高校档案如何管理范文

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1、教学档案管理制度不健全。近年来，随着《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了很大的进步。但从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：（1）关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，导致档案管理混乱；有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录；学校每学期都要召开教学工作会议，却没有规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却拿不出像样的培养规划和总结。（2）有关职能部门档案记录不一致。像学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。（3）从档案建立上来看，有些高校没有建立规范的部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时安排人员搞突击。（4）从档案保管来看，存在保管不严的问题。有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、传阅从不登记；有的长期借用不归还，造成重要文件时有流失。

2、教学档案管理人员素质不高。目前，高校档案管理员尤其是各院系和部门的档案管理员素质普遍偏低，具体表现在：一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性；二是有些院系的档案工作是由院系的老师兼任，没有专门的档案管理人员，这些兼职人员一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识；另一方面也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。

3、档案信息开发不足，档案管理效率不高。目前，许多高校中存在信息开发不足的问题。各系部之间教学档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。尽管高校加大了管理改革力度，但从整体上看，问题仍比较突出，不少单位往往只注重设施、设备、技术的投入，而不注重其效益的产出。21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对我们的档案管理工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。

二、加强高校档案管理工作的对策

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1.强化意识,健全机构

既要充分认识高校档案的价值、地位、作用和意义,还要充分认识高校档案现代化建设的重要性。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不充分,就会影响档案信息服务工作的深入开展。档案现代化建设的好坏是衡量高校现代化水平高低的标尺,搞好档案现代化建设,能促进高校的全面发展。在提高认识的基础上,要切实转变观念,强化档案意识,要以科学发展观指导高校档案现代化建设。加强档案意识,增强服务意识,使档案工作与时俱进。认真执行档案法,强化法制教育,增强法制观念,把档案法制建设纳入普法宣传计划。在国家的档案法规和本校档案管理制度的贯彻执行过程中,努力做到“三纳入”,即在工作中,做到档案工作纳入学校的规划和计划、纳入学校的各项管理制度、纳入有关人员的职责范围,并给予档案工作以各方面的支持。

2.依法治档,建章立制

法制化是做好档案管理工作的基础,要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本,实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化、档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革,只有坚持与时俱进,才能适应新形势,开创档案管理工作的新局面。因此,日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化,档案管理工作才能发挥应有的作用。

3.加强业务,提高能力

档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,还应要求档案员真正坚持“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设,一方面积极参加档案业务培训,学习档案专业知识理论,另一方面建立档案工作网络,选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员,运用现代化管理知识和先进技术设备提高管理水平,使学校的档案工作跟上办公自动化步伐,为学校教学、科研和其他工作服务。因此,加强档案人员的业务能力(下转第133页)(上接第132页)培养、提高档案工作者素质,是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。

4.稳定队伍,改善条件

要采取切实措施,建立一支有较好政治、业务素质的相对稳定的档案干部队伍。专职档案干部属专业人员,与教学、科研、图书管理人员同等对待,按有关规定,认真做好专业技术职务聘任工作。档案干部中的骨干,一般不要轻易调动。档案部门的经费,应列入学校预算,统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备,从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备,以便于开展工作。档案馆(室)的库房建设,应列入学校基本建设规划,逐步改善工作条件,维护档案的完整与安全。

5.注重收集,科学管理

学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据,搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础,也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集整理,一方面,要根据事业单位档案管理的要求,抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档,定期对文件材料进行清理检查,确保材料齐全;另一方面,要强化文书管理,抓好学校活动所形成的文件材料的收集,使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料,档案人员应及时查询,保证这类文件材料的按时归档。档案人员在复印文件材料时,对有价值且需要归档的文件材料应当留下原件,以备日后归档。同时,要按照档案管理的要求,在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下工夫,做好档案的编目、检索、编研工作,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供档案利用工作的需要。

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【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674－4810（2012）02－0041－01

一 目前高校档案管理中存在的问题

1．对档案的重视程度不够

各级管理层面上的档案意识薄弱，对归档和建档的意义重视不够，高校各教学院（系）及管理职能部门与档案的建立密切相关，但许多基层单位并没有制订和执行档案的归档细则，缺乏规范化操作程序。档案管理人员的服务意识淡薄，只做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性的工作，建立的档案缺乏系统性和完整性。由于对档案的建设和管理缺乏足够的认识，导致归档材料的不齐全或不完整。还有的在办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案材料严重丢失，无处寻找，严重影响了档案的完整性。

2．归档内容程式化，不符合时展需求，生成的归档材料缺乏系统性和完整性

高校教育在结构、类型、层次等方面的多元化发展趋势，使得高校档案的门类、数量、信息量大为增加，档案内容也日趋复杂和多样。但许多高校的档案规范性管理目标不明确，档案资料的整理缺乏统一的分类和可执行标准，档案处理不科学。由此导致了档案的生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等规范化程度不高，归档材料不齐，难以全面反映学校的教学管理水平和教学质量。

3．管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人的现实情况，导致档案管理的不完整。

4．经费不足、设备不全、硬件建设差

档案工作要有必不可少的物质基础，必须安排一定的专项经费，一是用于档案库房设备的不断完善，保障档案保管的基础条件；二是用于从事档案的科研工作，将档案信息化提高档案管理水平。有些学校过分强调科研建设，科研经费比重大，不重视档案工作，对档案事业的经费投入不足，有的高校根本没有把档案工作经费列入规划行列中，即使列入了规划，所占比例也很少。

5．对档案工作的宣传不够，群众参与意识薄弱

由于档案工作宣传力度不深，广度不够，在社会上影响不大，知名度不高，很多人对档案不了解，档案工作的内容、性质、人物、档案利用产生的社会效益和经济效益，还没有被广大群众所认识。

针对以上档案管理工作中出现的问题，如何做好高校档案管理工作，是目前亟待解决的问题。

二 对策

1．利用现代化管理手段，开展科学全新档案管理新局面，建立网络实现管理机构现代化

高校的优势在于具有完善的校园网，各部处为了工作的需要纷纷建立了本部门的主页，网络已真正成为了各类信息的传递中心。要充分利用合校后的有利条件，利用计算机网络开发出各类可行的软件系统，在网上建立档案馆档案信息收存网站，内容涵盖高校所有所需存档的材料，目的是让学校有关人员可随时将相应的资料，通过网络向档案馆提供内容全面、语言简练的信息，使学校档案工作人员在接收各类存档材料时，起到监督和检查的作用。

2．运用高新技术，实现管理方法的现代化

现代化体现在管理的科学化和高效率，高校档案管理应逐步向现代化管理型转化，高校档案馆应配备齐全的现代化设备，实现档案计算机管理，建立档案编号系统、姓氏排列系统、科学的归档系统。应广泛采用计算机开发更多、更好的档案管理软件，达到信息交流网络化，咨询业务智能化，档案管理标准化，档案工作程序化。

三 提高高校档案管理工作人员的知识能力

1．精于档案管理专业知识档案

档案管理工作看似简单，但实际上却是一个具有很强的专业性和技术性的工作。一个合格的档案管理人员不仅要透彻了解自己本专业的知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，学习相关的理论知识，提高自己的工作能力。

2．档案管理人员必须具备广博的知识

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新时期，随着计算机和网络的发展，高校档案管理工作已进入崭新的历史时期，但是由于高校管理意识和资金的投入有限，高校档案管理工作还存在着许多问题。

（一）档案管理制度的缺陷

当前，传统的高校档案管理工作，存在着不规范问题，如档号和案卷标题不规范，尤其是卷内目录，在大部分案卷中缺少，使案卷整体管理较为混乱。因此，在高校档案的收集、保管、借阅、保密等多项指标，都存在许多漏洞，这对高校档案信息的真实性和利用价值都有严重的影响。但高校档案管理人员仍普遍重视文书档案的收集整理，整天都在忙于整理工作，而利用计算机制作的电子档案，却存在着被忽视现象，这种情况导致高校档案建档不及时，尤其是对于高校发展的重点专业以及更新改造项目的档案，由于不能及时建档，一些档案资料和图纸大都保留在教师或中层领导手中，如果出现人员变动，就会使档案遗失，这会对今后的使用带来损失，即使那些已经收集归档的档案，高校档案管理人员也经常不能按照规定管理，致使档案目录与档案内容出现不符，查阅起来非常困难。

