档案安全管理的重要性范文

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1．1矿业权出让档案是重要的原始记录

矿业权出让常常是将国家以前已作过地质工作的矿产地进行出让，将资源配置给矿业权人，实现矿产资源的优化配置，因此矿业权出让档案与其他档案不同，许多档案涉及国家权益的处置、处理，有的涉及国家和政府的宏观调控政策和对资源配置的具体安排和措施，及时记录相关出让细节，及时存档备查，极为重要。由于国家对矿业权出让公开、公平和公正的要求，使得矿业权出让的档案常常不属于国家规定密级的保密范畴。然而，由于矿业权出让既涉及矿业权受让人的权益，也涉及国家的权益，矿业权交易机构必须在出让过程中为兼顾各方面的权益而努力，即既不能损害国家利益，以要确保矿业权交易公开、公平和公正，矿业权出让档案必须反映矿业权交易机构的这些工作。因此，矿业权档案管理工作不可等闲视之。从实质上看，矿业权出让档案是矿业权出让的一种工作档案，它能反映矿业权出让的经验和好的做法，能追溯历史、见证事实，是矿业权出让的法律凭证，也是矿业权管理部门了解、查询和管理出让矿业权相关工作的重要依据。

1．2反映矿业权原有地质工作状况的重要凭证［2］

原有地质勘查工作程度代表国家开展地质工作的情况。国家在矿业权范围内的地质工作程度代表国家在矿业权范围所做的实物工作和智力成果，是国家在该矿业权范围内所付出的劳动，是在矿业权出让前进行矿业权评估并以此作为确定底价、出让起始价时的重要依据，也是维护国家权益的重要依据。若对出让范围的原有地质工作程度考虑不周，在进行矿业权评估时可能会漏算实物工作量，使矿业权评估值偏低，国家权益受损。矿业权出让中，底价的确定是一个重要的过程。矿业权底价的确定，主要依据矿业权评估结果。而矿业权评估结果主要依赖于矿业权的原有地质勘查工作程度以及相关的资源量、资源品级等相关情况。总的说来，这些都取决于国家在该矿所开展的地质工作情况。矿业权出让档案对矿业权已有的地质工作状况进行记录，对原有地质工作程度进行反映，是一种记录矿业权原有地质工作的一个重要凭证。

1．3为出让矿业权管理提供法律依据

矿业权出让档案对矿业的出让情况进行如实记录和反映，记载矿业权出让的过程，矿业权成交情况，记录矿业权成交价及矿业权价款缴纳的约定，记录矿业权争议处理的方式等重要事项，这些事项中的许多问题具有法律效应，为矿业权的后续管理提供了重要的法律依据，是处理矿业权出让后有关问题的依据和基础。

2当前矿业权档案管理中存在的问题

2．1档案管理制度缺乏

矿业权出让是社会主义市场经济在矿业权领域的拓展和丰富而产生的一个新鲜的事物，由于其“新”的特性，目前我国矿业权出让档案的管理内容以及矿业权档案管理的程序和规范等，都没有明确的规定。管理制度的缺失，导致了管理的混乱。因此，亟需从规范管理的角度制定矿业权档案管理的相关制度，对矿业权出让档案进行管理。

2．2档案管理不规范［3］

由于尚无明确的管理制度和规范，因此各地矿业权档案管理都是在探索中进行，管理规范和要求、管理标准，需要由矿业权交易机构自行制定，难免存在口径不一，标准不一，也难免参差不齐，使得矿业权档案管理不规范。因此，应从国家层面制定矿业权出让工作档案管理的相关制度，对矿业权出让档案的管理规范化。

