不动产档案管理范文

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2 不动产登记的档案管理现状

2.1 档案交接难度较大

在原有的不动产登记档案管理模式中，不同类型的档案是由不同部门进行管理的，包括国土、住建房管、林业、农业等，档案管理职权比较分散。要想实现不动产登记档案的统一管理，就需要将这些部门分属管理的所有档案集中到一起，这就要求完成档案的顺利交接。而在交接档案过程中，经常会出现档案遗失、损坏现象，尤其是存储时间的较长的老档案，极易出现损坏现象，难以保证档案资料的完整性，影响了档案交接的顺利进行，档案交接难度较大。

2.2 档案整合难度较大

档案的科学整合，也是当前不动产登记档案管理中亟需解决的问题。不同部门在管理不动产登记档案时，所用管理模式、管理机制、管理系统等都存在较大差异，并且在对档案类型进行划分时所用分类标准也是不一样的，并没有统一、规范的分类归档标准，在对档案信息进行整合时，经常出现归档混乱现象。同时，不同地区的不动产登记档案管理水平参差不齐，规范管理工作存在严重的不平衡现象，落后地区仍然以纸张作为档案信息载体，档案信息载体类型不统一，整合难度较大。

2.3 部门合并难度较大

原有档案管理部门自身运行机制的完整性，使得部门合并过程中困难重重。在不动产登记档案分散管理时期，各个管理部门在长期实践工作中都制定了符合自身特?c的管理标准和管理模式，基础设施建设比较完善，管理部门运行机制比较成熟。在不动产登记档案统一管理模式下，只要求将管理职责进行统一，没有对其他管理职能的整合进行明确规定，每个管理部门都希望能够保留原有管理职能，在部门合并过程中经常表现为不主动、不配合，并且还容易出现管理职权冲突现象。

2.4 专业管理人才稀缺

专业管理人才稀缺，是影响不动产登记档案管理成效的主要原因之一。不动产登记档案具有动态性、法律性、严谨性等特点，其管理工作专业性较强，对工作人员的专业能力和综合素质有着较高要求。但是，当前很多档案管理人员缺乏对不动产档案管理的深刻认识，存在敷衍、懈怠等不良工作现象，对档案管理专业知识掌握不足，难以承担起不动产登记档案管理重担。再加上不动产登记档案数量的不断增多，所需要的档案管理人员也越来越多，人才需求方面仍存在较大的缺口。

3 不动产登记的档案管理改善措施

要想提高不动产登记档案管理水平，实现更加理想的管理效果，就需要从工作现状出发，针对其中存在的问题提出有效的改善对策，为该项工作的科学、有序开展提供保障。

3.1 制定档案交接规范流程

档案的顺利交接是转变不动产登记档案管理模式过程中，需要克服的第一个问题，通过制定规范的档案交接流程，可以确保后续管理工作的顺利进行。首先，国土资源部门应制定统一的不动产登记档案交接方式，包括档案信息整理、移交及保存方式，对档案交接条件进行明确规定，只有符合标准后才可以进行交接。其次，还需要明确固定档案交接具体时间，保证档案交接的有序性。同时，档案交接需要由专业人员完成，并提供办公所需场所，为档案交接的顺利完成提供基础保障。

3.2 加大档案信息整合力度

档案信息整合是不动产登记档案管理中的一项重要工作。首先，应该制定统一的档案分类标准，根据不动产登记档案具体内容，对其进行科学划分，确保归档的科学性、规范性，避免出现档案分类混乱现象。其次，不动产登记档案信息应逐步向三位地籍及房产方向发展，实现图文一体化，将文字形式档案与图像形式档案进行整合，以权籍调查结果为依据，明确不动产产权具体归属情况。除此之外，还需要加快各地区不动产登记管理平衡发展，提高档案管理整体水平，为实现档案信息的顺利整合创造有利条件。

