档案安全管理的重要性范文

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1．1矿业权出让档案是重要的原始记录

矿业权出让常常是将国家以前已作过地质工作的矿产地进行出让，将资源配置给矿业权人，实现矿产资源的优化配置，因此矿业权出让档案与其他档案不同，许多档案涉及国家权益的处置、处理，有的涉及国家和政府的宏观调控政策和对资源配置的具体安排和措施，及时记录相关出让细节，及时存档备查，极为重要。由于国家对矿业权出让公开、公平和公正的要求，使得矿业权出让的档案常常不属于国家规定密级的保密范畴。然而，由于矿业权出让既涉及矿业权受让人的权益，也涉及国家的权益，矿业权交易机构必须在出让过程中为兼顾各方面的权益而努力，即既不能损害国家利益，以要确保矿业权交易公开、公平和公正，矿业权出让档案必须反映矿业权交易机构的这些工作。因此，矿业权档案管理工作不可等闲视之。从实质上看，矿业权出让档案是矿业权出让的一种工作档案，它能反映矿业权出让的经验和好的做法，能追溯历史、见证事实，是矿业权出让的法律凭证，也是矿业权管理部门了解、查询和管理出让矿业权相关工作的重要依据。

1．2反映矿业权原有地质工作状况的重要凭证［2］

原有地质勘查工作程度代表国家开展地质工作的情况。国家在矿业权范围内的地质工作程度代表国家在矿业权范围所做的实物工作和智力成果，是国家在该矿业权范围内所付出的劳动，是在矿业权出让前进行矿业权评估并以此作为确定底价、出让起始价时的重要依据，也是维护国家权益的重要依据。若对出让范围的原有地质工作程度考虑不周，在进行矿业权评估时可能会漏算实物工作量，使矿业权评估值偏低，国家权益受损。矿业权出让中，底价的确定是一个重要的过程。矿业权底价的确定，主要依据矿业权评估结果。而矿业权评估结果主要依赖于矿业权的原有地质勘查工作程度以及相关的资源量、资源品级等相关情况。总的说来，这些都取决于国家在该矿所开展的地质工作情况。矿业权出让档案对矿业权已有的地质工作状况进行记录，对原有地质工作程度进行反映，是一种记录矿业权原有地质工作的一个重要凭证。

1．3为出让矿业权管理提供法律依据

矿业权出让档案对矿业的出让情况进行如实记录和反映，记载矿业权出让的过程，矿业权成交情况，记录矿业权成交价及矿业权价款缴纳的约定，记录矿业权争议处理的方式等重要事项，这些事项中的许多问题具有法律效应，为矿业权的后续管理提供了重要的法律依据，是处理矿业权出让后有关问题的依据和基础。

2当前矿业权档案管理中存在的问题

2．1档案管理制度缺乏

矿业权出让是社会主义市场经济在矿业权领域的拓展和丰富而产生的一个新鲜的事物，由于其“新”的特性，目前我国矿业权出让档案的管理内容以及矿业权档案管理的程序和规范等，都没有明确的规定。管理制度的缺失，导致了管理的混乱。因此，亟需从规范管理的角度制定矿业权档案管理的相关制度，对矿业权出让档案进行管理。

2．2档案管理不规范［3］

由于尚无明确的管理制度和规范，因此各地矿业权档案管理都是在探索中进行，管理规范和要求、管理标准，需要由矿业权交易机构自行制定，难免存在口径不一，标准不一，也难免参差不齐，使得矿业权档案管理不规范。因此，应从国家层面制定矿业权出让工作档案管理的相关制度，对矿业权出让档案的管理规范化。

2．3档案资料不全

目前，矿业权出让主要是依据《探矿权采矿权招标拍卖挂牌管理办法(试行)(即2003年197号文)、《关于进一步规范矿业权出让管理的通知》(2006年12号文)、《国土资源部关于建立健全矿业权有形市场的通知》(简称145号文)、《国土资源部办公厅关于做好矿业权有形市场出让转让信息公示公开有关工作的通知》(国土资厅发〔2011〕19号)等文件的规定，这些文件对矿业权出让的程序及其他各方面要求进行了规定，矿业权出让机构必须严格按照这些规定进行矿业权出让，矿业权出让工作档案也必须按照这些规定来进行归档。因此，矿业权出让计划的审批、矿业权出让方案及审批、矿业权成交以及公示公开等都必须作为矿业权出让工作档案的内容进行存档备查。但目前常常存在出让档案资料不全的情况，如有的出让机关尽管组织了矿业权出让，但却未按要求编制矿业权出让计划;有的虽组织了出让，但连矿业权出让的价款缴纳凭据都没有存档。出让工作档案资料不全，为矿业权的后续管理埋下了隐患。

3矿业权出让的档案管理

矿业权出让档案既要记录矿业权的来源直至诞生的过程，又要反映矿业权各方权益的实现过程，还要记录矿业权出让过程中如何确保公开、公平和公正，并要对矿业权受让人履行矿业权义务的情况进行记录，因此，矿业权出让档案至少要对以下几方面内容进行记载并存档保存。

(1)反映矿业权来源。主要包括:①出让的矿业权来源;②探矿权采矿权招标拍卖挂牌年度计划及审批情况;③上级行政主管部门对矿业权交易机构委托出让的相关文件和依据;④矿业权出让方案及相关审批文件;⑤征求地方部门的意见、审查、等环节和程序;⑥矿业权出让招标标底、拍卖挂牌底价确定的相关记录、资料、依据等。

(2)反映矿业权成交情况。主要包括:①矿业权竞买意向人提交的报名资料、竞买保证金情况及竞买资格审查情况;②变更矿业权出让方式的说明及其在矿业权出让过程中需补充的说明;③矿业权出让的报价、竞价及成交过程等程序性记录资料;④拍卖会和现场竞价会签到表及竞价记录;⑤矿业权出让成交确认书、成交合同的签订情况;⑥矿业权出让公告、公示公开情况等。

(3)反映矿业权受让人义务履行情况。主要为矿业权受让人矿业权成交价的缴纳依据、矿业权价款的缴纳依据、矿业权成交价及价款滞纳金的缴纳依据，以及其他与价款缴纳有关的需要说明的情况等。

(4)其他需要保存的重要资料。如矿业权竞买申请人购取地质资料的依据、购取地质资料的保密协议、退还矿业权竞买人保证金的财务依据等。

4加强矿业权出让档案管理，促进矿业权出让良性发展

(1)建立矿业权出让的档案管理制度。出让档案应参照国家档案管理的要求进行管理，建立档案管理制度和机构，明确专人负责，对档案进行集中管理。参照档案管理的相关法律法规，确定矿业权出让档案保存价值的原则，制定档案管理的期限，制定档案鉴定和销毁制度，慎重进行矿业权档案的销毁。

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房屋权属档案是进行房屋权属认证的重要凭证，其有效的记录了房屋权属的相关资料。在社会不断发展的状况下，房屋权属档案的数量在逐渐的增多，并对相关的房屋权属纠纷起到了非常关键的影响作用。而要充分的发挥房屋权属档案的管理作用，就必须强调房产交易核档的重要性，并采取相应的措施加强房屋档案管理工作的进行。

一、房产交易核档

房屋权属档案是指房地产行政主管部门在进行权属登记、调查、权属转移、变更等管理工作中所直接形成的作为重要依据的文字、图表、声像等资料。它是城市房地产权属登记管理工作的真实记录，和房屋权属证书都是法律认可的有效证明，具有专业性、真实性、动态性、价值性、完整性、法律性的特点。随着房地产业的迅速发展，房屋权属档案数量逐步增多，利用也更加频繁，房屋权属纠纷，“房姐房叔”问题突出，这些都对房地产交易中房屋权属登记档案的信息准确性提出了更高的要求，所以为了保证权属信息的记录的专业性、完整性、准确性等就必须在工作中认真负责并且进行核档，不断提高房屋权属档案质量管理的水平。

二、房产交易核档在房屋权属档案管理中的重要性

（1）、为房产交易服务提供保证

房产交易核档还可以为房产交易服务提供保证。城镇化的发展必然带动城市房产交易量的上升，一般情况下是根据房屋权属证书进行交易的。但是市场上出现了房屋因拆迁被冻结、房屋所有人的房产被司法机关查封、不法分子涂改或伪造房产权属证书从事欺诈活动等情况，这样一来买房者根据房屋权属证书进行交易就会带有一定的安全风险。所以，为防止不必要的风险，为政府和国家避免损失，很有必要进行房产交易核档，以确保交易在信息核对无误条件下进行。