2．3档案资料不全

目前，矿业权出让主要是依据《探矿权采矿权招标拍卖挂牌管理办法(试行)(即2003年197号文)、《关于进一步规范矿业权出让管理的通知》(2006年12号文)、《国土资源部关于建立健全矿业权有形市场的通知》(简称145号文)、《国土资源部办公厅关于做好矿业权有形市场出让转让信息公示公开有关工作的通知》(国土资厅发〔2011〕19号)等文件的规定，这些文件对矿业权出让的程序及其他各方面要求进行了规定，矿业权出让机构必须严格按照这些规定进行矿业权出让，矿业权出让工作档案也必须按照这些规定来进行归档。因此，矿业权出让计划的审批、矿业权出让方案及审批、矿业权成交以及公示公开等都必须作为矿业权出让工作档案的内容进行存档备查。但目前常常存在出让档案资料不全的情况，如有的出让机关尽管组织了矿业权出让，但却未按要求编制矿业权出让计划;有的虽组织了出让，但连矿业权出让的价款缴纳凭据都没有存档。出让工作档案资料不全，为矿业权的后续管理埋下了隐患。

3矿业权出让的档案管理

矿业权出让档案既要记录矿业权的来源直至诞生的过程，又要反映矿业权各方权益的实现过程，还要记录矿业权出让过程中如何确保公开、公平和公正，并要对矿业权受让人履行矿业权义务的情况进行记录，因此，矿业权出让档案至少要对以下几方面内容进行记载并存档保存。

(1)反映矿业权来源。主要包括:①出让的矿业权来源;②探矿权采矿权招标拍卖挂牌年度计划及审批情况;③上级行政主管部门对矿业权交易机构委托出让的相关文件和依据;④矿业权出让方案及相关审批文件;⑤征求地方部门的意见、审查、等环节和程序;⑥矿业权出让招标标底、拍卖挂牌底价确定的相关记录、资料、依据等。

(2)反映矿业权成交情况。主要包括:①矿业权竞买意向人提交的报名资料、竞买保证金情况及竞买资格审查情况;②变更矿业权出让方式的说明及其在矿业权出让过程中需补充的说明;③矿业权出让的报价、竞价及成交过程等程序性记录资料;④拍卖会和现场竞价会签到表及竞价记录;⑤矿业权出让成交确认书、成交合同的签订情况;⑥矿业权出让公告、公示公开情况等。

(3)反映矿业权受让人义务履行情况。主要为矿业权受让人矿业权成交价的缴纳依据、矿业权价款的缴纳依据、矿业权成交价及价款滞纳金的缴纳依据，以及其他与价款缴纳有关的需要说明的情况等。

(4)其他需要保存的重要资料。如矿业权竞买申请人购取地质资料的依据、购取地质资料的保密协议、退还矿业权竞买人保证金的财务依据等。

4加强矿业权出让档案管理，促进矿业权出让良性发展

(1)建立矿业权出让的档案管理制度。出让档案应参照国家档案管理的要求进行管理，建立档案管理制度和机构，明确专人负责，对档案进行集中管理。参照档案管理的相关法律法规，确定矿业权出让档案保存价值的原则，制定档案管理的期限，制定档案鉴定和销毁制度，慎重进行矿业权档案的销毁。

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房屋权属档案是进行房屋权属认证的重要凭证，其有效的记录了房屋权属的相关资料。在社会不断发展的状况下，房屋权属档案的数量在逐渐的增多，并对相关的房屋权属纠纷起到了非常关键的影响作用。而要充分的发挥房屋权属档案的管理作用，就必须强调房产交易核档的重要性，并采取相应的措施加强房屋档案管理工作的进行。

一、房产交易核档

房屋权属档案是指房地产行政主管部门在进行权属登记、调查、权属转移、变更等管理工作中所直接形成的作为重要依据的文字、图表、声像等资料。它是城市房地产权属登记管理工作的真实记录，和房屋权属证书都是法律认可的有效证明，具有专业性、真实性、动态性、价值性、完整性、法律性的特点。随着房地产业的迅速发展，房屋权属档案数量逐步增多，利用也更加频繁，房屋权属纠纷，“房姐房叔”问题突出，这些都对房地产交易中房屋权属登记档案的信息准确性提出了更高的要求，所以为了保证权属信息的记录的专业性、完整性、准确性等就必须在工作中认真负责并且进行核档，不断提高房屋权属档案质量管理的水平。

