高校档案如何管理范文

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1、教学档案管理制度不健全。近年来，随着《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了很大的进步。但从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：（1）关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，导致档案管理混乱；有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录；学校每学期都要召开教学工作会议，却没有规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却拿不出像样的培养规划和总结。（2）有关职能部门档案记录不一致。像学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。（3）从档案建立上来看，有些高校没有建立规范的部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时安排人员搞突击。（4）从档案保管来看，存在保管不严的问题。有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、传阅从不登记；有的长期借用不归还，造成重要文件时有流失。

2、教学档案管理人员素质不高。目前，高校档案管理员尤其是各院系和部门的档案管理员素质普遍偏低，具体表现在：一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性；二是有些院系的档案工作是由院系的老师兼任，没有专门的档案管理人员，这些兼职人员一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识；另一方面也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。

3、档案信息开发不足，档案管理效率不高。目前，许多高校中存在信息开发不足的问题。各系部之间教学档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。尽管高校加大了管理改革力度，但从整体上看，问题仍比较突出，不少单位往往只注重设施、设备、技术的投入，而不注重其效益的产出。21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对我们的档案管理工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。

二、加强高校档案管理工作的对策

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1.强化意识,健全机构

既要充分认识高校档案的价值、地位、作用和意义,还要充分认识高校档案现代化建设的重要性。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不充分,就会影响档案信息服务工作的深入开展。档案现代化建设的好坏是衡量高校现代化水平高低的标尺,搞好档案现代化建设,能促进高校的全面发展。在提高认识的基础上,要切实转变观念,强化档案意识,要以科学发展观指导高校档案现代化建设。加强档案意识,增强服务意识,使档案工作与时俱进。认真执行档案法,强化法制教育,增强法制观念,把档案法制建设纳入普法宣传计划。在国家的档案法规和本校档案管理制度的贯彻执行过程中,努力做到“三纳入”,即在工作中,做到档案工作纳入学校的规划和计划、纳入学校的各项管理制度、纳入有关人员的职责范围,并给予档案工作以各方面的支持。

2.依法治档,建章立制

法制化是做好档案管理工作的基础,要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本,实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化、档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革,只有坚持与时俱进,才能适应新形势,开创档案管理工作的新局面。因此,日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化,档案管理工作才能发挥应有的作用。

3.加强业务,提高能力

档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,还应要求档案员真正坚持“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设,一方面积极参加档案业务培训,学习档案专业知识理论,另一方面建立档案工作网络,选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员,运用现代化管理知识和先进技术设备提高管理水平,使学校的档案工作跟上办公自动化步伐,为学校教学、科研和其他工作服务。因此,加强档案人员的业务能力(下转第133页)(上接第132页)培养、提高档案工作者素质,是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。

4.稳定队伍,改善条件

要采取切实措施,建立一支有较好政治、业务素质的相对稳定的档案干部队伍。专职档案干部属专业人员,与教学、科研、图书管理人员同等对待,按有关规定,认真做好专业技术职务聘任工作。档案干部中的骨干,一般不要轻易调动。档案部门的经费,应列入学校预算,统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备,从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备,以便于开展工作。档案馆(室)的库房建设,应列入学校基本建设规划,逐步改善工作条件,维护档案的完整与安全。

5.注重收集,科学管理

学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据,搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础,也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集整理,一方面,要根据事业单位档案管理的要求,抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档,定期对文件材料进行清理检查,确保材料齐全;另一方面,要强化文书管理,抓好学校活动所形成的文件材料的收集,使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料,档案人员应及时查询,保证这类文件材料的按时归档。档案人员在复印文件材料时,对有价值且需要归档的文件材料应当留下原件,以备日后归档。同时,要按照档案管理的要求,在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下工夫,做好档案的编目、检索、编研工作,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供档案利用工作的需要。

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【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674－4810（2012）02－0041－01

一 目前高校档案管理中存在的问题

1．对档案的重视程度不够

各级管理层面上的档案意识薄弱，对归档和建档的意义重视不够，高校各教学院（系）及管理职能部门与档案的建立密切相关，但许多基层单位并没有制订和执行档案的归档细则，缺乏规范化操作程序。档案管理人员的服务意识淡薄，只做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性的工作，建立的档案缺乏系统性和完整性。由于对档案的建设和管理缺乏足够的认识，导致归档材料的不齐全或不完整。还有的在办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案材料严重丢失，无处寻找，严重影响了档案的完整性。