（2）、有利于权属证书当前状态的核实

在与房地产公司房屋交易成功之后，房屋权属人就自然有了对房屋的处置权。但是一般情况下会存在房屋交易进行的时候，没有做好相应的查封、抵押或限制登记的工作，在这种情况下也就常常会发生交易双方不正常的谈判工作，而此时的房屋可能处于相应的限制状态。针对这种情况，采用房产交易核档，就能够有效的帮助交易双方进行合理的交易，保障双方的利益，最终确定交易是否能够进行。

（3）、为决群众纠纷、查处腐败分子提供依据

随着城市建设的不断扩大，房产交易量不断上升，建立在各种虚假信息的房产权属证书上的交易也逐渐增多，严重危害房屋权属档案管理工作的顺利开展，影响房地产业的健康发展。这些不良现象出现的根源之一就是房产交易档案的信息缺失。房产交易核档可以核实证书的真实性，防治和打击社会上的以真实信息克隆的虚假信息、完全虚假信息、巧借他人信息等手段制造的房屋权属证书，为相关人士、相关单位提权归属、房产价格、房产变更、房产来源、房产面积等具有法律效率的基础信息内容。

（4）、有利于核实房屋产权的来源和相关数据

房屋在进行交易时，先要明确房屋的来源，是买卖所得，继承所得，还是他人赠与等。只有对房屋的来源进行了有效的明确，才能够计算出相应的缴费金额，因为不同来源的房屋在交易中所缴纳的费用是完全不同的。比如，一座房子是房改房所得，那么就相应的要收取土地出让金。因此，有了房产交易核档这一环节，就能够保证房改房情况下土地出让金的及时收取，为国家减少不必要的损失。

三、加强房屋档案管理的相关措施

（1）、制定房屋权属档案管理规范

目前，对房屋权属档案工作进行管理时，具体可参照的标准、规范不是很多，这导致同系统之间容易出现管理问题。因此，在实际的工作中，我们要不断的进行学习和创新，对管理工作进行研究；同时，要保证相关的行政部门做好协调工作，保证档案管理办法的尽快制定和实施，要保证相关的政策法规可操作性较强。进行规范的制定时，对每项业务的具体的保管期限、文件材料、归档范围等的相关制度要进行确定，这样能为工作人员的工作提供便利。

（2）、持续的提高档案管理人员的综合素质

房屋权属档案管理人员的综合素质，直接的影响到房屋档案管理的质量，是保证房屋档案管理工作有效开展的关键因素。因此，在今后的工作中一定要加强档案管理人员的业务培训，积极的组织相关人员进行日常的培训工作，从而不断的提高档案管理队伍的专业素质。同时，在相关制度的制定上，要相应的制定责任追究制度，通过对事件负责人的追究，采用比较合理的处理方式，避免差错的再次出现。

（3）、具体的明确房屋权属档案管理的质量标准

在进行房屋权属档案管理的工作中，要充分的做好档案每一个环节的工作，包括档案的形成、整理和利用等相关的环节，以保证档案管理工作的有章可循。同时，在制定档案管理的质量标准上，要求进行档案收集的规范性，科学的确定档案组件的分类标准，并相应的规定个人按照国家的标准进行资料的填写。只有这样，才能够充分的保障房屋权属档案管理的质量，促进房屋权属档案管理工作的顺利开展。

（4）、完善房屋权属档案管理专用软件

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【关键词】信息时代 电子信息 安全管理 途径 分析

社会科学技术的全面发展主要的表现就是网络信息时代的到来，网络电子信息技术在给人们日常的生活工作提供方便的时候，已经逐渐的渗透到了国家经济发展建设和人民日常生活的方方面面。所以网络电子信息安全管理既是为了提升网络技术的高效利用价值，又是为了保障国民的日常生活秩序和经济发展建设不受到其影响，进而稳定持续的发展社会经济。

1 分析信息时代背景下的电子信息安全管理的重要性

1.1 能够全面的稳定网络秩序

随着当前社会经济的发展繁荣程度不断加深，网络时代全面到来，网络信息时代形成的局面是人手一台电脑、或者是笔记本电脑，上网方便、联系交流也变得密切，因此人们愿意将更多的信息在网上进行展示和沟通，电子信息使用的面积扩大，所以网络的脆弱性也随之扩大，网络黑客、病毒成为威胁电子信息安全管理的主要威胁。

要尊重当前的信息时代背景下的电子信息安全管理，才能够全面的稳定网络秩序的正常有效性，从而不断地进行网络和电子信息技术安全管理能力的更新，为新时代的电子信息安全管理提供更多的实用价值。网络秩序也只有在电子信息安全管理的情况下才能真正的提升整个电子信息安全管理的价值。

1.2 有效地保证社会经济的稳定性发展和建设

电子信息安全管理是为了适应当前的社会经济发展的要求而进行开展的，因为电子信息安全管理能够提升各个生产经营组织个体的信任度，并及时的进行经济投资，促使电子信息安全管理被有效地落实和实践。目前我国的现代化建设进程已经迈入了正轨，各个经济发展个体只有借助电子信息技术的安全管理原则，将自己公司或者组织内部的资料进行集中分配和处理，能够提高企业的日常工作效率，而且促使公司内部的资源和结构更加的具有优良性和全面性，所以在电子信息安全管理的要求下，才会多的更多的经济个体的信任，并且提升整个电子信息系统安全管理的开展意义。

社会总体的经济进步和发展主要是依靠当前社会各个阶层的经济发展主体不断的进行生产革新以及管理创新，才推动了社会的总体经济进步。所以电子信息安全管理的开展实践和落实中，企业才会加大对于电子信息安全管理的认识，并不断的提升企业内部对于电子信息安全管理的实际操作能力，从而电子信息安全管理才能稳定社会的经济全面的发展和建设，全面的保障各个企业的日常工作运行和发展。

1.3 提升国民对电子信息安全管理的认识

社会大众对位网络资源服务的主要对象，对于电子信息安全管理的开展具有全面的推动作用。大众要增强对于电子信息安全管理的认识，才能真正的提升国民素质，对于网络中的不良现象也能有效地抵制。

所以大众人民在日常运用网络电子信息资源的时候，要注重对于本身电脑的保护，进行查毒、杀毒措施的落实，将威胁电子信息安全管理的潜在隐患进行及时的排除，从而进一步将电子信息安全管理落实起来，进而提升过敏对于电子信息安全管理的认识，真正的保护好电子信息。

2 信息时代背景下的电子信息安全管理的主要方法

如图1所示：开展信息时代下的电子信息安全管理方法。

2.1 树立电子信息安全管理的思想意识

电子信息的安全管理不光是为了维护各个经济个体的发展，更重要的是电子信息技术已经被推广到了社会生活的各个方面，从高校、到政府再到企业、组织等各个阶层，已经得出电子信息的高效性和及时性。所以在电子信息安全管理的要求下要开展对于各个阶层和方面的安全管理制度落实，就需要开展对于电子信息安全管理重要性的认识，树立电子信息安全管理的有效性和科学性。

实施电子信息安全管理的思想意识，才是制定各个相关的电子信息安全管理措施和方法的基础，才能将电子信息安全管理的要求贯彻执行，并落实在日常的经济运行和生活工作当中。高校、政府、企业无疑是在网络不稳定情况下、或者受到信息安全威胁较大情况下，会受到较为严重的经济破坏和损失，所以从意识中树立信息安全管理的重要性，进而给信息安全管理的全面开展奠定基础。

2.2 实施企业内部的纸质档案管理和电子信息安全管理相互结合

企业的内部资料较为丰富，因此为了提升企业内部的档案管理有效性，要结合电子信息安全管理的要求，开展建设电子档案。电子档案记录方式多样变化性大，并且具有非直读性的优点，电子档案对于元数据和背景信息具有很强的依赖性，也是实施企业内部的纸质档案管理的原因，因为纸质档案能够保存全部信息的保留痕迹，对电子档案的构建能够提供更加具有针对性的数据支持。