（二）高校档案管理人员的专业问题

高校档案管理人员专业水平提高不大，其文化程度和专业素养，都不能够适应新时期对高校档案管理的要求，新时期是信息化时代，高校档案管理人员的文化程度与专业素质，应当满足对高校档案信息进行深层次的研究探讨，但是这种专而博的人才非常欠缺。高校档案管理人员队伍的专业水平与时展需求存在较大的差距。制约了有效利用高校档案信息资源，影响了社会发展和经济发展，但对于这些方面，在高校档案管理中没有认识到其潜在价值，导致高校档案的利用率不高。

（三）档案检索效率较低问题

手工检索与计算机检索是高校档案检索的主要方式。尽管手工检索速度不能与计算机高速检索比较，但手工检索仍然占据着很大比重，尽管高校档案管理系统软件已有多种工具，但是能够应用档案管理软件的并不多，这对于档案管理的发展不利，也难以推动高校档案的有效开发和利用。这主要是硬件设施投入不足，使高校档案室的建设达不到标准要求。

（四）信息开发和编制上的问题

对于高校档案信息的开发和编制，许多高校档案部门存在应付上级，走过场的问题，为了应付检查而选题开发，但只能开发编研层次较低的、质量较差的产品，其使用价值较低，虽然有的选题与新时期发展有着紧密联系，但是由于编制的水平和质量问题没有实效性，难以发挥作用。

二、做好高校档案管理工作的对策

新时期要做好档案管理工作，必须采取以下对策。

（一）提高高校档案管理人员基本素质

要做好高校档案工作，必须提高高校档案管理人员素质，对于档案管理工作，要选择具有政治可靠、作风正派和责任心较强的人员负责，在职期间加强对他们的教育和培养，充分发挥其积极性与主动性。由于高校档案工作人员素质与高校档案管理工作有直接关系，因此档案管理工作人员，应尽快提高自身的专业水平，通过培训学习，提高档案管理质量，才能为社会发展和经济建设提供更多有价值的高校档案信息资源。

（二）健全高校档案的管理制度

要做好高校的档案管理工作，就必须健全高校档案的管理制度，要通过制度要求，来保证高校档案管理工作的开展，高校档案的管理规章制度要具有合理性与科学性，制定的高校管理制度，要根据实际情况和档案管理需求，建立起高校档案管理机制。这样的高校档案管理制度，才具有可操作性，才可以更好地发挥制度的指导与规范作用。才能约束高校档案的管理者和使用者，才能使高校档案信息的交流得到有效传播，这对于高校档案管理具有重要的推进作用。

（三）改善高校档案的功能

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2、高校基建工程档案通病产生的问题

这些通病使得各项工程验收困难、时间长甚至无法进行；工程结算工作困难甚至引起经济纠纷；工程的质量难以得到保证，综合验收通不过，房屋验收合格证无法取得，工程质量没有得到保障，严重的甚至会被列为违建、勒令拆除。

2.1工程建设的质量没法保证

工程的建设是一个连续、有序的施工过程，而且是一环扣一坏的，每道工序都需要有资料的支撑，下一个工序开展必须取得上一工序的检验合格证明文件，脱离了工程资料的保证，工程质量就没法得以保证。

2.1.1边勘察，边设计，边施工

在很多高校的工程建设过程中，为了节约时间，往往先不进行勘察工作，在没的勘察报告的情况下，就先开始进行施工图设计并组织施工，边施工边勘察。这样的“三边”工程，违反了建设程序，很容易造成施工过程中存大量的方案、图纸等各种各样变更，给施工管理，造价控制，工程资料管理增加了难度，且违反建设规范，直接影响到工程的质量安全。

2.1.2检测、检验报告未出结果，进行下一道工序施工

施工过程中，桩基础施工完成后，需取得检测报告后方可进行承台以上的结构施工。一此高校往往为了加快施工进行，允许施工单位一边进行上部结构施工，一边做检测。这种做法当出现检测不合格时，按规范必须进行加倍抽检，这时上部结构已施工，已无法进行加倍抽检。此时，有些高校铤而走险，通过做假等手段硬把工程建设搞下去，这会给工程质量带来极大的安全隐患，工程的质量完全得不保证。

可见，做好工程资料也是工程施工过程质量、安全控制的保障和依据。

2.2工程验收困难、时间长甚至无法进行

由于赶工期，高校基建管理工作的领导通常会向监理单位提出“狠抓工程进度，一切都要把进度放在工作的首位”的指导思想，对工程资料档案的管理工作重视不够。这会使用工程资料严重落后于工程建设的进度，工程的资料工作只能采取后补方式进行了。往往一个工程下来，各单位的管理人员常会发生变化，时间长后补充资料的难度会加大，甚至无法进行，工程资料的无法整理，竣工验收工作也因此变得困难、漫长甚至无法进行。

2.3工程结算工作困难或引起经济纠纷

受聘于业主的结算公司主要是根据业主提出的工程结算资料进行计算、审核，结算工作一切都建立在工程资料的基础上。结算的资料主要包括招投标文件、施工图纸、开工报告、设计变更、竣工报告、竣工图纸、工程签证单、罚款通知单、工作联系函、材料品牌的进行确认等涉及资金的相关函件。工程资料与工程建设脱节后，往往会造成上述工程结算资料的丢失，一旦丢失，补资料相当困难。因为多大数工程的结算都是在工程完工并通过竣工验收后才开展的，这往往需要很长时间，时间一长，很多东西都会被遗忘，如补工程设计变更，工程签证单等没有相关的证据材料，再要当事的管理人员签名确认，是十分困难的事情。这会给工程结算工作带来巨大的困难，涉及金额大的还会引起工程纠纷，需要进行仲栽或法院诉讼才能解决。

3、高校如何做好工程档案管理工作

3.1必须要高度重视工程档案管理工作

首先，高校领导要加强了解和学习工程档案的相关知识，认识工程档案管理的重要性，从学校层面高度重视工程档案工作，然后基建处领导要为工程档案管理工作专门成立工程档案管理室，档案管理室应符合文件档案的必要环境要求，而且位置相对稳定、独立，要配备专人负责工程档案管理工作，购置电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等档案管理设备，购置了、档案皮、档案盒卷内目录、备考表等档案管理材料。最后，还应加大档案资料编制与管理的宣传力度，让各部门加强对该项工作的支持与理解，并积极配合开展工作。

3.2建立健全的管理制度是做好档案管理工作的前提和基础

工程档案管理工作任务重责任大、要求高，只有建立健全工程档案管理制度，才能明确工程档案管理的目的、内容和要求，切实提高档案管理人员的积极性和主动性，才能提高工程档案管理的质量，才能保证工程的档案资料管理有法可依，若发生任何问题都有证可循。

基建处应建立健全档案收集制度、文件收发制度，图纸签发制度、档案借阅制度、档案监督制度、责任追究制度、档案验收制度等档案管理各项规章制度，制定档案管理工作的各项具体实施细则和工程资料员工作守则，而且这样制度的内容详细、具体，明确到工作的每一个细节，才能让建设工程的档案资料管理具有实用性、操作性。

3.3加强从业人员素质培训是做好档案管理工作的保障

工程档案管理人员要不断地学习建设工程档案相关的法范制度，增强工程档案管理意识，深刻认识工程档案管理工作的重要性，不断加强业务学习，多与其他高校工程档案管理人员进行交流学习、定期进行培训学习，注重提高自己的业务素质，提高工作能力，增强责任心和荣誉感，在工作中注意遵循档案材料形成规律，保持材料之间的有机联系，使工程建设的档案管理达到高标准的管理水平。

同时，档案室人员应该对现场资料员加强指导。另外，档案室人员还应对监理单位、施工单位的现场资料员进行指导与培训。

4、结语

工程的资料是工程建设全过程的真实载录，是建设工程质量的直接反映，是工程质量确认、办理验收、结算的唯一的权威凭证和依据，也为及日后维修、扩建、改造等工作提供了重要依据。做好工程档案管理工作必须提高对档案管理的重视度，建设健全的管理制度，加强加强从业人员素质培训。

参考文献：

[1] 钱爱华. 高校建设工程档案存在的质量问题与对策[J].巢湖学院学报,2011,(2)

