增加档案信息不及时上报等情况，档案管理人员可以完善档案管理制度，并将档案管理与员工个人的升迁、加薪等关键性事件挂钩，督促档案主人自觉地完善自身档案信息。

（二）组织一支专业化档案管理队伍。对所有的人事档案进行去伪存真较不现实，因此，单位可以组织一支受过专业化培训的档案管理队伍，对重要性系数较高的干部人事档案进行实地调查，去伪存真，保障档案的可靠性和有效性。专业化队伍的选择可以从外部选聘受过专业化训练的高素质人才，也可以通过对内部能力较强的员工进行专业化集训，进而提高他们档案管理水平。

（三）将档案信息与个人发展相联系。企业单位的档案信息得不到重视主要与市场经济相关，且部分企业单位在不保管员工档案的情况下，并不需要审核员工档案。但事业单位、国家公职机关及国企等单位，档案信息则是干部选聘的重要依据，档案信息要得到个人、单位及档案管理人员三方的重视，最主要的措施则是将档案信息与个人发展直接挂钩，对所有干部的聘用、调任等，都必须先审后用，凡用必审，在这种情况下，档案管理三方都会因涉及自身利益而必须重视档案管理工作。

三、结束语

档案管理工作看似轻松简单，但要将其管理好，发挥档案鉴别人才的重要作用，则必须要档案管理人员具备专业化知识，对每一份档案都认真管理，因为每一份档案后期都有可能成为单位干部任用的凭据，成为单位健康管理的重要参考信息，是单位杜绝“带病提拔”“带病任用”的重要法宝。

【参考文献】

[1]张小艺.现代人事档案管理存在的问题与对策[J].档案管理.2016(06):238-239.

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可以说计算机的发展速度已经达到了登峰造极的地步，最明显的是它变得越来越薄，辅助软件越来越丰富，在人事归档的角度来说，电子档案的确提供了十分便利的程度，仅在刑事侦查方面，到案率就在急剧攀升，这是造福人类的一大幸事.再者说现在指纹技术发展也迅速，将指纹归档在学生考试方面来说，就减少了很多的舞弊案，这是提高社会公平一大幸事. 在计算机技术不发达的年代想要调档或者更改档案，那是相当的复杂，中间要浪费太多的人力物力，还不一定达到我们想要的结果.相比之下，传统档案越来越不被人接受，甚至有些公司已经实行全电子档案制.就像在英语的大力宣传下大家已经越来越摒弃语言文字的积累一样，那么传统的纸质档案就没有必要存在了吗，答案当然是否定的.首先计算机技术的发展也带动了黑客事业的兴起，现实生活中我们的QQ号就经常被盗，导致个人隐私泄露。电子档案也存在着这种漏洞。相比于个人的信息遗失事件国家的机密就显得太大了，大到没有人能冷静的应对，所以健全网络安全就迫在眉睫。一旦遭遇这样的事，要重建网络档案就要依赖于纸质档案的存档了。现在电子档案已经相当普及，但是传统档案也一直沿用。协调好两者之间的关系，给与同样的重视是十分必要的。

二、后备人才不足问题及解决措施

后备人才不足说到底就是重视程度不够。档案管理学在许多高校中并不作为必修科目而设立。而许多学生及家长都是以今后发展为名选择金融财经类的科目就读。认为档案管理没前途是目前认知上的弊病。许多家长并不了解档案管理学是什么就来盲目的下定义，从而这种口碑就流传开来。就像我们去评价一个人，你不去收集资料不去亲身接触只是从身边人的只字片语中就去说这个人这不好那不行，这是相当狭隘的，也是对当事人极度的不公平，真的需要抛开有色眼镜用平和的心态的逐步了解。那么对档案管理学的普及也是十分必要的，从家长到学生，我想我们应该去各大高中及高校去宣传各个专业，每个专业的存在都不是可有可无，都有其实用的意义。有些我们看似并不起眼的专业将来也能在社会中应用的十分广泛，用自身所学能够造福社会，是中国青年之幸是中国社会之幸。要知道现在许多部门的人事档案管理人员其实并不专业，但是他们从事的却是重大机密的行业，不允许有丝毫的纰漏。档案管理需要更多的有相关知识的人才来共同建设。

三、档案管理室的条件问题及相关解决措施

目前国内许多小企业还无法达到中明文规定的整齐规范分类严谨等，反而杂物堆积更有甚者成了公司的仓库，管理设备也出现老化过时，种类不齐全，公司上级对档案管理条例规定的不健全，下级执行人员操作的不规范不重视，直接导致档案的损坏甚至遗失，许多企业对这类问题的答复是“公司资金紧张没有多余的钱去购置单独的档案室”而有些有资金的公司也是找各种理由去回避这类问题，还有一些企业有资金也有独立档案室，但是对档案管理人员的要求不到位，没有提前进行相关知识的培训，这就好比有资源乱挥霍，诺大的森林也会有消失的一天。所以对待企业档案管理室的条件问题必须有一个重视，有一个舒心的环境员工工作起来也会更加努力。这类问题最好的解决方式就是从上而下逐级进行审查，将档案管理问题提到上层领导的议事日程里，与其他部门共同评比，优秀的档案管理人员可进行各类奖励，并积极聘请相关的优秀人员加入进来，以此等办法共同努力。

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1.1 人力资源的配置

人力资源档案管理最主要的服务目的就是根据人力资源管理的要求，对人力资源中制定的长期发展目标配备合适的人员。这就要求，人力资源档案管理工作必须掌握企业中全部人员的情况，并根据企业不同时期的需求，能够配备相应的人才[1]。

