行政档案管理范文

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2、行政村档案管理员原则上由各村文书兼任，除档案管理员外，其他人员不得随意进入档案室。

3、村档案室应具备防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等相关条件。

4、村档案管理人员应每季度对室藏档案进行一次专项检查核对工作，做到账物相符。

二、行政村文件材料立卷归档制度

1、凡村党支部、村民委员会及所属单位在工作活动中形成的，具有查考保存价值的各种文件材料，都应归档保存。

2、列入归档范围的各类文件材料应按要求及时向村档案室移交归档，重要文件材料应在形成的当天移交，任何组织和个人不得随身携带或据为己有。

3、归档的文件材料必须齐全、完整、准确，档案制成材料应符合档案长期保管的要求。

4、文件材料归档时，交接双方应在清点完毕后办理移交手续并在移交清册上签字。

三、行政村档案借阅利用和保密制度

1、村级档案一般不提供对外借阅，确需借阅的需经村主要领导审批同意，并填写《档案查阅利用登记簿》。

2、除国家法律法规另有规定外，外单位人员借阅或查阅有密级和涉及村民隐私的档案，需村主要领导审批同意。

3、档案借阅人必须爱护档案，并遵守国家有关保密规定，不得损害国家、社会、集体和村民的合法权益。对破坏档案或造成档案泄密的，按国家有关法律法规予以处罚。

四、行政村档案鉴定销毁制度

1、对已到保管期限的档案，由村两委联席会进行鉴定；对经鉴定确无保存价值的档案进行登记造册，经村主要领导签字同意后予以销毁。

2、村级财务档案销毁前，需经村账镇中心和镇财政所共同审核，查明无误并签字后，通知所在村主要领导批准销毁。

3、档案销毁时应有两人以上同时在场监销，并在销毁清册上签字。档案销毁清册应归档并永久保存。

4、档案销毁清册应并逐份登记每份文件的标题、文号、制发单位、形成时间等信息。

五、行政村档案管理责任追究制度

出现下列行为的，将根据情节轻重，对现任人进行批评教育或其他相应处理；构成犯罪的，按法律规定追究刑事责任：

1、损毁、丢失或擅自销毁档案的；

2、擅自提供、抄录、复制保密档案的；

3、将应当归档的文件、材料据为己有，拒绝归档的；

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（一）社会性

档案是在社会实践中形成的，其内容是对社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录，而非自然界的产物。

（二）历史性

档案是过去形成的而非正在形成或尚未形成的东西，也就是所谓的“让过去告诉现在”、“让历史告诉未来”。档案将过去、现在和未来联系在一起，维系人类社会的时空统一性和整体连续性。

（三）原始记录性

原始记录性是档案的本质特征，是档案区别于其他事物的本质所在。这也从根本上决定了档案管理方法上的取向。我们管理档案时，无论采取何种方法，都不可改变成伤害档案的

本质特征。档案管理的核心只能是充分实现档案对以往历史事实的原始记录价值。

二、医院行政档案管理

（一）医院行政档案的定义

医院行政档案，即医院行政管理档案，又称文书档案，是在医院的行政管理活动中，由各种行政性公文（如请示、决定、通知、通报等）转化而成的档案。这种档案是在医院管理和组织活动中形成并被保存下来的档案，它是一所医院保持连续工作必须查考的凭据，是做好医院行政管理工作的必备工具。

（二）医院行政档案的形成条件

1.办理或处理完毕的文件才能成为档案。所谓办理完毕，是指完成了收文和发文处理程序，已经发出或承办完毕的公文。对于办毕文书，要经行政管理人员严格界定。办毕文书的界定原则是：

（1）对于不必办复的公文，如决定、通知、调查报告等，在印发完成或有关领导阅知、有关部门传阅办理后无其他意见的，即为办理完毕；（2）对于回复性质的公文，如请示、问函等，只有当医院收到结论性文书（复文）后，才视为办理完毕；（3）对于一些需要长期贯彻执行的公文，如医院规章制度、医院长期计划等，当完成了定稿和印发行文后，也属办理完毕公文。