2．归档内容程式化，不符合时展需求，生成的归档材料缺乏系统性和完整性

高校教育在结构、类型、层次等方面的多元化发展趋势，使得高校档案的门类、数量、信息量大为增加，档案内容也日趋复杂和多样。但许多高校的档案规范性管理目标不明确，档案资料的整理缺乏统一的分类和可执行标准，档案处理不科学。由此导致了档案的生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等规范化程度不高，归档材料不齐，难以全面反映学校的教学管理水平和教学质量。

3．管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人的现实情况，导致档案管理的不完整。

4．经费不足、设备不全、硬件建设差

档案工作要有必不可少的物质基础，必须安排一定的专项经费，一是用于档案库房设备的不断完善，保障档案保管的基础条件；二是用于从事档案的科研工作，将档案信息化提高档案管理水平。有些学校过分强调科研建设，科研经费比重大，不重视档案工作，对档案事业的经费投入不足，有的高校根本没有把档案工作经费列入规划行列中，即使列入了规划，所占比例也很少。

5．对档案工作的宣传不够，群众参与意识薄弱

由于档案工作宣传力度不深，广度不够，在社会上影响不大，知名度不高，很多人对档案不了解，档案工作的内容、性质、人物、档案利用产生的社会效益和经济效益，还没有被广大群众所认识。

针对以上档案管理工作中出现的问题，如何做好高校档案管理工作，是目前亟待解决的问题。

二 对策

1．利用现代化管理手段，开展科学全新档案管理新局面，建立网络实现管理机构现代化

高校的优势在于具有完善的校园网，各部处为了工作的需要纷纷建立了本部门的主页，网络已真正成为了各类信息的传递中心。要充分利用合校后的有利条件，利用计算机网络开发出各类可行的软件系统，在网上建立档案馆档案信息收存网站，内容涵盖高校所有所需存档的材料，目的是让学校有关人员可随时将相应的资料，通过网络向档案馆提供内容全面、语言简练的信息，使学校档案工作人员在接收各类存档材料时，起到监督和检查的作用。

2．运用高新技术，实现管理方法的现代化

现代化体现在管理的科学化和高效率，高校档案管理应逐步向现代化管理型转化，高校档案馆应配备齐全的现代化设备，实现档案计算机管理，建立档案编号系统、姓氏排列系统、科学的归档系统。应广泛采用计算机开发更多、更好的档案管理软件，达到信息交流网络化，咨询业务智能化，档案管理标准化，档案工作程序化。

三 提高高校档案管理工作人员的知识能力

1．精于档案管理专业知识档案

档案管理工作看似简单，但实际上却是一个具有很强的专业性和技术性的工作。一个合格的档案管理人员不仅要透彻了解自己本专业的知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，学习相关的理论知识，提高自己的工作能力。

2．档案管理人员必须具备广博的知识

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新时期，随着计算机和网络的发展，高校档案管理工作已进入崭新的历史时期，但是由于高校管理意识和资金的投入有限，高校档案管理工作还存在着许多问题。

（一）档案管理制度的缺陷

当前，传统的高校档案管理工作，存在着不规范问题，如档号和案卷标题不规范，尤其是卷内目录，在大部分案卷中缺少，使案卷整体管理较为混乱。因此，在高校档案的收集、保管、借阅、保密等多项指标，都存在许多漏洞，这对高校档案信息的真实性和利用价值都有严重的影响。但高校档案管理人员仍普遍重视文书档案的收集整理，整天都在忙于整理工作，而利用计算机制作的电子档案，却存在着被忽视现象，这种情况导致高校档案建档不及时，尤其是对于高校发展的重点专业以及更新改造项目的档案，由于不能及时建档，一些档案资料和图纸大都保留在教师或中层领导手中，如果出现人员变动，就会使档案遗失，这会对今后的使用带来损失，即使那些已经收集归档的档案，高校档案管理人员也经常不能按照规定管理，致使档案目录与档案内容出现不符，查阅起来非常困难。