1.2 人力资源的开发利用

人力资源的开发和利用是建立在对档案管理人员专业技能的基础之上的，因此，要注重对新型人才的接纳和培养，将先进的管理理念及管理的技能传授给企业的管理人员，使他们的管理技能能够与时俱进，实现企业人力资源的最大化的利用。

1.3 人力资源的定期评估

企业要根据人员的表现及业绩大小，进行相应的岗位调整。新形势下，对人力资源的定期评估，是一种对工作人员积极性肯定的表现。

2 新形势下人力资源档案管理存在的问题

2.1 人力资源档案管理意识比较淡薄

在人力资源档案管理中，管理人员缺乏对人力资源档案管理的认识，这种意识的原因主要是人力资源管理人员在思想上没有能够对档案管理工作充足的认识，在他们的思想意识里，档案管理只是对个人的经历进行记录并完成抄写和整理工作就可以，因此，不需要花费特别多的精力在档案管理上。但是，在新形势下，档案管理非常重要，它不仅仅影响到人才的流动而且对单位生产力的提高也有这至关重要的作用，因此，在新形势下，加强管理人员对人力资源档案管理的重视程度十分的必要[2]。

2.2 人力资源档案管理工作效率较低

人力资源档案管理工作是指对档案的收集、保存和档案的调用等。目前在档案管理工作中缺乏一个相对成熟的体系对档案管理步骤进行简化。与此同时，这种体系的缺乏导致收集的资料不能够得到很好的发挥，档案的利用率得不到提高。

2.3 人力资源档案管理工作硬件设备的缺乏

在人力资源档案管理工作普遍存在硬件设备缺乏的现象，这也是档案管理工作质量得不到提高的主要原因。在很多企业里，档案管理工作形同虚设，没有起到相应的工作职能，这些问题已经影响到了人力资源档案管理工作的质量。目前，有很多企业的人力资源管理工作设施不完善，因此档案管理工作有明显的的缺陷。

2.4 档案管理体系不健全

人力资源信息难以收集已经成为企业人力资源管理体系不能够健全及完善的主要因素。各个行业之间没有关于人力资源档案归档的明确规定，因此，归档的标准无法达到统一，致使很多档案不知道要归到哪个行当。

3 新形势下人力资源档案管理的改进措施

3.1 建立并完善人力资源档案管理制度

建立人力资源档案管理制度是人力资管档案管理工作中最重要的一个部分。要建立档案管理制度就需要：第一要在企业内部建立正确的人力资源工作的管理制度，这是实现档案管理有效性的前提，只有建立正确的档案管理制度，就能避免工作人员在档案管理中出现的怠工现象及工作不认真的现象，有利于提高人力资源档案的整体管理水平。第二，健全的档案管理制度，能够促进人类资源相关人员的工作质量，第三，人力资源档案管理制度是建立在公平性的基础之上，企业内所有的人员都必须遵守档案管理制度，并且能够在制度的规定下保质保量的完成相应的档案管理工作，第四，人力资源管理制度的实施必须要严格，而且制度中对奖罚的规定要明确，能够充分体现出档案管理制度的严肃性。

3.2 加快档案管理的信息化的建设

随着互联网的普及，在人力资源档案管理中也要加快对信息化的建设速度，具体就是要采用信息化的档案管理模式，加快电子档案的普及应用，这是在根本上提高档案管理效率的有效方法。电子档案在提升档案的管理方面，与传统的档案管理方式相比，有很大的优势，比如在传统档案中会存在档案随着时间的增加会有磨损或者丢失的问题，不能够实现档案的永久性保存，但是电子档案就有效的避免了以上的问题，实现了档案的永久性保存。而且，单子档案管理方法具有智能化及科技化，而且，随着电子档案的推广，能够有效的促进档案管理的流程的简化，减少了档案管理人员的相关工作强度。

3.3 对档案管理人员素质的提高

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中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2012） 20-0000-02

图档资料是电力系统保存设计信息的重要手段，也是管理和检修设备的重要依据。随着信息技术的快速发展和大规模应用，人们生活的各个方面发生了巨大的变化，电力设计院在正常运转过程中，产生的CAD或公文性电子文件越来越多，资料所在空间越来越大，为了缩小档案保存空间，快捷传递交流信息和实现信息共享，必须提出切实可行的、符合新环境的解决方案。

1 现代的档案管理工作的转变

1.1 档案存储载体的转变

随着信息化程度不断提高，电子文档以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件，电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现，通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，同时节约了成本，提升了便捷性。

1.2 企业档案的分类变化

新环境下，传统分类方案将被打破，取而代之以电子档案管理，在电子档案管理过程中，一份完整的档案信息可以分散在几个管理系统中，信息系统依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目，尽管各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是电子档案管理过程中档案分类更能贴近管理的需要，分类也将更详细、更科学、更规范。

1.3 档案保存方式上也有所改变

在信息系统中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难接触到档案。

大量的电子图纸不可能最后归档，管理者必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家相关政策制定出电力设计院的《电子文件管理办法》，要求电力图档系统使用者在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等电子档案管理内容。使用者可以在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，也要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性。

2 电子档案目前面临的问题

2.1 档案的真实性有待确认

电子文件与纸质文件不同，其特性决定文件很容易被第三方修改，且很难追踪修改信息。计算机创建文件并不像传统文件的一样签字、笔迹容易辨认，创建者可以随意更改电子文件创建者的相关信息。

2.2 档案安全性问题突出

由于互联网、3G网络的普及，电子文件很容易分发出去。此外，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。

2.3 档案保存时间性问题

随着OA的不断深人，很多设计院将会实现无纸办公，日常业务中所有的情况、决策、信息存储在网络中，使用者只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，如出现“黑客”问题，遇到病毒问题或其它方面的故障，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。

2.4 档案内容的一致性问题

软件的兼容性和拓展性会造成电子图档的统一性问题，计算机软件研制大大落后于硬件的发展，远不适应各方面存储的需要。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。

