单位档案管理范文

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档案收集是档案管理工作的第一个环节，要保证档案资料的真实性、完整性，有效性，首先要重视档案资料的收集。作为基层单位档案人员，不仅仅是简单接收单位内各部门移交的文件材料，还要承担起文件材料形成质量的检查责任，对文件材料的规格、字迹材料、用纸、页数、签署盖章、文件逻辑关系、份数等方面都要进行仔细检查。档案资料除了文字资料、图表资料以外，还有照片资料、音像资料、电子数据等，都要一一做好签收登记。对不符合移交保存规范的档案，档案人员应该提出退档，要求重新补充更正。有时有的业务部门为了自身的工作方便，将常用部份的技术档案留下，其他资料则移交档案部门，造成其他部门需要技术档案时无法在档案部门进行查询。有的业务人员虽然将文件归档，但未作任何清理，不管文件是否有价值，一个劲儿地成捆移交。这些在档案收集过程中发生的种种情况都将影响档案的质量。如果把住了这一关，就为开展档案管理下一步工作创造了较为有利条件。

二、档案的整理

根据监测中心档案管理工作实践，档案资料收集以后，档案人员必须对其进行鉴别整理。基层单位的档案主要分为人事档案，文书档案和业务档案。人事档案有着严格的编制和分类标准，一般由政府部门认可的有专职档案管理能力的单位或上级主管部门负责管理；文书档案的分类编目也有规范的标准；业务档案的整理和编目就很难有统一的标准，这是因为各个基层单位的业务千差万别，管理要求也各有不同，这就需要各单位根据自身业务的特点和管理需要进行科学分类，使之形成一个具有一定隶属关系的不同等级的系统。

2001年，监测中心通过了省技术监督局计量认证评审，2005年，又取得了国家认证认可监督委员会颁发的《资质认定计量认证证书》。按照《实验室资质认定评审准则》的要求，监测中心建立了与承担的检测工作类型、范围和与工作相适应的质量体系，并进行了有效的运行和维护。监测中心质量体系文件分为四个层次，包括质量手册，程序文件、作业指导书和质量计划与记录等。按照监测中心的作业指导书――档案整理规范的要求，中心的业务档案分为5个一级类目，一级类目下面根据需要设置若干个二级类目，二级类目下面在根据需要再设置若干个三级类目，如此类推，制定分类目录，经过鉴别整理后的档案按分类目录进行登记造册，使档案分类和档案内容一目了然，便于日后检索和利用。

三、档案的保管

实践证明，档案保管是一项非常严谨且责任重大的工作，也是实现档案科学管理的重要内容和重要环节，做好档案保管，既要有硬件，也要有软件。所为硬件，是指有良好的库房，标准的装具，以及必要的保护设施。所为软件，就是档案管理人员对档案的保护知识、保管方法、保密意识和需要认真执行的档案管理制度。基层单位的档案保管硬件往往因为条件的限制而比较简陋，这就更需要档案管理人员注意日常的巡查，注意档案库房的温度、湿度的控制与调节，注意防盗、防水、防火、防霉变、防虫蛀、防有毒有害气体等各种因数对档案的危害。

借阅档案要严格执行管理制度，办理借阅登记手续，借出和归还时都要做到当面清点，归还的档案资料按顺序放回原位，以便日后次查找。保证巳归档的资料安全、完整。

四、档案的利用

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二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。

三是档案监交工作不严格。一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。

笔者认为：做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，笔者认为应做好下列工作，采取如下措施：

一是档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理。

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1.加强组织管理。根据人动及时调整档案管理领导小组，明确了一名局领导分管档案工作，配备了专职档案工作人员，健全了由全局各科室“兼职档案员”组成的档案管理网络；同时保证了资金的投入，落实了档案业务工作所需经费，将档案管理工作确立为党组和局务会日常讨论议题之一。

2.全面开展自查自纠，强化涉密档案监管，由专人统一集中管理档案，对机密件、秘密件任何人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件资料严格做好传阅和保存工作，实现“借阅一次，登记一次”。

3.建立健全档案管理制度，制定并落实了建立了《文件材料归档与不归档范围》、《综合档案室工作职责》、《文件材料立卷归档制度》、《档案保密制度》、《档案保管制度》等一些列规章制度，同时将各乡镇司法所的档案工作列入目标考核资料，并要求各乡镇司法所严格执行，认真落实。明确在文件的收集、整理、立卷、归档等重要环节实现制度化、规范化，做到收集齐全、分类合理、组卷科学、归档及时。