（二）高校档案管理人员的专业问题

高校档案管理人员专业水平提高不大，其文化程度和专业素养，都不能够适应新时期对高校档案管理的要求，新时期是信息化时代，高校档案管理人员的文化程度与专业素质，应当满足对高校档案信息进行深层次的研究探讨，但是这种专而博的人才非常欠缺。高校档案管理人员队伍的专业水平与时展需求存在较大的差距。制约了有效利用高校档案信息资源，影响了社会发展和经济发展，但对于这些方面，在高校档案管理中没有认识到其潜在价值，导致高校档案的利用率不高。

（三）档案检索效率较低问题

手工检索与计算机检索是高校档案检索的主要方式。尽管手工检索速度不能与计算机高速检索比较，但手工检索仍然占据着很大比重，尽管高校档案管理系统软件已有多种工具，但是能够应用档案管理软件的并不多，这对于档案管理的发展不利，也难以推动高校档案的有效开发和利用。这主要是硬件设施投入不足，使高校档案室的建设达不到标准要求。

（四）信息开发和编制上的问题

对于高校档案信息的开发和编制，许多高校档案部门存在应付上级，走过场的问题，为了应付检查而选题开发，但只能开发编研层次较低的、质量较差的产品，其使用价值较低，虽然有的选题与新时期发展有着紧密联系，但是由于编制的水平和质量问题没有实效性，难以发挥作用。

二、做好高校档案管理工作的对策

新时期要做好档案管理工作，必须采取以下对策。

（一）提高高校档案管理人员基本素质

要做好高校档案工作，必须提高高校档案管理人员素质，对于档案管理工作，要选择具有政治可靠、作风正派和责任心较强的人员负责，在职期间加强对他们的教育和培养，充分发挥其积极性与主动性。由于高校档案工作人员素质与高校档案管理工作有直接关系，因此档案管理工作人员，应尽快提高自身的专业水平，通过培训学习，提高档案管理质量，才能为社会发展和经济建设提供更多有价值的高校档案信息资源。

（二）健全高校档案的管理制度

要做好高校的档案管理工作，就必须健全高校档案的管理制度，要通过制度要求，来保证高校档案管理工作的开展，高校档案的管理规章制度要具有合理性与科学性，制定的高校管理制度，要根据实际情况和档案管理需求，建立起高校档案管理机制。这样的高校档案管理制度，才具有可操作性，才可以更好地发挥制度的指导与规范作用。才能约束高校档案的管理者和使用者，才能使高校档案信息的交流得到有效传播，这对于高校档案管理具有重要的推进作用。

（三）改善高校档案的功能

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2、高校基建工程档案通病产生的问题

这些通病使得各项工程验收困难、时间长甚至无法进行；工程结算工作困难甚至引起经济纠纷；工程的质量难以得到保证，综合验收通不过，房屋验收合格证无法取得，工程质量没有得到保障，严重的甚至会被列为违建、勒令拆除。

2.1工程建设的质量没法保证

工程的建设是一个连续、有序的施工过程，而且是一环扣一坏的，每道工序都需要有资料的支撑，下一个工序开展必须取得上一工序的检验合格证明文件，脱离了工程资料的保证，工程质量就没法得以保证。

2.1.1边勘察，边设计，边施工

在很多高校的工程建设过程中，为了节约时间，往往先不进行勘察工作，在没的勘察报告的情况下，就先开始进行施工图设计并组织施工，边施工边勘察。这样的“三边”工程，违反了建设程序，很容易造成施工过程中存大量的方案、图纸等各种各样变更，给施工管理，造价控制，工程资料管理增加了难度，且违反建设规范，直接影响到工程的质量安全。

2.1.2检测、检验报告未出结果，进行下一道工序施工

施工过程中，桩基础施工完成后，需取得检测报告后方可进行承台以上的结构施工。一此高校往往为了加快施工进行，允许施工单位一边进行上部结构施工，一边做检测。这种做法当出现检测不合格时，按规范必须进行加倍抽检，这时上部结构已施工，已无法进行加倍抽检。此时，有些高校铤而走险，通过做假等手段硬把工程建设搞下去，这会给工程质量带来极大的安全隐患，工程的质量完全得不保证。