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）04-0026-02

普通高等学校是教学、科研和培养人才的重要基地。高校档案集教育、科研、管理于一体，是学校历史的真实记录，能完整、准确地反映学校的建设与发展过程，是高校行政管理工作的一个重要组成部分，也是国家档案事业的重要组成部分，是社会主义现代化建设不可缺少的信息资源。高校档案的综合管理和利用是工作需要，也是发展社会主义教育的重要工作之一。

高校档案是高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高校档案的形成范围广，内容新旧混杂而丰富，种类繁多，它一般包括四大门类：科技档案、文书档案、人事档案、财会档案。高校档案真实地反映了学校各个时期的面貌，对于学校编史修志，和行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工的利益，有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用，尤其是不同历史时期的珍贵史料和科学技术领域的尖端成果档案，对于发展教育事业，服务经济建设具有很高的开发利用价值。

高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，高校档案质量是衡量学校管理水平的重要标准之一。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。实现档案管理的科学化、现代化，是摆在高校档案管理人员面前的一项重要任务。但目前高校档案管理工作普遍存在一些问题，阻碍了档案管理工作的正常、有序发展，下面，我就当前高校档案管理工作中存在的问题和对策谈谈自己的认识。

一、高校档案管理工作中存在的问题

1.领导档案意识不强

长期以来一些学校领导片面的认为高等学校的中心任务是教书育人，对档案工作重视不够，很少将学校档案管理工作提上议事日程，对档案工作未给与足够的重视和支持，对本单位档案工作存在的问题解决不得力；领导忽视，使高校档案人员处在地位不高，责任不清，难度加大的工作环境中，严重影响了档案管理工作的顺利发展。

2.档案管理制度不健全

近年来，随着《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了很大的进步。但从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：一是档案收集制度不健全，使得档案缺乏完整的记录，甚至存在不同职能部门档案记录不一致的现象，丧失了部分利用价值。如有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录；学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。二是因保管制度不健全、基础设施不完善等原因造成档案损毁和档案遗失现象屡屡发生。如有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、传阅不登记；有的长期借用不归还，造成重要文件时有流失。三是档案利用制度不健全，造成有的档案没有发挥其应有的价值。这些都极大地影响了对档案的研究和利用。

3.档案管理人员素质不高、队伍不稳定

改革开放和社会主义市场经济体制的建立，对档案管理工作提出了新的要求。一名合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，熟悉党和国家关于档案方面的方针和政策，具备一定的历史知识，一定的语文知识以及文字表达能力。此外，随着校园网络建设和信息技术的普及，高校档案工作急需一批现代化信息管理方面的人才。档案管理工作对于工作人员的要求需要具有非常强的专业性质，如果工作人员没有具体的专业知识以及技能，就难以胜任档案管理工作。

目前，高校档案管理人员不管是在职称、待遇，还是工作时间等方面，和专职教师相比有着较大的区别，尤其是投入和收入方面与同类教师相比普遍偏低，上下班时间较为固定没有机动性等，导致档案管理工作人员在心理上产生了不平衡的心态，对于本职工作有种逆反，不愿意长期安于现状。这样就造成了档案管理工作当中缺乏相应的专业人才，导致档案管理队伍出现不稳定的现象。

4.院校合并等造成档案管理难度大

近十几年来，我国高校在布局上面进行了一次最大的改革，主要推崇综合化和多元化以及科学化发展的方向。目前很多高等院校是经过合并或是建设了新校区，高校不管是在建校面积还是学生数量等都有较大的规模，而且不同校区位置距离太远，加上之前在管理当中出现的各不相同的管理模式，对于高校的档案管理工作就在无形当中增加了极大的难度，并且也随之有诸多的新问题出现。

5.档案管理方式落后

高校档案传统上仅仅是以单一的纸质档案为主，由于经常查阅取放的自然磨损和纸张的老化变质，使介质档案保存期不长且存放不方便，占用面积大，同时不易复制，难以达到永久安全保存，因而给档案管理增加困难。

6.档案利用率偏低

高校档案馆拥有数量庞大的档案，但利用率并不高。原因有：一是高校档案意识不强，许多人认为档案没用，甚至不知道有档案机构；二是管理方式落后，档案利用效率偏低；三是一些高校档案馆藏单一，不能满足档案需求。旧的传统观念和工作方法不改变，档案信息服务不能真正落到实处。高校档案如果不能为学校的教学、科研和管理工作提供服务，不能为师生员工和社会需要提供服务，档案工作就不会存在，也不可能得到发展，档案管理也无从谈起。由此可见，充分地认识档案管理工作、提高档案的利用率、进一步加强档案的服务意识具有十分重要的意义。

二、做好高校档案管理工作对策

1.强化档案意识

首先是要转变高校领导者的思想观念。校级领导是学校各项管理工作的高层决策者，指挥官和组织者。强加对学校档案工作的指导是做好高校档案工作的关键，学校领导对档案工作重视程度直接关系到档案工作的效果。因此加强档案工作，必须不断提高领导者档案意识，加强对档案工作的领导，要把档案工作纳入领导者的议事日程。其次，要建立相应的档案工作领导体制和工作机构。如建立高校档案馆、成立校级档案工作委员会等，加强领导对档案工作进行决策、监督、执法、调控的力度，同时将档案工作纳入高校的中期规划和年度工作计划之中，为高校档案工作的发展创造良性发展的环境。最后，要真正重视档案工作，解决档案工作中的实际问题，包括人力，物力，财力等方面，以及解决有关档案安全保护，有效利用等实际困难，做到把档案工作的发展与学校教学，科研等工作的发展同步前进。

2.建立健全高校档案管理制度

应根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。使档案管理全面实行“三纳入”“四保证”，即纳入高校管理制度之中；纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一；纳入单位考核、奖惩制度之中；做到领导有保证，工作人员有保证，工作时间有保证，经费开支有保证。使档案原始材料在有序的过程中得以积累，从根本上保障档案工作的有效性、准确性和完整性。建立起由分管领导、部门专兼职档案员等为主要成员的档案管理网络，并由上而下建立起严密的层层监督机制，明确岗位责任制和检查评比制度。通过制度建设，规范高校档案管理方法和程序，使档案材料的系统性得到制度保证，同时档案人员通过完善的制度建设，才能对档案进行实时控制。

3.加强档案队伍建设，提高业务素质

加强档案队伍建设，建设一支适应高校档案工作现代化需要的、素质优良、结构合理、稳定的档案人才队伍，可以从以下四个方面做起：一是努力提高档案人员的政治意识、大局意识和责任意识；二是尽可能地为档案工作人员提供继续教育和培训的机会，提高他们的业务水平和工作能力；三是建立健全人才引进制度，制定特殊优惠政策和措施，积极引进政治素质高、业务能力强、学历层次高、具有现代科学技术知识和技能的档案专业人员；四是加强兼职档案人员队伍建设，为兼职档案人员设置岗位津贴，定期开展档案工作核查评比活动，引进激励机制，充分调动他们的积极性。

4.加强档案编研工作，实现信息共享

档案编研工作是一种高层次的档案服务形势，高校档案馆应该利用馆藏档案的优势，将零散的各类档案系统化、条理化，为学校的各项工作提供准确的、系统的档案史料。这些档案史料从不同侧面反映学校的情况，对于总结经验、指导工作、业务查考具有现实作用，是系统的、高效的参考资料。这些编研资料下发到各院系各单位，将会极大地方便各部门的工作。学校的档案、图书、情报、资料同属文献范畴，共同构成社会的信息服务体系，彼此之间应该建立联合目录，实行资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，更好地满足社会多方面的需要。

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中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2013）29-0260-01

档案是高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案记载着学校的教育历史，更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校中的重要地位。因此，如何搞好高校档案管理成为当前高校档案管理者需要不断探索的重要议题。本文作者结合工作实际，从以下几个方面分析如何做好高校档案管理工作。

一、建立完善的高校档案管理网络，为档案管理工作提供组织保障

档案资料是高校的重要资源，它详实地反映了一所高校的整个发展历程，并以多种不同的形式真实而客观的记载着学校教学及管理过程中的每一个环节，它是每一个教职员工及学生劳动智慧和经验的结晶，是认识和把握高校发展客观规律的重要依据，是学校的宝贵资源。档案管理工作涉及部门和范围极为广泛，必须引起广大教职工的重视，只有在思想上统一认识，才能增强大家的档案意识，使大家在各自的岗位上都对档案工作给予高度重视，人人参与，共同做好档案工作。向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛，以提高教职工的档案意识，促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。

