档案工作规范化管理范文

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一、高校档案工作的地位及要求

高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划[1]。从1987年4月23日原国家教委、国家档案局的《关于加强高等学校档案工作的几点意见》（〔87〕教办字016号）[2]、1989年10月10日国家教育委员会令第6号的《普通高等学校档案管理办法》[3]，到现行的2008年8月20日的中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）等一系列直接针对高校档案工作的法规性文献，历来都重视高校档案管理工作。《办法》强调了高校档案工作的重要性并提出了明确的要求：档案工作作为高校工作的重要组成部分，是高校一项不可或缺的基础性工作，要与高校整体发展同步。

二、规范高校档案工作的意义

1、明确高校档案工作领导体制

《办法》在总则中明确规定：“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。”“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。”并首次指明了“高校档案工作由高等学校校长领导”，规范了高校档案工作行政领导和业务指导体系，健全了高校档案工作的领导体制，使高校档案工作的行政管理和业务指导都有了明确的主体：高校档案工作在行政管理上接受国家教育行政部门和省、自治区、直辖市教育行政部门的领导；业务上接受国家档案局和省、自治区、直辖市档案局的指导、监督和检查。教育和档案行政部门相互配合，共同组成和谐的行政主管、业务指导的管理体系，有利于高校档案工作的规范和发展。

2、保障高校档案机构建设

国家规范高校档案管理的重大举措，就是保障了高校档案机构设置，如《办法》明确了高校档案机构的设置条件，指出未设立档案馆的高校应当设立综合档案室，并规范其职责，为开展高校档案工作提供了组织保证。

3、促进高校档案人才队伍建设

专职档案工作人员，是高校档案工作的基本力量，高校档案馆（室）必须配备与本校档案数量和工作任务相适应的一定数量和较高素质的专职档案工作人员，保证档案工作正常有序的推进，保持档案工作不断发展的活力。针对高校档案工作人员学历职称层次偏低、专业结构不合理、队伍不稳定、缺乏掌握现代技术的管理人才等问题，《办法》规范了高校档案馆（室），应当配备具有档案专业知识、相应科学文化知识以及现代化管理技能的专职档案人员，并实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。这些相关条文，规范了高校档案人员配备的要求及待遇，反映出国家对高校专职档案人才队伍建设的关心和重视，为高校档案人才队伍的稳定和提高起到了至关重要的作用。

4、使高校档案管理有章可循

高校档案管理相关的规范性法规文件的颁布实施，适应高等教育发展的需要，符合高校档案工作实际，是推进依法治校、依法治档，规范新时期高校档案工作制度化、科学化发展的重要依据。如教育部和国家档案局为规范高等学校档案工作、提高档案管理水平、有效保护和利用档案出台的《办法》，四川省教育厅、四川省档案局制定的《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》，为高校档案工作规范化管理提供了可靠的法律保障。

5、确保高校档案工作可持续发展

为了改善高校档案工作的发展环境，《办法》提高和强化了高校档案工作的地位与作用，主要从高校档案工作的定位、领导体制、管理体系、机构设置与人员配备、档案管理与利用以及档案工作经费、档案库房建设和档案设备配置等各方面强化了高校档案工作有效运行的条件保障。这些相关的法规文献，既适应了高等教育改革发展的需要，又符合高校档案工作建设发展的实际情况，有利于高校档案工作的规范化、档案管理现代化、档案资源信息化、档案利用知识化、档案传递网络化，能确保高校档案事业的健康和可持续发展。

三、高校档案工作规范化管理的有效途径

1、强化意识，更新观念——人性化是前提

要规范高校档案工作首先必须强化法制意识，牢固树立依法治档、依法管档观念，并以人性化理念管理高校档案工作。

高校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录[4]。高校档案的内涵，决定了高校档案工作具有长期性、连续性、持久性、系统性的特征。时间在流逝，历史在积淀，档案在递增，资源在积累，载体在变化，人员在更替，在这样一种动态工作过程中，如果没有合理的管理制度与政策法规来规范高校档案工作，其后果不堪设想。同时，规章制度的制定与实施必须以人为本，贯彻人才兴档、人才强馆理念：一方面，既要约束我们的档案管理者，规范档案管理行为，又要尊重知识、尊重人才，充分调动与激发档案人的主动性与积极性；另一方面，要对利用者提供人性化的服务，才有利于高校档案资源体系建设和档案服务体系建设。转贴于

2、专业培训，科学管理——现代化是手段

高校档案馆（室）是保存和提供利用学校档案的专门机构，《办法》明文规定应配备专职档案工作人员，且要具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，实行专业技术职务聘任制。根据这一对高校档案机构及其人员的定位和要求，专职档案人员必须钻研档案学专业知识和科学文化知识，掌握现代化管理技能，如计算机技术、信息技术、网络技术、多媒体技术、数据处理技术，这样才能充分利用现代化管理手段，科学地管理档案和快速便捷地提供利用，推动高校档案工作从传统管理模式向现代化管理模式转变。科学化、现代化管理，是规范高校档案工作的重要手段。

要规范高校档案工作 ，实现档案工作的现代化管理，人才是核心。然而，根据教育部办公厅档案处对教育部直属高校档案工作状况的调查，全国72所教育部直属高校共有专职档案人员750名，其专业结构上，档案学专业毕业的459人，非档案专业毕业的291人，分别占总数的61.2%和38.2%；职称结构上，研究馆员19人，副研究馆员150人，馆员316人，助理馆员112人，管理员40人，无职称人员113人[5]。这种状况的人才队伍很难适应档案信息化建设和现代化管理的要求，优化专职档案人员队伍结构，既是时代的要求，也是高校档案工作自身发展的需要。因此，要通过多种渠道，如讲座、进修、函授、自学、培训、外派、引进，提高专职档案人员的专业知识、业务技能与综合素质。

3、健全规章，严格执行——制度化是保障

高校档案机构是国家档案事业的重要组成部分，一方面是负责保管本单位的档案与提供档案为高校和社会服务的职能，另一方面是负责对高校档案工作进行业务指导、监督和检查的管理职能，这两大方面职责的正确履行，首先要规范行为，明确岗位职责，强化责任意识，做到依法治档、依法管档。高校档案馆（室），要认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，并以国家相关法律法规为依据，结合本校档案工作实际，创新档案管理制度化建设，建立和不断完善本馆的档案管理规章制度，为档案工作提供可靠的制度保障，使高校档案工作有章可循、有法必依。因此，制度化建设是高校档案工作规范化管理的保障。

4、过程控制，监督检查——程序化是关键

高校档案工作规范化管理的有效手段是程序化。要对高校工作系统的各个工作环节进行有效监督和控制，每项工作要设计完整的工作过程，事前有依据、计划与布置，事中有检查与监督，事后有验收、总结、评价与反馈，这样才能规范整个档案工作过程，提高工作效率，从而保障档案工作系统有条不紊地高效地运行。

