干部档案数字化管理范文

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一、现状分析

目前，公司干部职工（不含中层以上干部）档案计3290卷，其中干部人事档案971卷。在职职工档案1886卷，离退休干部档案913卷，辞世干部档案419卷。公司设兼职人事档案管理员1名，负责干部人事档案材料的收集、鉴别、归档、整理、入库、排架、转递、提供利用以及档案的保管保护。长期以来，干部人事档案管理基本上是属于传统的、封闭的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，档案工作长期处于繁杂、冗长的拆、装、查、找的状况，尚未充分发挥先进的现代代技术手段，传统的管理模式使干部人事档案管理工作落后于时展的需要，既不利于档案的保管利用，又影响工作效率。在档案内容上，受传统的人事档案内容的影响，还有人认为人事档案主要是记载个人思想政治及隐私方面内容的档案，仅供组织考察了解时所用。部分档案中反映干部基本情况的履历、考核、学历等1O项材料有空缺，尤其是一些表彰和处分材料散失较多。对职工业务能力、专业特长及科研的成果、论文论著、获奖情况、工作业绩等材料记载得较少。在管理手段上，公司使用的档案管理软件尚停留于单一的、浅层的、初级的状态和水平，对档案的编辑、查找、检索还一直采取手工形式进行，没有利用计算机技术来实现文档一体化管理，更谈不上对档案的数字化加工和档案信息利用的网络化管理，致使人事档案在使用过程中不能以最快的速度、最简捷方式查找相关人的资料，极大了影响工作效率。

二、外部形势分析

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1 轨道交通档案传统与信息化管理

在传统的数据管理方式中，以手工劳动为主，轨道集团各职能部门将纸质文件交办公室进行归档，各部门以自己的方式在自己的职权范围内采集数据，同时也只能查询到使用自己拥有的数据，形成了一个个“信息孤岛”，其他部门有可能对本部门解决问题有帮助的信息资源因为资源的封闭而无法及时的获得相关信息，从而造成了信息资源的闲置和浪费。随着轨道交通各条线路的开通，各个工程项目的立项建设，轨道集团接触到的相关单位大大增加，往来文件资料也成几何级增长，而传统的数据处理方式的弊端也日趋显现，如不及时加以改进，不但影响工作效率，更不利于整体全面地解决工作中的问题。

2 轨道交通档案数字化管理概念及内容

2.1 含义

数字化档案管理是相对传统管理而言的，它是以系统理论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信等技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下，其整体动态的最佳效果。

2.2 轨道交通档案数字化管理的目的

轨道交通数字化档案管理的总目标：一是要千方百计地保存保护好各类轨道交通运营、建设阶段的档案实体，最大限度地延长档案寿命；二是要充分开发轨道交通档案信息资源，最大限度地为轨道交通行业服务，也就是要迅速、准确地提供一切可能提供的档案信息为轨道交通各项工作按计划开展服务。

2.3 数字化管理的内容

数据管理一般包括数据采集、数据存储、数据加工和数据查询四方面内容。 数字化管理要做的工作就是通过各类信息技术平台来缩短数据采集、加工、查询的时间，延长数据存储的时间。

3 数字化管理在轨道交通档案中的应用

由于目前计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性方面存在一定的不足，轨道交通档案管理数字化进程也不够理想，目前轨道交通综合档案管理与工程档案管理通过各自的档案数字化处理流程开展相关档案管理工作。

3.1 轨道交通档案综合数字化管理

轨道交通档案综合数字化管理包括文书档案、人事档案、会计档案的数字化处理工作。

3.1.1 文书档案。

文书档案的数字化通过集团办公OA系统来实现，OA自动化办公系统的公文处理及归档流程严格按《企业档案管理规定》、《企业档案工作规范》要求制定，结合公司的实际情况，文书档案按党群、行政、生产、经营4类来分类，归档文件按大类结合年度进行排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。电脑还可以根据操作员录入的文件相关信息自动生成档案号，对文件进行智能化分类，很大程度上避免了工作人员的一些误操作，同时便于收文登记人员与档案人员的工作衔接。只是现在的OA系统功能还不完善，未能实现文件、档案一体化计算机管理，档案著录标引工作还没有完全转移向文件形成处理部门，这样直接影响到档案管理的工作效率。

3.1.2 人事档案。

轨道交通的干部人事档案管理信息化工作最大的问题是数字化信息量不足，许多基础数据网上缺失，档案资源利用率较低。干部档案信息外围涉及到上级主管部门、众多基层单位、横向条线部门，内部涉及到干部管理的多个职能部门，信息内容也包括班子建设、干部管理、干部任免、干部档案、干部教育、干部统计、干部考核、考察、党员统计等方方面面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动，制定科学合理的信息采集、维护和使用规定，明确界定各级、各部门的责任区分、权限和义务，形成科学、有序、规范、统一的运行协调机制，加强统一的强化培训，提高信息使用者的实际操作能力，从而实现干部人事档案管理数字化信息系统建设更好地为现代组织人事工作服务。

3.1.3 会计档案。

由于上面提到的技术等原因，轨道交通的会计档案数字化处理系统也没有完全与OA办公自动化系统合并在一起，并且根据《会计档案管理办法》要求，会计凭证、会计账簿、会计报表的输入应符合国家标准归档格式要求，目前的办公系统在智能化处理这类专业文件上功能上还有欠缺，达不到一些标准规定。因此会计档案的数字化目前还是通?^金蝶等专业系统管理软件来实现，OA办公自动集成化的工程还在开发进程之中。

3.2 轨道交通工程建设档案管理数字化

由于轨道交通项目参与方众多，围绕工程项目的实施，如何做好各方之间的协调至关重要。轨道集团作为项目业主，与设计方、监理方、施工方、政府部门之间都要建立起通畅的联系才能够顺利地开展工作，基于这方面的需求搭建一个轨道交通工程建设数字化管理系统是十分必要的。

目前的轨道交通工程建设数字化管理系统功能仅限于施工单位与业主方的对接，施工单位的工程支付类文件统一在工程文件处理窗口处登记编号，而工程文件的归档由工程文件处理窗口直接与公司档案室对接，按轨道交通在建线路分类整理后，纸质文件与电子文档同步归档。

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本文通过网站调查、邮箱、电话等调研方式，调查分析了广东省62所本科院校的高校档案机构、人事档案归属、档案管理系统建设、档案网站建设四个方面的内容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民办本科院校，占40.3%，其中16所独立学院，2所中外合作办学的高校。

1.高校档案机构

高校档案机构包括档案馆和综合档案室。本次调查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校设立了独立的档案机构，其中2所是民办高校，分别是是广东理工学院和中山大学南方学院；2所高校的档案机构挂靠其他部门，广东海洋大学档案馆挂靠校长办公室，韩山师范学院综合档案室挂靠图书馆。这些独立的档案机构命名各有不同：广东理工学院、中山大学南方学院是档案室，韩山师范学院、广州体育学院是综合档案室，佛山科学技术学院是档案管理中心，其他高校独立的档案机构都是档案馆。

另外，42所（67.7%）高校未设立独立的档案机构，其中公办高校19所、民办高校23所。这些非独立的档案机构设在高校的学校/院办公室或党委办公室。中外合作办学的民办高校又有不同，北京师范大学-香港浸会大联合国际学院由秘书处负责公文审批的信息化管理和立卷归档工作，香港中文大学各个机构形成的档案一般都保存在各个学校机构手里，无专门的学校档案保管机构。