二、房产交易核档在房屋权属档案管理中的重要性

（1）、为房产交易服务提供保证

房产交易核档还可以为房产交易服务提供保证。城镇化的发展必然带动城市房产交易量的上升，一般情况下是根据房屋权属证书进行交易的。但是市场上出现了房屋因拆迁被冻结、房屋所有人的房产被司法机关查封、不法分子涂改或伪造房产权属证书从事欺诈活动等情况，这样一来买房者根据房屋权属证书进行交易就会带有一定的安全风险。所以，为防止不必要的风险，为政府和国家避免损失，很有必要进行房产交易核档，以确保交易在信息核对无误条件下进行。

（2）、有利于权属证书当前状态的核实

在与房地产公司房屋交易成功之后，房屋权属人就自然有了对房屋的处置权。但是一般情况下会存在房屋交易进行的时候，没有做好相应的查封、抵押或限制登记的工作，在这种情况下也就常常会发生交易双方不正常的谈判工作，而此时的房屋可能处于相应的限制状态。针对这种情况，采用房产交易核档，就能够有效的帮助交易双方进行合理的交易，保障双方的利益，最终确定交易是否能够进行。

（3）、为决群众纠纷、查处腐败分子提供依据

随着城市建设的不断扩大，房产交易量不断上升，建立在各种虚假信息的房产权属证书上的交易也逐渐增多，严重危害房屋权属档案管理工作的顺利开展，影响房地产业的健康发展。这些不良现象出现的根源之一就是房产交易档案的信息缺失。房产交易核档可以核实证书的真实性，防治和打击社会上的以真实信息克隆的虚假信息、完全虚假信息、巧借他人信息等手段制造的房屋权属证书，为相关人士、相关单位提权归属、房产价格、房产变更、房产来源、房产面积等具有法律效率的基础信息内容。

（4）、有利于核实房屋产权的来源和相关数据

房屋在进行交易时，先要明确房屋的来源，是买卖所得，继承所得，还是他人赠与等。只有对房屋的来源进行了有效的明确，才能够计算出相应的缴费金额，因为不同来源的房屋在交易中所缴纳的费用是完全不同的。比如，一座房子是房改房所得，那么就相应的要收取土地出让金。因此，有了房产交易核档这一环节，就能够保证房改房情况下土地出让金的及时收取，为国家减少不必要的损失。

三、加强房屋档案管理的相关措施

（1）、制定房屋权属档案管理规范

目前，对房屋权属档案工作进行管理时，具体可参照的标准、规范不是很多，这导致同系统之间容易出现管理问题。因此，在实际的工作中，我们要不断的进行学习和创新，对管理工作进行研究；同时，要保证相关的行政部门做好协调工作，保证档案管理办法的尽快制定和实施，要保证相关的政策法规可操作性较强。进行规范的制定时，对每项业务的具体的保管期限、文件材料、归档范围等的相关制度要进行确定，这样能为工作人员的工作提供便利。

（2）、持续的提高档案管理人员的综合素质

房屋权属档案管理人员的综合素质，直接的影响到房屋档案管理的质量，是保证房屋档案管理工作有效开展的关键因素。因此，在今后的工作中一定要加强档案管理人员的业务培训，积极的组织相关人员进行日常的培训工作，从而不断的提高档案管理队伍的专业素质。同时，在相关制度的制定上，要相应的制定责任追究制度，通过对事件负责人的追究，采用比较合理的处理方式，避免差错的再次出现。

