毕业档案和人事档案范文

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中职毕业生档案内容包括:学生学籍登记表、军训登记表、中考报名表、在校成绩表、中职毕业生登记表、党(团)材料、在校期间在校表现、体检表、毕业生介绍信等。中职学校肩负着为国家培养技能人才的重任,面对激烈的人才市场竞争,中职学生比普通本科院校的学生面临着更大的挑战。中职毕业生人事档案是学生从入学到毕业整个培养过程在德智体等方面发展状况的真实记录和反映。强化对中职毕业生的人事档案管理,对深化教学改革,提高教育质量和管理水平,开拓人才信息资源,拓宽毕业生就业、择业提供重要凭证,有着十分重要的意义。但由于种种原因,有些毕业生身份丢失,影响自己的职业生涯。

一、中职毕业生人事档案管理中存在的问题

1.毕业生对人事档案的重视程度不够。一些毕业生认为人事档案“没什么用了”、“作用不大”,另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生更是“遗忘”了自己的档案,怀着一种要不要档案无所谓的态度。这种对人事档案重要性的欠缺认识,势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。

2.档案管理不规范。管档部门没有形成自己的实施细则和制度;管档人员在管理上流于形式,仅充当档案“保管员”的角色,对接收到的毕业生档案,只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号,导致档案内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性,降低了人事档案工作效率,更谈不上为毕业生提供优质服务了。

(3)档案管理人员素质有待提高。目前档案管理人员比较保守,缺乏创新意识,在用新方法、新技术管理档案方面还缺乏新思路。当代档案职业管理人员不仅应具备传统技能,而且应具有信息技能,特别要加强计算机应用能力的学习,为档案现代化管理提供准确快捷服务。

二、中职毕业生人事档案管理的对策

为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用,为广大的毕业生提供高效、优质的服务,毕业生人事档案管理部门应从以下几方面入手:

1.规范中职学生人事档案管理制度,提高中职人事档案管理和服务质量,强化对毕业生的档案观念教育。中职必须对学生人事档案的价值重新定位,重视学生人事档案的建档质量,加强毕业生人事档案管理,严格按照相关规定及时将毕业生档案送达学生就业单位,暂未就业的要及时向相关人才服务机构送达,杜绝随意搁置。中职学校要加强对毕业生的档案意识教育,树立起重视个人档案、保护自身利益的观念。

2.创新管理模式,实现现代化的档案管理。首先,要增强创新意识。在立卷制度上更新,在工作手段上改进。其次,要应用现代技术。加强现代化技术在档案管理工作中的应用,提高管理效率和水平。目前,计算机已应用于人事档案管理工作当中,信息技术的应用使得借阅归还档案的速度大大提高,在档案管理方面既安全可靠,又方便快捷。

3.采取措施实现中职毕业生人事档案的动态管理。中职毕业生人事档案动态管理,是指在档案管理的生命周期内,注重管理活动的前后衔接和相互影响,体现全程与全方位的管理思想,强调管理过程的延续性和科学性,结合管理活动的各个环节,辅助现有信息技术,不断进行档案信息的挖掘与更新,从而使管理的全过程处于最佳的运行状态,产生最佳的效果。中职毕业生人事档案动态管理是系统论观点和方法在档案管理活动中的具体运用。应充分利用现有的信息技术,结合传统的档案管理流程,即在“收、管、用”的过程中合理灵活地运用动态管理模式,以达到目标与过程的统一。

4.加大人事工作力度,彻底解除毕业生的后顾之忧。随着市场就业机制的实行,毕业生择业时间进一步延长,根据这种情况,应加大为广大毕业生实行人事的力度,使人事成为毕业生就业的有力保障。一是人事的范围不断扩大,在继续做好“个人”的基础上,积极向各高校联系,宣传人事政策,并制定对毕业生实行人事的优惠政策,对毕业生实行以学校为单位的“集体”;二是人事的内容进一步完善,对毕业生的转正定级、落户手续、养老保险等方面实行全方位,彻底解除毕业生的后顾之忧。综上所述,在新形势下做好毕业生人事档案管理工作,既是社会主义市场经济发展的需要,又是人事人才工作者义不容辞的责任。

5.整合资源,规范档制管理。一个人的经历和事件,不一定会在一时一地,所以,对大中专毕业生一生中所形成的各种材料搜集整理,要个人、有关部门和用人单位密切配合,整合资源,包括个人的学历、技术职务、准入资格、遵纪守法、个人诚信及个人的工作经历等方面的材料,有关部门和单位都有义务向其人事档案管理部门提供。保证一人一档,资源共享。

6.提高透明度,信息化管理。人事档案管理信息化,主要就是人事信息电子化,人事信息查询网络化。在一定的授权范围内,有关单位可以及时全面地了解其个人情况。同时在允许的范围内,个人也可以了解自己的档案信息,为档案管理营造一个公开、公平的环境。

7.优化服务,“一站式”管理。人事档案管理部门要提高为民服务的意识,提高服务质量;要创造方便、快捷的档案转递、查询途径;要保证档案的原始性、真实性和唯一性;要与其他有关部门一起拓展服务的范围,让这些管理对象也享受社会发展的成果。目前,应该积极寻求有关部门的支持,先期成立流动人员党支部,搞好党员管理;设立人才中心户籍专户,搞好户籍管理。

参考文献:

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关键词：

人才服务站；高校毕业生；人事档案；档案信息化管理

高校毕业生人事档案管理是人才服务站非常重要的一项工作，在当前新形势下，人才服务站需要充分的利用信息化优势，努力提高高校毕业生人事档案信息化管理水平，从而更好的服务于待就业的毕业生及用人企业。人才服务站通过推进高校毕业生人事档案信息化管理工作，能够为用人单位提供及时、高效及准确的档案信息，推动高校毕业生的就业。而且在信息化管理工作中，通过对人事档案信息资源进行数字化和网络化处理，不仅可以加快速人才的流动，而且能够进一步丰富人事档案信息，提高人事档案管理效率，为高校毕业生和用人企业提供高效的服务，加快推动人事档案信息资源的共享。

1人才服务站对高校毕业生人事档案信息化管理的现状

1.1对高校毕业生人事档案信息化建设缺乏重视

对于人才服务站来讲，由于近年来高校毕业生档案数量呈现出不断增长的态势，这也对人才服务站对高校毕业生人事档案管理工作提出了严竣的挑战。管理高校毕业生人事档案的任务十分繁重，这就需要人才交流主管部门要给予充分的重视和支持，将高校毕业生人事档案管理工作列入重要的日程安排上来。但当前各人才服务站对于高校毕业生人事档案信息化建设工作普遍缺乏重视，无论是投入人力还是财力都严重不足，这导致高校毕业生人事档案管理工作中存在许多问题，人才服务站也无法更好为高校毕业生和用人单位提供良好的服务。