5、达标认定，不断提高——标准化是依据

要实现高校档案工作规范化管理，最有效的途径是进行高等学校档案规范化管理认定。如四川省档案局、四川省教育厅组织的“四川省高等学校档案规范化管理认定”工作，就是为认真贯彻执行《高等学校档案管理办法》、《四川省档案工作规范化管理办法》（川办函[2005]103号）和《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教[2009]204号），全面提升我省高等学校档案工作整体水平，不继推动全省高等学校档案事业的改革和发展而进行的，其评定标准是《四川省高等学校档案工作规范化管理考核标准（试行）》，考核的主要内容包括组织管理、基础设施设备、基础业务建设、开发利用等四个部分，重点考核、评审其近三年（含当年）档案工作规范化管理的情况，以开展档案规范化管理认定工作为载体，使全省高等学校档案工作逐步达到规范化管理标准，切实提高高等学校档案管理和服务质量[6]。以上认定目的、指导思想、认定标准与考核内容表明， 四川省高等学校档案工作规范化管理认定的相关文件及其标准，是保障四川省高等学校档案工作规范化管理的主要依据。

6、数字存储，知识服务——信息化是动力

高校档案是高校科研、教育、教学和日常管理以及各项事业发展的重要凭据，是高校可持续发展不可缺少的信息资源。档案的本质是原始记录性，它是直接的、原始的历史记录，具有特殊的凭证价值。实体档案，一旦损毁不可再生，于是档案信息化建设被提上了议事日程。《办法》要求“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”。档案信息化建设的内容，主要包括档案资源数字化建设、档案利用知识化建设、档案信息安全保障体系建设、档案管理应用系统建设、标准规范体系建设等方面，基本上覆盖了档案工作的各个环节和各门类档案管理业务。因此，档案信息化建设对高校档案工作的规范化管理具有强大的推动作用。

参考文献

[1]、[4]教育部 国家档案局 高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号，2008.8.20。

[2]国家教委 国家档案局 关于加强高等学校档案工作的几点意见〔87〕.教办字016号，1987.4.23。

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1.2 档案业务“两基”建设上“软”。一是工作制度不够健全，有的单位没有室藏档案应急处置方案和计算机档案信息网络应急处置方案；二是部分机关档案室对各门类归档文件材料收集不齐全完整，党委党组会议记录、办公会议记录、民主生活会记录和年度统计报表及人员编制名册未及时归档；三是部分机关档案室没有建立全宗卷，有些机关档案室虽已建立全宗卷，但全宗卷主要内容不齐全；四是部分机关没有单独的档案库房、阅览室和办公室；五是有的机关档案保管没有实现“三铁”，达不到“十防”措施要求。

1.3 档案信息化建设上“松”。很多单位对档案信息化建设的紧迫性、重要性认识不足，不能够把档案信息化建设列入电子政务建设规划，与之同步实施，同步发展。应配备的计算机、刻录机、扫描仪、档案管理软件未能配备，文档一体化管理难以实行。

1.4 档案提供利用上弱。档案检索工具编制不全，编研材料单薄，提供利用效果不明显。

2 机关档案工作存在问题的原因

2.1 领导认识不到位。由于机关领导认识不到档案工作的重要性，在工作中不重视档案工作。档案管理制度不健全，责任不明确，工作被动。

2.2 对档案工作人员管理不到位。第一，机关档案员不能保持相对稳定，调动过于频繁。第二，机关档案工作人员少，不适应档案工作的需要。如濮阳市法院有诉讼档案、文书档案四万多卷，工作量大，档案员疲于应付。第三，档案员业务素质不高。有的档案员不是学档案专业的，有的是从其他岗位上调动过来的，对档案工作知之不多。第四，档案员待遇低，其积极主动性很难发挥，机关档案工作也很难有起色。

2.3 经费投入不到位。机关档案工作需要适量的资金投入，但很多单位没有投入开展档案工作必需的资金，该配备的空调机、去湿机、灭火器和计算机等没有配备或配备不全，机关档案库房达不到“十防”措施的要求，影响了档案信息化建设工作开展。

3 机关档案工作规范化管理认证对策

3.1 抓领导，不断提高思想认识。①凡是召开档案工作会议，就请分管领导、主管负责人参加，增强其重视支持档案工作的责任感；②档案行政管理部门可以收集编辑档案利用实例汇编，发给机关领导学习，加深他们对机关档案工作的认识和理解；③档案部门的干部在对机关单位检查工作、业务指导时，利用正反实例宣传机关档案工作的重要性和必要性。

3.2 抓队伍，加强对机关档案干部的管理。首先，要保持机关档案干部的相对稳定。实行机关档案干部备案制度，各机关档案干部交流调动前，要向当地档案行政管理部门备案，征得同意后，原档案干部方可调动。其次，提高机关档案室的规格。如能把机关档案室编制为机关内部科室，提高其规格，既能保持机关档案干部的相对稳定，发挥档案干部的积极主动性，又能提高机关工作效率。最后，提高机关档案干部业务素质。理论与实践相结合，“走出去，请进来”，集中与分散，有计划有步骤地对各级机关档案干部分期分批进行轮训，使其提高业务素质，推进机关档案工作开展。

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二、二标和三标单位在8月底前完成复查准备工作，9月迎接区档案局检查，年底迎接市档案局检查。

三、被纳入检查范围的行业主管部门以及有下属机构被纳入检查范围的主管部门，要依法履行《档案法》所赋予的法律责任，加强对所属机构及本系统档案工作的领导和监督、指导。主管部门在8月底前（一标单位在6月底前）安排时间对其所属机构开展档案监督指导、业务培训、组织评比及复查预检工作，并将检查指导记录、通知、简报、通报等文字依据于8月底前（一标单位在6月底前）报送档案局，该文字依据将同时纳入该单位的档案规范化管理复查、行政执法检查及2013年年度绩效考核内容。

1、凡是达三标的单位，下属单位必须全部建档；达二标的单位，下属单位必须全部达三标以上；达一标的单位，下属单位必须有50%以上的单位达二标以上、其余的单位达三标。

2、下属单位复查不合格的，主管部门在2013年度绩效考核中此项不得分。

3、未对所属单位、本系统开展监督指导、业务培训、评比检查且无文字依据的，主管部门在2013年度绩效考核中此项不得分。

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公文是档案的前身，档案大部分由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。 立卷工作的基本要求是：按照文件形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，适当考虑和区分文件的不同保存价值，使组成的案卷便于管理和查找利用。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

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作者简介：杨彩虹（1978-），女，五常人，大学本科，副研究馆员，档案管理

随着社会的进步，档案工作显得愈发重要，我们要不断发展档案馆中的档案类型，促进档案事业的发展，要想做到档案资源的丰富，就要进行档案的收集工作。在我国的众多地区，都已经逐步开展了档案征集工作，并且取得了明显的效果。本文通过借鉴一些省市的档案收集工作的经验，进一步探讨了如何对档案的收集工作进行规范化的管理，希望在今后的收集工作中，相关人员能够不断提升工作效率，为我国的档案事业作出应有的贡献，丰富档案馆内的收藏。