3.3 构建部门协同配合机制

不动产登记档案从分散管理到统一管理的转变，需要将多个部门进行合并，这就需要构建部门协同配合机制，确保档案管理模式转变的顺利完成。国家应该针对不动产登记档案管理工作的科学开展颁布完善的法律法规，明确不同管理部门管理职能的重要性，从法律层面对部门整合进行强制约束，并派遣专业人员进行监督审核，落实档案管理部门合并情况，提出指导性的工作意见。同时，还需要以实际情况为出发点，制订科学有效的统一计划，清楚划分档案管理责任，促进不动产登记档案统一管理的快速实现。

3.4 加大专业人才培养力度

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[关键词] 不动产；档案管理；特征；作用研究

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 096

[中图分类号] D923.2 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）05- 0181- 01

1 不动产登记档案管理的特征

（1）不动产登记管理本身具有唯一性和公开性的特征。不动产登记档案能够对某一特定区域内的不动产物权自然状况和权利归属状况进行真实客观的反映，也可以作为一项主要的证明对不动产物权进行公示。不动产登记档案的唯一性是由不动产物权权属的唯一性所决定的，换言之就是由国家部门对不动产登记档案管理进行保管、整理与利用。总而言之，某一行政区域内的不动产登记档案管理，由同一份档案对特定的不动产物权及其他权限进行统一限制与登记，以准确、及时反映出这一特定区域内不动产的变更信息，进而为社会提供更多的便利，为物权交易安全提供保障。

不动产制度的诞生带动了不动产档案的建立，建立不动产档案一方面可以起到物权公示的作用，对交易双方的合法权益进行维护；另一方面在于保障交易的安全。因此我国的不动产登记档案管理是具有公开特征的，这个特征的存在也使档案发挥出应有的功能。因此，不仅需要公开记录内容，还可以供相关部门、当事人、具有利害关系人查询与利用，这与不动产登记档案建立的初衷是相符合的。

（2）不动产登记管理在内容上具有法定性和规范性特征。国家授权不动产登记档案管理，机关部门以法律为依据对档案进行管理与制作，我国的《物权法》也在进一步出善中，其中专门针对不动产档案管理的相关法律也在进一步完善中。从我国现有物权法律中可以了解到国家机关部门是不动产登记档案管理制作主体，法律赋予了不动产登记档案的形成与制作，因此是法定性的，且其社会公信力也比较高。

不动产物权的登记方式主要为簿册，登记格式具有严格的规范标准，使登记内容保持一定的规范性。而且还需要明确登记内容，按照不同的分类进行排列，避免发生登记混乱现象，还要注意保证登记内容的完整性，避免遗漏和错误。不动产登记档案的规范性能够保持其具有的法律效力，进而使法律的严肃性及国家尊严的到维护，更好的发挥出不动产登记档案的作用。

2 不动产登记档案管理的作用

（1）是提高社公信力的保障，同时加快了不动产物权“公示原则”的实现。物权公示原则的实现是不动产登记的主要目的，根据不动产登记对某一特定区域内的不动产归属于变更进行准确记载与反映，以公开的方式为相关机关、当事人、利害关系人提供查询与利用便利。因此，只有通过公式才能够保障不动产登记档案作用的发挥。当发生实际权力状况与国家赋予的不动产物权权力状况的不相符，则可以以不动产登记档案的公示原则为依据，利用国家法律保障交易行为的合法性与有效性。有效保障了物权交易双方的利益，而且有利于构建社会主义和谐社会，促进社会的和谐与稳定。

公示原则是实现不动产登记档案功能与作用的有效途径，因此，不动产登记档案不仅能够使社会公信力得到提高，而且也是公示原则得以实现的重要载体。物权公示原则是不动产登记实现的主要方式，通过不动产的记录对不动产的现有状况进行反映，例如物权的变动与权力情况，并且以公示的方式呈现出社会，为有需要的人提供风险规避信息。

（2）能够规避风险，并具有作为权威文件证明不动产的物权状况的作用。不动产登记档案具有的公示性特征表明了不动产档案可以向社会全面公开。如果双方需要就某物权进行交易，就可以通过自主查询来了解所交易物权的情况和信息，将不动产登记档案信息置于透明状态，利害关系人就可以根据查询到的信息进行风险的规避，而保障交易安全，减少不法交易行为。