要加强对档案工作的集中统一管理，从组织上保证档案工作的顺利开展，从而实现高校档案的齐全、完整与规范。遵循“统―领导、统一制度、分级管理”的原则，成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作。由高校副校长分管档案工作，成立档案室，设立专职档案管理员，在各院系、图书馆、财务部门、教务处等相关业务部门设置兼职或专职档案员，形成全校的档案管理网络，将档案管理工作渗透到高校的每个单位和各个环节之中。同时，要明确每个人的职能与职责，明确分工，使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。让高校每个人都参与进来，通过全员全方位收集相关档案信息，倡导全体师生支持学校，积极提供有记录价值的档案信息，并努力拓宽档案收集范围，挖掘高校档案资源，使档案内容丰富充实起来。

二、强化高校档案管理信息化，为高校档案管理提供技术支撑

随着社会科技的进步，信息化建设是当前高校档案管理工作的客观要求，也是高校档案工作服务创新和管理创新的重要标志。推进高校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设，成为各大高校档案管理工作发展的重要方向，也是高校档案管理工作取得重要进展的突破口。高校档案的管理工作繁杂，劳动强度大，重复劳动多。将信息技术与高校档案管理有机结合，可以让高校档案管理工作走上良性发展的轨道。利用现代信息科技提高高校档案管理工作效率，使高校档案管理工作从落后的手工操作走向现代化的管理。同时，利用信息化手段将档案信息及时传递至高校各级领导、各教研室和相关部门，提供查阅便利，提高使用利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。

高校要强化资金投入，完善档案管理的硬件设施。高校要将数字光纤技术、芯片技术、网络与监控技术等有效地用于高校档案信息存储、归档、保管、开发及利用等各工作环节，提高高校档案信息的存储能力、传播速度，实现高校档案管理效果最优化，充分发挥档案信息的社会经济效益。档案管理工作要从单机管理发展到网络管理，从案卷、文件目录管理发展到全文信息化管理，从单一的档案管理发展到“文档一体化”管理，努力实现“无纸档案”与“纸质档案”相结合，进一步提升其信息化建设步伐。

三、完善档案管理规章制度，使档案管理制度化、标准化、规范化

没有一个严格的规章制度，难以保证高校档案管理工作的顺利进行。高校档案管理人员要以《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》为指导，依据《高等学校档案管理办法》的有关要求，根据学校的特点，制定适合自身的档案管理办法和实施细则，这是做好学校档案工作的基础和保证。抓好档案管理制度建设，实现高校档案工作的规范化。从高校档案管理工作的实际出发，制定一系列档案管理细则，建立健全档案收集、立卷归档、储藏保管、开发利用、保密、库房管理等多项制度，确保高校的各类文件从形成到归档一系列工作程序化、规范化、制度化，并根据形势发展的需要不断健全和完善。在制定高校档案管理工作规章制度和相应的配套考核制度的同时，要把档案工作任务分解落实到人，明确相关人员的岗位职责。

四、加强档案管理队伍建设，提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案管理人员素质，是推动高校档案事业发展的关键。档案管理工作的好坏，在很大程度上取决于档案管理工作人员。档案管理人员业务素质水平直接影响到档案工作的质量，为使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，档案管理人员就必须具备更高的素质。要尽快在高校档案管理队伍中普及现代化的档案管理知识，改善现有知识结构，新思想、新知识、新技术的培养要进一步加强。要通过多种形式与途径，提高档案管理工作者的综合素质。健全档案管理工作队伍，设立专兼职相结合的档案管理工作组。培养一批具有文化专业知识、专业技术、技能的档案管理人才，确保档案管理工作的持续与稳定。要不断加强档案管理人员的业务培训。按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求，分阶段、有步骤、有计划、分层次地对档案管理者进行业务培训，不断提高档案管理者的业务素质，使个人的知识结构和业务水平能够适应高校档案建设和发展的需要。档案管理者自身也要努力学习，开拓眼界，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案管理工作。高校档案工作者要有高度的政治责任感，要有较高的政策水平，要有严格的保密意识。在职业道德素质上，要求档案工作人员忠于职守，敬业爱岗，热情服务；默默奉献，不计名利，耐得住寂寞清贫，甘为人梯；严谨务实，认真负责；服从全局，团结协作。

五、充分利用档案信息资源，积极主动的为高校提供档案服务

高校档案是高校教职工劳动智慧的结晶，做好档案资料的收集、整理、归档、贮存、积累是为了充分开发档案信息资源、更好地提供给工作者利用，为高校发的发展服务。高校档案部门要突出服务这条主线，积极进行档案利用工作的探索，围绕高校的中心工作，做好档案服务工作。档案管理人员要应主动了解用户对各类档案信息的需求。及时了解学校在不同时期和阶段的教学、科研的情况，积极主动地深入各教学和行政部门，走访相关领导与工作人员，有意识地有目地观察和了解学校各项工作的长远规划和近期目标。对学校的工作安排心中有数，了解学校教学、科研、基建等工作环节和活动过程的规律和特点。认真分析掌握这些工作对档案的需求，同时，根据本校档案利用情况，分析其利用规律，积极主动地为学校各项工作提供档案服务。

档案管理人员要有超前的服务意识，变被动服务为主动服务。通过馆藏档案资料主动、及时、多元化的为学校的各部门提供档案服务，对于一些难查资料通过点滴线索扩大检索范围，尽可能地使他们得到所需信息，促进其工作效率的提高。在服务方式上，要充分应用现代信息技术，广泛利用互联网、光盘数据库、联机检索等现代信息技术手段，既要充分利用馆藏档案文献资料，又要营造现代化的信息传播与交流环境，不断拓宽信息服务和交流渠道。要采取多种形式，丰富服务的形式，改进服务的手段，努力提供优质、高效的服务，主动的把档案工作重点与高校中心工作结合起来，让“死”档案变成“活”材料，为高校的教学与科研服务。

参考文献：

[1]安爱君.如何管理“纸质档案”和“电子档案”.河北科技图苑，2008.

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高校教学档案真实地记录着过去发生的事情，是联系过去，现在和未来的纽带，对于高校教学有着不可替代的作用。高校教学档案既能反映和评估教学质量及教学管理水平，又能体现体现一所学校的校风，对于促进高校教学改革、合理配置教学资源、提高教学质量等工作具有十分重要的实践意义和指导意义。因此加强高校档案管理工作十分重要。一旦高校教学档案丢失，那带来的损失是不可估量的。

1. 高校教学档案管理工作的必要性

1.1高校教学档案具有的特点

高校教学档案有着许多特点，其中之一就是周期性。由于高校教学工作的开展大致分为学期制或学年制两种方式，这使得高校教学档案具有周期性的特点，高校教学管理一般由系部完成，因此，教学档案的归档，整理应按学期或学年构建，形成周期性的档案。周期性的档案有利于管理和查询，能够有效地减少对档案进行时的操作时间。同时，高校教学的内容比较广泛，社会科学，自然科学等都是高校教学的内容，对于不同专业的的人才高校有着不同的方案，因此也就建立了不同的档案，所以这就造就了高校教学档案专业化的特点。高校教学档案还具有内容广，形式多，服务性强的特点。

1.2加强管理高校教学档案的意义

高校教学档案是高校教学质量评估的一项重要的途径，对于高校教学有着不可估量的促进作用，它是教学，科研，管理的重要参考资料，具有极强的保存价值，在为学校教学的正常，顺利开展提供保障的同时也为教学质量评价，教学评估，学位评估提供真实可靠的历史依据。同时高校教学档案具有不可置疑的真实性，是连接过去，现在和未来的纽带，对于高校教学质量有着十分重要的实践意义和指导意义。其次，高校教学档案是高校办学水平和学生资格审核的重要依据，许多考核方式都是通过高校教学档案，评估考核过程中各项指标最直接、最具体、最生动的标准主要是教学过程中所记录的大量数据及信息，而这些数据及信息很大程度上要靠日常的教学档案来保存的。因此，加强高校教学档案的管理具有十分重要的作用。

