档案工作规范化管理范文

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一、高校档案工作的地位及要求

高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划[1]。从1987年4月23日原国家教委、国家档案局的《关于加强高等学校档案工作的几点意见》（〔87〕教办字016号）[2]、1989年10月10日国家教育委员会令第6号的《普通高等学校档案管理办法》[3]，到现行的2008年8月20日的中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）等一系列直接针对高校档案工作的法规性文献，历来都重视高校档案管理工作。《办法》强调了高校档案工作的重要性并提出了明确的要求：档案工作作为高校工作的重要组成部分，是高校一项不可或缺的基础性工作，要与高校整体发展同步。

二、规范高校档案工作的意义

1、明确高校档案工作领导体制

《办法》在总则中明确规定：“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。”“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。”并首次指明了“高校档案工作由高等学校校长领导”，规范了高校档案工作行政领导和业务指导体系，健全了高校档案工作的领导体制，使高校档案工作的行政管理和业务指导都有了明确的主体：高校档案工作在行政管理上接受国家教育行政部门和省、自治区、直辖市教育行政部门的领导；业务上接受国家档案局和省、自治区、直辖市档案局的指导、监督和检查。教育和档案行政部门相互配合，共同组成和谐的行政主管、业务指导的管理体系，有利于高校档案工作的规范和发展。

2、保障高校档案机构建设

国家规范高校档案管理的重大举措，就是保障了高校档案机构设置，如《办法》明确了高校档案机构的设置条件，指出未设立档案馆的高校应当设立综合档案室，并规范其职责，为开展高校档案工作提供了组织保证。

3、促进高校档案人才队伍建设

专职档案工作人员，是高校档案工作的基本力量，高校档案馆（室）必须配备与本校档案数量和工作任务相适应的一定数量和较高素质的专职档案工作人员，保证档案工作正常有序的推进，保持档案工作不断发展的活力。针对高校档案工作人员学历职称层次偏低、专业结构不合理、队伍不稳定、缺乏掌握现代技术的管理人才等问题，《办法》规范了高校档案馆（室），应当配备具有档案专业知识、相应科学文化知识以及现代化管理技能的专职档案人员，并实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。这些相关条文，规范了高校档案人员配备的要求及待遇，反映出国家对高校专职档案人才队伍建设的关心和重视，为高校档案人才队伍的稳定和提高起到了至关重要的作用。

4、使高校档案管理有章可循

高校档案管理相关的规范性法规文件的颁布实施，适应高等教育发展的需要，符合高校档案工作实际，是推进依法治校、依法治档，规范新时期高校档案工作制度化、科学化发展的重要依据。如教育部和国家档案局为规范高等学校档案工作、提高档案管理水平、有效保护和利用档案出台的《办法》，四川省教育厅、四川省档案局制定的《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》，为高校档案工作规范化管理提供了可靠的法律保障。

5、确保高校档案工作可持续发展

为了改善高校档案工作的发展环境，《办法》提高和强化了高校档案工作的地位与作用，主要从高校档案工作的定位、领导体制、管理体系、机构设置与人员配备、档案管理与利用以及档案工作经费、档案库房建设和档案设备配置等各方面强化了高校档案工作有效运行的条件保障。这些相关的法规文献，既适应了高等教育改革发展的需要，又符合高校档案工作建设发展的实际情况，有利于高校档案工作的规范化、档案管理现代化、档案资源信息化、档案利用知识化、档案传递网络化，能确保高校档案事业的健康和可持续发展。

三、高校档案工作规范化管理的有效途径

1、强化意识，更新观念——人性化是前提

要规范高校档案工作首先必须强化法制意识，牢固树立依法治档、依法管档观念，并以人性化理念管理高校档案工作。

高校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录[4]。高校档案的内涵，决定了高校档案工作具有长期性、连续性、持久性、系统性的特征。时间在流逝，历史在积淀，档案在递增，资源在积累，载体在变化，人员在更替，在这样一种动态工作过程中，如果没有合理的管理制度与政策法规来规范高校档案工作，其后果不堪设想。同时，规章制度的制定与实施必须以人为本，贯彻人才兴档、人才强馆理念：一方面，既要约束我们的档案管理者，规范档案管理行为，又要尊重知识、尊重人才，充分调动与激发档案人的主动性与积极性；另一方面，要对利用者提供人性化的服务，才有利于高校档案资源体系建设和档案服务体系建设。转贴于