3 建议采取的对策

3.1 加强对电子档案人才的培养

合格的电子档案管理人才不仅应该精通业务，同时对计算机操作和电子档案的特性要熟悉。目前计算机技术飞速发展，OA、CRM、HR等大型管理软件日益普及，电子档案的管理必须经过专业培训才行，企事业单位应送出员工到先进的IT企业和信息管理咨询企业进行进修和学习，使得操作人员在熟悉业务的同时，精通计算机操作和信息管理。

3.2 完善电子档案相关的安全法规

在信息系统中，所有的安全策略实施过程中最主要的因素是人，因此完善员工对电子档案操作的规范，强调安全的责任意识显得尤为重要。电子档案在形成和归档的过程中有众多环节，每个环节的工作人员都有不同的职责，对电子档案的都有一定的操作权限，即使有比较先进的信息安全技术，但在人为操作层面仍有漏洞，因此，只有通过完善制度最大限度降低人为造成的安全漏洞，才是提升电子档案系统安全性的根本途径。

3.3 建立健全电子档案的工作标准

电子档案在业务系统中的流转是一个标准的过程，要有和业务系统向配套的电子档案工作标准，严格控制档案从创建、保存、上传、审批各个环节的操作步骤，从源头上降低任务误操作造成的风险，形成一套科学、规范、严格的电子档案管理规范。

3.4 构建一套统一标准的档案管理系统

电网系统的档案安全涉及到国计民生，必须集中一切优势资源来研发电网档案管理系统，建议由国家电网策划、组织和实施电网档案管理系统的研发工作，利用国家电网的优势人力、物力和管理资源研发一套高可靠、高效率、高兼容性、具有严格标准的档案管理系统。

4 典型案例分析：通用图档管理系统

该类系统一般采用最新的WEB技术，实现图档全程无纸化流转，系统中采用的先进的工作流机制，对图档创建、共享、审核等各个环节进行严格的权限控制，保障的图档的一致性，提升了图档修改、查询效率，在大大提升工作效率的同时，保证了图档安全，同时系统中还内化一些科学管理理念，确保电网系统的安全、稳定运转。

系统特征：采用微软.NET等开发平台，构建系统表现层；采用B/S架构模式，客户端浏览方便安全，数据完整可追溯；所有类型用户的权限统一集中管理。

系统功能：系统具有对设计图档（Auto CAD）、一般图档（扫描图片、文字资料等）集中管理、综合查询、浏览、在线打印、批量下载等常用功能，数据库系统采用SQL Server或Oracle系统。可提供签入、签出、自动归档功能，流程清晰简捷，便于修改和删除。

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中图分类号：D523.2 文献标识码：A 文章编号：

人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳动等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的宝贵历史材料,记录个人不同时期、不同阶段的发展历程, 它能够为个人求职、单位求才提供真实、动态、有效的原始资料和数据，因此，管理好，用好人事档案对人力资源开发起着重要作用。

一、现行人事档案管理的相关执行政策

人事档案管理是人事工作的重要组成部分，为了提高人事档案管理工作水平，科学有效地利用和保护人事档案，我国在人事档案管理的执行政策方面有以下要求：

（一）档案材料要及时收集，归档。应纳入人事管理的相关文档要及时收集，个别材料要及时归档，整理，装订。每年进行一次大范围的检查整理。

（二）档案材料查（借）阅

1、人事档案一般不允许外借。特殊情况需要借阅的，必须出具有关证明，并且保证档案材料绝对安全，在一周内规还。

2、人事档案除档案管理人员外，一般不得随意查阅，的确需要查阅的，由人事部门及管理人员在场现场查阅。

（三）档案转递。按现行人事档案管理政策，由人事部门和档案管理人员整理装入档案袋密封以后，并且在封口处加盖公章以后，方可以转递。

（四）档案材料保管要保密，安全。

1、人事档案材料的保管，坚持保密，安全，便于查找的原则。档案卷，内容，目录做到规格统一，样式一致。

2、人事档案管理要注意防火，防盗，防潮，防蛀。

3、人事档案集中放在档案专柜，任何人不得私自保存他人档案。

4、按照规定利用档案，严禁档案内容泄露。

二、人事档案管理存在的问题分析

（一）单位领导对人事档案管理不够重视。多数单位的领导总是将人事档案管理工作看成是一项保管工作，对人事档案管理工作认识程度不够，认为档案只要不丢失，保存完好，便于查档等就算尽到了自己的责任，不把档案管理工作列入自己的日程安排，对档案管理一项不闻不问，影响了人事档案管理工作的正常开展。

（二）人事档案管理的信息化程度不高。随着科学技术的发展，电子技术的普及，数字化，信息化管理已广泛应用在各个行业上，但在档案管理方面，信息化程度普遍不高，多数档案管理人员还是采取手工编辑、检索的方法。因此导致一些人事档案材料不能及时归档整理,存在档案资料不完整的情况。还有一些单位虽然采取了信息化管理，但也仅限于把个人基本情况输入计算机，而对于一些文字材料，比如职称论文，图片等由于工作量大都没有列入计算机管理，仍是以传统的纸质档案为主。

（三）人事档案收集工作力度不够。要想管理好人事档案，就要有一套完整的收集归档工作管理制度。然而部分单位根本就没有这样的制度。因而导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作不及时，被动的现象出现。主要体现在收集归档的材料方面。经常发现材料不全面，或者有些材料在内容和形式上是雷同的现象，不能真实准确地反映每个人的情况，人事档案管理犹如摆设。