2. 高校教学档案管理过程中存在的问题

2.1高校教学档案管理意识不够强烈

在对高校教学档案进行管理的时候存在许多问题，比如说高校教学档案管理意识不够强。一些高校在工作中没有形成科学的档案管理理念，没有很好地意识到高校档案管理工作是高校教学活动最基本的信息记录，是高校教学成效最直接的反映，这也就导致了在高校教学档案管理过程中出现了信息丢失的情况。由于缺乏管理意识，一些高校在教学过程中对教学日志、实习计划、教学安排、成绩管理等重要环节都漠不关心，这就使得教学管理工作落实不到位，再加上行为得不到规范，这就导致了教学管理档案乱散的现象出现，这样对高校教学档案的管理是十分不利的。

2.2高校教学档案管理制度不够完善

一个完好的管理系统必然要有一个完善的管理制度，然而现在许多高校的教学档案管理都没有完善的制度。管理制度不够完善，这就导致了许多档案管理工作得不到很好的落实，受不到良好的监督。由于没有完善的管理制度保障，一些高校的教学档案就不能很好地发挥其权威性，逐渐地就很难对教学质量起到促进作用了。

2.3高校教学档案管理的方法不够先进

随着现代化技术的普及，科技越来越先进，一些高校的教学档案管理工作跟不上时代的步伐，不能适应现代化信息技术发展的需要。一些高校对教学档案管理的方法滞后，导致效率低下，缺乏规范化管理。在信息资源共享上存在比较大的差距，这就导致了教学档案管理工作做的不够好。

3. 加强高校教学档案管理工作的措施

3.1提升高校的教学档案管理意识

提升高校教学档案管理意识对于高校的教学档案管理工作有着重要的作用，若一个高校没有很好的教学档案管理意识，那么教学档案将得不到很好的保留。为了让教学档案更好更真实地体现学生的记录，必须加强高校的教学档案管理意识，落实到每个高校的每个教师上，定期对教师进行责任意识培养，塑造良好的档案管理观念，让每个教师把教学档案管理当成是一种责任，如此一来高校的教学档案管理工作将会得到很好的改善。

3.2完善高校教学档案管理制度

一个完善的制度对与管理制度的实施起着中流砥柱的作用，要提高高校教学档案管理工作水平就要建立健全教学档案工作的各项制度和规章，通过完善的制度约束高校的行为，规范高校教学档案管理步骤，从而不断提高教学档案管理工作的效能和质量，最大化地实现档案管理工作制度化、规范化、信息化的目标。建立了完善的管理制度，就能更好地发挥教学档案服务教学、促进教学的作用。

3.3提升高校教学档案管理技术

随着科技的发展，网络越来越普及，人们可以通过网络共享资源。为了更好地加强高校教学管理档案建设，高校教学档案管理也应该向那个方向发展，提高教学档案管理工作的信息化水平，利用网络实现信息共享。因此，高校应该致力于提高教学档案管理的电子化、网络化程度，完善网络教学档案管理信息库，这样一来，高校的教学档案管理工作既得到了提升，又简化了操作，节约了时间，又实现了资源共享。由此可见，不断提高教学档案管理工作的网络化水平和信息化水平，对加快教学档案的建设有着十分重要的作用。

总结：加强高校教学档案管理是一件意义重大的任务，对于提升教学质量有着重要的作用。同时，加强教学档案管理工作也是提高教学质量的需要。高校应该充分利用现代化技术，与时俱进，同时又必须从思想上认识到加强教学档案管理工作的重要性，如此一来，才能避免出现以上档案管理工作中出现的问题，充分使教学档案对教学建设起到巨大的作用。

参考文献：

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一、高校档案管理的重要意义

首先，高校档案是学校成立发展的一个记录，是最原始的文件。高校档案开始于学校的成立，经历了学校发展的各个过程，全面记录了学校的教学组织管理活动，对学校各部门的工作都有最原始的记录。学校的档案能够反映学校的成长经历，便于了解学校的管理水平，为学校的改进工作提供数据支持。通过对学校档案的分析，可以清楚地发现学校的特点和规律，对于总结学校管理的成败有重要意义。其次，学校档案记录了学校的管理记录，可以成为评价学校管理水平的重要依据。学校档案记录了学校组织工作和优秀员工的工作经历，对档案的管理和总结，可以更好地发掘学校精神，也是学校自身形象的一种建设，形成一种集体观念。学校档案中包含了很多的教学经验和成果，是教师们辛勤劳动的成果，也是教学水平整体体现。总之，学校档案涉及到学校各个阶段的成长历程，是学校组织管理水平，教学水平、教学经验、教学成果的客观记录，一方面便于对学校的总结，形成学校自己的精神和价值观。另一方面也为学校的改革提供信息支持，为学校更好的发展提供帮助。

随着课改的深入进行，高校档案在管理上呈现了很多新的特点。首先，高校档案的信息量越来越大，越来越复杂。主要的原因有两点：一是学校教学活动涉及的内容逐步增多，除了正常的教学活动外，现在学校增加了对学生实习、学生实训、实验室管理、学生社会实践等内容，这些反映教学过程和学生经历的文件需要集中管理；二是档案在深度上有所增加。以往的档案更多的是教学记录，而现在的档案除了反映学校管理的档案以外，更多的关注了教学活动，包括各专业的建设、各专业辅导员的工作，以及一些学科的教学科研成果等等。高校档案信息内容越来越宽泛，越来越全面。其次，学校档案信息的应用更加多元化。以前学校的档案是独立出来的，主要是对档案的保存，档案信息的利用很少。现在由于学校各项教学活动的需要，档案信息占有非常重要的地位，需要对档案信息进行综合利用，尤其是涉及学校科研、学科建设、学生档案信息资源等问题时，往往需要多个部门紧密配合。现在学校开始走产学研结合的道路，需要更多与社会信息接触，学校资源的开发利用涉及大量的档案信息，也需要档案信息的支持。对于学校档案呈现的新特点，在档案管理上必然要采取对应的措施，保证档案信息的扩大，也要保障信息资源利用渠道的通畅。

二、高校档案管理存在的问题

（一）资料归档缺乏重视，网络安全有隐患

随着学校教学和科研活动增加，以及学校管理工作进一步细化，目前需要归档的资料越来越多，包括学生户籍资料、教学资料、科研资料、基建资料等等，档案资料成倍增加。但是很多部门对资料归档不够重视，一些资料没有及时归档，甚至被遗漏，直到有需要的时候才发现没有归档。另外，目前高校办公自动化程度进一步提高，档案信息很大一部分都是电子文档，数字化的资料已经成为档案信息的重要组成部分。但是目前对于电子文件的管理还没有明确要求，数字化的档案管理工作没有被足够重视，很多先进的管理技术没有被采用，现在的数字化仅仅停留在电子版文件上。除此以外，网络安全也给档案信息管理留下了隐患。现在高校都有校园网，多数电子文件都会存储在个人计算机和学校服务器上，档案管理也是依托学校的服务器。但是校园网的安全却存在隐患，各种软件病毒经常会导致小范围的网络故障，一些集体性的校园活动，例如专业考试报名、评教活动等等，都有可能导致服务器瘫痪，这给档案资料带来了极大威胁，对学校管理、个人信息以及科研成果都是一种威胁。

（二）档案资料缺乏规范性，增加归档负担

目前对于纸质版文件的归档基本已经有了明确的规范，相对而言是比较成熟的。但是由于资料电子化和数字化速度非常快，而且各级办公单位都乐于办公自动化，极大减轻了工作量，导致档案资源进一步数字化。校园网的建设也是学校各级单位之间的信息通道更加通畅，也使学校与上级单位，例如教育厅等联系更加紧密与方便，现在很多文件的都是通过网络，文件下达和上传都是利用网络，这样也进一步促进信息交流数字化。但是无论是学校之间的文件交换还是上下级之间的下达上传，目前都没有明确的规范，很多文件在归档时也没有统一处理，而且对于电子文件也没有明确的标准，造成归档不规范。电子档案不仅仅包括了传统的电子版文件，还包括一些声音图片和视频文件，这些也都没有统一的标准。现在高校对于这些归档资料的处理有很大的随意性，造成很多文件在需要的时候无法使用，存档也就没有实际的意义。