一、档案征集工作的涵义

要相对档案进行有效的收集，首先我们要明确档案征集工作所具有涵义，这样才能使人们重视起档案的收集工作，将这一工作作为发展档案事业的重点任务。档案征集就是将档案进行收集整理的工作，这些档案散落在各处，需要相关工作人员进行细致的分析，进行查找，最终将遗落在民间的档案回收进档案馆内。档案具有重要的意义，不仅能够体现出一个国家发展的状况，还能预示今后国家的进一步发展，所以我们要加强档案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的档案征集，主要是指收集的行为，并不包含在完成收集后对档案进行的进一步整理或是保管工作。

二、档案征集工作的流程

在档案征集的过程中，我们应该从如下几个方面开展，大致的流程可以分为五个部分，其中又可以细化为多个步骤，下面我们来进行大致的了解。首先，要想进行档案的收集，就要制定合理的计划，这样才能有序的进行工作，在完成规划的制定后，我们就可以广泛对档案的征集提出意向了，在此基础上，对档案的规划进行评估，看使其否符合档案征集的相关要求，并且召开专家会议，对档案征集的可行性进行详细的探讨，在完成上述步骤后，就可以进行档案的审批了，如果审批通过，我们就可以开展档案征集工作了。其次，从全国各地进行档案的收集过程中，筛选出有价值的档案进行接收，将这些收集到的档案交接给其他部门进行整理，同时要对档案的捐赠者进行一定的奖励，在完成档案的整理后，就可以移送至库房进行保管了，在保管的同时，还应该建立专门的业务档案，以便做到有据可依，也便于对档案进行查找。

三、档案征集工作流程规范化管理探讨

档案的征集工作每一个环节、每一个步骤都要设立相应的制度，以便在今后的档案查找过程中具有一定的依据。只有进行规范化的管理，才能将我国的档案事业发展得越来越好，同时也能够促进档案征集工作的进一步发展，下面我们对其中的几个环节进行一定的分析。

1、“档案的征集规划”是保证档案征集工作顺利实施的基础，工作人员在对档案进行征集的过程中，都是以该规划为向导而开展工作的。对档案征集进行规划其中包含了较多的内容，以征集原则为基础，涵盖了各个方面的内容，例如征集的方式，对不同的档案信息进行不同方式的征集工作，还有从经费的方面进行考虑，进行经费的预算等。其中征集原则是十分重要的，因为其涵盖了档案征集工作的重要内容。要在档案馆的收藏范围内进行档案的征集，并不是所有的档案信息都要收藏进馆的，如果将所有的信息都收集进档案馆内，其空间也不能够满足相应的要求，所以我们应该从实际出发，充分考虑到档案馆内所需要的资源。除此之外，对档案收集的信息来源要明确，工作人员要对档案的相关信息进行详细的记录，以便在今后的工作中向贡献档案的人员进行一定的奖励。

2、“召开专家鉴定会”并不是档案征集工作必需的程序，只有当单件或批量征集金额超过规定金额，或对征集对象的真伪或者价值存在争议的时候，才由档案馆或者征集对象持有人提请召开专家鉴定会。“征集档案移交整理”，整理人员可以由档案征集人员兼任，也可以是独立于征集人员的其他人员。笔者认为，为了保证征集档案及时交到档案馆，及时完成整理工作进入库房，由独立于档案征集人员的其他人员来完成征集档案进馆后未能进入库房这一暂存时期的管理，更为稳妥。

3、“奖励捐赠”。奖励仅适用于持有人无偿向档案馆捐赠档案的行为。为了达到规范的目的，在控制流程的基础上，需要制定系列配套的制度和相应的文本。

四、规范档案征集人员行为

1、现有的行政规章，如某省《档案征集办法》对征集人员的行为做出了规定“：档案馆征集档案，应当有2名以上工作人员共同进行。征集档案时，档案征集人员应当主动出示表明身份和工作任务的证明文件。档案征集人员应当自征集完成之日起10日内将征集到的档案交档案馆。档案馆应当将征集的档案登记造册。档案征集人员将征集的档案据为己有的，由县级以上地方人民政府档案行政管理部门责令其交档案馆，并依法给予行政处分；造成损失的，依法赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

2、征集工作是一项政策性、技术性都很强的工作，档案馆可以在行政规章的基础上，依据《档案工作者职业道德准则》和《国际博物馆协会职业道德准则》等，制订《档案征集人员行为规范》，对档案征集人员提出道德、行为方面的要求：一是平等坦诚地对待征集对象持有人。征集人员不能以欺骗等不良手段从持有人手中取得征集对象；二是必须认真收集、科学记录拟征集对象的原始资料；三是严格执行新征集档案移交制度；四是不得开展与职务工作领域相同的私人收藏活动；五是严格执行保密制度。

3、加强档案征集工作，是档案馆丰富馆藏的重要途径之一。全国各级各类档案馆积极开展档案征集工作，这些行政规章的出台，对加强、规范档案征集工作，有效地保护和利用档案是十分必要的。《档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规虽然对档案征集有所规定，但涉及条款不多且较为原则，各省出台的行政规章则较为具体。笔者工作在档案征集岗位上，深感为了规范档案征集工作，有必要在上述法规规章的基础上进一步认真梳理档案征集工作流程，制定工作规范。

五、结语

综上所述，档案的征集工作是档案事业进一步发展的重点环节之一，为了不使众多具有价值的档案流落在民间，我们要加强档案的征集工作，使档案征集工作顺利、规范的进行，促进档案征集工作的发展。

参考文献：

[1]李林森.走出档案征集工作的困境[J].山西档案.2007(S2)

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农机监理业务档案按照保管方式分为纸质档案和电子档案。按照业务种类分为农业机械档案和农机驾驶人档案。档案具体内容应当严格按照农业部“两个规定、两个规范”相关规定首存保管。内蒙古呼伦贝尔市自2008年在全市范围内开展业务规范化提升建设工作，经过十余年的努力全市农机监理业务规范化水平长足发展，取得实绩。目前呼伦贝尔市共有农业机械档案14.98万份，农机驾驶人档案13.13万份。全部实行网络信息化管理，信息化和规范化水平不断提高。但我们也看到，在档案管理规范化水平不断提高的同时，农机监理工作出现了很多新形势、新变化，导致基层工作仍然存在着很多不足和困难。

二、存在问题和困难

1.业务档案管理人员素养偏低、知识更新较慢

2018年新规定规范实施以来该市农机监理业务及档案管理工作移交旗市区（县级）农机监理机构，基层档案管理工作由此起步，档案管理人员多为业务人员兼职、档案知识匮乏。加之原有的档案管理标准不断提升，档案管理形式和内容逐渐复杂，特别是实现数字化平台管理以来，很多原有档案管理人员知识老化，不能有效掌握和推进农机档案管理数字化发展，亟待知识更新和本领提高。