（3）、具体的明确房屋权属档案管理的质量标准

在进行房屋权属档案管理的工作中，要充分的做好档案每一个环节的工作，包括档案的形成、整理和利用等相关的环节，以保证档案管理工作的有章可循。同时，在制定档案管理的质量标准上，要求进行档案收集的规范性，科学的确定档案组件的分类标准，并相应的规定个人按照国家的标准进行资料的填写。只有这样，才能够充分的保障房屋权属档案管理的质量，促进房屋权属档案管理工作的顺利开展。

（4）、完善房屋权属档案管理专用软件

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【关键词】信息时代 电子信息 安全管理 途径 分析

社会科学技术的全面发展主要的表现就是网络信息时代的到来，网络电子信息技术在给人们日常的生活工作提供方便的时候，已经逐渐的渗透到了国家经济发展建设和人民日常生活的方方面面。所以网络电子信息安全管理既是为了提升网络技术的高效利用价值，又是为了保障国民的日常生活秩序和经济发展建设不受到其影响，进而稳定持续的发展社会经济。

1 分析信息时代背景下的电子信息安全管理的重要性

1.1 能够全面的稳定网络秩序

随着当前社会经济的发展繁荣程度不断加深，网络时代全面到来，网络信息时代形成的局面是人手一台电脑、或者是笔记本电脑，上网方便、联系交流也变得密切，因此人们愿意将更多的信息在网上进行展示和沟通，电子信息使用的面积扩大，所以网络的脆弱性也随之扩大，网络黑客、病毒成为威胁电子信息安全管理的主要威胁。

要尊重当前的信息时代背景下的电子信息安全管理，才能够全面的稳定网络秩序的正常有效性，从而不断地进行网络和电子信息技术安全管理能力的更新，为新时代的电子信息安全管理提供更多的实用价值。网络秩序也只有在电子信息安全管理的情况下才能真正的提升整个电子信息安全管理的价值。

1.2 有效地保证社会经济的稳定性发展和建设

电子信息安全管理是为了适应当前的社会经济发展的要求而进行开展的，因为电子信息安全管理能够提升各个生产经营组织个体的信任度，并及时的进行经济投资，促使电子信息安全管理被有效地落实和实践。目前我国的现代化建设进程已经迈入了正轨，各个经济发展个体只有借助电子信息技术的安全管理原则，将自己公司或者组织内部的资料进行集中分配和处理，能够提高企业的日常工作效率，而且促使公司内部的资源和结构更加的具有优良性和全面性，所以在电子信息安全管理的要求下，才会多的更多的经济个体的信任，并且提升整个电子信息系统安全管理的开展意义。

社会总体的经济进步和发展主要是依靠当前社会各个阶层的经济发展主体不断的进行生产革新以及管理创新，才推动了社会的总体经济进步。所以电子信息安全管理的开展实践和落实中，企业才会加大对于电子信息安全管理的认识，并不断的提升企业内部对于电子信息安全管理的实际操作能力，从而电子信息安全管理才能稳定社会的经济全面的发展和建设，全面的保障各个企业的日常工作运行和发展。

1.3 提升国民对电子信息安全管理的认识

社会大众对位网络资源服务的主要对象，对于电子信息安全管理的开展具有全面的推动作用。大众要增强对于电子信息安全管理的认识，才能真正的提升国民素质，对于网络中的不良现象也能有效地抵制。

所以大众人民在日常运用网络电子信息资源的时候，要注重对于本身电脑的保护，进行查毒、杀毒措施的落实，将威胁电子信息安全管理的潜在隐患进行及时的排除，从而进一步将电子信息安全管理落实起来，进而提升过敏对于电子信息安全管理的认识，真正的保护好电子信息。

2 信息时代背景下的电子信息安全管理的主要方法

如图1所示：开展信息时代下的电子信息安全管理方法。

2.1 树立电子信息安全管理的思想意识

电子信息的安全管理不光是为了维护各个经济个体的发展，更重要的是电子信息技术已经被推广到了社会生活的各个方面，从高校、到政府再到企业、组织等各个阶层，已经得出电子信息的高效性和及时性。所以在电子信息安全管理的要求下要开展对于各个阶层和方面的安全管理制度落实，就需要开展对于电子信息安全管理重要性的认识，树立电子信息安全管理的有效性和科学性。