（四）档案管理工作重保管，轻利用。多数档案管理人员将大量的时间和精力用于档案的接收、审核，收集、排序、分类、编目、技术加工和装订成卷等方面，以及做好防潮，防火防蛀、防霉变等等仓库保管工作，却没有认真思考如此辛苦地做这些枯燥乏味的工作是为了什么。因此也就没有几个档案管理者对人事档案材料进行认真细致地分析研究，没有建立人事记录及人才技能库，也就无法充分掌握所管范围内的人才信息，不能为人事档案的开发利用提供专业支持。

三、人事档案管理问题解决措施分析

（一）加强领导，提高对人事档案工作的重视。领导重视是做好档案管理工作的保证，单位领导要认识到人事档案管理工作的重要性，成立档案管理小组，定期不定期对档案管理工作进行检查，发现问题，及时解决。

（二）信息化管理，扩大电子档收集范围。在信息化的今天，要想真正搞好人事档案管理工作，就必须充分利用先进的技术和手段管理人事档案信息，实现人事档案管理工作的科学化，电子化。人事档案管理要扩大电子档收集范围。电子档案与纸质档案相比最大的优势就是用最小的空间储存最大容量的信息，在个人基本信息管理方面，可以逐步将个人体貌特征等录入计算机，建立完整的个人数据信息库；另外将个人的译作、科研成果，著作、学术论文，图片，声影像资料等全部收入电子档案；为建立人才资源的开发利用提供条件。

（三）注重收集，提高人事档案管理质量。收集工作是人事档案管理工作的基础，随着我国政治经济改革的不断深入，在干部选拔，考察，培训，晋升时对人事档案的信息需求越来越多，这就需要档案管理人员做好及时收集工作，确保档案的权威性，真实性和有效性。

（四）人事档案管理的重心转向开发利用。改变人事档案管理者的保管员的观念。领导要充分认识到人事档案是人才信息的重要载体，是人才的重要信息之源，必须投入更多的精力对人事档案材料进行分析研究，对人事档案进行开发利用，可建立人事记录，通过审阅以往的人事记录，可以发现哪些人现在所从事的工作是低于他们所具有的知识水平和能力水平的，发现哪些人具有发展潜力，哪些人已经具备了从事空缺职位的能力与背景。建立人才技能库，当某一部门有空缺时，就将及时将具有这种能力的人都列出来，然后由人事部门直接对这些人进行考察鉴定，并适时选出恰当的人选。大大提高人事档案的利用率和工作效率。

结语：在人事档案管理工作中，只有将档案管理者的主动性调动起来，让管理者在工作中始终充满激情，才能不断发现人事档案管理工作中的各种问题，进而提出创新建议，不断完善我国的人事档案管理制度，为新时期的人才管理和利用提供更好的服务。

参考文献：

【1】王志丽;;浅谈高校人事档案信息化管理[J];赤峰学院学报(自然科学版);2011年02期

【2】孙艺冰;;刍议人事档案管理[J];中国城市经济;2011年24期

【3】谭丽珍;;和谐社会呼唤人事档案管理制度的创新[J];城建档案;2006年03期

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随着市场经济和社会结构迅速发展和变化，社会的各个领域都在不同程度的发生着变化。就拿电力行业来说，随着电力体制改革和企业结构的不断调整，电力的生产和经营正在逐步迈向一个全新的发展阶段。相应的，档案的利用价值也逐渐被凸现出来。因此，如何高效的管理和利用宝贵的档案资源，使之更好地为电力工业服务，已经成为电力档案工作的核心任务。

1 电力企业档案管理的重要性

电力档案在电力事业的发展中占有举足轻重的地位，而电力档案的管理又是电力企业管理工作中的重要环节，它直接关系到电力企业能否赢得市场竞争的主动权。所谓的电力企业档案就是指电力企业生产经营活动的最原始记录。它不仅真实的反应了电力企业的发展历程，而且还涵盖了大量的科技资源和知识信息，进而推动电力企业经济的快速发展。这就要求电力部门以科技创新为理论基础，扎住机遇，加快建设和完善电力企业的档案管理工作，使其更好地适应社会主义市场经济的管理体制，保证电力企业经济的快速发展。

2 我国目前电力企业档案管理中存在的主要问题

2.1 电力企业的档案管理得不到高层应有的重视

很多电力企业的高层领导对电力档案的管理认识不到位，认为它只是文字类的工作，和市场占有率、产品的质量、售后服务比起来简直是微不足道。正式由于高层领导的不重视，导致这些电力企业在档案管理方面投入甚少，出现档案室设施不全，保管条件和保管手段落后的情况。而由于缺乏完整的档案材料所产生的直接后果就是无法为企业提供高质量、高效能的服务。

2.2 电力企业的档案管理缺乏专业部门和专业人员的负责

很多电力企业的档案管理人员都不是档案专业毕业的，对档案管理工作也是相当的陌生，认为档案管理工作仅仅是资料的简单收集和分类、存放，根本意识不到档案管理工作对整个企业经济发展的重要性。另外，相当一部分的电力企业根本没有设立独立档案管理部门，往往合并在其他部门之下，例如库房兼做档案室。这些行为将导致企业档案资料的归档和保管不一致。很多该保存的资料没有得到保存，而大量没有价值的资料倒是被长期保存了起来，不仅不能推动企业经济的发展，还会在一定程度上增加企业的经营成本。

2.3 电力企业档案管理的理论研究滞后

在新形势下，电力档案的管理工作已经成为了电力企业管理部门所面临的新课题。但是从目前来看，关于这方面的理论研究和政策指导还是相对滞后的，没有取得什么显著的研究成果。因此，电力企业需要投入更多的人力、物力，专注于此项研究。那么应该主要研究哪些问题呢？1）电力企业档案的产权特征和法律地位问题。2）电力企业在产权变更后档案的流向问题。3）国家、社会对有保存价值的档案的鉴定问题。4）电力企业档案在档案资源建设中的地位和作用问题。这些问题的研究和解决其实都不是一蹴而就的，它需要通过档案管理部门在实践中逐步摸索，逐步解决。