2.档案管理设施不足、装备落后

基层农机监理业务机构存在“重业务、轻档案管理”的思想，认为档案管理工作无足轻重、“难见成绩”，导致档案管理工作资金、装备投入不足，档案管理设备陈旧、条件简陋，不足以达到档案管理标准化要求。实现业务档案管理数字化平台管理以后，由于缺少电子档案所需的设备，对电子档案安全造成一定隐患，同时造成档案管理数字化平台不能充分发挥效能。

3.存在业务档案不规范情况

农机监理业务办理过程中，存在未达到相关要求，以致业务档案出现瑕疵、缺漏，虽然数量较少，但严重影响后期档案使用中的效率，甚至造成严重的错误。

三、解决办法和建议

1.加强监理业务规范化，推进档案管理建设工作

严格按照农业部“两个规定、两个规范”的要求建立、收存、管理档案资料，坚决杜绝监理业务办理过程中资料缺失、手续不全等现象造成的原始档案资料不规范。要以农机监理业务高度规范化确保档案管理资料完整、合规。各级农机监理业务部门，特别是基层农机监理业务机构，要充分重视农机监理业务档案管理工作对农机监理工作的基础和重要作用。将档案管理工作与业务工作相结合，使业务档案管理工作“前置化”，以档案管理的高标准要求反推农机监理业务规范化工作提升，以档案管理工作的高标准要求催生农机监理部门责任落实和业务规范“内动力”，进而提升农机安全监管整体水平。

2.提升档案管理人员素质

对档案管理人员进行档案管理知识、数字化管理知识和业务知识的培训，全面提升档案管理人员特别是基层人员综合素养，培养一批业务素质过硬、技术本领高超，具有高度责任感的农机监理档案管理专门人才。对业务档案管理工作开展常态化考评，建立工作机制，对档案管理工作实行责任制管理。

3.提高档案管理硬件设备水平

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由于历史的原因，过去一提到档案，就不自觉地突出了它的政治性、神秘性。然而，随着社会的进步、观念的转变，人们对档案的认识不应仅局限于是一种人类实践活动的历史记录，还应意识到它是一种重要的文化资源；对档案功能的认识不应再局限于政治史，还应认识到它的文化教育功能；对档案机构的认识不能仅视为机要保密单位，更应视为与人们生活密切相关的文化事业单位。因此，我们在更新观念，突破思维瓶颈，把城建档案当作一种文化来经营，即城建档案不应仅仅是一堆冰冷的图纸，更应该是一种建筑文化、历史文化、人文文化的折射。一切文化都是人类认识和改造自然、社会的实践经验总结和物质形态的凝聚。档案是人类认识世界和改造世界的历史记录，是人类智慧的物质结晶，是一种宝贵的精神财富。因而，档案也是一种文化，即“档案文化”，所谓档案文化，是以档案记录的形式来体现和昭示社会、时代的文明成果，并以文化形式表现出来。

第一，档案是一种文化财富。它的内容十分广泛，能全方位地反映以往的人类社会生活的各个方面。档案不仅忠实地记录并再现了人类文明的全貌和过程，而且它还具有了延续人类历史、人类文化科学技术的作用。可以说，档案具有重要的文化价值，是一种宝贵的文化财富。

第二，档案是文化的积淀。档案是人类积淀文化的一种有效手段，是人类文化的贮存器，如果没有档案，也就失去了连续地全面地直接记录和积累文化的原载体。所以，档案作为文化的积淀，又是衡量文明的标准，现代社会把档案保存的多少，档案馆事业发展的程度作为衡量这个国家文明发展的尺度，不是没有道理的。

第三，档案是文化传播的重要媒介。文化传播是指一种文化传递扩散的现象，文化的积淀通过人类世世代代的传播而继续下去。在中国古代，档案还是当时文化的主要传承载体。因此，档案不仅具有贮存人类文化的功能，还有传播文化的功能。同时，它的传播过程中还会促使文化增值，比如，档案史料的汇编出版，一方面克服了档案孤本的局限，扩大了传播面，另一方面史学家利用史料汇编完成了新的著作、论文，产生了档案信息质的某种增放。

基于以上认识，档案已不再仅仅是政治的产物、政府的珍藏，而是已经成为整个社会的财富，正在由幕后走向前台，成为改变我们生活状态的一种新的文化。城建档案工作的根本任务和目的就是为城市发展决策服务，为广大市民对档案信息资源的需求服务。我认为，把城建档案作为文化来经营可以从以下几个方面进行一些探索和尝试。

一、首先要树立档案意识，破除档案的神秘色彩，提高档案的利用率。

要进一步解放思想、更新观念、突出城建档案信息的文化性、社会性，重塑城建档案馆的社会形象。加强城建档案工作与社会各方面的联系，广大民众对档案文化的兴趣和认同与档案从业人员对广大市民的认同是成正比的，如果不能树立面向民众的社会档案观，档案馆将永远是一座“冷宫”。作为城建档案馆，馆藏档案的种类和数量要适应社会的需求。第一要充分利用现有馆藏，以开放的、平民化的服务心态创新提供利用方式。档案是珍藏历史的宝库，又是社会经济发展轨迹的忠实记录者，因此，拓展档案馆教育功能和服力功能，让更多人到城建档案馆了解本地的城市发展史，以激发他们热爱家乡，建设家乡的激情，从而提高城建档案的社会效益，推动档案文化事业的发展。第二要适当调整结构，丰富馆藏，特别要增加反映城市建设文化、建筑历史和民居风土人情档案，把档案馆建设成为信息交流中心，为越来越多的人所欢迎和接受，让更多的人享受档案信息给他们带来的实惠。从单纯为政府、为建设单位服务，转而面向社会大众，以求最大限度地实现档案信息资源的社会共享。第三要了解城建档案在建设大众文化方面的作用，主要通过发挥城建档案在休闲文化建设方面的作用体现出来，加强与外界的联系，给神秘的、乏味的档案资源贴上吸引人的“标签”。这样一来，档案才能被大众认可，才能充分发挥档案的作用，这种信息的利用往往会演变为一种文化活动，并成为休闲文化的一个组成部分。事实上这一课题已被档案界关注、研究了较长时间，从五十年代开始，许多国家的档案馆已经开始了这方面的实践与探索。总之，要建立这样一个信息集散中心，就必须收集和存储足够的有价值的城建档案信息和资源。

二、加大具有特色的文化档案的收集，是档案文化建设的基础工作。

档案作为人类劳动创造的一种特殊知识产品，是人类社会精神文化与物质文化进步与发展的一种重要的智力资源。城建档案馆在每年按规定正常接收档案之外，应主动收集或征集一些富有特色和文化底蕴的档案。在档案的收集中突出文化特征和地域特色，加强对名人名居、名胜古迹、风土人情等具有社会普遍利用价值的档案资料的收藏力度，增强城建档案文化积累的层面和层次，以满足知识时代社会对城建档案文化信息方面的消费需求。再如，在馆藏档案的基础上，有的放矢地针对市政府公布的三批优秀历史建筑保护名单进行梳理，拾遗补漏，收集并建立一整套完整的档案资料，既丰富了馆藏，又可以为政府、社会、民众做好历史建筑保护工作提供良好的服务。

