人事档案管理规定范文

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一、人事档案管理的现状和问题

1.人事档案管理理念与社会发展不适应。

档案当事人无法知晓个人档案中的内容，对个人档案没有知情权。人事档案管理缺少有效的监管机制，部分用人单位可以接触档案，在当事人不知情的情况下记录不实内容，为当事人今后的工作和生活埋下隐患。社会的发展要求档案管理要实现透明化，真正做到有档可查，随时可查。

2.人事档案管理制度有待完善。

在国家档案管理规定中，只有机关、国有企业和事业单位才有人事档案管理的权利，而外资企业、合资企业和民营企业无法管理人事档案，只能将人事档案寄存在人才交流中心。这种管理规定已经无法适应社会的发展需要，而人事档案管理一旦出现疏漏，对企业和员工都会造成很大的损失。

3.人事档案管理方式落后。

当前我国的人事档案管理主要采用手工管理的模式，这极大地制约了档案管理的发展。虽然部分管理机构采用了计算机辅助管理，但是管理的方式也大多应用于目录录入中，没有实现真正意义上的档案管理，档案管理效率依然较低。目前我国的档案管理规定是档案随本人流动，而且档案转移的流程较为复杂。随着社会的发展，人员跨区域的流动性不断增强，档案管理和人员流动之间的矛盾日益突出。部分单位为了防止人才流失，阻挠、干预档案的转移。因此，规范档案管理制度迫在眉睫。

4.人事档案管理的监管机制缺失。

人事档案材料的归档缺乏明确要求，档案的归档和整理工作也相对粗糙。很多档案袋中的纸张材质单薄，加之档案保存时间较长，破损、变黄和蛀虫的现象比较明显。档案材料的纸张大小不一，档案的真实性和准确性无法得到保证。人事档案管理过程中缺少必要的检查和监管机制，部分档案材料凌乱，档案管理的漏洞明显，这为不法分子提供了可乘之机。由于缺少有效的检查和监管，档案当事人材料更新的连续性无法得到保证，这对当事人的工作和发展带来了难以估量的风险和损失，档案材料的真实性和可信度也因此大打折扣。

二、人事档案管理的改进措施

1.加强人事档案管理的法制建设。

政府应推进人事档案的立法工作，强化执法力度。虽然目前我国已经出台了一系列档案管理规定，但是由于档案涉及面广，管理情况复杂，要做到真正意义上的有法可循、有法可依，任务仍然非常艰巨。而且，现有的法律法规要求比较笼统。因此，相关部门必须加强人事档案管理的法制建设，强化人事档案行政执法的主体建设。

2.建立人事档案管理监督和检查机制。

人事档案管理的监督和检查机制尚未建立。当前，人事档案的管理水平参差不齐，部分管理机构不重视，管理人员不作为，人事档案更新不及时等现象屡见不鲜。因此，建立健全的人事档案管理监督和检查机制势在必行。有管理责任的机构和单位，应建立相应的考核和管理指标，从软件和硬件上评估，不断完善档案管理的方式、方法，使档案管理的时效性和真实性得到保障，从而在根本上维护档案所有人的合法权益。关于人事档案的检查和监管机制，有关人员不仅要从宏观上把控，还要在微观上进行管理，即检查档案材料的真实性和合法性。无论是当事人自己填写，还是单位填写材料，都要做到公开、透明，确保材料信息的真实性和评估的客观性。

3.加快人事档案管理的电子化进程。

科技的发展使人们的生活和办公更加智能和便捷，其不断改变着我们的思维方式与学习习惯。人事档案管理工作因此也迎来了发展机遇，无纸化、电子信息化将成为其未来发展的必然趋势。在西方发达国家，每个人都拥有属于自己的电子档案，当事人和企业单位可以随时随地快捷查询，这种方法非常值得我们学习、借鉴。应用特殊载体进行电子档案的存储和管理，不仅效率高，成本也将大幅度降低。应用现代化管理手段对人事档案进行管理，是社会发展的必然要求，其通过数字化、网络化的技术手段，建立标准化和统一化的人事档案管理制度，为企业和个人提供服务。人事档案管理在新的社会环境下面临着诸多挑战，创新人事档案管理方式，提高档案管理水平，构建档案管理监督和检查机制，是时代赋予的全新课题。现代人事档案管理应该立足于社会需求，应用数字化信息系统，建立全面、真实、可靠的档案管理制度。