2.4 电力企业的档案管理的信息化建设滞后

信息化是档案管理工作的最终发展方向，也是提高档案管理工作的有效途径。但是从目前的情况来看，档案管理工作的信息化程度还是相对滞后的。

其滞后性主要体现在2点。1）管理档案的计算机配置相当落后，软件、硬件设备都亟待更新。2）电力工程人员不能在工程现场调阅档案图纸。

那么导致其发展滞后的原因主要有哪些呢？1）个别企业的领导还没有完全认识档案信息化建设的重要性，更没有把档案信息化纳入企业信息化的整体规划当中，这样就导致了对档案信息化的人力、物力投入不足，发展滞后。2）企业档案信息化其实是近几年才逐步提出和开展的，所以在多数企业中，关于档案信息化的制度和标准还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。3）电力企业虽然配备了档案数字化设施，但是由于种种原因的限制，导致其硬件设备使用率低，数字的录入量非常有限。4）没有充分的开发利用档案信息资源。例如，有的企业花费了大量的成本来实现企业档案的数字化，实现了计算机检索。但是由于其信息仅限于在档案室内使用，不能实现整个企业信息的资源共享。这样就使得档案信息资源得不到充分开发和利用。5）电力企业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人才，这就在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。

3 强化电力企业档案管理的措施

3.1 严格规范电力企业的档案管理制度

电力企业档案的整理应该按照相应的法规及原则进行，不宜盲目。比较常见的法规有：《中华人民共和国档案法》及《实施办法》、《基本建设档案资料管理暂行规定》、《归档文件整理规则》、《建设项目（工程）档案验收办法》等等。

3.2 争取企业领导的重视

其实，电力企业中的档案管理人员是想将档案工作搞好的，但在实际工作的开展中，往往事与愿违，达不到预期的效果。造成这种状况的一个很重要的原因就是企业领导的不重视、不支持。因此，我们要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须说服企业领导，让他们能真正的意识到档案管理的重要性，进而支持我们的档案管理工作。

3.3提高档案管理人员的业务素质

在新形势下，要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须建立一支有理想、有道德、有知识、有素质的档案干部队伍。要对他们进行定期的教育培训，不断地激发和调动档案工作人员的积极性和自觉性，提高其工作能力。那么我们具体应该怎样做来提高档案工作人员的素质呢？其中岗位培训是提高其素质的最主要途径。培训的方式要因人、因地而异，不可一概而论。但现场培训是一个较为普遍和有效的方式，它可以将培训和实际操作结合起来，是受训人员更能较快的掌握。另外，加大招考力度也是提高档案管理人员素质的一个有效途径。通过招聘那些懂法律、会外语、精计算机的复合型人才，改变目前档案管理部门所显现的知识结构不合理，年龄结构老化的状况。最后，还可以通过加强业务研究，来积极探索新的档案管理方法，以便适应新形势下电力企业档案管理工作的需要。

4 进一步加强档案的信息化建设

随着计算机和信息技术的迅速发展，我国电力档案管理的信息化程度也在不断加强。但我们仍然要通过借助现代化的信息技术和先进的管理理念，来改革档案管理中那些不合适的方法和手段。为了使电力企业的档案管理信息化更好地发展，我们还是要尽量争取企业高层领导的支持，使他们能够充分认识到企业档案管理信息化的重大意义，进而支持将档案管理信息化纳入企业整体信息化之中。当然，不同电力企业的档案管理信息化进程可以是不一样的，要具体问题具体分析。例如，对于那些经济效益好，现代化管理水平高的电力企业，要鼓励其全面开展档案信息化建设。而对于那些经济效益不好的企业，我们可以采用分步实施、逐步推进的方式。

5 要切实做好电力企业档案的安全防护工作

电力企业要积极按照国家关于档案保管保护的规定，投入资金，配置具备防盗、防潮、防火、防有害生物等的必要设施。对于那些特殊载体档案，我们要采取更为严密的安全措施，进行重点防护。此外，我们要尽可能的保证那些涉及知识产权和商业机密的档案的完整性。

参考文献：

［1］姜志祥，李春妍.运用现代化管理方法提高安全管理水平［j］.化工劳动保护.

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在新的历史时期，医疗体系不断改革，逐步完善。在市场经济体制下，医院之间的竞争也更为激烈，医院档案管理作为医院管理工作的一个重要组成部分，对它提出了更高的要求。医院档案是医院的信息资源，是医院的宝贵财富，同时也是医院进行宣传教育的生动资料。档案管理要适应新形势的要求，要紧跟时代步伐，要服务于医院的发展，在发展中求稳定，在稳定中求创新。想要做好新时期医院档案管理工作，就要了解医院档案管理工作的现状和存在的问题，采取相应的改进措施，才能更好地为医院的发展做贡献。现谈一下自己的观点。

一、档案管理工作中存在的问题

1、轻视档案管理工作

绝大多数医院从事档案管理工作的人员是非专业的，许多人对档案的知识了解不够，走上档案管理工作岗位后“边学边做”。有些工作人员认为档案管理就是一种形式，档案就是一些曾经用过的资料，与现在的工作没有关系，没有必要用心管理，有些医院领导也不够重视，从不过问医院档案管理情况，各种原因导致医院档案管理工作处于应付状态，工作人员责任心不强，导致许多宝贵档案材料流失。

2、档案资料不够完善

各医院对病历档案比较重视，保管也比较完善，能及时收集、整理、归档，且有专人负责整理。而对于各种文书档案、设备档案、会计档案、基建档案、业务档案、科研档案等其它档案的重视，则远远不够完善，不能够真实准确地反映历史问题。