二、档案业务建设工作

1.有适宜保管档案的库房，基本做到了档案库房与办公室、阅览室三室分开。档案库房门窗坚固、位置适当，达到防盗、防光、防尘、防潮、防鼠、防火、防腐、防高温等八防要求。备有空调、电脑、打印复印一体机、防盗门、档案管理软件等现代化设施和检索工具，定期检查灭火设备，确保档案资料无安全隐患。

2.有数量充足、质量较好的档案专用柜架，档案装订严格按照国家标准要求装订。至今本局档案无霉变、尘污、鼠咬现象，也没有出现档案被盗、被毁、涂改、泄密现象。

3.归档文件严格按照档案立卷归档制度整理归档，贴合有关规范要求。同时为提高档案现代化管理水平，通过应用全市档案协同管理系统，实行了档案电子自动化管理，使档案资料的查找利用更加方便、快捷。

4.将文书档案、会计档案、照片档案、实物档案、社区矫正档案、安置帮教档案及其他专业档案分门别类整理归档，归档文件资料齐全；编制了案卷目录、归档文件目录和必要的全引目录，并把所有档案的案卷目录、全引目录、归档文件目录输入计算机，利用档案协同管理软件，达到文件级检索。

5.根据我局实际状况，建立了阅览室，配备了借阅登记簿，做到了查阅登记、退档注销等手续齐备，档案管理利用率得到明显提高。积极开展利用档案资料。综合档案室建立以来，为公证案件处理、法律援助、宣传、普法考试等提供了基础资料及咨询服务。

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1 勘测设计单位科技档案管理存在的主要问题

1.1单位领导严重缺乏档案管理意识和法治观念。

随着社会的发展和经济水平的不断提高，个别勘测设计单位的领导，只重视生产设计在追求经济利益最大化的背景下，却忽视了档案管理，档案管理工作没有被列入到日常工作日程，或者说没有被提高到一定的高度来认识，只是在档案达标考核验收时，档案部门才被临时性的独立起来，达标验收结束后，那些所谓的档案管理人员便各归各位，各回自己的单位，档案部门不是被合并到其他部门，就是被严重裁员，有的单位甚至干脆撤消了档案管理部门。如此一来，档案部门的独立性和工作职能便无法得到有效保证，档案管理人员也因为严重不足而导致科技档案归案困难增加。除此之外，有的单位领导严重缺乏档案意识和法治观念，对《档案法》不闻不问，不看不学，对国家指定的各级有关档案管理的目标根本不了解，对档案的检查要么流于形式，要么干脆不检查。尤其是档案管理工作做好做坏一个样，没有建立起有效的监督考核机制，这也是档案管理工作中存在的弊端之一。

1.2设计人员档案管理意识薄弱，档案管理人员专业素质低下

部分勘测设计单位的专业设计人员，对档案的归档管理意识薄弱，认识不足。这些人员中，有相当一部分人只重效益，只重工程项目的勘测设计进度，对科技档案的管理却不重视，导致科技档案材料在归档时残缺不全，事后补救困难，使许多材料无法录入档案。有一些勘测设计单位虽然对科技档案管理有了一定的认识，但是因为档案管理人员自身的专业素质比较低，对科技档案应该归什么，怎么样归，什么时候归都不甚了解，对科技档案如何进行进一步的管理，如何提供优质的使用服务就更是一头雾水。这些问题的存在，使科技档案、资料的管理处于被动、落后甚至是混乱状态。

1.3科技档案管理制度不健全，落实不到位。

许多勘测设计单位，对科技档案的管理没有健全的规章制度，或是有了相应的制度却只是写在纸上挂在墙上而不能有效的贯彻落实，使得档案管理工作成了“三不管”地带，专业设计人员及时主动地把档案归档的意识不强，根本没有任何压力，也无从谈及归档动力。专业设计人员的积极性得不到有效调动，档案管理人员又不能及时与专业人员进行有效沟通，导致科技档案管理出现了断点和盲点，使档案的归档及后续的管理工作困难重重。