实施电子信息安全管理的思想意识，才是制定各个相关的电子信息安全管理措施和方法的基础，才能将电子信息安全管理的要求贯彻执行，并落实在日常的经济运行和生活工作当中。高校、政府、企业无疑是在网络不稳定情况下、或者受到信息安全威胁较大情况下，会受到较为严重的经济破坏和损失，所以从意识中树立信息安全管理的重要性，进而给信息安全管理的全面开展奠定基础。

2.2 实施企业内部的纸质档案管理和电子信息安全管理相互结合

企业的内部资料较为丰富，因此为了提升企业内部的档案管理有效性，要结合电子信息安全管理的要求，开展建设电子档案。电子档案记录方式多样变化性大，并且具有非直读性的优点，电子档案对于元数据和背景信息具有很强的依赖性，也是实施企业内部的纸质档案管理的原因，因为纸质档案能够保存全部信息的保留痕迹，对电子档案的构建能够提供更加具有针对性的数据支持。

电子档案虽然减轻了档案之至管理人员的劳动强度提高了工作效率，但是电子档案更加的容易受到网络不良情况的影响，导致数据库资源的流失，最终还是要靠纸质的档案进行对照和修复。电子档案增加的企业信息的风险性，必须要建立纸质的档案管理模式，进行对电子档案的有效性补充，全面的提升电子信息安全管理的有效性。在平时的企业或者党政内部机关的档案数据输入中要注意对档案管理的加密，防止黑客的入侵，导致企业或者机关的内部资源外泄，引起更多的不良现象产生。

2.3 建立企业专门的电子信息安全管理部门

依照图2方式开展对于信息的保护：

因为企业的网络被用来和外界沟通的次数不断的增多，而且企业的电子信息安全管理所面临的具体问题较多，因此建立专门的电子信息安全管理部门，才能针对网络信息状况进行全面的维护和检查，进而提高电子信息安全管理的实际利用价值，也能提高企业或者公司的实际工作效率。

在更多的信息安全管理中能及时的制定相对应的企业内部的电子信息管理方针和政策，进而将更多的电子信息安全管理有效方式进行落实。所以建立企业专门的电子信息安全管理部门，要完善企业内部的体制建设和管理制度，严格的控制电子信息的流动方向，并设置计算机的专门管理要求，设置电子系统的管理操作代码和管理规范，并设置权限制度，确保电子信息安全管理部门能够提高其工作效率，维护企业的发展生产。

2.4 提升电子信息安全管理人员的自身素质

因为电子信息安全管理的本身具有较多的技术要求和理论要求，各个层面上的电子信息安全管理人员一定要及时的针对网络问题作出全面的反应，从而保障整个企业的经济运行更加的具有高效性和准确性。

而且科技是不断地进步的，如果电子信息安全管理人员的自身素质不能随着科技的发展而进行及时的提升，那么其早晚会被社会所淘汰，因此创建信息安全管理还要加强对管理人员的二次培训，扩充其专业知识，增添更多的实际数据进行对电子信息安全管理的有效性和全面性。而且电子信息安全管理的各项其他管理制度和管理规范，以及有效性的电子信息技术操作还是依靠电子信息安全管理人员的自身素质和能力进行示范，并进行员工培训，所以整个的企业运行在电子信息安全管理的专业人员管控下，才能高效发展。

2.5 制定法律制度对恶意破坏电子信息安全管理的不法分子进行制裁

当前的信息时代背景下，给网络系统的稳定性提供了较多的威胁，而且在当前的信息时代下，网络成为不法分子制造事端和危害社会公共安全的主要工具。因此信息时代下的电子信息安全管理才需要更多直接有效地法律制度进行电子信息的安全管理，对故意进行电子信息技术的不法人员要进行严厉的制裁，确保社会稳定、网络清明、经济发展有效。