3、观念陈旧，无创新意识

大多数档案管理工作者缺乏系统培训，不了解档案管理工作的任务和性质，更不了解档案事业的发展具有专业化、系统化、社会化的特点。很多人思想观念落后，习惯于“坐等代收”的工作方式，对工作中遇到的新问题、新情况束手无策，不善于捕捉信息，很难开展档案管理工作的新局面，管理水平跟不上时展的要求。

4、对现代化档案管理缺乏相应的专业技术

有些医院用房紧张，档案用房比较狭小，档案管理设备落后，影响了档案事业的发展。在科学技术飞速发展的今天，计算机及网络技术在医院的管理中已经广泛应用，但是大多数档案管理着没有受过专业的培训，对于计算机病毒防治技术、信息安全保护技术、电子文件整理排序等无力应付，所以一些档案还停留在手工收集、检索方面。各种原因严重制约着医院的发展，要想使档案管理步入科学合理化的轨道、顺应现代化的要求，就要加大力度培训档案管理者的专业技能。

二、医院档案管理的改进措施

1、档案管理制度合理化

首先，档案室要建立非常完善的规章制度，要保证档案管理工作的健康发展，减少档案管理的随意性。医院各级领导还要从思想上认识到档案管理工作的重要性，认识到将本院运行完毕的资料进行有序的分类归档、编号保存，这样有利于工作的连续性、有利于对既往资料的考证，也能反映自己的政绩。其次，要建立奖励机制，各科兼职档案员进行年度考核时，将参考其档案管理工作业绩，以激发他们的工作热情，进一步完善档案事业。再次，各科专兼职档案员对日常资料的收集与整理要认真负责，强化档案管理意识，要把档案管理工作贯穿于整个医院管理工作中。

2、增强档案管理者的责任心，加强职业道德修养

档案管理者在工作之余要定期参加专业档案管理机构组织的培训，充分认识档案的价值，提高理论修养。档案管理者在工作中要做到不乱、不散、不丢、不坏。要将档案保管整齐规范、完好无损、有据可循、有目可查，要增强档案管理工作者的责任心和道德修养。

3、更新服务观念，加强创新意识

建立档案的最终目的是便于利用，档案管理者在平时要对档案进行系统加工整理，加强各类档案的编研工作，形成“档案超市”。档案管理者要有敬业精神。敬业精神是做好档案工作的基础，只有埋头苦干、甘于奉献、求真务实、爱岗敬业才有可能把档案工作做好。档案管理者要学结一切先进做法和成果，要准确把握所面临的新形势，以求实创新的精神服务于档案事业的发展。

4、健全网络，完善机构

档案部门的设置直接关系到医院档案管理工作的成效，反映了医院的管理水平。为了促进资源共享，医院应设立全院综合档案室，配备专职档案管理员，成立医院档案管理领导小组和监督小组，这样更有利于档案的综合利用。医院应建立较为规范的档案库房，对性质特殊的档案应另设档案库房，指定专人管理，如病案、人事档案和设备档案等。各科室兼职档案员负责收集整理本科室的档案资料，定期向医院总和档案室移交。

5、掌握计算机操作技能，实现档案现代化管理

信息技术迅猛发展，现代化的档案管理已成为刻不容缓的事实。作为新时期的档案管理者，必须要熟练掌握计算机的基本应用知识，还要学会建立各类档案数据库。将档案内容分类输入数据库，既节省场地，还具有检索方便、快捷、高效的优点，而且还具有更真实、更直观的立体效果。同时，借助多媒体电脑技术、监视器、录放机等手段，可以使档案信息的处理、传输获得非常理想的效果。现代化的医院档案管理手段已经成为医院管理的有力支柱。

参考文献：

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随着社会主义思想不断深入人心，政府有关部门的信息收集量也在不断增加。档案管理工作是开展社会活动的主要依据，但是伴随着各项档案管理信息的增多，传统的档案管理模式存在着严重的漏洞与不足，对档案信息的安全性造成一定的影响。因此档案管理机构想要更好地对档案管理工作进行有效完善，应引进先进的档案管理技术，从自身的实际出发，提高档案管理人员的专业能力。由此可见，关于档案管理工作的问题与措施的探讨工作显得至关重要，下文对档案管理工作进行了详细分析。

一、档案管理工作中存在的问题

现阶段，我国在对档案进行管理中发现还存在许多不足之处，例如：方法比较落后，和实际存在差异等，下文主要从这两个角度进行具体分析。

（一）档案管理方法相对落后。现阶段，政府档案管理工作存在的管理力度较为薄弱的缺点，其原因在于未建立完善的档案管理工作队伍。在我国的事业单位中，一般情况下，档案管理工作由办公室的勤杂人员负责，同时勤杂人员流动较为频繁，且专业素质水平低下，无法对档案管理工作进行妥善处理，如发生某些方面的问题，甚至会出现问题拖延的现象，为事业单位带来巨大的经济损失。首先，档案管理人员对档案的目录号和类别号、全宗号以及案卷号未高度重视，在日常的工作中，经常出现混淆的现象，并时常发生盖错章或记错编号的问题。其次，在档案管理工作过程中，缺少相关的档案目录管理索引，极容易出现目录索引不全面或错误的状况，甚至年代相对久远的档案，未有相应的索引表，致使无法对档案进行及时的信息检索，对档案管理部门的工作效率造成一定的影响。最后，档案管理工作的方法相对落后，例如：在实际的档案管理工作中，使用纸质档案信息的管理方法，在管理过程中缺少相应的安全性。但是，目前我国的大多数档案管理机构均采用手工式档案管理模式，利用人工完成档案的收集和整理、编目以及检索等工作，未与现代化的信息技术相结合，导致档案管理工作效率低下，错误频繁发生，不利于档案管理工作的顺利进行。