2、专业培训，科学管理——现代化是手段

高校档案馆（室）是保存和提供利用学校档案的专门机构，《办法》明文规定应配备专职档案工作人员，且要具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，实行专业技术职务聘任制。根据这一对高校档案机构及其人员的定位和要求，专职档案人员必须钻研档案学专业知识和科学文化知识，掌握现代化管理技能，如计算机技术、信息技术、网络技术、多媒体技术、数据处理技术，这样才能充分利用现代化管理手段，科学地管理档案和快速便捷地提供利用，推动高校档案工作从传统管理模式向现代化管理模式转变。科学化、现代化管理，是规范高校档案工作的重要手段。

要规范高校档案工作 ，实现档案工作的现代化管理，人才是核心。然而，根据教育部办公厅档案处对教育部直属高校档案工作状况的调查，全国72所教育部直属高校共有专职档案人员750名，其专业结构上，档案学专业毕业的459人，非档案专业毕业的291人，分别占总数的61.2%和38.2%；职称结构上，研究馆员19人，副研究馆员150人，馆员316人，助理馆员112人，管理员40人，无职称人员113人[5]。这种状况的人才队伍很难适应档案信息化建设和现代化管理的要求，优化专职档案人员队伍结构，既是时代的要求，也是高校档案工作自身发展的需要。因此，要通过多种渠道，如讲座、进修、函授、自学、培训、外派、引进，提高专职档案人员的专业知识、业务技能与综合素质。

3、健全规章，严格执行——制度化是保障

高校档案机构是国家档案事业的重要组成部分，一方面是负责保管本单位的档案与提供档案为高校和社会服务的职能，另一方面是负责对高校档案工作进行业务指导、监督和检查的管理职能，这两大方面职责的正确履行，首先要规范行为，明确岗位职责，强化责任意识，做到依法治档、依法管档。高校档案馆（室），要认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，并以国家相关法律法规为依据，结合本校档案工作实际，创新档案管理制度化建设，建立和不断完善本馆的档案管理规章制度，为档案工作提供可靠的制度保障，使高校档案工作有章可循、有法必依。因此，制度化建设是高校档案工作规范化管理的保障。

4、过程控制，监督检查——程序化是关键

高校档案工作规范化管理的有效手段是程序化。要对高校工作系统的各个工作环节进行有效监督和控制，每项工作要设计完整的工作过程，事前有依据、计划与布置，事中有检查与监督，事后有验收、总结、评价与反馈，这样才能规范整个档案工作过程，提高工作效率，从而保障档案工作系统有条不紊地高效地运行。

5、达标认定，不断提高——标准化是依据

要实现高校档案工作规范化管理，最有效的途径是进行高等学校档案规范化管理认定。如四川省档案局、四川省教育厅组织的“四川省高等学校档案规范化管理认定”工作，就是为认真贯彻执行《高等学校档案管理办法》、《四川省档案工作规范化管理办法》（川办函[2005]103号）和《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教[2009]204号），全面提升我省高等学校档案工作整体水平，不继推动全省高等学校档案事业的改革和发展而进行的，其评定标准是《四川省高等学校档案工作规范化管理考核标准（试行）》，考核的主要内容包括组织管理、基础设施设备、基础业务建设、开发利用等四个部分，重点考核、评审其近三年（含当年）档案工作规范化管理的情况，以开展档案规范化管理认定工作为载体，使全省高等学校档案工作逐步达到规范化管理标准，切实提高高等学校档案管理和服务质量[6]。以上认定目的、指导思想、认定标准与考核内容表明， 四川省高等学校档案工作规范化管理认定的相关文件及其标准，是保障四川省高等学校档案工作规范化管理的主要依据。