2.只有对医院日后工作具有一定查考利用价值的文件，才有必要成为档案对于办毕公文，要根据有关规定和实际工作情况，确定其价值，决定其“去”、“留”、”存”、“亡”，一般有4种结果：立卷归档、清迟、销毁和暂存处理。因此，要对办毕文件进行认真鉴别挑选，将办理完毕和具有查考、保存价值的公文，立卷归档保存。

3.按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案档案的特点和优点之一，就在于它不是一份份孤立的、杂乱的文件，而是具有内在联系的文件体系。所以，未经整理的、杂乱无序的文件，尚不是科学意义上的档案。所以说，文件是档案的因素，档案是文件的组合。

（三）医院行政档案的管理要求

1.充分发挥档案室的作用医院档案室是对医院除病案之外的所有档案进行集中管理的场所。档案室的地位主要表现在以下两个方面：一方面，档案室是医院具有参谋和咨询作用的部门，是医院领导和各行政科室的助手，是提高医院行政工作效率和工作质量的必要条件，是医院管理工作和业务职能得以延续的重要手段。另一方面，档案室是做好档案管理工作的基础。

因此，应充分认识到医院档案室的重要性，重视档案室的建设，为实现医院档案管理的规范化、标准化、科学化奠定基础。

2.加强档案工作人员的培养，充分发挥档案管理人员的主观能动性当前，制约医院档案管理水平的主要因素是人才不足。档案管理工作对档案工作人员素质提出了很高要求。医院领导和行政管理部门应加强对档案工作人员的培养和教育，不断丰富他们的专业素质和职业道德水平，提高工作的积极性和主动性，充分发挥工作的主观能动性。

3.“档案工作人员，均属档案专业技术人员，其业务能力的考核、技术职务的评定和晋升，应按国家有关规定执行，并实行档案专业技术职务聘任制（或任命制），档案专业技术人员享有医药卫生专业技术人员同等待遇。档案工作队伍要保持相对稳定。”在实际工作中，医院管理者应在职称晋升、待遇、培训等方面为档案人员创造条件，提供机会，以激励档案人员的工作，促进档案管理水平的提高。

4.加强档案信息化建设，提高工作效率近年来，随着办公自动化（OA）的普及，使用计算机制作文件的医院越来越多。大部分医院将文件打印成纸制文件，经正式签署后归档保存，原电子文件仍保存在各形成部门。也就是说，电子文件多处于分散保存状态，没有完全归档。医院应重视电子文件的收集，努力实现其统一管理。

三、医院行政档案的归档范围

（一）党政管理方面

凡是本部门党、政、工、团，包括纪捡、人事、保卫、财会、基建、生产、科研、外事

等单位和临时机构形成的具有保存价值的收、发文（电）和内部形成的会议文件、会议记录、

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（二）执法人员素质有待提高根据河南省水政监察总队对河南省24个支队和154个大队的调查结果显示：水政监察大队的人员（3832人）中，中专以上学历为2017，占总人数的52.6%；大专以上学历为1497人，占总人数的39.1%；本科以上学历为318，占总人数的8.4%。从学历结构看，本科以上学历人数较少，大专以上学历的人数比例也不足50%，学历结构有待于进一步优化。有的大队虽然引进了文书档案管理专业的人员，但在案卷的整理和法律文书方面的知识还不足，需要展开专门的培训。

（三）经验交流欠缺档案利用不足要想提高水行政执法档案管理工作水平，各个水政监察大队之间就要不断地进行经验交流，只有通过经常性的经验交流才能找出本单位在水行政执法档案管理方面的差距和不足，也才能总结出本单位在水行政执法档案管理工作方面的经验。通过经验交流会促进各个水政监察大队在水行政执法档案管理工作水平的提高。另外，只有不断利用水行政执法档案，才能提高领导同志对水行政执法档案管理工作重要性的认识，从而加大对水行政执法档案管理工作的投入力度。

二、加强现代水行政执法档案管理工作的办法及措施

（一）强化责任，提高认识要加大对水行政执法档案资料管理的重视力度。各级各类水行政监察机构要把水行政执法档案资料管理和利用工作提升到重要的办事日程上来。明确各个水行政监察机构的水行政执法档案资料管理责任，经常组织检查组进行检查通报。对水行政执法档案资料管理不力、不善的要责令整改，并对整改方案进行监督和指导。