2.干部人事档案归属

从以上调查结果可知，除了中外合作办学的民办高校，广东省的本科院校都已设立高校档案机构，接近1/3的本科院校设立了独立的档案机构。高校人事档案有两种管理模式：一是归入独立的档案机构统一管理，一是归入人事部门管理。

此次调查的62所本科院校中，仅有6所（9.7%）高校的人事档案归入独立的档案机构管理。41所（66.1%）高校的人事档案归入人事部门管理，其中公办高校31所，民办高校10所，如表2所示。另外，有13所民办高校的人事档案挂靠在人才市场。北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院、香港中文大学（深圳）的员工并无人事档案，但对于受聘的员工，人力资源部门在聘期收集其相关的个人信息资料并建立仅供内部使用的个人档案。

人事档案归入独立的档案机构管理的六所高校，分别是中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东外语外贸大学、广东技术师范学院、佛山科学技术学院。这六所高校的教工人事档案并入独立的档案机构之前也都是由人事组织部门管理，中山大学档案馆是最早并入人事档案的，其次是华南农业大学，其他四所学校都是最近几年才将人事档案移交档案馆。

3.档案管理系统建设

档案管理系统是档案馆数字化、自动化管理的主要应用软件。人事档案管理系统是专门针对干部人事档案的现代化档案管理系统，能够提高人事档案管理的效率与准确性，有利于实现人事档案管理的现代化。国内许多高校采用南大之星档案管理系统，广东省采用该系统的高校有华南师范大学、华南农业大学、广东技术师范学院、韶关学院等，部分高校的档案管理系统是自主研发，如暨南大学（独立开发），还有一些高校的系统开发外包，如广东工业大学、中山大学。

本次调查的62所高校中，24所高校建有档案管理系统，其中公办高校22所，民办高校2所是中山大学南方学院、广东技术师范学院天河学院；有独立的档案机构的高校中仅15所有档案管理系统。人事档案归属档案馆的6所高校中，中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东技术师范学院5所高校建有档案管理系统，其中中山大学、广东工业大学建有教工人事档案系统，广东技术师范学院正在建设人事档案管理系统。

4.档案网站建设

档案网站是档案信息资源共享的网络平台，能把数字化加工整合之后的档案资源，通过档案网站以各种形式和展示出来。62所高校中，24所高校通过档案网站提供了网络平台，既有独立档案机构的高校，又有非独立档案机构的高校。20所有独立档案机构的高校中，18所高校建有档案网站，其中2所民办高校是广东理工学院、中山大W南方学院。非独立的档案机构的5所高校，五邑大学、仲恺农业工程学院、广州医科大学、广州工商学院、东莞理工学院城市学院在所属的院办、档案网站上设置了独立的档案管理、档案工作或档案业务栏目，广东财经大学综合档案室隶属学院办公室，建有独立的档案网站；其他非独立的档案机构在所属部门的档案网站上则只有零星的简介。

24所高校建有档案管理系统，24所高校建有档案网站，19所高校既建有档案网站又建有档案系统，5所高校建有档案系统但无档案网站，5所高校建有档案网站但无档案系统。20所高校的档案管理系统在档案网站上提供登录链接或登录平台，其中包括广州中医药大学、广东技术师范学院天河学院的档案系统挂在学校网站主页。建有人事档案管理系统的3所高校中，中山大学、广东技术师范学院提供人事档案管理系统登录链接，广东工业大学档案网站未提供人事档案管理系统入口。

二、人事档案信息化建设中存在的问题

从调查分析可以看到，广东省高校人事档案信息化建设刚刚起步，独立的高校档案机构建设、人事档案归属、人事档案系统建设、档案网站建设都存在诸多问题。

1.人事档案分散管理问题严重

人事档案是专门档案的一种，专门档案的管理仍然按照全宗原则实行集中统一管理。许多省份的高校的人事档案纳入到了独立的档案机构，如四川、湖北、重庆、江苏、上海、陕西、山西、浙江的高校。从广东省高校档案机构调查情况可知，广东省独立的高校档案机构的建设比例（32.3%）低，而且大都是公办高校，只有两所是民办高校。其中，54.1%的公办本科高校有独立的档案机构，6%的民办高校有独立的档案机构。从人事档案归属的调查情况可知，6所公办高校人事档案归属独立的档案机构，占广东省本科院校总数的9.7%、占广东省公办本科院校总数的16.2%；而52%民办高校的人事档案挂靠在人才市场，超过半数的民办高校的人事档案挂靠在校外。从整体情况来看，广东省独立的高校档案机构偏少，而且只有少数几所本科高校人事档案归属档案机构，民办本科高校的独立的高校档案机构极少，人事档案管理更加分散。

无论人事档案归入人事部门还是人才市场管理，档案都得不到统一保管，档案工作投入偏少，整理不规范，专业化建设滞后。这种低水平重复的分散管理，不利于人事档案规范化、信息化的管理。独立的高校档案机构才能承担起归属人事档案的能力，独立的高校档案机构建设比例低，是干部人事档案分散管理严重的原因之一。

2.人事档案管理系统建设滞后

目前广东省大部分高校仍没有启用档案管理系统，62所高校中只有24所高校有档案管理系统，保管的档案主体仍然是纸质档案。大部分（75%）有独立的档案机构的高校已建有档案管理系统，档案管理系统主要实现目录的数字化，有些高校已扫描部分综合档案，能进行全文检索，如华南理工大学、中山大学，广东技术师范学院、广东工业大学等。中山大学已完成全部馆藏党政类档案的数字化扫描和挂接。广东技术师范学院完成了部分教学类档案原件的数字化扫描、著录、校验和挂接等工作，基本实现了部分行政、党群档案与学生学籍档案的全文检索。

广东省高校的人事档案的数字化工作还限于人事档案的检索和档案目录的数字化，绝大多数高校档案馆至今还没有人事档案管理系统，只凭借 Excel或 Word等常用办公软件进行人事档案目录管理。人事档案已归属独立的档案机构的高校，83.3%的高校建有档案管理系统。建有教工人事档案系统的3所高校中，中山大学的人事档案管理系统已投入使用，但只是目录的数字化，广东工业大学的人事档案系统正在完善，并且正在进行人事档案内容的数字化扫描工作。总的来说广东省的本科高校还没有针对档案目录和内容数字化的成熟的人事档案管理系统，而综合档案则已部分实现全文检索，人事档案管理系统的建设远远滞后于其他综合档案。

3.人事档案信息化建设与档案网站建设脱节

人事档案信息化，是利用档案管理系统将纸质型档案转换成电子型档案，并通过一定的网络平台提供利用。人事档案信息化不仅要建设档案管理系统，而且要通过档案网站这个网络平台提供利用。

调查发现，62所高校中，38.7%的高校建有档案网站，这些高校中83.3%的高校档案网站提供档案管理系统入口；建有独立档案网站的有19所高校（30.6%），既建有档案网站又建有档案系统的比例30.6%，有独立的档案机构的高校档案网站建设的比例90%；民办高校档案网站建设比例（16%）低。从调查可知，广东省本科高校档案馆 （室 ）独立的档案网站建设比例还不足1/3，而独立的档案机构已普遍建立了专门的网站，且大都已启用档案管理系统。