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二、加强人事档案管理工作的对策

1.提高认识，加强领导，进一步做好人事档案管理工作。在进行人事档案管理的时候，其一，单位的管理人员一定要高度重视单位人事档案管理，并且将建设单位人事队伍放在一定的高度，还要将其放在工作的日程安排中。其二，要建立比较健全和完善的人事档案管理制度，并且还要落实好人事档案的工作责任；还要对人事档案进行认真的检查，一定要保证其达到规定的标准和要求，以及对其进行严格的考核。其三，一定要高度重视人事档案管理队伍的建设，并且还要不断地提高人事档案管理人员的综合素质。在开展人事档案工作的时候，由于其具有很强的政策性和业务性，所以一定要根据有关的人事档案管理规定，选择有责任性、业务素质好等的工作人员来进行人事档案管理工作，并且还要从各个方面关心他们，帮助他们及时地解决问题，这样才能够充分地调动他们的积极性和主动性。

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（一）加强宣传力度加大我国人事档案相关制度和法规的宣传力度，加强我国政府服务部门的监察力度，贯彻落实我国人事档案的相关规定，明确我国人事档案管理费用支出由我国财政部门承担，坚决落实人事档案管理的真实性、全面性以及实用性。

（二）设立流动服务部门国家理应设立相应的人才流动服务部门，对流动人员进行无偿的管理服务，使个人档案管理集中到国家，使国家真正拥有人才管理资源的重要信息。

（三）扩增管理费用的来源随着市场经济的深入发展，政府用纳税人的钱来完成人事档案的管理，让人事档案的管理成为社会公务活动。这样便可解决一些人才流动服务部门借此获取高额利润的不正当收费问题。

二、人事档案的人权保障

我国人事档案相关法律法规明确规定：个人不得查看自己以及具有亲属关系人员的档案。根据我国以及全球现处于的计划经济时代，上述相关规定暴露出明显的缺陷，档案当事人无法知悉档案内容，也就无法对可能存在的恶意伤害进行合法权益的维护，这对于当事人而言是极为不利的。这种忽视个人知情权的做法，主要弊端有如下几种：因为档案的当事人不知道自己档案的内容，组织档案材料的人很可能对个人的客观评价并不属实，个人只能被动的去接受这一事实，不仅导致材料失去真实性，而且可能给当事人造成了精神上或物质上的损害。人事档案的记录主要是来自于外在因素，而当事人对于自身的最新动态及信息具有较为主动的获取权，只有通过当事人才能实现人事档案管理的动态性和及时性。而且一些人希望写传记或是写家史也不能找到有根据的资料，这种人事档案管理制度给他们设置了人为的障碍。除了这些，还有很多不为人知的弊端，所以若是能够改革这种计划经济时的人事档案管理制度，那么也就在维护当事人合理的信息知情权上有所建树。人民群众对于自己信息的提供也就有了积极性，同时提高了人事档案管理的透明度，和公正性。对于人事档案的人权保障这一点，本文提出以下几点意见：

（一）完善档案管理制度修改或删减掉不合理人事档案的相关管理规定，明确本人可以在跟人事档案管理者申请后获得查看自己信息的权利。

（二）允许当事人申请允许当事人对自己的人事档案有根据的提出异议。当事人在准备足够的证明资料后可以申请要求修改资料，有关部门核实情况之后可更正信息，并留下更改记录、更改申请和证明资料。

（三）允许当事人知悉允许当事人的直系亲属和有关部门在获得授权后有查看权利。可以经过当事人的授权证明，或当事人已逝世，档案管理部门核查查看的合理理由之后，获得查看有关部分信息的权利。