1.2缺乏完善的档案管理信息化的法规体系与业务规范

人事档案的记载不仅信息丰富，而且时间跨度较大。在实际人事档案管理工作中，时常会发现数据前后不一的情况，针对于这种情况下，如果在档案信息化建设过程中能够得以解决，则可以实现原始纸质档案与数字档案之间的良好衔接，而且在数据库建设过程中也能够有效的解决标准化和规范化等问题。因此需要构建完善的档案管理信息化法律体系和业务规范。当前档案管理信息化法规体系和业务规范还完善，这使人才服务站在管理高校毕业生人事档案过程中还缺乏有效的指导，同时人事档案信息资料数据库还缺乏规范性，这对高校毕业生就业带来了一定的难度，也不能有效的满足企业人才的需要和流动的需求。

1.3缺乏高素质的人事档案信息化人才队伍

在人才服务站以高校毕业生人才档案信息化管理工作中，人才是关键，只有高素质的人事档案信息化人才才能更好的推动人才服务站人事档案的信息化建设步伐。但当前人才服务站档案管理人员普遍存在年龄偏大问题，同时信息技术水平和能力欠缺，这就严重制约了人事档案信息化建设的进程。因此人才服务站需要打造一支高素质的人事档案信息化人才队伍，从而更好的提高档案管理水平，为高校毕业生和企业提供更优质的服务。

1.4档案流转中存在不规范现象

在档案转接过程中可能由于某些学校对学生的档案没有做好合理的保管，对学生的档案也没有做好明确的说明，所以就出现了一些问题。还有一些是已经放在人才市场的，但是在转接过程中没有规范性，所以也影响了档案不合理的现象，这样也导致一定要是档案的本人去解决，才能进行报到等环节的落实。

2人才交流中心对高校毕业生人事档案信息化管理对策

人才服务站为高校毕业生和企业之间架起了联系的桥梁，更好的解决高校毕业生和企业双方的需求，因此做好高校毕业生人事档案信息化管理工作具有非常重要的意义。

2.1充分认识到人事档案信息化建设的重要性

在当前市场经济环境下，我国人事制度改革不断深入，这就对人事档案信息化建设工作提出了更高的要求。作为人才服务站，高校毕业生人事档案作为其管理工作中非常重要的部分，因此需要在国家政策指引及上级人才交流部门支持下加快推动人事档案信息化建设进程。通过加大人力和财力的投入力度，重视人事档案信息化建设的基础设施建设，将人事档案信息化建设作为重要的工作来抓，从而有效的提升人事档案管理水平，更好的完成高校毕业生人事档案信息化管理任务。

2.2建立健全人事档案管理的规章制度与业务规范

人事档案信息化建设，是新时期对人事档案管理工作提出的新要求和新的任务，所以无法再依据传统的手工管理阶段的制度，必须结合高科技时代的技术，要利用信息化建设的进度和人事档案信息化管理的实际情况，制定相应的工作流程和规章制度，使档案管理工作有章可循，这样就可以有效的促进人事档案管理工作发展，使人事档案信息化管理向着制度化、规范化发展。特别是高校毕业生的人事档案，其内容直接涉及个人的基本情况和隐私，所以人才服务站更要制定出相对完善的管理制度，从而保证人事档案信息化建设的开展。

2.3全面提升档案管理质量与人员业务素质

档案管理质量与人员业务素质，是相互关联的命题，人事档案信息化建设，它的一个关键因素，就是建设一支高素质的档案信息化管理人才。因此，在人事档案信息化建设过程中，需要档案工作者不仅要具有丰富的档案管理专业知识能力，更要具有创新意识、创新能力及熟练应用现代化管理设备的能力。因此，需要从事档案信息化管理的工作人员，必须具有档案管理理论素养及档案管理实践经验，同时具有传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档管理能力。档案人员要做到与时俱进，不断更新服务观念，善于运用现代化的管理设备创新服务方式，提高服务效率，适应新的服务需求。还要有不断学习新知识、新技术、，以便能在信息化档案管理工作岗位上规范、标准、高效、高质地工作。

2.4强化档案流转规范性、科学性

实现档案流转的科学性与规范性的前提和基础就是让档案管理以及责任追究的相关制度尽快建立起来，并不断地加以健全，更重要的是严格执行，落实到位，严格相关的流程和手续，对于流转过程中的违规和错误现象、行为必须严格追究责任，提高我们服务质量和工作效率。

3结论

人才服务站在高校毕业生就业过程中发挥着非常重要的作用，高校毕业生人事档案信息化管理是一项较为系统的工程，需要人才服务站在日常工作中要不断进行创新，努力提高档案人员的业务素质，强化档案信息化建设，从而更好的服务于高校毕业生和企业，为高校毕业生和企业之间架起沟通的桥梁，并为社会各项事业的开展提供人才保障。

作者：包太敏 单位：大庆市大同区人才交流服务站

参考文献

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1.对档案的重要性认识不够

大中专毕业生大部分应聘到非国有制单位或自谋职业，由于这些单位没有档案管理权限，在接收毕业生时没有接收其人事档案关系，再加上个人不重视自己的档案及在工作中形成的档案材料，有的毕业生在毕业几年后都不知道自己档案关系的下落。产生这一现象的原因在于他们认为没有档案对他们将来的退休没有影响，只要养老保险交够一定的年限就可以办理退休手续；流动人员只要不在国企工作，按照事业单位的工资制度给他们办理的定级、升级等人事项目可谓画蛇添足。

2.人档分离逐渐成为普遍现象

在大量的流动人员中，尤其是年轻人对档案的观念发生了根本性的变化，只凭个人简历找到工作已经成为用人单位和应聘者认可的事情，大多数人认为档案在他们求职及职业发展中不重要或用途不大。许多非公有制单位在招聘员工时并不关心其人事档案。许多企业通常采取“合格不合格干了就知道”的方式评价并使用人才。

改制企业中买断工龄的职工，暂时未落实工作单位，人事档案仍在原单位存放，在与原单位解除关系后将会涉及到补缴养老保险、出具就业状况、办理调动手续、报考研究生、评审专业技术职称和出国政审等一系列证明时，原单位以已经与其解除劳动合同关系为由不予办理。人事档案的严肃性、准确性受到挑战。

3.档案失实现象严重

有些流动人员人事档案中失实现象较为严重，特别是企业工人档案，由于诸多原因导致档案材料与实际年龄不符的现象时有发生，有的是因为填表时自己未在场，有的甚至是因为在转工时实际年龄已超出转工年龄界限，这些问题最终导致这些人的实际年龄已经到达退休年龄时却办不了退休，领不了退休金，有的甚至还得等上三五年。