仅3.2%的高校人事档案管理系统挂接到档案网站，人事档案信息化的数据不能通过档案网站对外提供利用，也不能提供全文检索。即使已开展人事数字扫描工作的高校也未能及时将人事档案管理系统挂接到档案网站。

三、推进人事档案信息化建设的建议

人事档案信息化的进程刻不容缓，推进人事档案信息化建设，应从加快制度建设以及软件硬件建设等方面着手。

1.加快制度建设，推进规范化管理

高校人事档案信息化滞后，是由于硬件条件差，档案人员业务不精、档案不受重视等各种原因引起的，关键是制度的缺失。因此，必须自上而下建立人事档案规范化管理制度，包括人事档案信息化建设制度、材料收集归档制度、人事档案审核制度、人事档案归属制度、档案管理人员进修培训制度等。

首先，人事档案要实现信息化管理，需建立人事档案管理系统，把所完整的档案信息录入系统，必须建立严密的材料收集归档制度，审核收集的散件，查看是否缺少签名、公章、时间，复印件未盖与原件相符的章等，增加电子归档，收集电子目录、建立规范化的电子档案、纸质档案收集渠道。定期审核档案，查漏补缺，防止档案造假。

其次，人事档案归属高校档案机构是人事档案信息化的基础，有条件的高校应加快推进独立档案机构的建设，高校干部人事档案归入独立的档案机构有利于提高人事档案的利用率，提高人事档案工作者的业务能力，能有效利用人员和设备，节约经费，并且有利于干部人事档案管理的专业化、规范化、数字化建设，更快实现人事档案的信息化管理、档案工作的整体协调发展。从近几年高校独立档案机构成立的时间、人事档案并入独立的档案机构的时间来看，独立的档案机构统一管理的模式是高校人事档案管理的发展方向。由独立的档案机构管理人事档案更加科学合理，也是大势所趋。

再次，人事档案管理人员的业务水平不高，信息化人才短缺，制约着人事档案信息化建设的发展。规范化的管理离不开专业化的人才，应配备具备档案和计算机相关知识的人事档案管理人员，定期培训，加强交流学习，学习先进的档案管理理念。

只有建立完善的制度，人事档案信息化建设才有保障，推进人事档案归属合并的进程，加快启动人事档案信息化建设。

2.加快人事档案内容的数字化建设

人事档案的信息化建设包括人事档案目录和内容的数字化，数字化的档案目录和内容还能通过网络平台提供利用。广东省干部档案目录管理系统2005年就已投入使用，人事档案目录的数字化工作有了一定的基础，而内容的数字化建设还处于零基础的起步阶段。人事档案内容的数字化是将档案材料逐一扫描后，挂接到人事档案管理系统，扫描进入系统的档案才能进行全文检索，全文检索实现了利用者对档案信息快速检索和方便利用，有利于档案的永久保存。

人事档案内容数字化建设的缺失是人事档案信息化建设的主要问题，也是制约人事档案全文检索的重要因素，应加快人事档案内容的数字化建设，确保人事档案整体信息化建设工作的顺利进行。

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随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展，计算机普遍应用于各单位、各部门。局域网、互联网已成为信息交流最便捷、快速的途径，人们迫切要求能够在网络中寻找到自己需要的数字化信息，电子商务、电子政务在短时间内产生并迅速普及，在政治、经济等多个领域产生大量的数字化文件，进而形成大量的数字化档案。特别是区级国家综合档案馆的档案信息化建设、馆藏资源建设，实现档案事业的基础工作。

一、档案资料数字化建设的必要性

1、档案资料数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理、为社会提供高效、优质的服务。

2、档案资料数字化是形势发展的需求。当今，政府把数字化建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。其一，我档案馆就是区委、区政府保管和提供利用档案信息的职能部门。馆藏是东安区最有实用价值的信息资源库，这样一大批珍贵的档案信息资源应很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，所以要建设数字化工作，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。

3、档案资料数字化是社会的强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是较偏远的农村的利用者要查阅婚姻档案，非常不便，他们迫切要求信息共享。还有一些投资者，他们想了解我区的整体情况，才敢于投资，那么要了解我区的详细内容恰恰只有区档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使区档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案资料数字化建设的内容

1、推进档案资料数字化，必须提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、有重点地抓好数据库建设。目前，我们档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库的建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方面的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。在此过程中，必须领导重视，统一认识，突出重点，面向应用，由单一库向系统库发展。

三、对档案资料数字化建设的思考

档案数字化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新，脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。档案数字化建设是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中应该多做调查、分析、研究。

1、加强领导，提高认识。加快档案数字化建设，要更新各级领导的知识领域，档案管理的现代化，首先是档案管理者的现代化，否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时，应聘请专门的档案管理人才组织相关的业务培训，改变现有档案干部的知识结构，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，提高工作水平和工作效率。

2、加大投入，配备管理软件。将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，构建档案馆内部局域网，并接入外部网或者互联网，是信息化建设得以进行的必要基础。如果有足够的资金购买充足的设备，就能按照自身要求构建网络实体。有了网络没有相应的档案管理软件，硬件就会像一盘散沙，无法运作。现在市场上专业化的档案管理软件种类很多，但是从经济实用角度出发，适合档案部门的不多。如将纸质档案进行数字化扫描必须购置相应的扫描设备、计算机等硬件设备。平板扫描仪扫描价格便宜，但速度慢，不适合档案部门短期内完成数字化转化的要求。快速扫描仪适应档案数字化建设，但价格高。同时，相应等级的档案管理软件也价格不菲。因此，档案部门应根据自己的实际情况，按照经济实用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则来确定。

3、改变工作方式，健全工作规范。档案信息化建设的第一个成果就是馆藏档案的数字化，馆藏档案大部分以数字形态存在，以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不适用管理数字化档案了，必须改变工作方式，建设工作规范。大力开发档案信息资源，实现档案信息资源的社会共享是档案信息化建设的根本目标，区级档案馆应不断加大档案信息资源的开发利用的力度，促进档案信息资源的社会共享。档案馆信息化建设必须充分发挥主观能动性，在深入了解本地区的重要实践活动，为社会发展的基本情况的基础上走创新之路。

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中图分类号：G242 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-10-00-01

随着数字化技术的迅猛发展，人类社会已经进入信息时代，信息化是当今世界发展的大趋势，是推动经济社会变革的重要力量。群众文化艺术档案工作是文化工作的重要组成部分，也是国家档案工作的重要组成部分，历来受到全社会的关心和重视。当下，随着信息社会快速发展，艺术档案工作在面临挑战的同时也面临着新的发展机遇。分析艺术档案工作现状及问题，厘清发展脉络与思路，加强艺术档案的数字化建设，对于进一步做好群众文化艺术档案工作转型升级具有积极意义。

一、群文艺术档案数字化建设面临的问题及制约因素

现今，人类社会已进入数字化信息时代，艺术档案工作在数字化信息技术的推动下实现了跨越式发展，逐步实现了更加快捷、便利的存储和利用，但同时也给艺术档案工作带来了巨大的挑战，由此存在的问题也不容忽视。