3 信息时代背景下的电子信息安全管理的意义

3.1 提升网络信息的可利用价值

网络是带给人们生活享受和工作学习方便的有效工具，因此在网络信息的可利用价值中一定要做好电子信息的安全管理，增添网络信息的可靠性和实用性，维护网络工程的发展建设。

3.2 促进更多现代化的科技不断研发利用

电子信息的安全管理给各个经济发展企业提出更多的实际性要求，注重对于自身信息的管理提升网络的实用性。更给青少年对于网络技术的利用提供更多的基础保障，所以在现代化的发展中网络电子信息安全管理的情况下才能促进更多的现代化科技的开发和投入运行使用，逐渐以更多的形式体现对于网络的有效利用，从而推动社会现代化的文明建设不断进步。

4 结语

实施信息时代下的电子信息安全管理，能够针对性的重视电子信息安全管理的重要性，并针对安全管理的要求开展各个企业内部的信息管理调整，为达到企业的经济效益最大化提供了有效地保障，为社会的现代化发展打好了基础。

参考文献

[1]任成伟.浅谈信息时代背景下的电子信息安全管理[J].电子制作，2013（04）.

[2]刘力源.浅谈计算机信息安全管理措施[J].计算机光盘软件与应用，2013（05）.

[3]韦懿霖.我国新时代背景下的网络信息安全分析[J].信息与电脑（理论版），2010（12）.

[4]丁道勤.论信息通信法的体系架构[J].经济法论丛，2013（02）.

作者简介

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1.1 管理者的安全意识不强

档案信息化水平不断提升，这也使档案信息安全问题越来越突出。当前很多档案管理人员对于档案信息安全的重要性和紧迫性缺乏有效的认知，特别是当前档案网站安全、计算机系统安全等问题普遍得不到重视。由于档案管理者对数字档案信息安全意识缺乏，这也导致普遍民众对数字档案信息的安全问题更是一无所知。很大一部分档案管理人员在日常工作中都没有意识到数字档案存在的安全隐患，这些数字档案信息可能随时消失不见，对风险缺乏有效的认知，这也造成数字档案信息安全问题始终存在，这对于数字档案信息安全管理工作带来了较大的挑战和难度。

1.2 数字档案信息安全管理技术滞后

随着信息技术的快速发展，数字档案档案安全技术也紧跟信息技术发展步伐取得了较快的发展，但在发展过程中存在着技术层面专业问题的制约，这就导致数字档案信息安全管理技术相对滞后。在实际工作中，往往都是档案信息安全问题出现后，数字档案信息安全技术才能针对出现的问题进行改进，从而取得技术上的发展。即在数字档案信息管理工作中，安全隐患一直存在，风险一直管观存在，数字档案信息安全时刻受到威胁，因此要??际工作中需要有效的降低风险，即应用数字档案信息安全技术来将风险降至最低水平。

1.3 数字档案信息安全管理制度不完善

现今我国在数字档案信息安全领域的制度不够健全，所以才会在实际的数字档案信息安全管理中出现许多纰漏。由于数字信息安全管理制度的残缺导致我国的数字档案信息安全管理水平普遍偏低。从实际出发，我国大部分的档案管理部门都制定了相应的数字档案信息管理制度，许多制度都是为了应付检查才制定的，相互抄袭的情况比较多，这样的情况就会造成所制定的制度并不能与实际的数字档案信息安全管理工作相匹配。对实际的数字档案信息安全管理工作起不到任何制约与指导作用，甚至可能造成安全隐患给数字档案信息安全管理工作带来不必要的麻烦。