流动人员在外地打工，毕业一年后不办理转正定级、粮户关系落户等一系列手续，其工作单位在调其档案后会以缺少材料为由不予接收。

4.档案多头管理现象频发

从现行的人事档案管理体制来看，人事档案分别由组织、人事部门、教育部门和企业事业等单位管理，难以形成统一规范的管理。甚至有的企事业单位将人事档案看作是单位财产，把扣压人事档案作为阻止人才正常流动的手段，有的甚至在用人单位与当事人产生各种争议和纠纷时，利用人事档案管理权随意添加或抽减档案材料，给当事人造成不良后果。

二、人事档案的作用

人事档案对于所有求职者、就业者来说都具有至关重要的作用：

1.有助于人员择业

毕业生、企业改制职工及自谋职业人员自主择业，虽然非国有单位没有管理人事档案的权限，但有权到相关部门查阅招聘人员的人事档案材料，更好地了解和掌握招聘人员的情况；本地生源到外省(市)就业的，需由聘用单位所在地的人事局或人才交流中心向本地人才交流中心调档，经过审核档案材料后为其办理档案的调转手续。

2.有助于专业技术职称的评定

评聘专业技术任职资格对毕业生、企业改制职工、流动人员都是干好专业技术工作能力水平的具体表现，所以初、中、高级专业技术任职资格逐级晋升的过程中也是以本人的档案材料为基础的。

3.有助于享受各种保险和办理退休手续

就业人员按一定标准缴纳养老保险、医疗保险等各种保险费，在达到法定退休年龄时，经考核档案中记载的实际工龄、年龄以及与保险有关的证明后即可办理退休手续。

4.有助于各项日常业务的办理

除上述几项外，毕业生考研、流动人员出国留学、企业改制职工办理婚育等相关事宜，均需由档案所在地的人事部门出具有关证明，然后到相关机构办理手续。

三、对新型人事档案管理制度的设想

1.明确流动人员人事档案管理的公共服务性质

在组织、人事部门成立人才交流机构之前，人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务。出于深化机构改革和转变职能的需要，由政府人事部门成立人才服务机构后，把流动人员档案管理这类较为具体的事务性工作委托或授权给人才服务机构负责，应当进一步明确人事档案的公共服务性的性质，维护人事档案的真实性、严肃性，完善流动人员人事档案管理的公共服务体系和人才流动社会化服务体系。

2.提高企业决策者对人事档案管理工作重要性的认识

利用多种渠道向企业决策者宣传有关人事档案知识，使他们明白人事档案是反映员工综合素质的一个重要方面，是用人单位选贤举能的重要依据。人事档案作为评价一个人最基本、最权威的证明材料，具有法律效用，参加养老保险统筹必须通过人事档案中记载的工龄来确认，因此，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。

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一、我国人事档案管理中存在的主要问题 

 

（一）人事档案内容失真 真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如：建平，建红等，更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。 

（二）人事档案材料不全 一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。 

（三）人事档案管理政出多门 现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。 

（四）人事档案利用范围狭窄 人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从我国人事工作的现状来看，由于人事档案强调保密性，人事档案的利用范围小，利用频率低。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，而与此同时，随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，大中专毕业生要面向市场自主择业，这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等，而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业，人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率，这是一个具有重大现实意义的问题。

二、改革我国人事档案管理的几点建议 

 

（一）提高档案管理人员素质 人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。 

（二）完善人事档案管理制度 人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。 

（三）采用信息化管理手段 信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。 

（四）建立用人与管档相分离的人事档案管理体制 要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新上收归政府所有，成立政府所属的统一的人事档案管理中心，除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外，企事业单位人员(包括改制破产的企事业单位置换身份后的人员)、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。 

 

参考文献： 

[1]陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[j].就业与保障，2006（2）. 

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这是目前基层单位普遍存在的问题。基层档管工作由于种种原因，特别是经费不足，仍处于原始的人工操作阶段。即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全没有发挥出来，没有人根本上转变手工操作，造成运转慢、利用率低、效率低下等问题。

（二）档案管理主管不专管，专管不专业

在基层，说得严重些，这是多年形成的一个积重难返的问题。其根本原因是，长期以来有关人事领导部门，对毕业生人事档案工作重要性认识不足，档案意识不强，没有充分认识到毕业生人事档案管理工作在人事工作的地位和作用；对待档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”；管理人员不固定，有些档案管理人员没有档案作用意识和参与意识，仅仅是“看门保管”，不固定、不专业、不专职。据调查所知，地、市、县基层基本上没有专职的毕业生档案管理人员，大部分是由人事档案管理人员兼管。这样的人员安排，势必严重影响毕业生人事档案管理工作质量与效率。

（三）当事人人档分离，人事档案利用率不高

据国家人事部门透露，在全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代管的330万份人事档案中，有60多万份已与主人失去了联系。中国人才交流协会也作过估测，在实现工作流动的人才中，约20%的人未携带人事档案，要么人档分离，要么彻底弃置。我们也做过统计，在代为托管的8652份学生档案中，有347份已与主人失去联系。等于这些毕业生已是用非所学或学所不用，是人才培养的一大损失。

二、做好新时期毕业生人事档案工作几点设想

（一）加强宣传，提高认识

加强宣传，提高认识是当前首先要做好的工作。人事档案部门应利用一切可利用的手段组织学习宣传做好毕业生档案管理工作的必要性和重要性，最终达到各级有关领导端正态度，积极认真、切实有效地抓好此项工作；其次利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案管理的知识，要让他们充分认识到，毕业生人事档案对今后就业、生活各方面有着极其重要的影响。特别应让学生知道，毕业生档案是反映毕业生综合素质的一个方面，是行政事业单位、企业单位录用的主要依据，是用人单位选贤举能的重要参照。这项工作，应在大中专学生毕业前，由学校的人事档案部门作为一项专门内容向学生宣讲，组织学生学习讨论，切实提高他们的认识，改变“档案可有可无”的错误认识；再次，应向国营企业、民营等大中型企业宣传，录用人员要做到一看成绩、技术，二查档案，不可盲目用人。

（二）加强领导，完善制度

这是做好毕业生人事档案管理的关键环节，应从如下三个方面抓起：

1、明确领导、责任到人。人事部门要建立毕业生及行政人事档案领导小组，明确一名负责领导为组长，下设办公室。组长全面负责对档管工作的指导、监督、析查；小组成明确分工，各司其责。

2、健全制度，严格要求。各地应根据本实际，建立健全一套易于操作、完整的的规章制度。如材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查（借）阅、传递；管理人员工作制度及相关薄册，做到制度上墙，责任到人。

3、评比激励，促进创新。要依据本地区制定的档案人员《岗位职责》，定期检查，年终总结评比。对那些工作认真，富有创新的人员，要落实规定，给予适当奖励，鼓励人们争优创新，做好工作。