一是重视程度不够。部分文化馆领导对艺术档案管理这一基础性工作缺乏应有的重视。文化馆开展的公共文化服务活动都将产生大量艺术档案。虽然种类繁多，但收集、归档工作往往受不到重视。另一方面，由于部分领导对此项工作的重视程度不够，开展群文活动时，艺档干部不能亲临活动现场。由此，艺术档案管理干部对艺术档案的产生情况也往往不能得到有效的掌握。因此，在群众文艺汇演、巡演、展演展览中产生的图片、视频等资料也得不到有效收集。更有甚者，连材料都未保存，未能及时完整地移交档案室。这导致活动材料缺少。

二是保管条件欠缺落后。艺术档案中的声像、实物档案由于其载体的特殊性，必须具备防潮、防光等六防保管条件要求。据了解，很多基层文化馆站并未达到要求，加之部分管理人员对艺术档案的重要性认识模糊，造成音像资料没有专门的保管设备，而是放在档案柜内与其它档案混合存放，由于保管条件不甚理想，往往影响了艺术档案的长期保存，导致部分艺术档案失效而无法充分利用。

三是档案内容界定不明。迄今为止，群文档案的管理还没有一整套完整科学的标准化管理制度。随着现代公共文化服务体系的完善和发展，加上互联网信息技术的影响，群文档案的内涵和外延都在发生变化。文化馆站在收集、整理、保管档案时，由于没有统一的管理模式和标准可参照，导致档案管理者往往凭自己多年的工作经验和感悟理解进行归档整理，使不少应该归档的资料没有纳入档案管理。

二、群文艺术档案数字化建设涉及的主要内容

（一）文书信息档案的数字化管理。文书信息工作是群文艺术档案工作的有机组成部分，文书信息处理过程的快与慢、好与坏会直接影响档案的内在质量。根据文书信息档案纸质化的特点，运用现代化的科技手段，建立和完善文书信息档案数字化管理，即把每天收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在局域网内传阅，并设定传阅时间和催办时间，并对处理完毕的文件进行随时预立卷整理，从实体管理向网络管理转变，实现文书信息档案的动态管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅登记、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的数据化管理。

（二）文艺作品档案的数字化管理。歌曲、曲艺、小品、民乐等群众文艺作品具有较高的艺术价值和欣赏价值。文化馆站对这些作品的曲谱、音像、文字注解等进行分类整理和归档，存入到项目资料库中。为了使以传统载体形式承载的档案信息能够通过计算机进行管理，就要利用高速扫描技术、数据压缩技术等信息处理手段，将其进行转换处理，形成数字信息，并以数字代码方式把现场的演唱、照片、影像等编辑转化为数字化格式完整地保存下来。

三、群文艺术档案数字化建设的基本策略

数字化是艺术档案保存、管理、应用的一个显性趋势。在当前大数据信息化背景下，怎样适应科技的发展，克服传统艺术档案管理工作中的不足，更好地发挥艺术档案的职能与作用，综合数字化技术、多媒体技术、如何加强群众文化艺术档案的数字化应用是未来档案管理工作的大势所趋。

（一）有序推进群文艺术档案标准化。文化艺术档案的数字化建设是档案信息化建设中任务繁重的一项基础工作，它是将传统的艺术档案通过扫描、摄录、采集等手段转化成数字形式的过程，包括艺术档案的整理、扫描、图像处理、图像存储、目录库建立、数据挂接、数据验收、数据备份和成果管理等等环节。开展艺术档案的数字化，应该建立起一整套工作流程和技术规范，以保证数字化艺术档案的规范化。在数字化的今天，艺术档案的存在形式也应突破原有模式，走数字存储、电子化档案存储的方式，使艺术档案具有电子档案、纸质档案、资料实物等多形式共存的方式，使得艺术档案更为立体直观。

（二）应用多媒体技术建立数据库。多媒体是一种结合文字、声音、图像、动画和视频影像的交织组合，而数字多媒体技术是将多种不同类型媒体集成输入到一个系统中去，形成相互联系和配合的有机整体，可在人机交互控制下对其进行处理和利用的综合技术。多媒体技术对艺术档案的接收、编目、存储、检索和利用都有着巨大的积极意义。数字化是当前艺术档案管理应用工作的先决条件和必要手段，而多媒体技术又是群众文化艺术档案数字化的先决条件。首先通过扫描技术、光学字符识别技术、视频音频采集转换技术、缩微数字影像技术、多媒体数据压缩技术、光盘刻录技术等多媒体技术对馆藏艺术档案进行进行数字转换，再运用多媒体技术与档案管理信息系统相结合的方式，构建起一个多媒体平台，使“档案件号、卷号”与多媒体文件的存储位置相关联，并利用此存储信息自动读取、还原、播放多媒体信息，实现目录数据与多媒体文件的集成管理，使计算机呈现图、文、音、视并茂，极大地增强人机交互利用。

总之，在现今文化大繁荣大发展的背景条件下，随着计算机网络技术、多媒体技术在档案管理、利用等环节中的不断发展，文化馆站的群文艺术档案管理工作必将迎来一场新的技术革命。群文艺术档案管理部门应不断完善制度建设，加大经费投入，实现实物管理与数字化虚拟管理并重的机制，使群众文化艺术档案更好地为公共文化事业服务。

参考文献：

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一、数字化档案管理的优势

（一）提高经济效益，减少资源浪费，过去一直使用增加办公人员和办公经费的方法，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使以往传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节省了人力物力等保管费用，更节省了占地空间，而且查阅起来更方便快捷，从而避免了反复复印资料而造成的纸张和人员以及时间的浪费。（二）提高办公效率，信息及时准确，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以人事部门为例，干部的任用提拔都需要详细准确的档案信息资料，然而档案数字化管理便可提供详细、即时准确的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让档案管理人员做到轻轻松松掌握所有资料。（三）具有较强的时效性，周期短，效率高。档案的整理、管理是一项较为浩大的工程，按照以往传统的方法，不仅机需要很长的时间，而且需要大量的人力、物力、财力。而数字化档案采用新的手段和方法，应用新技术手段，通过网络采集等手段减少中间环节，大大降低了劳动强度，缩短了档案整理周期，提高了工作效率。（四）增强档案原件的保护，减少不必要的损坏，纸质资料反复利用将会造成不同程度的损伤。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是更好的保护了它的完整性。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分纸质档案篡改的行为。（五）档案数字化更加方便部门之间的沟通联系。档案数字化在资源整合过程中有特定的标准，依托互联网平台，不同部门的档案有时候可以共享，便于及时、大量收集资料，使档案资料更加完整，有效避免遗漏现象。档案利用过程还可以不经过现场通过有关网络就能进行直接的查询借阅。在档案数字化模式下，部门之间可以十分便利的沟通。

二、数字化档案管理的意义

（一）信息时展的必然需求。长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用，档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。随着信息时代的飞速发展，档案管理的数字化已经成为加快我国信息化步伐和发展档案事业的需要。如果还不重视档案数字化的建设，不能在网络上有效地传递利用档案信息资源，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被高速发展的信息社会所淘汰。（二）加强科学研究、普及科教知识、服务社会。数字化档案管理为利用者提供了详时、准确、系统、全面且具有权威性和参考价值的档案信息，它不仅能够满足科学研究，大型复杂课题所需资料，一般工作需要，而且可以满足社会大众家庭教育等需求，在落实科教兴国科学发展等方面可以充分发挥数字化档案的作用。（三）改善档案管理工作，提升档案工作社会地位。数字化档案管理的发展将促进与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和档案管理水平的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，提升档案工作在信息化社会中的地位和作用，从而实现档案事业的跨越式发展。档案管理的数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。切实把数字化建设作为实现档案管理现代化的关键，加快档案数字化建设步伐，加强档案的规范化管理，提高管理水平、提高效率，增强档案服务水平。用信息技术来提升科学管理水平，为档案管理提供高效率的全面服务。

