儿童档案管理范文

导语：想要提升您的写作水平，创作出令人难忘的文章？我们精心为您整理的13篇儿童档案管理范例，将为您的写作提供有力的支持和灵感！

篇1

为了能够更好的规范残疾儿童档案管理工作，需要从基本工作抓起，档案管理人员要从日常基础工作入手，及时对工作中存在的不足之处进行补充，强化档案管理基础工作，以此来有效的提高残疾儿童档案工作的质量和效率，为残疾儿童档案工作的可持续发展奠定良好的基础，使其成为保障残疾儿童合法权益的重要依据。

一、高度重视，加强组织管理

残疾儿童档案工作需要给予充分的重视，并将其纳入到重要的工作日程上来，进一步做好残疾儿童档案管理基础工作，从思想认识、到人员及组织等各个方面都要到位，做好档案收集工作，对档案归档范围和保管期限进行明确。归档范围包括残疾儿童的出生年月、性别、体验表、父母相关的信息，同时残疾儿童康复过程中所产生的各种资料也应纳到归档范围。

二、残疾儿童档案管理的规范化

首先，需要做好残疾儿童档案收集工作，利用统一规格的档案袋来对采集到的档案信息进行包装和密封，而且在对相关档案资料进行调集时，要有相关的凭证作为依据，档案要具有统一的格式，收集的档案要确保操作步骤的规范化。

其次，残疾儿童档案整理和归类工作需要由专门的档案管理人员进行，可以采用编码形式来对档案信息进行整理和归类，以此来提高档案管理的有序化，为档案查找效率的提高奠定良好的基础。

最后，在对残疾儿童档案进行保管过程中，需要保证档案室环境的适宜性，不仅要具备良好的通风，而且进行除灰处理，控制好档案室内空气的温度和湿度，保证档案信息资源的安全。

三、加强对残疾儿童档案形成过程的指导、监督和检查

残疾儿童档案文件形成时，在严格对残疾儿童申请、入户调查等过程中形成的文件材料进行审核，确保所收集到的档案资料的真实性和齐全性。档案管理人员要定期和不定期对档案文件形成的过程进行监督、指导和检查，控制好档案形成过程中的质量。不仅在确保档案文件资料的齐全性和完整性，同时还要确保文件材料的规范标准，确保案卷质量的全面提高，这对档案后期的整理、加工和利用会带来积极的促进作用。目前在相关部门和单位中，文字资料形成过程中和档案管理工作存在相互脱节的问题，两者各自为政，彼此分割，这对档案管理工作带来了不利影响。文件资料形成过程中和档案管理工作相互关联，具有不可分割性，档案管理人员需要参与到残疾儿童相关文件资料形成的整个过程，同时档案人员还要积极参与到单位各项行政及业务活动中，对工作的内涵进行了解和掌握，并在工作中做好指导工作，使相关人员在书写文件资料时要严格按照规范的要求进行，为档案编辑加工工作提供更多的便利条件。对于各科室形成的文件资料要积极主动收集，确保归档材料的齐全性和完整性，为档案后期的加工利用打下坚实的基础。

四、完善档案管理设施

档案管理工作效率会受到档案管理设备的直接影响，残疾儿童档案的管理也是一样的。目前，档案管理逐渐朝着数字化信息管理的模式前进，这不仅能提高档案的安全性，同时也避免纸质档案的过渡消耗，并且相比传统的管理模式，更加的高效、便捷。在档案管理工作开展时，应紧紧贴近时代潮流，引入最新的管理方法与设备，配备档案现代化管理所需要的各种设施，加大档案管理设施的投入力度，培养档案管理人员努力提高自身的操作能力，并使其能够熟练的对档案管理系统进行应用，使档案管理人员能够将所学到的理论知识与实际工作有效的联系起来，从而进一步提高残疾儿童档案管理基础工作的效率。

五、建立档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

残疾儿童档案要实现信息化管理，就必须建立档案管理计算机信息系统，因此，在实际工作中，需要进一步改进和规范计算机条件下档案管理工作流程，使之适应档案信息化管理的需要。依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计。在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

在电子档案使用过程中，应注意到电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。同时还要重视电子档案的真实性。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。另外，电子档案的法律效力问题也不容忽视，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

六、结束语

残疾儿童作为弱势群体，受到全社会的普遍关注，因此需要做好残疾儿童档案管理基本工作，特虽是在当前科学技术快速发展的新形势下，更需要根据残疾儿童档案自身的特点，进一步对残疾儿童档案管理工作进行规范，充分的利用各种先进的技术来加快推动残疾儿童档案信息化建设，更好的实现残疾儿童档案的重要价值，有效的保障残疾儿童的合法权益，使全社会能够更关心弱势群体，促进和谐社会的建设。

参考文献

篇2

【关键词】

福利院；儿童；档案；信息化

儿童福利院作为社会福利机构的重要组成部分之一，主要承担对于社会上无所依靠的、无家可归儿童的抚养、康复、教育等工作。而收养儿童在福利院生活的从始至终，应形成相应的具有保存价值的文字或影像资料，即收养儿童档案。该档案的规范管理，将更加有利于有效开展孤残儿童救助,并对其提供更好的生活保障和福利服务。而随着时代的进步，电子科技的发展，信息化的普及，档案管理无论是在内容上还是在管理上都随之进行着革新，从初始阶段的简单的编号、姓名、入出院时间等流水记述发展到如今增添了收养儿童抚养、治疗、教育等情况并逐步实现信息化管理。

一、档案管理信息化建设的重要性

档案信息化体系由基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面构成，其中尤为重要的是基础设施建设和档案信息资源建设两项内容。基础设施上，充分运用计算机和网络系统，使用综合应用符合档案管理标准规范的档案管理软件，提高档案管理信息化、数字化、网络化水平，能够提供更好更便捷的服务，以高科技手段强化档案管理和服务工作。而在资源建设方面，信息化档案不但记载了入院儿童的生存与发展，也记录了国家对儿童福利事业发展的历程，随着改革的不断深入，信息全面而且丰富的福利院档案在其中发挥了重要的指导和推动作用，不仅仅是简单记录，更为领导制定工作计划，政策法规等方面提供重要依据。

二、收养儿童档案信息化管理的障碍

我国社会福利事业发展较晚，对于收养儿童档案的信息化管理仍然缺乏强大理论支持和规范性指导，我国收养儿童档案的模式依然处于落后状态，而档案利用服务管理模式方面问题尤为明显，相关信息录入仍有以人工书写录入情况，档案查询也只能依靠翻查和人脑记忆，不但效率低下，更对档案信息的准确性产生影响。而在信息统计方面，对于收养儿童基本情况记述不够详尽，如健康情况、性格特征、收养分布等数据只能粗略体现，这样就容易造成数据前后不一致等问题。落后的管理方式和大数据量处理效率低下之间的矛盾就这样产生，不但增大工作量，而且对工作的“质”也产生不利影响。

三、信息化时代儿童福利院档案工作重点

（一）创新服务模式。

做好档案工作的服务一直是档案工作人员的目标，而随着网络信息时代的发展，服务的模式也应该更加适应时代形势。要解放思想，摒弃传统老实档案管理思路限制。同时，强化服务意识，信息技术的革新并不意味着对于人工能力的削弱，档案管理人员作为技术的操作者对档案馆阁分布、内容要形成全面认识，熟识其整理状态和价值，这就需要培养高素质人才，在信息时代更要求工作人员进一步提高自身素质，提升业务水平和信息现代化技能，做好服务工作。