电子档案虽然减轻了档案之至管理人员的劳动强度提高了工作效率，但是电子档案更加的容易受到网络不良情况的影响，导致数据库资源的流失，最终还是要靠纸质的档案进行对照和修复。电子档案增加的企业信息的风险性，必须要建立纸质的档案管理模式，进行对电子档案的有效性补充，全面的提升电子信息安全管理的有效性。在平时的企业或者党政内部机关的档案数据输入中要注意对档案管理的加密，防止黑客的入侵，导致企业或者机关的内部资源外泄，引起更多的不良现象产生。

2.3 建立企业专门的电子信息安全管理部门

依照图2方式开展对于信息的保护：

因为企业的网络被用来和外界沟通的次数不断的增多，而且企业的电子信息安全管理所面临的具体问题较多，因此建立专门的电子信息安全管理部门，才能针对网络信息状况进行全面的维护和检查，进而提高电子信息安全管理的实际利用价值，也能提高企业或者公司的实际工作效率。

在更多的信息安全管理中能及时的制定相对应的企业内部的电子信息管理方针和政策，进而将更多的电子信息安全管理有效方式进行落实。所以建立企业专门的电子信息安全管理部门，要完善企业内部的体制建设和管理制度，严格的控制电子信息的流动方向，并设置计算机的专门管理要求，设置电子系统的管理操作代码和管理规范，并设置权限制度，确保电子信息安全管理部门能够提高其工作效率，维护企业的发展生产。

2.4 提升电子信息安全管理人员的自身素质

因为电子信息安全管理的本身具有较多的技术要求和理论要求，各个层面上的电子信息安全管理人员一定要及时的针对网络问题作出全面的反应，从而保障整个企业的经济运行更加的具有高效性和准确性。

而且科技是不断地进步的，如果电子信息安全管理人员的自身素质不能随着科技的发展而进行及时的提升，那么其早晚会被社会所淘汰，因此创建信息安全管理还要加强对管理人员的二次培训，扩充其专业知识，增添更多的实际数据进行对电子信息安全管理的有效性和全面性。而且电子信息安全管理的各项其他管理制度和管理规范，以及有效性的电子信息技术操作还是依靠电子信息安全管理人员的自身素质和能力进行示范，并进行员工培训，所以整个的企业运行在电子信息安全管理的专业人员管控下，才能高效发展。

2.5 制定法律制度对恶意破坏电子信息安全管理的不法分子进行制裁

当前的信息时代背景下，给网络系统的稳定性提供了较多的威胁，而且在当前的信息时代下，网络成为不法分子制造事端和危害社会公共安全的主要工具。因此信息时代下的电子信息安全管理才需要更多直接有效地法律制度进行电子信息的安全管理，对故意进行电子信息技术的不法人员要进行严厉的制裁，确保社会稳定、网络清明、经济发展有效。

3 信息时代背景下的电子信息安全管理的意义

3.1 提升网络信息的可利用价值

网络是带给人们生活享受和工作学习方便的有效工具，因此在网络信息的可利用价值中一定要做好电子信息的安全管理，增添网络信息的可靠性和实用性，维护网络工程的发展建设。

3.2 促进更多现代化的科技不断研发利用

电子信息的安全管理给各个经济发展企业提出更多的实际性要求，注重对于自身信息的管理提升网络的实用性。更给青少年对于网络技术的利用提供更多的基础保障，所以在现代化的发展中网络电子信息安全管理的情况下才能促进更多的现代化科技的开发和投入运行使用，逐渐以更多的形式体现对于网络的有效利用，从而推动社会现代化的文明建设不断进步。

4 结语

实施信息时代下的电子信息安全管理，能够针对性的重视电子信息安全管理的重要性，并针对安全管理的要求开展各个企业内部的信息管理调整，为达到企业的经济效益最大化提供了有效地保障，为社会的现代化发展打好了基础。

参考文献

[1]任成伟.浅谈信息时代背景下的电子信息安全管理[J].电子制作，2013（04）.

[2]刘力源.浅谈计算机信息安全管理措施[J].计算机光盘软件与应用，2013（05）.

[3]韦懿霖.我国新时代背景下的网络信息安全分析[J].信息与电脑（理论版），2010（12）.

[4]丁道勤.论信息通信法的体系架构[J].经济法论丛，2013（02）.

作者简介

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1.1 管理者的安全意识不强

档案信息化水平不断提升，这也使档案信息安全问题越来越突出。当前很多档案管理人员对于档案信息安全的重要性和紧迫性缺乏有效的认知，特别是当前档案网站安全、计算机系统安全等问题普遍得不到重视。由于档案管理者对数字档案信息安全意识缺乏，这也导致普遍民众对数字档案信息的安全问题更是一无所知。很大一部分档案管理人员在日常工作中都没有意识到数字档案存在的安全隐患，这些数字档案信息可能随时消失不见，对风险缺乏有效的认知，这也造成数字档案信息安全问题始终存在，这对于数字档案信息安全管理工作带来了较大的挑战和难度。

1.2 数字档案信息安全管理技术滞后

随着信息技术的快速发展，数字档案档案安全技术也紧跟信息技术发展步伐取得了较快的发展，但在发展过程中存在着技术层面专业问题的制约，这就导致数字档案信息安全管理技术相对滞后。在实际工作中，往往都是档案信息安全问题出现后，数字档案信息安全技术才能针对出现的问题进行改进，从而取得技术上的发展。即在数字档案信息管理工作中，安全隐患一直存在，风险一直管观存在，数字档案信息安全时刻受到威胁，因此要??际工作中需要有效的降低风险，即应用数字档案信息安全技术来将风险降至最低水平。

1.3 数字档案信息安全管理制度不完善

现今我国在数字档案信息安全领域的制度不够健全，所以才会在实际的数字档案信息安全管理中出现许多纰漏。由于数字信息安全管理制度的残缺导致我国的数字档案信息安全管理水平普遍偏低。从实际出发，我国大部分的档案管理部门都制定了相应的数字档案信息管理制度，许多制度都是为了应付检查才制定的，相互抄袭的情况比较多，这样的情况就会造成所制定的制度并不能与实际的数字档案信息安全管理工作相匹配。对实际的数字档案信息安全管理工作起不到任何制约与指导作用，甚至可能造成安全隐患给数字档案信息安全管理工作带来不必要的麻烦。

2 加强数字档案信息安全管理的策略分析

2.1 加强对工作人员的培训，树立安全防范意识

随着档案信息化的不断发展，档案数字化全面普及率已成为档案工作发展的必然趋势。为了能够更好的提高数字档案信息管理的安全，需要遵循以人为本原则，重视档案管理人员的培训工作，努力提高档案管理人员的专业技能。在具体培训过程中，要加强对档案管理人员信息安全知识的讲解，使档案管理人员树立安全防范意识，认识到数字档案安全管理的重要性，并能够在实际工作中利用安全技术来维护数字档案信息的安全。培训过程中还要重视档案管理人员计算机技术水平的提升，这样在实际工作中才能更熟练的应用档案管理系统，提高档案管理系统的先进性，从而更好的实现对数字档案信息的有效管理。

2.2 提高重要信息的加密性和计算机的安全性

网络环境的不安全会影响数字档案信息的安全性，因此要加大对网络环境的保护力度，提高计算机环境的安全性。为防止重要信息被黑客入侵盗取，要加强对信息的加密保护，保证数字档案信息的保密性，在网络层能够安全、自由的传递，特别是对带有密级的数字档案信息系统，更应该加强文件的加密保护能力，保护重要的档案信息。对计算机要定期的清理，防止留下的浏览记录被别有用心的人利用，可能会从中得到很多私人信息，提高计算机系统的安全性。因此在计算机上必然安全可靠的杀毒软件和防火墙，做好安全防范工作，降低计算机系统受到病毒破坏及黑客攻击的可能性，提高计算机系统的安全水平。同时档案管理人员还要熟练应用计算机软件，并定期对病毒库进行更新，强化计算机系统的安全防范，有效的提高数字档案信息的安全性和可靠性。

2.3 健全数字档案信息安全管理制度与法律

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档案指国家机构、企业社会组织和个人从事各项经济社会活动直接形成的具有保存价值的文字、声像等不同载体的历史记录。档案是历史的真实记录和全面反映，是积累和传播知识的重要载体，是开展科学研究和工作的可靠依据，是规范管理的基础，是建立信用的工具，是维护团体和个人权益的重要保障，更是推动科学文化发展的根本。档案的安全是档案管理的核心，能否安全有效管理实体及电子档案是发挥档案作用的关键。只有完整、真实、准确地收集有价值的档案，规范、合理地保管和保存原始档案，科学地分类并做好登记工作，才能最大限度地发掘利用档案的价值。