作者:徐巍单位:吉林省通化市国土资源局

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随着社会的发展，煤炭企业的现代化建设步伐不断加快，办公系统的网络化正在逐步完善，这就要求煤炭企业的档案管理工作也必须与时俱进，紧跟时代的发展步伐，加快数字化建设，更好地为企业的发展服务。

1 要进一步提高档案意识

档案管理部门应该定期组织召开会议，向各部门人员宣传和贯彻档案法，提高企业干部职工的档案意识，使大家明白档案工作的重要性，让大家知道档案信息资源的开发利用是企业取得长足发展的必要条件之一，建立档案报送、收集、管理的长效机制，所有部门密切配合共同搞好档案工作，充分发挥档案的作用。

2 要加大经费投入，为做好档案工作创造良好的条件

煤炭企业安全生产、经营管理是重中之重，提高经济效益是企业的中心工作，档案工作往往容易被领导忽视。这就要求档案工作人员要充分发挥档案工作的优势，特别是数字化档案的优势，努力进行档案信息的研编，为领导的决策提供真实、可靠、便捷的资料，努力向企管理人员、工程技术人员提供有价值的信息，吸引利用者，提高档案工作的地位，引起领导的重视，争取领导在资金上，政策上的支持。

3 建立保障档案数字化的制度

在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。

4 要积极推动网络化归档工作

当前，煤炭企业的网络化办公为网络化归档提供了良好的平台，只要充分利用好自动化办公这一平台，档案管理的网络化归档就不难实现。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案馆移交一份组立卷清单即可，从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案馆只需要对数据进行一些深层次的处理开发，数据输入影响数字化管理的瓶颈问题就可以得到很好地解决。

5 档案的数字化先要保证重点档案的数字化工作

煤炭企业的档案部门主要为企业的管理者和工程技术人员服务，但是将馆藏档案在短时期内迅速全面地数字化是不现实的，因此对保存档案的数字化要保证重点、突出特色。煤炭企业档案部门所保存的档案反映了企业的发展历程、包含了矿井在发展中克服的一些技术难题、重点科研项目的记录资料、一些重点的经营策略等，应该对那些对当前矿井的各类决策、安全生产、经营管理有重要参考价值、使用频率较高的档案优先完整进行数字化。对企业长远发展有重要指导意义的档案要特别注其数字化的方式，提高这些档案的利用率。

6 建立重要档案数据库，保证重要数据的安全

建立煤炭企业档案数据库系统是档案数字化管理的核心。要将档案全部转化为信息资源要投入巨大的资金和人力，还有部分档案属于企业机密，档案的数字化应抓住几方面的重点。一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库，这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二是建立基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。

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档案管理现代化是档案事业不断发展、不断创新、不断实现的过程，是新时期档案事业发展的必然趋势，也是档案事业快速发展的必由之路。推动档案管理现代化，必须建立新的管理机制和管理体系，以适应持续、全面发展的需要。现阶段档案管理现代化的内涵应包括：档案管理观念现代化、档案瓷源信息化、档案管理标准化、档案利用现代化、档案干部队伍现代化等方面。

1．档案管理观念现代化

档案管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。没有档案管理观念现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，也无法解决档案管理观念滞后性与档案管理发展的先进性之间的矛盾，更不可能在根深蒂固的传统档案管理观念的基础上构筑档案管理现代化的大厦。

现代化的档案管理，必须以创新的思想和观念来开展。与档案管理现代化相对应的是传统手工管理模式。两者的不同在于：一是管理对象及其特点不同，纸质档案是传统档案管理的主体，其信息与载体不可分割；而档案管理现代化，其对象更多的是数据化形式的档案，具有可共享、动态、易控、可变、依赖等新型载体的特征。二是管理模式的不同，传统的档案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鉴定、编目、排架、统计和提供利用等环节；现代化的档案管理以智能化的计算机管理为主，工作环节以监控信息为核心。实现档案管理现代化，就是要改变档案管理模式，改变保守的思想观念，对档案利用手段进行变革，促进馆藏档案信息资源的开发利用，树立档案馆对外服务的新形象，使档案馆工作由传统管理向现代化管理迈进，提高档案现代化管理的整体水平。

2．档案资源信息化

档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。

档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在各个领域中发挥不可替代的作用．因此，加强档案信息化建设，是新时期档案管理现代化的核心内容，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求。一是档案信息资源建设，将现行的电子文件通过逻辑归档方式收集和处理，将现行的纸质文件通过扫描电子化，将传统馆藏档案进行全文数字化处理，通过数字化、网络化技术手段，按照档案分类原则，建立起各级各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库。二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发利用，建立档案信息资源共事的技术支撑平台，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用，使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化，实现档案信息资源传输的共享化。

3．档案管理标准化

档案管理标准化，是实现档案管理现代化的重要前提。积极推行档案管理标准化，是档案馆的重点工作，档案管理现代化，是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范。如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标准，并形成档案管理标准体系。国家已颁布的标准《CDA电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》是CDA电子文件收集、归档与利用的统一规范，《电子文件归档与管理规范》是电子文件归档、管理及安全有效利用的规范．

档案著录标引工作，是实现档案管理现代化的必备条件。档案的著录标引是应用计算机技术的前期处理工作，著录标引的质量和数量，直接影响计算机管理系统是否实用．因此，在著录标引工作中，要坚持著录与标引的标准化，为档案检索的自动化打下扎实的基础。档案管理现代化，对档案管理提出了更高的要求，加强传统技术的改造和手工操作的规范化、标准化，有利于加速档案管理现代化。因此，我们既要积极引进现代化新技术，也要重视传统技术的研究和改造，对其不断改进，使传统技术与现代化技术有机地结合起来，既要抓紧开展档案现代化管理工作，也要大力做好档案管理各个环节手工操作的规范化、标准化，以顺利实现向档案现代化管理的转变，确保档案管理现代化各项工作的有效实现。

4.档案利用现代化

保管档案的目的在于利用。随着档案管理信息化的发展，以数字化、网络化手段提供优质高效的档案信息服务，已经成为档案工作的方向和重点，在实现档案管理现代化的情况下，电子计算机技术、现代通讯和网络技术的应用，将逐步突破档案馆与利用者之间的严格界限，改变档案馆坐等上门，被动提供利用服务的现状。利用档案网站宣传档案界的最新动态，公布已开放档案的全文数据、目录索引及政府公开的现行文件，使网上查阅档案变为现实，提供多层次、全方位的服务，使档案馆的利用者范围不断扩大．未来的档案馆是一种以电子计算机和通讯网络联系起来的档案馆的集合。使档案馆走出自我封闭，从有限开放到全面开放，为社会各界提供快捷、准确的档案信息服务。同时档案网站也将成为宣传档案、认识档案的一个窗口，增强全社会的档案意识。可见档案利用现代化将是档案管理现代化的最终目的。

5．档案干部队伍现代化

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Abstract: With the increasing expansion of city, and the improvement of the city functions, urban systems has become more and more complex,and the requirements for urban management are more and more fine. Archives digitalization transforms the archival resources in various carriers into digital form, namely stored in digital form, interconnected with network format, managed by computer systems, so as to form a structured archives database to provide timely utilization, realizing resources sharing.