可见，做好工程资料也是工程施工过程质量、安全控制的保障和依据。

2.2工程验收困难、时间长甚至无法进行

由于赶工期，高校基建管理工作的领导通常会向监理单位提出“狠抓工程进度，一切都要把进度放在工作的首位”的指导思想，对工程资料档案的管理工作重视不够。这会使用工程资料严重落后于工程建设的进度，工程的资料工作只能采取后补方式进行了。往往一个工程下来，各单位的管理人员常会发生变化，时间长后补充资料的难度会加大，甚至无法进行，工程资料的无法整理，竣工验收工作也因此变得困难、漫长甚至无法进行。

2.3工程结算工作困难或引起经济纠纷

受聘于业主的结算公司主要是根据业主提出的工程结算资料进行计算、审核，结算工作一切都建立在工程资料的基础上。结算的资料主要包括招投标文件、施工图纸、开工报告、设计变更、竣工报告、竣工图纸、工程签证单、罚款通知单、工作联系函、材料品牌的进行确认等涉及资金的相关函件。工程资料与工程建设脱节后，往往会造成上述工程结算资料的丢失，一旦丢失，补资料相当困难。因为多大数工程的结算都是在工程完工并通过竣工验收后才开展的，这往往需要很长时间，时间一长，很多东西都会被遗忘，如补工程设计变更，工程签证单等没有相关的证据材料，再要当事的管理人员签名确认，是十分困难的事情。这会给工程结算工作带来巨大的困难，涉及金额大的还会引起工程纠纷，需要进行仲栽或法院诉讼才能解决。

3、高校如何做好工程档案管理工作

3.1必须要高度重视工程档案管理工作

首先，高校领导要加强了解和学习工程档案的相关知识，认识工程档案管理的重要性，从学校层面高度重视工程档案工作，然后基建处领导要为工程档案管理工作专门成立工程档案管理室，档案管理室应符合文件档案的必要环境要求，而且位置相对稳定、独立，要配备专人负责工程档案管理工作，购置电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等档案管理设备，购置了、档案皮、档案盒卷内目录、备考表等档案管理材料。最后，还应加大档案资料编制与管理的宣传力度，让各部门加强对该项工作的支持与理解，并积极配合开展工作。

3.2建立健全的管理制度是做好档案管理工作的前提和基础

工程档案管理工作任务重责任大、要求高，只有建立健全工程档案管理制度，才能明确工程档案管理的目的、内容和要求，切实提高档案管理人员的积极性和主动性，才能提高工程档案管理的质量，才能保证工程的档案资料管理有法可依，若发生任何问题都有证可循。

基建处应建立健全档案收集制度、文件收发制度，图纸签发制度、档案借阅制度、档案监督制度、责任追究制度、档案验收制度等档案管理各项规章制度，制定档案管理工作的各项具体实施细则和工程资料员工作守则，而且这样制度的内容详细、具体，明确到工作的每一个细节，才能让建设工程的档案资料管理具有实用性、操作性。

3.3加强从业人员素质培训是做好档案管理工作的保障

工程档案管理人员要不断地学习建设工程档案相关的法范制度，增强工程档案管理意识，深刻认识工程档案管理工作的重要性，不断加强业务学习，多与其他高校工程档案管理人员进行交流学习、定期进行培训学习，注重提高自己的业务素质，提高工作能力，增强责任心和荣誉感，在工作中注意遵循档案材料形成规律，保持材料之间的有机联系，使工程建设的档案管理达到高标准的管理水平。

同时，档案室人员应该对现场资料员加强指导。另外，档案室人员还应对监理单位、施工单位的现场资料员进行指导与培训。

4、结语

工程的资料是工程建设全过程的真实载录，是建设工程质量的直接反映，是工程质量确认、办理验收、结算的唯一的权威凭证和依据，也为及日后维修、扩建、改造等工作提供了重要依据。做好工程档案管理工作必须提高对档案管理的重视度，建设健全的管理制度，加强加强从业人员素质培训。

参考文献：

[1] 钱爱华. 高校建设工程档案存在的质量问题与对策[J].巢湖学院学报,2011,(2)