2 科技档案管理的有效策略

2.1加大宣传力度，增强档案意识，强化法治观念。

单位领导首先要提高认识，重视档案管理工作，把档案管理工作与工程设计、生产经营等同对待，提高到重要的议事日程，把设计产品质量与档案管理工作紧密相联，让专业设计人员明确自己在档案管理工作中应该做的工作是什么，让档案管理人员清楚科技档案材料的收集、整理、归档、管理服务应该如何做。使档案管理工作在各个部门的相互配合、相互协助下做得更好。在此基础上，要通过宣传、学习《档案法》、《保密法》以及本单位与档案管理有关的规章制度，使专业设计人员以及档案管理人员明确档案资料收集、归档、管理、利用及安全保密等方面的相关规定，提高全员对档案管理的认识，强化依法管理档案的观念，使单位的领导、专业设计人员以及专业的档案管理人员都能够按照相关法律以及规章制度的要求去工作，使档案的管理工作达到相关规定的标准要求。使档案管理工作真正做到有法可依又必依、有章可循又必循，提高档案管理的综合水平，促进档案管理制度规范化和科学化建设。

2.2建立健全档案管理制度，加强科技活动的过程管理。

建立健全科技档案管理的规章制度。首先，档案部门要相对独立，人员要尽可能的固定，并结合单位实际情况实行定岗定编，根据各自的岗位不同制定出相应的岗位责任制。明确岗、责、权、利，完善考核制度，并严格按照制度进行考核，做到奖罚分明。使其制度真正能够对勘测设计科技档案的管理人员起到约束、监督、激励的作用。通过制度化管理，使科技档案材料在形成、搜集、整理以及使用者应用等各个环节，都纳入到各级领导及有关专业人员和档案管理人员的岗位职责里，纳入到工作程序中，纳入到工作计划里，并针对各岗位的工作结果，按相关的制度规定进行严格的考核。有关部门的领导要组织人员在关键点进行一定的指导或档案材料归档检查，以此来督促有关人员对相关的档案进行科学有效处理。比如，在下达任务书后，一定要明确该工程材料有哪些材料需要归档，具体要求是什么；在检查设计进度时，要一并检查档案材料的形成情况；在评审鉴定设计产品时，要同时验收鉴定文件材料的完整、准确、系统情况等。除此之外，制度中还应该规定，哪些人员可以使用哪个级别的科技档案；使用时应该履行哪些手续，管理人员应该提供什么样的服务等。通过制度化的管理，使专业设计人员的档案意识增强，便于档案管理人员及时地收集到比较全面而系统的科技档案原始材料。

2.3通过学习培训，提升档案管理人员的业务素质。

随着科技的发展和进步，信息化程度的提高，档案管理已经进入到了一个新的时代，电子档案的管理需要档案管理人员不断地学习、提高，尤其是对信息化、网络化、计算机系统知识的学习，在此基础上才能把档案管理工作做得更好。勘测设计单位的领导一定要支持并鼓励科技档案管理人员学习档案管理、计算机应用、档案数据库应用等知识，积极组织档案管理人员参加科技档案管理的业务交流活动，组织本单位人员到兄弟单位学习交流，聘请档案管理专业人士为本单位的档案管理人员讲课，针对本单位的实际进行业务指导，使档案管理人员专业知识、业务水平以及档案管理的理论知识得到有效提升。

2.4强化档案管理人员的服务意识，发挥档案的服务功能。

科技档案的管理最终目的不是只为了收藏科技材料，而是档案材料日后的被使用。在某种意义上来说，科技档案的价值大小在于其利用率的高低。因此，科技档案的管理人员，一定要熟悉档案材料，能够根据使用者的需要，为使用者提供直接的档案材料的同时，提供一些紧密相关的其他材料供使用者参考。在确保档案安全和保密工作的前提下，充分发挥科技档案的服务功能，使科技档案真正做到来于工程建设，又为工程建设提供服务。

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DOI:10.3969/j.issn.1672-8289.2010.10.078

声像档案能够将鲜活的现实场景原貌地保存下来,传诸后世,再现于后人的视、听觉的感官。因此,较之其他载体材料的档案就显示出自己的优势。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案,现就目前声像档案的管理现状及对策谈谈个人的粗浅之见,