Key words: urban construction archives; digitization; development; thinking

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）

“十二五”期间，档案数字化建设已经被提到了议事日程，如何最大化实现城建档案的价值，快速提供城建档案信息，是我们思考的问题。

城建档案数字化发展的重要性

城建档案数字化发展是时展的需要，随着城市的不断扩张 ，城建档案管理部门已不能仅满足于传统的档案保存方式，而必须创新城建档案管理方法，提高管理时效性。目前，各地城建档案馆接受进馆的档案往往以文字、图纸、照片、录像等多种形式存在，以纸质档案居多。随着城市建设发展，各地城建档案馆每年归档的数量与日俱增，使很多城建档案库房陷入了紧缺的困境，在城建档案的借查阅上，速度慢，效率低。纸质档案在查阅时易损坏，特别是年代久远的纸质档案，纸张易发黄变碎，若发生火灾或水灾等，档案将会遭到灭顶之灾。城建档案系统开发的不完整，在深度和广度上有一定的局限，档案信息资源的保管和查阅都只能在馆内部进行，不能实现远程查阅，资源无法共享，这些问题的存在都给城建档案利用造成了一定的障碍。

城建档案数字化建设，能有效地使纸质档案转化为数字档案信息，存储于服务器上，可使档案资料在发生天灾人祸时不致于遭到毁灭性的破坏；其次，能改善档案的利用方式，可实现异地查阅，利用者在特定的条件下，可以随时查看自己需要的档案文件，是传统档案管理走向数字化管理的必由之路。

城建档案数字化建设中存在的矛盾和问题

（一）面对当前的形势，城建档案管理任务重，人员少，工作标准要求高。

档案管理人员年龄结构老化，具有建筑和计算机数字化的专业人员又不愿意到城建档案馆工作，现有职工老龄化程度高。在接受新事物上，头脑反应慢，知识不易掌握。其中最重要的薄弱环节就是从事城建档案工作的人员，因没有系统地学习过城建档案工作管理知识，或半路出家，对城建档案工作不熟悉，随着科学技术发展，计算机数字化网络管理进入了城建档案管理领域，原来从事档案工作多年的专业人才已不适应新的环境和要求了，这些情况严重影响了城建档案事业的发展。

（二）城建档案数字化发展趋势认识不明确。

建设领域中，有些单位和个人仍然存在对城建档案的重要性认识不足，对城建档案数字化发展趋势了解认识不到位，对城建档案数字化不重视，在城建档案数字化设备配置上，资金投入不足，存在着重建设，轻档案的思想还比较严重，只注重工程施工技术，施工工期和工程质量等方面的问题。却对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视程度不够，没有建立一套规范的管理机制，来保障建设档案的完整和齐全。由于城建档案的不配套，不完整，对档案数字化转换，在一定程度上受到了影响和制约。

三、城建档案数字化发展

（一）城建档案数字化建设需政府支持，领导重视，把好城建档案接收关。

城建档案的科学归档是实现城建档案数字化发展的基础，开展城建档案的接收和征集工作，丰富和优化馆藏，拓展馆藏门类，改善馆藏结构，进一步加大对重点工程，城市基础设施，城市地下管线等工程档案的收集力度。加大硬件投入，积极争取与城建档案事业发展需要的计算机、扫描仪、数码设备、保温、除湿、防火、防盗等现代设备配置，为城建档案数字化发展打下坚实基础。

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1.有利于提高档案利用水平。高校档案管理工作的基本任务是：通过收集、加工、整理、保管档案资源，为教学、科研、党政管理等各方面工作以及广大师生、校友提供档案利用和信息查询服务。以纸质为主要载体的档案在利用中存在着明显缺陷：查询速度慢，利用效率低，而且容易造成档案实体磨损。档案专题数据库是档案信息资源的重要组成部分，它主要专注于用户的实际需求，按照不同的专题遴选有较强利用价值或潜在利用价值的档案信息，最大程度满足用户专题信息的需要，同时也可以实现各类专题数据的输入、修改、统计、分析、汇总等多种功能。因此，加快高校档案专题数据库的开发与应用，是档案资源利用创新的重要手段，是推动高校档案工作由“被动”向“主动” 服务转变的有效途径。

2.有利于实现档案信息的优化和增值。档案专题数据库是档案编研的特殊形式，是对档案信息资源的二次开发。未经加工整理过的档案信息往往是零散的、无规律的、浅层次的，通过对已有馆藏信息实行鉴定、筛选，并加以比较、概括、整理，深入挖掘尽可能反映主题内容的信息，将不同全宗和案卷中具有某一特定专题内容的档案信息提炼出来单独建库，从而实现档案信息的浓缩和增值。同时档案专题数据库突破了传统纸质档案编研成果的功能局限，具有使用方便、传递快捷、检索排列方式灵活多样等优势，提升了档案信息的内涵和利用价值。

3.有利于推动高校档案信息化建设。档案信息化建设是提升档案管理现代化水平的重要措施，是信息社会对档案管理工作提出的现实要求。随着信息技术以及高等教育迅猛发展，加快档案信息化建设步伐，建设功能强大的数字档案馆是高校档案事业适应时代和社会发展的必然选择。高校档案信息化建设主要包含以下内容：一是实现档案信息的数字化和网络化建设；二是实现档案信息在接收、传递、存储、查询等方面的一体化管理；三是实现档案信息数据库资源共享。经过深入加工、整理、优化而形成的档案专题数据库，是档案信息化建设的主要信息来源，也是数字档案馆的重要后台保障。因此，通过档案专题数据库建设不仅为高校档案信息化建设提供了信息储备，也积累了技术基础。

二、基于个的高校档案专题数据库的主要类型

1.教学档案数据库。教学档案是高校档案的重要组成部分，在高校档案查询利用服务中，教学档案是利用率最高的。因此，将学生录取名册、学籍、成绩、学位、毕业登记表等构成的教学档案进行数字化处理，构建教学档案数据库，可以为毕业生求职、出国留学、继续深造提供快捷方便的相关材料，同时也提高了档案部门检索过程中的查全率、查准率。另外，还可根据高校教学管理、教学实践、学科与实验室建设以及其他有关教学档案材料，分别建立各种教学专题档案数据库，如：教学管理数据库、教学信息数据库、教学研究数据库、教学成果数据库、学科建设数据库等，从而为高校开展教育教学管理、教学研究，掌握教学动态，评估教学质量等提供准确的信息来源。

2.科研档案数据库。教学、科研是高校的中心工作，高校教师除了做好教学工作以外，还在日常的科学研究中形成了一系列丰富的、有价值的档案资源，主要包括：科研课题档案、科研管理档案、教师个人科研档案等。科研档案数据库作为科研信息的载体，它的建成使用不仅可以为高校各类科研人员及相关部门快速提供系统的信息支撑和有价值的数据材料，还可以通过数据库实现数据统计、分析、修改、输出等多种功能，这对于改进科研档案管理方式，提高工作效率，促进学校科研水平提高将发挥重要作用。因此，高校档案部门要在深入调查科研人员及学校领导相关科研信息需求的基础上，科学确定主题内容，把已归档的科研档案材料通过数字化加工，建立科研管理、科研项目、科研论文、教师著作、教师专利、科技成果等科研专题档案数据库，为学校科研工作提供丰富的科研信息支撑。