6、数字存储，知识服务——信息化是动力

高校档案是高校科研、教育、教学和日常管理以及各项事业发展的重要凭据，是高校可持续发展不可缺少的信息资源。档案的本质是原始记录性，它是直接的、原始的历史记录，具有特殊的凭证价值。实体档案，一旦损毁不可再生，于是档案信息化建设被提上了议事日程。《办法》要求“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”。档案信息化建设的内容，主要包括档案资源数字化建设、档案利用知识化建设、档案信息安全保障体系建设、档案管理应用系统建设、标准规范体系建设等方面，基本上覆盖了档案工作的各个环节和各门类档案管理业务。因此，档案信息化建设对高校档案工作的规范化管理具有强大的推动作用。

参考文献

[1]、[4]教育部 国家档案局 高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第27号，2008.8.20。

[2]国家教委 国家档案局 关于加强高等学校档案工作的几点意见〔87〕.教办字016号，1987.4.23。

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1.2 档案业务“两基”建设上“软”。一是工作制度不够健全，有的单位没有室藏档案应急处置方案和计算机档案信息网络应急处置方案；二是部分机关档案室对各门类归档文件材料收集不齐全完整，党委党组会议记录、办公会议记录、民主生活会记录和年度统计报表及人员编制名册未及时归档；三是部分机关档案室没有建立全宗卷，有些机关档案室虽已建立全宗卷，但全宗卷主要内容不齐全；四是部分机关没有单独的档案库房、阅览室和办公室；五是有的机关档案保管没有实现“三铁”，达不到“十防”措施要求。

1.3 档案信息化建设上“松”。很多单位对档案信息化建设的紧迫性、重要性认识不足，不能够把档案信息化建设列入电子政务建设规划，与之同步实施，同步发展。应配备的计算机、刻录机、扫描仪、档案管理软件未能配备，文档一体化管理难以实行。

1.4 档案提供利用上弱。档案检索工具编制不全，编研材料单薄，提供利用效果不明显。

2 机关档案工作存在问题的原因

2.1 领导认识不到位。由于机关领导认识不到档案工作的重要性，在工作中不重视档案工作。档案管理制度不健全，责任不明确，工作被动。

2.2 对档案工作人员管理不到位。第一，机关档案员不能保持相对稳定，调动过于频繁。第二，机关档案工作人员少，不适应档案工作的需要。如濮阳市法院有诉讼档案、文书档案四万多卷，工作量大，档案员疲于应付。第三，档案员业务素质不高。有的档案员不是学档案专业的，有的是从其他岗位上调动过来的，对档案工作知之不多。第四，档案员待遇低，其积极主动性很难发挥，机关档案工作也很难有起色。

2.3 经费投入不到位。机关档案工作需要适量的资金投入，但很多单位没有投入开展档案工作必需的资金，该配备的空调机、去湿机、灭火器和计算机等没有配备或配备不全，机关档案库房达不到“十防”措施的要求，影响了档案信息化建设工作开展。

3 机关档案工作规范化管理认证对策

3.1 抓领导，不断提高思想认识。①凡是召开档案工作会议，就请分管领导、主管负责人参加，增强其重视支持档案工作的责任感；②档案行政管理部门可以收集编辑档案利用实例汇编，发给机关领导学习，加深他们对机关档案工作的认识和理解；③档案部门的干部在对机关单位检查工作、业务指导时，利用正反实例宣传机关档案工作的重要性和必要性。

3.2 抓队伍，加强对机关档案干部的管理。首先，要保持机关档案干部的相对稳定。实行机关档案干部备案制度，各机关档案干部交流调动前，要向当地档案行政管理部门备案，征得同意后，原档案干部方可调动。其次，提高机关档案室的规格。如能把机关档案室编制为机关内部科室，提高其规格，既能保持机关档案干部的相对稳定，发挥档案干部的积极主动性，又能提高机关工作效率。最后，提高机关档案干部业务素质。理论与实践相结合，“走出去，请进来”，集中与分散，有计划有步骤地对各级机关档案干部分期分批进行轮训，使其提高业务素质，推进机关档案工作开展。