1 声像档案在档案中的特殊价值的和特点

声像档案是随着科学技术的进步而产生的一种信息记录。它是指国家机关、企事业单位和社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。是应用录音、录像、照相等手段对重要事件进行真实记录的历史材料,它具有客观性、形象性和科学技术性的特点,能生动形象地再现设计单位工程设计方面的工作及成果,客观反映和记录设计工作的真实面貌。它和文字、图纸档案一样,具有现实的查证作用,对研究历史具有参考使用价值。声像档案的作用和价值虽然众所周知,有目共睹。但在现实档案管理中声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理难度大、开发利用少等问题,直接影响了档案的完整性。

2 声像档案管理现状存在的问题

2.1 档案意识不强,声像档案难以及时完整归档

声像档案管理工作起步较晚,认识与经验不足,缺乏科学化、规范化管理,一些立档的建筑单位处于无章可循的自由处理状态。有些单位或个人意识薄弱,缺乏全局观念,仅考虑个人或本部门的工作便利,致使部分声像档案资料长期留存在个人或科室内部保存,没有及时向档案室移交,随着人员变动和机构调整,造成声像档案流失,严重影响设计单位声像档案的长期保存。问题主要体现在以下几方面:

(1)拍摄内容不完整。导致拍摄内容不完整的主要原因有:一是对拍摄建筑的特性把握不准确,不清楚什么角度、多大规模设施的需要拍摄;二是拍摄人员技术水平不高或责任心不强;三是受经费限制,摄影摄响设备未能及时更新,无法拍出好的建筑形象,直接影响工作的开展。

(2)拍摄部门没有及时整理。目前一些单位从工程项目开工到竣工验收、拍摄形成了大量的声像资料,小的工程项目则有几十张照片,大的工程项目则有几百张照片、几十盒录像带,然而拍摄部门往往不分时间前后,没有任何地点、拍摄人等备注说明,仅注上工程名称就将几年积累下来的声像资料移交档案部门,给档案部门的整理工作带来了较大的难度。档案人员因不了解这些资料的重要程度,难以进行筛选,无法进行整理、登记、分类、编目。还有一部分工程声像资料由于保管上的疏失,已经造成了较大的破坏和损失,在二次利用上留下的后遗症,有的甚至无法再加以利用。

(3)收集渠道不畅通。由于一部分的拍摄工作由专业部门完成,另一部分由设计者或施工单位人员完成,因而档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不容易掌握,加上从活动筹备至结束没有相应的控制措施,致使这些声像档案的收集工作处于被动状态,这些声像档案即便移交档案部门,也是零零散散,缺乏完整性

2.2 管理难度大,保管条件差,声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。像我单位只是将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用,一旦发生问题,悔之晚矣!

造成原因主要体现在保管的分散性和管理的不科学性。一是有的建筑单位在声像档案资料的形成和管理上各行其是,声像档案散存在各个科室,不能统一集中管理;二是一些建筑单位形成的声像档案不能及时归档,时间长久了,这些声像档案的原始信息模糊,造成整体上的不规范,也给日后查找带来麻烦。

2.3 重大活动声像档案失控,流失严重

众所周知,每次单位组织重大活动,或设计项目完工申报优秀设计时,都安排人员摄录像,形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行,但在档案室却找不齐这些原始档案。分析原因:一是多个设计所同时参与的大型活动,档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的,各自负责一块工作,相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中,活动结束后,档案材料也各归东西,声像(包括文书、实物等)档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作,也造成档案材料流失;三是有关专业人员档案意识不强,加之缺乏有效的管理,形成的档案不及时归档,用完之后就归为已有或是下落不明,又造成档案的流失。

3 加强声像档案管理工作的措施

3.1 加强宣传、提高意识

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看:一要争取主管部门的大力支持,引起社会的广泛关注,从而提高全民,特别是各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇,服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇,结合本单位中心工作,发挥档案自身的宣传教育作用。

3.2 加强管理,制定办法,狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状,制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。档案室将与有关部门配合出台《声像档案管理办法》;同时,各立档单位也要建立相应的管理制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案室移交;在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处,必须制定有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步变成自觉的行动,以确保声像档案归档质量。

3.3 加强监督,分类指导,注重业务培训

针对声像档案管理现状,档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度,并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时,针对不同单位现状,采取不同方式进行分类指导,力争整体水平的提高。

对人员、设备、档案管理都比较规范的单位,要巩固提高,在开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员,而档案管理没跟上的单位,应在依法管理、建章立制上加强指导和监督,促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位,要限期建档,加大指导监督力度,不留死角。注重业务培训,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训,为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。