在同一特定不动产上不能有相互排斥的多个物权同时存在原则是不动产物权拥有很强的排他效力的原因所在。在这个原则下，在法律范围内不动产登记档案就具有了唯一性，而且不动产档案管理是国家赋予的，也决定了其具有的权威性，在发生物权纠纷时可以直接作为最有效的证据，其他文件难以满足这种性质。

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在工作的过程中，需要的信息是二维条码纵向和横向两个方位同时进行表达的，所以，很多的信息量通过很小的面积就可以被表达出来，而且信息的准确度还可以得到保障。通过现在不动产档案管理可以看出来，和一维条码相比较，二维条码还是存在着明显区别的，主要表现在方向上，信息的存储方式主要是信息符号，这是在一维条码的基础上一次很成功的改变。这是一项既廉价又简洁的应用，很多单位都给予了很高的重视。和一维条码相比较，虽然增加了很多的存储空间，不过却也只是1K左右，而且信息存储的越多，就需要越大的尺寸，对识别识读器是非常不利的。因此，二维条码只能存储比较少的信息。

二、在不动产档案管理中二维条码技术的实现模型

在不动产档案中应用二维条码技术，主要是把元数据、电子文件和纸张文件拷贝和封装在一块，分析的时候所使用的处理技术应该要严格一点，使用的方法主要是在二维码中将其元数据和电子文件存储起来，形成纸张文件档案、元数据及电子文件；纸张档案在通过相机亦或者是扫描仪扫描成二维条码，然后再进行扫码还原，最终得到相对应的数据。不动产档案管理和很多的软件系统和单位之间都有关联，电子文件在生成二维条码以前，需要设置成长期存取的统一格式，对于统一的标准，元数据也应该要遵守，对各用户各阶段对不动产档案管理的使用非常有利。生成二维码以后是不可以再改变的，在文件流转的时候，元数据在不断地变更、增加，因此，新部门在得到流转的纸张电子文件的时候，需要以不同的元数据为依据，将这些增加、变更的元数据变为二维条码，并在纸质文件上打印出来。

三、在不动产档案管理中二维条码技术的应用

在我国二维条码技术已经有了很长时间的发展史，有了越来越广阔的应用范围，在不动产档案管理中也到了一定的应用，因为其具有简便性，得到的效果也是较为明显的，不过不动产档案管理在对其进行应用的时候还有很多大小不一的问题需要注意，具体分析如下：

（一）存取格式的选择。不动产档案管理有很多种存取格式，在?x择的过程中一定要注意务必要将格式转换成长期存取格式，主要是由于不可以更改生成以后的二维条码，如果选取的存储模式不是长期的，文件很容易流失，引发的后果是不可估量的，所以这项步骤是极为重要的，不可以被忽视。

（二）相应标准的制定。通常情况下，二维条码技术都是应用在电子档案管理之中的，电子档案通过这种技术可以实现存储，而档案管理也可以实现共享，但是前提条件是一定要有相关的标准进行约束，不可以想怎么样就怎么样。对相关标准的制定主要是由于不动产档案管理有很多的系统，而且还要转换这些系统，有助于促进档案正常电子化管理的实现。如果没有标准，共享档案的实现便很难，所以，二维条码技术的使用是离不开相关标准约束的。不过，在对标准进行制定的时候，要以国家的规定为依据，国家已经具体制定出了标准，严格地执行就可以了。标准的制定有两条原则需要遵守，一个是易用原则，还有一个就是通用原则。通用可以对大一点的范围适应，而易用则简单，电子档案不能因为使用二维条码技术而变得繁琐，否则会适得其反。除此之外，二维条码由于有限的容量，所以需要简单地处理一下存储元数。通常情况下，在对标准进行制定的时候，所选择的数据元素所具有的特点是基础性和通用性。

（三）相应的管理系统要进一步地完善。测试平台的建立。使用平台对使用的硬件、软件进行测试，然后再投入到市场中去。通常时候都是有专门的档案管理部门对此管理的，因为有很多重要的文件存在于档案管理部门，如果有些问题出现，后果是不可预想的。