一、实体档案的特点及安全管理

（一）实体档案的特点

实体档案相对电子档案而言，实体档案专业性强。实体档案记录着具有不同专业性质的内容，要保证实体档案完整，档案管理人员必须具有全面的业务知识，科学管理档案。实体档案具有成套性。实体档案涵盖了记录社会活动的全部内容，不仅仅是某段文字记录、某张照片、某段音像资料，必须按照档案工作程序成套管理、成套利用。实体档案形式多样，有文字档案（纸质、简帛、简牍、石刻、甲骨、陶文等）、照片档案、胶片式档案、标本实物等，这是实体档案最显著特点。

（二）实体档案的安全管理

要坚持常规安全管理。根据档案的性质，合理采取流水排架、分类排架或综合排架，对档案进行存放。档案馆（室）除了最基本的“八防”措施：防盗、防火、防水、防虫、防潮、防霉、防光、防尘，还要根据材质不同，有针对性地分类进行温度、湿度的监控，减少环境因素对档案的侵蚀。定期对库房进行全面检查，对老化、破损、褪色、霉变等受损的实体档案，需要利用科学手段及时进行抢救，并对档案数字化信息进行异地、多地、多材质备份。档案工作人员须对珍贵、重要的档案进行复制，并用复制件代替原件提供利用。要执行档案安全借阅制度。要做好全面、系统、安全地保存档案资料，建立有序、完整的档案制度，制定完善的借阅登记、利用效果登记和及时归卷的程序；档案一般只限于档案阅览室内使用，确需借出者，应严格履行借阅手续，并自觉遵守借阅时间，按期归还。完善档案、人员出入库登记制度，定期清点核对，做到出入库登记与档案实体相符，确保档案去留有迹可循。要树立高度的安全管理意识。这是档案安全管理的重要因素。保证馆藏档案的完整、安全，杜绝一切档案介质和档案内容的损毁、丢失、泄密事件的发生，是档案工作的永久主题。工作人员在档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等每个环节都要认真、细致，维护好档案的完整。维护安全不仅力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命，还要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。档案管理人员不只是对档案进行收集、登记的简单工作，要掌握大量的档案保存、修复知识，会利用现代化的信息技术使档案在安全的前提下发挥最大的社会价值。要加强档案安全体系等建设。要全面开展档案安全体系的建设。加强档案管理体系的理论研究；执行相关国家政策和法律法规；做好人员、技术、经济保障等。档案安全工作，实行总监负责制，领导重视全员参与，专人负责；并与上级档案管理体系保持高度一致，与同一层次的档案管理机构做好协调和配合，避免出现衔接松散、管理缝隙和漏洞。

二、电子档案的特点及安全管理

（一）电子档案的特点

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子档案的产生，使档案工作方式、安全管理的对象、安全设施及技术设备都在发生变化。档案以电子文件形式归档、保存、管理、应用正成为档案工作的重要组成部分。电子档案有其自己的特点。操作便捷，效率提升。在档案归档时形成的电子文件，按照档案管理规范将其增加、删除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕迹，确保档案页面的整洁。与其文件处理系统融合可使档案目录信息自动生成，大大降低了档案管理人员的工作量，提升工作效率。传递快捷、实现资源共享。电子档案的处理环境是计算机和网络终端，为此不受时间和空间的限制。存储空间小，容量无限大。电子档案占据极少量空间，几乎无重量和体积可言。表现形式多样、全面、形象、生动、安全。[1]

（二）电子档案的安全管理

自然灾害、电磁干扰、电源故障、设备被盗被毁及人为操作失误等多种因素仍时刻威胁着档案的安全，但电子档案的安全威胁还不仅于此。电子档案在网络环境中传播和存储的过程中，每个步骤都有可能存在一些安全漏洞，造成档案泄密、信息被窃取、被改写或被删除等严重后果。在电子档案安全系统中，应该准备好预防方案和紧急应对的方法，加快构建应急档案的长效机制，以保证档案信息的安全性。[2]电子档案安全管理，首先在于人员的管理。必须提高档案管理人员的责任心和思想觉悟，加强其对档案安全的重要性教育。在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏失。有人员变动时，必须使其在有效的管控范围，避免档案信息意外流出。对于利用档案信息者，先要确认其身份，并确定其已获得一定范围电子档案的使用权，在工作人员的管控下进行电子档案的浏览、使用和复制。并严格规定存储介质的使用范围，杜绝病毒感染的渠道和通过存储介质泄密的可能。为了保障电子档案的唯一性和真实性，电子档案的内容须预先进行加密处理。在完善的合作存取控制下，防止在电子档案的借阅和利用过程中造成档案信息的遗失。电子档案存储设备必须存放在加密管理的机房内，只允许指定负责人员进入。档案工作，是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是为社会、企业提供现代化建设史料研究，开展各项工作的根据和条件。随着科技的发展，档案的形式和管理方法都在不断发生着变化。

电子档案只是在档案的发展变化中出现的新的形式，也存在着它的有限性和安全问题。如何科学、合理地将实体档案与电子档案的管理相结合，充分发挥各自的优势，是值得档案管理人员思考的问题。档案工作者肩负着“为党管档、为国守史”的历史重任，应始终把保障档案安全放在十分重要的位置，合理构建三维档案安全管理系统，主动适应新形势，提升档案安全保障的能力，及时采取更加有效的安防措施，切实保障档案实体安全和信息安全。[3]

作者:姜艳丽 单位:大庆油田矿区服务事业部

〔参考文献〕

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引言

电子档案是一种基于数字化技术所建立的一种信息管理平台，在档案管理工作中应用数字化的技术与平台，不仅可以提高信息数据的使用效率，还可以让档案管理本身更加安全、有效。因为档案开放利用的现象，许多档案的查询便利性得到提升，但是其安全保障也遭受了一定的影响。对此，探讨电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策具备显著意义。

1电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题

1.1电子档案信息安全问题

网络安全是电子档案信息安全的基本前提和保障，基于网络的电子档案信息安全管理的要求前提必然是网络本身的安全性，电子档案的信息安全可以从以下三个方面实现直接体现：①电子档案信息的长效性，数字档案对于网络的依赖性较为明显，如果网络发生故障，则电子档案内的信息也会随之遭受影响，想要确保电子档案信息的长效性，就务必提升网络的维护力度以及安全程度[1]；②电子档案的完整性。电子档案的信息主要是储存在网络当中，所以在遭受病毒和黑客攻击的情况下，会导致电子档案内的信息完整性遭受破坏，出现被篡改、删除的安全问题；③电子档案信息的真实性。电子档案在开放利用的过程中遭受篡改的可能性较高，因为任何的档案使用者都有可能按照自身的思维去改变和决定档案当中的信息内容，这也是开放性利用的环境下电子档案信息安全的主要问题。

1.2影响电子档案信息安全的主要因素

就当前网络环境而言，应当电子档案信息安全的主要因素主要有三个方面。①网络的安全性。网络本身的不安全性必然会导致电子档案内信息安全性遭受破坏和影响；②外部环境的安全性。例如电子档案的硬件设备在发生故障时，必然会导致电子档案的信息发生丢失、停运以及损坏等可能性；③电子档案信息的不及时性。电子档案信息仍然有较为明显的不及时性，在许多领域中档案的更新和修改速度有待提升。

2电子档案开放利用中信息安全保障改进对策

通过上述关于电子档案开放利用过程中信息安全保障所呈现的问题可以发现，想要真正提高信息安全程度，就需要在开放利用环境之下提高电子档案的管理质量，并从根本上着手，优化国家的信息网络安全性，构建网络的安全屏障[2]。例如采用以下几个方面的措施：①构建稳定的网络环境，提高网络本身的安全性，例如在网络当中构建各种安全管理技术，例如路由安全技术、访问控制技术、密码技术、安全管理技术、系统漏洞技术、病毒查杀技术以及防火墙技术等；②构建安全可靠的档案基础，尤其是提高计算机等硬件设备的防火防水防震动等能力，从而确保电子档案开放利用过程中信息的安全性；③改进电子档案管理理念，从根本上提高对档案管理的重视程度。意识是行动的导向，为了持续创新和完善电子档案管理利用发展平台的功能，确保档案管理可以推动社会发展，提高数字化档案管理意识成为必要措施。无论是在普通员工还是管理者中，都必须充分认识到档案管理的重要性，并构建行之有效的管理制度进行管理，尤其是明确电子安全信息管理的目标和方式，管理措施、管理内容以及管理要求等，明确每一个电子档案信息安全管理部门的职责以及任务，例如法律法规支撑、环境与设备安全支撑、人力资源支撑以及安全防护技术支撑等，促使电子档案安全管理逐渐成为信息安全保障的目标。

3总结

综上所述，电子档案开放利用在很大程度上可以推动档案发展，并且显著优化档案的储存效率、使用效率以及修改和共享效率，是档案管理必然的发展方向。但是，我国当前电子档案在信息安全管理层面仍然存在一些问题和不足，想要提升电子档案信息的安全性以及资源共享有效性，务必保障电子档案安全的管理重要性，并通过不断的优化和创新，提高信息安全保障效果，推动电子档案长远发展。

参考文献

[1]余建国.论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策[J].信息化建设，2015，23（12）：5001~5002.