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二、二标和三标单位在8月底前完成复查准备工作，9月迎接区档案局检查，年底迎接市档案局检查。

三、被纳入检查范围的行业主管部门以及有下属机构被纳入检查范围的主管部门，要依法履行《档案法》所赋予的法律责任，加强对所属机构及本系统档案工作的领导和监督、指导。主管部门在8月底前（一标单位在6月底前）安排时间对其所属机构开展档案监督指导、业务培训、组织评比及复查预检工作，并将检查指导记录、通知、简报、通报等文字依据于8月底前（一标单位在6月底前）报送档案局，该文字依据将同时纳入该单位的档案规范化管理复查、行政执法检查及2013年年度绩效考核内容。

1、凡是达三标的单位，下属单位必须全部建档；达二标的单位，下属单位必须全部达三标以上；达一标的单位，下属单位必须有50%以上的单位达二标以上、其余的单位达三标。

2、下属单位复查不合格的，主管部门在2013年度绩效考核中此项不得分。

3、未对所属单位、本系统开展监督指导、业务培训、评比检查且无文字依据的，主管部门在2013年度绩效考核中此项不得分。

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公文是档案的前身，档案大部分由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。 立卷工作的基本要求是：按照文件形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，适当考虑和区分文件的不同保存价值，使组成的案卷便于管理和查找利用。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

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作者简介：杨彩虹（1978-），女，五常人，大学本科，副研究馆员，档案管理

随着社会的进步，档案工作显得愈发重要，我们要不断发展档案馆中的档案类型，促进档案事业的发展，要想做到档案资源的丰富，就要进行档案的收集工作。在我国的众多地区，都已经逐步开展了档案征集工作，并且取得了明显的效果。本文通过借鉴一些省市的档案收集工作的经验，进一步探讨了如何对档案的收集工作进行规范化的管理，希望在今后的收集工作中，相关人员能够不断提升工作效率，为我国的档案事业作出应有的贡献，丰富档案馆内的收藏。

一、档案征集工作的涵义

要相对档案进行有效的收集，首先我们要明确档案征集工作所具有涵义，这样才能使人们重视起档案的收集工作，将这一工作作为发展档案事业的重点任务。档案征集就是将档案进行收集整理的工作，这些档案散落在各处，需要相关工作人员进行细致的分析，进行查找，最终将遗落在民间的档案回收进档案馆内。档案具有重要的意义，不仅能够体现出一个国家发展的状况，还能预示今后国家的进一步发展，所以我们要加强档案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的档案征集，主要是指收集的行为，并不包含在完成收集后对档案进行的进一步整理或是保管工作。

二、档案征集工作的流程

在档案征集的过程中，我们应该从如下几个方面开展，大致的流程可以分为五个部分，其中又可以细化为多个步骤，下面我们来进行大致的了解。首先，要想进行档案的收集，就要制定合理的计划，这样才能有序的进行工作，在完成规划的制定后，我们就可以广泛对档案的征集提出意向了，在此基础上，对档案的规划进行评估，看使其否符合档案征集的相关要求，并且召开专家会议，对档案征集的可行性进行详细的探讨，在完成上述步骤后，就可以进行档案的审批了，如果审批通过，我们就可以开展档案征集工作了。其次，从全国各地进行档案的收集过程中，筛选出有价值的档案进行接收，将这些收集到的档案交接给其他部门进行整理，同时要对档案的捐赠者进行一定的奖励，在完成档案的整理后，就可以移送至库房进行保管了，在保管的同时，还应该建立专门的业务档案，以便做到有据可依，也便于对档案进行查找。