（三）档案管理忽视档案的利用

目前高校的档案资料多是行政性的，基本上是为了上级的决策服务，档案资料作为一种信息资源被极大的浪费掉了。档案资源仅仅服务学校和政府机关，就限制了其社会功能的发挥。而档案管理部门长期坚持的上门才被服务的态度一直备受诟病。反观一些发达国家的学校档案，一部分作为公开文件对社会公布，作为监督内容。而一些学术性的资料在法律允许范围内无偿提供给学生，而且多数资料可以在指定的网络查看，或者在档案室轻松拿到。，而不像国内高校，查看档案还需要各级领导的批示。档案本身也是一种信息资源，仅仅保存在档案馆里是一种极大的资源浪费。除此以外，档案管理队伍建设一直都是老大难问题。

三、提升高校档案管理质量的措施

（一）加强领导的重视

档案管理部门一直是学校的一个独立部门，但是档案管理也长期不受重视，被认为是可有可无的部门。一方面档案管理长期处于管理而不利用的境地，自然不受重视；另一方面档案管理被认为是没有什么技术含量的工作，一般安排的都是老弱人员，也不受重视，很难得到提拔。这种局面主要是由于一些领导不重视档案管理造成的，因此，需要积极向学校阐述档案管理的重要性，争取领导的支持，积极商讨档案资源的利用和信息化、网络化管理，发挥档案资源的优势，服务学校管理，并将档案管理设定为日常的工作项目。

（二）完善管理的规章制度

任何工作都需要完善的规章制度作保障，档案管理更是如此，要通过完善规章制度，严格工作流程，保证档案管理的规范化、正规化和标准化。学校档案管理工作由于不受重视，很多工作没有严格的流程，也没有规章制度，导致一些资料存档出现问题。因此，今后要加强档案管理部门规章制度的完善，严格要求工作流程。可以与学校的其他部门进行沟通，集思广益，起草一些制度性的文件，在逐步的实施中进行完善，广泛听取各部门的意见，保证档案管理顺利进行的同时能够服务其他部门。规章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序渐进逐步完善，切勿一步到位，可以借鉴其他单位的，然后在广泛的意见之上进行完善。

（三）提高档案管理人员的业务素质

由于不被重视，档案管理人员在选拔上一直都是领导安排，而且很少对工作人员的专业技能和业务素质提出要求。由于部门没有激励机制，员工得不到升迁机会，很少有员工主动提高业务素质。因此，一方面尽快完善部门的激励机制，另一方面采取措施提高工作人员的业务素质。目前提高业务素质主要有两个措施，一是对员工进行培训，立竿见影；二是提高选拔要求，引进具有专业技能的人员，提高部门的管理水平。尤其是现在档案管理越来越信息化和网络化，引进具有专业技术的人才成为必然选择。通过这些措施，努力打造一支业务精良，具有专业技能的高素质档案管理队伍。

（四）提高档案管理的系统设置和技术手段

高校档案资源要实现信息化管理，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。这就要求必须使用计算机，实现计算机管理，而网络化是计算机管理档案信息的必由之路。现在高校都普遍配备了计算机等现代设备，但大多数高校是采取单一的微机进行档案目录管理，至多著录一些档案的摘要、主题词等，不同学校各自编制了一些应用软件，这就造成了一些不容忽视的问题。许多学校的档案管理系统仅仅用来打印卡片目录、案卷目录和日常文件等；有些管理系统和档案数据库只能供档案管理人员使用，对于用户来说仍需工作人员来检索，这与手工检索并无区别；许多高校由于处理的信息量过大，只能针对卷内目录、案卷目录来管理，这就限制了计算机的使用。我们要充分利用现代信息技术，加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡。应用现代化办公设备，为利用者提供远程服务。宽带互联网的开通，使我们在吸纳信息的时空上产生了重大变革，表现出强大的优势。联网出现的文档一体化，为拓宽利用渠道提供了广阔的空间。档案部门可将电子文件加工、整理，转化为电子档案，使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务。

参考文献

【1】原永堂.在高校档案工作学术研讨会上的讲话【J】.中国高等教育学校档案工作简报，2002（36）.

【2】刘南山.论档案工作创新目标及保障【J】.中国档案，2004（1）.

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二、高校后勤财务档案管理中存在的问题。

（一）财务档案管理意识淡薄。

真实的财务信息是单位经营运作情况的真实写照，财务档案管理工作将各种财务信息进行收集、汇总、整理并加以保存，财务档案成为单位管理层进行科学决策的重要参考依据。但有些单位对财务档案管理工作的认识程度不够，在具体的管理工作中对财务档案管理工作在人员配备及财力支持上都严重不足，在管理过程中大量的财务资料被忽视了，导致重要的财务信息资源被遗失。与此同时对财务档案管理工作的不规范，导致了财务信息资料容易发生丢失、损毁。单位内部财务档案管理意识的薄弱严重影响了财务档案管理工作的发展。

（二）财务档案管理人员业务水平不高。

高校后勤基本没有专职的财务档案管理人员，大多数是由会计人员兼管，只是凭借会计的经验进行管理，没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理工作经验，导致对财务档案的归档范围和标准不清楚，不懂得档案的基本操作规程，使得整理出来的财务档案案卷质量不高、装订不规范、分类不科学。

（三）财务档案归档工作不规范、归档内容不全面。

财务档案归档工作应当依据具体的工作规范实施全面归档，确保能够对财务信息进行全面具体的管理。高校后勤财务大多应被列入财务信息，归档内容仅局限于凭证、报表，缺乏对单位从事经营活动的各种文件、合同的整理、归档与保存。因此，财务档案管理工作在管理内容上有待进一步规范。

（四）财务档案管理工作的基础设施不完善。

财务档案管理工作应配有专门的档案室，用于单位财务档案信息的存储，某些单位的档案室环境非常差，阴暗潮湿，安全防护措施也严重不足，很容易导致档案发霉、受潮、被盗。从而影响了财务档案管理工作的整体质量和效果。

三、高校后勤财务档案管理工作的改进措施。

（一）努力提高财务档案管理工作意识。

树立档案管理工作意识是保障财务档案管理工作顺利开展的重要保障。针对单位内部财务档案管理工作薄弱这一局面，单位领导、职工都要对财务档案管理工作有清醒足够的认识，加强对财务档案管理工作的重视程度。加强对财务档案管理人员的监管，在财务档案管理中逐步培养其工作人员的责任感，保证财务档案管理工作的各项内容能够落实到位。

（二）完善财务档案管理制度。

依据 《会计法》和 《档案法》等法律法规，依法加强财务档案管理工作，首先要建立和完善财务档案管理的各项规章制度，将财务档案管理纳入到本单位工作的整体规划中，制定财务档案管理的工作目标，建立诸如 《财务档案工作人员守则》 《财务档案移交、归档制度》、 《财务档案保管制度》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度，规范财务档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作环节，使财务档案管理工作真正做到有法可依、有章可循。

（三）提高财务档案管理人员的素质。

高校财务档案管理人员首先应具有很强的法律意识，挑选文化素质高、工作能力强的人员负责档案管理工作，并保持人员相对稳定。要对档案管理人员进行多途径、多形式的培训教育，带领他们到先进单位参观学习，提高档案管理人员的实际工作能力，提高他们的档案管理责任和保密意识，培养他们脚踏实地、严谨的工作作风。以适应不断发展的财务档案管理工作。

（四）全面了解高校财务档案归档的具体内容。

随着高校后勤管理职能不断延伸，其业务范围也相应扩展，除了基础工作的记账、报表外，还应更多地参与到经济活动的管理和财务状况的分析，会计人员在完成处理工作之后，却忽略甚至没有搞清究竟对哪些相关资料进行收集、整理、归档，给以后的信息查阅及前期工作的追溯带来了极大的不便。高校后勤财务档案归档的具体内容有：

1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证；2、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账、其他会计账簿；3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；4、其他 类：银 行 存 款 余 额 调 节 表、银 行 对账单、其他应 当 保 存 的 会 计 核 算 资 料、会 计 档案移交清册、会 计 档 案 保 管 清 册、会 计 档 案 销毁清册；5、电算化会计档案类：存储的会计凭证、账簿、报告等，包括U盘、移动硬盘等；6、每期定作的数据库备份；7、财务软件升级前的数据库备份；8、每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本；9、所有版本的系统、网络、数据库、软件；10、其他应该存档的有关资料或数据。