（二）强化信息编研。

档案信息编研，是档案工作中非常重要的一个环节，其主要作用是能够提高档案利用率，在当前档案对社会需求的预测水平中得以体现，其主要对象主要是以馆藏档案为主，对归档内容进行研究，再次进出上对档案进行再次加工。而为了满足信息时代档案工作提出的新要求，儿童福利院的档案工作要进行相应改革，将原有传统的对档案资料简单收集整理改善为对档案资料进行深化研究及运用。这就要在编研选题上实事求是，立足于福利院的实际情况充分掌握的基础上，确定编研主体。然后要会同其他部门通力合作，共同做好编研，和信息录入，不能漏录任性细节，尤其是图像视频资料，如接收儿童过程图像视频，儿童在收养家庭生活状况图像视频等，都十分重要。这些对档案内信息进行深入探索，特征等问题进行分析，研究其联系，并对以上条件进行加工，以便于档案的利用。

（三）强化检索、完善服务。

对于检索系统的完善，有助于提高工作效率，强化服务功能，这其中既要求对以往的案馆指南、全宗、专题等目录进行完善和改进，更需要对其进行信息化和网络化进行改革，如提供网络目录检索和全文检索等服务。信息化的普及能够保证完整档案检索体系的成型。同时要注重与其他福利院的合作，做到档案信息联网查询，开发检索渠道，拓展检索平台。更有助于有意愿收养家庭寻找适合收养对象。

（四）加强信息化业务学习。

篇3

自1978年儿童预防接种实行计划免疫以来,儿童预防接种证和接种卡等档案管理工作一直沿用手工抄写,免疫程序全部由人工推算,各种接种数据报表手工统计分析,手续繁杂,人为影响较大。虽然在工作中不断改进，但仍不能避免笔下误、预约时间推算错误、报表数据不准确、流动人口管理难等问题。

儿童接种档案微机化管理，是疾病控制信息化建设的基础。通过刷卡自动计算儿童接种疫苗的免疫程序，自动记录接种信息，各种报表由电脑自动生成，改变手工管理模式，具有操作快捷、信息准确、管理高效、程序符合率高的特点，能提高接种率，降低传染病的发病率，大大缩短儿童家长接种时的等待时间等，具有极大的经济效益和社会效益[1]。

1 软件介绍

基层金苗卡系统的主要功能有：(1)为儿童建卡，对新建和迁入迁出儿童进行管理。儿童的基本情况信息包括出生日期、性别、体重、居住地、出生情况、过敏史，父母的姓名、单位、联系电话、是否乙肝携带等。(2)对儿童进行接种登记管理，对接种疫苗情况记录。包括接种日期、疫苗名称、批号、生产厂家、费用、接种者等。(3)生物制品管理：包括疫苗出库、入库及库存的数量、日期、批号、生产单位、规格等信息。(4)辖区人口及行政区划管理情况。(5)各类报表的生成与统计。(6)各类数据的查询。

2004年7月我们将沈苏公司的基层金苗卡系统，在全省率先首次应用到龙口市防疫站、中医院、龙口二院的预防接种门诊，并在实践中逐步探索、研究怎样利用计算机的强大功能，更加完善方便快捷地完成儿童接种记录的所有过程。经过一年的运行，我们在省内率先将微机化管理的工作推广使用到全市所有的预防接种门诊，在全省内率先实现了全市3周岁以内儿童接种个案电子化，免疫预防档案微机化管理，替代了延用近30年的手工操作，解决了手工时代的各种难题，使我市的计划免疫管理工作处于国内领先水平。

2 具体做法

2.1 实施微机化管理前的准备工作 (1)任何一项新技术、新工作的开展，都离不开政府的重视和领导支持。所以就这项技术的优越性、可行性、紧迫性与政府部门各级领导、各镇医院院长进行了良好的沟通，各级政府给予政策、财政等各方面的支持，使这项工作能顺利进行。(2)制订详细、可行的方案。我们在全省内，率先对微机化管理在儿童预防接种工作中应用的可行性，进行了大量的调查研究，根据本市的经济基础和现有的各预防接种门诊的条件，制定了详细的工作方案，决定先小面积试点，积累一定经验后，再在全市进行推广应用。(3)加大宣传力度，广度。充分利用广播、电视、报纸等新闻媒介，宣传儿童电子接种证的好处，儿童接种档案微机化管理的优越性，取得儿童家长的配合。

2.2 实施阶段

2.2.1 物资配备 首先各预防接种门诊要配备一台512M以上的微机、针式打印机、UPS、U盘，读卡器由防疫站统一配发。

2.2.2 人员安排及培训 为了保证微机化管理工作的顺利进行，要求微机操作员年龄在45岁以下，高中以上学历，具有一定的电脑操作水平。培训采取集中培训的方式，时间2天。有个别不会的再强化培训，务必达到所有人员回去后都能开展工作。

2.2.3 总结经验试点先行 首先在计划免疫工作较好的防疫站、中医院、二院三个预防接种门诊开展此项工作。第一步首先进行计算机的系统维护，录入各单位的各项基本数据，例如单位编码、接种周期、行政村名称、人口资料等。每个预防接种门诊都有一个全国唯一的用户编码。然后利用2004年12月和2005年1月强化服苗的有利时机，将前来服苗的2000年以后出生儿童的接种证全部收到接种门诊，利用周末和夜间，采取歇人不歇机的办法，1个月内将所有儿童的有关信息全部录入微机。包括儿童的姓名、性别、出生日期、家庭住址、家长姓名、联系电话等基本情况，以及所有的以往的疫苗接种记录、过敏史。之所以用接种证作为录入电脑的本底资料，是因为在实际工作中，接种证的信息记录更加真实可靠。录入完毕后，为每名儿童发放了电子接种证，这个电子接种证就保存着该儿童的全部预防接种信息。每名儿童在电脑里有一个唯一的地址，这样儿童接种数据实时上传时，就不会造成混乱。

2.2.4 刷卡接种 2005年2月份开始，在全省率先使用了儿童预防接种信息卡。在接种日儿童家长开始用信息卡到预防接种门诊为儿童进行疫苗接种，用信息卡记录了所接种疫苗的接种日期、种类、批号等所有的相关信息，并自动进行下次接种时间预约，达到了方便、快捷、高效、准确无误，使儿童家长体会到了现代化管理的优越性，得到了各级领导和儿童家长的好评。

2.2.5 试点成功，全市推行 2006年，在试点成功的基础上，在全省内率先实现了以一个市为单位，所有预防接种门诊，全部实行了儿童接种信息化管理。目前，在全市范围内，儿童携带着电子接种证，在所有的预防接种门诊，都可以进行接种，而绝不会出现人为的计算错误，或漏登、漏记现象。

3 效果

3.1 提高了工作质量

3.1.1 卡证符合率显著提高 儿童接种微机化管理，减少了手工抄写时登记大卡、小证的笔下误。2006年年终工作检查时，对全市19处接种门诊的120名儿童进行了卡证符合率调查，结果发现，卡证符合率由未使用微机前2003年的72%提高到现在的98%。

3.1.2 儿童接种的免疫程序准确无误 由于各种疫苗的免疫程序，均由电脑控制，避免了人工推算免疫程序所导致的时间误差。

3.1.3 对流动儿童管理更加有效 减少了流动儿童因流动性大，接种记录不全而导致的错种、漏种、重复接种现象的发生。全国儿童预防接种信息联网后，对于到外地暂时居住而又忘记带信息卡和接种证的儿童，可以在数据库里查询后，给予补发接种证，既能使儿童及时接种疫苗，又不用家长回家取接种证，减少了儿童家长因此而产生的误工费用和往返的旅程费用。