三、把城建档案从形态档案提升为一种文化资源。

通过整理、挖掘、综合开发、传播馆藏档案文化信息，以各种途径参与城市文化建设。积极探索城建档案文化建设的形式和途径，不断扩大文化辐射力，提高文化影响力，努力把城建档案馆建设成为独具特色的先进文化建设基地和传播基地。

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规范化管理

为了更好地贯彻《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，四川省档案局于2005年6月制定了《四川省档案工作规范化管理办法》，并在全省各机关、企业、科技事业单位、各级档案馆开展了评审认定工作。我院于2006年底通过了四川省科技事业单位档案工作规范化管理省二级的认定。成为荣县科技事业单位中首家档案工作规范化管理达省级标准的单位，作为基层综合医院，我们是从以下几个方面入手抓好档案工作规范化管理的。

一 基本情况

我院于1988年就建立了综合档案室，下设2个分室，集中保管所形成的各种门类或载体的档案，分别于1989年、1991年经四川省档案局批准我院档案工作达省三级、二级标准，2006年档案工作规范化管理达省级标准。现有库房面积234平方米，阅览室3间60平方米，办公室面积40平方米，电脑3台，共库存15种门类的档案共444647卷（件、册），每年提供利用档案2000多卷（袋）。

二 抓好档案工作规范化管理的具体做法

近年来医院通过管理年活动的开展，使医院医疗业务建设和发展取得长远进步，同时也对档案的利用提出了更高的要求。随着医院自身发展的需要和上级贯彻《档案法》力度的加强以及《四川省档案工作规范化管理办法》的制定和《四川省医药卫生档案实体分类试行规则》的下达。医院决定下大力气，按照以上规定，抓好档案工作。其基本做法简要概括性为“一个提高，两个坚持，三个规范，四个到位”。

（一）一个提高。提高对档案管理重要性的认识。档案是一个单位乃至一个国家宝贵的，不可再生的精神和物质财富，是方法的汇集、经验的汇集、智慧的汇集。档案工作，档案建设是一个整体，只要各单位重视档案工作，自觉贯彻《档案法》，提高档案管理工作水平，我国的档案管理水平才能实现提高。

（二）两个坚持。

1、坚持把档案工作列入单位发展规划，档案工作与单位发展是相辅相成的，互相促进的。单位事业发展为档案工作的进步构筑更高的平台和宽松的环境，档案工作的进步又反过促进单位的建设和发展。国家综合医院评审，医院管理年活动的开展，对档案工作提出了不同层次的要求，医院需要做好档案工作。

2、坚持把档案工作纳入整体管理，在把档案工作列入发展计划的同时，应更加重视落实工作，使档案工作与各项工作在年初同时布置，年中同时检查，年末同时目标考核。

（三）三个规范。规范档案管理机构、职能分工和业务建设。

1、规范档案管理组织机构，由一名院领导分管、综合档案室组长主管档案工作，各科室负责人为档案资料员，形成了档案管理网络系统。

2、规范档案管理工作职能分工。医院建立了综合档案室，下设2个分室，配备了专兼职档案工作人员，专人负责档案的管理和文件材料的收集、档案整理、归档工作，监督和指导档案资料员的档案资料形成和收集工作。

3、规范档案业务建设。按照《档案法》及其《实施办法》、《四川省档案工作规范化管理办法》、《四川省医药卫生档案实体分类试行规则》的要求，一是按照档案管理有关业务建设的要求，结合实际，加大了档案管理基础设施、装备、装具等的投入。对业务档案库房进行了扩大调整。二是重视和不断完善档案管理规章制度的建设。制定和完善了符合该院实际和档案工作人员职责、档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、库房管理等制度。制定了《荣县人民医院档案管理办法》和分类大纲，保证了新规则在医院有效实施。三是做到档案资料的收集与科技活动、业务工作“三同时”（同时计划、同时检查、同时总结）。有效地保证了档案资料收集及时、完整。四是抓好档案日常管理。明确了各种门类和不同载体的档案资料的归档立卷时间。日常管理重点是档案库房管理，它是档案人员自觉性的管理、责任心的管理。档案工作人员恪尽职守，以高度的事业心和责任心，对档案温湿度情况，安全状况等，做到每天检查，常年不断，并天天有记录，确保了室藏档案无霉变、无虫蛀、无鼠咬等受损现象。五是搞好档案信息开发利用，档案工作根本目的是利用。我院搞好档案利用，重点放在档案作用的宣传、档案服务方式的转变和提供服务态度等方面，引导档案信息利用，使其在提高医疗技术水平，病人病历咨询等方面收到较好效果。

（四）四个到位。

1、资金投入到位。俗话说经济是基础，没有必要的资金投入，就不可能有与医院发展相辉映的档案管理水平。

2、人员到位。人员的投入以及组织起有效的运作，是搞好档案管理必不可少的，人的因素是决定性的。

3、制度到位。档案管理是一项制度的管理。自觉的管理是非常可贵的，但还不够，必须用制度管人管事管过程。

4、管理到位。管理到位就是工作落实到位。硬件投入了，人员机构到位了，制度也有了，最终靠落实。就是使用上述各要素高效结合起来，有机运转。管理重在过程，抓好过程，才能显现于一时。要重视日复一日，年复一年的过程管理。

三 抓好档案工作规范化管理的几大因素。

（一）领导重视是决定因素。领导重视是搞好档案工作的前提。搞好档案工作管理因素很多，组织机构、挑选人员、资金投入、规范管理等都重要，但领导重视是前提，领导认识到位了，工作重视了，办法就有了。因此，领导重视是搞好档案工作决定性因素。

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一、提高认识，加强领导。档案工作规范化管理是继档案工作升级、目标管理后的又一重大举措，是档案工作坚持与时俱进的体现，是档案工作由部门管理向政府明确要求的重大转变，是政府机关贯彻档案法的基本要求，是推动全市档案工作迈上新台阶，更好地为经济和社会发展服务的重要举措。各级档案行政管理部门要充分认识开展档案工作规范化管理的重大意义，深刻理解和把握规范化管理的标准和操作办法，加强统筹规划和业务监督指导，确保工作的有序开展和质量。

二、明确任务，统一要求。省档案局关于档案工作规范化管理的总体要求是：从2005年起，三年内，档案馆全部实现规范化管理，三分之二达到省二级以上；机关、科技事业单位全部实现档案工作规范化管理；五年内，有条件的非国有企业实现档案工作规范化管理。

为了积极稳妥地推进全市档案工作规范化管理，保证工作质量，我市由市档案局统一组织对县（区）机关、企业、科技事业单位档案工作规范化管理省二级以上的考评，县（区）档案局组织省三级的考评。