3.文书档案数据库。高校党政机关在各项日常管理活动中形成的文件、会议记录及纪要、工作总结、计划，以及上级机关与学校有关党群管理、人事管理、行政管理的材料等构成了高校的文书档案。文书档案是学校过去各项管理活动的原始记录，也是学校各部门开展工作的重要参考依据，对于学校各项工作发挥着极为重要的作用，具有广泛的应用范围。高校档案部门要对学校党委、行政部门每年产生的应归档的纸质文件及时实施数字化，并对接收的电子文件进行实时录入管理，根据文书档案形成部门及内容等，分门别类地建立各种专题数据库，如：行政发文数据库、党群发文数据库、会议纪要数据库等，通过提供文件信息的检索和利用，从而为学校党政部门各项管理活动及领导决策提供可靠的信息保障。

4.干部人事档案数据库。高校干部人事档案是记述和反映高校教职工个人经历、德能勤绩、工作表现及其他各种形式的历史记录，发挥着重要的凭证作用和准确的信息作用。在涉及干部的提拔聘任、工作调动、职称晋升、学历提高、进修学习、工资变动等方面，都需要借助干部人事档案，利用频率较高。建立干部人事档案数据库，要借助专门的干部人事档案管理专用软件，通过人工著录个人基本信息、将纸质档案扫描加工转换成可供计算机存储和处理的数字信息等步骤，运用相应的管理软件或网络进行查询、利用和管理。高校档案部门可以结合干部人事档案特点，在目录数据库的基础上，建立干部任免、职称晋升、教授专家、工资变动等专题数据库，通过干部人事档案管理系统，实现信息检索、动态统计和结构分析功能，从而为学校人事部门以及教职工个人及时、准确、迅速地提供信息和数据，更好地为领导决策和相关部门的工作提供方便快捷的信息查询利用服务。

三、基于个的高校档案专题数据库建设实施路径

1.确定选题。选题是专题档案数据库建设的第一步，高校档案管理人员应当认真分析档案利用规律，坚持遵循实用，兼顾特色的方针，注重分析档案应用规律，对档案用户的个性化需求进行准确的细分和定位，了解学校领导及相关党政部门所关心的热点问题，围绕学校中心工作，结合馆（室）藏档案内容，按照不同的专题，遴选出有现实利用价值和潜在利用价值的档案主题开展编制工作。切忌眉毛胡子一把抓，把利用率不高的档案信息资源都以数字形式存储在数据库中。

2.数据采集。高校档案数据库信息来源主要有以下几个方面： 一是馆藏档案的数字化。通过计算机录入、电子扫描、数码拍摄等方式将纸质和其他介质的档案转变成计算机可识别处理的数字信息；二是通过高校档案网站或档案管理系统接收的各归档单位的应归档电子文件，按照确定的专题，选取专题数据库所需要的信息内容；三是网络相关信息资源。通过关键词检索、全文内容检索等手段，在海量的信息资源中查找所需要的专题数据材料。数据采集是数据库建设最基础工作，要在保障人、财、物的基础上，制定相关技术规范，并根据专题内容，合理确定数据采集范围。

3.加工整合。通过数字化采集的档案信息往往是零（下转第40页）（上接第42页）散、杂乱、无规律的，因此必须对这些信息资源要进行数据分析和重组，按照某种联系归类排序，转化为系统的、有序的、深层次的档案信息。要针对不同的专题数据形式制定统一的数据库字段和数据格式，对于采集到的不同类型数据进行技术加工和整合，不符合规范格式的要进行统一转换处理，确保整个专题数据库的规范性、标准性和可共享性。专题数据库建设不仅要包含目录数据库，包括全宗级、案卷级、文件级目录，还要开发档案全文数据库，涵盖文本、图形图像和多媒体等。

4.构建平台。档案专题数据库建成后，应将各类专题数据库刻录于光盘或存贮于磁盘、硬盘等仓储平台中，并通过传输平台、窗口平台以及其他工作平台向用户提供查询或自助查询服务。因此，专题数据库建成后，在切实保障全文数据库安全的前提下，要通过学校档案门户网站、档案信息管理系统等平台实现资源共享，拓展专题数据库的使用价值。特别是档案信息管理系统是有效搜集、整理、存贮档案数字信息资源并及时、高效地提供档案信息查询利用的平台，是档案信息用户利用数字档案馆时提交申请、检索、咨询的基础交流工具，在高校档案管理工作中具有广泛的应用。因此，要充分利用这一平台，真正发挥专题数据库应有的功能和利用价值。

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档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：

一、提高经济效益

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

二、提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

三、增强档案原件保护

1.档案管理不再费时费力。

档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。

具体表现为：数据只需一次录入可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。各种报表可以自动打印：数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背脊、封面，案卷目录、文件目录、背考表等。自动统计档案信息：档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大的提高管理人员的效率。

2.检索查询更为方便，传统的检索方式。

档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。提供网上查询手段：公司内部的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。

3.档案的查借阅工作更加可控。

传统的档案查借阅多为手工为主，费时费力、容易出错，档案管理实现信自化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。

四、对于职能部门的意义

1.有效的进行档案的收集工作。

档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动；档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台（管理工具），档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。

2.有效的为科研服务。

档案管理的信息化，将档案在网络上共享，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了研究院整体的工作效率和竞争力。

3.有效的为决策服务。

科技档案是研究院最宝贵的无形资产，是研究院投入大量资金、经过科技人员辛勤劳动，由档案管理人员分类、编目，最终成为研究院的核心竞争力是研究院领导决策的依据。而文书档案通常是由院领导亲自起草，亲自下发的，是领导决策的具体体现。所以档案的信息可以更好的对档案进行利用，为决策提供依据。

4.门职能变保管为服务。

档案管理信息化以后，公司的无形资产（企业档案，包括文书档案、科技档案等）可以在网络上方便浏览（有相关的权限控制），为公司领导和设计部门提供优质服务，这样档案管理的职能不再是档案的保管部门，而是公司内部信息的信息中心。

5.方便二次利用、提高利用率。

一般的单位形成的档案总是要隔一年才整理完毕，但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的，这在一定程度上影响了档案的利用效率；同时既已形成的档案利用起来也是相当麻烦，首先要登记，然后要在浩如烟海的档案中查找，这个过程中不可避免的要造成损坏，而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅，别人只能在他借阅完毕后才能再续借。而档案的信息化建设成功之后，档案信息可以在内部网上共享，有控制地进行利用。

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2.加强服务基层工作规范化。重点加强档案工作薄弱单位的检查监督指导，以档案目标管理、数字档案室创建为抓手，通过基层单位的达标创建工作，进一步提高各单位档案的软硬件建设。