3.1.4 接种率报表更快捷、准确 实行微机化管理后，各种接种统计报表由电脑自动生成，报表时间由过去的1天时间，减少为现在的5min，并且绝无差错。

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自1978年儿童预防接种实行计划免疫以来，儿童预防接种证和接种卡等档案管理工作一直沿用手工抄写，免疫程序全部由人工推算，各种接种数据报表手工统计分析，手续繁杂，人为影响较大。虽然在工作中不断改进，但仍不能避免笔下误、预约时间推算错误、报表数据不准确、流动人口管理难等问题。

儿童接种档案微机化管理，是疾病控制信息化建设的基础。通过刷卡自动计算儿童接种疫苗的免疫程序，自动记录接种信息，各种报表由电脑自动生成，改变手工管理模式，具有操作快捷、信息准确、管理高效、程序符合率高的特点，能提高接种率，降低传染病的发病率，大大缩短儿童家长接种时的等待时间等，具有极大的经济效益和社会效益[1]。

1 软件介绍

基层金苗卡系统的主要功能有：(1)为儿童建卡，对新建和迁入迁出儿童进行管理。儿童的基本情况信息包括出生日期、性别、体重、居住地、出生情况、过敏史，父母的姓名、单位、联系电话、是否乙肝携带等。(2)对儿童进行接种登记管理，对接种疫苗情况记录。包括接种日期、疫苗名称、批号、生产厂家、费用、接种者等。(3)生物制品管理：包括疫苗出库、入库及库存的数量、日期、批号、生产单位、规格等信息。(4)辖区人口及行政区划管理情况。(5)各类报表的生成与统计。(6)各类数据的查询。

2004年7月我们将沈苏公司的基层金苗卡系统，在全省率先首次应用到龙口市防疫站、中医院、龙口二院的预防接种门诊，并在实践中逐步探索、研究怎样利用计算机的强大功能，更加完善方便快捷地完成儿童接种记录的所有过程。经过一年的运行，我们在省内率先将微机化管理的工作推广使用到全市所有的预防接种门诊，在全省内率先实现了全市3周岁以内儿童接种个案电子化，免疫预防档案微机化管理，替代了延用近30年的手工操作，解决了手工时代的各种难题，使我市的计划免疫管理工作处于国内领先水平。

2 具体做法

2.1 实施微机化管理前的准备工作 (1)任何一项新技术、新工作的开展，都离不开政府的重视和领导支持。所以就这项技术的优越性、可行性、紧迫性与政府部门各级领导、各镇医院院长进行了良好的沟通，各级政府给予政策、财政等各方面的支持，使这项工作能顺利进行。(2)制订详细、可行的方案。我们在全省内，率先对微机化管理在儿童预防接种工作中应用的可行性，进行了大量的调查研究，根据本市的经济基础和现有的各预防接种门诊的条件，制定了详细的工作方案，决定先小面积试点，积累一定经验后，再在全市进行推广应用。(3)加大宣传力度，广度。充分利用广播、电视、报纸等新闻媒介，宣传儿童电子接种证的好处，儿童接种档案微机化管理的优越性，取得儿童家长的配合。

2.2 实施阶段

2.2.1 物资配备 首先各预防接种门诊要配备一台512M以上的微机、针式打印机、UPS、U盘，读卡器由防疫站统一配发。

2.2.2 人员安排及培训 为了保证微机化管理工作的顺利进行，要求微机操作员年龄在45岁以下，高中以上学历，具有一定的电脑操作水平。培训采取集中培训的方式，时间2天。有个别不会的再强化培训，务必达到所有人员回去后都能开展工作。

2.2.3 总结经验试点先行 首先在计划免疫工作较好的防疫站、中医院、二院三个预防接种门诊开展此项工作。第一步首先进行计算机的系统维护，录入各单位的各项基本数据，例如单位编码、接种周期、行政村名称、人口资料等。每个预防接种门诊都有一个全国唯一的用户编码。然后利用2004年12月和2005年1月强化服苗的有利时机，将前来服苗的2000年以后出生儿童的接种证全部收到接种门诊，利用周末和夜间，采取歇人不歇机的办法，1个月内将所有儿童的有关信息全部录入微机。包括儿童的姓名、性别、出生日期、家庭住址、家长姓名、联系电话等基本情况，以及所有的以往的疫苗接种记录、过敏史。之所以用接种证作为录入电脑的本底资料，是因为在实际工作中，接种证的信息记录更加真实可靠。录入完毕后，为每名儿童发放了电子接种证，这个电子接种证就保存着该儿童的全部预防接种信息。每名儿童在电脑里有一个唯一的地址，这样儿童接种数据实时上传时，就不会造成混乱。

2.2.4 刷卡接种 2005年2月份开始，在全省率先使用了儿童预防接种信息卡。在接种日儿童家长开始用信息卡到预防接种门诊为儿童进行疫苗接种，用信息卡记录了所接种疫苗的接种日期、种类、批号等所有的相关信息，并自动进行下次接种时间预约，达到了方便、快捷、高效、准确无误，使儿童家长体会到了现代化管理的优越性，得到了各级领导和儿童家长的好评。

2.2.5 试点成功，全市推行 2006年，在试点成功的基础上，在全省内率先实现了以一个市为单位，所有预防接种门诊，全部实行了儿童接种信息化管理。目前，在全市范围内，儿童携带着电子接种证，在所有的预防接种门诊，都可以进行接种，而绝不会出现人为的计算错误，或漏登、漏记现象。

3 效果

3.1 提高了工作质量

3.1.1 卡证符合率显著提高 儿童接种微机化管理，减少了手工抄写时登记大卡、小证的笔下误。2006年年终工作检查时，对全市19处接种门诊的120名儿童进行了卡证符合率调查，结果发现，卡证符合率由未使用微机前2003年的72%提高到现在的98%。

3.1.2 儿童接种的免疫程序准确无误 由于各种疫苗的免疫程序，均由电脑控制，避免了人工推算免疫程序所导致的时间误差。

3.1.3 对流动儿童管理更加有效 减少了流动儿童因流动性大，接种记录不全而导致的错种、漏种、重复接种现象的发生。全国儿童预防接种信息联网后，对于到外地暂时居住而又忘记带信息卡和接种证的儿童，可以在数据库里查询后，给予补发接种证，既能使儿童及时接种疫苗，又不用家长回家取接种证，减少了儿童家长因此而产生的误工费用和往返的旅程费用。

3.1.4 接种率报表更快捷、准确 实行微机化管理后，各种接种统计报表由电脑自动生成，报表时间由过去的1天时间，减少为现在的5min，并且绝无差错。

3.2 提高了工作效率

3.2.1 登记、预约一次完成 在省内率先实现了由手工登记接种证改为机打接种证。节省了时间，减少家长等待时间，每登记一名接种儿童，由过去的家长平均等待8min，降为现在的2min。接种和预约记录均由电脑一次打印在接种证上。

3.2.2 强化免疫或大面积加强接种时，更显示出信息化管理的强大优势 我们在省内率先使用机打预约接种通知单的方法，进行了大范围的人群接种预约。在电脑中“强化接种”模块内，选定应种人群，短时间内即可大批量打印预约接种通知单，比手工时代一份一份的填写，大大缩短了工作时间。