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2018年，新组建的中华人民共和国自然资源部，开始对不动产登记档案实施集中管理。不动产登记档案是指在不动产登记工作中形成的具有保存价值的各种形式各种载体的原始性凭证和材料。不动产登记档案客观、全面、真实记录了工作过程中的各种活动，对于不动产各项工作的开展具有重要的参考价值和指导意义。

1不动产登记档案的特点

1.1复杂性。不动产登记主要涉及土地、海域、房屋及林木等定着物，涉及的部门和内容多。从不动产登记的类别来看，包括首次登记、变更登记、注销登记、查封登记等；而从具体不动产权利来看，《不动产登记暂行条例》中明确了十大类适用不动产登记的权利，包括集体土地所有权、建设用地使用权、地域权及宅基地使用权，等等。可以看出，不动产登记工作本身就比较复杂，而从不动产登记的具体运行来看，各项工作的程序也十分复杂，譬如，房屋登记工作，需要全面了解土地信息、常住人口、房屋销售面积等，需要搜集记录大量的内容和数据。而我国疆域辽阔且人口众多，不动产登记工作十分复杂，相对应档案管理工作也具有复杂性，管理难度大。1.2动态性。市场经济快速发展，不动产交易成为市场交易的一种普遍形式，最为常见的即商品房交易。有交易就会涉及不动产产权的变化。不动产登记工作是动态发展的一项工作，需要即时更新相关的信息，以确保信息的准确性，从而确保产权人的合法权益。基于此，不动产档案同样需实时更新，真实客观地反映不动产交易的各项活动，档案管理工作要求及时、全面、客观、真实。1.3专业性。从专业性的角度来看，不动产登记档案具有其独特性，是一种特殊的专业档案，2016年，《不动产登记暂行条例实施细则》颁布，其中第六章第九十四条明确了不动产登记档案的具体内容：一是不动产登记簿等不动产登记结果；二是不动产登记原始资料，如申请人身份材料、登记原因等。［1］可以说，不动产登记档案存储了权利人的所有登记信息，能够为相关职能部门和个体用户提供不动产登记信息、出具相关证明，相比于一般的文书档案，不动产登记档案具有较强的专业性。

2不动产登记档案管理的问题分析

2.1管理难度比较大。不动产登记档案管理难度大主要源于三点原因：一是档案意识薄弱。不动产登记档案以法律的形式明确了物权所有者的权利，能够保护物权所有者的合法权益。但在档案管理的实际工作中仍存在意识不强的问题，部分单位并未出台符合工作实际的配套管理制度，档案管理缺乏规范性。二是配套设施不完善。互联网+时代，档案的信息化建设、数字化管理成为发展趋势，但由于资金问题，部分基层管理部门仍存在基础设施和设备不健全的问题，这不利于档案的规范化管理。三是档案数量与日俱增。随着市场经济的繁荣发展，城市规模不断扩大，房地产市场十分活跃，不动产管理活动在社会生活中发挥着越来越大的作用，也造成了各种不动产档案资料的不断累积。［2］发达省份的市级单位产生的不动产档案存卷可能多于100万卷且资料分散保存在各个不同的部门，难以实现档案的统一规范化管理。2.2信息更新不及时。前文已经提到，不动产登记档案工作具有较强的动态性，随着我国房地产市场的繁荣发展，不动产交易的数量和频次与日俱增，房产权属的变更成为普遍现象，这就要求不动产登记档案管理工作做到信息的即时更新，以确保信息的准确性和真实性。但从不动产登记工作的实际运行来看，全国范围内每天的交易次数多，可能存在应发生变更的不动权属，但不动产档案尚未紧随权属的变更而即时更新数据，这样就可能造成后期产生法律纠纷问题。此外，随着经济和社会发展的需求，国家的土地政策也历经了多次改变，由于档案意识薄弱或者专业人员不足等原因，不动产登记档案信息更新不及时，从而产生系列后续问题。2.3管理格局不成熟。不动产登记档案涉及的内容十分广泛，既包括自身各档苑论坛类业务工作行程的档案资料，还包括从不同部门，如农业部门、林业部门、房管部门等移交过来的档案资料，形成了一个十分庞大的档案信息资源库。目前，不动产档案管理工作主要由自然资源和规划部门负责，能够有效解决城镇化建设中住房拆迁安置补偿问题和市场经济中房地产交易问题。但不动产登记档案涉及多个部门，部分领域不动产登记档案工作机制尚不成熟，仍存在收集不齐全完整、保管不规范等问题，这就给不动产登记档案的规范化管理带来了不良影响。如何进一步完善管理格局，逐步实现不动产登记档案的统一规范化管理值得探究。2.4数字化管理不健全。“互联网+”时代，信息技术快速发展，“互联网+不动产登记”大大提升了不动产登记工作的效率，但给不动产登记档案管理带来了冲击，主要体现为三个方面：一是不动产登记机构更加注重精简流程，业务部门完成登记后，未即时与档案管理部门完成有效对接，由此造成业务工作与归档工作脱节。二是“互联网+不动产登记”，此种工作方式能够实现“不见面审批”，推行“无纸化办公”，但部分机构忽视电子文件的归档，只是在业务系统中完成信息的相关登记，并未完整保存好业务过程中形成的各类电子文件，导致登记材料缺失影响正常归档。三是“互联网+不动产登记”形成的档案资料包括纸质和电子两种载体，相比于传统的纸质档案管理，档案管理的手段和方式均需进行调整。［3］