三、人事档案的管理模式

计划经济时代的人事档案管理制度下，管理分散，专职人员少，现代化水平低。从而导致人事档案信息重复繁琐，内容陈旧，“弃档”现象严重，而且档案在逐级流动过程中，也会遭成遗失、错档的现象。人事档案管理的改目标就是趋向于改变这些明显弊端，健全人事档案管理制度。创新型的人事档案管理模式要具有现代化水平，有助于社会管理，具有公益服务化性质，方便于民，维护公民信息知情权，具有多元化管理特点，为不同类型的人事档案提供管理服务。因此，改革和健全我国的人事档案管理制度必须要及时实行，建立新模式、新体制的人事档案管理，修改后的管理模式应该具备以下几点

：（一）建立多级化管理制度形成档案管理中心，进行分级管理，取缔计划经济时的分散管理和多部门管理。建立县级人事档案管理的政府部门，培养专业的信息管理员来管理、编研、开发人事档案资料，同时，资料的统一管理可以更好实现国家对人才的管理和分配。

（二）加强流动人员档案管理力度流动人员管理应该隶属于各级政府，各级政府应当对当地的流动人员提供公益的人事管理服务，按照规定接受移交来的各种人事档案。当地政府人事管理部门也应长远的保存有价值的离休人员或死亡人员的人事档案。

（三）提高档案管理的透明度提高人事管理的透明度，保障个人知情权，而且根据要求，对于社会有关部门和用人单位，人事档案管理部门可以提供符合法律的信息服务。

（四）多部门协调合作非人事档案管理部门也可为人事管理部门提供详细可靠的信息。个人所在组织在国家政策的要求下，可以反映个人的真实信息、工作能力以及诚信情况。非人事档案管理部门也要接受国家档案管理部门的检查和指导。

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人事档案管理人员是为社会主义现代化事业而奋斗大军中的一员，人事档案管理人员要具备的职业道德是社会主义职业道德规范的具体表现和补充。“爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会”是我们社会主义职业道德的主要内容和基本规范，也是我们人事档案管理人员应该具备最基本的素质和必备的法律要求。根据《中华人民共和国档案法》相关要求，档案人员应做到“忠于职守、遵守纪律、具备专业知识”。这已经将档案人员的职业道德素质直接提升到了法律要求的高度，从他律性的角度对档案管理工作的权责进行了明确。从事人事档案管理工作的人员，必须把握好档案管理职业的自律性与他律性，首先做到能够将档案管理工作对自身提出的要求与自己在工作中树立起来的理想信念相结合，同时也要牢记法律规定，严格遵纪守法，做好《档案法》中要求的每一项工作。

2增强人事档案保密意识

人事档案管理人员是人事档案保密工作的主要负责人。能否履行好档案保密工作职责是做好人事档案管理工作的重要一环。因此，档案人员应绷紧保密这根弦，高度树立人事档案保密意识。

2.1提高保密意识，学习人事档案法律法规

档案管理人员应熟练掌握《保密法》、《档案法》等人事档案保密工作相关的法律法规，在统一思想、提高认识的基础上，牢固树立保密观念，增强保密意识。一是充分了解人事档案的定密依据、解密时间及保密相关要求，为日常档案管理工作提供法律法规依据。二是积极参加人事档案保密的交流培训活动，提高业务素质，明确国家最新的规范规定，巩固保密知识。三是定期开展保密自查活动，对各个易的风险点进行定期自查，一方面差缺补漏，一方面对各档案管理人员提出新要求，以此为契机宣传人事档案保密工作的重要性，提高档案管理人员的保密意识，督促其学习人事档案保密知识。

2.2增强档案管理人员的保密责任感

人事档案中蕴藏着大量的个人信息，其中不乏个人隐私信息。因此，要做好人事档案管理工作，必须树立高度的责任感，在工作中细致严谨，确保不发生人事档案泄密事件。要制定档案管理工作制度，各负其责，分兵把守，将责任落实到个人，使档案管理工作人员能够在制度的严格约束下，自觉维护档案秘密性，做好人事档案保密工作。

3做好人事档案存放过程中的保密管理工作

“保密工作无小事。”在人事档案的存放过程中，我们主要应注意以下几点。

3.1要加强人事档案存放库房的管理工作

人事档案存放的库房是做好保密工作，维护档案安全的重要保障。档案库房要严格按照国家有关规定进行建设。从保密角度考虑，一般不应将人事档案存放库房设在办公楼的最底层。人事档案室的门窗应牢固可靠，档案库房应制定严格的管理制度。人事档案室内，设有专门的人事档案保险柜，由专人负责管理，无关人等一律禁止入内。