3.2.3 未接种儿童查询快速、方便 对于应来接种而未接种儿童的姓名、住址、出生年月日等信息的查询，在电脑的“接种管理模块内”，一击完成，省去了过去人工翻阅大卡或现场登记一页一页查找的麻烦。

3.2.4 短信、电话通知 对于数次预约不到或流动人口、临时接种疫苗通知有困难的人群，在国内率先采取群发短信、电话语音提示预约的方式通知。改变了过去由多名防疫医生或乡村医生骑车上门通知的传统方式，既节省了人力、物力，又节省了时间，还能达到非常好的效果。

2006年12月，我站接种门诊强化免疫服糖丸时，开始的服苗率只有65%，对于没来服苗的儿童，如果采取送上门通知或挨个打电话的方式通知，就需要大量的人力和时间。由于采取了微机化管理，所以就从微机上调出所有未种儿童的电话号码，与电信运营商联系，通过网络发送了短信和电话语音通知，只用了很小的费用、很短的时间，就完成了上述任务，使接种率上升到98%，圆满地完成了接种任务。

3.3 提高了疫苗接种及时率，降低相应传染病的发病率 由于实行了儿童预防接种档案信息微机化管理，使我们在日常工作中，对未种儿童的查询更加及时，对各种疫苗接种的管理安排更加科学。因此提高了疫苗的接种及时率，特别是显著提高了流动儿童的疫苗接种率，降低了相应传染病的发病率，取得了极大的社会效益和潜在的经济效益。

4 小结

篇5

传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。ERP系统实行后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，因此为会计档案赋予了许多新的特点。

在传统会计实务理念下，会计记账凭证必须连续编号，《会计基础工作规范》中规定，“填制记账凭证时，应当对记账凭证进行连续编号”。一般将记账凭证与原始凭证一起管理，即记账凭证从系统中打印出来后与原始凭证装订在一起，称为“统一管理”模式。而ERP系统下则产生了与之对应的“分类管理”模式，包含了纵向分类管理和横向分类管理两个方面。首先，由于ERP系统下所有业务按流程管理，因此，一些主要的业务模块产生的记账凭证编号就可以单独分类别连续编号，即纵向分类管理。纵向分类管理为ERP下的复核和审计提供了一个极好的管理平台，使相关人员可以按业务类别对相关凭证进行快速追溯。其次，ERP系统下会计凭证的概念与传统会计实务下会计凭证的概念已有所区别。ERP系统下的会计凭证一般应分为手工原始凭证、电子基础凭证和会计记账凭证，会计记账凭证在计算机中存在的状态也与传统会计实务不太一致。以x厂为例，其现阶段的会计凭证分为集成凭证(计划部门、天然气销售等)、超级用户凭证、财务中心日常业务生成凭证等。ERP系统下的会计记账凭证在计算机中一般不可能仅仅以会计分录的数据形式存在，还包含大量链接信息和集成数据信息，通过这些信息与电子基础凭证进行关联，其中包含大量的企业采购、生产销售等其他经济活动信息。会计记账凭证实际上是企业的经济活动信息在财务上体现的一个链接和集成平台，而这个平台无法打印在纸介上与相关原始凭证一同管理，因此必须将原始凭证从打印的记账凭证下分离出来，单独编号，并通过记账凭证属性项下的编号信息与手工原始凭证进行链接，形成横向分类管理。这种横向分类管理使会计记账凭证的电子存储成为可能。

传统会计实务下的会计账簿和会计报表是一种独立的数据的概念，并不是实时数据，仅仅是对财务数据在一定时点或时期的反映形式，这些数据一旦形成，就不再需要其他数据的支持。即当一定时期的账簿或报表形成后，即使凭证数据转移或丢失，账簿和报表数据依旧存在，而且不会发生任何变动。在这种情况下，会计账簿和报表不但会占用大量的存储空间，而且不利于数据信息的实时更新。而ERP系统下，会计账簿与报表已经与其他各种查询一样成为由基础数据支持的表格输出形式。这种形式下，数据能够实时更新，查询数据及时准确，不存在因缺少个别系统管理步骤而引起查询数据不及时的情况，因此，传统“记账”这一过程也就不复存在。当然，在这种情况下，系统也对数据安全性提出了更高的要求，因为一旦基础数据存在差错或丢失，就会使后续的查询产生连续性差错，从而造成会计信息的失真，并给企业生产经营带来不可估量的损失。

ERP系统下的会计档案有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为企业或部门决策者提供可靠的决策依据；可以分析出本单位、本部门甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势，使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的行为规范，改善经营管理，提高经济效益；还可以利用EKP系统下的会计档案的数据设计出有利于管理与决策的数据模型，建立一整套完善的决策支持系统；以实现会计档案的再利用。

篇6

关键词：

档案管理 ERP 一般性 特殊性

一、ERP项目档案管理的一般性分析

一般而言，ERP项目的实施主要分为初次调研阶段、系统培训、制定蓝图、确定编码规则、主数据收集、流程测试、期初数据导入、上线支持八个阶段，一般性的档案管理，就是将这八个方面产生的资料进行收集、整理、归档。这样的档案管理不能深层次的体现ERP项目的档案精髓。

二、ERP项目档案管理的特殊性分析

文档随着ERP的实施而逐渐完善，同时也反映了整个ERP实施过程。文档管理是项目管理的核心。虽然ERP项目具有大多数信息化项目档案管理的一般性，但同时也具有很多它的特殊性，这也给ERP项目的档案管理提出更高的要求。这些特殊性主要体现在：(1)需要比一般项目开展更多更细致的前期研究工作和配套准备工作，这些工作将形成比其它类项目更多的档案资料，并具有较高的档案价值。如果忽视对这部分资料的归档，将失去较多的档案件。(2)ERP项目开工前要举行正式的项目开工大会，要求参加人员的层级高、规模大，会议准备的文献要求程度高，这些纲领性文件资料，是很宝贵的档案源，需要及时预归档案处理。(3)与其它大部分的信息化项目不同，ERP项目建设中需要设计成套的蓝图资料，这些都是后期技术开发、人员培训、系统应用管理的主要依据，是极为重要的档案源，必须高度重视其归档管理。(4)ERP系统内部的整体业务架构、模块创建、块间逻辑关系、系统实现方式等极为复杂，在业务模型向技术实现转化、系统成型过程中的各类测试和改进优化等，都将产生很多相应的特殊资料（如多版本），也是重要的档案源需要加强管理。(5)ERP系统上线前的数据整理和主数据界定等都是难度大、涉及部门和单位多的事项，还涉及采集标准问题、数据规划问题、数据多元审核问题等等，产生的档案资料完整性、准确性比其它系统要求高且复杂，需要高度重视其资料的归档管理。(6)ERP系统的应用管理环境宽广和层级多，各项业务都的本质都是与人、财、物等企业核心管理要素打交道，控管要求在所有系统中层级最高，标准最严格。系统的技术功能需要与企业的内控体系密切融合，增加了系统实现的难度和增加了许多特殊的档案资料，需要纳入归档范围。(7)ERP系统上线的准备工作复杂且工作量巨大，其中人员培训工作，涉及岗位构成复杂、数量大、培训材料与手册构成多样、培训教件多样、考核标准多样等特殊性，产生大量相关资料，有长期的档案价值，需要完整的归档处理。(8)ERP系统上线、双轨向单轨切换的多层级申请与审批资料的归档。(9)ERP系统上线后的双轨运行评估资料、单轨切换有关资料归档，ERP系统上线后成功运行的标志物归档。(10)ERP系统上线应用的运行与维护期产生的相关资料的归档。(11)ERP系统全部安全管理的资料归档。(12)其它有特殊性的具有档案价值的资料归档。