复查是确保档案工作等级水平的有效手段。我市将从2005年至2007年期间，对按照《四川省机关档案工作等级标准》进行考评的单位进行全面复查，按照《四川省档案工作规范化管理标准》重新确定档案管理等级，并进行重新颁证和换牌，复查工作采取分级负责的办法进行，市档案局对市级单位进行复查，各县（区）档案局对县（区）所属单位进行复查。对已实现档案工作规范化管理的单位要通过定期或不定期复查，确保档案工作不滑坡，市档案局将对各县（区）复查情况进行抽查。

《四川省档案工作规范化管理标准》中档案馆标准适用于本行政区域内的国家综合档案馆、专门档案馆，机关标准适用于各级机关、团体、商业金融流通企业、中小学校、文化事业单位，企业、科技事业单位标准适用于工业企业、大专院校、职教、卫生、科研、设计等单位。

各级档案行政管理部门要按照省政府的要求，紧紧依靠当地政府，充分运用政府行政职能，明确开展档案工作规范化管理的措施，积极加以落实。要加大指导监督力度，三年内按照40%、30%、30%的机关、事业单位的进度，确保各地档案工作规范化管理步伐与省档案局的总体要求相适应。

三、坚持标准，把握内涵。《四川省档案工作规范化管理标准》是开展档案工作规范化管理的有效载体，各级各单位必须不折不扣地贯彻执行。各级档案行政管理部门要对本行政区域内已达标升级单位进行新标准培训，使各单位充分把握标准的内涵，严格按照要求开展工作。

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公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文制发的质量，影响和决定着档案管理工作规范化、标准化的进程。因此，在公文制发中必须要打好规范化、标准化工作基础，以提高档案管理的整体质量，为档案管理工作实行规范化、标准化做好前期工作。首先，公文在用纸规格上要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题、主送单位和抄送单位是否准确，落款与公文是否一致，有无日期等。三是，公文字迹要清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后规范化、标准化、现代化工作打下坚实的基础。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化、案卷完整化和检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档原则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即将归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档的重点，要区分文件与资料，特别是要在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是，在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

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目前中国处在新时代背景下，现代化信息技术普遍运用于社会的生产和生活中。特别在档案管理工作方面，逐步在健全信息化管理体系。现代化信息技术给档案管理工作带来发展新机遇同时，仍然遇到了大量的问题。如何在新形势下，加强档案管理工作，促进档案管理工作的规范化，这是值得我们研究的重大目标。

1在新形势下档案规范化管理遇到的问题

在新形势下，为档案管理工作注入了新活力，促使我国档案管理工作取得了一定的成绩。但是不容忽视的是，我们同时也遇到了一系列的挑战性问题，导致档案管理工作存在着很多的隐患，并不能适应我国档案事业改革发展的要求。

1.1不重视档案管理工作

在新形势下，档案管理工作的内容比较多，具有一定的复杂性，对档案管理者有了更严格的要求。加强档案管理工作，保证档案管理工作更加规范化具有重大的意义。但是据了解，有部分档案单位管理者，还没有意识到规范化管理的重要性，不仅还没有编制完整的制度，规范和约束档案管理工作，并且档案管理方法存在一定的落后性，鉴于此情况下，导致档案管理工作存在很多的隐患，并不能适应现代化档案管理工作的要求，严重影响了档案管理工作的效率和质量。以此同时，大部分企业比较重企业经济效益，而忽略档案管理工作，使得在档案管理方面，投入力度严重缺乏，致使资源配置工作具有局限性，职工的责任心不强，并缺少健康进取思想，档案管理工作达不到新形势创新的要求，经常沿用以前的方式，档杆管理工作难以规范化的发展。

1.2档案管理体系不健全

随着社会和经济飞快的发展，促进了国内多数企业的发展，企业的管理制度逐步的健全。然而关于企业档案管理工作，依然缺乏健全的档案管理制度，致使档案管理者操作缺乏规范性，并且档案管理工作在落实的时候不规范；相关资料显示，目前有部分企业尚未针对已有的档案管理制度进行创新，不符合在新形势下档案管理和运用的要求，还是在使用过去的档案管理体系，这样导致档案管理工作，发生激烈的矛盾，档案管理工作效率降低，档案管理工作很难实现规范化。

1.3管理方法落后、信息化程度较低

目前我国的计算机技术、互联网技术、现代化信息技术都得到飞速的发展，这些高科技广泛运用于人们的工作和生活中，在促进社会发展中起到重要的作用。通过将先进的技术应用于档案管理工作中，符合新形势对档杆管理工作的要求。但是现阶段技术和管理有效地结合，仍然存在缺陷，还没有创建网络管理平台，在档案管理方面，信息化程度比较低，一般采用的档案管理方法，就是纸制以及手工登记方法，导致档案缺乏完整性和准确性，不利于档案的利用，降低了档案管理工作的质量和效率，还没有构成档案和现代化技术结合的关系。具体的来说，目前国内的网络化和信息化水平明显地上升，但是在档案管理企业，由于受到了人为或外因素的影响，大多数企业还没有将先进的信息化技术应用到档案管理中，难以使信息化技术起到突出的作用，导致档案管理工作存在很多的隐患，信息化以及规范化程度待提高，致使档案管理工作产生低效化以及低质量现象，不利于企业良好的发展。

1.4档案管理员素质参差不齐

在新形势下，要求档案管理工作更加规范化和信息化，所以对档案管理员，有了更严格的要求。不仅要档案管理员具备专业化知识，还要求掌握现代化技术。但是现阶段档案管理员的素质参差不齐，有部分专业化程度较低，特别是计算机的应用和先进管理软件的应用，有一些档案管理员还没有掌握，只是归纳和整理相关档案资料，缺乏自主地采集档案资料的认识，并且档案管理人员缺少培训，知识和技能难更新，导致有部分档案管理者无法突破传统管理模式的束缚，从而不能很好地适应信息化和规范化档案管理工作的需求。

2在新形势下档案管理工作规范化的策略

2.1重视档案管理工作的规范化

对于档案单位的领导者而言，他们应及时更新理念，充分地认识到档案管理工作的重要性以及必要性。首先单位领导者要明白档案规范化管理的作用以及意义，在档案管理工作中，合理的分配规范化档案管理的人力、设备以及财力等资源，从而为企业更好更快的发展打下坚实的基础，帮助企业获得更大的市场竞争力。具体的来说，作为档案单位领导者，不仅要重视档案管理工作的规范化，还要求在档案管理工作方面，加大投入力度。例如说，在档案管理工作过程中，对那些运作时间长，经常要维修、并且较落后的计算机，有必要进行淘汰掉，对计算机进行更换或者是更新，增加全新型具有良好性能的计算机，同时要安装最正版、最新出、较有名的信息管理软件。另外在档案单位内部，还可以设立维修部门，招收具备专业化计算机知识和技能的人员，定期对计算机设备展开检修和保养，对软件实时更新、对病毒进行查杀，以此保证档案管理工作更加规范化和信息化。