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1电力企业工程档案安全管理的重要性

近年来，我国电力行业的快速发展，电力工程建设施工的工程档案所涉及到内容非常广泛，其专业性也很强，安全性也比较高，电力工程档案在形成、利用与安全管理方面的工作是非常重要的，电力工程档案管理在国家电网公司电网工程中有着十分重要的推动与借鉴作用，但是人们往往忽视这项工作，实际上电网工程档案管理工作应当贯穿于整个电网工程的各个环节和始终，完善电网工程档案工作者要采取有效措施，尽量使电网工程档案资料完备、标准，达到国家有关要求，以确保电网工程档案管理发挥其应有的作用。这些档案资料既是电力工程管理水平的真实记载，又是鉴定电力工程质量、界定相关责任的重要依据，还是工程竣工后设备运行管理、电网长远建设和发展的重要基础资料，其作用十分重要的。完善电力工程档案的建设要以利用为本，它在工程中的管理效应可从以下几方面体现：（1）完善电力工程档案管理是合理控制工程造价，使有限的资金得到充分利用。（2）完善电力工程档案管理是有效减轻农民负担。（3）完善电力工程档案管理是为项目后评估提供依据。（4）完善电力工程档案管理是服务于电网运行与发展，是电网运行和发展的重要依据。（5）作为界定责任的法律依据，一旦出现经济纠纷，便可以依靠详实的电力工程档案资料维护自身的合法权益。（6）发挥电力工程档案资源的信息优势，可以充分发挥自身在提供档案信息方面的原始权威和准确可靠的独特优势，更广泛地实现档案的价值。

2电力企业工程档案安全管理措施

2.1完善电力工程安全管理规范制度

要制定电力工程安全档案管理制度，通过制订电力工程档案管理的规范制度，明确电力工程档案工作原则、档案归档的范围、档案归档的要求与责任，重要的电力工程档案资料实际情况与流向要进行跟踪管理，使电力工程档案形成归档的整个过程都做到有章可循，做到责任落实到人，使得每个部门都重视工程档案安全管理工作。

2.2工程与档案同步进行

从施工组织计划开始，将档案资料作为工程质量管理的一个重要部分，在之后的现场勘查、施工方案设计、审核、制定停电计划、组织施工人员、施工、竣工、验收等各个环节，保证档案资料在每个环节开始时一同开始，结束时一同结束，档案资料与工程实体同步开展、同步闭环，以档案来有效检验工程进度与质量。按照以前的管理模式，是先工程后档案，常常存在档案资料不完整、不真实的情况，而为了把控工程的质量，项目负责人经常需要每天跑点，了解工程的进度、开展质量检查，但在现在项目多的情况下，项目负责人每天跑点就不太现实了，根本跑不过来。在人员少项目多的现实情况下，档案管理的优势就很好地体现出来了，只要在工程开展的同时做好档案资料，项目负责人就可以根据档案资料来对项目工程开展抽查，通过档案资料的记录能迅速发现工程中出现的问题。通过设计方案与项目进度资料的对比，能够以物资的使用情况来判定工程的进度，并且对工程的准确量有明确的把握，规避了施工队领用物资的随意性。档案资料与工程实体的同步开展，还保证了线路GIS数据能够在工程完成后及时提交，不再需要运维人员进行后期采集和录入，对线路的运维也起到更好的促进作用。

2.3要重视电力工程档案管理

积极主动宣传、协调、配合，争取领导的支持和重视电力工程档案。电力工程档案管理人员的早期参与，主动服务和协调配合是做好电力工程档案工作的基础和保障，一定要设立电力工程档案管理小组，组内成员包括领导层以及各级档案部门工作人员，就形成一个工程档案管理的网络，档案管理还要配备先进的计算机网络、打印机、复印件等等，档案用品也要配备齐全，保证电力工程档案工作顺利进行，电力工程档案在收集整理、移交方面存在的问题要及时解决。

2.4实施动态电力工程档案管理

电力工程档案管理贯穿工程全过程，工程的管理、设计、施工和监理人员对电力工程的情况更为了解，大量的资料产生于他们手中，而且他们还是今后利用电力工程档案主要人员，准确完整规范的电力工程档案是建设者与档案管理工作人员创造出来的结果。所以，电力工程管理与技术员在电力工程每个阶段，都要先自查原始资料，以便及时发现问题并及时解决问题，进而确保电力工程档案资料的完整性与准确性。电力工程管理相关的工作人员要按照电力工程施工建设的进度，进行检查验收工作。在检查验收电力工程质量与进度的时候，也要检查电力工程原始资料，或者记载管理的实际情况。电力工程档案管理这种动态的管理模式，既可以提高工程技术人员参与管理的意识和责任，又有利于电力档案管理工作人员的指导和监督。

3结束语

总而言之，电力工程档案真实的反映了整个电力工程建设施工的过程，对于电力工程来说是非常重要的一项工作，我们一定要树立电力工程档案的安全管理意识，将电力工程档案安全管理工作做好，保证电力工程档案安全与完整。

参考文献

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1网络环境下档案信息安全的重要性

随着我国电子政务、电子媒体渠道以及通信技术的不断普及，电子文件和数字档案的网络化存储及传递受到了内网和互联网安全的双重考验，档案信息安全的有效管理成了整个社会所关注的焦点。在经济与科技的不断推动下，互联网技术和信息技术得到了空前的发展，档案信息化的深入推进也在一定程度上推动了档案信息化建设。目前，档案信息系统正在档案部门中日渐普及。它在档案信息的存储、管理、利用等方面给档案工作带来诸多便利的同时，也带来了一系列问题。档案本身所包含的信息价值和所发挥的重要功能毋庸置疑，而由于档案信息系统中存储的很多档案信息具有机密性，加上系统自身的脆弱性，使得档案信息系统的安全问题极为突出。目前网络环境下档案安全体系的构建与运行的现实场景，确实存在很多的问题，由于网络环境的动态性、开放性、共享性、匿名性、可模仿性和可加工性等特点，使网络环境下信息管理容易产生诸多安全问题，如信息被泄露、篡改、假冒等，这在很大程度上影响了档案的服务功能，也影响了档案部门所在单位工作的正常开展。为此，保障档案信息的安全是档案信息管理工作的必然要求，理应得到重视。

2网络环境下档案信息安全管理存在的问题

2.1档案安全意识淡薄

作为一项非常重要的凭证和参考物，档案是不可再生资源，容不得一丁点的破坏，为此，保护档案信息的安全是档案工作人员的第一要务，值得人们的关注与重视。从当前基层工作人员的态度中可以看出，部分工作人员对档案管理的认识比较落后，档案安全意识淡薄，并未从思想上认识到档案信息安全管理的重要性，导致档案信息系统安全架构存在缺陷，也尚未落实到位。同时，社会大众也普遍存在安全意识薄弱的问题，只有少部分人对档案信息安全存在危机感，这在一定程度上阻碍了档案工作部门的档案信息安全建设的有效开展。