除以上内容外还应涵盖后勤企业各种票据领用的登记记录、各种经济合同、相关文件、资产评估报告、验资报告、审计报告及各种内部审计报告等多项内容。

（五）加强财务档案信息化建设。

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一、高校学生档案管理工作的重要性

2008年9月14日，经过长达几年修改的新《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），由教育部部长周济和国家档案局局长杨冬权联合，从2008年9月1日起实行。这是高校档案工作中的一件大事，也是我国档案界的一件大事。《办法》第一次提出了学生类档案的概念，并且把学生类档案纳入高等学校档案管理的范围，而且单独设类，充分体现了“以人为本”的思想，十分明确地指明了学生类档案管理的必要性和重要性。

二、高校学生档案的内容

新的《高等学校档案管理办法》明确规定学生类档案包括：高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

我院根据新的《高等学校档案管理办法》和学院学生档案管理工作实际，规定了在校生的归档材料包括：

（1）高考材料（报名表、体检表、政审表、高考成绩、中学学籍、奖惩材料等）。

（2）入学通知书及准考证。

（3）入学登记表。

（4）军训鉴定表。

（5）在校期间受院级（包括院级）以上表彰、奖励登记表及各种纪律处分决定。

（6）学生的党、团组织材料（入团志愿书、入党申请书、入党志愿书、预备党员考察材料等）。

（7）学年鉴定表。

（8）毕业生登记表、毕业生体检表、学生成绩表、就业报到证通知单（副联）等有关材料。

（9）招生录取大表。

三、高校学生档案管理工作存在的问题

学生档案管理旨在对学生在校期间。以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查阅、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。长期以来，由于诸多原因，高校学生档案未能得到应有的重视，致使档案材料收集不全，质量不高。不能准确全面地反映高校学生的全貌，甚至出现档案丢失等现象。当前高校学生档案管理主要存在以下几个方面的问题：

（1）学生档案不受重视，管理体制不完善。学生档案是学校档案的一个分支，在档案管理二级机构中没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导，学生档案管理没有建立完善的考核机制和相关制度，学生档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善。

（2）学生档案的收集整理不规范。目前学生档案一般由学生管理部门（学生处）进行统一管理，而学生档案的整理和移交由院系来完成。由于学生管理部门（学生处）和院系均没有配备专职人员，加上学院缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案在收集整理过程不规范，如归档文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、材料缺失等等。

（3）学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备。因档案的收集不及时，整理、服务环节跟不上，容易产生相关部门相互推诿，有时学生查一个档案跑几天，服务质量和水平有待提高。

（4）毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善。在国家对高校毕业生实行统分统包的时候，高校毕业生档案通常由学校档案部门在学生毕业离校后统一寄往生源所在地人事局或有人事任用权的用人单位，随着高校毕业生就业制度改革，高校毕业生自主择业，国家不再对高校毕业生进行统包统分，毕业生的档案是由人才市场、人才交流中心待管，待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。由于转递环节复杂，容易导致一些学生档案丢失，给学生的就业带来了不良影响。

四、做好高校学生档案管理的建议

（1）首先要统一认识，加强领导。学院领导、院系领导及广大教职工都要强化档案意识，自觉支持和做好学生档案工作。要把学生档案工作纳入议事日程，把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈。同时加强管理。将学生档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理，在布置、检查和总结学生管理工作的同时，布置、总结和检查学生档案工作；另一方面，学院要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位。

（2）加强对高校兼职档案人员的培训，兼职档案人员应当重视观念更新，练就过硬的业务技能，拓宽视野、丰富知识，从而提高入档质量，使档案工作经验得到不断的充实。

（3）加强学生档案材料的收集，做好平时收集与重点收集和集中收集相结合，明确收集学生类档案收集范围，做好各部门收集协调工作。学生档案的管理应有一个指定的归口部门进行统一管理，院系要指定专人负责，统一要求，保证学生档案材料的完整、齐全；文字材料纸张规格要统一，书写要规范、字迹工整。档案收集和整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要求填写完整。

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中图分类号C93 文献标识码A 文章编号 1674-6708(2010)25-0054-01

科学发展观对社会主义各项事业的建设都具有指导意义,科学发展观的核心是以人为本。具体运用到高校档案管理工作,我们更应秉持以人为本的原则,发展好高校档案的管理工作。

1 以档案形成者为本

以档案形成者为本,是做好高校档案工作的前提和基础。高校档案来源于高校师生员工在工作、学习中形成的各类材料。它以文字、图表等不同形式记录着高校招生、教学、科研和管理活动。高校师生员工是档案的主要利用者和受益者。所以,高校档案工作的前提和基础,是以高校师生员工为本。为实现档案工作的目的和促进档案工作的发展,档案管理部门应该把满足档案使用者的需要作为一切工作的起点和归宿。只有这样,才能促进档案工作的科学发展。高校档案的保存不是为了馆藏,其目的在于档案的利用。保存没有实际或潜在利用价值的材料是毫无意义的,档案工作的根本出发点和最终落脚点应是满足师生员工的工作、学习和生活需要。与此同时,档案工作对师生员工需求的满足程度,直接影响到师生员工的档案积累、归档意识的形成与提高。这些意识又会反过来影响档案工作的开展和发展。如果高校档案工作很好的满足了广大师生员工的利用需求,对解决事关他们切身利益的问题有所帮助,那么他们就会了解档案和档案工作的价值并给予重视。这样,高校师生员工在平时的工作、学习和生活中会更加注重档案材料的形成、积累和归档,这对推动档案工作的开展和发展,成就档案工作的良性循环意义重大。

档案管理部门应为师生员工提供便利的查阅、利用档案的条件和途径,以满足他们的需要。应在高校建立完备的档案工作网络,以便更好的收集档案材料,更好的联系和沟通档案材料形成者。

2 以档案管理者为本

以档案管理者为本,是做好档案工作的关键。知识和人才是发展的核心,尤其在知识经济时代,面对竞争激烈的社会环境,为保持档案事业的进步与发展,档案管理者队伍建设十分重要。档案管理者肩负着档案的接收、管理、提供服务、信息开发等诸多责任,不仅要建造和维护档案信息库,而且起着沟通和连接档案信息资源与利用者的重要作用。因而,建设一支具有高素质和具有创新精神的档案管理者队伍是高校档案管理事业健康发展的根本保证。为此,档案管理部门应以人为本,给档案管理者创造更好的学习、培训、工作和生活条件,给档案管理者创造良好的成长环境。逐步改变档案管理者队伍低学历、高年龄的局面,充分引进高学历的专门人才从事档案管理工作。对待自己和档案工作,档案管理者必须坚持发展的观点,不断充实和完善自己。档案管理者应居安思危,不断适应形式的变化。

首先,档案管理者要进一步解放思想,更新观念,提高创新能力,要打破常规,超越传统,勇于创新。档案管理者应具备科学的思维和态度,总结和掌握高校档案工作中的规律。在工作方法上也要注意创新,要把上级要求和学校具体相结合,理论联系实际,归纳和提炼科学有效的工作方法;其次,档案管理者应有意识的提高自身专业素质,提高自身现代化档案管理能力。努力学习和掌握信息化管理的知识和技能,做到能够适应现代化档案管理的形势。要培养解决实际问题的能力,将以人为本的科学发展观贯彻到高校档案管理中来。在档案管理工作中运用新理论新技术,并结合实际情况,把握形势变化,创造新的方法解决新的问题。此外,高校档案管理者必须围绕培养现代化建设需要的高素质人才展开工作,不断提高服务能力,把师生员工的需求和满意度作为衡量档案工作的标准。从而实现档案工作为师生服务,为教学和科研服务,为社会服务的功能。