三、ERP项目中解决档案的一般性与特殊性管理的主要对策

(1)提前学习研究和掌握项目运行规律，结合项目的一般性和特殊性，制定ERP项目档案管理细则并认真执行。(2)ERP项目中的特殊性所涉及的业务性和技术性都很突出，档案源点的庙宇和档案物的跟踪管理，需要项目领导者在人员匹配、档案管理指导和监督管理方面多下功夫。(3)ERP项目产生的档案资料，要随项目进程伴随性预归和相应档案化处理，不能全部留在项目尾期收归。在正式归档前的阶段，要确保档案物的齐全。(4)ERP项目的档案管理的首要条件，要确保项目档案管理人员的稳定性和专业化能力培养。项目的档案工作主管领导为项目档案管理创建必要的工作条件。(5)对于项目档案管理遇到的新情况新问题，项目领导应及时组织解决。

四、结束语

总之，ERP项目档案管理的一般性和特殊性研究应该在项目管理实践中试用和总结完善，形成有推广应用价值的管理体系，提升项目档案质量。

作者：吕微 单位：吉林油田公司信息中心

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一、档案管理现状中的问题

（一）规范管理意识差，不重视档案管理。临沂市妇女儿童医院内部可以细分出很多部门，但是医院比较重视医疗、财务、行政等部门，因为通常这些部门都是医院的主心骨，医院的核心发展力几乎是由这些部门掌控着。而档案管理部尽管也属于独立的部门之一，却没有得到应有的重视。这是因为医院本身属于需要盈利的机构，而档案管理部并不能为医院获得直观的经济利益，它的价值是无形的。正是由于以上原因，导致医院内部形成了不重视档案管理部的风气，即便是档案管理部的工作人员自身工作时也比较随意，没有展现出足够的重视度。（二）缺乏完善的档案管理制度。临沂市妇女儿童医院尽管有独立的档案管理部，但是没有统一的档案管理规章制度。规章制度通常是某一项工作执行的标准，缺乏完善的规章制度，就意味着工作人员没有统一的工作标准。这导致他们在工作中没有计划也没有纪律，工作内容十分随意。这样的工作状况带来的直接后果就是工作效率低下，一旦出现紧急需求档案的情况，档案管理部就会十分混乱。而且这样的工作状态可能在短期内并不存在什么大的问题，但是长此以往，难免会出现小问题，小问题积累多了就会变成大问题。（三）档案工作管理人员业务能力不高。临沂市妇女儿童医院档案管理人员总体专业素质并不高。一方面，由于医院本身并不重视档案管理问题，因此并没有聘请专业的档案管理人员进行档案管理，而是随意聘请一些人员负责处理档案管理的工作。另外，医院也没有给这些工作人员提供学习更多专业技能的机会，这导致档案管理工作人员的工作水平停滞不前，没有什么进步。而档案管理专业本身已经发展出许多先进的工作技能，医院档案管理人员的专业水准远远落后于时代标准。（四）档案管理部的基础设施陈旧。当今世界是信息化时代，网络技术的发展促进了许多行业的革新，档案管理行业也受到了不小的影响。不少医院已经将先进的信息档案管理系统引入医院的档案管理工作中，这在一定程度上减轻了工作人员的工作负担。但是临沂市妇女儿童医院目前仍然在使用传统的人工档案管理方法，这占用了很多人力资源。另外档案管理工作的工作环境很重要，部分档案的机密程度比较高，需要良好的保存环境，并且由于档案材料的特殊性，必须重视防水防火。而临沂市妇女儿童医院当前的档案管理设施比较陈旧，已经使用多年，存在较大火灾隐患。

二、档案工作规范化管理的路径

（一）重视档案管理工作，提高档案管理意识。临沂市妇女儿童医院的领导应当重视档案管理工作，在全院范围内开展宣传档案管理重要性的工作，让每一个医院工作人员都意识到档案管理工作的重要性，尤其是领导团体，应该起到带头作用，在日常会议中强调档案管理工作的重要性，给予档案管理部足够的尊重。（二）建立完善的档案管理制度。临沂市妇女儿童医院内部领导班子应该召开专项会议，制定科学合理的档案管理工作制度。在制定工作制度时，可以参考国家档案管理条例的规定，或者派遣专门的参观者去其他优秀医院进行考察，借鉴其他医院的制度。（三）建设专业的工作团队。临沂市妇女儿童医院领导应该首先对现在在职的所有档案管理工作人员进行统一的技能检测，统计检测结果，先淘汰专业技能过差的工作人员。其次应该确定档案管理工作具体的工作人选，不能再出现过去的人员流动情况，确保工作人员的固定性。最后，医院领导应该重视工作人员的培训工作。（四）创造良好的档案储存环境。临沂市妇女儿童医院领导应该对档案管理部的基础设施进行一次大清查，放弃使用其中已经老化严重不能使用的设施，重新购买新的设施。投入资金引进先进的信息管理系统，组织档案管理部的工作人员对之前所有的档案归类整理，然后逐步录入全新的信息管理系统，提高工作效率。

三、总结

临沂市妇女儿童医院虽然有从事档案管理工作的人员，但是工作现状中存在诸多不合理的地方，硬件设施、工作团队、工作制度都没有达到高标准要求。医院领导应该对症下药，针对问题提出解决措施，从而促进医院的繁荣发展。

作者:褚福晓 单位:临沂市妇女儿童医院

【参考文献】

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一、引言

社会福利，即针对特殊人群专门设定的社会救济。而社会福利档案管理是对社会福利院专门进行审核、审批等管理的服务性工作，用于对文字、图表、声像、电子数据等进行保存和记录。档案管理工作是社会福利院的重要环节，也是最基础的工作。一旦档案管理中出现问题，直接涉及到职工、院民的自身利益，因此，档案管理工作关系到特殊群体的切身利益，其地位不容忽视。本课题针对社会福利档案管理的内容、方式等展开论述，以期促进我国的档案管理工作。

二、社会福利档案的基本内容

所谓社会福利档案，即通过审批和管理，保存社会福利中有价值的文字、图表、声像、电子数据等等，主要包括文件审批和日常管理。以下是通过不同领域对社会福利档案进行分述：

1.社会救助档案。社会救助档案是指各民政部门通过审批，对需要帮助的群体进行救助，由各乡镇人民政府和居委会提供证明材料，本人提供申请书并提交身份证复印件等。社会救助档案的主要职责就是对提交的所有材料进行审核和审批，制作汇总表格以及进行阳光救助活动的记录并对其进行归档。

2.社会福利养老档案。社会福利养老档案是指由政府民政部门对符合社会养老的群体进行审批，由相关的职能部门对申请者进行调查制定调查表，对申请书和法人登记进行证明，对社会福利养老机构进行汇总并制定相应的表格，审核申请人的情况，对提供材料进行归档。

3.残疾人福利服务档案。残疾人福利服务档案是指对残疾人的康复治疗等活动进行记录的有保存价值的相关材料。

4.孤残儿童救助档案。孤残儿童救助档案是指对先天性残疾儿童和后天因素造成的残疾儿童进行康复治疗活动中，委居会和乡镇部门提交的证明材料和医院提供的诊断证明，还有法定监护人户口簿或身份证复印件等，汇总的日常救助工作和儿童救助活动记录等材料的归档。