（三）稳定队伍，提高素质

随着时代的前进，对档案工作人员的要求越来越高，加强档管人员队伍的建设已是一项迫不及待的任务。应从以下几项工作着手：

1、稳定队伍，安心工作。按照《档案法》规定，每管理千份档案配备一名专职档案员，严格执行执业资格证书制度，把好队伍的入口关；不轻易调动他们的工作，保持相对稳定；做到不兼职或少兼职，让档管人员能安心本职工作，做好本职工作。

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据统计，全国至少有60万“弃档族”，60万这个数字与每年超过千万的流动人员大军相比，尚不及其百分之一，但弃档这种现象给中国的人事档案制度带来的思考却是深层次的。所谓“弃档”，这主要是指存档人长期不缴纳存档费用或存档人完全不理会档案，也包括一部分自持档案者，在档案管理部门看来也就是档案成了“死档”。本文将针对高校人事档案管理工作存在的问题进行分析，提出人事档案管理的解决措施。

一、高校人事档案管理存在的问题

(一)档案材料填写不规范

高校人事档案是师生个人经历、思想道德表现、工作能力、工作成绩、学习情况、健康情况，以及所受到的奖励和处罚等情况的历史记录。大多数学生根本不知道平时填写的履历材料最终将放入档案袋里，因此他们在填写姓名、出生年月、参加工作时间时随意性太强。除此之外，从现存的档案材料来看，虽然规定材料统一使用16开办公用纸，但各高校印制的纸张大小不同，致使有的表格超过装订线，给档案的保存和整理带来了麻烦。

(二)档案材料不全，内容失真

材料是档案管理工作的主要对象，是开展各项业务的基本条件。由于历史原因，我国现存的档案材料反映个人经历、家庭情况以及社会关系的较多。这些材料大多注重过去，重历史而轻现实，反映个人现状的东西，如个人能力、技术专长、德才表现、工作成绩等方面的内容较少。而在书写档案过程中，抽象语言较多，具体、动态的东西比较少，甚至还有一些虚假的东西掺杂其中。这些情况具体反映了档案的严肃性和权威性还有欠缺之处，致使档案本身的价值和作用就难以得到完全体现。

(三)档案管理手段落后

在科技、信息高速发展的时代，信息管理和技术相联系的做法已经成为追求高工作效率的重要手段。但是由于受到各种旧观念和人力、物力、财力等因素的影响，致使管理方法和管理手段还比较落后，不适应当前经济和社会发展的需要。首先，档案信息的储存主要以纸张为主，未能实现计算机电子存档。其次，档案材料的采集和管理基本上靠手工操作，缺乏基本的管理设备和先进的管理手段。再次，大部分高校的院系没有设置专门的档案室，造成档案丢失的现象时有发生。最后，档案的传递未能实现网络化，需要的资料不能及时提供，使得档案管理具有一定的滞后性。

二、存在问题的原因

(一)档案意识淡薄

高校未能在学生毕业之前加强对档案的认识，导致大多数学生对自己的档案不关心，不重视，最后还出现“弃档”这种现象。紧接着就是毕业生在毕业之际，忙于寻找理想的工作岗位，对档案存放就不会有过多的考虑。特别是在外打工的高校毕业生来说，由于用人单位只重视毕业证和个人能力而不重视个人档案，导致高校毕业生也只重视毕业证，而不重视自己的档案。由于这种对人事档案的重视程度不够，导致高层次人才中无档人员逐渐增多，档案管理过程中出现的“人档分离”、“人质档案”、“弃档”等现象越来越多，给人事档案管理带来新的挑战。

(二)档案的作用体现不明显

在目前阶段，档案作为个人身份的一种象征，其作用还是毋庸置疑的。某人才中心的陈处长指出，尽管档案的某些功能在弱化，但其作用在两方面还是有所体现：一是办理社会保险，如养老保险、失业保险等，无论在原单位供职的人还是从辞退职后另求新职者，在交纳养老保险金和退休后保险金的发放问题上，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都成为主要依据。二是办理自费出国手续之用。中国出入境管理条例中明确规定，必须对自费出国人员进行身份认定、政审等程序。有些人因人事档案断档，不能出具有效证明，会导致出国手续办理不畅通或不予办理。那些因弃个人档案而出现断档的人，就会在实际的利益上遭受损失。

(三)流动档案不断增加

随着高校招生人数不断增加，每年接受的档案也成倍增加，导致管理的工作更加沉重复杂。档案的增加一方面使得高学历、高职称人才竞争愈加激烈，另一方面也使得高学历、高职称人才的流动越来越频繁。在人才流动的过程中，部分单位采取扣档的方法想留住人才，而又有部分单位采取不要档案或者重建档案的方法来吸引人才，加之部分人才档案意识薄弱，最后导致档案管理权限不清，职责不明，人事部门很难进行有效的管理。

三、高校人事管理档案问题解决对策

(一)加强宣传力度，增强对人事档案的认识

首先，高校领导和相关部门要予以高度重视，大力宣传《档案法》，普及档案知识，把档案法制建设纳入普法宣传计划；加大档案管理资源投入，改善基本条件，加强和完善基础设施建设，建立人事档案专用库房，做到档案室、阅档室、办公室“三分开”：加强对人事档案工作的领导，建立人事档案管理领导小组，定期对人事档案管理工作进行检查、指导、督促：建立健全档案管理工作考核机制，对档案工作实行定性、定量考核管理。其次，作为高校毕业生档案的人才服务机构应该努力做好咨询服务工作，利用多渠道向高校毕业生宣传有关人才服务机构人事档案的管理业务：对落实了就业单位但档案不能及时或无法转出的高校毕业生，要做好与其本人和用人单位的联络，请他们将工作后形成的档案材料及时转移到档案管理地。最后，高校毕业生要及时向就业单位的人事部门咨询，办理好相关手续。

(二)提高高校管理人员的素质

作为人事档案的工作人员，要充分认识到本职工作的重要性，要不断地完善自己的专业知识和业务水平，通过不断的学习提高自己管理能力，及时递交档案，积极、主动地开展档案工作。首先，高校应该对档案管理人员进行业务培训，让他们系熟悉人事档案工作环节和基本要求。其次，档案管理人员在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中要保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。最后，高校应该组织档案考察小组，随时检查档案人员掌握的专业素质和政治素质。管理人员除了具有熟练应用计算机、网络的能力，还必须能够结合档案管理中出现的新问题，修改程序系统，实现高效、动态管理，积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断发展的高校教育提供有利的人力资源。