3.2严格人事档案存放管理制度

档案人员要切实承担起维护人事档案完整与安全的职责:一是保证人事档案完整，建立健全管理制度，使用人事档案要经过层层严格的审批手续，有效避免人事档案的损坏，同时，发现人事档案有损坏及破损要马上修复补救，以免以后遗忘或增加破损；二是保证人事档案的安全性，提供足够的人力物力财力保障，负责人员要严格职守，积极采购保密箱、保密柜、防盗门等并投入使用，杜绝档案遗失或失窃的问题；三是保证人事档案存放的统一性与有序性，按照国家相关规定，规范人事档案卷宗排列方式和次序，使人事档案排列有序，整齐规范，便于管理与查找。人事档案管理人员要严格按照档案存放管理制度进行日常管理，保证好人事档案的安全与保密。

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2、档案管理模式的创新需求

信息化时代，事业单位企业化改革在一定程度上推动了传统干部人事档案管理模式的改革。随着网络信息技术的应用，人事档案数据库的建立能够让企业及员工通过该平台及时方便地获取实时档案信息，实现从传统繁琐冗杂低效的传统时代到清晰、快捷、高效的档案管理模式的转变，这将让人事档案管理更加专业化、规模化。在企业化改革的背景下，相对于过去事业单位单一的人事档案管理模式，未来的档案管理模式需要不断的顺应时展，需要以数字化、多元化、综合化趋势为主。在企业生产过程中人动不可避免，同时随着企业化改革的不断推进，企业员工的综合能力将越发受到重视，那么将个人德行、工作业绩、主要成果作为档案记录的主要内容，有利于建立完善综合档案管理模式。综合性档案应该在原有的档案基础上尽可能详细地记录员工的履历情况，掌握更为充分、丰富的资料，以便企业了解员工信息，使之在员工的业绩考核、岗位调整的过程中对其作出客观、准确、综合的判断，以适应企业对于人才多元化需求。

3、关于人事档案管理创新的若干思考

3.1人事档案材料筛选

知识经济发展时代，人事档案需要全面反映的员工个人的履历情况。一份完整的人事档案应具有业务、任务及合同等几个方面的档案材料。其中业务档案应全面反映出员工德行、才能、业绩等情况，任务档案方面要表现员工主要的成就、业绩，合同档案方面要维护劳资双方的权益。作为负责档案管理的人力资源部门，应以我国相关法律文件为依据，保证所保存的档案材料的真实性。对接收放出的档案材料内容进行严格确认，并根据审查结果对材料有针对性的筛选，保证档案材料的真实性、价值性，并做好归档工作。有效鉴别档案管材料是档案管理工作者的职责所在，这就要求档案管理者在筛选整理人事档案材料同时要熟记档案材料的相关各项政策法规以及材料收集范围，对鉴别人事档案材料的各项规定烂熟于心，保证材料质量以及材料真实性，提高其使用的价值。

3.2建立档案管理新模式

在当今网络信息化时代，人事档案管理新体系应主要依据我国的人事档案管理体系分类、分层次的对档案分类管理。结合我国当前人事档案发展情况，综合健全的档案管理模式应具备宏观与微观相结合、整体与细节的结合。以陕西某地勘集团为例，该单位作为国有大型企业公司，该集团的人事档案管理工作需要做到各子公司、分支机构的统一，即在集团公司统一的人事档案管理制度的指导下，各单位、部门根据自身的特点制定相应的部门人事档案管理规定。同时在进行档案管理工作时可借助网络手段，实现对集团公司及下属子公司人力资源的全面了解。现今企业人事档案管理通过利用多媒体、指纹、声音等现代科技手段，在一定程度上弥补了纸质档案材料的不足。企业单位在查看所需人事档案材料时，可通过系统检索、关键词搜索等方式全面直观了解所需人才的资料。网络计算机技术的广泛运用，可以为单位提供优秀、高质量的人力资源信息服务，同时提高了人事档案管理工作者工作效率，这是当今信息技术运用对人事档案创新管理的又一大优势。