2.2档案安全管理制度缺乏

制度是执行的前提。当前，档案安全意识淡薄导致形成档案的单位对网络环境下档案信息安全建设投入不足，部分单位意识不到建设信息监视、删除、销毁和备份制度的重要性，尤其是当前网络环境的生态化建设的管理、考核、监督机制的建设。档案部门应建立健全与档案信息安全保护相关的管理制度与安全培训制度，同时提升员工的综合素质。但是从当前单位的档案工作实践情况来看，档案工作的监督部门缺位，档案管理制度侧重岗位职责，档案信息的管理权限、培训制度等缺失的现象比较普遍，所建立的绩效考核、监督机制比较单一，各项管理制度相对比较滞后，无法满足当前网络环境下对档案信息安全管理的要求。

2.3安全措施不到位

当今社会各领域的建设都深受网络技术的影响，网络环境下的档案管理依托于网络技术、电脑硬件、管理系统等，常常因为硬件损坏、文件格式不匹配、系统安全漏洞过多或受到外界恶意攻击等原因，使得档案信息丢失、被剽窃等现象时有发生。导致这些问题的很大部分原因在于安全措施的不到位。档案管理是一项涉及面广、管理复杂、保密性较高的项目，传统纸质保存容易受到酸化、粉尘、细菌、害虫、光线等多种因素作用而被腐蚀、损害，通过强化日常检查与处理可以起到一定的防范作用［1］，而网络环境下的档案信息安全管理则不然，需要工作人员通过专业技术与工作经验来觉察是否存在潜在的风险，及时预防与处理。但是当前大部分单位都缺乏具备专业的网络技术人才，导致安全措施无法及时落实到位。

2.4档案信息内容被误操作和恶意攻击

作为档案信息系统重要的信息安全主体，在当前网络环境下，档案信息系统管理人员在实现“存以致用”的档案保管终极目标的工作实践过程中必须非常谨慎，人为地输入错误指令或错误地删改数据等都容易损坏信息，为此，应对岗位人员进行能力评估，确保其能胜任档案管理工作。另外，由于部分档案信息涉及国家安全与企业市场竞争，档案系统遭受恶意攻击时常发生，也会造成严重的后果。

3网络环境下档案信息安全管理的优化策略

在网络环境下，作为一项整体的、动态的系统工程，档案信息系统安全对技术的要求极高，不但需要管理手段来加以宏观调控，更需要技术手段、法律手段来给予引导和维护，多管齐下，才能从根本上保障档案信息系统的安全。

3.1强化安全意识

首先，要坚持以人为本，不断完善档案信息安全体系的构建理念。针对当前档案信息安全管理意识薄弱的问题，必须建立与时俱进、以人为本的档案工作理念，要坚持“积极防御，综合防治”“以防为主，防治结合”的方针，树立科学正确的档案安全观念，促进档案信息安全工作的有效开展与执行。其次，要设立专门的档案信息安全管理员。在单位内实行专人专岗，将直接负责人锁定为档案所在单位的负责人，并配备一名兼职安全管理员，积极组织以上人员进行学习与考试，使其具有良好的服务意识、安全管理意识以及过硬的专业技术，从而更好地落实档案信息安全管理工作。

3.2完善制度保障

档案信息安全管理是一项长期而艰巨的系统工程，需要单位、档案部门、档案管理者等多方进行协调合作，一旦涉及多方合作，必然需要建立一套科学合理的制度来进行管理，明确各个岗位的职能、责任、效用［2］。除了常规规章制度以外，还要健全档案信息系统安全保护的管理制度，如信息审核制度、借还登记制度、信息常规处理操作制度、权限管理制度、日常检查与检测制度、监督与反馈制度以及其他与档案信息安全保护相关的管理制度。只有从档案管理各环节进行节节把关，建立完善的制度保障体系，实现降低档案信息安全风险的管理目标，才能最大限度地保障档案信息安全。

3.3加大安全管理投入

为了更好地防止档案信息系统安全事故的发生，必须多管齐下，采取各种管理手段来预防与处理档案信息安全问题。一方面要加大档案工作人员的教育投入，在单位内开展定期或不定期的安全宣传教育，转变传统管理理念。另一方面，应强化档案信息安全系统管理人员的技术培训。在网络环境中，档案信息安全管理技术也需要及时进行更新与强化，不单单需要加密技术、数据备份等技术，更需要主机安全技术、防火墙技术、反病毒技术、入侵检测技术等新兴防御技术的加入，因此，提升档案管理人员的专业水平与实操能力迫在眉睫。

3.4完善相关法律法规

从1994年起，政府就制定了《中华人民共和国计算机信息安全保护条例》等法规，内容涉及信息系统安全保护、国际联网管理、商用密码管理、计算机病毒防治和安全产品检测与销售等各个方面，但从当前的实践情况看来，我国的信息系统安全法规建设仍处于待完善的阶段。以人事档案为例，人事档案工作是我国档案工作的重要组成部分，除了制定出一套适合本单位情况，行之有效的人事档案保密制度外，还要完善相关法律、法规，对网络运行中的人事档案信息的处理、传输和利用等工作进行规范。各级单位除了要遵守目前已出台的法律、法规、标准之外，还应制订适应本单位情况的标准规范，通过法律法规与标准规范的有效结合，严惩档案信息管理执行不到位、恶意攻击档案信息管理系统的行为，确保档案信息的安全。

4小结

网络经济时代的到来对我国各行各业的发展都产生了不容小觑的影响。飞速发展的网络具有动态性、复杂性、共享性、无边界性，并且过于依赖于信息载体等特点，如何在机遇与挑战并存的网络环境下优化档案信息安全的管理成了当前的一大关注焦点。针对当前档案信息安全管理意识薄弱、安全管理制度缺失、安全管理措施不到位、工作人员综合素质偏低、相关法律法规待完善等问题，政府、档案部门以及相关单位必须转变安全管理意识，提升档案信息安全管理的理念，加大人力、物力与财力的投入，建构一套与当前网络发展相适应的档案信息安全管理体系，推动档案安全体系运行的快速发展，实现档案管理“存以致用”的目标。

参考文献

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档案的安全关系到个人的切身利益，它直接决定了档案持有者的未来走向。保证档案的安全就应该避免让它遭受到人为侵害或自然灾害。在信息化的背景下，信息技术被广泛的运用到了各大高校的档案管理中，使其管理模式呈现现代化和多元化的趋势。一些传统管理档案的模式早已不能适应社会发展的要求，做好高校档案的安全管理势在必行。高校档案安全管理存在一系列的问题，都有哪些呢？

一、高校档案信息化管理的必要性

信息化时代的来临给人们的生产生活带来了极大的便利，包括在档案的管理工作上。现如今，社会越来越复杂，信息的多元化要求档案在管理上需要用到信息技术。档案的信息化管理不仅能够准确地直观到档案的信息，还能方便档案信息的其他利用。

二、高校档案管理的现状

学校是培育人才的地方，做好档案方面的安全管理工作非常重要。近些年来，各大高校都在档案的安全管理上做了很大的工作，在取得一定成效的同时也造成了一些问题的出现。

（一）安全管理档案的意识不够

目前，绝大多数高校都处于求进步的重要发展阶段，其侧重点大多都放在师资力量、人才培养和基础设施建设方面，对于收入甚微的档案管理工作过于疏忽，导致档案管理工作一直都被搁置在所有工作的边缘。从而出现松散、混乱的现状，其安全问题一直都得不到重视。更严重的是有些地方高校没有专门分管档案工作的领导，档案的管理直接隶属于教务处或者校办等部门。对于档案的管理没有一个健全可靠的体系，没有相应的管理制度，也没有制定一系列可行的方案。

有些领导仍然在用过去的旧观念、旧思想去指导管理档案的工作，对于信息化背景下管理档案的新形势没有丝毫研究，只重视档案库房、纸质档案的实体管理，毫不理睬电子档案的技术管理。这种现象在一些地方高校是非常普遍的。

档案管理的工作者存在认识上的误区，由于分工和责任不够明确，总是出现相互推诿的状况。信息安全是做好一切工作的前提，管理档案的工作人员不能仅仅只将档案的实体管理作为档案管理的重点，而应该对整理档案过程中的信息安全问题有一个清晰的认识。