(三)加强档案管理现代化和信息化建设

随着社会的发展，人才流动的数量和质量也会逐渐提高，在更大的范围内实现信息化的档案管理方式已经是必然趋势。首先，人事档案管理要应用计算机技术编制各种检索工具，实现人事档案数字化，建立人事档案信息库，充分利用计算机把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，方便进行档案的登记、统计、查阅等工作，使人事档案管理实现信息化、网络化。其次，通过网络平台，档案人员可以直接进行信息采集与核对，有关部门可随时将本部门形成的重要电子文件通过校园网或其他局域网发送到档案室，或直接将数据信息向档案室数据库录入档案室也可定期到各部门的专门文件夹中采集归档资料。最后，高校应该建立人事档案信息管理网站，以人事档案信息通用数据库为核心，以人事档案数据库管理系统为服务手段的高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向用户形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动，还可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，以实现人事档案信息资源的有效共享。

参考文献：

[1]张家英，高校人事档案管理若干问题的思考[J]，湖北档案，2011(4)

[2]李海燕，当前人事档案管理存在的问题及对策[J]，兰台世界，2010(12)

[3]毛凌，浅谈高校人事档案管理中存在的问题及对策[J]，教育观察，2011(3)

[4]张珊，高校人事档案管理工作中的问题及对策[J]，湖南城市学院学报，2011(7)

[5]张慧，刘亚娟，浅析高校人事档案管理现代化建设的实现途径[J]，科技情报开发与经济，2011(2)

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随着科学信息技术的迅速发展，如何提高高等学校档案管理水平，更好地适应新形势的需求，是摆在各高校管理者面前的新任务，也对毕业生的档案管理工作提出了新的更高要求。毕业生人事档案是人才信息的重要载体，是大学生在校期间的学习、生活以及各种社会实践的真实历史记录。准确、齐全、完整的毕业生人事档案，是反映大学毕业生综合素质的重要依据，也是大学生就业及今后各用人单位选拔、任用、考核的主要依据。信息技术的快速发展和现代化办公设备的广泛运用，对高校毕业生档案管理工作提出了新要求，原有的单一的管理模式已很难适应现实档案工作的发展要求，因此，高校毕业生人事档案信息化管理是高校档案管理方式改革的必然。

一、高校毕业生人事档案管理中存在的问题

（一）平时不闻不问，用时“四面出击”

高校毕业生在毕业前，学校都要求学生办理好各种毕业手续，但不少毕业生却从不过问自己的档案，毕业后，档案在什么地方？是在学校、还是在生源地的人才服务机构？学生从不关心。档案里都应该放入哪些材料，自己手里应该有哪些材料，都不清楚。等到需要用时想起来，我的档案在哪儿？我报到证在哪儿？我档案里怎么缺材料呀？等等问题都出来了，这才到处找寻，四处打电话，到处奔跑，查询自己的档案，浪费了时间、人力、财力，而且在补办过程中也给自己造成了不必要的损失。

（二）档案意识淡薄，档案存放“五花八门”

随着高校毕业生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使组织人事政审工作相对减少。一些高校毕业生认为人事档案没什么用了，所以使许多高校毕业生想到更多的是赶快通过自我推荐，找到理想的单位就业，对档案存放没有过多的考虑，这就导致高校毕业生的档案存放出现了“五花八门”的现象，有的一直存放在学校长达几年甚至十几年，有的放在各级教育部门，有的存放在父母那里，有的存放在曾经打工的单位或人才市场，有的早已不知去向，更多的是跟随个人“南征北战”。

（三）一切以就业为先，档案后续材料“零充实”

由于考录的公务员和聘用的事业单位工作人员的档案要交到组织人事部门进行统一管理，所以这部分高校毕业生参加工作后的所有情况会形成材料及时的进入个人档案。但对于在外打工的高校毕业生来说，由于用人单位对人才档案要求没有形成规范化、制度化，只重视毕业证和个人能力而不重视个人档案，导致高校毕业生也只重视毕业证，而不重视自己的档案。由于对档案的不重视，因而也就不管档案是否健全，再加上材料的收集没有形成机制，收集也相当困难，致使在外打工的高校毕业生在打工期间没有档案材料反映自己的经历。工作了几年，甚至更长的时间，到头来自己档案材料中只有在校期间的材料，档案材料的积累没有因为自己工作阅历的增长而增加，造成自己人生经历历史记录的缺失。

二、加强高校毕业生人事档案管理的措施

（一）科学完善档案的内容

高校要根据本校学生毕业时间，安排时间统一对毕业生档案材料进行收集、整理。整理时要按照学生档案的形成特点，即基本情况材料、思想道德素质材料、科学文化素质材料、党团组织材料、个人信用材料、身体和心理素质材料等进行分类整理，达到内容完整、条理清楚、规格统一、装订整齐的标准。同时，要把好学生档案的最后审核关，审查档案材料是否缺项，学籍材料是否加盖教务处印章，行为表现材料是否有学生工作处(部)或团委、学院(系)里的意见和盖章等，保证每个毕业生的档案内容完整，手续齐全，真实可靠，既要保证学生档案内容能客观地反映毕业生的详尽情况，为接收单位能够准确、全面地了解毕业生提供可靠的依据，又要发挥学生档案在毕业生择业过程中的作用。依据学生档案积累的内容，将学籍、行为表现和身体素质等档案材料，以表格的形式整理出来，丰富毕业生推荐材料的内容，为毕业生联系工作提供一套客观、全面反映学生德、智、体、美诸方面情况的综合推荐材料，以便学生在新的就业形势下公平竞争，自立择业。

（二）实施档案电子化

目前高校网上招生已经完全普及，中学阶段的纸质档案与电子档案并存已形成，但入学后的大学阶段档案却大多是纸质档案，这与毕业生档案管理信息化、档案利用社会化的要求极不相符。因此,当前高校学生档案管理手段必须充分利用计算机技术，学习和借鉴国外档案管理的先进技术，运用Visual Basic构建的管理系统，实现档案的录入、修改、查找、删除、统计、查询、预览、编辑。在毕业生档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。

（三）强化档案管理的服务意识

高校毕业生人事档案信息化建设的目的是使得档案信息资源能够得到充分利用。这就迫切需要尽快建立起高校档案信息社会化的服务体系。通过不断强化服务意识，拓宽信息资源的服务领域，促进档案信息的社会共享，就能够使档案信息物尽其用，达到资源共享。创建起社会化服务体系的运作模式。通过成立档案管理的中介组织，建设市场化服务体系，才能更好地实现档案信息的应有价值。与此同时，还要加强档案机构体系的合理设置，建立一支具有档案理论知识和较高专业素质的现代信息技术专业人才队伍，管理好和应用好高校毕业生人事档案，不断提高服务质量和服务水平，积极探索信息管理新思路，真正做到服务社会、服务毕业生、服务用人单位，让档案信息化管理在社会主义经济建设中起到应有的作用。