三、档案征集工作流程规范化管理探讨

档案的征集工作每一个环节、每一个步骤都要设立相应的制度，以便在今后的档案查找过程中具有一定的依据。只有进行规范化的管理，才能将我国的档案事业发展得越来越好，同时也能够促进档案征集工作的进一步发展，下面我们对其中的几个环节进行一定的分析。

1、“档案的征集规划”是保证档案征集工作顺利实施的基础，工作人员在对档案进行征集的过程中，都是以该规划为向导而开展工作的。对档案征集进行规划其中包含了较多的内容，以征集原则为基础，涵盖了各个方面的内容，例如征集的方式，对不同的档案信息进行不同方式的征集工作，还有从经费的方面进行考虑，进行经费的预算等。其中征集原则是十分重要的，因为其涵盖了档案征集工作的重要内容。要在档案馆的收藏范围内进行档案的征集，并不是所有的档案信息都要收藏进馆的，如果将所有的信息都收集进档案馆内，其空间也不能够满足相应的要求，所以我们应该从实际出发，充分考虑到档案馆内所需要的资源。除此之外，对档案收集的信息来源要明确，工作人员要对档案的相关信息进行详细的记录，以便在今后的工作中向贡献档案的人员进行一定的奖励。

2、“召开专家鉴定会”并不是档案征集工作必需的程序，只有当单件或批量征集金额超过规定金额，或对征集对象的真伪或者价值存在争议的时候，才由档案馆或者征集对象持有人提请召开专家鉴定会。“征集档案移交整理”，整理人员可以由档案征集人员兼任，也可以是独立于征集人员的其他人员。笔者认为，为了保证征集档案及时交到档案馆，及时完成整理工作进入库房，由独立于档案征集人员的其他人员来完成征集档案进馆后未能进入库房这一暂存时期的管理，更为稳妥。

3、“奖励捐赠”。奖励仅适用于持有人无偿向档案馆捐赠档案的行为。为了达到规范的目的，在控制流程的基础上，需要制定系列配套的制度和相应的文本。

四、规范档案征集人员行为

1、现有的行政规章，如某省《档案征集办法》对征集人员的行为做出了规定“：档案馆征集档案，应当有2名以上工作人员共同进行。征集档案时，档案征集人员应当主动出示表明身份和工作任务的证明文件。档案征集人员应当自征集完成之日起10日内将征集到的档案交档案馆。档案馆应当将征集的档案登记造册。档案征集人员将征集的档案据为己有的，由县级以上地方人民政府档案行政管理部门责令其交档案馆，并依法给予行政处分；造成损失的，依法赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

2、征集工作是一项政策性、技术性都很强的工作，档案馆可以在行政规章的基础上，依据《档案工作者职业道德准则》和《国际博物馆协会职业道德准则》等，制订《档案征集人员行为规范》，对档案征集人员提出道德、行为方面的要求：一是平等坦诚地对待征集对象持有人。征集人员不能以欺骗等不良手段从持有人手中取得征集对象；二是必须认真收集、科学记录拟征集对象的原始资料；三是严格执行新征集档案移交制度；四是不得开展与职务工作领域相同的私人收藏活动；五是严格执行保密制度。

3、加强档案征集工作，是档案馆丰富馆藏的重要途径之一。全国各级各类档案馆积极开展档案征集工作，这些行政规章的出台，对加强、规范档案征集工作，有效地保护和利用档案是十分必要的。《档案法》、《档案法实施办法》等档案法律法规虽然对档案征集有所规定，但涉及条款不多且较为原则，各省出台的行政规章则较为具体。笔者工作在档案征集岗位上，深感为了规范档案征集工作，有必要在上述法规规章的基础上进一步认真梳理档案征集工作流程，制定工作规范。

五、结语

综上所述，档案的征集工作是档案事业进一步发展的重点环节之一，为了不使众多具有价值的档案流落在民间，我们要加强档案的征集工作，使档案征集工作顺利、规范的进行，促进档案征集工作的发展。

参考文献：

[1]李林森.走出档案征集工作的困境[J].山西档案.2007(S2)