3 以档案操作者为本

以档案操作者为本,是做好档案工作的起点和归宿。操作是档案的价值,不能进行操作的材料不能称之为档案。正因为档案操作是档案工作的最终目的和价值所在,是档案工作的最终落脚点,所以做好档案利用工作体现着档案管理部门的自身价值,这也是档案管理者的职责所在。只有把档案利用工作摆到档案工作的核心地位,才能确立和提高档案管理部门的地位和价值,才能使档案工作或得发展。在宣传档案的利用价值的过程中,宣传档案工作,赢得广大师生员工的认可,培养他们的档案意识。这有助于档案工作的开展和发展,有助于档案工作中各个环节的良性循环。说到底,就是要求档案管理部门以档案利用者为本,做好档案管理工作。这是因为在利用档案的过程中,档案利用者的满意度直接关系到档案价值的实现,进而影响人们对人们档案工作的认可度。这种认可在一定程度上决定着档案部门和档案管理者在高校的地位和影响力,尤其是档案利用者或档案形成者居于关键地位时,这种影响更为明显。档案管理部门和档案管理者在高校中的地位和影响力会反过来影响档案工作的开展和发展,这种效应显而易见。所以,从某种意义上来说,对档案利用者需求的满足,不仅关系到利用者的个人利益,而且在更大层面上关系到档案管理部门、学校乃至社会的利益。这种“一荣俱荣,一损俱损”的内在关联会在长期的档案管理工作中显现出来。

参考文献

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学籍档案信息管理在高校教学管理过程中起着至关重要的作用，学籍信息不仅对学生本人很重要，甚至对于学校和社会都意义非凡。由于学生在校期间的各方面表现都反映在学籍信息中，而这些表现将影响学生的就业，因而对学生的重要意义主要体现在就业上。而对学校的重要意义主要体现在学校制定和修改教学计划的过程中，教师教学成果和学校教学就业质量如何，可以根据学籍信息来了解。此外，对于社会而言，学籍信息是学生通往社会的桥梁，也是社会了解学生的媒介。学籍档案信息管理的重要性显而易见，学校应强化学籍档案信息管理意识，加强管理制度改革。在笔者看来，进行高校学籍档案信息管理应该坚持以人为本的理念。

二、目前高校学籍档案信息管理所存在的问题

高校学籍档案信息管理主要存在的问题有：

1. 学籍档案信息管理模式具有滞后性

大多数高校还在以传统的管理模式进行学籍档案信息管理，远远满足不了高校学籍档案信息管理的现实需要。在各大高校学生人数日益增长的今天，学籍档案信息管理要求也随之提升，过去的由教务处统一管理全校学生学籍信息的一级管理模式呈现出一定的滞后性。

2.学籍档案信息管理制度守旧，管理流程不规范

近几年，部分高校还在使用过去的一套学生学籍档案信息管理制度，管理流程缺乏规范性，随着学籍管理要求的提升，过去的管理制度难免显得落后，只有规范管理流程，才有可能提高学籍档案信息管理质量。

3. 学籍档案信息管理系统不完善

目前，高校使用的学籍档案信息管理系统还是过去的，各项功能需要更新升级。尽管计算机等现代化技术被应用到了学籍档案信息管理虽然高校都在使用计算机技术及学籍档案信息管理系统，但是许多高校的学籍信中，但是建立的学籍档案信息管理系统功能滞后，学籍信息兼容性有待增强，与目前教育部及省级学籍档案信息管理系统相形见绌，高校的学籍档案信息管理系统覆盖范围较小，难以实现全校学籍信息的统一化管理。

4.高校学籍档案信息管理人员素质不高

高校学籍管理人员的素质不够高。目前，学籍制度日益完善，学籍档案信息管理技术不断提升，自然也将对学籍管理人员提出更高的要求。不过，由于大部分高校未加强对学籍管理人员的专业化培训，学籍管理人的工作能力和专业管理素质较低。

三、“以人为本”创新高校学籍档案信息管理的对策

“以人为本”注重人的主体地位，所以，应着手于以人为本的理念，看清高校学籍档案信息管理现状，其中对于新建高校的学籍档案信息管理环境与需要应特别关注。

1.落实以人为本，健全学籍档案信息管理制度，规范管理流程

一个大学以育人成果为荣，而并非以学校设施与招生人数来论好坏。在制定与完善高校学籍档案信息管理制度时，应着眼于高校组织的总目标，着眼于制度实施的育人效应的预见，努力朝人性化管理的方向发展。在高校的一系列工作中，高校学籍信息的管理工作显得难度更高， 高校的学籍档案信息管理水平可以从学籍信息的准确性来判断，可见，学籍档案信息管理水平的提升有赖于学籍信息的准确性的提高。而只有完善学籍档案信息管理制度，规范管理流程，才能帮助提高学籍信息的准确性。因此，一方面，高校应根据实际需要有针对性地制定学籍档案信息管理制度，不断完善学籍档案信息管理制度，以求学籍档案信息管理工作有条不紊地进行；另一方面，还应适当调整学籍档案信息管理的操作流程，确保其规范有序。学籍信息的准确性随制度的完善和流程的规范会有所提高，学籍信息的管理工作质量也将随之提升。此外，高校的学籍档案信息管理应做到人性化。“一切为了学生，为了学生的一切”是以学生为本的核心内容。制度建设应以服务理念为指导，抛弃过去的管理理念，始终坚持育人原则，注重引导式管理，适当减少硬性规定，强化学生在校的主体地位。在管理过程中，学生应是占据重要地位的，应以学生为服务对象，管理工作围绕学生进行。90后的学生性格各异，追求个性，所以，高校在建设学籍档案信息管理制度时，应更多地关注学生的性格特征，关注学生的追求，挖掘学生的潜力，并且加强学分制等管理模式的宣传推广，深入制度改革。学籍管理制度文本应刚柔并济，中和硬性与柔性化规定，适当给予学生自我发展的空间，再适时加以引导，践行素质教育，加强人文关怀，以求培养出高素质的创新型人才。

2.高校学籍档案信息管理树立以人为本的理念，转换学籍档案信息管理模式，关注学籍档案信息管理工作

在高校扩招后学生人数剧增的今天，学籍信息量也不断增多，加之各级领导及各部门对学籍信息要求的提高，过去的学籍档案信息管理模式的不足暴露无遗。对此，高校应一改传统的学籍档案信息管理模式，以二级管理模式取而代之，即由教务处、院系分级承担学籍档案信息管理。除转换管理模式以外，还应实现学籍信息的应该充分利用网络技术，实现学籍信息共享，建立一个面向全校的网络共享平台。高校学籍档案信息管理建设能够促进高校的发展，相应地，高校的发展能够强化高校学籍档案信息管理建设。学籍档案信息管理关系着高校的人才培养职能，是对学生从入学到毕业这一期间的管理。所以，高校应该对学籍档案信息管理工作引起足够的重视，学籍档案信息管理建设不能只停留于制度本身的建设，还应将人本理念落实到学籍档案信息管理建设中去，并加强制度建设宣传工作。加强培养学生对学籍档案信息管理的认识，强化其学籍信息利用与维护的相关知识，从而协助学籍管理工作的顺利进行。为了强化全校相关管理人员的服务意识，提高其管理能力，高校应该开办培训班加强组织其接受专业培训。其次，应通过张贴宣传单、印发制度学习手册、组织问卷答题和知识竞赛等各种渠道和方式来加大对学籍档案信息管理规定的宣传力度。

3. 建立学籍管理支持系统，提高学籍信息兼容性

拥有一个较为完善的学籍管理支持系统是评价一个学籍管理体制好坏的标准之一，学籍管理支持系统的关键在于建立一个学籍管理自动化、信息化系统，也即在学籍管理工作中引入现代化的信息资料管理技术。利用计算机上设计一套学生学籍信息资料档案以实现登录、统计分析、查询检索、公开共享等功能，这套学籍信息资料档案和学校各系、综合档案室应该是相通的，为学生和教师的查询与管理活动提供方便。构建这样一个校园网络信息平台并非空想，毕竟我们已经实现了管理技术的信息化，并改变了过去学籍管理半人工半自动化的局面，不过计算机技术的使用还只处于初步阶段，尚有许多地方需要改进。首先是目前许多高校使用的学籍档案信息管理系统在功能上有所欠缺，只能依靠学籍管理工作人员以手工操作代替。此外，高校使用的学籍档案信息管理系统中的信息的字段名和字段长度与教育部的不同，未兼容教育部和省级教委电子注册要求的信息，影响学籍信息的管理质量。我校的学籍管理系统功能上也有所欠缺，主要体现在大部分学籍管理工作难以通过学籍管理系统来完成。北京市教委的学籍档案信息管理平台是对外开放的，相比较而言，我校的管理系统的总体水平还有待提升，我校目前已经启动该系统的二期开发工作，届时将优化更多功能。