3不动产登记档案规范化管理探析

3.1参照相关标准，完善管理制度。完善的管理制度能够为不动产登记档案的规范化管理提供执行依据，为实现档案管理的规范化、科学化、现代化，各省市职能部门均结合自身不动产登记工作实际出台了相应的管理规范。譬如，2019年，湖南省不动产登记中心制定的《不动产登记档案管理规范》正式，立足湖南省不动产登记工作实际，明确了不动产登记档案的分类标准、归档范围及保管期限等相关规范，［4］对于推动省内不动产登记档案的管理具有重要意义。职能部门出台的相关管理规范在档案管理方面发挥着重要作用，完善相关管理制度要参照相关的标准，如《中华人民共和国档案法》《不动产登记暂行条例》《不动产登记暂行条例实施细则》等，这些是开展不动产档案管理工作的重要参照标准，在遵循法律法规的前提下，要以上述规定标准为主要指导依据。3.2理顺工作机制，实施动态管理。不动产登记档案具有较强的实时性，需要进行动态管理，保障产权人的合法权益。实施动态管理需关注三点内容：一是实现业务工作与档案工作的无缝对接。不动产登记工作本身就具有动态性，任何环节的变动、任何信息的更改均会影响档案，档案管理工作要紧随业务工作的进度适时更新相关信息。二是明确各职能机构的职责。不动产登记档案管理工作涉及多个部门，各部门之间应强化交流，对档案管理工作进行统一规划，明确各职能部门在档案管理中的作用并督促落实各项工作，确保档案收集的齐全完整。三是要强化档案意识。通过宣传教育进一步强化产权人、业务办理人员和档案管理人员的档案意识，各参与人员意识到档案的重要性有利于实现各方的良性沟通，有利于做好档案数据的更新工作。3.3掌握核心技术，推进数字管理。“互联网+”时代，不动产登记档案面临新的机遇与挑战，档案管理的模式需要进一步完善以适应不断变化的形势。不动产登记档案管理机构应充分运用大数据、云存储等先进技术，实现档案的智能化管理。推进数字化管理可以从三个方面着手：一是逐步推进传统载体档案的数字化建设。将以前遗留的纸质载体档案进行数字化处理，采用OCR识别技术将数字化形成的图像文件转化为文字文件，实现档案的全文检索。二是建立不动产登记档案管理系统，实现各业务系统与档案管理系统的有效对接，用大数据思维管理档案，档案的收集、利用等各项工作均实现在线办理。三是注重信息化人才的引进与培养。不动产登记档案的数字化管理是一项系统工程，是一个持续性发展的工作，需要专业的人才作保障。

在人才引进阶段，注重考察人才的专业技能、信息技术及职业素养。此外，注重人才的培养，系统开展专业技能、信息技术、知识结构和服务理念等方面的培训，以更好地适应不动产登记档案管理工作出现的新变化和新需求。

参考文献：

［1］不动产登记暂行条例实施细则［EB/OL］.［2020-08-30］.