2 加强数字档案信息安全管理的策略分析

2.1 加强对工作人员的培训，树立安全防范意识

随着档案信息化的不断发展，档案数字化全面普及率已成为档案工作发展的必然趋势。为了能够更好的提高数字档案信息管理的安全，需要遵循以人为本原则，重视档案管理人员的培训工作，努力提高档案管理人员的专业技能。在具体培训过程中，要加强对档案管理人员信息安全知识的讲解，使档案管理人员树立安全防范意识，认识到数字档案安全管理的重要性，并能够在实际工作中利用安全技术来维护数字档案信息的安全。培训过程中还要重视档案管理人员计算机技术水平的提升，这样在实际工作中才能更熟练的应用档案管理系统，提高档案管理系统的先进性，从而更好的实现对数字档案信息的有效管理。

2.2 提高重要信息的加密性和计算机的安全性

网络环境的不安全会影响数字档案信息的安全性，因此要加大对网络环境的保护力度，提高计算机环境的安全性。为防止重要信息被黑客入侵盗取，要加强对信息的加密保护，保证数字档案信息的保密性，在网络层能够安全、自由的传递，特别是对带有密级的数字档案信息系统，更应该加强文件的加密保护能力，保护重要的档案信息。对计算机要定期的清理，防止留下的浏览记录被别有用心的人利用，可能会从中得到很多私人信息，提高计算机系统的安全性。因此在计算机上必然安全可靠的杀毒软件和防火墙，做好安全防范工作，降低计算机系统受到病毒破坏及黑客攻击的可能性，提高计算机系统的安全水平。同时档案管理人员还要熟练应用计算机软件，并定期对病毒库进行更新，强化计算机系统的安全防范，有效的提高数字档案信息的安全性和可靠性。

2.3 健全数字档案信息安全管理制度与法律

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档案指国家机构、企业社会组织和个人从事各项经济社会活动直接形成的具有保存价值的文字、声像等不同载体的历史记录。档案是历史的真实记录和全面反映，是积累和传播知识的重要载体，是开展科学研究和工作的可靠依据，是规范管理的基础，是建立信用的工具，是维护团体和个人权益的重要保障，更是推动科学文化发展的根本。档案的安全是档案管理的核心，能否安全有效管理实体及电子档案是发挥档案作用的关键。只有完整、真实、准确地收集有价值的档案，规范、合理地保管和保存原始档案，科学地分类并做好登记工作，才能最大限度地发掘利用档案的价值。

一、实体档案的特点及安全管理

（一）实体档案的特点

实体档案相对电子档案而言，实体档案专业性强。实体档案记录着具有不同专业性质的内容，要保证实体档案完整，档案管理人员必须具有全面的业务知识，科学管理档案。实体档案具有成套性。实体档案涵盖了记录社会活动的全部内容，不仅仅是某段文字记录、某张照片、某段音像资料，必须按照档案工作程序成套管理、成套利用。实体档案形式多样，有文字档案（纸质、简帛、简牍、石刻、甲骨、陶文等）、照片档案、胶片式档案、标本实物等，这是实体档案最显著特点。