2.2健全档案管理体系

从客观的视野来分析，在新形势下开展档案管理工作，要求在各方面采取有效的处理，不可以存在任何的隐患。从纵观全局的角度分析，档案管理工作经常产生诸多的问题，少不了相关规章制度的影响。所以在档案管理工作中，不仅要构建完善的档案管理体系，还应当针对现有的档案管理制度进行创新和改革，从不同的方面处理好健全档案管理制度的问题，弥补制度存在的一些不足之处，本质上改善档案管理工作的质量。首先是细节方面的制度，有必要坚持贯彻落实。我国人口数量大，所以档案的数量也很大。鉴于此状况下，全部的档案，都应当健全细节管理工作，包含了编号处理工作、录入处理工作、取出管理工作、转移处理工作等。在进行每一项工作的时候，都需求进行具体的记录，而且将相关的责任落实到负责人，让档案管理员清晰自己的职责，防止存在模糊问题。其次是整体方面的制度。目前的档案管理工作，已经获得了广大人们群众的关注，不论是哪一个方面发生了问题，必然会构成一定的影响。只有对档案管理制度进行阶段性更新和改革，对制度内容结构加大优化和弥补力度，才可以确保档案管理工作的规范化开展，实现有据可依的目的，最后创造出很高的社会价值。

2.3优化档案管理的方法和技术

在新形势下，企业档案管理工作加快了发展的步伐，过去的档案管理技术和方法，已经难以符合规范化档案管理的要求，特别遇到差异性明显、类型多样化、形状不统一的纸制档案资料，要想实现档案规范化管理，具有一定的难度，过去落后的人工管理方法，不仅要投入了大量的精力和时间，而且有可能效果却不佳。鉴于此，通过将先进的新兴电子技术和信息化技术，有效运用到档案管理工作中，使得计算机操作档案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我们注意，在档案管理工作过程中，使用先进的科技，即便获得较大的机遇，同样会面临极大挑战。首先要加强现代化技术的实效性，在档案管理员努力下，了解新形势下档案管理工作具体的要求和存在的问题，将管理和技术有效地结合，研发出符合企业实际需求的信息化和现代化档案管理系统，从而使现代化技术在档案管理工作中起到有效的作用。与此同时，将现代化技术融入到档案管理工作时，要十分重视安全防范工作，保证档案具有规范性和保密性，避免档案由于技术工具使用不合理，而发生档案泄漏或者丢失的现象。所以还需要强化加密系统建设，对于电子档案系统进行定期性检查，对电子档案具有的登陆功能加以完善，保证电子档案更具安全性。除此之外，在提升单子档案信息化水平的时候，应当摈弃过去人工管理方法，可以给各份资料创建一个电子档案，例如针对全部人工记录资料，通过用扫描仪，将资料扫入到计算机里面，进而生成电子档案，并且保证日后录入档案都是以电子档案为主，通过相关档案管理软件，把全部档案资料根据类型和时间实施归档好，还应当创建专业的电子档案目录，便于日后查找和翻阅，提高档案查找的效率，节约人力的时间的投入，进一步提升档案管理工作的质量和效率。

2.4培养档案管理者的素质

在新形势下，要求档案管理工作更加规范化。由于档案管理工作的内容比较多，信息量比较大，管理具有复杂性和难度，对档案管理工作人员要求比较高，作为一名档案管理者，一定要具备良好的综合素质。但是据了解，目前企业档案管理工作人员的素质良莠不齐，有些档案管理员并没有达到相关岗位的要求，特别是不擅长运用信息化技术。所以说，有必要培养档案管理者的整体素质，企业可以了解市场环境，结合档案管理者的具体情况，从而制定出培训计划，并且针对性加强培训教育，帮助他们丰富档案管理知识，提高他们运用信息化技术的水平，并且规范档案管理员的行为，增强他们的责任心，从而提高档案管理工作的效率，保证多项档案管理工作更加规范化进行。

3总结

在新形势下，企业的档案管理工作获得了一定的发展机遇，同时受到诸多因素的影响，也存在极大的挑战。传统的档案管理模式，已经不能适应信息化和现代化管理的要求，要求档案管理工作更加规范化。这就要档案单位充分地意识到档案管理工作的作用，结合企业的实情，构建完善的档案管理体系，通过先进的管理方法和技术，提升档案管理的信息化水平，并且做好人才培养工作，从而推动档案管理工作的规范化。

参考文献

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[2]杨燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].中国高新技术企业,2015.5:173-174.

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（一）新形势下规范档案管理工作的要求

对应国家政策的不断变化，国有企业和私营企业都在积极调整自身的策略。因为如果企业不及时对自身进行调整，就可能导致在同行业中缺乏竞争力，最终被淘汰。档案是记录企业和各个时期工作情况的重要资料，是企业各部门工作的依据之一，严格记载着企业在不同发展时期的各项决策，具有至关重要的战略意义，对企业在今后的发展也会有很大的影响。因此，在新形势下做好档案管理工作将是企业在各个工作阶段都要重视的问题，这对解决企业发展现阶段存在的难题以及企业的可持续发展都是有着不可忽视的作用。

（二）新形势下规范档案管理工作的具体表现

档案管理工作是各部门必须要实行的工作之一，企业无论规模大小都要重视档案管理工作，这对增强企业的规范性、提高企业的核心竞争力都是很有利的。做好企业的档案管理工作，能够避免再次发生以前出现过的差错，及时对企业的档案进行规范，可在一定程度上提高企业工作的有效性。与此同时，档案管理工作也与其他方面的工作息息相关，档案管理工作的完善程度也决定着企业的正面形象。对各大高校来说，档案管理是对学校教学质量进行评估的重要依据，是学校在平时工作时必须进行的基本工作，实现高校档案管理工作的规范性对高校教学质量的提高以及学校各方面工作的管理具有促进意义。

（三）新形势下规范档案管理工作对企业的长期发展具有战略意义

档案管理工作是现代企业管理工作中比较重要的一个环节，其决定着其他工作是否能够正常进行。档案管理工作能够为企业的长期发展提供必须的经验、资料以及其他方面所需要的前提条件。档案管理工作可以说是企业在不断探索之中凝练出的工作精髓，是各部门精英人才工作的汇总。企业在发展过程中不可避免地会遇到很多的挑战和困难，而档案管理工作可以结合过往的工作经验，提出企业未来发展的规划。因此，在新形势下规范档案管理工作对企业的长期发展是具有战略意义的。

二、实现档案管理规范化的措施

（一）合理采用法制手段

新形势下，各行各业呈现良性发展的态势，但是仍然存在着各种各样的问题。档案管理没有得到应有的重视就是问题之一，目前大部分的企业单位没有意识到档案管理重要性的重要原因之一就是相关部门没有将其列入法制体系之中。为此，在现代化的今天，需要采用合理的法制化手段加强档案的规范化管理。加大档案管理立法工作，参照我国的档案法将企事业单位内部档案管理用法律的形式确立下来，企事业单位在日常的运转中需要有相应的档案资料作为考察参数。档案管理应当受到重视，必须采用法律的手段加大档案管理的监督力度，不定期地对需要档案管理的单位开展检查工作，使档案管理具备有效性，而不仅仅是形式，利用法律效力增加其可行性。随着各行业对档案管理工作重视程度的不断提升，档案管理工作的设备设施也在不断地更新换代，在这种形式下，企业就要顺应时展的潮流，坚持在档案管理工作之中融入法治的元素。