［2］王小童.不动产档案的集约化管理思路和策略分析［J］.兰台世界，2019（9）：73—75.

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一年来，社会各界对不动产统一登记的机构整合、职责整合、登记程序整合以及登记信息查询等问题的关注较多，但却鲜有论及不动产登记档案的整合问题。笔者认为，不动产登记档案的整合问题是不动产统一登记工作不可或缺的重要部分，直接关系到登记工作能否顺利开展，登记信息能否方便查询，相较机构、职责的整合，档案整合任务更加艰巨、繁重。

一、不动产登记档案整合的必要性

1.整合依据

我国《物权法》第16条规定：“不动产登记簿是物权归属和内容的根据。不动产登记簿由登记机构管理。”第18条规定：“权利人、利害关系人可以申请查询、复制登记资料，登记机构应当提供。”《条例》第11条规定：“不动产登记簿由不动产登记机构永久保存。不动产登记簿损毁、灭失的，不动产登记机构应当依据原有登记资料予以重建。”“行政区域变更或者不动产登记机构职能调整的，应当及时将不动产登记簿移交相应的不动产登记机构。”根据上述法律条文规定，不动产登记簿、不动产登记资料均应当由登记机构保管、利用。

2014年1月，中央编办的《中央编办关于整合不动产登记职责的通知》（中央编办发〔2013〕134号）特别强调，“要做好不动产登记资料整理、移交等具体工作，保证不动产登记职责整合工作顺利实施，确保实现不动产登记工作的稳定性和连续性”。

2.物权登记离不开档案

不动产登记档案是登记机构在不动产物权登记过程中形成的，包括不动产登记簿、登记机构登记审核过程中形成的材料和申请人提交的原始凭证。不动产登记档案是登记机构对不动产物权进行动态管理的工具，同时也是开展不动产物权登记的基础和依据。离开不动产登记档案，物权登记就是无源之水、无本之木。

不动产登记机构统一后，登记职责整合到一个部门，要实行高效、快捷的“一站式、一条龙”登记服务，离不开不动产登记档案的整合、集中保管。

3.便民服务离不开档案

国家整合不动产登记职责，建立不动产统一登记制度，一个重要目的是方便群众办事，减轻群众负担。比如《条例》开篇点明的立法宗旨是“为整合不动产登记职责，规范登记行为，方便群众申请登记，保护权利人合法权益”。 不动产登记档案的主要作用是为物权归属提供依据，为社会提供不动产权属证明，发挥“定分止争”的作用，从而保护权利人的物权，维护权利人的合法权益。其档案数量和利用率，在所有档案中是最高的。如果档案不整合、不集中，仍然存放于原登记部门，那么群众查询利用档案将极不方便，需要跑多个部门。因此，将分散在多个部门的土地、房屋、草原、林地、海域等登记档案整合、集中保管，有利于统一对外提供利用，方便群众查询利用，有效减轻群众负担。

4.档案管理需要整合集约

对原有不动产登记档案进行整合、集中保管，不仅是登记工作的需要、查询利用的需要，同时也是档案管理工作本身的要求。散存于国土、房管、林业、农业、海洋等部门的登记档案，都是物权登记的成果性资料，而随着登记职责的整合剥离，这些档案显然已不适合存放在原登记部门，因为不利于档案保护保管。因此，必须对分散在各部门的不动产登记档案进行整合并实行统一的集约化管理，这样不仅可以提高服务效能，还可节约成本，减少重复投入。