（二）对档案的管理投入不够

社会经济文化发展的各个方面都应该紧跟时展的步伐。尤其是教育行业更应该做好与时代接轨的工作。安全管理档案是高校的一大责任，在这个飞速发展的信息化时代，学校应该在过去实体管理档案的基础上结合信息管理。目前，很多高校都已经认识了这一点。可是只有认识，却没有行动。在具体的做法上没有跟进。一些高校没有意识到档案安全管理的重要性，于是将档案室设置在偏僻的地方，投入很少、规模较小，再加上有外来人员频繁的出入，造成档案被毁或是被盗的几率大大上升，档案的安全性得不到保证。

（三）管理人员的综合素质不高

档案管理是一项连续性、政策性、系统性极强的工作，需要管理人员具备较高的业务素质和思想素质。近年来，随着信息化逐渐渗透于档案工作之中，要求档案管理者的专业素养越来越高。可是目前，在很多高校档案管理者中，有极大一部分人的思想和业务素质还没有达到管理档案的标准。很多人都认为管理档案是一门技术含量低、人人都可以干的轻松活，不需要专业的技能，也无需培训。这种错误的观念就导致了档案的管理水平一直处于较低的状态。

三、高校档案安全管理的对策

高校档案管理工作是一项长期性、系统性和全局性的工作。在不同的社会发展阶段，档案的安全也会受不同因素的影响。具体应该结合不同的实际情况来采取措施。信息化背景下，高校可以从以下方面来做好档案的安全管理工作。

（一）更新观念，提高认识

意识决定行动，更新观念，提高认识是安全管理档案的基础，也是档案管理工作应对挑战的关键。各大高校应该充分地意识到，档案信息的价值越高，面临的风险和威胁就会越大。档案的安全管理是保证各高校一切信息安全的前提。做好安全管理档案的工作，首先必须要增强安全管理档案的意识，尤其是对电子档案。现在，各高校的档案不仅仅只是文字信息，而是由声音、图片和文字组成的综合性信息。信息的载体不单纯是纸张，还有录像、录音、照片和电子文档等等。各高校档案的管理不能只依靠信息部门，各部门都应该出一份力，共同做好安全管理档案的工作。对于风险，应该保持一份预见性，提高对于突发事件的处理能力，防止或者减少档案事故的发生。

（二）规范管理，健全制度

“没有规矩，不成方圆”。很多事情的顺利完成都是在一定的规则之下。在档案的安全管理方面要想规范，就必须要健全制度。为了能够适应信息化时展的节奏，学校在高校档案的管理上应该颁布一些能够帮助管理档案的规章制度。首先，高校应该结合自身的实际，在以往档案管理机制的基础上进行完善和修订。例如，电子档案的归档制度、图片资料安全管理方面的制度等等。第二，应该推行统一管理档案的系统，制定统一管理标准，这样便于档案的收集、利用和管理。

（三）提升管理人员的素质和水平

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随着科技的不断进步，整个社会的信息化水平得到了很大程度的提高，越来越多的人们开始重视信息技术的重要性，在政府部门以及各种商业组织中，信息技术得到了非常广泛的应用，不仅如此，信息技术更是深入人们的生活中，逐渐的发展成人们不可或缺的一种工具。信息技术带给人们的改变中，电子文件是非常重要的一点。电子文件的出现对档案管理的相关工作而言，既是一种机遇，同样也是一份挑战。一方面，电子文件的出现可以很好的提高相关的档案工作的工作效率，方便了相关的档案工作；但从另一方面来看，电子文件的出现，给相关的档案带来了很多不必要的麻烦，比如档案被盗、技术不过关等问题，都会给相关的档案管理工作造成很大的影响，重视并解决电子档案信息安全管理问题已经刻不容缓。

1 电子档案信息安全管理概述

当前，电子档案信息已经成为信息的一种重要类型，指的是运用信息技术将已经发生的各种事物的结果以及运行状态进行归档。相比于传统的档案整理以及管理的工作，电子档案整理起来要更加方便，并且管理起来也更简单，不需要太多的工作人员一起完成，大大提高了档案整理的相关工作的工作效率。而信息的管理过程往往都需要对信息的安全性引起一定的重视。电子档案信息安全指的是对电子档案进行整理以及管理过程中进行相应的保护，是档案内容不会因为任何的原因被泄露或者破坏，在确保档案信息的真实性的同时，保证档案信息的机密性以及完整性。对电子档案信息进行安全管理是非常有必要的，保证电子档案信息的安全性，能够使整个网络系统更好的运行。

2 电子档案信息安全的影响因素

在对需要法律矫正和帮教对象的相关档案信息进行管理的过程中，影响档案信息安全的因素有很多，既有主观的因素干扰，也有客观的因素阻碍。

影响电子档案信息安全的因素主要有几个方面。首先，是自然因素，这种因素对于档案信息安全的影响是很大的，一方面，是指地震等自然灾害对档案信息安全的影响，这种大型的自然灾害对于档案信息的打击是毁灭性的，往往会造成相关设施的毁坏，间接造成了档案信息的破坏；另一方面，指的是设施的老化，或者说载体的老化，电子档案的载体相比于传统档案的纸质载体而言，比如磁盘等，有着先天的弱势，那就是载体寿命并不长，并不能保证很长时间的寿命，这就会使得很多电子档案会受到载体的影响，有丢失的风险。

其次，是技术因素，作为主观因素的技术因素，是影响档案信息安全的一个非常关键的因素。档案信息安全在很大程度上都要依靠相关技术的支持。一方面，在进行相关的电子档案信息安全管理工作过程中，技术在其中扮演这安全保障的支撑作用，技术是否过关，是决定档案信息是否安全流转，用户是否能够正常使用的关键因素，如果技术不过关，很有可能会使得档案信息被非法侵入，这给信息安全造成了很大的影响；另一方面，技术的影响体现在技术的更新上，电子档案信息是要长期保存的，在这个过程中，技术会随着信息技术的发展而不断更新，在进行相关载体的转换过程中，可能会因为更新后的软件与原有的软件不兼容导致档案信息的丢失，影响档案信息的安全。

最后，是网络风险因素。当前互联网已经成为人们工作、生活的一种不可或缺的工具，很多方面都已经离不开互联网的相关应用。但是，网络的信息流通渠道是建立在开放性的技术协议上的，这也给非法分子在进行一些不法操作时提供了方便。在电子档案的相关信息通过网络进行传输的过程中，很有可能会受到一些违法人员的侵袭，对相关的档案信息进行盗取或者毁坏，这对档案信息的影响是很大的。

在进行电子档案信息管理的相关工作过程中，要重视其安全问题，重视电子档案信息的安全评价体系，积极采取措施进行改进，完善其安全管理工作。

3 完善电子档案信息安全管理的措施

在进行构建电子档案信息安全评价体系的过程中，要从档案管理的工作实际出发，重视档案信息的相关的安全管理问题，从而不断完善大难信息安全评价体系。

首先，要采取预防的措施，可以通过对档案信息进行备份的方式来完善相关工作。在进行档案信息管理的过程中，不应该等到出现问题了，再去考虑如何解决，要提前做好准备，在整个管理工作中，任何一个小的漏洞都会造成不小的影响，因此要及时做好备份。

其次，要强化档案信息安全的相关建设工作。一方面，要坚持技术更新以及相关的技术研发工作，提高档案信息的安全性，国家应该推动档案信息的相关管理技术的发展，从而使档案信息的能够更加安全的被整理、存放等。另一方面，要加强档案信息的安全建设工作，可以通过对电子档案进行加密操作，将进行加密操作的电子档案通过网络进行传输，这样可以大大增加档案信息的安全性。

4 总结

司法部门的电子档案信息安全管理问题在我国始终没有引起足够的重视，对于电子档案信息安全管理系统的安全能力的研究等工作仍处于起步阶段，本文通过对电子档案信息安全管理工作进行分析，希望能够引起相关部门的重视，推动电子档案信息安全管理的建设工作。

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建设档案安全保障体系，消除档案管理活动中的安全隐患，确保档案实体的绝对安全是现阶段档案工作的重要任务，具有重要的意义和作用。其重要性和紧迫性突出表现在以下几个方面：

1.档案信息是我国重要行政资源，具有很强的时效性、保密性，我国核心档案信息已成为国内外敌对势力关注的重要资源，防止国内外敌对势力的窃取，是保障档案安全的前提和重要目标[1]。

2.我国现阶段，各地区自然灾害频发，地震、洪水、雨雪冰冻灾害，以及水管爆裂、电路老化引发的火灾等对档案造成极大的损失[2]。预防和减轻自然灾害人为灾害对档案造成的损失是档案安全保护的重要条件。