（二）实体档案的安全管理

要坚持常规安全管理。根据档案的性质，合理采取流水排架、分类排架或综合排架，对档案进行存放。档案馆（室）除了最基本的“八防”措施：防盗、防火、防水、防虫、防潮、防霉、防光、防尘，还要根据材质不同，有针对性地分类进行温度、湿度的监控，减少环境因素对档案的侵蚀。定期对库房进行全面检查，对老化、破损、褪色、霉变等受损的实体档案，需要利用科学手段及时进行抢救，并对档案数字化信息进行异地、多地、多材质备份。档案工作人员须对珍贵、重要的档案进行复制，并用复制件代替原件提供利用。要执行档案安全借阅制度。要做好全面、系统、安全地保存档案资料，建立有序、完整的档案制度，制定完善的借阅登记、利用效果登记和及时归卷的程序；档案一般只限于档案阅览室内使用，确需借出者，应严格履行借阅手续，并自觉遵守借阅时间，按期归还。完善档案、人员出入库登记制度，定期清点核对，做到出入库登记与档案实体相符，确保档案去留有迹可循。要树立高度的安全管理意识。这是档案安全管理的重要因素。保证馆藏档案的完整、安全，杜绝一切档案介质和档案内容的损毁、丢失、泄密事件的发生，是档案工作的永久主题。工作人员在档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等每个环节都要认真、细致，维护好档案的完整。维护安全不仅力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命，还要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。档案管理人员不只是对档案进行收集、登记的简单工作，要掌握大量的档案保存、修复知识，会利用现代化的信息技术使档案在安全的前提下发挥最大的社会价值。要加强档案安全体系等建设。要全面开展档案安全体系的建设。加强档案管理体系的理论研究；执行相关国家政策和法律法规；做好人员、技术、经济保障等。档案安全工作，实行总监负责制，领导重视全员参与，专人负责；并与上级档案管理体系保持高度一致，与同一层次的档案管理机构做好协调和配合，避免出现衔接松散、管理缝隙和漏洞。

二、电子档案的特点及安全管理

（一）电子档案的特点

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子档案的产生，使档案工作方式、安全管理的对象、安全设施及技术设备都在发生变化。档案以电子文件形式归档、保存、管理、应用正成为档案工作的重要组成部分。电子档案有其自己的特点。操作便捷，效率提升。在档案归档时形成的电子文件，按照档案管理规范将其增加、删除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕迹，确保档案页面的整洁。与其文件处理系统融合可使档案目录信息自动生成，大大降低了档案管理人员的工作量，提升工作效率。传递快捷、实现资源共享。电子档案的处理环境是计算机和网络终端，为此不受时间和空间的限制。存储空间小，容量无限大。电子档案占据极少量空间，几乎无重量和体积可言。表现形式多样、全面、形象、生动、安全。[1]

（二）电子档案的安全管理

自然灾害、电磁干扰、电源故障、设备被盗被毁及人为操作失误等多种因素仍时刻威胁着档案的安全，但电子档案的安全威胁还不仅于此。电子档案在网络环境中传播和存储的过程中，每个步骤都有可能存在一些安全漏洞，造成档案泄密、信息被窃取、被改写或被删除等严重后果。在电子档案安全系统中，应该准备好预防方案和紧急应对的方法，加快构建应急档案的长效机制，以保证档案信息的安全性。[2]电子档案安全管理，首先在于人员的管理。必须提高档案管理人员的责任心和思想觉悟，加强其对档案安全的重要性教育。在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏失。有人员变动时，必须使其在有效的管控范围，避免档案信息意外流出。对于利用档案信息者，先要确认其身份，并确定其已获得一定范围电子档案的使用权，在工作人员的管控下进行电子档案的浏览、使用和复制。并严格规定存储介质的使用范围，杜绝病毒感染的渠道和通过存储介质泄密的可能。为了保障电子档案的唯一性和真实性，电子档案的内容须预先进行加密处理。在完善的合作存取控制下，防止在电子档案的借阅和利用过程中造成档案信息的遗失。电子档案存储设备必须存放在加密管理的机房内，只允许指定负责人员进入。档案工作，是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是为社会、企业提供现代化建设史料研究，开展各项工作的根据和条件。随着科技的发展，档案的形式和管理方法都在不断发生着变化。

电子档案只是在档案的发展变化中出现的新的形式，也存在着它的有限性和安全问题。如何科学、合理地将实体档案与电子档案的管理相结合，充分发挥各自的优势，是值得档案管理人员思考的问题。档案工作者肩负着“为党管档、为国守史”的历史重任，应始终把保障档案安全放在十分重要的位置，合理构建三维档案安全管理系统，主动适应新形势，提升档案安全保障的能力，及时采取更加有效的安防措施，切实保障档案实体安全和信息安全。[3]

作者:姜艳丽 单位:大庆油田矿区服务事业部

〔参考文献〕