三、社会福利档案管理方法

1.重视社会福利中档案工作的重要性

当前，我国一些社会福利院，尤其是新建的一些福利院，没有完全重视档案管理的重要性，使我国的社会福利院档案管理内容不齐全。或是只重视对红头文件等的手机，完全不顾其他相关文件的收集和管理；或是只针收集上级部门发的文件，不顾其他文件，等等。总之，我国现阶段在社会福利院档案管理中存在很多不利因素，这就要求相关的档案管理工作者注重档案的收集，将档案的管理工作与社会发展相融合，促进和推动我国的社会福利档案管理工作，实现其社会价值。

2.分析当前档案管理不齐的原因，强化对档案的收集和管理

作为档案管理工作者，首先要有思想上的觉悟，端正态度，检讨并分析当前档案管理不齐的可能原因，落实社会福利档案收集和管理，采取相应措施改善存在的问题。对于管理人员来说，要对自己的工作有高度的责任心，重视工作中的细节，明确自己收集到的文件材料，并进行整理，对发放的资料和文件要严格把关，对资料和文件进行查对和审核。对上级下发的文件，确保整个登记、审查、审批等过程严格进行。要制定相应的管理政策和制度，做好年度归档和移交进室工作，确保文件齐全。

3.将收集社会福利事务档案范围扩大

目前，我国的福利院档案管理工作者相对来说属于紧缺状态，因此，相应的档案收集范围也不是很大。由于社会的不断进步，社会福利事务工作范围越来越广，对工作人员的要求也越来越多，需要收集的社会福利资料较多，基本包括社会福利事务、文书、康复教育以及专用档案，而其中需着力加强的是社会福利事和专用档案。由于资料收集的不完全，缺失的文件也较多，对于一些比较重要的档案，例如征用土地通知书收集不完全，档案室没有总体的管理措施，都是以部门为主，导致一些有价值的档案严重缺失。或由于档案管理部门的人动，档案收集和管理中间有间断环节，最终导致一些档案的缺失和不齐。因此，档案管理工作的范围要在原有的基础上不断扩大，做到管理齐全。

四、社会福利档案管理工作的意义

1.为一些决策提供准确的信息，提升我国的社会福利服务水平

当前的社会福利档案管理工作，在原先独立、分散的各社会福利部门档案管理基础上，将各社会福利档案材料进行规整和管理，这充分体现了我国社会福利档案管理工作的真实面貌。经分析可以发现当前工作中的不足，不断总结经验，提升我国的社会福利服务水平，为一些决策提供准确的信息。

2.推进民生档案管理工作， 改善民生，促进社会和谐

在加快和改进我国民生问题的基础上，国家档案局一些列政策，要求确保我国民生档案的完整性，让档案管理推进民生发展，因此，要合理规范我国的民生档案管理工作。

3.以开放的档案管理体系，发挥社会福利档案作用

当前的档案管理工作是通过各部门自行管理进行的，也就是结构层次上相对来说不统一，整体整体功能无法优化。档案管理体系应当进行动态开放，进行综合性管理，不断提升民政机关监督管理职能，扩大社会福利档案面，进而推进其社会效益和经济效益。

4.实现档案信息的电子化管理

社会福利档案管理通过标准化和规范化管理，进一步实现社会福利档案信息的电子化管理。

五、结语

随着我国社会福利事业的不断发展，社会福利档案管理工作也在不断提升中。社会福利档案管理应以科学发展观的形式，不断提升管理模式，进行统一规范的管理，拓展管理领域，为我国的社会福利事业发展做出更大的贡献。

参考文献：

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档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。一直以来，在我国对档案管理工作中存在普遍的偏见，认为其是“形式工作”“机械劳动”，甚至将档案管理工作人员称之为“半退休式工作人员”。总之，目前我国对档案管理工作未给予足够的重视，对于妇幼保健与计划生育档案同样如此。因此，应当提高各级领导对妇幼保健与计划生育档案管理工作的认识，充分认识到妇幼保健与计划生育档案管理工作的重要性，将妇幼保健与计生档案管理工作纳入主要工作议事日程中去，在年度经费预算上，给予此工作足够的经费支持，将档案管理工作放到各级妇幼保健计划生育服务中心年终考核中去。

二、 明确计划生育与妇幼保健档案管理的目的与任务

对于档案管理工作人员而言，其最基本的职业责任是保证档案管理的及时性、安全性以及完整性，同时这也是档案管理工作的主要目的之一。对于妇幼保健与计划生育档案管理工作人员应当保证所管理的妇幼保健与计生档案的完整性――不被损坏，做到所管理档案的安全性――不丢失，同时还应担保证所管理档案的有序性――规律摆放，不凌乱。

三、加强计划生育与妇幼保健档案管理工作制度的建设与完善

对于任何一项工作，建立健全相应的工作制度是保证工作保质保量有序完成的关键。对于妇幼保健与计划生育档案管理工作而言，建立健全一套有效的档案管理制度，是做好与促进档案管理工作规范化的前提之一。对于档案管理工作人员而言，其管理的对象是数量庞大、凌乱、毫无规律的纸质材料，档案管理工作更是一项琐碎杂乱、大量消耗体力、脑力的工作，如果没有成熟的规则制度对工作内容及工作人员进行必要的约束，就会造成档案管理工作的杂乱无章。所以各级妇幼保健计划生育服务中心应当依据自身实际情况，建立和完善一套适合自身的妇幼保健与计划生育档案管理工作。同时，上级领导部门也应该加强对妇幼保健计划生育服务中心档案管理中心的指导与监督，使得档案管理形成一套科学合理的管理制度，促进妇幼保健与计划生育档案管理工作责任化、细心化、标准化和规划化。

四、加强计划生育与妇幼保健档案管理工作人员的专业素质培训与考核

虽然目前可以通过计算机辅助管理档案，但是就目前实际情况而言，人依然是妇幼保健与计划生育档案管理工作的核心。为加强妇幼保健与计划生育档案管理的质量与效率，一方面必须吸纳一批对档案管理具有创新思想、技术熟练、专业技能高的专业人士进入妇幼保健与计生档案的管理的工作岗位上；另一方面，应对现有妇幼保健与计划生育档案管理工作人员进行业余培训，定期对其工作进行考核，建立档案管理工作人员的奖惩制度，改善目前档案管理工作人员懒散、消极的工作态度。

五、 树立计划生育与妇幼保健档案管理的法制意识

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中国社会福利制度是指政府出资为那些生活困难的老人、孤儿和残疾人等特殊困难群体提供生活保障而建立的制度。社会福利服务机构的档案管理是对社会福利服务基层机构专门进行审核、审批等管理的服务性工作，用于档案形式进行保存和记录。其大体可分为社会救助档案、社会福利养老档案、残疾人福利服务档案、孤残儿童救助档案。档案管理工作关系到社会福利团体的切身利益，其作用不容小觑。

1 社会福利档案管理工作的意义

一是可为领导决策提供准确信息。目前我国社会福利档案管理工作比较不规范，急需进行专业系统的梳理工作，才能提炼出有价值的档案数据信息，为今后领导决策提供信息参考。二是可以推进服务民生的福利档案管理工作，在加快和改进我国民生问题的基础上，形成针对特殊困难群体的档案数据记载，从而推进特殊人群信息管理的规范化，更好为促进民生服务。三是以开放的档案管理体系，发挥社会福利档案作用。当前的档案管理工作不够协调，结构层次相对不统一，整体功能无法优化，福利服务机构档案管理应当扩大社会福利档案面，进而推进其社会效益和经济效益。