3.档案部门中还存在各种安全隐患，技术保护的不合理，管理措施的不到位，设备设施的不完善，以及建筑结构上的缺陷和环境条件的不适宜，都会不同程度地造成档案的破坏和损害。安全保护档案，就必须消除档案部门管理上、档案工作运行中存在的各种安全隐患。

4.信息时代的新技术推动了档案工作效率，改进了档案服务方式，但数字条件下档案信息的原真性、完整性已成为当前档案工作的一大挑战，新技术条件下档案的信息安全是当前档案安全保障的重要内容[3]。

5.在注重档案安全保护技术的应用同时，更应该注重档案安全保障的管理机制的构建。众所周知，在信息安全领域有“三分技术，七分管理”的说法[4]，充分说明管理工作的重要性。尽管在档案安全保护领域，许多专家更倾向于技术与管理并重的提法[5]，但同样表明，解决档案安全的问题不能只局限于技术手段，还应该注重管理工作。而且目前档案安全保障的管理工作还是弱项，因此，必须加强档案安全管理机制的构建研究，有效地确保档案安全。

二、档案安全保障体系存在的问题

多年来，各级档案部门充分认识档案安全管理的重要性，不断解放思想，务实创新，积极转变工作理念和方式，健全安全管理制度，完善档案安全工作机制，改善档案安全保管条件，不断总结经验，积极探索档案安全管理的有效途径和方式。一个制度保障健全、工作机制完善、管理措施规范有效、保管设施齐全完好、技术手段日益先进、能够确保档案安全保密的档案安全体系建设也已取得良好开端。但是，档案安全保障体系仍存在很多问题，例如：档案安全管理设施设备缺乏、档案安全防范控制措施不到位、档案安全管理制度有待完善、缺乏必要的安全知识等。

三、加强档案安全保障体系建设的工作建议

针对如何加强档案安全保障体系，提出如下几点工作建议：

1.加强涉及档案安全的基础设施建设，为档案安全提供必要的物质保障。档案馆库是保障档案安全的重要屏障。加强档案安全相关基础设施建设，必须要坚持不懈地抓好档案馆库建设，改善档案馆设施和档案保管条件。在档案馆库建设过程中，应当高度重视抗震烈度、防火等级等方面的刚性要求。

2.加强档案安全工作规章制度的建立和完善，为档案安全提供必要的制度保障。坚持一手抓建章立制，一手抓贯彻落实。着力在制度的制定和执行两个方面下工夫，不断完善各项涉及档案安全工作的规章制度，并认真付诸实施，把安全至上的理念物化到档案管理各个环节中去。完善突发事件应对制度，建立危机预防与危机管理机制，加强突发事件应急管理，提高应对自然灾害损毁和群体性事件影响的能力。

3.完善档案利用安全保密制度，处理好档案公开与信息安全的关系。提高档案利用过程中本体安全和信息安全保障能力。在更多关注信息公开、改善公共信息服务的同时，要加强对利用档案的审查监管工作，不该提供利用的档案坚决不提供，能利用副本的尽量利用副本，保障档案本体的安全和档案信息的安全。

4.完善数字档案信息安全制度，认真做好档案信息化建设过程中的信息安全保障工作。数字档案信息的安全保障工作，应当从设备、网络、系统、数据等各个方面、各个环节加强安全管理，以完备的防范体系来保证数字档案信息万无一失。同时，建立完善的管理制度和规程，解决好电子文件的保真、保密、保存、保读取等难题。

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二、企业如何开展档案安全管理工作

（一）树立档案安全管理意识

档案安全意识是做好档案安全管理、确保档案安全的前提。不论是档案管理人员，还是企业领导、员工，都必须具有档案安全意识，才能确保档案安全。档案安全意识淡泊是个普遍存在的问题。为保证企业利益和企业档案安全，企业需要树立档案安全管理理念和安全管理意识。当前树立档案管理安全意识显得非常紧迫和重要，通过安全管理教育和培训可以提高档案管理工作人员和相关人员的档案安全管理意识。企业可以充分利用企业电视、内部报刊、门户网站、企业通告通知、企业会议等多种途径，开展档案安全管理敦育，树立和增强档案安全管理意识。在开展安全管理意识教育和培训的同时，还可以通过积极开展规范化、制度化的实战演练，提高安全管理技能和安全管理效率。

（二）加强档案安全日常管理

首先必须建立一套完整的档案安全日常管理制度，包括档案安全管理责任制、库房保管制度、库房温湿度管理制度、档案出入库制度、档案利用制度、档案保密制度、值班制度等，并严格按制度执行。其次，建立完善的档案安全管理工作台帐，包括保管情况检查记录、环境安全检查记录、防火安全检查记录、库内外温湿度记录、档案移交登记、档案出入库登记、档案借阅登记、值班记录等原始台帐，并对各种原始台帐进行统计分析，总结规律，再用于指导档案安全管理工作，提高档案安全管理工作水平。第三，进行档案安全的全过程管理，将档案安全管理从保管环节，延伸到形成、积累、收集、整理、鉴定、利用等环节，将档案安全管理落实到档案管理工作的全过程。第四，加强档案库房日常管理，定时开关设备、电源、门窗，定期检查电源线路、设备、消防器材、防虫药品，做好各项检查记录，保持库内外环境清洁，及时消除档案安全隐患。

（三）建立健全安全管理制度

安全管理制度的建立和完善是企业档案安全管理的制度保证。为保证企业档案安全管理工作的顺利进行，制定相应的企业档案安全管理制定非常必要。企业工作人员尤其是档案管理工作人员应该熟知安全管理制度，并在安全管理制度的指导下有序开展安全管理工作。

（四）建立和健全安全管理预案

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现如今在我国油田企业的档案保护管理中，对技术的重视超过对保护意识与制度的重视，对油田企业档案保护进行制度管理的重要性缺乏相应的理解和重视，导致了油田企业档案保护管理制度不够完善，从而造成在档案库管理上出现漏洞，引发一系列的档案安全漏洞问题。现如今在我国油田企业档案管理制度方面的问题有三点，一是安全管理制度不完善，我国油田企业保护管理制度远远不够健全，安全防护技术过硬，但是缺乏严格有效的档案管理制度与之相配套。二是对油田企业档案管理的员工缺少保护意识的培训，导致油田企业档案工作人员保护意识淡泊，缺乏应有的档案保护管理知识，对档案库的保护及安全意识不强。三是油田企业档案保护监督管理机制不健全，监督审查机制不健全直接导致档案保护管理制度的实质性内容不强，在档案管理中发现漏洞与问题的时候，无法及时找出档案管理漏洞与损失，无法对油田企业档案管理的漏洞进行及早的补救措施，导致油田企业的档案泄漏，重要信息丢失。

1.2油田企业档案保护管理技术不全面

现如今油田企业档案管理电子化已经是必然趋势，在国际上存在各种各样的档案保护管理防护技术与手段，我国油田企业也在积极的引进这类技术。我国原有的档案保护技术不全面，缺少在档案问题方面的安全技术，在查杀油田企业档案系统本身的漏洞技术方面也存在着不足，对油田企业档案系统破坏很大，所以引进专业化档案保护管理技术的改革迫在眉睫，需要利用专业的数字技术来进行档案保护与管理，全面保护我国油田企业的档案安全。

2.探究油田企业档案保护管理的手段与措施

2.1建立健全我国油田企业档案保护管理的制度

稳定的档案保护管理机制必须要有健全的管理制度作为保证，由企业内部专门的管理机构进行档案保护管理，对档案管理的工作人员制定有效的管理制度，在执行过程中严格遵守规章制度，这样才能使档案保护管理的可靠性大大增强。油田企业应该设立专门的技术部门负责档案系统内部的安全管理与漏洞维护，并建立档案保护管理培训班，对档案保护管理人员进行档案保护意识的培训工作，使得档案保护管理达到与国际同步的水平，健全档案保护管理制度有利于对企业内部档案管理人员形成制度上的约束，推动档案保护管理机制的建设。虽然健全档案保护管理制度有利于企业档案的安全，但是更重要的是专业技术的合理运用，配合档案管理技术员严格的技术审核，使我国油田企业的档案安全管理可靠而稳固。

2.2全面完善我国油田企业档案保护管理技术