二、不动产登记档案整合的内容

1.档案部门整合

不动产登记机构统一后，可组建不动产登记档案馆，归口不动产登记机构管理。不动产登记档案馆可根据需要分设土地、房屋、草原、林地、海域等档案业务科室，也可探索基于登记簿管理的不动产登记档案管理模式。实行统一业务规范、技术标准，统一实施档案信息化工作，统一对外提供档案利用服务。

2.档案人员整合

根据“人随事走”的原则，不动产登记档案整合初期，可考虑让原档案管理人员参与，直至整合后的档案管理，以老带新，逐步过渡。同时，要注重档案管理人员的学习培训，特别是加强不动产登记业务的学习。登记档案是不动产登记、动态管理的基础和保证，高质量的档案管理需要一支既懂登记业务、又熟悉档案业务、具有奉献精神的档案管理队伍。

3.档案集约化整合

不动产登记档案的集约化管理是集中下的优化。将不同类别的登记档案集中起来实行集约化管理，实现标准化、规范化，有利于不动产登记档案整合；有利于档案馆库、人员、设备集约化配备；有利于统一规范、统一标准；有利于改善档案管理条件，提高档案管理水平，为不动产登记工作奠定坚实的基础。

三、不动产登记档案整合的难点

1.档案移交前的整理和交接

档案整理、移交质量好坏，直接影响后续的登记管理、档案利用工作。原先分散在各个登记部门的不动产登记档案，管理模式、管理规范不同，管理水平参差不齐，要将这些档案整理、核对、装订、登记、造册、交接，是一项耗时、费力的庞大工程，且十分重要。因此，这项工作需要强有力的组织领导、详细可操作的整理移交方案和有一批责任心强的工作人员。

笔者认为，要做好这项工作，首先要有强有力的领导机构，负责协调、审定相关工作方案并负责监督实施。其次，要事先调研，分别对不同类别档案制订详细、操作性强的实施方案。要明确现有问题和可能出现的问题，并提出解决办法。再次，先易后难，分步实施。先整理交接权属清晰、资料完整的登记档案，再处理疑难问题。最后，建立疑难问题档案会商、处理机制，确保档案移交顺利进行。

2.档案接收后的整合入库

档案接收后的集约化整合工作，也是一项细致、艰巨的系统性工作，大体分五步完成。第一步，做好分类工作。按不动产类型分土地、房屋、草原、林地、海域等档案类型。第二步，补建（录）不动产电子登记信息。根据登记簿或实物档案资料，录入对应电子信息，与登记机构登记系统对接，导入不动产登记信息平台。第三步，编写实物档案库位号，并利用条码或二维码等物联网技术与电子登记信息形成唯一关联。第四步，档案信息化。对每卷实物档案进行扫描，建立影像档案上传数据库，并与登记系统形成链接，方便档案查询利用和登记部门业务查核、比对。第五步，装订、检查、入库。

3.档案馆库容量压力巨大

就笔者从事的房屋登记档案而言，相较其他类型不动产登记档案，数量最多，库房面积最大，却普遍存在档案馆库面积不足、库容紧张等问题。如果将分散在各个部门的不动产登记档案整合到一起，这个问题将更加突出。近年来，已有部分城市建设符合远期规划的档案馆库。比如，江苏省各省辖市城建档案馆，建设标准及库房面积都很高。笔者建议，不动产登记职责整合到位后，登记机构应当首先将建设大面积、高标准档案馆库列入议事日程，以解决即将面临的库容压力。

四、不动产登记档案整合的愿景

随着不动产统一登记工作的全面展开，不动产登记档案种类、数量将大幅增加。以笔者所在城市为例，档案整合集中后，市区不动产登记档案将达到120万卷左右，预计还将以每年10-20万卷的速度递增，而每年不动产登记信息（档案）查询利用将达到10万件以上。要管理好、利用好这样一个庞然大物，必须要在巩固和提升数字档案馆建设成果的基础上，积极采用云计算、物联网等新技术，主动跟进和融入智慧城市、智慧中国建设的大趋势，瞄准智慧档案馆的新目标，将档案信息化建设推向新阶段。笔者认为，应重点做好以下几个方面的工作：