2 社会福利档案管理的工作内容

社会福利档案工作包括社会福利、救助管理、殡葬管理、收养登记、福利企业资格认定及年检、相关单位的项目建设和一些临时性的工作，工作对象参差不齐，涉及到许多政策法规，每项工作都独立成块。在这种情况下要做好工作，必须熟悉相关的政策法规，了解工作对象的特征，提高工作效率。

一是我们将所有的档案资料进行规范分类，即直属单位、国办福利机构、民办福利机构、福利企业、殡葬管理、救助管理、政策文件、项目建设和专项工作。每一个子类就是一个卷宗，主要保存该单位的工作情况资料、规章制度、得奖情况和上级对其指导检查的情况等。二是做好收发登记工作，对收到的文件和本级下发的文件，按上述分类标准归档录入，收文录入的内容包括收文时间、发文单位、文件标题、文号、目录号和案卷题名；发文录入的内容包括发文时间、文号、文件标题、签发人、目录号、案卷题名、主送单位和抄送单位。目录号就是分类中的大类，如直属单位，福利企业等，案卷题名就是大类下面的子类。三是做好编制目录。对于收（发）文录入，我们是按照年度进行录入的，即一个年度为一个文件名，每个大类（目录号）下面的子类（案卷题名）中保存有哪些文件。同时，我们还建立了一份“卷内文件目录”，卷内文件目录中录入了所有档案资料的目录内容，通过excel表格提供的搜索功能，可找到需查找的文件。另外，还应制作了《报送资料登记表》，对科室发出去的文件的报送时间、题名、接收单位、签收人进行登记。《传真记录》和《重要电话记录》对接（打）传真和电话进行记载。

3 加强社会福利服务机构档案管理工作的对策

1、高度重视社会福利服务机构的档案工作

当前，我国一些社会福利服务机构，尤其是新建的一些社会福利院，没有完全重视档案管理的重要性，使我国的社会福利院档案管理内容不齐全。或是只重视对红头文件等的手机，完全不顾其他相关文件的收集和管理；或是只针收集上级部门发的文件，不顾其他文件，等等。总之，我国现阶段在社会福利院档案管理中存在很多不利因素，这就要求相关的档案管理工作者注重档案的收集，将档案的管理工作与社会发展相融合，促进和推动我国的社会福利档案管理工作，实现其社会价值。

2、强化对社会福利档案的搜集和管理

作为社会福利管理服务机构的档案管理工作者，首先要有思想上的觉悟，端正态度，检讨并分析当前档案管理不齐的可能原因，落实社会福利档案收集和管理，采取相应措施改善存在的问题。对于管理人员来说，要对自己的工作有高度的责任心，重视工作中的细节，明确自己收集到的文件材料，并进行整理，对发放的资料和文件要严格把关，对资料和文件进行查对和审核。对上级下发的文件，确保整个登记、审查、审批等过程严格进行。要制定相应的管理政策和制度，做好年度归档和移交进室工作，确保文件齐全。

3、扩大社会福利档案范围

目前，我国的福利院档案管理工作者人数相对不足，因此，相应的档案相关收集范围也不是很大。由于社会的不断进步，社会福利事务工作范围越来越广，对工作人员的要求也越来越多，需要收集的社会福利资料较多，基本包括社会福利事务、文书、康复教育以及专用档案，而其中需着力加强的是社会福利事和专用档案。由于资料收集的不完全，缺失的文件也较多，对于一些比较重要的档案保存不够完善，档案室没有总体的管理措施，都是以部门为主，导致一些有价值的档案严重缺失。或由于档案管理部门的人动，档案收集和管理中间有间断环节，最终导致一些档案的缺失和不齐。因此，档案管理工作的范围要在原有的基础上不断扩大，充分利用网络化技术和信息化技术，通过先进计算机的帮助，加快涉及社会福利服务机构相关档案的搜集和管理，力争做到管理齐全。

4 结语

传统档案是当时当事直接使用的文件资料转化来的，并非事后不使用另行编制的，现阶段我们必须看到信息化档案和数字化档案对我们管理工作带来的收益，充分利用数据化技术可以提升我们服务水平。同时社会福利和社事务工作需接待大量咨询人员，此管理方法能迅速地查找到咨询人所需的资料，也能为同类单位提供资料借鉴也是提高服务质量的表现。随着我国社会福利事业的不断发展，社会福利档案管理工作的能力和水平也在不断提升。社会福利档案管理应以科学发展观的形式，不断提升管理模式，进行统一规范的管理，拓展管理领域，为我国的社会福利事业发展做出更大的贡献。

参考文献

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由于医疗用房的紧张，医院存放档案的地方也十分有限；医院文书档案职责不明,管理不完善，医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合，与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。

（二）医院办公室文书档案意识薄弱

长久以来医院多偏重病案档案，医院文书与文书档案相对于病案档案来说,医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值,相关的科室对于文书档案也是只保存不利用,有效资源的利用率下降，浪费程度极其严重，不能达到预想的可观状况。

（三）医院在文书与档案工作中存在的不规范现象

现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如：版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。

（四）医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高

目前，我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识，责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象，不符合办公室文书档案管理的规范准则。

二、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施

（一）强化医院文书档案管理工作的规范衔接

实现文书、档案工作一体化，要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关，实现标准化和规范化，在公文办理完毕后，应及时整理立卷及归档。

（二）提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识

医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进，办公现代化是社会发展的必然趋势，信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。

（三）提高医院文书档案管理工作人员的积极性

健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关，增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情，提高实事求是的工作态度，及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。

（四）建立医院文书归档的制度

具体到一个立档单位，不仅要真实、客观，要有归档的时间、范围、要求，保证文件的完整。文书档案整理的内容：档案的系统化（档案的分类、案卷的排列、档号的编制）和基本编目（编制案卷的目录）。

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1 救助遣送档案管理工作存在的问题

1.1 救助人员甄别难，档案建立困难

按照《办法》、《细则》规定救助站的职能是为城市生活无着的流浪乞讨人员提供食宿、返家等帮助，而流浪乞讨人员向救助站救助时，应如实提供本人的真实情况。事实上，我们无法甄别其是否流浪乞讨，全凭救助人员自述，说穿了就是任何人都可来救助，只要说流浪乞讨、皮包被偷抢，就可住上10天，有的还住上3个月、半年的，有饭吃，有房住，还要为其买票送回家。救助站一年来接待的人员中，有15%找不到相关救助的依据的；被偷、被抢、被骗人员占50%；外来深圳务工不着占20%；还有滞留当地的无依无靠的港澳台和外籍人员；有、上访、上诉人员；有因家事纠纷离家出走或被丈夫赶出门的妇女和婴儿。这些人身无分文，在无亲友投靠，生活无着，所以，对于救助管理建立档案这个问题就比较难办理，救助站很难建立档案。

1.2 对于重复流浪人员重复建立档案

铁路发达的地方也成为许多流浪儿童的聚集地。人流浪呈现两大趋势：第一，原发性流浪乞讨，包括家庭、社会等因素造成的单一性、首源性流浪乞讨；第二，重复流浪，原因包括二次救助及家庭问题没有解决、原户籍地留不住、监护人逃避责任等。而且还有一部分人，就想不劳而获，例如，深圳福田区有一位单身女性前来救助站救助，要求提供临时食宿。但这一住就至今在站内居留11个月，把救助站视为“安家居”。在留站期间，其父亲、姐姐和户籍所在街道办都前来接她回家，但这位女受助人就拒不离站，执意提出要政府安排工作才肯回家。在受助期满的人员中，不少人出站后找不到工作，又返回要求救助；有的白天出去找工，晚上回来站里食宿。有一位长期从事社会学工作的教授说，今天的救助站已成为流浪乞讨人员的“招待所”、“旅游中心”、“分析比较研究室”。