（二）档案管理工作与实际理念相违背。档案管理机构的档案管理工作和档案服务出现脱节的现象，而开展档案管理工作的目的是为事业单位日常工作的开展提供便利条件，如将档案管理工作只停留在表面，则无法发挥档案管理工作的实用价值。目前，我国的档案管理工作在类别上相对单一，仅对文书和户籍档案进行有效的管理，而忽视声像以及实物等档案的重要性，从而使档案管理制度的系统性和完整性特点造成一定的限制。另外，档案管理制度不健全，也是档案信息出现严重漏洞的主要原因，进而无法为事业单位日常工作的开展提供相关的数据信息。

二、提高档案管理工作的有效措施

（一）强化档案管理制度，优化档案管理方法。随着现代化信息技术的快速进步，档案管理机构为适应社会的发展，应引进先进的档案管理技术，使用相关的档案管理软件，使档案管理的输入和检索等工作更加便利，从而使档案管理工作更加地快速化、真实化。对此档案管理机构应建立完善的档案管理系统，充分利用现代化的信息技术提升档案管理工作的效率。其次，档案管理机构应做好管理人员的专业能力培训工作，使其能够熟练地掌握现代化的计算机技术，将高新技术运用至档案管理工作中。最后，档案管理机构应对档案管理工作进行严格监督，同时对事业单位的发展方向和动态进行有效控制，确保档案管理工作的实效性，从而才能更好地为事业单位的日常活动开展提供相应的服务保障。

（二）对档案管理工作的职能进行合理开发和利用。档案管理人员应对本单位的发展现状进行充分了解，并对档案管理工作的职能进行合理开发和利用，从某种意义上来讲，每一项档案管理工作都有自身存在的价值。此外档案管理人员应意识到自身职责的重要性，对相关档案信息进行科学、合理、有序的编排，实现“死档案”向“活资料”的转化，从而更好地服务于事业单位，为各项工作的开展提供相关的数据参考。与此同时，档案管理机构还需结合先进的网络技术，建立事业单位与档案管理信息的共享平台，使其能够更好地进行档案管理咨询工作，促进事业单位的稳步发展。

三、结语

总而言之，在信息化快速发展的今天，政府部门的档案管理工作显得愈发重要。但是，新阶段的档案管理工作中存在的问题，需要政府部门工作人员高度重视，积极配合相关问题的探讨与研究，并针对存在的问题提出相关的解决措施，同时档案管理人员应提升自身的档案管理意识。另外档案管理机构还应提高管理人员的综合素质，对档案管理工作进行科学化的规范，促进档案管理工作的的顺利进行。

【参考文献】

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企业档案管理是在企业的日常工作中最基础性的工作，随着现代企业制度的完善和企业档案管理标准的不断提高，企业档案管理在企业生产经营中的作用和价值逐渐的在变大在提升。企业档案为企业的发展提供了重要的基础参考数据，是企业的核心资源库。随着时代的发展，科技的进步，对企业管理工作有了新的要求和标准，作为一个企业，怎样能充分运用好档案管理，并通过完善的管理和应用让其发挥作用和价值。怎样更好的为企业的生产经营提供有力的帮助，这是每一个企业所面临的问题，如何抓住企业档案管理的关键，总结出常见的问题及应对措施，如何更好的抓好档案管理呢？笔者就上述问题，提出了自己的一些对策和见解。

一、现代企业档案管理中的主要问题

1.企业的档案管理人员专业素质不高。随着企业的不断发展壮大，企业不仅需要有一支专业的档案干部队伍，并且这支队伍整体文化程度和专业素质要随着时代和企业的发展不断的学习和进步，并以足够的能力适应新形势档案管理的要求。当前，能够充分发挥档案管理作用，深入挖掘档案内在价值，在档案基础上深入开发研究的人才十分紧缺，这需要我们企业在日常工作中要注意加强档案管理工作人员的培训学校和素质提高。

2.当前的档案管理手段方法相对落后。有部分企业的档案管理依然运用的是落后的手工整理。档案管理工作人员要对立卷归档的文件整理编目管理。传统落后的手工整理，占用了管理员开发和编研的时间，管理工作不仅机械、费时、费工，而且效率特别低。同时受档案管理室条件限制，不能满足多面开发查阅，不能提高检查速度，不能确保查阅的准确率和全面率。有配置了现代化管理设备的企业档案管理部门，表面上实现了现代化管理，但实际上机构的文件整理办法，统计范围、运用价值、作用等诸多方面都没有起到实质性的作用。甚至有部分企业的档案管理目标和运行机制系统建设设计单一，无法满足现代综合应用处理能力。需要归档的文件数量随着企业的发展壮大日益增多，档案利用量不断提高，迫切需要改变当前局面，急需改进落后的档

3.档案检索效率低。档案检索方式有两种。一种是手工检索，另一种是计算机检索。在目前，有很大一部分企业仍然运用传统的手工检索。很多企业检索管理部门在手工检索上下了不少功夫，编制了多种形式的检索工具。遗憾的是检索工具的核心不在于多，而在于精，对编制检索工作有一个错误的认识，造成既浪费了人力、又降低了效率的问题。

4.归档的档案不完整。很多企业存在这种情况，因为人员更换交替。衔接不吻合，再加上管理员责任心不强、业务素质不高导致大批没有来及整理归档的文件资料，积压、丢失没有统一的分类标准等问题。刚接手的档案管理员因为对档案的认识不全面，业务不熟练，等因素，这些问题严重管理工作的开展。