3.认真贯彻落实《档案法》和《档案管理违纪违法行为处分规定》，加大惩处力度。继续开展与人大等部门联合执法行动，加大对涉民部门的执法检查力度。

3.做好政府投资项目档案专项竣工验收工作，确保重点工作、重大项目、重大活动档案得到有效监管。

1.推进馆藏档案数字化工作。有序的开展馆藏档案数字化加工工作。截至2016年底，数字化率达到馆藏档案的100%，民生档案数字化率达到100%。有序推动村级档案数字化、信息化工作。

2.做好档案登记备份工作。对各单位登记备份工作进行常态化、标准化管理，加强对各单位重要档案及政府投资项目档案的登记监管。

3.做好数字档案馆（室）建设。完善局网络、网站、软件的开发，力争通过国家级数字档案馆创建。全力推广“__县档案一体化综合管理系统”，实现馆室联动、资源共享。推进各级机关，国有企事业单位数字档案室创建。

1.加强优质档案资源收集。加大对重大活动、重大事件、重大项目档案及图片的征集力度，特别是具有时代特征“县域科学发展示范点”档案的征集、整合和具有地域特色“善文化”档案的挖掘和保护。要继续加强名人、名品、书画等特色档案的征集。开展“__记忆摄影展”、徐永辉与__跟踪人物摄影展。深入挖掘与红旗塘相关的档案史料。

2.加大民生档案资源整合力度。按照《__县民生档案资源建设规划（2013-2015）》要求，开展民生档案资源接收、整合工作。

3.服务百姓查档便利化。深化民生档案远程利用“就近申请 跨馆出证”工作，完善民生档案专题数据库，拓展远程利用平台查阅档案种类。加快民生档案资源共享平台建设，拓展馆室民生档案查阅共享。

1.建设安全保障体系，通过基础设备建设、完善制度及安全技术保障等多种手段来实现和确保档案实体和信息安全及保密，重点实现档案安全监管全覆盖、无死角。

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目前，对档案进行管理逐渐的实现数字化，运用现代技术能够将信息资源进行有效的管理。通过计算机的网络技术，能够实现资源的共享，将传统的管理模式进行转变。

一、数字化的档案

对数字化的档案进行管理指的是对具备相应价值的语音、软件、图像、影像、文本以及科学的数据进行整理、加工以及保管，实现电子的存取。在档案的信息化发展过程中，必然会出现数字化的档案，它能够体现信息化建设的综合实力，也是档案馆实现信息化的要求。

二、重要性

随着多媒体的技术、数据库的技术以及计算机的网络技术不断发展，逐渐的出现新型的档案信息状态，也就是档案的数字化。目前，各个领域中都在广泛的使用计算机，使数字化的档案逐渐形成，同时也就形成了数字化的管理。它能够将地理位置不同以及载体不同的信息通过数字化形式进行存储，运用网络进行连接，实现资源的共享。

数字化的档案使信息的对象进行转变，由纸质载体的档案转变成为机读的档案，将保管的费用有效节约，将占据的空间有效节省，同时使档案的查阅得到有效简化，避免对资料进行反复的印制而导致资源浪费。数字化的档案能够对资料进行及时的归档，同时可以对资料进行充分利用，将办公的效率有效提高。

对数字化的档案进行管理，能够促进档案的领域中不断运用多媒体技术、网络技术、计算机技术以及通讯技术，使档案管理的方法、技术以及理论进行转变，使档案的信息资源实现共享以及有效的利用，将档案信息在增值方面具备的作用充分发挥，促进档案事业发展，将档案的作用以及地位进行有效的提升。

在将档案进行数字化的处理之后，社会公众以及职能部门可通过管理系统对需要的档案以及信息进行及时查阅和有效利用，不再受到各个方面的限制，同时也避免重复的劳动以及时间的浪费，这将会使工作的效率有效提升，使成本有效降低。除此之外，档案会因为经常性的翻阅出现破损或者是丢失，使永久性的保管受到严重影响，在进过数字化的处理之后，在对档案进行利用时可以通过电子的方式，将使用原件的频率有效降低，保障了原件的安全。

三、思路的构成

（一）管理人员素质

在进行数据库的建设过程中，管理人员素质是非常重要的一个方面。随着档案的数字化发展，档案的信息在不断的增长，对档案的利用也在不断的增长，导致对数字化的档案进行管理成为非常重要的一项工作。在对数字化的档案进行管理时，一个必不可少的要素就是管理人员，同时管理的工作对管理人员素质提出了较高的要求。管理人员不仅仅要具备相应的管理知识，还要对一些网络的基本技能进行掌握，如数据库与网络的管理、数据的录入以及计算机的操作等等。对管理人员要进行相应培训，运用新的方式、机制、思路以及体制，依据以人为本的原则，使管理人员素质得到有效提升。同时对管理人员进行针对性的教育以及培训，使管理人员能够将相关知识进行更新，对相关技能进行有效的掌握，对管理工作的知识点以及环节进行详细全面的掌握，在进行管理工作时能够使用现代化的手段以及技术，对数字化的档案进行有效管理，将管理的工作有效加强。

（二）个性化的服务

对数字化的档案进行管理并不是对某一个具体的档案馆进行管理，它管理的对象是由社会资源构成的档案体系，为档案的使用人员提供动态化以及形式多样的管理服务。在对数字化的档案进行管理时，依据档案使用人员的需求将相关信息进行收集，强调的是运用自身在档案方面具备的能力以及信息为档案使用人员创造相应价值，将档案使用人员没有办法解决的问题进行解决，从而实现价值。对数字化的档案进行管理时，档案的管理人员要将管理的能力充分发挥，同时将创新的精神以及研究的能力充分提升，将服务进行有效的创新，为档案使用人员提供个性化的服务。

（三）与社会的信息进行联结

在对数字化的档案进行管理时，与社会的信息进行联结，能够使数字化的档案在使用方面的效率有效提升，同时能够满足发展的需求。将相应的网页或者是站点在档案的信息网进行设置，将情报、档案以及图书进行有效的结合，打破了单一局面，使社会的信息系统得到有效完善，实现一体化的管理，将整体的优势充分发挥。在进行社会的信息系统建设时，主要的内容以及前提就是实现资源的共享，将整合的目录进行建立。

相同的档案在进行数字化的处理之后，会呈现出不同格式。实际的使用过程中，最为常见的就是标签图像的文件格式以及便携的文档格式这两种。其中，对文件输出的分辨率没有较高要求或者是内容相对较多时使用便携的文档格式；对图像文件输出的精度具备较高要求的时候使用标签图像的文件格式。

除此之外，在对数字化档案进行存储的时候，可以使用光盘、磁盘的阵列以及服务器等形式，将数字化档案的安全性有效提升。在进行目录机构的建设时要依据档案类别进行，依据文件档号对经过扫描的文件或者是图像进行命名，然后存储与相应目录之下。对存储的结构以及文件的名称进行规范，使管理的工作有效加强，对文件进行有效的利用。

四、总结

目前，对档案进行管理逐渐的实现数字化，运用现代技术能够将信息资源进行有效的管理。对于数字化档案的管理工作，我们要充分意识并且高度重视其重要性。在对数字化的档案进行管理时，要对管理人员素质、个性化的服务以及与社会的信息进行联结充分重视，使数字化的档案管理工作能够有效顺利的进行，对数字化的档案进行有效的管理，实现资源的共享。希望本篇文章可以为管理人员提供一定的参考，促进数字化的档案管理工作。

参考文献：