三、总结

总而言之，人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，因此，高校必须及时的、积极的加强毕业生人事档案的管理，这样才能够更好的服务于毕业生的就业。

参考文献：

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一、我国人事档案管理中存在的主要问题

（一）人事档案内容失真真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如：建平，建红等，更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。

（二）人事档案材料不全一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。

（三）人事档案管理政出多门现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。

（四）人事档案利用范围狭窄人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从我国人事工作的现状来看，由于人事档案强调保密性，人事档案的利用范围小，利用频率低。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，而与此同时，随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，大中专毕业生要面向市场自主择业，这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等，而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业，人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率，这是一个具有重大现实意义的问题。

二、改革我国人事档案管理的几点建议

（一）提高档案管理人员素质人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

（二）完善人事档案管理制度人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。（三）采用信息化管理手段信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

（四）建立用人与管档相分离的人事档案管理体制要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新上收归政府所有，成立政府所属的统一的人事档案管理中心，除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外，企事业单位人员(包括改制破产的企事业单位置换身份后的人员)、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。

参考文献：

[1]陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障，2006（2）.

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干部人事档案是个人经历的记录，是对个人思想品德、业务能力和工作情况的反映。它是各级组织历史地、全面地考察了解和选拔任用干部的一个重要依据，也是维护干部个人某些合法权益的重要凭证。干部人事档案规范性既包括档案内部材料填写规范、材料真实和完整，也包括干部档案分类、编码、目录等外在形式符合统一规范。当前某些干部人事档案存在材料不全、涂改造假、分类不明等不规范现象，影响了档案作用的发挥，也损害了干部人事档案的权威性。当下促进干部人事档案规范性，有利于维护干部人事档案的严肃性和公信力，充分发挥干部人事档案在人事工作中的重要基础性作用。干部人事档案主要包括十大类材料：履历材料、自传材料、考核鉴定材料、学历职称材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免等材料以及其他对考察了解干部有参考价值的材料。干部人事档案中的大部分材料都是组织及各部门有意识形成的归档材料，在材料形成之初就确定了它的归档性，做好材料的审核和保存工作并且做到及时归档是各相关部门义不容辞的责任。从干部人事档案的丰富内容来看，干部人事档案材料的形成涉及多个部门，“干部人事档案收集归档规定的档案材料内容，一部分是在学校形成学生档案，有一部分是组织人事部门形成的，也有各级部门单位形成的材料。材料形成单位不统一，材料分散在各地、各部门。”[1]因此，实现干部人事档案的规范性，就必须加强各个部门的协作。

1组织人事部门

组织人事部门是干部人事档案材料形成的主体部门，涉及干部人事档案材料的多个方面。首先，《干部履历表》是组织部要求干部填写的一份非常重要的材料，主要包括干部出生日期、党团关系、学历、工作经历、奖惩情况、亲属关系等基本信息。因为《干部履历表》最后要经过基层组织审核盖章，所以它的可信度非常高，目前很多地方的房产公证必须需要《干部履历表》中的亲属关系证明才能办理，这从侧面说明了它的重要性。但是，随着单位干部的不断增多，目前很多组织人事部门对于《干部履历表》的审核工作并没有做到细致到位，很多重要信息如出生时间、工作时间等与其他材料记载不一致的情况时有发生。因此，各级组织人事部门要切实发挥审核的职责，确保《干部履历表》内容的真实性。此外，自1999年全国统一填写过一次《干部履历表》之后，便没有统一填写过，经过十多年的时间，很多干部的党团关系、工作和学习经历、职称、父母、配偶和子女信息可能都发生了较大变化，长时间的信息滞后性影响了干部人事档案的利用。鉴于此，各组织部门应形成一种机制，每隔几年就及时组织和敦促本单位人员严格按照规范填写《干部履历表》，保证档案信息的及时更新。其次，工资变动表格是人事部门必须严谨制作完成的重要材料，它涉及每个人的切身利益。大学生的毕业生转正考核定级表是证明大学生参加工作时间和干部身份的有力证据，而在当今的干部档案审核工作中发现很多人的档案中都没有这张表格，对于确定工龄造成了困扰。完整的工资变动表也可以从侧面体现在不同单位的工作时间、级别及待遇等变化，是维护个人合法权益的重要保障。各级人事部门要切实做好工资表制作工作，记录好工资变动情况，尤其要做好入职和离职的工资表，并及时归档。再次，招工登记表、聘用合同、入伍登记表、转干审批表、任免表等都是个人经历的重要记录，是确定工作时间、工作内容及干部身份等事项的关键证据，如果这些档案材料不完整或没有归入个人的档案，那么个人的这些履历就很难得到证明，要想重新证明这些履历可能要大费周折。比如，当年有过“上山下乡”的知青经历的人，档案中缺少了知青下乡审批表，后来国家政策规定知青经历算工龄，他们要想证明这段经历，就必须到当地进行证明，如果当地的户籍档案等相关档案没有保存好，而且一些当事人也联系不到的话，就很难证明他们的知青经历。组织人事部门的档案工作关系到每个人的切身利益，组织人事部门必须切实提高档案意识，重视档案工作，把相关文件材料做规范，保存好并及时将档案材料移交到干部人事档案管理部门。同时，组织人事部门也要加强对个人在重视干部人事档案方面的教育，让本单位职工充分认识到自身档案的重要性，如实规范填写相关表格材料，并及时将个人取得的相关资格证书、奖励证书等复印件交组织存档管理。

2高校学生工作管理部门

学籍档案是干部人事档案至关重要的一部分，报考登记表、成绩表、毕业生登记表、学位授予表等都是证明干部本人从录取到毕业学历学位真实性的必要条件，报考登记表记录了报考录取信息，成绩表记录了学业情况，毕业生登记表记录了毕业信息，学位授予表记录了学位获得情况，任何一份材料的缺失都会影响当事人学历学位的完整性，高校学生工作管理部门务必规范设计学籍材料，认真做好学籍档案的归档工作。从当前的干部人事档案工作实践来讲，干部人事档案中学位授予表缺失的情况比较常见，有些高校在工作中没有意识到学位授予表的重要性，尤其是在本科生的学位授予中没有制作这一张表格，也就更谈不上将学位授予表归入个人档案了。而从干部人事档案的规范性来讲，如果只有毕业生登记表而没有学位授予表，就代表当事人只取得了毕业证书而没有取得学位证书，这就对那些本来共同取得毕业证和学位证的人的学历学位信息造成了缺失和破坏，也使得组织在考察个人时无法将取得单证的人和取得双证的人区分开来，影响了干部人事档案的利用。高校学生工作管理部门所保管的学生档案是干部人事档案的前身，高校学生工作相关部门一方面必须参考和借鉴其他高校的经验，合理规范地设计学籍材料，使之在放入档案时能够完整全面地记录学生的学籍信息；另一方面必须在学生毕业时将其所有的相关归档材料归入个人档案，并按照转递地址及时进行邮寄。高校学生工作管理部门规范地做好学生档案的工作，能够为干部人事档案规范化打下良好的基础。