二、加强企业档案管理工作的对策

1.提高企业档案管理的认识。要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。领导的重视是做好档案工作的重要保证。解放思想，与时俱进，进一步加强和改进企业档案工作，努力采用现代化科技手段，不断提高服务质量，努力建设法规制度完备、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代化企业档案管理体系。

2.规范企业档案管理机制，强化工作责任。建立科学的企业档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。加强制度建设，建立良性运行机制是开展企业档案工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。

（1）强化培训，提高业务素质。一要选准用好档案管理人员。将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，企业及上级部门要从政治上爱护、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽量少调整档案管理员，确保该队伍的专业性。二要强化档案业务培训。要积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。

（2）提高档案工作人员的社会服务意识。现在，企业还普遍存在档案意识淡薄的现象。要加强对档案工作人员的社会服务意识教育，增强提高档案资源利用的自觉性。在此基础上，加强档案资源的开发，在档案利用的深度和广度上下功夫。档案室可以分门别类地汇编社会、经济、科技、法律等方面的信息，编撰揭示市场经济发展规律及走向的资料，对各项活动中产生的档案信息进行分析整理，总结出经验性材料等等，供不同的需求者选用，从而实现档案资源利用方面的主动服务。

（3）大力开发档案信息资源，积极主动为企业各项工作提供服务。要跟踪企业重点工作，及时了解需求，挖掘档案资源，及时编辑档案汇编资料，为企业创新、生产经营管理、产品研发提供参考。有条件的企业要充分利用档案信息举办专题展览或制作多媒体宣传品，为企业争创品牌效益、建设企业文化、开展员工教育、塑造企业形象服务。要加强档案信息管理系统的设计和管理软件的开发。档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能，能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。

三、结束语

总之，通过对企业档案管理工作中的常见问题分析，让人们充分掌握好他们之间的微妙关系，有利于如何去处理和发展；认识到在处理它们之间的关系时而存在的问题，加以改善，做到全面地、彻底地解决档案管理中的问题，加强各个方面的管理，提高工作效率及保证工作的质量。

参考文献：

[1]李国兰.提高企业档案管理科学化水平的路径选择[J].山东社会科学，2011，（01）：174-176.

[2]杨扶宁.浅谈企业档案管理科学化[J].科技致富向导，2010，（33）：250.246.

[3]甄学云.试谈企业档案管理与信息化建设[J].泸天化科技，2010.

[4]冯会玲.《档案管理学》[M].北京：中国人民大学出版社，2011.

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二、医院人事档案管理中的常见问题

不断发展的经济水平加快了人才流动，档案管理对于时代变化的变革顺应不够及时，功能定位及管理模式还处于计划经济时期。目前，医院人事档案管理中常见以下几个问题。

一是软硬件基础设施建设没有落实到位。在基础建设方面档案管理设施相对较为落后，铁制档案柜达不到理想的防潮隔热效果，陈旧的纸质人事档案难免产生受潮、发黄、霉变等情况，经数次装订整理，普遍存在损毁现象，对档案完整性产生严重影响。随着不断提高的医院档案信息利用要求，目前一些医院档案室还采用单独的计算机进行管理，远达不到档案信息化要求，迫切需要建立人事档案数据库。

二是未配备专职档案管理人员。很多医院都由人事或办公室人员对人事档案进行兼职管理，庞大繁琐的工作量，在日常收集整理档案的过程中，因兼职档案员不具有较高的专业水平，只了解档案管理，不了解计算机应用，也不具有较高的信息化技术应用水平，研发信息设备功能对医院档案信息化建设产生一定的制约，也难以保证档案质量。落后的保管条件，不稳定的档案人员队伍，都对档案管理人员的工作积极性及管理水平产生不利影响。

三是档案材料中存在不一致的情况。在档案归档中难以把握新出现材料的范围，很多人事档案材料比较陈旧，主要是当事人履历、入党志愿书、年度考核、工资调整等，在个人工作作风、职业道德等方面缺少完善的信息。一些人事档案材料不完整，尤其是工作调动的职工，导致难以通过档案材料了解职工基本情况。个别档案材料前后存在填写不一致，难以甄别其真假，如老职工档案中的出生日期及参加工作时间等填写混乱，不利于职工基本信息的确定，并时常产生这些不真实的情况。

四是不重视工勤及临时用工人员的档案。很多医院的工人档案只对材料进行补充，对其整理装订未严格遵循档案管理要求。尤其是临时用工，虽然与其签订劳动合同，档案相应档案材料，但通常内容不足，系统性及应用价值都相对较低。

五是档案难以保证其质量及安全性。随着不断深入干部人事制度改革，在新形势下采用人事的全新方式对专业技术人员进行管理，人事制度初步实现了人事档案社会化，有力保障了人才的合理、有序流动。但在实际工作中，很多档案材料还需要聘用单位进行办理，造成档案管理人员在用人单位与人才服务机构之间数次往返对人事档案进行完善，难以保证档案的质量及安全性。

三、加强医院人事档案管理的应对措施

一是建立人事档案管理专项资金。对软硬件基础设施加大建设力度，实现现代化、信息化管理及信息共享。软硬件设施配置与现代化档案管理相适应，是开发利用档案信息及信息技术的一个重要基础，档案信息网络是其核心。档案逐步实现电子化管理，建立数据库，将纸质档案转变为电子档案，采取集约化、信息化及动态化管理方式。通过联网便于查阅人事档案，使工作效率明显提高，利用迅速统计分析信息资料，为领导决策提供重要辅助作用。

二是人事档案应选择具有较高素质的专人进行管理。在档案管理这一重要岗位应由具有较高政治素质和专业素质的专人进行管理，不仅要具备职业道德、档案专业知识，还要掌握信息技术知识。对现有人员加强技能培训，使其提高法律意识，确保档案工作规范化。