1.3 《办法》和《细则》对救助对象的界定不够明确，太过原则，建立档案困难

在贯彻《办法》和《细则》中，第一线救助工作人员都对救助对象的规定感到很棘手，无法弄清什么人是应救助的，什么人是不应救助的。他们同说：“在《办法》中规定救助对象是城市生活无着的流浪、乞讨人员”，这是指城市生活无着的流浪人员和“乞讨人员”两种，还是指城市生活无着的流浪的乞讨人员“一种”；而什么叫“生活无着”？农民从农村进城务工，刚到城市，没有找到工作前，既没有地方住，又没有钱用，这是否可视作生活无着的流浪人员？城里靠捡垃圾、捡破烂为生的人员，算不算是生活无着的乞讨人员？《细则》第二条规定：“城市生活的流浪乞讨人员是指因自身无力解决食宿，无亲友投靠，又不享受城市最低生活保障或者农村五保供养，正在城市流浪乞讨度日的人员。虽有流浪乞讨行为，但不具备前款规定情形的，不属于救助对象。”这些规定太过抽象，不便执行。不要说这些人不愿意向救助站救助，就是进了救助站，要弄清其是否享受城市最低生活保障或者农村五保供养，没有一段时间，也难以弄清楚。这些对于建档工作是非常困难的。

2 救助遣送档案管理工作的建议

2.1 造册登记勤管理

以属地管理为原则，对全市甚至全省的流浪乞讨人员造册登记；对所登记的流浪乞讨人员进行甄别，并指给出路：1）组织有劳动能力的乞丐做公益劳动（如清扫街道、维护绿化等），挣够路费后，送回原籍。2）对丧失劳动能力的残疾人，给予长期供养。3）对职业乞丐者无条件遣送，并留案底。4）对受害的儿童给予无条件解救，并安排其日后的学习和生活。5）坚决打击残害妇女儿童者、坚决打击乞丐头和黑帮组织；所有乞丐，都必须纳入救助站的管理。各区设立乞丐清洁间，给乞丐提供洗澡、洗衣服的地方；对乞丐定期做防疫检查，以防止传染病的传播和蔓延。

2.2 建立档案审查系统

政府有关部门有责任对乞丐身份进行鉴定。“如果是假乞丐，用假资料、假方法要钱，那他的行为就属于欺诈，积累到一定数量就可以治罪判刑的。政府应该启动一个档案审查系统，给乞丐验身，比如某地的挂牌乞讨，由民政部门出证，而且一定要防伪。一个城市内可有一个联网的系统，对乞讨者的身份登记入册，如果乞讨者在一处被发现做假，他转移到别的区的时候在网上，执法人员可以查到资料，以此为由对其进行强制管理。除有纸质档案外，专门开发“民政社会救助管理平台”系统软件，与镇乡（街道）进行联网，将名册、相关资料输入计算机管理，完成救助工作档案的数字化处理、网络化传输，实现社会救助业务网上受理审批，资金和人员的动态化管理，社会救助档案查找利用十分方便。在提供纸质档案的同时，也提供计算机信息服务，实行了档案资料双套制保存，确保社会救助档案信息和系统的安全。

2.3 救助派遣建档后的工作

为了防止救助派遣后流浪乞讨人员的重复流浪，重复建档，民政部门推出了随访制度，一方面帮助解决返乡人及其家庭生活困难，另一方面指导督促家庭履行监护责任和抚养义务，对拒不履行监护义务的监护人，制定一系列的教育措施并保留上诉的权利。目前，这种跟踪式的落实方法安置了多名流浪乞讨人，没有再出现重复流浪现象。另外。救助管理站可以在媒体上公开招募爱心教师，为流浪儿童安排法律、文艺等方面的课程，帮助他们更好地融入社会；与附近大学开展合作，定期安排志愿者、义工前来与孩子们进行沟通互动；并且，救助管理站与大学建立合作关系，为父母抛弃、丢失的流浪儿童进行DNA检测、设立基因卡，并在网站公布，利用现代化手段服务寻亲安置工作。

总之，档案管理工作是救助遣送管理工作的基石，是提高救助工作质量和工作效率的必要条件，是维护社会稳定和谐的一项重要工作，科学规范的管理档案，是衡量救助工作业绩与管理水平的重要尺度。救助人员档案记载着这个自愿求助，无偿救动的原则。对生活无着的流浪乞讨人员和急需帮助的人提供了第一手资料，是接待求助人员、未成年人，护送返乡人员的最好记载。

参考文献

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收养登记档案是指收养登记机关在依法办理收养登记过程中形成的记载收养当事人收养情况，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。收养登记档案由各级民政部门实行统一管理。

总体来说，收养登记档案的归档范围有以下几项：

1.1 成立收养关系登记材料。主要包括收养登记申请书、询问笔录、收养登记审批表、法律所规定的证件和证明材料、收养登记证复印件、收养协议等。

1.2 解除收养关系登记材料。主要包括解除收养关系证明复印件及法律所规定的各项证明材料等。

1.3 撤销收养登记材料。主要包括收缴的收养登记证或因故无法收缴登记证而出具的相关证明材料等。

2 现阶段收养登记档案管理存在的问题

2.1 收养登记档案管理力量薄弱，管理水平不高。一是部分收养登记档案的管理人员，尤其是区县等基层民政部门的收养登记档案管理人员，由于没有经过专业的档案知识培训，专业素质不高，对档案的重要性、管理要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不熟悉，档案收集意识淡薄；二是收养登记档案管理队伍稳定性差，人员流动性大。档案人员因更换频繁，新档案员未经过培训就“仓促”上岗，缺乏开展档案工作必备的专业知识和能力。三是很多档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，往往只是将材料放入档案盒，不能及时整理归档。管理力量的薄弱，严重影响了档案管理水平。

2.2 对收养登记档案管理的重视不够。部分基层民政部门的领导，包括部分档案管理人员，对收养登记档案管理工作的认识不够，或者在认识上有误区，收养登记档案管理不但难以达到要求，还可能产生管理混乱，归档的材料不准确、不全、丢失等现象。

2.3 档案管理硬件不合格，设施不齐全。个别基层单位档案室硬件环境不合格，设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差，有些单位甚至没有专用档案室，或者档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的单位必备的档案工具都不能购置齐备。这些都影响了收养登记档案管理标准化和规范化。

2.4 档案工作管理制度不健全，措施不得力，执行不到位。档案工作管理制度应规范、健全，各种措施要明确、具体，实际执行中要严格、到位。但实际情况往往并非如此，很多制度未完全建立起来，存在着得过且过、满足于应付的现象。

3 搞好收养登记档案管理的对策

3.1 提高收养登记档案管理人员素质。档案管理的水平高低，很大程度上取决于档案工作人员的思想素质和业务素质。要加强收养登记档案管理工作的队伍建设，把政治可靠、作风正派、责任心强的同志抽调到档案管理队伍中来，加强对他们的培养和教育，充分激发出他们的工作热情和创造性，掌握科学管理的原则和方法，提高档案质量。

3.2 加强档案室硬件建设，采用信息化管理手段。要努力吸收当代科技新成果，大量采用管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。