（二）严格执行水行政执法档案资料管理规定要想使水行政执法档案资料的管理更好地服务于水行政执法工作，就要严格执行档案资料管理规定。根据《关于印发水行政执法文书档案管理办法》中对水行政执法文书档案资料管理的有关规定，要对各种档案资料立卷归档进行严格的要求，认真收集、积累、整理水行政执法档案资料，然后分门别类进行归档，使所有的水行政执法资料都达到统一格式、统一标准。

（三）水行政执法档案资料整理应按章有序进行水行政执法档案资料整理与分类应按照水行政执法档案形成规律和特点，将水行政执法档案分成一定的类别和属类。保持水行政执法档案资料的有机联系，使其有系统、有条理地反映执法活动的历史面貌。划分类别和属类的标准要一致，层次要清楚，条理要明晰，不按年度分类，只按项目分类。

（四）强化水行政监察人员的业务培训水行政监察执法人员中有些人未经过专项培训，监察执法队伍中即懂专业又懂法律的人才比较缺乏，部分执法人员在执法过程中，法律知识掌握不够，业务不熟悉，造成执法水平较低。一些案例告诉我们，因对执法证据收集程序、步骤的不熟悉，造成执法过程不规范，不能把案件办成铁案。因此，必须经常开展执法人员业务培训，规范执法程序，提高水行政监察执法人员的业务素质和执法水平。

（五）应建立“案件首问负责制”和“案卷档案调用管理制度”对每一起违法案件都要明确主要经办人员，经办人员同时负责案卷、证据的整理，并负责及时将案卷移交给档案管理人员。案卷档案的调用和管理必须明确专人负责，并有专门场所保管案卷，做好调卷记录，要做到“专人、专柜、专室”。

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中图分类号：TU990 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）04（b）-0193-01

规范地下管线设施规划档案，就是为科学合理地进行城市地下空间规划、建设和维护管理等，提供实时、准确、可靠、有科学价值的地下管线信息，也为各项规划的实施提供有效的支撑。

1 地下设施的规划档案的概况

地下设施，指的是为城乡居民提供生产和生活条件，具有完善城市功能和提升城市品位的作用，可以分为地下工程、市政管线及其配套设施。随着城镇化进程的逐步加快，地下设施的发展突飞猛进，而作为地下设施规划工作的城乡规划部门，如何做好地下设施规划档案的管理工作，将直接影响到当地城乡科学、有序的发展。

目前，各地市的地下设施存在着因权属单位各不相同，设计规范各不相同，而使得设计、建设、施工和维护由个权属单位自行负责，造成了相关档案由各权属单位自行负责，规划管理部门此项工作缺失。

另一方面，城市的发展，使得地下设施在原有电力、电信、有线电视、路灯、给水、排水、燃气等管线人防设施的基础上，增加了中水、信息网络、交通信号以及地下指挥所等新型设施和特殊设施。真可谓纵横交错、结构复杂，就像城市的神经系统遍布整个城市。通过对不同城市相关资料的翻阅，不难发现，虽然对原有城市地下设施进行普查和探测，但是，地下设施的增加速度过快，造成的地下设施档案基数大、更新快。

第三，地下设施缺失整体的统计档案。这是因为地下设施的不透明性和权属单位的多头性造成的。

2 行政视角下的地下设施规划档案管理工作的不足及原因分析

通过前面概况的梳理，我们不难看出，作为地下设施规划管理档案的主管部门，规划局在地下设施规划档案的管理上存在原始资料缺乏、后期完善工作不足以及日常维护不到位。

具体原因，首先，地下设施的重要性也是最近几年凸显，原有审批档案多为纸质文件，缺少相应规划档案的电子化的建设，而原有的地下设施产权单位的多样，使得原来资料的收集工作过于复杂。

其次，完善工作包括过往档案的整理、现行审批档案的收集以及建设项目施工过程中因为种种原因而产生的变更的规划备案等工作。

在过往地下设施档案的整理工作中，由于部分地下管线埋设地下深处的不透明性和材质差异，很难被发现和识别；普查和管理工作滞后，各权属单位有的也没搞清自家管线利用情况；另外，还有一些没有报批私自铺设管线的，就造成无法及时形成地下管线规划档案。