（二）积极采取现代化的科技手段

在信息化的今天，档案管理工作开展的难度愈发增加，繁重的任务量给档案管理工作人员的压力也随之增大。为此，需采取现代化的管理方法开展档案管理工作。建立数字化的档案管理系统，将纸质档案转换为电子版，建设数据库，使电子存档和实物存档有效结合，降低档案破坏的机率，提高工作效率。建设电子化档案管理目录，如以图书馆书目管理系统为研究对象，参照其建立健全相似的管理系统，采用电子检索目录，以提升档案管理的工作效率。建设电子温控体系，即在档案室内部设置湿度和温度控制器，预防档案发生发霉、变质，使得其参数适宜档案的保存，以延长档案保存的时间。在档案管理工作过程中应用现代化的设备、仪器及管理理念、方法，既满足了新形势下档案管理的工作需要，还可以大大提高工作效率。

（三）管理工作规范化

现代化档案管理工作的规范化应该从下面几点开展：第一步是档案采集规范化，全部档案需采取统一规格的档案袋包装密封，进行档案调集时需有相关证件。第二步是档案归类规范化，任用专业档案管理人才，采取编码的方式对档案进行整理汇总，使档案管理有序化，减少对档案进行查找所需的时间，降低了工作人员的工作强度。第三步是档案保存规范化，需要对档案进行定期的除灰、通风处理，降低档案保存室的空气湿度，给予适当强度的光照，以便于档案的长期保存。第四步是加大档案管理工作人员的培训力度，使管理人员了解和掌握现代化的管理模式，增加档案管理的工作经验，从而在档案管理工作中可以采用现代化的理念、方法，档案管理拥有统一的标准，便于企事业单位间档案管理工作的经验交流，也有助于监督部门更好地开展工作。

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一、企业档案管理工作规范化的意义

档案资料载录这企业发展的各个印记和发展历程，是企业发展历史与案例的重要平台，是解决新问题、应对新挑战的咨询手册，也是制定未来发展战略规划的指南针。何以衡量一家企业管理现代化水平的标尺，考量视其档案管理水平的高低即可知一二。档案管理工作内容不仅仅包含了记录企业上下，生产，后勤等一系列资料信息，同时记录着相关财政收入和支出的财务档案；工作人员基本信息和人员流动清单的人事档案，相关产品研究资料的研发档案等等。基于上述可知，每一类目的档案都有其收录与管辖范围，中心内容也各不相同，但却都与企业发展与运作密不可分，必须予以高度重视，积极采取规范化管理，借以严谨的发展观提高档案管理的整体水平。

二、提高档案管理工作规范化的必要性和重要性

档案资料包含了大量的信息，以企业档案为例，档案管理包含了企业内部的人事信息及人才储备信息，还包括重要的会议及谈话记录，这些都对企业未来发展起着重要的作用，是企业从事各项管理工作的基础如通过决策者制定决策时所采取的方案资料等，可以了解企业的经营状况，可明确企业未来发展方向；再如企业人事档案，是企业用人 留人提升人的依据；企业的财务信息可以为企业下一年度的发展作财务预算提供依据。思想决定行动，要提高档案管理科学化水平，必须从档案管理负责人开始，从思想上提高对档案管理工作重要性的认识，通过不断的学习，提高档案管理科学化对档案工作的重要性的认识 档案管理工作者要从新的思维重视审视当前档案管理工作理念，采用科学发展观，以此为指导改进档案管理中存在的不足之处；建立档案管理服务意识，档案管理工作不仅是资料整理与归档的地方，更是一项服务性的工作，要切实作好档案管理服务的主动性与预见性，加强档案管理人员对当前社会发展 经济形式的认识，全面了解用户需求，才能更有针对性地为用户提供服务；落实档案管理工作的安全意识，确保档案信息公共化但不受侵害，不断提高档案管理信息的安全性与完整性；建立档案管理责任制，要求各档案管理部门明确自己的分工与任务，结合自身特点，完善岗位工作职责，以部室主任为领导，各部门采取专人专管的形式，责任到人，确保档案管理工作切实落实到位

三、提高档案管理科学化水平的路径探讨

1、重视档案管理的规范化和标准化建设

在进行档案管理实践的时候，想要真正地确保档案工作标准化的实现，必须根据需要制定一系列的实施标准，确保档案管理的秩序以及效益能够达到最佳这是档案管理现代化实现的一个重要手段和前提，若是在进行档案管理的时候仅仅有技术方面的保证，专业化以及标准化的程度不够，那么档案管理的质量以及速度便很难真正的提高，所以在进行档案管理现代化的过程中，必须先进行档案管理标准化以及规范化的建设，这样才能给档案管理现代化奠定一个好的基础

2、提高档案管理人员的素质与能力

人是档案管理工作的主要实施者与参与者，人员素质的高低与档案管理工作的科学化水平有着密切的关系，因此，现阶段，要想提高档案管理工作的科学化水平，必须做好人员水平的提升 一方面，可吸引专业的档案管理工作者加入，加强人才队伍建设，使人才结构更为合理另一方面，通过对现有人才进行培训 外派学习在职学习及对外交流等方式，全面提升人才的专业知识水平及技能水平培训内容不仅涉及档案管理相关业务知识，还应开展包括相关法律法规行业标准当前经济形式在内的其他知识，以丰富并全面提高档案管理人员知识面与技术水平 加强人员考核管理制度，使档案管理人员工作按规范操作，保持严谨有序的工作态度，及时归档，确保资料全面且完整

3、加强基础建设，提高管理水平

提高档案管理科学化水平，必须加强硬件及软件基础建设，做好硬件保障才能为有效提高档案管理科学化水平提供技术支持；加强软件管理，通过电子阅览室 档案网站信息共享平台等软件系统的建立，方便用户对信息的检索，同时实现资源共享，提高档案资料的利用率合理运用各项档案管理载体，使用现代化技术手段，不断完善电子档案信息内容，采用现代档案网络化管理手段，使其更具科学化水平加快档案管理标准化建设进程，改变传统档案管理模式，加快综合性档案室的构建，实现信息 资料统一管理，建立 健全档案日常管理工作制度，做到专人专责；加强档案的移交审批工作的流程化管理及制度化管理，确认审批权限及移交明细，使所有文件都能够有据可查 做好档案的动态管理，特点是资料上发生变动的，应及时加以修正，定期组织管理人员对档案信息资料进行检阅规范与完善，使档案资料与时俱进；加强对档案管理工作的全面性考核，不断发现并纠正管理中存在的问题，保障档案管理.

4、强化管理意识，加大对档案管理现代化的投入