3干部人事档案管理部门

干部人事档案管理部门是主管部门，也是协调其他各个部门的关键部门，对外要主动加强与各档案材料相关部门的沟通联系，加强对各单位兼职档案管理员的培训，做好沟通和培训工作；对内要加强自身的学习和管理，不断提升业务素质。

3.1接收新档案时把好检查关

干部人事档案管理部门在接收新档案时，应该认真核查档案目录与档案材料的对应情况，如发现有缺失的情况及时向档案原来的管理部门联系查找，避免因时间过长而难以查找的麻烦。再者，干部人事档案管理部门要安排专人发函补材料，新接收的档案目录与内容虽然对应，但仍有缺失的材料，不能因为不是本部门造成的材料缺失就放任不管，而是要增强敬业精神，本着档案现在归我单位管理就将其规范化管理的态度，及时发函到档案材料的出处单位进行补充，保证每一卷干部人事档案的材料都齐全完整。

3.2接收档案材料时做好登记工作

干部人事档案材料的产生处于一个动态的过程，档案随着个人社会实践活动的不断变化而增加新的材料，“干部人事档案会随着干部身份的确立而确立，会随着干部职务的变化、干部经历的丰富而不断增加新的内容，即使干部退休了，还会有工资、奖励、处分、死亡等材料的形成。”[2]干部人事档案材料产生的动态性也决定了收集档案材料始终处于动态的过程中，为了保证档案材料在归档和接收时交接明确，要做好接收材料的登记工作，归档人和接收人均需签字并注明时间，这样可以做到有据可查，如果出现材料丢失的现象可以明确责任人，追究其相关责任，防止推诿扯皮的现象，同时也可以从侧面增强档案管理人的责任感，使其妥善保管好档案材料。档案材料移交和接受过程的规范化有利于保障干部人事档案材料的完整性。

3.3材料放入档案时做到及时仔细

档案材料在收到之后，如果不及时分别放入个人档案，会造成材料堆积难以查找的问题，为了干部人事档案利用起来能够高效便捷，管理部门应该在收到散材料后定期及时地将材料归入个人档案。在放档案材料时要认真核查档案材料的份数以及当事人的姓名、出生日期等基本信息，防止档案材料错放问题的发生。

3.4整理档案做到标准规范

整理干部人事档案时，要认真对待每一个环节。首先，要认真鉴定材料的真伪，在碰到复制件时尤其要注意查看是否加盖原出处或组织人事部门的公章，对于不符合归档要求的文件材料要进行补办或重办，对于多余的材料要抽出。其次，要严格按照干部人事档案的十大类进行材料的分类，并且在每页材料上编写页码，在每份材料的右上角编写序号，字迹大小适中工整。再者，在对档案材料进行打孔时，要细致翻看材料中每一页的页边距是否足够，防止打孔打到材料内容上的现象。总之，整理干部人事档案要严格按照中央组织部印发的《干部档案工作条例》的要求，真正做到“认真鉴定、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条例、精炼、实用的要求。”我国人力资源丰富，随着市场经济的发展，人员流动情况越来越多，随之而来的干部档案转递工作也越来越频繁。如果干部档案在某个单位时不规范，干部工作几经变动之后，也会为后面的单位整理档案带来麻烦。人员流动加速，对干部档案的完整性和规范性提出了更大的挑战，这就需要全国各级单位都要切实做好干部档案工作。只有这样，从本单位寄出的干部档案到新单位才可以很容易地上架，从外单位寄来的档案也可以很轻松地被利用起来，彼此之间可以省去很多麻烦，提高工作效率。因此，各级相关部门，要增强档案意识，充分认识干部人事档案工作的重要性，切实加强领导，自上而下从源头上将保证干部人事档案规范性落到实处。

参考文献

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建好高校学生档案，做好学生档案管理工作，为毕业生就业提供服务，具有重要作用和意义。二十一世纪，知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强。如何做好新时期毕业生档案管理工作就成为一项重要任务。

一、目前学生档案管理中存在的问题

真正能证明毕业生学习经历的就是档案，学生生档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、完整的毕业生档案，历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前学生档案管理工作来看，还存在不少问题，主要表现在：

㈠队伍建设

高校学生档案工作作为高校学生管理工作的一部分，管理队伍建设还未引起足够重视，此项工作多由管理人员兼管，由于管理人员事情多，任务重，没有充足的时间管理好档案。

㈡档案管理不规范

档案管理部门没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象。学生档案多数分散在各院系管理，达不到集中统一、规范管理的要求。学生入校档案入柜，直到毕业前才将档案取出，把新材料突击归入档案。这样就会出现档案不规范、不统一、把关不严、移交手续不规范，严重影响学生档案质量。同时，导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了档案管理工作的严肃性，降低了档案工作效率，更谈不上为学生提供优质服务了。

㈢档案管理手段落后

目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于一些简单的检索管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

㈣毕业生对档案的重视程度不够

随着市场经济的发展，工作中心的转移，组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，许多大学生毕业后，不一定马上就业，也有的毕业生就业后，就业的单位不能够接收档案，或者不愿意接收档案，还有许多毕业生不知道自己会不会长期留在单位中工作，等等，由于这一类的原因，加上主观上对档案的不重视，所以，每年越来越多的毕业生对档案随意处置，或放在学校置之不理；或自己拿着，变成无法接收的“口袋档案”；或者转到人才，但不定期缴费；更有甚者，档案不知去向。其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升、办理社保、事业单位和国有企业招聘考试以及各地方对大学生的优惠政策等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。所以，未雨绸缪，大学毕业后，无论工作的情况如何，要先把个人档案的事情处理好。

㈤地区性政策限制。有些地区的人事机构不接收非本地户口的毕业生档案，使一些在当地就业的学生不知道档案该存放到哪里，为他们带来了后顾之忧。

二、做好新时期学生档案管理工作的思路及对策

从上述问题来看，目前毕业生人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，为广大毕业生提供高效、优质的服务，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面入手：

㈠提高学生对档案工作重要性的认识

一是加强宣传力度，提高学生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大学生生充分认识到，学生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位选贤举能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。

二是加强自身学习，提高管档人员素质。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给档案管理工作提出了更高的要求。管档人员要充分认识到学生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。