现行地下建设项目的审批过程中，由于各种地下设施的规模、建设类别不同造成档案建设的标准不同，具体表现在附图的比例不同，使得数字化文件不好统一；的等级不同，使得项目归档的标准不同；而管线档案不规范，各种管线档案难以衔接、综合管线产权单位各按各的坐标、高程进行测量和编制竣工档案，使各种管线档案信息在计算机管理系统中无法衔接，编制综合管网图存在很大困难；而新建、扩建和改建道路管线数据由于未能及时更新，加之管线信息系统局限于平面和文件形式，管线数据库管理模式已突显缺陷和不足，地下管线数据库档案管理没有正常运行，导致信息库只收却无法利用这些信息的局面。

而地下设施项目在施工过程中产生的变更，由于管理的不到位，建设单位缺少报批观念以及缺少必要的竣工核实程序，使得维护不到位，即使有的项目报批了，而由于以往的人工档案管理还未完成，又以新形式且尚未成熟的管理方式快速替代老办法，让档案人员的工作无法顺利进行；从而使得档案的维护不到位。

3 规划视角下的地下设施规划档案管理的设想

当前，城市建设发展速度飞快，布置好城市道路下错综复杂的各种管线，争取新建道路下管线施工同道路建设同步进行，有计划、有步骤地铺设已建道路的地下管线，以科学档案管理方式取代传统的档案管理法，为地下管线正常运行创造必要的条件。

3.1 编制相关的规划，从源头管理

目前，各地市设计到地下设施的规划编制处于严重缺失的程度，而已经编制的地市，有没有建立相关的数据库。所以，我们应该做好源头性的工作，编制全市范围内的地下设施（含架空线路）的规划，并且将规划成果数字化建立相关档案库，作为补充，要按照规划成果的数字化要求做好建设项目的审批成果归档工作。

3.2 合理利用地下设施普查，做好资料收集

进行地下设施普查时，会产生大量的原始记录资料数据。相关部门由于工作关系或没时间很好地将其整理归类归档，导致事隔多年需要利用原始档案时，无从下手。另外，经过地下设施探测仪准确勘测出且筛选过的管线数据资料，有的还滞留在相关部门，使他人无法利用，造成地下管线档案资源极大的浪费。作为档案人员要努力地将地下管线档案整理完整，要主动地把有关地下管线方面知识向相关人员请教，还要告诉他们及时归档的重要性和紧迫性。对新敷设的地下管线档案资料，应及时建立动态管理制度。对报送的管线档案资料要及时处理，更新动态数据库。结合城市管网普查，做好新老档案资料的有机整合，建立起统一、权威的城市管网档案管理信息系统。

3.3 制定统一标准，科学审批，做好批后的监管工作，完善各项数据

日常的维护将是这项工作的关键。主要是两个方面的工作，一是日常审批的时候，要将所有地下管线在道路下的平面位置、立面位置、排列顺序、管线的尺寸和排水管线水力计算，管径确定，各个检查井高程，道路交叉口管线竖向设计的确立，需要地下管线的现场勘查、定性确定现状管线种类及概况，以及管线普查图、城市管线竣工档案等现状管线资料的支持和保证。

而对于已经审批后项目的建设，相关监管要到位，要针对施工过程中的各个节点加以控制和监管，确保规划审批的不走样；而对于因种种原因需要变更的项目要做好变更的登记备案工作。

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.107

[中图分类号]G271；R197.1 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）12-0-01

1 卫生行政档案概述

行政档案指的是国家行政机关在法律规定的职权内，开展领导和管理工作时形成的历史记录。这些档案资料反映了国家行政机关的历史面貌，是提高工作效率、改善工作质量的基础和保障。为了方便管理和利用，一个机关的全部档案会组成一个卷宗，由专门机构进行管理，各种档案会按照组织机构、年代进行分类，从而保持文件之间的历史联系。

卫生行政档案涉及人事、财务、医疗卫生服务、公共卫生服务、卫生监督执法等内容。利用这些档案信息，能够为社区服务、医疗资源分配等决策提供依据，具有重复利用、不可再生的特点。正因如此，对档案管理人员提出了较高的要求，一方面要求其具有高超的管理技术；另一方面要不断提高自身能力，只有这样才能发挥出档案的应用价值，指导各项工作的开展。