㈡加强档案管理工作的科学规范化管理

一、要有专人负责档案管理工作，尤其是在人员变动时要做好档案的交接工作，以保持档案工作的连续性，建立专门的毕业生人事档案库，实行科学、规范的管理。

二、对于新接收的档案要全面核实。对接收到的毕业生档案应重新整理，如发现材料有缺失或相关内容不符，应及时通知学生本人。整理后应注明档案内容，并做好档案登记工作，装订成册。建立多种检索方式，便于查找与利用。

三要及时完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合相应的制度，将学生在校期间的材料及时归档，包括成绩单、鉴定表、毕业生登记表以及能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。

（三）创新档案管理模式，实现现代化管理。

随着高校扩招，学生档案材料越来越多，量越来越大，目前落后的手工管理方式与现代化的高等教育快速发展相比，已越来越不适应。高校学生档案管理工作应该不断适应科技快速发展的趋势，提高现代化管理水平，充分利用信息化、网络化等先进技术，来提高档案管理工作的效率。

综上所述，在新时期做好高校学生档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们义不容辞的责任。

参考文献

[1]傅荣校，档案管理现代化.浙江大学出版社

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在现代劳动用工管理中，人事档案的作用包括两个方面：对职工个人而言，人事档案管理部门可以据此为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续；提供婚姻状况证明；为流动人员提供身份认定和办理社会保险。对企业而言，为员工代办申报职称；根据档案确定退休年龄；根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料。

一、人事档案管理的社会价值

人事档案的社会价值，是由其自身的社会属性所决定的。人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。它具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么样的条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作，人事档案就具有存在和利用的社会价值。在计划经济时期，人事档案是国家机关和企事业单位人员身份的重要凭证，也是办理招工、提干、调动、退休等人事管理工作的重要依据和参考；人事档案工作是组织人事工作的有机组成部分，在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。但是，在特定的历史条件下，人事档案的价值作用曾被扭曲和过分地夸大，重档案记载轻现实表现成为人事档案工作的一大弊端。一份档案定终身的现象，更是让不少人一度对人事档案谈虎色变。在市场经济条件下，随着社会进入信息时代，信息已成为重要的社会资源，信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程，作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。市场人力资源的合理配置、企业和从业者之间的沟通和联系、企业自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、科学的人员信息为依据、支撑和连接，而这些信息的获取和利用，离不开人事档案工作的有效运转。因此，要正确认识人事档案的社会价值，充分发挥人事档案工作的重要作用。

二、我国人事档案管理中存在的主要问题

（一）人事档案管理政出多门。现有的人事档案管理体制处于新旧体制转制时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。

（二）部分企事业的职工档案存在着客观性、准确性、完整性差的问题。没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出。职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致，工作经历记录不完整等。一些企业，尤其是私营企业或股份制企业的领导认为职工档案没什么用，不给新招用的职工建立档案，甚至随意更改，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。

（三）档案管理的软硬件不适应形势发展的需要，特别是档案管理人员素质急需提高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力。多数档案室设备陈旧，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等达不到标准，档案管理只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子里。

三、加强人事档案工作的主要措施

建立用人与管档相分离的人事档案管理体制，要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新收回来，归政府所有。人事档案管理部门要积极争取领导支持，改善档案管理设施和设备。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力。因此，要不断提高人事档案管理人员的素质，加强业务培训，系统地学习党和政府制定的有关人事工作的政策、法规，用新的人事工作知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期对人事档案管理的新要求；同时教育他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、吃苦耐劳、甘于奉献。人事档案可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录。是组织、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、事业单位结构调配方面发挥着重要作用。人事档案中还涉及到很多方面的问题，诸如养老保险、医疗保险、失业保险等国家推行的福利政策。它在个人办理相关手续时，比如报考公务员、工资提升、职称评定以及退休、办理养老保险、办理出国手续等，都是最原始的依据。根据目前我国有关规定，只有将人事关系及档案交给各级政府人事行政部门或人才流动管理机构保存的人员，才能享受应有的待遇，比如保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升等。因此，对于我们每一个人来说，都十分重要，我们一定要重视它。

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关键词:人事档案;管理;建议

Key words: personnel files;management;proposal

中图分类号:G27 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)15-0120-01

随着社会主义经济体制改革的深入,非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道,而与此同时,随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革,国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”,大中专毕业生要面向市场自主择业,这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等,而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然,传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业,人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率,这是一个具有重大现实意义的问题,下面就人事档案管理中存在的问题提几点建议:

①提高档案管理人员素质。人事档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员,不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质,加强责任感,把人事档案工作看作一项政治工作,在平常的管理中体现它的严肃性,能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心,减少工作中的失误和差错。有了责任心,才能不厌其烦地去收集材料,才能认真鉴别材料的真伪,才能按照要求将材料及时归档、整理成册,才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求,尤其是对材料的鉴别、分类,更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量。积极探索新的管理模式,使人事档案工作更科学、更实用,为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

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二、建立自收自支的公益型事业单位，提供定制型人事服务

在改革开放年代，人事制度在选人择业中发挥了重大作用，为促进人才市场的培育和发展提供了政策依据。建议在确定属于基础性的、为公共利益服务的人事档案公共服务范畴之后，应将围绕人事档案管理派生出来的、属于特定服务的、非公共服务范畴的人事业务划归为人事业务，作为人事档案公共服务的补充部分，由人才交流机构（或者叫人事事务所）根据国家有关政策法规，接受用人单位或个人委托，提供相关服务。人才交流机构为自收自支的公益型事业单位，提供的人事业务为有偿服务。具体而言，人事业务（有偿服务）可以包括：

1.代办职称评审业务：专业技术职称初定、专业技术职称申报评审、专业工作年限证明等；

2.代办转正定级手续：高（中）等学校毕业生见习期考核鉴定表等；

3.出具各类证明：工龄核定（购买房改房专用）、经济适用房购房申请、内地的中国居民赴港工作同意书、教师资格申请人思想品德鉴定表、《上海市居住证》人员人事档案核实情况表、工作履历证明（办理非转农）等；

4.出具各类公证信息：出生公证、学历公证、亲属关系公证等；

5.查（借）阅人事档案：因公出国（境）政审手续等。

三、设立社区化管理中心，管理户籍衍生业务

依托于人事档案管理而派生的集体户籍挂靠业务，曾经作为毕业生就业落户、人才引进、人才流动等管理工作的重要配套环节，为各类人才解决后顾之忧发挥过重大作用。基于建立人事档案管理中心的大前提下，建议对此类业务逐步梳理剥离，由所属地社区成立户管中心，实现人户一致的大社区化管理，从而提高服务的专业性，降低户籍、婚姻、教育等相关服务的管控难度。剥离的户籍管理业务可以包括：

1.集体户口迁入初审：人才引进程序、出具《同意落户证明》等；

2.集体户口迁出；

3.常住人口登记卡日常管理；