2 卫生行政档案管理中的问题

2.1 档案建设不完善

从目前卫生部门的职能表现可以看出，行政指挥倾向明显，例如行政干预、行政控制等。但部门领导的公共卫生意识不足，缺少宏观的卫生观念，医疗卫生服务工作的开展，大多依照上级文件，没有调研基层卫生情况，因此，服务工作和实际状况可能不符。由于卫生服务信息的收集不到位，相关档案资料缺乏，导致领导决策存在盲目性，甚至浪费卫生资源。

2.2 档案利用水平差

从档案管理人员的角度看，由于自身业务水平低，存在有档难用的问题。如，档案室内的档案资料常年原封不动，一些有价值的资料也没有翻动；从表面上看档案数量不断增加，管理人员对其进行分类存放，但却是为了应付检查而为之，实际上造成了资源闲置和浪费。有学者的研究认为，档案利用水平差，和宣传不到位、认识程度低有关。在欧美发达国家，卫生行政档案宣传工作开展地有声有色，能够走进人们的视野。

2.3 档案管理效率低

在信息技术时代，对档案进行电子化改造是必然的趋势，按照目录查找档案已不能适应当前的工作需求，会降低档案管理效率。计算机和网络技术具有高效、便捷、及时的特点，用于档案的保存、查询、管理等具有诸多优势。然而当前卫生部门的信息化建设不完善，体现在缺乏共享平台、编码不统一，各自为政的局面，不利于档案数据的开发和利用。

3 提高管理人员素质的措施

3.1 树立正确的政治意识

档案管理工作具有一定的机密性，因此管理人员必须政治合格。要想做到这一点，就应该学习党的十精神，理解各项制度方针，保证自己的思想、行动和党的发展一致；采用辩证唯物主义观点和方法处理问题，落实国家提出的行政事业单位档案建设管理工作原则；同时分析自身单位的实际情况，以促进各项管理制度的完善，为档案管理工作创造有利的环境。

3.2 具有主动奉献的精神

行政机关的档案管理人员和疾病防治、卫生监督等领域的管理人员，是不一样的，因为领导更加注重一线行政管理人员，从而会提高行政管理效率和效能，满足新形势的发展需求。这在一定程度上要求档案管理人员要具有奉献精神，正确对待不同分工带来的角色差异，不产生消极怠工的心态，保证干一行、爱一行，切实为档案管理工作贡献自己的力量。从另一个角度看，主动奉献要求管理人员加强服务意识，落实各项制度要求，并提升其自身水平、培养综合素质。

3.3 丰富专业理论知识

对于档案管理人员而言，应该具有扎实的档案专业理论知识，这是开展日常管理工作的基础。同时也不能故步自封，应该接触和档案相关的文化知识、操作技能，如，公共卫生、社会管理、卫生管理、图书分类学、图书馆学等。努力形成复合型人才，是当今时展赋予的使命，也是提高档案管理质量的必要条件。

3.4 掌握信息技术技能

分析卫生行政档案工作的现状，可知，各项工作均转向数字化领域，包括卫生资源统计、疾病统计、医院管理、人力资源管理等。而卫生资源共享平台的构建，对管理人员的信息技术水平提出了高要求。管理人员只有熟练操作计算机，掌握各项办公技能，了解不同软件的功能作用，才能实现无纸化办公的目标，做好档案数据的保存、调用、统计、分析、管理等工作。另外，云计算平台的发展异常火热，能够避免数据丢失、篡改、系统损坏等现象，但该平台的应用前提是要求管理人员科学使用电脑，严格按照云计算的操作要求，开展数据的输入、输出、传输、存储等工作。掌握先进的技术和原理，学习计算机和网络技术知识，并能够处理一些常见的系统故障，保证档案运用的安全性，提高管理工作的效率。

4 结 语

卫生行政档案管理工作的开展，能够为社区服务、医疗资源分配等决策提供依据。当前管理工作存在的问题，集中在档案建设不完善、利用水平差、管理效率低。因此，管理人员的应该树立正确的政治意识，具有主动奉献的精神，丰富专业理论知识，掌握信息技术技能。